Chuyên đề Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

c của khách hàng + Bất cứ một thỏa thuận nào mà khách hàng đang tham gia - Khách hàng thuê văn phòng phải công khai với công ty bằng văn bản mọi vấn đề mà khách hàng biết có thể ảnh hưởng đến công ty trong việc quyết định ký hợp đồng thuê. - Việc chấp thuận, cấp phép hoặc ủy quyền của công ty Sao Bắc phải ở dạng văn bản do công ty ký hoặc do người được công ty ủy nhiệm ký. - Các thông báo của công ty tới khách hàng và của khách hàng tới công ty phải ở dạng văn bản. Thông báo tới bên thuê sẽ được gửi tới văn phòng thuê của công ty hoặc tới một địa chỉ khác theo đăng ký trước của khách hàng. Thông báo gửi tới công ty sẽ được gửi tới văn phòng đã đăng ký của công ty hoặc theo địa chỉ khác mà công ty đã thông báo trước. - Ngay trước ngày kết thúc hợp đồng thuê: + Khách hàng thuê văn phòng phải chuyển khỏi văn phòng đã thuê toàn bộ tài sản cố định và các thiết bị phụ trợ của khách thuê. + Khách hàng phải chuyển toàn bộ các thay đổi hoặc bổ sung đối với các phần của tòa nhà và của các phương tiện dịch vụ để trả lại nguyên trạng ban đầu ngoại trừ các hư hại, hao mòn thông thường và phải đạt được sự nhất trí của công ty. Khi thời hạn thuê kết thúc, khách thuê phải trả lại văn phòng thuê cho công ty và chuyển lại cho công ty toàn bộ chìa khóa của văn phòng. - Trong trường hợp khách thuê muốn gia hạn hợp đồng, khách thuê phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất 3 tháng trước khi thời hạn hợp đồng kết thúc. - Sau khi hợp đồng thuê này đã được thực hiện 6 tháng, trong trường hợp khách hàng muốn kết thúc hợp đồng thuê trước thời hạn, khách hàng phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất trước 3 tháng. Trong trường hợp khách hàng vi phạm hợp điều khoản thông báo này thì khách hàng sẽ phải trả số tiền phạt tương đương với 3 tháng tiền thuê. 2.1.4. Quản lý việc tranh chấp và giải quyết tranh chấp: Nhà quản lý của công ty phải nắm bắt được tình hình hoạt động của các khách hàng và ý kiến của họ về những điều khoản trong hợp đồng, nếu như có thắc mắc của khách hàng hoặc những điều khách hàng cho là không thỏa đáng, công ty còn có sự điều chỉnh kịp thời nếu như có thể. Các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết theo luật pháp của Việt Nam. Hai bên sẽ cố gắng giải quyết tranh chấp bằng biện pháp thương lượng, hòa giải. Nếu trong vòng 4 tuần kể từ khi phát sinh, tranh chấp không giải quyết được, hai bên nhất trí chuyển sang Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam, là tổ chức họat động bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, ở số 9 Đào Duy Anh, Hà Nội, Việt Nam. Các bên sẽ cố gắng chọn một trọng tài chung. Nếu không thành công, mỗi bên sẽ tự chọn cho mình một trọng tài viên. Hai trọng tài này sẽ chọn tiếp một trong hai trọng tài thứ ba. Các trọng tài này phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh từ các hợp đồng thuê bất động sản. Quyết định của trọng tài là quyết định cuối cùng quyết định việc giải quyết tranh chấp. Hợp đồng này lập thành hai bản tiếng Việt và hai bản tiếng Anh có hiệu lực như nhau, mỗi bên giữ một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh. Bản tiếng Việt sẽ là bản có hiệu lực để dựa vào đó giải quyết các vấn đề nếu có sự mâu thuẫn giữa bản tiếng Anh và bản tiếng Việt. 2.2. Quản lý việc sửa chữa và bảo dưỡng (quản lý chất lượng): Để xử lý các đòi hỏi về bảo dưỡng, người quản lý phải biết rõ những nhu cầu của tòa nhà và số lượng và vị trí nhân sự cần có để thực hiện các công việc bảo dưỡng. Thường có 4 loại bảo dưỡng sau: + Bảo dưỡng có tính phòng tránh nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của tòa nhà bằng các hoạt động kỉêm tra định kỳ nội thất và ngoại thất của tòa nhà và các thiết bị. + Bảo dưỡng có tính sửa chữa bao gồm các hoạt động sửa chữa cần thiết để giữ nguyên tất cả các cấu trúc, sự tiện nghi và các tiện ích. + Việc quản gia trong đó việc dọn dẹp là nhiệm vụ bảo quản thường xuyên nhất. + Việc xây dựng mới bao gồm việc hoàn thiện, làm mới và thay đổi cấu trúc được thực hiện theo chỉ dẫn của các khách thuê hoặc cải thiện tính hấp dẫn của tòa nhà. 2.3. Quản lý marketing: Hoạt động marketing văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc cũng đòi hỏi các bước tiến hành giống như hoạt động marketing đối với các bất động sản khác bao gồm: phân tích nhu cầu ở các mức giá thuê khác nhau, sử dụng thành thạo kỹ năng bán hàng, phân tích khả năng tài chính cũng như lợi nhuận thu được từ những khách hàng thuê triển vọng. Những khách hàng tiềm năng thường ở khu vực lân cận công ty nên họat động marketing của công ty thường tập trung quảng bá văn phòng cho thuê đến những khách hàng này. Ngoài ra, các công việc khác bao gồm quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, gửi thư chào, email tới các nhóm khách hàng tiềm năng, liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc có thể mời khách hàng tiềm năng trực tiếp tới thăm quan văn phòng của công ty. Thường thì nhà quản lý sẽ đưa ra các ý tưởng mới lạ nhằm quảng bá văn phòng một cách hấp dẫn nhất đến khách hàng, đồng thời tạo được hình ảnh chủ đạo cho các hoạt động quảng cáo của công ty. Hình ảnh chủ đạo của công ty Sao Bắc được dựa trên tên gọi của công ty, kiểu logo, ký hiệu, màu sắc của tòa nhà… và được đưa vào tài liệu quảng cáo của công ty nhằm thu hút sự chú ý của những khách hàng tiềm năng trong đó việc giới thiệu tòa nhà Sao Bắc là bước cơ bản trong hoạt động marketing của công ty. Hiện nay đang có rất nhiều tòa nhà văn phòng mới đang dần mọc lên, điều đó có nghĩa ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, để thu hút khách hàng nhà quản lý của công ty đã sử dụng nhiều biện pháp như miễn tiền thuê trong một thời gian, hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở, giảm giá cho thuê trong một thời gian… Biện pháp miễn tiền thuê trong một thời gian công ty thường được áp dụng trong trường hợp tỷ lệ bỏ trống phòng cao, tuy nhiên thời hạn miễn tiền thuê không dài vì nếu kéo dài sẽ ảnh hưởng tới thu nhập của công ty. Việc miễn tiền thuê sau đó sẽ được bù lại bằng tiền thuê thu được ở giai đoạn sau khi chủ sở hữu đã có được giá thuê tốt cũng như nâng được công suất sử dụng của văn phòng. Việc hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở cũng là một cách hết sức hiệu quả để thu hút khách hàng. Đó là cách hỗ trợ bằng tiền hoặc bằng cách thanh toán cả hoặc một phần chi phí trong việc xây dựng, trang trí nội thất khu văn phòng cho khách hàng mới của công ty, có thể bao gồm các chi phí hỗ trợ cho việc di chuyển từ địa điểm cũ sang địa điểm mới. Việc hỗ trợ có thể bao gồm nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình khách hàng chuyển tới thuê lại văn phòng song thực chất đó chỉ là một khoản tiền được giành để hỗ trợ cho khách hàng tùy theo các điều kiện thuê mà công ty thỏa thuận với khách hàng. Có thể có một số khách thuê là các tổ chức hoạt động theo các kế hoạch kinh phí đã được duyệt nên việc miễn phí tiền thuê không đồng nghĩa với việc hỗ trợ kinh phí di chuyển như kinh phí làm vách ngăn, mua thảm, mua rèm… Đối với các tổ chức này kinh phí thuê mướn thường là được duyệt cho cả năm nên nếu không dùng hết thì cũng không được sử dụng vào mục đích khác nếu không được chấp thuận, nếu nguồn kinh phí cho việc mua sắm đồ đạc cho khu văn phòng của họ có thể không còn đủ nếu họ chuyển tới văn phòng mới vì thường phải thay đổi nội thất cũng như một số đồ dùng khác cho phù hợp với văn phòng mới. Do đó giải pháp này sẽ tạo thêm những sự lựa chọn cho các khách hàng quan tâm đến văn phòng của công ty. Nhà quản lý của công ty chứng tỏ điều đó qua việc khảo sát thực tế: Với diện tích thuê là 150 m2, giá thuê là 17$/m2/tháng, thanh toán vào cuối tháng, thời hạn thuê là 2 năm, công ty chấp nhận hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở với khoản tiền là 2000$ bao gồm tiền mua rèm, mua đồ gỗ, tiền dịch vụ di chuyển, tiền mua vách ngăn, với hệ số chiết khấu là 10%/năm (0,83%/tháng).Giá thuê thực tế của hợp đồng là Pt, giá trị hiện tại của hợp đồng thuê là: PV= 2550/(1+0,83%) + 2550/(1+0,83%)2 + … + 2550/(1+0,83%)24 – 2000 PV= 53.283$ Hay: PV= 150Pt/(1+0,83%) + 150Pt/(1+0,83%)2 + ….+ 150Pt/(1+0,83%)24 = 53.283 => Pt= 16,38$ Như vậy giá thuê thực tế ở mức 16,37$/m2/tháng không thấp hơn nhiều so với giá trên hợp đồng song có thể tạo ra sức hấp dẫn nhất định đối với khách hàng nhất là đối với nhóm khách hàng mà việc di chuyển trụ sở đặc biệt phức tạp với họ. Một công cụ marketing khác mà nhà quản lý của công ty sử dụng là giảm giá cho thuê trong một thời gian nhằm làm giảm tỷ lệ bỏ trống phòng, duy trì hệ số sử dụng cao, tránh được các chi phí phát sinh trong việc tìm kiếm khách hàng mới và qua đó tăng hiệu quả khai thác của tòa nhà. Trong những năm 1997, 1998 khi một loạt các cơ sở cho thuê khác đồng lọat ra đời nhà quản lý của công ty Sao Bắc đã áp dụng phương thức này nhằm thu hút khách hàng. Nhà quản lý của công ty đã khảo sát qua việc so sánh giữa 2 trường hợp cho thuê: - Trường hợp thứ nhất nhà quản lý áp dụng chính sách giảm giá cho hợp đồng dài hạn và kịp gia hạn hợp đồng với khách hàng 1 và 2 bằng cách thuyết phục họ gia hạn thời hạn hợp đồng cho đến hết năm thứ 5 kể từ thời điểm gia hạn và họ sẽ được giữ nguyên mức giá như trước đây là 16$/m2/tháng, khách hàng thứ 3 vẫn tiếp tục hợp đồng mới ký một năm trước đây với giá 18$/m2/tháng, thời hạn là 5 năm. Bảng 1: Thu nhập của công ty Sao Bắc khi áp dụng biện pháp giảm giá cho thời gian thuê dài: Khách hàng Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5 KH 1 172800 172800 172800 172800 172800 KH 2 192000 192000 192000 192000 192000 KH 3 237600 237600 237600 237600 237600 Tổng cộng 602400 602400 602400 602400 602400 Hệ số C.K 0.1 0.1 0.1 0.1 0.1 PV 547636.36 497851.2 452592.04 411447.31 374043.005 (Nguồn: Công ty Sao Bắc) Tổng cộng giá trị hiện tại của tiền thuê trong 5 năm là 2.283.569.9 - Trường hợp thứ hai không áp dụng chính sách khuyến mại để gia hạn hợp đồng, do vậy vào năm thứ hai khi tòa nhà mới bên cạnh đưa vào sử dụng đã thu hút mất khách hàng 1 và 2 của công ty. Nhà quản lý tăng cường chi phí marketing và các hỗ trợ khác để duy trì hệ số sử dụng cao cho các năm sau nhằm thu hút các khách hàng mới. Kết quả là hệ số sử dụng trong năm thứ 2 diện tích của khách hàng 1 và 2 còn 50% (tức là họ ra đi và 6 tháng sau mới kiếm được đủ khách hàng mới để lấp đầy diện tích trống) song giá thuê ở mức thị trường hiện tại là 18$/m2/tháng. Hàng năm chi phí để thu hút khách thuê ở mức giá 18$/m2/tháng dự kiến là 50.000$. Bảng 2: Thu nhập của công ty Sao Bắc khi cho thuê giá cao, hệ số sử dụng thấp và chi phí tiếp thị tăng: Diện tích Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5 DT1 (900 m2) 17800 97200 194400 194400 194400 DT2 (1000 m2) 192000 108000 216000 216000 216000 DT3 (1100m2) 237600 237600 237600 237600 237600 Chi phí tiếp thị 0 -50000 -50000 -50000 -50000 Tổng cộng 602400 392800 598000 598000 598000 Hệ số chiết khấu 0.1 0.1 0.1 0.1 0.1 PV 547636.4 324628.1 449286.3 408442.05 371310.951 (Nguồn: Công ty Sao Bắc ) Tổng cộng giá trị hiện tại của tiền thuê trong 5 năm là 2.101.304 2.4. Quản lý rủi ro: Rủi ro là các khả năng có thể xảy ra các sự kiện, các kết quả không có lợi. Đối với Sao Bắc rủi ro có thể bắt nguồn từ nhiều tình huống như sự suy giảm các hoạt động kinh tế làm giảm cầu về văn phòng cho thuê, hoặc là những vấn đề của địa phương và chính quyền nơi có văn phòng cho thuê của công ty, ảnh hưởng đến trực tiếp hoặc gián tiếp đến sự vận hành của văn phòng. Một trong những vấn đề quan trọng của kinh doanh văn phòng cho thuê là giữ được khách thuê bằng các hợp đồng thuê dài hạn để giữ được mức lợi nhuận ổn định trong thời gian. Song cùng với thời gian, khi văn phòng trở nên cũ đi và lạc hậu thì khách hàng thuê thường có xu hướng chuyển sang các công ty khác có văn phòng mới hơn, phù hợp hơn và làm cho thu nhập của công ty giảm đi. Quản lý rủi ro là một trong những vấn đề quản lý quan trọng đối với công ty. Ngoài ra còn có một số dạng rủi ro khác như: rủi ro toàn bộ, rủi ro hệ thống, rủi ro không hệ thống, rủi ro sức mua, rủi ro pháp lý, rủi ro về sự thanh khoản… Nhưng hầu hết là rủi ro kinh doanh và rủi ro tài chính. Rủi ro kinh doanh là xác suất xảy ra khả năng mức thu nhập của công ty không đủ để bù đắp các chi phí kinh doanh. Rủi ro tài chính có thể do việc vay vốn cho đầu tư mà không có khả năng thanh toán nợ. Với công ty Sao Bắc thì năm 2004 đã thu hồi vốn, không xảy ra dạng rủi ro này. Nhưng mức độ rủi ro của tòa nhà văn phòng so với các bất động sản khác thường là cao hơn. Ví dụ sau nói lên điều đó, với giả định: Hệ số biến thiên của Trung tâm thương mại là 10,96/19,75=0,55 Hệ số biến thiên của Tòa nhà Sao Bắc là 14,92/20,5=0,73 Hệ số biến thiên của Khu căn hộ cho thuê là 7,79/18,5=0,42 Bảng 3: Mức lợi nhuận dự kiến và thước mức độ rủi ro của các phương án đầu tư Mức lợi nhuận dự kiến và mức rủi ro Trung tâm thương mại Tòa nhà văn phòng Khu căn hộ cho thuê Mức lợi nhuận dự kiến 19,75% 20,5% 18,5% Độ biến thiên 120,18 222,75 60,75 Độ lệch chuẩn 10,96% 14,92% 7,79% Hệ số biến thiên 0,55 0,73 0,42 ( Nguồn: Công ty Sao Bắc ) Như vậy các phương án đầu tư tòa nhà văn phòng cho thuê và trung tâm thương mại lần lượt có hệ số biến thiên là 0,73 và 0,55, cao hơn 1,7 và 1,3 lần so với phương án xây căn hộ cho thuê. Điều đó cũng nói lên yêu cầu rất lớn đối với nhà quản lý văn phòng cho thuê, đó phải là người có kinh nghiệm quản lý, có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong kinh doanh góp phần giúp chủ sở hữu công ty trong điều hành công ty. 2.5. Quản lý nguồn nhân lực: 2.5.1. Công tác hoạch định, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực: Kế hoạch về nguồn nhân lực của công ty Sao Bắc được đưa ra vào cuộc họp tổng kết cuối năm. Từng phòng ban, bộ phận sẽ làm bản tường trình về nhu cầu nguồn nhân lực của mình, thông qua đây ban lãnh đạo công ty sẽ có những biện pháp điều động tuyển thêm nhân viên hay thay đổi vị trí làm việc của một số nhân viên. Và cuối cùng đưa ra bảng tổng kết về kế hoạch nhân lực trong năm tới xem như thế nào cho phù hợp. Việc bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực của Sao Bắc phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh văn phòng cho thuê. - Tổ lễ tân: làm việc 2 chiều: Sáng: 7h30 – 11h30 Chiều: 14h30 – 18h30 - Tổ kỹ thuật: Có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thang máy, điều hòa, điện dự phòng, trạm biến áp, đầu nối các thông tin liên lạc, cấp nước…. Có 4 người ở bộ phận thường trực. Bộ phận này thường là những người có kinh nghiệm sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị. Nếu có hỏng hóc lớn thì có họat động bảo trì với các doanh nghiệp chuyên trách để sửa chữa. - Tổ bảo vệ: Gồm 12 người, có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho tòa nhà và khách hàng, thường xuyên đề phòng trộm cắp, phát hiện những trường hợp giả là khách hàng vào công ty gây mất trật tự. Ở các phòng có hệ thống camera đảm bảo an ninh từng phòng một. Bộ phận này chia làm 3 ca: Ca 1: Từ 7h – 15h Ca 2: Từ 15h – 23h Ca 3: Từ 23h – 7h sáng hôm sau. - Bộ phận kế toán: gồm 1 kế toán trưởng và 1 trợ lý làm theo giờ hành chính - Bộ phận marketing: gồm 1 trưởng phòng marketing và các cộng tác viên làm giờ hành chính, phụ trách việc cho thuê và liên hệ với khách hàng, giải quyết những thắc mắc của khách hàng, in các Card, webside để khách hàng liên hệ, tìm kiếm khách hàng mới, thương lượng với các hợp đồng đã hết hạn, các hợp đồng chăm sóc khách hàng. - Bộ phận làm sạch: gồm 10 người có nhiệm vụ làm sạch ở những khu công cộng như sảnh thang máy, cầu thang bộ, lau dọn cốc chén, hút bụi thảm bàn ghế. 2.5.2. Công tác đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực: Công tác bồi dưỡng cho can bộ công nhân viên của công ty Sao Bắc được tổ chức hàng năm để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên với mục đích phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Những cán bộ công tác nhiều năm mà chưa có bằng đại học thì được cử đi học đại học. Đồng thời các nhân viên còn được huấn luyện, tư vấn những kỹ năng kỹ sảo trong công việc để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. 2.5.3. Công tác khen thưởng, kỷ luật của công ty: Công tác khen thưởng nhằm tạo động lực và phấn khởi cho nhân viên trong khi làm việc. Những người được thưởng là những người có thành tích xuất sắc trong việc phục vụ khách hàng, hoàn thành kế hoạch về doanh thu cho tập thể và đóng góp vào thành tích chung của công ty, không vi phạm vào nội quy của công ty, chấp hành nghiêm túc quy định của công ty và các chế độ chính sách của Nhà nước. Đồng thời công ty cũng có hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những cá nhân hoặc bộ phận vi phạm nội quy của công ty, nghỉ làm bừa bãi, không đi làm đúng giờ hoặc gây rối loạn trong công ty làm ảnh hưởng đến khách hàng và người khác. 2.6. Quản lý tài chính: Vào cuối mỗi năm, nhà quản lý thường kiểm tra lại toàn bộ báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của năm đó và so sánh với các năm trước để báo cáo lên công ty trong cuộc họp tổng kết cuối năm. Bảng 4:Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2005 của công ty Sao Bắc : TÀI SẢN GHI CHÚ SỐ ĐẦU KỲ SỐ CUỐI KỲ 1 2 3 4 A TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 100 1.923.129.881 5.041.471.812 I Tiền 110 736.689.716 869.824.065 1 Tiền mặt tại quỹ 111 351.617.699 605.932.108 2 Tiền gửi ngân hàng 112 385.072.017 263.891.957 II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 - - III Các khoản phải thu 130 1.186.440.165 4.171.647.747 1 Phải thu của khách hàng 131 468.015.183 883.281223 2 Trả trước cho người bán 132 80.000.000 550.000.000 3 Thuế GTGT được khấu trừ 133 18.424.982 18.366.524 4 Các khoản phải thu khác 138 620.000.000 2.720.000.000 5 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 - - IV Hàng tồn kho 140 - - 1 Nguyên liệu tồn kho 142 - - 2 Hàng hóa tồn kho 146 - - V Tài sản lưu động khác 150 - - 1 Tạm ứng 151 - - 2 Chi phí trả trước 152 - - B TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN 11.742.497.964 10.989.912.637 I Tài sản cố định 210 11.742.497.964 10.989.912.637 1 Tài sản cố định hữu hình 211 11.742.497.964 10.989.912.637 - Nguyên giá 212 26.214.437.739 26.260.174.684 - Hao mòn lũy kế 213 14.471.939.775 15.270.262.047 II Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 220 - - III Chi phí XDCB dở dang 230 - - IV Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 - - V Chi phí trả trước dài hạn 241 - - TỔNG CỘNG TÀI SẢN 250 13.665.627.845 16.031.384.449 NGUỒN VỐN A NỢ PHẢI TRẢ 11.285.901.986 10.946.020.666 I Nợ ngắn hạn 310 5.361.500.270 6.867.568.140 1 Vay ngắn hạn 311 3.539.760.000 4.498.672.000 2 Nợ dài hạn đến hạn trả 312 - - 3 Phải trả người bán 313 - - 4 Người mua trả tiền trước 314 642.771.049 262.081.400 5 Thuế và các khoản phải nộp NN 315 - Thuế VAT phải nộp 128.677.775 100.891.367 - Thuế TNCN phải nộp 10.080.000 600.000 - Thuế TNDN phải nộp 68.988.946 931.792.526 6 Phải trả công nhân viên 316 18.722.500 44.530.847 7 Phải trả, phải nộp khác 318 952.500.000 1.029.000.000 II Nợ dài hạn 320 4.393.104.336 2.394.640.000 1 Vay dài hạn 321 4.393.104.336 2.394.640.000 III Nợ khác 330 1.531.297.380 1.683.812.526 1 Nhận ký quỹ ký cược dài hạn 333 1.531.297.380 1.683.812.256 B NGUỒN VỐN CHỦ SỎ HỮU 400 2.963.000.000 2.963.000.000 1 Nguồn vốn kinh doanh 411 2.963.000.000 2.963.000.000 C CHÊNH LỆCH TỶ GIÁ 413 - - D LÃI CHƯA PHÂN PHỐI 416 583.274.141 2.122.363.783 E NGUỒN KINH PHÍ, QUỸ KHÁC 420 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 430 13.665.627.845 16.031.384.449 ( Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2005 của công ty Sao Bắc ) Bảng 5: Bảng kết quả họat động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2005 (Đơn vị tính: đồng) CHỈ TIÊU MÃ SỐ NĂM 2005 NĂM 2004 1 2 3 4 1 Doanh thu thuần 11 9.195091.229 7.613.447.966 2 Giá vốn hàng bán 12 - - 3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 13 4.152.846.485 5.400.669.363 4 Chi phí bán hàng 14 63.545.455 34.629.251 5 Chi phí tài chính 15 1.241.104.307 1.634.425.026 6 Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh (20= 11-12-13-14-15) 20 3.737.594.982 543.724.326 7 Lãi khác 21 20.235.468 11.329.152 8 Lỗ khác 22 - - 9 Tổng lợi nhuận kế toán (30=20+21-22) 30 3.757.830.450 555.053.478 10 Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 40 - - 11 Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN (50=30+(-)40) 50 3.757.830.450 555.053.478 12 Thuế thu nhập chịu thuế TNDN 60 1.052.192.526 155.414.974 13 Lợi nhuận sau thuế (70=30-60) 70 2.705.637.924 399.638.504 ( Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2005 của công ty Sao Bắc ) Qua bảng trên thấy được năm 2005 công ty đã đạt lợi nhuận hơn hẳn năm 2004: 2.305.999.420 (đồng). Đây thực sự là kết quả không nhỏ đối với công ty, chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ. Bên cạnh đó việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của công ty trong năm qua cũng đã đạt được những kết quả tương đối tốt. Dưới đây là bảng kết quả: Bảng 6: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Số kỳ trước chuyển sang Số thuế phải nộp kỳ này Số thuế đã nộp kỳ này Số chuyển kỳ sau 1 Thuế VAT 128.677.775 656.518.092 684.246.042 100.949.825 2 Thuế TNDN 68.988.946 1.052.192.526 189.388.946 931.792.526 3 Thuế môn bài 0 1.500.000 1.500.000 - 4 Thuế TNCN 10.080.000 600.000 10.080.000 600.000 Tổng cộng 207.746.721 1.710.810.618 885.214.988 1.033.342.351 ( Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2005 của công ty Sao Bắc ) III. ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ Ở HÀ NỘI VÀ CÔNG TY SAO BẮC 1. Những kết quả đạt được ở Sao Bắc: - Công ty Sao Bắc đã tích cực tham gia vào các diễn đàn, hội chợ nên cũng đã tạo ra được những ấn tượng nhất định đối với các khách hàng, thu hút thêm được một số lượng các khách hàng mới đến với công ty. - Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty cũng đã khẳng định được vị thế của mình, ban lãnh đạo công ty là những người có tư tưởng tiến bộ, giàu kinh nghiệm và cùng với sự nỗ lực của các nhân viên công ty đã tiến trình phát triển của thị trường. - Công ty có cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối tốt, sạch sẽ và khang trang, có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động của khách hàng như hệ thống ánh sáng luôn luôn đầy đủ, điều hòa… là ấn tượng để thu hút khách hàng. - Công ty có số lượng lao động lớn, có sự nhiệt tình trong công việc, hết lòng phục vụ khách hàng. - Hàng năm công ty còn tổ chức cho các cán bộ công nhân viên đi thăm quan, du lịch và học hỏi những công ty khác có uy tín trên thị trường. - Công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các cán bộ công nhân viên ngày càng được chú trọng, công ty thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên. 2. Những mặt hạn chế, tồn tại về công tác quản lý văn phòng ở Hà Nội và công ty Sao Bắc: - Hiện nay ở hầu hết các công ty kinh doanh văn phòng nói chung và công ty Sao Bắc nói riêng, các nhân viên văn phòng đều ngồi suốt trước máy vi tính trong thời gian làm việc, tạo một sức ỳ lớn, phụ thuộc nhiều vào máy tính, có nhiều nhân viên đã trở nên béo phì vì ngồi quá nhiều. Thậm chí cả khi muốn liên lạc với các bộ phận khác cũng qua điện thoại, không chịu vận động trong khi giữa các bộ phận hoạt động trong công ty cách nhau không xa, tạo ra một sức ỳ vào điện thoại. Điều đó cũng không hoàn toàn không tốt nhưng nhiều khi lại làm giảm đi sự nhanh nhẹn, hoạt bát của các nhân viên. - Nhà quản lý thì bận rộn “tối tăm mặt mũi” vì điều hành công việc một cách quá ôm đồm vì họ không chịu chia sẻ, hay đúng hơn là không biết cách chia sẻ gánh nặng cho các nhân viên dưới quyền. Ở vị trí quản lý, lẽ ra người quản lý chỉ quán xuyến những công việc có tầm vĩ mô như hoạch định chiến lược sản xuất, kinh doanh, lên kế hoạch hành động cho các bộ phận đầu não khác trong công ty của mình. Thế nhưng mỗi khi công ty có bất cứ vấn đề gì người quản lý đều giải quyết. Người quản lý trở thành “giám đốc phủ sóng” toàn công ty và từ đó mọi việc bắt đầu rối lên Theo các nhà phân tích, đã là nhà quản lý, dù ở cấp thấp, cấp trung hay cấp cao thì yêu cầu về năng lực quản lý là như nhau đó là hoạch định chiến lược, quản lý nhân sự và chuyên môn. Tuy nhiên ở mỗi cấp độ quản lý khác nhau, quỹ thời gian nhà quản lý giành cho mỗi việc là khác nhau. Ôm đồm công việc theo kiểu “phủ sóng toàn vùng” nếu để lâu ngày sẽ trở thành một căn bệnh mãn tính đối với nhiều nhà quản lý. Hệ quả trong những trường hợp này là bản thân nhà quản lý thì bị áp lực quá tải, trong khi công việc điều hành doanh nghiệp lại rối lên như “canh hẹ”. Đó là một nghịch lý hoàn toàn không đáng có. Thực tế mặt còn tồn tại đó không chỉ ở công ty Sao Bắc mà hầu như ở tất cả các doanh nghiệp cho thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội cũng như các doanh nghiệp khác. CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ Ở CÔNG TY SAO BẮC 1. Định hướng phát triển của công ty Sao Bắc trong những năm tới: - Phát huy tối đa khả năng cho thuê văn phòng với tỷ lệ cao nhất, không bỏ trống phòng và thu được mức lợi nhuận cao nhất nhưng vẫn phù hợp với giá thị trường. - Chú trọng việc xây dựng tinh thần thi đua, hăng say trong khi làm việc của các nhân viên bằng việc chấm điểm hàng ngày, thực hiện nghiêm túc nội quy và quy định của công ty. - Tiếp tục củng cố bộ phận lễ tân, tăng cường các hoạt động cho tiếp thị, sắp xếp và bố trí nhân viên cho khu vực tiền sảnh và các khu vực khác cho phù hợp. - Tập trung mở thêm các dịch vụ mới nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng vì nâng cao chất lượng dịch vụ và một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín cuả công ty cũng như sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty, đồng thời bố trí thêm nhân viên cho các dịch vụ đó. - Tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và đào tạo từ xa cho các nhân viên. - Xác định rõ số lượng lao động cần thiết cho các bộ phận ở từng thời kỳ để có kế hoạch sắp xếp, bố trí và tuyển dụng thêm nhân viên cho phù hợp với yêu cầu công việc ở từng bộ phận. - Có thể thay đổi các thiết bị trong văn phòng tùy theo yêu cầu của khách hàng. - Tăng cường công tác bảo vệ giữ gìn anh ninh trật tự cho công ty và khách hàng trong công ty. - Cố gắng thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách của Nhà nước, khích lệ cán bộ công nhân viên tham gia các phong trào thi đua của công ty. 2. Các giải pháp: 2.1. Nâng cao hiệu quả các hoạt động quản lý dịch vụ: Việc tổ chức và thực hiện các dịch vụ trong công ty bao gồm các dịch vụ như: an ninh trật tự, cải tạo sửa chữa các bộ phận bên trong văn phòng, vệ sinh môi trường làm việc, vận hành hoạt động của thang máy… Các hoạt động này sẽ có hiệu quả hơn nếu có sự kết hợp hài hòa giữa hai bộ phận của công ty: bộ phận kỹ thuật và bộ phận kinh doanh. Do đó bộ phận kỹ thụât của công ty đòi hỏi phải: - Có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm để có thể thực hiện tốt các công tác duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc xây dựng mới những bộ phận cần thiết của tòa nhà. - Luôn luôn có ý thức học hỏi, trau dồi tri thức để nâng cao tay nghề phục vụ cho công việc của minh. - Chấp hành nghiêm túc kỉ cương của công ty. - Đầu tư thêm những trang thiết bị cần thiết cho việc duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà. Đối với bộ phận kinh doanh cần phải: - Có kế hoạch ngắn hạn, trung hạn cũng như dài hạn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, áp dụng từng giải pháp cho phù hợp với từng thời kỳ phát triển của công ty. - Sử dụng các diện tích công cộng được Nhà nước ưu đãi và cho thuê như diện tích để trông giữ xe, trồng cây xanh, giữ gìn an ninh trật tự… - Xây dựng mạng lưới quản lý công việc, xử lý kịp thời các hỏng hóc kỹ thuật và đáp ứng yêu cầu sửa chữa của khách hàng. - Có kế hoạch phân bố nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận, đánh giá và luân chuyển nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn về điện, nước, thang máy… để được kiểm tra định kỳ. - Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các nội quy và quy định nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong công ty, trách nhiệm của khách thuê và của công ty. - Nắm bắt tình hình hoạt động của các khách hàng trong công ty để đưa ra quy trình phục vụ hợp lý. Hơn nữa, thu nhập của công ty phụ thuộc vào các khách hàng, nếu các hoạt động kinh doanh của các khách thuê trong công ty phát đạt thì công ty cũng có thu nhập ổn định và ngược lại nếu hoạt động kinh doanh của khách hàng kém thì cũng ảnh hưởng đến thu nhập của công ty. Điều đó cũng phụ thuộc vào cách nhìn của nhà quản lý từ khi hướng vào lượng khách hàng mục tiêu, nhà quản lý nên hướng vào những công ty có khả năng tài chính, có hoạt động kinh doanh phát triển. - Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước, hệ thống phòng cháy, chữa cháy… để đảm bảo cho hoạt động của các công ty thuê văn phòng ở Sao Bắc được tiến triển tốt đẹp. - Phải đảm bảo an ninh, không để xảy ra các tệ nạn xã hội len lỏi vào công ty, không để thất thoát tài sản của công ty và của khách thuê. - Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng dựa trên các nguyên tắc chung được thỏa thuận giữa hai bên. - Quản lý nguồn doanh thu và các khoản chi phí phát sinh hàng năm để thống kê và lên kế hoạch mức chi phí hợp lý cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Tăng cường công tác nghiên cứu những tiến bộ khoa học kỹ thuật áp dụng vào quản lý văn phòng cho thuê cũng như các dịch vụ phục vụ trong công ty. 2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn cho các hoạt động quản lý: Với bất kỳ công ty kinh doanh bất động sản nào, làm thế nào để có thể sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả nhất luôn là vấn đề hàng đầu cần phải chú trọng. Với công ty Sao Bắc cũng vậy, để đảm bảo nguồn vốn hiệu quả thì công ty cần phải: - Sử dụng nguồn vốn hợp lí, sử dụng đúng mục đích, tránh gây thất thoát, tham ô, lãng phí, quan liêu. - Thực hiện thu đúng, chi đủ cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty. - Tuyển mộ, tuyển chọn đội ngũ cán bộ có trình độ, có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý văn phòng. Đồng thời đó phải là những người trung thực, ngay thẳng, nhiệt tình với công việc. 2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng các thiết bị kỹ thuật và các dịch vụ khác: 2.3.1. Công tác phòng chống cháy nổ: Phòng chống cháy nổ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quá trình quản lý văn phòng vì nó ảnh hưởng đến rất nhiều người đang họat động trong tòa nhà. Nhưng việc phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cho mọi người không chỉ phụ thuộc vào kiểu thiết kế của tòa nhà và hệ thống phòng chống mà còn phụ thuộc rất nhiều vào ý thức của khách hàng họat động trong tòa nhà. Song việc thiết kế tòa nhà phải đảm bảo: - Có hệ thống thoát hiểm nhanh chóng và an toàn khi có sự cố xảy ra. - Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động phòng cháy, chữa cháy và công tác cứu nạn. - Không lắp đặt hệ thống ống dẫn khí, chất lỏng dễ cháy nổ trong tòa nhà. - Hạn chế tới mức thấp nhất ảnh hưởng của các sự cố cháy, nổ đến những người hoạt động trong tòa nhà, môi trường và các công trình khác xung quanh tòa nhà. - Các lò đốt bằng dầu khí, các thiết bị cao thế không được đặt trong tòa nhà, phải đặt ở những phòng riêng bên ngoài. - Không lắp đặt các đường ống kỹ thuật trong buồng máy của thang máy. - Ở các phòng vệ sinh nên dùng các các vật liệu cách điện cho các bóng đèn. - Mỗi ống chứa dây điện phải đảm bảo độ dốc để thoát nước ra ngoài, không được để nước ứ đọng trong đó sẽ rất nguy hiểm vì nước là chất dẫn điện. - Dây dẫn điện và cáp điện khi lắp đặt xuyên qua tường, sàn phải được để trong ống dẫn và có những biện pháp chống thấm và đọng nước. - Các thiết bị điện lắp đặt trong tòa nhà phải đảm bảo về mặt chất lượng khi sử dụng. - Không được sử dụng điện với cường độ vượt quá cường độ định mức cho phép. - Những bộ phận của hệ thống thông gió, hút bụi, hút khói... phải được làm bằng vật liệu không cháy. - Tòa nhà phải được thiết kế có hệ thống chữa cháy bên trong và hệ thống cấp nước chữa cháy bên ngoài. - Hệ thống báo cháy phải đảm bảo phát hiện cháy nhanh chóng, thông tin chính xác, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy. Song phòng cháy hơn chữa cháy nên mỗi người trong tòa nhà cần phải có ý thức cẩn thận trong khi làm việc, cẩn thận trong khi sử dụng lửa, điện, chất dễ gây cháy nổ như các thiết bị có khả năng phát tia lửa, hút thuốc..., không mang các chất độc hại, chất dễ cháy nổ vào tòa nhà, thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống cháy nổ của công ty. 2.3.2. Công tác quản lý sử dụng thang máy: Thang máy là thiết bị không thể thiếu trong tòa nhà, là phần sử dụng chung của mọi người trong tòa nhà. Vì thế khi sử dụng thang máy mọi người cần phải: - Có trách nhiệm bảo vệ thang máy và tuân thủ những quy định của công ty để bảo vệ thang máy, không gây quá tải đối với thang máy vì quá nhiều người vào cùng lúc. - Nếu trong quá trình hoạt động của thang máy có trục trặc gì thì phải nhấn nút báo động cho nhân viên trong công ty biết và có biện pháp đối phó kịp thời, không nên tự cậy cửa thang máy. - Không được đưa các hàng hóa quá khổ, qúa tải, các chất độc hại… vào thang máy. - Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, không vất rác bừa bãi trong thang máy, không vẽ bậy, bẩn lên buồng thang máy. - Thường xuyên bảo dưỡng, bảo trì cho thang máy. 2.3.3. Việc sử dụng nhà vệ sinh chung: Ở mỗi văn phòng đều có nhà vệ sinh riêng, song trong công ty còn có nhà vệ sinh chung. Để đảm bảo giữ vệ sinh sạch sẽ, mọi người cần phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy sử dụng nhà vệ sinh của công ty: - Sử dụng các trang thiết bị trong nhà vệ sinh phải cẩn thận, nhẹ nhàng, nhớ khóa van nước sau khi sử dụng. - Không vất rác bừa bãi trong nhà vệ sinh chung, phải giữ gìn vệ sinh chung cho mình và mọi người. - Nếu làm hư hỏng các thiết bị trong nhà vệ sinh thì phải bồi thường tùy theo giá trị của thiết bị đó. 2.3.4. Việc trông giữ xe máy, ô tô: Dưới tầng trệt của công ty là khu đỗ xe của các khách hàng, để đảm bảo việc gửi xe diễn ra thuận tiện, an toàn thì mọi người phải tuân thủ những quy định sau: - Không được hút thuốc lá trong khu gửi xe, phải tắt thuốc trước khi vào bãi gửi xe, đưa xe vào bãi gửi phải xếp theo hàng, ngay ngắn, theo hướng dẫn của nhân viên nhà xe. - Giữ vé xe cẩn thận, không để nhàu nát, làm rách vé xe, nếu đánh mất vé xe phải báo ngay cho nhân viên trông giữ xe để có biện pháp kịp thời và không để người nhặt được vé xe lấy xe ra ngoài. - Nếu như xe bị rò rỉ xăng, chủ xe phải có trách nhiệm sửa chữa không để gây ra hỏa hoạn làm ảnh hưởng đến nhà xe và mọi người xung quanh. - Chủ xe không được tự ý sử dụng bật lửa hay diêm hay các chất đốt khác khi nhà xe bị mất điện, phải theo sự chỉ dẫn của nhân viên nhà xe. - Trước khi gửi xe, chủ xe nên kiểm tra kỹ xe, nếu như có xảy ra mất mát hay hỏng hóc sau khi nhận xe thì nhà xe mới chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm nếu như chủ xe đã đưa xe ra khỏi nhà xe mới quay lại báo xe bị hư hỏng. 2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực: 2.4.1. Đối với tuyển chọn, bố trí và sắp xếp nguồn nhân lực: Hiện nay, công ty Sao Bắc tương đối ổn định về nhân lực nhưng không có nghĩa là không tuyển thêm nhân viên. Hàng năm, công ty vẫn phải xem xét nhu cầu nhân lực ở các phòng ban, bộ phận để bố trí thêm cho phù hợp. Khi tuyển được người phù hợp với công việc, công ty tiến hành cho thời gian thử việc và ký hợp đồng vì công ty cũng rất cần những người trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình trong công việc thay thế những thế hệ đi trước, để tiếp bước học hỏi những kinh nghiệm, thành thạo hơn trong quá trình phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, công ty nên có những chính sách ưu đãi nhất định để giữ chân những người công tác có năng lực và kinh nghiệm vì thường sau một thời gian làm việc, nhân viên có xu hướng chuyển sang các công ty khác có chế độ ưu đãi hơn. Như thế công ty đã tiết kiệm được một khoản lớn chi phí cho việc tuyển dụng thêm nhân viên mới. Ngoài ra việc bố trí và sắp xếp nhân lực cũng phải hợp lý đúng người đúng việc thì mới đem lại hiệu quả cho công việc. 2.4.2. Đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực: Đây là công tác rất quan trọng đối với công ty nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty với mục đích phục vụ khách hàng tốt nhất. Chất lượng lao động sẽ không thể duy trì và phát triển nếu như không có sự đào tạo và bồi dưỡng một cách thường xuyên. Trước khi tiến hành đào tạo và bồi dưỡng, ban quản lý công ty nên phân loại và đánh giá trình độ của các nhân viên làm cơ sở để có hình thức đào tạo phù hợp với từng nhân viên. Các nhân viên sau khóa học phải trải qua quá trình kiểm tra trình độ để đánh giá khả năng tiếp thu trong quá trình đào tạo. Nội dung đào tạo được giám đốc công ty hoạch định, lên kế hoạch thực hiện và kiểm tra thường xuyên. Song, công ty không nên chỉ tập trung vào việc đào tạo các nghiệp vụ mà còn phải đào tạo cả kến thức xã hội, kiến thức về nghệ thuật ứng xử, giao tiếp và cách thức chào hỏi khi tiếp xúc với khách hàng. Đồng thời công ty nên khuyến khích nhân viên học thêm nhiều ngoại ngữ để phục vụ khách hàng được tốt hơn vì thực tế có rất nhiều khách hàng là các công ty do người nước ngoài làm chủ nên việc hiểu biết và thành thạo ngoại ngữ là rất cần thiết. Ngòai các lớp học đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ của công ty, các nhân viên cũng nên tự mình học hỏi và trau dồi tri thức, kinh nghiệm trong qúa trình làm việc. Kinh nghiệm từ thực tế lao động là điều mà bản thân mỗi cá nhân phải tự ý thức, không ai có thể soạn thảo thành giáo trình hay bài bản để dạy, đó là những bài học bất thành văn, một người làm việc lâu năm sẽ dần tích lũy được những kinh nghiệm đó. 2.4.3. Đối với công tác trả lương, thưởng: Đây là công tác quan trọng mang tính công bằng, trả đúng lương cho nhân viên sẽ khuyến khích nhân viên về mặt vật chất cũng như tinh thần hăng say trong công việc. Việc trả lương đúng thời gian cũng phải chú trọng để gây niềm tin đối với nhân viên và giữ uy tín cho công ty. Còn đối với chính sách tiền thưởng phải do sự bình bầu của mọi người trong từng bộ phận, tuyệt đối tránh tình trạng bao che, che giấu khuyết điểm cho nhau và để đảm bảo tính công bằng trong công tác thưởng, phạt. Để khuyến khích người lao động, công ty nên áp dụng chế độ trả lương, thưởng như sau: - Công ty phải tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia trong quá trình xây dựng chế độ trả lương, thưởng. - Có thể trả lương sớm cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc. - Đối với hình thức trả lương theo cấp bậc, công ty nên tiến hành kiểm tra định kỳ hàng năm kiến thức tay nghề, chuyên môn để đảm bảo tính công bằng cho các nhân viên. - Đối với từng bộ phận hay phòng ban, công ty phải đặt ra chỉ tiêu đạt mức lợi nhuận là bao nhiêu thì được thưởng mức tiền là bao nhiêu, mức thưởng có thể tính theo phần trăm của doanh thu, mức doanh thu càng cao thì mức thưởng càng lớn. Trên quỹ tiền thưởng đó tổ trưởng sẽ tiến hành phân phối cho các nhân viên theo sự bình bầu của mọi người trong phòng ban hay bộ phận đó. Điều đó khuyến khích họ rất lớn về mặt tinh thần lao động. Ngoài ra công ty cũng cần phải chú ý thưởng cho những người có ý tưởng sáng tạo trong kinh doanh hay ý tưởng hay trong các dịch vụ phục vụ khách hàng, những người luôn giới thiệu khách hàng đến với công ty. 2.4.4. Đối với công tác giám sát, kiểm tra nhân viên trong quá trình làm việc: Đối với những có ý thức tự giác cao trong công việc thì cũng không nhất thiết phải có công tác này, nhưng công tác này sẽ có tác dụng không nhỏ đối với những người trì trệ trong công việc, ỷ lại, làm việc không đúng giờ giấc hay nghỉ ngơi bừa bãi trong giờ làm việc. Công tác giám sát, kiểm tra của ban quản lý sẽ đôn đốc họ làm việc nghiêm túc, tránh sự ỷ lại, dựa dẫm vào người khác. Tuy nhiên công tác giám sát không nên để nhân viên biết vì như thế có thể dẫn đến tình trạng làm việc theo kiểu đối phó khi có người quản lý và gây tâm trạng không thoải mái khi làm việc khiến nhân viên mất tự tin, lúng túng ảnh hưởng đến quá trình phục vụ khách hàng. Ban quản lý công ty nên nêu cao ý thức tự giác làm việc, tự giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận. Đó là một biện pháp hữu hiệu hơn hết vì đó là những người thường xuyên làm việc cùng nhau nên sẽ bảo ban nhau dễ hơn, ban quản lý vẫn có trách nhiệm kiểm tra nhưng không phải lúc nào cũng có mặt để kiểm tra được hết. Song sẽ có những lúc ban quản lý kiểm tra đột xuất, nếu phát hiện những cá nhân vi phạm nội quy làm việc của công ty thì sẽ có hình thức xử phạt tùy theo mức độ vi phạm. 2.5. Xây dựng tinh thần hăng say trong công việc: 2.5.1. Xây dựng bầu không khí tập thể trong công ty: Với Sao Bắc, mọi hoạt động trong công ty đều là sinh hoạt tập thể, do vậy không khí làm việc tập thể trong công ty rất quan trọng. Người quản lý phải biết tận dụng điều này, biết tạo môi trường làm việc gắn bó giữa các nhân viên, mọi người sẽ có cảm giác gắn bó với công việc và những nhân viên khác trong công ty. Muốn vậy công ty cần phải có một số chính sách cụ thể như: - Thực hiện công bằng trong các mối quan hệ với khách hàng, đối xử như nhau với mọi nhân viên, không phân biệt thứ bậc, tôn giáo hay năng lực. - Có chính sách thưởng, phạt công minh, không thiên vị cho ai kể cả người quen biết hay là người nhà của giám đốc và thậm chí là với cả giám đốc công ty cũng phải có sự đối xử công bằng. - Người quản lý phải biết cách gây niềm tin đối với nhân viên, ngược lại cũng phải tin tưởng vào nhân viên của mình quản lý có khả năng hoàn thành công việc được giao. Điều đó tạo cho nhân viên sự tự tin trong công việc. - Không phân biệt đối xử đối với những nhân viên mới vào công ty. - Đảm bảo đời sống cho nhân viên không những về mặt vật chất mà cả về mặt tinh thần bằng cách xây dựng bầu không khí “gia đình” trong công ty. - Thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, có sự khen thưởng kịp thời đối với những nhân viên gương mẫu cũng như thực hiện nghiêm túc mọi quy định của công ty. 2.5.2. Xây dựng tinh thần hăng say trong công việc: 2.5.2.1. Tinh thần lập nghiệp: Người quản lý phải nêu cao tinh thần lập nghiệp trong đội ngũ nhân viên nhất là đối với những người trẻ tuổi, khơi dậy trong họ ý chí vươn lên phấn đấu vì sự nghiệp của mình. Đồng thời cổ vũ họ trong công việc, tránh tình trạng “ngồi mát ăn bát vàng”, nêu cao tinh chịu thương chịu khó, không đố kị, ghen ghét với người khác, phải biết yêu quý tài sản của công ty và của khách hàng, không quá lãng phí, phát hiện kịp thời và ngăn chặn các hành vi sử dụng tài sản không hợp lý. 2.5.2.2. Tinh thần yêu nghề: Đó là sự quý trọng nghề nghiệp của mình, yêu quý công ty, sẵn sàng vì công ty làm việc hết mình và sẵn sàng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Để có được điều đó công ty cần có những chính sách khuyến khích người lao động bằng việc khen thưởng, tuyên dương trước toàn thể công ty những cá nhân gương mẫu, có thành tích cao trong lao động. Đó là động lực càng thúc đẩy tinh thần yêu nghề của họ. 2.5.2.3. Tinh thần đồng đội: Hầu như mọi hoạt động ở công ty đều là làm việc tập thể, từ việc tiếp đóng khách hàng đến việc phục vụ khách, do đó tinh thần làm việc đồng đội rất quan trọng. Điều đó thể hiện trước hết ở sự thân thiện giữa các nhân viên, sự kết hợp giữa các nhân viên trong qúa trình làm việc. Để phát huy tối đa hiệu quả của sự hợp tác này công ty cần tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho họ và tiếp thu ý kiến của họ để lập ra một kế hoạch làm việc cụ thể và phù hợp nhất. Tinh thần đồng đội còn thể hiện ở sự hợp tác giữa ban quản lý, ban lãnh đạo công ty và các nhân viên dưới quyền. Khi công ty có thu nhập tăng thì cũng nên tăng lương cho các nhân viên, tạo môi trường để mọi người cùng cố gắng làm việc, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh để mọi người có cơ hội phát huy khả năng của mình nhưng vẫn giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên khác. 2.6. Nâng cao nhận thức về loại hình kinh doanh văn phòng cho thuê cho toàn thể cán bộ quản lý, công nhân viên trong công ty: Ban quản lý của công ty có trách nhiệm thông suốt cho các nhân viên trong công ty về tư tưởng phục vụ khách hàng đặc biệt là về các vấn đề sau: - Luôn có ý thức coi “khách hàng là thượng đế”, khi phục vụ phải coi ý kiến của khách hàng là nhất, phục vụ khách hàng tới mức tối đa có thể. - Về trang phục khi làm việc phải ngay ngắn, chỉnh tề, sạch đẹp đặc biệt là bộ phận lễ tân vì đó là bộ phận đại diện cho công ty tiếp đón khách hàng và cũng là để tôn trọng khách hàng khi đến với công ty. - Về cách thức trong khi giao tiếp với khách hàng phải luôn vui vẻ, tươi cười với khách hàng, giữ đúng lễ nghi trong khi giao tiếp. Ngôn ngữ trong giao tiếp phải khéo léo, tạo cảm giác thân thiện với khách hàng khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và có độ tin tưởng ở công ty, đồng thời phải có sự ứng xử linh hoạt, nhanh nhẹn khi khách đặt ra các câu hỏi. - Yêu cầu công việc đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhang giữa các nhân viên, giữa các bộ phận và các loại công việc để quá trình hoạt động của công ty diễn ra bình thường, có hiệu quả. - Khi khách hàng có yêu cầu gì thêm, nhân viên phải phục vụ nhiệt tình đến mức tối đa có thể. 2.7. Chú trọng nâng cấp, cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật: Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty cần chú ý đến vẻ đẹp bề ngoài của văn phòng cũng như chất lượng công trình phải đảm bảo, công ty phải không ngừng cấp vốn đầu tư nâng cấp và cải tiến các trang thiết bị hiện có trong đó chủ yếu là hệ thống máy tính điện tử, hệ thống dịch vụ, các thiết bị kỹ thuật như thang máy, các họa tiết trang trí ở văn phòng phải phù hợp… để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 2.8. Tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận: Sự phối hợp nhịp nhàng và liên tục giữa các bộ phận sẽ tạo ra sự hiệu quả cao trong công việc đặc biệt là về mặt thông tin liên quan đến khách hàng và công ty. Để các bộ phận có thể truyền đạt thông tin nhanh chóng, chính xác cần phải có trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, đồng bộ, hiện đại như các bộ phận nối mạng, điện thoại, bộ đàm…. Đồng thời thường xuyên tổ chức các cuộc họp mặt để mọi người có thể trực tiếp trao đổi thông tin với nhau và ban quản lý công ty biết được tình hình cụ thể hoạt động của công ty như thế nào để có kế hoạch nhất định cho thời gian tới nhưng phải được hội đồng quản trị công ty và các bộ phận then chốt tán thành. Song giám đốc công ty vẫn là trung tâm của quá trình lên kế hoạch và quyết định thực hiện kế hoạch. Công ty Sao Bắc là một cơ sở kinh doanh văn phòng cho thuê đòi hỏi có nhiều người tham gia, nhưng lại được phân ra thành nhiều bộ phận riêng theo chức năng hoạt động, để có được sự phục vụ có chất lượng cao thì việc phối hợp giữa các bộ phận trong công ty là hết sức quan trọng và cần thiết. Vì thế giám đốc công ty cùng với ban quản lý phải có các cách thức để các bộ phận cũng như các cá nhân có thể hợp tác, liên lạc với nhau trong công việc. Trên đây là một số giải pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc. Ngoài ra cũng còn rất nhiều vấn đề khác mà công ty cần phải quan tâm, chú trọng như vấn đề nghiên cứu xu hướng phát triển của thị trường văn phòng cho thuê, xây dựng mới, xây thêm hay giữ nguyên số lượng văn phòng tùy theo nhu cầu của thị trường và khả năng tài chính của công ty. 3. Những kiến nghị: - Tăng cường hơn nữa việc mời các chuyên gia nước ngoài về giảng dạy để nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệm quản lý tiên tiến cho các cán bộ quản lý văn phòng cho thuê. - Các thủ tục hành chính về áp dụng pháp luật bất động sản văn phòng cần được tăng cường và nghiêm minh hơn. Thực tế thực thi pháp luật đòi hỏi cần sớm có biện pháp nhằm đưa pháp luật vào cuộc sống và cần có biện pháp kiểm tra giám sát để pháp luật về bất động sản nói chung và văn phòng cho thuê nói riêng được thực hiện đầy đủ. Vì thực tiễn thời gian qua cho thấy pháp luật và cuộc sống còn có khoảng cách. - Xây dựng khung pháp lý đầy đủ và đồng bộ cho sàn giao dịch bất động sản văn phòng . Vì muốn có thị trường bất động sản văn phòng thì phải có mặt bằng giao dịch tốt, thể hiện công bằng, công khai, minh bạch. Để không có giá ảo, không xảy ra hiện tượng ép giá, nhất là để phản ánh thực chất tình hình giao dịch bất động sản hợp pháp. - Vấn đề con người và năng lực con người trong thực hiện chính sách bất động sản rất quan trọng. Vì vậy, cần xây dựng chương trình đào tạo các chuyên viên kinh doanh địa ốc, các cán bộ quản lý có năng lực chuyên môn và có kỹ năng tham gia điều hành trực tiếp hoặc gián tiếp thị trường, sàn giao dịch bất động sản văn phòng. - Quan tâm đến các biện pháp huy động vốn, huy động hợp pháp và hữu hiệu các nguồn lực trong nước và ngoài nước cho thị trường bất động sản văn phòng Việt Nam, trong đó có vấn đề tài chính, con người và công nghệ về quản lý, phát triển thị trường bất động sản văn phòng cho thuê. Đây là động lực đẩy mạnh sự hình thành và phát triển thị trường bất động sản văn phòng cho thuê lành mạnh. KẾT LUẬN Công tác quản lý hiện nay là một trong những vấn đề hết sức cấp thiết không những đối với công ty Sao Bắc mà đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản khác, đặc biệt là đối với bất động sản văn phòng cho thuê thì vấn đề đó lại càng cần thiết vì văn phòng cho thuê là bất động sản có giá trị lớn và có nhiều người cùng tham gia sử dụng. Nếu không có sự quản lý thì các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không thể diễn ra ổn định và không có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong công ty. Trong quá trình thực tập tại công ty em đã hiểu thêm phần nào về công tác quản lý và những khó khăn, phức tạp trong quản lý. Trong chuyên đề em đã nêu ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê nhưng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự bổ sung ý kiến của cô giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong trung tâm và các bạn Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Hương Lan DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp chí Bất Động Sản Báo Thị trường Bất Động Sản và Tài Sản “Dự án Kinh tế sự nghiệp” của Bộ Xây Dựng, Cục quản lý nhà. Giáo trình “Quản lý khách sạn” của Nhà xuất bản trẻ. Webside: “http:// www.vnexpress.net/Vietnam/Kinh-doanh/2005” Webside:“” Webside: “http:// www.vnexpress.net/Vietnam/Kinhdoanh/Bat-Dong-san/2006/10/3B9E2B8B/” Webside: “http:// www.vietnam.net.vn” Webside: “http:// www.vnn.vn..com” Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2005 của công ty Sao Bắc. MỤC LỤC Trang