Chuyên đề Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng đấu thầu ở Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh

thuật mà nhà thầu đưa ra. Không có một phương pháp nào để đưa ra giá đảm bảo thắng thầu. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh thường đưa ra giá dự thầu dựa vào kinh nghiệm và các mối quan hệ để có thể giảm các loại chi phí (ví dụ như chi phí nguyên vật liệu) một cách tối đa. Giá là yếu tố vô cùng quan trọng để thắng thầu nên Công ty luôn cố gắng đưa ra giá thấp nhất có thể. Trên thực tế, nếu như đạt điểm kỹ thuật của chủ đầu tư thì Công ty thường có giá bỏ thầu thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt, giá dự thầu của Công ty luôn được giữ bí mật tuyệt đối tới phút chót. Đây là lợi thế rất lớn của Công ty. * Tiến độ thi công Việc đảm bảo tiến độ thi công và đảm bảo chất lượng công trình là điều hiển nhiên mà bất cứ một công ty xây dựng nào cũng phải thực hiện. Nhưng nếu như vẫn đảm bảo chất lượng công trình mà lại rút ngắn được thời gian thi công thì đó là điều mong muốn của bất cứ một chủ đầu tư nào. Do đó mà chủ đầu tư rất quan tâm tới các biện pháp kỹ thuật rút ngắn thời gian thi công. Đối với nhiều công trình Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đã đưa ra nhiều biện pháp rút ngắn thời gian thi công hiệu quả nên thường hoàn thành trước tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Các chủ đầu tư thường rất yên tâm về mặt tiến độ khi giao công trình cho Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh. 2.3. Phân tích hồ sơ dự thầu trong thời gian qua Để thấy rõ hơn tình hình tham gia đấu thầu của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh trong thời gian vừa qua, chúng ta tiến hành phân tích hai hồ sơ cụ thể. 2.3.1. Hồ sơ trúng thầu Công trình kênh Song Giang, huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh. Đây là công trình đấu thầu theo hình thức hạn chế, có ba nhà thầu tham gia là: 1. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 2. Công ty Đầu tư và Phát triển nhà 3. Công ty xây dựng I Tiên Sơn Đây là hình thức đấu thầu hạn chế nên khi gửi thư mời thầu chủ đầu tư đã xác định khả năng thực hiện yêu cầu của họ đối với nhà thầu. Ba công ty theo thư mời, nộp hồ sơ dự thầu đúng quy định và chờ ngày mở thầu. Quy trình đấu thầu được tiến hành theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu. Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật Đánh giá về mặt kỹ thuật là việc đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, xem có đạt yêu cầu về các tiêu chuẩn mà chủ đầu tư đưa ra không. Chỉ những nhà thầu đáp ứng được yêu cầu này mới đi tiếp vào vòng trong. Dưới đây là kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật của chủ đầu tư: BẢNG 13: TỔNG ĐIỂM KỸ THUẬT CỦA CÁC NHÀ THẦU Nhà thầu Tổng điểm kỹ thuật (tối đa: 100 điểm) 1. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 90 2. Công ty Đầu tư và Phát triển nhà 89 3. Công ty Xây dựng I Tiên Sơn 85 Nguồn: Tài liệu đánh giá kết quả tham gia đấu thầu của Cty CP XD Bắc Ninh Sau khi đánh giá thì cả 3 nhà thầu đều đạt điểm kỹ thuật mà nhà thầu đưa ra (hơn 70% tổng số điểm tối đa). Các công ty tiến vào bước đánh giá tiếp theo. Bước2: Đánh giá về mặt tài chính và xác định giá đánh giá của các nhà thầu. Chủ đầu tư đưa ra giá mời thầu là: 1.901.293.000 đồng và thời gian thi công là 180 ngày. Sau khi mở gói thầu, chủ đầu tư có kết quả như sau: BẢNG 14: TỔNG KẾT KẾT QUẢ ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TRÌNH KÊNH SONG GIANG stt Tên nhà thầu Giá bỏ thầu (1000 VNĐ) Tiến độ (ngày) Bảo lãnh dự thầu (1000 VNĐ) 1 Công ty CP XD Bắc Ninh 1.896.265 160 Bằng N.hàng: 20.000 2 Công ty Đ.Tư&P.Triển nhà 1.899.013 180 Bằng T.mặt: 20.000 3 Công ty XD I Tiên Sơn 1.900.353 175 Bằng T.mặt: 20.000 Nguồn: Tài liệu đánh giá kết quả tham gia đấu thầu của Cty CP XD Bắc Ninh Sau khi có kết quả về điểm giá, chủ đầu tư đã quyết định chọn Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh vì: Công ty đã đạt được yêu cầu về điểm kỹ thuật, và quan trọng là công ty có giá bỏ thầu thấp nhất và có tiến độ thi công nhanh nhất. Nhận xét: Các công ty tham gia lần đấu thầu này đã được chủ đầu tư lựa chọn kỹ lưỡng, họ đều là các công ty có kinh nghiệm thi công các công trình tương tự và cũng là các công ty có uy tín trên thị trường xây dựng tỉnh Bắc Ninh, đặc biệt là Công ty Xây dựng I Tiên Sơn. Tuy hợp đồng này có giá trị không thật lớn nhưng việc thắng thầu trong hình thức đấu thầu hạn chế đã chứng tỏ trình độ, kinh nghiệm của công ty trong lĩnh vực này. Có được kết quả này là do công ty đã có những bước đi đúng ngay từ khâu tìm kiếm thông tin mời thầu, phân tích đối thủ cạnh tranh và tính toán khối lượng giá thành. Chính điều này đã giúp công ty đưa ra giá bỏ thầu thấp nhất và tiến độ thi công nhanh nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. 2.3.2. Hồ sơ trượt thầu Công trình: Nâng cấp hệ thống Thuỷ lợi của Khu công nghiệp Tiên Sơn Công trình này có 4 nhà thầu tham gia là: 1. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 2. Công ty Xây dựng miền núi Bắc Giang tại Bắc Ninh. 3. Công ty Nội Duệ 3 4. Công ty Nam Hồng Giá mà công trình đưa ra mời thầu là 1.658.000.000 đồng với tiến độ thi công là 60 ngày. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh nhận thấy dự án này phù hợp với khả năng của công ty nên đã quyết định tham gia gửi hồ sơ dự thầu và chờ ngày mở thầu. Chủ đầu tư thực hiện quy trình đấu thầu theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu. Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật Tất cả các công ty tham gia dự thầu đều đạt điểm kỹ thuật theo yêu cầu của chủ đầu tư. Dưới đây là con số cụ thể: BẢNG 15: TỔNG KẾT ĐIỂM KỸ THUẬT CỦA CÁC NHÀ THẦU Tên nhà thầu Tổng điểm kỹ thuật (tối đa: 100 điểm) 1. Công ty CP XD Bắc Ninh 85 2. Công ty XD miền núi Bắc Giang tại Bắc Ninh 85 3. Công ty Nội Duệ 3 80 4. Công ty Nam Hồng 90 Nguồn: Tài liệu đánh giá kết quả tham gia đấu thầu của Cty CP XD Bắc Ninh Bước 2: Đánh giá về mặt tài chính và xác định giá đánh giá của các nhà thầu Sau khi mở gói thầu, chủ đầu tư đưa ra kết quả như sau: BẢNG 16: KẾT QUẢ ĐẤU THẦU CÔNG TRÌNH NÂNG CẤP HỆ THỐNG THUỶ LỢI CỦA KHU CÔNG NGHIỆP TIÊN SƠN Stt Tên nhà thầu Giá bỏ thầu (1000 VNĐ) Tiến độ (ngày) 1 Công ty Cp Xây dựng Bắc Ninh 1.590.000 55 2 Công ty XD miền núi Bắc Giang tại Bắc Ninh 1.645.000 60 3 Công ty Nội Duệ 3 1.620.000 55 4 Công ty Nam Hồng 1.570.000 55 Nguồn: Tài liệu đánh giá kết quả tham gia đấu thầu của Cty CP XD Bắc Ninh Sau khi có kết quả như trên, chủ đầu tư đã quyết định chọn công ty Nam Hồng là đơn vị thắng thầu vì họ có giá bỏ thầu thấp nhất. Tuy Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh cũng có tiến độ thi công bằng với Công ty Nam Hồng (55 ngày) nhưng lại có giá bỏ thầu cao hơn. Vì vậy mà công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh không thắng thầu. Nhận xét: Nam Hồng là một trong những đối thủ cạnh tranh trực tiếp của ta. Trong lần đấu thầu này họ đã thắng ta vì họ có giá bỏ thầu thấp hơn. Sau cuộc đấu thầu này Công ty có mở một cuộc họp rút kinh nghiệm và đã nhận ra sai lầm ở chỗ: thực ra công ty có thể giảm giá dự thầu xuống thấp hơn của công ty Nam Hồng. Do Nam Hồng bảo mật thông tin tốt, chúng ta điều tra đối thủ cạnh tranh nhưng không thu được gì nhiều nên đã có những nhận định sai lầm, cho rằng giá của mình đã là thấp nhất. Đây cũng là một lần để Công ty rút kinh nghiệm cho các công trình sau. 3. Đánh giá chung về công tác đấu thầu của công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 3.1. Ưu điểm - Tuy là một công ty mới tham gia vào lĩnh vực xây dựng chưa lâu nhưng Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đã biết nắm bắt cơ hội để nhanh chóng xây dựng được tên tuổi, khẳng định được uy tín trên thị trường xây dựng trong tỉnh Bắc Ninh. Trong công tác đấu thầu, Công ty đã biết vận dụng các thế mạnh ấy vào các khâu của hoạt động đấu thầu để đạt được những kết quả rất khả quan – bằng chứng là số lượng và giá trị công trình mà công ty thắng thầu ngày càng tăng từ năm này đến năm khác. - Tỷ lệ thắng thầu tăng và tăng tương đối ổn định trong suốt 5 năm qua. - Các thông tin mời thầu mà Công ty thu được có tính tin cậy tương đối cao. - Bộ phận lập hồ sơ dự thầu lập được nhiều hồ sơ chất lượng cao với các tính toán, dự toán rất chính xác và đầy đủ; với nhiều giải pháp thi công hợp lý rút ngắn tiến độ thi công mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. 3.2. Nhược điểm và những nguyên nhân chủ yếu * Nhược điểm - Hiện nay các công trình thắng thầu có giá trị lớn chưa nhiều. Giá trị các công trình mà Công ty thắng thầu phần lớn vẫn dưới năm tỷ đồng, chỉ một số ít là có giá trị trên năm tỷ. - Vẫn có những công trình bị trượt thầu một cách đáng tiếc, khi mà với khả năng của Công ty hoàn toàn có thể đáp ứng tốt các yêu cầu chủ đầu tư đưa ra. - Nhiều công trình là những cơ hội rất tốt cho Công ty nhưng Công ty đã để trượt thầu vì không đủ năng lực đáp ứng yêu cầu mà chủ đầu tư đưa ra. - Một số công trình bị trượt thầu vì giá dự thầu mà Công ty đưa ra cao hơn đối thủ cạnh tranh.. * Nguyên nhân - Công ty hiện nay vẫn chưa có một bộ phận chuyên trách về thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh. - Tuy quy trình đấu thầu của Công ty được kết hợp khá nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận nhưng có một thực tế là, cho đến nay Công ty vẫn chưa hề áp dụng một hệ thống quản lý nào cho các bước trong công tác đấu thầu. Hiện nay, khi khối lượng thông tin, khối lượng công việc ngày càng nhiều thì việc không có hệ thống quản lý sẽ làm cho hoạt động dễ bị dối loạn, chồng chéo, không ăn khớp, không hiệu quả. - Công ty vẫn còn thiếu những cán bộ có trình độ cao, có kinh nghiệm trong hoạt động đấu thầu. Có một số cán bộ không đủ trình độ thực hiện nhiệm vụ được giao. - Hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực tuy đã được Công ty quan tâm nhưng vẫn chưa được đúng mức. Ngoài ra, chất lượng của các hoạt động này vẫn chưa phát huy hiệu quả một cách mạnh mẽ trong thực tế. - Việc bỏ lỡ các cơ hội đầu tư có thể là do công tác tìm hiểu và đánh giá đối thủ cạnh tranh chưa tốt hoặc do Công ty đã không có đủ năng lực cần thiết để nhà đầu tư lựa chọn. - Hiện nay Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh vẫn chưa coi trọng việc lưu trữ thông tin. Các thông tin, số liệu cụ thể về các cuộc đấu thầu mà công ty tham dự hầu như không được lưu thành hệ thống chính thức nào trong Công ty, nhất là đối với các cuộc đấu thầu mà doanh nghiệp không thắng thầu. Khi doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thông tin về đối thủ cạnh tranh thì đây là một nguồn rất quan trọng. Nhưng với tình hình lưu trữ hiện nay thì việc tra cứu gây tốn kém và gặp nhiều khó khăn, nhất là đối với những cán bộ trẻ vừa về Công ty. - Công tác lập kế hoạch của công ty vẫn chưa được chú trọng nên mọi hoạt động nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng của công ty vẫn chưa đi vào quy củ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn hết sức sơ sài, chưa cụ thể. Đặc biệt, các kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu, nhân sự, tài chính… vẫn chưa được lập ra một cách cụ thể để kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi cao hơn. - Hệ thống chính sách, pháp luật của Nhà nước còn nhiều bất cập, hạn chế. Như một bài viết trong tạp chí Giao Thông Vận Tải số tháng 11/2005 nhận xét: “Hệ thống luật, thể chế chưa tương thích với sự phát triển của tình hình đầu tư nước ngoài; Hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng còn thiếu; những vấn đề về môi trường sinh thái, về chống ô nhiễm, về bảo đảm tập quán xã hội… cần được nghiên cứu một cách đồng bộ”. - Năng lực đánh giá của một số chủ đầu tư, các tổ chức giám sát, thiết kế còn hạn chế. Điều này đôi khi dẫn tới sự mất công bằng giữa các nhà thầu, mất công bằng trong kết quả đấu thầu. - Các hiện tượng tiêu cực trong ngành xây dựng, trong hoạt động đấu thầu vẫn còn phổ biến. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG ĐẤU THẦU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẮC NINH 1. Các định hướng phát triển trong thời gian tới 1.1. Định hướng phát triển của Ngành, Nhà nước trong thời gian tới Thời gian vừa qua, các cơ quan Bộ, Ngành và Nhà nước đã đưa ra nhiều chiến lược, kế hoạch, mục tiêu phát triển cho lĩnh vực Xây dựng trong thời gian tới. Riêng với hoạt động đấu thầu, như đã trình bày ở trên, một văn bản có ý nghĩa hết sức quan trọng đã được ban hành trong thời gian vừa qua, đó là Luật đấu thầu. Luật đấu thầu đã được Quốc hội nước ta thông qua tại kỳ họp thứ 8, ngày 29 tháng 11 năm 2005. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/4/2006. Đây là văn bản mới nhất, có tính pháp lý cao nhất đối với hoạt động đấu thầu, mọi quy định trước đây trái với văn bản này đều được bãi bỏ. Luật đấu thầu ra đời là một bước phát triển, hoàn thiện mới của hệ thống pháp luật nước ta về hoạt động đấu thầu. Luật đấu thầu ra đời đã thay thế cho Quy chế đấu thầu đã tồn tại trước đó. Luật đấu thầu bao gồm 6 chương với 77 điều khoản, quy định chi tiết các hoạt động liên quan tới hoạt động đấu thầu Dựa trên nền tảng là Quy chế đấu thầu, căn cứ vào tình hình đấu thầu hiện tại và dự đoán xu thế phát triển trong thời gian tới, căn cứ vào các quy định của đấu thầu quốc tế…nên Luật đấu thầu chắc chắn sẽ làm sáng tỏ nhiều vấn đề trước đây quy định chưa rõ và sẽ giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng hơn trong hoạt động đấu thầu của mình. Sự ra đời của Luật đấu thầu hứa hẹn sẽ mang lại một bầu không khí mới sôi nổi hơn, thoáng đãng hơn, lành mạnh hơn cho hoạt động đấu thầu. Trước đây, khi một số quy định về hoạt động đấu thầu còn chưa thật sự rõ ràng, chặt chẽ, nhiều người đã lợi dụng điều này để gây nên các vấn đề tiêu cực trong hoạt động đấu thầu. Với các quy định chặt chẽ, đầy đủ và cập nhật tình hình mới hơn, hy vọng Luật đấu thầu sẽ tạo điều kiện cho các hoạt động đấu thầu diễn ra một cách thuận lợi hơn, hạn chế được các hiện tượng tiêu cực một cách hiệu quả hơn. Trong thời gian tới, Nhà nước và Bộ Xây dựng cũng như các Ban, Ngành có liên quan cần nhanh chóng ban hành các quy định, thông tư hướng dẫn chi tiết về việc thi hành Luật đấu thầu. Một việc làm cũng rất quan trọng là các cơ quan có trách nhiệm cần thực hiện tốt ngay từ đầu là tuyên truyền Luật đấu thầu tới tất cả mọi người, đặc biệt là các đối tượng hoạt động trong lĩnh vực Xây dựng. Sự tuyên truyền này không những để các đối tượng biết về Luật đấu thầu mà còn để họ hiểu và thực hiện theo các tinh thần của Nhà nước về đấu thầu được quy định trong Luật. 1.2. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 1.2.1.Định hướng về công tác sản xuất kinh doanh Sang năm 2006, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đặt ra kế hoạch sản xuất kinh doanh với mục tiêu cụ thể như sau: - Sản lượng và doanh thu tăng từ 8-18% so với năm 2005. - Hoàn thành 100% các nghĩa vụ với Nhà nước. - Lãi sau thuế đạt 1,4% doanh thu - Đảm bảo việc làm liên tục cho cán bộ công nhân viên trong danh sách với mức thu nhập 1.700.000 đồng/người/tháng và đảm bảo mọi quyền lợi khác cho người lao động. - Thi công các công trình đảm bảo chất lượng theo thiết kế, không phải phá đi làm lại và đăng ký một số công trình chất lượng cao với các sở, ban, ngành có liên quan. - Số công trình tham gia đấu thầu ít nhất là 20 công trình với tổng giá trị công trình dự thầu khoảng 70 tỷ đồng. - Tuyển dụng, bổ sung nhân lực có trình độ cho các vị trí cần thiết. Đào tạo, nâng cao trình độ của cán bộ về quản lý xây dựng, tài chính doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp. - Tổ chức, tạo điều kiện cho các cán bộ trung cấp đi học thêm các lớp đại học tại chức. - Tuyệt đối giữ an toàn cho người lao động tại các công trường. - Đối với các công trình đã hết thời gian bảo hành kiên quyết không để cho tình trạng nợ quá hạn. - Ban giám đốc đôn đốc các phòng ban thu hồi công nợ, đảm bảo không có tình trạng nợ đọng vốn ở các công trình đã hoàn thành bàn giao. 1.2.2. Định hướng về công tác tổ chức, công tác Đảng và các đoàn thể - Hoàn thiện các phòng, ban, bộ máy tổ chức của Công ty. Tăng cường cán bộ kỹ thuật, quản lý, có năng lực cho các phòng, ban và các đội xây lắp. - Làm tốt công tác xây dựng Đảng, phấn đấu Đảng bộ duy trì được danh hiệu Đảng bộ trong sạch vững mạnh và có nhiều người ưu tú được kết nạp vào Đảng. - Đoàn thanh niên đưa ra nhiều chương trình hấp dẫn, thiết thực để lôi kéo đoàn viên thanh niên tham gia, đẩy mạnh các phong trào văn nghệ, thể thao. 2. Các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao khả năng đấu thầu ở công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 2.1. Xây dựng và quản trị quy trình tham gia đấu thầu Đấu thầu là một quy trình gồm nhiều giai đoạn, nhiều bước công việc: Tìm kiếm thông tin và đánh giá thông tin mời thầu; sơ tuyển (nếu có); chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu; nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng. Đây là một quy trình mà các bước có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đầu ra của bước này là đầu vào của bước kia, chỉ có công việc trước được thực hiện đúng thì công việc sau mới có thể diễn ra. Trong mỗi bước công việc lại bao gồm rất nhiều các công việc khác nhau. Như đã trình bày ở trên, hiện nay trong hoạt động đấu thầu, các công việc của quy trình đấu thầu được các bộ phận chức năng trong công ty thực hiện và phối hợp với nhau khá nhịp nhàng. Nhưng đến nay công ty vẫn chưa hề áp dụng bất kỳ một hình thức quản lý hoạt động đấu thầu nào. Các công việc trong quy trình đấu thầu được các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện đơn lẻ, không có sự thông tin, kết hợp với nhau. Do đó có thể gây ra các sự lãng phí không cần thiết, ví dụ như hai bộ phận chức năng đều cần đến một loại thông tin, thay vì chỉ cần tìm hiểu một lần thì họ lại phải tìm hiểu tới hai lần cùng thông tin đó. Việc thực hiện các công việc trong hoạt động đấu thầu không theo một hệ thống quản lý nào, lúc đầu có thể tạo ra sự thoải mái cho các phòng ban chức năng vì họ có thể ứng xử linh hoạt tuỳ từng tình hình cụ thể. Nhưng cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, sự biến động của môi trường kinh doanh, sự tăng lên về mức độ phức tạp trong cạnh tranh, thì kiểu hoạt động không có quy củ, không có hệ thống quản lý thống nhất, các công việc được thực hiện không có sự liên kết và quản lý chặt chẽ sẽ rất dễ dẫn tới những sai sót, thiệt hại cho công ty, ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu. Các nội dung chủ yếu của giải pháp bao gồm: - Để thực hiện được hoạt động quản trị quy trình đấu thầu, trước tiên Công ty cần tuân thủ theo một quy trình thống nhất. Quy trình hiện nay mà Công ty đang đi theo (đã trình bày ở Chương 2, gồm 5 bước: tìm kiếm thông tin, sơ tuyển, chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ và tham gia mở thầu, thương thảo – ký kết hợp đồng) là một quy trình tương đối hợp lý. Công ty cần thực hiện nghiêm túc tất cả các bước trong quy trình trên. - Về hoạt động quản trị quy trình đấu thầu: Công tác lập kế hoạch đấu thầu: Để công tác lập kế hoạch đi được diễn ra một cách có quy củ và hệ thống, có thể tuân theo các nội dung sau: BẢNG 17: KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU CÔNG TRÌNH… Trình tự thực hiện Công việc cần thực hiện Người thực hiện Thời gian thực hiện Ghi chú 1. Tìm kiếm & đánh giá thông tin -xác định nguồn tìm kiếm thông tin -các thông tin cần tìm - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 2. Tham gia sơ tuyển (nếu có) - chuẩn bị hồ sơ sơ tuyển - gửi hồ sơ sơ tuyển - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 3. chuẩn bị hồ sơ dự thầu -điều tra, nghiên cứu hồ sơ mời thầu -điều tra môi trường đự thầu -chuẩn bị tài liệu về công ty - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 4. Lập hồ sơ dự thầu -y/c về kỹ thuật: hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bảng tiên lượng, chỉ dẫn kỹ thuật.. -yêu cầu về tài chính: chi phí, giá chào, biểu giá chi tiết, nguồn tài chính,… -tiêu chuẩn đánh giá, thuế, bảo hiểm,… - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 5. Nộp hồ sơ dự thầu -gửi hồ sơ dự thầu cho nhà thầu - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính Trước hạn cuối 3 ngày 6. Tham gia mở thầu -cử người tham dự mở thầu Người đại diện công ty 7. Thương thảo&ký kết hợp đồng -các nội dung cần được thương thảo -ký kết hợp đồng -người thương thảo -người ký kết Tất cả các công việc được lên kế hoạch đều cần có các quy định cụ thể về yêu cầu, chất lượng thực hiện; các tiêu chuẩn, yêu cầu về người thực hiện để công việc có thể đạt được kết quả như mong muốn. Công tác tổ chức thực hiện đấu thầu: Sau khi kế hoạch đấu thầu được hoàn tất thì tất cả các công việc đã được lên kế hoạch phải được thực hiện theo đúng tiến độ, yêu cầu trong bản kế hoạch. Khi có bất kì một phát sinh nào trong quá trình thực hiện, người được giao trách nhiệm thực hiện phải báo cáo ngay với nhà quản lý trực tiếp của mình để từ đó tìm cách giải quyết. Công tác kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hoạt động đấu thầu: Song song với hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đấu thầu, Công ty phải tiến hành kiểm tra, đánh giá các hoạt động đó một cách thường xuyên. Nếu có các sai lệch xảy ra mà không gây ảnh hưởng nhiều tới công việc tiếp theo nó thì có thể không cần điều chỉnh. Nhưng nếu qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Công ty phát hiện một công việc nào đó đã thực hiện sai lệch so với kế hoạch rất nhiều, có thể tác động tới công việc tiếp theo thì Công ty cần thực hiện chức năng cuối cùng của hoạt động quản trị, đó là chức năng điều chỉnh. Tuy từng sự biến đổi mà Công ty thực hiện điều chỉnh, như: điều chỉnh điều kiện thực hiện công việc, điều chỉnh người thực hiện công việc, điều chỉnh các yêu cầu về kết quả… Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Công ty cũng cần phát hiện ra những hạn chế, thiếu xót của công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch để điều chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm cho lần sau. Ngoài ra, Công ty cần đánh giá và có những điều chỉnh cần thiết đối với sự kết hợp giữa các bộ phận, các công việc với nhau. Đầu ra của công việc liền trước sẽ là đầu vào của công việc liền sau, vì vậy sự kết hợp hài hoà trong việc sắp xếp công việc, người thực hiện,… là điều kiện quan trong để hoạt động đấu thầu diễn ra thuận lợi - Để xây dựng nên hệ thống quản lý các giai đoạn của đấu thầu, người đầu tiên có trách nhiệm chính là bộ phận lãnh đạo của Công ty. Các phòng ban chức năng như phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, phòng Tài chính – Kế toán có trách nhiệm phải giúp đỡ, tư vấn cho lãnh đạo để xây dựng được một hệ thống quản lý có chất lượng, phù hợp với khả năng của Công ty và phù hợp với các quy định của pháp luật, của Nhà nước. Để thực hiện các nội dung trên thì cần tuân theo các giải điều kiện sau: - Hệ thống quản lý các công việc của quy trình đấu thầu là do lãnh đạo sáng lập. Lãnh đạo cũng là người có ảnh hưởng rất lớn tới sự áp dụng thành công hệ thống này vào trong công ty. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động thực sự có hiệu quả, thực sự phát huy được tác dụng của mình thì ngay trong từng công việc đã yêu cầu người lao động phải nghiêm túc thực hiện theo đúng các yêu cầu đặt ra và phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. Một quá trình tốt sẽ cho một kết quả tốt. - Để hoạt động được hiệu quả thì một hoạt động khác cũng cần được coi trọng, đó là công tác kiểm tra, kiểm soát và hoạt động cải tiến. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cần được tiến hành theo đúng các quy định, cẩn thận và nghiêm túc. Bên cạnh đó, hoạt động cải tiến cần được tiến hành liên tục một cách linh hoạt, sáng tạo vì mỗi một công việc đều không giống nhau và mỗi lần thực hiện đều có các điều kiện khác nhau ảnh hưởng tới chúng. Việc thực hiện cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống quản lý không bi rơi vào tình trạng cứng nhắc, lạc hậu. 2.2. Xây dựng bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh. Các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường thì luôn phải biết được rằng khách hàng chính là lý do tồn tại của họ, không có khách hàng thì không có họ. Ngoài ra, họ cũng cần biết rằng, họ cũng không tồn tại một mình, xung quanh họ còn có các đối thủ cạnh tranh, những người cạnh tranh với họ trên rất nhiều lĩnh vực. Trong hoạt động đấu thầu chỉ có một công ty là người chiến thắng, các công ty còn lại đều là người thua cuộc. Chính vì vậy đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn tới chiến lược phát triển của doanh nghiệp nói chung, tới hoạt động đấu thầu nói riêng. Trong Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh hiện nay, công tác điều tra thị trường và đối thủ cạnh tranh chưa được chú trọng đúng mức. Trong mỗi một cuộc đấu thầu, công ty không những không chú ý tới tất cả các đối thủ mà ngay cả đối thủ cạnh tranh chính của công ty cũng không được quan tâm đúng mức. Công ty không tìm hiểu nhiều thông tin về đối thủ cạnh tranh của mình, không tìm hiểu về cách thức họ dự định thi công công trình, không tìm hiểu về cách tính giá và mức giá họ dự định bỏ thầu… Chính vì lý do này mà nhiều khi Công ty đã để lỡ gói thầu một cách rất đáng tiếc. Hiện nay Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh thu thập thông tin mời thầu chủ yếu là qua các mối quan hệ quen biết hoặc qua các cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một nguồn thông tin quan trọng và tương đối đáng tin cậy. Tuy nhiên, bên cạnh nguồn tin này công ty lại không chú ý đúng mức tới các kênh thông tin khác, ví dụ như thông qua báo, đài, các phương tiện thông tin đại chúng… Trong thời đại kỹ thuật số thì doanh nghiệp cũng cần coi trọng hơn các kênh thông tin này. Các nội dung chủ yếu của giải pháp bao gồm: - Bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh được xây dựng với số người dự kiến là 3 người, bao gồm: một trưởng nhóm và hai nhân viên. Bộ phận này có thể trực thuộc phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, bởi phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiều hoạt động liên quan nhất tới công tác đấu thầu. - Yêu cầu về trình độ chuyên môn của những người trực thuộc bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh là: am hiểu và có kinh ngiệm trong hoạt động đấu thầu, có kiến thức về marketing, nắm vững các phương pháp điều tra, nghiên cứu, tổng hợp, phân tích các thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh. Họ không nhất thiết phải có trình độ đại học trở lên mà chỉ cần đáp ứng các yêu cầu trên là đã thoả mãn. Vì vậy, nhân viên cho bộ phận mới thành lập không thể là những cán bộ công nhân viên mới, còn ít kinh nghiệm. - Nhân viên của bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh được tuyển chọn từ các cán bộ trong toàn công ty. Đó là những người có khả năng tìm kiếm nhiều nguồn thông tin khác nhau và thoả mãn các yêu cầu khác do Công ty đặt ra. - Bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh có chức năng, nhiệm vụ là: + Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác đấu thầu của Công ty. Xác định những nguồn thông tin và những loại thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động đấu thầu cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp, có quy định rõ ràng về nội dung, thời gian và hình thức lưu giữ thông tin. + Thu thập tất cả các thông tin liên quan tới các đối thủ cạnh tranh, liên quan tới thị trường Xây dựng, tới các dự án trong thời gian tới xảy ra trong tầm hoạt động của Công ty. + Xác minh, phân tích, đánh giá các thông tin thu thập được. + Lưu trữ tất cả các thông tin của các đối thủ cạnh tranh, tất cả các thông tin về các cuộc đấu thầu mà Công ty đã tham dự (dù thắng hay trượt thầu), các thông tin của buổi họp rút kinh nghiệm của lãnh đạo doanh nghiệp sau khi tham dự đấu thầu. + Báo cáo các thông tin thu thập, phân tích được và các giải pháp dự kiến lên bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp một cách thường xuyên, kịp thời. + Cố vấn cho ban Giám đốc về tình hình thị trường và đối thủ cạnh tranh. Với quy mô như hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh chưa nên xây dựng phòng kinh doanh – nó quá rộng so với yêu cầu của Công ty. Để thực hiện tốt giải pháp trên Công ty cần tuân thủ các điều kiện sau: - Mọi quyết định về sự thành lập, hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh phụ thuộc vào ban lãnh đạo doanh nghiệp. - Bộ phận chuyên trách này muốn hoạt động thật sự có hiệu quả thì nhất định phải được sự tạo điều kiện của công ty, của tất cả các thành viên trong công ty. - Việc thành lập thêm một bộ phận trong công ty cũng như để bộ phận đó hoạt động và hoạt động có hiệu quả sẽ kéo theo các vấn đề về tốn kém chi phí, có sự xáo trộn nhân sự… Mặt khác, quy mô hiện nay của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh không thật lớn, tình hình tài chính tuy phát triển tương đối ổn định nhưng cũng chưa thật dồi dào. Vì vậy, khi thành lập bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh, Công ty cần xem xét và cân nhắc về vấn đề tài chính, về vấn đề nhân sự sao cho yếu tố mới này không ảnh hưởng nhiều tới sự hoạt động của công ty. 2.3. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch Một công ty muốn hoạt động có hiệu quả và muốn phát triển trong một thời gian dài thì nhất thiết công ty ấy phải có định hướng phát triển rõ ràng với các mục tiêu cụ thể. Tức là công ty phải lập được chiến lược phát triển, phải thiết lập được các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho từng thời kỳ. Hiện nay, công tác lập kế hoạch ở Công ty Cổ phần xây dựng Bắc Ninh đã được đề cập nhưng chưa được chú trọng đúng mức. Chiến lược và kế hoạch của Công ty được xác định và lập theo các cuộc họp của Hội đồng quản trị sau đó thông qua và tham khảo tại Đại hội đồng cổ đông. Dựa vào những phân tích và đánh giá về mọi mặt của Ban giám đốc, hội đồng quản trị cũng như những ý kiến của các cổ đông mà các chiến lược và kế hoạch được xác định cụ thể. Hiện nay, rất khó để tìm kiếm được một kế hoạch hoạt động chi tiết, cụ thể cho toàn công ty. Càng khó để tìm ra các chỉ tiêu kết quả, hiệu quả về sự hoạt động của công ty như. Nếu có thấy cũng chỉ là các chỉ tiêu được lập nên không có căn cứ rõ ràng. Công ty có thể giải thích là do đặc thù của ngành xây dựng, và do các đội xây lắp trong công ty có mức độ độc lập tương đối đối với công ty, nên công ty rất khó có thể lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho toàn công ty được. Nhưng khi công tác lập kế hoạch chưa được công ty chú trọng một cách đúng mức sẽ có thể dẫn tới việc công ty không chủ động được khi có tình hình mới. Điều này có thể sẽ gây ra các ảnh hưởng không tốt tới hoạt động đấu thầu nói riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cũng như sự phát triển của công ty. Để cải thiện tình hình trên, ban lãnh đạo Công ty cần giao nhiệm vụ cho phòng kế hoạch thường xuyên theo dõi những biến động của thị trường, theo dõi các thông tin về hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các dự án kế hoạch của các ban, ngành, ban quản lý dự án,.. (có thể kết hợp với bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh), nắm chắc thông tin về các dự án của Công ty để kế hoạch của công ty thêm căn cứ thực tế. Để nâng cao tính khả thi của các chỉ tiêu kết quả đã đề ra trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Hàng năm, Công ty sẽ phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn công ty. Lập các kế hoạch cụ thể để hỗ trợ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty: kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành, kế hoạch lao động – tiền lương, kế hoạch vật tư. Các kế hoạch này được xây dựng dựa trên các căn cứ: - Căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh các năm trước. - Căn cứ năng lực sản xuất hiện có của Công ty. - Căn cứ vào các thông tin thu thập, đánh giá được về thị trường trong thời gian tới. Ban quản trị là người có vai trò quyết định trong công tác lập kế hoạch của công ty. Ngược lại, để kế hoạch ấy được hoàn thành một cách tốt nhất thì phải dựa vào sự nỗ lực của tất cả các cán bộ công nhân viên trong công ty. Để nâng cao chất lượng kế hoạch thì điều quan trọng nhất là nâng cao chất lượng nguồn nhân sự - cả những nhân sự tham gia lập kế hoạch và những nhân sự tham gia thực hiện kế hoạch ấy. Mặt khác, phải có một cơ sở hệ thống thông tin đầy đủ, có tính chính xác cao, cập nhật để phục vụ cho hoạt động lập kế hoạch. Chính những điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng kế hoạch. 2.4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Con người là trung tâm của mọi vấn đề, là yếu tố quyết định thành bại của các hoạt động nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Hiện nay, bên cạnh những cán bộ có trình độ, tay nghề, kinh nghiệm trong công tác thì ở Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh vẫn còn một số cán bộ, nhân viên chưa đủ khả năng đáp ứng công việc mà công ty giao phó. Một số cơ hội đầu tư mà Công ty tham gia đấu thầu nhưng lại bị trượt vì theo chủ đầu tư đội ngũ cán bộ quản lý công trình dự kiến không đáp ứng yêu cầu công trình đặt ra; hoặc Công ty đã có sự bố trí nhân lực không hợp lý để thực hiện công trình. Trong một số cuộc mở thầu, khi chủ đầu tư yêu cầu Công ty thuyết trình về giá bỏ thầu và biện pháp thi công thì người đại diện của Công ty lại không đưa ra được lý lẽ thuyết phục chủ đầu tư, thuyết phục hội đồng xét thầu. Các nội dung chủ yếu của giải pháp bao gồm: - Trước tiên, Công ty cần xác định rõ nhu cầu về nhân lực của mình, về: vị trí làm việc, số lượng lao động, trình độ của mỗi vị trí cần đáp ứng. - Công ty cần đánh giá lại trình độ của các cán bộ, công nhân viên trong Công ty mình để biết được đúng khả năng của lao động, biết được những lao động đáp ứng tốt yêu cầu của công việc và những lao động không đủ khả năng, không đáp ứng được yêu cầu của công việc mà họ đang đảm trách. - Sau khi đánh giá trình độ của lao động, tuỳ mỗi vị trí mà công ty sẽ đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực khác nhau. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng Khi thực hiện hoạt động tuyển dụng, Công ty nên thực hiện tuân theo quy trình dưới đây: QUY TRÌNH TUYỂN LAO ĐỘNG Lập kế hoạch tuyển lao động Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ dự tuyển Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn Thông báo kết quả thi tuyển Phân công công việc Quy trình tuyển dụng trên được áp dụng đối với việc tuyển dụng các cán bộ kỹ thuật cho Công ty: Kỹ sư điện, kỹ sư xây dựng, kỹ sư thuỷ lợi, kỹ sư giao thông, các cử nhân và cán bộ trung cấp các loại. Tất cả các thông tin về công việc như: chức danh công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương, các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc; các điều kiện về làm việc như: điều kiện về máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng; thời gian làm việc; điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động… đều được thông báo trong bản mô tả công việc. Đối với mỗi vị trí công việc sẽ có các tiêu chuẩn, yêu cầu riêng đối với người thực hiện. Tất cả các yêu cầu cơ bản về kiến thức, kỹ năng, giáo dục, kinh nghiệm và các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có) đều được nêu trong bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Đối với việc tuyển dụng lực lượng thợ kỹ thuật (lực lượng lao động chính trong Công ty), Công ty không cần và không nên thông qua quy trình tuyển dụng trên. Đối tượng tuyển dụng ở đây là nam giới. Công ty có thể thông báo tuyển công nhân qua nhiều kênh như: dán thông báo ở cổng Công ty, thông báo qua Đài truyền hình Bắc Ninh, qua các Đài phát thanh của các huyện, qua chính các cán bộ công nhân viên và lực lượng lao động hiện tại của Công ty… Những người dự tuyển có thể đáp ứng các yêu cầu cơ bản về sức khoẻ, tuổi tác… sẽ được cho thử việc một tháng. Sau một tháng, ai là người có khả năng đáp ứng được công việc hoặc thể hiện được có khả năng trở thành một người thợ giỏi sẽ được Công ty giữ lại. Tất nhiên, số lượng lao động được giữ lại sẽ phù hợp với nhu cầu của Công ty. Ngoài ra, mỗi năm Công ty còn sử dụng hàng trăm lao động tự do ở các địa phương. Việc thuê, mướn lao động này sẽ do các đội xây lắp chủ động, phụ thuộc vào địa điểm thi công công trình, đặc điểm công trình, tiến độ cần thực hiện, đặc điểm nguồn nhân lực tại địa phương đó… Khả năng làm việc của những lao động này sẽ do những người trực tiếp quản lý công trình đó xem xét, đánh giá. Một điều lưu ý trong quá trình tuyển dụng, Công ty nên ưu tiên đối với những ứng viên sống trong tỉnh Bắc Ninh mà thoả mãn các điều kiện trong bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Điều này sẽ tạo điều kiện và đảm bảo hơn để các ứng viên này gắn bó lâu dài với Công ty. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua sử dụng Như đã trình bày ở trên, Công ty cần tiến hành đánh giá trình độ và khả năng làm việc của các lao động trong Công ty một cách nghiêm túc. Sau khi có kết quả đánh giá, tuỳ vào mỗi vị trí, mỗi trường hợp mà sẽ có các quyết định nhân sự khác nhau. Xét một cách tổng quát trên toàn Công ty, Công ty sẽ phải thực hiện điều chỉnh, phân công lại lao động một cách hợp lý hơn. Những ai có khả năng thực hiện tốt công việc mà họ đang đảm trách, thoả mãn với công việc của họ hiện tại, Công ty sẽ tiếp tục giữ họ lại ở vị trí đó. Không những vậy, Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể phát huy hết khả năng của mình. Những cán bộ công nhân viên tuy đang làm tốt công việc của mình nhưng lại không bằng lòng với vị trí hiện tại thì Công ty nên tìm hiểu nguyên nhân. Nếu như, những công nhân viên ấy có trình độ cao hơn trình độ công việc họ đang đảm trách, họ muốn làm việc ở vị trí phù hợp hơn… Công ty cần lưu ý, xem xét các trường hợp này. Công ty cần để họ hiểu rằng: Công ty đánh giá cao những đóng góp của họ cho Công ty, Công ty cũng đánh giá cao tài năng của họ, Công ty sẵn sàng tạo điều kiện để họ phấn đấu hơn nữa cho sự nghiệp và luôn xem xét trường hợp của họ khi có cơ hội, Công ty luôn cố gắng để bố trí nhân sự tương xứng với công việc nhất sao cho tạo ra được sơ đồ nhân sự hợp lý nhất và đưa lại hiệu quả hoạt động cao trong toàn Công ty. Công ty cần thực hiện chính sách trả lương cao cho những cán bộ, kỹ sư giỏi, có lâu năm kinh nghiệm để thu hút và giữ những người có tài ở lại với Công ty. Một trường hợp khác, nếu có những nhân viên không bằng lòng với vị trí hiện tại của mình nhưng theo đánh giá của Công ty thì đây là vị trí rất phù hợp với trình độ của họ thì Công ty cần giải thích để họ hiểu và giữ nguyên vị trí làm việc của họ. Trong trường hợp họ vẫn muốn có những sự thay đổi thì Công ty sẽ tôn trọng mọi quyết định của họ. Công ty cần thực hiện sàng lọc lao động cẩn thận để tìm ra những người không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công việc hiện tại. Đối với những người này, Công ty có thể thuyên chuyển công tác đến một vị trí hợp lý hơn, hoặc đào tạo thêm để họ có khả năng đáp ứng tốt hơn công việc của mình. Sau khi đào tạo thì tuỳ theo khả năng làm việc của họ mà Công ty sẽ có quyết định tiếp tục thuê hay buộc phải cho họ nghỉ việc. Trong quá trình sử dụng lao động cần tạo các điều kiện vật chất đầy đủ để lao động có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Ví dụ như: Các cán bộ kỹ thuật phải được bố trí nơi làm việc, các trang thiết bị phục vụ cho công việc một cách đầu đủ, an toàn. Lực lượng công nhân kỹ thuật thì được thực hiện đầy đủ các điều kiện về lao động an toàn. Tất cả lao động trong Công ty đều phải được trả công tương xứng với công việc và phải được thực hiện đầy đủ các chế độ cần thiết đối với người lao động như: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… Ngoài ra, Công ty cần phát động, tổ chức các phong trào thi đua, đẩy mạnh các hoạt động thể thao, văn nghệ… để người lao động có môi trường giải lao sau những giờ làm việc căng thẳng. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua đào tạo phát triển Việc sử dụng lao động của Công ty phải gắn liền với công tác đào tạo, phát triển lao động. Khi có những xu hướng mới, hoặc khi trình độ chung trên thị trường thay đổi… Công ty cần đưa người đi đào tạo cho thích nghi với tình hình mới, để không bị lạc hậu so với thị trường. Nội dung và hình thức đào tạo đối với mỗi một vị trí nhân sự là khác nhau. Dưới đây là một vài hình thức mà Công ty có thể thực hiện: + Đào tạo trong công việc (đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc) Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Công ty có thể sử dụng phương pháp này đối với công nhân kỹ thuật bởi đây là hình thức dạy các kỹ năng thực hiện công việc theo quá trình: chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy. Đào tạo theo kiểu học nghề: Công ty có thể sử dụng phương pháp này đối với những nhân sự mới tuyển vào công ty, còn chưa quen việc. Những nhân viên mới này sẽ có sự chỉ dạy tận tình của các cán bộ - những công nhân kỹ thuật lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động cho đến khi họ đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. Kèm cặp và chỉ bảo: Sử dụng phương pháp này đối với những nhân viên giám sát, những “nhà quản lý tương lai” của doanh nghiệp thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những nhà quản lý giỏi hơn. Ngoài ra, đối với những nhân viên không đáp ứng được công việc trong quá trình sàng lọc, cũng có thể đào tạo bằng phương pháp này thông qua việc để một nhân viên làm việc cùng lĩnh vực có kinh nghiệm, khả năng hướng dẫn và chỉ bảo. + Đào tạo ngoài công việc Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp: Công ty đứng ra tổ chức các lớp đào tạo, có thể mời người về giảng dạy hoặc do các cán bộ có trình độ cao, hoạt động hiệu quả trong công ty đứng ra giảng dạy. Thời gian học là cuối tuần hoặc có thể học vào buổi tối, tránh tình trạng ảnh hưởng tới thời gian làm việc. Cử đi học ở các trường chính quy: Công ty cử cán bộ đi học thêm các lớp về quản lý xây dựng, tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp. Công ty tạo điều kiện cho các cán bộ trung cấp đi học thêm các lớp tại chức để nâng cao trình độ chuyên môn. Ngoài ra, lực lượng công nhân tự do trước khi ký hợp đồng ngắn hạn đều phải được tổ chức huấn luyện về kỹ thuật, an toàn lao động để đảm bảo thực hiện công việc mà Công ty giao cho. Mọi quyết định trong vấn đề nhân sự cần được đưa ra trong cuộc họp lãnh đạo của công ty và dựa trên sự thống nhất ý kiến của đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp. Để thực hiện tốt giải pháp trên Công ty cần tuân theo các điều kiện sau: - Hoạt động tuyển dụng, sử dụng, phát triển nhân sự chỉ thực sự có hiệu quả khi công ty tạo điều kiện làm việc để người lao động phát huy được khả năng của mình. - Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự thường đòi hỏi chi phí lớn về tài chính, thời gian và nhiều khi còn ảnh hưởng tới các công việc khác. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh hiện nay có tình hình tài chính tương đối ổn định nhưng không quá dồi dào. Vì vậy, khi thực hiện công tác đào tào và phát triển nguồn nhân lực, công ty cũng cần cân đối tài chính với các hoạt động khác. 2.5. Đầu tư nâng cấp máy móc trang thiết bị Hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh có một hệ thống máy móc trang thiết bị tương đối phù hợp với trình độ chung của thị trường, tương đối hiện đại, vẫn còn đang trong giai đoạn khấu hao. Nhưng giống như tình hình của nhiều công ty xây dựng khác, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh hiện nay vẫn còn thiếu thốn rất nhiều trang thiết bị, máy móc còn trong tình trạng chưa đồng bộ, và còn thiếu một số loại máy móc để thực hiện một số công trình đặc thù. Đã có một vài lần trong các cuộc đấu thầu, vì không đảm bảo được máy móc trang thiết bị cho công trình đấu thầu, hoặc vì không có loại máy móc mà công trình yêu cầu hoặc đôi khi là vì không phù hợp với công trình (quá hiện đại nên khấu hao lớn, làm cho giá thành lớn, không phù hợp với công trình) mà Công ty đã bị trượt thầu. Tỷ lệ vốn cố định/Tổng vốn kinh doanh của Công ty hiện nay là quá thấp. Từ năm 2002 đến nay chưa bổ sung thêm máy móc gì mới. Trong xu thế chung của sự phát triển, chu kỳ sống của công nghệ ngày càng bị rút ngắn. Nếu doanh nghiệp nào không theo kịp trình độ công nghệ chung trên thị trường thì doanh nghiệp đó sẽ bị tụt lại và không thể phát triển. Để nâng cấp hệ thống máy móc trang thiết bị của mình, công ty cần làm những việc sau: - Thống kê lại hệ thống máy móc trang thiết bị hiện có của doanh nghiệp về: chủng loại, số lượng, giá trị, thời gian khấu hao, xuất xứ…Tiến hành đánh giá lại hệ thống máy móc trang thiết bị của Công ty. - Tiến hành so sánh hệ thống máy móc trang thiết bị của công ty với trang thiết bị của các đối thủ cạnh tranh (thông qua các thông tin thu thập được của bộ phận chuyên trách về thị trường và đối thủ cạnh tranh). - So sánh trình độ máy móc thiết bị của công ty với trình độ chung trên thị trường. - Trước khi tiến hành mua sắm máy móc trang thiết bị, công ty phải cẩn thận xem xét tình hình tài chính hiện tại của mình, xem xét các kế hoạch tài chính, dự án đầu tư sắp tới. - Sau khi mua sắm, đầu tư trang thiết bị, công ty cần tiến hành đánh giá tài sản, đưa vào tính khấu hao theo cách hợp lý, bảo quản đúng quy cách. - Khi các đội sử dụng máy móc trang thiết bị, phải có giấy tờ chứng thực tình trạng hiện tại của máy móc thiết bị đó. Các đội phải cam kết sử dụng và bảo quản máy móc thiết bị đúng hướng dẫn, quy cách. Nếu xảy ra vấn đề hỏng hóc, mất mát thì các đội phải chịu trách nhiệm trước công ty. Với nguồn lực tài chính hạn hẹp hiện nay, Công ty cần cân nhắc xem xét một cách kỹ lưỡng trước khi đầu tư mua sắm máy móc trang thiết bị. Đối với những máy móc mà tần suất sử dụng không nhiều thì công ty cần so sánh lợi ích và chi phí giữa việc mua chúng và đi thuê máy móc trang thiết bị. Hiện nay, trước mắt cần đầu tư nâng cấp những loại máy móc, thiết bị sau: BẢNG 18:NHỮNG THIẾT BỊ MÁY MÓC CẦN ĐẦU TƯ NGAY Loại thiết bị Số lượng từng loại Công suất hoạt động Ô tô 2-3 cái 2,5 tấn Ô tô Huyndai trọng tải nhỏ 2-3 cái 2,5-3,5 tấn Máy trộn bê tông 4-5 cái 80 lít Máy trộn bê tông tươi 1 cái Máy trộn vữa 2 cái 100 lít Máy cắt thép 5 cái Máy hàn điện 5 cái 12KVA Giàn giáo Tiệp 800-1000m2 Máy ép cọc 1 cái Mọi quyết định về mua sắm máy móc trang thiết bị của Công ty đều do bộ phận lãnh đạo của Công ty quyết định. Nguồn vốn đầu tư cho những loại máy móc thiết bị trên có thể huy động một phần từ nguồn trích khấu hao tài sản cố định, một phần từ quỹ đầu tư phát triển và một phần là từ vốn vay của Công ty. 3. Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng Hiện nay, trong hoạt động của ngành xây dựng vẫn còn tồn tại nhiều hiện tượng tiêu cực. Nguyên nhân của các hiện tượng tiêu cực này thì có rất nhiều, ví dụ như: sự yếu kém của một số chủ đầu tư trong khâu tổ chức thực hiện dự án để một số nhà thầu khác lợi dụng cơ hội gây ra các hiện tượng tiêu cực. Những hiện tượng tiêu cực xuất hiện trong đấu thầu thời gian vừa qua đều có dấu hiệu của sự lợi dụng kẽ hở của luật pháp để lách luật, thực hiện sai các chủ trương của Nhà nước. Để đấu thầu thực sự là một biện pháp tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh, các cơ quan quản lý Nhà nước cần nghiêm ngặt quản lý các hoạt động của chủ đầu tư trong tất cả các hoạt động như: huy động vốn, năng lực thiết kế và tổ chức đấu thầu. Bên cạnh đó, Nhà nước phải có trách nhiệm kết hợp với các cơ quan chức năng trong việc tuyên truyền những văn bản quy phạm pháp luật mới để các đối tượng hữu quan có thêm những hiểu biết và tiếp thu đầy đủ các quy định khi tham gia tổ chức đấu thầu, cũng như tiếp thu tinh thần chung của Nhà nước về hoạt động đấu thầu nói riêng và hoạt động xây dựng nói chung. Để khắc phục những hiện tượng tiêu cực trong đấu thầu trên thị trường, Nhà nước cần quy định và phải có sự giám sát chặt chẽ đối với các hoạt động của chủ đầu tư về mọi mặt hoạt động. Ngoài ra, để đảm bảo sự công bằng và kích thích khả năng phát triển của tất cả các doanh nghiệp xây dựng, Nhà nước nên có những quy định cụ thể hơn về thời gian và đối tượng tham gia dự thầu nhằm đảm bảo tính cạnh tranh cao của cuộc đấu thầu và tránh hiện tượng các nhà thầu dàn xếp thầu với nhau. Giá là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu cũng như hiệu quả tranh thầu của các đơn vị tham gia đấu thầu. Nhưng với các quy định của Nhà nước hiện nay về lập giá dự thầu còn nhiều vấn đề chưa thoả đáng. Hiện nay, Nhà nước có quy định khá chi tiết về phương pháp và căn cứ lập giá. Tuy nhiên, sự quy định chi tiết này đã can thiệp quá sâu đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhiều loại chi phí vẫn bị Nhà nước bắt tính theo quy định chung, điều này là không phù hợp với những biến động của thị trường, khiến cho doanh nghiệp lâm vào các quy định cứng nhắc và không linh hoạt được trong tình hình mới. Để các doanh nghiệp có thể phát huy khả năng, điểm mạnh của mình trong hoạt động đấu thầu xây lắp thì Nhà nước chỉ nên quy định một số mức giá sàn của một số yếu tố cần thiết, còn lại nên để doanh nghiệp chủ động tính toán theo tình trạng riêng của từng doanh nghiệp. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh em không những đã được tìm hiểu kỹ về Công ty mà còn được các cô chú, anh chị nhân viên trong công ty chỉ dạy rất nhiều điều thiết thực và bổ ích. Không những vậy, sau thời gian thực tập tổng hợp ở công ty để tìm hiểu tổng quan về công ty, về các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đây, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung chuyên đề thực tập của mình: Đó là về hoạt động đấu thầu và nâng cao khả năng đấu thầu của Công ty. Em đã được tìm hiểu về quy trình của hoạt động đấu thầu, về từng công việc thực tế phải làm khi tham gia đấu thầu. Đó là những điều mà em không hề biết khi chỉ ngồi học trên giảng đường. Như vậy, phần nào mục đích của nhà trường khi cho sinh viên về các đơn vị kinh doanh thực tập đã được thực hiện. Tuy nhiên, do thời gian tìm hiểu cũng như với vốn kiến thức còn hạn chế, chắc chắn những nội dung trình bày trong chuyên đề không tránh khỏi các thiếu xót, khiếm khuyết. Em rất mong nhận được các ý kiến gợi ý, đóng góp của thầy giáo và các cô chú để chuyên đề của em thêm phần đầy đủ, chính xác và hoàn thiện hơn. Để có thể hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, em xin cảm ơn rất nhiều sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn, TS Trần Việt Lâm cùng toàn thể cô chú, anh chị nhân viên của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh. Em hy vọng trong thời gian tới vẫn nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo cũng như của các cô chú và anh chị để em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Vân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bùi Mạnh Hùng – Kinh tế xây dựng trong cơ chế thị trường, NXB Xây Dựng năm 2003 2. Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 4. 3. Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 8. 4. Một số ý kiến về đổi mới công tác đấu thầu trong ngành GTVT- Cục giám định và quản lý chất lượng công trình giao thông, Bộ GTVT, - Tạp chí Giao thông vận tải số 5 năm 2003 5. Nguyễn Xuân Hải – Quản lý dự án nhìn từ góc độ Nhà nước, nhà đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu – NXB Xây dựng /2003. 6. PGS.TS Lê Công Hoa – Giáo trình kinh tế xây dựng, Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Khoa Quản trị kinh doanh/1999 7. Tạp chí Công báo số 31+32 (16/02/2006) 8. Tạp chí Giao thông vận tải các số: 12/2004;9/2005;10/2005;01/2006;02/2006; 9. Tạp chí Xây dựng số 446 (4/2005) 10. Tạp chí Xây dựng số 440 (10/2004) 11. Tạp chí Xây dựng số 436 (6/2004) 12. Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh giai đoạn 2001 – 2005 13. Một số tài liệu khác MỤC LỤC Trang