Chuyên đề Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

h ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995. Doanh nghiệp sử dụng tất cả 46 biểu mẫu chứng từ và phân thành 5 loại: 1.Chứng từ lao động tiền lương 2.Chứng từ TSCĐ 3.Chứng từ hàng tồn kho 4. Chứng từ tiền tệ 5.Chứng từ bán hàng. 3.2. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản . Ngoài ra một số tài khoản được Công ty mở chi tiết theo đặc điểm của sản phẩm mà công ty sản xuất kinh doanh. 4. Hình thức tổ chức sổ sách kế toán. Công ty thương mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phaỉ được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Theo hình thức kế toán nhật ký chung công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản, Các sổ kế toán chi tiết. Trong đó: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng các sổ chủ yếu sau: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Thẻ kho (TSCĐ, vật liệu) Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ. Sổ chi tiết tiêu thụ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời đơn vị phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết kế toán liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. 5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiện việc lập và công khai tài chính bắt buộc đối với 3 loại báo cáo là: Bảng cân đối kế toán 2. Báo cáo kết quả kinh doanh 3. Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra công ty không lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo quản trị cung cấp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. III. Tình hình thực tế về kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. đặc điểm chung về kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty TMT. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải là doanh nghiệp vừa hoạt động kinh doanh thương mại đồng thời vừa thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm phần lớn hoạt động thương mại chỉ chiếm phần nhỏ và thường là mặt hàng nhựa đường nhập khẩu, xe máy nguyên chiếc như TEAM 110T, WAZELET là những loại xe máy mà doanh nghiệp không sản xuất hoặc lắp ráp được. Vì vậy, giá vốn của những hàng mua này cũng được Công ty xác định như giá vốn của hàng sản xuất tức là không tính chi phí thu mua vào TK giá vốn mà hạch toán vào TK chi phí bán hàng. 1.2. Các phương thức bán hàng của công ty. Công ty thương mại và sản xuất thiết bị giao vận tải thực hiện hoạt động tiêu thụ hàng hoá theo các phương thức sau : Bán buôn. Đây là hình thức bán hàng chính của Công ty bởi vì khách hàng của Công ty thường là các cửa hàng xe máy lớn, các Công ty TNHH, Công ty tư nhân...mua hàng với số lượng lớn và thường xuyên. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn của Công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết và các đơn đặt mua hàng của khách hàng. Theo phương thức bán buôn Công ty chủ động lập kế hoạch mua bán hàng hoá vì vậy tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung. Mặt hàng bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là xe máy các loại như JL 100, JL 110, JL 110-A, HY 125-B; nhựa đường. Bán buôn qua kho của Công ty Khi có nghiệp vụ bán hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng xuất hàng tại kho giao cho khách hàng. Tuỳ theo từng hợp đồng đã ký kết mà Công ty có thể vận chuyển đến cho khách hàng hoặc khách hàng nhận hàng tại kho của Công ty. Do Công ty áp dụng phương pháp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng Công ty sử dụng hoá đơn GTGT mẫu 10/GTGT theo Quyết định số 885/ QĐ/ BTC Ngày 16/7/1998 của Bộ tài chính. Hoá đơn được đặt giấy than viết một lần làm 3 liên: Liên 1 : Lưu ở sổ gốc Liên 2 : Giao cho khách hàng Liên 3 : Giao cho bộ phận lưu kho làm thủ tục cấp hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho có tham gia thanh toán Theo hình thức bán buôn này, Công ty sau khi có hợp đồng đặt mua hàng của khách hàng sẽ tiến hành mua hàng hoá của các nhà cung cấp hàng cho Công ty rồi vận chuyển thẳng tới cho khách hàng không qua kho của Công ty đối với mặt hàng nhựa đường hoặc xe máy nguyên chiếc mà Công ty không sản xuất hay lắp ráp, còn đối với những sản phẩm sản xuất hay lắp ráp thì Công ty chuyển thẳng từ xưởng đến cho khách hàng không qua kho của Công ty. Phương thức bán này sử dụng đối với những khách hàng truyền thống của Công ty thường mua hàng với khối lượng lớn và nhiều lần. Với phương thức tiêu thụ này Công ty tiết kiệm được các chi phí liên quan đến bán hàng như : chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi, chi phí bảo quản...và đặc biệt tránh được ứ đọng vốn, rút ngắn được thời gian của một chu kỳ kinh doanh. Phương thức tiêu thụ này cũng được công ty hạch toán như trong trường hợp bán buôn qua kho. Bán lẻ. Bán lẻ không phải là hình thức tiêu thụ chính của Công ty mà hình thức này chỉ thực hiện ở Trung tâm bảo hành và giới thiệu sản phẩm của Công ty hoặc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh với mục đích giới thiệu, quảng cáo sản phẩm của Công ty. Hình thức tiêu thụ này cũng được Công ty hạch toán như bán buôn. 1.3. Các phương thức thanh toán Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng và phong phú nhằm mục đích đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Thông thường đối với phương thức bán buôn thì hình thức thanh toán được 2 bên thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết từ trước.Việc thanh toán này có thể thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định. Với phương thức bán lẻ hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay vì giá trị không nhiều và thường ít xảy ra. Hiện nay hình thức thanh toán chậm là rất phổ biến ở Công ty do đó đối với hình thức này để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều, công nợ khó thu hồi gia tăng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công ty có một số quy định thêm khi áp dụng hình thức này như sau : Thanh toán chậm chỉ được thực hiện với những hợp đồng bán buôn cho những khách hàng thường xuyên của Công ty nhưng không được quá 25 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu quá 25 ngày mà không thanh toán khách hàng phải chịu phạt lãi suất 0.1%/ ngày cho toàn bộ số tiền trả chậm. Đối với khách hàng vãng lai nếu thanh toán chậm thì phải có tài sản thế chấp hoặc được ngân hàng bảo lãnh. Việc thanh toán tiền hàng có thể thực hiện làm nhiều lần không nhất thiết phải thanh toán một lúc. 1.4. Phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ của Công ty. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với sản phẩm sản xuất hoặc lắp ráp nhập kho giá vốn hàng bán chính là giá thành công xưởng, còn đối với hàng hoá mua vào nhập kho thì giá vốn hàng mua là giá mua thực tế của lô hàng hoá đó chưa có chi phí thu mua mà khoản chi phí thu mua này được Công ty hạch toán vào cho phí bán hàng. Đối với hàng xuất kho, kế toán trị giá hàng xuất được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá thực tế đích danh của từng lô hàng. Trình tự ghi sổ kế toán quá trình tiêu thụ tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải (sơ đồ 21) Sơ đồ 21 : Trình tự ghi sổ kế toán quá trình tiêu thụ tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải Chứng từ Hợp đồng mua bán hàng hóa Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Sổ chi tiết TK 511, 531,532, 632, 3331, 131 Nhật ký chung Sổ cái TK 511, 531, 532, 632, 33311, 33312, 3333, 131, 155, 156, 157... Bảng tổng hợp Nhập -xuất-tồn. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Bảng tổng hợp giá vốn thành phẩm Nội dung hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. 2.1. Tài khoản sử dụng Kế toán qua trình tiêu thụ hàng hoá trong Công ty sử dụng các tài khoản sau : TK 155 : Thành phẩm Công ty sản xuất hoặc lắp ráp. TK 156 : Hàng hoá TK 157 : Hàng gửi bán TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 511: Doanh thu bán hàng. TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 333 : thuế phải nộp Nhà nước (chi tiết theo quy định) TK 641 : Chi phí bán hàng (Chi tiết theo quy định) TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết theo quy định) Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số TK khác như 131, 111, 112, 811... 2.2. Trình tự hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết bởi khách hàng và Ban giám đốc Công ty (Biểu số 2), phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty lập hoá đơn (GTGT) (Biểu số 3). Hoá đơn (GTGT) này vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và là căn cứ để hạch toán doanh thu ở phòng kế toán. Hoá đơn này được đè giấy than viết một lần làm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kinh doanh giữ để nắm về số lượng hàng hoá xuất kho hàng ngày. Liên 2 : Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Nội dung mỗi hoá đơn bán hàng phải có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại jàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng hàng được bán và tiến hành xuất kho hàng hoá. Thẻ kho do thủ kho mở và chi tiết cho từng loại hàng hoá (Biểu số 4). Sau khi đã hoàn thành việc xuất kho hàng hoá và ghi thẻ kho thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán, sau khi nhận được hoá đơn GTGT của thủ kho kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt coi như đây là chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá và ghi sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị (Biểu số 5; 6). Ví dụ : Ngày 13/ 09/2001 Doanh nghiệp tư nhân Đông Tuyết mua 50 chiếc xe gắn máy nhãn hiệu JIULONG tại kho của Công ty với giá tạm tính đã có thuế GTGT là 320USD /1 chiếc. Tại phòng kinh doanh người mua và nhân viên Nghiệp vụ phòng kinh doanh thoả thuận về nôị dung của bản hợp đồng và tiến hành soạn thảo, sau đó bản hợp đồng này được trình cho Giám đốc Công ty xem xét và ký duyệt. Cụ thể : Biểu số 2: hợp đồng mua bán hàng hoá Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - hạnh phúc. Hợp đồng mua bán hàng hoá Số : 130901/TMT- ĐT Ngày 13 tháng 09 năm 2001 Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Hội đồng bộ trưởng; Căn cứ Nghị định số 17/ HĐBT ngày 16 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết Pháp lệnh hợp đồng kinh tế; Căn cứ chức năng và nhiêm vụ của hai bên. Bên bán : công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bi giao thông vận tải (T.M.T) Địa chỉ : 199B Minh Khai, Hà Nội Tel : 04 8628205 Fax : 04 8628703 Tài khoản số : 710A.00024 Tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. Đại diện : Ông Bùi Văm Hữu Chức vụ : Giám đốc Mã số thuế : 0100104563 - 1 Sau đây gọi tắt là bên A Bên mua : doanh nghiệp tư nhân đông tuyết Địa chỉ : 55 Nguyễn Lương Bằng - Đống Đa - Hà Nội Đại diện : Ông Nguyễn Giang Đông Chức vụ : Chủ doanh nghiệp Mã số thuế : 0101005283 Sau đây gọi là bên B Cùng nhâu thoả thuận ký kết các hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau : Điều 1 : Tên hàng, chất lượng, quy cách, chủng loại. 1.1.Tên hàng : Xe gắn máy mang nhãn hiệu JIULONG. 1.2. chất lượng, quy cách, chủng loại: Xe mới 100% được sản xuất lắp ráp từ linh kiện nhập khẩu có kết hợp với một số chi tiết phụ tùng nội địa hoá, đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng sử dụng theo quy định hiện hành. Danh mục chi tiết phụ tùng nhập khẩu như bản phụ lục đã được bộ chuyên ngành phê duyệt. Chủng loại xe : xe nữ điều 2 : số lượng, đơn giá, thanh toán. 2.1. Số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng. STT Loại xe Số lượng (xe) đơn giá (VND) Tổng trị giá (VND) 1 JIULONG (máy LIFAN) 50 4.365.091 218.254.550 Cộng 50 218.254.550 (Bằng chữ : Mười sáu ngàn đô la Mỹ) Giá trên là giá tạm tính đã có thuế GTGT. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có khó khăn hoặc chính sách thuế của Nhà nước có sự thay đổi thì hai bên bàn bạc ký phụ lục hợp đồnghoặc thống nhất bằng văn bản. 2.2. Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng VND Trước khi nhận hàng bên B chuyển cho bên A số tiền là 100.000.000VND Số tiền còn lại 118.254.550 VND bên B chuyển cho bên A trước khi nhận đủ giấy tờ đăng ký xe nhưng không được quá 25 ngày kể từ ngày bên A nhận hàng tại cửa khẩu. Nếu bên B không thanh toán đúng hạn như trên thì phải chịu phạt lãi suất 0,1 %/ ngày cho toàn bộ số tiền chậm trả. điều 3 : thời gian, địa điểm và nguyên tắc giao hàng Thời gian giao hàng : Từ 13/09/2001 Địa điểm giao hàng : Kho bên A tại Hà Nội Nguyên tắc giao nhận : Trực tiếp hoặc có giấy uỷ quyền của bên B điều 4 : trách nhiệm của mỗi bên 4.1- Trách nhiệm của bên A : Bên A có trách nhiệm giao đầy dủ giấy tờ đăng ký xe và số lượng xe theo hợp đồng hai bên đã ký kết. Xuất háo đơn GTGT cho bên B. 4.2- Trách nhiệm bên B : Đảm bảo đầy đủ các thủ tục kinh doanh mặt hàng xe gắn máy theo các quy định hiện hành của Nhà nước. Thanh táon tiền hàng cho bên A đầy đủ và đúng hạn như nêu tại điều 2. điều 5 : chế tài Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng này. Mọi tranh chấp (nếu có) sẽ được hai bên giải quyết trước hết bằng thương lượng. Nếu không tự giải quyết được sẽ đưa ra toà kinh tế – toà án nhân dân thành phố Hà Nội phân xử.Phán quyết của toà án có giá trị chung thẩm buộc các bên có nghĩa vụ thực hiện, án phí do bên thua kiện chịu. điều 6 : điều khoản thi hành Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Mọi sửa đổi bổ sung phải được hai bên nhất trí bằng văn bản nới có giá trị thực hiện. Hợp đồng này được làm thành 04 bản mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Sau 10 ngày kể từ khi hai bên hoàn tất các nghĩa vụ của mình quy định trong hợp đồng, nếu không bên nào có ý kiến gì, thì hợp đồng coi như được thanh lý. đại diện bên B đại diện bên A (đã ký và đóng dấu) (đã ký và đóng dấu) Căn cứ vào hợp đồng trên nhân viên Nghiệp vụ phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT với nội dung như sau : Biểu số 3 : hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Liên 3 : (dùng để thanh toán) Ngày 13 tháng 09 năm 2001 Số : 63 Đơn vị bán hàng : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải Địa chỉ : 199B Minh Khai, Hà Nội Số tài khoản : 710A.00024 tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân Điện thoại : 04 8228205 MS: 0100104563- 1 Họ tên người mua hàng : Ông Nguyễn Giang Đông Địa chỉ : 55 Nguyễn Lương Bằng - Đống Đa - Hà Nội Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Đông Tuyết Hình thức thanh toán : Theo thoả thuận trong hợp đồng. TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe máy JIULONG Chiếc 50 4.365.091 218.254.550 Cộng tiền hàng : 218.254.550 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 21.825.450 Tổng cộng tiền thanh toán : 240.080.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm bốn mươi triệu không trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT này, tại kho thủ kho mở thẻ kho phản ánh số hàng xuất và tiến hành xuất hàng. Sau khi hoàn thành việc ghi thẻ kho và xuất hàng hoá thủ kho cầm Hoá đơn GTGT này mang đến phòng kế toán để làm cơ sở phản ánh doanh thu. Tại phòng kế toán, căn cứ vào Hoá đơn này kế toán bán hàng ghi vào Sổ chi tiết doanh thu (Biểu số 5), Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 6), Sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 7) trị giá hàng tiêu thụ này theo tỷ giá hạch toán 15.000 VND. Biểu số 5: Sổ chi tiết doanh thu. Sổ chi tiết doanh thu t9/2001 Chứng từ Diễn giải Số lượng Số tiền VAT Ghi chú Số NT A- Xe máy 038069 31/8 CHXM đạt Tín 8 41.829.998 4.183.002 JL100 038077 1/9 DNTN Huy Phương 35 178.881.815 17.888.185 JL100 049745 13/9 DNTN Đông Tuyết 50 218.254.550 21.825.450 JL100 049821 17/9 Blẻ:Vũ Anh Tuấn 1 9.547.273 954.727 HY125-I .......... ........ ....... 051003 28/9 Cty TNHH Long Thịnh 11 61.499.999 6.150.001 JL110-A Cộng xe máy 16.563 75.517.489.568 7.551.747.665 B - Nhựa đường, khác 033970 28/9 Cty XD CTGT 872 6.327 tấn 18.463.325 1.846.345 Cộng nhựa đường, khác 18.463.325 1.846.345 Tổng cộng T9/2001 Trong đó : SXCN KDTM gồm: TEAM 110T Wazelet Nhựa đường khác 16.390 13 160 6.327 tấn 75.535.952.893 74.650.070.431 885.882.462 53.164.544 814.254.593 18.463.325 7.553.594.010 7.465.005.796 88.588.214 5.316.454 81.425.415 1.846.345 Bên cạnh việc phản ánh vào các sổ chi tiết như trên cuối tháng kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp một lần số tổng cộng các nghiệp vụ đã xảy ra trong tháng. Các sổ tổng cộng được kế toán Công ty sử dụng trong nghiệp vụ tiêu thụ gồm : Sổ nhật ký chung (Biểu số 8) Sổ cái TK 511 (Biểu số 9) Sổ cái TK 632 (Biểu số 10) Ví dụ : Trình tự ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ xảy ra trong tháng 09/2001 Biểu số 9 : Sổ cái TK 511 Sổ cái Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu : 511 Năm : 2001 Đơn vị tính : đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 144 145 30/9 30/9 Doanh thu thuần K/C doanh thu thuần 63 64 131 911 75.535.952.893 75.535.952.893 Cộng ps t9/2001 75.535.952.893 75.535.952.893 Kế toấn trưởng Ngày.....tháng..... năm 2001 (ký, ghi rõ họ, tên) Người lập biểu (ký, ghi rõ họ, tên) Biểu số 10 : Sổ cái TK 632 Sổ cái Tài khoản : Giá vốn hàng bán Số hiệu : 632 Năm : 2001 Đơn vị tính : đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 145 30/9 Giá vốn hàng bán K/c giá vốn hàng bán 64 64 155 156 911 72.274.812.738 915.737.840 73.190.550.572 Công ps t9/2001 73.190.550.572 73.190.550.572 Kế toấn trưởng Ngày.....tháng..... năm 2001 (ký, ghi rõ họ, tên) Người lập biểu (ký, ghi rõ họ, tên) 2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty. Hoạt động tiêu thụ ở Công ty thương mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải có một trường hợp làm giảm trừ doanh thu là : hàng bán bị trả lại. Còn đối với giảm giá hàng bán Công ty thực hiện cả trước và sau khi lập hoá đơn, tuy nhiên với trường hợp trước khi lập hoá đơn thì khoản giảm giá này được trừ luôn vào giá bán và sau đó mới lập hoá đơn. Với trường hợp giảm giá sau khi lập hoá đơn thì trị giá hàng bán bị trả lại này được Công ty hạch toán vào Sổ Chi tiết chi phí bán hàng (Biểu số 11). Khoản giảm giá này được coi như là một khoản chi phí bán hàng chứ không phải là một khoản giảm trừ doanh thu. Việc hạch toán này là sai chế độ và ảnh hưởng lớn đến doanh thu thuần cũng như lãi gộp. Đối với hàng bán bị trả lại, Khi xảy ra nghiệp vụ này: Tại phòng kế toán kế toán bán hàng sử dụng Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại (Biểu số 12), Sổ cái hàng bán bị trả lại (Biểu số 13) để phản ánh trị giá của hàng bán bị trả lại.Trị giá này được tính đúng bằng trị giá ghi trên hoá đơn. Còn tại kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho do nhân viên nghiệp vụ phòng kinh doanh lập (Biểu số 14) tiến hành nhập lại kho số hàng bị trả lại này và ghi vào thẻ kho trị giá hàng bị trả lại này. Sau khi các thủ tục này được hoàn tất khách hàng sẽ được thanh toán tiền hàng trả lại bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Ví dụ : Ngày 17/9/2001 Công ty xe máy Miền Bắc trả lại cho Công ty 10 Chiếc xe máy nhãn hiệu JL110-A với giá bán chưa thuế GTGT là : 43.633.450 VND. Tiền hàng khách hàng đã thanh toán đủ. Tại phòng kế toán: Biểu số 12: Sổ chi tiết Hàng bán bị trả lại Sổ chi tiết Hàng bán bị trả lại Tài khoản : 531 “ Hàng bán bị trả lại” Tháng 09 năm 2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có ................ .............. 049843 17/9 Công ty xe máy Miền Bắc 111 47.996.795 ............... ............... Tổng cộng 80.125.365 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Người lập biểu Biểu số 13 : Sổ cái TK 531 : hàng bán bị trả lại Sổ cái Tài khoản : 531 : hàng bán bị trả lại Tháng 09/ năm 2001 Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 049843 17/9 Công ty xe máy Miền Bắc 111 47.996.795 ................. .................. K/C sang TK 511 511 47.996.795 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Tại kho : Biểu số 14 : Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 09 năm 2001 Số 049843 Nợ TK 155 Có TK 111 TT Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Xe máy nhãn hiệu JL 110-A Chiếc 10 10 4.363.345 43.633.450 ............ .......... ................ Tổng cộng 150.375.280 Nhập ngày 17 thàng 09 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (hoặc bộ phận có (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) 2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Trong tài khoản này ngoài các chi phí như : chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì ... chi phí bán hàng còn bao gồm cả các chi phí thu mua vận chuyển hàng, khoản giảm giá hàng bán. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải hạch toán chi phí bán hàng không phân biệt chi phí ấy sử dụng cho hàng sản xuất hay hàng kinh doanh thương mại mà tất cả đều được tập hợp trên Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 641 (Biểu số 11), sổ cái TK 641. Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ số chi phí đã chi ra để kết chuyển sang TK 911. Biểu Số 15 : Sổ cái tk 614 Sổ Cái Tài khoản : chi phí bán hàng Số hiệu : 641 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/930/9 130 134 135 136 136 137 137 137 137 138 145 30/9 nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt Chi phí bán hàng nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt K/C chi phí bán hàng 57 59 60 60 60 61 61 61 61 62 64 111 141 136 334 338 142 214 338 331 131 911 199.673.095 300.000 47.900.668 19.575.600 1.122.665 8.941.667 906.431 3.465.000 156.647.668 15.600.000 454.132.794 Cuối tháng 9 454.132.794 454.132.794 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp ” (bao gồm cả các tài khoản chi tiết) để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ này khi phát sinh là : Khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 642 (Biểu số 16) sau đó căn cứ vào Sổ nhật ký chung . Cuối tháng kế toán phản ánh vào sổ cái TK 642 (biểu 17) sau đó kết chuyến sang TK 911. Biểu số 17 : Sổ cái TK 642 Sổ Cái Tài khoản : chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu : 642 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/930/9 130 132 134 136 136 137 137 137 137 137 137 137 145 30/9 nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt Chi phí quản lý nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt K/C chi phí quản lý 57 58 59 60 60 61 61 61 61 61 61 61 64 111 112 141 334 338 142 214 335 338 331 3339 159 911 69.659.175 53.933.111 361.920 83.260.000 4.472.291 30.214.742 40.181.301 360.000.000 11.379.000 28.117.273 3.605.700 440.000.000 1.125.184.513 Cuối tháng 9 1.125.184.513 1.125.184.513 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.4.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thường xác đinh kết quả tiêu thụ hàng hoá vào cuối mỗi tháng. Kế toán sử dụng Sổ cái TK 911 (Biểu số 18) để xác định kết quả tiêu thụ. Công ty không thực hiện xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại hàng mà chỉ tính kết quả tiêu thụ cho toàn bộ hàng hoá tiêu thụ. Trình tự thực hiện như sau : Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 511 sang sổ cái TK 911 (bên Có) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 632 sang sổ cái TK 911 (bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 641 sang sổ cái TK 911(bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 642 sang sổ cái TK 911(bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 911 sang Sổ cái TK 421(Biểu số 19) Biểu số 18 : Sổ cái TK 911 Sổ Cái Tài khoản : Xác định kết quả Số hiệu : 911 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 145 30/9 DTT K/C sang Giá vốn K/c CPBH K/C CPQLDN K/C K/C lãi tiêu thụ 64 64 64 64 64 511 632 641 642 421 73.190.550.572 454.132.794 1.125.184.513 766.085.013 75.535.952.893 Cuối t9/2001 75.535.952.893 75.535.952.893 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 18 : Sổ cái TK 421 Sổ Cái Tài khoản : Lợi nhuận chưa phân phối Số hiệu : 421 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 145 30/9 Dư ngày 31/8/2001 K/C lãi tiêu thụ 64 911 91.589.863 766.085.013 Cộng ps t9 857.674.876 Dư 30/9/2001 857.674.876 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu III. Kế toán các khoản thanh toán. Kế toán thanh toán với người mua. Kế toán Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng - để hạch toán thanh toán với người mua. TK 131 được mở chi tiết cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT đối với những khách hàng thanh toán chậm kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng (Biểu số 19).Đến cuối tháng phản ánh vào Sổ cái TK 131 (Biểu số 20). Ví dụ : Công ty mở sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán của DNTN Đông Tuyết. Ngày 13/092001 DNTN Đông Tuyết mua 50 chiếc xe máy JIULONG 110 của Công ty đã thanh toán trước 100.000.000 VND còn lại 118.254.550 VND chưa thanh toán. Biểu 20 : Sổ cái TK 131 Sổ Cái Tài khoản : Phải thu của khách hàng Số hiệu : 131 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 57 130 131 135 138 138 144 144 30/9 Dư ngày 31/8/2001 Thu tiền hàng Thanh toán với người mua Thu tiền hàng Tạm ứng cho CN Tp HCM Thanh toán với người mua nt Doanh thu thuần VAT đầu ra 57 58 58 60 62 62 63 63 111 131 112 136 641 331 511 33311 374.760.000 75.535.952.893 7.535.594.010 15.597.437.884 67.359.343.000 11.952.867.200 51.500.000 15.600.000 90.000.000 Cộng ps t9 83.464.306.903 79.469.310.200 Dư 30/9/01 11.602.443.181 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Kế toán thuế phải nộp Nhà nước Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra, bên cạnh việc thanh toán với người mua kế toán còn phải thanh toán các khoản thuế đầu ra với Nhà nước. Hàng hoá của Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thường chịu các loại thuế sau : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá dịch vụ Thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Thuế xuất nhập khẩu Kế toán thuế GTGT đầu ra. Kế toán sử dụng tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và Tk 33311 - Thuế GTGT phải nộp để hạch toán. Hàng ngày khi các nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra, căn cứ vào các hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết TK 33311 phản phần thuế GTGT phải nộp. Cuối tháng, kế toán tiêu thụ lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu số 21), Sổ cái TK 33311(Biểu số 22), tính ra số thuế GTGT phải nộp Nhà nước trong tháng theo công thức : Thuế GTGT phải Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào phát sinh Nộp trong tháng phát sinh trong tháng trong tháng được khấu trừ Sau đó căn cứ vào các bảng kê kế toán lập Tờ khai thuế GTGT (Biểu 22) làm 02 bản. Một bản gửi cho Chi cục thuế Tp Hà Nội để kiểm tra, một bản lưu tại Công ty. Sau khi Chi cục thuế kiểm tra và xác nhận số thuế phải nộp Chi cục thuế sẽ gửi cho Công ty Thông báo thuế. Căn cứ vào thông báo thuế này kế toán thanh toán và thủ quỹ của Công ty thực hiện nộp thuế tại kho bạc Nhà nước. Ví dụ : Nghiệp vụ thanh toán thuế GTGT tháng 9/2001 Biểu số 22 : Tờ khai thuế GTGT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Mẫu số : 01/GTGT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 9 năm 2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương phapá khấu trừ) Tên cơ sở : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT Địa chỉ : 199B - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội MS : 0100104563-1 Đơn vị tính : đồng STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 a b c d 3 4 5 6 7 a b 8 9 10 Hàng hoá, dịch vụ bán ra Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất 0% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 5% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 10% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 20% Hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) trong kỳ (2-5) Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua Nộp thiếu Nộp thừa hoặc chưa khấu trừ Thuế GTGT đã nộp trong tháng Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 75.535.952.893 75.535.952.893 75.535.952.893 58.835.705.275 x x x x x x 7.553.594.010 7.553.594.010 7.553.594.010 5.861.654.474 5.681.654.474 1.691.939.536 -3.346.697.604 0 0 -1.654.758.068 Số tiền bằng chữ : (Một tỷ, sáu sáu trăm năm tư triệu bẩy trăm năm tám ngàn lẻ sấu tám đồng). Xin cam đoan số liệu khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Nơi gửi tờ khai : Ngày 10 tháng 10 năm 2001 Cơ quan thuế : Cục thuế Hà Nội TM / Cơ sở Điạ chỉ : Giảng Võ - Hà Nội (ký tên, đóng dấu) Cơ quan thuế nhận tờ khai Ngày nhận : 10/10/2001 Người nhận : (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 22 : Sổ cái TK 33311 Sổ Cái Tài khoản : Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ Số hiệu : 33311 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 144 30/9 Dư 31/08/ 01 Thuế GTGT đầu ra 63 63 131 133 3.346.697.604 5.861.654.474 7.553.594.010 Cộng ps tháng 9/01 5.861.654.474 7.553.594.010 Dư 30/9 1.654.758.068 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Kế toán thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Kế toán Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải theo dõi thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu phát sinh hàng ngày trên Nhật ký chung. Cuối tháng, mở Sổ cái TK 33312 (Biểu số 23) ghi một lần số tổng cộng Biểu số 23 : Sổ cái TK 33312 Sổ Cái Tài khoản : Thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Số hiệu : 33312 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 132 30/9 Nộp thuế GTGT nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu 58 62 112 133 5.118.881.354 5.118.881.354 Cộng phát sinh t9 5.118.881.354 5.118.881.354 Dư 30/9/2001 0 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.3. Kế toán thuế xuất nhập khẩu Kế toán thuế xuất nhập khẩu của Công ty cũng được theo dõi hàng ngày trên Nhật ký chung. Cuối tháng, được phản ánh vào Sổ cái TK 3333 (Biểu số 24) theo số tổng cộng Biểu số 24 : Sổ cái TK 3333 Sổ Cái Tài khoản : Thuế xuất nhập khẩu Số hiệu : 3333 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 132 132 139 30/9 Dư 31/8/2001 Nộp thuế nhập khẩu Vay nộp thuế nhập khẩu Nhập kho NVL nhập khẩu 58 59 62 112 311 1521 1.913.318.316 3.209.650.000 2.451.677.873 4.486.790.000 Cộng phát sinh t9 5.122.968.316 4.486.790.000 Dư 30/9/2001 1.815.499.557 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu IV. Một số chỉ tiêu phân tích quá trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với những số liệu và trình tự hạch toán như trên ta có thể lập bảng kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của Công ty trong tháng 9 như sau : Chỉ tiêu Số tiền % so với doanh thu thuần Tổng doanh thu Trong đó : + SXCN + KDTM gồm : -TEAM 110T -WAZELET -Nhựa đường, khác Các khoản giảm trừ +Hàng bán bị trả lại +Thuế xuất khẩu phải nộp Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi tức gộp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi tức thuần 75.535.952.893 74.650.070.431 885.882.462 53.164.544 814.254.593 18.463.325 0 0 0 75.535.952.893 73.190.550.572 2.345.402.320 454.132.794 1.125.184.513 766.085.013 96.895% 3.105% 0.601% 1.490% 1.014% Qua bảng số liệu về kết quả tiêu thụ trình bầy ở trên ta tính được một số chỉ tiêu sau: 766.085.013 Tỷ suất lợi tức thuần/ doanh thu thuần = = 1,014% 75.535.952.893 2.345.402.320 Tỷ suất lợi tức gộp / tổng doanh thu = = 3,105% 75.535.952.893 Thông qua các tỷ suất này ta thấy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của Công ty tạo ra lợi nhuận rất cao 766.085.013 VND trong một tháng chiếm 1,014 % tổng doanh thu. Điều này có nghĩa là cứ 100 đồng doanh thu tạo ra được 1,014 đồng lợi nhuận. Tuy nhiên nếu xem xét đến tỷ suất lợi tức gộp so với doanh thu ta thấy cứ 100 đồng doanh thu tạo ra 3,105 đồng lãi nhiều gấp 2 lần so với tỷ suất lợi tức thuần. Điều này chứng tỏ chi phí bán hàng và chi phí quản lý chiếm tỷ lệ lớn . Cụ thể chi phí bán hàng chiếm 0.601% doanh thu, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1.490% doanh thu. Như vậy qua số liệu phân tích trên ta thấy muốn tăng lợi nhuận của hoạt động tiêu thụ cần phải tìm biện pháp giảm chi phí bán hàng và đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp. Phần III : một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. I. đánh giá chung về tình hình hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị giao thông vận tải. Những ưu điểm. 1.1. Về quản lý và hoạt động Là một Công ty còn non trẻ chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động được gần 10 năm song Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải không ngừng lớn mạnh, kinh doanh có lãi và chiếm thị phần lớn trên thị trường đóng góp một con số đáng kể vào ngân sách Nhà nước.Trình độ quản lý của cán bộ nhân viên trong Công ty ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty không vì thế mà phụ thuộc vào nguồn vốn do Nhà nước cấp. Ngược lại, trong cơ chế thị trường đầy khó khăn thử thách muốn đứng vững trên thị trường tự bản thân Công ty phải tìm nguồn vốn để bảo đảm cho hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho hàng hoá của mình. Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty áp dụng quy trình quản lý ISO 9000, đây là một quy trình quản lý kinh doanh hiệu quả đạt tiêu chuẩn quốc tế. Vì vậy hoạt động kinh doanh được tổ chức thuận lợi và hợp lý; đặc biệt là quá trình tiêu thụ diễn ra theo quy trình bắt đầu từ các hợp đồng cho đến thanh lý hợp đồng do đó Công ty luôn chủ động trong kinh doanh nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để phục vụ với chất lượng cao hơn nữa. 2.2. Về công tác kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Cùng với sự lớn mạnh chung của Công ty, bộ phận kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt thật sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho Ban giám đốc Công ty ra được các quyết định quan trọng kịp thời và chính xác. Nhận thức được vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán có tổ chức tương đối hoàn chỉnhvới đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng và được phân công phân nhiệm rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc của mội người.Do có sự phân chia trách nhiệm và sự bất kiêm nhiệm nên công tác kế toán được chuyên môn hoá cao, các nghiệp vụ kế toán được tiến hành gọn hơn giảm bớt nhiều sai sót và gian lận. Điều này chứng tỏ tổ chức công tác kế toán tại Công ty gọn nhẹ, hoàn chỉnh tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đặc biệt bộ phận kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đã thực hiện tốt chức năng của mình bằng cách phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá từ doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại đến quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và Nhà nước. Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán Công ty đã thực hiện đúng nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ các chính sách tài chính của Nhà nước, thực hiện quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với Nhà nước, với cơ quan cấp trên, với đơn vị chủ quản. Ngoài những điểm mạnh nêu trên công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty vẫn còn những tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa những yêu cầu cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý Công ty, các nhà đầu tư và Nhà nước. những tồn tại. Thứ nhất : Về chứng từ sử dụng và sự luân chuyển chứng từ Công ty đã thực hiện đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập sau : Đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty vẫn làm thủ tục nhập kho cho số hàng này. Hàng hoá xuất thẳng cho khách hàng vẫn được phản ánh trên chứng từ là hàng hoá đã nhập kho. Điều này phản ánh sai sự vận động của hàng hoá, khó khăn cho kế toán theo dõi hàng hoá nhập xuất tồn tại một thời điểm. Đối với hoạt động bán hàng ở trung tâm giới thiệu và bảo hành sản phẩm và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh các chứng từ và sổ sách báo cáo về hoạt động tiêu thụ gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất, thời gian gửi cũng không theo một chu kỳ đều đặn. Điều này gây khó khăn cho kế toán Công ty trong việc tổng hợp số liệu. Thứ hai : Về tài khoản kế toán sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản và có sửa đổi vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với công ty là một doanh nghiệp Nhà nước vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại nhưng lại không phản ánh riêng chi phí thu mua hàng hoá (TK 1562) của hoạt động thương mại với hoạt động sản xuất gây khó khăn trong việc nghiên cứu giảm chi phí thu mua hàng hoá đối với hoạt động thương mại và hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ ba : Về hệ thống sổ sách Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng trong khi đó các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thường xuyên với giá trị lớn. Thứ tư : Về trình tự hạch toán Đối với việc hạch toán doanh thu bán hàng : Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra thì dù cho thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều hạch toán thông qua tk 131 “Phải thu khách hàng”. Điều này sẽ làm cho việc phân tích các chỉ tiêu tài chính như hệ số nợ, tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả bị sai lệch. Mặt khác Công ty cũng chưa xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng mà chỉ xác định kết quả bán hàng chung cho toàn bộ hàng hoá của Công ty. Đối với giảm giá hàng bán sau hoá đơn Công ty không hạch toán vào TK 532 “Giảm giá hàng bán” để giảm trừ doanh thu mà lại hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này là sai với quy định cuả chế độ dẫn đến một số chỉ tiêu như lãi gộp bị phản ánh sai lệch mặc dù kết quả tiêu thụ cuối cùng vẫn đúng. Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chỉ hạch toán chung cho cả hai hoạt động sản xuất và thương mại mà chưa chi tiết cho từng hoạt động gây khó khăn trong việc theo dõi các chi phí của từng hoạt động. Thứ năm : Về phương pháp xác định giá vốn hàng bán ra Công ty vận dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính trị giá hàng xuất ra xác định là tiêu thụ theo từng lô hàng. Tuy nhiên đối với hoạt động kinh doanh thương mại Công ty lại không phân bổ chi phí thu mua của hàng mua trong kỳ vào giá vốn hàng mua mà tập hợp sang tài khoản chi phí bán hàng do đó về cơ bản thì kết quả không thay đổi nhưng giá vốn của hàng hoá được phản ánh thấp hơn so với thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không được chính xác. Thứ sáu : Về phương pháp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán ra và số hàng hoá còn tồn kho cũng như hoạt động sản xuất và hoạt động thương mại của Công ty. Khoản chi phí này cuối kỳ được kế toán chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc làm này là sai chế độ và gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của hai hoạt động kinh doanh thương mại và sản xuất. Đồng thời, nếu kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ thì vô hình trung đã làm giảm lãi và kết quả cuối cùng không chính xác. Thứ bẩy : Về thanh toán công nợ Trong quá trình tiêu thụ, Công ty có quan hệ rộng rãi với nhiều khách hàng trong cả nước. Các khách hàng này đại đa số là thanh toán chậm vì vậy đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết từng khách hàng. Với hình thức thanh toán chậm là phổ biến thế nhưng Công ty lại không thực hiện việc chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn quy định vì vậy việc thu hồi nợ không được đẩy mạnh. II. Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Đối với trường hợp bán hàng giao thẳng không qua kho : Không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nên theo dõi riêng đối với hàng xuất thẳng không qua kho. Khi giao hàng cho khách càm háo đơn GTGT nộp ngay về cho Công ty. Đối với hoạt động tiêu thụ ở các trung tâm và chi nhánh xa Công ty cần quy định thời gian gửi báo cáo bán hàng đồng thời quy định cụ thể về cách tức ghi chép để tiện tổng hợp số liệu và đối chiếu kiểm tra. 2. Về tài khoản sử dụng Mở thêm tài khoản chi phí thu mua (TK 1562): Công ty nên mở thêm TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua phát sinh trong kỳ của hàng hoá thuộc hoạt động kinh doanh thương mại không nên hạch toán vào TK 641. Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm : Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng; Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng; Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua; Hao hụt trong định mức khi mua hàng; Công tác phí cho người đi đường; Hoa hồng trả cho người bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. TK 1562 có kết cấu và nội dung như sau : Bên Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. Bên có : Chi phí thu mua hàng hoá phan bổ cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Dư Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán chi phí thu mua hàng hoá : Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh: Nợ TK 1562 : Giá chưa thuế GTGT Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 : Tổng chi phí thu mua hàng hoá Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá theo cách tính sau : Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá cho hàng = x tiêu thụ hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu kỳ thụ trong kỳ Sau khi phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ kế toán định khoản : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng trong kỳ Mở tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán sau hoá đơn. (Trình tự hạch toán xem phần I) không hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng. 3. Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện tại Công ty không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho lượng hàng hoá, loại hàng hoá tiêu thụ trong kỳ cũng như lĩnh vực kinh doanh thương mại hay sản xuất. Theo em đến cuối tháng hoặc cuối quý kế toán nên tính tổng cộng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho từng lĩnh vực, từng mặt hàng theo một tiêu thức phù hợp để phản ánh một cách chính xác nhất chi phí và kết quả của từng hoạt động từ đó giúp Ban giám đốc xác định được mặt hàng kinh doanh nào có lãi cao, lĩnh vực kinh doanh nào hiệu quả hơn mà ra các quyết định tiếp theo. 4. Về thanh toán công nợ. Hiện nay tại Công ty hình thức thanh toán chậm là chủ yếu điều này chứng tỏ Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế điều này Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn quy định. Theo em Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán với tỷ lệ lớn hơn lãi suất ngân hàng khoảng 0.1% - 0.2%/tháng. Tuy điều này có thể làm tăng chi phí của Công ty nhưng nó lại giúp Công ty thu hồi vốn nhanh và tránh được thất thu hoặc không thu hồi được đồng thời nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý khách hàng. Bên cạnh việc thực hiện chiết khấu thanh toán như trên Công ty cũng nên gửi thông báo nợ đến cho những khách hàng gần đến hạn thanh toán nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với số nợ quá hạn Công ty nên tính lãi với lãi suất cao hơn ngân hàng một chút để thúc đẩy khách hàng trả nợ, đồng thời bù vào khoản chi phí do chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm. 5. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với việc tin học hoá trong công tác kế toán, dễ làm, dễ áp dụngvà có nhiều ưu việt. Tuy nhiên trong việc sử dụng hệ thống sổ Nhật ký đặc biệt Công ty không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng, trong khi đó Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất mà việc sản xuất chỉ dừng lại ở gia công lắp ráp là chính nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng diễn ra dầy, trị giá lớn . Thêm vào đó hình thức thanh toán chủ yếu lại là trả chậm rất phức tạp cần phải theo dõi riêng. Vì vậy theo em Công ty nên sử dụng thêm Sổ nhật ký bán hàng theo mẫu sau : Sổ nhật ký bán hàng Năm ..... Đơn vị tính :....... NTGS Chứng từ Diễn giải Phải thu khách hàng Doanh thu bán hàng SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Kết luận Sau quá trình học tập tại Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân và thời gian thực tập tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải em đã hiểu sâu sắc hơn những kiến thức về kế toán nói chung và kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nói riêng. Kết hợp những kiến thức về mặt lý luận đã học tập ở trường với cách vận dụng vào thực tế tại đơn vị thực tập em đã hiểu rõ sự cần thiết và tầm quan trọng cuả kế toán quá trình tiêu thụ. Từ đó em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và đưa ra một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện công tác kế toán quá trình tiêu thụ. Trong một khuôn khổ có hạn, chuyên đề không thể đề cập đến mọi khía cạnh, giải quyết mọi vấn đề của kế toán tiêu thụ song cũng đã giải quyết được một số vấn đề sau : Về lý luận : Đã trình bầy có hệ thống những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp và đưa ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Về thực tiễn : Đã trình bầy chi tiết thực trạng công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải với những số liệu cụ thể. Từ đó tính ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng ở trên, phần III của chuyên đề đã nêu ra một số nhận xét, kiến nghị và các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ. Để bài chuyên đề này được hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Giáo viên hướng dẫn Cô giáo Th.s Phạm Bích Chi và các thầy cô trong Khoa kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã tạo điều kện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập tại đơn vị. Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ Phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác của Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã nhiệt tình chỉ bảo và cung cấp cho em toàn bộ số liệu liên quan đến chuyên đề. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các trung tâm, thư viện và các cá nhân liên quan nơi em đã tiếp xúc để hoàn thiện bài chuyên đề này./.