Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm

ối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. III. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu nhập vật liệu hàng ngày kế toán thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển giá trị của từng loại vật liệu. Vật liệu sử dụng tại công ty bao gồm nhiều loại nên được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khac nhau. Do vậy phần hành kế toán thanh toán với người bán chỉ mang tính độc lập tương đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra là phải phản ánh đúng, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập, chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu, định khoản rồi nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản331và các NKCT liên quan khấc như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một sổ chung của công ty. Mỗi hoá đơn được theo dõi một dòng trên sổ chi tiết tài khoản 331 với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, trả trước, séc, trả chậm bù trừ theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng nhưng dù theo phương pháp nào, kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp, số liệu trên từng sổ chi tiết tài khoản 331là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng trên NKCT số 5. Sau đó, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152(ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152) Biểu số16 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 02 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 1 năm 2002 Tên khách hàng: Công ty thương mại Thái Sơn Mã TK: 3310110 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Số hoá đơn Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 89.530.000 18/02 19987 7/1 Thép lá CT3S = 1,5 mm 1521 62.300.000 Thép lá CT3S = 2 mm 1521 13.466.000 Thuế GTGT 1331 72.360.000 98/CTM 19968 9/1 Trả tiền mua hàng 111 127.450.000 .... ..... ..... .... ..... ..... ..... ..... ...... Cộng phát sinh 254.160.000 305.270.000 Số dư cuối tháng 140.640.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký) (Ký) (Ký) Trường hợp công ty mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn mua hàng, hoá đơn cước phí vận chuyển, phiếu nhập kho,...và nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập số liệu vào NKCT số 1. Biểu số 18 Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 1 năm 2002 STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 ......... 133 152 153 ...... 1 18/1 120.437.512 ... .... ....... 8 25/1 80.775.600 .... ..... ..... .... ....... .... ... ... Cộng 302.458.245 Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên NKCT số 1, xác định số tổng cộng ở cột TK 152 và số liệu đó là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 152( phần ghi Có TK111, ghi Nợ TK 152). Tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, công tác tạm ứng cho nhân viên mua hàng cũng xảy ra thường xuyên. Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quĩ, kế toán nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu lên NKCT số 1 và NKCT số10. Trong NKCT số 1, ghi vào cột Nợ TK 141, ghi Có TK111. Trong NKCT số 10, các đối tượng tạm ứng được theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trong một dòng và phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán thì căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi tiền kế toán nhập số liệu vào maý và máy sẽ phản ánh vào NKCT số 10. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10 và số liệu phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng với Nợ TK 152 sẽ là cơ sở để vào sổ cái TK 152 phần ghi Có TK 141, ghi Nợ TK152. Biểu số 19 Nhật ký chứng từ số 10 Tháng 1 năm 2002 Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Cộng Nợ TK 141 Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 141 Số dư cuôi kỳ Nợ Có 111 133 152 ... Nợ Có Nguyễn Đăng Dũng 0 28.534.000 2.594.000 25.940.000 0 Nguyễn văn Ngọc 0 5.500.000 500.000 5.000.000 0 Vũ thị Thuận 0 33.000.000 33.000.000 ...... .... .... ..... ... ... .... .... .... ... Cộng 160.512.600 8.405.067 67.536.780 45.358.650 IV. hạch toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua và bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn quản lý việc xuất dùng vật liệu vì đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi giá trị vật liệu chuyển dịch vào giá trị sản phẩm. Chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và do đó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loaị vật liệu sử dung là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dụng cho từng đối tượng. Do đó hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty : Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán nhập số lượng xuất vào máy. Cuối tháng, máy tự tính ra đơn giá xuất và giá trị vật liệu xuất dùng theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau đó máy tự tổng hợp số liệu và cho biết giá trị thực tế vật liệu xuất kho trên bảng kê số 3. Bảng này được lập mỗi tháng một tờ. Số liệu trên bảng được xác định như sau: Căn cứ vào bảng kê tháng trước để xác định số dư đầu tháng. Số phát sinh trong tháng dựa vào: + NKCT số 1( phần ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152 ). + NKCT số 5( phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 ). + NKCT số 10( phần ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152 ). + NKCT số 7( phần ghi Có TK 338, ghi Nợ TK 152 ). Và các NKCT khác. Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh Nợ cuối tháng - Tổng phát sinh Có trong tháng Trong đó tổng phát sinh Có trong tháng được lấy từ NKCT số 7. Biểu số 20 Bảng tính gía thành thực tế vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 Chỉ tiêu TK 152 TK 153 HT Thị trường HT TT I. Số dư đầu tháng 3.083.213.064 II. Số phát sinh trong tháng 940.454.625 - Từ NKCT số 1(ghi Có TK 111) 302.458.245 - Từ NKCT số 5(ghi Có TK 331) 517.134.000 - Từ NKCT số 1(ghi Có TK 141) 67.536.780 - Từ NKCT số 1(ghi Có TK 338) 53.325.600 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng( I + II ) 4.023.667.689 IV. Xuất dùng trong tháng 1.928.514.759 V. Tồn cuối tháng( III - IV ) 2.095.152.930 Đồng thời căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các phiếu xuất kho, cuối tháng, máy tổng hợp số liệu lên bảng phân bổ số 2( Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ). Bảng này được lập mỗi tháng một tờ cho tất cả các nguyên vật liệu có ở công ty. Bảng phân bổ số 2 được sử dụng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Biểu số 21 Bảng phân bổ vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 Số TT TK Ghi Nợ TK Ghi Có TK 152 TK 153 HT TT HT TT 1 TK 621 - Phân xưởng I 95.266.104,76 100.029.410 - Phân xưởng II 1.634.617.834 1.716.348.726 Cộng 1.729.833.939 1.816.378.136 2 TK 627 - Phân xưởng I 6.014.693.417 6.315.328.090 - Phân xưởng II 4.121.091.133 4.327.145.690 Cộng 10.135.784.550 10.642.573.780 ... ... ... .... .... .... Tổng cộng 1.836.680.723 1.928.514.759 Cuối tháng, kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ chi tiết có liên quan và tiến hành tổng hợp số liệu lên sổ cái theo chương trình trên máy. Sổ cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết cho từng tài khoản trong từng tháng trong đó phản ánh số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng. Số phát sinh có TK152 được phản ánh theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có căn cứ vào: + NKCT số 1( ghi có TK 111, ghi Nợ TK 152). + NKCT số 5( ghi có TK 331, ghi Nợ TK 152) + NKCT số 7( ghi có TK 338, ghi Nợ TK 152) + NKCT số 10( ghi có TK 141, ghi Nợ TK 152). Số dư cuối tháng được tính như sau: Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh Nợ cuối tháng - Tổng phát sinh Có trong tháng Số dư này phải khớp với số tồn kho cuối tháng của TK152 trên bảng kê số 3. Biểu số 22 Sổ cái tk 152 Số dư đầu năm Nợ Có 3.083.213.064 Ghi có các Tk đối ứng nợ với TK này Tháng1 Tháng 2 ...... Cộng TK 111 302.458.245 TK 141 67.536.780 TK 331 517.134.000 TK 338 53.325.600 Cộng phát sinh Nợ 940.454.625 Cộng phát sinh Có 1.928.514.759 Dư Nợ cuối tháng 2.095.152.930 Dư Có cuối tháng V. Kiểm kê vật liệu cuối kỳ tại công ty cơ khí may gia lâm Tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, công tác kiểm kê kho được thực hiện 1 năm 1 lần vào cuối tháng 12 hàng năm sau khi đã đối chiếu vơí tất cả các phân xưởng nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch( nếu có) giữa số tồn kho và sổ sách. Việc kiểm kê kho được tiến hành tại từng kho để phân loại, đánh giá sản phẩm. Các thành viên trong ban kiểm kê thường bao gồm: +Thủ kho. + Thống kê vật tư. + Kế toán vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê vàghi kết quả kiểm kê thực tế. Biên bản kiểm kê sẽ là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà kết quả xử lý sẽ khác nhau: Kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách: + Nếu thiếu trong định mức, kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý. Nợ TK 642 Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này chờ quyết định xử lý. Nợ TK 138(1381) : Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 + Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát đã qui kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào TK 334 phần thiếu hụt cá nhân phải bồi thường Trường hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên TK 002 coi như đây là số vật liệu giữ hộ chờ xử lý. Qua Biên bản kiểm kê vật liệu sau đây ta sẽ hiểu rõ hơn công tác quản lý vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm: Theo biên bản kiểm kê tại kho vật liệu chính, ta có thể thấy tình trạng thiếu hụt vật tư hầu như không có, chất lượng vật liệu đều bảo đảm. Như vậy, tại công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. Công ty đã hoàn thành tương đối tốt công tác quản lý vật tư. Đồng thời với việc kiểm tra về số lượng, các thành viên còn kiểm tra về chất lượng và giá trị của vật liệu. Thông qua việc kiểm tra này, công ty sẽ không những phát hiện ra những gian lận( nếu có ) của bộ phận cung ứng vật tư mà còn phát hiện ra các loai vật liệu kém phẩm chất, hết hạn sử dụng nhằm tránh đưa vào sản xuất, giữ uy tín cho công ty. Mặt khác, việc kiểm kê này còn giúp công ty cân đối lượng vật tư dự trữ: đảm bảo cho các kỳ sản xuất tiếp theo không bị gián đoạn, tránh tình trạng ứ đọng vốn quá nhiều và có thể nhằm đề phòng giá vật liệu tăng đột ngột. Phần III một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm I. Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán vật tư tại công ty cơ khí may Gia Lâm. Mục tiêu hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trường hiện nay đều là tối đa hoá lợi nhuận và ngaỳ càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này có rất nhiều biện pháp nhưng hiệu quả hơn cả là tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí về vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó để hạ giá thành sản phẩm thì phải tổ chức việc quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này. xuất phát từ thực tế đó mà công ty cơ khí may Gia Lâm luôn tăng cường công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Nhiệm vụ quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty được thực hiện và phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. dựa vào những số liệu do phòng kế toán cung cấp, phòng kinh doanh sẽ đề ra những kế hoạch cụ thể về cung cấp, dự trữ vật liệu, xây dựng các định mức vật tư, sử dụng để luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty. Hệ thống kho của Công ty được trong bị đầy đủ các phương tiện thiết bị bảo quản đo lường, ghi chép. Hiện nay công ty có 7 kho chứa vật liệu là: Kho vật liệu chính. - Kho nhiên liệu Kho vật liệu phụ - Kho phụ tùng thay thế. Kho phế liệu. - Kho bán thành phẩm - Kho vật liệu khác Hiện nay kế toán công ty đang vận dụng hình thức nhật ký chứng từ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục tình hình biến động vật tư tại các kho. Tổ chức kế toán vật liệu tại công ty rất khoa học, tiết kiệm lao động kế toán, hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản được sử dụng và bảo quản theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Mặt khác, do có sự phân công công việc hợp lý giữa các cán bộ , nhân viên kế toán; sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong quá trình đối chiếu, kiểm tra số liệu nên đã giúp cho công tác kế toán được chính xác, nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu. Nhìn chung, công tác tổ chức kế toán vật liệu đã đáp ứng được nhu cầu cơ bản về quản lý vật tư và quản lý tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo công ty, góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty vẫn còn những tồn tại mà nếu hoàn thiện được, nó sẽ góp phần làm công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm. Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận thấy những ưu điểm cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán vật liệu. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số kến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Hoàn thiện hệ thống danh điểm vật liệu. Công ty đang sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu được lập từ năm 1993. Hệ thống này hiện nay ít phù hợp với yêu cầu quản lý do sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và kéo theo các loại vật liệu sử dụng cũng rất đa dạng. Thực tế công ty đã sử dụng mã vật liệu gồm 6 chữ số song cũng rất khó phân biệt được vật liệu thông qua mã số vì mã vật liệu không được lập theo một quy ước nhất định. Vì vậy, để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu , kiểm tra được dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, công ty nên hoàn thiện lại hệ thống danh điểm vật liệu cho phù hợp là nên lập danh điểm vật liệu theo mã chữ cái. Ví dụ: SA là sắt SAT là sắt tròn SAT 10 là sắt tròn F = 10mm TL là thép lá TL15 là thép lá S = 1,5mm v..v… Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 24: sổ danh điểm vật liệu Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu ĐV tính Ghi chú 1521 Vật liệu chính 1521SA Sắt kg 1521SAT10 - Sắt tròn F = 10mm kg 1521SAT15 - Sắt tròn F = 15mm kg … …. …. 1521TL Thép lá 1521TL1,5 - Thép lá S = 1,5 mm kg 1521TL2 - Thép lá S = 2 mm kg … … …. 1522 Vật liệu phụ 1522QH2,5 Que hàn điện F = 2,5 mm kg 1522STĐ Sơn tĩnh điện kg … … … … Danh điểm vật liệu này phải thống nhất quản lý và sử dụng giữa các bộ phận phòng ban trong toàn công ty. 2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống tháap hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Thực tế tại công ty những năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa được thực hiện. Công ty nên thực hiện việc lập dự phòng vì: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên công ty sẽ tiết kiệm được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư , sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của công ty dẫn đến giảm được mức thuế thu nhập công ty phải nộp. Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. vì những lý do đó mà công ty nên sử dụng tài khoản 159 để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i Có thể nêu ra một ví dụ về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty như sau: Biểu 25: Stt Tên vật tư Số lượng Giá ghi sổ Đơn giá tai thời điểm kiểm kê Chênh lệch Mức dự phòng cần lập 1 2 3 4 5 6 7 1 Thép lá CT3S = 1,5mm 11.230 6.230 6.200 -30 336.900 2 Thép lá CT3S = 2mm 12.145 6.030 5.990 -40 458.800 3 Sơn tĩnh điện 70 52.000 52.100 +100 0 4 Que hàn điện 80 8.000 8.000 0 0 .. … … … … … … 3. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp nhưng riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán em thấy chưa hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán hoặc qua người đi mua. Thực tế mẫu sổ công ty đang sử dụng không phản ánh rõ được các khoản sau: khoản công ty còn phải trả và những khoản công ty ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả. Để quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn thì công ty phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu liên tục, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường xuyên cho sản xuất với chất lượng tốt, giá cả hợp lý sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó công ty phaỉ theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thanh toán để có những chính sách biên pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán , tạo uy tín, niềm tin với các nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở từ khi phát sinh mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với người bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau: Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn bởi số liệu đó được hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo từng ngày phát sinh. Từ số liệu này đưa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao. 4. Phương pháp tính giá vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp này, mặc dù có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng. Do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần nhập, xuất vật liệu trong tháng diễn thường xuyên. mặt khác giá trị thựctế vật liệu mua vào luôn biến động do vật liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể khác nhau bởi quy luật của nền kinh tế thị trường. Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là nhiều như vậy thì để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí , giá thành được thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc vào cuối tháng công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán. Dùng phương pháp này kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở bảng kê số 3 để tính giá thực tế. Theo ví dụ ở phần II, bảng kê số 3 sẽ được lập như sau: Biểu số 27: bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 Chỉ tiêu TK 152 TK 153 HT TT HT TT I. Số dư đầu tháng 2.936.393.394 3.083.213.064 II. Số phát sinh trong kỳ 895.671.071,4 940.454.625 - Từ NKCT số 1 288.055.471,4 302.458.245 - Từ NKCT số 5 492.508.571,4 517.134.000 - Từ NKCT số 10 64.320.742,86 67.536.780 - Từ NKCT số 7 50.786.285,71 53.325.600 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 3.832.064.465 4.023.667.689 IV. Hệ số chênh lệch 1,05 V. Xuất dùng trong tháng 1.836.680.723 1.928.514.759 VI. Tồn cuối tháng 1.995.383.742 2.095.152.930 Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ sẽ được lập như sau: Biểu số 28: Bảng phân bổ vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 153 HT TT HT TT TK 621 - Phân xưởng I 95.266.104,76 100.029.410 - Phân xưởng II 1.634.617.834 1.716.348.726 Cộng 1.729.833.939 1.816.378.136 TK 627 - Phân xưởng I 6.014.693.417 6.315.328.090 - Phân xưởng II 4.121.091.133 4.327.145.690 Cộng 10.135.784.550 10.642.573.780 ... ... .... .... .... Tổng cộng 1.836.680.723 1.928.514.759 5. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này đang được sử dụng có hiệu quả tại công ty Cơ khí may Gia Lâm nhưng với chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, tần suất nhập, xuất ngày càng lớn thì đến một lúc nào đó phương pháp này không còn phù hợp nữa. Vì vậy theo em công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này sẽ giúp kế toán giảm bớt khối lượng ghi sổ, tránh trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc quản lý vật liệu trở nên đơn giản nhưng rõ ràng, chính xác, nâng cao trách nhiệm của thủ kho. Mặt khác, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty, việc ghi thẻ kho còn chưa phù hợp. Tại công ty hiện nay, cả thủ kho, thống kê vật tư( thuộc phòng kinh doanh ), kế toán vật liệu đều mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Với số lượng, chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, cách ghi này không làm tăng hiệu quả quản lý mà còn làm cho khối lượng công tác kế toán tăng lên vì kế toán vật liệu đã phản ánh sự biến động vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trên sổ chi tiết. Vì vậy, theo em kế toán vật liệu và thống kê vật tư không cần lập thẻ kho nữa mà taị phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ cần theo dõi sự biến động vật liệu trên sổ chi tiết. Như vậy sẽ giúp kế toán vật liệu tiết kiệm đươc thời gian và công sức để giải quyết các công việc khác. Hơn nữa, thủ kho và thống kê vật tư đều thuộc phòng kinh doanh, do đó, thống kê vật tư không cần lập thẻ kho nữa mà công việc này là của thủ kho. Như vậy sẽ giảm bớt được công việc của thống kê vật tư, tránh trùng lặp công việc trong cùng phòng, tiết kiệm thời gian, công sức nhưng không làm giảm hiệu quả quản lý. Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập cũng giống như phương pháp thẻ song song. Phiếu giao nhận chứng từ được lập riêng cho chứng từ nhập và chứng từ xuất, thủ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng trên cột số lượng còn kế toán sẽ tính và ghi trên cột đơn giá và thành tiền. Biểu số 29: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu (Từ ngày1/1 đến ngày10/1) Số danh điểm Tên vật liệu Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 1521TL1,5 Thép lá CT3S = 1,5 mm 18/02 7/1 10.000 6.230 62.300.000 1521TL2 Thép lá CT3S = 2mm 18/02 7/1 12.000 6.030 72.360.000 .... ... .... Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu được lập tương tự phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu. Sau khi lập các phiêú giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Biểu số 30: Bảng luỹ kế nhập Tháng 1 năm 2002 Số danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số tiền theo các phiếu nhập Cộng Từ 1 - 10/1 Từ 11 - 20/3 Từ 21 - 31/1 1521TL1,5 Thép lá CT3S = 1,5 mm 62.300.000 95.139.000 1521TL2 Thép lá CT3S = 2 mm 72.360.000 105.516.000 .......... Cộng 892.078.150 Kế toán vật liệu lập bảng luỹ kế xuất tương tự như bảng luỹ kế nhập vật liệu. Số liệu trên bảng này đựơc lấy từ phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu. Từ hai bảng trên, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu. Biểu số 31: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng 1 năm 2002 Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số dư đầu tháng Nhập kho trong tháng Xuất kho trong tháng Số dư cuối tháng 1521TL1,5 Thép lá CT3 S = 1,5 mm 65.366.600 95.139.000 76.570.000 83.935.600 1521TL2 Thép lá CT3 S = 2 mm 85.278.000 105.516.000 99.138.000 91.656.000 ... ... ... ... ... 660.257.800 892.078.150 512.387.500 1.039.948.150 Cuối tháng, sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu căn cứ vào số tồn kho và đơn giá hạch toán để tính thành tiền của từng loại vật liệu. Khi hoàn tất, kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Biểu số 32: Sổ số dư Năm 2002 Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Tháng 1 Tháng 2 SL TT SL TT 1521TL1,5 Thép lá CT3 S = 1,5 mm Kg 6200 13.538 83.935.600 1521TL2 Thép lá CT3 S = 2 mm Kg 6000 15.276 91.656.000 ... ... ... ... ... .. .. ... 6. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diến ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân trong đó việc ứng dụng các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhằm xử lý và cung cấp thông tin nhanh đã thực sự trở nên phổ biến. Là một doanh nghiệp sản xuất, với khối lượng công việc hạch toán tương đối nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán, thiếu đồng bộ. Hiện nay, phòng kế toán có 6 người nhưng chỉ có 3 máy vi tính, do đó, nhiều phần hành được hạch toán trên một maý và nhiều người sử dụng chung một máy. Như vậy, khi số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, liên quan tới nhiều phần hành thì sẽ có người làm và người không làm. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất công việc, thông tin không được cung cấp nhanh chóng. Hơn nữa, việc hạch toán các phần hành trên cùng một máy sẽ gây ra sự nhầm lẫn làm sai lệch kết quả ảnh hưởng đến công tác quyết toán. Mặt khác, những máy này là sản phẩm của các hãng khác nhau lại được trang bị từ năm 1993 do đó hầu hết đã lạc hậu, tốc độ xử lý chậm và ít nhiều đã có những hỏng hóc về kỹ thuật. Từ thực tế trên, em nghĩ rằng công ty nên đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán hoặc trang bị lại hệ thống máy mới hơn phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho phần hành của họ. Đồng thời công ty cần đào tạo, bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán để họ sử dụng thành thạo phần mềm kế toán. Ngoài ra, công ty có thể mời các chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm kế toán về công ty để phổ biến các thông tin mới nhất trong lĩnh vực này cho phòng kế toán, giúp công ty lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất trong số các phần mềm hiện nay. Nếu làm được như vậy thì công việc hạch toán tại công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều đặc biệt đối với hạch toán vật liệu- một phần hành vốn phức tạp tại công ty và các thông tin kế toán được cung cấp nhanh hơn, chính xác hơn cho lãnh đạo công ty. Hy vọng rằng trong thời gian tới, việc hoàn thiện này sẽ trở thành hiện thực tại công ty. 7. Việc lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Thực tế tại công ty hiện nay, việc xuất vật tư chưa có một hạn mức cụ thể. Mặc dù phòng kinh doanh đã xem xét tính hợp lý của yêu cầu xin lĩnh vật tư nhưng việc xây dựng hạn mức sử dụng sẽ tạo thuận lợi cho công tác xuất vật liệu vì đã có một định mức xác định trước và các bộ phận căn cứ theo định mức đó mà thực hiện, tránh tình trạng lãng phí vật liệu. Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức như sau: Biểu số 33: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Nợ Ngày tháng năm Có Bô phạn sử dụng Lý do xuất Xuất tại kho STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B B C 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận ký 8. Một số kiến nghị với các cơ quan chứcnăng: Với tư cách là một sinh viên thực tập, dưới góc độ nghiên cứu về công tác hạch toán vật liệu, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến của mình về những qui định của Bộ tài chính trong một số trường hợp hạch toán cụ thể như sau: * Về việc hạch toán giảm giá, bớt giá vật liệu Theo chế độ kế toán hiện hành, nghiệp vụ giảm giá vật liệu được qui định ghi giảm giá trị vật liệu trực tiếp trên TK 152 theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 152 : Số giảm giá được hưởng Bút toán trên chỉ hợp lý trong trường hợp vật liệu nhập kho nhưng chưa xuất dùng. Nếu lô vật liệu đó đã xuất dùng mà kế toán phản ánh phản ánh phần giảm giá như trên nghĩa là đã tính vào lô vật liệu đã xuất dùng sau đó. Mặt khác, số giảm gía được hưởng chỉ phản ánh trên sổ tổng hợp, không ghi vào sổ chi tiết nên kế toán gặp khó khăn trong việc đối chiếu số liệu giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp vì số liệu sẽ sai lệch một khoản đúng bằng số giảm giá được hưởng này. Về mặt giá trị, số giảm giá được hưởng được coi là nhỏ so với tổng giá trị vật liệu nhập trong kỳ nên có thể ghi tăng thu nhập bất thường trong kỳ theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 * Về việc hạch toán vật liệu trả lại cho nhà cung cấp ở đơn vị dùng giá hạch toán trong việc hạch toán chi tiết vật liệu Khi trả lại vật liệu cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 131 Có TK 133 Có TK 152 : ghi theo giá đích danh của lô vật liệu xuất Phần ghi giảm này khi phản ánh trên bảng kê tính gía sẽ bị lệch so với giá trị thực tế được phép ghi giảm do các nguyên tắc: Vật liệu trả lại phải ghi theo giá đích danh của lô đó. Trên bảng kê, số này được ghi vào phần xuất và đã điêu chỉnh theo hệ số giá. Để giá trị vật liệu trả lại được phản ánh chính xác, kế toán nên ghi vào phần nhập vật liệu theo giá thực tế trên hoá đơn được hưởng nhưng ghi theo giá trị âm. * Về việc xử lý số vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu Theo qui định hiện nay, tại các doanh nghiệp khi phát hiện ra vật liệu thiếu đã xác định được nguyên nhân và được bồi thường, kế toán ghi :Nợ TK 111, 334, 1388 Có TK 152 : giá không thuế Cách ghi này chưa chặt chẽ vì khoản thuế GTGT đầu vào không được phản ánh. Hơn nữa, giá trị đền bù phải lớn hơn giá trị thực tế mua vào của vật liệu. Như vậy mới có tác dụng ngăn ngừa hiện tượng mất mát, thiếu hụt vật tư, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản của công ty. Theo em, bút toán trên có thể được phản ánh bởi hai bút toán sau:a) Nợ TK 821 Có TK 133 Có TK 152 : giá thực tế mua vào của vật liệu b) Nợ TK 111, 334, 1388 giá bồi thường Có TK 721 III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu quả quản lý vật liệu tạI công ty Cơ khí may Gia Lâm 1. Vốn lưu động và ý nghĩa của quản lý vật liệu với việc nang cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tàI sản trong lưu thông. Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu và nhiều lĩnh vực đồng thời chúng lại chu chuyển rất nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn lưu động thông qua việc quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư , sản phẩm, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các loạI vốn bằng tiền. Có như vậy quá trình sản xuất mới không bị gián đoạn. Quản lý vật liệu phải được tiến hành toàn diện ở tất cả các khâu từ cung ứng, dự trữ đến sử dụng vật liệu vì các khâu này đều có ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Nếu cung ứng thừa và dự trữ quá lớn sẽ gây ra ứ đọng vốn làm chậm tốc độ luân chuyển của vốn và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Ngược lại, nếu cung cấp khoong đủ về số lượng, không kịp thời, đồng bộ sẽ làm gían đoạn quá trình sản xuất kinh doanh. Hơn nữa trong khâu sử dụng, nếu vật liệu được sử dụng có chất lượng tốt, sử dụng tiết kiệm, hợp lý thì đó sẽ là cơ sở để giảm chi phí, hạ giá thành,tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và làm tăng doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu và lợi nhuận là hai yếu tố có tính quyết định đến các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì với một số vốn lưu động nhất định, hiệu qủa sử dụng sẽ tăng dần lên khi doanh thu và lợi nhuận tăng lên. Suy cho cùng, quản lý vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử vốn lưu động như: sức sản xuất của vốn lưu động, sức sinh lợi của vốn lưu động,… để đo lường công tác quản lý vật liệu. 2. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động tại công ty Cơ khí may Gia Lâm Do đặc điểm chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( khoảng 60% ) và chủng loại vật liệu đa dạng nên việc bảo dảm sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý luôn được công ty coi là biện pháp hàng đầu để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung. Vì vậy trong những năm qua, công ty đã luôn quan tâm đến công tác quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng. + Về công tác thu mua: Công ty có một đội ngũ cán bộ cung ứng linh hoạt, năng động và có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nên luôn tìm và mua được các nguồn hàng với giá cả hợp lý, bảo đảm chất lượng, số lượng và tiến độ. + Về tổ chức kho vật tư : Hệ thống kho được tổ chức hợp lý với đủ các đIều kiện bảo quản vật tư, việc nhập, xuất và kiểm kê kho được đảm bảo thuận lợi, đủ sổ sách ghi chép. + Về sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được định mức sử dụng vật liệu và sử dụng tiết kiệm. Vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh. Căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, vào lượng vật liệu tồn kho, phòng kinh doanh sẽ duyệt hoặc quyết định đi mua thêm vật liệu. Như vậy , vật liệu tại công ty luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, sử dụng đúng mục đích, giảm được hao hụt, mất mát, lãng phí vật liệu. Để đánh gía hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty, ta xem xét một số chỉ tiêu được thể hiện qua bảng dưới đây: Biểu số 34: STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 1 Doanh thu thuần 31.075.300.877 31.160.040.816 +84.739.939 2 Vốn lưu động bình quân 10.263.012.826 12.787.117.299 +2.524.104.473 3 Lợi nhuận 388.636.051 514.870.389 +126.234.338 4 Giá trị vật tư xuất dùng 13.833.997.002 17.079.118.167 +3.245.121.165 5 Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 672.573.426 660.890.773 -11.682.653 6 Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 660.890.773 3.083.213.064 +2.422.322.291 7 Số dư bình quân vật tư tồn kho [ 7 = (5 + 6 )/2 666.732.099,5 1.872.051.919 +1.205.319.819 8 Sức sản xuất vốn lưu động( 8 = 1/2 ) 3,028 2,436 -0,592 9 Sức sinh lợi vốn lưu động( 9 = 3/2 ) 0,038 0,042 +0,004 10 Hệ số quay kho( 10 = 4/7 ) 20,749 9,123 -11,626 11 Hệ số luân chuyển vốn lưu động ( 11 = 1/2 ) 3,028 2,436 -0,592 12 Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động( 12 = 2/1) 0,33 0,41 +0,08 13 Số ngày 1 vòng luân chuyển ( 13 = 360 ngày/11) 118,89 147,783 +28,893 14 Số vốn lưu động tiết kiệm(-) hay lãng phí (+) +2.500.852.940,204 Trong đó: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Chiết khấu bán hàng - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bán bị trả lạI - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu Vốn lưu động bình quân = Vốn lưu động đầu năm + Vốn lưu động cuối năm 2 Thời gian kỳ phân tích qui ước là 360 ngày. Để phân tích các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tạI công ty ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến chỉ tiêu phân tích như sau: * Sức sản xuất vốn lưu động năm 2001 là 2,436; năm 2000 là 3,028 nghĩa là cứ 1 đồng vốn lưu động năm 2001 thì tạo ra 2,436 đồng doanh thu thấp hơn so với năm 2000 là 0,592 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sản xuất vốn lưu động giảm 0,6 đồng: 31.160.040.816 - 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Doanh thu tăng 84.739.939 làm cho sức sản xuất vốn lưu động tăng 0,008 đồng: 31.160.040.816 - 31.075.300.877 = 3,036 - 3,028 = +0,008 10.263.012.826 10.263.012.826 Như vậy, nguyên nhân làm cho sức sản xuất vốn lưu động năm 2001 giảm so với năm 2000 là do vốn lưu động bình quân tăng nhiều hơn doanh thu. Sức sản xuất vốn lưu động giảm, công ty sử dụng vốn lưu động chưa hiệu quả. * Sức sinh lời của vốn lưu động năm 2001 là 0,042 đồng, năm 2000 là 0,028 đồng nghĩa là cứ 1 đồng vốn lưu động năm 2001 tạo ra 0,042 đồng lợi nhuận cao hơn chỉ tiêu naỳ năm 2000 là 0,004 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lưu động giảm 0,008 đồng: 514.870.389 - 514.870.389 = 0,042 - 0,05 = -0,008 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do lợi nhuận năm 2001 tăng 126.234.338 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lưu động tăng 0,42 đồng: 514.870.389 - 388.636.051 = 0,05 - 0,038 = +0,012 10.263.012.826 10.263.012.826 Như vậy, nguyên nhân chính làm cho sức sinh lợi vốn lưu động tăng lên là do sự tăng lợi nhuận của công ty. Công ty đã và đang thực hiện các chính sách tối ưu trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, sử dụng tiết kiệm vật liệu dẫn đến chi phí sản xuất giảm, giá thành hạ, lợi nhuận tăng. Đây là phương hướng, chính sách tốt, công ty cần phát huy. * Hệ số quay kho vật tư năm 2000 là 20,749; năm 2001 là 9,123 giảm so với năm 2000 là 11,126 vòng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của số dư bình quân vật tư tồn kho: 17.079.118.167 - 17.079.118.167 = 9,123 - 25,616 = - 16,493 1.872.051.919 666.732.099,5 + Do giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ: 17.079.118.167 - 13.833.997.002 = 25,616 - 20,749 = + 4,867 666.732.099,5 666.732.099,5 Số dư bình quân vật tư tồn kho năm 2001 tăng 1.205.319.819 so với năm 2001 làm hệ số quay kho vật tư giảm 16,493 vòng. Do giá trị vật tư xuất dùng năm 2001 tăng hơn so với năm 2000 là 3.245.121.165 làm hệ số quay kho vật tư tăng 4,867 vòng. Như vậy, công ty cần có kế hoạch, biện pháp thu mua, dự trữ tốt hơn nữa để giảm bớt lượng vật tư tồn kho và như vậy số vòng quay của vật tư sẽ tăng lên, dẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dung vốn lưu động. * Hệ số luân chuyển vốn lưu động năm 2000 là 3,028; năm 2001 là 2,436 giảm 0,592 so với năm 2000. Điều đó có nghĩa là vốn lưu động năm 2001 quay được 2,436 vòng trong khi năm 2000 quay được 3,028 vòng, giảm 0,592 vòng so với năm 2000 là do ảnh hưởng cuả hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân: 31.160.040.816 - 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do ảnh hưởng của doanh thu: 31.160.040.816 - 31.075.300.877 = 3,036 - 3,028 = +0,008 10.263.012.826 10.263.012.826 Vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 làm số vòng quay vốn lưu động giảm 0,6 vòng trong khi doanh thu tăng 84.739.939 làm tốc độ quay vốn lưu động tăng 0,008 vòng. Như vậy, tốc độ luân chuyển của vốn lưu động năm 2001 giảm so với năm 2000 chủ yếu do doanh thu tăng chậm hơn vốn lưu động bình quân. Điều này chứng tỏ tình trạng ứ đọng vốn trong dự trữ là lớn. * Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động: Năm 2001, hệ số này là 0,41; năm 2000 là 0,33 nghĩa là để tạo ra 1 đồng doanh thu thuần năm 2001 phải bỏ vào sản xuất 0,41 đồng vốn lưu động trong khi năm 2000 chỉ phải bỏ ra 0,33 đồng. Như vậy đã làm tăng 0,08 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của doanh thu: 12.787.117.299 - 12.787.117.299 = 0,41 - 0,411 = - 0,001 31.160.040.816 31.075.300.877 + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân: 12.787.117.299 - 12.787.117.299 = 0,411 - 0,33 = + 0,081 31.075.300.877 31.075.300.877 Như vậy, doanh thu tăng làm hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm 0,001 trong khi vốn lưu động bình quân làm hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng 0,081đồng. Chỉ tiêu vốn lưu động bình quân tăng nhanh hơn doanh thu thuần và có ảnh hưởng quyết định đến hệ số đảm nhiệm vốn lưu động. * Thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động năm 2001 là 147,783 ngày, năm 2000 là 118,89 ngày. Như vậy, thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động năm 2001 tăng 28,893 ngày là do ảnh hưởng của hai nhân tố. Trong đó: Thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động = Thời gian kỳ phân tích = Thời gian kỳ phân tích x vlđ bình quân Số vòng luân chuyển Tổng số doanh thu thuần + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân đến số ngày: 360 x 12.787.117.299 - 360 x 10.263.012.826 = 147,96 - 118,18 = +29,16 31.075.300.877 31.075.300.877 + Do ảnh hưởng của doanh thu thuần : 360 x 12.787.117.299 - 360 x 12.787.117.299 = 147,6 - 147,96 = - 0,36 31.160.040.816 31.075.300.877 Như vậy, do vốn lưu động bình quân tăng nhanh hơn doanh thu thuần nên đã làm cho thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động tăng 28.893 ngày làm ứ đọng vốn trong dự trữ. Số vốn lưu động mà công ty lãng phí do tốc độ luân chuyển vốn lưu động giảm trong năm 2001 là: 31.160.040.816 x ( 147,783 - 118,89 ) = + 2.500.852.940,240 360 3. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Cơ khí may Gia Lâm Công ty Cơ khí may Gia Lâm đã và đang có nhiều cố gắng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, công ty cần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn bằng cách áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm giảm số lượng vốn, rút ngắn thời gian vốn lưu lại ở các khâu cung ứng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: * Đối với khâu cung ứng, dự trữ vật liệu: Công ty cần duy trì và phát triển tốt hơn mối quan hệ với các nhà cung cấp để luôn đảm bảo vật tư được cung cấp đầy đủ, kịp thời đảm bảo số lượng cũng như chất lượng. Công ty nên mua vật tư làm nhiều lần, mỗi lần mua với số lượng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm giảm lượng vật tư dự trữ, góp phần giải phóng kho tàng và tiết kiệm được vốn lưu động để sử dụng cho các hoạt động khác. Đồng thời, các cán bộ cung ứng cần linh hoạt và năng động hơn, thường xuyên nắm bắt giá cả thị trường để tìm mua được các nguồn vật liệu với giá rẻ, dự báo được tình hình biến động vật liệu trên thị trường để có các biện pháp ứng phó kịp thời, tránh tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất. Mặt khác, khi mua vật liệu về, công ty cần tăng cường công tác kiểm nghiệm để phát hiện ra các vật liệu kém phẩm chất, không đúng chủng loại từ đó loại bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp để đỡ tốn kho tàng lưu trữ, đỡ tốn công bảo quản và như vậy vốn lưu động được sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích. Về công tác kiểm kê kho, theo em, công ty cần tổ chức kiểm kê kho thường xuyên hơn nữa, chẳng hạn 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư tồn kho, thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho. Ngoài ra, công ty cần đề ra các qui định xử phạt nghiêm minh các trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư bằng cách tăng cường hơn nữa trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Với những vật tư tồn đọng lâu năm, công ty nên tổ chức thanh lý, nhượng bán ngay để thu hồi vốn, giải phóng hệ thống kho tàng. * Đối với khâu sản xuất Công ty cần đầu tư các dây chuyền công nghệ tiên tiến của nước ngoài để tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, giá rẻ từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Để lựa chọn được một dây chuyền công nghệ phù hợp cả về chất lượng và giá cả, công ty cần tìm hiểu kỹ càng, chủ động tìm kiếm và mời các chuyên gia tham gia đánh giá công nghệ hoặc thông qua các công ty tư vấn. Công ty chỉ nên nhập các thiết bị, công nghệ có khoảng cách không quá xa về trình độ so với công nghệ hiện đại của ngành nhằm tránh bị lạc hậu nhanh. Khi đã lựa chọn được dây chuyền, công nghệ phù hợp, công ty cần tạo đủ điều kiện, tiền đề giúp cho việc đưa công nghệ mới vào sản xuất nhanh chóng, duy trì và khai thác có hiệu quả. Đồng thời, công ty cần quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ chuyên môn, công nhân lành nghề, tạo điều kiện cho họ học tập, nghiên cứu, nắm bắt được những tri thức khoa học mới để họ phát huy được hết khả năng tiềm tàng. Với những lao động trẻ mới tuyển dụng, công ty nên tổ chức những lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công nhân bậc cao có kinh nghiệm lâu năm giảng dạy. Khi nguồn nhân lực đã có chất lượng tốt thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ tăng nhanh. Lao động có chất lượng cao sẽ làm năng suất lao động tăng lên, giảm số sản phẩm hỏng, tiết kiệm vật liệu, hạ giá thành, làm cơ sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho công ty trên thị trường và tiếp thu, vận hành công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại. Bên cạnh đó, công ty cần thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt: tăng cường kỷ luật sản xuất với các công nhân vi phạm chế độ lao động, làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra các chế độ khen thưởng đối với các cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm,...Tuy nhiên, công ty cần thực hiện đúng theo qui định của nhà nước: " ... doanh nghiệp được chi thưởng tiết kiệm vật tư, hạch toán vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhưng không vượt quá hiệu quả đem lại từ các khoản chi này...". Để đào tạo cán bộ, công nhân, đầu tư máy móc thiết bị, công nghệ, mỗi công ty cần phải có một nguồn kinh phí nhất định. Đây là một vấn đề khó mà các doanh nghiệp Việt Nam luôn gặp phải. Thực tế tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, nguồn vốn nhận được từ ngân sách nhà nước là rất hạn hẹp so với nhu cầu vốn sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty thường phải huy động vốn từ các nguồn khác như từ các ngân hàng, từ cán bộ công nhân viên,... Để giải quyết vấn đề này, theo em có rất nhiều cách nhưng trước tiên và chủ yếu là công ty là công ty phải phát huy nội lực, nỗ lực sử dụng vốn tiết kiệm, mặt khác, công ty có thể huy động vốn bằng con đường khác như cổ phần hoá hoặc hợp tác liên doanh với nước ngoài. Liên doanh với nước ngoài sẽ mang lại không chỉ vốn mà kèm theo đó là cả công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm quản lý hiện đại. Ngoài ra, công ty có thể tham gia vào các tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp,... để nhận được sự giúp đỡ về vốn, về kỹ thuật,... * Đối với khâu tiêu thụ Công ty nên hình thành các cửa hàng, đại lý và bộ phận marketing để giới thiệu sản phẩm của công ty tới khách hàng, để có được các chiến lược quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm có hiệu quả. Đồng thời, công ty cần có các biện pháp hỗ trơ tiêu thụ như chào hàng, khuyến mại, giảm giá,... để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, giảm thời gian tồn đọng của vốn lưu động. Bên cạnh đó, công ty nên tiếp thu ý kiến từ phía khách hàng thông qua các hội nghị khách hàng. Ngoài ra, công ty nên tham gia vào các cuộc triển lãm trong nước cũng như quốc tế để có thể giới thiệu nhiều hơn về sản phẩm của mình. Khi thanh toán, công ty nên chọn những phương thức thanh toán phù hợp, thuận tiện cho khách hàng. Với các khoản nợ có giá trị lớn, thời gian dài, công ty nên tìm mọi biện pháp đòi được nợ, thu hồi vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu. Với các khoản nợ không thể đòi được, công ty cần xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trên đây là những suy nghĩ, ý kiến mà em đã mạnh dạn đề xuất. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ giúp ích phần nào cho công ty Cơ khí may Gia Lâm trong việc hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động cuả mình và đạt được nhiều thành công hơn nữa trên con đường phát triển./.