Chuyên đề Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Hà

sổ chi tiết có liên quan. Các hình thức khác như “Nhật ký chung”, Nhật ký chứng từ” hay “Chứng từ ghi sổ” thì phức tạp hơn kể cả về cách ghi chép cũng như công việc đối chiếu. 2 - Hình thức Nhật ký chung: Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ “Nhật ký chung” thì quá trình hạch toán NVL sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ cáI TK 152... và được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 06 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo hình thức Nhật ký chung: Sổ cái Nhật ký mua hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối TK 152 Sổ chi tiết Chứng từ N-X 3 - Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ: Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” thì cần xác định hướng mở chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập-xuất. Có thể mở chung hoặc riêng cho hai nghiệp vụ này. Theo hình thức này, quy trình hạch toán NVL được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 07 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Bảng cân đối số phát sinh TK 152 Báo cáo kế toán Sổ đăng ký CT-GS Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Lập chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập-xuất 4 - Hình thức Nhật ký chứng từ: Nếu đơn vị sử dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” thì trình tự hạch toán như sau: Sơ đồ số 08 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ: Bảng phân bổ VL Chứng từ nhập-xuất Sổ chi tiết TK 331 NKCT liên quan NKCT số 5, 6 Báo cáo kế toán Sổ cái TK 152 Bảng kê số 4 NKCTsố 7 Bảng kê số 5 Bảng kê số 6 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phần thứ hai thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà ----------------------------- I - Những đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ và tổ chức quản lý của công ty: 1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, con dấu riêng và trực thuộc Bộ Công nghiệp: Tên giao dịch: Hải Hà Confectionery Company (Haiha Co.). Trụ sở giao dịch: 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà nội. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: + Sản xuất bánh kẹo các loại mã số 01.14.08 + Kinh doanh các vật tư ngành bánh kẹo + Xuất nhập khẩu trực tiếp 0703 Công ty Bánh kẹo Hải Hà được thành lập chính thức theo quyết định số 216/CN/TCLD ngày 24/3/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ. Đăng ký kinh doanh số 106286 do Trọng tài Kinh tế Thành phố Hà nội cấp ngày 07/4/1993. Ngày 12/4/1997, Công ty đã được Bộ Thương Mại cấp Giấy kinh doanh xuất nhập khẩu số 1011001. Tiền thân của Công ty là Xưởng miến Hoàng Mai do Tổng Công ty Nông thổ sản miền Bắc (trực thuộc Bộ Nội thương) quản lý. Năm 1960, do yêu cầu quản lý xưởng miến Hoàng Mai được chuyển sang Cục Thực phẩm. Bộ Công nghiệp nhẹ, với cơ sở vật chất nghèo nàn và đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ còn hạn chế. Tuy gặp nhiều khó khăn, nhưng xưởng miến Hoàng Mai vẫn đảm bảo sản xuất và xây dựng cơ sở hạ tầng. Năm 1966, trước yêu cầu của đất nước giao cho Xưởng miến Hoàng Mai được đổi tên là “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” với nhiệm vụ là vừa sản xuất, vừa thực nghiệm các đề tài Thực phẩm để đáp ứng cho nhu cầu giải quyết hậu cần tại chỗ. Được sự hỗ trợ của Bộ Công nghiệp nhẹ, nhà máy đã trang bị thêm một số thiết bị nhằm nâng cao sản lượng sản phẩm và sản xuất thêm một số sản phẩm mới như: mạch nha, dầu đậu tương, nước chấm lên men... Đây là một tiến bộ vượt bậc của nhà máy. Tuy nhiên trong thời gian này, nhà máy không phải là một đơn vị sản xuất kinh doanh mà chỉ là cơ sở thực nghiệm của Viện Công nghệ phẩm, làm theo sự chỉ đạo của cấp trên cho nên việc phát hu quyền chủ động sáng tạo và năng lực sản xuất bị hạn chế rất nhiều. Tháng 6/1970 được tiếp nhận của Xí nghiệp Bánh kẹo Hải Châu một phân xưởng sản xuất kẹo với công suất 900 tấn/năm và đổi tên thành “Nhà máy thực phẩm Hải Hà”, sản xuất các loại sản phẩm: kẹo, mạch nha, giấy, tinh bột,... trong suốt thời gian này nhà máy luôn mở rộng sản xuất, nâng cao số lượng, chất lượng sản phẩm và tiết kiệm. Quãng thời gian từ năm 1971 đến năm 1985, nhà máy gặp không ít khó khăn nhưng vẫn sản xuất thêm nhiều sản phẩm mới, bước đầu có một số sản phẩm xuất sang nước ngoài và được trang bị thêm một số dây chuyền sản xuất từ các nước Trung Quốc, Ba Lan, Cộng hoà Dân chủ Đức. Năm 1975, nhà máy hoàn thành kế hoạch trước thời hạn với giá trị tổng sản lượng là 11.055.000 đồng đạt 111,15%. Tháng 12/1976, nhà máy được Nhà nước phê chuẩn phương án thiết kế mở rộng diện tích mặt bằng khoảng 300.000m2, với công suất thiết kế 600 tấn/năm. Từ năm 1986-1990: Từ sau Đại hội Đảng VI, đất nước ta từng bước chuyển mình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Đây là giai đoạn thử thách đối với nhà máy vì rất nhiều nhà máy trong thời kỳ này không bắt kịp xu hướng nên phải đóng cửa do bị phá sản nhưng nhà máy đã tìm được hướng đi đúng cho mình. Năm 1987 một lần nữa nhà máy được đổi tên thành “Nhà máy Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm. Năm ấy, nhà máy tồn kho 250 tấn kẹo trị giá trên 1 tỷ đồng, phải đóng cửa một phân xưởng kẹo cứng, cho 200 công nhân nghỉ việc và nợ Ngân hàng trên 2 tỷ đồng, vốn bị chiếm dụng trên 500 triệu đồng. Đầu năm 1990, Nhà máy vẫn gặp khó khăn, ứ đọng 100 tấn kẹo. Đứng trước tình hình đó, Ban lãnh đạo nhà máy đã từng bước tháo gỡ khó khăn, vừa học hỏi, vừa rút kinh nghiệm, vừa sửa sai và tìm ra phương thức quản lý thích hợp. Vì vậy nhà máy đã trụ vững được qua thử thách gay go nhất và từng bước phát triển đến ngày nay. Tháng 7/1992, nhà máy chính thức được đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Hiện nay, công ty có 5 thành viên là: - Xí nghiệp kẹo - Xí nghiệp phụ trợ - Xí nghiệp bánh - Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì - Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định Công ty đã được Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy phép số 04/TCLĐ cho phép đặt chi nhánh tại thành phố. Ngoài ra, Công ty còn tham gia đầu tư vốn để thành lập Công ty liên doanh với nước ngoài là: Tháng 5/1993, Công ty tách một bộ phận sản xuất để thành lập Công ty liên doanh với TNHH “Hải Hà-Kotobuki” với Công ty Kotobuki - Nhật Bản nhằm tiếp cận với công nghệ mới, huy động được tối đa các yếu tố sản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường sản phẩm là bánh kẹo các loại, bánh tươi, Cookies, Swaek, bánh gatô, kẹo cao su. Năm 1995, Công ty liên doanh với hãng Miwon - Hàn Quốc để sản xuất bột ngọt Việt Trì. Năm 1996, Công ty thành lập Công ty liên doanh TNHH “Hải Hà - Kemepo” ở Nam Định chuyên sản xuất bánh quy giòn từ bột gạo và ngũ cốc với Giấy phép hoạt động 20 năm trong đó phía Hải Hà góp 30% vốn nhưng đến tháng 11/1998 Công ty này bị phá sản. Sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong những năm 1998 - 2000: Biểu 1: số liệu báo cáo tình hình vốn năm 1999-2000: Vốn Năm 1999 Năm 2000 So sánh Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % Tuyệt đối Tương đối I-Theo cơ cấu 1.Vốn lưu động 35.025.296.790 47,85 36.729.550.751 48,23 +1.704.253.961 +4,87 2.Vốn cố định 38.170.298.246 52,15 39.418.661.064 51,77 +1.248.362.818 +3,27 Tổng vốn 73.195.595.036 100 76.148.211.815 100 +2.952.516.779 +4,033 I. Theo nguồn vốn -Vốn chủ sở hữu 31.517.008.514 43 33.032.518.769 43,37 +1.515.510.225 +4,8 -Vốn vay 41.678.586.522 57 43.115.693.046 56,63 +1.437.106.524 +3,44 Tổng vốn 73.195.595.036 100 76.148.211.815 100 +2.952.616.779 +4,033 Biểu 2: Một số chỉ tiêu của Công ty trong những năm gần đây: Stt Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 So sánh Tổng sản lượng tấn 11.700 11.730 +30 Doanh thu thuần đồng 165.365.277.856 169.995.963.095 +4.630.685.239 Nộp Ngân sách đồng 8.307.412.786 9.522.783.425 +1.215.370.639 Tổng cộng NV người 1.960 1.700 -260 Lương BQ 1 CN đồng 780.000 800.000 +20.000 Biểu 3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2000: Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch Số tiền % Tổng doanh thu 165.365.722.856 170.121.633.095 +4.755.910.239 +2,88 Trong đó: Doanh thu hàng XK 1.265.975.683 1.303.954.953 +37.979.270 +3 -Các khoản giảm trừ 125.670.000 +125.670.000 1.Doanh thu thuần 165.365.722.856 169.995.963.095 +4.630.240.239 +2,8 2.Giá vốn hàng bán 148.664.533.993 150.361.179.332 +1.696.645.339 +1,14 3.Chi phí bán hàng 2.050.575.050 2.970.805.000 +920.229.950 +44,87 4.Chi phí quản lý DN 11.674.942.966 13.256.918.378 +1.581.975.421 +13,55 5.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2.975.668.847 3.407.060.387 +431.391.540 +14,49 6.Lợi nhuận từ HĐTC (151.214.837) (164.710.386) (134.955.549) (8,92) 7.Lợi nhuận trước thuế 2.824.454.010 3.242.350.001 +417.895.991 +14,79 8.Thuế thu nhập DN 903.825.283 1.037.552.000 +133.726.717 +14,79 9.Lợi nhuận sau thuế 1.920.628.727 2.204.798.001 +284.169.274 +14,79 Qua kết quả sản xuất kinh doanh, sự phát triển của Công ty bánh kẹo Hải Hà trong những năm qua đã khẳng định vị trí, uy tín của Công ty ngày càng lớn mạnh trong nền kinh tế thị trường và Công ty cũng là một trong những doanh nghiệp Nhà nước đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đầy triển vọng trong nền kinh tế quốc dân. 2 - Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Công ty cần phải có bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh theo chế độ hạch toán độc lập lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi. Do vậy, để đáp ứng với đặc điểm hiện tại, Công ty đã xây dựng bộ máy như sau: Sơ đồ 09: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Tổng Giám đốc Văn phòng Miwon Kotobuki Phó TGĐ điều hành SX Phó TGĐ điều hành KD Phòng Tài vụ (Kế toán) XN bột DD Nam Định Khu vực Hà Nội XN Thực phẩm Việt Trì CH Giới thiệu sản phẩm Phòng Kinh doanh Bảo vệ XN bánh XN kẹo XN phụ trợ Phòng KT & đầu tư phát triển Tổng Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước theo đúng quy định hiện hành. Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức quản lý và các cơ cấu đơn vị thành viên theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Giúp việc cho Tổng Giám đốc là 2 Phó Giám đốc. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban Giám đốc Công ty. * Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban như sau: Phòng kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (dài hạn, ngắn hạn) điều động sản xuất và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, cân đối kế hoạch, ký hợp đồng thu mua vật tư, thiết bị, ký hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng tiêu thụ (quảng cáo, tổ chức mạng lưới tiêu thụ thăm dò thị trường...). Phòng kỹ thuật và đầu tư phát triển: gồm bộ phận kỹ thuật phát triển, và bộ phận KCS có nhiệm vụ là theo dõi thực hiện quy trình công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu, chế thử sản phẩm mới, quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất, đào tạo lý thuyết và tay nghề. Phòng tài vụ: huy động vốn phục vụ cho sản xuất tính tổng sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, thanh toán các khoản nợ, tổng hợp lập báo cáo kế toán định kỳ và quyết toán năm. Văn phòng Công ty: có nhiệm vụ lập định mức thời gian cho các loại sản phẩm, tính lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, tuyển dụng lãnh đạo, thực hiện các hoạt động hành chính của Công ty, phụ trách bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp khách. Bảo vệ, nhà ăn, y tế: có chức năng kiểm tra, bảo vệ cơ sở vật chất của Công ty, chăm sóc sức khoẻ và bảo vệ bữa ăn trưa cho toàn cán bộ nhân viên của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có hệ thống các cửa hàng có chức năng giới thiệu và bán ra các sản phẩm của Công ty. Qua đây cho ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty rất chặt chẽ, được chỉ đạo xuyên suốt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc sắp xếp hình thành các phòng ban trong Công ty gọn nhẹ, hợp lý, bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, đứng đầu là Tổng Giám đốc. Cơ cấu bộ máy được chuyên môn hoá tới từng phân xưởng, từng xí nghiệp, phòng ban, bộ phận. 3 - Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: 3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất của Công ty, công tác kế toán được tổ chức khá chặt chẽ và khoa học. Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung tại văn phòng Công ty, các Xí nghiệp thành viên có bộ phận hạch toán nội bộ và ghi chép ban đầu. Định kỳ gửi báo cáo về văn phòng phục vụ cho việc hạch toán và lập báo cáo của toàn Công ty. 3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ với niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng kê Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nước có cơ cấu tổ chức và quản lý theo mô hình Công ty. Trực thuộc Công ty là các sản xuất thành viên, không có tư cách pháp nhân, không có quan hệ trực tiếp với Ngân sách. Do đó để phù hợp với sự phân cấp quản lý, phòng kế toán được thiết lập theo mô hình kế toán tập trung . Phòng kế toán hiện nay có 9 người và một người trợ giúp. Nhiệm vụ: là một đơn vị kế toán hoàn chỉnh, tuân theo các quy chế của Công ty quy định trong chế tài và các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước. Phòng kế toán có nhiệm vụ quan trọng là: Vận dụng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quá trình sản xuất kinh doanh cua Công ty. Đảm bảo ghi chép, tính toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời liên tục và có hiệu quả các hoạt động kinh tế phát sinh, thu nhập, tổng hợp số liệu và tài liệu cho việc điều hành, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tê. Ngoài ra còn có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thu chi tài chính, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, chế đọ quản lý tài chính trong toàn Công ty và các Xí nghiệp thành viên, phát hiện, xử lý kịp thời mọi hoạt động tham ô, lãng phí. Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Hà: Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp & TSCĐ Kế toán TP & Tiêu thụ Kế toán XDCB Kế toán Tiền gửi NH Kế toán tiền mặt Kế toán giá thành và lương Thủ quỹ Kế toán NVL & CCDC Kế toán XN thành viên Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty. Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng tham gia công tác chỉ đạo, làm công tác tổng hợp, phụ trách một số tài khoản, ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán, hạch toán nội bộ, phân tích kinh tế, bảo quản lưu trữ hồ sơ. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất từng loại vật tư như: vật liệu phụ, công cụ dụng cụ và vật liệu khác. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất ở Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. Kế toán TSCĐ: hạch toán TSCĐ theo dõi ghi sổ quá trình tăng giảm TSCĐ và tính, trích khấu hao TSCĐ trong kỳ. Kế toán tài sản: hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ, tiền gửi Ngân hàng của Công ty. Tổn hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn lưu động và quá trình thanh toán tiền vay. Phụ trách các TK 111, 112, 141, 311, 341,... Kế toán XDCB: hạch toán các khoản chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. Kế toán tiền lương: tổ chức hạch toán bảo hiểm xã hội, các quỹ của Công ty, theo dõi tình hình lập quỹ, sử dụng quỹ. Phụ trách TK: 334, 338, 441, 414,... Kế toán giá thành: hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tường chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng và tiến hành tính giá nhập kho mở sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp cho chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của Công ty. Phụ trách một số TK: 154, 641, 642, 142,... Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho và tiêu thụ của Công ty, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, nộp thuế doanh thu, theo dõi tình hình bán hàng, tổ chức ghi sổ chi tiết. *Bộ máy kế toán ở các Xí nghiệp thành viên: Các Xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty. Tổ chức kế toán ở Xí nghiệp thành viên gồm 2-3 người, dưới sự điều hành của Giám đốc Xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng Công ty như: thu thập chứng từ, thực hiện ghi chép ban đầu... và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của Công ty. Nhiệm vụ: Tổ chức hạch toán các chi phí trực tiếp phát sinh tại Xí nghiệp gồm: Tổ chức ghi chép ban đầu. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, các khoản phải thanh toán với Công ty. Mở sổ chi tiết sản phẩm nhập kho. Lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính mang tính nội bộ. II - Tình hình chung về vật liệu tại công ty: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Mỗi một doanh nghiệp, muốn cho hoạt động kinh doanh được bình thường thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1 - Đặc điểm và phân loại vật liệu: Đặc điểm: Như đã nói trên, sản phẩm chính của công ty bánh kẹo Hải Hà là bánh và kẹo các loại. Do đó nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm rất đa dạng và phong phú với hàng trăm loaị khác nhau. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu của công ty đều mang đặc điểm chung về nguyên vật liệu tức vừa là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất sản phẩm và bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu của công ty một phần cũng được nhập từ nước ngoài như: hương liệu, bơ, sữa bột béo, bột mì... nhập từ Pháp, Đức, Đan Mạch... Còn các nguyên vật liệu khác được cung cấp ở trong nước. Đây là những nguyên vật liệu cần được bảo quản tốt tránh ẩm mốc, sử dụng đúng thời gian quy định vì chúng phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường khí hậu. Phân loại vật liệu: Công ty bánh kẹo Hải Hà có hàng trăm loại nguyên vật liệu, tuy nhiên để có thể quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu và tổ chức tốt kế toán vật liệu, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung kinh tế, vài trò và tác dụng của chúng như sau: Nguyên vật liệu chính: đường, sữa, bột mì... Vật liệu phụ: có tác dụng làm tăng thêm chất lượng sản phẩm mẫu mã sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Ví dụ: nhãn bánh kẹo các loại, đóng hộp, hương liệu... Nhiên liệu: được sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa cho các máy móc thiết bị. Thiết bị xây dựng cơ bản: tôn lợp, sắt thép... Phế liệu thu hồi. 2 - Tính giá vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, được xác định theo từng nguồn nhập tương ứng. Đối với VL nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua theo hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán Đối với VL tự chế nhập kho: Giá thực tế = Giá trị VL xuất ra tự chế + Chi phí tự chế biến Đối với VL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế = Giá trị VL xuất ra thuê ngoài chế biến + Tiền công phải trả cho người nhậ chế biến + Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ... khi đI và về Đối với VL nhận góp liên doanh: Giá thực tế = Giá trị vốn góp được hội đồng LD chấp thuận Đối với VL được viện trợ, biếu tặng: Giá thực tế = Giá thực tế của VL tương đương Nguyên vật liệu xuất kho: Tại công ty bánh kẹo Hải Hà vật liệu xuất kho được tính theo giá bình quân cả kỳ dự trữ. Như vậy, việc tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trở nên đơn giản, số lượng công việc tính toán, ghi chép giảm nhiều. Song vì sử dụng giá trị thực tế nên đến cuối tháng mới tính được giá vật liệu xuất kho cho nên không đảm bảo được tính kịp thời của kế toán. Trong tháng khi xuất vật tư chỉ ghi số lượng. Ví dụ: Trong tháng 3/2001 có số liệu về sữa gầy như sau: Tồn kho đầu tháng: SL: 1.230 kg ĐG: 21.300 đồng ST: 26.199.000 đồng Nhập kho trong tháng: SL: 11.250 kg ĐG: 22.500 đồng ST: 253.125.000 đồng Xuất kho trong tháng: SL: 30.500 kg Đơn giá bình quân: = 22381,7 Giá thực tế xuất kho của sữa gầy = 30.500 x 22381,7 = 682,641.850 III - Hạch toán nhập vật liệu: 1 -Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Cán bộ phòng cung ứng Lập biên bản kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật tư, hh Lập phiếu nhập kho Phụ trách phòng KD Đề nghị nhập Sơ đồ 12: Chu trình luân chuyển chứng từ tại công ty Bánh kẹo Hải Hà Người giao vật tư, hàng hoá Thủ kho Ban kiểm nghiệm Nghiệp vụ nhập kho Kí phiếu nhập kho Lưu, bảo quản Kế toán hàng tồn kho Ghi sổ Người nhận trách nhiệm đi mua vật tư (người giao hàng hoá, vật tư) có thể là người là trong nội bộ hoặc người về bên ngoài sẽ đưa hoá đơn về trình phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. Hoá đơn GTGT Liên 2 Mẫu số: 01/GTKT/3222 ký hiệu: EM-99B N0: 095617 Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty đường Biên Hoà Địa chỉ: Thành phố Biên Hoà - Đồng Nai. Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Phương Địa chỉ: Công ty bánh kẹo Hải Hà Hình thức thanh toán: trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đường trắng kg 110.000 3.600 396.000.000 Cộng tiền hàng: 396.000.000 Thuế GTGT (10%) 39.600 Tổng tiền thanh toán: 435.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm ba lăm triệu sáu trăm nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi vật liệu về đến kho, trước khi nhập căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng đã ký với nhà cung cấp, ban kiểm nghiệm tổ chức kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản theo mẫu sau: Biên bản kiểm nghiệm MS05-VT (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 11 tháng 5 năm 2001 Căn cứ hoá đơn số 035 ngày 10 tháng 3 năm 2001 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Nguyễn Thị Lê - Đại diện phòng kế hoạch vật tư: Trưởng ban Ông: Trần Văn Đức - Đại diện phòng kỹ thuật -uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây: TT Tên, nhãn hiệu qui cách VT Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đường Sai A B C D E 1 2 3 4 1 Đường loại 1 Cân đo kg 110.000 110.000 - - ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đủ về số lượng và chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Khi vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 2 liên một liên do phòng kế hoạch vật tư giữ, một liên người lập giao cho thủ kho giữ. Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Hà Phiếu nhập kho (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) MS 01/VT Số hiệu: 35 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Phương Nhập của: Công ty đường Biên Hoà Theo hợp đồng số 035 ngày 10 tháng 3 năm 2001 Nhập tại kho: Chị Hà STT Tên, quy cách sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đường loại 1 kg 110.000 110.000 3.600 396.000.000 Tổng số tiền: Ba trăm chín sáu triệu đồng Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho 2 - Tình hình hạch toán nhập vật liệu: Vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là do mua ngoàI và thu mua tạI những cơ sở áp dụng thuế đầu vào được khấu trừ. 2.1. Kế toán nhập NVL từ nguồn mua ngoài: Công ty sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” nên việc hạch toná nhập VL ở Công ty sử dụng Sổ chi tiết TK 331 (PhảI trả cho người bán), đồng thời Kế toán NVL theo dõi TK 133 để xác định đowcj thuế GTGT đầu vào của Công ty (lúc này chưa có hoá đơn thuế GTGT) và NKCT số 5 ghi có TK 331. Khi theo dõi thanh toán (lúc đã có hoá đơn GTGT do Bộ TàI chính phát hành) thì sử dụng TK 111 hoặc TK 112. Lúc này mới được kê tờ thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn GTGT đưa vào trên phiếu nhập VL. Trong tháng khi VL về nhập kho, căn cứ hoá đơn thu mua, Kế toán sẽ đưa vào máy để theo dõi thuế GTGT đầu vào, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán của Công ty với từng người bán. Việc theo dõi sổ chi tiết số 2 được thực hiện theo nguyên tắc: Theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn, mỗi hoá đơn một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ. Trên sổ chi tiết phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 1521, 1522. Kế toán thanh toán với người bán chỉ theo dõi phần giá trị thực tế ghi trên hoá đơn, còn giá hạch toán không theo dõi. Căn cứ phiếu nhập VL và các uỷ nhiệm chi hay phiếu chi mà kế toán đưa vào máy để theo dõi trên sổ chi tiết số 2. Chẳng hạn, khi có uỷ nhiệm chi về khoản tiền thanh toán với Nhà máy đường Lam Sơn. Uỷ nhiệm chi số: 10020 Chuyển tiền, chuyển khoản, thư, điện Phần do NH ghi Tên đơn vị trả tiền: Công ty Bánh kẹo HảI Hà TK nợ Số tài khoản: 421-401-01-000001 TK có Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Láng Hạ-Hà Nội (A) Đơn vị nhận tiền: Nhà máy Đường Lam Sơn Số tài khoản: 7735200 Tại: NH Công thương khu vực Lam Sơn (B) Số tiền bằng số 53580000 Nội dung thanh toán: Trả tiền mua đường loại I theo phiếu nhập kho số 1132 ngày 7/1/2001. Số tiền bằng: Năm ba triệu năm trăm tám mươI ngàn đồng chẵn. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B xxx xxx xxx Khi thanh toán, có nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK 331: 53.580.000 Có TK 112: 53.580.000 Kế toán NVL chỉ cần nhập nghiệp vụ này vào màn hình nhập và số tiền thì nghiệp vụ này sẽ được máy đưa vào sổ chi tiết số 2. Kết cấu sổ chi tiết số 2: + Cột 1: số thứ tự + Cột 2, 3: số hiệu, ngày tháng chứng từ + Cột 4: Diễn giảI tên của đơn vị bán hàng hoặc người bán hàng và tên VL mua vào. + Cột 5, 6: Số dư đầu tháng gồm cột nợ và có. + Phàn ghi có TK 331 ghi nợ TK liên quan “phản ánh giá tị VL nhập kho trong tháng và phần thuế GTGT được khấu trừ”. + Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK liên quan “phản ánh số tiền công ty đã thanh toán cho người bán”. Cơ sở số liệu để đưa ra bảng chi tiết số 2: + Số dư đầu tháng do máy tự chuyển sang + Số phát sinh + Cột ghi có TK 331: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ, hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ nhập VL, kế toán đánh số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn, sau đó nhập vào máy, máy sẽ định khoản nợ TK 152, nợ TK 133 và đưa vào phần “Ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan” đưa số tiền trên hoá đơn vào cột ghi có TK 331. + Cột ghi nợ TK 331: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thanh toán, phiếu chi trả tiền mặt, UNC... để chi trả, kế toán nhập những thông tin đó vào màn hình nhập máy sẽ đưa vào cột nợ TK 331 theo dõi từng chưngs từ thanh toán đối ứng với các TK ghi có phù hợp. IV - Hạch toán xuất vật liệu: 1 - Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Việc xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theo định mức. Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng căn cứ vào đó và vào hệ thống định mức tiêu dùng do phòng kỹ thuật thực hiện để giữ định mức sản xuất kế hoạch xuống các xí nghiệp. Từ đó xí nghiệp sẽ tính toán ra tổng định mức vật tư. Khi có nhu cầu thì cán bộ của bộ phận cần sử dụng làm phiếu lĩnh vật tư rồi gửi phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh viết Phiếu xuất kho gồm 4 liên: + 01 liên lưu + 01 liên thủ kho giữ + 01 liên xí nghiệp giữ + 01 liên giữ cho phòng tài vụ Trường hợp xuất kho để bán thì phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho thành 4 liên + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh + 01 liên thủ kho giữ + 01 liên giao cho người mua + 01liên giao cho kế toántiêu thụ ở phòng tài vụ Sau những lần xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Phiếu xuất kho Nợ 621 Có 152 Họ tên người nhận: XN bánh kẹo Lý do sử dụng: SX kẹo Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 A xít chanh 24 kg 10 2 Đường loại 1 2 kg 280.250 3 Sữa gầy 5 kg 30.500 2 - Tình hình hạch toán vật liệu xuất kho: Trong doanh nghiệp vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng cho nhu cầu nơi sản xuất sản phẩm, phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các bộ phận quản lý doanh nghiệp, ngoài ra vật liệu còn được xuất cho các nhu cầu khác nữa như thuê ngoài gia công chế biến, xuất bán cho đơn vị khác. ở đây, công ty bánh kẹo Hải Hà đã sử dụng giá trị thực tế để hoạch toán vật liệu, vì vậy giá trị vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối tháng. Hàng tháng, kế toán dựa vào vật tư sử dụng tổng hợp số lượngcủa từng thứ vật tư xuất kho từng đối tượng lập cho từng xí nghiệp. Sau đó, kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận theo từng loại vật liệu. Khi nhận được phiếu xuất kho gửi lên, kế toán thực hiện phân loại theo từng nhóm, thứ vật liệu rồi ghi vào sổ chi tiết “xuất vật tư”. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết xuất vậtt tư, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu. Bảng phân bổ vật liệu được lập để phản ánh đối tượng sử dụng vật liệu tập hợp theo từng xí nghiệp trong tháng. Bảng phân bổ thể hiện định khoản: Nợ TK đối ứng: 136,142,338,621,627…. Có TK 152 (chi tiết theo từng TK cấp 2) Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng phân bổ là cơ sở để lập bảng kế số 3, 4, 5. NKCT số 7 (ghi có TK 152). NKCT số 7 (ghi có TK 152) phản ánh giá trị vật liệu xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Trên NKCT này thể hiện định khoản. Nợ TK đối ứng 138,142,621… Có TK 152 NKCT số 7 (ghi có TK 152) được lập hàng tháng, đến cuối tháng kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 152, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối tháng. Số phát sinh có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT ghi có TK đó. Số phát sinh nợ phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng có, lấy từ NKCT liên quan hoặc bảng kê. VD: số phát sinh có TK 111 lấy từ NKCT số 1 Công ty bánh kẹo Hải Hà Xí nghiệp kẹo Báo cáo vật tư tháng 3/2001 Kẹo cứng nhân cherry Số lượng 1.303 kg TT Tên vật tư ĐVT TSP Đ 11 TH CL Ghi chú 1 Đường kính Kg 772 563,85 572,67 8,82 2 Maltose Kg 131,3 430,24 438,34 8,1 3 GhicoJơz Kg 140 68,39 47 -21,39 4 A xít chanh Kg 6 1,68 1,67 -0,01 5 Phẩm đỏ Kg - 0,01 -0,01 6 Tinh dầu cherry Kg 2,2 094 0,67 -0,17 7 Băng dính Cuộn 7 2,22 2,02 -0,2 8 Hộp 475 không in Cái 100 67 67 9 Nhân cherry Kg 88,5 27,2 28,3 1,1 10 PP lót Kg 3 10 10 - 11 Túi cherry Cái 12870 5715 5715 - 12 Dầu lạc Kg 5,05 3,03 1,717 -1,313 13 Nhãn dán Cái 300 116 124 11 14 Tem khuyến mại Cái 11,2 116 124 8 15 Túi quảng cáo Kg 7 3,77 3,7 0,07 16 Gia vị Kg 23 23 - 17 Túi dầu dâu tây Kg 30 0,42 -0,42 18 Túi 2,5(320 x 45) Kg 10 10 19 Tem 900g Tờ 1 1 Công ty bánh kẹo Hải Hà Xí nghiệp kẹo Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 3/2001 TK 1521 TK 1522 TK 152 TK 1523 338 419.400 419.400 154 517.126.788 517.126.788 621 1494.705.950 4.708.243 1498.829.193 641 544.794 544.794 642 825.000 825.000 632 26.408.440 16.931.128 43.339.568 ……… 1521.950.490 538.680.908 2.059.637.398 V - Hạch toán thừa thiếu sau kiểm kê: Định kỳ vào cuối mỗi năm, Công ty tiến hành kiểm kê NVL, lập bảng kê so sánh về kết quả kiểm kê, tính mức chênh lệch NVL và xử lý số lượng VL thừa thiếu, cụ thể như sau: Chênh lệch ngoài định mức = Chênh lệch thực tế - Hao hụt trong định mức Trong đó: Hao hụt trong định mức = SD ĐK + SDCK x Tỷ lệ hao hụt cho phép2 Xử lý chênh lệch NVL: Chênh lệch thừa (số liệu thực tế lớn hơn số liệu sổ sách): 2 trường hợp: + Xác định được chủ sở hữu: Số VL thừa xác định được chủ sở hữu thì được hạch toán vào TK 002 (vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công: Nợ TK 002 + Không xác định được chủ sở hữu: Số VL này sẽ được hạch toán vào TK 721 (thu nhập bất thường): Nợ TK 153 Có TK 721 Chênh lệch thiếu (số liệu thực tế nhỏ hơn số liệu sổ sách): 2 trường hợp: + Thiếu trong định mức cho phép: hạch toán vào TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 + Thiếu ngoài định mức cho phép: Quy trách nhiệm và đòi bồi thường: Trong trường hợp này, Công ty phải xác định mức đền bù, cụ thể: Số tiền đền bù = Chênh lệch ngoài định mức x Đơn giá VL Ví dụ: Ta có Bảng kê so sánh về kết quả kiểm kê VL tồn kho năm 2002 như sau: Tên VL ĐV tính Kho VL số 1 Sổ sách Thực tế Chênh lệch Thực tế Ngoài ĐM A xít chanh kg 12 10 - 2 Đường loại 1 kg 270 300 + 30 Sữa gầy kg 275 250 -25 Phần thứ ba nhận xét và đánh giá ------------------------- 1 - Nhận xét chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: Với lịch sử hơn 40 năm, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn thách thức nhưng cũng đạt được nhiều thành công đáng tự hào. Trong khi không ít các cơ sở xí nghiệp không trụ được đã bị giải thể thì công ty bánh kẹo Hải Hà lại thực sự bước vào quyền làm chủ, công ty đã tìm được những biện pháp hữu hiệu vượt qua bao khó khăn về vốn, về thị trường và những cơn lốc cạnh tranh của hàng ngoại nhập bằng nhiều sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp. Đạt được kết quả như vậy một phần quan trọng là nhờ công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý hóa sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Như vậy, dưới giác độ của một sinh viên thực tập, lầ đầu tiên được làm quen với thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số đánh gía về ưu điểm và tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện trong tổ chức kế toán công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Bánh kẹo Hải Hà. * Ưu điểm cần phát huy: Từ những lý luận đã học và qua một thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán vật liệu, tìm hiểu quá trình quản lý và sử dụng ở công ty bánh kẹo Hải Hà, tôi nhận thấy công tác này có nhiều ưu điểm, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, là tiền đề cho việc cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường. Cụ thể: Về hệ thống chứng từ: Việc sử dụng các chứng từ được kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép có cơ sở khoa học: Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển sang bao giờ kế toán nguyên vật liệu cũng tiến hành phân loại và đánh số thứ tự cho hợp lý rồi lưu lại.Rất thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu, giúp cho Ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình thu mua và sử dụng vật liệu kịp thời, tiện dụng. Về khâu thu mua: Với đội ngũ cán bộ công nhân viên linh hoạt, am hiểu biết chất lượng và thị trường giá cả nên việc thu mua vật liệu tương đối ổn định, nguồn mua chủ yếu là của những cơ sở tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là cơ sở góp phần giảm chi phí sản xuất. Đồng thời, công ty thường xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt, chất lượng sản phẩm cao, luôn đảm bảo đúng, đủ, kịp thời chủng loại vật liệu mà Công ty yêu cầu. Trong việc dự trữ, bảo quản vật liệu: Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng rộng rãi, thoáng mát, phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng. Công ty sản xuất và chia thành 4 kho: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Nguyên vật liệu chính và phụ được đặt ngay gần các phân xưởng sản xuất giúp cho việc quản lý, cung cấp nguyên vật liệu luôn thuận tiện, việc bảo quản sử dụng dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty cũng rất khoa học. Do thị trường cung cấp tự do nên vốn dự trữ vật liệu trong công ty không lớn nhưng đảm bảo hạn chế mức vật liệu tối đa và mức tối thiểu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt vật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết. Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu mua và được sử dụng đúng mục đích sản xuất. Công tác quản lý, sử dụng vật liệu thích hợp tránh ứ đọng vốn hay thiếu vật liệu trong quá trình sản xuất là nhờ vào việc lập bảng mức vật tư sát với tình hình thực tế của từng loại sản phẩm. Do đó góp phần làm giảm chi phí, tiết kiệm vật tư. Để phản ánh sự biến động của vật liệu, công ty đã sử dụng đúng những tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1141 ngày 1/11/1995 - BTC. Những tài khoản nay được chia nhỏ thành TK cấp 2 phù hợp với đặc điểm phân loại vật liệu của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý vật liệu theo mã số. Về công tác kế toán nguyên vật liệu: + Tổ chức hệ thống sổ kế toán vật liệu: Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán công ty sử dụng theo đúng chế độ và mẫu biểu mà Nhà nước ban hành. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán NKCT- đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao phù hợp với từng phần hành nên việc theo dõi trên các sổ sách của hình thức kế toán này rất chặt chẽ, thường xuyên, liên tục và có hệ thống, đặc biệt là tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu. Khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331- phải trả người bán để phản ánh toàn bộ tình hình thu, mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán(Không kể là thanh toán ngay hay chưa) tất cả vật liệu nhập kho đều phản ánh theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK133 Có TK 331 Như vậy thông qua TK 331 mà Ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được tình hình vật tư, công nợ của công ty. Dựa vào đó mà Ban lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn, vạch ra kế hoạch sát với thực tế cho kỳ tiếp theo. + Bộ máy kế toán: Phòng kế toán của công ty gồm 10 người được bố trí một cách gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên có trình độ, có năng lực và nhiệt tình nên công việc kế toán được tiến hành khẩn trương, đều đặn, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần, phần hành sau kiểm tra phần hành trước tránh được những sai sót chẳng hạn như việc theo dõi thuế GTGT, tại công ty có riêng một nhân viên theo dõi thuế GTGT đầu vào và đầu ra nộp cho cơ quan thuế, bên cạnh đó kế toán vật liệu vừa theo dõi trị giá vật liệu vừa theo dõi thuế GTGT đầu vào. Như vậy việc theo dõi thuế sẽ chính xác hơn tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế. Bên cạnh đội ngũ nhân viên có trình độ thì cong ty mạnh dạn ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán, nên thông tin đưa ra rất nhanh, chính xác. Nhìn chung công tác kế toán ở công ty bánh kẹo Hải Hà đã thực hiện một cách có hiệu quả, nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng, đáp ứng được yêu cầu quản lý, giúp cho công tác kế toán xuất vật liệu ngày càng hoàn thiện. * Những hạn chế cần khắc phục: Bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt được trong công tác kế toán vật liệu tại công ty còn có những hạn chế mà công ty cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán vật liệu để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Về công tác hạch toán vật liệu: Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp kế toán chi tiết Thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo em thì phương pháp này không thích hợp với công ty vì phương pháp chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập - xuất vật tư hàng ngày không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế. Còn ở công ty việc nhập-xuất vật tư diễn ra liên tục, chủng loại vật tư rất đa dạng phong phú( tại công ty có hơn 1000 loại vật tư), quy mô của công lại lớn nên việc sử dụng phương pháp này là không thích hợp. Về phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: ở công ty Bánh kẹo Hải Hà có rất nhiều loại bánh kẹo (khoảng gần 100 loại). Nên công ty phải sử dụng một khối lượng vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại vật liệu với công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp, chất lượng khác nhau. Việ phân loại vật tư ở công ty là hợp lý song do trong công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm vật liệu thống nhất nên gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi sự biến động của nó.Nhiều khi người ta ký hiệu cho vật liệu theo ý thích chứ không theo một quy tắc nào cả nên mất rất nhiều thời gian trong việc đi tìm tên vật liệu làm cho kế toán nguyên vật liệu kiểm soát rất khó khăn. Về công tác đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là việ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Cụ thể là kế toán nhập-xuất- tồn kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế song việc hgi chép, tính toán hàng ngày nhằm thực hiện đầy đủ chức năng giám đốc bằng tiền thì có thể sử dụng giá hạch toán song công việc này gây trở ngại cho kế toán vật liệu. Vậy phải phản ánh theo nguyên tắc nào? Sao cho vừa phản ánh được sự biến động thường xuyên của vật liệu cũng như biến động của thị trường giá cả vật liệu mà vừa đảm bảo được chức năng giám đốc bằng tiền của kế toán? Tại công ty vật liệu được đánh giá theo giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày. Nhìn chung cách đánh giá này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép cho kế toán song không đáp ứng được yêu cầu phản ánh giám sát thường xuyên kịp thời của kế toán. Tại công ty vật liệu mua về là trọn gói (chi phí mua đã tính trong giá mua vật liệu) nên khi vật liệu mua về nhập kho kế toán tính ngay được trị giá thực tế của vật liệu đó. Vậy việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu nhập là phù hợp với tình hình cụ thể của công ty. Còn đối với vật liệu xuất kho kế toán áp dụng tính theo trị giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định. Công việc này chỉ được thực hiện vào cuối tháng sau khi đã tổng hợp được giá thực tế vật liệu nhập kho (trên số tổng hợp nhập-xuất-tồn kho) và tồn đầu kỳ. Còn hàng ngày, khi xuất kho kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà không theo dõi chỉ tiểu giá trị do vậy không thấy được sự biến động về giá trị của từng loại vật liệu xuất kho để có cách điều chỉnh thích hợp. Về phương pháp ghi sổ thanh toán với người bán. Tại công ty, kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 để theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và công nợ với người bán, đồng thời theo dõi luôn cả thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán chưa mở sổ riêng cho từng người điều đó dẫn đến không theo dõi chặt chẽ được tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi đối với tất cả người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán vào cuối tháng, sau khi đã tập hợp chứng từ đối với từng người bán do vậy càng làm tăng khối lượng công việc vào cuối tháng trong khi vẫn không theo dõi được thường xuyên kịp thời tình hình thanh toán với từng người bán trong tháng. Về nguyên tắc đối với sổ chi tiết thanh toán với người bán thì mỗi người bán dù thường xuyên hay không thường xuyên, kế toán cần mở một sổ riêng để tránh nhầm lẫn, khó tập hợp vào cuối tháng. Về cách lập phiếu nhập kho và xuất kho: lập phiếu này do phòng kinh doanh và thủ kho có trách nhiệm lập. Do không biết về nghiệp vụ kế toán nên chỗ ghi nợ và ghi có họ bỏ trống không ghi tài khoản. Đây là thiếu sót công ty cần khắc phục. Bảo toàn vốn đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung và đối với Công ty Bánh kẹo Hải Hà nói riêng là một chủ trương, là yêu cầu khách quan để công ty tồn tại và phát triển. Bảo toàn vốn và phát triển vốn là bắt buộc, nó quyết định sự tồn tại hay phá sản của công ty trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường ngày nay. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, giá cả vật liệu không ngừng biến động, khi giá lên xuống thất thường thì việc định giá hàng tồn kho có ảnh hưởng cụ thể trên báo cáo tài chính và liên quan đến việc xác định kết quả. Do vậy công ty phải có biện pháp nhằm hạn chế sự thiệt hại này. Theo em đây là phần hành kế toán còn nhiều tồn tại mà công ty cần quan tâm để điều chỉnh, sửa đổi cho hợp lý, chính xác. 2 - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liêụ ở Công ty Bánh kẹo Hải Hà: Trong quá trình thực tập, trên cơ sở kết hợp giữa lý luận được học trong nhà trường với thực tiễn công tác kế toán xuất vật liệu tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán xuất vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc điểm dây chuyền công nghệ, đặc điểm của sản phẩm, yêu cầu quản lý của công ty. Thứ nhất: Về kế toán chi tiết vật liệu: Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Như đã trình bày ở trên, phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất không thường xuyên... còn ở công ty việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, chủng loại đa dạng, quy mô hoạt động sản xuất lớn nên công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là chưa hợp lý. Hơn nữa hiện công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song việc ghi chép sẽ trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kế toán, thủ kho và thống kê xí nghiệp. Theo em thì công ty nên sử dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư vì phương pháp này có ưu điểm phù hợp với công ty. + Giảm bớt được khối lượng ghi chép + Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. + Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư. Với nhiều điều kiện thuận lợi của công ty hiện nay thì áp dụng phương pháp này là rất tiện, công ty chỉ cần khắc phục thêm một điểm nữa là: lập danh điểm cho vật tư thống nhất thì áp dụng phương pháp này càng thuận tiện. - Thứ hai: Lập sổ danh điểm vật liệu tại công ty. Trước hết phải mã hoá tên các vật liệu theo nguyên tắc nhất định bảo đảm thống nhất, dễ nhớ, dễ làm. Mỗi loại vật liệu được gắn cho một mã số , việc mã hoá này bắt đầu từ số liệu tài khoản phản ánh đối tượng đó. Trên sổ danh điểm vật liệu, mỗi nhóm vật liệu được ghi tên một hoặc một số trang sổ riêng biệt, tuỳ thuộc vào số lượng vật liệu của nhóm đó. Trong mỗi nhóm vật liệu cần ghi đủ các loại vật liệu của nhóm. Việc lập sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho công tác hạch toán vật liệu được dễ dàng thuận tiện và là điều kiện cần thiết để tiến hành hiện đại hoá vật liệu trên máy tính. Sổ này được sử dụng thống nhất trong toàn công ty bảo đảm cho công tác quản lý và sử dụng vật liệu tại công ty. Sổ danh điểm vật liệu: Ký hiệu Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Nhóm vật liệu Mã số 1521 Nguyên vật liệu chính kg Đ Đường các loại kg Đ.01 Đường kính loại 1 kg Đ.02 Đường kính loại 2 kg ... 1522 Vật liệu phụ F.01 Vật liệu dùng cho sản xuất F.02 Vật liệu dùng cho hoạt động khác - Thứ ba: Về đánh giá nguyên vật liệu: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cần phải lựa chọn phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập phương pháp này sẽ hạn chế được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Thứ tư: Về tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: Không ngừng phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao bình quân của nguyên vật liệu. Bởi mức tiêu hao bình quân vật liệu là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khoản chi vật liệu và cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi theo tỉ lệ thuận. Tiếp đến là giá cả nguyên vật liệu: Đây là nhân tố mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm giá cả như thế nào là hợp lý. Lựa chọn giá vật liệu làm sao cho chi phí nguyên vật liệu thấp nhất. Điều này đòi hỏi công ty cần lưu ý đến nguồn cung cấp và phương thức thanh toán, nếu mua nguyên vật liệu tại nơi ổn định, lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. KếT LUậN Nói tóm lại, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng có vai trò to lớn trong việc quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Qua đó, giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh có thể quản lý, sử dụng hợp lý vật liệu, tránh hao hụt, mất mát, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tạo điều kiện trong cạnh tranh và tích luỹ. Sau thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em thấy đây là công ty có nhiều thành tích trong sản xuất, sản phẩm của công ty luôn đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Công tác kế toán vật liệu là công cụ đắc lực phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng, dữ trữ vật liệu giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình, sản xuất chỉ đạo sản xuất. Thời gian thực tập vừa qua giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức đã học, làm quen với thực tế từ đó có thể nhìn rõ được những ưu điểm cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục. Để đạt được điều đó em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng tài vụ và sự chỉ bảo tận tình của Cô giáo Phạm Thị Gái. Do thời gian thực tập không nhiều nên những vấn đề trình bày không tránh khỏi thiếu sót, em kính mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp chân tình của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị Phòng tài vụ để cho báo cáo thực tập này được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính - Đại học KTQD -NXB tài chính Hà Nội 1998 - Chủ biên: PTS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Quản trị tài chính doanh nghiệp - Đại học Tài chính kế toán - NXB Tài chính Hà Nội 1999 - PGS.PTS Nguyễn Đình Kiệm; PTS. Nguyễn Đăng Nam Hệ thống kế toán doanh nghiệp -NXB tài chính Hà Nội 1995