Chuyên đề Một số vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển… Các khoản được giảm trừ : là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại… Ví dụ: Theo hoá đơn số 0089867 ngày 14/1/2008 công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị mua 200 Kg Super Rise SSL của công ty TNHH TM-DV Nam Giang với giá 61.198,00 đồng / Kg ( giá chưa có thuế GTGT), hoá đơn mua hàng có kèm theo vận đơn với giá chưa thuế là 600.000,00. Như vậy, giá của lô hàng trên là: 200* 61.198 +600.000 = 12.839.600.000 Đối với nguyên vật liệu xuất kho Hiện tại công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng mới tiến hành xác định đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho. Đơn giá và giá thực tế xuất kho được xác định theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho Ví dụ: Vào cuối tháng 11 năm 2008, số liệu về nguyên vật liệu bột mỳ của công ty như sau: Biểu số 2.1. Tính giá NVL xuất kho Chỉ tiêu Số lượng(kg) Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 2.000 7,500 15.000 Nhập trong tháng 8.525 7,450 63.511,25 Cộng tồn và nhập trong tháng 10.525 78.511,25 Giá đơn vị bình quân trong tháng Xuất dùng trong tháng 9.030 7,4595 67.359,285 Nhờ sử dụng phần mềm kế toán máy nên công việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu nhập các chứng từ : Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… vào máy. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu theo công thức trên, như vậy độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ vật tư tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Các chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL, công ty sẽ tiến hành tìm hiểu về thị trường, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và nhập kho. Các chứng từ được sử dụng: Đối với hoá đơn mua hàng, thường là hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao, công ty giữ liên thứ 2 (hoá đơn đỏ) có ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu của bộ tài chính đã ban hành, tuy nhiên công ty cũng có mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty, khi nhận được hóa đơn, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu. Mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty như sau: Biểu số 2.2. Mẫu hóa đơn nhập hàng Biểu số 2.3. Hóa đơn mua hàng Biếu số 2.2: Hóa đơn mua hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AA/2008N 0089878 CTY TNHH TM-DV NAM GIANG 133/11 Hồ Văn Huệ - P9 – Q.PN MST: 0301442146-1 Số TK: 102010000110460-NH CÔNG THƯƠNG CN2-TP HCM Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công, Q. Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: ….TM/CK……MS 01 021009239 STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Super Rise SSL (25kg/carton) Tỷ giá: 17,65 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng tiền hàng 18.359.400 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 1.835.940 Cộng tiền thanh toán 20.195.340 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm chín mươi lăm nghìn ba trăm bốn mươi đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu còn phải được kiểm tra về chất lượng, mẫu mã, số lượng…, đối chiếu với hợp đồng mua hàng và hoá đơn GTGT bởi phòng KCS của công ty. Việc kiểm nghiệm về nguyên vật liệu được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số ). Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành cho nhập kho. Biếu số 2.4. Biên bản kiểm nghiệm C.TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT SỐ: 23/11 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày…14… tháng….11 năm 2008 Căn cứ HĐ số …………..ngày …24... tháng… 11… năm 2008 Của đơn vị…….CTy TNHH TM - DV Nam Giang …………………………………….. Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại: STT Tên nhãn hiệu hàng hóa Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách Super Rise SSL (25kg/carton) Kg 300 KCS ĐẠI DIỆN BÊN GIAOHÀNG _ Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào các chứng từ trên viết phiếu nhập kho (Biểu số ). Phiếu nhập kho nguyên vật liệu có thể được lập cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại trong cùng một lần nhập. Các thông tin trên phiếu nhập kho được thực hiện theo đúng quy định của bộ tài chính. Chủ yếu do kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin về nguyên vật liệu nhập kho lên phần mềm kế toán máy và in thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 thủ kho giữ và là căn cứ ghi vào thẻ kho Liên 3 phòng kế hoạch vật tư giữ Sau khi nhập liệu các chứng từ, các hóa đơn, các thông tin có liên quan trên phần mềm kế toán của công ty ta có ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại ông ty trên màn hình nhập liệu sau: Biếu số 2.5. Hóa đơn nhập hàng (nhập dữ liệu về PNK trên máy) Biếu số 2.6. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Phương – Vũ Thị Như Ngọc Lý do nhập: Phiếu nhập kho Nhập tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Super Rise SSL (25kg/carton NL0404 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng 18.359.400 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu ba trăm năm mươi chín ngàn bồn trăm đồng chẵn Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Các chứng từ xuất kho nguyên liệu Khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư (khi tiến hành sản xuất) sẽ lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể như là : loại vật tư sử dụng, số lượng sử dụng… các phân xưởng sẽ ghi vào Giấy đề nghị cấp vật tư và nộp cho ban giám đốc. Ban giám đốc công ty sẽ xem xét nhu cầu và Giấy đề nghị cấp vật tư, căn cứ vào định mức sử dụng vật tư sẽ quyết định cho xuất hay không cho xuất vật tư. Nếu yêu cầu sử dụng vật tư là hợp lý sẽ đồng ý cho xuất vật tư. Việc xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất là theo định mức do phòng kế hoạch vật tư đã xác định, các phân xưởng sẽ căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất để lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Sau khi nhận được sự phê duyệt của ban giám đốc công ty, các phân xưởng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư cho phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho và có sự xét duyệt của Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập 3 liên theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Liên 1: được lưu tại phòng kế toán và là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết và các phân hệ kế toán khác như xác định chi phí và tính giá thành. Liên 2: lưu tại kho, do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Liên 3: lưu tại phòng kế hoạch vật tư làm căn cứ xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu và các vấn đề phục vụ nhu cầu quản lý. Biếu số 2.7. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 11 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: …………………………… Lý do xuất kho: Phiếu xuất kho Xuất tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sorbate NL0133 Kg 100 70.830 7.083.000 2 Acid Sorbic NL0139 Kg 100 68.796 6.879.600 Cộng 13.962.600 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười ba triệu chín trăm sáu mươi hai nghìn sáu trăm đồng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu các vấn đề liên quan đến xuất kho, như là phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, mã hàng hóa xuất kho trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy của công ty. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty đang được thực hiện đồng thời tại kho và tại phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu THẺ KHO PHIẾU NHẬP KHO SỔ CHI TIẾT NVL PHIẾU XUẤT KHO BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NVL KẾ TOÁN TỔNG HỢP : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Tổ chức hạch toán tại kho: Công ty mở thẻ kho cho tất cả các danh điểm nguyên vật liệu chính và phản ánh các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư vào thẻ kho hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, ngay khi có nghiệp vụ nhập - xuất vật tư. Trên thẻ kho không phản ánh giá trị của nguyên vật liệu xuất - nhập mà chỉ phản ánh về mặt số lượng của vật tư nhập vào, xuất ra hay tồn kho. Biểu số 2.8. Thẻ kho nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tên vật liệu: …………….Super Rise SSL (25kg/carton)……… Trang: Quy cách phẩm chất:……………….. Đơn vị tính: Kg Cộng 0 120 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày tháng Số hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 31/10 Tồn đầu 120 14/11 0089878 Nhập kho 300 420 14/11 0045986 Xuất sx LK 150 270 18/11 0045996 Xuất sx LK 170 100 22/11 0089920 Nhập kho 200 300 …… ……. ……….. …….. …….. 30/11 004621 Xuất sx LK 120 100 Đối với các nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào PNK thủ kho dựa vào cột số lượng thực nhập ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu ghi vào một hàng trên thẻ kho. Thủ kho phải ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung … Đối với các nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào số lượng vật tư thực xuất và căn cứ vào PXK, phiếu yêu cầu xuất vật tư… thủ kho ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, số lượng xuất kho, tồn… Mỗi lần xuất ghi vào một hàng trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng trên thẻ kho số lượng vật liệu thực nhập và thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết vật tư về mặt số lượng. Đồng thời thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ về nhập kho, xuất kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời, thủ kho còn phải lập Bảng Xuất – Nhập nguyên liệu. Đây là cơ sở để phòng kế hoạch vật tư tính ra định mức đối với từng loại nguyên vật liệu. Bảng Xuất – Nhập nguyên vật liệu phải có sự xác nhận của thủ kho ( người giao nguyên vật liệu ) người nhận nguyên vật liệu , thủ kho nhận (người nhận nguyên vật liệu ) và người giao Biểu số 2.9. Bảng Xuất- nhập nguyên vật liệu CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ PHÒNG KẾ HOẠCH – VẬT TƯ Mẫu số : PX-CT-01 Lần ban hành: 01 Ngày :01/01/2008 Số : 233 BẢNG XUẤT-NHẬP NGUYÊN LIỆU BÁNH MỲ STAFF… Ngày 14/11/2008 Ca sản xuất : I Thu Quản đốc phân xưởng : A.Thắng Loại bánh Mỳ ruốc staff Mỳ D.d ưỡng Mỳ lucky Mẻ bột 35,0 0,0 0,0 Mẻ nước sốt 13,0 0,0 0,0 Stt Danh mục ĐVT Xuất KH Bổ sung lần 1 Bổ sung lần 2 Bổ sung lần 3 Nhập lại Thực sản xuất Ghi chú 1 Đường RS Kg 260,8 0 0 0 0 2 Ruốc Kg 80,5 18,2 0,3 … ……….. …. …. … … … … … … Lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho giao (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho nhận (ký, ghi rõ họ tên) Người giao (ký, ghi rõ họ tên) Nhận bổ sung (ký, ghi rõ họ tên) Tổ chức kế toán tại phòng kế toán Hàng ngày, khi nhận được PNK, PXK kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán. Công việc ghi sổ được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra danh điểm vật tư xem đã cập nhập thông tin về vật tư hay chưa ( nếu là PNK). Nếu chưa có thì tiến hành khai báo vật tư mới vào danh mục vật tư mới. Bước 2: Nhập dữ liệu từ PNK, PXK… vào máy vi tính. Quy trình nhập dữ liệu như sau: Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập dữ liệu nghiệp vụ vật tư Từ PNK và hóa đơn mua hàng… kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng cả về mặt giá trị và số lượng. Biểu số 2.10. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 Kho: Nguyên liệu Đơn vị tính: Đồng STT Chứng từ Tên hàng hóa vật tư Đơn vị tính Nhập Ngày tháng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 1/11 1 Bột nở Kg 2.000 4.500 9.000.000 2 3/11 6 Bột mỳ Kg 18.000 6.500 117.000.000 …. …. …. ……… ….. ….. ….. …… Cộng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Mỗi nghiệp vụ nhập vật tư được phản ánh trên một dòng và phản ánh đầy đủ các thông tin theo trình tự ngày tháng. Từ PXK và các chứng từ có lien quan kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết xuất vật tư nhằm theo dõi tình hình nhập vật tư trong cả tháng chỉ về mặt số lượng, cuối tháng khi tính được đơn giá xuất thì kế toán mới theo dõi về mặt giá trị. Bảng kê chi tiết xuất vật tư được mở chi tiết theo từng phân xưởng, khi xuất nguyên vật liệu nào cho phân xưởng nào thì sẽ nhập dữ liệu vào bảng kê chi tiết nguyên vật liệu xuất kho của phân xưởng đó. Biểu số 2.11. Bảng kê chi tiết xuất vật tư Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Phân xưởng bánh Staff Tháng 11 năm 2008 Đơn vị tính: Chứng từ Tên sản phẩm Đường RS(Kg) Bột mỳ (kg) Ruốc (kg) Dầu Cái Lân (lit) ….. SH NT … … ….. …. …. ….. ….. …. …. …. Bánh Staff hương dâu 260 1.754 80,5 474 … … … Bánh Staff socola 260 1.754 80,5 474 …. Cộng …. …. …. ….. ….. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán NVL (Ký, họ tên) Hàng ngày căn cứ Bảng kê chi tiết xuất vật tư kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Sổ chi phí nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi ở mục số lượng. Đến cuối tháng sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì mới ghi vào mục giá trị. Sổ này được lập để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và mặt số lượng và cũng là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. Biểu số 2.12. Sổ chi phí nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 STT Danh mục ĐVT Tổng nguyên vật liệu Bánh staff hương dâu … SL ĐG TT SL TT … 1 Đường RS Kg 260 12.500 3.250.000 12.000 150.000.000 … 2 Bột mỳ Kg 1.754 6.500 11.401.000 10.500 68.250.000 … 3 Ruốc Kg 80,5 135.000 11.475.000 5.250 708.750.000 … 4 Dầu Cái Lân Lit 474 30.000 14.220.000 7.560 226.800.000 … …. …. …. …. …. ….. …. …. …. Cộng … …. ….. ….. ….. ….. … Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán NVL (Ký, họ tên) gười ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời với việc phản ánh về mặt giá trị, kế toán phản ánh tình hình Nhập – Xuất – Tồn từng loại nguyên vật liệu trong tháng lên Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy. Ta có mẫu màn hình nhập liệu của công ty trên máy như sau: Biểu số 2.13. Màn hình nhập liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu Biểu số 2.14. Sổ chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Vật liệu : Đường RS Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: kg Đơn vị tính: nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 1.050 13.125 PNK 8 5/11 Nhập kho 112 12,6 500 6.300 PXK 15 9/11 Xuất kho 621 12,5 260 3.250 … … … … … … … …. …. …. …. Cộng … … … …. … … … … Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành ghi vào bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn. Bảng này giúp kế toán viên dễ dàng trong việc theo dõi nguyên vật liệu và tiến hành đối chiếu thẻ kho, báo cáo tồn kho do thủ kho lập, đồng thời là căn cứ để phòng kế hoach vật tư có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất. Biểu số 2.15. Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Kho: Nguyên vật liệu Tháng 11 năm 2008 Đơn vị tính: nghìn đồng STT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Đường RS Kg 1.050 13.125 500 6300 750 9.340 800 10.085 2 Bột mỳ Kg 15.300 99.450 5.800 37.410 10.500 68.106 10.600 68.754 3 Ruốc Kg 120 16.200 60 8.130 90 12.165 90 12.135 4 Dầu Cái Lân Lit 560 16.800 150 4.500 450 13.500 260 7.800 … …. … … … … …. …. …. …. …… Cộng … 22.960 240.580 15.750 170.220 27.320 300.560 11.390 110.240 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán NVL (Ký, họ tên) Đồng thời với việc ghi vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu kế toán còn phải ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ta có mẫu màn hình nhập liệu sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau Biểu số 2.16. Màn hình nhập liệu sổ chi tiết thanh toán với người bán Ngoài ra cuối mỗi quý phòng kế toán còn lập Bảng cân đối nguyên liệu nhằm theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quý Biểu số 2.17. Bảng cân đối nguyên liệu quý III năm 2008 CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ PHÒNG KẾ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI NGUYÊN LIỆU QUÝ III NĂM 2008 STT Danh mục ĐVT Tồn đầu Nhập mua Nhập khác Xuất sx Xuất sx (MT) Xuất khác Xuất bán Tồn cuối Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng 1 Đường trắng Kg 45,5 334.102 575 4.459.267 232 1.785.510 63 490.125 325,5 2.517.734 2 Bột mỳ cái cân Kg 34 358.262 988 10.854.812 480 5.266.414 542 5.946.660 3 Bột cacao Kg 50 1.159 50 1.159 4 Hạt điều Kg 1.410 116.000 1.110 91.162 300 24.838 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán NVL (Ký, họ tên) 2.6. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 2.6.1. Nguyên tắc hạch toán Hiện tại công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó nguyên vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT TK sử dụng: Với phương pháp kê khai thường xuyên, và tính thuế theo phương pháp khấu trừ công ty sử dụng các TK sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của công ty theo giá trị. Do số lượng nguyên vật liệu của công ty rất nhiều nên công ty không chi tiết hóa TK 152, tuy nhiên phần mềm kế toán của công ty đã mã hóa tất cả các danh điểm nguyên vật liệu, khi ghi sổ các nghiệp vụ về nguyên vật liệu kế toán chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn đối tượng nguyên vật liệu trong danh mục vật tư. TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK này phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp tạo nên sản phẩm. TK này được chi tiết hóa theo từng phân xưởng ( chỉ ở cấp 2) Ngoài ra đối với các nghiệp vụ vật tư kế toán còn sử dụng các TK khác như là TK 111 : Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331, TK 627, TK 641, TK 642 …. Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán kế toán. Đối với các nghiệp vụ về nguyên vật liệu, quy trình ghi sổ của công ty như sau: Biểu số 2.3. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Chứng từ gốc (PNK,PXK…) Nhật ký chứng từ số 1,2 Sổ chi tiết TK 331 Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết TK 152 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng kê số 4, 5 Sổ cái TK 152, 331 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Các sổ sách sử dụng đối với các nghiệp vụ về vật tư: Hiện tại công ty sử dụng các loại sổ sau: NKCT số 1: Phản ánh các phát sinh Có của TK 111 và phát sinh Nợ của các TK đối ứng ( cụ thể là TK 152) NKCT số 2: Phản ánh các phát sinh Có của TK 112 và phát sinh Nợ của TK 152 NKCT số 5: Phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp về nguyên vật liệu NKCT số 7: Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh ( cụ thể là chi phí nguyên vật liệu) Bảng kê số 4: Phản ánh các phát sinh Nợ của các TK 621, 627, … đối ứng với các phát sinh Có của TK 152 Bảng kê số 5: Phản ánh các phát sinh Nợ của TK 641, 642… đối ứng với các phát sinh Có của TK 152 Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Phản ánh tình hình phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các phân xưởng… Sổ cái TK 152: Phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu của toàn bộ công ty, là căn cứ để lập các báo cáo kế toán. Sổ cái TK được mở cho tất cả các tháng trong năm. 2.6.2 Hạch toán các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu TH 1: Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay cho người bán Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trả ngay cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi, giấy báo Nợ… kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng ghi vào NKCT số 1( trả ngay bằng tiền mặt): Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111 hoặc NKCT số 2 (trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng): Ghi Nợ TK 152 và ghi Có TK 111 Biểu số 2.18. Nhật ký chứng từ số 1 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT Ngày tháng Ghi có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 152 133 … … … …. …. …. … 5 7/11 129.405 12.940 142.345 6 9/11 68.946 6.894,6 … 85.125 …. …. … … … … … … … …. …. …. Cộng 250.725 25.100 425.500 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.19. Nhật ký chứng từ số 2 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04b1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112- TGNH Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT Ngày tháng Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 152 133 … …. …. …. …. …. …. …. ….. ….. ….. ….. …. 40 20/11 56.990 5.698 62.688 … …. …. …. …. ….. … …. ….. ….. ….. …… Cộng 92.750 10.258 320.125 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) TH 2: Nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán Hình thức thanh toán thường gặp tại Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là thanh toán chậm bởi vì nhà cung cấp của công ty chủ yếu là các nhà cung cấp quen thuộc thậm chí là cổ đông tham gia góp vốn của công ty. Để theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, công ty mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Căn cứ vào hóa đơn, PNK kế toán ghi số tiền phải trả cho nhà cung cấp bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Kế toán ghi vào cột phát sinh Có của TK 331 đối ứng với TK 152 và TK 133 Khi thanh toán với nhà cung cấp, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ kế toán ghi số tiền đã trả nhà cung cấp vào cột phát sinh Nợ đối ứng với TK 111, TK 112 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TGNH. Biểu số 2.20. Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S32-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP Nhà cung cấp: Công ty TNHH Nam Giang Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 150.000 HĐ008965 1/11 Mua đường 152 3.600 HĐ008965 1/11 GTGT 133 360 GBN 00795 2/11 Thanh toán với NCC 112 50.000 … … ….. …. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng phát sinh ….. ….. ….. ….. Dư cuối kỳ ….. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp để ghi vào NKCT số 5 nhằm theo dõi tình hình thanh toán với tất cả các nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một dòng trên NKCT số 5. Sau đó số liệu từ cột tổng ghi Có TK 331 và cột tổng ghi Nợ TK 152 ghi vào sổ cái TK 152 Biểu số 2.21. Nhật ký chứng từ số 5 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04a5-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331: Phải trả người bán Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT Tên NCC Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331 ghi Nợ các TK Cộng Có TK 331 Ghi Nợ TK 331 ghi Có các TK Cộng Có TK 331 Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 …. 111 … 1 CT TNHH Nam Giang 150 45 ……. 35 ….. ….. …. ….. …. …. …. ….. ….. ….. …. …. ….. ….. Cộng …. ….. ….. …… ….. ….. ….. …… Đã ghi Sổ cái ngày ..30…tháng..11….năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Theo nguyên tắc kế toán của công ty là không sử dụng TK 151 do đó trong trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về nhập kho thì đợi đến khi nguyên vật liệu về nhập kho thì kế toán mới phản ánh tăng nguyên vật liệu. Do đó công ty không sử dụng NKCT số 6 2.6.3. Các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu tại công ty Phần lớn các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu tại công ty là xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ xuất vật tư kế toán phản ánh vật tư giảm vào Sổ chi tiết vật tư ( chỉ phản ánh mặt số lượng). Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá bình quân, căn cứ vào Sổ chi phí nguyên vật liệu giá trị nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất sản phẩm được ghi vào Sổ chi tiết vật tư (phản ánh về mặt giá trị) . Số tổng cộng trên sổ chi tiết vật tư sẽ được tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 sau đó sẽ được chuyển vào Bảng kê sô 4 tại dòng ghi Nợ TK 621 và cột ghi Có TK 152. Tương tự đối với nguyên vật liệu xuất cho các hoạt động khác tại phân xưởng, căn cứ vào Sổ chi tiết TK 627 kế toán sẽ ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết TK 152. Sau đó sẽ chuyển lên Bảng kê số 4. Số liệu trên Bảng kê số 4 sẽ được chuyển vào NKCT số 7 Từ Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 kế toán tiến hành tập hợp toàn bộ nguyên vật liệu xuất kho để ghi vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng khoản mục chi phí tại các phân xưởng sản xuất. Biểu số 2.22. Bảng kê số 4 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04b4-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) BẢNG KÊ SỐ 4 Ghi Có TK 154, 621,… Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 …… Các TK phản ánh ở các NKCT Cộng CP NVL phát sinh trong tháng NKCT số 1 …. 1 TK 154- CPSXKDDD 2 TK 621-CP NVL 360.504 PX mứt 85.200 PX kẹo 102.315 ….. ….. …. ….. …. … 3 TK 627- CPSXC 120.005 PX mứt 12.000 PX kẹo 17.520 …. …. … …. … ….. Cộng 480.509 … …. … ….. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.23. Bảng phân bổ nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số: 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 Đơn vị : nghìn đồng STT ghi Có cácTK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 1 TK 154 – CP SXKDDD 2 TK 621- CP NVL 360.504 PX mứt 85.200 PX kẹo 102.315 …… 3 TK 627 – CP SXC 120.005 PX mứt 12.000 PX kẹo 17.520 ….. 4 TK 641-CP Bán hàng 25.250 5 TK 642 – CP QLDN 35.530 Cộng 541.289 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu liệu cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào PXK, và Bảng phân bổ nguyên vật liệu, Sổ chi tiết TK 641, TK 642 kế toán ghi vào bảng kê số 5. Số liệu từ bản kế số 5 được chuyển vào NKCT số 7 Biểu số 2.24. Bảng kê số 5 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04b5-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) BẢNG KÊ SỐ 5 Tập hợp: - Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản(TK 241) - Chi phí bán hàng (TK 641) - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 … Các TK phản ánh ở NKCT Cộng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ 1 TK 241 - CPXDCB 2 TK 641 – CP BH 25.250 25.250 3 TK 642– CPQLDN 35.530 35.530 … Cộng 60.780 60.780 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Do kế hoạch thu mua, công tác kiểm tra nguyên vật liệu khá chặt chẽ nên tại Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị hầu như không có trường hợp nguyên vật liệu phải nhập trả lại. Công ty cũng không dùng nguyên vật liệu vào các hoạt động khác như góp vốn… nên nguyên vật liệu của công ty chỉ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh như trên. Do đặc điểm kinh doanh của công ty là kinh doanh các loại hàng thực phẩm…là những hàng tuy có bị ảnh hưởng về giá cả nhưng sự thay đổi về giá cả không đáng kể và hàng tồn kho của công ty có thời gian sử dụng ngắn, vòng quay hàng tồn kho ngắn nên hiện tại công ty chưa hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó không có công việc hạch toán giảm giá nguyên vật liệu. 2.6.4. Các nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện định kỳ hàng tháng dưới sự giám sát của kế toán nguyên vật liệu và thủ kho. Sự tăng giảm nguyên vật liệu khi kiểm kê được phản ánh vào Biên bản kiểm kê sau đó phản ánh vào NKCT số 7: Nếu vật tư thừa khi kiểm kê được ghi vào cột Ghi Có TK 338 và ghi vào dòng Ghi Nợ TK 152 trên NKCT số 7 Nếu vật tư thiếu khi kiểm kê công ty không hạch toán vào TK 1381 mà hạch toán vào TK 131. Do đó giá trị nguyên vật liệu thừa được ghi vào Cột ghi Có TK 152 và dòng ghi Nợ TK 131. Biểu số 2.25. Biên bản kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN LIỆU (HẾT NGÀY 30/11/2008) Hôm nay, ngày 30 tháng 11 năm 2008, tại công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, chúng tôi gồm có: 1. Bà: Nguyễn Thị Liên Kế toán 2. Bà: Phạm Thị Đông Thủ kho 3. Ông: Trần Hoài Nam Thủ kho Cùng nhau tiến hành kiểm kê nguyên liệu tồn kho, số lượng cụ thể như sau: Đơn vị : nghìn đồng STT Danh mục ĐVT Tồn cuối (sổ sách) Tồn cuối (thực tế) Chênh lệch Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Tổng cộng 2 Đường RS Kg 10,5 2.718 10,5 2.718 ……… 15 Bột mỳ VNH Kg 17.932 185.649 17.932 185.649 … ……. Cộng tổng Kế toán Nguyễn Thị Liên Thủ kho Phạm Thị Đông Thủ kho Trần Hoài Nam Cuối tháng, dựa vào Bảng kê số 4 và bảng kê số 5 kế toán ghi số liệu vào NKCT số 7. Từ số liệu trên NKCT số 1,2,5,7, Bảng kê số 4, 5 kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Sổ cái TK 152 được mở cho từng năm nhằm theo dõi tình hình tăng giảm toàn bộ nguyên vật liệu của công ty. Biểu số 2.26. Nhật ký chứng từ số 7 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S04a7-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I – CP sản xuất kinh doanh toàn DN Ghi Có các TK 142, 152, 153, 214, 242, 334, 338, 621, 622, 627… Tháng 11 năm 2008 Đơn vị : nghìn đồng STT Các Tk ghi Có Các Tk ghi Nợ TK 152 TK 153 NKCT số 1 NKCT số 2 ….. Tổng cộng 1 Tk 621 360.504 …. …. …. ... …. 2 TK 622 298.450 … … … … …. 3 TK 627 120.005 … … …. ... …. ….. …. …. …. …. ... …. TK 152 250.725 92.750 … …. …… …. …. ….. …. … ….. Cộng 965.950 425.500 320.125 … …. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.27. Sổ cái TK 152 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số S05-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006) SỔ CÁI TK 152 Năm 2008 Số dư đầu năm Nợ Có 19.954 Đơn vị: nghìn đồng Ghi Có TK này đối ứng với Nợ TK kia Tháng 1 ….. Tháng 11 Tháng 12 NKCT số 1 425.500 NKCT số 2 320.125 NKCT số 5 250.315 Cộng phát sinh Nợ 995.940 Cộng phát sinh Có 965.950 Số dư cuối tháng Nợ 49.944 Có Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG - 3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ 3.1. Đánh giá khái quát về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 3.1.1 Những ưu điểm đã đạt được Về công tác tổ chức kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung đảm bảo được sự thống nhất và giúp công tác kế toán phát huy được hết hiệu quả của nó. Các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, đạo đức tốt, và không ngừng tự bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm trong công việc Phòng kế toán có sự phân công phân nhiệm giữa các phần hành kế toán, không có sự chồng chéo và luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành kế toán. Công việc kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING là một phần mềm kế toán được thiết kế riêng với những đặc tính nổi bật phù hợp với đặc điểm của công ty. Phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo theo quy định của Nhà nước: báo cáo tài chính, các NKCT…Ngoài ra phần mềm kế toán còn cung cấp một số các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng như: Báo cáo thống kê, Báo cáo nhanh… ADVAN ACCOUNTING được thiết kế có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng khi có sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý…Phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING còn tự động xử lý các chứng từ trùng trong quá trình nhập dữ liệu, tự động phân bổ, kết chuyển… giúp cho việc tổng hợp dữ liệu kế toán thuận tiện hơn. Hơn thế nữa phân mềm kế toán được bảo mật chi tiết tớ tận các chứng từ , các loại báo cáo…với phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING người sử dụng còn có thể xem hoặc in được những dữ liệu đã khóa sổ nhưng không sửa được các dữ liệu. Hiện tại, phòng kế toán của công ty đang sử dụng phiên bản ADVAN ACCOUNTING 2009 cho công tác kế toán. Đây là phiên bản mới đã có sự sửa đổi cho phù hợp với công ty nên rất thuận lợi cho các kế toán viên trong công việc hàng ngày của mình. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Tại công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm cũng như toàn bộ chi phí của công ty. Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty rất được chú trọng. Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện khá tốt, đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty. Kế toán nguyên vật liệu, thủ kho đã phản ánh đúng, đủ về tình hình hạch toán nguyên vật liệu và đã góp phần lớn vào việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu đã được thực hiện tốt từ các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng. Sự phối hợp giữa các phòng ban tương đối chặt chẽ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhịp nhàng có hệ thống góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Cụ thể: Phòng kế hoạch vật tư là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cho quá trình sản xuất kinh doanh Phòng kỹ thuật và phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua đó đã xây dựng được kế hoạch thu mua, sản xuất, dữ trữ tốt tránh được tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn lãng phí nguồn vốn của công ty. Công ty có hệ thống kho bảo quản vật tư khá tốt, các kho của công ty đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống thiết bị bảo quản tốt… Các kho nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp có hệ thống, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho- bảo quản – xuất kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt không gây tình trạng gián đoạn sản xuất. Về tính giá nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp tính theo giá thực tế. Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh được giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho. Đối với các nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp tính bình quân cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán, rất thích hợp với công ty. Công ty có rất nhiều danh điểm nguyên vật liệu, số lượng nghiệp vụ về nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên nên phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là phương pháp thich hợp nhất, giảm bớt mức độ phức tạp và khối lượng công việc cho nhân viên đồng thời cũng đảm bảo tương đối mức độ chính xác về giá cả của nguyên vật liệu. Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán Công tác tổ chức chứng từ kế toán của công ty được thực hiện khá tốt, các nghiệp vụ vật tư phát sinh được phản ánh kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và tồn kho. Chứng từ được lập, bảo quản, dự trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. Về hạch toán ban đầu các nghiệp vụ về nguyên vật liệu Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ áp dụng và giúp cho kế toán có sự đối chiếu dễ dàng. Ngoài những sổ sách theo quy định, kế toán nguyên vật liệu còn mở thêm Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu…Đây là sự sáng tạo hợp lý vì khi đó việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra dễ dàng hơn, phục vụ cho việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi chặt chẽ được tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm của công ty là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám sát thường xuyên. 3.1.2. Những nhược điểm cần khắc phục Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được, công tác kế toán của công ty vẫn còn một số những nhược điểm mà em đã phát hiện được như sau Về tổ chức, sử dụng chứng từ kế toán Trong mẫu Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho không có chữ ký của Giám đốc công ty. Điều này công ty đã chưa tuân theo mẫu Phiếu xuất kho của Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC. Các chứng từ vật tư của công ty phát sinh hàng ngày rất nhiều nhưng thường được gửi lên phòng kế toán khá muộn, thường là cuối tháng do đó thường có độ trễ về lập và kiểm tra chứng từ. Trong khi đó công việc của kế toán thường tập trung vào cuối tháng (khi xác định được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ) do đó việc chậm trễ về chứng từ làm khối lượng công việc kế toán vào cuối tháng lớn ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác, chậm tiến độ của công ty. Mặt khác công ty có nhiều chi nhánh ở khắp nơi trên cả nước nên việc luân chuyển chứng từ và quản lý chứng từ của công ty gặp nhiều khó khăn. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tuy phương pháp tính giá xuất kho là bình quân cả kỳ dự trữ đã giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên hàng ngày nhưng công việc kế toán lại dồn vào cuối tháng. Số lượng nguyên vật liệu của công ty lại lớn, nghiệp vụ xuất nhập xảy ra thường xuyên, công ty chỉ có một nhân viên kế toán phần hành nguyên vật liệu nên vào cuối tháng công việc thường quá tải, phần nào ảnh hưởng tới tiến độ của phòng kế toán lập báo cáo kế toán Vấn đề hạnh toán tổng hợp - Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu Công ty không sử dụng Tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) không đúng với chế độ kế toán. Mặt khác việc hạch toán này sẽ làm sai lệch giá trị thực của TK 138 - Vấn đề dự phòng Công ty sử dụng một số lượng rất lớn nguyên vật liệu trong khi đó sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo, đây là những loại sản phẩm, vật liệu mang tính chất mùa vụ vì sản xuất tập trung rất lớn vào những dịp tết. Do đó công ty thường xuyên phải dự trữ một khối lượng lớn nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất. Thế nhưng công ty lại không thiết lập bất cứ một khoản dự phòng nào trong khi giá cả thị trường lại luôn luôn biến động và việc giá trị nguyên vật liệu thấp hơn giá cả thị trường là điều khó tránh khỏi. Do đó, xét về góc độ kế toán, công ty chưa phản ánh đúng thực chất của chi phí sản xuất - Vấn đề hạch toán khi mua ngoài nguyên vật liệu mà hóa đơn về trước, cuối tháng hàng chưa về. Đối với trường hợp này kế toán dùng Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151) mà chỉ đến khi hàng về đến công ty rồi mới phản ánh. Do đó, kế toán cũng không sử dụng NKCT số 6. Như vậy là trong tháng đó nguyên vật liệu đã là tài sản của công ty nhưng lại không được kế toán phản ánh . Kế toán đã không phản ánh tình hình biến động tài sản của công ty. Do đó, cách hạch toán không qua Tài khoản 151 như trên là không tuân theo chế độ kế toán. Vấn việc ứng dụng máy vi tính Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AVAND ACCOUNTING, tuy nhiên mọi công việc từ tính toán hạch toán hàng ngày như tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do các kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel. Phần mềm kế toán của công ty đã không đáp ứng được yêu cầu này Tại kho và phòng kế toán đều được trang bị máy vi tính nhưng không nối mạng với nhau do đó việc luân chuyển chứng từ và cập nhập, so sánh đối chiếu giữa thủ kho và kế toán vật tư đều thực hiện bằng thủ công nghĩa là gọi điện và trực tiếp xuống trao đổi, việc này làm tốn kém nhiều thời gian đối với kế toán vật tư và cả với thủ kho, thậm chí làm gián đoạn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 3.2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cố phần bánh kẹo cáo cấp Hữu Nghị Tuy mới cổ phần hoá nhưng công ty Cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã có những bước phát triển vượt bậc và trở thành đơn vị có uy tín trên thị trường. Tuy trong giai đoạn nền kinh tế thế giới đang suy thoái nhưng công ty vẫn giữ vững được tốc độ phát triển và duy trì được thương hiệu cũng như uy tín của công ty ngày càng được củng cố. Thành công đó của công ty nhờ chính sách tiết kiệm - sản xuất có hiệu quả. Để làm được điều đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng thực phẩm nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe và việc tiết kiệm sản xuất chính là tiết kiệm các khoản chi phí sản xuất, trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm phần quan trọng nhất. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Đối với công ty, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên, liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hiện nay công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã tổ chức công tác kế toán khá tốt đã tuân theo những chính sách chế độ kế toán của Nhà nước. Tuy nhiên trong công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty còn một số vấn đề mà theo em vẫn chưa đựơc tốt. Và để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty em xin có một số đề xuất sau: 3.2.2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Về tổ chức chứng từ ban đầu Do hiện tại chứng từ của công ty về các nghiệp vụ xuất - nhập vật tư vẫn chưa có phần chữ ký của Giám đốc, để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty. Về hạch toán tổng hợp - Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được số nguyên vật liệu tồn kho đó….. - Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu hóa đơn về trước Cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu qua TK 151: Hàng mua đang đi đường. Giá trị của hàng mua được phản ánh căn cứ vào giá trị ghi trên hóa đơn. Như vậy khi nhận được hóa đơn, kế toán vật tư phản ánh vào Sổ chi tiết công nợ nghiệp vụ mua vật tư: Nợ TK 151. Thuế GTGT cũng được phản ánh (Nợ Tk 13316). Cuối tháng, máy tính sẽ tổng hợp cộng số liệu ghi Có TK 331, Nợ TK 151 phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5 Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, để phản ánh nghiệp vụ hàng mua đang đi đường về nhập kho, kế toán mở thêm Nhật ký chứng từ số 6: ghi Có TK 151, Nợ TK 152. - Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu Công ty nên sử dụng Tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) và Tài khoản tài sản thừa chờ xử lý (TK 3381) khi kiểm kê nguyên vật liệu cho đúng chế độ kế toán của Nhà nước. Về trang bị thiết bị hiện đại cho nhân viên kế toán Hiện nay công ty đã đầu tư trang thiết bị hiện đại cho phòng kế toán. Việc sử dụng các phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán kế toán hiện nay trở nên rất quan trọng. Nó giúp cho nhân viên kế toán có thể dễ dàng làm việc một cách nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên phần mềm kế toán hiện nay của công ty vẫn còn một số nhược điểm mà công ty cần khắc phục. Theo em để hạn chế độ phức tạp khi tính toán công ty nên đưa hệ thống bảng tính vào phần mềm kế toán máy của công ty. Khi đó khi cần tính toán nhân viên kế toán có thể tính ngay mà không cần phải mở bảng tính EXCEL bên ngoài và chuyển lại vào phần mềm kế toán. Ngoài ra công ty nên có hệ thống mạng nội bộ cho cả doanh nghiệp, giữa các phòng ban, giữa các phòng và kho, phân xưởng… như vậy quá trình luân chuyển chứng từ của công ty sẽ nhanh chóng và thông tin được cập nhập kịp thời hơn thuận tiện cho việc ra các quyết định quản lý của công ty. KẾT LUẬN . Từ trước khi cổ phần hóa đến nay, thương hiệu Hữu Nghị đã nổi tiếng và được mọi người biết đến. Hiện nay công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã và đang là công ty có uy tín trên thị trường bánh kẹo cũng như các mặt hàng khác. Thành quả đó là nhờ chiến lược kinh doanh hợp lý của công ty trong đó đóng góp lớn về các chính sách tài chính cũng như quản lý tài chính tốt của công ty mà cụ thể hơn là phòng kế toán. Góp phần không nhỏ vào thành quả chung của công ty, công tác kế toán nguyên vật liệu đã làm tốt công việc của mình. Bộ máy quản lý về công tác nguyên vật liệu của công ty, kế toán trưởng, kế toán nguyên vật liệu, các thủ kho đã nổ lực rất nhiều để hoàn thành tốt công việc của mình trong điều kiện hạn chế về vật chất. Qua quá trình thực tập tại công ty em đã học được nhiều điều về việc ứng dụng lý thuyết mà em đã được học vào thực tiến. Điều này đã giúp em trưởng thành hơn trong suy nghĩ về công việc kế toán mà mình đã lựa chọn. Em xin được gửi lời cảm ơn tới các anh chị phòng kế toán công ty bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị và thầy giáo hướng dẫn – THs Trương Anh Dũng đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập. Em xin cảm ơn. Hà Nội, ngày … tháng …năm 2009. Sinh viên thực hiên Hoàng Thị Loan DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Đông, 2006. Giáo trình kế toán tài chính. Hà Nội : NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Bộ tài chính. 2006. Quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC. Hà Nội Bộ tài chính.2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội : NXB Tài chính ttp://www.tapchiketoan.com http:/ google.com.vn/nguyen vat lieu NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2009