Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh

uyên môn hóa chức năng về kỹ thuật là rất cần thiết, công ty đã có một bộ phận chuyên môn về kỹ thuật do phó giám đốc phụ trách. 2.2.2 Quy mô công ty. Là một công ty lớn ngày 31 tháng 3 năm 2006 được đăng ký bổ sung lên 130 tỷ đồng tạo ra doanh số năm 2007 lên tới 1060 tỷ đồng. Tính đến cuối năm 2007 Công ty cổ phần công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh là một hệ thống bao gồm các công ty thành viên, là những công ty con và công ty góp vốn như sau. Công ty cổ phần công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 01, Công ty cổ phần công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 03, Công ty cổ phần công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 05, Công ty cổ phần công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 09, Công ty cổ phần vận tải xây dựng VINAHA, Công ty cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng và thương mại đông đô. Trường trung cấp công nghiệp tàu thủy IV Các dự án đang triển khai bao gồm: khách sạn VINASHIN, Đầu tư xây dựng nhà máy đóng tàu Thịnh Long. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu công nghiệp Mỹ Trung –Nam Định. Nhận xét: Với quy mô hoạt động của công ty lớn như vậy cần có một bộ máy cơ cấu hợp lý để công ty có thể hoạt động hiệu quả, một bộ máy quản lý để công ty có thể thích nghi với môi trường và linh hoạt là rất cần thiết. Cơ cấu công ty phải bố trí hợp lý, sao cho số tầm quản lý của giám đốc là vừa phải khi mà số các đơn vị thành viên là công ty con thì nhiều. Cần phải phân chia các bộ phận trong công ty để có thể phối hợp tốt nhất các nguồn lực giữa các bộ phận. Để các dự án có thể hoàn thành giai đoạn đầu tư một cách tốt nhất, để sớm cơ thể đi vào họat động. Phân chia công việc giữa các bộ phận để khỏi bị chồng chéo, lãng phí nguồn lực, làm thế nào để có thể hoàn thành mục tiêu công ty một cách tốt nhất. 2.2.3 Đặc điểm môi trường kinh doanh. Đứng trong hàng ngũ của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, Công ty cổ phần CNTT Hoàng Anh đã tháo gỡ được những hạn chế và khó khăn của mình. Các lợi thế về tiềm năng được phát huy, thị trường được mở rộng thêm, công nghệ được cập nhật, chất lượng sản phẩm sẽ cao hơn. Các yếu tố đó sẽ khẳng định vị thế mới của Công ty, Hoàng Anh sẽ là một đơn vị đóng mới và sửa chữa tàu có quy mô và công nghệ hiện đại, lớn mạnh về thị trường. Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh là một đơn vị cổ phần do tập đoàn Tàu thủy Việt Nam nắm cổ phần chi phối. Môi trường kinh doanh của các công ty đóng tàu ở Việt Nam hiện nay chủ yếu là các công ty của tập đoàn tàu thủy Việt Nam với số lượng như sau : Tổng Công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt nam hiện có 40 đơn vị thành viên, gồm 29 đơn vị hạch toán độc lập, 7 đơn vị hoạch toán phụ thuộc, 4 đơn vị liên doanh. Là một công ty lớn trong lĩnh vực đóng và sửa chữa tàu trong nước, công ty đóng được những tàu trở hàng lớn cho nhu cầu trong nước cũng như xuất khẩu ra nước ngoài. Tuy nhiên hiện nay công ty đang dần mở rộng sang kinh doanh với nhiều lĩnh vực hoạt động mới, như tài chính, giáo dục, kinh doanh điện, dây cáp điện, mạ cơ khí… Các lĩnh vực kinh doanh mới này là những kế hoạch chiến lược của công ty. Tuy còn khá non trẻ với các lĩnh vực này nhưng với đội ngũ lãnh đạo đầy kinh nghiệm chắc chắn Hoàng Anh sẽ thành công trong tương lai. Thể hiện một Hoàng Anh năng động đầy sáng tạo. Hoàng Anh đang đổi mới từng ngày với những dây truyền công nghệ mới nhập khẩu từ nước ngòai, ví dụ như dây truyền sản xuất dây cáp điện công nghệ Hàn quốc, máy phun, rửa bề mặt kim loại công nghệ mới nhất. Được sự hỗ trợ ưu đãi rất lớn của tập đoàn tàu thủy Việt Nam về vốn, kỹ thuật, về thị trường… Hoàng Anh trong năm 2007 là một trong mười công ty có doanh thu lớn nhất của tập đoàn tàu thủy Việt Nam. Chính vì môi trường hoạt động đầy tiềm năng như vậy, đa lĩnh vực như vậy đã tác động lên cơ cấu tổ chức của công ty phải đáp ứng nhu cầu đó. Cần phải tuyển chọn cán bộ quản lý giỏi, hiểu biết đa lĩnh vực. Một cơ cấu tổ chức với nhiều lĩnh vực hoạt động như vậy cần phải có một cơ cấu hỗn hợp. 2.2.4 Nguồn lực công ty. Nói đến nguồn lực công ty chúng ta quan tâm đến nhiều nguồn lực như : Nhân sự, tài chính, công nghệ…Tất cả những nguồn lực này có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, trong chuyên đề xin đi sâu vào ảnh hưởng của nguồn lực nhân sự tới cơ cấu tổ chức công ty. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lao động gián tiếp và trực tiếp vững mạnh, với trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm lâu năm có thể khẳng định nhân lực công ty rất vững mạnh. Công ty có chủ trương tránh tình trạng bộ áy quản lý chồng chéo, cồng kềnh như nhiều doanh nghiệp khác nên cơ cấu lao động theo số lượng gọn nhẹ phù hợp, nâng cao được trình độ chuyên môn của từng cán bộ công nhân viên trong công ty, khuyến khích tinh thần học hỏi thăng tiến làm việc có trách nhiệm với công việc. Với đội ngũ công nhân viên rất lớn Hoàng Anh luôn tuyển những quản lý giỏi vào bộ máy quản lý công ty. Bảng 2: Bảng thống kê nhân lực qua đào tạo chính quy. STT Danh mục Số lượng Kinh nghiệm công tác Tổng số 345 1-5 năm 6-10 năm >10 năm I Trên đại học 2 2 Thạc sỹ kinh tế quản trị 2 2 II Đại học 238 122 78 38 1 Kỹ sư cầu, đường bộ 17 9 5 3 2 Kỹ sư xây dựng 12 6 3 3 3 Kỹ sư cơ khí 45 16 18 11 4 Kỹ sư hệ thống điện 15 10 4 1 5 Kỹ sư tàu thủy 60 30 25 5 6 Kỹ sư địa chất, trắc đạc 3 2 1 7 Cử nhân kinh tế quản trị 37 21 10 6 8 Cử nhân tài chính ,kếtoán 21 12 5 4 9 Cử nhân luật 3 3 10 Cử nhân các ngành khác 25 13 7 5 III Cao đẳng 44 33 7 4 1 Cao đẳng giao thông 4 2 2 2 Cao đẳng xây dựng 7 5 1 1 3 Cao đẳng cơ khí 3 3 4 Cao đẳng ngành điện 2 2 5 Cao đẳng địa chất, trắc địa 3 3 6 Cao đẳng kinh tế quản trị 5 3 2 7 Cao đẳng tài chính, kế toán 11 7 3 1 8 Cao đẳng tin học 2 2 9 Cao đẳng các ngành khác 7 6 1 IV Trung cấp 63 36 16 11 1 Cơ khí ôtô 5 3 2 2 Máy XD và động lực 7 3 3 1 3 Cầu, đường 6 3 1 2 4 Trung cấp điện 9 5 2 2 5 Xâydựngdân dụng&CN 2 2 6 Kinh tế vật tư 21 15 4 2 7 Kế toán, tài vụ 8 5 2 1 8 Các ngành khác 5 2 2 1 Ngoài ra công ty còn có rất nhiều lao động phổ thông, qua đào tạo không chính quy. Việc bố trí nhân sự trong cơ cấu tổ chức là hết sức quan trọng, cần bố trí nhiệm vụ cho mỗi người, đúng người, đúng việc. Sao cho phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân, liên kết sức mạnh tập thể để có thể hoàn thành tốt mục tiêu bộ phận, mục tiêu toàn công ty. Cần phải đào tạo nâng cao trình độ, nâng cao tinh thần học hỏi cho công nhân viên. 2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY HOÀNG ANH. 2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh. Sơ đồ 10: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổ chức đảng đoàn thể Giám đốc công ty Phó giám đốc Kỹ thuật – đầu tư Phó giám đốc kinh tế- kế hoạch Phó giám đốc nội chính Phòng Quy hoạch GP MB Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kỹ thuật xây dựng Phòng Quản lý thi công hạ tầng XD Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổng hợp Phòng Tổ chức hành chính Văn phòng đại diện Công ty Vinaha Các ban quản lý dự án Công ty Hoàng Anh 01 Công ty Hoàng Anh 03 Công ty Hoàng Anh 05 Công ty Hoàng Anh 07 Công ty Hoàng Anh 09 Trường trung cấp tàu thủy Thương mại Đông Đô khách sạn VINASHIN Nhà máy đóng tàu Thịnh Long Khu công nghiệp Mỹ Trung –Nam Định 2.3.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh là một công ty lớn, nên việc xem xét cơ cấu tổ chức xét ở góc độ bộ máy quản lý quan trọng nhất của công ty, không xét đến bộ máy quản lý của các công ty, đơn vị thành viên. Hay cũng không đi sâu vào phân tích vào từng phòng ban chức năng. 2.3.2.1 Đại hội Cổ đông (ĐHCĐ) ĐHCĐ là cơ quan quyền lực cao nhất quyết định mọi công việc của Công ty. 1. ĐHCĐ thành lập: Là đại hội đầu tiên do người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh triệu tập và chuẩn bị nội dung chương trình đại hội. Đại hội hợp lệ khi ít nhất số cổ đông tham gia chiếm 3/4 vốn điều lệ * Đại hội thành lập có nhiệm vụ: - Xác định các thủ tục thành lập Công ty. - Kiểm tra tư cách cổ đông - Thảo luận thông qua điều lệ Công ty. - Bầu hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát, quyết định tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 2. Đại hội hàng năm: ĐHCĐ hàng năm họp một lần vào quý I do chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập và chuẩn bị nội dung. Đại hội phải có số cổ đông tham gia đại diện cho ít nhất 2/3 vốn điều lệ. 3. Đại hội bất thường: Được triệu tập theo yêu cầu: - Chủ tịch HĐQT triệu tập - Nhóm cổ đông đại diện cho 1/4 vốn điền lệ. - Trưởng ban kiểm soát. 4. Triệu tập đại hội - ĐHCĐ hàng năm do chủ tịch HĐQT triệu tập phải được thông báo đến các cổ đông trước 15 ngày. - ĐHCĐ bất thường do chủ tịch HĐQT triệu tập và được thông báo đến các cổ đông trước 10 ngày 2.3.2.2 Ban kiểm soát - Ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông bầu ra và bãi miễn. Số lượng thành viên là 03 người, trong đó có trưởng ban kiểm soát. Phải có ít nhất 01 người am hiểu về tài chính kế toán, nghiệp vụ kinh doanh, tận tuỵ, trung thực, công tâm, trung thành với đơn vị. Phải là cổ đông nhưng không phải là thành viên HĐQT, Giám đốc, P. giám đốc. Không phải là vợ, chồng, con cháu, anh em ruột của thành viên HĐQT. - Nhiệm kỳ hoạt động của Ban kiểm soát là 03 năm. 1. Nhiệm vụ của ban kiểm soát: - Kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính, giám sát hoạt động của HĐQT, Giám đốc, các cán bộ chức danh trong việc chấp hành điều lệ của công ty và nghị quyết của đại hội cổ đông. - Giám sát việc thanh lý tài sản, hoàn trả vốn cho cổ đông. - Báo cáo trước đại hội cổ đông về công tác kiểm soát - Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. 2. Quyền hạn: - Được tham gia hội nghị, hội thảo tại các phiên họp của HĐQT. - Trung thực khi thi hành nhiệm vụ. - Chịu trách nhiệm trước cổ đông về những thiệt hại do mình gây ra. - Bị từ, bãi nhiệm trước thời hạn do, bị cấm bởi toà án, pháp luật, tự ý bỏ nhiệm sở, mất trí. 2.3.2.3 Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị : 03 người Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu ra là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty. - HĐQT có 03 người do ĐHCĐ bầu ra. A, Quyền hạn: - Có quyền nhân danh Công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi Công ty phù hợp với pháp luật và điều lệ Công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. - Đề xuất với Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, giám sát hoạt động và mức lương của Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng các bộ phận. - Phải bồi thường vật chất về những thiệt hại do quyết định sai pháp luật, điều lệ Công ty, nghị quyết hội đồng cổ đông. - Xem xét việc thừa kế, chuyển nhượng các loại cổ phiếu - Nghe báo cáo của Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh. B, Trách nhiệm: - Thực hiện nghiêm chỉnh các nhiệm vụ được giao - Trung thành với mục tiêu của Công ty - Được hưởng lương và phụ cấp theo kết quả sản xuất kinh doanh, được trang bị phương tiện cần thiết để phục vụ cho hoạt động. 2.3.2.4 Tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội: 1. Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam hoạt động trong Công ty theo hiến pháp, pháp luật và các quy định của Đảng cộng sản Việt Nam. 2. Tổ chức công đoàn và các tổ chức chính trị xã hội khác trong Công ty hoạt động theo hiến pháp và pháp luật. 3. Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty có trách nhiệm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị xã hội khác hoạt động có kết quả, làm tăng sức mạnh và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.3.2.5 Giám đốc và bộ máy A. Giám đốc. Giám đốc Công ty do hội đồng quản trị lựa chọn hoặc thuê, chủ tịch HĐQT Công ty đề nghị, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Ông: Nguyễn Văn Tuyên là Giám đốc điều hành, người đại diện trước pháp luật của Công ty Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc: - Là người được HĐQT uỷ quyền điều hành mọi hoạt động của Công ty theo pháp luật và điều lệ Công ty, nghị quyết đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị. - Là người đại diện hợp pháp của Công ty. Chịu trách nhiệm trước HĐQT về các giao dịch, quan hệ điều hành. - Có nhiệm vụ trình HĐQT các phương án: + Kế hoạch sản xuất kinh doanh. + Kế hoạch tài chính, sử dụng và huy động vốn. + Dự kiến sử dụng và trích lập các quỹ. + Quy chế tuyển dụng lao động, chế độ lương, thưởng và các chế độ khác. + Nội quy kỷ luật lao động và quy chế điều hành. Quyền hạn và trách nhiệm: - Ký các văn bản, hợp đồng kinh tế, chứng từ phù hợp với pháp luật và điều lệ của Công ty. - Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của Công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị. - Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc sử lý lỗ trong kinh doanh. - Lựa chọn, đề nghị Chủ tịch HĐQT Tập đoàn bầu, bãi nhiệm Phó giám đốc, Kế toán trưởng. - Ra quyết định, bổ, bãi nhiệm các Trưởng phòng, trưởng các bộ phận. - Ký kết thoả ước lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, xếp lương, nâng lương, kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật. - Chịu trách nhiệm trước HĐQT về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty. B. Các Phó giám đốc. Trợ giúp cho Giám đốc có 03 Phó giám đốc, do Giám đốc đề nghị, chủ tịch HĐQT Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam ra quyết định. Phó giám đốc kỹ thuật đầu tư. Phụ trách bốn phòng chức năng đó là. Phòng quy hoạch GP MP, phòng kế hoạch đầu tư, phòng kỹ thuật xây dựng và phòng quản lý thi công hạ tầng xây dựng. Phụ trách về kỹ thuật chung các dự án,của toàn công ty, xem xét về công nghệ đang sử dụng và đổi mới, thay thế công nghệ. Phó giám đốc kinh tế kế hoạch. Phụ trách quản lý phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. Phụ trách quản lý và báo cáo lên giám đốc về hoạt động kinh doanh về tài chính công ty, tài chính các dự án…một cách thường xuyên. Lập và đề xuất các kế hoạch hoạt động các kế hoạch dự án…Đồng thời điều phối hoạt động kinh doanh của công ty. Phó giám đốc nội chính. Có nhiêm vụ quản lý hoạt động của Phòng tổng hợp và phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm và báo cáo trước giám đốc. Phó Giám đốc nội chính được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự toàn công ty, quản trị và xây dựng cơ bản; văn thư hành chính; thực hiện chế độ chính sách , tiền lương và công tác đời sống cho nhân viên; công tác bảo vệ nội bộ và an ninh quốc phòng tại địa phương nơi công ty đóng trụ sở; tổ chức thanh tra; tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự, quản trị hành chính, đời sống, an ninh, nội bộ thường kỳ cho Giám đốc. 2.3.2.6 Văn phòng đại diện, Các đơn vị thành viên và các dự án đang thực hiện A, Văn phòng đại diện Hà Nội : Có nhiệm vụ đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch với khách hàng tại Hà Nội và các tỉnh lân cận, thực hiện các nhiệm vụ mà giám đốc điều hành giao cho. B,Các thành viên. Tính đến cuối năm 2007 Công ty CP Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh là một hệ thống bao gồm các công ty thành viên, là công ty con và công ty góp vốn như sau. Công ty cổ phần Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 01, Công ty cổ phần Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 03, Công ty cổ phần Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 05, Công ty cổ phần Công nghiệp tàu thuỷ Hoàng Anh 09, Công ty cổ phần vận tải xây dựng VINAHA, Công ty cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng và thương mại đông đô. Trường trung cấp công nghiệp tàu thủy IV C,Các dự án đang triển khai bao gồm: khách sạn VINASHIN, Đầu tư xây dựng nhà máy đóng tàu Thịnh Long. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu công nghiệp Mỹ Trung–Nam Định. 2.3.2.7 Một số phòng ban trong công ty. 1. Phòng tổ chức hành chính. Sơ đồ 11: Cơ cấu phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính Tổ chức nhân sự An toàn lao động Tiền lương bảo hiểm xã hội Thi đua khen thưởng Chức năng: Tham mưu cho hội đồng quản trị và giám đốc trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo vệ chính trị nội bộ, thanh tra, pháp chế, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động. Nhiệm vụ: Xây dựng điều lệ, quy chế hoạt động chp công ty và các đơn vụ thành viên. Xây dựng kế hoạch về tuyển dụng nhân sự. Thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động đối với lao động, giải quyết các thủ tục về an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy và y tế cơ quan; xây dụng các quy định quy chế liên quan tại công ty và các công ty thành viên. Sắp xếp, luân chuyển công nhân viên trong công ty và giữa các đơn vị thành viên; lựa chọn, đề bạt cán bộ tăng cường về chất lượng và chú trọng xây dựng lực lượng các bộ khoa học kỹ thuật, khoa học kinh tế trẻ, có kế hoạch sử dụng cán bộ có nhiều kinh nghiệm và công nhân lành nghề để đảm bảo việc sản xuất, kinh doanh có hiệu quả. Tham mưu cho giám đốc về việc giải quyết tranh chấp lao động. Thực hiện các báo cáo về công tác tổ chức cán bộ với cơ quan cấp trên khi có yêu cầu. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, ứng dụng tin học vào các công tác quản lý cán bộ. Phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn giải quyết khiếu nại tố cáo về tổ chức lao động, lao động công ty. Bảo vệ chính trị, nội bộ. Thực hiện việc thanh kiểm tra về tổ chức lao động. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có lien quan đến chức năng, nhiệm vụ của ban mình quản lý. Xây dựng và thực hiện công tác văn hóa doanh nghiệp. ứng dụng tin học vào công tác quản lý cán bộ và lao động. 2, Phòng tài chính kế toán. Sơ đồ 12: Cơ cấu tổ chức phòng tài chính kế toán. phòng tài chính kế toán Kế toán Công nợ Quỹ Quyết toán bàn giao Chức năng : Tham mưu cho hội động quản trị và giám đốc về lĩnh vực chỉ đạo thực hiện công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán của công ty và của các đơn vị thành viên, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển của công ty, đề ta các giải pháp thu hồi công nợ. Nhiệm vụ: Hàng thánh lập kế hoạc tài chính; kế hoạch vốn, kế hoạch thu chi, kế hoạch tiền mặt và các chi phí khác … trình giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch đã được duyệt. Định kỳ lập báo cáo đánh gia về công tác tài chính, kết quả thực hiện và những phương án giải quyết những tồn đọng và những đề xuất cải tiến thông qua quá trình thực hiện. Xây dựng quy chế thanh toán nội bộ, áp dụng và phổ biến thực hiện trong toàn công ty, theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện và báo cáo lãnh đạo về kết quả thực hiện. Thực hiện công tác kế toán vật tư. Thực hiện công tác kế toán thành phẩm. Thực hiện công tác kế toán kế toán lương, bảo hiểm và các khoản chi trả khác cho lao động. Tổ chức thực hiện mạng lưới thống kê. Thực hiện các báo cáo định kỳ theo các quy định hiện hành của công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc huy động, thu xếp vốn và giải ngân, cân đối sử dụng hợp lý các nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức chỉ đạo công tác hạch toán trong toàn công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê và quy chế quản lý tài chính của nhà nước và của công ty, trực tiếp tổ chức hạch toán mô hình kinh tế công ty. Tổng hợp quyết toán, duyệt quyết toán hàng năm của các đơn vụ thành viên. Định kỳ phân tích đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đó đề xuất kịp thời các giải pháp tài chính trong hoạt động kinh doanh nhằm kích thích các hoạt động có hiệu quả và hạn chế những mặt kém hiệu quả. Xây dựng kế hoạch và giải pháp thu hồi công nợ. Đề xuất các giải pháp, soạn thảo các quy chế, chế độ, chỉ thị về quản lý tài chính kế toán trình giám đốc cho thi hành trong công ty. Chịu trách nhiệm về tính trung thực của cá số liệu báo cáo trước giám đốc, tập đoàn và pháp luật. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng. Ứng dụng tin học vào quản lý tài chính kế toán. 3. Phòng kinh doanh. Chức năng : Tham mưu hội đòng quản trị về lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ: Công tác kế hoạch. Công tác kinh tế. Công tác hợp đồng kinh tế. Tổ chức quản lý, hỗ trợ bán hàng. Quảng cáo xây dựng thương hiêuh sản phẩm của công ty. Công tác quản lý chất lượng sản phẩm Thu hồi công nợ. Công tác quản lý vật tư. Công tác lưu trữ hồ sơ. 4. Phòng kỹ thuật xây dựng. Sơ đồ 13: Cơ cấu phòng kỹ thuật xây dựng. Phòng kỹ thuật xây dựng Kế hoạch xây dựng Kỹ thuật thi công Cơ giới vật tư Chức năng: Thực hiện kiểm tra, giám sát đặc biệt là các công trình công ty giao cho các đơn vị thi công. Nhiệm vụ: Quản lý chất lượng công trình: chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn, vệ sinh môi trường của các công trình xây dựng. Việc xác định khối lượng, giá trị cho các đơn vụ thi công để tạm ứng, thanh toán phải có chữ ký của trưởng phòng để trình giám đốc và trưởng phòng chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật. Trước khi trình giám đốc về khối lượng, giá trị các đơn vị đã hoàn thành, ngoài xác nhận của phòng và các đơn vụ thi công cần phải có xác nhận của chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án của công ty với tư cách là chủ đầu tư. Khi trình giám đốc về biện pháp thi công phảo có chữ ký của trưởng phòng và chữ ký của đơn vị thi công. Mọi hành vi cố tình bằng mọi cách trình giám đốc khi thiếu thủ tục, trưởng phòng phải chịu trách nhiệm cá nhân. Phòng giúp việc cho giám đốc về điều động thiết bị , công cụ , giao nhận, tuân thủ các quy định hiện hành , mọi sai sót về thủ tục phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật. Phòng là bộ phận thường trực, chủ trì trong các việc kiểm kê đánh giá lại thiết bị, công cụ theo định kỳ , đột xuất, tính khấu hao nhanh đối với tính chất và thực trạng từng loại thiết bị trình giám đốc phê duyệt và có biên bản giao nhận cho phòng tài chính kế toán thu. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mình. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và quản lý. 5. Ban điều hành dự án Chức năng : Điều hành giám sát tiến độ , khối lượng, chất lượng, kỹ thuật công trình trong quá trình thi công dự án được giao. Nhiệm vụ : Trực tiếp hướng dẫn đôn đốc kiểm tra và chịu trách nhiệm chính trong công tác triển khai thực hiện dự án đảm bảo về chất lượng, khối lượng, kỹ thuật công trình theo đúng tiến độ thi công. Phối hợp với các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, bàn giao công trình. Phối hợp với các phòng ban, ban nghiệp vụ giải quyết tồn tại khi chất lượng công trình không đảm bảo. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của ban mình quản lý. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và lưu trữ. 2.3.3 Phân tích ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo các thuộc tính. Chúng ta xem xét cơ cấu tổ chức của công ty theo những thuộc tính cơ bản sau: (1) Chuyên môn hóa công việc, (2) Phân chia tổ chức thành các bộ phận, (3) quyền hạn và trách nhiệm, (4) cấp bậc và phạm vi quản lý, (5) tập trung và phân quyền trong quản lý, (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ cơ cấu. 2.3.3.1 Chuyên môn hóa công việc. Công ty có ba phó giám đốc mỗi người hoạt động quản lý một chức năng chuyên môn riêng của mình. Các phó giám đốc quản lý các trưởng phòng thuộc cấp của mình, các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy được tối đa được năng lực hoạt động chuyên môn của các phòng ban Ưu điểm: Sự chuyên môn hóa trong công ty có ưu điểm là đã phân chia các nhiệm vụ phức tạp của công ty thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công ty. Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động. Chính nhờ chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với các công việc chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ. 2.3.3.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận. Trong công ty Cơ cấu tổ chức công ty được phân chia làm ba bộ phận chức năng, đây là ba bộ phận được chuyên môn hóa. Đó là bộ phận kỹ thuật- đầu tư do phó giám đốc kỹ thuật - đầu tư chịu trách nhiệm quản lý, bộ phận kinh tế - kế hoạch do phó giám đốc kinh tế - kế hoạch quản lý. Ba bộ phận chính này được chuyên môn hóa theo chức năng hoạt động. Ưu điểm: Theo tính chất của tổ chức theo cơ cấu chức năng thì cơ cấu tổ chức của công ty có ưu điểm như sau: Phát huy ưu thế của chuyên môn ngành nghề, mỗi bộ phận trong công ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ phận Kinh tế - đầu tư thể hiện được năng lực của mình. Đơn giản hóa việc đào tạo, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các bộ phận. Nhược điểm: Nhược điểm nổi bật đó là sự phối hợp hành động của các phòng ban chức năng trong công ty chưa được chặt chẽ. Sự chuyên môn hóa còn làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung cho công ty, các trưởng phòng, các Phó giám đốc giỏi trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực về quản lý chung công ty còn những hạn chế. Do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình đồng thời trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. 2.3.3.3 Quyền hạn và trách nhiệm. Trong cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả ba loại quyền hạn trực tuyến, chức năng và tham mưu. Trong công ty mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ Giám đốc tới các Phó giám đốc tiếp đến các phòng ban. Sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc. Trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình. Mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức công ty đó là các Phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ Giám đốc công ty thực hiện các nhiệm vụ: như thực hiện các nhiệm vụ khi hỗ trợ, giám sát các dự án, các công ty thành viên của công ty. Còn quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng nhiều trong công ty ở đa phần các bộ phận trong cơ cấu nhưng nổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc công ty. Vai trò tham mưu cho giám đốc rất quan trọng giúp cho giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng, tuy nhiên việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu toàn diện hơn nữa, các phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám đốc công ty nhiều việc. Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty, để việc sử dụng quyền hạn tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống công ty. Trong công ty quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám đốc khá mờ nhạt họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình, trong khi quyền lực tập trung ở giám đốc các quyết định hoạt động kinh doanh của các công ty thành viên, hay các dự án, văn phòng đại diện đều do giám đốc ra quyết định. 2.3.3.4 Cấp bậc và phạm vi quản lý. Ưu điểm: Số cấp trong công ty khá hợp lý. Về phạm vi quản lý ở các phó giám đốc thì công việc khá hợp lý, việc bố trí mỗi phó giám đốc chỉ phải quản lý từ hai đến ba phòng ban tạo điều kiện cho các phó giám đốc có thể quản lý hiệu quả, kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động . Do đó việc quản lý các phòng ban của các phó giám đốc gặp ít khó khăn công việc rõ ràng, không bị chồng chéo. Nhược điểm: Tuy nhiên về tầm kiểm soát của giám đốc quá rộng, ngoài việc quản lý công việc của công ty ba phó giám đốc báo cáo giám đốc còn phải quản lý một loạt các công ty thành viên (bảy đơn vị thành viên), ban quản lý các dụ án bao gồm hàng loạt các dự án đang thực hiện (ba dự án đang triển khai) và cả văn phòng đại diện. Việc giám đốc phải làm quá nhiều việc như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá nhiều. Gây căng thẳng, công việc luôn chờ trong tình trạng chờ giám đốc quyết định. Làm giảm hiệu quả, làm chậm tiến độ công việc. Cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế này. 2.3.3.5 Tập trung và phân quyền trong quản lý. Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ. Quyền lực tập trung ở ban giám đốc và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty. Ưu điểm của cơ cấu thể hiện ở sự nhất quan trong đường lối chính sách trong hoạt động công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ. Với tính chất của công ty là công ty con của một công ty lớn thực hiện các nhiệm vụ công ty mẹ giao thì việc tập trung quyền lực có nhiều ưu điểm và hợp lý. Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn. Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với nhũng quyết định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty. 2.3.3.6 Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ cơ cấu. Nếu tự thân thì các phòng ban, bộ phận trong công ty thì việc phối hợp còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên còn rất nhiều hạn chế về cơ chế phối hợp trong công ty. Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đên các hoạt động công ty. Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu quả. Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp. Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế. Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty. 2.3.4 Đánh giá mức độ hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty. Sơ đồ cơ cấu công ty hiện tại đang sử dụng có nhiều ưu điểm phù hợp với đặc điểm công ty bên cạnh đó còn có một số hạn chế nhất định, cần phải được hoàn thiện để có thể khắc phục những nhược điểm này, cụ thể sẽ là sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức để công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn trong giai đoan sắp tới. Vì trong thời gian trước đây công ty đang trong giai đoạn đầu tư lớn ở một số dự án quan trọng và ở các đơn vị thành viên, tuy nhiên trong thời gian tới công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình như vậy cần có một cơ cấu mới hoàn thiện hơn để có thể giúp công ty vận hành tốt hơn, đạt hiệu quả hơn. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIÊP TÀU THỦY HOÀNG ANH. 3.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY. Bên cạnh những ưu điểm của cơ cấu tổ chức của công ty thì cũng có nhiều hạn chế còn tồn tại. Công ty cần phát huy hơn nữa những ưu điểm của cơ cấu và hạn chế những nhược điểm như đã phân tích ở trên. Để công ty có một cơ cấu hoàn thiện hơn giúp cho ban lãnh đạo công ty có thể điều hành một cách dễ dàng hơn, công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn. Để công ty có thể thích nghi với môi trường, trong điều kiện nền kinh tế phát triển khá nóng hiện nay. Để công ty có thể thực thực hiện được chiến lược mà công ty đã xây dựng. Với các nguyên tắc quán triệt khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng sau: - Đảm bảo thực hiện mục tiêu, chương trình, kế hoạch dự án. - Thống nhất lãnh đạo, điều hành các yêu cầu. - Tổ chức bộ máy, bố trí nhân viên phải tinh gọn - Quan hệ lãnh đạo, phối hợp giữa các bộ phận phải rõ ràng - Mỗi người phải thấy rõ vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và chỉ chịu trách nhiệm trước một thủ trưởng trực tiếp. - Trách nhiệm phải đi đôi với quyền hạn, quyền lợi. - Lãnh đạo phải đi đôi với kiểm tra. - Phạm vi nội dụng lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra phải rõ ràng. - Hợp tác phải nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY. 3.2.1 Nhóm các giải pháp về tổ chức. Củng cố lại sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm các vị trí các phó giám đốc. Trong thực tế thì việc hoạt động vẫn chưa được như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tiến hành chuyên môn hóa xây dựng lại bản mô tả công việc ở các phòng ban, để có thể mô tả chính xác nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân. Đặc biệt xác định lại chính xác nhiệm vụ chức năng của phòng tổng hợp ngoài những nhiệm vụ thông thường cần them nhiệm vụ quan trọng giữ vai trò tồng quát phối hợp các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức, giám sát việc phối hợp để các công việc hiệu quả hơn. Mô tả mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban, giứa các vị trí để việc công tác phối hợp thực hiện mục tiêu trở lên hiệu quả hơn. Chúng ta đã biết công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh là một công ty tương đối lớn, hoạt động đa lĩnh vực, các dự án hoạt động của các phòng ban thường thường xuyên tiếp xúc với số tiền lớn, Riêng giám đốc thì phải chịu trách nhiệm quản lý rất nhiều bộ phận, phòng ban, giám đốc luôn luôn trong tình trạng các công việc chờ giám đốc giải quyết, vì vậy giám đốc thường bị trong tình trạng áp lực công việc nhiều, nhiễu thông tin điều này ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu chiến lược của công ty. Việc ủy quyền cho cấp dưới là hết sức cần thiết nó sẽ giúp cho giám đốc giảm bớt gánh nặng về tâm lý, giảm bớt áp lực công việc giúp cho các hoạt động của công ty tránh tình trạng dây dưa, trì trệ. Có rất nhiều công việc mà cấp dưới có thể làm tốt thì nhà quản lý cần phải biết ủy quyền và phân quyền cho cấp dưới .Vì vậy giải pháp ở đây là tăng cường việc ủy quyền trong quản lý ở các bộ phận cơ cấu tổ chức, đặc biệt là giám đốc ủy quyền cho cấp dưới. Khi ủy quyền cân nắm rõ khoa học về ủy quyền, các nguyên tắc về ủy quyền, cách thức ủy quyền sao cho hợp lý, hiệu quả. Nhóm các giải pháp về nhân sự. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự công ty. Xây dựng chính sách tuyển dụng và sử dụng nhân sự: việc xây dựng quy trình chuẩn để tuyển dụng các vị trí quản lý trong công ty là rất quan trọng nó sẽ góp phần làm cho bộ máy quản lý hoạt động thông suốt có chất lượng, tuyển chọn được những cán bộ giỏi chuyên môn, giỏi kỹ năng quản lý tất sẽ làm cho công ty phát triển. Để tiết kiệm chi phí nhân sự, đôi khi công ty thường muốn tuyển dụng những nhân viên bình thường, không có kinh nghiệm làm việc, và đương nhiên là với mức lương rẻ mạt. Nhưng thực sự điều đó lại mang lại những hậu quả. Vì vậy cần xây dựng quy trình tuyển dụng đúng người đúng việc để nâng cao hiệu quả hoạt động công ty. Đặt ra những tiêu chuẩn cho mỗi vị trí tuyển dụng sẽ làm cho kết quả của việc tuyển dụng là đúng hướng có kết quả thiết thực. Chế độ thi tuyển cần công khai công bằng đánh giá đúng trình độ chuyên môn từng ứng viên. Là một công ty mang với nhiều bộ phận mang đậm chất kỹ thuật công ty nên tổ chức thi hành nghề, thi lên bậc, tăng lương cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty để tạo động lực, khuyến khích họ nâng cao tình thần tự giác học hỏi, tư duy sang tạo, để nâng cao hiệu quả làm việc hoàn thành nhiệm vụ của mình góp phần hoàn thành mục tiêu chung của toàn công ty. Việc luân chuyển sắp xếp đúng người đúng việc sẽ giúp cho họ phát huy được năng lực của mình hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Việc tạo các cơ hội cho các cá nhân có cơ hội thăng tiến, những người quản lý giỏi sẽ được ghi nhận và có những đãi ngộ xứng đáng, như lương thưởng, thăng chức , hoặc giới thiệu với tập đoàn tàu thủy Việt Nam đề nghị khen thưởng đặc biệt. Một số giải pháp hoàn thiệu công tác đào tạo nhân sự công ty. Nhân sự là vấn đề sống còn của công ty do đó mỗi công ty đều có những chiến lược đào tạo nhân sự của công ty mình, đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Cần chú trọng tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho lực lượng lao động, cũng như các bộ quản lý công ty; xây dựng các kế hoạch đào tạo nhân sự cụ thể cho từng bộ phận chuyên môn trong công ty, tạo động lực cho toàn thể nhân viên trong công ty tích cực học tập không ngừng nâng cao trình độ, tích cực giao lưu học hỏi. Đặc biệt là khi mà công ty có rất nhiều công nghệ sản xuất mới nhập khẩu từ nước ngòai. Đào tạo cho nhân viên hiểu kỹ về quy trình sẽ giúp cho hoạt động sản xuất đóng tàu nói riêng và các hoạt động khác sẽ dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty. Có thể đào tạo dưới nhiều hình thức, mời các chuyên gia công nghệ đóng tàu đến tận công ty trực tiếp đào tạo, hoặc cử người tham gia học các khoa học về truyền đạt lại cho nhân viên. Một lợi thế mà công ty có đó là có thể sử dụng chính trường trung cấp đóng tàu của công ty làm nơi đào tạo cả thực hành và lý thuyết, không ngừng nâng cao tay nghề cho các thợ đóng tàu. Đặc biệt là việc đào tạo cho cán bộ quản lý của công ty là hết sức quan trọng và cấp thiết. Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta phát triền nóng, ngày càng nhiều các công ty khác cạnh tranh, giá cả tăng cao thì bản lĩnh trình độ của các nhà quản lý sẽ đem lại những sức sống mới cho sự phát triển công ty. Cần chú trọng nâng cao trình độ cho những lãnh đạo cao nhất công ty: Đó là Giám Đốc, các phó Giám đốc, các trưởng , các phó phòng trong công ty cũng như Giám đốc và đội ngũ quan trọng ở các công ty con. Để có một bộ máy quản lý hiệu quả hơn nữa thì cần hoàn thiện cho các nhà quản lý kể trên những kỹ năng quản lý theo các giải pháp sau: Hoàn thiện kỹ năng về lãnh đạo trực tiếp: đây là kỹ năng cơ bản nhất đối với nhà quản lý cần thường xuyên bồi dưỡng cho nhà quản lý. Là kỹ năng làm việc với con người trong nội bộ hệ thống và các cá nhân, tổ chức bên ngoài và môi trường có liên quan đến sự hoạt động của tổ chức. Kỹ năng ủy quyền: là kỹ năng người lãnh đạo cho phép cán bộ cấp dưới có quyền chịu trách nhiệm và ra các quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn được phép, nhưng người lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng. Kỹ năng xây dựng hệ thống, kỹ năng tư duy. Kỹ năng tư duy là kỹ năng hết sức cần thiết cho nhà quản lý. Họ là những người phối hợp các bộ phận, con người khác nhau trong hệ thống do vậy cần phải có kỹ năng tư duy, phân tích chính xác tình hình, ra quyết định chính xác đúng lúc. Cần có tư duy hệ thống luôn tìm ra con đường đi cho bộ phận của mình. Đặc biệt là kỹ năng tổ chức. kỹ năng này sẽ giúp cho bộ máy quản lý hiệu quả hơn. Đây là kỹ năng làm việc với con người và phương tiện , nắm bắt thông tin nhanh, chính xác để đưa ra các quyết định điều phối, sử dụng, liên kết, cô lập, phân rã con người trong và ngoài hệ thống. Họ phải có các tri thức tâm lý xã hội học nhất định, sang tạo và không bao giờ chịu bó tay trước mọi trở ngại, biết tập hợp và sử dụng nhân tài; đồng thởi họ cũng phải có được một nền tảng đạo đức nhất định. Ngoài ra cần đào tạo cho họ các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng mềm, như giao tiếp, thuyết trình, hoạt động nhóm… Có thể học những kỹ năng quản lý trên ở các trường đại học có các trung tâm nghiên cứu ứng dụng quản lý. Hoặc các viện quản lý, các trung tâm đào tạo các kỹ năng quản lý giảng dạy. Cần tổ chức thường xuyên hơn để bồi dưỡng các kỹ năng quản lý cho cán bộ công ty. Để công ty có thể có một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, các nhà quản lý có thể phát huy được hết tiềm năng của mình. Xây dựng hệ thống đánh giá nhân viên. Mục tiêu của hệ thống đánh giá công nhân viên chính là nâng cao và cải thiện hiệu quả công tác của nhân viên cũng như nâng cao kết quả hoạt động của toàn công ty. Chính công tác đánh giá sẽ làm cho công nhân viên sẽ nhận biết nhìn lại chính mình xem xét điểm mạnh để phát huy điểm yếu để khắc phục, một khi những thành tích của nhân viên được nhận, có những khích lệ xứng đáng, họ sẽ cố gắng hơn nữa để có thể hoàn thành tốt công việc giúp cho công ty hoạt động hiệu quả đạt được mục tiêu. 3.2.3 Nhóm các giải pháp về kinh tế. Con người đều có những nhu cầu riêng và từng giai đoạn lại có những nhu cầu khác nhau, động lực làm việc khác nhau. Tuy nhiên lợi ích kinh tế là nhu cầu cơ bản nhất của con người. Các phương pháp kinh tế là các phương pháp tác động vào đối tượng quản lý thông qua lợi ích kinh tế, nó sẽ có tác động lớn tới người lao động. Tác động thông qua lợi ích kinh tế chính là tạo động lực thúc đẩy con người tích cực hoạt động. Động lực đó càng lớn , kết hợp đúng đắn các lợi ích khách quan trong công ty. Phương pháp này tác động lên đối tượng quản lý không phải theo lối cưỡng bức thông thường mà tác động bằng lơi ích. Tức là phải hoàn thành mục tiêu, chỉ tiêu thì sẽ được hưởng lợi ích, khuyến khích kinh tế.` Xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận từng vị trí trong công ty, Những chỉ tiêu cụ thể trong từng thời gian. Để có những mức thưởng cho nhân viên qua kết quả họ làm được, những cố gắng của họ cần được ghi nhận và khích lệ bằng tiền, vật chất, hay du lịch…Sử dụng các kích thích này tạo động lực phấn đầu cho nhân viên. Sử dụng công cụ lương làm động lực cho nhân viên. Lập tức tăng lương cho nhân viên khi có những sáng kiến thiết thực cho công ty. Dùng lương cũng là một biện pháp kinh tế các công ty hay dùng tuy nhiên trong công ty còn ít sử dụng. Cần ghi nhận thưởng kịp thời, xứng đáng. Đây cũng là điểm mạnh mà côn g ty cần phát huy. Xây dựng chế độ thưởng phạt phân minh, gắn liền quyền lợi kinh tế với trách nhiệm kinh tế, xác lập kỷ cương của tổ chức. Trong thực tế hoạt động ở công ty cũng có những quy tắc và những quy chế lao động được áp dụng theo dõi hoạt động của nhân viên công ty, như bảng chấm công, theo dõi từng ngày; với các nội dung theo dõi như: giờ đi muộn, về sớm, số ngày nghỉ không phép, tự ý bỏ việc, tổng kết dồn cuối tháng để tính trừ lương. Cần đẩy mạnh hình thức này để nó trở thành nếp nghĩ của nhân viên, không phải là quy tắc áp đặt mà nó sẽ là tinh thần tự giác của mỗi nhân viên. 3.2.4 Xây dựng văn hóa mạnh trong công ty. Văn hóa công ty cũng đóng một vai trò rất lớn vào con đường sự nghiệp của công ty. Tìm được một nền văn hóa phù hợp cũng có nghĩa là công ty đã tìm ra tấm thảm bay thần kỳ đưa công ty bay xa hơn trên con đường phát triển. Theo Federico Mayor Tổng giám đốc UNESCO ( năm 1988) Có một định nghĩa về văn hóa đó là "Văn hóa phản ánh và thể hiện một cách tổng quát sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và cả cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao thế kỷ, nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị truyền thống, thẩm mỹ và lối sống mà dựa trên đó từng dân tộc tự khẳng định bản sắc riêng của mình". Khoa khoa học quản lý – PGS. TS. Đoàn Thu Hà, PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền. ĐHKTQD - giáo trình khoa học quản lý tập 1. Tr 175. Có thể nói văn hóa công ty là chất keo dính thượng hạng để tòan công ty gắn kết thành khỗi và chất kích thích cho sự phát triển của tổ chức. Nó cũng là một công cụ quản lý hữu hiệu, nó có tác dụng điều chỉnh hành vi của các thành viên công ty đạt theo chuẩn mực. Tất cả cùng đồng lòng vì mục đích chung, vì sứ mệnh chung của tổ chức. Để có thể xây dựng văn hóa tổ chức thành những giá trị tốt đẹp thì không thể làm một sớm, một chiều nó. Vì nó mang thuộc tính cố hữu, bền vững rất khó có thể thay đổi. Hoàng Anh là một công ty có lịch sử phát triển đã lâu tuy nhiên văn hóa công ty chưa có nhiều điểm nội bật. Vì vậy việc xây dựng văn hóa ở công ty Hoàng Anh là rất cần thiết. Cần phải có sự đổi mới tư duy về thay đổi, tạo ra nên văn hóa mạnh trong công ty mà hiện nay rất nhiều tập đoàn lớn đều đã và đang xây dựng đơn cử như: Tập đoàn FPT, Tập đoàn GAMI, TÂM VIỆT GROUP… Hoàng Anh cũng cần lựa chon cho mình một nền văn hóa thích hợp để xây dựng để công ty trở thành mái nhà thứ hai của mỗi thành viên công ty, là nơi mà họ sẽ trung thành gắn liền sự nghiệp với sự phát triển sự nghiệp của mình. Cùng hiểu sứ mệnh của công ty, cùng góp sức xây dựng Hoàng Anh trở thành một tập đoàn lớn mạnh trong tương lai gần. Xin kiến nghị một số giải pháp như sau: Với xu thế thời đại thì việc hình thành văn hóa tổ chức đặc trưng là rất quan trọng nó sẽ tạo ra uy tín thương hiệu cho công ty. Tạo nên sức mạnh công ty, ban lãnh đạo công ty cần phải lựa chọn cho công ty một nền văn hóa để bồi dưỡng cho công ty. Sẽ là bắt buộc nhân viên phải học, ngấm đạo lý này như một số công ty Nhật Bản thường áp dụng phương pháp quản lý này. Tăng cường tình đoàn kết toàn bộ đội ngũ công nhân viên công ty, khơi dậy lòng tự hào đứng trong hàng ngũ công ty có nhiều thành tích tự hào, có niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai về viễn cảnh nghề nghiệp của họ cũng như quyền lợi họ sẽ nhận được trong tương lai. Xây dựng tác phong làm việc theo công thức làm việc công nghiệp, thực sự chuyên nghiệp, sẽ bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo của công ty, quyết tâm làm được điều này, khi mà thực sự cần phải đổi mới tư duy, đổi mới hoạt động. Cần định kỳ thực hiện cho nhân viên tự đánh giá để họ tự có phương hướng điều chỉnh hành vi. Thực hiện đánh giá công viêc định kỳ toàn công ty. Để có những chính sách khuyến khích điều chỉnh thích hợp. Xây dựng văn hóa giao lưu trao đổi, tăng cường hiểu biết giữa các quản lý với nhân viên. Trao đổi, hướng dẫn công việc, tổ chức các buổi giao lưu, du lịch, các chương trình văn nghệ thể thao để tăng sự gắn kết giữa các phòng ban. Tăng sự đoàn kết giữa các bộ phận, tạo tình cảm tốt đẹp giữa các nhân viên trong công ty góp phân làm cho bộ máy quản lý công ty hoạt động hiệu quả hơn. 3.2.5 Mô hình cơ cấu mới đề xuất. Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổ chức đảng đoàn thể Giám đốc công ty Phó giám đốc Kỹ thuật – đầu tư Phó giám đốc kinh tế- kế hoạch Phó giám đốc nội chính Phòng Quy hoạch GP MB Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kỹ thuật xây dựng Phòng Quản lý thi công hạ tầng XD Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổng hợp Phòng Tổ chức hành chính Công ty Vinaha Công ty Hoàng Anh 01 Công ty Hoàng Anh 03 Công ty Hoàng Anh 05 Công ty Hoàng Anh 07 Công ty Hoàng Anh 09 Trường trung cấp tàu thủy Thương mại Đông Đô Dự án khách sạn Vinashin Dự án Nhà máy đóng tàu Thịnh Long Dự ánKhu công nghiệp Mỹ Trung –Nam Định Văn phòng đại diện Trợ lý GĐ Sơ đồ 14: Sơ đồ cơ cấu sau khi hoàn thiện KẾT LUẬN Đất nước ta chính trị ổn định, nền kinh tế đang phát triển nhanh trên con đường công nghiệp hóa hiện đại hóa. Ngành đóng tàu là một trong những ngành quan trọng của đất nước phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, trong những năm qua đã đạt được nhũng thành công lớn. Tập đoàn VINASHIN trở thành tập đoàn lớn mạnh đứng hàng đầu trong các tập đoàn lớn của cả nước. Công ty công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh cũng là một đơn vị đứng trong số mười công ty con có doanh thu cao nhất năm 2007 của tập đoàn VINASHIN. Với những nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty thì những những mục tiêu công ty đặt ra sẽ được hoàn thành .với mục tiêu muốn phát triển bền vững, lâu dài ổn định thì các doanh nghiệp phải thực sự năng động, phải tuân theo quy tắc thị trường. Do vậy Công ty phải nỗ lực nâng cao chất lượng của sản phẩm, mở rộng quy mô lĩnh vực hoạt động để có thể tồn tại phát triển. Với những kiến thức lý thuyết cũng như thực tế trong chuyên đề em mong rằng chuyên đề sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho ban giám đốc công ty. Trong quá trình thực tập vừa qua em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các cô chú các anh chị trong Công ty và đặc biệt là sự hướng dẫn của các thầy cô giáo trong khoa, em đã từng bước hiểu biết hơn về môi trường thực tế ở các doanh nghiệp.Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị trong ty đã giúp đỡ, các thầy cô trong Khoa khoa học quản lý đã quan tâm. Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo hướng dẫn PGS.TS Đoàn Thu Hà, chị Nguyễn Thị Phương Giám Đốc công ty Vinaha, anh Bằng trưởng phòng tổng hợp công ty Cổ phần công nghiệp tàu thủy Hoàng Anh đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Do thời gian thực tập tại công ty là có hạn nên những hiểu biết về công ty còn nhiều hạn chế, kiến thức còn chưa sâu sắc đôi chỗ diễn đạt còn chưa tốt nên chuyên đề thực tập này của em không thể tránh khỏi những thiếu xót, kính mong được các thầy cô giúp đõ hơn nữa để em có thể hoàn thiện hơn nữa chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý tập I – Chủ biên: PGS. TS Đoàn Thu Hà, PGS. TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB Khoa học kỹ thuật – 2001 – Hà Nội. Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý tập II Chủ biên: PGS. TS Đoàn Thu Hà, PGS. TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB Khoa học kỹ thuật – 2002– Hà Nội. Khoa khoa học quản lý – Giáo trình quản lý học kinh tế quốc dân tập I – Chủ biên: GS. TS Đỗ Hoàng Toàn, PGS.TS Mai văn Bưu – NXB Khoa học kỹ thuật – 2001– Hà Nội. Khoa khoa học quản lý – Giáo trình quản lý học kinh tế quốc dân tập II – Chủ biên: GS. TS Đỗ Hoàng Toàn, PGS.TS Mai văn Bưu – NXB Khoa học kỹ thuật – 2001– Hà Nội. Nguyễn Hữu Thân - Quản trị nhân sự, NXB Thống kê 2006 Khoa khoa học quản lý – Giáo trình chính sách kinh tế xã hội – NXB Khoa học và kỹ thuật – Hà Nội 2002. Bộ môn quản trị Doanh nghiệp – Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp- NXB thống kê – Hà Nội – 2000. PGS. TS Đào Duy Huân - Quản trị học trong toàn cấu hóa kinh tế - NXB Thống kê – 2007 NgọcQuang - Diệp Anh – Cẩm nang quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nhà xuất bản: Lao Động - Xã Hội - 2008 Quốc Hùng - Học làm giám đốc kinh doanh: Phương pháp quản lý nhân sự và tổ chức công việc hiệu quả : NXB Văn Hóa thông tin - 2005 www.vinashin.vn MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. 13 Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình. 13 Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: 14 Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa dư. 14 Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức theo kiểu ma trận trong kỹ 15 Sơ đồ 6: Mô hình tổ chức hỗn hợp . 15 Sơ đồ 7: Sơ đồ Lôgíc của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức. 16 Sơ đồ 8: Sơ đồ quá trình chuyên môn hóa công việc. 17 Sơ đồ 9: Sơ đồ phân chia và bộ phận hóa các công việc. 18PGS.TS Đoàn thu hà. PGS.TS Nguyễn THị Ngọc Huyền. giáo trình khoa học quản lý II.NXB Khoa học kỹ thuật. Sơ đồ 10: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty 37 Sơ đồ 11: Cơ cấu phòng tổ chức hành chính. 44 Sơ đồ 12: Cơ cấu tổ chức phòng tài chính kế toán. 45 Sơ đồ 13: Cơ cấu phòng kỹ thuật xây dựng. 48 Sơ đồ 14: Sơ đồ cơ cấu sau khi hoàn thiện 64 Bảng 1: Doanh số và lợi nhuận của Công ty 2004 - 2007 28 Bảng 2: Bảng thống kê nhân lực qua đào tạo chính quy. 35