Chuyên đề Một số giải pháp nhằm xây dựng quan hệ hợp tác giữa công ty Vietran tour và các công ty lữ hành nước ngoài trong việc tổ chức các tour du lịch outbound

c đích chung có lợi ở đây phải được tìm hiểu về mặt dài hạn hay ngắn hạn. Có những mối quan hệ hợp tác trong khoảng thời gian ngắn, đúng thời điểm thì có lợi nhưng cũng có những mối quan hệ cần khoảng thời gian hợp tác lâu dài thì mới bắt đầu xây dựng nên lợi ích cho mỗi bên. Trong trường hợp của Vietran tour, do đặc thù kinh doanh lữ hành, cần sự chuẩn bị về thời gian tương đối lớn nên xây dựng mối quan hệ dài hạn là rất quan trọng. Có thể tại thời điểm đầu, hai bên đang trong quá trình vận động để tìm phương hướng tạo ra lợi ích là đối đa nhưng khi quan hệ đã trở nên bền chắc và đối tác đã trở thành truyền thống thì lợi ích mỗi bên thu được là ổn định và cao. Với Vietran tour, mối quan hệ đối tác được gọi là lâu dài dựa trên những yếu tố cơ bản sau: Tinh thần hợp tác chặt chẽ giữa hai bên. Đảm bảo dịch vụ đúng như trong hợp đồng. Liên tục cập nhật thông tin: chương trình mới, giá mới, chiến lược xúc tiến mới trong từng giai đoạn cụ thể. Như vậy, căn cứ vào thái độ hợp tác của đối tác, Vietran có thể xác định được đâu là đối tác quan trọng và có thể duy trì mối quan hệ lâu dài. Hầu hết các công ty hợp tác với Vietran cho tới thời điểm này đều có tinh thần hợp tác tốt. Điều này đảm bảo cho sự giữ chứ tín trong kinh doanh. Các đối tác đều rất tôn trọng hợp đồng đã ký, cam kết làm theo đúng hợp đồng. Đối tác là người nhanh nhạy với thị trường cung tại điểm đến du lịch, do đó, họ sẽ chủ động cung cấp thông tin cho Vietran tour về những thay đổi về giá cả nhanh nhất, giúp cho Vietran tour xây dựng lại bảng giá phù hợp cho cả khách hàng trong những giai đoạn khác nhau. Với sự tin tưởng đối tác, Vietran có thể cắt bớt công đoạn kiểm tra lại sự chính xác của thông tin. Tuy nhiên, Vietran tour cũng đã rơi vào tình thế phía đối tác vi phạm hợp đồng. Số lần đối tác vi phạm hợp đồng là rất nhỏ nhưng không thể tránh khỏi. Khi đó, Vietran tour sẽ phàn nàn về chất lượng dịch vụ và hai công ty cùng thương lượng giải quyết. Mức phía đối tác đền bù thông thường sẽ được tính trên cơ sở thiệt hại của khách hàng và đảm bảo yếu tố uy tín của Vietran tour. Vietran tour có một số lượng đối tác lớn là hầu hết các công ty trên từng đoạn thị trường khác nhau. Ưu đãi phía đối tác dành cho Vietran tour đều nhằm phục vụ tốt nhất cho đoàn khách do Vietran gửi sang. Đó là những ưu đãi về lựa chọn khách sạn, bữa ăn, phương tiện vận chuyển, hướng dẫn viên tốt nhất. Phía đối tác dành cho Vietran sự lựa chọn chủ động. Ví dụ như: đối tác đưa ra những khách sạn có đẳng cấp tương tự nhau và dành cho Vietran quyền được chọn khách sạn phù hợp nhất với khách du lịch, với đặc trưng chuyến tour, với tình hình địa hình…Cùng một mức giá nhưng với cách chọn món phù hợp với khẩu vị ăn của người Việt Nam, nhà hàng mà đối tác đặt sẽ giúp khách ăn uống ngon miệng và đảm bảo dinh dưỡng cho một chuyến đi dài. Với các loại địa hình khác nhau cần những phương tiện vận chuyển khác nhau. Đối tác sẽ giúp Vietran tour thương lượng với nhà cung cấp để có được phương tiện vận chuyển tốt nhất với mức giá hợp lý nhất. Một số đối tác của Vietran tour tại khu vực Đông Nam Á luôn có sẵn đội ngũ hướng dẫn viên nói được tiếng Việt. Đây là sự cố gắng lớn của đối tác do tiếng Việt vẫn chưa phải là thứ tiếng được nhiều người trên thế giới quan tâm theo học. Tóm lại, Vietran tour đang được các đối tác ưu đãi rất nhiều, chất lượng dịch vụ luôn được nâng cao để đáp ứng đúng như mong đợi của khách hàng. Như trên đã giới thiệu, Vietran tour quan hệ với nhiều đối tác trên cùng một đoạn thi trường. Sự ưu đãi của Vietran tour dành cho đối tác là tần xuất gửi khách cho đối tác nhiều hơn. Ví dụ, trên cùng thị trường Thái Lan, Vietran quan hệ song song với nhiều công ty, công ty nào có mức giá cạnh tranh và đảm bảo được chất lượng tour thì đương nhiên sẽ nhận được nhiều đoàn từ Vietran tour hơn. Như vậy Vietran tour dùng chính chất lượng phục vụ của công ty đó để xác định đối tác lâu dài và buộc các công ty phải nâng cao chất lượng dịch vụ nếu muốn hợp tác với Vietran tour. Vietran tour ngoài khả năng làm tour outbound còn có khả năng làm tour inbound rất mạnh. Do đó, Vietran tour có thể thành công ty nhận khách từ chính những đối tác khi có đoàn từ nước đó sang Việt Nam. Sự linh hoạt trong hợp tác này sẽ giúp gia tăng lợi ích cho cả hai bên và cả hai bên đều có chung nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ. Khi hợp tác với đối tác nước ngoài, Vietran tour không được nhận hoa hồng từ đối tác. Giá dịch vụ trọn gói ở nước ngoài sẽ là giá net, tức là giá Vietran tour sẽ phải thanh toán cho đối tác sau khi tour kết thúc. Mức giá Vietran tour công bố trên chương trình du lịch mới là mức giá Vietran tour đã tính lãi cho công ty. Vietran tour hoàn toàn tôn trọng đối tác và thanh toán cho đối tác đúng thời hạn. Vietran đang dùng những phương thức thanh toán sau đây: + Hướng dẫn viên trực tiếp cầm tiền sang nước ngoài thanh toán. Cách thanh toán này rủi ro rất lớn, dễ bị mất cắp, đánh rơi… + Chuyển khoản: Vietran tour chỉ tiến hành phương thức này với những đối tác ở quá xa Việt Nam và không có đại diện tại Việt Nam do phương thức thanh toán này sẽ mất phí chuyển khoản, với những khoản tiền lớn thì mức phí chuyển khoản cũng tốn một phần không nhỏ. + Thanh toán cho đối tác ngay tại Việt Nam: đây là cách thanh toán Vietran tour ưu thích nhất. Thường là đối tác sẽ bố trí cho Vietran tour một nhân viên trực tiếp thu tiền tại Việt Nam và đối tác sẽ nhận phần rủi ro khi chuyển tiền. Như vậy, Vietran tour được tạo điều kiện rất thuận lợi trong thanh toán. Có rất nhiều hãng lữ hành nước ngoài đã có mặt ở Việt Nam, đặc biệt là các lữ hành thuộc khu vực Đông Nam Á. Hầu hết các hãng này đều đã đặt quan hệ với Vietran tour. Vietran tour luôn xác định sẽ hợp tác lâu dài với các đối tác tốt nên ngay từ giai đoạn đầu, mọi khâu chuẩn bị cho một mối quan mới đều được chú trọng và sau khi đã thiết lập được mối quan hệ đó, Vietran tour đã biết duy trì nó một cách khôn ngoan nhất. Chương 3. Một số giải pháp nhằm xây dựng quan hệ hợp tác giữa công ty Vietran tour và các doanh nghiệp lữ hành nhận khách nước ngoài trong việc tổ chức các tour du lịch outbound. 3.1. Quy trình thiết lập mối quan hệ với các doanh nghiệp lữ hành nhận khách nước ngoài của công ty Vietran tour. Phân tích môi trường kinh doanh(1) Tìm kiếm đối tác (2) Thương thuyết với đối tác (3) Hợp tác với đối tác(4) Kiểm tra (5) (6a) (6b) Bước 1. Phân tích môi trường kinh doanh tại điểm đến ( tại nước ngoài ) Bước 2. Tìm kiếm đối tác. Bước 3. Thương thuyết với đối tác. Bước 4. Hợp tác với đối tác. Bước 5. Kiểm tra sự thực hiện theo đúng hợp đồng của đối tác. Bước 6.a)Tiếp tục hợp tác với đối tác. b) Tìm kiếm đối tác mới. Sau khi tìm hiểu tình hình thực tế tại Vietran tour, em đã xây dựng lại bảng quy trình thiết lập mối quan hệ với các công ty lữ hành nước ngoài của Vietran tour như trên. Bảng quy trình trên là sự đơn giản hoá và thuyết minh rõ ràng cho từng giai đoạn xây dựng mối quan hệ với đối tác. Từng giai đoạn trên là một mắt xích trong chuỗi công việc này. Em xin phân tích từng bước và đưa ra những ý kiến của cá nhân đóng góp cho công ty Vietran tour dưới đây. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hợp tác giữa công ty Vietran tour với các doanh nghiệp lữ hành nước ngoài. 3.2.1. Phân tích bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh. 3.2.1.1. Tầm quan trọng của phân tích môi trường kinh doanh tại điểm đến đối với doanh nghiệp lữ hành. Theo tiến sỹ Nguyễn Văn Mạnh, bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động theo cơ chế thị trường đều gắn liền với các yếu tố tác động nhất định. Mức độ và tính chất tác động của các yếu tố gắn liền với nhau và tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp lữ hành được thành lập nhằm mục đích sinh lợi bằng việc giao dịch, ký kết các hợp đồng du lịch và tổ chức thực hiện các chương trình đã bán cho khách du lịch. Doanh nghiệp lữ hành không thể tồn tại một cách biệt lập mà thường xuyên tác động qua lại với môi trường kinh doanh ( Giáo trình Quản trị kinh doanh lữ hành ) Môi trường kinh doanh là tổng hợp tất cả các yếu tố, những lực lượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động hoặc ra các quyết định của doanh nghiệp. Mỗi sự thay đổi của từng yếu tố trong môi trường kinh doanh có thể tạo ra những cơ hội hoặc hiểm hoạ đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc lựa chọn các yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp là tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích môi trường kinh doanh nhằm để xây dựng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc phân tích các yếu tố bên trong doanh nghiệp để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và thông qua phân tích các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp để tìm ra cơ hội và hiểm hoạ có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Phân tích môi trường kinh doanh thường thường sử dụng nguồn thông tin dữ liệu: nguồn ghi chép nội bộ, nguồn thông tin tình báo thị trường, nguồn thông tin từ nghiên cứu marketing. Sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sơ cấp và thứ cấp, vận dụng các phương pháp thống kê, mô hình toán kinh tế lượng và các phần mềm tin học để xử lý thông tin và đưa ra các hàm dự báo. - Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một nguồn lực có hạn, vì vậy, căn cứ vào những yếu tố bên trong, phân tích những yếu tố bên ngoài thì doanh nghiệp đó mới xác định được chiến lược kinh doanh phù hợp trong từng giai đoạn cụ thể. - Tận dụng những thuận lợi và khó khăn của môi trường vĩ mô để biến thành cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Có rất nhiều yếu tố để xác định một doanh nghiệp là yếu hay là mạnh khi xét trong một lĩnh vực kinh doanh nhất định. Nhưng không có một doanh nghiệp nào yếu tất cả các mặt. Theo như thuyết lợi thế tương đối, một doanh nghiệp vẫn có thể duy trì kinh doanh và có lãi nếu phát huy mặt mạnh nhất xét theo tương đối của chính doanh nghiệp đó ( không xét theo so sánh lợi thế với các doanh nghiệp cùng loại khác ). Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng những điểm mạnh của mình để nắm bắt cơ hội và khắc phục dần điểm yếu của mình. Hơn nữa, phân tích môi trường kinh doanh giúp doanh nghiệp có những biện pháp giảm thiểu sự tác động tiêu cực của môi trường bên ngoài doanh nghiệp, xác định trước được hiểm hoạ sẽ đe doạ doanh nghiệp. - Tránh những sai lầm không đáng có. Khi đã phân tích và thẳng thắn thừa nhận những điểm yếu kém của mình và chấp nhận thực tế khách quan, doanh nghiệp sẽ tránh được những sai lầm như đầu tư nguồn lực doanh nghiệp không đúng chỗ, xác định sai nhu cầu của khách hàng, không khai thác đúng khả năng của nhân viên, lãng phí nguồn lực có hạn… 3.2.1.2. Những yếu tố tác động đến môi trường kinh doanh. - Môi trường vĩ mô. Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố có tính rộng lớn, chúng có tác động và ảnh hưởng tới toàn bộ môi trường cạnh tranh và môi trường bên trong doanh nghiệp. Môi trường tự nhiên không chỉ là yếu tố tạo cầu, tạo cung trong du lịch mà nó còn mang tính quyết định đến việc tạo ra sản phẩm là chương trình du lịch và tổ chức thực hiện chương trình du lịch của các doanh nghiệp. Khi một công ty bắt tay vào xây dựng một chương trình du lịch thì yếu tố có tác động lớn nhất tới chương trình du lịch đó là tài nguyên du lịch. Phong cảnh và khí hậu của không gian du lịch càng tương thích với đặc điểm của sản xuất và tiêu dùng du lịch bao nhiêu thì ở không gian đó càng có môi trường thuận lợi để phát triển du lịch. Với điều kiện tự nhiên điển hình là vị trí, cây xanh, mặt nước, khí hậu, các công ty có nhiều điều kiện để đa dạng hoá chương trình du lịch, đáp ứng động cơ đi du lịch khác nhau, mở rộng phạm vi kinh doanh lữ hành. Vietran tour đã tiến hành nhiều cuộc khảo sát thực tế tại nước ngoài để lựa chọn những điểm có thể thu hút khách du lịch. Vấn đề địa hình, đường xá, khí hậu tại điểm đến đó được xem xét kỹ để xây dựng một lịch trình tour hợp lý, phù hợp với thể trạng của người Việt Nam. Với điều kiện khí hậu thuận lợi thì việc thực hiện các chương trình đi cho khách đến các điểm du lịch sẽ ít rủi ro hơn. Chính vậy, các tour tới Đông Nam Á của Vietran tour luôn được khởi hành hàng tuần và ít gặp trở ngại hơn so với các tour khác. Môi trường văn hoá ảnh hưởng đến tính đa dạng và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp kinh doanh lữ hành. Môi trường văn hoá cũng tạo nên tài nguyên du lịch. Bên cạnh những tour tìm hiểu cuộc sống và phong tục tập quán của các nước láng giềng chúng ta, Vietran tour còn cung cấp những tour tới những đất nước có nền văn hoá khác biệt hoàn toàn với Việt Nam như Dubai, Nam Phi… Và Vietran tour đang đi vào chiến dịch thu hút khách tới Campuchia, nơi mà cả thế giới phải nghiêng mình trước những đền thờ tráng lệ thế kỷ thứ 10 như Angcovat, Angcothom… Khi đã có những chuyến khảo sát thực tế, Vietran tour tiếp tục quan tâm tới việc đã có những công ty nào tại nước đó đang khai thác tốt tuyến điểm du lịch đó. Kinh doanh lữ hành chịu sự tác động trực tiếp toàn diện của môi trường chính trị-luật pháp và do đó nó rất nhạy cảm với những biến động của môi trường này. Chính tri-luật pháp thực hiện chức năng định hướng điều khiển và điều chỉnh hành vi của mỗi cá nhân và của mỗi nhóm trong mối quan hệ của hoạt động du lịch. Trước khi đưa một đoàn khách ra nước ngoài du lịch, Vietran tour luôn tiến hành phổ biến những điều quan trọng nhất về luật pháp và tình hình chính trị tại nước đó. Chính vì vậy mà khách hàng của Vietran tour không bị bất ngờ khi đặt chân tới quốc gia đó và có ý thức tôn trọng luật pháp nước sở tại, tránh được những rủi ro do bạo loạn, chính trị, đình công, đảm bảo an toàn, an ninh cho khách. Khi tìm hiểu một đất nước nào đó, nhất thiết phải tìm hiẻu cả nền kinh tế của nước đó. Trong trường hợp của Vietran tour, Vietran tour chú trọng tới tìm hiểu về chính sách tiền tệ và tý giá hối đoái của đất nước đó đối với Vịêt Nam. Thực tế cho thấy, nếu đồng bản tệ mất giá hơn so với đồng ngoại tệ thì Vietran tour phải cần một lượng tiền Việt Nam nhiều hơn để trả cho các đối tác nước ngoài và luồng khách du lịch ra nước ngoài sẽ giảm đi. Chính sách tiền tệ và tỷ giá hối đoái cũng có thể tạo ra vận hội tốt cho doanh nghiệp nhưng có thể là những nguy cơ cho sự phát triển của doanh nghiệp. - Môi trường ngành. Trong quá trình xây dựng mối quan hệ với đối tác nước ngoài, nhất thiết phải quan tâm đến môi trường ngành du lịch tại quốc gia đó và Việt Nam. Khi Vietran tour cũng như các công ty du lịch Vịêt Nam khác, những công ty mà đã nắm bắt được nhu cầu của khách hàng sẽ phải đối mặt với việc cạnh tranh với nhau để được hợp tác với các đối tác nổi tiếng nước ngoài. Ngược lại, cũng có rất nhiều công ty du lịch nước ngoài muốn Vietran tour trở thành công ty gửi khách cho họ. Sự cạnh tranh hiện tại này xảy ra trên cả hai quốc gia giữa chính những công ty thuộc quốc gia đó với nhau. Không chỉ có số lượng nhất định các công ty đang hoạt động tại Việt Nam là cạnh tranh với Vietran tour mà trong tương lai, sẽ có nhiều công ty mới ra đời và trở thành đối thủ cạnh tranh với Vietran tour trên mọi lĩnh vực, không riêng gì trên khía cạnh tìm kiếm và hợp tác với đối tác nước ngoài. 3.2.1.3. Ý kiến đóng góp của cá nhân cho công ty Vietran tour trong quá trình phân tích môi trường kinh doanh tại điểm đến. - Thường xuyên cập nhập thông tin của đất nước đó. Ngày nay, với sự trợ giúp của công nghệ thông tin hiện đại, chúng ta có thể tìm hiểu dễ dàng về một đất nước nào đó dựa trên nguồn thông tin thứ cấp. Tuy nguồn thông tin này còn nhiều hạn chế nhưng nó cũng rất hữu ích khi chúng ta mới chỉ quan tâm sơ bộ tổng thể về đất nước đó. Chúng ta có thể dễ dàng biết được quốc gia này có những di sản tự nhiên hay di sản văn hoá được thế giới công nhận qua nhiều trang web và một trong số đó là trang …của tổ chức UNESCO. Có rất nhiều tài nguyên, tuy chưa được công nhận là di sản của thế giới nhưng vẫn có sức hút đặc biệt đối với du khách. Tìm hiều sơ bộ trước khi tiến hành khảo sát thực tế sẽ giúp Vietran tour tiết kiệm một khoản lớn chi phí. Thực tế, có một bộ phận thanh niên người nước ngoài chỉ tìm hiểu thông tin trên Internet để lựa chọn nơi đi du lịch cho bản thân mình. Vietran tour là một công ty lữ hành chuyên nghiệp nhưng cũng nên học tập cách thức tìm thông tin, lọc và xử lý thông tin của các bạn trẻ đó để thiết kế ra những tour hoàn chỉnh theo đúng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Không chỉ tìm hiểu về tài nguyên du lịch của quốc gia đó, trước khi quyết định xây dựng mối quan hệ lâu dài với các công ty lữ hành nước đó, Vietran tour cũng nên tìm hiểu về tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, luật pháp, nhất là luật du lịch và luật kinh doanh của nước đó. Những tài liệu thứ cấp về những nội dung này, Vietran tour có thể dễ dàng tìm thấy tại các trang web của các đại sứ quán tại Việt Nam, ví dụ như trang …của đại sứ quán Hàn Quốc, tại đây, họ giới thiệu tất cả những điều cần thiết cho người đọc khi tới Hàn Quốc. - Tăng chi phí tìm hiểu môi trường kinh doanh tại nước đó: đi khảo sát thực tế, thuê công ty tư vấn về luật pháp quốc tế… Ngoài những chuyến Farm trip được phía nước ngoài mời tham gia khi họ muốn giới thiệu tour mới, Vietran tour nên tự đi thực tế tại nước đó. Do trong những chuyến Farm trip đó, Vietran tour có thể gặp rất nhiều đối tác tiềm năng và họ thể hiện thật tốt đẹp, nhưng đây là sự thể hiện có chuẩn bị. Với những chuyến đi khảo sát thực tế, ngoài mục đích tìm hiểu tài nguyên du lịch, địa hình, tính thời gian hợp lý…Vietran tour còn tìm hiểu về các công ty lữ hành bên đó. Vietran tour sẽ thu được những thông tin xác thực hơn về tính cạnh tranh giữa các công ty nước ngoài, sẽ tìm ra những công ty còn chưa có tên tuổi nhưng có dịch vụ rất tốt và sẵn sàng hợp tác với Vietran tour với mức giá hợp lý. Trong kinh doanh, cạnh tranh rất khốc liệt, chính nhờ tính cạnh tranh của các công ty nước ngoài đó, Vietran tour lại có thể lựa chọn được đối tác thật phù hợp. Nếu xét trong mối tương quan giữa công ty nhận khách và công ty gửi khách thì trong trường hợp này, họ sẽ là người cần Vietran tour hơn. Nhờ có phân tích môi trường kinh doanh tại nước ngoài, Vietran đã tận dụng tính cạnh tranh giữa các công ty nước ngoài đó. - Tận dụng mối quan hệ với các công ty lữ hành quốc tế tại Việt Nam đã từng có quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp lữ hành tại đất nước đó để có thông tin về tình hình thực tế và chính xác. Để rút ngắn thời gian tìm hiểu, Vietran tour có thể tận dụng những thông tin đã được khai thác từ các công ty đã có mối quan hệ với các công ty nước ngoài. - Tận dụng mối quan hệ với các công ty của người Việt Nam đang kinh doanh tại đất nước đó để biết thêm về văn hoá kinh doanh. Không doanh nghiệp nào hiểu môi trường kinh doanh nào đó bằng chính những doanh nghiệp đang sống trong môi trường kinh doanh đó. Ngày nay, chúng ta đã có nhiều doanh nghiệp có văn phòng tại nước ngoài, không nhất thiết là công ty du lịch mà có rất nhiều ngành nghề khác nhau. Từ những kiến thức thực tế của chính những người đang làm việc trong môi trường kinh doanh đó, Vietran tour có thể thu thập được những thông tin như: phong cách làm việc, tâm lý làm việc, văn hoá doanh nghiệp của đa số các công ty bên đó. 3.2.2. Phân tích bước 2: Tìm kiếm đối tác. 3.2.2.1. Tiêu chí chọn đối tác của công ty Vietran tour. Trước khi tìm đối tác, Vietran tour nêu rõ các tiêu chí chọn đối tác, đó là: - Vietran tour muốn hợp tác với tất cả các công ty có thiện chí hợp tác. Trước khi tính đến mọi nhân tố khác thì tinh thần hợp tác là điều cần thiết nhất. Vì nếu một công ty không có tinh thần hợp tác tốt sẽ không thực hiện đúng cam kết và không có trách nhiệm với công việc. Nếu mọi mặt của công ty đó là rất tốt nhưng thiếu đi tinh thần hợp tác thì Vietran tour cũng không muốn làm đối tác của công ty đó. Hợp tác phải dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, mất đi mục đích đó, hai công ty sẽ không bao giờ có thể duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài được. Để có được lợi ích cho bản thân doanh nghiệp và cho đối tác thì cả hai công ty rất cần tinh thần hợp tác, như thế mới có thể dành cho nhau những ưu đãi tốt nhất. Vietran tour luôn sẵn sàng hợp tác với tất cả các công ty nước ngoài. - Một chương trình du lịch tốt còn là một chương trình phù hợp với khách hàng về mặt giá cả. Do đó, Vietran tour sẽ ký hợp đồng hợp tác với công ty nào mà có thiện chí và đưa ra mức giá đúng với chất lượng dịch vụ mà Vietran tour yêu cầu. Mức giá này có thể giao động tuỳ từng thời điểm nhưng phải hợp lý và ở mức khách hàng có thể chấp nhận được. Một số quốc gia cũng đón tết âm lịch như Vịêt Nam ( Trung Quốc ) nên trong dịp tết vừa qua, tuy giá cả các dịch vụ bên Trung Quốc có cao hơn một chút nhưng vẫn thu hút được du khách đi du lịch. Nhờ có đối tác lâu năm mà Vietran tour vẫn có thể duy trì được mức giá tour hợp lý cho khách hàng trong mọi thời điểm nhạy cảm. Điều quan trọng nhất là giá cả phải phù hợp với chất lượng dịch vụ. Thực tế, khả năng thanh toán của khách Việt trong những năm gần đây đã khá hơn rất nhiều, khách hàng có thể trả cao hơn cho những tour trùng dịp lễ tết nhưng với điều kiện họ phải được hưởng dịch vụ đúng với số tiền họ đã phải bỏ ra. Vietran tour không tác động đến mức giá cả phía đối tác đưa ra. Nếu đối tác chào giá hợp lý với khách hàng của Vietran tour thì Vietran tour sẽ hợp tác lâu dài. 3.2.2.2. Các phương thức tìm kiếm đối tác. Hiện nay, Vietran tour đang tiến hành song song hai cách tìm kiếm đối tác đó là tìm kiếm trực tiếp và tìm kiếm gián tiếp. - Tìm trực tiếp. Hàng năm, Vietran tour luôn trích một khoản kinh phí cho mục đích đi khảo sát tài nguyên du lịch, tìm hiểu môi trường kinh doanh và tìm kiếm đối tác tại nước ngoài. Cách tìm kiếm này mang lại nhiều thông tin trung thực và khách quan. Tuy nhiên, thực hiện phương thức này đòi hỏi chi phí lớn, rất tốn kém cả về tiền bạc và thời gian. - Tìm gián tiếp. Vietran tour có quan hệ rất thân thiết với một số lượng lớn các doanh nghiệp kinh doanh du lịch Việt Nam. Chính những công ty này đã giới thiệu cho Vietran tour những đối tác tin cậy. Ngoài ra, Vietran tour còn được giới thiệu bởi nguồn khác. Ví dụ: Tại một số điểm đến, chính quyền địa phương tổ chức những chương trình Farm trip mục đích nhằm giới thiệu điểm đến đó với các công ty du lịch. Các công ty du lịch được mời tham gia miễn phí toàn bộ hoặc một phần. Đây là phương thức quảng bá cho điểm đến khá phổ biến ở nước ngoài. Những chuyến đi Farm trip này rất bổ ích, giúp cho Vietran tour vừa nắm được địa hình để có những đánh giá có nên khai thác khách tới địa điểm này không vừa là dịp để Vietran tour gặp gỡ nhiều công ty và bắt đầu tìm hiểu về họ. 3.2.2.3. Những thuận lợi, khó khăn mà Vietran tour gặp phải khi tìm kiếm đối tác tại nước ngoài. - Thuận lợi: + Thuận lợi chung của đất nước (đã gia nhập WTO) dẫn đến nhiều doanh nghiệp nước ngoài muốn hợp tác với doanh nghiệp Việt Nam. Ngày 7/11/2006 Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO. Đây là cơ hội lớn Việt Nam khuyếch trương, quảng bá hình ảnh của đất nước và thu hút sự quan tâm của không chỉ 150 nước thành viên trong WTO mà cả các nước chưa gia nhập tổ chức kinh tế lớn nhất thế giới này ( đặc biệt là Nga ). Việt Nam đã ký một số cam kết về lĩnh vực ngành du lịch. Đó là mở cửa thị trường dịch vụ du lịch, theo Tổng cục Du lịch, có nghĩa là cho phép các công ty lữ hành nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo hình thức 100% vốn nước ngoài. Các công ty lữ hành 100% vốn nước ngoài, một hình thức mới của công ty lữ hành có vốn đầu tư nước ngoài bên cạnh liên doanh được cho phép lâu nay, sẽ được tham gia bình đẳng với các doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên Việt Nam chỉ cho phép công ty 100% vốn nước ngoài khai thác ở thị trường inbound quốc tế, thị trường mang lại lượng khách du lịch nước ngoài nhiều nhất cho Việt Nam. Như vậy, trong ba mảng kinh doanh lữ hành: đưa khách quốc tế vào Việt Nam (inbound), đưa khách Việt Nam đi nuớc ngoài (outbound) và khách du lịch nội địa, thì doanh nghiệp trong nước chỉ khai thác được mảng khách du lịch nội địa và một phần khách Việt Nam đi nước ngoài. Tính cho đến thời điểm này, Vietran tour và các công ty lữ hành quốc tế khai thác tour outbound vẫn chưa vấp phải sự cạnh tranh gay gắt của các công ty lữ hành quốc tế trên lãnh thổ Việt Nam. Việc Vietran tour tìm kiếm đối tác vẫn còn khá dễ dàng. Hầu hết các nước đều muốn hợp tác với quốc gia có nền kinh tế đang đi lên nhanh chóng như Việt Nam. Việt Nam xuất hiện ngày càng nhiều trên các kênh truyền hình và báo chí nước ngoài. Các chuyên gia nước ngoài còn có những báo cáo phân tích mức sống của từng bộ phận người dân Việt Nam và đưa ra nhận xét mức chi tiêu cho du lịch nước ngoài của tầng lớp người giàu ở Việt Nam không thua kém gì các nước Đông Nam Á khác. Do đó, các công ty lữ hành nước ngoài đều muốn hợp tác với các công ty lữ hành Việt Nam không chỉ với Vietran tour. Đây là cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp lữ hành quốc tế của Việt Nam. + Nhờ chính các đối tác tại nước ngoài giới thiệu đối tác mới có uy tín. Vietran tour có mối quan hệ khá tốt với không chỉ các công ty lữ hành trong nước mà cả nước ngoài. Những tư vấn từ phía các công ty này rất hữu ích cho Vietran tour khi muốn tìm đối tác. Những công ty đã từng hợp tác với công ty nước ngoài sẽ giới thiệu Vietran tour với công ty mà họ tin tưởng. Như vậy, công ty đó đã là người bảo lãnh cho uy tín của Vietran tour với công ty nước ngoài kia. Được bạn bè giới thiệu sẽ là thuận lợi cho Vietran tour. Thứ nhất: Vietran tour không mất quá nhiều thời gian và chi phí để tìm kiếm đối tác. Thứ 2: Vietran tour được biết mọi thông tin của công ty nước ngoài đó từ phía công ty giới thiệu. Thứ 3: Công ty giới thiệu kia có được sự tin tưởng của cả hai phía Vietran tour và công ty nước ngoài, và từ đây, Vietran tour cũng đã nhận được sự bảo đảm từ công ty giới thiệu về chất lượng của công ty nước ngoài đó, tương tự, công ty nước ngoài cũng sẽ dễ dàng nhận lời mời làm đối tác của Vietran tour do có công ty trung gian bảo đảm uy tín cho Vietran tour. + Sự hữu ích của Internet. Công nghệ thông tin đóng góp một phần không nhỏ cho sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhờ có internet, Vietran tour có thể dễ dàng tìm kiếm những công ty lữ hành có uy tín của nước ngoài thông qua những trang web du lịch nổi tiếng mà mọi thông tin về các doanh nghiệp và các giải thưởng đều được đăng tải. Những giải thưởng mà công ty nước ngoài đạt được cũng là một cơ sở để Vietran tour đánh giá khả năng kinh doanh và chất lượng dịch vụ mà công ty đó cung cấp. - Khó khăn: + Thông tin bất cân xứng. Một số công ty du lịch luôn muốn thể hiện với đối tác năng lực mà thực chất là vượt quá năng lực thật của họ. Vietran tour cũng gặp phải khó khăn này với những lần hợp tác đầu tiên với một công ty du lịch nào đó. Ví dụ như khi Vietran tour lựa chọn khách sạn đẳng cấp 3 sao tiêu chuẩn quốc tế và đối tác tự tin cung cấp danh sách các khách sạn để Vietran tour chọn lựa nhưng thực chất, đối tác đó chỉ cung cấp được các khách sạn 3 sao theo tiêu chuẩn của vùng hay khu du lịch đó thôi. + Khó xác định điểm yếu tiềm ẩn của đối tác trong hoạt động kinh doanh. Việc xác định điểm yếu tiềm ẩn của một công ty trên đất Việt Nam thôi cũng đã là khó khăn cho chính những chuyên gia phân tích doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, Vietran tour cũng vấp phải khó khăn này. Có thể công ty đối tác đó hiện tại đang kinh doanh rất tốt nhưng có thể sẽ đi xuống trong tương lai. Sự đi xuống của công ty đối tác đó có thể do rất nhiều nguyên nhân mà phía Vietran tour không thể kiểm soát được như: nhân sự, tài chính, mối quan hệ giữa công ty đó với các nhà cung cấp nước đó…Vietran tour khó xác định thời điểm công ty đối tác xuất hiện những biểu hiện đi xuống để ngừng hợp tác cho những tour sau để tránh tình trạng khách đi tour về rồi, phản ánh tình trạng thì Vietran tour mới biết. 3.2.2.4. Ý kiến đóng góp của cá nhân. Như vậy, vấn đề Vietran tour lo lắng nhất thuộc về giải quyết các thông tin từ phía đối tác để đi đến quyết định có nên hợp tác hay không. Thứ nhất, Vietran tour luôn phải cập nhật thông tin của số lượng lớn các công ty lữ hành nước ngoài để xác định uy tín thực của các công ty đó. Vietran tour thường xuyên theo dõi các giải thưởng do các tổ chức có uy tín trao tặng cho các doanh nghiệp du lịch nước đó. Tìm hiểu quá trình thành lập và những sự kiện lớn mà công ty này đã từng trải qua, đã có lịch sử kiện cáo nghiêm trọng nào chưa và công ty đó đã vượt qua như thế nào. Thứ 2, để xác định năng lực kinh doanh của công ty đó, cách tốt nhất là phân tích bản cáo bạch của công ty đó nếu đó là công ty cổ phần. Vietran tour có thể vào những trang web cập nhật tình hình thị trường chứng khoán của nước đó. Tại đó, tất cả các bản báo cáo kinh doanh của các công ty đã niêm yết trên sàn giao dịch đều được công khai. Cập nhật sự lên xuống của giá cổ phiếu của công ty đó trong 5 năm liên tiếp sẽ cho Vietran tour có cái nhìn sơ bộ về tình hình hoạt động của công ty mà Vietran tour đang có ý định hợp tác. Không loại trừ khả năng bản cáo bạch của công ty đó đã được điều chỉnh không sát với thực tế, tuy nhiên, điều này rất hiếm với các công ty nước ngoài do thị trường chứng khoán của họ đã đi vào hoạt động được rất nhiều năm và hệ thống kiểm toán của họ phát triển hơn chúng ta, bản cáo bạch cũng không thể quá chênh lệch với tình hình thực tế. Thứ 3, ngoài việc tìm ra những công ty có uy tín, có năng lực kinh doanh tốt, Vietran tour cũng nên chú trọng tìm những công ty lữ hành có kinh nghiệm phục vụ khách Châu Á. Đối với các công ty thuộc khu vực Châu Á và Châu Đại Dương thì Vietran tour có thể không quá lo lắng về điều này nhưng khi tìm đối tác là các công ty thuộc khu vực Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Phi thì vấn đề tâm lý khách hàng cũng nên được lưu ý. Phong cách làm việc cũng như phong cách phục vụ của phương tây khác so với người phương đông, do đó, có thể người phục vụ phương tây phục vụ rất tốt nhưng lại không hợp với tâm lý người khách phương đông. Đây chỉ là sự khác biệt về văn hoá, lối sống, lối hưởng thụ của con người thuộc hai phương khác nhau nhưng cũng dẫn đến những rắc rối bất ngờ. Do đó, Vietran tour nên tìm những đối tác có kinh nghiệm phục vụ khách Châu Á để hạn chế bớt những cú shock văn hóa như thế. 3.2.3. Phân tích bước 3: Thương thuyết với đối tác. 3.2.3.1. Những thủ tục cần thực hiện trước khi tiến hành thương thuyết hợp tác với đối tác. - Gửi thư mời làm đối tác. Khi đã tìm được công ty có thể hợp tác, Vietran tour thường gửi thư điện tử cho công ty đó mời họ làm đối tác. Trong thư, Vietran tour bày tỏ thiện chí muốn hợp tác, nêu những hiểu biết về công ty đó và đưa ra một vài ưu đãi của Vietran tour dành cho họ. Nếu phía công ty lữ hành được nhận thư có thiện chí, họ gửi thư phúc đáp rất nhanh và nêu những câu hỏi cho phía Vietran tour. - Chứng minh tiềm lực tài chính, nguồn khách ổn định…của công ty. Sau khi nhận được thư sẵn sàng hợp tác của công ty nước ngoài, Vietran tour và công ty đó tiếp tục trao đổi với nhau về mọi mặt. Trước hết, Vietran tour chứng minh tiềm lực tài chính và nguồn khách ổn định cho phía đối tác, tạo sự tin tưởng cho đối tác về thái độ làm việc nghiêm túc và lâu dài của Vietran tour. Phía đối tác thường chứng minh năng lực tài chính, năng lực hoạt động kinh doanh, mối quan hệ mật thiết của họ với các nhà cung cấp và những cảm nhận tốt đẹp của khách hàng, các đối tác đang hợp tác với họ. - Gặp gỡ trực tiếp. Sau một thời gian trao đổi qua e-mail, hai bên thường sắp xếp một cuộc gặp gỡ để trực tiếp trao đổi với nhau. Tuỳ theo thiện chí của phía đối tác, họ sẽ đảm nhận mọi chi phí hoặc một phần trong chuyến đi khảo sát của Vietran tour. Vietran tour tìm hiểu về đối tác, về những tuyến điểm mới mà phía đối tác đã rất có kinh nghiệm làm, khảo sát một loạt các khách sạn, nhà hàng, các hãng xe…mà phía đối tác đưa ra cho Vietran tham khảo. Sau khi hoàn tất mọi khảo sát cần thiết, Vietran tour và đối tác sẽ đi đến việc ký hợp đồng hợp tác và sau này, trước từng mỗi đợt Vietran tour gửi khách cho công ty nhận khách, Vietran tour luôn có một bản hợp đồng cụ thể cho từng chuyến tour trong đó nêu rõ ràng lịch trình chuyến đi, những dịch vụ mà khách hàng được hưởng… 3.2.3.2. Những thuận lợi, khó khăn mà Vietran tour gặp phải khi thương thuyết với đối tác. - Thuận lợi: + Đã có kinh nghiệm đàm phán. Vietran tour đã kinh doanh mảng outbound được 5 năm, tuy chưa phải là khoảng thời gian qúa dài nhưng cũng đủ đúc kết những kinh nghiệm khi đàm phán với đối tác mới. Hơn nữa, do ban lãnh đạo của Vietran tour đã có những kinh nghiệm riêng cho mình trong việc đàm phán trước khi thành lập công ty. Sau mỗi lần đàm phán thành công, Vietran tour lại tìm ra được cách thức đàm phán hiệu quả với từng đối đối tác ở tại từng khu vực khác nhau. Vietran tour biết đưa ra những ưu đãi hấp dẫn cho đối tác và cách trao đổi thẳng thắn để thuyết phục đối tác khi gặp những bất đồng ban đầu. + Nắm chắc thông tin. Để thương thuyết thành công, Vietran tour đã có bước chuẩn bị thông tin về mọi lĩnh vực như môi trường kinh doanh lữ hành, về thực trạng du lịch và các nhà cung cấp tại nước đó… nên có thể tự tin đàm phán và đưa ra những yêu cầu hợp lý về giá cả, dịch vụ để phía đối tác không thể đưa ra những thông tin sai lệch. Hơn nữa, do Vietran tour đã có bước kiểm tra tình hình hoạt động thực tế của đối tác nên có thể tìm ra điểm yếu, điểm mạnh của đối tác để đưa ra những hoạt động hợp tác, ví dụ như: công ty đối tác đó chỉ mạnh về các tour tới địa điểm X trong mùa nào đó cụ thể mà không mạnh về các tour tới địa điểm khác trong đất nước đó thì Vietran tour chỉ gửi khách sang cho họ khi có đoàn đi địa điểm X và vào mùa đó ( thực tế, cùng đi du lịch một địa điểm nhưng vào các mùa khác nhau thì chương trình du lịch cũng sẽ có những điểm khác nhau, nhất là về các dịch vụ bổ sung ) - Khó khăn: + Vấp phải những điều kiện quá cao so với khả năng của công ty mà doanh nghiêp đó đặt ra. Ví dụ như phía đối tác yêu cầu hàng tuần Vietran tour phải gửi một đoàn khách sang thì đối tác mới hợp tác, Vietran tour sẽ gặp khó khăn trong việc gom khách do không phải thời điểm nào trong năm khách Việt Nam cũng có nhu cầu đi du lịch nước ngoài. 3.2.3.3. Ý kiến đóng góp của cá nhân. - Chuẩn bị những điều khoản từ nhỏ nhất thật chu đáo, chặt chẽ. - Thuê công ty luật có kinh nghiệm soạn thảo hợp đồng du lịch. Nói chung, qúa trình đàm phán của Vietran tour với các đối tác nước ngoài đều diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên, trong tương lai, tình hình kinh doanh lữ hành sẽ gay gắt hơn dẫn đến những cam kết hợp tác cũng phức tạp hơn và sẽ cần chi tiết hơn. Do đó, Vietran tour nên nắm chắc những thay đổi nhỏ nhất để đưa vào bản hợp đồng những điều khoản hợp lý và có lợi cho phía Vietran tour Luật kinh doanh và Luật du lịch Việt Nam có nhiều điểm khác so với Luật của nước ngoài. Khi xảy ra tranh chấp, vi phạm hợp đồng giữa các bên, Vietran tour nên căn cứ theo Luật quốc tế để giải quyết vấn đề. Chính vì vậy, Vietran tour nên cần sự tư vấn của văn phòng luật sư để có thể biết rõ hơn về Luật quốc tế trong kinh doanh. Việt Nam đang từng bước hội nhập hoàn toàn với thế giới, việc tìm hiểu Luật kinh doanh quốc tế là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp, không riêng gì với Vietran tour. Vietran tour càng sớm nắm chắc Luật kinh doanh quốc tế thì càng kinh doanh chuyên nghiệp hơn và tránh khỏi những thua thiệt trong hợp tác vì không biết tận dụng Luật quốc tế để bảo vệ quyền lợi của công ty mình. Để tránh những sai sót trong ngôn ngữ hợp đồng quốc tế và để các điều khoản chặt chẽ hơn, Vietran tour nên thuê văn phòng luật sư soạn thảo hợp đồng hợp đồng hợp tác. Hiện nay tại Hà Nội, các văn phòng luật sư quốc tế đã xuất hiện rất nhiều. Tuy nhiên, Vietran tour hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ của các văn phòng luật sư trong nước nhưng có hiểu biết về luật kinh doanh quốc tế sâu sắc để giảm bớt chi phí. 3.2.4. Phân tích bước 4: Hợp tác với đối tác. 3.2.4.1. Những thuận lợi, khó khăn mà Vietran tour gặp phải trong qúa trình làm việc cùng các doanh nghiệp lữ hành nước ngoài. - Thuận lợi: + Khả năng ngoại ngữ của nhân viên tốt. Tại Vietran tour, tiếng Anh và tiếng Nga là hai thứ tiếng được sử dụng khi liên lạc với đối tác nhiều nhất. Các nhân viên có trình độ tiếng Anh tương đối đồng đều và có thể giao tiếp lưu loát, chuẩn xác với đối tác. Đây là điểm thuận lợi cho Vietran tour do tránh được những hạn chế trong hợp tác do bất đồng ngôn ngữ. Một điểm thuận lợi cho Vietran tour khi hợp tác với đối tác đến từ Nga đó là công ty có một nhân viên người Nga đang làm việc chính thức và một nhân viên đã tu nghiệp tại Nga 7 năm. + Công ty trang bị công nghệ liên lạc hiện đại. Tất cả các nhân viên đều được trang bị một máy tính màn hình tinh thể lỏng, kết nối Internet 8/8 giờ làm việc và đều gắn thiết bị tai phone để dễ dàng gọi điện thoại quốc tế qua Internet và một điện thoại bàn cá nhân. Công ty sử dụng hệ thống phần mềm Skype để tạo điều kiện cho nhân viên liên lạc với đối tác. Những trang thiết bị nhỏ gọn đó rất hữu ích cho Vietran tour và cho phép nhân viên nâng cao tính sáng tạo, linh hoạt khi xử lý công việc. Máy fax được sử dụng đúng mục đích và luôn trong trạng thái tốt, mực đẹp, sắc nét, đảm bảo giữ nguyên gốc định dạng ban đầu của văn bản cần fax. + Đã có kinh nghiệm. Nhân viên làm việc tại Vietran tour đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác nên rất linh hoạt trong khâu liên lạc bàn bạc, khẳng định lại những yêu cầu Vietran đưa ra với đối tác trước khi gửi khách sang. Phía Vietran tour chuẩn bị hướng dẫn viên, vé máy bay và chịu trách nhiệm thông báo cho phía công ty nhận khách về ngày, giờ đoàn tới sân bay (nước ngoài), họ tên hướng dẫn viên người Việt, số lượng khách, và mọi thông tin cá nhân của khách du lịch. - Khó khăn: + Chịu các mức phạt theo chuẩn quốc tế khi báo hoãn, huỷ đặt phòng hay những sự cố bất ngờ… Đây là khó khăn chung của mọi công ty lữ hành. Nhiều trường hợp xảy ra mà phía Vietran tour không kiểm soát được như: lùi giờ bay, hoãn bay do thời tiết hay sự cố kỹ thuật mà đoàn khách của Vietran tour đến chậm hơn so với dự kiến. Trong tình huống khẩn cấp, nhân viên của Vietran tour liên lạc để thông báo với đối tác ngay lập tức. Phía đối tác sẽ thông báo lại với nhà cung cấp nước đó để sắp xếp lại phòng ở, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ khác. Nhiều trường hợp, phía nhà cung cấp không thể sắp xếp lại do đã lên kế hoạch phục vụ nhiều đoàn khách trong những khoảng thời gian cụ thể. Nhờ quan hệ tốt với công ty nhận khách, công ty này sẽ giúp Vietran tour tìm nhà cung cấp thay thế mà có chất lượng dịch vụ và giá cả tương đương. Thông thường, sau mỗi lần sự cố xảy ra, Vietran tour và đối tác lại cùng nhau xem xét lại những chi phí phát sinh và tìm cách giải quyết sao cho có lợi cho cả hai bên nhất. Chắc chắn phía Vietran tour sẽ phải chịu những mức phạt theo như trong hợp đồng cam kết. Nè, lấy cái thông tin chị Nhung cho mình ra nhé. + Đôi khi công ty thanh toán không đúng hạn do lỗi từ phía ngân hàng, chuyển phát hoá đơn… Như trên đã đề cập tới, Vietran tour sử dụng 3 cách thức thanh toán, đó là: Hướng dẫn viên thanh toán trực tiếp với đối tác. Thanh toán bằng chuyển khoản. Thanh toán qua người đại diện của công ty nhận khách tại Việt Nam ( nếu có ) Phương thức thanh toán thứ 3 là thuận tiện cho Vietran tour nhất và an toàn nhất. Tuy nhiên, Vietran tour có nhiều đối tác không có văn phòng đại diện tại Việt Nam nên vẫn phải duy trì phương thức thanh toán bằng chuyển khoản. Thực tế, trên thế giới, hầu hết các công ty đều sử dụng dịch vụ này của ngân hàng. Các công ty của Việt Nam trong tương lai cũng sẽ phải chấp nhận cách thanh toán này dù phí chuyển khoản hơi cao. Với phương thức chuyển khoản này, Vietran tour không thể tránh khỏi những trục trặc từ phía ngân hàng hay chuyển phát hoá đơn gây ra. Khi đó, Vietran tour có thể bị phía đối tác quy trách nhiệm là thanh toán chậm và chịu mức phạt. Nhưng nếu Vietran tour chứng minh được lỗi từ phía ngân hàng thì sẽ được xoá bỏ mức phạt từ phía đối tác. Như vây, chỉ những điều rất nhỏ cũng có thể làm xấu đi mối quan hệ giữa Vietran tour và đối tác. Do đó, duy trì mối quan hệ tốt trước, trong và sau khi đoàn khách kết thúc chương trình du lịch rất khó, đòi hỏi thiện chí của cả hai phía. 3.2.4.2. Ý kiến đóng góp của cá nhân. - Nắm chắc luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại. Kiến thức về luật pháp quốc tế rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp lữ hành quốc tế do có sự hợp tác trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài. Trước khi Vietran tour tham gia kinh doanh, Vietran tour nên trang bị đầy đủ mọi kiến thức về luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại. Điều này sẽ giúp Vietran tour tự bảo vệ quyền lợi và kinh doanh hiệu quả mà không gặp phải trở ngại từ chính quyền nước sở tại. - Nắm chắc những quy định riêng về kinh doanh của doanh ngiệp lữ hành đó. Để tránh tình trạng thông tin bị sai lệch hoặc bị hiểu sai, Vietran tour và đối tác nên có những thoả thuận, quy ước mặc định trong quá trình kinh doanh. Ví dụ như Vietran tour nên thông báo về đoàn khách vào thời điểm cụ thể nào để phía công ty nhận khách tiếp nhận thông tin nhanh và chính xác nhất… - Thường xuyên tiến hành hoạt động chăm sóc các doanh nghiệp lữ hành đó. Sau khi kết thúc mỗi chuyến du lịch, Vietran tour nên gửi thư và quả để cảm ơn công ty nhận khách đã cho du khách những khoảng thời gian tốt đẹp. Nhân các dịp lễ tết của quốc gia đó hay ngày kỷ niệm những sự kiện trọng đại của công ty đó, Vietran tour cũng có thể gửi thiệp chúc mừng. Những chuyến đi thực tế hàng năm, Vietran tour có thể mang những món quà Việt Nam tặng đối tác, nhất là những đối tác có văn hoá hoàn toàn khác biệt với văn hoá Việt Nam. Những món qùa có ý nghĩa nhất là những đồ gốm nhỏ xinh, tranh thêu, áo dài, khăn lụa, giỏ mây… và trên những món quà đó có logo của cả hai công ty. - Đặt banner của các doanh nghiệp lữ hành đối tác trên website của công ty. Hiện tại Vietran tour đang duy trì song song hai trang web tiếng Anh và tiếng Việt. Trang web của Vietran tour nên tạo một count view để tạo điều kiện thuận lợi hơn khi chứng minh sức hút của công ty với du khách Việt Nam và quốc tế trong quá trình đàm phán với đối tác. Hơn nữa, từ số lượt truy cập vào trang web lớn, Vietran tour đưa ra ưu đãi đặt banner của công ty đối tác trên website sẽ làm đối tác hài lòng vì tiết kiệm được phí quảng cáo. - Giúp đối tác PR tại Việt Nam. Vietran tour có thể giúp đối tác nâng cao uy tín tại thị trường Việt Nam bằng cách giúp đỡ đối tác tiến hành các hoạt động PR như cung cấp thông tin của đối tác cho phóng viên Việt Nam ( được sự đồng ý của công ty đối tác ), trưng bày những ấn phẩm của đối tác tại văn phòng của Vietran tour… - Giới thiệu những công ty lữ hành quốc tế Việt Nam làm đối tác cho các doanh nghiệp lữ hành nhận khách đó. Vietran tour có thể giới thiệu nhiều đối tác Việt Nam cho công ty nhận khách đó. Như vậy, mối quan hệ giữa hai công ty càng bền chặt. Vietran đã giúp công ty nhận khách đó có thêm nguồn khách ổn định và giảm chi phí tìm kiếm đối tác. 3.2.5. Phân tích bước 5: Kiểm tra. 3.2.5.1. Những biện pháp kiểm tra sự chấp hành đúng hợp đồng hợp tác của các doanh nghiệp lữ hành nước ngoài mà Vietran tour tiến hành. - Báo cáo của hướng dẫn viên. Người hướng dẫn viên Việt Nam sẽ là người báo cáo lại với Vietran tour về tình hình chuyến đi, về cảm nhận của khách du lịch và về dịch vụ bên công ty nhận khách đảm nhiệm. Những thay đổi trong lịch trình sẽ được hướng dẫn viên báo cáo lại cụ thể như: tuyến đường đi bị thay đổi do nguyên nhân nào ( có nhiều tuyến đường cùng đến một địa điểm ), có phải lỗi của công ty nhận khách không, hay như bị cắt các dịch vụ bổ sung như đến spa, loại phòng có đúng với hợp đồng không, món ăn có đúng với giá thành đã báo không và thái độ phục vụ của nhân viên tại các khách sạn, nhà hàng đó…Thông thường, các đối tác của Vietran tour đều thực hiện rất tốt nhưng vẫn có một vài trường hợp cố tình vi phạm hợp đồng. - Lấy ý kiến từ khách du lịch. Lấy ý kiến từ khách du lịch là cách đánh giá chất lượng dịch vụ hiệu quả nhất. Tuy nhiên cần loại bỏ một vài ý kiến của một vài khách du lịch có đòi hỏi quá đáng và có thành kiến với nhân viên phục vụ nước ngoài. Vietran tour đều có những bản trưng cầu ý kiến dành cho khách hàng sau mỗi chuyến đi, không chỉ đánh giá về các dịch vụ mà đánh giá cả hướng dẫn viên. Nếu không có điều kiện thu thập ý kiến của từng khách du lịch, Vietran tour sẽ lấy ý kiến đại diện của người trưởng đoàn. 3.2.5.2. Ý kiến đóng góp của cá nhân. - Thường xuyên liên lạc với ngân hàng để biết thông tin chính xác về hoạt động yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp lữ hành nhận khách đó, tránh trường hợp đáng tiếc không đáng có như phía đối tác chậm trễ trong việc gửi hoá đơn… - Trước khi khách du lịch tới quốc gia đó, Vietran tour cần liên lạc với doanh nghiệp đó để lấy xác nhận về tình trạng buồng, ăn uống… cho khách du lịch. Và sau quá trình điều tra, nếu mọi thông tin do hướng dẫn viên báo cáo đều đúng sự thật thì Vietran tour và công ty nhận khách nên cùng nhau giải quyết vấn đề, Vietran tour không nên vội vã đơn phương chấm dứt quan hệ hợp tác. Vietran tour nên lắng nghe lời giải thích từ phía đối tác và cân nhắc có phải lỗi hoàn toàn từ phía đối tác hay không. - Không chỉ có Vietran tour là công ty gửi khách duy nhất cho công ty nhận khách đó mà ngay tại Hà Nội cũng có rất nhiều công ty là đối tác hoặc đã từng hợp tác với công ty đó. Vietran tour có thể phối hợp với các công ty lữ hành Việt Nam để cùng kiểm tra công ty nhận khách kia trong quá trình công ty nhận khách đảm nhận phần công việc trên đất nước họ. 3.2.6. Phân tích bước 6: Lựa chọn lại đối tác (nếu cần thiết) 3.2.6.1. Bước 6a. Tiếp túc hợp tác nếu công ty nhận khách thực hiện đúng hợp đồng. Vietran tour sẽ tiếp tục hợp tác với đối tác khi chất lượng dịch vụ được bảo đảm và phục vụ khách của Vietran tour chu đáo. Thực tế, nếu mức giá mà công ty nhận khách đưa ra có cao hơn một chút ( dao động từ 2% đến 5% tính theo giá tại thị trường đó ) thì Vietran tour vẫn hợp tác nếu công ty nhận khách đảm bảo được chất lượng chương trình du lịch đúng với giá trị mà khách hàng đáng được hưởng. Khách hàng của Vietran tour phần lớn là những người có thu nhập trên mức trung bình của người dân Việt Nam ( từ 72 triệu VND/năm trở lên tương đương với 4500USD/năm - tính thu nhập hợp pháp) nên họ sẵn sàng chi trả cao để được hưởng một chuyến đi vui vẻ cùng gia đình và bạn bè. Và từ đây, mối quan hệ giữa Vietran tour và đối tác càng trở nên chặt chẽ. Phía đối tác liên tục gửi thông tin mới về tình hình thị trường các nhà cung cấp, các tuyến điểm mới, các đợt giảm giá, khuyến mại hấp dẫn cho Vietran tour để cùng bàn bạc xây dựng những tour mới, lạ và hấp dẫn hơn phù hợp cho từng đối tượng. 3.2.6.2. Bước 6b. Tìm kiếm đối tác khác nếu công ty nhận khách vi phạm hợp đồng. Trường hợp xấu xảy ra khi đối tác làm việc không chuyên nghiệp và cố tình vi phạm hợp đồng, khi đó Vietran tour và đối tác huỷ bỏ hợp đồng hợp tác và Vietran tour lại tiếp tục tìm kiếm đối tác khác, quay trở lại bước 2 trong quy trình xây dựng mối quan hệ với các đối tác. Đây là điều không tốt cho Vietran tour vì đã bị phía đối tác làm mất đi uy tín của Vietran tour trong lòng khách Việt Nam và tốn kém chi phí xây dựng một mối quan hệ mới. 3.2.6.3. Ý kiến đóng góp của cá nhân. Vietran tour luôn có quan hệ với hai công ty nhận khách trở lên trong cùng một khu vực du lịch ( tức là hợp tác với cả 2 công ty chuyên làm tour đến một điểm du lịch nào đó ) nên khi một công ty vi phạm hợp đồng thì Vietran tour có thể linh hoạt gửi những đoàn khách lần sau cho công ty còn lại. Nhưng Vietran tour vẫn phải chịu rủi ro là đoàn khách thứ nhất không hài lòng với chuyến đi. Vietran tour nên rút kinh nghiệm từ những lần tìm đối tác trước. Nếu công ty nhận khách đó là do công ty lữ hành tại Việt Nam giới thiệu thì Vietran tour nên xem lại mối quan hệ này vì rất có thể công ty lữ hành Việt Nam kia đang là đối thủ cạnh tranh ngầm với Vietran tour. Trước khi tiếp nhận bất kỳ lời khuyên hay tư vấn nào, Vietran tour cũng nên suy nghĩ kỹ về động cơ tư vấn, về mối quan hệ lâu năm có còn được chặt chẽ và tìm hiểu những chiến lược kinh doanh mới của công ty kia. Đứng trước tình hình phải tìm đối tác mới, Vietran tour nên xem xét lại cách thức tìm kiếm sao cho tiết kiệm chi phí và thời gian nhất, bổ sung thêm những điều khoản chặt chẽ hơn nữa trong hợp đồng (bởi đôi khi các luật sư soạn thảo hợp đồng không hiểu rõ những chi tiết nhỏ trong quá trình kinh doanh lữ hành, họ chỉ giúp Vietran tour đưa ra những điều khoản chặt chẽ dựa theo ý muốn của Vietran tour và theo đúng thuật ngữ của luật pháp) Kết luận. Thời gian thực tập tổng hợp vừa qua tại công ty Vietran tour đã mang lại cho em rất nhiều điều bổ ích, giúp em có cái nhìn thực tế hơn về môi trường kinh doanh du lịch và cách thức tổ chức, kinh doanh của một doanh nghiệp lữ hành đặc biệt là về mối quan hệ giữa Vietran tour và các đối tác. Nhờ có mối quan hệ giữa công ty gửi khách và công ty nhận khách mà các nhà kinh doanh du lịch mới có thể phát triển được loại hình du lịch outbound. Ý nghĩa nhân văn của ngành kinh doanh đặc biệt này càng được nâng cao, du lịch nước ngoài không chỉ là tham quan, ngắm cảnh mà nó còn là sự kết nối con người với con người, là sự kết nối văn hoá của nhiều quốc gia, là sự mở mang kiến thức, là sự thay đổi tư duy và là cả bồi dưỡng tâm hồn yêu thế giới của khách du lịch. Sau mỗi chuyến đi du lịch nước ngoài, du khách sẽ nhận ra thế giới thật rộng lớn mà cũng thật nhỏ bé bởi xét cho cùng, thế giới này được tạo nên từ chính chúng ta. Theo ý kiến cá nhân của em, Vietran tour là doanh nghiệp tuy có quy mô trung bình nhưng kinh doanh rất bài bản và chuyên nghiệp, hứa hẹn sẽ trở thành doanh nghiệp lớn trong tương lai. Em hi vọng những ý kiến đóng góp của em tuy còn chưa mang nhiều tính thực tế nhưng cũng sẽ là một số ý tưởng mới mẻ được Vietran tour xem xét. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Trung Kiên và công ty Vietran tour. Tài liệu tham khảo. Giáo trình Quản trị lữ hành của TS Nguyễn Văn Mạnh và TS Phạm Hồng Chương. Tạp chí du lịch Việt Nam các số năm 2004 Giáo trình Marketing của PGS.PTS Trần Minh Đạo Giáo trình Kinh Tế du lịch của trường ĐH KTQD Tổng cục du lịch Việt Nam, những văn bản liên quan về quản trị và kinh doanh lữ hành tại Việt Nam.