Chuyên đề Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội

i các tài khoản 334, 338, 335, 351 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 622, TK 627, TK 111, TK 112, TK 138... 1.2.4. Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động tại Công ty 1.2.4.1. Kế toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo đặc điểm công việc và trình độ chuyên môn của mỗi công nhân viên trong Công ty. Chi tiết về số lượng lao động được phản ánh trên “Sổ danh sách lao động” nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng và loại lao động bao gồm lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp,… trong từng phòng ban và toàn Công ty. Căn cứ để ghi “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ ban đầu về việc tuyển dụng lao động, thôi việc, thuyên chuyển,… và căn cứ vào Sổ này để tính lương và các chế độ phải trả khác cho người lao động. Hiện nay, tổng số nhân viên của Vinatrans khoảng 200 người, đều được tuyển chọn rất cẩn thận. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh luôn chịu sự biến động của thị trường nên Vinatrans có chính sách tuyển dụng rất thường xuyên và rộng rãi nhằm tìm được những nhân viên ưu tú nhất cho Công ty. Mẫu cụ thể một Hợp đồng lao động được ký kết tại Công ty như sau: Bảng 04: Hợp đồng lao động CÔNG TY CỘNG HÒA Xà HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VINATRANS HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 03-08 /HĐLĐ/APT-HN Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2008 HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (Ban hành theo thông tư số 21/2003/TT- BLĐTBXH, ngày 22/9/2003của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội) Chúng tôi, một bên là Ông/ Bà: Khúc Văn Dụ Quốc tịch: Việt Nam Chức vụ: Tổng Giám đốc Đại diện cho: CT CP Giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, Điện thoại:7321090 Địa chỉ: Số 2 Bích Câu, P. Quốc Tử Giám, Q. Đống Đa, Tp. Hà Nội Và một bên là Ông/Bà: Bùi Ngọc Bích Quốc tịch: Việt Nam Sinh ngày 21 tháng 10 năm 1984 tại: Hà Nội Nghề nghiệp: Kinh doanh Địa chỉ thường trú: 84 Ngõ Văn Chương – Hà Nội Số CMTND: 012385006 Cấp ngày: 19/09/2000 Tại: CA TP Hà Nội Số sổ lao động (nếu có): Cấp ngày: Tại: Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng Loại hợp đồng lao động: 12 tháng Từ ngày 01 tháng 03 năm 2008 đến ngày 28 tháng 02 năm 2009 Thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm Địa điểm làm việc: Số 2 Bích Câu - Quốc Tử Giám - Đống Đa – Hà Nội. Chức danh chuyên môn: Kinh doanh Chức vụ (nếu có): Nhân viên. Công việc phải làm: Làm hàng và đánh bóng thương hiệu Công ty. Điều 2: Chế độ làm việc Thời gian làm việc: Theo yêu cầu công việc Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: Theo yêu cầu công việc Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động Quyền lợi: Phương tiện đi lại làm việc: Nhân viên tự trang bị Mức lương chính hoặc tiền công: 1.000.000 đ/ tháng Hình thức trả lương: Chuyển khoản Phụ cấp gồm: Theo chính sách của công ty gồm các phụ cấp công việc theo Phụ lục hợp đồng lao động Được trả lương vào các ngày 26 hàng tháng. Tiền thưởng: Theo quy chế của công ty Chế độ nâng lương: Theo quy chế của công ty Được trang bị bảo hộ lao động gồm: theo yêu cầu công việc Chế độ nghỉ nghơi ( nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết…): 12 ngày phép năm và 9 ngày lễ tết Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: NSDLĐ trích nộp 15% BHXH, 2% BHYT NLĐ trích nộp 5% BHXH, 1% BHYT Chế độ đào tạo: Theo quy chế của công ty Những thỏa thuận khác: 2. Nghĩa vụ: - Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động. - Chấp hành lệnh điều hành sản xuất – kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động… - Bồi thường vi phạm và vật chất: Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động Nghĩa vụ: Bào đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động. Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có). Quyền hạn: Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc …). Tạm hoãn, chấm dứt hợp đống lao động, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể ( nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp. Điều 5: Điều khoản thi hành Những vấn đề về lao động không nghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng quy định của thỏa ước lao động tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước lao động tập thể thì áp dụng quy định của pháp luật lao động. Hợp đồng lao động được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 03 năm 2008 . Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng lao động này. Hợp đồng này làm tại Công ty CP giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2008 NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (ký tên) (Ký tên, đóng dấu) Ghi rõ họ và tên Ghi rõ họ và tên 1.2.4.2. Kế toán thời gian lao động Kế toán về thời gian lao động nhằm quản lý việc sử dụng thời gian lao động và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động; đảm bảo tính kịp thời, chính xác trong ghi chép về số ngày công, giờ công thực tế, ngày nghỉ, ngày ngừng việc,… để việc tính lương thưởng cho từng nhân viên được chính xác. Để hạch toán thời gian lao động cần có chứng từ ban đầu là “Bảng chấm công”. Đây là bảng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt theo từng ngày của người lao động và được lập riêng cho từng bộ phận, phòng ban theo từng tháng. Tại Vinatrans Bảng chấm công được kế toán lập, ghi chép và theo dõi trên máy tính. Căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc, kế toán trực tiếp phản ánh vào Bảng chấm công. Các ngày nghỉ lễ tết, ngày thứ bảy chủ nhật cũng được phản ánh vào Bảng chấm công; đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,… đều được ghi vào bảng theo những ký hiệu quy định cụ thể và phải có phiếu nghỉ ốm hay biên bản ngừng việc để làm căn cứ đối chiếu. Cuối mỗi tháng, kế toán phòng in Bảng chấm công ra giấy sau đó nộp cho trưởng phòng kiểm tra, xem xét lại tình hình sử dụng lao động tại phòng mình, rồi được chuyển tới phòng kế toán tổng hợp. Tại đây, kế toán tiền lương kiểm tra lại số liệu trên bảng rồi tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp cho mỗi nhân viên. céng hßa x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc ***************************** PhiÕu x¸c nhËn ng­êi lao ®éng nghØ viÖc tr«ng con èm §¬n vÞ : C«ng ty Cæ phÇn giao nhËn vËn t¶I ngo¹i th­¬ng Vinatrans Hµ Néi. M· sè thuÕ: 0 1 0 1 3 5 2 8 5 8 X¸c nhËn :Trong th¸ng 03 quÝ I N¨m 2009 c¸c «ng, bµ nh©n viªn cña ®¬n vÞ cã tªn trong danh s¸ch d­íi ®©y ®· nghØ viÖc tr«ng con èm. Sè TT Hä vµ tªn sè sæ hä vµ tªn ngµy th¸ng sè ngµy tõ ngµy ®Õn ngµy luü kÕ ghi chó ng­êi lao ®éng BHXH con n¨m sinh nghØ tõ ®Çu n¨m  1.  NguyÔn §øc Nguyªn  0108071427  NguyÔn §øc H¹nh 11/04/2008 19 10 31 19 §Ò nghÞ B¶o hiÓm x· héi xem xÐt gi¶i quyÕt ®Ó c¸c «ng, bµ cã tªn trªn ®­îc h­ëng trî cÊp nghØ viÖc tr«ng con èm theo ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2009 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký tªn , ®ãng dÊu ) BiÓu 01: PhiÕu x¸c nhËn ng­êi lao ®éng nghØ viÖc tr«ng con èm Biểu số 02: Bảng chấm công 1.2.4.3. Kế toán kết quả lao động Ngoài số lượng và thời gian lao động của người lao động thì kế toán số lượng và chất lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận cũng là nội dung rất quan trọng. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo sự chính xác và phù hợp giữa kết quả thực tế với tiền lương nhận được của từng người. Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là các loại chứng từ ban đầu như “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành”, “Phiếu báo hỏng”,… Mỗi loại chứng từ đều cần có sự ký duyệt của người chịu trách nhiệm liên quan. Trong đó “Hợp đồng giao khoán” là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc và là cơ sở để thanh toán tiền công cho người nhận khoán; “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành” do người giao việc lập xác nhận số lượng công việc hoàn thành và được chuyển cho phòng kế toán để tính lương thưởng cho cá nhân hay đơn vị lao động. Các chứng từ hạch toán kết quả lao động sau khi được ký duyệt kiểm tra sẽ được chuyển tới phòng kế toán để làm căn cứ tính lương thưởng cho người lao động. 1.2.5. Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Hàng tháng kế toán tính lương, thưởng và các khoản phải trích theo lương cho người lao động căn cứ vào các chứng từ liên quan: Giấy nghỉ phép, Biên bản ngừng việc, Bảng chấm công,… sau đó phản ánh số tiền phải trả qua “Bảng thanh toán tiền lương” để trả lương cho công nhân viên. “Bảng thanh toán tiền lương” được lập cho từng bộ phận phòng ban tương ứng với “Bảng chấm công” của phòng ban đó. Sau khi kiểm tra lại các chứng từ gốc, kế toán lương tiến hành tính lương, thưởng, các khoản trích theo lương và trợ cấp phải trả cho người lao động. * Tính lương phải trả: - Công thức tính lương theo thời gian: Mức lương thời gian = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương cấp bậc x Số ngày làm việc thực tế Số ngày làm việc theo chế độ + Mức lương tối thiểu là 540000VNĐ áp dụng theo quy định của Nhà nước. + Hệ số lương cấp bậc: là hệ số được quy định tuỳ thuộc vào chức vụ của người lao động + Số ngày làm việc thực tế: là số ngày thực tế người lao động đi làm trong tháng + Số ngày làm việc theo chế độ: theo quy định của Công ty là 26 ngày - Công thức tính lương theo sản phẩm _ khối lượng dịch vụ hoàn thành: Mức lương theo dịch vụ hoàn thành = Tổng doanh thu từ dịch vụ 2,7 Tổng doanh thu từ dịch vụ là tổng doanh thu mà người lao động đem lại cho Công ty từ việc thực hiện dịch vụ và 2,7 là một hệ số cố định. Ví dụ: Trong tháng 3 nhân viên Chu Trà My hoàn thành 1 dịch vụ bán hàng qua điện thoại với tổng tiền thanh toán là 2700000VNĐ thì khi tính lương chị sẽ được nhận thêm một khoản phần trăm lương dịch vụ nữa là: 2700000 : 2,7 = 1000000 VNĐ - Các khoản phụ cấp: + Công tác phí: 4000VNĐ/ngày + Tiền xăng xe: Đối với nhân viên Sales là 20lít/tháng Đối với nhân viên chứng từ là 13lít/tháng + Tiền điện thoại: Đối với nhân viên Sales là 200000VNĐ/tháng Đối với nhân viên chứng từ là 100000VNĐ/tháng + Tiền ca trưa: 20500VNĐ/ngày * Các khoản trích theo lương: - Quĩ BHXH: là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, hưu trí,… Quỹ được hình thành bằng cách tính theo tỉ lệ 20% trên tổng quĩ lương cơ bản của công ty, trong đó: + 15% tính vào chi phí kinh doanh + 5% do người lao động đóng góp Toàn bộ quỹ BHXH nộp lên cơ quan bảo hiểm cấp trên. Công ty thanh toán với công nhân viên khi có chứng từ hợp lệ và được cơ quan bảo hiểm xã hội duyệt. - Quĩ BHYT: là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Vinatrans sử dụng BHYT Xanhpon. Quỹ được thành lập bằng cách tính 3% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó: + 2% tính vào chi phí kinh doanh + 1% trừ vào lương người lao động. - Kinh phí công đoàn: là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Quỹ được hình thành bằng cách tính theo tỉ lệ 2% vào quĩ lương thực tế và được tính toàn bộ vào chi phí kinh doanh. Ví dụ cụ thể về cách tính lương cho một nhân viên như sau: Bảng 05: Mẫu phiếu thanh toán lương VINATRANS HANOI PHIẾU THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 11 NĂM 2008 Họ và tên: Chu Trà My Mã NV: VT0106 Số tài khoản: 0 0 1 1 0 0 2 6 7 1 4 7 2 Bộ phận: Phòng Hàng Không Xuất 1/ Hệ số lương 2.43 2/ Hệ số phụ cấp 0.00 3/ Lương và phụ cấp 1,312,200 4/ Lương cơ bản 857,977 5/ Lương khoán 1,687,800 6/ Tổng lương 3,000,000 7/ Ngày công 17.00 8/ Ngày công thực tế 17.00 9/ Tổng lương TL 2,545,777 10/ Lít xăng thực lĩnh 13 11/ Mức khoán CTP/ngày 4,000 12/ Tiền xăng xe 169,000 13/ Tiền công tác phí 68,000 14/ Tiền điện thoại 200,000 15/ Tiền ca trưa 348,500 16/ Các khoản khấu trừ Thuế TNCN phải nộp 0 BHXH 65,610 BHYT 13,122 Đoàn phí 17/ Tổng thu nhập 3,331,277 18/ Tổng thực lĩnh 3,252,545 Phân tích cách tính lương từ mẫu phiếu lương ở trên như sau: + Lương và phụ cấp = 540000 x 2,43 = 1312200 + Lương cơ bản = 1312200 x 17 : 26 = 857977 + Lương khoán = 3000000 – 1312200 = 1687800 + Tổng lương thực lĩnh = 1687800 + 857977 = 2545777 + Tổng tiền phụ cấp = 68000 + 169000 + 200000 + 348500 = 785500 + Các khoản khấu trừ = 65610 + 13122 = 78732 BHXH = 1312200 x 5% = 65610 BHYT = 1312200 x 1% = 13122 + Tổng thu nhập = 2545777 + 785500 = 3331277 + Tổng thực lĩnh = 3331277 – 78732 = 3252545 1.2.6. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 1.2.6.1. Kế toán tổng hợp về tiền lương tại Công ty Lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được trả chính xác theo hợp đồng ký kết và khối lượng dịch vụ hoàn thành, phù hợp với chất lượng kết quả công việc của mỗi nhân viên nhằm khuyến khích, phát huy tinh thần làm việc và năng lực mỗi người. Tiền lương phải trả được căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Bảng này cung cấp những thông tin đầy đủ về mức lương của người quản lý (lao động gián tiếp) và tiền lương mà người lao động trực tiếp được hưởng. Căn cứ vào bảng phân bổ này, kế toán tiền lương sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo định khoản và số liệu ghi trên bảng phân bổ máy tính tự động kết chuyển sang các sổ liên quan: sổ Nhật ký chứng từ số 7, sổ cái TK 334, TK 338… VINATRANS Hà Nội trả lương cho nhân viên bằng cách chuyển khoản qua tài khoản tại ngân hàng Vietcombank. Số tiền lương mỗi nhân viên nhận được sẽ được ghi cụ thể trong phiếu thanh toán lương phát cho mỗi người. Việc thanh toán lương được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 07: Thủ tục thanh toán lương Phòng tài chính kế toán chuyển lương vào tài khoản nhân viên Nhân viên nhận tiền và ký xác nhận vào phiếu thanh toán lương Phòng kế toán tổng hợp xét lại và lập Bảng lương Giám đốc ký duyệt chi Lập Bảng chấm công Trưởng phòng xét duyệt Cuối mỗi tháng, tại một số phòng ban đặc biệt có kế toán riêng, kế toán phòng căn cứ vào thời gian làm việc và kết quả đạt được của mỗi nhân viên để lập Bảng chấm công rồi chuyển lên cho trưởng phòng xét duyệt. Sau đó Bảng chấm công được chuyển đến phòng kế toán tổng hợp; tại đây kế toán lương sẽ kiểm tra, xem xét, tính toán lại và tổng hợp xếp lương, lập Bảng lương cho nhân viên toàn Công ty. Bảng lương được chuyển lên cho Giám đốc duyệt ký chi lương sau đó chuyển về phòng tài chính kế toán, và đến ngày 26 hàng tháng Công ty tiến hành trả lương cho nhân viên, kế toán lương căn cứ vào Bảng lương sẽ chuyển tiền vào tài khoản cho các nhân viên; nhân viên Công ty sau khi kiểm tra tài khoản nếu đã nhận được đầy đủ lương sẽ phải ký xác nhận vào một phiếu thanh toán lương được phát. - Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật kí- Chứng từ Biểu số 04: Quy trình luân chuyển sổ kế toán Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1,2,3,4,7,8,10 Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản 334, 335, 338 Báo cáo tài chính và các Báo cáo về lao động tiền lương Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Khi tính ra tiền lương phải trả công nhân viên kế toán lập Bảng phân bổ số 1 (Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội), từ Bảng phân bổ số 1 để vào nhật kí chứng từ số 7 (ghi Có TK 334). Khi có các khoản khấu trừ vào lương công nhân viên, kế toán tiền lương phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 10. Khi thực hiện thanh toán hoặc ứng trước các khoản cho công nhân viên kế toán phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 1. Có thể mô tả cụ thể chu trình qua các mẫu bảng biểu số liệu sau: Biểu 05: Bảng thanh toán lương B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng bé phËn: phßng hµng kh«ng xuÊt Th¸ng: 3/2009 Stt Hä ®Öm Tªn Lương kho¸n PC vµ c¸c kho¶n TN kh¸c Tæng tiÒn Gi¶m trõ Thùc lÜnh Ký nhËn BHXH + YtÕ C«ng Møc l­¬ng Thµnh tiÒn BHXH +YtÕ ThuÕ TNCN ph¶i nép ThuÕ TNCN ®· khÊu trõ ThuÕ TNCN ph¶i truy thu Truy thu BHXH Tõ C«ng ty Tæng 1 Vư¬ng Xu©n TiÕn 26.0 2,500,000 2,500,000 12,500,000 15,000,000 150,000 675,000 675,000 14,850,000 425,000 575,000 2 Vò Phóc Thµnh 26.0 2,000,000 2,000,000 5,500,000 7,500,000 120,000 89,000 89,000 7,380,000 340,000 460,000 3 Ph¹m ThÞ Thanh 26.0 1,500,000 1,500,000 3,000,000 4,500,000 90,000 - - 4,410,000 255,000 345,000 4 Do·n ThÞ Hưêng 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 - 3,410,000 255,000 345,000 5 NguyÔn ThÞ Thanh 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 - 3,410,000 255,000 345,000 6 Ph¹m V¨n Ngäc 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 3,410,000 255,000 345,000 7 NguyÔn §øc Nguyªn 7.0 1,500,000 403,846 1,000,000 1,403,846 90,000 1,313,846 255,000 345,000 Céng 12,000,000 10,903,846 28,000,000 38,903,846 720,000 764,000 764,000 - - 38,183,846 2,040,000 2,760,000 B»ng ch÷: Ba m¬i bẩy triÖu bèn tr¨m mêi chÝn ngh×n t¸m tr¨m bèn s¸u BHXH +BHYT Tõ C«ng ty 2,040,000 VN§ Tõ NL§ 720,000 VN§ 1,800,000 VN§ BHXH 600,000 VN§ 240,000 VN§ BHYT 120,000 VN§ Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng gi¸m ®èc CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI Bộ phận: Phòng Hàng không xuất BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM Xà HỘI Tháng 03 năm 2009 STT Ghi Có TKGhi Nợ TK TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khác TK 335Chi phí phải trả Tổng cộng Lương Phụ cấp và các khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ BHXH BHYT Cộng CóTK 338 1 TK 641 - CPBH 8,403,846 15,500,000 23,903,846  190,000 1,425,000 190,000 1,805,000 25,708,846 2 TK 642 - CPQLDN 2,500,000 12,500,000 15,000,000  50,000 375,000 50,000 475,000 15,475,000 Cộng 10,903,846 28,000,000 38,903,846  240,000 1,800,000 240,000 2,280,000 41,183,846 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán lương Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 06: Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội Căn cứ vào bảng phân bổ trên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật ký chứng từ số 7 trong máy tính, việc nhập có thể mô tả qua biểu sau: Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 7 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tập hợp chi phí kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 03 năm 2009 STT Ghi CóTK Ghi NợTK TK111 TK334 TK3382 TK3383 TK3384 Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 1. … … … … … … … 2. TK 3383 … 822,115 … … … … 3. TK 641 … 23,903,846 190,000 1,425,000 190,000 … 4. TK 642 … 15,000,000 50,000 375,000 50,000 … … … … … … … … Tổng cộng … … … … … … Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán trưởng Ký, họ tên) Sau khi cập nhật số liệu vào Nhật ký chứng từ số 7 máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ cái tài khoản 334, 338. Cụ thể việc kết chuyển được mô tả qua biểu sau: Biểu 08: Sổ Cái Tài khoản 334 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 SỔ CÁI Tài khoản 334 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 334 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 12 Cộng TK 3383 TK 3384 TK 112 … … … … … … 17,200,000 3,440,000 1,118,170,882 … … … … … … Cộng số phát sinh Nợ … … 1,138,810,882 … … … Cộng số phát sinh Có … … 1,138,810,882 … … … Số dư cuối kỳ: … … 0 … … … Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Ký, họ tên) Con số tổng cộng trên Sổ Cái là tổng số tiền lương phải trả cho toàn bộ nhân viên tại các phòng ban trong Công ty trong một tháng. Số liệu trên sổ trên biểu thị số tiền lương trong tháng 3 năm 2009 mà Vinatrans phải trả cho người lao động, nó bao gồm cả các khoản phụ cấp người lao động được hưởng mà đã được cơ quan bảo hiểm xét duyệt; khoản này cũng được trả theo lương qua tài khoản ngân hàng của mỗi nhân viên. Khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng về việc trả lương qua chuyển khoản thì kế toán cập nhật số liệu vào Nhật ký chứng từ số 2. 1.2.6.2. Kế toán các khoản trích theo lương * Việc tính toán và xử lý các khoản trích theo lương trong Công ty tuân theo chế độ tài chính hiện hành. Trong tháng nếu phát sinh các trường hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lí kèm theo. Khi nhân viên có nhu cầu nghỉ phép, cần phải có đơn xin nghỉ phép nộp cho trưởng phòng ghi rõ lý do nghỉ và số ngày nghỉ; đồng thời cần phải có giấy chứng nhận của bệnh viện đối với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ chăm sóc con ốm,… chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh. Nếu không nộp đủ chứng từ hợp lý thì nhân viên sẽ không được hưởng trợ cấp BHXH và số ngày nghỉ không được tính vào ngày phép hợp lý. * Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương: - Cuối tháng nhân viên hạch toán của Công ty hoặc kế toán tiền lương tổng hợp số tiền 6% BHXH và BHYT mà công nhân viên phải nộp và thể hiện trên các bảng thanh toán tiền lương. Kế toán lập phiếu thu và ghi sổ Nhật kí chứng từ số 10. - Từ các phiếu thu hoặc giấy báo Có liên quan đến thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ được phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 10 - Căn cứ vào phiếu chi chuyển khoản liên quan đến nộp BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1, 2 đồng thời ghi vào nhật ký chứng từ số 10, ghi Nợ tài khoản 338 để theo dõi thanh toán. - Số tiền trích 15% BHXH, 2% BHYT tính trên lương cơ bản vào chi phí sản suất kinh doanh và 2% KPCĐ tính trên lương thực tế vào chi phí quản lí doanh nghiệp được thể hiện trên bảng phân bổ số 1, từ bảng phân bổ này vào nhật kí chứng từ số 10. Từ Nhật kí chứng từ số 10 và các nhật kí chứng tứ liên quan vào Sổ Cái tài khoản 338. Theo dõi cụ thể trong tháng 3 vừa rồi nhân viên Nguyễn Đức Nguyên nghỉ làm 19 ngày trông con ốm nên khi có đầy đủ giấy tờ xác minh kế toán phải lập Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho nhân viên này. Bảng 06: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do- Hạnh phúc PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH (Nghỉ ốm, trông con ốm, thực hiện kế hoạch hoá) Họ và tên: Nguyễn Đức Nguyên Tuổi: 30 Nghề nghiệp, chức vụ: Nhân viên Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội. Thời gian đóng BHXH: 1 năm Tiền lương của tháng trước khi nghỉ: 1,500,000 VNĐ Số ngày được nghỉ: 20 ngày Trợ cấp:           Mức:  75%.                                  Ngày = 19                         Cộng: 822,115 Bằng chữ: Tám trăm hai hai nghìn một trăm mười lăm đồng Ghi chú: Nghỉ trông con ốm                                                                                     Ngày  31  tháng  03  năm 2009 Người lĩnh tiền    Kế toán trưởng        Ban chấp hành       Thủ trưởng đơn vị                                                       Công đoàn công sở (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Việc chi trợ cấp và nộp BHXH đều được thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng VietcomBank. Khi nhận được Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng kế toán cập nhật số liệu vào Nhật ký chứng từ số 2 và Nhật ký chứng từ số 10 tương ứng, sau đó máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ Cái tài khoản 338. Mẫu các sổ luân chuyển trên máy như sau: Biểu 09: Nhật ký chứng từ số 10 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có tài khoản 338 Tháng 03 năm 2009 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Có TK 338, Ghi Nợ TK Số dư cuối tháng Nợ Có 334 641 642 112 Cộng Có TK 338 Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. 2. Trích quỹ phải nộp theo lương Thu tiền BHXH … … … … 720,000 1,805,000 475,000 822,115 3,000,000 822,115 … … … … Cộng … … … … … … … … … Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán trưởng Ký, họ tên) Biểu 10: Nhật ký chứng từ số 02 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có tài khoản 112 Tháng 03 năm 2009 STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, Ghi Nợ TK Cộng Có TK 112 Số hiệu Ngày tháng 334 3382 3383 3384 A B C D 1 2 3 4 5 1. 2. Trả lương cho cán bộ nhân viên Nộp các khoản trích theo lương 39,005,961 240,000 2,400,000 360,000 39,005,961 3,000,000 Cộng … … … … Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán trưởng Ký, họ tên) Biểu 11: Sổ Cái Tài khoản 338 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội SỔ CÁI Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 Tài khoản 338 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 338 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 12 Cộng TK 112 TK 334 … … … … 86,000,000 7,399,035 … … … Cộng số phát sinh Nợ … … 93,399,035 … … … Cộng số phát sinh Có … … 93,399,035 … … … Số dư cuối kỳ: … … 0 … … … Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Ký, họ tên) Sổ cái tài khoản 338 thể hiện số tiền quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho cơ quan cấp trên; số tiền phải trả cho người lao động nghỉ có phép. Số liệu trên sổ được tập hợp theo từng tháng và là con số tổng cộng của tất cả các phòng ban trong Công ty, nó phản ánh số tiền quỹ trích lập trong một tháng của toàn bộ người lao động bao gồm của cả lao động quản lý, lao động trực tiếp, gián tiếp,… Các khoản phụ cấp BHXH được hưởng cũng được tổng hợp phản ánh trên sổ với con số tổng cộng số tiền phải trả nhân viên thuộc diện được hưởng phụ cấp trong tháng. PHẦN II: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI 2.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội 2.1.1. Mặt tích cực * Về công tác tổ chức lao động trong Công ty Nhìn chung hoạt động kế toán tổng hợp nói chung và kế toán về lương nói riêng tại VINATRANS tuân thủ chính xác, đầy đủ mọi quy định đặt ra. Mọi chứng từ, tài khoản sử dụng đều dựa chính xác theo quy chế chung. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức mang tính chuyên sâu cao với một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ đồng đều thống nhất và am hiểu về chuyên môn. Công tác tổ chức bố trí lao động tại phòng tài chính kế toán được phân công rất rõ ràng, mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm đảm nhận về một lĩnh vực phù hợp với chuyên môn nên vừa đảm bảo được tính chủ động và thành thạo trong công việc, vừa có tính năng động sáng tạo. VINATRANS có quy mô lao động lớn nhưng có sự phối hợp nhịp nhàng giữa những phòng tổ chức với các trung tâm vận tải tạo điều kiện giúp cho quá trình tính và hạch toán lương và các khoản trích theo lương được chính xác và đúng theo thời gian quy định; góp phần đẩy nhanh hoạt động khác trong Công ty và đảm bảo hoàn thành tốt yêu cầu lập các báo cáo định kỳ cho Công ty và các nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Các báo cáo về tiền lương và các khoản trích theo lương là căn cứ cho việc lập các báo cáo liên quan như: Báo cáo về giá thành, Báo cáo kết quả kinh doanh,… từ đó là căn cứ cho nhà quản trị xem xét để đưa ra các quyết định quản lý và các chính sách về nhân sự, về tiền lương,… một cách kịp thời và hiệu quả nhất. * Về phần mềm kế toán: Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu nhanh gọn, chính xác trong công tác kế toán, Công ty đã ứng dụng hệ thống kế toán máy Fast Accounting được chỉnh sửa cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty. Nhờ việc sử dụng kế toán máy nên việc của các kế toán viên đã gọn nhẹ và đơn giản rất nhiều, chất lượng và hiệu quả kê toán luôn được đảm bảo tốt. Fast là một phần mềm ưu việt với thao tác được thực hiện dễ dàng, số liệu chỉ cần cập nhật một lần vào mẫu biểu liên quan rồi máy sẽ tự động kết chuyển sang các sổ, bảng, báo cáo liên quan; bởi vậy rất dễ cho việc kiểm tra và chỉnh sửa khi cần thiết, nhân viên kế toán chỉ việc nhập lệnh vào máy, lập tức hệ thống phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển đối chiếu, cung cấp những thông tin mà kế toán viên cần kiểm tra. Công tác kế toán tại Công ty được thực hiện qua hình thức sổ “Nhật ký chứng từ”, đây là hình thức rất phù hợp với một Công ty có quy mô lớn như Vinatrans. Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên việc áp dụng hình thức sổ này giúp cho việc xử lý nghiệp vụ kế toán không bị trùng lặp như các hình thức sổ khác, đảm bảo đem lại kết quả chính xác, khoa học, ngắn gọn và rõ ràng nhất. * Về đội ngũ nhân viên kế toán Mục tiêu chính của Vinatrans là trở thành Công ty giao nhận vận tải ngoại thương hàng đầu tại Việt Nam, do vậy không chỉ đội ngũ nhân viên kế toán mà toàn bộ nguồn nhân lực của Công ty đều được chọn lọc một cách kỹ càng và phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Hiện nay, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty đều có trình độ cao với tỷ lệ tốt nghiệp Đại học chuyên ngành kế toán 95% từ các trường hàng đầu trong khối kinh tế. Đội ngũ nhân viên tại Vinatrans không chỉ có chất lượng về chuyên môn công việc mà đạo đức nghề nghiệp cũng luôn được giữ vị trí hàng đầu. Do yêu đặc điểm kinh doanh chi trả lương cho nhân viên qua lượng doanh thu dịch vụ hoàn thành mà nhân viên đó cung cấp cho Công ty nên đòi hỏi tính trung thực và cẩn trọng đối với nhân viên kinh doanh là rất cao. Hiện nay cùng với chính sách trả lương ưu đãi và chế độ kỷ luật nghiêm khắc, Vinatrans luôn giữ được bên mình những nhân viên ưu tú nhất; cùng với cả trình độ, năng lực và sự trung thực trong công việc họ đã và đang đem lại thu nhập ngày càng cao cho toàn Công ty nói chung và cho chính họ nói riêng. * Xét về các quy định và chính sách về lương: Đối với chính sách tuyển dụng nhân viên: Vinatran thường xuyên đăng tuyển dụng nhân viên với những đòi hỏi và yêu cầu trình độ cụ thể. Với chính sách tuyển dụng rộng rãi như vậy, Công ty luôn có khả năng lựa chọn và tuyển dụng được những nhân có trình độ chuyên môn phù hợp nhất với từng đặc thù công việc hoạt động của đơn vị như: kế toán chuyên về tổng hợp công tác kế toán đối ngoại, chuyên về tính lương, chuyên về kế toán vận chuyển đường không xuất, đường không nhập,… Đây là một trong những chính sách rất hay và hiệu quả mà Công ty ứng dụng trong công tác nhân sự của mình, nó không những tạo cơ hội cho người lao động nhanh chóng tìm được công việc phù hợp với khả năng mà còn giúp Công ty thường xuyên tuyển dụng được những nhân viên thích hợp nhất đem lại hiệu quả cao nhất cho mỗi công việc. Về chính sách trả lương: có thể nói chính sách chi trả lương của Vinatrans là rất tốt, hợp lý và hiệu quả. Công ty chi trả lương và thưởng rất cao. Ngoài khoản lương chính theo hợp đồng chi trả, Vinatrans còn có nhiều chế độ thưởng cho nhân viên rất hấp dẫn. Nếu trong tháng hay trong kỳ kinh doanh nào mà nhân viên làm việc năng suất, bán được nhiều dịch vụ có giá trị cho Công ty thì ngoài phần trăm nhận được từ doanh thu dịch vụ, Vinatrans còn trích thưởng cho nhân viên từ 2 đến 5 triệu đồng tuỳ thuộc vào chất lượng dịch vụ nhận được. Còn đối với các phòng ban chung nếu trong kỳ có doanh thu cao hơn nhiều so với các kỳ khác thì sẽ được thưởng chung một khoản tiền là 5 triệu đồng cho cả phòng. Các ngày nghỉ lễ tết Công ty cũng có mức thưởng rất cao, tới 4 tháng lương cho mỗi nhân viên trong nghỉ Tết, 2 tháng lương cho nghỉ 30-4. Việc tính và trả lương cho nhân viên luôn chính xác cả về số lượng tiền lương và thời gian trả lương, cụ thể là cứ đến ngày 26 hàng tháng mỗi nhân viên đều nhận được đầy đủ khoản lương trong tháng của mình trong tài khoản riêng. Đối với các khoản phụ cấp cũng luôn được tính và chi trả đầy đủ, phù hợp với đặc điểm công việc từng người. Vinatrans không chỉ có chế độ lương ưu đãi cho nhân viên đang làm việc tại Công ty mà cả đối với những nhân viên muốn xin nghỉ việc. Nếu người lao động có nhu cầu thôi việc thì Vinatrans cũng trích cho nhân viên đó 3 tháng lương cơ bản nếu như người đó làm việc tại Công ty được trên 1 năm. Quy trình trả lương thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng Vietcom Bank, đảm bảo sự nhanh chóng kịp thời và chính xác cho khoản lương và công tác trả lương. Việc trả lương qua tài khoản ngân hàng vừa rút ngắn được thời gian trả và nhận lương vừa giúp cho nhân viên quản lý tốt được lượng tiền lương của mình; qua đó công tác kiểm tra việc ghi chép, tính toán, phân bổ, chi trả quỹ lương của Công ty cũng được thực hiện thuận tiện và thường xuyên hơn; từ đó dễ dàng cho nhà quản lý phát hiện được những sai xót và đề ra biện pháp xử lý kịp thời. * Về công tác hạch toán tiền lương Tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương luôn được tính toán một cách chính xác và phù hợp với chế độ quy định hiện hành. Do toàn bộ công việc hạch toán lương được thực hiện trên máy tính: từ khâu chấm công đến lập Bảng lương, các bảng phân bổ,… nên luôn đảm bảo sự chính xác tuyệt đối cho việc tính toán và kết chuyển số liệu. Do trình độ nhân viên kế toán cao nên việc sai xót là rất hiếm khi xảy ra. Mặc dù khối lượng công việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được dồn vào cuối tháng nhưng cùng với hệ thống phần mềm kế toán thích hợp và với trình độ chuyên môn cao của đội ngũ nhân viên trong Công ty, công tác kế toán lương luôn được hoàn thành đúng thời gian quy định với chất lượng chuẩn theo yêu cầu. Mặt hạn chế * Đối với việc lập Bảng chấm công: Mặt hạn chế trong việc lập Bảng chấm công là sự kiểm tra tính chính xác trong việc theo dõi bảng. Công ty áp dụng hình thức chấm công bằng bảng được lập trên máy tính do 1 nhân viên kế toán theo dõi và phản ánh tình hình lao động của phòng mình vào bảng. Vào đầu mỗi ngày nhân viên kế toán trong phòng căn cứ vào sự có mặt của các nhân viên trong phòng để đánh dấu vào Bảng chấm công; công việc này được kế toán viên thực hiện mỗi ngày và chỉ được kiểm tra lại vào cuối tháng khi trình lên cho trưởng phòng xét lại. Bởi vậy người lao động sẽ rất khó trong việc xem xét đánh giá lại tính chính xác của dữ liệu trong bảng. Nhìn chung sự sai xót trong việc theo dõi ghi chép là rất ít xảy ra tại Công ty nhưng nó cũng phần nào làm giảm sự tin tưởng vào các con số được thống kê. * Đối với chính sách quản lý nhân viên: Bên cạnh chế độ khen thưởng hấp dẫn đem lại hiệu quả rất tốt thì chế độ kỷ luật của Công ty cũng rất nghiêm khắc. Vinatrans đề ra những quy định cụ thể và bắt buộc nhân viên phải tuân theo một cách nghiêm túc. Ví dụ như việc đi làm phải đúng thời gian quy định, khai báo đầy đủ và chính xác mọi công việc giao bán dịch vụ giao nhận vận chuyển,… Nếu như bất kỳ một nhân viên nào vi phạm quy chế của Công ty như cố tình không nộp khoản thu do bán được dịch vụ,… nếu bị phát hiện thì lập tức sẽ bị kỷ luật và đuổi việc. Với chính sách hà khắc như vậy, Vinatrans luôn đảm bảo việc quản lý doanh thu đầy đủ và đội ngũ nhân viên trung thực và chuyên cần. Tuy nhiên với các vi phạm đầu tiên mà tiến hành đuổi việc luôn thì có thể Vinatrans sẽ bị mất những nhân viên có trình độ và năng lực cần thiết mà vì một lý do nào đó họ bị sai phạm, và bởi vậy họ sẽ không có cơ hội thứ 2 để nhận thức và sửa chữa sai lầm. Còn xét về quy chế tuyển dụng, việc thường xuyên tuyển dụng những nhân viên mới cũng đồng nghĩa với việc phải kết thúc hợp đồng với những nhân viên có trình độ và năng lực còn hạn chế. Mặc dù đội ngũ nhân viên mới có chất lượng cao hơn nhưng họ vẫn cần có thời gian làm quen với công việc và không thể nhanh nhậy được với những công việc phát sinh thường ngày tại Công ty như các nhân viên cũ được. Điều này một phần ảnh hưởng không nhỏ tới quy trình hoạt động chung toàn Công ty. * Về phần mềm kế toán: Việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ rất phù hợp cho một Công ty lớn như Vinatrans với đội ngũ nhân viên kế toán chuyên môn cao. Nhưng đặc tính của hình thức sổ này là không phù hợp với kế toán trên máy tính, nó không ưu việt bằng áp dụng với kế toán thủ công. Bởi vậy việc ghi chép và xử lý dữ liệu kế toán vẫn không đạt được mức tối ưu. Công ty cần phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi và ứng dụng mới vào quy trình hạch toán. Trong Fast Accounting không có phần hành kế toán cụ thể về việc tính lương và các khoản trích theo lương, các báo cáo cần thiết về lương cũng không được xây dựng. Vì vậy khi cần lập các báo cáo về lương kế toán lương cũng không có các con số kết chuyển chính xác một cách tuyệt đối mà phải tính toán và lập bảng theo biểu mẫu riêng. Công việc này vừa chiếm nhiều thời gian vừa không có độ chính xác cao, ảnh hưởng tới hiệu quả của thông tin mà báo cáo cung cấp. * Về công tác hạch toán tiền lương: Đối với hạch toán tiền lương thì công việc chủ yếu thực hiện vào cuối tháng. Việc tổng hợp số liệu về lương trong toàn Công ty chỉ do một nhân viên kế toán về lương đảm nhận, công việc chủ yếu thực hiện trên máy tính nhưng do phần mềm Fast chưa có những tính năng ưu việt về lương nên việc lập các bảng biểu mất thời gian khá nhiều, đồng thời sự chính xác của các con số tính toán cũng không được đảm bảo tuyệt đối. Suy xét chung thì kế toán lương của Công ty chưa có được số lượng nhân lực tương xứng với khối lượng công việc. Việc tổng hợp tính toán không được thực hiện một cách nhanh chóng nhất, công tác kiểm tra cũng chưa được chặt chẽ cụ thể do chỉ có một nhân viên kế toán lương tổng hợp số liệu 2.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội 2.2.1. Về hình thức kế toán máy Vinatrans Hà Nội hiện nay đã là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Đi cùng với mục tiêu trở thành một Công ty lớn mạnh nhất là việc nghiên cứu ứng dụng những công nghệ mới và ưu việt nhất vào hoạt động kinh doanh. Đối với hoạt động kế toán, Vinatrans sử dụng phần mềm Fast Accounting. Mặc dù đây cũng là một trong những phần mềm ưu việt nhất hiện nay nhưng cũng không thể tránh khỏi những hạn chế của nó đối với những đặc thù riêng của Công ty, đặc biệt là đối với công tác kế toán tiền lương bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý nhân sự trong Công ty. Là một Công ty đã và đang trên đà phát triển lớn mạnh như hiện nay, Vinatrans có đầy đủ khả năng và những lý do thuyết phục để có thể thiết lập một hệ thống phần mềm kế toán máy riêng phù hợp nhất với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Chi phí bỏ ra đầu tư cũng không nhỏ nhưng lợi ích nó đem lại thì rất lớn. Các chính sách đặt ra và kết quả kinh doanh đạt được ảnh hưởng trực tiếp từ kết quả của công tác hạch toán kế toán; việc áp dụng một phần mềm hiệu quả sẽ đảm bảo cung cấp được những con số chính xác và kịp thời nhất cho yêu cầu đặt ra, từ đó nâng cao được chất lượng hoạt động, hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Đối với công tác kế toán tiền lương, nên xây dựng một phần hành riêng về kế toán lương trong phần mềm mới này, trong đó có cả các báo cáo cần thiết về lương cho nhà quản lý để việc kết chuyển số liệu từ các sổ liên quan ra báo cáo được chính xác và nhanh chóng hơn, đảm bảo được độ tin cậy hơn; đồng thời giúp kế toán lương giảm bớt được việc tính toán và lập các báo cáo lương theo yêu cầu một cách thủ công mà công việc này được lập trình thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán thích ứng. Nói tóm lại xây dựng một phần mềm kế toán mới phù hợp với đặc điểm riêng của Vinatrans là một việc cần thiết, cùng với việc nâng cao chất lượng công tác kế toán tiền lương nó sẽ đem lại một hiệu quả tối ưu cho công tác kế toán tổng hợp tại Công ty. 2.2.2. Về việc đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên Cùng với chế độ tuyển dụng thường xuyên là việc sử dụng những lao động mới vào hoạt động của Công ty. Vinatrans chủ yếu chú trọng vào việc tuyển chọn những nhân viên kinh nghiệm, trình độ và chuyên môn sẵn có mà ít chú ý hơn về việc đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ và chất lượng nhân viên. Để giảm bớt sự thay đổi trong kết cấu lao động trong Công ty mà vẫn đảm bảo chất lượng hoạt động kinh doanh, Công ty nên có chính sách quan tâm và đầu tư hơn nữa cho nhân viên của mình về trình độ chuyên môn và năng lực trong công việc hiện tại. Việc sử dụng lao động lâu năm ko chỉ rút ngắn được thời gian xử lý nghiệp vụ xảy ra trong Công ty mà nó còn kích thích sự cảm mến của họ với Công ty, nhờ vậy mà họ làm việc với nỗ lực hăng say hơn và đem lại những hiệu quả tốt nhất trong công việc hoàn thành. Các biện pháp đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán có thể áp dụng là các hình thức chung phổ biến như: tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn với các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước, tổ chức các buổi hội thảo, gửi nhân viên đi học tập tại nước ngoài,… Riêng đối với các nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán tiền lương, cần phải được đào tạo và học hỏi nhanh nhậy với những chính sách mới của Nhà nước có liên quan đến lương. Cẳng hạn như đối với luật thuế thu nhập cá nhân được ban hành và áp dụng, cách tính toán với thu nhập chịu thuế của người lao động,… tất cả các công việc trên đều cần một sự tìm hiểu rất kỹ lưỡng về các quy định này. Mỗi nhân viên kế toán lương cần phải học hỏi và có sự am hiểu một cách nhanh chóng về các luật thuế mới này để ứng dụng vào quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Các quy định này có sự thay đổi hàng ngày nên Công ty cũng cần tạo điều kiện cho nhân viên kế toán có thời gian để tiếp cận và am hiểu một cách đầy đủ để việc ứng dụng vào công tác tính lương tại Vinatrans được đảm bảo vừa chính xác vừa kịp thời. 2.2.3. Về cơ cấu bộ máy kế toán Phòng kế toán tổng hợp bao gồm 10 nhân viên với sự phân chia khối lượng công việc phù hợp. Kết cấu bộ máy kế toán của Công ty linh hoạt, đảm bảo sự kết hợp hoạt động nhịp nhàng đem lại những bảng tính và báo cáo lương chính xác theo yêu cầu trong một giới hạn thời gian nhất định. Xét về sự gia tăng việc cung cấp các dịch vụ giao nhận vận chuyển ngoại thương và việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh trong mục tiêu kinh doanh của Công ty thì việc gia tăng các nghiệp vụ kế toán là tất yếu, không chỉ đối với kế toán tổng hợp chung mà cụ thể cả về nghiệp vụ kế toán lương nên khối lượng công việc sẽ ngày càng tăng lên đáng kể đối với mỗi nhân viên kế toán lương, và cả với nhân viên kế toán đối ngoại về các nghiệp vụ đối ngoại. Với cơ cấu tổ chức chỉ có một nhân viên kế toán tiền lương và một nhân viên kế toán đối ngoại như hiện nay vẫn chưa đảm bảo tốt nhất cho việc thực hiện mục tiêu mở rộng hoạt động của Vinatrans. Quy mô hoạt động càng lớn đồng nghĩa với đội ngũ nhân viên càng trở nên đông đảo, kéo theo sự gia tăng khối lương công việc cho kế toán lương trong việc tính toán lương, thưởng, các khoản trích theo lương, thiết lập và theo dõi việc sử dụng các quỹ về lương, liên kết hoạt động với các công ty bảo hiểm,… vì vậy công việc kế toán tổng hợp tiền lương sẽ rất vất vả nếu như chỉ do một nhân viên đảm nhận. Đặc biệt việc tăng cường hoạt động giao nhận vận chuyển ngoại thương cũng dẫn đến tình trạng thiếu nhân viên kế toán đối ngoại; nó dẫn đến sự chậm trễ trong việc xử lý nghiệp vụ ngoại thương khiến cho việc xác định và tính toán lương cho những nhân viên phụ trách mảng đối ngoại không đảm bảo tính kịp thời, khiến cho công tác tổng hợp kế toán tiền lương bị ảnh hưởng đáng kể về tiến trình thực hiện. Vậy để đáp ứng việc giải quyết kịp thời những nghiệp vụ này thì việc bổ xung lượng nhân viên kế toán về công tác tiền lương và cả kế toán về mặt đối ngoại là rất cần thiết cho cơ cấu bộ máy kế toán của Vinatrans. Một đội ngũ nhân viên kế toán lương vừa đầy đủ về số lượng vừa đảm bảo chất lượng trong trình độ chuyên môn sẽ đóng góp một phần vào nền tảng vững chắc cho mỗi bước phát triển của Vinatrans, đem lại kết quả tốt nhất cho mục tiêu hoạt động của Công ty. 2.2.4. Về quy trình ghi sổ Hiện nay Vinatrans áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Việc vận dụng hình thức này rất phù hợp với Công ty có quy mô hoạt động lớn cùng số lượng nghiệp vụ xảy ra nhiều, đảm bảo hạn chế trùng lặp trong xử lý chứng từ thường xảy ra đối với các hình thức sổ khác. Việc ghi chép theo hình thức này kết hợp chặt chẽ việc ghi chép cả theo thời gian và hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ và trong cùng một quá trình xử lý ghi chép. Việc ghi sổ và quy trình luân chuyển sổ được máy tính tự động luân chuyển theo phần mềm Fast. Nhìn chung việc hạch toán theo hình thức sổ này cũng phù hợp với đặc tính chuyên môn hoá và trình độ nhân viên kế toán cao tại Vinatrans, nhưng nó thực sự không phù hợp với kế toán bằng máy. Hình thức này được xây dựng thích ứng nhất và đem lại hiệu quả sử dụng ưu việt nhất cho công tác kế toán thủ công. Bởi vậy, để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất so với nguồn lực bỏ ra, Công ty nên xem xét lựa chọn thay đổi hình thức ghi sổ để đảm bảo cho công tác kế toán toàn Công ty đạt hiệu quả tốt nhất. Với một quy trình ghi sổ hợp lý hơn, việc nâng cao hiệu quả của kế toán tổng hợp cũng đem lại một quy trình hạch toán về lương tối ưu hơn giúp kế toán viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chất lượng nhất. Vinatrans có thể lựa xem xét ứng dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hình thức này hiện đang được rất nhiều các doanh nghiệp lớn và nhỏ áp dụng bởi ngoài việc đem lại kết quả chính xác thì quy trình ghi và luân chuyển sổ của hình thức này rất đơn giản, nó vừa giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên vừa dễ dàng hơn trong việc kiểm tra các con số luân chuyển sổ. Công ty nên xem xét việc vận dụng hình thức ghi sổ này khi có đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán hoặc khi quyết định đầu tư ứng dụng một phần mềm mới phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty hơn so với phần mềm Fast đang sử dụng. Việc đơn giản hoá quy trình luân chuyển sổ, giảm bớt số lượng sổ cần ghi chép như trong nhật ký chứng từ sẽ giúp cho việc xử lý nghiệp vụ về lương, ghi chép dữ liệu vào sổ và việc kết xuất ra các báo cáo lương cần thiết được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng hơn. Hình thức ghi sổ mới kết hợp với việc xây dựng một phần hành riêng biệt về hạch toán tiền lương trong phần mềm kế toán ứng dụng mới sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho Vinatrans. Kết luận Đi đôi với mục tiêu trở thành một Công ty kinh doanh hàng đầu là sự chú trọng đặc biệt tới công tác tiền lương của VINATRANS Hà Nội. Qua sự trình bày, phân tích và đánh giá về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như trên tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải VINATRANS Hà Nội có thể thấy chính việc thi hành những chính sách ưu việt về tiền lương và những quy định chặt chẽ trong công tác hạch toán kế toán tiền lương là nhân tố chính tạo nên thành công cho VINATRANS như ngày nay. Nhờ việc tổ chức công tác tiền lương hiệu quả mà Công ty có được nguồn nhân lực chất lượng tốt nhất và từ đó đem lại kết quả cao nhất cho công việc kinh doanh cho toàn Công ty. Bên cạnh những ưu điểm đạt được là những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán tiền lương mà Công ty cần chú ý khắc phục. Mặc dù bài viết đã có một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty nhưng do điều kiện tiếp xúc với thực tế không nhiều nên ý kiến đưa ra còn mang tính khái quát chưa giải quyết được những vấn đề vướng mắc một cách sắc bén. Em rất mong được sự góp ý của Cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn.  Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thạc sỹ, giảng viên Đặng Thị Thuý Hằng cùng các cô chú trong Công ty đã hướng dẫn em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này! MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BH Bán hàng BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BTC Bộ Tài Chính BTM Bộ Thương Mại CN Chi nhánh CP Cổ phần cp cổ phiếu CT Công ty DT Doanh thu DTBH Doanh thu bán hàng DTT Doanh thu thuần DV Dịch vụ ĐT Điện thoại GTGT giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng KPCĐ Kinh phí công đoàn LN Lợi nhuận LNG Lợi nhuận gộp LNST Lợi nhuận sau thuế LNT Lợi nhuận thuần MS Mã số NLĐ Người lao động NSNN Ngân sách Nhà nước NV Nhân viên QĐ Quyết định STT Số thứ tự TNCN Thu nhập cá nhân TL Thực lĩnh TP Thành phố TSCĐ tài sản cố định TT thanh toán VNĐ Việt Nam đồng XDCB Xây dựng cơ bản XNK Xuất nhập khẩu DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Trang Bảng 01 : Bảng cân đối kế toán 6 Bảng 02 : Báo cáo kết quả kinh doanh 8 Bảng 03 : Đánh giá tình hình kinh doanh so với kế hoạch năm 2007 9 Bảng 04 : Hợp đồng lao động 29 Bảng 05 : Mẫu phiếu thanh toán lương 37 Bảng 06 : Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH 46 Biểu số 01 : Phiếu xác nhận người lao động nghỉ việc trông con ốm 32 Biểu số 02 : Bảng chấm công 33 Biểu số 03 : Quy trình luân chuyển sổ phần hành cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu uỷ thác 33 Biểu số 04 : Quy trình luân chuyển sổ kế toán 40 Biểu số 05 : Bảng thanh toán lương 41 Biểu số 06 : Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội 42 Biểu số 07 : Nhật ký chứng từ số 7 43 Biểu số 08 : Sổ Cái Tài khoản 334 44 Biểu số 09 : Nhật ký chứng từ số 10 48 Biểu số 10 : Nhật ký chứng từ số 02 49 Biểu số 11 : Sổ Cái Tài khoản 338 50 Sơ đồ 01 : Cơ cấu quản lý 10 Sơ đồ 02 : Cơ cấu tổ chức 10 Sơ đồ 03 : Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không 15 Sơ đồ 04 : Quy trình giao hàng xuất khẩu đường hàng không 16 Sơ đồ 05 : Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán 17 Sơ đồ 06 : Quy trình xử lý nghiệp vụ tự động hoá 22 Sơ đồ 07 : Thủ tục thanh toán lương 39