Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH TNT – Vietrans Express World wide

luật, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén. Khách hàng chỉ uỷ thác giao nhận toàn quyền cho công ty khi họ thấy khi họ thấy sự tin tưởng vào hoạt động của công ty. Mà điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp. 5.2.5. Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp trên toàn thị trường: Uy tín, danh tiếng hay thương hiệu của doanh nghiệp ngày nay là một trong những nhân tố then chốt đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp có uy tín lớn và đã gây dựng được thương hiệu trên thị trường sẽ dễ dàng dành được khách hàng đón nhận và lựa chọn hơn những dịch vụ của doanh nghiệp chưa có thương hiệu. Thương hiệu của doanh nghiệp cũng giống như một sự đảm bảo của doanh nghiệp với khách hàng vào tạo ra một ưu thế nhất định của dịch vụ với dịch vụ của doanh nghiệp khác. Nhất là đối với doanh nghiệp tham gia vào mở rộng thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế thì thương hiệu của doanh nghiệp sẽ kiến cho doanh nghiệp dễ tạo được lòng tin và ưa chộng hơn trong lòng khach hàng. CHƯƠNG II : THỰC TRANG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TNT-VIETRANS 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ năm 1995, TNT-Vietrans là công ty liên doanh giữa tập đoàn TNT Post Group – Hà Lan và Công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vietrans) trực thuộc Bộ Công Thương Việt Nam. TNT-Vietrans là công ty liên doanh đầu tiên tại thị trường Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát nhanh và kho vận hậu cần. Với đội ngũ hơn 350 nhân viên chuyên nghiệp, TNT-Vietrans hiện đang hoạt động tại 3 sân bay cửa ngõ quốc tế ( Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng ) với 18 văn phòng, chi nhánh trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Lịch sử hình thành và phát triển của TNT - Vietrans: Hình 1: Cơ cấu vốn pháp định của công ty TNT - VIETRANS: 60% vốn 40 % vốn Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Liên doanh TNT – Vietrans : Năm 1990, TNT ký hợp đồng đại lý với Vietrans Ngày 17/01/1995, công ty liên doanh TNT - Vietrans Express Worldwide được cấp giấy phép thành lập Tháng 02/1997, trụ sở chính tại Hà Nội chính thức đi vào hoạt động là trung tâm trung chuyển hàng chính, nhận hàng từ các đại lý, chi nhánh trên toàn Miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra phía Bắc) và tháng 6/1997, chi nhánh Sài Gòn (TP. HCM) chính thức đi vào hoạt động. Từ năm 1998 - đến nay, TNT – Vietrans mở thêm các chi nhánh ở Hải Dương, Hải Phòng,Việt Trì, Nam Định, Đồng Nai, Vũng Tàu, Bình Dương, Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Cà Mau. Ngoài ra, công ty còn ký các hợp đồng đại lý với Vietrans để mở rộng dịch vụ tại các tỉnh thành lớn khác nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi, được khách hàng tin tưởng và sử dụng các dịch vụ của công ty. Từ những thành công đó, TNT- Vietrans đã đạt được rất nhiều giải thưởng và chứng chỉ trong nước và quốc tế như: chứng chỉ ISO 9002 phiên bản 1994, phiên bản 2000, giải thưởng “ Best Practice in Quality & Innovation” của Tập đoàn TPG, vòng chung kết giải thưởng TPG Master, chứng chỉ “Investors in people”, giải thưởng Rồng Vàng – phong cách kinh doanh, chứng chỉ TAPA ... và mới đây nhất vào tháng 7/2007, TNT-Vietrans được nhận chứng chỉ SA8000 về tiêu chuẩn quản lý trách nhiệm xã hội đối với người lao động và chứng chỉ ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường. Điều đó thể hiện cam kết phát triển bền vững của TNT-Vietrans và khẳng định vị trí của TNT-Vietrans là một trong những công ty chuyển phát nhanh hàng đầu trong nước được xã hội công nhận. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ TNT-Vietrans mang sứ mạng chung của cả tập đoàn TNT trên toàn thế giới là trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh nhanh nhất, đáng tin cậy nhất. Mục tiêu của công ty là đáp ứng những mong đợi của khách hàng trong việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa, chứng từ trên toàn thế giới. Công ty mang lại giá trị cho khách hàng bằng việc cung cấp những giải pháp đáng tin cậy nhất, hiệu quả nhất trong lĩnh vực phân phối và kho vận hậu cần. TNT-Vietrans dẫn đầu thị trường nhờ lòng tự hào trong mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên, tạo nên giá trị cho các cổ đông và chia sẻ trách nhiệm với cộng đồng thế giới. Với triết lý kinh doanh: “Hãy mang đến nhiều hơn”, TNT-Vietrans đặt cho mình 7 chuẩn mực: Hướng đến sự hài lòng của khách hàng mọi lúc Sẵn sàng đối đầu với thử thách và nâng cao chất lượng Nhiệt huyết trong từng nhân viên Tinh thần đồng đội Luôn luôn thân thiện Lợi nhuận bền vững là thước đo của thành công Chúng tôi lao động vì một thế giới tương lai 1.3. Cơ cấu tổ chức Hình 2: Cơ cấu tổ chức TNT - VIETRANS: Tổng giám đốc Phòng Kinh doanh và tiếp thị Phòng Hệ thống thông tin Phòng Điều vận Phòng Nhân sự Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Taì chính – Kế toán Tổ Giao nhận Tổ kho hàng Tổ Sõn bay Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 1.4. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Ở Việt Nam, TNT cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh và kho vận. Chuyển phát nhanh - Express Kho vận hậu cần - Logistics Dịch vụ chuyển phát nhanh được chia làm hai nhánh, bao gồm nhóm sản phẩm cốt lõi và các dịch vụ đặc biệt: Nhóm sản phẩm cốt lõi gồm có: chuyển phát nhanh đảm bảo giao hàng trước 9:00 sáng; trước 12:00 trưa; chuyển phát nhanh toàn cầu và dịch vụ chuyển phát nhanh tiết kiệm. Các dịch vụ đặc biệt của TNT- Express bao gồm: dịch vụ chuyển phát hàng đúng thời gian yêu cầu (Time Critical Service); dịch vụ bảo quản hàng hoá đặc biệt (Special Handling Service); dịch vụ Storapart và phân phối (Storapart & Distribution Service); dịch vụ thuê ngoài (outsourced Service). Nói một cách ngắn gọn, TNT sẽ cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh với bất kỳ loại hàng nào – bất kể kích thước hay đặc điểm tự nhiên, yêu cầu bảo quản gắt gao hay thuộc nhóm hàng nguy hiểm, tới bất kỳ địa điểm nào trên toàn cầu cũng như với bất kỳ mức độ khẩn cấp nào. Dịch vụ đặc biệt của TNT được thiết kế với mục tiêu phục vụ tốt nhất cho khách hàng Việt Nam với nhu cầu ngày càng tăng về những dịch vụ chất lượng cao. Hiện tại, TNT cũng là hãng chuyển phát nhanh duy nhất cung cấp những dịch vụ đặc biệt này trên thị trường.   Về dịch vụ kho vận, TNT Logistics là chuyên gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thiết kế, lắp đặt và vận hành những giải pháp kho vận ở quy mô quốc gia, khu vực và toàn cầu. Trong những năm vừa qua, TNT Vietrans đã cung cấp cho khách hàng những giải pháp vận chuyển với chất lượng hoàn hảo và độ tin cậy cao dựa, vào kinh nghiệm quốc tế của tập đoàn trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, thư tín và kho vận. Đóng góp vào thành công của TNT chính là việc tập trung cho chính sách đào tạo và xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với môi trường làm việc tốt nhất. 2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty 2.1. Quy trình nhận hàng của tổ Giao nhận ( PUD – Pick up and delivery ) 2.1.1. Chức năng của tổ Giao nhận Nhận hàng gửi từ khách hàng, bàn giao cho bộ phận Kho hàng làm thủ tục xuất khẩu. Giao hàng đến tay khách hàng và cập nhật kết quả giao hàng vào hệ thống của TNT. 2.1.2. Phạm vi hoạt động của tổ Giao nhận ( TNT Hà Nội ) Các quận nội thành Hà Nội : Hoàn Kiếm Hai Bà Trưng Hoàng Mai Đống Đa Thanh Xuân Cầu Giấy Ba Đình Tây Hồ Long Biên Các huyện ngoại thành Hà Nội: Huyện Thanh Trì Huyện Từ Liêm Huyện Gia Lâm Huyện Đông Anh Huyện Sóc Sơn Các vùng lân cận: Khu công nghiệp Tiên Sơn- Bắc Ninh Thị xã Hà Đông- Tỉnh Hà Tây Một phần huyện Hoài Đức- Tỉnh Hà Tây Thị trấn Phúc Yên- Huyện Mê Linh- Tỉnh Vĩnh Phúc Thành phố Hải Dương - thành phố Hải Phòng : 2.1.3. Sơ đồ và các bước tiến hành nhận hàng xuất từ khách hàng của tổ Giao nhận Hình 3: Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD ( 4 ) Khách hàng Nhân viên giao nhận ( 1 ) ( 3 ) ( 5 ) ( 2 ) Dịch vụ khách hàng Điều phối viên tổ PUD Tổ kho Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Khi nhận được điện thoại, fax của khách hàng yêu cầu đến nhận hàng gửi đi, nhân viên phòng Dịch vụ khách hàng (CS - Custumer Service) sẽ nhập vào Booking System những thông tin chi tiết sau: Tên và địa chỉ công ty là khách hàng. Tên người đại diện khách hàng liên lạc và số điện thoại Giờ gọi nhận hàng/giờ hàng sẵn sàng để nhận/giờ công ty đóng cửa Loại hình dịch vụ : Global Express, WEF, E.E, hàng nặng, cồng kềnh... Chủng loại hàng hoá: tài liệu, hàng mẫu, hàng nguy hiểm .... Nơi đến (thành phố, quốc gia). Số kiện, số cân, kích thước của lô hàng (nếu có) Loại dịch vụ khách hàng yêu cầu (người nhận trả cước - Charge Forward, phát hàng theo thời gian khách hàng yêu cầu - Priority, bảo hiểm hàng hóa - Insurance...) Hướng dẫn, chỉ định đặc biệt, hình thức thanh toán. Sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng từ bộ phận CS thông qua màn hình hệ thống Booking System, điều phối viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo các thông tin nhận hàng đầy đủ và chính xác. Nếu thông tin nhận hàng không đầy đủ, sai hoặc thiếu, điều phối viên lập tức yêu cầu nhân viên CS bổ sung kịp thời trước khi báo thông tin cho nhân viên giao nhận. Điều phối viên dùng điện thoại thông báo cho nhân viên giao nhận ở khu vực liên quan. Khi nhân viên giao nhận trả lời đã nhận được thông tin, điều phối viên giao nhận sẽ ghi chú thời gian và tên nhân viên giao nhận ấy vào hệ thống trên màn hình. Nhân viên giao nhận phải cập nhật đầy đủ toàn bộ những thông tin về yêu cầu nhận hàng vào Phiếu nhận hàng của mình và phải đến nhận hàng ngay theo Hướng dẫn Nhận hàng. Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải báo ngay thời gian hoàn thành việc nhận hàng cho điều phối viên. Điều phối viên điền vào ô thích hợp trên màn hình thời điểm đã nhận hàng và kiểm tra xem những yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết chưa trước khi nhân viên giao nhận hoàn tất công việc, quay trở về văn phòng hoặc đến địa điểm nhận hàng tiếp theo. Trong mọi trường hợp không nhận được hàng vì bất cứ lý do gì, nhân viên giao nhận phải lập tức thông báo về cho điều phối viên. Trường hợp nhân viên giao nhận không gọi về, báo cáo việc đã nhận hàng trong vòng 45 phút sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng, điều phối viên sẽ chủ động liên lạc với nhân viên giao nhận ấy để kiểm tra việc nhận lô hàng. Nhân viên giao nhận phải trả lời điện thoại của điều phối viên ngay lập tức khi nhận được tín hiệu trong vòng 5 hồi chuông. Nếu sau 30', nhân viên giao nhận không nhận được thông tin qua máy điện thoại thì phải dùng điện thoại di động hoặc tìm cách để liên hệ với văn phòng. Trước khi quay về văn phòng, nhân viên giao nhận phải liên lạc với điều phối viên giao nhận để xác nhận và đảm bảo mọi yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết. 2.2. Quy trình thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng ( Warehouse ) 2.2.1. Chức năng của tổ Kho hàng Đảm bảo hàng hoá xuất khẩu được gửi đi theo đúng lịch trình và được thông quan theo đúng quy định của hải quan các nước bằng việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu và hồ sơ cho hàng xuất khẩu. Xử lý hàng nhập khẩu gửi đến các khu vực nằm ngoài vùng kiểm soát của bộ phận giao nhận Hà Nội. Hàng chuyển phát nhanh (Express) tại công ty TNT được chia thành 2 loại: Hàng tài liệu (Document - DOX) và Hàng mẫu (Sample - XPS) - Hàng DOX là những tài liệu đã giao dịch được gửi từ tổ chức, cá nhân trong nước cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài như: hợp đồng, chứng từ, sổ sách.... Hàng DOX không có hoá đơn thương mại, không phải chịu thuế xuất nhập khẩu. Trong một số trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của nước đến thì hàng DOX có trọng lượng vượt một mức nhất định vẫn phải lập hoá đơn. - Hàng XPS là những vật phẩm, hàng hoá thường được các cá nhân, công ty, tổ chức trong nước gửi ra nước ngoài để giới thiệu, làm quà tặng, hàng nhập hỏng, xuất trả, không nhập lại.... Hàng này có hoá đơn (thương mại hoặc chiếu lệ), thường có giá trị thấp, hàng này phải chịu thuế xuất nhập khẩu. 2.2.2. Các bước thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng Hình 4. Quy trình làm hàng của tổ Warehouse PUD/Đại lý/Chi nhánh Kiểm tra hàng và hồ sơ Đóng gói và In nhóm hàng hóa Các bộ phận Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng Hàng chưa xuất được (Unsend) Phân luồng tuyến và tách hồ sơ hàng Chuẩn bị hồ sơ Hải quan và Hàng không Tổ Sân bay Tiếp nhận Chưa đủ điều kiện xuất Chuyển thông tin Bàn giao OK OK Trả lại hàng cho khách Không đáp ứng được yêu cầu Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 2.2.3. Nhận hàng từ tổ PUD ( tổ Giao nhận) Sau khi nhận hàng từ tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng sẽ kiểm tra các thông tin sau đây: Kiểm tra hàng Kiểm tra hàng là chứng từ (DOX) hay hàng mẫu (XPS), số lượng mỗi loại, gửi đi quốc tế hay nội địa? Số TNT Consignment note (HAWB) đã đươc ghi đầy đủ trên các lô hàng chưa? Kiểm tra lại kích thước trọng, lượng của lô hàng, xem có đúng như khách hàng kê khai? Có vượt quá quy định đối với hàng chuyển phát nhanh không? Các lô hàng nội địa nhiều kiện được dán nhãn Multiple piece chưa? Trên connote đã thể hiện rõ loại hình dịch vụ chưa? Nhãn dịch vụ (Charge Forward, Economy, Non Express, Priority) đã được dán đầy đủ và đúng yêu cầu chưa? Kiểm tra việc đóng gói hàng hoá, các lô hàng dễ vỡ như sành sứ, thủy tinh được yêu cầu đóng thùng gỗ hay chưa? Đối với những lô hàng bị nghi ngờ là hàng nguy hiểm, vàng bạc, đá quý, tiền séc hay kê khai không chính xác, nhân viên tổ Kho hàng phải mở ra để kiểm tra lại. Các lô hàng của khách được tổ PUD thông báo là Unknown Shipper đã được dán nhãn chưa? Thông báo cho người phụ trách ca về những lô hàng được dán nhãn Unknown Shipper cũng như các lô hàng bị nghi ngờ, cần kiểm tra kỹ như: personal effect (hành lý cá nhân), hàng của khách hàng không thường xuyên, hàng của đại lý, khách sạn, nhà riêng. Kiểm tra hồ sơ hàng Kiểm tra Invoice của hàng XPS. Các chi tiết trên connote, invoice đã được thể hiện đầy đủ, theo đúng yêu cầu? Hàng hóa chất, dạng lỏng, dạng bột đã có công văn cam kết về nội dung hàng xuất, data sheet gửi kèm hay chưa ? Hàng Personal effect (hành lý cá nhân) có Packinglist, Passport chưa ? Hàng CF (người nhận trả tiền) có Letter of Guaranty (thư bảo đảm trả tiền) chưa ? Thư đó có chữ ký và đóng dấu tròn kèm theo chưa? Sau khi kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với thực hàng, nhân viên tổ Kho hàng sẽ ký nhận từng lô hàng theo Pickup sheet (biên bản bàn giao hàng) mà tổ Giao nhận cung cấp, ghi rõ ngày giờ nhận. Ngay sau khi nhận bàn giao hàng từ nhân viên tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng phải thực hiện việc nhập code "hàng bàn giao tại văn phòng" (ký hiệu là DH) cho tất cả các lô hàng. Tiếp đó, nhân viên tổ Kho hàng truyền những thông tin nhận hàng đó lên hệ thống toàn cầu của TNT. Hàng bị giữ lại ( Unsend ) Không phải tất cả những lô hàng nhận về tổ Kho hàng đều được xuất đi ngay theo các chuyến mà trong nhiều trường hợp, hàng sẽ bị giữ lại. Những lô hàng đó gọi là hàng Unsend. Nhân viên chất lượng dịch vụ của tổ Kho hàng có trách nhiệm ghi lại những hàng đó vào sổ Unsendable Logbook và lý do hàng bị để lại. Các lý do có thể là: - Hàng cần đóng gói hoặc cân lại trọng lượng. Khách hàng yêu cầu công ty thông báo trọng lượng trước khi xuất hàng, hàng cần liên hệ dịch vụ xuất (hàng chưa xác nhận dịch vụ) - Hàng cần liên hệ thanh toán (C/F...) - Hàng mẫu XPS nhưng được khai là chứng từ DOX - Khách hàng yêu cầu giữ lại hàng (để xuất đi chuyến sau, để bổ sung hàng hoặc lấy lại hàng) - Hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện (cần giấy phép xuất khẩu) - Hàng cần kiểm duyệt văn hoá, hàng cần hun trùng, hàng cần làm thủ tục khoáng sản - Hàng tạm xuất tái nhập hoặc tạm nhập tái xuất cần xin ý kiến hải quan - Hàng xuất cần phải có Giấy cam kết nội dung hàng xuất, hàng cần kiểm tra lại về thành phần (hàng nguy hiểm, hoá chất...) - Hàng yêu cầu thêm Invoice gốc, Packing List - Địa chỉ người nhận không đầy đủ, địa chỉ P.O box thiếu contact name nhất là với ngân hàng của Mỹ. - Hàng không tìm được dest code của người nhận - Hàng được gửi đến khu vực TNT không cung cấp dịch vụ. Tuỳ theo các lý do hàng bị để lại mà nhân viên tổ Kho hàng sẽ thông báo cho bộ phận Dịch vụ khách hàng và bộ phận Sale xử lý để lô hàng có thể gửi đi được một cách nhanh chóng. Những hàng cần kiểm dịch, hun trùng, kiểm duyệt văn hoá, hàng tạm xuất tái nhập, hàng tạm nhập tái xuất... thì nhân viên kho hàng phải chủ động giải quyết. 2.2.4. Đóng gói và in nhãn hàng hoá Những hàng có đủ điều kiện xuất sẽ được đóng gói và in nhãn hàng hoá. Đối với những kiện hàng mà tổ PUD mang về, chưa kịp đóng gói hay khách mới chỉ đóng gói sơ sài, không đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển thì sẽ được nhân viên chuyên trách tổ Warehouse đóng gói lại. - Đối với những lô hàng dễ vỡ hay dễ bị va đập, sẽ được dán thêm nhãn “hàng hoá dễ vỡ” - Đối với những kiện hàng có khối lượng lớn, trên 30 kg thì phải được dán nhãn “hàng hoá nặng” - Những hàng hoá nguy hiểm, dạng dung dịch, chất bột như mẫu bệnh phẩm, nước hoa, dầu nhớt...thì phải dán nhãn “hàng hoá nguy hiểm” - Class 9 của tổ chức IATA. Hàng hoá sau khi được đóng gói, sẽ được tra mã Zip code của các vùng hay thành phố nơi đến. Nhãn Laroses cần chứa đầy đủ các thông tin về lô hàng như: số vận đơn TNT, loại hình dịch vụ, tổng số kiện, ngày gửi hàng, mã vạch, mã Zipcode của nơi gửi hàng, mã Zipcode của nơi đến, tên thành phố đên tên nước đến. Nhãn Laroses sau khi được in ra, cần được dán lên lô hàng ở những chỗ dễ nhìn, dễ đọc, không được làm nhăn nhãn. 2.2.5. Thực hiện phân hàng theo tuyến phù hợp Hàng xuất tại Công ty TNT_Vietrans thường không được gửi trực tiếp tới nước người nhận hàng mà được gửi qua những trạm trung chuyển lớn (gọi là những HUB). Từ những HUB này, hàng mới được phân phối, đưa đi các nước. Các HUB lớn là: HKG - Hongkong: phân phối hàng gửi đi Trung Quốc, Hồng Kông, Ma Cao, Mông Cổ, Phillipine, Bắc Triều Tiên, Singapore, các nước Châu Mỹ, Châu Phi, Châu Đại Dương. SIN - Singapore: phân phối hàng gửi đi Singapore, Brunei, Ấn Độ, Indonesia, Malaysia, Madives, Pakistan, Srilanka, các nước Châu Mỹ, Châu Phi, Châu Đại Dương. CDG - Charles de Gaulle, Paris, Pháp : phân phối hàng gửi đi thẳng Pháp và một số nước Châu Phi LGG - Liege, Bỉ: phân phối hàng gửi đi Châu Âu, không phải Pháp Ngoài ra, hàng đi đến một số nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Thái Lan, hàng đi qua BKK Gateway (Lào, Campuchia, Bangladesh, Myanma, Nepal, Brutan) sẽ được đi qua hub SGN (thành phố Hồ Chí Minh). Việc chia hàng đi theo những luồng, tuyến trên sẽ giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian làm hàng, nâng cao hiệu quả kinh tế và tránh thất lạc hàng. BẢNG 5. PHÂN LUỒNG TUYẾN HÀNG QUỐC TẾ T2 T3 T4 T5 T6 T7 HÀNG ĐI CHÂU ÂU VÀ CÁC NƯỚC THUỘC PHÁP + PU trước 16h AF171 VN535 AF171 VN535 AF171 VN535-CN + PU sau 16h VN535-T3 AF171-T4 VN535-T5 AF171-T6 SQ175-T7 AF171-T2 HÀNG ĐI CHÂU Á Hàng đi Nhật + PU trước 12h VN225 VN225 VN225 JL752-T5 OZ 734 VN792 + PU từ 12h đến 16h VN741-T3 VN741-T4 JL752-T5 JL752-T5 OZ 734 VN792 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 JL752-T5 OZ 734-T6 VN217-T7 VN225-T2 Hàng đi Thái Lan, Đài Loan + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN792-T2 Hàng đi Lào, Campuchia, Bangladesh, Myanma, Nepal, Brutan + PU trước 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN792-T7 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN217-T2 Hàng đi Korea + PU trước 12h VN225 VN225 VN225 VN225 VN225 VN792 + PU sau 12h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN741-T7 SQ175-T2 Hàng đi HKG, China, Macao, Mông Cổ, Bắc Triều Tiên, Phillipin VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 Hàng đi India, Pakistan, Malaysia. Brunei, Mandives, Srilanka + PU trước 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 Hàng đi các nước châu Á khác + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 HÀNG ĐI CHÂU MỸ + CHÂU PHI + CHÂU ĐẠI DƯƠNG + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 2.2.6. Tách hồ sơ hàng Hồ sơ mỗi lô hàng mẫu XPS xuất thường chỉ gồm 1 vận đơn TNT (có 5 liên) và 1 hoá đơn bản gốc (kể cả hoá đơn chiếu lệ). Hàng không đồng nhất cần có thêm bảng kê chi tiết. Tuy nhiên, một số mặt hàng đặc biệt như: hàng dạng dung dich , dạng bột, hàng mẫu bệnh phẩm không lây nhiễm,.. cần phải có thêm Công văn cam kết hàng xuất của người gửi hàng. Mỗi vận đơn TNT (còn gọi là connote) gồm có 5 liên, nhân viên tổ Kho hàng sẽ copy thêm 1 bản và sử dụng như sau: Liên 1 – Sender Copy – dành cho người gửi. Liên này đã được nhân viên PUD tách ra và giao cho người gửi ngay khi họ gửi hàng. Liên 2 – Receiver Copy – dành cho người nhận. Liên này được đính trên mỗi lô hàng. Liên 3 – Data Pre copy – dành cho nhân viên tổ Kho hàng nhập dữ liệu vào hệ thống Quantum của TNT và gửi cho phòng Kế toán để thu tiền khách hàng Liên 4 - Invoice copy - liên hoá đơn, liên này được tách ra và chuyển cho phòng Dịch vụ khách hàng (C/S) để theo dõi. Liên 5 - Custom copy - liên dành cho hải quan ở nước đến. Liên này được đặt trong phong bì đựng chứng từ hàng xuất 01 liên copy được đính kèm tờ khai hải quan hàng xuất dành cho hải quan Việt Nam Những mặt hàng có công văn cam kết hàng xuất, công ty cần copy thêm 1 bản connote nữa để đính kèm. Đối với hàng XPS có Invoice, nhân viên tổ Kho hàng phải sao lại thành 4 bản và đính kèm với các liên của connote. 2.2.7. Chuẩn bị hồ sơ Hải quan và hồ sơ Hàng không Kết thúc quá trình làm hàng, nhân viên tổ Kho hàng sẽ tính tổng số kiện hàng, tổng trọng lượng của toàn bộ số hàng gom, tổng trọng lượng thể tích ( V.W = dài x rộng x cao) Hồ sơ gửi hải quan gồm: - Tờ khai hàng hoá xuất khẩu phi mậu dịch theo mẫu HQ/2002-PMD - Hìnhkê chi tiết hàng xuất: số vận đơn TNT của những lô hàng lẻ, tên người hay công ty gửi, nội dung hàng xuất, số lượng, giá trị hàng, tên nước đến... Hồ sơ gửi hãng hàng không: - Hướng dẫn gửi hàng (còn gọi là Phiếu cân hàng không) gồm các nội dung sau : Tên, địa chỉ người gửi hàng: TNT VIETRANS / 151 YEN PHU STR, HANOI, VN TAX CODE 0100112613 TEL: 84-4-7150855 FAX : 84-4-7150860 Tên, địa chỉ người nhận hàng: TNT EXPRESS WORLDWIDE HONGKONG U.6-17, 1F PACIFIC TRADE CENTRE / 2 KAIHINH RD Số vận đơn hàng không: 738 – 8453 5323 Số kiện: 11 Pcs Trọng lượng: 83 kgs Chuyến bay-Ngày: VN 792/07 OCT O6 Hành trình yêu cầu: HAN - HKG Tên hàng: CONSOLIDATION Bao bì đóng gói: BAG & CARTON BOX Kích thước từng kiện hàng - Booking confirm của Hãng hàng không cho chuyến bay ngày hôm đó gồm các nội dung: số hiệu chuyến bay, ngày bay, số MAWB, hành trình chuyến bay, loại hàng. 2.2.8. Bàn giao hàng và hồ sơ cho nhân viên tổ Sân bay Tất cả những hồ sơ trên và hàng sẽ được bàn giao cho nhân viên tổ Sân bay thông qua “Sổ bàn giao hàng xuất". Nhân viên tổ Kho hàng phải kê khai vào sổ đầy đủ những nội dung như: ngày tháng, chuyến bay, số MAWB, số cân, số kiện, V.W, nội dung hàng xuất cũng như những công văn hải quan và an ninh hàng không gửi kèm. 2.3. Quy trình làm thủ tục hải quan tại sân bay ( Airport ) 2.3.1. Chức năng của tổ Sân bay Trực tiếp làm việc với các cơ quan hữu quan như hải quan, hàng không, bộ phận phục vụ mặt đất nhằm: - Gửi hàng xuất theo đúng lịch trình - Giải phòng hàng nhập nhanh nhất Liên hệ với khách hàng để hoàn tất hồ sơ cho các lô hàng nhập đang bị tạm giữ hải quan 2.3.2. Các bước làm thủ tục hải quan và thủ tục vận chuyển hàng bằng đường hàng không của tổ Sân bay Hình 6 : Quy trình làm thủ tục Hải quan đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không của tổ Airport Tổ Kho hàng TNT Hà Nội - Nhận hàng đã hoàn thành việc phân luồng tuyến - Nhận Tờ khai Hải quan, Phiếu giữ chỗ hàng không, Phiếu cân Hàng không... Làm thủ tục Hải quan - Đăng ký mở tờ khai hàng xuất - Tiến hành kiểm hoá hải quan - Thực hiện cân đo thực tế các kiện hàng xuất khẩu Làm thủ tục với hãng hàng không - Kiểm tra an ninh hàng không - Nộp các khoản chi phí có liên quan - Lập vận đơn hàng không MAWB Bàn giao vận đơn hàng không, tờ khai hải quan cho bộ phận kho hàng Vận chuyển lên sân bay Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Hàng xuất sau khi được nhận bàn giao từ tổ Warehouse, sẽ được nhân viên tổ Airport vận chuyển lên sân bay Nội bài. Tại sân bay Nội Bài, nhân viên tổ Airport sẽ làm thủ tục theo trình tự sau: 1). Xuất trình bộ hồ sơ hàng xuất (tối thiểu gồm có: tờ khai hải quan cho hàng xuất; Hướng dẫn gửi hàng (phiếu cân hàng không); vận đơn TNT; invoice) cho đội thủ tục hàng xuất để làm thủ tục, tại đây cán bộ hải quan sẽ: Vào sổ đăng ký tờ khai hàng xuất. Ghi số tờ khai, ngày mở tờ khai và ký xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ hàng xuất vào tờ khai hải quan Cùng với nhân viên TNT tiến hành thực kiểm hàng hoá xuất khẩu, sau đó ghi kết quả thực kiểm vào tờ khai Hải quan. Ký, viết số tờ khai và đóng dấu vào bản kê khai gửi hàng Bộ hồ sơ này sau đó được trình lãnh đạo đội Hải quan thủ tục hàng xuất để ký duyệt và đóng dấu thông quan. 2). Hàng xuất sau khi được kiểm hoá hải quan sẽ được đóng gói lại vào các bao đựng hàng và gắn lại nhãn bao M-bag, niêm phong bằng Seal TNT và được cán bộ Hải quan áp tải vận chuyển đến khu vực kho hàng để làm tiếp thủ tục. Tại kho hàng nhân viên đội Airport tiếp tục làm các thủ tục sau: Nhân viên xuất hàng sẽ cùng nhân viên hải quan áp tải hàng đến đội Hải quan giám sát kho hàng xuất để vào “Sổ giám sát hàng xuất” các nội dung chi tiết trên Hướng dẫn gửi hàng (Phiếu cân Hàng không) (có 3 liên gồm 01 liên chính và 02 liên copy). Hải quan giám sát kho hàng xuất sẽ ký tên, ghi số tờ khai hải quan và đóng dấu lên Hướng dẫn gửi hàng. Hải quan giữ lại liên copy và giao trả cho nhân viên xuất hàng 02 liên còn lại. Xuất trình 02 liên Hướng dẫn gửi hàng đã có chữ ký và dấu của hải quan cho Giám sát viên cân hàng của kho hàng. Giám sát viên cân hàng sẽ cân, đo thực tế hàng hoá và ký tên lên Hướng dẫn gửi hàng Nhân viên Airport sẽ mang Hướng dẫn gửi hàng xuất trình phòng Kiểm tra an ninh để đăng ký soi, kiểm tra an ninh. Nhân viên An ninh sẽ yêu cầu nhân viên tổ Sân bay ký vào sổ đăng ký soi an ninh. Sau khi hàng được soi chiếu xong nhân viên an ninh sẽ ký tên và đóng dấu “đã soi chiếu an ninh” lên Hướng dẫn gửi hàng và chuyển trả lại cho nhân viên Airport. Nhân viên Airport sẽ tiến hành làm thủ tục nhập hàng vào kho xuất dưới sự giám sát của hải quan giám sát kho xuất, sau đó mang 02 liên Hướng dẫn gửi hàng sang phòng Dịch vụ hàng hoá làm thủ tục thanh toán lệ phí mặt đất. Phòng Dịch vụ hàng hoá sẽ đóng dấu lên Hướng dẫn gửi hàng, giữ lại 01 liên copy Hướng dẫn gửi hàng, rồi trả lại cho nhân viên xuất hàng của TNT liên chính Hướng dẫn gửi hàng. Nhân viên xuất hàng sẽ mang liên chính Hướng dẫn gửi hàng sang bộ phận phát hành vận đơn hàng không, tại đây, nhân viên hàng không sẽ nhập vào máy tính các thông tin cần thiết trên Hướng dẫn gửi hàng rồi in ra vận đơn hàng không (MAWB). Nhân viên hàng không sẽ ký lên MAWB, giao lại liên chính MAWB cho nhân viên xuất hàng TNT sau khi yêu cầu nhân viên xuất hàng của TNT kiểm tra lại thông tin trên MAWB xuất hàng, thanh toán tiền cước hàng không nếu là hàng hoá cần thanh toán ngay, rồi ký tên lên MAWB. Sau khi hoàn tất thủ tục tại Kho hàng, nhân viên xuất hàng sẽ đến Đội thủ tục hàng hoá xuất để trả tiền thuế (nếu có) và nhận lại tờ khai Hải quan đã được lãnh đạo Hải quan ký duyệt. 3). Tờ khai các lô hàng xuất sẽ được tập hợp lại, sau đó, một tuần một lần nhân viên xuất hàng tại sân bay sẽ bàn giao lại toàn bộ tờ khai hàng xuất trong tuần cho đội trưởng đội Kho hàng để kẹp hồ sơ lưu trữ. Trong mọi trường hợp, sau khi xuất hàng, nhân viên xuất hàng phải có trách nhiệm kiểm tra xem tất cả các bao hàng của TNT có được xếp đúng chuyến bay hay không. Mọi sự cố liên quan đến việc hàng xuất không đúng chuyến phải được thông báo kịp thời (ngay sau giờ bay) cho trưởng phòng Giao nhận, đội trưởng đội Sân bay và đội trưởng đội Kho hàng để có biện pháp xử lý kịp thời. 3. Kết quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH TNT-Vietrans 3.1. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu Hình 7 : Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu: - Nhóm hàng chuyển phát nhanh Express ( Dox + Xps ) chiếm tỷ trọng lớn nhất: 85.92%. Trong đó, hàng Dox – tài liệu chứng từ đã giao dịch – chiếm 49.96% và hàng Xps – hàng mẫu – chiếm 35.6% - Nhóm hàng dịch vụ đặc biệt (WEF) chiếm 13.21% - Nhóm hàng chuyển phát nhanh tiết kiệm (Economy) chiếm tỷ trọng nhỏ nhất (0.87%) 3.2. Phương thức xuất khẩu - Tại TNT-Vietrans, hàng xuất sau khi được nhân viên PUD nhận từ khách hàng, được chuyên chở về kho hàng của công ty bằng xe tải hoặc xe máy. Căn cứ theo địa chỉ người nhận hàng mà người gửi cung cấp, hàng hoá sẽ được phân luồng tuyến và xuất đi theo đường hàng không. TNT-Vietrans hiện đang sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không của các hãng lớn như: Vietnam Airlines, Japan Airlines, Air France, Singapore Airlines, Asiana Airlines.... - Bên cạnh đó, từ đầu năm 2007, khi giai đoạn đầu của dự án đường bộ xuyên Á chính thức đi vào hoạt động, các lô hàng xuất đi một số nước trong khu vực sử dụng dịch vụ vận chuyển đường bộ của TNT-Vietrans được xuất đi bằng hệ thống xe tải chuyên dụng của TNT. 3.3. Kim ngạch xuất khẩu Bảng 8 : Kim ngạch xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007 Kim ngạch xuất khẩu QUÝ Kế hoạch Thực tế I / 2007 2 triệu USD 1.953.462 USD II / 2007 2,2 triệu USD 2.290.982 USD III / 2007 3,3 triệu USD 3.009.124 USD Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Trong 9 tháng đầu năm 2007, kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt 7.253.568 USD. Kim ngạch xuất khẩu tăng dần qua các quý, đặc biệt tăng mạnh vào quý 3 do tính chất mùa vụ, nhu cầu xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp trong nước tăng mạnh vào dịp gần cuối năm. Tuy nhiên, nhìn chung kim ngạch xuất khẩu của công ty vẫn còn thấp hơn kế hoạch đề ra và tăng trung bình khoảng 20% so với năm 2006 3.4. Khối lượng hàng hóa xuất khẩu. Bảng 9: Khối lượng hàng hóa xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007 Khối lượng hàng hóa xuất khẩu QUÝ Kế hoạch Thực tế I / 2007 68 tấn 69172 kg II / 2007 65 tấn 65471 kg III / 2007 77 tấn 77160 kg Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Trong 9 tháng đầu năm, công ty đã xuất khẩu 211.803 kg hàng hóa, vượt mức kế hoạch đề ra hơn 1 tấn hàng. Khối lượng hàng xuất tăng đều qua các quý và tăng trung bình khoảng 18% so với năm 2006. 4. Đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH TNT-Vietrans 4.1. Những kết quả đạt được. Bảng 10 : Chất lượng dịch vụ 9 tháng đầu năm 2007 QUÝ CHỈ SỐ Kế hoạch I / 2007 II / 2007 III / 2007 Tỉ lệ hàng xuất đúng lịch 92.50% 92.73% 92.57% 92.55% Tỉ lệ hàng xuất giao muộn 0.3% 0.32% 0.38% 0.39% Tỉ lệ hàng bị giữ lại 0.8% 1.28% 1.44% 1.47% Tổng số phiếu gửi kèm theo hàng xuất 60224 66684 67572 Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Trong 9 tháng đầu năm 2007, công ty đã xuất khẩu tổng số 194480 lô hàng. Tỉ lệ hàng xuất đúng lịch cao hơn mục tiêu đề ra. Điều này chứng tỏ hàng đã được xuất đi đúng tuyến và đến điểm tới đúng hoặc trước ngày dự tính giao hàng, thông tin các lô hàng được cập nhật đúng giờ lên hệ thống Quantum của TNT 4.2. Những tồn tại và nguyên nhân. - Chỉ số hàng xuất giao muộn thể hiện tỉ lệ hàng bị giao chậm do lỗi chủ quan của phòng Điều vận, cụ thể là lỗi của tổ Kho hàng. Nguyên nhân có thể do nhân viên Warehouse đưa hàng đi không đúng tuyến, không dán Larose, thiếu nhãn dịch vụ...Chỉ số này 3 quý đầu năm 2007 cao hơn mục tiêu đặt ra. Tổ Kho hàng cần chú ý và khắc phục sớm. - Tỉ lệ hàng bị giữ lại cũng cao hơn so với kế hoạch và so với mức năm 2006 (0.97%) Bảng 11 : Báo cáo 9 tháng đầu năm 2007 của hàng bị giữ lại STT Nguyờn nhõn hàng bị giữ lại Hàng quốc tế Số trường hợp Tỉ lệ 1 Hàng phải đóng gói lại 190 7.03% 2 Hàng cần kiểm duyệt văn hóa 0 0.0% 3 Hàng cần kiểm dịch thực vật 20 0.74% 4 Hàng cước thu sau (charge forward) 1.780 65.85% 5 Hàng cấm xuất khẩu 30 1.1% 6 Hàng cần kiểm tra thành phần (hàng nguy hiểm) 25 0.92% 7 Hàng cần giấy phộp xuất khẩu 18 0.67% 8 Hàng không tra được mó Postcode 30 1.1% 9 Hàng cần Invoice gốc 65 2.4% 10 Hàng cần địa chỉ người nhận rừ ràng 50 1.85% 11 Hàng cần thông báo trọng lượng cho khách trước khi xuất 35 1.29% 12 Hàng húa EXP mà khai thành chứng từ DOX 0 0.0% 13 Hàng khỏch yờu cầu giữ lại 340 12.58% 14 Hàng cần thư đảm bảo hàng không nguy hiểm 0 0.0% 15 Hàng cần xỏc nhận dịch vụ từ khỏch hàng 70 2.59% 16 Hàng bị chuyển giao muộn do lỗi PUD, chi nhỏnh 0 0.0% 17 Hàng cần đợi công văn tái xuất, tạm xuất 50 1.84% Tổng số hàng bị giữ lại 2.703 1.39% Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Tổng số lô hàng xuất trong 9 tháng đầu năm 2007: 194.482 Tỉ lệ hàng bị giữ lại: 2.703 / 194.482 = 1.39% Nguyên nhân khiến tỉ lệ hàng bị giữ lại cao chủ yếu là nguyên nhân khách quan. Lượng hàng CF (charge forward) phải giữ lại chờ xác nhận thanh toán chiếm tỉ lệ lớn (65.85%); lượng hàng khách yêu cầu giữ lại hàng (12.58%); lượng hàng khách hàng không cung cấp Invoice gốc (2.4%), hàng cần đóng gói lại, báo cân sau (7.03%) Ngoài ra, yêu cầu hải quan và an ninh hàng không ngày càng khắt khe cho nên rất nhiều lô hàng được đưa lên sân bay làm thủ tục xuất lại bị trả về. Bên cạnh đó, còn do hàng thiếu công văn cam kết nội dung hàng xuất, khai hải quan không đúng như nội dung hàng... Một nguyên nhân nữa làm tăng lượng hàng bị giữ lại là khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tên, địa chỉ, mã Postcode của người nhận hàng. Nhiều lô hàng nhận về không thể tra được code để in Larose buộc phải giữ lại chờ lấy thêm thông tin từ khách hàng - Số lượng hàng xuất tăng đều qua các quý đầu năm 2007 nhưng mức tăng qua các quý còn thấp so với kế hoạch đặt ra, chỉ đạt khoảng 20%. Trong khi đó, theo dự kiến lượng hàng xuất năm 2007 sẽ cao hơn so với năm 2006 khoảng 25%. 4.3. Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ giao nhận hang hóa xuất của công ty: Từ những kết quả đạt được trên ta thấy dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty có những ưu nhược điểm sau: - Chất lượng dịch vụ của công ty rất tốt: Độ chính xác về thời gian giao hàng rất cao, đát được sư hài lòng của khách hàng. - Khách hàng có thể biết tình trạng con hàng của mình trong quá trình vận chuyển trên hệ thống mạng của TNT bằng cách vào trang Web TNT - Trang thiết bị hiện đại rất thuận tiện cho việc tác nghiệp - Trình độ đội ngũ nhân viên rất cao: 92% là tốt ngiệp đại học - Công ty đưa ra rất nhiều gói cước hay, hấp dẫn khách hàng: Door to Door, Door to Airpot. Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn tồn tại một số nhược điểm: - Giá cước dịch vụ rất cao - Máy bay TNT chưa bay được vào bầu trời Việt Nam. Đây chính là điều làm cho năng suất hàng hóa chưa đạt được tối đa. CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TNT-VIETRANS 1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1.1. Phương hướng phát triển chung của công ty TNT-Vietrans vừa đầu tư thêm 6 triệu euro để mở rộng mạng lưới đường bộ xuyên Á đầu tiên tại Việt Nam, nâng tổng số vốn đầu tư cho hệ thông này lên mức 8 triệu euro. Mạng lưới vận tải đường bộ tại khu vực Đông Nam Á của TNT-Vietrans bao gồm Thái Lan, Lào, Campuchia, Malaysia, Singapore, Việt Nam. Ngoài ra, TNT-Vietrans còn có kế hoạch mở rộng mạng lưới xuyên Á tới Trung Quốc qua biên giới Đông Bắc Việt Nam vào cuối năm nay. Khi hoàn thành, mạng lưới này sẽ bao phủ 605 khu vực và nối liền 120 thành phố trên tổng chiều dài 4000km. Để tiếp tục củng cố mạng lưới này, TNT-Vietrans kỳ vọng sẽ mở rộng mạng lưới đường bộ xuyên Á sang nhiều nước khác trong khu vực để nâng tầm dự án thành xây dựng tuyến đường vận chuyển huyết mạch, tương tự như mạng lưới đường bộ tại châu Âu và Trung Đông. Mạng lưới đường bộ của TNT tại châu Âu là mạng lưới rộng lớn nhất, liên kết 33 nước, gồm 4000 tuyến đường đi với chiều dài 2 triệu km và có khả năng vận chuyển 5.700 tấn hàng hóa mỗi tuần. Mạng lưới đường bộ xuyên Á của TNT đi vào hoạt động đã đem đến cho các doanh nghiệp Việt Nam một giải pháp hiệu quả về mặt thời gian và chi phí. Dịch vụ mới này sẽ tiết kiệm chi phí cho khách hàng tới 30% so với vận chuyển bằng đường không và thời gian vận chuyển sẽ nhanh hơn từ hai đến ba lần so với vận chuyển bằng đường biển. Khi mạng lưới đường bộ được hình thành, hàng hoá sẽ được vận chuyển trực tiếp tới nước đến mà không phải đi qua những HUB khác. Việc này sẽ giúp giảm thời gian vận chuyển trong khi vẫn tiết kiệm chi phí. Chẳng hạn, hiện nay hàng gửi từ Hà Nội đi Viên Chăng, Lào thì phải vào TP Hồ Chí Minh, ghép hàng ở đó rồi đi qua Thái Lan (BKK gateway) từ đó mới bay sang Lào. Một hành trình như vậy sẽ mất khoảng 48h. Nếu cùng lô hàng đó, khi vận chuyển bằng ô tô từ Hà Nội đi Đà Nẵng qua cửa khẩu Lao Bảo rồi đi Viên Chăng, một tuyến đường như vậy chỉ mất khoảng 30h. Cũng như các dịch vụ khác của TNT-Vietrans, mạng lưới đường bộ xuyên Á sẽ cung cấp cho khách hàng giải pháp vận chuyển trọn gói. Với các lái xe tải được huấn luyện an ninh và xe tải được trang bị công nghệ vệ tinh định vị toàn cầu ( GPS ), TNT-Vietrans giúp khách hàng yên tâm hoàn toàn khi vận chuyển các mặt hàng trị giá cao như linh kiện điện tử, máy tính và phụ tùng ô tô... Nâng cao hình ảnh của TNT tại Việt Nam thông qua những chương trình tài trợ mũ bảo hiểm cho học sinh tiểu học, những chứng chỉ ISO 9001-2000, Service Excellence OPS, Investor in People, Excellence Improvement CS. 2.2. Phương hướng phát triển hoạt động xuất khẩu của công ty Trong tương lai, TNT muốn thâm nhập vào một lĩnh vực mới vận chuyển thực phẩm tươi sống (rau, quả hoa, thịt động vật… ) bằng những Container chuyên dụng. Đây là khe hở thị trường mà chưa một doanh nghiệp chuyển phát nhanh nào tại Việt Nam thực hiện thuộc loại này. Do đặc thù khí hậu Việt Nam là nhiệt đới gió mùa, độ ẩm cao nên hàng hoá vận chuyển bằng tàu thuỷ, tàu hoả, ô tô, kể cả máy bay thường dễ bị thối hỏng, giập nát. Với những Container chuyên dụng, hàng hoá sẽ được bảo quản tốt, đảm bảo chất lượng. Đây là một thị trường đầy tiềm năng cho các công ty giao nhận nói chung và các công ty chuyển phát nhanh nói riêng. Bởi, thứ nhất Việt Nam là nước nông nghiệp sản xuất rất nhiều sản phẩm nông sản. Thứ hai, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp muốn xuất khẩu nông sản ra nước ngoài nhưng vấn đề lớn đối với họ chính là việc chưa tìm ra một doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp nào vận chuyển loại hàng hoá này. Thực hiện khai hải quan điện tử cho các lô hàng đi quốc tế. Việc này sẽ kéo dài được thời gian làm hàng cho nhân viên tổ Kho hàng và giảm bớt công việc cho nhân viên tổ Sân bay, hạn chế hàng bị giữ lại do PUD bàn giao muộn. Khai trương dịch vụ mới Receiver Pays – Dịch vụ chuyển hàng do người nhận thanh toán tiền cước. Dịch vụ này sẽ giúp giảm mạnh tỉ lệ hàng bị giữ lại do không mất nhiều thời gian chờ khách hàng cam kết thanh toán tiền cước ( đây vốn là nguyên nhân chủ yếu khiến tỉ lệ hàng bị giữ lại cao ). Chỉ cần người nhận hàng có tài khoản với TNT nước đến thì lô hàng sẽ được xuất trong thời gian sớm nhất. 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans 2.1. Giải pháp đối với công ty Trong phạm vi của Thu hoạch thực tập tốt nghiệp, em xin đề xuất một số kiến nghị nhỏ nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans. Do quy trình nghiệp vụ làm hàng xuất có liên quan tới rất nhiều bộ phận trong công ty như phòng Điều vận (tổ Giao nhận, tổ Kho hàng, tổ Sân bay), phòng Kinh doanh, phòng Dịch vụ khách hàng nên hệ thống các kiến nghị được đưa ra theo từng nhóm đối tượng: nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận, nhân viên tổ Kho hàng và nhân viên tổ Sân bay. Đối với nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng qua điện thoại cần tư vấn cho khách hàng một cách đầy đủ rõ ràng để khách hàng cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác. Yêu cầu khách hàng cung cấp chính xác tên, địa chỉ, số điện thoại, mã Postcode của người nhận. Thường xuyền pphải nâng cao khả năng giao tiếp của mình với khách hàng,làm cho khách hàng cảm thấy tin cậy. Tất cả các nhân viên bán hàng phải có thái độ đúng mực với khách hàng, luôn coi khách hàng là thượng đế. Đối với nhân viên Giao nhận Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu. Đối với những hàng khách yêu cầu báo cân trước khi xuất, PUD cần phải ghi lại số điện thoại của khách hàng để nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng đi kịp chuyến. Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ, tránh tình trạng giao hàng quá sát giờ (cut-off) nên không thể làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại. Nhân viện PUD phải luôn trau dồi, củng cố và nâng cao trình độ nghiệp vụ giao nhận, thực hiện và hoàn tất các quy định, chứng từ , tài liệu liên quan đến hàng giao nhận một cách chính xác và đầy đủ. Nhân viên PUD phải đảm bảo luôn trang bị theo mình những vật dụng cần thiết để việc giao nhận hàng có hiệu quả: Nhãn dán xác định loại Dịch vụ, vận đơn TNT, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngàyv.v... Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại phương tiện liên lạc và vận chuyển hàng ngày trước khi rời văn phòng hoặc trong quá trình giao nhận hàng để đảm bảo luôn an toàn và hoạt động có hiệu quả khi vận chuyển. Tất cả các xe chở hàng của TNT phải luôn đảm bảo được sử dụng đúng theo pháp luật và quy định hiện hành của Nhà Nước; phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hạn chế tốc độ, sử dụng điện thoại trong khi lái xe ... Nhân viên PUD khi lái xe phải có thái độ nhã nhặn và lịch sự đúng mực đối với những người đi đường khác vì họ có thể là khách hàng của TNT. Đối với nhân viên tổ Kho hàng Nhân viên tổ Kho hàng cần cập nhật những yêu cầu của Hải Quan cửa khẩu đối với một số loại mặt hàng nhạy cảm (sách báo, băng đĩa, đá quý...) và những mặt hàng thuộc diện xuất khẩu có điều kiện. Chú ý yêu cầu của An ninh Hàng không và hãng Hàng không đối với loại hàng thuộc diện nguy hiểm (bệnh phẩm, loại hàng chất bột, dung dịch...) để khai Hải Quan cho hợp lý, tránh trường hợp hàng mang lên nhưng không được đi. Tổ Kho hàng cần theo dõi sự thay đổi lịch bay của các Hãng hàng không để tận dụng tối đa những chuyến bay thẳng, giảm thời gian transit qua các Hub. Chẳng hạn, hiện nay công ty đang sử dụng các chuyến bay thẳng Jl 752 và OZ 734 cho những hàng đi Nhật ngày thứ năm và thứ sáu. Theo dõi tình hình thời tiết, thông tin thời sự, chính trị, tình trạng làm việc tại các HUB để kịp thời chuyển hàng đi theo những hướng khác. Đối với những lô hàng cước CF, nhân viên tổ Kho hàng cần chú ý thông báo kịp thời cho bên Dịch vụ khách hàng để xác nhận việc thanh toán với khách Đối với nhân viên tổ Sân bay Tổ Sân bay cần chú ý kiểm tra lại hồ sơ Hải quan, hồ sơ Hàng không khi nhận bàn giao từ tổ Kho hàng, yêu cầu nhân viên bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết. Nhân viên tổ Sân bay chú ý luôn thông báo những yêu cầu của An ninh hàng không cho tổ Kho hàng đối với những mặt hàng nhạy cảm (hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm dịch, kiểm duyệt văn hóa…) Tổ Sân bay luôn phải cập nhật yêu cầu của các Hãng hàng không, các trạm trung chuyển HUB (SIN, HKG, CDG, LGG…) để có thể đảm bảo hàng không bị vướng mắc gì khi làm thủ tục hải quan tại các trạm trung chuyển, tránh tình trạng hàng bị giữ quá lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ Giao hàng đúng lịch. Tổ Sân bay cần chú ý kiểm tra kỹ hồ sơ Hải quan được khách cung cấp (đặc biệt là các hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết kịp thời để có thể thông quan hàng một cách nhanh nhất. Nhân viên tổ Sân bay chú ý luôn nắm vững các mã hàng hóa để có thể tư vấn khách hàng về vấn đề thuế của các lô hàng, lên tờ khai một cách chính xác, tránh việc mâu thuẫn với khách hàng về cách tính thuế. Đối với nhân viên hành chính cần thông thao mọi loại code để thông báo cho khách hàng chính xác tình trạng của từng lô hàng, kịp thời cập nhật các code tình trạng của lô hàng để các đồng nghiệp tiện tra cứu và tư vấn khách hàng. 2.2.Kiến nghị đối với Nhà nước - Hoạt động xuất nhập khẩu của Việt nam đang tăng nhanh, đặc biệt hoạt động xuất khẩu ngày càng khởi sắc và đóng góp lớn cho sự tăng trưởng đầy ấn tượng của nền kinh tế. Tuy nhiên, thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu lâu nay vốn vẫn là một vướng mắc rất lớn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Kể từ khi Luật Hải quan VN có hiệu lực ( năm 2001 ), hải quan VN đã có nhiều cải cách, đổi mới để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp như: phân luồng xanh - đỏ đối với hàng hoá xuất nhập khẩu, thí điểm thủ tục hải quan điện tử...Nhưng bên cạnh đó, ngành hải quan vẫn còn nhiều hạn chế về trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ, về yếu tố con người. Một bộ phận cán bộ, nhân viên hải quan vẫn còn mang nặng lối tư duy cũ, gây phiền hà cho các doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá. Chính vì vậy, có hai vấn đề lớn mà TNT-Vietrans nói riêng và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung luôn mong đợi được cải cách từ phía Nhà nước, cụ thể là Tổng cục Hải quan. Thứ nhất là: Đơn giản hoá, hiện đại hoá thủ tục hải quan, đưa thủ tục hải quan VN ngày càng tiệm cận hơn với các chuẩn mực của hải quan quốc tế vốn đã được công nhận rộng rãi; tăng cường chất lượng dịch vụ hải quan để đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. Thứ hai là: Trong công tác quản lý nhân sự, cần tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của nhân viên hải quan, làm tốt công tác khen thưởng, đào tạo đội ngũ nhân viên hải quan. Bên cạnh sự hỗ trợ chính trị rất cao của lãnh đạo ngành hải quan , các doanh nghiệp cũng cần có sự hợp tác tích cực. Nếu doanh nghiệp xây dựng được văn hoá nề nếp tuân thủ các quy định của hải quan, không chấp nhận hối lộ thì cơ hội để nhân viên hải quan nhũng nhiễu cũng khó xảy ra. - Cùng với sự phát triển, TNT-Vietrans không ngừng mở rộng vùng hoạt động bằng việc liên tục mở thêm các chi nhánh tại các tỉnh thành trong cả nước. Vì vậy, một kiến nghị nữa đối với Nhà nước là Nhà nước nên ngày càng đẩy mạnh, thực hiện hiệu quả chương trình cải cách, đơn giản hoá và rút ngắn thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng, chi nhánh mới của công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh thành phố. Được như vậy, TNT-Vietrans sẽ càng có điều kiện thuận lợi để đem đến các giải pháp kinh doanh tối ưu cho các khách hàng tại Việt Nam. KẾT LUẬN Hiện nay, công ty TNHH TNT – Vietrans là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh ở Việt Nam. Cho dù còn gặp một số khó khăn về tài chính trong những năm vừa qua do sự thay đổi về trụ sở kinh doanh nhưng công ty vẫn duy trì được tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trên 20%/năm. Công ty luôn đảm bảo một môi trường làm việc an toàn cho người lao động, đảm bảo thu nhập cho họ ở mức cao so với các doanh nghiệp khác trong nghành. Công ty luôn được đánh giá là nhà cung cấp dịch vụ có chất lượng và giá trị cao nhất cho khách hàng. Điều này có được trước hết nhờ vào những chính sách của công ty. Chẳng hạn, chính sách “Nhà đầu tư vào con người” ( Investor in People) của công ty luôn đem lại những cơ hội học tập bình đẳng cho mọi nhân viên, khuyến khích họ phát huy hết khả năng, đồng thời đóng góp sức mình vào việc hoàn thành nhiệm vụ của công ty. Thứ hai, công ty có một quy trình làm việc rất chặt chẽ và được phổ biến cụ thể đến từng nhân viên. Tất cả quy trình làm việc của mỗi bộ phận đều được soạn thảo và gửi lên mạng nội bộ công ty để nhân viên học tập và tra cứu. Mỗi nhân viên luôn phải chịu trách nhiệm cao nhất về công việc của mình. Do đặc thù của quy trình nghiệp vụ làm hàng bao gồm nhiều công việc, nhiều khâu và liên quan tới nhiều bộ phận, vị trí trong công ty nên quy trình làm hàng xuất của công ty cũng đã bộc lộ một số nhược điểm, điển hình là tỷ lệ hàng bị giữ lại cao hơn kế hoạch. Để khắc phục những nhược điểm này, thu hoạch thực tập đã đề xuất một hệ thống các kiến nghị đối với toàn bộ những người tham gia vào quy trình (nhân viên bán hàng, Giao nhận, tổ Kho hàng, tổ Sân bay). Hy vọng rằng những kiến nghị này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm hàng xuất của công ty TNT-Vietrans. TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Xuân Lưu – Vũ Hữu Tửu. Một số vấn đề cơ bản về nghiệp vụ ngoại thương – NXB Giáo dục, 1993. Công ước quốc tế về vận tải và hằng hải. NXB Giao thông vận tải,1998. Giáo trình Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm, NXB Giao thông vận tải, 2003. Cam kết mở cửa thị trường vận chuyển và dịch vụ khi Việt Nam gia nhập wto, trang web bộ công thương Các tài liệu của công ty TNT Hoàng Văn Châu – Nguyễn Hồng Đàm, vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Giáo dục, 1997 Janramberg, Hướng dẫn sử dụng Incoterms 2000, phòng thương mại công nghiệp Việt Nam, xuất bản 2000. G.A.Schomoll – Cẩm nang nghiệp vụ quản lý xuất nnhập khẩu.Tài liệu dịch, trung tâm thông tin thương mại Việt Nam,1990 Giáo trình ngiệp vụ giao nhận hàng hóa – Manual on freight Forwarding ủy bản kinh tế xã hội Châu á - Thái Bình Dương (ESCAP),1990. Giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế, PGS.TS Đinh Ngọc Viện, NXB Giao thông vận tải, 2002. Luật Hải quan số 29/ 2001/ QH 10 ngày 29/ 6/ 2001 và Luật số 42/2005/ QH 11 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan. Quy định nhà nước về XNK, trang wet bộ công thương. Nghị định số 154/ 2005/ NĐ- CP ngày 15/ 12/ 2005 của Chính phủ quy định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan Thông tư 33/ 2003/ TT/ BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan đối với bưu phẩm, bưu kiện, hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ bưu chính và vật phẩm, hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dich vụ chuyển phát nhanh. DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1 : Cơ cấu vốn pháp định của công ty TNT_VIETRANS Hình 2 : Cơ cấu tổ chức TNT - VIETRANS Hình 3 : Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD Hình 4 : Quy trình làm hàng của tổ Warehouse Bảng 5 : Phân luồng tuyến hàng quốc tế Hình 6 : Quy trình làm thủ tục Hải quan đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không của tổ Airport Hình 7 : Cơ cấu MHXK Bảng 8 : Kim ngạch xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007 Bảng 9 : Khối lượng hàng hoá xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007 Bảng 10: Chất lượng dịch vụ 9 tháng đầu năm 2007 Bảng 11: Báo cáo 9 tháng đầu năm 2007 của hàng bị giữ lại