Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng

n Hàng nhập khẩu của Công ty thường được nhập qua cảng Hải phòng - Khi nhận được thông báo hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu có chữ ký và con dấu của giám đốc. Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giá, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu. - Sau đó Công ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của ngân hàng mở L/C đến đại lý tàu để đổi lấy”lệnh giao hàng”. Và trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng: Tờ khai hải quan; hợp đồng ngoại; giấy báo nhận hàng; hoá đơn; lệnh giao hàng; vận đơn gốc; giấy chứng nhận chất lượng xuất xứ; giấy chứng nhận kiểm định; đơn bảo hiểm; bảng kê chi tiết hàng hoá; L/C; giấy phép kinh doanh; giấy giới thiệu mang đi nhận hàng của Công ty. Sau khi xem xét giấy tờ, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại. Nếu mọi thứ đều hợp lý Hải quan cho rút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai Hải quan. Do Công ty tự áp mã thuế hàng hóa của mình và tự tính thuế nên Hải quan sẽ kiểm tra lại tính chính xác. Khi Hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo hàng về, Công ty mới đến nhận hàng thì Công ty phải nộp tiền lưu kho và các chi phí khác. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hóa cùng với người của Công ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất Công ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời Vinacontrol đến để giám định, xác nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường. Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh thưởng tới các bên giám định, Công ty thường tổ chức cho đại diện các bên có mặt cùng một lúc để tiến hành công việc. Nhân viên kiểm hóa sẽ cùng với Vinacontrol hoặc hãng bảo hiểm đến giám định mở hàng ra để kiểm tra xác định cụ thể số hàng thiếu hoặc đổ vỡ. Sau khi kiểm tra, nhân viên kiểm hóa sẽ ký xác nhận giao hàng đủ hoặc xác nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận. Trong trường hợp hàng không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó, Công ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bán. Kết thúc việc giao nhận hàng sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của Công ty trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phải xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo qui định để tự tính số thuế phải nộp. Cụ thể như: - Đối với máy móc thiết bị mã số là 84. Sau đó, với từng loại máy móc thiết bị cụ thể mà Công ty áp mã hàng hoá chi tiết, ví dụ: Máy xúc, máy khoan có mã số 8430;. Tuy nhiên, việc khai báo mã số thuế trong khâu khai báo hải quan này là vấn đề khá phức tạp. Đôi khi cán bộ chuyên môn gặp phải khó khăn trong việc điền tờ khai hải quan, với những lô hàng lớn, mặt hàng phức tạp, cán bộ phòng nhập khẩu mất nhiều thời gian để khai báo và tính thuế nên nhiều khi ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng và phí lưu kho Đồng thời với việc nộp thuế nhập khẩu, công ty còn phải nộp lệ phí hải quan như: lệ phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan tại các địa điểm khác, lệ phí áp tải, lệ phí niêm phong, lệ phí hàng hóa... Trong lệ phí hải quan mà nhà nhập khẩu phải nộp có thể bao gồm 1 số lệ phí sau: - Lệ phí lưu kho hải quan: Phải nộp trước khi đến nhận hàng hóa khỏi kho. - Lệ phí làm thủ tục hải quan tại các địa điểm khác (ngoài địa điểm được quy định chính thức để kiểm tra hải quan) theo yêu cầu của chủ hàng: Phải nộp trước khi cán bộ kiểm tra ký xác nhận “đã làm thủ tục Hải quan”. -Lệ phí áp tải và lệ phí niêm phong hàng hóa: Nộp trước khi hải quan thực hiện việc áp tải hàng hóa hoàn thành niêm phong - Lệ phí hàng hóa: Nộp ngay khi đến làm thủ tục lô hàng - Lệ phí hàng hóa yêu cầu hải quan xác nhận lại chứng từ: Nộp trước khi được nhận lại các chứng từ đã xác nhận lại của hải quan. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận "đã phúc tập". Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. 5.6- Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu là khâu rất cần thiết và quan trọng. Thật vậy do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có, rủi ro trong quá trình vận chuyển hoặc có những hư hỏng nhất định hoặc có thể do bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất...Do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá trước khi tiếp nhận hàng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu (cảng Hải Phòng – phụ thuộc vào thoả thuận của hợp đồng ) và do cơ quan giám định tiến hành. Các công ty thực hiện việc kiểm tra và giám định hàng hoá đó là công ty giám định VINACONTROL hoặc công ty giám định nước ngoài SGS, điều này phụ thuộc vào quy định của hợp đồng. Thông thường Công ty nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tên tầu, tên hàng, dự kiến thời gian hàng đến cảng... Ngoài ra còn kèm theo hoá đơn, phiếu đóng gói nêu rõ số lượng kiện hàng và nội dung mỗi kiện, vận đơn... Khi nhận được tài liệu này Công ty đem so sánh với hợp đồng nhập khẩu và các chứng từ khác. Nếu có sự sai lệch công ty sẽ chuẩn bị tốt kế hoạch để kiểm tra hàng khi hàng đến. Sau khi đã kiểm tra và giám định hàng hoá cơ quan giám định sẽ cấp cho Công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm ( về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng...). 5.7- Nhận hàng Để nhận hàng nhập khẩu, Công ty phải ủy thác cho cảng thực hiện việc này. Do vậy trước tiên, Công ty phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng nhận hàng. Đồng thời Công ty cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận hàng hóa cho cơ quan vận tải như: Vận đơn, lệnh giao hàng, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch vận tải, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng. Khi nhận được "Giấy báo tàu đến" của hãng tàu gửi đến, Công ty sẽ nhận "lệnh giao hàng". Để nhận "lệnh giao hàng" nhân viên Công ty mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của Công ty đồng thời nộp lệ phí nhận D/O. Sau đó, Công ty phải dùng D/O để hoàn thành làm thủ tục nhận hàng để tránh bị phạt lưu kho, lưu bãi do nhận chậm. Trong trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, Công ty có thể tiếp tục chờ chứng từ hoặc đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc. Công ty thường nhận các loại hàng: Hàng rời hoặc hàng Container rút ruột tại cảng; nhận nguyên container. * Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng. - Công ty đến cảng hoặc hãng cảng để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem biên lai thu phí lưu kho,ba bản D/O, Invoice và Packinglist đến văn phòng quản lý tại cảng để ký xác nhận D/O tìm vị trí để hàng, phòng quản lý giữ lại một liên D/O. Hai liên D/O còn lại, bộ phận kho vận sẽ giữ dùng làm phiếu xuất kho. Một liên D/O được giữ lại và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Để nhận hàng Công ty dùng 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để cho hải quan kiểm tra. Đến hải quan cảng mời hải quan kiểm hóa. Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định. * Nhận nguyên Container. + Trường hợp công ty tự nhận hàng tại container Yard. Thường sau khi chất hàng lên tàu, người bán sẽ thông báo ngay cho người mua biết các chi tiết về chuyến hàng để người nhận hàng chuẩn bị hàng. Liên hệ với đại lý tàu để nắm lịch tàu đến chính xác. - Khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho Công ty, thông báo hàng đến cảng. Công ty nhận được thông báo này đến đại lý trình vận đơn đã được ký hậu để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng. - Công ty đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan, biên lai nộp thuế nếu hàng này chịu thuế nhập khẩu đăng ký để mời hải quan kiểm hóa hàng cho mình. - Sau khi làm xong các thủ tục cần thiết, đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng của đại lý tàu xuống cảng để dỡ hàng. Nếu để quá hạn Công ty sẽ bị phạt “chậm lấy hàng”, cũng tùy mỗi chủ tàu mà có mức phạt khác nhau. Khi dỡ hàng, Công ty có quyền dỡ nguyên tại bãi hoặc đưa về kho riêng để dỡ. Nếu đưa về kho riêng dỡ hàng, Công ty phải làm giấy cam kết mượn container và có khi phải đặt cọc tùy theo quy định của từng hãng tàu. + Trường hợp thực hiện phương thức vận chuyển door to door service: Khi đó người nhận hàng được người giao nhận hàng giao tận kho của mình và mọi chi phí đã được tính vào cước phí vận tải. Trong trường hợp này phải mời hải quan về kho của cơ quan để kiểm tra hàng hóa. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên công ty phải thường xuyên đôn đốc, bám sát hiện trường, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý. Khi giao hàng xong, cần ký "Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa". 5.8- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì Công ty thường khiếu nại trong những trường hợp sau: + Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì Công ty khiếu nại người bán. + Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì Công ty vẫn khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. + Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì Công ty khiếu nại công ty bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, Công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: - Bản chính đơn bảo hiểm, bản chính hoặc sao hoá đơn gửi hàng kèm theo tờ khai chi tiết, bản chính vận đơn, biên bản giám định, giấy chứng nhận giao hàng...Hồ sơ này cần lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Thông thường, nếu có phát sinh khiếu nại, dù công ty khiếu nại bên đối tác nước ngoài hay họ khiếu nại Công ty thì hai bên đều cố gắng thương lượng tìm ra biện pháp giải quyết, chưa bao giờ xảy ra kiện tụng tại hội đồng trọng tài hay toà án (vì nếu vạy thì sẽ rất mất thời gian, tiền bạcvà phát sinh nhiều vấn đề khác). Nhưng nếu buộc phải tranh chấp thì Công ty chọn trung tâm trọng tài quốc tế VCCI làm trọng tài giải quyết. III- Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị của công ty 1- Những kết quả đạt được - Là một công ty có uy tín với thời gian tham gia vào hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị (đặc biệt là những máy móc, thiết bị trong ngành phục vụ cho quá trình khai thác, sản xuất than) đã được gần 20 năm nay nên đã thiết lập được một mạng lưới bạn hàng rộng khắp. - Đẩy mạnh hoạt động dịch vụ nhập khẩu uỷ thác. Do Công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực nhập khẩu máy móc, thiết bị, đồng thời Công ty lại có uy tín và vốn cho nên ngày càng có nhiều khách hàng nhờ Công ty nhập khẩu hộ. - Các phòng nhập khẩu của Công ty đã có nhiều cố gắng tìm kiếm đơn hàng, khách hàng và các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch nhập khẩu máy móc, thiết bị công ty giao. - Từ năm 1998, Công ty đã đề ra chủ trương và biện pháp cụ thể để đẩy mạnh nhập khẩu, xây dựng cơ chế và quy chế khen thưởng khuyến khích nhập khẩu. Do Công ty tập trung chỉ đạo sát sao, hoạt động kinh doanh nhập khẩu luôn luôn hoàn thành kế hoạch đề ra, thậm chí còn vượt mức kế hoạch làm tăng doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Từ đó có thể nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên của công ty. - Đa dạng hoá mặt hàng, nhập các loại máy móc, thiết bị của hệ thống các nước tư bản phát triển, đảm bảo chất lượng, cung ứng kịp thời theo nhu cầu thị trường làm cho uy tín của Công ty tiếp tục tăng lên, củng cố vai trò và thị trường của Công ty. - Về công tác tổ chức cán bộ: Là một Công ty có truyền thống kinh doanh nghiêm túc, Công ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ với ý thức con người là nhân tố quyết định tất cả. Công ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo và đào tạo lại cán bộ, có chương trình rõ ràng, dành chi phí hợp lýcho đào tạo.Hàng năm Công ty đều tổ chức các khoá học về nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, Công ty luôn có chính sách khen thưởng kịp thời với cán bộ công nhân viên làm việc tích cực. 2- Những kết quả chưa đạt được Thực tế phải thẳng thắn nhìn nhận rằng, bên cạnh những kết quả hoạt động trên hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc, thiết bị của Công ty còn tồn tại một số vấn đề cần được giải quyết và khắc phục. - Hiện nay công ty chưa có phòng Marketing riêng biệt do đó công việc nghiên cứu thị trường không mang tính chuyên sâu mà trực tiếp do các cán bộ của các phòng nhập khẩu đảm nhiệm, do đó không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt nhu cầu về máy móc, thiết bị của khách hàng trong cả nước cũng như việc không cập nhật thông tin từ phía đối tác nước ngoài, đồng thời không khuếch trương được rộng rãi những ưu điểm của Công ty đến tất cả các bạn hàng. Nói chung hoạt động nghiên cứu, tiếp cận thị trường của Công ty còn yếu kém. - Tỷ trọng giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác luôn lớn hơn tỷ trọng hàng nhập khẩu. Điều này phản ánh khả năng khai thác thị trường đầu ra yếu kém của Công ty, đồng thời cũng phản ánh việc sử dụng vốn chưa đạt được hiệu quả cao mặc dù khả năng về vốn của Công ty là ổn định và khá lớn. Đồng thời cũng thể hiện tính chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn thấp, phụ thuộc nhiều vào các đơn đặt hàng được đưa đến từ nhiều tổ chức, nhiều đơn vị khác nhau. Nguyên nhân chính của hiện tượng này là sự yếu kém trong lĩnh vực Marketing cho nên Công ty chưa có kế hoạch và biện pháp cụ thể để tìm ra những khách hàng tiêu thụ những máy móc, thiết bị Công ty nhập về. - Về đàm phán thì vì lý do tài chính nên Công ty thường dùng hình thức đàm phán gián tiếp, thời gian giao dịch kéo dài nên hiệu quả chưa cao. - Đối với hàng hoá là máy móc đã qua sử dụng thì cần phải qua khâu giám định mới được nhập. Nhiều khi đã thực hiện rất nhiều thủ tục, tốn kém về chi phí và thời gian nhưng kết quả cuối cùng lại không được nhập. Nguyên nhân là do Công ty chưa có đội ngũ cán bộ chuyên môn đủ để đánh giá xem những máy móc cũ này liệu có được nhập khẩu hay không, như vậy sẽ có thể tiết kiệm một khoản chi phí cho công tác giám định bởi nếu đánh giá được là sẽ không được nhập khẩu thì Công ty không phải mời cơ quan giám định nữa mà lập tức ngừng hoạt động nhập khẩu này lại. - Có những hàng hoá khó khăn trong việc đánh giá, định lượng, xác định các thông số, chỉ số kỹ thuật... Như vậy Công ty có thể bị thiệt nếu thực hiện hợp đồng nhập khẩu những hàng hoá này bởi không thể đánh giá chính xác về hàng hoá. Do đó Công ty cần phải đào tạo một số cán bộ nghiệp vụ để họ thật thông hiểu về lĩnh vực máy móc, thiết bị để tránh những rủi ro trong quá trình hoạt động nhập khẩu. - Một tồn tại đáng kể nữa là nhiều khi Công ty và đối tác nước ngoài phải thoả thuận lại về việc mở L/C ở ngân hàng. Bởi đôi khi đối tác nước ngoài yêu cầu mở L/C ở những ngân hàng mà Công ty không có tài khoản giao dịch. - Đối với những hợp đồng Công ty mua theo giá FOB thì trách nhiệm thuê tầu thuộc về công ty. Tuy nhiên, Công ty chưa tự thực hiện được việc thuê tầu mà uỷ thác việc thuê tầu cho các hãng hoặc các đại lý tầu biển, bởi vì Công ty chưa có kinh nghiệm và chưa tinh thông các điều kiện thuê tầu. Như vậy Công ty sẽ phải chi thêm một khoản chi phí nữa và phải thực hiện thêm một số thủ tục nhất định đối với việc uỷ thác thuê tầu. Tuy nhiên đa số các mặt hàng nhập khẩu của Công ty đều nhập theo giá CIF hoặc CFR nên không giành được quyền thuê tàu. - Tuy bước làm thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi, nhưng nghiệp vụ tự khai mã số thuế cho hàng hoá thực tế còn nan giải, mất nhiều thời gian và độ chính xác chưa cao. Nhiều lô hàng phụ tùng có giá trị lớn, thành phàn rất phức tạp nên dể tìm và tra được mã số thuế đòi hỏi người cán bộ phải có chuyên môn cao. Chính vì vậy mà Công ty thường mất nhiều thời gian trong việc tự kê khai mã số. Điều này ảnh hưởng lớn đến thời gian đi nhận hàng nên Công ty thường phải chịu phí lưu kho của hải quan rất lớn. - Giá hàng nhập khẩu ở mức cao nên khó cho quá trình tiêu thụ bởi hiện nay mức thuế nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam vẫn còn khá cao, thêm vào đó Luật thuế giá trị gia tăng được thi hành từ 1-1-1999 làm cho hầu hết các mặt hàng nhập khẩu của công ty đều tăng giá đầu vào từ 5 - 10%. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại Công ty thương mai xây dựng bạch đằng I- Phương hướng, mục tiêu của công ty trong những năm tới. 1- Mục tiêu . Cũng như tất cả các công ty thương mại khác đang hoạt động. Mục tiêu trong thời gian tới của Công ty là đảm bảo ba yếu tố cơ bản: khả năng sinh lời (lợi nhuận), thế lực và an toàn trong kinh doanh. Lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của các nhà kinh doanh và các doanh nghiệp. Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất trong các chỉ tiêu, chỉ khi nào tạo ra được lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì mới có thể mở rộng sản xuất kinh doanh, trang thiết bị máy móc mới đưa công nghệ tiên tiến vào sản xuất, áp dụng thành quả khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp muốn có lợi nhuận và nâng cao lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì ngoài nỗ lực của doanh nghiệp thì cần phải có sự quan tâm của cấp trên, sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp cũng như Nhà nước cần đưa ra một cơ chế quản lý phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để các doanh nghiệp có thể phát huy tối đa khả năng của mình. Mặt khác, việc đảm bảo thế lực trong kinh doanh cũng là một vấn đề cần thiết trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Thế lực trong kinh doanh là sự chiếm lĩnh thị trường, tỷ trọng chiếm lĩnh thị trường, mở rộng thị trường mục tiêu. Thể hiện trong kinh doanh của Công ty ở hai điểm: Sự tăng trưởng của số lượng hàng hóa (tính trong doanh số) và thị trường mà Công ty có khả năng liên doanh liên kết ở mức độ phụ thuộc của các Công ty khác trên thị trường vào Công ty mình và ngược lại. Thể hiện trong kinh doanh của mỗi Công ty ở đây còn là vai trò và sức mạnh cạnh tranh của các Công ty trên thương trường đối với các đối thủ cạnh tranh. Đó là sự liên kết về tổ chức và việc hình thức một hệ thống công nghệ thống nhất trong kinh doanh. Thêm nữa, trong kinh doanh cần phải đảm bảo an toàn, nhất là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, một hình thức kinh doanh chứa nhiều rủi ro. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu diễn ra trên một không gian rộng lớn vì vậy nó luôn chứa đựng những tiềm năng mạo hiểm, mặc dù đã tính toán kỹ lưỡng nhưng công ty cũng không thể dự kiến hết được những phức tạp của thị trường và những yếu tố bất ngờ có thể xẩy ra. Công ty cần tìm ra một khu vực an toàn, đó là những khu vực có độ ổn định về chính trị cao, những lĩnh vực mà Công ty có tiềm năng, có thế mạnh lớn - mục tiêu kinh doanh là hạn chế những xung đột trong khi phân phối, nhầm lẫn về địa chỉ tiếp thị, thường chậm trễ về thời cơ, lãng phí về tài chính, vật chất trong đầu tư, thường thiếu hụt, thừa về vật tư so với dung lượng thị trường mục tiêu. Tuy nhiên, để đảm bảo sự an toàn chống lại nguy cơ phụ thuộc quá nhiều vào một sản phẩm, một thị trường Công ty thường thực hiện chính sách đa dạng hóa sản phẩm nhập khẩu để tránh rủi ro trong kinh doanh. Việc kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị, ngoài mục tiêu mang lại lợi nhuận cho Công ty nó còn mang tính chất phục vụ cho sản xuất vì vậy phải gắn liền việc bán hàng với việc giáo dục, tiết kiệm nguyên vật liệt, đảm bảo sử dụng thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật có cơ sở khoa học. 2- Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Công ty bắt tay vào xây dựng và thực hiện phương hướng và phát triển của mình trong điều kiện tình hình kinh tế trong nước và quốc tế đi vào ổn định. Các nước trong khu vực đã khắc phục cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ Đông Nam á. công ty có nhiều thay đổi về tổ chức cho nên đã ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động Công ty. Tình hình này luôn đòi hỏi Công ty phải chủ động tự lo việc làm là chính, đồng thời phải hết sức tranh thủ sự đồng tình giúp đỡ của Tổng công ty Đứng trước tình hình này, Công ty khẳng định là vẫn tiếp tục thực hiện cơ chế khoán doanh thu đơn giá tiền lương và chi phí cho các phòng kinh doanh và để các đơn vị nay chủ động trong công việc. Công ty sẽ bổ sung hoàn thiện quy chế trả lương gắn với doanh thu và phí của đơn vị, đồng thời có các quy định khen thưởng hợp lý để động viên, khuyến khích mọi người đóng góp nhiều hơn cho doanh thu của toàn Công ty. Trước những thử thách mới khi phải đối mặt trực tiếp với cơ chế thị trường, trong sự biến động mạnh mẽ về cơ cấu tổ chức của ngành, Công ty đã đề ra định hướng là: Mở rộng và phát triển thị trường từng bước khôi phục và tăng doanh thu, trên cơ sở đó phát triển được thế lực kinh doanh và nâng cao được đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cụ thể là, đồng thời với việc đẩy mạnh thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu. Công ty phải tiến hành phát triển mạnh mẽ hình thức kinh doanh tổng hợp. Đây là một hướng hoạt động chiến lược của Công ty trong thời gian tới. - Công ty cần tiếp tục đẩy mạnh việc đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ ngoại ngữ thứ 2 cho người lao động để nâng cao trình độ người lao động đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của sự phát triển của Công ty hiện nay và sau này. Công ty cần tiếp tục được đầu tư, xây dựng và phát triển thành công ty Thương mại xuất nhập khẩu mạnh của ngành giao thông vận tải - Về công tác xuất nhập khẩu vật tư thiết bị: Đây là hoạt động lớn của Công ty. Hoạt động này không những phục vụ sản xuất của ngành là chủ yếu mà còn phục vụ sản xuất ở các ngành kinh tế khác do vậy công ty cần phải được Tổng công ty điều phối hợp lý các đơn hàng nhập khẩu để công ty thực hiện được giá trị nhập khẩu phục vụ ngành. Nhìn chung, công tác nhập khẩu ủy thác cũng như nhập khẩu hàng tự doanh từ nay về sau là rất khó khăn, do vậy đòi hỏi các cán bộ làm công tác nhập khẩu phải tinh thông nghề nghiệp đồng thời phải nắm chắc nhu cầu thiết yếu về vật tư, máy móc, thiết bị của các đơn vị thành viên và các đơn vị ngoài ngành, có quan hệ tốt phục vụ tốt khách hàng trong và ngoài Ngành để nhập khẩu dưới dạng ủy thác và nhập khẩu hàng tự doanh. Mặt khác, phải có cơ chế thưởng hợp lý để khuyến khích động viên kịp thời những người có nhiều đóng góp cho những hoạt động có hiệu quả. II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu ở Công ty thương mại . xây dựng bạch đằng 1- Đối với doanh nghiệp 1.1- Nghiên cứu thị trường Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải gắn liền với nhu cầu của thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp luôn gắn liền với việc nắm chắc các nhu cầu đó đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết. Đối với thị trường nhập khẩu, nếu như trước đây việc nghiên cứu là không quan trọng bởi vì nhập khẩu được tiến hành theo Nghị định thư của Nhà nước, bạn hàng do Nhà nước chỉ định. Khi chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty phải tự tìm hàng để giao dịch cho Công ty. Đối với thị trường trong nước, những năm qua Công ty mới chỉ chú trọng vào phục vụ các nhu cầu trong ngành cho nên công tác nghiên cứu thị trường nhìn chung chưa được đầu tư thỏa đáng khác nhau. Do nhu cầu thị trường ngày càng phong đa dạng, nên nếu nắm bắt được các thi hiếu, cũng như có sự nhậy cảm về quan hệ cung cầu của thị trường. Công ty sẽ có cơ hội gia tăng tỷ trọng hàng nhập khẩu trực tiếp. Vì vậy để phù hợp với tình hình thực tế, việc thành lập phòng Marketting là rất thiết thực đối với sự phát triển lâu dài của Công ty. Phòng này sẽ kết hợp với các phòng nhập khẩu để đưa ra những chiến lược nhập khẩu thích hợp hiệu quả nhất và phải đảm bảo được các chức năng sau: - Nghiên cứu thị trường: bao gồm thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường nhập khẩu, xuất khẩu. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban nghiệp vụ những vấn đề về thị trường. - Tuyên truyền, quảng cáo để nâng cao uy tín của Công ty Như chúng ta đã biết, mọi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu công việc đầu tiên trong chiến lược của mình là tìm hiểu thị trường. Đối với Công ty thì công việc này là cực kỳ quan trọng và cần thiết. Bởi vì công tác này gặp nhiều khó khăn như: thị trường ở xa, nắm bắt thông tin nước ngoài rất khó, nắm bắt được nhu cầu khách hàng càng khó hơn. Vì vậy, Công ty cần phải đổi mới lại công tác nghiên cứu, tiếp cận thị trường, phải có một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực và có phương pháp tư duy tốt, biết phân tích, đánh giá, tổng hợp và đưa ra dự báo thị trường sao cho sát thực. - Mục đích của việc đổi mới công tác nghiên cứu thị trường là tăng cường hệ thống thông tin sao cho thông tin thu được đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Muốn vậy việc nghiên cứu thị trường phải giải đáp được vấn đề sau: + Tình hình kinh tế xã hội của nước ta và các nước trong khu vực, trên thế giới. + Luật pháp thương mại quốc tế và chính sách bảo hộ mậu dịch của ta và các nước trên thế giới. + Giá cả của hàng hóa Công ty đang kinh doanh. + Tiến độ ký kết hợp đồng. - Công ty cần đặc biệt quan tâm đến các nước sản xuất lớn . Bên cạnh các doanh nghiệp làm ăn nghiêm túc, có uy tín trong giao dịch, buôn bán, còn không ít các công ty có số vốn ít, mang tính lừa đảo hoặc là Công ty nhỏ có vai trò trung gian cho các Công ty lớn. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu kỹ tình hình tài chính, uy tín của các hãng nước ngoài, bảo đảm an toàn hoạt động kinh doanh của Công ty. - Nghiên cứu thị trường hàng xuất nhập khẩu giúp cho Công ty tìm được bạn hàng mới, mở rộng thị trường, chủ động ký kết hợp đồng với các hãng sản xuất trực tiếp, hạn chế phải giao dịch với các đại diện trung gian, giảm bớt chi phí không cần thiết. - Công ty có thể thu thập thông tin từ: + Các tạp chí thương mại quốc tế, tạp chí giá cả thị trường, tin tức từ Bộ Thương mại, Ngân hàng, Tổng cục thuế, đại sứ quán của các bên. Ngoài ra công ty có thể mua thông tin từ các tổ chức tư vấn trong nước và nước ngoài. + Công ty có thể có thể cử cán bộ sang các nước có quan hệ làm ăn với công ty để nghiên cứu thị trường hoặc thông qua nhân viên của hãng đó sang làm ăn hợp tác với Công ty. + Bên cạnh đó, công ty còn có thể thu thập thông tin từ dịch vụ Internet đang rất phát triển hiện nay. - Ngoài ra Công ty cần phải xác định đâu là thị trường trọng điểm. Xác định đúng được thị trường trọng điểm sẽ giúp Công ty xuất, nhập với lượng hàng hóa lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. - Đối với những thị trường quan trọng, Công ty cần có đại diện và các đại diện này phải luôn thông báo theo định kỳ các thông tin về thị trường, báo cáo thường xuyên cho Công ty những cơ hội mà Công ty có khả năng thực hiện được và thái độ của người tiêu dùng với mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh. Điều quan trọng Công ty phải thiết lập được mối quan hệ trao đổi thông tin giữa Công ty với đại diện của Việt Nam ở nước ngoài để nắm bắt tình hình nước xuất nhập khẩu mà Công ty có quan hệ làm ăn. Đồng thời, khi thu thập thông tin để xác định thị trường trọng điểm Công ty cũng cần phải chú trọng: + Thông tin phải kịp thời, chính xác và đầy đủ. + Thông tin nắm bắt được phải tính kỹ lưỡng kết quả, giải thích rõ ràng giúp cho việc ra quyết định được đúng đắn. Ta thấy rằng công tác thông tin và tiếp cận thị trường phải được tiến hành thường xuyên, liên tục, quá trình xử lý thông tin phải nhanh nhậy, chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu, thông tin giả của đối phương, giúp cho việc lập kế hoạch kinh doanh của Công ty, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng xuất nhập khẩu, tạo ra thời cơ thuận lợi cho Công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố vị trí của Công ty, việc nghiên cứu thị trường tiêu thụ là hết sức cần thiết. Vì mọi chi phí bỏ ra cho quá trình xuất nhập khẩu đều được tính vào giá bán hàng hóa và người tiêu thụ là người chịu chi phí. Do vậy, đòi hỏi Công ty phải nắm bắt được những thông tin về thị trường tiêu thụ, về các mặt hàng nhập khẩu, khách hàng và khả năng thanh toán của họ. - Để tiếp cận với khách hàng và tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng, Công ty cần tổ chức quản lý và kiện toàn công tác vận chuyển, đưa hàng đến tận nơi có nhu cầu nhằm mở rộng hoạt động và khuyếch trương thanh thế của Công ty đối với khách hàng để họ có sự tin cậy trong lần giao dịch tiếp theo. - Đối với Công ty, hoạt động nhập khẩu chủ yếu dựa vào các đơn đặt hàng của các đơn vị trong và ngoài nước. Như vậy, ngoài việc tự mình tiếp cận với người tiêu dùng, Công ty cần phải khuyếch trương thanh thế của mình, có quan hệ tốt và tín nhiệm với các tổ chức đơn vị đặt hàng trong và ngoài nước nhằm tạo ra bạn hàng quen thuộc, làm ăn lâu dài với Công ty qua đó nâng cao được kim ngạch nhập khẩu. - Củng cố và giữ mối quan hệ với bạn hàng, khách hàng cũ. Trong cơ chế cạnh tranh này, có được bạn hàng mới đã khó, nhưng giữ được quan hệ với các bạn hàng đã hiểu và có uy tín còn khó hơn nữa. Điều cốt yếu giành chiến thắng trên thương trường hiện nay là sự tin tưởng, sự giúp đỡ lẫn nhau của các bạn hàng trong kinh doanh. Đó là chỗ dựa tin cậy trong hoạt động, muốn được như vậy thì phong cách làm ăn, cách xử xự của Công ty phải thể hiện chữ tín là giúp và bảo đảm lợi ích bạn hàng, không vì lợi ích trước mắt mà bỏ đi cả một mối quan hệ làm ăn lâu dài mà mất đi rất nhiều công sức mới gây dựng được. Việc tận dụng quan hệ cũ để tiếp tục xây dựng quan hệ mới là công việc dễ dàng hơn nhiều so với việc xây dựng quan hệ mới. - Tuy nhiên, cũng cần đánh giá tương lai, triển vọng của các bạn hàng từ đó tập trung coi trọng mối quan hệ nào mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh cả về hiện tại và lâu dài. Chỉ có thể đánh giá được bạn hàng qua thời gian thực tế làm ăn với Công ty. - Trong sự đa dạng phát triển kinh doanh không cho phép hoạt động kinh doanh chỉ hạn hẹp trong một số chủ thể nhất định. Do sự cạnh tranh cùng với việc mất đi một số bạn hàng, việc tìm và quan hệ với bạn hàng mới là tất yếu. Đối với hoạt động nhập khẩu của công ty, người bán hàng là người nước ngoài trong cơ chế mua dễ bán khó thì việc tìm người bán là không khó, nhưng việc nắm bắt và tìm hiểu họ là rất khó khăn vì ở cách xa nhau. Mặt khác, người mua hàng là các doanh nghiệp, người tiêu dùng trong nước nên Công ty có thể tìm hiểu kỹ, dễ dàng nhưng tìm được người mua là rất khó. Khi tìm hiểu một bạn hàng Công ty cần phải nắm rõ: - Loại hình của doanh nghiệp, thời gian thành lập, ai là người chịu trách nhiệm trong quan hệ kinh doanh với mình. - Uy tín và sự nổi tiếng của họ như thế nào? Họ đã làm ăn với Công ty nào chưa? - Thực trạng kinh doanh của họ hiện nay về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, các chi nhánh... 1.2- Về đàm phán Trong quan hệ giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. - Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được hai yêu cầu sau: * Yêu cầu trong quá trình đàm phán - Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán. - Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được trung thành ý tứ hai bên. - Để tránh sơ hở trong đối đáp. Cần phải tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt đối phương việc này vừa mất lịch sự, vừa không có lợi. - Mỗi buổi đám phàn đều được ghi trong sổ theo dõi đàm phán. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán. - Trước mỗi quá trình đàm phán cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề mà khách hàng nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó. - Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa được thoả thuận xong cũng không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì vậy sẽ bất lợi cho ta. - Trong đàm phán, sách lược chung là dấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán. * Yêu cầu đối với người đàm phán: - Người đàm phán phải là người có trình độ: + Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán. + Hiểu biết về pháp luật, chính sách của nhà nước cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế. + Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. + Nắm được về tình hình sản phẩm, về tài chính. + Có khả năng thuyết phục đối phương. - Trong quá trình đàm phán phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Phải nắm được ý đồ, sách lược của đối phương. Quan sát đối phương và sử dụng phương pháp "điểm chết" để quyết định. - Trong đàm phán sách lược cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo, người đàm phán nên linh hoạt theo thời gian và môi trường đàm phán cụ thể để có một sách lược riêng của mình trong khi đàm phán, cụ thể: + Tạo ra sự cạnh tranh cần cho đối tượng hiểu họ không phải là khách hàng duy nhất. + Tấn công từng bước, cần chia nhỏ mục tiêu, nắm lấy tâm lý đối phương, từng bước một thực hiện mục tiêu đã đề ra cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu. + Gây áp lực + Nêu ra yêu cầu cao hơn dự tính trong khi đàm phán để thỏa thuận + Không được bộc lộ tình cảm cho đối phương nắm được + Tùy cơ ứng biến + Cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và thái độ biểu hiện của đối phương để đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của đối phương. + Bước vào đàm phán phải có ngay ý kiến rõ ràng về kết quả mà mình muốn đạt được và cũng cần chuẩn bị cách rút lui khi thấy cần hoà hoãn. + Không bao giờ có sự nhượng bộ nên không mất bình tĩnh khi đối phương dọa ngừng đàm phán. Thông thường đó chỉ là những thủ thuật buộc ta phải đi đến nhượng bộ. Như vậy, trong quá trình đàm phán trước khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán. 1.3- Công tác ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Bất kỳ một sự sai sót nào trong khi xác định các điều khoản của hợp đồng đã ký kết thì sửa lại là phức tạp và nếu không thì dẫn tới hậu quả khó lường. Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: + Cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết. + Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết. Bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước. + Hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mở có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau. + Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu. Không thể có những điều khoản trái với thể chế, luật lệ hiện hành của nhà nước hai bên. + Ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc nhất trí lựa chọn. + Hợp đồng phải bao phủ được mọi vấn đề có liên quan tránh việc phải áp dụng tập quán thương mại quốc tế để giải quyết vấn đề hai bên không đề cập đến. Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. 1.4- Tiếp nhận hàng Có D/O Công ty cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận hàng của mình. Bởi vì nếu chậm trễ sẽ bị phạt lưu kho, lưu bãi và chịu rủi ro tổn thất phát sinh. - Nếu gặp trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến Công ty cần lựa chọn một trong hai phương án sau: * Tiếp tục chờ chứng từ * Đến ngân hàng mở L/C xin cam kết của ngân hàng khi chưa có B/L gốc. - Khi nhận được các chứng từ nhận hàng, việc kiểm tra chi tiết phải đối chiếu với yêu cầu của chứng từ mua hàng. Trong quá trình nhận hàng, việc giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Cần đề nghị cơ quan giám định hàng lấy mẫu mã phân tích kết quả số lượng, chất lượng hàng giám định. Cuối cùng, khi nhận hàng xong cần ký biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa. Đảm bảo việc tiếp nhận hàng hóa đúng về chủng loại, đủ về số lượng, chất lượng tốt, đúng thời gian để không bỏ lỡ thời cơ kinh doanh khi tiêu thụ hàng nhập ở trong nước. 1.5- Thủ tục hải quan Công ty cố gắng tạo mọi điều kiện để hải quan làm thủ tục nhanh chóng tránh để lưu kho bến bãi gây tăng chi phí, tức là Công ty phải có đủ giấy tờ hợp lệ nộp đủ mọi chi phí cần thiết và đúng thời hạn quy định, cố gắng trong vòng 1 ngày là giải phóng được hàng. Công ty phải cử cán bộ trực tiếp đi làm thủ tục hải quan, không nên qua đơn vị dịch vụ vì khi phát sinh vướng mắc sẽ rất khó khăn trong việc giải quyết do không có người có đủ thẩm quyền. Khi phát sinh vướng mắc, Công ty phải cử cán bộ có đủ thẩm quyền để giải quyết những vướng mắc đó, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng. Trong kê khai hải quan, cán bộ Công ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đày đủ, đúng thời hạn quy định. 1.6- Thanh toán Công ty thường thanh toán bằng hình thức thư tín dụngL/C. Bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C, Công ty cần linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau để qua đó đạt được kết quả cao hơn trong khâu thanh toán. Đối với thanh toán trong nước, trước khi tiến hành bán hàng, Công ty phải nghiên cứu kỹ khách hàng, xác định chính xác khả năng thanh toán của họ từ đó có những biện pháp đối phó phù hợp. Nếu như giá trị hợp đồng lớn mà khả năng thanh toán của khách hàng lại thấp thì công ty cần thận trọng trong việc quyết định có nên tiến hành buôn bán với họ hay không. Còn nếu có nhiều khách hàng có cùng nhu cầu về một loại mặt hàng của công ty thì công ty phải uư tiên cho khách hàng có khả năng thanh toán lớn nhất. Có như vậy, Công ty mới đảm bảo khả năng thu hồi vốn nhanh. Để Công ty đảm bảo việc thanh toán trong nước, Công ty nên áp dụng hình thức giao hàng và thanh toán linh hoạt đối với các đơn vị mua hàng. Có thể tiến hành giao hàng từng phần, giao hàng đến đâu thì tiến hành thanh toán thu tiền hàng lần giao trước đó, nghĩa là việc giao hàng sẽ lệch nhau một khoảng thời gian. Ví dụ như công ty bán một lô hàng cho một đơn vị nào đó thì việc giao hàng được tiến hành nhiều đợt. Khi Công ty tiến hành giao hàng đợt 2 phải thu tiền hàng đợt 1, khi giao hàng đợt 3 phải tiến hành thu tiền hàng đợt 2, cứ như vậy cho đến đợt giao hàng đợt cuối sẽ tiến hành thu tiền hàng luôn hoặc gia hạn thanh toán vào một thời điểm nhất định. 1.7- Tiêu thụ hàng nhập khẩu. Để việc nhập khẩu đạt hiệu quả, không chỉ làm tốt công tác nghiệp vụ mà công tác bán hàng cũng giữ vị trí đáng kể. Có bán được hàng thì kế hoạch nhập khẩu mới được thực hiện. Để nâng cao hiệu quả của việc bán hàng cần thực hiện một số biện pháp sau: * Củng cố và mở rộng quan hệ với khách hàng. Khách hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thể quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường. Đối với những khách hàng cũ, công ty phải tạo uy tín bằng chất lượng sản phẩm, phải tôn trọng lợi ích của cả hai bên, không vì lợi ích trước mắt mà bỏ đi mối quan hệ lâu dài. Có thể tăng cường mối quan hệ với khách hàng cũ bằng việc khuyến khích lợi ích vật chất cho họ bằng các hình thức như tăng lệ phí % hoa hồng khi thực hiện các hợp đồng mua bán lớn, nhận phần vận chuyển, giảm giá hàng bán trong trường hợp mua với khối lượng lớn, liên tục. Đối với khách hàng mới công ty phải tạo hình ảnh uy tín của mình trên thương trường, làm cho họ thấy quan hệ với Công ty là tốt nhất. * Lựa chọn vũ khí cạnh tranh thích hợp Ttrong cơ chế mới thì bất cứ doanh nghiệp nào, ở loại hình nào cũng đều phải đương đầu với cạnh tranh trong kinh doanh. Để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp buộc phải thích nghi và tham gia vào cuộc chạy đua không có đích cuối cùng. Trên thị trường nhập khẩu, Công ty bị cạnh tranh từ nhiều phía: + Các đơn vị chuyên doanh nhập khẩu trong nước. + Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tổng hợp hoặc được Nhà nước cho phép nhập khẩu. Đặc biệt Chính phủ đã ban hành Nghị định 57/NĐ-CP ngày 31/7/1998 về việc tất cả các doanh nghiệp được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp những hàng hóa theo ngành nghề có ghi trong đăng ký kinh doanh. Việc này càng làm tăng số lượng đối thủ cạnh tranh của Công ty đồng thời làm giảm doanh thu ủy thác nhập khẩu. Thông thường các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau bằng các vũ khí chủ yếu: cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm, giá cả và bằng dịch vụ... Theo sự đánh giá của các nhà chuyên môn thì Công ty nên lấy chất lượng và giá cả làm vũ khí cạnh tranh chính. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, khách hàng thường muốn được thỏa mãn toàn diện vì vậy Công ty cũng phải chú ý tới các hình thức dịch vụ như vận chuyển hàng hóa, giảm giá, trả chậm... * Nâng cao uy tín của Công ty Uy tín trong kinh doanh rất quan trọng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường. Vì vậy một trong những nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tới của Công ty là phải nâng cao uy tín không chỉ đối với khách hàng trong nước mà còn đối với cả bạn hàng nhập khẩu. Để nâng cao được uy tín cần phải tiến hành đồng bộ các biện pháp về giá cả, chất lượng, dịch vụ... Song bên cạnh các biện pháp này, cần phải sử dụng một biện pháp nữa đó là việc sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để quảng cáo, khuếch trương cho công ty Công ty. Tuy nhiên, quảng cáo ở đây là giới thiệu những tiềm lực, những điểm mạnh, khả năng của Công ty trong mọi đối tượng là khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty tất nhiên là không phải khuếch trương, phóng đại, nói sai sự thật - điều này có thể gây tác hại ngược lại. 1.8- Nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho đội ngũ cán bộ, nhân viên. Trong thời đại ngày nay khoa học - kỹ thuật phát triển từng ngày, từng giờ. Việc cập nhật các kiến thức kinh tế - kỹ thuật - xã hội đối với một cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu là cực kỳ cần thiết. Bên cạnh đó, nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa, khu vực hóa. Việc kinh doanh xuất - nhập khẩu lại phải giao dịch với các bạn hàng nước ngoài đòi hỏi cán bộ kinh doanh nhập khẩu phải giỏi toàn diện trên các lĩnh vực. Có như vậy mới có thể đàm phán thành công mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Chính vì vậy, vấn đề nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ kinh doanh là rất quan trọng. Trong thời gian tới, Công ty cần có chính sách cử cán bộ đi đào tạo nâng cao, đào tạo lại, tổ chức các lớp đào tạo tại chỗ để trang bị kiến thức cho cán bộ kinh doanh. Việc tham gia các lớp, các khóa đào tọa sẽ giúp đội ngũ cán bộ của công ty nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng kinh doanh của mình, đảm bảo kinh doanh thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Song để có thể tổ chức các khóa đào tạo cần phải đầu tư một lượng vốn lớn. Vì vậy, với quy mô của mình Công ty nên tổ chức đào tạo dưới hình thức cho cán bộ vừa học vừa làm, học trên cả lý luận và thực tiễn, kết hợp một cách hài hòa việc học với việc kinh doanh. Nhân tố con người được coi là một chìa khóa của sự thành công. Sử dụng có hiệu quả nguồn lực con người có thể xem như đã thành công một phần lớn trong kinh doanh. Chính vì vậy, hơn bao giờ hết, công ty nên quan tâm hơn nữa đến vtấn đề nâng cao trình độ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu, thích ứng với vị trí quan trọng của nó trong tiến trình hoàn thiện và phát triển của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. 1.9- Hoàn thiện chính sách và cơ chế quản lý xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản hơn, thông thoáng hơn phù hợp với cơ chế thị trường Những quy định về xuất nhập khẩu và các hàng rào thương mại là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động nhập khẩu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị nói riêng và nhập khẩu hàng hoá các loại nói chung ở nước ta hệ thống các chính sách và quy định nhập khẩu phải được đổi mới và hoàn thiện. Cụ thể là: Hệ thống các văn bản pháp lý, quy định phải đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán trong việc khuyến khích tất cả các thành phần kinh tế tham gia hoạt động nhập khẩu để tạo nguồn hàng ổn định, lâu dài cho các công ty xuất nhập khẩu, tránh tình trạng khuyến khích nhập khẩu một mặt hàng nào đó mà bỏ quên những mặt hàng khác. Hoàn thiện cơ chế quản lý nhập khẩu: Trên thực tế công tác quản lý nhập khẩu của nhà nước còn một số vấn đề bất cập không thích hợp với những diễn biến của hoạt động nhập khẩu làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và đòi hỏi giải quyết. Về lâu dài, các quy định về nhập khẩu hiện hành phải được bổ sung và sửa đổi tạo điều kiện cho hoạt động nhập khẩu diễn ra thuận lợi. Hiện nay ở nước ta, thủ tục nhập khẩu vẫn còn rườm rà gây phức tạp, lãng phí thời gian, công sức cho doanh nghiệp nhập khẩu khi tiến hành các thủ tục nhập khẩu. Vì thế trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính Việt Nam cần đặc biệt chú trọng đến cải cách công tác quản lý các hoạt động nhập khẩu, từng bước bãi bỏ các thủ tục không cần thiết, để tiết kiệm thời gian, tiền của, công sức cho các doanh nghiệp. Nhà nước cần đổi mới chính sách nhập khẩu nhằm khuyến khích nhập khẩu các máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho sự phát triển của đất nước, xây dựng nền kinh tế vững mạnh. Kết luận Công nghiệp hoá, hiện đại hoá là sự nghiệp của toàn dân, của mọi thành phần kinh tế nhằm đưa Việt Nam thành một nước có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ phù hợp với trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, nguồn lực con người được phát huy tối đa, xây dựng nên một đất nước giàu mạnh, một xã hội công bằng văn minh. Nhập khẩu máy móc, thiết bị chính là một giải pháp quan trọng để đạt được mục tiêu công nghệ. Nó phục vụ cho quá trình sản xuất, chế biến trong nước nhằm mục đích đẩy mạnh xuất khẩu sẽ là điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế, hoàn thành công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Mục tiêu hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường. Công ty có bề dày kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu được đánh giá là một trong những thành viên kinh doanh có hiệu quả nhất trong Tổng công. Công ty luôn nỗ lực phát huy mọi khả năng, nguồn lực để ngày càng hoàn thiện hơn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoàn thiện quy trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Trong khoảng 44 trang, với cố gắng khai thác những khía cạnh khác nhau của hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại Công ty thương mại xây dựng bạch đằng, thu hoạch tốt nghiệp đã đề cập đến mồt vấn đề bức thiết trong bối cảnh hiện nay. Do phạm vi hiểu biết còn hạn chế trong quá trình nghiên cứu, nên không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Mặc dù vậy, được sự tận tình hướng dẫn của thầy giáo Vũ Đức Cường và sự giúp đỡ của các cô chú anh chị trong Công ty, đồng thời dựa vào một số kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn thu thập được tại đây, tôi hy vọng sẽ đem đến cho người đọc đôi điều bổ ích. Tài liệu tham khảo 1. Kỹ thuật thương mại quốc tế - ĐH Thương Mại 2. Quản trị kinh doanh thương mại quốc tế - NXB Giáo dục 1999. 3. Kinh tế học quốc tế - NXB Thống Kê. 4. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - NXB Giáo dục 1999. 5. Marketing thương mại quốc tế - NXB Giáo dục 1998 6. Giao dịch và thanh toán thương mại quốc tế - NXB Giáo dục 1999. 7. Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất khẩu tại Việt Nam - NXB Thống kê 1999. 8. Các báo cáo về kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty 9. Các báo tạp chí: Thương mại, Hải quan, Thời báo kinh tế... 2002, 2003, 2004. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o----- Hà nội, ngày... tháng .... năm2005 Kính gửi : Trường Đại học Ngoại thương Hà nội Sinh viên: PHAN THị THU PHƯƠNG- TC20B Đã được nhà trường giới thiệu đến Công ty Thương mại Xây dựng Bạch Đằng chúng tôi thực tập từ ngày... tháng 11 năm 2005 đến ngày .. tháng 12 năm 2005. Chúng tôi có một số nhận xét như sau: Trong suốt thời gian thực tập, sinh viên PHAN THị THU PHƯƠNG đẫ chịu khó tìm hiểu quá trình kinh doanh XNK, đã xem xét và nghiên cứu các hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng kinh tế (hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh doanh...) có điều gì chưa hiểu sinh viên Nguyễn Hữu Hân mạnh dạn hỏi và trao đổi với các cán bộ và đồng nghiệp trong Công ty và có những giải pháp và ý kiến nhằm hoàn thiện hơn trong quá trình XNK. Sinh viên PHAN THị THU PHƯƠNG có ý thức kỷ luật, sống giản dị, cầu thị, ham hiểu biết..... Công ty Thương mại Xây dựng Bạch Đằng Giám đốc: Dương Văn Sỹ Mục lục