Chuyên đề Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng

g trước đó là 95 triệu USD. Trong số các thị trường xuất khẩu sản phẩm gỗ của Việt Nam, Mỹ là thi trường xuất khẩu đứng đầu, với tốc độ tăng trưởng mạnh được duy trì. Riêng trong 8 tháng đầu năm 2007, giá trị xuất khẩu của sản phẩm gỗ sang thị trường Mỹ đạt khoảng 590,4 triệu USD, tăng 26,5% so với cùng kì năm 2006. Trong năm 2007, kim ngạch xuất khẩu đồ gỗ sang Mỹ đạt 950 triệu USD, tăng 29% so với năm 2006. Trong đó sản phẩm gỗ xuất khẩu sang thị trường Mỹ trong năm 2007 chủ yếu bao gồm đồ nội thất có chất liệu bằng gỗ cứng như gỗ tràm, sồi dâu… với đơn giá khá cao. Với thị trường Mỹ, đồ gỗ Việt Nam được đánh giá là có chất lượng, kiểu dáng sáng tạo, gái cả khá cạnh tranh, vì thế tạo được độ tín nhiệm cao đối với người tiêu dùng. Ngoài ra kim ngạch xuất khẩu hàng gỗ chế biến của Việt Nam sang Mỹ còn chưa cao so với các nước khác nên không đứng trước nguy cơ bị kiện phá giá… Theo kết quả nghiên cứu thị trường Mỹ của các chuyên gia và ý kiến một số doanh nghiệp Mỹ, nhập khẩu hàng nội thất của Việt Nam trong thời gian gần đây sang Mỹ tăng nhanh, nhưng để giữ vững tốc độ này các doanh nghiệp phải biết nhu cầu và những khó khăn của nhà nhập khẩu Mỹ… Trong thời gian qua, xuất khẩu đồ gỗ nội thất của Việt Nam vào thị trường Mỹ tăng khá nhanh. Theo số liệu thống kê của ủy ban Thương mại quốc tế Hoa Kỳ, sản phẩm gỗ và đồ nội thất xuất khẩu từ Việt Nam sang Mỹ tăng từ 16 triệu USD năm 2001 lên 902,5 triệu USD năm 2006 (tăng 56 lần), ba tháng đầu năm 2007 đạt 277,7 triệu USD ( ba tháng đầu năm 2006 là 186,9 triệu USD). Đồ gỗ Việt Nam hiện đứng thứ năm trong top 10 các nước xuất khẩu đồ gỗ sang Mỹ, sau Trung Quốc (chiếm 49% thị phần đồ gỗ tại Mỹ), Canada (15%), Italia (3%), Việt Nam (2%). Sau thị trường Mỹ, đứng thứ hai trong số các thị trường xuất khẩu đồ gỗ của Việt Nam là Nhật Bản. Kim ngạch xuất khẩu sang Nhật Bản trong tháng 1 năm 2007 đạt trên 29 triệu USD, tăng 28,7% so với cùng kì năm 2006. Bên cạnh đó kim ngạch xuất khẩu sản phẩm gỗ sang một số thị trường tăng rất mạnh như Trung Quốc, đạt trên 11 triệu USD trong tháng đầu năm, tăng 204,5%. Ngoài ra, kim ngạch xuất khẩu sản phẩm gỗ sang Hàn Quốc, Đài Loan, Canada… cũng tăng trưởng mạnh. Tuy vậy , xuất khẩu sản phẩm gỗ của ta sang một số nước thị trường EU đang giảm như Pháp, Hà Lan, Tây Ban Nha, Phần Lan , Thụy Điển Bảng 5 : Kim ngạch xuất khẩu sản phẩm gỗ sang thị trường các nước trong tháng 1 năm 2007 Đơn vị tính : USD Thị trường Tháng 1/07 Tháng 1/06 % tăng giảm so với tháng 1/06 Mỹ 77.752.660 48.870.702 59,10 Nhật Bản 29.071.584 22.587.045 28,71 Anh 19.905.553 14.790.873 34,58 Pháp 13.417.273 14.994.396 -10,52 Đức 12.336.577 11.835.960 4,23 Trung Quốc 11.027.131 3.621.787 204,47 Hàn Quốc 7.727.393 5.530.255 39,73 Hà Lan 6.276.251 8.309.828 -24,47 Đài Loan 4.835.456 3.486.106 38,71 Italy 4.549.628 3.011.979 51,05 Bỉ 4.342.551 2.881.073 50,73 Úc 4.167.483 3.284.508 26,88 Tây Ban Nha 3.981.167 4.450.760 -10,55 Canada 3.602.059 1.808.640 99,16 Đan Mạch 2.526.874 2.482.868 1,77 Phần Lan 2.398.855 2.619.895 -8,44 Ai Len 2.102.703 1.511.587 39,11 Thụy Điển 2.011.453 2.403.928 -16,33 Hi Lạp 1.730.633 1.622.421 6,67 Malaysia 1.241.322 810.944 53,07 New Zealand 820.020 710.551 15,41 Thụy Sĩ 739.207 398.231 85,62 Thổ Nhĩ Kỳ 604.820 399.612 51,35 Ba Lan 578.458 678.942 -14,80 Nguồn : Báo Thương Mại Tuy nhiên ngành xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ Việt Nam cũng gặp phải sự cạnh tranh quyết liệt trên thị trường thế giới không chỉ từ Trung Quốc mà của cả các quốc gia trong khu vực Đông Nam Á như Malaysia, Thái Lan…do họ cũng đang tìm hướng để cải thiện vị thế trên thị trường thế giới. Cùng với đó việc phải nhập khẩu gỗ nguyên liệu là chủ yếu, thiếu vốn đầu tư, kinh nghiệm tiếp thị, nghiên cứu thị trường… và hệ thống phân phối yếu là những điểm yếu của các nhà xuất khẩu Việt Nam. Đây là những vấn đề mà ngành xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ cần khắc phục để ngành phát triển bền vững. CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY NAM VIỆT HOÀNG TRONG THỜI GIAN QUA 2.1. Khái quát về công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty có lịch sử hình thành và phát triển như sau: Năm 2002, công ty TNHH Nam Việt Hoàng được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102005349, do sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 21/05/2002, công ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0103020967, do Sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 27/11/2007. 2.1.1.2. Giới thiệu về công ty Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP GỖ XUẤT KHẨU NAM VIỆT HOÀNG Tên giao dịch tiếng Anh : NAM VIET HOANG DEVELOPMENT INDUSTRY EXPORT WOOD JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : NAM VIET HOANG DIEW JSC Vốn điều lệ : 45.000.000.000 đồng (bốn mươi lăm tỷ đồng) Tổng số cổ phần : 4.500.000 cổ phần Mệnh giá : 10.000/cổ phần Trụ sở chính : Số 4/105, phố Yên Hòa, phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy , Hà Nội. Văn phòng làm việc chính : Số 2C, phố Lê Phụng Hiểu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Tel : 04.9350495 Fax : 04. 9350496 Email : acelco@fpt.vn Website : www.namviethoang.com.vn Các công ty con , chi nhánh , đơn vị trực thuộc - Chi nhánh Công ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng tại Bắc Ninh - Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu - Công ty Cổ Phần Quế Võ ( Công ty CP Phát Triển Công Nghiệp Gỗ Xuất Khẩu Nam Việt Hoàng nắm giữ 60% vốn điều lệ). 2.1.1.3. Các ngành nghề kinh doanh - Trồng rừng, chăm sóc rừng - Thu hoạch sản phẩm rừng - Sản xuất các sản phẩm từ gỗ - Xây dựng công trình công nghiệp , giao thông, dân dụng - Vận tải hàng hóa đường bộ, đường sông. 2.1.2. Bộ máy hoạt động của công ty Công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua năm 2005. Cơ sở của hoạt động quản trị và điều hành công ty là Điều lệ tổ chức và hoạt động được Đại hội đồng cổ đông thông qua tháng 10 năm 2007. Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty gồm: 2.1.2.1. Văn phòng công ty : Văn phòng làm việc của Hội đồng quản trị , Ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ gồm: Trụ sở chính: Số 4/105 , phố Yên Hòa, phường Yên Hòa Quận Cầu Giấy, Hà Nội Văn phòng: Số 2C, phố Lê Phụng Hiểu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.9350495 – Fax: 04.9350496 2.1.2.2. Các chi nhánh nhà máy trực thuộc * Chi nhánh công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng tại Bắc Ninh * Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu Địa chỉ: Lô C8 , khu công nghiệp Quế Võ, huyện Quế Võ , tỉnh Bắc Ninh. 2.1.2.3. Đại hội đồng cổ đông Là cơ quan coc thẩm quyền cap nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền. Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ: - Thông qua sửa đổi , bổ sung điều lệ - Thông qua kế hoạch phát triển của công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị và của các kiểm toán viên - Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị - Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, phê chuẩn việc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng giám đốc điều hành - Bổ sung và sửa đổi Điều lệ - Các quyền hạn và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ. 2.1.2.4. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý gồm 6 (sáu) thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có nhiệm kì là 4 năm. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông: - Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh - Xác định mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên cơ sở các mục đích chiến lược do Đại hội đồng cổ đông thông qua - Bổ nhiệm tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng công ty. Quyết định mức lương và các lợi ích khác của Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng. Miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng nếu có bằng chứng chứng minh họ không đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ được giao phó hoặc họ có hành vi vi phạm pháp luật, Điều lệ của Công ty hoặc Hội đồng quản trị cho rằng việc miễn nhiễm hoặc cách chức là cần thiết và vì lợi ích tối cao của công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. - Đề xuất mức cổ tức hàng năm trình Đại hội đồng cổ đông xem xét, quyết định. Xác định mức cổ tức, tổ chức việc chi trả cổ tức - Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định - Đề xuất tới Đại hội đồng cổ đông về việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể công ty - Các quyền hạn và nhiệm vụ khác được quy định tại điều lệ… 2.1.2.5. Ban Kiểm soát Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty. Ban kiểm soát của công ty gồm 3 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín, trong đó ít nhất phải có một thành viên có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu một thành viên làm Trưởng ban, quyền và nhiệm vụ của trưởng ban kiểm soát được quy định tại Điều 46 của Điều lệ công ty. Ban kiểm soát có các nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. - Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại điểm 1.7 khoản 1 điều 14 điều lệ này. - Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về các kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông - Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty, tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. - Kiến nghị biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.2.6. Tồng giám đốc Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Nhiệm kì của Tổng giám đốc là 4 năm và có thể được bổ nhiệm lại. Nhiệm vụ: - Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty - Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. Trong trường hợp không đồng ý với quyết định của HĐQT, Tổng giám đốc vẫn có trách nhiệm thực hiện quyết định của HĐQT nhưng có quyền bảo lưu ý kiến của mình bằng văn bản để trình ĐHĐCĐ trong phiên họp gần nhất. - Tổ chức thực hiện và bảo toàn, phát triển vốn theo phương án sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty đã được HĐQT phê duyệt. - Quyết định các hợp đồng mua bán tài sản cố định có giá trị nhỏ hoặc bằng 100 triệu đồng, quyết định các hợp đồng mua bán, vay và hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 65 tỷ đồng. Tổng giá trị các hợp đồng được quyền quyết định sẽ do HĐQT thông qua tại Quy chế quản lý sản xuất kinh doanh và tài chính của công ty. - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao và phải báo cáo cho những cơ quan này khi được yêu cầu. - Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. 2.1.2.7. Các phòng ban của công ty * Phòng kinh doanh Chức năng, nhiệm vụ: - Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, chuẩn bị hợp đồng với khách hàng mua bán nguyên liệu, vật tư, hàng hóa. - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa với các khách hàng trong, ngoài nước. * Phòng kế toán tài chính Chức năng, nhiệm vụ: - Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong lĩnh vực kế toán và tài chính. - Thực hiện các chế độ về kế toán, tài chính doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. -Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh từng tháng, quý, năm. - Kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất, kinh doanh bằng nghiệp vụ, tổ chức thực hiện công tác tài chính đúng chế độ, thể lệ, nguyên tắc tài chính của Nhà Nước, quy định của công ty. - Chấp hành nghiêm chế độ báo cáo, quyết toán kiểm kê đảm bảo yêu cầu chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh. - Định kỳ tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế của công ty báo cáo Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc. - Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục có hệ thống tình hình tiền vốn, chi phí sản xuất, kết quả lỗ lãi, các khoản thanh toán, nộp ngân sách. - Thông qua kết quả thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, xây dựng kế hoạch tài chính, vốn, phí… đảm bảo sử dụng vốn hợp lý, tiết kiệm nhằm tăng lãi. - Quản lý, kiểm tra, đề xuất giải pháp xử lý các trường hợp công nợ nhằm thu hồi, hạn chế tối đa thất thoát vốn. - Tiến hành tự kiểm tra định kỳ công tác tài chính kế toán ở đơn vị trực thuộc. * Phòng tổ chức – hành chính Chức năng, nhiệm vụ: - Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng, bảo vệ, thanh tra, kiểm tra và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, công tác pháp chế (trừ pháp chế HĐQT), quản trị hành chính, an toàn lao động, thi đua khen thưởng, kỉ luật. - Xây dựng phương án mạng lưới tổ chức phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh. - Xây dựng quy hoạch cán bộ, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc. - Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương hàng năm, thực hiện các chế độ, chính sách theo quy định của Nhà Nước. Tổ chức quản lý tốt lực lượng lao động toàn công ty. - Phối hợp với công đoàn phát động phong trào thi đua, tổng kết khen thưởng kịp thời, chính xác, tham mưu xử lý các vụ việc vi phạm kỉ luật theo quy định hiện định. - Xây dựng mạng lưới bảo vệ, phòng chống cháy nổ, công tác bảo mật trong công ty. - Thường xuyên kiểm tra, theo dõi công tác an toàn lao động, lập các thủ tục hồ sơ theo quy định khi có tai nạn lao động xảy ra. - Làm tốt công tác văn thư bảo mật ở văn phòng công ty, kiểm tra hướng dẫn đơn vị trực thuộc, thực hiện công tác văn thư lưu trữ đúng quy định, quản lý tốt kho lưu trữ tài liệu của công ty. - Hàng năm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí hành chính của văn phòng công ty, xây dựng nền văn hóa hành chính trong công sở, trong hội họp, tiếp khách. - Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra (định kì hoặc đột xuất) việc chấp hành pháp luật. Phối hợp với các phòng chức năng triển khai thực hiện các kế hoạch, nội dung thanh tra, kiểm tra được Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt, đồng thời tổng hợp tình hình báo cáo Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc. - Phối hợp với cơ quan thanh tra cấp trên, cơ quan hữu quan và địa phương, ban kiểm soát, Ủy ban kiểm tra của Đảng ủy, công đoàn các cấp thực hiện thanh tra, kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo phù hợp với các quy định và pháp luật hiện hành, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý. - Là bộ phận thường trực tiếp công dân của công ty, ghi nhận nguyện vọng và trực tiếp giải đáp những thắc mắc, phản ánh của công dân theo phân cấp và ủy quyền của Tổng giám đốc. * Phòng kế hoạch Chức năng, nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng tuần, tháng theo các đơn hàng đã được kí kết. Hoạch định chiến lược sản xuất hàng hóa. - Xây dựng kế hoạch vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất. - Báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch dự phòng để đảm bảo thực hiện tốt công tác giao nhận vật tư, hàng hóa. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Công ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Gỗ Xuất Khẩu Nam Việt Hoàng được thành lập từ năm 2000 và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất, xuất khẩu nguyên liệu và nội thất gỗ ở Việt Nam. Với hệ thống dây chuyền thiết bị và công nghê hiện đại nhập khẩu từ Ý và Đài Loan… cùng đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm, đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp và hơn 200 công nhân sản xuất có tay nghề cao, Nam Việt Hoàng luôn mang lại cho thị trường những sản phẩm hoàn hảo, chất lượng cao. Sản phẩm của Nam Việt Hoàng được lấy từ nguồn gỗ tự nhiên và gỗ trồng như: gỗ Thông, gỗ Sồi, gỗ Tếch trắng, gỗ Tếch vàng, gỗ Keo, gỗ Bạch Đàn… Hiện nay Nam Việt Hoàng đã xuất khẩu nguyên liệu và thành phẩm gỗ sang các nước : Nhật Bản, Singapore, Đài Loan, Trung Quốc với trữ lưỡng 40 đến 50 container 40 feet mỗi tháng. Nam Việt Hoàng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9000 vào quá trình hoạt động và sản xuất của mình. Các khâu sản xuất của công ty từ thiết kế, cưa, xẻ gỗ , làm mộc, hoàn thiện, đóng gói đến vận chuyển đều được thực hiện theo tiêu chuẩn quản lý nghiêm ngặt. Nam Việt Hoàng luôn đảm bảo hàng hóa được sản xuất, vận chuyển và bảo hành một cách tốt nhất, đúng thời gian nhất. Với đội ngũ chuyên gia thiết kế được đào tạo chuyên nghiệp trong nước và nước ngoài, đội ngũ công nhân sản xuất có tay nghề cao, cùng với tiềm lực về nguyên liệu gỗ, công ty Nam Việt Hoàng nhận thực hiện: Cung cấp số lượng lớn nguyên liệu gỗ đã qua sơ chế , bao gồm các loại gỗ : gố Thông, Sồi, Tếch trắng, Tếch vàng, Keo ,Bạch Đàn… Tư vấn thiết kế nội, ngoại thất. Sản xuất và lắp đặt sản phẩm gỗ cho gia đình, trường học, công sở và các công trình xây dựng. 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại công ty Nam Việt Hoàng 2.2.1. Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây Bảng 6 : Bảng cân đối kế toán 2006 – 2007 Đơn vị tính: VNĐ Tài Sản Đầu năm 2006 Cuối năm 2006 1/1/2007 30/9/2007 A.Tài sản ngắn hạn 27.031.870.735 35.704.553.876 35.704.553.876 32.267.847.565 1.Tiền và các khoản tương đương tiền 127.947.916 163.143.890 163.143.890 617.190.376 3.Các khoản phải thu ngắn hạn 7.546.535.547 7.546.535.547 9.161.662.314 4.Hàng tồn kho 25.312.353.080 25.154.684.148 25.154.684.148 19.465.985.048 5.Tài sản ngắn hạn khác 1.591.569.739 2.840.190.291 2.840.190.291 3.023.009.827 B.Tài sản dài hạn 13.039.501.409 14.369.797.623 14.369.797.623 14.490.033.366 2.Tài sản cố định 13.039.501.409 14.369.797.623 14.369.797.623 14.470.501.366 5.Tài sản dài hạn khác 19.532.000 Tổng cộng tài sản 40.071.372.144 50.074.351.499 50.074.351.499 46.757.880.931 Nguồn Vốn Đầu năm 2006 Cuối năm 2006 1/1/2007 30/9/2007 A.Nợ phải trả 35.175.543.312 46.714.862.350 46.714.862.350 42.497.731.038 1.Nợ ngắn hạn 25.376.743.312 36.870.084.350 36.870.084.350 32.901.601.051 2.Nợ dài hạn 9.798.800.000 9.844.778.000 9.844.778.000 9.596.129.987 B.Nguồn vốn chủ sở hữu 4.895.828.832 3.359.489.149 3.359.489.147 4.260.149.893 1.Vốn chủ sở hữu 4.895.828.832 3.359.489.149 3.359.489.149 4.260.149.893 Tổng cộng nguồn vốn 40.071.372.144 50.074.351.499 50.074.351.499 46.757.880.931 Nguồn: báo cáo tài chính công ty cổ phần phát triển gỗ công nghiệp xuất khẩu Nam Việt Hoàng Bảng 7 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2005 – 2007 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ Tiêu Năm 2005 Năm 2006 Từ 1/1/2007 đến 30/9/2007 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 35.205.121.774 19.372.618.600 14.341.954.808 2.Doanh thu hoạt động tài chính 3.436.009 92.197.685 17.306.081 3.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (120.543.182) (1.536.815.683) 954.573.881 4.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (89.466.964) (1.536.339.683) 900.660.744 Nguồn: báo cáo tài chính công ty cổ phần phát triển gỗ công nghiệp xuất khẩu Nam Việt Hoàng Nhìn vào bảng báo cáo tài chính của công ty cổ phần phát triển công nghiệp gỗ xuất khẩu Nam Việt Hoàng có thể thấy tình hình tài chính của công ty từ năm 2005 đến năm 2006 là rất khả quan. Công ty sản xuất và kinh doanh khá thuận lợi, tổng doanh thu, lợi nhuận sau thuế, cũng như quy mô tài sản – nguồn vốn của công ty đều có sự tăng trưởng mạnh mẽ. Sang năm 2007, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Nam Việt Hoàng chưa có nhiều biến chuyển tích cực. Tổng tài sản và nguồn vốn của công ty cho đến ngày 30 tháng 9 năm 2007 còn bị giảm đi đáng kể. Mặt khác lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp cũng thấp hơn so với năm 2006. Tuy nhiên nhìn chung thì công ty Nam Việt Hoàng là một công ty có quy mô khá lớn, với dây chuyền sản xuất và các trang thiết bị hiện đại nhập từ nước ngoài về, cùng đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm, nhóm thiết kế chuyên nghiệp và công nhân sản xuất có tay nghề cao. Người lao động có việc làm ổn định và thường xuyên. Công ty luôn chú trọng giữ vững uy tín chất lượng sản phẩm, nâng cấp máy móc thiết bị , nhà xưởng, điều kiện làm việc, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề của công nhân. Công ty luôn đảm bảo ổn định về đời sống của cán bộ công nhân viên, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau với các công ty và các dơn vị khác. Thời gian đầu sau khi thành lập , công ty đã gặp nhiều khó khăn về tổ chức, tình hình kinh tế và đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trên thị trường tác động tới hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, nhờ sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo, đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty đã giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dần đi vào ổn định và đạt được những kết quả đáng khích lệ, doanh số bán hàng và lợi nhuận của công ty luôn tăng qua các năm. 2.2.2. Tình hình xuất khẩu gỗ của công ty Nam Việt Hoàng Sau khi Nhà nước ban hành những chính sách mở cửa nền kinh tế, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty sản xuất và thương mại Thái Hòa cũng trở nên sôi động hơn. Hiện nay Nam Việt Hoàng đã xuất khẩu nguyên liệu và thành phẩm gỗ sang các nước như : Nhật bản , Singapore, Đài Loan, Trung Quốc… với trữ lượng 40 đến 50 container 40 feet mỗi tháng. 2.3. Thực trạng quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ tại công ty Nam Việt Hoàng 2.3.1. Trình tự tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Bước 1 : Đốc thúc người mua mở L/C, sau khi nhận được L/C gốc tiến hành kiểm tra. Trước khi đến hạn hai bên đã thỏa thuận, công ty sẽ tiến hành nhắc nhở, giục người mua mở L/C đúng hạn thông qua điện thoại, fax, hay gặp trực tiếp đại diện của đối tác. Ngay sau khi ngân hàng thông báo về việc người mua đã mở L/C , công ty sẽ tiến hành kiểm tra L/C một cách kĩ lưỡng về nội dung L/C và tính chận thực của L/C Đây là một khâu quan trọng trong việc thực hiên các hoạt động thanh toán tín dụng của doanh nghiệp, công ty phải kiểm tra và so sánh L/C với nội dung hợp đồng đã kí kết, kịp thời phát hiện những sai sót , không phù hợp giữa L/C và hợp đồng, tránh được những rủi ro. Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung thì không những chỉ dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn phải dựa vào cả hợp đồng gốc. Sau khi công ty kiểm tra L/C , nếu thấy nội dung L/C không chính xác với nội dung hợp đồng hai bên đã kí kết thì công ty sẽ đề người mua và ngân hàng mở L/C để chỉnh sửa lại cho phù hợp. Bước 2: Chuẩn bị hàng để xuất khẩu Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty sẽ tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ vào các điều khoản quy định ở hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành sản xuất ở các phân xưởng sản xuất của mình. Các điều khoản về chất lượng , cân nặng, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán… ghi trong hợp đồng luôn được công ty chú trọng để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Thời gian để sản xuất các mặt hàng xuất khẩu phải được tính toán chính xác và phù hợp với thời gian giao hàng đã cam kết trong hợp đồng xuất khẩu. Về các phương thức thanh toán, công ty thường tiến hành thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng 70% tổng giá trị hợp đồng, 30% còn lại sẽ thanh toán sau khi chuyển hàng vào container. Sau khi đã hoàn thành khâu sản xuất và thu gom, công ty sẽ tiến hành đóng gói để xuất khẩu. Vì hàng hóa là các sản phẩm từ gỗ nên việc đóng gói cho các sản phẩm này là rất cần thiết, do trong qua trình vận chuyển rất dễ có nguy cơ bị ẩm ướt, cháy , bị trầy xước, ảnh hưởng tới kiểu dáng , tính thẩm mỹ cũng như chất lượng của sản phẩm. Ngoài tác dụng bảo vệ, đóng đói cần phải là các sản phẩm thân thiện với môi trường. Cách đóng gói không chỉ để nhận diện trong quá trình vận chuyển mà còn phải xác định được rõ khối lượng, cân nặng, loại gỗ và loại hàng Sau khi hàng hóa đã được đóng gói bằng các loại bao bì chuyên dụng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành kẻ kí mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm mục đích thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ , bảo quản hàng hóa. Trên bao bì sẽ ghi rõ tên người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, số hợp đồng, thành phần, đăng kí chất lượng…Do hàng hóa được vận chuyển bằng container nên để thuận tiện cho việc vận chuyển và tránh rủi ro có thể xảy ra, trên container sẽ ghi đầy đủ tên nước, tên công ty nhập khẩu, địa điểm hàng đến, địa điểm hàng đi, số vận đơn, tên tàu… Ngoài ra công ty còn phải xin lấy một số giấy tờ cần thiết về lô hàng như giấy chứng nhận chất lượng,… phù hợp với yêu cầu trong nội dung của hợp đồng. Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hóa Trước khi giao hàng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, trọng lượng hàng, số lượng, bao bì hàng hóa tuân thủ theo các quy định của Luật Thương Mại Việt Nam. Thông thường khách mua hàng của công ty sẽ tiến hành kiểm tra trực tiếp ngay tại kho hàng của công ty. Các khâu sản xuất của công ty từ thiết kế , hoàn thiện ,đóng gói đến vận chuyển đều được thực hiện theo tiêu chuẩn quản lý nghiêm ngặt. Công ty Nam Việt Hoàng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào quá trình hoạt động sản xuất của mình. Các nhà nhập khẩu thường rất đề cao tiêu chuẩn chất lượng này. Để đảm bảo uy tín của mình, công ty luôn kiểm tra và giám sát và đôn đốc về mặt chất lượng của sản phẩm ngay từ khâu lụa chọn, thu mua nguyên liệu, sản xuất cho đến khi đóng bao bì và giao hàng cho người mua. Nếu phát hiện sai sót của sản phẩm về mặt chất lượng không đáp ứng được yêu cầu trong hợp đồng, công ty sẽ loại bỏ số hàng đó và có các biện pháp để giao hàng đầy đủ và kịp thời. Bước 4: Làm thủ tục hải quan Sau khi hàng xuất khẩu đã được chuẩn bị xong, và được tiến hành kiểm tra chất lượng tại công ty thì cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ đến cơ quan hải quan và kê khai đầy đủ các thông tin về tên hàng, loại hàng, khối lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải vào tờ khai hải quan . Ngoài ra công ty còn phải chuẩn bị một số giấy tờ bao gồm : - Hợp đồng xuất khẩu - L/C - Bảng kê chi tiết - Hóa đơn - Giấy phép kinh doanh - Các giấy tờ liên quan đến lô hàng. Sau đó công ty sẽ nộp tờ khai hải quan và các chứng từ cần thiết cho cơ quan hải quan . Nhân viên hải quan sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết và kiểm tra hồ sơ đầy đủ hợp lệ sẽ đóng dấu tiếp nhận hồ sơ và xuống tận nơi kiểm tra hàng, cho vào container kẹp chì. Trong trường hợp công ty đã mang hàng đến cảng thì sau khi khai bao tờ khai hải quan xong, nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại chỗ. Trong trường hợp công ty đóng hàng vào container tại nơi thu mua thi trước đó công ty phải lên cơ quan hải quan mời nhân viên hải quan đến tận nơi để cùng công ty kiểm tra trọng lượng, kiểm tra xuất xứ của hàng hóa. Bước 5: Giao hàng cho phương tiện vận tải. Sau khi đã làm xong các thủ tục xuất khẩu hàng hóa, công ty sẽ tiến hành chuẩn bị việc giao hàng. Thông thường các lô hàng xuất khẩu của công tu chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển. Trước thời gian giao hàng từ 6-7 ngày, bên nhập khẩu sẽ cung cấp các thông tin về ngày, giờ tàu đến và số hiệu tàu. Sau khi nhận được thông báo công ty sẽ tiến hành các công việc như: - Công ty sẽ đăng kí thuê số lượng container thích hợp để có thể chuyên chở hết số hàng hóa cần xuất khẩu. - Sau khi container về tới công ty, công ty sẽ cho bốc hàng lên container. Từ lúc này người vận tải phải có trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho đến khi hàng được giao cho người mua để bốc xếp lên tàu. - Công ty sẽ trao đổi vơi cơ quan điều độ để nắm vững ngày , giờ xếp container lên tàu. - Sau đó công ty sẽ lấy biến lai thuyền phó và đổi lấy vận đơn đường biển hoàn hảo . Bước 6: Mua bảo hiểm cho hàng hóa Trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể xảy ra các rủi ro, tổn thất, hư hỏng và mất mát về hàng hóa, do đó công ty thường mua bảo hiểm cho hàng hóa để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra. Công ty sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF. Công ty thường mua bảo hiểm tại Tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam và mua theo từng chuyến hàng. Việc mua bảo hiểm này sẽ được tiến hành trước hoặc cùng ngày với ngày giao hàng. Trong trường hợp lô hàng sẽ được mua bảo hiểm loại nào được quy định trong nội dung của hợp đồng thì công ty sẽ mua theo đúng quy định. Bước 7: Lập bộ chứng từ thanh toán Khâu cuối cùng và cũng là khâu quan trọng nhất của công ty đó là khâu thanh toán. Hiện nay công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C là chủ yếu. Đây là phương thức thanh toán giúp cho công ty thu được tiền nhanh nhất và an toàn nhất. Với phương thưc thanh toán này, công ty phải thường xuyên đốc thúc người mua mở thư tín dụng đúng hạn. Trong quá trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, công ty phải luôn đốc thúc người mua mở L/C đúng hạn và phú hợp. Sau khi nhận được thông tin về L/C, công ty sẽ tiến hành kiểm tra L/C một cách cẩn thận, đảm bảo L/C phù hợp với nội dung hợp đồng xuất khẩu và công ty có thể thu được tiền. Công ty sẽ lập bộ chứng từ thanh toán đồng bộ và hoàn hảo. Bộ chứng từ này phải chính xác về nội dung của từng loại chứng từ, để có thể thu hồi được tiền trong thời gian nhanh nhất. Bộ chứng từ thanh toán sẽ bao gồm : - Hóa đơn thương mại - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp - Giấy chứng nhận hàng hóa đã qua kiểm nghiệm - Giấy chứng nhận xuất xứ C/O - Phiếu đóng gói - Giấy chứng nhận GSP Sau khi đã kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ, công ty sẽ đến ngân hàng Vietcombank để thực hiện việc thanh toán. Quá trình phân tích và thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình phức tạp, thống nhất, đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ của công ty phải có kiến thức chuyên môn cao, nắm vững được quy trình để có thể thu được tiền hàng một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất. Bước 8: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Vi phạm về số lượng: Là những vi phạm do những sai sót trong trường hợp giao thiếu hoặc mất hàng hóa. Trong trường hợp này thì công ty phải chịu trách nhiệm cho đến khi hàng được giao đến cho người mua. Vi phạm về thời gian giao hàng: khách hàng có thể gia hạn thời gian nhất định cho công ty. Nếu quá thời gian gia hạn mà công ty không thể giao hàng thì người mua có thể hủy hợp đồng. Vi phạm về chất lượng sản phẩm: khi có khiếu nại, trước hết công ty phải yêu cầu khách hàng cung cấp thông báo chi tiết về lô hàng khiếu nại như: tên tàu, tỷ lệ sai phạm,… Các lỗi này sẽ nhanh chóng được công ty tìm ra là do nhầm lẫn, do sản xuất, hay do quá trình vận chuyển. Công việc này sẽ được giao cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để có kế hoạch giải quyết trong từng trường hợp cụ thể. Nếu công ty vi phạm về chất lượng sản phẩm thì công ty sẽ phải bồi thường thiệt hai cho bên mua. Mức bồi thường sẽ do hai bên căn cứ vào mức thiệt hại của hàng hóa. 2.4. Thực trạng tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng 2.4.1. Tình hình kí kết hợp đồng xuất khẩu của công ty Để có thể kí kết được một hợp đồng xuất khẩu thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, thực tế không phải cứ có khách hàng là công ty có thể kí hợp đồng mà việc kí kết có thành công hay không còn phụ thuộc vào một số nguyên tắc như: - Chính sách quản lý của Nhà nước về kinh tế đối ngoại - Hiệp định giữa chính phủ hai nước về buôn bán , trao đổi, thanh toán. - Đơn đặt hàng của người nhập khẩu - Lựa chọn đối tác: các bạn hàng của công ty phần lớn đã có mối quan hệ lâu dài. Đối với một khách hàng mới thì công ty phải tiến hành tìm hiểu các yếu tố về quan điểm kinh doanh, khả năng tài chính… khi có quan hệ làm ăn với công ty - Khả năng sản xuất của công ty: kí kết hợp đồng phải dựa trên năng lực sản xuất của công ty để có thể đảm bảo việc thực hiện hợp đồng. 2.4.2. Tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty * Chất lượng tổ chức thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng được kí kết, công ty sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Giai đoạn này công ty sẽ phải có những kế hoạch cụ thể để có thế sản xuất kịp tiến đô giao hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. * Tốc độ thực hiện hợp đồng Công ty có bộ máy tổ chức và nghiệp vụ chuyên môn có năng lực trên mọi mặt nên các kế hoạch giao hàng thường xong trước thời gian quy định Trong trường hợp hợp đồng được thực hiện lâu dài thì hàng hóa sẽ được giao làm nhiều đợt , chất lượng , bao goi, kiểu cách sẽ được quy định riêng trong từng thời gian nhất định * Thời gian thực hiện hợp đồng: Các hợp đồng xuất khẩu mà công ty thực hiện thường kéo dài trong 2 tháng, vì thời gian ngân hàng thông báo mở L/C tính từ lúc kí hợp đồng trong khoảng 1 tháng. * Số lượng thực hiện hợp đồng: Cho đến nay bằng uy tín và mọi sự cố gắng của ban lãnh đọa cũng như các thành viên trong công ty , số lương hợp đồng xuất khẩu mà công ty đã thực hiện ngày càng tăng. Bảng 8 : Số lượng hợp đồng xuất khẩu công ty đã thực hiện trong thời gian qua Năm 2004 2005 2006 Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp 20 23 24 Hợp đồng xuất khẩu ủy thác 1 3 2 Hợp đồng xuất khẩu hàng đổi hàng 1 2 2 Tổng số hợp đồng 22 28 28 Nguồn: công ty cổ phần phát triển gỗ công nghiệp xuất khẩu Nam Việt Hoàng * Giá trị hợp đồng đã thực hiện : Bên cạnh đó số hợp đồng của công ty không chỉ tăng về số lượng mà còn tăng cả về giá trị. Điều này khẳng định vị thế của công ty đã ngày càng được tăng lên trong mắt các bạn hàng nước ngoài. Bảng 9 : Các hợp đồng xuất khẩu có giá trị lớn mà công ty đã thực hiện trong thời gian qua Năm Số lượng hợp đồng Tên đơn vị giao dịch Giá trị của hợp đồng 2003 5 Perfect wood moulding 200.000 USD 2004 6 Wood company 320.000 USD 2005 4 Trade party 150.000 USD 2006 8 Perfect wood moulding 350.000 USD 10 Wood company 220.000 USD Nguồn: công ty cổ phần phát triển gỗ công nghiệp xuất khẩu Nam Việt Hoàng 2.5. Nhận xét chung về tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ tại công ty Nam Việt Hoàng trong thời gian qua. 2.5.1. Đánh giá chung Công ty Nam Việt Hoàng từ khi thành lập đã có những thuận lợi nhất định để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của mình. Hợp đồng xuất khẩu được sử dụng nhiều công nghệ tiên tiến trên thế giới để hiện đại hóa công nghệ chế biến của công ty. Sản phẩm của công ty đến tay người tiêu dùng nhanh hơn và công ty cũng nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ngày càng nhanh nhạy hơn. Các sản phẩm của công ty đã dần xâm nhập được vào thị trường và có được lòng tin của khách hàng. Uy tín của công ty cũng ngày càng được nâng cao , điều này thể hiện ở việc sản phẩm của công ty xuất khẩu sang thị trường nước ngoài đã tăng lên cả về số lượng và giá trị kim ngạch xuất khẩu. 2.5.2. Những thuận lợi Những điều kiện quốc tế đã tạo đà phát triển thuận lợi cho các hoạt động thương mại. Mặt khác trên thế giới hiện nay, nhu cầu về các sản phẩm gỗ , đặc biệt là các sản phẩm đồ gỗ nội thất là khá lớn, ngay cả những nước có nền công nghiệp phát triển thì nhu cầu của họ về mặt hàng này cũng chưa đáp ứng đủ. Bên cạnh đó Việt Nam đã ban hành các chính sách mở rộng diện được quyền suất khẩu trực tiếp, thuế quan và các hạn ngạch cũng được cắt giảm đáng kể. Nhà nước cũng đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động thương mại làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Công ty cũng luôn chú trọng hiện đại hoá dây truyền sản xuất, nâng cao tay nghề của công nhân viên nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Mặt khác cùng với số lượng hợp đồng xuất khẩu đã kí kết ngày càng tăng, uy tín của công ty trên thị trường cùng đã được nâng lên một cách đáng kể, tạo dựng được niềm tin từ phía các đối tác nước ngoài. 2.5.3. Những tồn tại trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Do Chính phủ ban hành các chính sách mở cửa và hội nhập đã tạo ra nhiều thuận lợi nhưng cũng gây ra cũng không ít khó khăn với mỗi doanh nghiệp, do tình hình cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày càng gay gắt. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty vẫn còn tồn tại những mặt chưa tốt : - Công tác tổ chức giám sát thực hiện hợp đồng còn những thiếu sót như : trách nhiệm thực hiện từng hoạt động, từng khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng chưa được phân công một cách cụ thể. - Phòng kinh doanh khi tiến hành kiểm tra L/C đôi khi chưa thực hiện chính xác như yêu cầu, dẫn tới không nhận ra sai sót của L/C so với nội dung của hợp đồng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động xuất khẩu của công ty. Như vậy bên cạnh những mặt tích cực, trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty vẫn còn tồn tại những mặt chưa được tốt. Đòi hỏi công ty cần phải có những biện pháp khắc phục để hoạt động xuất khẩu của công ty ngày một tốt hơn. CHƯƠNG III : NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GỖ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP GỖ XUẤT KHẨU NAM VIỆT HOÀNG 3.1. Định hướng xuất khẩu tại công ty Nam Việt Hoàng trong những năm tới 3.1.1. Những cơ hội và thách thức của công ty 3.1.1.1. Cơ hội Ngày nay, xu thế hội nhập tạo điều kiện thuận lợi lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Nam Việt Hoàng nói riêng. Trong những năm qua, công ty đã có thêm nhiều bạn hàng mới, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của Chính phủ đã và đang tạo ra những môi trường thông thoáng cho hoạt động thương mại của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu. Mặt khác, nhà nước cũng ban hành những cơ chế tài chính tiền tệ đối với doanh nghiệp, điều này giúp cho công ty có cơ hội vay vốn nhanh chóng với thủ tục đơn giản để mua hàng xuất khẩu. Công ty cổ phần phát triển gỗ công nghiệp xuất khẩu Nam Việt Hoàng bước đầu làm ăn có hiệu quả, tạo đà phát triển tốt, có phạm vi hoạt động lớn và tạo được uy tín với nhiều bạn hàng. Vốn tích lũy của công ty là khá lớn. Công ty đã nhập khẩu những dây chuyền sản xuất tương đối mới từ nước ngoài, sản phẩm làm ra có chất lượng tốt đáp ứng được đòi hỏi về chất lượng sản phẩm của thị trường. Bên cạnh đó công ty có đội ngũ cán bộ quản lý trình độ, năng lực tốt, và bộ phận công nhân có tay nghề cao trong sản xuất. Điều kiện làm việc, nhà xưởng cũng như các vấn đề về an toàn lao động đáp ứng được nhu cầu của công nhân viên trong công ty. Người lao động có việc làm ổn định và thường xuyên. Cơ sở sản xuất của công ty nằm ở khu công nghiệp Quế Võ rất thuận tiện cho việc sản xuất và kinh doanh. 3.1.1.2. Thách thức Công ty phải cạnh tranh gay gắt trên thị trường với nhiều đối tượng, từ các công ty sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm gỗ , đồ gỗ nội thất trên thị trường trong nước, cho đến các công ty nước ngoài đã và đang dần xâm nhập thị trường Việt Nam. Sản phẩm của Nam Việt Hoàng được lấy từ nguồn gỗ tự nhiên và gỗ trồng, do đó tài nguyên và nguyên liệu sản xuất trong tương lai sẽ ngày càng khan hiếm. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp giải quyết. Mặt khác tài nguyên rừng luôn được Nhà nước bảo vệ, do đó các hoạt động sản xuất cũng như xuất khẩu của công ty phải trải qua những quá trình, quy định nghiêm ngặt của Pháp luật. 3.1.2. Phương hướng, nhiệm vụ , kế hoạch của công ty trong thời gian tới. Trong thời đại ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động xuất nhập khẩu luôn phải đối mặt với vô vàn khó khăn, thách thức của môi trường cạnh tranh hết sức gay gắt. Điều này đòi hỏi công ty phải có những định hướng , chiến lược kinh doanh cụ thể trong từng giai đoạn nhằm đạt được hiệu quả cao và thu được lợi nhuận lớn. Công ty Nam Việt Hoàng đã xây dựng cho mình những mục tiêu, chiến lược kinh doanh trong những năm tiếp theo. Theo đó công ty sẽ phải thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau : - Nâng cao hơn nữa dây chuyền sản xuất để có thể tạo ra những sản phẫm ngày một tốt hơn. Nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty tren thị trường quốc tế. - Đẩy mạnh việc mở rộng thị trường trong nước đồng thời thúc đẩy hơn nữa hoạt động xuất khẩu sang nước ngoài. - phát triển công ty về quy mô hoạt động và hiệu quả kinh doanh - Phát triển theo chiều sâu chất lượng hoạt động của công ty - Thực hiện chế độ bồi dưỡng, nâng cấp nghiệp vụ cán bộ quản lý nhân viên. Nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân viên. - Đẩy mạnh marketinh, chính sách khách hàng nhằm ổn định khách hàng cũ, phát triển khách hàng mới. Mở rộng kinh doanh các loại hình để tăng cường công suất và hiệu suất kinh doanh. - Bám sát định hướng kinh doanh của công ty trong những năm qua trên cơ sở đó hoạt động kinh doanh , xác định mục đích kinh doanh của mình. - Phấn đấu trong những năm tới tăng doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. - Công ty sẽ hoàn thiện về mặt tổ chức cán bộ , nghiên cứu cải tiến nhằm phân cấp hơn nữa cho các đơn vị , phòng kinh doanh của công ty nhằm đảm bảo công tác quản lý chặt chẽ, không để xảy ra thất thoát vốn, tài sản, đồng thời phát huy khả năng chủ động , sáng tạo của các phòng ban. - Duy trì các mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng lâu năm, cũng như những đối tác mới. Đồng thời tìm kiếm những cơ hội kinh doanh ở những thị trường mới. 3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ của công ty Nam Việt Hoàng. 3.2.1. Chú trọng công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng Có thể nói công tác giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu là khâu rất quan trọng của công ty, nó đảm bảo cho hợp đồng xuất khẩu được thực hiện đúng tiến độ, giảm thiểu rủi ro, giữ uy tín của công ty đối với người mua. Hơn nữa, trong quá trình giám sát , công ty có thể chủ động hơn trong việc thực hiện hợp đồng , cũng như phát hiện kịp thời những sai sót để nhanh chóng giải quyết. Công ty cần phải phân công người phụ trách theo dõi từng hợp đồng, nắm vững được các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cho từng thị trường. Sau khi kí kết hợp đồng xuất khẩu, phòng kinh doanh phải lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng. Sau khi thực hiện mỗi giai đoạn phải báo cáo lại cụ thể tình hình cho cán bộ giám sát hợp đồng, để kịp thời giải quyết những thiếu sót phát sinh. Trong quá trình thực thực hiện hợp đồng xuất khẩu các bộ phận trong công ty phải có được sự liên kết chặt chẽ, như bộ phận sản xuất, bộ phận thu mua hàng xuất khẩu hay bộ phận thanh toán, vận chuyển nhằm thực hiện hợp đồng được đảm bảo liên tục , thuận lợi. 3.2.2. Đẩy mạnh công tác thu mua, tạo nguồn hàng xuất khẩu. Đây là một giải pháp nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hiện nay Việt Nam phải nhập khẩu đến 80% gỗ nguyên liệu, do đó các doanh nghiệp nói chung và công ty Nam Việt Hoàng nói riêng gặp phải những vấn đề khó khăn về thu mua nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Để khắc phục vấn đề này , công ty bên cạnh việc tiếp tục duy trì kênh thu mua thì ngoài ra công ty nên tổ chức các đại lý thu mua của mình tại tất cả các vùng nguyên liệu mà tại đó có các vùng trồng và sản xuất lớn. Công ty cần phải cử cán bộ có trình độ xuống từng đại lý để giám sát việc thu mua nguyên liệu, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm khi mua về. Cần nắm bắt khả năng cung ứng nguyên liệu của các đại lý, doanh nghiệp. Giải quyết sớm những yêu cầu về giá, thanh toán tiền kịp thời, kiểm định chất lượng nguyên liệu của các đại lý thu mua. Các đại lý thu mua nguyên liệu của công ty cũng phải thực hiện những nhiệm vụ như: - Thu mua nguyên liệu theo khung giá mà công ty đã đề ra - Thanh toán tiền kịp thời và đầy đủ, đảm bảo uy tín của công ty với nhà cung ứng nguyên liệu - Kiểm tra chặt chẽ chất lượng nguyên liệu thu mua. Bộ máy thu mua phải gọn nhẹ, năng động, cán bộ thu mua phải có năng lực , trình độ, nắm rõ nguồn hàng 3.2.3. Nâng cao năng lực trình độ quản lý cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nguồn nhân lực là nhân tố rất quan trọng. Do đó công ty cần áp dụng hợp lý các hình thức đào tạo cán bộ nhằm nâng cao trình độ , kiến thức cho cán bộ, công nhân viên đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty. Công ty cần thường xuyên cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ , đảm bảo cho đội ngũ cán bộ không bị lạc hậu về tri thức. Mặt khác công ty cũng nên có những buổi nói chuyện chuyên đề , phổ biến và cập nhật cho công nhân viên toàn công ty những kiến thức, thông tin mới về tình hình kinh tế trong nước, cũng như trên thế giới, các chính sách Nhà nước có liên quan đến ngành. Thực hiện tuyển chọn nhân viên mới vào đảm bảo yêu cầu về chuyên môn và phải qua quá trình tuyển chọn nghiêm túc, chặt chẽ. Công ty cũng cần quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của các công nhân viên hơn nữa như thực hiện các hình thức khen thưởng khuyến khích… 3.2.4. Nâng cao công tác kiểm tra L/C Đa số các hợp đồng xuất khẩu hiện nay của công ty đều sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C, do đây là hình thức thanh toán dễ áp dụng và khả năng thu hồi tiền hàng khá an toàn. Quá trình kiểm tra L/C phải được tiến hành cẩn thận, chặt chẽ nhằm tránh những rủi ro , tranh chấp không mong muốn. Ngay sau khi nhận được thông bao từ ngân hàng về L/C, công ty phải cho cán bộ kiểm tra L/C một cách cẩn thận, đảm bảo nội dung L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu thấy sai sót thì phải báo ngay cho ngân hàng và nhà nhập khẩu để kịp thời sửa chữa. 3.2.5. Hoàn thiện lập bộ chứng từ thanh toán. Việc lập bộ chứng từ thanh toán là khâu rất quan trọng , nó đảm bảo việc doanh nghiệp được ngân hàng chấp nhận thanh toán hay không. Do đó trong bộ chứng từ thanh toán, công ty phải có các giấy tờ cần thiết sau: - Thư tín dụng (L/C) : công ty cần phải có đầy đủ các chứng từ yêu cầu trong L/C - Vận đơn hàng hóa phải là vận đơn sạch. Trong vận đơn phải ghi giao hàng đúng cảng đã quy định trong L/C. - Các chứng từ: Nội dung hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với nội dung ghi trên L/C. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu công ty cũng phải tiến hành nhanh chóng các thủ tục quy định của Nhà nước, cũng như có những biện pháp đề phòng những rủi ro có thể xảy ra dẫn đến phát sinh những tranh chấp ngoài mong muốn. KẾT LUẬN Trong thời đại ngày nay, thương mại quốc tế đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia. Nó cho phép các quốc gia mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng của mình, đồng thời đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế của đất nước. Nhận thức rõ được tầm quan trọng của xuất nhập khẩu, Chính phủ Việt Nam đã ban hành những chính sách khuyến khích đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu của đất nước. Công ty Nam Việt Hoàng cũng như các công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu khác, trong quá trình trao đổi mua bán với nước ngoài đã gặp phải không ít những khó khăn cần tháo gỡ. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng tìm tòi đổi mới phương thức kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý mà một trong đó là hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nam Việt Hoàng. Trong thời gian qua tuy gặp phải không ít khó khăn nhưng công ty vẫn cố gắng hoàn thành tốt các hợp đồng xuất khẩu đã kí kết, đảm bảo uy tín đối với bạn hàng nước ngoài. Tuy nhiên quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty vẫn còn những hạn chế nhất định. Sau một thời gian nghiên cứu em xin đưa ra một số giải pháp kiến nghĩ với công ty nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện hơn nữa quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa. Qua đây , em xin chân thành cảm ơn cô giáo Dương Thị Ngân , cùng các cán bộ trong công ty Nam Việt Hoàng đã nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành bài viết của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Minh Kiều, năm 2006, Thanh toán quốc tế, NXB Thống Kê. 2. PGS - TS Nguyễn Duy Bột, năm 1997, Giáo trình thương mại quốc tế, NXB Thống Kê. 3. GS- TS Võ Thanh Thu , năm 2005, Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Thống Kê. 4. Triệu Hồng Cảm, năm 2006, Vận tải quốc tế và bảo hiểm vận tải quốc tế, NXB Văn hóa Sài Gòn. 5. Website : www.namviethoang.com.vn 6. Website : www.vietnamnet.vn 7. Website : www.vnexpress.com.vn 8. Website : www.customs.gov.vn 9. Website : www.vneconomy.vn 10. Website : www.kinhtenongthon.com.vn 11. Website : www.techmartvietnam.com.vn 12. Website : www.dddn.com.vn 13. Website : www.doanhnghiep.net 14. Website : www.vbqppl.moj.gov.vn 15. Website : www.vinhhung.vn 16. Website : www.baothuongmai.com.vn MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………