Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiên cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần may Thăng Long

ia các triển lãm trong nước và quốc tế , quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, biểu diễn thời trang… 1.2.2.2.Thị trường lao động. -Công ty hiện nay có một đội ngũ cán bộ có trình độ cao và lực lượng công nhân có tay nghề cao. Nguồn nhân lực của Công ty tăng lên hằng năm, tốc độ tăng lao động tương đối ổn định, trong đó chủ yếu là tăng lao động trực tiếp.Năm 2003 tăng so với năm 2002 là 707 người tương ứng tăng 41.37%.Năm 2004 tăng so với năm 2003 là 271 người tương ứng 10.14%,năm 2005 tăng so với năm 2004 là 200 người. Đó là do trong những năm gần đây Công ty đầu tư thêm nhiều máy móc thiết bị, mở rộng sản xuất. Đồng thời Công ty cũng ngày càng ký kết được nhiều đơn đặt hàng, gia công yêu cầu thời gian giao hàng hải đúng trong hợp đồng nên số công nhân được tuyển thêm vào Công ty rất nhiều.Tỷ trọng lao động trực tiếp trong công ty tăng lên hằng nămcòn lao động gián tiếp thì giảm chứng tỏ cơ cấu lao động trong công ty là phù hợp.Trong công ty lao động nữ chiếm số lượng lớn hơn lao động nam , Năm 2005 lao động nữ chiếm 88,48% , lao động nam chiếm 11,52%.Trình độ nguồn nhân lực của công ty là rất cao.Năm 2005 số lao động có trình độ đại học , trên đại học chiếm 3,76% tôngr số lao động với số lượng 112 người Về lao động của công ty may Thăng Long được biểu hiện thông qua bảng số liếu đây Lao động Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Số lượng Cơ cấu Số lượng Cơ cấu Số lương Cơ cấu Tổng LĐ phân theo tính chất _LĐ trực tiếp _LĐ gián tiếp 2977 2661 316 100% 89.39 10.61 4000 3610 390 100% 90.26 9.74 4450 4010 440 100% 90.11 9.88 Phân theo giới tính _LĐ nữ _LĐ nam 2977 2634 343 100% 88.48 11.52 4000 3570 430 100% 89.25 10.75 4450 4050 400 100% 91.01 8.988 Phân theo trình độ _Đại học và trên đại học _Cao đẳng _Trung Cấp _CNKT _LĐPT 2986 112 78 96 713 1987 100% 3.76 2.62 3.22 23.95 66.24 155 106 126 960 2653 100% 3.84 2.65 3.16 24 66.35 195 140 150 1200 2765 100% 4.38 3.14 3.37 26.96 62.15 Nguồn phòng kế toán tài vụ 1.3.Tình hình sức khỏe của công ty hiện nay Thông qua quá trình thực tế tại công ty và thông qua phỏng vấn nhiều công nhân ,nhân viên thì phần lớn là đang ở trong tình trang sức khỏe tốt.Công ty may Thăng Long đã có phòng y tế riêng với những y bác sỹ, y tá có trình độ chuyên môn khá cao và kinh nghiêm nhiều năm trong nghề. Thông qua quá trình trao đổi các bác sỹ đã có kết luân một cách cụ thể đó là phần lớn công nhân ,nhân viên trước khi vào làm việc tại công ty thì đều được khám sức khỏe lại một lần nữa đồng thời thương xuyên khám định kỳ cho công nhân nhân viên với mục đích đó là nhắm phát hiện bệnh , đặc biệt là bệnh truyền nhiễm cho công nhân nhân viên của công ty .Trong phòng khám y tế củacông ty cũng có phòng khám bệnh lao vì đây là môi trường may mặc nên không thể không tránh khỏi những bệnh truyền nhiễm như bệnh lao…..bên cạnh đó trong môi trương kinh doanh sản xuất của công ty cũng đã áp dụng những tiêu chuẩn của quốc tế về may mặc như tiêu chuẩn SA800 đảm bảo cho môi trường của công ty là tương đối sạch đẹp tránh ô nhiễm môi trường nên công nhân làm việc trong môi trường tương đối thuận lợi do vậy phần lớn công nhân,nhân viên của công ty đều có sức khỏe tốt và làm việc có năng suất tương đối cao.Bên cạnh đó cũng có nhiều công nhân nhân viên trong quá trình làm việc trong môi trường sản xuất với nhiều bụi khói đã mắc những bệnh về đường hô hấp và môt số ít thì tai nạn lao động,bệnh cảm cúm …..khi bị thì được đội ngũ cán bộ y tế của công ty chăm sóc tận tình những trường hợp nặng thì được chuyển lên những bệnhviện lớn và được công ty giải quyết chế độ một cách hợp lý và bệnh nhân cũng nhanh chóng bình phục trở về tiếp tục sản xuất. 1.4. Khách hàng,đối thủ cạnh tranh ,các yếu tố đầu vào ,đầu ra của công ty. Theo đánh giá của Công ty thì hiện tại 90% giá trị sản lượng của Công ty có được là do xuất khẩu , chỉ có 10% thu được là từ thị trường nội địa . Vì vậy có thể nói thị trường xuất khẩu đang là thị trường sống còn của Công ty. Định hướng cơ bản của hoạt động thị trường trong thời gian tới của Công ty là giữ vững thị trường cũ , từng bước mở rộng thị trường mới , chuyển từ thế bị động gia công xuất khẩu sang chủ động xuất khẩu FOB. Các thị trường hoạt động của Công ty: -Thị trường nước ngoài : Công ty hiện có hai ban hàng lớn là EU và Nhật Bản. +EU : Là thị trường đông dân , có thu nhập bình quân đầu người cao , mức tiêu dùng hàng dệt may rất cao đồng thời đòi hỏi rất cao về chất lượng và mẫu mã . Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng may mặc và theo phương thức gia công . Do hàng dệt may nhập khẩu vào thị trường này phải áp dụng hạn ngạch , hạn ngạch Eu dành cho Việt Nam rất ít so với năng lực sản xuất . Do vậy để có thể xâm nhập sâu vào thị trường này thì vấn đề quan trọng nhất hiện nay của Công ty là phải nhanh chóng đổi mới công nghệ để có thể đáp ứng các nhu cầu phức tạp và đa dạng của sản phẩm mà thị trường này đòi hỏi. + Nhật Bản : là thị trường nhập khẩu hàng dệt may lớn của thế giới . Hàng dệt may nhập khẩu vào thị trường này không cần hạn ngạch , mức tự do hoá cao nên cạnh tranh khốc liệt, đồng thời lai đòi hỏi cao về chất lượng và mẫu mã .Vì vậy Công ty muốn ngày càng mở rộng thêm thị trường này thì vấn đề cốt yếu là phải nâng cao chất luợng trong quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm . Thị trường trong nước : nước ta là nước đông dân , đời sống của người dân ngày càng được nâng cao nên sức mua hàng dệt may là rất lớn . Nó không chỉ dừng lại ở các nhu cầu thông thường mà còn xuất hiện các nh cầu về trang phục đi học , đi làm , trang phục lễ hội…. Như vậy thông qua đó cho thấy khách hàng và đối thủ cạnh tranh cảu công ty không chỉ trong nước mà còn trên cả thị trường quốc tế.  2.Nhận xét chung 2.1. Những thành tịu đã đạt được. Trong quá trình hoạt động của mình,bộ máy quản lý cảu công ty cổ phần may thăng long đã đạt được những thành tịu nhất định.Biểu hiện cụ thể đó là lợi nhuận công ty đạt được qua các năm tăng thông qua các báo cáo kết quả kinh doanh ở trên đời sống công nhân viên không ngừng được cải thiện về mọi mặt,thu nhập bình quân đầu người tăng hàng năm,nhiều công nhân nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt thì được khen thưởng đúng mức….có được điều đó là do; Trong quá trình tồn tại và phát triển công nhân nhân viên luôn đoàn kết một lòng. Dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc,cán bôn nhân viên luôn sắn sàng vượt qua mọi khó khăn để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch.Ban giám đốc luôn có những chính sách khuyến khích người lao động,tạo cho họ nhiều động lực dúp họ hoàn thành nhiệm vụ được giao . Bên cạnh đó là do sự đổi mới công nghệ tao ra những giây chuyền làm ăn khép kín tăng năng suất lao động cho công nhân ngoài ra các phòng ban được trang bị máy móc làm việc tương đối hiện đại ,viếc áp dụng công nghệ thông tin truyền thông vào công ty nhất là công nghệ internet làm cho hiệu quả công việc được nâng lên một tầm cao mới hiện đại hơn.Chính sách kinh tế của nhà nước cũng góp phần đáng kể dúp công ty phát triển nhanh.Điều đặc biệt quan trọng là do cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đã có nhiều sự thay đổi. Hệ thống các phòng ban chức năng ngày càng được hoàn thiện hơn cả vè số lượng lẫn chất lượng. Đội ngũ công nhân nhân viên ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn về mọi mặt . Về lãnh đạo thì :đội ngũ cán bộ lãnh đạo ngày càng được hoàn thiện hơn về khả năng nghiệp vụ của mình.Tất cả những yếu tố đó đã góp phần giúp công ty phát triển trong những năm qua. Trong sản xuất kinh doanh ban giám đốc luôn mạnhdạn đổi mới các phương thức sản xuát kinh doanhvà mạnh dạn đổi mới công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Công ty cũng tạo được nhiều mối quan hệ làm ăn buôn bán đặc biệt là làm ăn với nhiều nước trên thế giới với mục tiêu là xuất khẩuan phẩm của mình thu lợi nhuận. Trong việc thu hút nguồn lao động công ty đã hình thành được một độingũ nhân viên trẻ phần lớn được đào tạo từ các trường đại học Tóm lại công ty may Thăng Long trong những năm qua đã có nhiều thành tịu đãng kể,góp phần đưa công ty phát triển lên một tầm mới.Đóng góp đáng kể cho sự phát triển kinh tế của nước nhà 2.2. Những khó khăn tồn tại. Mặc dù đã có nhiều thành tịu đáng kể song thực tế công ty may Thăng Long cũng đang gặp phải nhiều vấn đề khó khăn tồn tại và nổi lên trong đó là tình trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đang có rât nhiều mặt yếu kém cần phải có sự thay đổi nhanh chóng -Thứ nhất: Cơ cấu bộ máy quản lý cũ dường như không còn đáp ứng được một cách tốt nhất những yêu cầu của công ty trong giai đoạn mới.Về cơ cấu tổ chức bộ máy thì chồng chéo lẫn nhau không phát huy được hiểu quả làm việc một cách tối ưu có những phòng lớn quá đáng lẽ phải tách ra thì hiệu quả sẽ cao hơn Bên cạnh các phòng ban đã có thì hiện tại công ty vẫn còn thiếu một số các phòng ban quan trọng như phòng nghiên cứu và phát triển thị trường phòng y tế khang trang sạch đẹp với lượng nhân viên có trình độ chuyên môn cao -Thư hai: Đối với phòng tổ chức hành chính chỉ đáp ứng được vè mặt số luợng nhân viên còn bên trong thì con có nhiều bất cập như trình độ chuyên môn nghiệp vụ cảu các nhân viên còn hạn chế nhiều nhân viên vào làm việc trái nghành so với đào tạo, trình độ về ngoại ngữ , tin học còn nhiều hạn chế. Cơ cấu phòng ban thì không phát huy được hiệu quả làm việc của phòng mình vai trò của trưởng phòng là quá lớn cần được ủy quyền cho cấp dưới thì hiệu quả làm việc sẽ cao hơn -Thứ ba: Việc tổ chức bộ máy quản lý của công ty còn chưa thực sự tốt.Nguyên nhân chính là thiếu sự phân công trách nhiệm và quyền hạn một cách chính xác rõ ràng giữa các bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý -Thứ tư: Công tác lập kế hoạch và triển khai kế hoạch còn yếu kém.Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận ,phòng ban chức năng trong công ty. -Thư năm: Cơ cấu tổ chức quản lý của các phòng ban còn nhiều bất cập chồng chéo lấn nhau dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.Trình độ công nhân nhân viên trong phòng ban còn nhiều yếu kém. -Thứ sáu: Các dây chuyền làm ăn của các xý nghiệp chưa phát huy hết tiềm năng công suất của mình -Thứ bảy: Các tiêu chuẩn quốc tế về may mặc như tiêu chuẩn SA8000,tiêu chuẩn ISO chưa được áp dụng một cách đồng bộ tại công ty Bên cạnh những vấn đề về cơ cấu tổ chức quản lý có nhiều hạn chế thì công ty may Thăng Long còn có nhiều bất cập khác nữa nếu không hoàn thiện sửa đổi kịp thời sẽ hạn chế rất nhiều tới sự phát triển chung của công ty như các vấn đề kinh doanh buôn bán vấn đề thị trường ,khách hàng,vấn đề chất lượng sản phẩm,giá cả hàng hóa…. 3.Nguyên nhân chủ yếu của sự yếu kém cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần may Thăng Long. 3.1.Thiếu đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm quản lý. Qua số liệu thống kê ơ trên thì hiện tại công ty máy Thăng Long có khá nhiều cán bộ lãnh đạo nằm trong cơ cấu của hội đồng quản trị có trình độ học vấn tương đối cao. Phần lớn tập thể lãnh đạo công ty đều có trình độ đại học và trên đại học.Tuy vậy đối với giai đoạn hiện nay trình độ chuyên môn là chưa đủ ngoài ra người lãnh đạo cần hội ngộ trong đó một phẩm chất đạo đức tác phong làm việc tốt những người có nhiều kinh nghiệm . Đặc biệt là những kinh nghiệm tiếp thu đuợc từ nước ngoài.Bên cạnh đó công ty cũng thiếu hẳn những chuyên gia giỏi về làm ăn tại công ty , thiếu các chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm.Việc thiếu các chuyên gia giỏi các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm là điều hạn chế đáng kể tại công ty cổ phần may Thăng Long 3.2.Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Hiện tại trong công ty may cổ phần may Thăng long do ảnh hưởng của mô hình cơ cấu tổ chức tổng thể nên các bộ phân phối hợp với nhau thiếu sự thống nhất và đồng bộ nhiều phòng ban kông hợp tác được với nhau để cùng nhau làm ăn thậm chí trong nội bộ phòng tổ chức hành chính thì sự phối hợp với nhau cũng không nhịp nhàng phần lớn việc ai người ấy làm.Nguyên nhân chính lâ do lãnh đạo các phòng ban và cụ thể hơn là cơ cấu tổ chức các phòng ban còn nhiều bất cập. Các trưởng phòng không phát huy được vai trò cảu mình .Không tạo được tác phong làm việc hợp tác để cùng nhau dúp công ty phát triển,cùng nhau vì mục tiêu chung là đem lại lợi nhuận cho công ty. 3.3.Công tác lập kế hoạch của công ty còn nhiều hạn chế. Bên cạnh những kêt quả đã đạt được thì công tác lập kế hoạch tại Công ty cổ phần may thăng Long còn có một số tồn tại sau : - Việc lập kế hoạch vẫn chủ yếu dựa vào kết quả kinh doanh của kỳ trước, chưa áp dụng được các mô hinh vào phân tích xây dựng kế hoạch.Công tác nghiên cứu thị trường chưa sâu , các phương tiện cần thiết để nâng cao công tác nghiên cứu thị trường chưa được đáp ứng đầy đủ , trình độ của đội ngũ cán bộ nghiên cứu còn hạn chế do vậy làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch. - Phương pháp lập kế hoạch ở Công ty còn nặng về chỉ đạo của cấp trên và kinh nghiệm của những người làm công tác kế hoạch .Hiện nay , công ty lập kế hoạch còn thô sơ , công cụ và phương tiện lập kế hoạch còn chưa đầy đủ nên ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác xây dựng kế hoạch của Công ty. - Chất lượng của căn cứ lập kế hoạch còn thấp , thông tin thu thập được còn kém tin cậy , chưa chính xác vì thế mà kế hoạch lập ra còn có những chỉ tiêu có chênh lệch lớn so với tình hình thực hiện . - Công tác lập kế hoạch tại Công ty còn nặng về chỉ đạo và kinh nghiệm nên các phương pháp lập kế hoạch ,căn cứ lập kế hoạch, qui trình lập kế hoạch còn chưa hoàn thiện . Vì vậy mà chất lượng lập kế hoạch là chưa cao. Biến động , nhu cầu về hàng may mặc , xu hướng thời trang của khách hàng thay đổi liên tục đồng thời có sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong ngành nên việc hoàn thành kế hoạch được giao cũng rất khó khăn. -Ở Công ty thì việc đầu tư cho công tác lập kế hoạch còn ít đặc biệt là cho việc thu thập và xử lý thông tin , công tác nghiên cứu thị trường .Hiện nay Công ty không có một phòng thị trường riêng mà việc nghiên cứu thi trường thường do phòng kế hoạch , phòng kinh doanh nội địa đảm nhiệm . -Do kế hoạch của Công ty chưa sát với năng lực thực tế của mình nên có nhứng chỉ tiêu thì công ty vượt xa so với kế hoạch đề ra nhưng cũng có những chỉ tiêu thì lại không đạt được kế hoạch có khi còn đạt được rất thấp. 3.4.Do ảnh hưởng của môi trường bên ngoài. Một trong những môi trường ảnh hưởng đến công ty đó là môi trường kinh tế sự tăng trưởng hay sụt giảm của nền kinh tế đều anh hưởng đáng kể đến tình hình chung của công ty sông trong công ty lại không có các phòng ban chịu trách nhiệm nghiên cứu báo cáo cho ban giám đốc các vấn đề này để tìm cách khắc phục và hạn chế tổn thất Bên cạnh đó là cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài Các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước như chính sách thuế một phần nhỏ đã kìm hãm sự phát triển của công ty Ngoài ra nội bộ công ty cũng thưỡng xuyên có những vấn đề kìm hãm sự phát triển của công ty như tình trãng mâu thuẫn nội bộ thiếu nhất quán trong lãnh đạo chỉ đạo thưc hiện,quản lý thiếu đồng bộ,máy móc thì lạc hậu nhiều so với thế giới…. Tất cả những yếu tố đó là những nguyên nhân chính gây ra những mặt hạn chế của công ty.Trong thời gian tới công ty cần có những chính sách giải pháp thích hợp để khắc phục những hạn chế . Tăng cừờng hơn nữa những mặt mạnh giúp công ty đứng vững trên thị trường và làm ăn ngày càng có hiệu quả hơn/ CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG I. MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Mục đích. Thông qua quá trình phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức quản lý của công ty ở trên cho thâý hiện tại về cơ cấutổ chức quản lý của tổng công ty nói chung và phòng tổ chức hành chính của công ty nói riêng đang có những vấn đề không phù hợp.Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay Việt Nam đã là thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO , đất nước chúng ta đang đứng trước vô vàn những thử thách ,trong đó thử thách quan trọng nhất đó là sức cạnh tranh của toàn cầu rất gay gắt :Cạnh tranh không chỉ trong lĩnh vực hàng hóa mà còn là sự cạnh tranh trong các tổ chức ,cạnh tranh giữa các nhà nước các chính phủ với nhau.Công ty cổ phần may Thăng Long là một tổ chức kinh tế lớn của ngành may nói riêng và của nền kinh tế Việt Nam nói chung do vậy sự cạnh tranh sẽ là rất mạnh mẽ:cạnh tranh trong sản phẩm may mặc ,cạnh tranh trong thương hiệu và cả cạnh tranh trong lĩnh vực tổ chức quản lý với nhau.Hơn thế nữa công ty may Thăng Long đã và đang mở rông thị trường kinh doanh với các nước lớn trên thế giới và đã có nhiều đối tác nước ngoài vào làm ăn trực tiếp tại công ty . Chính vì vậy nhiệm vụ đặc ra trước mắt của công ty là lam thế nào để xây dựng một cơ cấu tổ chức mới hợp lý và phù hợp hơn với tình hình thực tế của công ty để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công ty trong những năm tới .Do những yêu cầu cấp thiết như vậy nên có thể nói đây là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng và đặt lên hàng đầu. Nếu không có sự hoàn thiện đổi mới trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty thì sẽ tiêp tục gây nên những hậu quả ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển chung của công ty.Mặt khác Việt Nam đã gia nhập WTO do đó càng có nhiều hơn các tổ chức kinh tế vào làm ăn tại công ty với những quy trình , những yêu cầu,đòi hỏi của họ là rất lớn và rất chặt chẽ nên buộc phải có sự thay đổi những yếu tố mang tính lạc hậu yếu kém thay bằng những yếu tố mang tính hiện đại hơn để phù hợp hơn với tình hình thực tế của đất nước. Một khi cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế vận hành một cách trơn tru và đồng bộ thì mới tạo tiền đề cho các môi trường kinh tế xung quanh hòa nhập và phát triển mạnh mẽ hơn. 2. Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Công ty may Thăng Long là một công ty lớn số lượng công nhân viên lên đến hơn 4000.Do vậy để đạt được hiệu quả cao thì theo em có những hướng sau để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức phù hợp - Xác định rõ chức năng,quyền hạn và nghĩa vụ của từng vị trí công tác.Đặc biệt với những nhà quản lý cấp cao như các giám đốc và các phó giám đốc.Tránh tình trạng làm việc chồng chéo lấn nhau,ai cũng làm việc song hiệu quả kinh tế là không cao,đồng thời có sự ủy quyền trong quản lý để tăng cường vai trò của người lãnh đạo công ty đồng thới thuận lợi hơn trong công việc và thuận lợi hơn cho các quyết định của cấp cao. - Cần xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức gọn nhẹ theo đúng chức năng .Phù hợp với mô hình kinh tế làm ăn cụ thể,theo một quy trình khép kín làm cho mọi thành viên trong tổ chức đều có thể nhìn nhận một cách nhanh chóng công việc của mình đồng thời thực hiện công việc một cách trôi chảy đồng bộ theo quy tắc nhất định - Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho mỗi nhân viên.Đánh giá sắp xếp trình độ tay nghề của công nhân nhân viên phù hợp với công việc của mình .Tránh sự trộn lẫn trong công việc ,tránh sắp xếp sai vị trí công việc không thỏa mãn đượcnhu cầu của công nhân ,nhân viên - Thiết kế một cơ cấu tổ chức có sự kết hợp hài hòa,hợp lý có sự kết hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban bộ phận sao cho công việc không được bỏ sót hay chồng chéo chức năng đồng thời tạo điều kiện cho công tác truyền đạt thông tin,kiểm tra,kiểm soát và dánh giá hiệu quả làm việc . 3.Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức quản lý. 3.1.Quan điểm thứ nhất: Việc hình thành cơ cấu tổ chức bao giờ cũng bắt đàu từ việc xác định các mục tiêu và phương hướng phát triển.Trên cơ sở này,tiến hành tổng hợp cụ thể cá yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các yếu tố đó.Đây là quan điểm theo phương phấp diễn giải đi từ tổng hợp tới chi tiết,được ứng dụng đối với cơ cấu tổ chức quảnlý hiện đang hoạt động . 3.2.Quan điểm thứ hai: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả chi tiết các mối quan hệ thông tin, rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức quản lý.Quan điểm này đi theo phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp và ứng dụng trong trường hợp hoàn thành cơ cấu tổ chức quản lý mới. 3.3.Quan điểm thứ ba: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý theo phương phán hỗn hợp,nghĩa là sự kết hợp một cách hợp lý cả quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Trước hết phải đưa ra những kết luận mang tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hình thành cơ cấu tổ chức quản lý, sau đó mớitổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho bộ phận trong cơ cấu soạn thảo các điều lệ quy chế nội quy cho các bộ phận chi tiết ấy,đồng thời xác định các kênh thông tin cần thiết.Quan điểm này chỉ đạt hiệu qua cao khi việc hoàn thành cơ cấu tổ chức quản lý đã có sự quan tâm thường xuyên,có sự tổng kết,đánh giá nghiêm túc của chủ doanh nghiệp.Khi đó mới bắt tay vào thực hiện công việc để nâng cao hiệu quả khi thực hiện. II.MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 1.Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho người lãnh đạo. Hiện tại trong công ty cổ phần may Thăng Long hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo,và ban giám đốc là những thành viên điều hành cấp cao.Do vậy việc hình thành kỹ năng cho người lãnh đạo là rất cần thiết và vô cùng quan trọng.Chỉ có công tác lãnh đạo sáng suốt thì các công việc tiếp theo sẽ được thực hiện tốt hơn.Cụ thể ban lãnh đạo công ty cần hoàn thiện những kỹ năng sau đây. -Hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo trực tiếp: Là kỹ năg làm việc với con người trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài liên quan đến hoạt động sán xuất kinh doanh của doanh nghiệp. -Hoàn thiện kỹ năng ủy quyền: Là kỹ năng người lãnh đạo cho phép cấp dưới có quyền chiu trách nhiệm và ra những quyết định thuộc quyền hạn cho phép,nhưng người lãnh đạo phải chịu ttrách nhiệm cuối cùng.Đây là kỹ năng chuyển từ việc phải ra lệnh và hưỡng dẫn sang tạo điều kiện và trao quyền. -Kỹ năng xây dựng hệ thống: Đó là kỹ năng hình thành quy chế tổ chứccảu hệ thống và môi trường văn hóa hợp lý trong hệ thống để huy động tối đa sự tận tâm và tinh thần chịu trách nhiệm của mỗi con người trong hệ thống qua các nguyên tắc ứng xử quản lý khoa học công khai và ổn định trong hệ thống. -Hoàn thiện kỹ năng tư duy:Đây là kỹ năng cơ bản khởi đầu và cần có của người lãnh đạo trong hoạt động quản lý ,người lãnh đạo cần biết cách tư duy hệ thống,biết dung nạp các quan điểm khác biệt để xem xét phân tích vạch ra đường lối chủ trương chiến lược mục tiêu kế hoạch cho sự phát triển của hệ thống -Kỹ năng tổ chức:Đó là kỹ năng làm viẹc với con người và phương tiện,nắm bắt được thông tin nhanh chính xác để đua ra các quyết định điều phối sử dụng liên kết , cô lập,phân rã con người ở trong và ngoài hệ thống.Họ phải có các tri thức tâm lý xã hội học nhất định,biết sáng tạo và không bao giơ bó tay trước mọi trở ngại,biết tập hợp và sử dụng nhân tài,đồng thời họ phải có một nền tảng đọa đức nhất định. -Hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ:Đó là kỹ năng hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn của hệ thống các hiểu biết này mang tính ký thuật rõ ràng .Một giám đốc của một xý nghiệp may lớn họ phải hiểu về chuyên môn nghiệp vụ may mặc của mình. Để hoàn thiện các kỹ năng trên là cả một quá trình đòi hỏi phải tích lũy và học hỏi vận động không ngừng không chỉ có tổng giám đốc mà còn là tập thể lãnh đạo công ty may Thăng Long .Cần đề ra các phương thức hợp lý để hoàn thành ví dụ cần tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn các nghiệp vụ về lãnh đạo để cùng nhau thảo luận và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau,hoặc học tập ở các trường đại học lớn hoặc thuê các chuyên gia giỏi về trực tiếp trao đổi tại công ty.Với mục tiêu là tăng cường công tác lãnh đạo quản lý tổ chức. 2.Hoàn thiện sự phân cấp trong bộ máy quản lý. Như đã nói ở trên đây là vấn đề yếu kém xuất phát từ bản chất mô hình chức năng.Do vậy cần phải có những đổi mới nhằm hạn chếnhững vấn đề liên quan tới sự phân công và phân cấp trong quản lý .Thực tế cho thấy để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi phải có sự chỉ huy theo một ý chí thống nhất tuyệt đối,đòi hỏi sự phân cấp rõ ràng.Cụ thể đó là trong công ty may Thăng Long đối với cơ cấu lãnh đạo cần có sự ủy quyền những việc phó giám đốc có thể làm tốt thì cứ để họ làm miễn là đem lại kết quả thuận lợi cho công ty,ngoài ra cần hoàn thiện cơ cấu các phòng ban một cách hợp lý.Tránh tình trạng phân cấp tràn lan,dẫn đến chồng chéo quyền hạn và trách nhiệm giữu các bộ phận phân hệ.Đây là nguyên nhân làm giảm sự phối hợp trong doanh nghiệp.Hiện tại công ty đang từng bước đổi mới và hoàn thiện mở rộng quy mô do vậy trong quá trình xây dựng các phòng ban cần phân tích cụ thể sự phu hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý.Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên giao trọn vẹn cho một bộ phận.Bên cạnh đó cũng phải tùy theo quy mô khối lượng công việc mà bộ phận phân hệ đó phải giả quyết để có sự bố trí số lượng nhân sự cho phù hợp.Hiện tại các phòng ban quy mô nhân sự là tương đối nhiều song hiệu quả làm việc là chưa cao cân thay đổi về số lượng để phù hợp hơn trong công tác chi phí quản lý.Để giúp cho cán bộ công nhân viên công ty biết họ đang ở vị trí nào và họ có nhiệm vụ gì?phải chịu trách nhiệm trước ai?Phải tiến hành lập sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lýcảu công ty nhằm xác định rõ mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng và ban giám đốc.Việc làm này sẽ giúp các nhà quản lý cấp trung như các trưởng phòng phó phòng thấy ró hơn chức năng nhiệm vụ của mình giảm thiểu sự chồng chéo quyền hạn khi thực hiện công việc. 3.Hoàn thiện công tác đào tạo lao động Có thể đây là một nhiệm vụ quan trọng quyết định sưh thành bại của một công ty.Vì vâyh ban giám đốc cần có sự thay đổi mới nhằm hoàn thiện trình độ cho người lao động.Các hình thức đào tạo cần thiết là -Đào tạo định hướng doanh nghiệp:Là hình thức đào tạo về các kỹ năng,cách thức phương thức làm viẹc điển hình trong doanh nghiệp.Khi công nhân nhân viên chuyển sang doanh nghiệp khác kỹ năng đo không còn nữa.Có thể nói đây là phương thức khá cần thiết cho công ty hiện nay. -Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động :Là việc hưỡng dẫn công nhân nhân viên thực hiện công việc an toàn,nhằm ngăn ngừa các tai nan lao động. -Đào tạo kèm cặp tại chỗ:Đây là phương pháp nhân viên công nhân vừa làm vừa học tại chỗ ,những nhân viên công nhân có trình độ lành nghề thì tạo điều kiện dúp đỡ những người mới vào,quá trình đào tạo diễn ra tại nơi làm việc. -Đào tạo hứong dẫn công việc cho công nhân nhân viên:Nhằmcung cấp thông tin,kiến thức mới và các chỉ dẫn cho công nhân mới tuyển về công việc và doanh nghiệp,dúp cho công nhân mau chóng thích nghi với điều kiện cách thức làm việc của doanh nghiệp .Cách này được phổ biến dựa trên dàn các bộ công nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại công ty. 4.Hoàn thiện quy chế làm việc Trong quá trình thực tập tại công ty may thăng long một điều rát nổi cộm đó là quy chế làm việc còn thiếu hiệu quả và còn nhiều điều bất cập,chính vì vậy mà bộ máy quản lý gặp rất nhiều khó khăn phải giả quyết những vấn đề mang tính chất nhỏ nhặt như việc công nhân làm việc không đúng giờ,khen thưởng kỷ luật chưa rõ ràng .Những việc này tuynhỏ nhưng nếu không thực hiện triệt để sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc của công ty.Do vậy nhiêm vụ của công ty là phải hoàn thiện quy chế làm việc theo hướng như sau. - Xây dựng môt khung quy định về chế độ thưởng phạt. - Hoàn thiện quy chế lao động trong giờ làm việc.Đây chính là biện pháp nhằm giảm tải đối với cơ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.Một quy chế kỷ luật chặt chẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian trong việcgiải quyết những vấn đề nhỏ nhặt và tập trung vào chuyên môn hơn. - Ngoài quy chế áp dụng chung cho toàn công ty thì phải có quy chế áp dụng cụ thể cho các bộ phận khác nhau.Ví dụ bộ phận sản xuất thì có quy chế riêng so với nhân viên văn phòng ,bộ phận giám đốc có quy chế riêng so với bộ phân xý nghiệp…. 5. Xây dựng văn hóa công ty Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố dúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.Nó là một yếu tố mang tính phụ trợ bên cạnh các yếu tố khác,tuy nhiên đối với từng doanh nghiệp cụ thẻ thì không thể thiếu văn hóa doanh nghiệp.Trong công ty may Thăng Long hiện tại thì vai trò của văn hóa tổ chức là rất đáng kể song đê toàn diện hơn thì công ty nên đổi mới theo hướng sau đây. - Cần tăng cường hơn nữa đoàn kết công nhân,nhân viên trong công ty tạo cho mọi người một niêm tin về sự phất triển hưng thịnh của công ty từ đó tạo động lực làm việc cho mọi người.Để làm được điều này người giám đốc phải là người nắm tâm lý công nhân nhân viên và phải có những giải pháp như chất xúc tác để liên kết mọi người trong công ty. - Tạo cho công nhân ,nhân viên phong cách làm việc mang tác phong công nghiệp. - Phòng dịch vụ đời sống phải quan tâm tới từng công nhân,nhân viên trong công ty để tạo động lực tinh thần dúp họ làm việc tốt hơn. - Quan tâm đối với nhân viên và hiểu biết công việc của nhân viên. Giữa lãnh đạo và nhân viên cần nhất trí về những yêu cầu trách nhiệm,tiêu chuẩn trong thực hiên nhiệm vụ cảu nhân viên.Khi nhân viên thực hiện công việc chưa tốt lãnh đạo cần có cách sửa chữa hợp lý để tạo động lực làm việc cho công nhân nhân viên. - Nên đánh giá công việc dựa trên cơ sở kết quản đạt được.Năng suất lao đông cao sản phảm làm ra đúng tiêu chuẩn chất lượng đúng thời gian thì khen thưởng hợp lý để tạo tâm lý làm việc tốt hơn cho công nhân. - Cần có những chương trình giao lưu văn hóa văn nghệ thể thao giữa các phòng ban trong công ty đây là mon ăn tinh thần tạo động lực ,niềm tin của công nhân,nhân viên đối với công ty và đối với lãnh đạo công ty. 6.Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp và phòng tổ chức hành chính. 6.1. Đối với doanh nghiệp. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại cơ sơ đồ như sau TỔNG GIÁM ĐỐC P.tổng giám đốc điều hành sản xuất kỹ thuật GĐ các xí nghiệp thành viên Nhân viên thống kê các xí nghiệp Nhân viên thống kê phân xưởng P.tổng giám đốc điều hành TC và kinh doanh P. tổng giám đốc điều hành nội chính Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng kho TTTM Và GTSP Cửa hàng thời trang Phòng kinh doanh nội địa XN1 XN2 XN3 XN NAM HẢI XN HOÀ LẠC PHÂN XƯỞNG THIÊU PHÂN XƯỞNG GIẶT MÀI Văn phòng CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY Mô hình đề xuất mới có kết cấu như sau:Như chúng ta đã biết thì công ty cổ phần may Thăng Long là một công ty lớn lương nhân viên công ty lên tới hơn 4000 công nhân ,nhân viên do vâyh hoàn thiện cơ cấu tổ chức phù hợp là điều rất quan trọng.Đây là một mô hình tương đối tổng quát về công ty,song theo em vẫn còn có một vài hạn chế cấn sửa đổi để cho hợp lý hơn với mong ước là góp phần nhỏ dúp công ty phát triển cụ thê đó là Đối với ban giám đốc thì cơ cấu theo chức năng và phó giám đốc điều hành tài chính và kinh doanh có thể nên tách làm hai bộ phận rõ ràng để tăng tính hiệu quả trong công tác lãnh đạo và sơ đồ dạng như sau Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh Phó tổng giám đốc điều hành tài chính Phó tổng giám đốc diều hành nội chính Trong đó : -Phó tổng giám đốc sản xuất :Dúp giám đốc điều hành hoạt động sản xuất thực hiện đúng tiến độ kế hoạch theo mục tiêu đã định.Nắm được các kế hoạch chiến lược trung và dài hạn,tiên độ bán hàng doanh thu của công ty.Phụ trách các vấn đề nhà máy phân xưởng của công ty,bên cạnh đó phụ trách quản lý các trưởng phòng sản xuất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như phụ trách phân xưởng ,xý nghiệp,nguyên vật liệu,công nghệ,các yếu tố đầu ra ,các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất.Đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trước tập thể lãnh đạo công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm của mình trước tập thể lãnh đạo công ty. -Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh:Dúp giám đốc điều hành các hoạt động kinh doanh và phụ trách nghiên cứu và phát triển thị trường +Chịu trách nhiêm trước giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và phu trách các hoat đông sau:Phối hợp với các phòng kế hoạch lập kế hoạch kinh doanh,phối hợp với phòng kế toán tài chính trong vấn đề liên quan đến tài chính để điều phối hoạt đông kinh doanh,quản lý điều hành hoạt độngcủa phòng nghiên cứu thị trường,cung cấp thông tin về thị trường cho các phòng ban liên quan.Bên cạnh đó phó giám đốc kinh doanh còn phải chịu trách nhiệm của mình trong việc ký kết làm ăn kinh doanh với các đối tác. -Phó giám đốc nội chính:Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về vấn đề nội chính của công ty.Chăm lo đời sống tổ chức,quan hệ đối nội trong công ty,tăng cường tinh thần đoàn kết xây dựng môi trường văn hóa vững mạnh góp phầnvào mục tiêu phát triển của công ty.Phó giám đốc nội chính chỉ đạo trực tiếp phòng tổ chức hành chính -Phó giám đốc phụ trách tài chính:Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty:Bên cạnh đó phó giám đốc tài chính còn phải đảm nhiệm các vấn đề liên quan như :Phải thường xuyên phối hợp với các phòng ban khác để cùng nhau dúpcông ty phát triển.Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm báo cáo kết quả tài chính của công ty trước công ty,quản lý điều hành các vấn đề về lương thưởng thu chi ngân quỹ công ty,phụ trách các vấn đề khen thưởng kỷ luật liên quan đến tài chính của công ty. Đối với các văn phòng công ty thì cần thêm một số phòng ban nữa như phòng bảo vệ phòng thanh tra kiểm tra kiểm soát Phòng bảo vệ có vai trò rất quan trọng trong công tác bảo vệ tài sản máy móc công xưởng đồng thời cũng góp phần giữ trật tự và kỷ luật của công ty,xây dựng văn hóa công ty ngày càng hoàn thiện và đi vào nề nếp hơn. Phòng kiểm tra kiểm soát cũng vậy ngoài các công việc chính về thanh tra kiểm tra về tái sán nguồn vốn của công ty còn là bộ phận dúp việc quan trọng cho ban giám đốc cung cấp thong tin cần thiết để dúp ban giám đốc quản lý công ty tôt hơn đồng thời cũng nhằm dúp công ty tránh những tình trạng không đáng có xảy ra như hiện tượng tham nhũng lãng phí quan liêu,dúp công ty phát triển một cách bền vứng tạo lòng tin cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ của mình Đối với giám đốc các xý nghiệp:Một xý nghiệp sản xuất của công ty may Thăng Long là rất lớn quy mô lao động lên tới hàng nghìn người ngoài ra còn có các nhân viên làm việc phụ trách các vấn đề riêng của mình cho nên mỗi một giám đốc xý nghiếp là không thể hoàn thành tốt trách nhiệm của mình được hoặc nếu hoàn thành thì thường rất mệt nhọc,hiểu quả công việc là không cao.Cho nên ơ các xý nghiệp cần bổ sung thêm các phó giám đốc phụ trách quản lý theo lĩnh vực của mình để giúp việc cho giám đốc xý nghiệp hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao cho .Đồng thời các phó giám đốc xí nghiệp cũng ghánh vác một phần trách nhiệm của mình trước ban giám đốc công ty và dưới các phó giám đốc xí nghiệp là lực lượng nhân viên cùng dúp việc cho giám đốc .Và mô hình quản lý cũng theo chức năng vai trò của giám đốc là quan trọng nhất điều hành mọi hoạt động chung trong xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về quyền lợi và trách nhiệm ,nghĩa vụ của mình và mô hình đề xuất đối với cơ cấu tổ chức các xí nghiệp có dạng như sau. Giám đốc xí nghiệp Phó giám đốc chuyên môn Phó giám đốc phụ trách tài chính Tổ cắt Tổ may Thống kê Bảo hiểm Kế toán NVL Dưới các phó giám đốc xí nghiệp là các tổ trưởng phụ trách các tổ khác nhau ví dụ như tổ cắt ,tổ may ,tổ là tổ chuyên về nguyên vật liệu khi bố trí công việc như vậy thì sẽ tránh được sự chồng chéo lẫn nhau đồng thời nhiệm vụ được hoàn thành một cách tối ưu và hiệu quả công việc cũng cao hơn Còn đối với các xí nghiệp thành viên ở các tỉnh khác nhau thì ta nên áp dụng mô hình địa dư khách hàng có dạng như sau Giám đốc Giám đốc kv miền trung Giám đốc kv miền nam Giám đốc kv miền bắc Kỹ thuật Tài chính Bán hàng Sản xuất Kinh doanh Hiện tại công ty cũng đang áp dụngmô hình này vào quá trình sản xuất và đã có các trụ sở tại các tỉnh như Nam Hải ở Nam Định,hay hòa lạc….trong thời gian tới do sự phát triển mạnh mẽ của công ty thì nên mở rộng quy mô sản xuât kinh doanh theo mô hình này để tận dụng tố đa về lợi thế ngồn lực cảu đất nước.Khai thác mọi tiềm năng về con người ,tài nguyên thiên nhiên…để mở rộng thị trường tăng doanh thu cho công ty. Tóm lại mô hình đề xuất mới của em đối với cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may thăng long đó lá cần xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý hỗn hợp chỉ có như vậy thì mới vận hành tốt cho một công ty làm ăn với quy mô lớn như công ty may Thăng Long sự tổng hợp của nhiều mô hình cơ cấu tổ chức quản lý là nhân tố rất quan trọng nhằm phát huy tổng thể các nguồn lực đồng thới tận dụng được lợi thế về tiềm năng con người ,tài nguyên,kinh tế đất nước.Đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh khi Việt Nam đã gia nhập thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO.Việc mở rộng quy mô ,mở rộng thị trường là đòn bẩy dúp công ty phát triển tốt và có nhiều đối tác làm ăn trong nước cũng như thị trường quốc tế.Bên cạnh đó sự tổng thể của các mô hình sẽ làm giảm thiểu tối đa sự thất thoát trong làm ăn,tăng cường hiệu lực quản lý cho công ty. 6.2.Đối với các phòng ban chức năng. Địa điểm em được thực tập và lam quen với môi trường công ty nhiều nhất là phòng tổ chức hành chính.Ơ đây về cơ cấu nguồn nhân lực cụ thể như sau Số lượng Trình độ 50 Đại học Cao đẳng Trung cấp Lao động phổ thông 7 4 10 29 Nguồn phòng tổ chức Về kiến nghị đối với nguồn nhân lực trong văn phòng công ty đó là:Đây là một phòng ban rất quan trọng cho nên đòi hỏi về nguồn nhân lực đáp ứng cũng là rất cần thiết.Đặc biệt là về trình độ của các nhân viên trong phòng phần lớn chưa có bằng cấp trình độ còn hạn chế khả năng về tin học ,ngoại ngữ chưa cao do vậy khi tiếp xúc với cá đối tác nước ngoài làm ăn là rất khó khăn,ngoài ra chuyên môn nghiệp vụ còn chưa cao nhiều người trong văn phòng làm trái với nghề nghiệp của mình do vậy hiệu quả công việc là không cao ,bên cạnh đó thì một số bộ phận khác thì ngoài trình độ chưa cao thì số lượng lại tương đối nhiều cho nên rất lãng phí trong chi phí quản lý cũng như rất lãng phí trong công việc. Do vậy đề xuất về vấn đề chung trong văn phòng là. - Cần giảm thiểu số lượng nhân viên để tăng hiệu quả quản lý trên cơ sở giảm chi phí quản lý - Cần tăng cường những người có chuyên môn nghiệp vụ tốt vào công tác tại văn phòng,đồng thời mời những chuyên gia giỏi về giảng dạy nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng của công ty. - Cần áp dụng công nghệ thông tin hiên đại hơn để thay thế các máy móc đã bị lạc hậu tại văn phòng công ty ,để tránh mất thới gian vào việc chờ đợi sửa chữa - Cần quy định về khung thời gian hợp lý để các nhân viên văn phòng đi làm sinh hoạt đúng giờ.Đồng thời cũng có khen thưởng kỷ luật rõ ràng để tăng cường hiệu quả làm việc cho nhân viên văn phòng. -Song song với điều đó là cần có chế độ lương thưởng cao hơn cho nhân viên .Đây là động lực lớn dúp nhân viên làm việc tốt hơn. - Nâng cấp xây dựng các phòng ban hiện đại hơn. Về cơ cấu tổ chức:Mô hình đề xuất như sau. Trưởng phòng Thông tin Lao động SA Bảo hiểm Phó phòng 2 Phó phòng 1 Bảo vệ Hành chính Lái xe Dạy nghề Dịch vụ Khi đó các phó phòng sẽ làm việc dúp trưởng phòng ,hai pho phòng sẽ đảm nhiệm những công việc do trưởng phòng giao nhiệm vụ .Các nhân viên trong phòng làm việc và báo cáo kết quả lên các phó phòng,đồng thới các phó phòng chịu trách nhiệm về chuyên môn trước trưởng phòng và hướng dẫn cho các nhân viên làm việc một cách tốt nhất.Do những đòi hỏi như vậy cho nên hai phó phòng phải đáp ứng được về vấn đề chuyên môn ,phải là những người có trình độ chuyên môn cao,khả năng về công nghệ thông tin,ngoại ngữ phải tốt khi đó làm việc mới đạt hiệu quản cao và ghánh được một phần trách nhiệm cho trưởng phòng .Vai trò của người trưởng phòng là rất quan trọng phài là người vừa đáp ứng được vấn đề chuyên môn đồng thới cũng là người có trình độ quản lý tốt thì khi đố mới điều hành bộ máy hoạt động có hiệu quả cao.Ngoài ra các nhân viên phụ trách chuyên môn nghiệp vụ của mình cũng phải nỗ lực trong việc tiếp xúc với những công việc mới thường xuyên nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ của mình để đáp ứng được sự đòi hỏi thực tế của doanh nghiệp cũng như thực tế về tình hình phát triển đất nước,phải thường xuyên tiếp xúc với những môi trường làm việc hiện đại để hiểu biết hơn về công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin đây là công cụ tối quan trọng phục vụ rất tốt cho công việc của các nhân viên.Ngoài hoàn thiện hơn về chuyên môn nghiệp vụ của những người làm văn phòng giỏi,người quản lý văn phòng tốt thì mọi thành viên trong văn phòng phải thường xuyên hoàn thiện hơn nữa về phẩm chất đạo đức của mình để không ngừng hoàn thiện mình trở thành những nhà quản lý giỏi,dúp cho công ty phát triển tốt và đồng thời dúp cho nền kinh tế nước nhà đi lên một tầm cao mới.Bên cạnh phòng tổ chức quản lý thì còn có nhiều phòng ban khác như phòng kinh doanh tổng hợp phòng kế hoạch,phòng kế toán,phòng xuất nhập khẩu,phòng kinh doanh nội địa thì trong thời kỳ kinh tế mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta cần có sự thay đổi về mọi mặt để phù hợp hơn và đồng thời tăng cường hơn nữa hiệu quả quản lý của công ty Nhoài các phòng ban mà công ty đã có thì công ty cần hoàn thiện hơn nữa số lượng các phòng ban liên quan ví dụ như phòng nghiên cứu và phát triển thị trường và sau đây là một số kiến nghị để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần may Thăng Long. III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG ĐỐI VỚI BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY. 1. Về hoàn thiện số lượng các phòng ban. 1.1.Thành lập thêm phòng nghiên cứu và phát triển thị trường. 1.1.1.Mục đích thành lập. Như chúng ta đã biết công ty cổ phần may thăng long là một công ty có quy mô làm ăn tương đối lớn.Sản phẩm của công ty là sản phẩm may mặc rất cần thiết phục vụ cuộc sống con người và nó có thể phục vụ con người ở rất nhiều nơi.Thị trường của nó là rất rộng lớn không chỉ trong nước mà còn cả trên trường quốc tế.Sản phẩm làm ra của công ty là nhằm mục đích để bán trên thị trường.Càng bán được nhiều sản phẩm trên thị trường thì lợi nhuận của công ty càng được nâng lên.Do vậy công ty cần hiểu và nắm bắt được thị trường càng nhiều càng rộng lớn thì lợi nhuận công ty càng được nâng lên càng cao và đời sống công nhân viên sẽ càng được cải thiện.Để đáp ứng được điều đó thì công ty cần thành lập một phòng ban đó là phòng nghiên cứu và phát triển thị trường.Với mục đích là nghiên cứu phát hiện nhứng thị trường có khả năng làm ăn thuận lợi cho công ty và dúp công ty có thể mở rộng thị trường kinh doanh làm ăn buôn bán đặc biệt là các thị trường ngoại quốc. 1.1.2.Về cơ cấu thành lập. Về cơ cấu nhân viên trong phòng gồm 1 trưởng phòng 2 phó phòng và một số nhân viên dúp việc …Đòi hỏi về trình độ đối với các nhân viên trong phòng là phải có những người có trình độ chuyên môn cao những người hiểu biết rộng về thị trường,những người thành thạo ngoại ngữ và hiểu biết về tin học.Kiểu cơ cấu tổ chức dạng sau Trưởng phòng Phó phòng 1 Phó phòng 2 Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên N - Chức năng:Thực hiện nghiên cứu và tìm kiếm thị trường đồng thời lập các kế hoạch về nghiên cứu thị trường để trình lên ban giám đốc. - Nhiện vụ:Tư vấn cho các phòng ban khác để thiết kế sản phẩm và kinh doanh cho phù hợp với môi trường mới. Phòng thị trường hoạt động dưới sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc phụ trách kinh doanh.Trưởng phòng chịu sự quản lý trức tiếp và báo cáo trước ban giám đốc về những vấn đề thị trường để dúp ban giám đốc có những kế hoạch làm ăn mới. 1.2.Hoàn thiện hơn nữa phòng y tế công ty. Công ty may mặc là một công ty mà ở đó môi trường sản xuất thường có rất nhiều chất độc hại có thể ảnh hưởng tới sức khỏe công nhân viên. Đồng thời số lượng nhân viên là rất đông nên khá năng truyền nhiễm là rất lớn bên cạnh đó còn có tai nạn lao động.Trong khi cơ sơ vật chất phục vụcho vấn đề y tế của công ty là chỉ gồm một phòng nhỏ trang thiết bị y tế thì thô sơ .Bên cạnh đó nhân viên y tế trong công ty phần lớn là những y tá y sỹ trình độ chuyên môn không cao không thể đáp ứng được với nhu cầu của công ty hiện tại.Do vậy công ty cần có sự thay đổi bao gồm các vấn đề sau -Tăng cường củng cố lại phòng y tế làm thế nào để phòng được rộng hơn khang trang hơn sạch sẽ hơn. -Củng cố thêm trang thiết bị y tế cần thiết để phục vụ cho việc phát hiện và chữa trị bệnh cho nhân viên cong ty. -Tăng cường hơn nữa số lưỡng y bác sỹ có trình độ chuyên môn cao cho công ty. 2.Về việc hoàn thiện chung. 2.1. Đối với hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang hoạt động. - Về số lượng lao động ở các phòng ban công ty hiện tại là khá kồng kềnh hiệu quả làm việc chưa cao trong khi chi phí quản lý là rất lớn do vậy các phòng ban cần tinh giảm một số lượng lao động không cần thiết -Tăng cường hơn nữa vai trò của người lãnh đạo:Người lãnh đạo phải là người có chuyên môn nghiệp vụ giỏi đồng thời là người có phẩm chất đạo đức tốt -Về cơ cấu Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân Cơ cấu quản lý phải đảm bảo cân xứng giữa chức năng nhiệm vụ quyền hạn cảu cán bộ quản lý,thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản lý.Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. Trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức quản lý không được bỏ sót chức năng,cũng như không để xảy ra tình trạng cùng môt chức năng lại giao cho hai hay nhiều bộ phận thực hiện Trong cơ cấu tổ chức quản lý các mối quan hệ phụ thuộc cảu bộ phận và nhân viên nhất thiết phải được xác định rõ ràng. Cơ cấu tổ chức quản lý phải được thiết kế để thực hiẹnnhiệm vụ trong một thới gian giài chỉ nên thay đổi khi nào cần thiết,do mục tiêu quản lý đòi hỏi. Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích nghi với những điều kiện vốn có trong phạm vi vốn có của mình. Trong quá trình dựthảo cơ cấu tổ chức quản lý cần thu hút sự tham gia của cán bộ,nhân viên trong công ty. 2.2.Đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức mới. -Bước 1:Dựa vào những tài liệu ban đầu,những văn bản hướng dẫn của các cơ quan vĩ mô,những quy dịnh có tính chất luật pháp -Bước 2:Xác định các thành phần,các bộ phận của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. -Bước 3: Cụ thể hoa chức năng nhiệm vụ quyền hạn quyết định số lượng cán bộ trong cơ cấu tổ chức quản lý. 2.3. Kiến nghị đối với công tác tuyển dụng nguồn nhân lực cho cơ cấu tổ chức. 2.3.1.Đối với vị trí quản lý cấp cao. Bao gồm giám đốc các phó giám đốc ,trưởng các phòng ban:Bên cạnh trình độ chuyên môn tốt còn cần đến những người có đạo đức tốt có tâm huyết với nghề nghiệp.Được bổ sung những kiến thức về quản lý kinh tế,tin học,ngoại ngữ và điều quan trọng là có nhiều kinh nghiệm trong công tác tôt chức quản lý. 2.3.2.Đối với các phòng ban. Nhân viên của các phòng ban phải là những người có chuyên môn tốt ưu tiên cho những người đã được đào tạo qua trường lớp.Những người có tác phong làm việc nhanh nhẹn say mê lao độngnhiệt tình với công việc.Nhũng người có trình độ ngoại ngữ tốt đồng thới có kỹ năng về tin học.Tuyển những vị trí phát huy được sở thích sơ trường ,đúng chuyên ngành đào tạo,tránh làm trái nghề 2.3.4.Đối với công nhân lao động trực tiếp. -Ưu tiên cho những thợ lành nghề những người thợ đã được đào tạo qua các trường trung cấp ,cao đẳng ,đại học về kỹ thuật may mặc -Tuyển chọn những người có sức khỏe tốt không bị các dị tật bẩm sinh không mắc những chứng bệnh truyền nhiễm,không tuyển những lao động thuộc phạm vi cấm của pháp luật. -Tuyển những lao động có lòng ham mê lao động và muốn có việc làm để tao điều kiệncho họ được lao động nuôi sống bản thân ngoài ra còn phục vụ cho gia đình. KẾT LUẬN Qua quá trình thực tế tại công ty cổ phần may Thăng Long đã cho em thấy được tổng quan về công ty .Trong những năm qua công ty đã không ngừng hoàn thiện đổi mới về mọi mặt :về cơ cấu tổ chức đã từng bước thay đổi trên cơ sở giám nhẹ tránh sự cồng kềnh lãng phí ở các phòng ban cũng vậy số lượng nhân viên cũng được rút ngắn hơn qua đó hiệu quả làm việc cũng cao hơn song chi phí thì được giảm xuống một phần đáng kể.Chính những điều đó tạo nên công ty cổ phần may Thăng Long :đời sống công nhân, nhân viên công ty cũng được nâng lên đáng kể thu nhập bình quân đạt 1500000-1600000/tháng.Thị trường công ty cũng được mở rộng ra nhiều nước trên thế giới doanh thu ngày càng được nâng cao.Tuy vậy trong công ty vấn đang còn nhiều vấn đề cần giải quyết Việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý” tại công ty may Thăng Long trong thời gian tuy ngắn nhưng theo em nội dung hàm chứa trong đó là kha lớn .Điều này có thể góp phần nhỏ dúp công ty hoàn thiện hơn nữa về thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của mình hiện nay . Tuy chuyên đề đã hoàn thành song không thể tránh khỏi những thiếu sót em mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để các chuyên đề sau em hoàn thành tốt hơn.Em xin chân thành cảm ơn/ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Công ty may Thăng Long 45 năm xây dựng và trưởng thành (1958-2003) nguồn phòng tổ chức hành chính. 2.Trang wes điện tử của công ty thaloga.com.vn 3.Giáo trình khoa học quản lý nhà xuất bản khoa học kỹ thuật Hà Nội năm 2004 PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền PGS.TS.Đoàn Thị Thu Hà 4.Giáo trình quản lý học kinh tế quốc dân nhà xuất bản khoa học kỹ thuật Hà Nội năm 2001 GS.TS.Đỗ Hoàng Toàn TS.Mai Văn Bưu 5.Lý thuyết quản lý kinh doanh nhà xuất bả khoa học kỹ thuật Hà Nội năm 1997 TS.Nguyễn Thị Hồng Thủy PGS.TS.Nguyễn Thị Thu Huyền 6.Giáo trình chính sách kinh tế xã hội nhà xuất bản khoa học kỹ thuật Hà Nội năm 2000 TS.Đoàn Thị Thu Hà TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền 7.Lê Đắc Sơn sách phân tích chiến lược kinh doanh:lý thuyết và thực hành nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nội năm 2001 8.Những vấn đề cốt yếu của quản lý nhà xuất bản khoa học kỹ thuật-2004-Hà Nội 9.Luận văn tốt nghiệp của Phí Thị Oanh lớp quản lý kinh tế 43a,từ trang 47-trang 63 10.Luận văn của Tống Anh Đức quản lý kinh tế 43a BẢN CAM KẾT CỦA SINH VIÊN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà nội :Ngày…..tháng....năm 2007 (ký tên) Trần Văn Cường MỤC LỤC