Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt

ẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Kho: KVT- Kho vải thêu Vật tư: 01IQF - Vải thêu IQF cấp 1 Đvt: KG Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Khách hàng Diễn giải SL nhập (Kg) SL xuất (Kg) SL tồn kho (Kg) Ngày Số … … 25/12 PN 08/12 Cty TNHH Việt Á Nhập mua vải thêu 13.507 145 183 … … … 26/12 HĐ 6409 Cty cổ phần Vân Trường Bán vải thêu 8 100 143 190 … … … 28/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại kho từ SX 1 100 143 290 …. … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 655 154 087 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải thêu 28 333 153 432 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 34 946 118 486 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 3 562 114 924 Tổng cộng 46 211 63 584 Người lập biểu (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Đối với vật liệu mua ngoài căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho kế toán vào số liệu trong phân hệ kế toán “ Mua hàng / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập mua hàng ”. Khi nhập một Hoá đơn mua hàng chương trình sẽ tự sinh ra Phiếu nhập kho. Còn Phiếu nhập kho của vật liệu nhập lại từ sản xuất (Phế liệu thu hồi) thì kế toán sẽ cập nhật số liệu trên phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho”. Khi lên báo cáo chương trình sẽ tự động nhặt số liệu ở cả phân hệ “ Kế toán mua hàng” và “ kế toán hàng tồn kho”. Theo cơ chế xử l‎ý tự động của phần mềm kế toán máy các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL được kế toán NVL của công ty cập nhật khi có nghiệp vụ phát sinh và tất cả các dữ liệu đó được quản l‎ý bằng phần mềm. Dữ liệu sau khi được cập nhật này sẽ được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin. Từ tệp tin này phần mềm kế toán sẽ thực hiện chuyển sổ vào các “tệp sổ cái”. Định kỳ vào cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ sử l‎ý “tệp sổ cái” này để lên BCTC. Kế toán NVL sẽ in các sổ cần thiết từ các file đã được hình thành và quản l‎ý bởi phần mềm. Một số sổ chi tiết không được thiết kế sẵn trong phần mềm, kế toán NVL sẽ tự tổng hợp sổ chi tiết đó với sự trợ giúp của phần mềm Excel. Việc quản lý NVL được thực hiện bởi phân hệ kế toán Hàng tồn kho nhưng luôn có mối liên hệ về mặt giữ liệu giữa phân hệ kế toán này với các phân hệ kế toán khác có liên quan đến hàng tồn kho như phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân hệ kế toán tổng hợp… Sau đó, số liệu sẽ tự động được đưa vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu nhập, Bảng tổng hợp nhập, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO BẰNG FAST ACCOUTING 2006 PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC BÁO CÁO (các sổ KT chi tiết và tổng hợp) SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ KHÁC CHUYỂN SANG CHỨNG TỪ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.... Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả .... - Kế toán tổng hợp - Kế toán chi phí và giá thành Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, sổ chi tiết vật tổng hợp NXT Biểu 2.7: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 15211: Nguyên vật liệu chính-Vải thêu Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 3 749 805 347 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …  25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á  Nhập vải 33111 967.032.304  26/12 HĐ6409 Cty CF Việt Trường Bán vải 63211 114 455 698 …  28/12 PN12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại vải 15411 28 806 800 … 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 18 461 830 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải 62111 798 593 938 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 984 987 956 31/12 PX05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 100 398 532 Tổng phát sinh nợ: 3 724 018 386 Tổng phát sinh có: 4 245 155 022 Số dư nợ cuối kỳ: 3 228 668 700 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ngày Số … 25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1 13 507 23.182 313.119.274 Vải thêu TR 1 527 30.455 46.504.785 Vải thêu ren cấp 1 16 815 36.123 607.408.245 Cộng 967.032.304 … 31/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 – PXA1 KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1  1100  23 188  25 506 800 Vải thêu F1 252 16 004 4 033 008 Cộng 29 539 808 … Tổng cộng: 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.9: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị(đồng) … 2 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 kg 452 432 2 724 018 386 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 kg 1 527 46.504.785 … 17 013 Vải thêu F1 kg 59 868 987 313 936 18 014 Chỉ F1 kg 19 698 181 931 813 Tổng 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với vật liệu xuất kho, Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Bán NVL) kế toán NVL cập nhật số liệu trong phân hệ “ Kế toán bán hàng”. Còn Phiếu xuất kho nội bộ như xuất cho sản xuất, xuất chuyển kho thì cập nhật trong phân hệ “ Kế toán vật tư tồn kho / Phiếu xuất kho”. Sau đó, chương trình phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp xuất và Bảng kê lũy kế nhập xuất tồn. Biểu 2.10: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số …  26/12 HĐ 6409 Công ty CF Việt Trường KVT Bán vải thêu 8 100 114 455 698 Cộng 8 100 114 455 698  … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 KVT 655 28 186 18 461 830 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 28 333 28 186 798 593 938 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 34 946 28 186 984 987 956 Cộng 1 802 043 724 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 3 562 28 186 100 398 532 Cộng 100 398 532 Tổng cộng: 1851725 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.11: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP XUẤT KHO Từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thành tiền … 4 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 Kg 40 283 1 245 155 222 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 Kg 1 266 17 917 698 12 01F1 Vải thêu F1 Kg 254 1 865 228 Tổng 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu ( ký, họ tªn ) Biểu 2.12: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN Tháng 12 năm 2007 Danh điểm Tên vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng nhập Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng xuất 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 84 066 435 562 452 432 887 994 242 221 640 283 882 504 89 556 02IQF Vải thêu IQF cấp 2 61 060 235 596 200 125 435 721 223 336 253 144 476 480 20 301 … 01TR Vải thêu TR cấp 1 2 280 11 225 1 527 12 752 10 200 1 266 11466 3 556 01F1 Vải thêu F1 266 33 580 59 868 93 448 80 560 254 80 814 12 900 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ SỐ DƯ Năm: 2007 Kho: Vải thêu STT Tên vật tư ĐVT Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 … Tồn kho cuối tháng 12 SL TT SL TT SL TT 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 35 556 66 532 1 875 270 952 34 661 976 954 946 2 524 507 276 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 23 569 16 235 295 249 710 24 561 442 098 010 20 301 369 193 986 … … 13 Vải thêu TR cấp 1 Kg 4 000 6 855 89 115 000 5 326 69 238 327 3 556 64 548 512 14 Vải thêu F1 Kg 7 523 12 331 246 620 000 8 100 170 100 569 12 900 270 418 926 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Định kỳ 6 tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, số liệu trên Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu và Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, Bảng kế số 3, Bảng phân bổ số 2...được in theo tháng. 2.3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Là một doanh nghiệp sản xuất, khối lượng vật liệu lớn, đa dạng về chủng loại, biến động thường xuyên tuy nhiên dụng của phần mềm kế toán máy cho phép Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tăng, giảm nguyên vât liệu. Theo phương pháp này có thể theo dõi chặt chẽ, chính xác tình hình tăng, giảm nguyên vât liệu. Mọi sự biến động của nguyên vât liệu chính, vật liệu phu, phụ tùng thay thế.. đều đựoc phản ánh trên TK 152 “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 1, cấp 3, cấp 4 để theo dõi theo từng loại, từng nhóm vật liệu. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 15211: Vải thêu TK 15212 : Chỉ thêu + TK 1522: Vật liệu phụ 15221: Hóa chất, VLXD, VLP TK 15222: Phế liệu +TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng sữa chữa + TK 1527: Phế liệu - Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627… - Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường và NKCT số 6 2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với hạch toán chi tiết nhập vât liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì, qua đây kế toán có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu nhập kho của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các nguồn sau: v Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít xảy ra, phần lớn nó chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại vât liệu rẻ, ít, của nhà cung cấp mới hoặc thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT cập nhật số liệu vào phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả / Cập nhật số liệu / Hóa đơn mua hàng”, đồng thời kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào Phiếu chi để vào số liệu trên phân hệ kế toán “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt”. Từ đó số liệu sẽ tự động được đưa lên NKCT số 1, sau đó là Sổ cái TK 152. Cuối kỳ, Số tổng cộng trên NKCT số 1 chính là phần ghi Nợ TK152 / Có TK 111 trên Bảng kê số 3 và Sổ Cái TK 152. Ví dụ: Ngày 19/12/2007 Công ty mua Vải thêu của Công ty TNHH Vinh Long HĐ 29279 thanh toán ngay bằng tiền mặt số tiền là 628 426 527đồng và 62 842 653 đồng thuế GTGT Biểu 2.14: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2007 STT Ngày … 1331 141 15211 15212 … Cộng có TK 111 1 01/12 131.970 20.200.000 167.470.262 2 02/12 50.000.000 280.731.184 … 32.025.682 43 19/12 62.842.653 628.426.527 691.269.180 … Tổng cộng 17.371.878 437.234.000 628.426.527 52.225.682 17.474.515.481 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Mua vật liêu bằng tiền gửi Ngân hàng. Khi mua vật liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu chứng từ mua hàng hoá nhập kho, Kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ của Ngân hàng (Hoặc uỷ nhiệm chi) và Hoá đơn GTGT để cập nhập số liệu vào các phần hành liên quan “ Kế toán tiền măt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ của Ngân hàng”. Số liệu sẽ được đưa lên NKCT số 2 và vào sổ Cái TK 152. Cuối kỳ, khoá sổ NKCT số 2, số liệu tổng cộng chính là phần ghi Nợ TK 152/Có TK 112 trên Bảng kê số 3 VD: Trong tháng 12/2007 tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt không phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi Ngân hàng chỉ phát sinh nghiệp vụ thanh toán chi phí thu mua nguyên vât liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Biểu 2.15: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2007 STT Chứng từ Diễn giải 1411 152111 152112 Số hiệu NT ... ... Cộng có TK 112 A B C D 5 6 7 01/12 138 908 000 138 908 000 12/12 16 403 091 23 556 955 14/12 110 914 269 2 448 557 698 … 18/12 46 207 102 123 565 894 … 22/12 17 319 000 45 456 212 … 24/.2 1 143 272 12 258 557 .. 31/12 169 539 789  354 555 023 Cộng 63 526 102 436 908 422 1 225 556 017 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty phải sử dụng Sổ chi tết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua nguyên vật liệu của người bán để vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết TK 331) trên phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu / Hoá đơn mua hàng”. Số liệu từ đây sẽ được đưa vào Sổ chi tiết TK331 và NKCT số 5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng. Mỗi nhà cung cấp được mở riêng một sổ. Nhật ký chứng từ số 5 cũng được mở theo từng tháng, để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ đối với tất cả các nhà cung cấp NVL, mỗi dòng trên NKCT số 5 theo dõi một nhà cung cấp. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5, số liệu tổng cộng được đưa lên Bảng kê số 3 (Phần ghi Nợ TK 152/ Có TK 331) Ví dụ: Ngày 23/12/2007 Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Việt Á HĐ GTGT số 55574 được đưa vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5  Biểu 2.16: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 3311- Phải trả cho người bán HN Khách hàng: Cty TNHH Việt Á (CT 041) Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Đơn vị tính: VNĐ Số dư có đầu kỳ: 324 051 515 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có  02/12 PN 09 Nhập Vải thêu 152111 238 336 074  02/12 PN 09 Nhập Vải thêu 13311 23833607  07/12 PN 11 Nhập Vải thêu 152111 153 354 253  07/12 PN 11 Nhập Vải thêu 13311 15 335 425  …  16/12 UNC 180 TT tiền Vải thêu PN 09 11211 1 262 169 681  25/12 PN 16 Nhập Vải thêu 152111 967 032 304  25/12 PN 16 Nhập Vải thêu 13311 96 703 230  … Tổng phát sinh nơ: 2 430 859 359 Tổng phát sinh có: 2 644 284 624 Số dư có cuối kỳ: 110 626 250 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) *Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng. Kế toán sử dụng Sổ kế toán chi tiết TK 141 và NKCT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này Sổ chi tiết tài khoản 141: Sổ này được mở để theo dõi việc tạm ứng trong Công ty. Nó được mở trong từng tháng và mỗi đối tượng tạm ứng được phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được phản ánh trên một dòng. Trường hợp này thường xảy ra khi Công ty mua các loại vật liệu phụ với số lượng không đáng kể hoặc mua của các nhà cung cấp nước ngoài. Khi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng phát sinh kế toán căn cứ vào HĐ GTGT và Giấy thanh toán tạm ứng để vào Sổ chi tết TK 141 và NKCT số 10 trên phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. * Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết Trường hợp này, tại Công ty không theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Giá nhập lại kho chính là giá xuất kho của loại vật liệu đó. Giá trị phần vật liệu nhập lại kho được ghi giảm vào đối tượng chịu chi phí tương ứng, điều này được thể hiện trên NKCT sô 7 Ví dụ: Ngày 17/12/2007 tạm ứng cho cán bộ phòng Kế hoạch - Thị trường mua vật liệu phụ cung cấp cho sản xuất. Số liệu được vào Sổ chi tiết TK 141 và NKCT số 10 Biểu 2.17: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S38-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 141- Tạm ứng Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Ngày C từ Mã khách Tên KH Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có Dư có đầu kỳ 258 645 110 Tổng PS trong kỳ 500 760 102  75 682 000  … 02/12 PC 413 A02 Tiền ăn ca HĐ T/ Tiền ăn ca HĐ 1111 20 000 000 …  17/12 PC 582 CB CU Tiến T/ mua vật liệu 1111 11 546 000 … Số dư nợ cuối kỳ 166 432 992 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.18: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a 10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có TK 141 Tháng 12 năm 2007 Ngày N11111 N3341 Cộng có C11111 C11211 Cộng nợ 02/12 50 000 000 50 000 000 04/12 70 000 000 70 000 000 05/12 1 114 000 1 114 000 … 17/12 11 546 000 11 546 000 18/12 11 960 000 11 960 000 193 360 000 46 207 102 … Tổng 48 074 000 27 608 000 75 682 000 437 234 000 63 526 102 500 760 102 Người lập biểu (Ký, họ tên) Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.19: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a7-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp CPSXKD toàn doanh nghiệp Tháng 12 năm 2007 TK … C112 C152 C153 C154 … Tổng 154 680 049 620 1 025 757 180 7 088 741 19 712 895 541 62111 6.235.932.853 4 947 249 235 6321 235 255 554  312.837380 499 268 845 641 32.221.234 65 556 888 642 23.005.753 86 556 798 … … Cộng A 1 642 689 285 13.255.669.666 521 225 633 -  26 160 875 932 111 152 405 749 000 … 632 Cộng B 17 480 008 221 533 082 568 35 639 157 405 749 000 48 907 819 935 Tổng A +B 19 122 697 506 13 788 752 234 556 864 790  405 749 000 75 068 695 867 Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vât liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng. Tổ chức tôt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Khi xuất dùng vật liệu, căn cứ vào Phiếu xuất kho, HĐ GTGT (Bán NVL) kế toán nhập dữ liệu về số lượng, chủng loại, mẫu mã trên phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu xuất kho” hoặc “ Kế toán bán hàng” đối với hoá đơn. Trên cơ sở số liệu được nhập vào cuối tháng máy sẽ tự động đưa số liệu vào Bảng phân bổ NVL, CCDC, Bảng kê số 3- Tính giá vật tư, NVL và Sổ cái TK 152. Bảng phân bổ NVL, CCDC, Bảng kê số 3 và Sổ cái TK 152 được in theo tháng. Tổng số liệu cuối mỗi tháng trên Bảng phân bổ NVL, CCDC là phần (IV)- xuất dùng trong tháng của Bảng kê số 3 Biểu 2.20: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi nợ TK ghi Có C152 C 153 ... Tổng … … 1 62111- CP NVLTT 6.235.932.853 6.235.932.853  3 6321- GVHB NVL Hà Nội 312.837380 312.837380 4 641- CP Bán hàng 32.221.234 22 322 991 54.544.225 5 642- CP QLDN 23.005.753 30 218 845 53.224.598  … Tổng cộng 13.255.669.666 521 225 633 12.446.403.170 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.21: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S05-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152: Nguyên Vật Liệu Từ ngày: 01/01/2007 đến ngày: 31/12/2007 Số dư đầu năm Nợ Có 14 446 453 955 Ghi có các tài khoản đối ứng nợ với tài khoản 152 Tháng 1 Tháng 2 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 1111 674 354 656 544 004 554 12 331 332 680 652 209 7 235 666 554 1121 243 456 864 112 445 980 134 440 887 436 908 422 3 586 511 220 151 879 435 331 21 334 445 37 332 212 34 556 789 389 102 302 154 32 554 544 21 445 667 12 111 581 20 343 454 213 598 147 3311 1 883 457 231 3 769 077 241 2 607 221 461 2 644 284 624 20 473 369 129 333 66 988 332 59 332 621 57 357 912 67 556 903 703 556 912 621 2 445 702 1 001 403 0 0 15 224 800 Tổng số phát sinh nợ 3 782 692 660 4 538 641 911 2 860 795 385 3 884 302 401 32 617 029 065 Tổng số phát sinh có 3 965 556 963 3 865 552 556 1 965 635 968 8.255.669.666 41 702 477 037 Số dư cuối tháng Nợ 14 223 589 652 14 896 679 015 9 732 373 233 5 361 005 968 - Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ 2.3.3. Hạch toán kết quả kiểm kê kho. Tiến hành kiểm kê kho vật liệu là nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện còn lại trong kho. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát. Để thực hiện kiểm kê, Công ty thường lập ra một Ban kiểm kê gồm ba người: thủ kho, thống kê và kế toán vật tư. Phương thức kiểm kê là thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân dẫn đến dư thừa hay thiếu hụt. Kết quả kiểm kê được ghi vào “Biên bản kiểm kê” do phòng Kinh doanh lập. Kết quả kiểm kê cho thấy nguyên vật liệu chính ở Công ty không hề bị thiếu hụt, điều đó cho thấy hệ thống kho được trang bị các điều kiện bảo quản rất tốt. Do thủ kho và kế toán thường xuyên đối chiếu kiểm tra nên sự mất mát, hao hụt cũng ít xảy ra. Một năm ở công ty tiến hành đối chiếu sổ sách và kiểm kê kho 2 lần. Việc xây dụng hệ thống quản lý vật tư của Công ty như hiện nay là rất tôt. Hệ thống kho tàng được bố trí thuận tiện, an toàn kịp thời, phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất. Độ chênh lệch thừa thiếu vật liệu được xác định cho từng loại theo công thức: Chênh lệch Thừa thiếu = Số lượng tồn kho kiểm kê - Số lượng tồn kho sổ sách Kết quả kiểm kê được hạch toán như sau: Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152, 153 Có TK 3381 Thiếu phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 1388 Có TK 152, 153 Căn cứ vào nguyên nhân thiếu hụt ghi Nợ TK 632, 334, 111… Có TK 1381 Ví dụ: Biên bản kiểm nghiệm kho Vải thêu vào ngày 31/12/2007 Biểu 2.22: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S05-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO VẢI THÊU Thời điểm kiểm kê 0 giờ 00 ngày 31/12/2004 Thành phần tham gia kiểm kê: 1.Thủ kho: Bùi Đức Vinh 2. Kế toán: Nguyễn Thị Thanh 3. Thống kê: Trần Thị Tâm STT Tên vật tư Đvt Tồn sổ Tồn thống kê Chênh lệch Giá trị Ghi chú 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 727150.45 727 150 446 0 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 18 410 260 18410 260 0 3 Vải thêu TR cấp 1 Kg 151 271 151 271 0 4 … 15 Vải thêu F1 Kg 1 203 1 203 0 Thủ kho (Kí, Họ tên) Thống kê (Kí, Họ tên) Kế toán (Kí, Họ tên) Phòng KHTT (Kí, Họ tên) Phòng KTTC (Kí, Họ tên) PHẦN III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ đắc lực của Nhà nước trong việc quản lý, chỉ đạo nền kinh tế quốc dân. Cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ quản lý doanh nghiệp, kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện. Qua sự nghiên cứu về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ta càng thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt nó giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Mặt khác, nó giúp cho Nhà nước quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng vốn của doanh nghiệp và việc chấp hành pháp luật thuế của doanh nghiệp nhằm đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp với doanh nghiệp và với nền kinh tế quốc dân. Hạch toán nguyên vật liệu cung cấp kịp thời và đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí trong quá trình sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm...Đây là một phương pháp để tồn tại trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yếu tố để đáp ứng yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và kinh tế quốc tế đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam ngày phải càng hoàn thiện. 3.2. Đánh giá chung công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt 3.2.1. Đánh giá khái quát về bộ máy quản lý và công tác kế toán Sau hơn năm năm xây dựng và trưởng thành, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã không ngừng hoàn thiện về mọi mặt. Nhìn chung, Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. v Về công tác quản lý: Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp với đặc điểm và qui mô của công ty. Như vậy, mọi công việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới. Các quyết định chỉ đạo của ban giám đốc sẽ nhanh chóng chuyển tới đối tuợng thực hiện, ngược lại các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi lại một cách nhanh chóng để Ban giám đôc kiểm tra, điều chỉnh kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện hoàn thành tôt công việc và kế hoạch của công ty được triển khai tôt.Tổng giám đốc có thể chỉ đạo và nắm nắm bắt được bao quát được toàn bộ các vấn đề của công ty qua ba phó tổng giám đốc và bộ phận tài chính kế toán của công ty qua kế toán trưởng. Với mô hình tổ chức này các phòng, các bộ phận được quy đinh rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, ít xảy ra chồng chéo trong công việc, ít gây ra lãng phí tạo đièu kiện đạt hiệu quả cao trong công việc v Về công tác kế toán * Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được ttâp trung tại phòng kế toán, ở các Nhà máy không tổ chức bộ máy kế toán chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi Nhà máy, phục vụ yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật tư…định kỳ chuyển các chứng từ và các báo cáo đó về phòng kế toán tài chính công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ công ty . Vân dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chính xác. * Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng khá chi tiết, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán của Công ty. Tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác. * Về tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo qui định và thực hiện nghiêm túc tất cả các bước trong qui trình luân chuyển chứng từ tạo điều kiện cho công việc hạch toán được chính xác. * Về hình thức sổ Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ. Đây là một hình thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với qui mô của công ty. Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn hoá và phân công lao động kế toán tại Công ty. Tuy nhiên, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, qui mô lớn về số lượng và chủng loại, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu. Nhưng tại công ty các sổ sách nhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng và có hệ thống, bám sát chế độ qui định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Ngoài ra kế toán còn xây dựng thêm hệ thống sổ theo dõi chi tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp kế toán dễ theo dõi, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời. Với việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giảm nhẹ bớt công việc cho kế toán các phần hành. Việc lập và in ra các sổ sách, báo cáo cũng được thực hiện một cách đơn giản, kịp thời khi cần thiết. * Về phân công lao động kế toán. Qui trình sản xuât kinh doanh tại công ty TNHH Tâm hồn Việt đa dang và phức tạp, sản xuất ra nhiều loại sản phẩm. Số lượng công việc cần hạch toán nhiều nên việc phân công như vậy giúp cho kế toán viên chuyên môn hóa trong từng phần hành của mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Số lượng kế toán viên đảm nhiệm phần hành đó phụ thuộc vào khối lượng công việc phát sinh. Việc bố trí số lượng kế toán như hiện nay là tương ứng với các phần hành kế toán là tương đối hợp lý. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi, có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc, luôn có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra môi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian qui định. Việc chuyên môn hóa trong kế toán là cần thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đôi khi cũng gây khó khăn cho người phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc trưng của ngành kế toán là nhân viên kế toán đa phần là nữ . Vì vậy cũng không thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai…là khó tránh khỏi vì vậy nên năng suất làm việc cũng giảm. Công việc dồn lên những người còn lại nên đôi khi sai sót là đIều khó tránh khỏi. * Về trang thiết bị: Công ty đã trang bị khá đầy đủ về máy móc thiết bị cho bộ máy kế toán, phần đa mỗi người đều được sử dụng riêng một máy, có máy photocopy, máy in giúp cho công việc kế toán. Tuy nhiên chất lượng máy chưa đáp ứng đủ yêu cầu. Do đã được trang bị từ lâu nên đã giảm chất lượng. Phần lớn máy đều chạy quá chậm làm giảm bớt năng suất lao động của cán bôn nhân viên trong phòng. 3.2.2. Đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường có nhiều cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét đến cùng thì các mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật, quản lý... Trong đó một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp áp dụng và tiết kiệm hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.Trong đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác quản lý vật liệu là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiêp cạnh tranh thì sự đứng vững và phát triển của Công ty TNHH Tâm hồn Việt là một thành tích đáng ghi nhận. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã góp phần quan trọng vào sự thành công đó 3.2.2.1. Những ưu điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu * Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của Công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã đứng vững trên thị trường hơn năm năm vừa qua. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường, nhưng Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm cho mình những bước đi mới. Hiện nay, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ, bảo quản. Công ty có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cân đong, đo, đếm, phòng cháy chữa cháy... đáp ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty. Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu quả. + Đối với công tác thu mua vật liệu, công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu về tới công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại hoặc giảm giá vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm, vì thế chất lượng của vật liệu nhập kho luôn được đảm bảo. Từ đó sẽ tránh được vật liệu bị hư hỏng hay mất mát gây gián đoạn cho quá trình sản xuất kinh doanh. + Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu bị ẩm mốc hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. + Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó vật liệu được xuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. * Về việc phân loại nguyên vật liệu Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là khá chi tiết. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là rất nhiều loại nguyên vật liệu với sự đa dạng về chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại NVL... nên công ty đã chi tiết nguyên vật liệu tới cấp 3 theo công dụng, chức năng và yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Việc chi tiết như vậy giúp cho việc theo dõi vật liêu được dễ dàng, chặt chẽ, chính xác cả về mặt số lượng và giá trị. * Về việc tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho vật liệu. Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. Nguyên vật liệu nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch đề ra. * Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu. Phương pháp này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý, tránh ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư một cách nhất quán trong niên độ kế toán đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý ở công ty. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. * Về tính giá nguyên vật liệu Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm phù hợp với lao động kế toán bằng máy. * Về việc áp dụng kế toán máy ở công ty: Phòng kế toán với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu vì công việc của kế toán nguyên vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính được giá nguyên vật liệu xuất kho do khối lượng công việc hàng ngày cũng không ít các nghiệp vụ do mật độ nhập xuất ngày càng dày đặc. So với trước khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của công tác kế toán nâng cao trông thấy. Qua việc phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó công tác kế toán nguyên vật liệu còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi cần tìm ra những biện pháp hoàn thiện. 3.2.2.2. Những tồn tại hạn chế * Về phân loại vật liệu Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống sổ “ Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý vật liệu. * Về việc sử dụng tài khoản Nguyên vật liệu ở công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi đường không được phản ánh trên sổ sách kế toán do công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đi đường. Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho của Công ty thì kế toán mới ghi sổ. Như vậy sẽ không phản ánh đúng số nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Công ty. 3.3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt cùng với kiến thức có được trong qua trình học tập, em xin mạnh dan nêu ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt 3.3.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, Công ty nên mở Sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi của từng loại vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, quy cách vật liệu trong mỗi thứ…bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết Công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty, không thể xác định tuỳ ý giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật liệu còn có thể cung cấp các thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Do đó, nó sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và đặc biệt thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán trong việc vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1521.01.01 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 1521.01.02 Vải thêu IQF cấp 2 Kg … … … 1521.02.01 Chỉ thêu F1 Kg 1521.02.02 Chỉ thêu F2 Kg … … 1522.01.01 Vật liệu phụ- Khung nhôm … … 3.3.2. Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho Hiện nay, Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, đơn giá xác định được ngay khi chi nhận xuất vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là không nhạy bén trước những biến động giá cả thị trường, nhất là trong giai đoạn hiện nay giá cả gia tăng hàng ngày. Do đó, chức năng kế toán là giám đốc bằng tiền chưa thực hiện được, mặt khác khả năng cung cấp thông tin chưa kịp thời cho quản lý. Vì thế, Công ty nên sử dụng phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này, Công ty sẽ tính ngay được giá xuất kho tại thời điểm xuất, tuy nhiên giá xuất vật liệu bám sát hơn với biến động của thị trường. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân được xác định theo công thức: Đơn giá bình quân nguyên vật liệu xuất kho sau lần nhập N Giá thực tế nguyên vật liệu tồn trước lần nhập N + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập lần N = Số lượng nguyên vật liệu lần trước lần nhập N + Số lượng nguyên vật liệu nhập lần N Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng thực tế xuất kho Việc vận dụng phương pháp tính giá này có thể làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. Nhưng mọi công việc đều được kế toán thực hiện trên hệ thống máy vi tính với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Fast nên cũng nhanh chóng và dễ dàng. 3.3.3. Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo quy luật của nền kinh tế thị trường việc mua bàn hàng hoá luôn đa dạng phong phú tuỳ theo yêu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Vì thế, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều đó sẽ giúp Công ty có thể bình ổn giá trị vật liệu trong kho, tránh được những cú sốc của thị trường. Như vậy, vừa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng trong kế toán vừa góp phần bình ổn hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện sau: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn thành các khoản dự phòng trích từ năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, Công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được tiến hành chủ yếu đối với những vật liệu có sự biến động giảm giá trong kỳ. Phương pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán, nếu có những căn cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng: Nợ TK 6426 Có TK 159 Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng cần lập và so sánh với mức đã lập: - Nếu mức dự phòng không đổi thì không cần ghi sổ - Nếu mức dự phòng tăng so với năm trước thì lập thêm dụ phòng theo số chênh lệch - Nếu mức dự phòng giảm so với năm trước thì hoàn nhập các mức dự phòng năm trước đồng thời lập dự phòng cho năm nay. + Hoàn nhập dự phòng năm trước Nợ TK 159 Có TK 711 + Lập dự phòng năm nay: Nợ TK 6426 Có TK 159 3.3.4. Mở thêm tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường Thực tế hiện nay Công ty không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152. Chỉ khi nào vật liệu thực tế nhập kho thì Công ty mới được phản ánh vào TK 152. Trong khi đó, trong quá trình hoạt động, có những lúc hàng đã mua, thanh toán cho nhà cung cấp nhưng vì những lý do nào đó mà cuối tháng hàng vẫn chưa về đến kho. Trong trường hợp này, Công ty sẽ phản ánh giá trị vào TK 151, tránh tình trạng khi nhận được hàng số liệu này mới được ghi chép. 3.3.5. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các Nhật ký chứng từ số 1 và 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau: Biểu 2.23: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 Tháng…năm… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - Nhập(xuất) trong kỳ 331 - - Chi phí thu mua 331 - - Cộng phát sinh - - Tồn cuối kỳ - - Người lập sổ (kí, họ tên) Ngày …tháng …năm… Kế toán trưởng (kí, họ tên) KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn, một lần nữa ta có thể khẳng định rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng có tác dụng có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt cho thấy công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh chính xác đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu từ đó công ty có biện pháp chỉ đạo đúng đắn, nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt, em thấy rằng với tư cách là một doanh nghiệp có uy tín trong lĩnh vực thêu ren, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, luôn đầu tư trang thiết bị phục vụ tốt và thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước. Công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng là khá hoàn chỉnh và được thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, bên cạnh những cố gắng và những ưu điểm mà công ty đạt được vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục mà em đã nêu ở trên nhằm góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên vấn đề đưa ra không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng sẽ nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các cán bộ phòng kế toán để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan chuyên đề thực tập trên không sao chép từ các tài liệu khác như khoá luận, chuyên đề của các khoá học trước của trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng như của các trường khác. Nếu có bất kỳ sự sao chép nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng kỷ luật của nhà trường. Hà nội ngày 27 tháng 04 năm 2008 Ký tên Vũ Thị Ngọc Anh