Chuyên đề Một số vấn đề về tuyển dụng đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý ở công ty Bảo Minh CMG

i lý còn hoạt động cơ cấu đại lý … Phần II : Thực trạng tuyển dụng đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý BHNT ở công ty Bảo Minh cmg Chương I : Giới thiệu khái quát về công ty bảo hiểm bảo minh cmg 1.1. Sự ra đời và phát triển của công ty Bảo Minh CMG Tập đoàn bảo hiểm CMG: Thành lập tại úc năm 1873. Thành viên tập đoàn coomonweal Bank trụ sở chính tại Sydney, úc. Tập đoàn này hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực ngân hàng bảo hiểm tiết kiệm hưu trí và quản lý quĩ . Hoạt động tại 13 quốc gia trên thế giới và có hơn 10 triệu khách hàng tổng giá trị tài sản lên tới 230 tỷ dô la Mỹ Công ty bảo hiểm Bảo Minh : Một trong những công ty hàng đầu tại việt nam , 100% vống đầu tư nước ngoài, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bảo hiểm, với hơn 1000 nhân viên ,36 chi nhánh và một văn phòng đại diện trên toàn quốc, doanh thu phí năm 2002 hơn 867 tỷ đồng việt nam Căn cứ luật đầu tư nước ngoài, việt nam được quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam thông qua ngày 12/11/1996 nghị định 12cp ngày 18/2/1997của chính phủ qui định chi tiết thi hành luật đầu tư nước ngoài tại việt nam nghị định 10/1998/nd-cp ngày 23/1/1998 của chính phủ về một số biện pháp khuyến khích và đảm bảo hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài tại việt nam và quyết định số 53/1999/qđ-ttg ngày 26/3/1999 của thủ tướng chính phủ về một số biện pháp khuyến khích đầu tư tại việt nam ngày 7/8/1999 chính phủ cho phép hai bên gồm: Bên Việt Nam : Công ty bảo hiểm Thành phố Hồ Chí Minh trụ sở đặt tại 26 Tôn Thất Đạm, quận 1 thành phố Hồ Chí Minh Bên nước ngoài : công ty the colonial mutual life assurance society limited trụ sở đặt tại livel 9,330 collins streets ,Melbourne autralia Hai bên thành lập doanh nghiệp liên doanh để kinh doanh bảo hiểm nhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư Bảo Minh CMG đã có trên 130 chi nhánh hoạt động rộng khắp khu vục châu á quá trình hoạt động lâu dài, CMG đã tích luỹ cho mình nhiều kinh nghiệm quí báu trong các hoạt động phục vụ cộng đồng người dân châu á, trong đó bao gồm các gia đình việt nam cùng kết hợp với kinh nghiệm hoạt động sẵn có của công ty Bảo Minh .llên doanh Bảo Minh CMG đã có một kiến thức bao quát về thị trường bảo hiểm việt nam Các sản phẩm của Bảo Minh CMG được giới thiệu thông qua hệ thống khai thác trực tiếp trên tất cả các tĩnh thành và hệ thống ngày càng lớn mạnh Hiện nay Bảo Minh đã có 17 văn phòng phục vụ khách hàng trên toàn quốc Hai năm liên tiếp Bảo Minh CMG được trao giải “phong cách kinh doanh và sản phẩm người việt nam ưu chuộng nhất trong toàn ngành tài chính và ngân hàng “ Điều này chứng tỏ Bảo Minh CMG luôn đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường mang đến những sản phẩm phù hợp với khách hàng 1.2. Cơ cấu tổ chức Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng tài chính Phòng phát hành tổng hợp Phòng quản lý đại lý Phòng quản lý hợp đồng Phòng dịch vụ khách hàng Các tư vấn tài chính Trưởng khối Trưởng khối Trưởng khối Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Các trưởng nhóm kinh doanh Các tư vấn tài chính Các tư vấn tài chính Ban giám đốc bao gồm. Giám đốc : Có chức năng quản lý các hoạt dộng chung của công ty như quản lý nhân sự, tổ chức khai thác sản phẩm … Phó giám đốc I : Phụ trách đào tạo cán bộ sử dụng đại lý nâng cao trình độ nhân viên cũng như đại lý Phó giám đốc II phụ trách đối ngoại Các phòng ban chức năng Phòng tổng hợp với chức năng tổng hợp tổ chức cán bộ pháp chế đào tạo cán bộ, lao động, tiền lương, hành chính, văn thư, quản trị công tác thi đua, …. đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của công ty chủ động quan hệ với các phòng ban khác trong công ty Phòng tài chính kế toán: Với nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán kế toán toàn bộ tài sản, tiền vốn các hoạt động thu chi tài chính, lập báo cáo tài chính và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty kiểm tra giám sát các hoạt động của kế toán tài chính của nội bộ công ty Phòng quản lý hợp đồng: Với vai trò là bộ phận thực hiện công tác đánh giá rủi ro, chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm, phát hành hợp đồng bảo hiểm, cập nhật hoá đơn thu phí đầu tiên và lưu cùng giấy yêu cầu bảo hiểm, lập báo cáo thống kê trong lĩnh vực được phân công. Phòng quản lý đại lý : Đảm nhiệm công tác tổ chức quản lý hệ thống đại lý, cộng tác viên, khai thác bảo hiểm, công tác phát triển và đào tạo đại lý. Phòng dịch vụ khách hàng: Có chức năng trợ giúp khách hàng như: Cung cấp thông tin, trả lời thắc mắc của khách hàng về điều khoản thực hiện các yêu cầu như thay đổi địa chỉ, thay đổi người được hưởng quyền lợi bảo hiểm, thay đổi kỳ nộp phí, đảm nhiệm công tác của đại lý và công tác maketing. Trưởng khối có nhiệm vụ giám sát và quản lý các phòng khai thác khu vực Trưởng phòng thông thường đều là những nhân viên chính thức của công ty cử xuống làm trưởng phòng hoặc do những người đại lý giỏi, có kinh nghiệm khai thác, có khả năng lãnh đạo được công ty. Theo quy định của công ty trưởng phòng khai thác khu vực có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Trực tiếp khai thác bảo hiểm nhân thọ như các đại lý Tổ chức, điều hành hoạt động của phòng khai thác bảo hiểm nhân thọ nhằm thực hiện nhiệm vụ của công ty giao và quản lý toàn diện các hoạt động của phòng theo quy định của công ty, định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của phòng. Duy trì hoạt động của các tổ đại lý trực thuộc theo nội quy lao động và nội quy làm việc của phòng, định kỳ tổ chức sinh hoạt phòng. Đề nghị ban giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các phó phòng, tổ trưởng và các đại lý trực thuộc. Tạm thời đình chỉ hoạt động của các cộng tác viên, đại lý trực thuộc khi có sự vi phạm về điều khoản hợp đồng, kỷ luật lao động hoặc có việc làm có ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty sau đó phải báo cáo với công ty để công ty có hình thức xử lý. Xây dựng và đăng ký với công ty kế hoạch khai thác của phòng phù hợp với nhiệm vụ của công ty giao cho và nhu cầu của thị trường. Tổ chức đưa ra các biện pháp thực hiện kế hoạch đã được duyệt. Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường để hướng dẫn các đại lý đẩy mạnh khai thác sản phẩm. Phổ biến và triển khai thực hiện các chính sách, chế độ theo hướng dẫn của công ty. Được quyền giới thiệu cho công ty những người có tiêu chuẩn để đào tạo và tuyển dụng làm đại lý bảo hiểm nhân thọ. Có trách nhiệm trong việc quản lý tài sản và các tài liệu mà công ty giao cho. Nghiên cứu và đề xuất mô hình tổ chức hệ thống đại lý và cộng tác viên với công ty, khi đã được sự đồng ý của công ty bằng văn bản thì được chủ động triển khai trên địa bàn được phân cấp. Chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về hoạt động của mình. Được hưởng hoa hồng đại lý và phụ cấp chức vụ. Được tham gia các khoá đào tạo và nâng cao về quản lý, dưới trưởng phòng còn có các phó phòng thay mặt giải quyết công việc khi trưởng phòng đi vắng và một kế toán kiêm thụ quỹ. Tổ đại lý: Mỗi phòng ban khai thác bảo hiểm nhân thọ tuỳ theo số lượng đại lý mà chia làm 3 hay 4 nhóm, đứng đầu mỗi nhóm gọi là trưởng nhóm. Hiện nay công ty đã có quy định rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn của các nhóm trưởng như sau: Trực tiếp khai thác bảo hiểm nhân thọ Tìm thị trường khai thác và lập kế hoạch thực hiện cho nhóm mình, xây dụng và đăng ký kế hoạch khai thác hàng tháng, quý, năm với trưởng phòng kinh doanh và công ty Phổ biến thực hiện chính sách và chế độ của công ty cũng như của trưởng phòng đến tổ đại lý. Tổ chức quản lý toàn diện hoạt động của các đại lý trong tổ, đánh giá kết quả hoạt động của từng đại lý để lập báo cáo gửi cho trưởng phòng và phòng quản lý đại lý. Phát động các phong trào thi đua tổng kết rút ra kết luận nhằm nâng cao hiệu quả của nhóm mình. Quản lý bảo quản sử dụng có mục đích, có hiệu quả các tài sản và các ấn chỉ tài liệu được công ty giao cho. Được hưởng hoa hồng và phụ cấp chức vụ theo quy định của công ty hoặc theo quyết định bổ nhiệm. Được tham gia các khoá đào tạo và nâng cao về quản lý. Đại lý: Nhiệm vụ của đại lý: Thực hiện công việc học nghề đại lý bảo hiểm nhân thọ. Nghiên cứu các nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ Nghiên cứu các sản phẩm của bảo hiểm nhân thọ được phép triển khai. Nghiên cứu các quy trình khai thác, theo dõi thu phí bảo hiểm và quản lý hợp đồng bảo hiểm của công ty. Nghiên cứu học hỏi và kỹ năng hoạt động bán hàng trong hoạt động bảo hiểm nhân thọ. Khai thác hợp đồng bảo hiểm nhân thọ. Chương II: thực trạng tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm nhân thọ ở Bảo Minh cmg 2.1. Một vài nét về hoạt động đại lý BHNT ở công ty Bảo Minh CMG Ngành BHNT đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và hiện nay nó đang là một trong những lĩnh vực kinh doanh đặt hiệu quả cao và góp phần quan trọng sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia, tuy nhiên ở Việt nam nó ra đời khá muộn. Công ty Bảo Minh CMG đã đạt được một số kết quả tốt trong hoạt động đại lý của mình, công ty có khoảng 1900 đại lý, Bảo Minh CMG luôn kiểm soát được đạo đức nghề nghiệp của các đại lý. Công ty Bảo Minh CMG muốn kinh doanh có hiệu quả phải không ngừng phát triển mạng lưới đại lý của mình, không chỉ về số lượng mà cả về chất lượng. Với chiến lược phát triển “luôn hướng tới khách hàng với dịch vụ đa dạng, chất lượng cao “ cùng với phương châm hoạt động “ châm. Nhưng chắc “ công ty đã từng bước tạo dựng được uy tín trên thị trường. Bảng 1: Kết quả khai thác của Bảo Minh CMG (1997-2004) Chỉ tiêu Năm Số hợp đồng Doanh thu phí bảo hiểm Khai thác mới Hợp đồng còn hiệu lực Phí của HĐKT mới (trđ) Phí bình quân/ HĐKTM (1trđ/hđ) 1997 525 512 500 0,95 1998 6604 6886 3750 0,06 1999 15846 21732 18324 1,16 2000 17091 36106 24540 1,43 2001 26397 65169 52300 1,98 2002 23978 81378 54400 2,27 2003 21330 95931 58200 2,73 2004 23150 98265 62720 2,71 Nguồn Bảo Minh CMG Nhìn vào bảng ta thấy năng suất khai thác của các đại lý tăng nhanh từ năm 1997-2001, sau đó có xu hướng giảm xuống, tuy nhiên doanh thu phí bình quân / hợp đồng khai thác mới thì vẫn tăng, chứng tỏ số lượng khách hàng tham gia ngày càng ít nhưng số tiền bảo hiểm thì lớn hơn Hiện nay công ty đang có một số lượng khách hàng tham gia khá đông khoảng hơn 1800 khách hàng và 28 tổng đại lý hơn 1900 đại lý trên toàn quốc, có 17 văn phòng với tinh thần làm việc tận tình công ty đã từng bước phục vụ tốt hơn cho khách hàng, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, nhờ một phần không nhỏ của đội ngũ đại lý. Họ đã làm việt hết mình để đua công ty ngày càng đi lên Hoạt động trong môi trường khắc nghiệt do sự cạnh tranh của nhiều công ty BHNT trên thị trường, công ty đã gặp không ít những khó khăn và thuận lơi Thuận lợi - Từ môi trường kinh tế – xã hội: Quốc nội (gdp) của cả nước là 6,7 % của thành phố tăng 9,14 % thu nhập bình quân đầu người tăng, lãi suất ngân hàng nhìn chung có sự ổn định. Đây là điều kiện thuận lợi cho người dân mua bảo hiểm nhân thọ Tuyên truyền quảng cáo trên các phưong tiện thông tin đại chúng về bảo hiểm nhân thọ làm cho người dân hiểu rõ hơn và tham gia bảo hiểm nhân thọ nhiều hơn - Từ công ty Có đội ngũ quản lý được đào tạo sâu có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ, cũng như quản lý, trình độ học vấn cũng như khả năng giao tiếp của các tư vấn ngày càng được hoàn thiện, công tác tuyển chọn đào tạo ngày càng được nâng cao và đổi mới, đội ngũ quản lý có nhiều kinh nghiệm Khó khăn và tồn tại - Khó khăn Sự ra đời và hoạt động của nhiều công ty bảo hiểm có vốn đầu tư nước ngoài đã làm cho thị trường bảo hiểm nhân thọ sôi động lên làm cho sự cạnh tranh trở nên gay gắt Sự hoạt động của công ty bảo hiểm nhân thọ chỉ tập trung chủ yếu ở Hà Nội và thành phố Hồ Chi Minh Các công ty đều muốn đứng đầu nên sự cạnh tranh găy gắt hơn Mức sống của người dân đã được cải thiện nhưng chua đồng đều, thu nhập còn thấp nên khả năng tham gia BHNT còn thấp Phần đông người dân chưa có thói quen mua bảo hiểm, không thấy được ích lợi của việc tham gia bảo hiểm. 2.2. Thực trạng tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm nhân thọ Bảo Minh CMG. Công tác tuyển dụng và đào tạo Khâu tuyển dụng và đào tạo ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khai thác và hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty đã có 17 văn phòng phục vụ khách hàng với 1900 đại lý được đào tạo và tuyển chọn, đây là kênh phân phối sản phẩm chính nên công ty tuyển chọn và đào tạo hết sức quan trọng Công tác tuyển dụng đại lý Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp vào viêc phân phối và bán sản phẩm. Tuyển dụng là hình thức cơ bản để hình thành đội ngũ đại lý BHNT, đây là khâu đầu tiên và quan trọng nhất của qui trình quản lý Công ty phải tuyển và duy trì những đại lý có chất lượng vì tỉ lệ bán sản phẩm BHNT qua các kênh phân phối khác nhau như : email trực tiếp, quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua internet…là rất thấp nhất là trong điều kiện của việt nam hiện nay - Nguồn tuyển viên : Tuyển viên là những người có khả năng trở thành đại lý của công ty, những người đáp ứng được yêu cầu của công ty đưa ra và có nguyện vọng làm đại lý BHNT, công ty huy động từ hai nguồn chính là nguồn trực tiếp và nguồn gián tiếp + Tuyển trực tiếp : là hình thức tuyển qua cán bộ công ty những người đáp ứng được tiêu chuẩn, qua đại lý cũ của công ty + Tuyển gián tiếp :là tuyển qua báo chi, quảng cáo … - Tiêu chuẩn của tuyển viên : Dựa vào qui định về tuyển chọn đại lý BHNT do bộ tài chính và công ty ban hành căn cứ vào đặc điểm của công ty mình để đề ra tiêu chuẩn tuyển chọn thích hợp tiêu chuẩn tuyển chọn chủ yếu tập trung vào một số mặt như trình độ văn hoá, tuổi tác, kinh nghiệm, khả năng giao tiếp … Một người đại lý BHNT cần có những tiêu chuẩn sau : + Khả năng về thể chất :biểu hiện qua sức khoẻ diện mạo phong cách, them chí cử chỉ dáng điệu, giọng nói và trang phục …cũng góp phần thành công trông công việc. Người đại lý cần có tâm lý ổn định, vững vàng, phong cách lịch sự, nhã nhặn + Khả năng tri thức : Trình độ học vấn hay sự hiểu biết tâm lý khách hàng + Hiểu biết về sản phẩm của công ty là một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà các đại lý BHNT cần phải có, để tư vấn khách hàng, đồng thời giải đáp thắc mắc và cũng cố lòng tin cho họ + Tư cách đạo đức của đại lý : Vì đây là một nghề kinh doanh tự chủ ít chịu sự quản lý của cấp trên và quan trọng là thường xuyên thu và giữ tiền của khách hàng nên cần có một tư cách đạo đức tốt - Yêu cầu chung của tuyển viên + Có trình độ học vấn từ trung học trở lên + Có quan hệ rộng có sự hiểu biết + Có kinh nghiệm bán sản phẩm + Có sức khoẻ và ngoại hình đẹp - Qui trình tuyển dụng: Bước 1: Thông báo tuyển dụng Thông qua các chương trình quảng cáo, các phương tiện thông tin đại chúng, qua lực lượng đại lý, cộng tác viên qua chính quyền địa phương toàn thể các tổ chức công ty thông báo các khoá đào tạo và tuyển dụng của mình Bước 2: Nhận hồ sơ tuyển dụng Phòng quản lý và phát triển đại lý sẽ tiến hành nhận hồ sơ của các ứng viên sau đố xem xét hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đặt rồi xác định số lượng và tỉ lệ trúng tuyển để lập kế hoạch phỏng vấn Bước 3:Định hướng cho các ứng viên Tổ chức giới thiệu nghề cho các ứng viên mới, chủ yếu giới thiệu về công ty về công việc của người đại lý, các quyền và nghĩa vụ của đại lý,đồng thời giải đáp thắc mắc, băn khoăn giúp họ hiểu biết hơn về công việc để quyết định đúng khi lựa chọn đại lý Bước 4: Phỏng vấn Đánh giá ngoại hình, khả năng giao tiếp mục đích tham gia nghề đại lý, qua đây loại những đại lý không phù hợp Bước 5: Thẩm tra lý lịch Phòng quản lý đại lý kết hợp với phòng khai thác khu vực sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch của toàn bộ số tuyển viên trúng tuyển sau đó gởi lên phòng quản lý đại lý Bước 6: Tổng hợp kết quả Phòng quản lý đại lý sẽ tập hợp danh sách những tuyển viên đặt yêu cầu sau đó công ty tiến hành công bố danh sách những người trúng tuyển và vào học ở trung tâm Trên thị trường số lượng đại lý BHNT trong năm 2004 đã lên tới 98000 người tăng lên 38 So với năm 2003, công ty Bảo Minh CMG không ngừng tuyển dụng và đào tạo thêm nhiều đại lý mới số lượng đại lý tuyển dụng qua các năm như sau : Bảng 2: Số đại lý tuyển dụng và đào tạo mới giai đoạn 2001-2004. Chỉ tiêu Năm Số lượng đại lý Đại lý Cộng tác viên Đại lý ngỉ việc 2001 390 150 89 2002 534 160 180 2003 691 620 270 2004 654 529 251 Nguồn Bảo Minh CMG Số lượng đại lý tuyển mới không ngừng gia tăng số lượng cộng tác viên cũng gia tăng đáng kể số lung đại lý nghỉ việc cũng tăng, công tác tuyển dụng đào tạo gặp nhiều khó khăn - Công tác đào tạo Công tác đào tạo với vai trò hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng tới chất lượng đại lý việc tuyển dụng cơ bản và đào tạo cơ bản là tốt nhất để công ty có đội ngũ đại lý giỏi - Cách thức đào tạo Công ty sử dụng một số cách thức sau + Đào tạo bắt buộc : Là quá trình đào tạo có tính chất bắt buộc mà bất kỳ một đại lý nào cũng phải trải qua để làm cơ sở tiếp nhận và phát triển kiến thức khai thác có hiệu quả chương trình đào tạo này chia thành một số giai đoạn sau : Giai đoạn 1: Đào tạo cho đại lý tương lai những kiến thức cơ bản về sản phẩm bảo hiểm và BHNT, tập trung giới thiệu những sản phẩm mà công ty triển khai Giai đoạn 2 : Trông khi đại lý đã thực hành bán hàng trong thời hạn nhất định tiến hành trang bị lại và sâu hơn những kiến thức về BHNT để giúp họ có thể trả lời khách hàng trong những tình huống thực tế Giai đoạn 3: Hệ thống hoá toàn bộ kiến thức của chương trình trước, giúp đại lý có thể ghi nhớ một cách có hệ thống những kiến thức được cung cấp + Đào tạo theo yêu cầu : Là hình thức đạo tạo nhằm cung cấp đúng những kiến thức cần thiết mà đại lý đang mong đợi, giúp tiết kiệm thời gian và tăng nhanh quá trình hoàn thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ của đại lý Đây là công việc quan trọng quyết định việc người đại lý có trở thành người đại lý giỏi hay không, có thể đào tạo theo yêu cầu của các phòng ban nghiệp vụ hoặc theo yêu cầu của các đại lý, trung tâm đào tạo sẽ dựa trên yêu cầu của các phòng ban nghiệp vụ vủa công ty và của chính đại lý để xây dựng và thiết kế chương trình đào tạo cho phù hợp Việc đào tạo theo yêu cầu không cần tổ chức thành lớp đào tạo, mà người làm công tác đào tạo có thể tiến hành trực tiếp với một số đại lý có nhu cầu hoặc tổ chức thông qua các buổi sinh hoạt + Đào tạo theo yêu cầu của các phồng ban nghiệp vụ của công ty Trong quá trình thực hiện, chức năng nhiệm vụ, của mình, các phòng ban chức năng sẽ nhận biết được đại lý còn có khiếm khuyết nào trong kỹ năng để đặt ra yêu cầu cần đào tạo bổ sung thêm phần thiếu và phần yếu đó. Điều này sẽ giúp đại lý hoàn thiện được kỹ năng và đắp ứng tốt hơn yêu cầu của công việc + Đào tạo theo yêu cầu của đại lý : Trong công việc thực tế, chỉ có đại lý mới nhận thấy họ cần có những kiến thức gì, yêu cầu này không giống nhau giữa các đại lý. Do vậy thực hiện được yêu cầu này sẽ khiến cho người đại lý hào hứng hơn và cũng tránh được tư tưởng phải đi học do công ty bắt buộc - Nội dung đào tạo + Đại lý cấp 1: Giới thiệu về Bảo Minh CMG Giới thiệu về bảo hiểm và bảo hiểm nhân thọ Giới thiệu sản phẩm của công ty và cách tính phí Khái niệm và các qui định trong hợp đồng đại lý Các qui định đánh giá rủi ro, qui định nghiệp vụ bán hàng Giới thiệu một số qui định về tài chính kế liên quan Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm, hướng dẫn các thủ tục tham gia bảo hiểm + Đại lý cấp 2: Chương trình đào tạo nhằm cung cấp những kiến thức bổ sung cho những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu là một năm đồng thời có kết quả hoạt động, khả năng và ý thức tổ chức kỷ luật đáp ứng được yêu cầu của công ty giúp cho đại lý nâng cao khả năng khai thác, kiến thức về bảo hiểm và năng lực quản lý + Đại lý cấp 3: Nâng cao kiến thức về bảo hiểm, kỹ năng quản lý và điều hành công việc cho những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu là 2 năm và đã có chứng chỉ đào tạo các đại lý cấp hai. - Qui trình đào tạo Bước 1: Tiến hành đào tạo Những người trúng tuyển qua hai vòng phỏng vấn trên sẽ được công ty tiến hành đào tạo chương trình đại lý cấp 1, qua chương trình đào tạo này đại lý trang bị những kiến thức cần thiết để làm tốt vai trò khai thác của mình Qui trình đào tạo vẫn được liên tục thực hiện khi đại lý đã chính thức kí hợp đồng đại lý với công ty dưới nhiều hình thức khác nhau và mức độ nâng cao dần Bước 2: Tổ chức thi tuyển Sau khi kết thúc khoá đào tạo cấp 1, công ty sẽ tổ chức thi và cấp chứng chỉ đào tạo cho những học viên đặt yêu cầu, hình thức thi là trắc nghiệm và kỹ năng bán hàng Bước 3: Tiến hành kí hợp đồng đại lý Những người được công ty đào tạo đại lý sẽ được công ty ký hợp đồng đại lý, sau khi khai thác có hiệu quả công ty sẽ kí hợp đồng dài hạn Thực tế chứng minh công tác tuyển chọn, đào tạo và tổ chức quản lý có vai trò quan trọng trong việc triển khai mở rộng và phát triển BHNT Công ty đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo đại lý và số lượng đại lý này hoạt động rất hiệu quả Một số thuận lợi và khó khăn trong tuyển dụng và đào tạo của công ty Thuận lợi: Hiện nay vấn đề việc làm đang là vấn đề búc xúc của toàn xã hội, việc làm ngày càng khó khăn nhưng số lượng tuyển viên vẫn đáp ứng đủ yêu cầu Uy tín của công ty ngày càng được nâng cao làm cho các tuyển viên mới định hướng được đúng đắn Công ty có những đãi ngộ đặc biệt cho những đại lý cũ và nhân viên khi giới thiệu được tuyển viên làm cho số lượng đại lý tăng nhanh lên cả về số lượng và chất lượng Khó khăn: Do cạnh tranh găy gắt nên công ty gặp không ít khó khăn trong công việc tuyển dụng và đào tạo Một số cán bộ công ty còn thiếu kinh nghiệm trong việc tuyển dụng nên chủ yếu chỉ giới thiệu người quen tham gia dự tuyển, một số còn thiếu trách nhiệm Đội ngũ giảng viên số lượng không nhiều nên việc đào tạo còn hạn chế, kinh phí đào tạo còn eo hẹp, thời gian dành cho đào tạo chưa nhiều Hiện nay đại lý bỏ việc rất nhiều mà không bồi thường chi phí đào tạo vẫn xảy ra. Một số người đại lý chưa coi trọng việc đào tạo, chỉ cho đó là nghĩa vụ là sự bắt buộc phải thực hiện, một số đại lý còn yếu kém về khả năng giao tiếp, không giải đáp được thắc mắc của khách hàng Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý ở Bảo Minh CMG Bảo Minh CMG là liên doanh đầu tiên về bảo hiểm nhân thọ giữa công ty bảo hiểm thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh ) với tập đoàn tài chính của úc, được cấp giấy hoạt động 10/1999. Bảo Minh có ý định không chạy theo số lượng mà quan tâm đến chất lượng phục vụ khách hàng nên công ty coi trọng việc đào tạo và đạo đức nghề nghiệp của đại lý Để khen thưởng hoặc xử lý ngiêm các vi phạm về tính trung thực và chất lượng phục vụ. Công ty đang thực hiện phương châm “ Chậm nhưng chắc ‘’ để phục vụ tốt hơn cho khách hàng Tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý của công ty Bảo Minh CMG có những đặc trưng khác biệt so với công ty khác, bởi đây là công ty liên doanh giữa một công ty trong nước và một công ty nước ngoài. Đây là điều kiện rất tốt để nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ trong nước đang hoạt động tại Bảo Minh CMG và công nghệ tin học ứng dụng và quản lý của nước ngoài Cơ cấu tổ chức của Bảo Minh CMG được thể hiện qua sơ đồ sau : Ban quản trị (BOD) Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng IT Phòng kế toán Giám đốc kinh doanh Phòng nhân sự Phòng dịch vụ khách hàng Chúng ta có thể nhận thấy một cách rõ ràng tính liên doanh trong hoạt dộng quản lý của công ty BHNT Bảo MinhCMG, đứng đầu là ban quản trị bao gồm các cổ đông của công ty. Tổng giám đốc là người phụ trách quản ký hoạt động của các phòng ban, cố vấn cho tổng giám đốc là phó tổng giám đốc, có thể coi đây là sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động quản lý của công ty Để hiểu thêm về cơ cấu tổ chức hoạt động đại lý của công ty chúng ta hãy theo dõi tiếp sơ đồ sau : Phụ trách phía nam Giám đốc kinh doanh Phụ trách phía bắc Phòng đào tạo Hành chính 6 phụ trách miền nam Đại lý Kế toán Trưởng nhóm kinh doanh Trưởng nhóm kinh doanh doanh Đại lý Đại lý Phụ trách nhóm 2 Phụ trách nhóm 1 Phụ trách nhóm 3 Phụ trách nhóm 6 Phụ trách nhóm 5 Phụ trách nhóm 4 Việc tổ chức theo sơ đồ trên có ưu nhược điểm : Là điều kiện tốt để theo dõi hoạt động của đại lý một cách sát sao để từ đó có phương án khen thưởng và kỷ luật hợp lý Tạo không khí tranh đua giữa các đại lý và các nhóm Mối quan hệ giữa các phòng ban rất chặt chẽ, đây là điều kiện tốt để đào tạo những đại lý vững về nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế, tạo ra động lực thăng tiến cho các đại lý các đại lý được cập nhật thông tin và nghiệp vụ từ phía công ty Đánh giá công tác tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý của công ty + Đánh giá hiệu quả và kết quả công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý của công ty Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ đại lý đông đảo nhiệt tình, có lòng yêu nghề hoạt động có hiệu quả, mang lại những kết quả khả quan, số lượng hợp đồng khai thác được không ngừng tăng lên cho dù cạnh tranh găy gắt trên thị trường, chứng tỏ công tác đào tạo của công ty tương đối tốt, chương trình đào tạo không ngừng được cải thiện thay đổi theo hướng sát thực với thực tế. Đa số đại lý cho rằng công tác đào tạo của đại lý là tương đối tốt, trang bị cho đại lý kiến thức vững vàng để phục vụ khách hàng Công tác đào tạo ban đầu và đào tạo lại cũng được chú trọng công ty tuân thủ tốt chương trình giảng dạy công ty còn có nhiều tài liệu để nâng cao kiến thức bảo hiểm cho đại lý, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ làm cho họ trở thành những người có năng lực quản lý, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, có kinh ngiêm khai thác, đồng thời là người cán bộ năng nổ nhiệt tình với công việc chấp nhận khó nhăn Đội ngũ cán bộ quản lý cũng được công ty đặc biệt quan tâm, cán bộ quản lý là những người có năng lực quản lý, có trình độ nghiệp nghiệp vụ chuyên môn cao và có kinh nghiệm về tổ chức khai thác trong địa bàn đan cư. Đồng thời người cán bộ phải năng nổ nhiệt huyết với công việc, chấp nhận khó khăn và biết tổ chức mọi người dành thắng lợi, công ty nâng cao trình độ và năng lực quản lý cho họ Các khoá tuyển dụng và đào tạo được tổ chúc theo qui cũ, qua mỗi khoá tuyển chọn và đào tạo công ty đã áp dung những qui trình tuyển chọn và đào tạo mới để khắc phục những nhược điểm của khoá đào tạo cũ,việc tiến hành đào tạo chính thức đã mang lại nhiều hiệu quả và tiết kiệm được chi phí cho công tác đào tạo Trong tuyển dụng và đào tạo thì vấn đề tuổi và trình độ học vấn của người đại lý cũng đóng một vai trò quan trọng. Hai chỉ tiêu đó góp phần ảnh hưởng đến năng suất và khả năng khai thác của mỗi đại lý, nếu đại lý có trình độ học vấn thấp thì ảnh hưởng tới khả năng tiếp thu thông tin của đại lý điều đó dẫn đến khó khăn trong việc tìm hợp đồng, công ty chú trọng tuyển dụng những đại lý có trình độ học vấn thì được ưu tiên hơn Bảng 3 : Hoạt động chi của công ty qua các năm Đơn vị : Triệu đồng Năm Chi 2000 2001 2002 2003 Chi hoa hồng đại lý 15250 16160 16520 18630 Chi đào tạo đại lý 213 276 309 355 Chi cho quản lý 8050 7860 6500 9600 Chi marketing quảng cáo 169 185 247 295 Chi trả tiền bảo hiểm 500 2500 55645 65140 Chi hoạt động tài chính 212 345 544 652 Tổng 24394 27317 79765 94827 Nguồn Bảo Minh CMG Qua bảng trên ta thấy, số tiền công ty phải chi cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng tăng, trong đó chi trả tiền bảo hiểm và chi hoa hồng đại lý chiếm chủ yếu. Năm 2000 số hợp đồng đáo hạn chưa có nên khoản chi này ít, đến năm 2002 số hợp đồng đáo hạn nhiều hơn do đó khoản chi này tăng lên đáng kể bên cạnh đó các chi phí khác cũng tăng lên do cạnh tranh ngày cang khóc liệt, chi phí cho công tác đào tạo cũng tăng lên đáng kể chứng tỏ công ty chú trọng hơn về công tác đào tạo đại lý Những thuận lợi và khó khăn - Thuận lợi : Những năm vừa qua kinh tế thế giới gặp nhiều khó khăn phức tạp nhưng kinh tế nước ta vẫn tiếp tục tăng trưởng và ổn định, thu nhập của người dân đang dần được cải thiện do đó nhu cầu về bảo hiểm cũng được cải thiện thuận lợi nưa của Bảo Minh _cmg là hoạt động trên địa bàn hà nội nên sự hiểu biết của người dân về BHNT của người dân cũng cao hơn Công ty có nhiều uy tín trên thị trường mạng lưới đại lý của công ty tương đối rộng, sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và có chất lượng cao chiếm uy tín trên thị trường Công tác quản lý ngày càng hoàn thiện có đội ngũ khai thac đông đảo và giàu kinh nghiệm, công tác tuyển chọn và đào tạo ngày càng hoàn thiện hơn, nội dung qui mô đào tạo ngày cang được nâng cao, mạng lưới cộng tác viên được công ty mở rộng hơn Trình độ nghiệp vụ, khả năng giao tiếp của các đại lý ngày càng được nâng cao hơn nên khai thác được nhiều hợp đồng hơn - Khó khăn và tồn tại Bên cạnh những thuận lợi công ty còn đứng trước rất nhiều những khó khăn, mặc dầu nhu cầu tham gia bảo hiểm ngày càng nhiều nhưng người dân chua có thói quen đầu tư dài hạn bằng bảo hiểm nhân thọ do tâm lý sợ lạm phát và mất giá của đồng tiền Sự ra đời của nhiều công ty bảo hiểm nhân thọ trên thị trường tạo ra sự cạnh tranh găy gắt gây không ít khó khăn cho công ty Chất lượng khai thác của các đại lý không đồng đều hiệu quả hoạt động chua cao Qúa trình phát triển mạng mé của hệ thống đại lý cả về số lượng và chất lượng khiến cho công tác quản lý đại lý gặp không ít khó khăn, không thể quản lý bao trùm theo dõi sat sao đến từng cá nhân đại lý, có nhiều hợp đồng nên khó quản lý Có một bộ phận quản lý yếu kém về chuyên môn, tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng gia tăng do nhiều đại lý còn mãi chạy theo doanh thu, không tuân thủ các qui định về mặt tổ chức và quản lý hợp đồng. Hợp đồng khai thác của đại lý còn mang tính tự phát, có một số đại lý thông đồng với khách hàng để trục lợi bảo hiểm, ý thức chấp hành nội qui của các đại lý chưa cao Mô hình quản lý con nhiều thiếu sót, tình trạng nợ phí còn cao, một số cán bộ quản lý còn thiếu kinh nghiệm Trong thời gian tới, công ty có những biện pháp tích cực để nâng cao công tác quản lý thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua giữa các đại lý để phát huy năng lực của các đại lý và sự đoàn kết chung của công ty. + Đánh giá hiệu quả và kết quả hoạt động của đại lý Việc số lượng đại lý không ngừng gia tăng về số lượng và chất lượng chứng tỏ công tác quản lý của đại lý khá tốt, thể hiện qua các chỉ tiêu sau: Số hợp đồng khai thác mới Doanh thu phí lần đầu Tỉ lệ thu phí Tỉ lệ duy trì hợp đồng Bảng 4 : Kết quả và hiệu quả hoạt động đại lý tại Bảo Minh CMG Năm Chỉ tiêu Đơn vị 2001 2002 2003 2004 Số lượng đại lý Người 693 901 1210 1350 Số hợp đồng khai thác mới Hđ 26397 23978 22330 21723 Số hợp đồng dang có hiệu lực Hđ 65169 81378 95931 110709 Số hợp đồng huỷ bỏ trong kỳ Hd 3545 4363 5083 6124 Doanh thu phí đầu tiên của hợp đồng khai thác mới Trđ 52300 54400 58200 62700 Số hợp đồng khai thác mới bình quân /1 đại lý Hđ/ng 32,3 26,6 18,6 16,1 Tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng trong kỳ % 5,44 5,36 5,30 5,53 Thu nhập bình quân 1 đại lý Trđ/ng 22,05 17,94 13,77 13,8 Doanh thu phí đầu tiên của hđktm bình quân 1 đại lý Trđ/ng 75,47 60,37 48,10 46,44 Nguồn Bảo Minh CMG Nhìn chung tình hình khai thác của công ty trong giai đoạn 2001-2004 đạt kết quả tốt, tuy số hợp đồng khai thác năm sau có giảm đi so với năm trước nhưng doanh thu phí khai thác mới sau đó giảm đi so với năm trước nhưng doanh thu phí khai thác mới tăng lên, chứng tỏ số tiền bảo hiểm bình quân một hợp đồng tăng lên so với trước, chứng tỏ nhận thức của khách hàng ngày càng cao nên tham gia BHNT nhiều hơn Số hợp đồng khai thác mới binh quân một đại lý giảm từ 32,2 họp đồng /năm xuống còn 16,1 hợp đồng /năm chứng tỏ tình hình khai thác khó khăn hơn trước do số lượng đại lý nhiều nên sự cạnh tranh găy gắt hơn tỉ lệ huỷ bỏ hợp đồng cũng là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chính xác hiệu quả khai thác. Qua bảng trên ta thấy tỉ lệ huỷ bỏ hợp đồng của công ty là không cao lắm, khoảng 5,3% dến 5,5% chứng tỏ chất lượng phục vụ ngày càng được nâng cao và cải thiện hơn tuy nhiên năm 2004 tỉ lệ này tăng cao hơn so với năm trước, có thể lý giải một phần do sự cạnh tranh của các công ty bảo hiểm nhân thọ khác trên thi trường. Một số đại lý khi khai thác, một số đại lý khi khai thác không đánh giá được đúng khả năng tài chính của khách hàng, tư vấn cho khách hàng tham gia với số tiền bảo hiểm không phù hợp, dẫn đến sau một thời gian tham gia bảo hiểm khách hàng phải huỷ bỏ hợp đồng vì không có đủ khả năng tài chính. Tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng có xu hướng tăng lên do ảnh hưởng của việc đánh giá trên thị trường không ổn định tác động đến tâm lý của khách hàng khiến họ hoang mang, lo sợ Qua đây chúng ta thấy được một số khó khăn và thuận lợi của công tác quản lý đại lý, do thu nhập và đời sống được cải thiện nên nhu cầu tham gia bảo hiểm nhiều hơn, nhận thức của người tham gia cao hơn nên dễ quản lý, công tác quản lý ngày càng được hoàn thiện, công tác tuyển chọn đào tạo càng được cải tiến khoa học hơn. Nội dung qui mô đào tạo ngày càng được nâng cao thay đổi cho phù hợp. Mạng lưới cộng tác viên mở rộng hơn từ các tổ chức cá nhân trong mọi thành phần kinh tế. Bên cạnh đó còn tồn tại một số khó khăn công ty cần khắc phục Phần III: Một số kiện nghị và giải pháp nhằm khắc phụcnhững tồn tại của công ty trong công tác tuyển dụng,đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm nhân thọ ở Bảo Minh cmg Sau nhiều năm hoạt động công ty đã đặt được một số kết quả đáng kể và có những bước tiến vững chắc song vẫn phải đối mặt với những khó khăn, thử thách, tồn tai cần khắc phục Để đặt được kế hoạch đặt ra công ty phải không ngừng phấn đấu, đại lý là cầu nối quan trọng đưa công ty đi lên. Qua thực tế phân tích trên em có một số ý kiến sau 1.1. Một số kiến nghị + Đối với công tác tuyển dụng : Bảo hiểm là một ngành cung cấp dịch vụ đặc biệt, với những đặc điểm riêng. Để có thể tồn tại và phát triển thì việc tìm kiếm khách hàng là vấn đề hết sức quan trọng, công ty phải xây dựng được một đội ngũ đại lý giỏi, chuyên nghiệp, khâu tuyển chọn phải được đặt lên hàng đầu để tuyển chọn thành công trước hết phải xây dựng được kế hoạch tuyển dụng đại lý phù hợp với yêu cầu của từng thời kỳ nhất định kế hoạch đó cũng phải phù hợp chiến lược phát triển của công ty + Về công tác tuyển chọn Để tuyển chọn được những đại lý có hiệu quả, nên đưa ra những tiêu chuẩn khắt khe. Do xuất hiện của nhiều công ty bảo hiểm trên thị trường nên việc tuyển chọn cũng gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên không vì thế mà không chú trọng đến khâu tuyển dụng công ty cần đề ra những tiêu chuẩn tuyển dụng hợp lý dựa trên những tiêu chuẩn tuyển chọn của công ty và của bộ tài chính. Tiêu chuẩn tuyển chọn tập trung vào một số mặt chính như: trình độ học vấn kinh nghiệm bán hàng, tuổi tác, giao tiếp… Bên cạnh đó ngoại hình, phong thái, giọng nói … cũng góp phần làm nên thành công cho đại lý tốt nhất công ty nên tuyển chọn những người đã có một nghề, một trình độ nhất định Khả năng giao tiếp, ứng xử và các mối quan hệ xã hội sẵn có cũng là một tiêu chuẩn đáng lưu ý, đồng thời công ty đánh giá cao sự nhiệt tình, tự tin và năng động trong công việc. Có thể thấy tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi đại lý là phải có tính độc lập, nhiệt tình, kiên nhẫn, sáng tạo, trung thực … Tuổi tác của đại lý cũng đóng một vai trò quan trọng đối với sự thành công của đại lý, công ty cần xác định độ tuổi nào phù hợp với nghề để có tiêu chuẩn tuyển chọn Vấn đề nữa là tư cách đạo đức của đại lý, đại lý là một nghề ít chịu sự giám sát và quản lý của cấp trên, đây là yếu tố then chốt trong quá trình tuyển chọn đại lý của công ty + Về cách thức tuyển chọn : Công ty có thể tuyển từ tất cả các kênh như: qua báo chí, quảng cáo, trực tiếp, dịch vụ việc làm …Tuy nhiên nên tập trung vào các kênh có hiệu quả như tuyển đại lý cũ giới thiệu hoặc tuyển qua các phương tiện thông tin đại chúng Hiện nay các công ty BHNT đều áp dụng hình thức tuyển trực tiếp, họ tích cực sử dụng chính sách thăng tiến cho đại lý như một cách để tạo ra mối tuyển dụng đại lý khá hiệu quả Công ty cần học hỏi những phương pháp tuyển dụng có hiệu qủa để đưa công ty cạnh tranh trên thị trường, cần khen thưởng cho những đại lý có kết quả khai thác tốt cần có những biện pháp để đại lý cũ có trách nhiệm giới thiệu được những người thực sự có năng lực và muốn làm nghề bảo hiểm nhân thọ Đối với việc tuyển qua các phương tiện thông tin đại chúng phương thức tuyển dụng này cũng có hiệu quả nhưng lại có nhược điểm là chi phí tốn kém và khó xác minh thông tin về người dự tuyển. Để phát huy được tác dụng tích cực của hình thức này, công ty cần phải khắc phục những mặt han chế của nó như vấn đề chi phí và thông tin, công ty có thể lựa chọn những phương tiện truyền thông đơn giản vừa tiết kiệm chi phí lại vẫn hiệu quả như: đài phát thanh, loa phát thanh của quận, huyện …. Cũng có thể kết hợp và đề nghị với lãnh đạo chính quyền trên từng địa bàn dân cư, các ban ngành, đoàn thể …Khuyến khích họ hợp tác để phổ biến các cuộc hội họp. Sau đó cử cán bộ xuống tận nơi để sơ tuyển Để xác minh được thông tin của người dự tuyển tránh xác định nhầm người không đủ tiêu chuẩn, công ty cần cử cán bộ có kinh nghiệm trong việc tuyển chọn, phối hợp cùng với chính quyền địa phương nơi thí sinh cư trú. Mặt khác cần làm tốt khâu phỏng vấn vì lựa chọn những người không đặt yêu cầu sẽ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng khai thác Những phương pháp tuyển dụng mang lại hiệu quả cao nhất đều được dựa trên những yếu tố phẩm chất của nhà tuyển dụng. Mà một trong những yếu tố đó là khả năng quan sát của con người - đây là một cách tự chủ về phía công ty trong việc tuyển người. Nhưng nhà quản lý lâu năm với nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng đều cho rằng họ đã sử dụng giác quan thứ sáu của mình khi nhìn nhận những người có thể thành công trong công việc khai thác BHNT. Công ty có thể tiến hành tìm kiếm những ứng viên có nền tảng thành công, có kinh nghiệm quản lý và bán hàng, tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học hoặc đã giữ những vị trí lãnh đạo, năng động trong môi trường cộng đồng và có thể phù hợp với tổ chức đang hoạt động Khi tuyển dụng, càng biết rõ được ứng viên và quan sát được ứng viên đó có phù hợp với công việc hay không. Cũng từ nhũng yếu tố này mà những đối tượng như : đại lý đang hoạt động có chất lượng, các nhân viên tuyển người hoặc những người thân của đại lý, của nhân viên công ty … có thể biết được ứng viên do họ giới thiệu có khả năng thành công hay không. Vì hơn ai hết họ hiểu những đức tính nào cần thiết đối với sự thành công của đại lý trong nghề nghiệp Hiện nay các công ty BHNT đều áp dụng hình thức tuyển trực tiếp, họ tích cực sử dụng chính sách thăng tiến cho đại lý như một cách để tạo ra mối tuyển đại lý khá hiệu quả Công ty cần học hỏi một số kinh nghiệm tuyển dụng có hiệu quả để đưa công ty ngày càng đi lên +Về công tác đào tạo: ở việt nam hiện nay, việc phân phối sản phẩm qua các đại lý là phân phối chủ yếu. Vì thế việc xây dựng vững chắc và cũng cố thường xuyên hệ thống đại lý là một yếu tố chính đưa đến sự thành công trong kinh doanh của công ty Bảo hiểm là một lĩnh vực rất khó, nhất là BHNT là một ngành mới mẻ đối với người dân việt nam, do đó nó đòi hỏi người bán bảo hiểm nhân thọ không chỉ thông thạo kiến thức bảo hiểm mà còn có nhiều kiến thức tổng hợp. Vì vậy công tác đào tạo cần toàn diện, nếu không đào tạo cơ bản và đào tạo nâng cao cho lực lượng bán hàng thì họ sẽ không bao giờ đặt được thành công Nếu quá trình đào tạo không liên tục và không đảm bảo không liên tục và không đảm bảo cung cấp đày đủ kiến thức và và quan điểm làm việc tích cực và thiếu sự giám sát việc chuyển hoá các kỹ năng thành các thói quen làm việc - Đào tạo cơ bản và thường xuyên : Để có một hệ thống đại lý giỏi thì bản thân mỗi cá nhân đại lý phải thực sự giỏi, cá nhân đại lý giỏi một phần do bẩm sinh nhưng đa phần do đào tạo mà nên Có hai phương thức để có một đại lý giỏi là: Tuyển ngay từ đầu những đại lý có năng lực và đào tạo thường xuyên cho các đại lý có tiềm năng Có nhiều chương trình đào tạo đại lý tuỳ thuộc vào các thời điểm khác nhau như : khi mới tuyển dụng, khi đã có thâm niên công tác, khi được lãnh đạo công ty giao trọng trách lớn hơn … Mỗi lần đào tạo như vậy đại lý sẽ có thêm được kiến thức và nâng cao được kỹ năng của mình việc đào tạo bồi dưỡng đại lý theo các cấp độ hiện nay của công ty đề ra là thực tế và cần thiết, càng coi trọng nghề, sống với nghề lại càng không ngừng nâng cao bồi dưỡng nghề. Cũng cố đào tạo sẽ có lợi cho công ty cũng như cho đại lý mặc dầu một số đại lý cảm thấy không học vẫn có thể làm được nên ngại đi học …nhưng đó cũng chỉ là cá biệt Phải chăng qua đào tạo đại lý cấp một ban đầu rồi, sau một năm làm việc khai thác được 50 hợp đồng trở lên thì cho đi đào tạo đại lý cấp hai ngay coi như bắt buộc để đủ điều kiện tốt hơn cho công ty. Đối với đại lý cũ trước đây chưa đào tạo đại lý cấp hai thì nên tập trung đào tạo qua các lớp tập trung ngắn hạn, rồi hệ thống hoá sản xuất. Với những đại lý có từ 150 hợp đồng trở lên thì nên cho đi đào tạo đại lý cấp ba ngay, để nâng cao trình độ phát huy năng lực tổng kết kinh nghiệm, cần trân trọng và khen thưởng hợp lý và xứng đáng để khích lệ đại lý giỏi hoạt động tốt hơn nữa, đồng thời tạo gương tốt cho thi đua của công ty - Đào tạo nâng cao chất lượng đại lý : Nếu đại lý không trả lời hết yêu cầu của khách hàng, không cung cấp được cho khách hàng những dịch vụ mà họ mong muốn thì gáng nặng đó lại đến tay công ty bảo hiểm. Do sự cạnh tranh của nhiều đại lý trên thi trường nên đại lý của công ty này có thể sang làm đại lý cho công ty khác sẽ xảy ra hoặc đại lý không thuyết phục được khách hàng tham gia bảo hiểm cho công ty mình. Nguyên nhân là do đại lý không vững vàng, không đủ tự tin đứng trước khách hàng, không hiểu hết về các sản phẩm của mình. Nghĩa là chất lượng đại lý còn chưa cao việc nâng cao chất lượng đại lý là một vấn đề cần quan tâm - Tiêu chuẩn hoá và nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên giảng dạy Tập trung nghiên cứu, tổng hợp kinh nghiệm giảng dạy. Đồng thời tiến hành đào tạo nâng cao và bồi dưỡng kiến thức thường xuyên cho những người làm công tác đào tạo cho công ty Người làm công tác đào tạo cần đáp ứng một số yêu cầu : - Phải hiểu sâu sắc về bảo hiểm nhân thọ về các sản phẩm của công ty - Phải có kiến thức thực tế đặc biệt là về kỹ năng bán hàng. Hàng tháng hoặc hàng quí nên dành thời gian để trực tiếp làm nghiệp vụ bán hàng của đại lý - Phải có phong cách và năng lực sư phạm, có khả năng truyền đạt kiến thức cho người khác hiểu - Phải ham học hỏi và gần gủi với đại lý để có những kiến thức trong giảng dạy gần với thực tế hơn Vì vậy, ngoài những cán bộ đào tạo của công ty, công ty nên phát hiện và khuyến khích những đại lý giỏi và có năng lực tham gia làm công tác giảng dạy. Có thể không dạy toàn bộ chương trình mà chỉ tham gia vào các buổi giảng để cung cấp những kiến thức thực tế, những kinh nghiệm quý báu trong quá trình làm việc của mình Đẩy mạnh công tác đào tạo từ xa thông qua các bản tin hoặc các phương tiện thông tin đại chúng Việc đào tạo dựa trên kỹ năng bán hàng Mọi chương trình đào tạo không xuất phát từ thực tế đều có thể trở nên vô hiệu quả, cũng giống như không được đào tạo sẽ trở thành thảm hoạ lớn lớn. Nếu chỉ giảng dạy lý thuyết không, động viên bằng lời nói suông thì chắc chắn không hiệu quả bằng việc truyền đạt lý thuyết với thực hành, công ty nên tổ chức các buổi gặp gở khách hàng trao đổi bán hàng trực tiếp để các đại lý mới có điều kiện thực hành kiến thức vừa học. Như vậy đào tạo sẽ gần với thực tế hơn và việc bán hàng của đại lý sẽ có hiệu quả Ngoài ra công ty cần xem xét vấn đề phân bổ hoa hồng sao cho phù hợp để động viên khuyến khích đại lý làm việc tốt đạt hiệu quả cao, tăng số hợp đồng khai thác lên, việc chi trả hoa hồng cần linh hoạt giữa các năm hợp đồng và các sản phẩm khác nhau. Mỗi hình thức chi trả có ưu nhược điểm riêng, việc chi trả sao cho các đại lý thây hăng say làm việc, có thể chi trả trực tiếp hoặc gián tiếp, khen thưởng phúc lợi Đối với nhà nước cần xem xét mức hoa hồng tối đa áp dụng cho toàn thị trường sao cho phù hợp với thực tế, ngoài ra hoa hồng cho từng nghiệp vụ phải đáp ứng hợp lý giữa các sản phẩm bảo hiểm, các phương thức đóng phí và thời hạn bảo hiểm …nhằm đảm bảo sự linh hoạt cho các doanh nghiệp bảo hiểm và giúp họ phát triển được đội ngũ đại lý Công ty nên có những chế độ khen thưởng hợp lý, không gò bó, khắt khe mà phải công bằng và xứng đáng 1.2. Phương hướng của công ty - Tiếp tục mở rộng thị trường, phát triển hệ thống khai thác BHNT cả về chiều sâu lẫn chiều rộng - Không ngừng nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm - Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch phát triển cán bộ khai thác giỏi theo đúng qui định và kế hoạch của công ty - Nâng cao chất lượng khai thác và quản lý rủi ro nhằm giảm đén mức tối đa tỉ lệ huỷ bỏ hợp đồng - Tăng cường kiểm tra thực hiện chức năng nhiệm vụ của tổ trưởng, trưởng phòng kinh doanh, tổ trưởng khai thác … - Tiếp tục nghiên cứu áp dụng các chế độ đãi ngộ dài hạn cho cán bộ khai thác cũng như cán bộ quản lý 1.3. Một số giải pháp khuyến khích đại lý hoạt động có hiệu quả hơn Công ty cần làm sao khích lệ được đại lý, tự tạo cho họ một động cơ làm viẹc tích cực để đặt được hiệu quả cao trông công tác khai thác và bán sản phẩm thì mỗi công ty có những biện pháp đặc trưng của mình để đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh : - Tác động lên động cơ bán hàng của công ty Động cơ bán hàng thường có hai loại : Động cơ bên trong là mục tiêu phấn đấu, gia đình…; Động cơ bên ngoài như chính sách thi đua, khen thưởng… Động cơ bên ngoài thường tồn tại thời gian ngắn còn động cơ bên trong thường tồn tại thời gian lâu hơn. Hầu hết các động cơ mang tính cá nhân. Công ty cần làm sao khuyến khích các đại lý làm việc tích cực để đặt hiệu quả cao trong kinh doanh, tạo điều kiện cho đại lý yên tâm làm việc cho công ty và tham gia các khoá sinh hoạt của công ty, công ty cần quan tâm đúng mức hông nữa đến bộ phận đại lý vì đây là lực lượng bán hàng chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty - Hỗ trợ đại lý trong công ty Trông quá trình đi làm, đại lý rất cần hỗ trợ từ phía công ty, sự hổ trợ đó có thể thực hiện trên nhiều góc độ khác nhau. Công ty có thể trợ giúp về cơ sở vật chất, tư vấn và tháo gỡ những tình huóng khó khăn trong quan hệ với khách hàng, trợ cấp khi đi học nghiệp vụ, nghỉ đẻ ốm đau… Các cán bộ quản lý trực tiếp cần thường xuyên gần gủi với đại lý của mình trợ giúp tháo gỡ những tình huống thực tế, công ty cần cung cấp cho đại lý các phương tiện thiết bị làm đại lý đầy đủ hiện đại như : di động, trợ cấp cho đại lý chi phí khi đi học nghiệp vụ, cung cấp quà tặng cho đại lý với nhãn hiệu của công ty , … Mặc dù để tạo điều kiện hơn nữa cho đại lý trong hoạt động khai thác và phục vụ khách hàng ngoài những biện pháp trên nên chăng cần phát triển và nhân rộng mô hình dịch vụ khách hàng trực thuộc phòng quản lý và phát hành hợp đồng. Đây sẽ là nơi giải quyết các vấn đề liên quan đến tâm lý khách hàng. Đồng thời nghiên cứu các chiến lược chăm sóc và phát triển khách hàng, khi đó đại lý tiết kiệm được thời gian và chi phí khác. - Kết hợp với khách hàng trong việc thu phí và chi trả tiền bảo hiểm Trên thị trường số lượng đại lý BHNT đã gần hơn 7000 người, tăng hơn 75 % so với năm 2001. Các công ty bảo hiểm đã bắt tay với ngân hàng trong việc phát triển mạng lưới bảo hiểm nhân thọ, kênh phân phối qua ngân hàng đang được các công ty bảo hiểm triển khai triệt để. Hiện nay các công ty bảo hiểm nhân thọ đang sử dụng các mạng lưới ngân hàng để bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ và thực hiện hoạt động thu phí qua ngân hàng, điều này có thể tiết kiệm đuợc thời gian và công sức của đại lý Để thành công cần gắn dịch vụ bảo hiểm với dịch vụ tài chính, đầu tư của ngân hàng như : thiết kế sản phẩm đơn giản, thời hạn sản phẩm gắn với thời hạn vay vốn của khách hàng, thanh toán, trả quyền lợi bảo hiểm gắn với dịch vụ thanh toán … - Quan tâm đến con đường thăng tiến cho đại lý người đại lý khi làm việc đều mong muốn có một công việc ổn định, thu nhập cao có nguyện vọng khẳng định mình với công ty, với đồng nghiệp với gia đình và công ty. Do đó việc bổ nhiệm cho các đại lý làm việc tốt công việc những chức vụ cao hơn cũng có tác dụng khuyến khích có hiệu quả Cùng với những biện pháp trên công ty cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền quảng cáo về nghề đại lý và tư vấn bảo hiểm nhân thọ về sản phẩm của công ty, có biện pháp hữu hiệu để tìm kiếm thị trường mục tiêu, tăng cường công tác giám định bồi thường, công tác chi trả, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Việc ứng dụng khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin vào quá trình khai thác và quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là công tác quản lý đại lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm phí và nâng cao năng lực canh tranh trên thị trường, sử dụng tiến bộ của công nghệ thông tin giải quyết thắc mắc và thông tin giao dịch của đại lý và công ty với khách hàng chú trọng đào tạo đại lý bằng công nghệ hiện đại Kết luận Trên đây là một số vấn đề về tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý ở công ty Bảo Minh CMG. Thực tế cho thấy, đại lý đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó quyết định tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc nâng cao tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý là rất cần thiết. Qua thời gian thực tập, tôi đã làm sáng tỏ được một số vấn đề về bảo hiểm nhân thọ, về đại lý bảo hiểm nhân thọ và đánh giá được thực trạng công tác tuyểu dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm nhân thọ và đưa ra một số kiến thức nhằm hoàn thiện hơn hệ thống mạng lưới đại lý của công ty. Tôi hy vọng công ty sẽ có những biện pháp hữu hiệu để quản lý tốt mạng lưới đại lý của mình, cũng cố lòng tin cho khách hàng. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô bộ môn và các cán bộ công nhân viên của công ty, cũng như các bạn để chuyên đề của tôi được hoàn thiện hơn. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Giáo trình Quản trị kinh doanh bảo hiểm của tiến sỹ Nguyễn Văn Đĩnh. Giáo trình Kinh tế bảo hiểm của phó giáo sư tiến sỹ Hồ Sỹ Hà. Bảo hiểm – nguyên tắc thực hành của David baln. Luật kinh doanh bảo hiểm Thời báo kinh tế Việt Nam Tạp chí bảo hiểm xã hội Mục lục