Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại ngân hàng Techcombank

hơn phục vụ cho công việc ngày một hiệu quả thì đào tạo phát triển là một tất yếu. Việc đào tạo cho những ai, thời gian, kinh phí do ban đào tạo hoạch định căn cứ vào quyết định của ban tổng giám đốc và đề xuất của các phòng ban khác. Do biết được tầm quan trọng của công tác đào tạo nên ban đào tạo đã được tách ra thành một ban riêng không nằm trong phòng quản trị nhân sự. Chương III. Thực trạng về công tác tuyển dụng của ngân hàng Techcombank A. Các chính sách về tuyển dụng của ngân hàng. 1. Chế độ chính sách về tuyển dụng của ngân hàng Việc tiến hành công tác tuyển dụng tại ngân hàng Techcombank dựa vào QĐ của BTGĐ và HĐQT thông qua việc phê duyệt kế hoạch nhân sự, kế hoạch tuyển dụng của phòng QTNS. 2. Nguyên tắc thực hiện công tác tuyển dụng Tuyển dụng phải xuất phát từ kế hoạch nhân sự, phải thực sự cần thiết Tuyển dụng phải đáp ứng nhu cầu đủ về số lượng, đáp ứng về chất lượng, kịp thời Ứng viên trúng tuyển là người đáp ứng các yêu cầu của bản mô tả và yêu cầu công việc đồng thời vượt qua các vòng thi tuyển. 3. Các quy định chung về việc tiến hành công tác tuyển dụng. Ban tổng giám đốc và HĐQTcó trách nhiệm: phê duyệt kế hoạch nhân sự, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, Phòng QTNS có trách nhiệm xác định nhu cầu nhân sự cho toàn hệ thống dựa trên việc xác định nhu cầu nhân sự của các đơn vị; lập KH nhân sự, lập KH tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ và sơ tuyển, tổ chức thi tuyển, thông báo kết quả, tiếp nhận nhân viên mới cùng các đơn vị trực tiếp. Công tác tuyển dụng tại các chi nhánh ngoài Hà Nội do văn phòng các đơn vị không thuộc Hà Nội tiến hành. Nhưng quyết định tiếp nhận cuối cùng phải thông qua phòng QLNS hội sở. B. Hoạt động và quy trình tuyển dụng Bảng mô tả quy trình tuyển dụng của ngân hàng Techcombank Xác định nhu cầu Lập KH tuyển dụng Lập KH nhân sự Phê duyệt Phê duyệt Thông báo tuyển dụng nhận hồ sơ và sơ tuyển Tổ chức thi tuyển Thông báo kết quả Tiếp nhận nhân viên mới Phòng QTNS/ các đơn vị QLNS TGĐ/HĐQT QTNS/bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà Nội TGĐ QTNS/ bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà Nội QLNS/ bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà Nội/ các đơn vị Tiến trình thực hiện Trách nhiệm (Theo tài liệu quy trình tuyển dụng - phòng nhân sự ngân hàng Techcombank ) I. Hoạt động KHH NNL. Các đơn vị xác định nhu cầu về nhân lực của mình. Phòng QTNS có trách nhiệm lập kế hoạch nhân sự cho toàn ngân hàng. Mỗi đơn vị, phòng ban cần lập bảng kế hoạch nhân sự theo bảng sau: Mẫu bảng kế hoạch nhân sự tại các đơn vị: Bảng kế hoạch nhân sự các đơn vị Kế hoạch nhân sự tại các đơn vị trong năm…… Đơn vị…..Thuộc……… TT Chức danh cv số lượng CBNV hiện có theo các chức danh CV(người) số lượng CBNV cần bổ sung trong năm KH theo các chức danh CV (người) Lý do bổ sung Ghi chú Bảng kế hoạch nhân sự trên toàn hệ thống Techcombank Kế hoạch nhân sự của các đơn vị trên toàn hệ thống TCB năm…… TT Đơn vị Tổng số CBNV tính đến 31/12/… Dự kiến bổ sung nhân sự trong năm KH Tổng CBNV tính đến 31/12/… Ghi chú Chức danh cv Số lượng å Việc xác định nhu cầu nhân lực của các phòng ban và của toàn hệ thống được tiến hành vào cuối mỗi năm. Ví dụ về kế hoạch hoá nhân lực năm 2005 của chi nhánh TCB Thăng Long: Bảng kế hoạch hoá nhân sự Techcombank Thăng Long & các đơn vị trực thuộc. (nguồn báo cáo nhân sự 2005) TT Phòng ban å số CBNV tính đến 31/12/04 (người) số lượng CBNV dự tính bổ sung trong năm 2005 theo các chức danh CV (người) å CBNV tính đến 31/12/05 Ghi chú Chi nhánh Thăng Long Chức danh cv số lượng 1 BGĐ 1 PGĐ 1 2 2 Phòng dịch vụ ngân hàng DN 12 CVKH 2 14 3 Văn phòng 4 NVVP 1 5 4 Phòng Tín dụng 5 5 5 Phòng tiếp thị tổng hợp 4 4 6 Phòng Kế toán tài chính 4 4 7 Phòng giao dịch 9 CVGD 2 11 8 Phòng tiền tệ kho quỹ 6 NVKQ 1 7 9 Phòng Kiểm soát nội bộ 3 3 10 å 48 7 55 Qua Kế hoạch nhân sự này các chi nhánh cùng với phòng Quản trị nhân sự hội sở sẽ xem xét nên tuyển dụng như thế nào? II. Hoạt động tuyển mộ. 1. Các nguồn tuyển mộ Nguồn nội bộ Bao gồm những người đang làm việc trong doanh nghiệp. Nguồn nội bộ có ưu điểm là khuyến khích sự thực hiện công việc của người lao động trong tổ chức khi họ biết khả năng thăng tiến, và được đề bạt của mình. Với nguồn này công tác sàng lọc và tìm kiếm tương đối thuận lợi. Tuy nhiên nếu quyết định đề bạt là không công bằng sẽ gây ra sự bất mãn với tập thể lao động. Hiện nay ngân hàng rất quan tâm tới nguồn này. Các vị trí tuyển dụng từ nguồn nội bộ thường là các vị trí quản lý. - Phương pháp tuyển mộ đối với nguồn nội bộ mà ngân hàng thường áp dụng là phương pháp tuyển mộ thông qua bản thông báo tuyển mộ. Thông báo tuyển mộ được gửi tới trưởng các phòng ban và cho cán bộ toàn công ty nắm được. Ví dụ để tuyển mộ chức danh trưởng phòng Quản trị nhân sự hội sở: Phòng QTNS được sự uỷ quyền của Ban tổng giám đốc đã đưa ra một thông báo gồm các nội dung như sau tới các phòng ban: đề nghị trưởng các phòng/ ban trên toàn hệ thống truyền đạt cho nhân viên của mình về nhu cầu đang cần tìm kiếm cán bộ cho chức danh : Trưởng phòng QTNS Hội sở. Yêu cầu: làm việc tại ngân hàng Techcombank trên 3 năm, đã có cống hiến đáng kể cho sự phát triển của ngân hàng đã được ghi nhận, đạt được thành tích trong quá trình công tác, có năng lực lãnh đạo. Nhân viên nào thấy mình có đủ khả năng làm đơn và nộp tại phòng QTNS. Phòng QTNS thu thập đơn và các thông tin sau đó trình lên Tổng giám đốc quyết định. Phương pháp tuyển mộ này tương đối đạt hiệu quả tại ngân hàng Techcombank. Thông báo tuyển mộ được tất cả các nhân viên trên toàn hệ thống được biết một cách cụ thể; do đó họ có điều kiện xem xét khả năng để quyết định nộp đơn. Bản thông báo tuyển mộ chỉ được gửi qua trưởng các phòng ban chứ không được dán tại những nơi công cộng trong ngân hàng. Việc thông báo như vậy là rất hợp lý, vừa đạt hiệu quả tuyển mộ vì những ứng viên đều là người đang làm việc tại ngân hàng. Họ là những người đã có kinh nghiệm, hiểu biết rõ về ngân hàng, và là những người được tin tưởng. Phương pháp này tạo động lực về sự thăng tiến để nhân viên trong ngân hàng phấn đấu làm việc. Việc gửi thông báo này tới trưởng các phòng ban có thuận lợi ở chỗ người quản lý trực tiếp có thể nói và giải thích rõ những cho nhân viên cấp dưới biết về việc tuyển mộ. Giúp thông tin được nêu ra rõ ràng hơn, cụ thể hơn. Đồng thời ngân hàng cũng sử dụng các phương pháp khác như phương pháp căn cứ vào các thông tin trong " Danh mục các kỹ năng". Và căn cứ vào thành tích đặc biệt của những cá nhân trong công việc, ví dụ như căn cứ vào kết quả các hội thi như cán bộ tín dụng giỏi… Danh mục các kỹ năng ở ngân hàng Techcombank được phòng quản trị nhân sự lập và lưu giữ. Danh mục này gồm tất cả các nhân viên trên toàn hệ thống với những kỹ năng, phẩm chất nổi bật, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc, kinh nghiệm nghề nghiệp. Danh mục này cũng thường xuyên được cập nhật. Khi có một vị trí công việc nào đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt thì ngân hàng sử dụng phương pháp này. Vào tháng 1/2006 khi vị trí phó phòng tín dụng khuyết thiếu cần bổ sung ngay, phương pháp tuyển mộ được ban tổng giám đốc và phòng quản trị nhân sự quyết định lựa chọn là căn cứ vào thông tin trong " Danh mục các kỹ năng". Các phẩm chất và kỹ năng đưa ra là có kinh nghiệm trong công tác tín dụng, có khả năng lãnh đạo, có trình độ trên đại học, có khả năng làm việc độc lập, có trình độ chuyên môn về tín dụng, thẩm định tín dụng…Và tuyển mộ bằng phương pháp này diễn ra thuận lợi hơn. Ví dụ trích bảng danh mục các kỹ năng của các nhân viên phòng quản trị nhân sự Techcombank: Phòng QTNS Họ tên nhân viên Mã số Năm sinh Chức danh Kỹ năng 1 Nguyễn Thị Thu Huyền 01-235 20/04/1976 Phó phòng TN đại học ngoại thương, làm việc tại ngân hàng Techcombank từ 06/2004. Năng động, sáng tạo, khả năng làm việc độc lập, khả năng lãnh đạo, hoà đồng, giao tiếp tốt, có năng lực đặc biệt trong công tác tổ chức được ghi nhận trong quá trình làm việc tại ban đào tạo ngân hàngTechcombank. 2 Nguyễn Thị Lệ 01-182 16/02/1982 Chuyên viên quản lý thông tin nhân sự TN đại học kinh tế quốc dân, làm việc tại Techcombank từ 01/2005. Năng động, sáng tạo trong công việc, có khả năng tổ chức, giao tiếp tốt. 3 Lê Thị Thanh 01-254 02/11/1978 Chuyên viên chính sách nhân sự TN đại học KHXH&NV. Làm việc tại ngân hàng Techcombank từ 06/2005 tại phòng QTNS. Hoà đồng, nhiệt tình, sáng tạo, giao tiếp tốt. Tiếng Anh thành thạo. 4 Lê Anh Việt 01-119 14/05/1980 Chuyên viên chính sách nhân sự TN đại học Quốc gia Hà Nội. Làm việc tại ngân hàng từ 12/2004. Năng động, chủ động trong công việc, có khả năng làm việc với áp lực cao. Trình độ tin học tốt "Danh mục các kỹ năng" của nhân viên ngân hàng Techcombank (bảng Các thông tin trong danh mục các kỹ năng được lấy từ hồ sơ xin việc, được cập nhật trong quá trình công tác của nhân viên. Bảng danh mục này tạo thuận lợi cho việc tuyển mộ nguồn bên trong tổ chức. Từ ví dụ nêu trên cho thấy việc lưu giữ các kỹ năng tại phòng nhân sự được chú ý, các kỹ năng, các thông tin về khả năng đặc biệt nổi trội. Nguồn bên ngoài. Hiện nay ngân hàng đang khai thác nguồn tuyển mộ bên ngoài như: Người xin việc tự do, nhân viên của các tổ chức khác, nhân viên cũ của tổ chức, người thất nghiệp, sinh viên các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề…bạn bè, người thân của nhân viên trong tổ chức. Các phương pháp phổ biến nhất được sử dụng đối với nguồn này là: phương pháp thu hút ứng viên qua các phương tiện truyền thông. Ngân hàng Techcombank hiện nay khi muốn tuyển mộ ứng viên thông qua thông báo tuyển dụng trên báo Hà Nội Mới, trên website của ngân hàng Techcombank.com.vn (phụ lục 1 thông báo tuyển dụng của ngân hàng Techcombank). Phương pháp này đã và đang được áp dụng là một phương pháp chủ đạo cho hoạt động tuyển mộ của ngân hàng. Khi vào website của ngân hàng bạn đọc có thể thấy nó bao gồm các khoản mục, ta mở mục tuyển dụng sẽ thấy thông báo tuyển dụng của ngân hàng cho các vị trí với mã công việc, yêu cầu với mỗi vị trí, yêu cầu về hồ sơ xin việc, thời gian nộp hồ sơ…Tuy nhiên bảng thông báo tuyển mộ của ngân hàng Techcombank còn rất sơ sài. Chỉ mới có mô tả công việc một cách tóm tắt, địa điểm làm việc, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm, hồ sơ, thời hạn nộp. Thực sự chưa hấp dẫn ứng viên, không có các nội dung liên quan đến thù lao, các chế độ, quyền lợi được hưởng, thông báo không có những hình ảnh, kiểu trang trí gây ấn tượng. Phương pháp thu hút ứng viên thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong ngân hàng chưa được phổ biến và rộng rãi lắm, chủ yếu mới chỉ có sự giới thiệu vào các vị trí đơn giản như: lái xe, nhân viên quỹ. Do các vị trí công việc này đòi hỏi sự tin tưởng, độ tin cậy cao xong công việc lại không phức tạp, không đòi hỏi trình độ cao. Các phương pháp khác như qua trung tâm môi giới, hội chợ việc làm, tuyển mộ trực tiếp từ các trường, hay qua các cơ quan tuyển dụng hiện chưa được áp dụng. Theo quan điểm của nhân viên phụ trách tuyển dụng phòng QTNS thì họ không muốn có sự tham gia của bên thứ 3 trong qúa trình tuyển dụng và chưa có kế hoạch tuyển mộ bằng phương pháp trung tâm môi giới hay tìm đến các cơ quan môi giới. Còn hiện tại thì ngân hàng cũng muốn áp dụng phương pháp tuyển mộ trực tiếp từ các trường song chưa có điều kiện để tiếp cận các trường, và đây đang là một phương pháp dự kiến cho tương lai. Đa số các vị trí nhân viên trong ngân hàng được tuyển dụng thông qua phương pháp tuyển mộ là thu hút ứng viên qua quảng cáo tuyển mộ trên các phương tiện truyền thông. Các phương pháp tuyển mộ mà ngân hàng đang sử dụng tương đối phù hợp với tình hình hiện tại của ngân hàng. Song trong thời gian tới nên tiếp tục khai thác một số phương pháp khác nữa để hiệu quả hơn. 2. Quá trình tuyển mộ tại ngân hàng 2.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ. a. Xác định các vị trí cần tuyển mộ Là khâu đầu tiên của việc xây dựng chiến lược tuyển mộ. Có xác định đúng những vị trí cần tuyển mới tuyển được đúng người làm đúng việc. Khâu này dựa chủ yếu vào kế hoạch nhân sự và kế hoạch tuyển dụng. Ngân hàng thường rất chú trọng vào khâu này. Với mỗi vị trí cần tuyển phòng NS có trách nhiệm hướng dẫn, kết hợp với phòng, ban chuyên môn để thiết kế bản mô tả công việc, yêu cầu công việc. Bản mô tả công việc của ngân hàng Techcombank tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm chủ yếu, các mối quan hệ của vị trí công việc đó với các đồng nghiệp, bộ phận trong và ngoài ngân hàng, quyền hạn, các yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm…(phụ lục 2 bản mô tả công việc chức danh kiểm soát viên nội bộ chính). b. Lập kế hoạch tuyển mộ Phòng QTNS lên kế hoạch cần tuyển mộ bao nhiêu người. Nhưng hiện tại thì tại ngân hàng Techcombank việc lập kế hoạch tuyển mộ chưa được chú trọng lắm, việc ước đoán số lượng người nộp hồ sơ chưa thực hiện. Ví dụ kế hoạch tuyển mộ năm 2006: Kế hoạch tuyển dụng tháng 03/2006 Vị trí số lượng (người) Địa điểm làm việc Thời gian cần tuyển Chuyên viên định giá bất động sản 3 - Hà Nội - Tp Hồ Chí Minh 05/2006 Chuyên viên định giá công trình xây dựng 4 - Hà Nội - Tp Hồ Chí Minh 05/2006 Chuyên viên định giá máy móc thiết bị 4 -Hà Nội - Tp Hồ Chí Minh 05/2006 Chuyên viên thẩm định tín dụng cao cấp 1 -Hà Nội 04/2006 Kiểm soát viên nội bộ 2 -Hà Nội 04/2006 Chuyên viên Nhân sự 2 -Hà Nội 04/2006 Chuyên viên Hỗ trợ và Kiểm soát giao dịch 2 -Hà Nội 04/2006 Trưởng/phó phòng giao dịch 3 -Hà Nội - Tp Hồ Chí Minh 04/2006 Tổng 21 Tổng số nhân viên cần tuyển theo kế hoạch là 21 người, thực tế tổng số người tới nộp đơn xin việc là 203 người. Tuy nhiên phòng QTNS vẫn chưa thực hiện công tác lên kế hoạch ước tính số lượng người cần tuyển mộ. c. Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ. Với mỗi vị trí cần tuyển phòng QTNS xác định các nguồn tuyển mộ. Ví dụ như việc tuyển mộ các chức vụ quản lý như trưởng phòng ban, hay giám đốc các chi nhánh thì ưu tiên nguồn nội bộ, và những nhân viên có kinh nghiệm, khả năng của các ngân hàng khác như: SacomBank,VIBank, Agribank,…Tuy vậy việc tuyển mộ này vẫn được thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, Website nên việc lọc hồ sơ cho các vị trí này tương đối mất thời gian. Còn đối với các vị trí nhân viên thì chủ yếu là nguồn bên ngoài. Ví dụ đợt tuyển mộ tháng 3/2006 vừa qua, vì đa số các vị trí cần tuyển là cán bộ quản lý nên đòi hỏi trình độ của các ứng viên tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế trở lên và có kinh nghiệm làm việc ít nhất từ 1 năm trở lên. Nên nguồn tuyển mộ được xác định chủ yếu là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài thì ưu tiên các nhân viên có kinh nghiệm của các ngân hàng khác, hay các nhân viên của các doanh nghiệp mà công việc có liên quan đến vị trí cần tuyển. Ví dụ như tháng 3/2006 cần tuyển nhân viên vào làm tại vị trí chuyên viên thẩm định dự án cao cấp ngân hàng yêu cầu các đối tượng nộp đơn phải làm trong các ngành liên quan đến thẩm định, có kinh nghiệm trên 5 năm trong thẩm định dự án, công trình đầu tư. Không tuyển mộ với nhân viên mới ra trường, sinh viên, bạn bè của nhân viên trong ngân hàng giới thiệu… d. Xác định thời gian và địa điểm tuyển mộ Việc tuyển mộ phải được tiến hành kịp thời nên việc xác đinh thời gian, địa điểm tuyển mộ luôn được ngân hàng chú ý. Ví dụ đợt tuyển dụng tháng 3/2006 vừa qua vì là đợt tuyển dụng các vị trí quản lý, các vị trí công việc có trách nhiệm cao nên việc xác định thời gian tuyển mộ rất được quan tâm. Thời gian tuyển mộ là từ 1/3 đến 4/3, địa điểm tại phòng QTNS hội sở 20 Đào Duy Từ Hà Nội ( nội dung này được nêu trong thông báo tuyển dụng). Việc xác định thời gian và địa điểm tuyển mộ giúp cho việc tuyển dụng được kịp thời, đáp ứng nhu cầu phát triển của ngân hàng. 2.2.Tìm kiếm những người có nhu cầu xin việc Thu hút những người có nhu cầu xin việc làm Công tác này hiện tại ở Techcombank chỉ dừng lại ở thông báo tuyển dụng trên báo chí và Website. Nhưng thực sự chưa tạo được sự hấp dẫn, các thông báo còn sơ sài , bản mô tả công việc còn chung chung khiến người lao động chưa hình dung được cụ thể công việc, chưa đưa vào các thông tin thu hút người đọc như: hình ảnh đẹp, chế độ ưu tiên đặc biệt…Đồng thời vẫn còn những điểm chưa hợp lý lắm trong mẫu đơn xin việc của ngân hàng. Ví dụ trong thông báo tuyển mộ cho vị trí chuyên viên định giá bất động sản chỉ có một bản mô tả công việc như sau: Định giá các bất động sản; theo dõi diễn biến giá cả, các xu hướng vận động của thị trường bất động sản; xây dựng chính sách về bất động sản… Ngoài ra không có những nội dung gây hấp dẫn người đọc như các chế độ khuyến khích, ưu đãi hay môi trường làm việc…(phụ lục bản thông báo tuyển dụng của ngân hàng tháng 3/2006) III. Hoạt động tuyển chọn. 1. Các tiêu thức sàng lọc ứng viên. Ngân hàng Techcombank xác định các tiêu thức sàng lọc ứng viên dựa trên bản mô tả công việc và yêu cầu công việc. Phòng QTNS kết hợp cùng với phòng ban trực tiếp chịu trách nhiệm đưa ra các tiêu thức đó. - Trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn: Thường thì yêu cầu đối với ứng viên là tốt nghiệp các trường đại học khối kinh tế, kỹ thuật trở lên. Và tại mỗi vị trí lại nêu rõ yêu cầu ứng viên có chuyên môn gì. Các vị trí làm những công việc đơn giản như: nhân viên quỹ, lái xe thì chỉ yêu cầu tốt nghiệp trung cấp hoặc THPT. Với những vị trí công việc như nhân viên giao dịch & ngoại hối thì yêu cầu rõ là tốt nghiệp kinh tế đối ngoại của ngoại thương. Cơ sở của tiêu thức về trình độ văn hoá, chuyên môn là do đặc thù của vị trí công việc, các nhiệm vụ chính mô tả trong bản mô tả công việc. ( Phụ lục 2) - Kinh nghiệm: nhiều vị trí tại ngân hàng Techcombank đòi hỏi kinh nghiệm của ứng viên. Ví dụ nhân viên thẩm định dự án, nhân viên định giá bất động sản,… đòi hỏi phải có trên 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan. Đặc các vị trí quản lý đòi hỏi kinh nghiệm trên 5 năm trong nghề. - Các phẩm chất cần thiết của người xin việc phù hợp với công việc thường có các tiêu thức sàng lọc như: khả năng giao tiếp, trình độ tiếng Anh (với yêu cầu số điểm TOEIC hay IELTS tối thiểu cho từng vị trí), trình độ tin học, chỉ số IQ, Chỉ số GMAT… 2. Lựa chọn và thiết kế các phương pháp tuyển chọn. Phương pháp đơn xin việc: ngân hàng Techcombank có thiết kế mẫu đơn xin việc bắt buộc cho các ứng viên. Đồng thời cũng khuyến khích có thêm 1 đơn tự viết của bản thân ứng viên. Đơn xin việc bao gồm các thông tin cơ bản cần thiết như: thông tin cá nhân, các thông tin về quá trình học tập, các văn bằng, chứng chỉ, quá trình đào tạo đã có. Quá trình công tác trong những năm gần đây, một số năng lực một số điểm yếu… Cán bộ tuyển dụng căn cứ vào đơn xin việc để làm cơ sở cho quá trình phỏng vấn. Mẫu đơn xin việc theo phụ lục kèm theo. Mẫu đơn xin việc của ngân hàng Techcombank tương đối tốt, và đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết, qua đơn xin việc cán bộ tuyển dụng có thể nắm được một số thông tin của ứng viên. ( Phụ lục 3 - đơn xin việc của Techcombank ) Phương pháp thi trắc nghiệm: phương pháp trắc nghiệm hiện đang được áp dụng trong quá trình tuyển chọn của Techcombank là trắc nghiệm tiếng anh, trắc nghiệm IQ, GMAT... Phòng QTNS có vai trò thiết kế các bảng, câu hỏi trắc nghiệm cho phù hợp, nhằm mục đích có thể giảm bớt các chi phí đào tạo, huấn luyện khi biết được các khả năng của nhân viên mới, giảm thiểu rủi ro do yếu kém của nhân viên…Việc ra đề, chấm thi trắc nghiệm phòng quản trị nhân sự có thể thuê chuyên gia từ bên ngoài nếu thấy cần thiết. Ví dụ một số câu hỏi trong phần thi GMAT của ngân hàng Techcombank trong đợt tuyển dụng tháng 10/2005 như sau: 1. An instrument store gives a 10% discount to all students off the original cost of an instrument. During a back to shool sale an additional 15% is taken off the discointed price. Julie, a students at the local high school, purchases a flute for $306. How much did it originally cost? ¨ $325 ¨ $375 ¨ $400 ¨ $408 ¨ $425 2. If y(x-1)=z then x= ¨y-z ¨z/y+1 ¨y(z-1) ¨z(y-1) ¨1-zy Các phương pháp thi trắc nghiệm này của ngân hàng đã có thể sàng lọc được các ứng viên có trình độ tiếng Anh, sự thông minh, nhạy bén, chủ động, sáng tạo cần thiết. Nói chung với các phẩm chất này sẽ rất cần thiết, tạo thuận lợi, dễ dàng hơn trong công việc của nhân viên sau này, cũng như việc đào tạo cũng dễ dàng hơn. Phương pháp phỏng vấn: hội đồng phỏng vấn gồm nhân viên phòng QTNS, trưởng các phòng ban chuyên môn, khi cần thiết có thể mời thêm chuyên gia tư vấn. Việc phỏng vấn diễn ra cuối cùng trong quá trình tuyển chọn. Các câu hỏi phỏng vấn thường liên quan tới các kiến thức chuyên môn, tính cách, thái độ trách nhiệm của ứng viên trong công việc…Những công việc đơn giản như nhân viên kho quỹ thì không cần có cả hội đồng phỏng vấn mà chỉ có một người phỏng vấn. Ngân hàng Techcombank sử dụng cả phỏng vấn được thiết kế, và không được thiết kế, phỏng vấn căng thẳng ví dụ như đặt các câu hỏi liên tiếp dồn dập dựa vào ý của câu trả lời trước của ứng viên…Cán bộ phỏng vấn cần phải có những kinh nghiệm, năng lực, khả năng giao tiếp, ứng xử tốt, đặc biệt tạo cho ứng viên cảm giác thân thiện gần gũi và tự tin. Các thành viên trong hội đồng đánh giá của ngân hàng Techcombank nhìn chung đều có các phẩm chất trên. Nên luôn tạo ấn tượng tốt cho các ứng viên tới phỏng vấn. c. Các bước của quá trình tuyển chọn B1: Nhận hồ sơ và sơ tuyển. Phòng QTNS là nơi tiếp nhận hồ sơ dự tuyển. Khi một ứng viên đến nộp hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ xem xét hồ sơ có đầy đủ giấy tờ cần thiết, đúng theo yêu cầu chưa? Nhân viên tuyển dụng cũng tiến hành sơ tuyển và loại bỏ những hố sơ không hợp lệ. B2: Tổ chức thi tuyển Vòng 1: thi kiến thức tổng hợp và thi chuyên môn. Đề thi kiến thức tổng hợp trên toàn hệ thống do hội đồng tuyển dụng hội sở ra đề và chấm thi. Đề thi gồm một số câu hỏi mở. Ví dụ như: Tại sao bạn nộp đơn thi tuyển vào Techcombank? Bạn có những hiểu biết gì về nghiệp vụ ngân hàng? Hãy kể cho chúng tôi những công việc mà bạn đã từng làm trước đây? những thành công có được của bạn? Đề thi chuyên môn do cán bộ quản lý trực tiếp kết hợp cùng hội đồng tuyển dụng ra đề. Ví dụ như thi tuyển vào vị trí nhân viên giao dịch có câu hỏi: Bạn nghĩ là một nhân viên giao dịch cần có những khả năng gì? Bạn có những ý kiến gì để giúp cho công việc giao dịch với khách hàng của Techcombank đạt hiệu quả hơn? Vòng 2.Thi tiếng Anh. Bao gồm những câu hỏi trắc nghiệm về tiếng Anh có các phương án để ứng viên lựa chọn. Nhằm mục đích kiểm tra kiến thức tiếng anh của ứng viên. Đi kèm với thi tiếng Anh là đòi hỏi các ứng viên phải có chứng chỉ IELTS, TOEIC. Vòng này các ứng viên cũng phải thi các trắc nghiệm tâm lý, trắc nghiệm IQ, GMAT. Vòng 3. Phỏng vấn Căn cứ vào kết quả thi của vòng 1 và 2 (trong đó kết quả thi chuyên môn, nghiệp vụ làm căn cứ chính). Hội đồng tuyển dụng sẽ ra quyết định danh sách các ứng viên được vào phỏng vấn. Các câu hỏi phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên nào phù hợp nhất với vị trí công việc. Phần này thường gồm những câu hỏi tìm hiểu về khả năng, tính cách, động cơ làm việc, năng lực trách nhiệm của ứng viên. Ví dụ: đợt tuyển dụng gần đây nhất tháng 04/2006 mà em được trực tiếp tham gia. Tuy rằng quy trình tuyển dụng trong QĐ của BTGĐ (tháng 12/2002) gồm các bước nêu trên, nhưng đợt tuyển dụng này lại gồm các bước thực tế như sau: B1: Nhận hồ sơ và sơ tuyển Phòng QTNS trong 7 ngày từ 17/04 đến 25/04 nhận được 614 hồ sơ xin việc vào các vị trí cần tuyển. Các nhân viên phòng nhân sự đã làm công tác lọc hồ sơ, sơ tuyển. B2: Tổ chức thi tuyển Vòng 1: Thi GMAT Không có thi kiến thức chuyên môn. Vòng 2: Thi TOEIC Vòng 3: Phỏng vấn. Dự kiến sẽ lấy khoảng 112 nhân viên. Đợt tuyển dụng vào thời điểm này theo em là chưa phù hợp. Tuy rằng ngân hàng có tuyển sinh viên năm cuối các trường đại học, cao đẳng; song số lượng sinh viên năm cuối đăng ký thi còn ít. Vì thực sự các sinh viên còn chưa có nhiều thời gian quan tâm đến tuyển dụng tại thời điểm mùa ôn thi tốt nghiệp này. Do vậy nên số lượng hồ sơ xin việc so với số lượng cần tuyển là chưa cao lắm. Các vị trí công việc đòi hỏi kinh nghiệm của ứng viên là trên 1 năm thì không phải thi vòng 1 mà chỉ trải qua 2 vòng thi: Vòng 1: thi GMAT, TOEIC Vòng 2: phỏng vấn. B3.Ra quyết định tuyển dụng Ví dụ đợt tuyển dụng gần đây nhất tháng 3/2006 có 8 vị trí công việc cần tuyểnnhân viên đó là:Chuyên viên định giá bất động sản, chuyên viên định giá công trình xây dựng, chuyên viên định giá máy móc thiết bị, chuyên viên thẩm định tín dụng cao cấp, kiểm soát viên Nội bộ, chuyên viên Hỗ trợ & Kiếm soát giao dịch, chuyên viên Nhân sự, Trưởng/Phó phòng giao dịch. Vì các vị trí công việc trên đòi hỏi kinh nghiệm của ứng viên nên không phải trải qua vòng 1 là kiến thức chuyên môn và thi tổng hợp. Mà đòi hỏi chứng nhận kinh nghiệm (hợp đồng làm việc tại công ty cũ). Việc thi tuyển chỉ có 2 vòng. Các ứng viên sẽ phải trải qua vòng thi trắc nghiệm tiếng anh bao gồm 20 câu hỏi trắc nghiệm (chọn lựa phương án trả lời đúng nhất), thi trắc nghiệm về khả năng, năng khiếu như việc làm toán nhanh, suy luận logic. Khả năng tư duy. Nhìn chung công tác tuyển chọn của ngân hàng đã đạt được hiệu quả song vẫn ở mức bình thường. Vẫn còn tồn tại trong việc tuyển chọn, công tác lọc hồ sơ tuyển chọn (bước lọc hồ sơ và sơ tuyển) còn bị hạn chế như xem xét chưa kỹ lưỡng. Nhiều khi phỏng vấn chưa đạt hiệu quả. 4. Đánh giá chung về công tác tuyển dụng của ngân hàng Techcombank 4.1. Đánh giá công tác tuyển mộ Tỷ lệ sàng lọc chung đợt tuyển dụng tháng 10/2005 : tỷ lệ số người nộp đơn xin tuyển và số người được vào thi vòng là 1.5/1. Tỷ lệ số người được thi vòng 2 so với số người được thi vòng 1 la 3/1. Tỷ lệ số người thi vòng 3 so với số người được thi vòng 2 là 1.5/1. Tỷ lệ số người thi vòng 3 so với số người được tuyển là 2/1. Chi phí cho các hoạt động tuyển mộ và chi phí cho một lần tuyển mộ. Chi phí này gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển mộ như: Chi phí thuê dịch vụ tuyển mộ, chi phí quảng cáo… Hiệu quả của tuyển mộ: Việc loại bỏ những hồ sơ xin việc thường căn cứ vào việc thiếu các giấy tờ như sơ yếu, hợp đồng lao động với công ty cũ, giấy khám sức khoẻ quá hạn, không đủ trình độ theo yêu cầu. Các tiêu chuẩn loại bỏ như vậy là tương đối hợp lý. Bên cạnh đó còn hạn chế là chưa thực sự linh động với các trường hợp thiếu giấy tờ, có khi làm mất cơ hội của ứng viên. Vì chưa sử dụng hết các phương pháp tuyển mộ nên nhiều khi những người có năng lực và phù hợp với công việc lại không tham gia thi tuyển do không biết thông tin tuyển dụng. Số người đến nộp hồ sơ còn hạn chế. Bên cạnh đó chưa sử dụng hết nguồn lao động trẻ năng động, nhiệt tình là các sinh viên của các trường đại học. Việc lập kế hoạch tuyển mộ trong quá trình tuyển mộ còn chưa được chú trọng lắm do đó chưa ước lượng cụ thể trước được số ứng viên sẽ nộp hồ sơ. Việc xác định thời gian tuyển mộ như vào tháng 4 vừa rồi là chưa được hợp lý lắm, vì sẽ bỏ lỡ nguồn tuyển mộ là các sinh viên sắp ra trường. 4.2. Đánh giá công tác tuyển chọn. Tỷ lệ tuyển chọn Tỷ lệ tuyển chọn=Số người xin việc được tuyển/tổng số người nộp đơn xin việc tỷ lệ tuyển chọn của ngân hàng Techcombank tháng 10/2005 vào khoảng 14/1. Số lượng nhân viên mới chấp nhận làm việc là 94%. Tỷ lệ này là tương đối cao. Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới. Kết quả này càng tốt chứng tỏ tuyển chọn được kỹ càng và thành công. Khi mới vào ngân hàng nhân viên mới được sự hướng dẫn của một cán bộ trong phòng. Tuy nhiên việc đánh giá của cán bộ trực tiếp với sự thực hiện công việc của nhân viên mới chỉ ở mức khá và trung bình. Điều này chứng tỏ trong quá trình tuyển chọn còn nhiều khiếm khuyết. Nhiều khi sự lựa chọn các ứng viên chưa thật tốt vì nhiều lý do như số đơn thi tuyển vào vị trí ấy ít, không có ai phù hợp hơn nên buộc phải tuyển. Nên nhân viên mới khi vào làm việc chưa đạt hiệu quả lắm. Nhân viên mới làm việc chưa đạt hiệu quả lắm thể hiện ở sự đánh giá của cán bộ hướng dẫn trực tiếp. Tại ngân hàng Techcombank sau khi được tuyển vào nhân viên mới sẽ trải qua 1-2 tháng thử việc và 6 tháng học việc. Kết thúc mỗi giai đoạn sẽ có sự đánh giá của cán bộ quản lý. Nhìn chung đa số các nhân viên mới vào đều phải trải qua quá trình đào tạo thêm về nghiệp vụ. Số lượng nhân viên mới bỏ việc. Số nhân viên thôi việc năm 2004 là 54 người trên tổng số 705 nhân viên chiếm 7.7%. Số nhân viên thôi việc năm 2005 là 159 người trên tổng số 1040 nhân viên chiếm 15.3%. Đây là một điều rất đáng lo ngại. Tỷ lệ nhân viên mới đang trong thời gian học việc nghỉ việc so với số nhân viên nghỉ việc năm 2004 là 11 người chiếm 20.3%. Tỷ lệ này năm 2005 là 35 người trên 159 người chiếm 22%. Đây là một câu hỏi cần được quan tâm giải đáp. Lý do chính khi các nhân viên đang trong giai đoạn học việc nghỉ việc là do họ không thích thú với công việc, do trong quá trình tuyển chọn không có tham quan công việc nên nhiều người bỡ ngỡ với công việc gây ra chán nản với công việc. (số liệu tự thống kê căn cứ vào hồ sơ thôi việc tại phòng QTNS) VI. Định hướng lao động mới Khi mới được tuyển vào nhân viên mới sẽ trải qua khoá đào tạo định hướng. Mục đích của loại hình này là phổ biến thông tin, định hướng và cung cấp kiến thức mới như giải thích cho người lao động về cơ cấu tổ chức, các thông tin về tổ chức. Ngân hàng Techcombank có xây dựng chương trình định hướng cho nhân viên mới. Chương trình định hướng bao gồm các thông tin: Lịch sử hình thành phát triển Chiến lược kinh doanh, các giá trị cốt lõi Chế độ làm việc bình thường là 5.5 ngày Sơ đồ cơ cấu tổ chức Nội quy lao động, kỷ luật lao động Các chế độ lương thưởng, bảo hiểm Các công việc phải thực hiện Các trang bị được cung cấp Giới thiệu các với các đồng nghiệp trong phòng ban Giới thiệu về chức năng nhiệm vụ của phòng/ban Nhận nơi làm việc và các vật dụng cần thiết khác Mối quan hệ với các phòng/ban, chi nhánh trong hệ thống. Chương trình định hướng được xây dựng tương đối đầy đủ và hợp lý. Việc định hướng này được thực hiện tập trung cho tất cả các nhân viên mới. Do phòng QTNS và người quản lý trực tiếp tiến hành. Dù có được định hướng và được phân công cán bộ hướng dẫn trực tiếp nhưng việc chỉ rõ các công việc cho nhân viên mới còn chưa được thực hiện tốt, sự gần gũi giúp đỡ của các nhân viên cũ với nhân viên mới còn hạn chế. Nên nhân viên mới gặp nhiều khó khăn. Theo điều tra phỏng vấn hỏi 20 nhân viên mới được tuyển với câu hỏi: Anh/chị có được người quản lý trực tiếp hướng dẫn tỉ mỉ cụ thể để có thể làm tốt công việc không? Thì tới 14 người trả lời là không. Ngay tại phòng QTNS, khi có 3 nhân viên mới vào, công tác hướng dẫn được phân công cụ thể cho từng thành viên trong phòng song sự hướng dẫn còn ở mức thấp. Các nhân viên mới này trong 2 tháng đầu vẫn chưa thể thực hiện tốt công việc vào hồ sơ,làm bảo hiểm, làm các đơn từ, hợp đồng lao động…Do các nhân viên hướng dẫn không có thời gian trực tiếp hướng dẫn một cách cụ thể. Đa số các nhân viên mới này chỉ quan sát, làm theo, có gì thắc mắc thì hỏi. Theo em lý do chính để việc kèm cặp định hướng này chưa tốt là do ngân hàng chưa có các chế độ khuyến khích với người hướng dẫn trực tiếp, chưa có quy định cụ thể về việc hướng dẫn đó. ( Kèm phụ lục bảng định hướng nhân viên mới) Chương IV. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Techcombank . I. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ tại ngân hàng Techcombank 1. Lập kế hoạch tuyển mộ rõ ràng Mục đích của việc lập kế hoạch tuyển mộ rõ ràng là để cán bộ tuyển dụng có thể biết được số lượng người cần tuyển mộ là bao nhiêu . Số người nộp đơn xin việc phải lớn hơn số người cần tuyển. Không thể để tình trạng tỷ lệ tuyển chọn quá thấp hay quá cao. Khi xác định tỷ lệ số người xin việc so với số người được tuyển ngân hàng phải căn cứ vào các yếu tố sau: - Thị trường lao động của ngành ngân hàng nước ta hiện nay như thế nào? Hiện nay thị trường ngân hàng đang tăng nhanh về cung lao động và cầu lao động cũng tăng rất mạnh. Sự ra đời của nhiều ngân hàng Quốc tế, cổ phần, quân đội, của các nước đầu tư vào Việt Nam… làm cho cầu tăng mạnh. Bên cạnh đó cung lao động cho thị trường ngân hàng cũng ngày một tăng mạnh do sự hấp dẫn của công việc trong ngân hàng và mức độ thu nhập hấp dẫn. Cán bộ tuyển dụng phải đánh giá được độ hấp dẫn của ngân hàng mình so với các ngân hàng khác. - Chất lượng nguồn lao động đòi hỏi cao hay thấp đối với vị trí công việc tuyển mộ. Một kế hoạch tuyển mộ cho vị trí đòi hỏi chất lượng cao như vị trí quản lý thì phải khác với kế hoạch tuyển mộ lao động chất lượng bình thường như nhân viên kho quỹ. Ví dụ có thể lập kế hoạch tuyển mộ cho đợt tuyển dụng tháng 3/2006 như sau: (Kế hoạch tuyển dụng phụ lục 4) + Với vị trí MS01- chuyên viên định giá bất động sản: do đặc thù công việc là tương đối phức tạp, cần kinh nghiệm của ứng viên về bất động sản. Cung lao động về lượng người như vậy tại thời điểm này không nhiều. Thu nhập cho vị trí này tại ngân hàng so với thu nhập của những người làm công tác định giá về bất động sản tại các công ty môi giới BĐS, tại các ngân hàng khác, các tổ chức tài chính… ở mức không cao. Đang cần thiết nhân viên tại vị trí này gấp, thời gian nộp hồ sơ và thông báo trên truyền thông ngắn, tuyển mộ chủ yếu từ nguồn bên ngoài. Do vậy ước tính tỉ lệ số người nộp đơn xin việc so với số lượng cần tuyển vào khoảng 5:1. Tức là ước đoán chỉ có khoảng 15 hồ sơ cho vị trí này. Cũng tương tự như vậy cho việc ước đoán số người nộp đơn xin việc tại các vị trí MS02 đến 08. 2. Sử dụng đa dạng các phương pháp tuyển mộ Khai thác các kênh tuyển mộ giới thiệu ứng viên qua các nhân viên trong ngân hàng. Các ứng viên do nhân viên trong ngân hàng giới thiệu sẽ dễ tạo sự tin tưởng đối với ngân hàng hơn. Khi nhân viên trong ngân hàng cảm thấy môi trường làm việc tốt họ sẽ có xu hướng giới thiệu người thân, bạn bè mình. Việc thẩm định lại thông tin của các ứng viên này sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn do có sự giới thiệu của nhân viên ngân hàng. Có thể khuyến khích sự giới thiệu của nhân viên trong ngân hàng bằng cách trong thông báo nội bộ của ngân hàng đưa vào nội dung: Ngân hàng sẽ ghi nhận sự đóng góp của nhân viên nếu giới thiệu được người lao động có trình độ và khả năng làm việc tốt. Khuyến khích nhận sinh viên thực tập, đào tạo để trở thành nhân viên của ngân hàng. Sinh viên sắp ra trường là một lực lượng lao động trẻ, nhiệt tình, đã qua đào tạo chính quy, có khả năng tiếp cận nhanh với công việc. Vì thế ngân hàng nên khuyến khích nhận sinh viên thực tập. Hiện nay ngân hàng Techcombank có nhận sinh viên thực tập song vẫn chưa có chương trình đào tạo, kèm cặp để họ trở thành nhân viên trong tương lai của ngân hàng. Nên kèm cặp cho sinh viên thực tập, giao cho họ những công việc đơn giản trước, sau đó hướng dẫn các công việc phức tạp hơn. Cho sinh viên thực tập làm quen với môi trường làm việc, với công việc. Có thể xác định một chương trình đánh giá sinh viên thực tập về khả năng tiếp cận công việc, khả năng làm việc, giao tiếp, …để từ đó có thể lựa chọn ra những sinh viên đủ tiêu chuẩn và tuyển vào vị trí tương ứng nếu thiếu. Tham gia các diễn đàn giao lưu về hướng nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế, tài trợ cho các câu lạc bộ của các trường đại học như: Câu lạc bộ các nhân viên ngân hàng tương lai…về các trường đại học tuyển mộ các sinh viên giỏi năm cuối. Sự tham gia này cũng sẽ tạo cho các sinh viên hiểu biết về ngân hàng hơn, hình ảnh của ngân hàng cũng được biết đến nhiều hơn. Đây là một phương pháp rất tốt cho công tác tuyển mộ mà ngân hàng cũng nên áp dụng. Hoàn thiện lại nội dung quảng cáo tuyển nhân viên cho phong phú và hấp dẫn hơn. Để thiết kế một thông báo quảng cáo tuyển dụng nên có sự tham gia của cán bộ tuyển dụng, cán bộ phòng kinh doanh, hoạ sỹ thiết kế quảng cáo… Nội dung của bảng quảng cáo tuyển mộ nên đưa ra các thông tin như: - Tên của công việc được tuyển - Số lượng người lao động cần tuyển, thời hạn nộp hồ sơ, các giấy tờ, chứng chỉ, văn bằng cần thiết. - Thông tin về công việc cần tuyển bao gồm: mô tả công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, vi tính, kinh nghiệm, khả năng cần có. - Mức thù lao ban đầu với vị trí công việc cần tuyển - Những thông tin về mức độ hấp dẫn của công việc: tính năng động của công việc, khả năng thăng tiến, quan hệ giao tiếp, môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái, hoà đồng… - Vị trí và danh tiếng của ngân hàng Techcombank - Các chính sách nhân lực hấp dẫn như: các chế độ thưởng, khuyến khích tinh thần, vật chất, quan tâm đến nhân viên trong ngân hàng. Nên trình bày thông báo này trên một phông nền gây ấn tượng, chèn thêm các hình ảnh thú vị, gây ấn tượng tốt cho người xem. Ngoài các thông tin trong thông báo tuyển dụng hiện đang sử dụng tại ngân hàng (phụ lục 1). Với vị trí MS 06 - chuyên viên Nhân sự có thể đưa thêm một đoạn như sau vào thông báo: …" Khi trở thành nhân viên phòng QTNS hội sở ngân hàng Techcombank bạn sẽ có cơ hội làm việc trong một môi trường năng động, thoải mái, được giao tiếp rộng rãi, phát huy tối đa năng lực của bạn. Với mức thù lao hấp dẫn theo thoả thuận giữa bạn và chúng tôi tối thiểu 2.500.000đ sau 2 tháng thử việc! Bạn sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi nhân sự đặc biệt, thời gian làm việc linh hoạt, chế độ khuyến khích hấp dẫn cho sự hoàn thành công việc của bạn!"… Với các vị trí quản lý cao cấp như GĐ các chi nhánh, Trưởng các phòng ban Hội sở nên cân nhắc và lựa chọn phương pháp tuyển mộ cho phù hợp. Không nhất thiết phải thông báo rầm rộ trên các phương tiện thông tin đại chúng vì như vậy việc lọc hồ sơ và thi tuyển mất thời gian. Nên sử dụng phương pháp tuyển từ nguồn nội bộ như: phương pháp thông báo nội bộ, danh mục các kỹ năng, thu hút những người có năng lực kinh nghiệm từ các ngân hàng, tổ chức khác. Đặc biệt ngân hàng có thể sử dụng phương pháp giới thiệu của nhân viên trong ngân hàng. Có chế độ khuyến khích với nhân viên của mình nếu giới thiệu được người phù hợp. 3. Trong thông báo tuyển mộ nên xây dựng bản mô tả công việc chi tiết hơn Phục vụ công tác lọc hồ sơ dễ dàng, đồng thời người đọc cũng có thể hiểu chi tiết hơn công việc của vị trí cần tuyển để quyết định có thi tuyển không? Tại ngân hàng Techcombank bản mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ còn sơ sài. Ví dụ trong thông báo tuyển mộ hiện tại chức vụ kiểm soát viên nội bộ được mô tả công việc như sau: Kiểm soát hoạt động nghiệp vụ của các chi nhánh, trung tâm trên toàn hệ thống. Như vậy là chưa đầy đủ lắm, nên đưa vào thông báo tuyển mộ bản mô tả công việc chi tiết hơn. Nên thêm vào một số nội như: - Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của chức vụ kiểm soát viên nội bộ: + Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ của các chi nhánh, trung tâm trên toàn hệ thống. + Lập báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ, đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong báo cáo kiểm tra nội bộ + Đảm bảo an toàn về mặt pháp lý cũng như lợi ích của ngân hàng trong giao dịch với đối tác. + Soạn thảo các hợp đồng có liên quan. - Thực hiện kiểm tra kiểm soát độc lập các hoạt động nghiệp vụ của các chi nhánh, trung tâm trên toàn hệ thống, trợ giúp pháp lý trong việc khởi kiện và các giai đoạn tiếp theo đối với các khoản vay liên quan đến vụ án… Tóm lại là bản mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ cần chi tiết rõ ràng các nhiệm vụ hơn nữa. Sẽ tạo điều kiện hơn cho các ứng viên có thể căn cứ vào đó để nộp đơn vào vị trí nào cho thật phù hợp với trình độ, khả năng của mình. Muốn được như vậy thì nhiệm vụ của phòng QTNS là phải phối kết hợp với các phòng ban chức năng để lập ra một bản mô tả công việc phù hợp. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển chọn tại ngân hàng Techcombank . 2.1. Hoàn thiện công tác lọc hồ sơ Cán bộ lọc hồ sơ nên linh động trong quá trình lọc hồ sơ: ví dụ như nếu giấy khám sức khoẻ quá hạn thì có thể châm trước cho nộp sau… Lọc hồ sơ cần xem xét kỹ các văn bằng chứng chỉ của ứng viên có đúng và đủ theo bản mô tả công việc, yêu cầu công việc. Từ khâu tuyển mộ được thực hiện tốt sẽ giúp cho ngân hàng có được số lượng hồ sơ cho các vị trí tuyển dụng khá lớn, vậy nên thực hiện tốt khâu lọc hồ sơ ban đầu nhằm loại bỏ ngay từ đầu những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu đối với người thực hiện công việc, tránh lãng phí nguồn lực, giảm chi phí cho tuyển dụng. 2.2. Xây dựng các tiêu thức tuyển chọn rõ ràng, có cho điểm dựa vào các tiêu thức đó. Việc xây dựng rõ ràng các tiêu thức này sẽ giúp tìm đúng người đúng việc. Những tiêu thức tuyển chọn nên được đưa ra như: - Trình độ chuyên môn: gồm có các tiêu thức như đã được đào tạo qua trường nào? Chuyên ngành gì? - Trình độ ngoại ngữ: Điểm thi TOEIC với các vị trí có các thang điểm khác nhau. Ví dụ nhân viên quỹ chỉ cần trên 300 đ còn đối với nhân viên giao dịch ngoại hối thì số điểm này là trên 600 đ. - Chỉ số IQ: chỉ số này cho từng vị trí cũng nên có tiêu chuẩn khác nhau. Vị trí công việc đơn giản thì điểm IQ không cần cao lắm. Ngược lại vị trí công việc phức tạp đòi hỏi sự nhạy bén và sáng tạo của nhân viên thì chỉ số này cần cao. Việc thiết lập các bài thi trắc nghiệm IQ cần có thêm sự giúp đỡ từ các chuyên gia bên ngoài nhằm làm cho trắc nghiệm đạt hiệu quả. - Chỉ số GMAT: phản ánh độ nhạy bén, nhanh nhẹn của ứng viên. Tuỳ từng vị trí mà điểm GMAT quy định là bao nhiêu. - Khả năng làm việc theo nhóm - Khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc độc lập. Các khả năng này nhà tuyển dụng có thể phần nào nắm được trong quá trình phỏng vấn trực tiếp ứng viên. 2.3. Đưa tham quan công việc vào quá trình tuyển dụng. Đây là biện pháp tránh tình trạng nhân viên mới thất vọng vì công việc gây ra tình trạng bỏ việc. Những người xin việc luôn có ký vọng về sự thoả mãn công việc do đó nếu ta tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãn đối với công việc Các điều kiện làm việc khác, qua đó người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gì họ phải thực hiện trong tương lai để khỏi phải ngỡ ngàng khi gặp những điều không phù hợp với suy nghĩ của họ. Tham quan công việc rất cần thiết khi sự tìm hiểu của ứng viên về ngân hàng chưa được nhiều lắm. Đặc biệt với những sinh viên mới ra trường, hay với những người chưa từng làm việc trong lĩnh vực ngân hàng thì việc tham quan công việc là rất cần thiết. Việc tham quan công việc có thể thực hiện bằng cách cho các ứng viên dự tuyển vào vị trí nào được tham quan trực tiếp phòng ban đó. Hoặc cho các ứng viên xem Video quay cảnh làm việc 1 ngày, các công việc giải quyết trong ngày của các phòng ban. Việc này sẽ giúp họ ít nhiều tưởng tượng ra công việc trong tương lai mà mình dự định thi vào. Ngân hàng cũng có thể làm một tạp chí giới thiệu cụ thể, tỉ mỉ về các phòng ban, các công việc, thời gian, chế độ thưởng, khuyến khích,…để cho các ứng viên quan tâm có thể đọc được. 2.4. Đào tạo cán bộ tuyển dụng chuyên sâu hơn. Cán bộ tuyển dụng cũng cần nắm được các nghiệp vụ chức năng chủ yếu của vị trí cần tuyển. Cán bộ tuyển dụng được đào tạo chuyên sâu hơn sẽ giúp quá trình phỏng vấn được tốt hơn và tuyển được đúng người. Những cán bộ tuyển dụng chịu trách nhiệm phỏng vấn ứng viên cần có các yêu cầu sau: - Là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việc chuyên môn, có đủ các kiến thức kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý, xã hội, công nghệ, kỹ thuật…Là những người am hiểu về kỹ thuật phỏng vấn như: không nên ngắt lời ứng viên khi họ đang trình bày ý kiến của mình, coi trọng ý kiến của các ứng viên. Nắm được những điểm quan trọng trong ý kiến của các ứng viên. Áp dụng phương pháp đặt câu hỏi và gợi ý, tạo ra một không khí phỏng vấn chuyện trò. Biết cân đối thời gian nói và nghe các ứng viên trình bày. - Biết quan tâm đến người xin việc, biết lắng nghe, tạo sự gần gũi với các ứng viên. - Có kinh nghiệm và khả năng trong việc phỏng vấn. Có khả năng một chút về cách nhìn người để từ đó có thể đưa ra những câu hỏi trọng tâm. 2.5. Phân chia công việc rõ ràng giữa các bộ phận, mỗi bộ phận chuyên sâu về một phần sẽ giúp thực hiện tốt hơn. Công tác tuyển dụng đang là một công tác thường xuyên của phòng QTNS do nhu cầu và chiến lược phát triển của ngân hàng nên việc tuyển dụng diễn ra rất thường xuyên. Do đó cần có một nhóm cán bộ tuyển dụng cùng chịu trách nhiện và đảm bảo đáp ứng đủ và kịp thời các nhu cầu nhân lực của toàn hệ thống. Trong nhóm cán bộ tuyển dụng sẽ bố trí công việc như sau với 4 cán bộ tuyển dụng chịu trách nhiệm từng mảng ngoài ra có thể có thêm sự trợ giúp của phòng QTNS và của các thành viên trong hội đồng phỏng vấn. - cán bộ chịu trách nhiệm về mảng tuyển mộ, tức là việc tìm kiếm nguồn, phương pháp tuyển mộ, chịu trách nhiệm cùng với phòng IT, thuê hoạ sỹ thiết kế… để lập thông báo tuyển dụng - cán bộ chịu trách nhiệm về tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển và hẹn phỏng vấn - cán bộ chịu trách nhiệm về phỏng vấn, tổ chức thi tuyển, tham gia chấm thi cùng hội đồng. - Cán bộ chịu trách nhiệm về thông báo trúng tuyển, cập nhật hồ sơ trúng tuyển, thực hiện công tác định hướng. Bộ phận nhân sự có vai trò trực tiếp trong công tác tuyển dụng, từ khâu lọc hồ sơ, tuyển chọn, nhận nhân viên mới. Các phòng ban chức năng khác có trách nhiệm kết hợp cùng phòng nhân sự thiết kế bản mô tả công việc, phỏng vấn trực tiếp ứng viên theo mục tiêu của phòng ban mình cần tuyển người như thế nào? Cán bộ lãnh đạo trực tiếp phòng ban chức năng còn có trách nhiệm tiếp nhận, định hướng nhân viên mới. Sự sắp xếp cán bộ hướng dẫn nhân viên mới như thế nào, giới thiệu với các đồng nghiệp ra sao, công việc như thế nào là trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp. Vì thế người lãnh đạo trực tiếp càng gây ấn tượng tốt cho nhân viên mới bao nhiêu thì cũng đóng góp rất lớn vào sự thực hiện công việc của họ. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác định hướng 1. Giao trách nhiệm cụ thể cho cán bộ hướng dẫn trực tiếp Nhằm giúp đỡ nhân viên mới tiếp cận được với công việc dễ dàng hơn. Đồng thời cũng là tạo sự thân thiện của cán bộ quản lý trực tiếp, cán bộ hướng dẫn trực tiếp với nhân viên mới. Giúp cho công tác hoà nhập vào ngân hàng của nhân viên mới được tốt. 2. Tổ chức các cuộc gặp gỡ giữa nhân viên mới với BTGĐ Nhằm mục đích để BTGĐ biết được nguyện vọng của nhân viên mới đồng thời làm họ gắn bó với ngân hàng hơn. Các cuộc gặp gỡ này vừa tạo điều kiện để BTGĐ trực tiếp tiếp xúc với những nhân viên mới vừa là cơ hội để khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Để công tác tuyển dụng được tốt thì các chính sách nhân sự khác của ngân hàng Techcombank cũng phải thực sự được quan tâm chú trọng. ngân hàng cần hoàn thiện hơn nữa công tác đánh giá thực hiện công việc, công tác bố trí nhân lực. Hiện nay việc ĐGTHCV của ngân hàng chưa được cụ thể lắm: - Bản phân tích công việc đặc biệt là bản mô tả công việc còn thiếu, mới chỉ có chức năng và nhiệm vụ, chưa đưa được yếu tố điều kiện làm việc vào. - Bản tiêu chuẩn THCV là cơ sở cho đánh giá THCV nhưng các tiêu chuẩn đưa ra còn chưa đầy đủ, chung chung và chưa cụ thể. - Chưa áp dụng phong phú các phương pháp đánh giá THCV, mới chỉ dừng lại ở phương pháp thang đo đồ họa và phương pháp quan sát hành vi. - Một số thành viên của Hội đồng đánh giá là những người không được đào tạo đúng chuyên ngành quản trị nhân sự. Nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm và những kiến thức học hỏi được từ trong công việc thì hiệu quả của công tác đánh giá sẽ không cao Ngoài ra để có thể thu hút được nhiều ứng viên trong quá trình tuyển mộ, thì việc tạo ra một hình ảnh uy tín của ngân hàng trên thị trường cũng là một yếu tố quan trọng. Kết luận Công tác tuyển dụng là một nội dung quan trọng trong quản lý nhân lực, công tác tuyển dụng đạt hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động có chất lượng và đảm bảo số lượng. Công tác tuyển dụng tại ngân hàng Techcombank đã đạt được một số thành tích đáng kể là tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết trong quá trình hoạt động, người lao động đã làm được việc. Song mức độ hoàn thành công việc của nhân viên mới là chưa cao, tỷ lệ nhân viên thôi việc trong năm gần đây đặc biệt là năm 2005 còn cao quá mức bình thường. Tỷ lệ nhân viên mới thôi việc cũng lớn do không bắt kịp được công việc, không thực hiện tốt công việc. Việc nghiên cứu này của em còn dừng ở mức với tư duy và kinh nghiệm còn hạn chế. Nhưng em cũng mong rằng đã đưa ra một số kiến nghị và giải pháp có ích trong công tác tuyển dụng tại ngân hàng Techcombank. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Quản trị nhân lực - THS Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân. 2. Sách Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung 3. Sách Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân 4. Tạp chí ngân hàng Techcombank năm 2005 5. Quy trình tuyển dụng tại ngân hàng Techcombank 6. Kế hoạch nhân sự ngân hàng Techcombank naưm 2005 7. Sổ tay nhân viên ngân hàng Techcombank Môc lôc Trang Lời Cam Đoan Em xin cam đoan: chuyên đề thực tập tốt nghiệp đề tài hoàn thiện công tác tuyển dụng tại ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank là do em tự làm hoàn toàn không có sao chép của người khác. Nếu có gì sai xót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Sinh viên: Đỗ Minh Huệ Lớp Quản Trị Nhân Lực 44B - Khoa Kinh Tế Lao Động & dân số - Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Lêi c¶m ¬n Trong quá trình thực tập em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của Thạc Sỹ Nguyễn Vân Thuỳ Anh là giáo viên hướng dẫn tốt nghiệp của em. Mặc dù bận nhiều công việc giảng dạy và xã hội nhưng cô Thuỳ Anh luôn dành nhiều thời gian để hướng dẫn và chữa bài cho em. Và em cũng nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng Quản trị nhân sự ngân hàng Techcombank. Các anh, chị đã nhiệt tình trả lời những câu hỏi và thắc mắc của em giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn cô Thuỳ Anh và các anh, chị phòng Quản trị nhân sự ngân hàng Techcombank đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Chúc cô Thuỳ Anh và các anh, chị phòng Nhân Sự sức khoẻ, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp!