Chuyên đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty Virasimex

ả quá trình này qua sơ đồ: Phòng kinh doanh lập Hoá đơn xuất (phiếu xuất) Thủ kho tiến hành ghi “Nhật báo xuất”(Thẻ kho) Kế toán nhận chứng từ và lập “Bảng kê phiếu xuất” Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sơ đồ 06 : quá trình xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Ví dụ: Tiếp tục với lô hàng Thép tấm ở trên, khi đã được duyệt kế hoạch xuất hàng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT, và tiến hành xuất vào ngày 09/07/2007: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày tháng năm Đơn vị bán hàng:Công ty Cổ phần XNK Vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: 132 Lê Duẩn, Hà Nội Số tài khoản: 102 01 00000 28369 Sở giao dịch 1 Ngân hàng Công thương VN Họ tên người mua: Công ty Xe lửa Gia Lâm Địa chỉ: 551 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội MST: 01 00010328 5 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Thép tấm 3 mm Kg 9.185 15.276 140.310.060 Thép tấm 4 mm Kg 31.730 15.276 484.707.480 Thép tấm 5 mm Kg 1.413 14.922 21.084.786 Thép tấm 6 mm Kg 24.693 15.986 394.742.298 Thép tấm 8 mm Kg 48.205 14.922 719.315.010 Thép tấm 10 mm Kg 22.189 14.567 323.227.163 Thép tấm 12 mm Kg 7.677 14.212 109.105.524 Thép tấm 16 mm Kg 1.814 14.212 25.780.568 Thép tấm 20 mm Kg 2.599 14.212 36.936.988 Cộng tiền hàng 2.255.209.778 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 112.760.493 Tổng cộng tiền thanh toán 2.367.970.370 Số tiền viết bằng chữ: hai tỷ, ba trăm sáu mươi bảy triệu, chín trăm bảy mươi nghìn, ba trăm bảy mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 10 : Hoá đơn GTGT Sau khi nhận được hoá đơn GTGT từ phòng kinh doanh gửi đến, Thủ kho kiểm kê hàng theo hoá đơn và ghi vào “Nhật báo xuất” Nguyên vật liệu: Nhật báo xuất vật liệu Ngày 09 tháng 07 năm 2007 STT Tên đơn vị và người giao nhận Số đơn Số thẻ kho Số danh điểm Tên và quy cách vật liệu Đơn vị tính Số lượng Tồn kho cuối ngày Ghi chú 1 Hãng CSR Ziyang Locomotive Co.,Ltd (Trung Quốc) 7 1.019 Thép tấm 3 mm Kg 9.185 9.562,5 1.23 Thép tấm 4 mm Kg 31.730 35.612,5 1.21B Thép tấm 5 mm Kg 1.413 1413 1.022 Thép tấm 6 mm Kg 24.693 24.693 1.023 Thép tấm 8 mm Kg 48.205 48.205 1.24 Thép tấm 10 mm Kg 22.189 22.189 1.25 Thép tấm 12 mm Kg 7.677 7.677 1.26 Thép tấm 16 mm Kg 1.814 1.814 1.27 Thép tấm 20 mm Kg 2.599 2.599 Bảng số 11: Nhật báo xuất vật liệu Sau khi nhận được bộ chứng từ xuất từ Thủ kho, kế toán Nguyên vật liệu tiến hành lập bảng kê phiếu xuất: Bảng kê phiếu xuất Từ ngày 01/07/07 đến ngày 30/09/07 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 09/07 HĐ 749 Công ty Xe lửa Gia Lâm-TTXLGL Kho1 Xuất-Thép tấm các loại-HĐ749 (08/05/07) (DMTX) K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ 001/VRS-ZY/07 149.505 13.752 2.056.007.552 Cộng 2.056.007.552 ……………. ………… Tổng cộng: 5.094.072.805 Ngày...tháng…năm 2007 Người lập biểu Bảng số 12 : Bảng kê phiếu xuất Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất cần thiết từ Thủ kho. Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cập nhật các chứng từ vào máy, tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm: 2007 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho 1 Thép tấm 3mm Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Dư đầu kỳ … … HĐ 794 09/07 Xuất Thép tấm 3mm 632 15.276 9.185 140.310.060 … … … … … … … cộng tháng … … Bảng số 13: Sổ chi tiết Vật liệu, dụng cụ 2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tại công ty áp dụng kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này công ty sử dụng tài khoản 152, 153 để hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đa số vật liệu ở công ty là vật liệu ngoại nhập do đòi hỏi trình độ kỹ thuật cũng như vốn đầu tư lớn. Vật liệu trong công ty được nhập vào và theo giá thực tế. Giá NVL Giá NVL chi phí phát sinh nhập = ghi trên + trong quá trình kho hoá đơn nhập kho Khi xuất kho Nguyên vật liệu thì tuỳ từng loại Nguyên vật liệu mà công ty áp dụng một phương pháp tính giá riêng. Đối với những nguyên vật liệu có kích thước lớn, số lượng nhỏ thì công ty áp dụng xuất theo giá thực tế khi nhập vào. Đối với những vật liệu có số lượng lớn, kích thước nhỏ như tâm ghi…thì công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân. Giá thực tế số lượng giá đơn NVL,CCDC = NVL, CCDC × vị bình Xuất kho xuất kho quân Ví dụ: Tiếp tục với ví dụ ở trên, Thép tấm 3mm được nhập và xuất kho theo đơn giá thực tế: Căn cứ vào “Bảng giá nhập thép tấm” ở trên thì: Giá nhập kho Thép tấm = 125 181 446,50 + 1 249 168,46 + 1 889 285,22 + 543 625,37 3mm = 128 863 525,55 (đồng) Căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” ở trên thì : Giá xuất kho Thép tấm = 9.185 x 15.276 = 140.310.060 (đồng) 3mm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty biến động tăng giảm rất thường xuyên do sự nhập xuất luôn diễn ra thường xuyên. 2.3.1 Hoạch toán các biến động tăng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.3.1.1 Hoạch toán biến động tăng Nguyên vật liệu: Đối với những biến động tăng là do nhiều nguyên nhân gây nên nhưng chủ yếu thì là do công ty mua ngoài và tự sản xuất. Trong đó một tỉ lệ tăng do nhập khẩu chiếm một tỉ trọng lớn. Khi công ty tiến hành mua Nguyên vật liệu, sau khi nhận được các hoá đơn chứng từ kế toán hoạch toán: Nợ TK 152, (Giá thực tế chưa có chi phí) Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331,111,112,141… Riêng ở công ty thì chi phí pháp sinh trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu được hoạch toán qua tài khoản 3388 và được mở chi tiết theo từng hoá đơn. Ví dụ nếu hoá đơn mua Nguyên vật liệu số 123 chẳng hạn thì tài khoản phản ánh chi phí thu mua sẽ là 3388123. Kế toán tiến hành hoạch toán chi phí thu mua Nguyên vật liệu như sau: Nợ TK 338 (Chi tiết theo từng hoá đơn) Có TK 331,111,112,141… Nếu Vật liệu kỳ trước đang đi đường, k ỳ này về kho kế toán hoạch toán: Nợ TK 152 Có TK 151 (Nguyên vật liệu, CCDC đang đi đường kỳ trước) Ngoài ra cũng có một số Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là do các đơn vị trực thuộc của công ty sản xuất như XN cơ khí Đông Anh…hoặc được gia công chế biến, khi đó biến động tăng của Nguyên vật liệu được phản ánh: Nợ TK 152 (Chi tiết theo từng loại) Có TK 154 (Chi tiết đối tượng) Ngoài ra thì Nguyên vật liệu, của công ty tăng do một số nguyên nhân khác như: do nhận vốn góp, đánh giá lại, hoặc kiêm kê thừa. trong những trương hợp này thì kế toán hoạch toán như sau: Nếu tăng do nhận vốn góp: Nợ TK 152, (Giá thực tế) Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ nếu có) Có TK 411 Tăng do đánh giá lại : Nợ TK 152, (Giá trị chênh lệch tăng) Có TK 412 (Chênh lệch tăng do đánh giá lại) Tăng do thu hồi vốn đầu tư: Nợ TK 152, (giá trị thu hồi) Có TK 221,222,223,228 Có thể khái quát những biến động tăng Nguyên vật liệu, qua sơ đồ (Trang sau): TK 331,111,112 141,311,… TK 152 Tăng do mua ngoài (chưa thuế GTGT, chi phí) TK1331 Tổng giá Thuế GTGT thanh được khấu trừ toán TK 3388 (chi tiết theo hoá đơn) Chi phí Thu mua TK 151 Nguyên vật liệu đang đi đường kỳ trước TK 411 Tăng do nhận vốn góp TK 221,222,… Thu hồi vốn góp đầu tư TK 412 Khoản chênh lệch do đánh giá lại Sơ đồ 07 : Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng Nguyên vật liệu 2.3.1.2 Kế toán biến động tăng Công cụ dụng cụ Kế toán các biến động tăng công cụ dụng cụ được hoạch toán tương tự như hoạch toán các biến động tăng Nguyên vật liệu. Tức là: Khi công ty tiến hành mua Công cụ dụng cụ, sau khi nhận được các hoá đơn chứng từ kế toán hoạch toán: Nợ TK 153 (Giá thực tế chưa có chi phí) Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331,111,112,141… Chi phí trong quá trình thu mua được hoạch toán: Nợ TK 3388 (Chi tiết theo từng hoá đơn) Có TK 331,111,112,141 Công cụ dụng cụ kỳ trước đang đi đường, k ỳ này về kho kế toán hoạch toán: Nợ TK 153 Có TK 151 (CCDC đang đi đường kỳ trước) Ngoài ra cũng có một số Công cụ dụng cụ là do cá đơn vị trực thuộc của công ty sản xuất như XN cơ khí Đông Anh…hoặc được gia công chế biến, khi đó biến động tăng của CCDC được phản ánh: Nợ TK 153 (Chi tiết theo từng loại) Có TK 154 (Chi tiết đối tượng) Ngoài ra thì Công cụ dụng cụ còn tăng lên do một số nguyên nhân: Nếu tăng do nhận vốn góp: Nợ TK 153 (Giá thực tế) Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ nếu có) Có TK 411 Tăng do đánh giá lại : Nợ TK 153 (Giá trị chênh lệch tăng) Có TK 412 (Chênh lệch tăng do đánh giá lại) Tăng do thu hồi vốn đầu tư: Nợ TK 153 (giá trị thu hồi) Có TK 221,222,223,228 Có thể khái quát những biến động tăng Công cụ dụng cụ qua sơ đồ (trang sau): TK 331,111,112 141,311,… TK 153 Tăng do mua ngoài (chưa thuế GTGT, chi phí) TK1331 Tổng giá Thuế GTGT thanh được khấu trừ toán TK 3388 (chi tiết theo hoá đơn) Chi phí Thu mua TK 151 Công cụ dụng cụ đang đi đường kỳ trước TK 411 Tăng do nhận vốn góp TK 221,222,… Thu hồi vốn góp đầu tư TK 412 Khoản chênh lệch do đánh giá lại Sơ đồ 08 : Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng Công cụ dụng cụ Trong quá trình hoạt động từ khi thành lập đến giờ công ty đã tạo dựng được nhiều mỗi liên hệ với nhiều nhà cung cấp, và thường xuyên thu mua với một khối lượng Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ lớn do đó công ty thường xuyên được các nhà cung cấp dành cho một giá ưu đãi (giảm giá), được chiết khấu thương mại, đồng thời với việc thanh toán nhanh trước kỳ hạn công ty cũng được các nhà cung cấp cho hưởng các chiết khấu thanh toán với những phần trăm nhất định. Khi đó kế toán hoạch toán: Nợ TK 331 (Trừ vào số còn nợ người bán) Nợ TK 111,112 (Nhận lại bằng tiền mặt, TGNH) Nợ TK 1388 (Người bán chấp nhận) Có TK 151,152,153 (chiết khấu thương mại. giảm giá hang mua, hàng bán bị trả lại theo giá mua chưa có thuế GTGT) Có TK 1331 (Thuế GTGT tương ứng với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại) Có TK 515 (Tổng số chiết khấu thanh toán được hưởng tính trên số tiền đã thanh toán trước hạn) Có thể phản ánh quá trình này qua sơ đồ (trang sau): TK 151,152,153 TK 331 Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua, hàng trả lại chưa có thuế GTGT Trừ vào số còn nợ người bán TK 1331 Thuế GTGT tương ứng với khoản chiết khấu TM, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại TK 111,112 Nhận lại bằng tiền TK 515 TK 1388 Tổng số chiết khấu thanh toán được hưởng dựa trên số tiền đã thanh toán trước hạn Người bán chấp nhận Sơ đồ 09 : Kế toán tổng hợp các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Ví dụ : Ngày 01/06/2007 công ty tiến hành nhập kho lô hàng Thép tấm của Hãng CSR ZiYang Locomotive Co các loại theo hợp đồng số 001/VSRZY đã được ký kết ngày 27/03/2006. Kho tiếp nhận là kho 1 của công ty. Với; - Tiền hàng theo hoá đơn : 2 011 652 096,10 đồng - Chi phí tiếp nhận : 204 074,00 đồng - Cước v/c ôtô, dịch vụ khác : 30 360 600,00 đồng - Chi phí v/c tới Đồng Đăng - Gia Lâm : 8 736 000,00 đồng - Thành tiền : 2 070 822 702,10 đồng Toàn bộ lô hàng khi nhập kho đã được thủ kho kiểm kê đúng theo hợp đồng. Tiền hàng công ty chưa thanh toán cho khách hàng. Các chi phí liên quan công ty đã trả bằng tiền mặt. Kế toán Nguyên vật liệu tại công ty sẽ tiến hành hoạch toán: BT1 : Phản ánh tiền hàng: Nợ TK 152 : 2 011 653 096,10 Có TK 331- CSR : 2 011 653 096,10 BT2 : Phản ánh chi phí thu mua, vận chuyển : Nợ TK 3388001 : 59 168 606 Có TK 111 : 59 168 606 Sau khi công ty tiến hành trả tiền hàng cho người bán bằng chuyển khoản. Vì là trả trước khì hạn nên công ty được hưởng chiết khấu thanh toán là 5% trên tổng tiền hàng. Số tiền chiết khấu này được tinhd trừ vào tiền hàng được trả. Kế toán hoạch toán: BT1 : Phản ánh số tiền công ty phải trả Nợ TK 311 - CSR : 1 911 070 441, 245 Có TK 112 : 1 911 070 441, 245 BT2 : phản ánh số chiếu khấu được hưởng: Nợ TK 331 - CSR : 100 582 654, 855 Có TK 515 : 100 582 654, 855 2.3.2 Hoạch toán các biến động giảm Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ 2.3.2.1 Hoạch toán các biến động giảm Nguyên vật liệu Cũng có nhiều nguyên nhân dẫn đến biến động giảm Nguyên vật liệu. Nhưng có thể nhận thầy chủ yếu Nguyên vật liệu ở đây chủ yếu giảm đi là do công ty xuất bán cho các bạn hàng và một phần khác được xuất dùng trong quá trình sản xuất. Sau khi nhận được các chứng từ xuất kho kế toán Nguyên vật liệu tiến hành hoạch toán như sau: - Giảm do xuất bán Nguyên vật liệu BT1: phản ánh giá vốn Vật liệu, dụng cụ: Nợ TK 157 (xuất gửi bán, ký gửi, đại lý) Nợ TK 632 (xuất tiêu thụ trực tiếp) Có TK 152 (giá vốn NVL) BT2: phản ánh giá bán Nguyên vật liệu Nợ TK 111,112,131,…(tổng giá thành) Có TK 511 (Doanh thu tiêu thụ) Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp) - Giảm do xuất dùng cho sản xuất: Khi xuất dùng Nguyên vật liệu, căn cứ vào mục đích xuất dùng mà kế toán hoạch toán: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng) : xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. Nợ TK 6272 (chi tiết phân xưởng) : Xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 6412 : xuất dùng cho phục vụ bán hàng Nợ TK 6422 : xuất dùng cho nhu cầu quản lý công ty Nợ TK 241 : xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết Nguyên vật liệu) : giá thực tế Nguyên vật liệu xuất dùng. - Giảm do xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Khi xuất Nguyên vật liệu để thuê ngoài, gia công chế biến, kế toán hoạch toán: BT1: phản ánh giá trị Nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá trị Nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến Có TK 152 (chi tiết theo từng loại) BT2: phản ánh các chi phí liên quan: Nợ TK 154 : tập hợp chi phí thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331, 334, 338, 111, 112 : chi phí thực tế phát sinh - Ngoài ra công ty còn xuất Nguyên vật liệu dùng cho tham gia góp vốn đầu tư. Cụ thể: * Góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát: Khi góp vốn vào cơ sơ kinh doanh đồng liểm soát, kế toán phản ánh bằng các bút toán sau: BT1: phản ánh giá trị vồn góp: Nợ TK 222 (chi tiết đối tác) Nợ TK 811 : phần chênh lệch giữa giá thực tế với giá vốn góp nếu giá thực tế NVL, CCDC > giá trị vốn góp Có TK 152 : giá thực tế Có TK 3387 : phần chênh lệch giá thực tế < giá trị vốn góp tương ứng với lợi ích của doanh nghiệp trong lien doanh Có TK 711 : phần chênh lệch giá thực tế < giá trị vốn góp tương ứng với lợi ích của các bên khác trong doanh nghiệp BT2: khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bán số NVL cho bên thứ 3 độc lập thì kế toán công ty kết chuyển số thu nhập về chênh lệch giá tương ứng với lợi ích của doanh nghiệp trong liên doanh: Nợ TK 3387: ghi giảm doanh thu chưa thực hiện Có TK 711: ghi tăng thu nhập khác tương ứng * Góp vốn vào công ty liên kết hoặc đầu tư ngắn hạn khác Khi góp vốn vào thành lập công ty liên kết hay đầu tư ngắn hạn khác thì vốn góp của công ty là dưới 20% quyền kiểm soát. Khi dùng NVL để góp vốn thì kế toán công ty hoạch toán như sau: Nợ TK 223 (chi tiết đối tác): ghi tăng vốn đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 1288: ghi tăng đầu tư ngắn hạn khác được ghi nhận Nợ TK 811: phần chênh lệch giá đầu tư ghi nhận < giá thực tế Có TK 711: phần chênh lệch giá đầu tư ghi nhận > giá thực tế Có TK 152 : giá thực tế NVL - Ngoài ra còn có nhiều nguyên nhân dẫn đến biến động giảm của NVL như: giảm do cho vay tạm thời, giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê , trả lương, trả thưởng cho công nhân,…cụ thể: * Giảm cho vay tạm thời không tính lãi Nợ TK 1388: cho các cá nhân, tập thể vay Nợ TK 1368: cho vay nội bộ Có TK 152 * Giảm do trả lương, trả thưởng cho công nhân: Nợ TK 632 Có TK 152 * Thiếu do kiêm kê Nợ TK 632 : thiếu trong định mức Nợ TK 138 : thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 152 * Giảm do đánh giá lại Nợ TK 412 : chênh lệch giảm giá Có TK 152 Có thể phản ánh sự biến động giảm của NVL thông qua sơ đồ sau: TK 152 TK 621, 627, 641, 642 Xuất dùng cho chế tạo sản phẩm, dùng cho quản lý phân xưởng dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp TK 222, 223,… Xuất dùng Nguyên vật liệu dùng cho liên doanh, liên kết,… TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 632, 1381 Vật liệu thiếu do phát hiện qua kiêm kê tại kho (trong hoặc ngoài ĐM) TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm TK 331, 111, 112 Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại Sơ đồ 10 : Sơ đồ kế toán tổng hợp biến động giảm Nguyên vật liệu 2.3.2.2 Hoạch toán các biến động giảm Công cụ dụng cụ Kế toán biến động giảm Công cụ dụng cụ bên cạnh những trường hợp chung thì cũng có những trường hợp và cách hoạch toán riêng có. Cụ thể: - Giảm do xuất bán Công cụ dụng cụ, được hoạch toán tương tự như bán Nguyên vật liệu: BT1: phản ánh giá vốn Công cụ dụng cụ Nợ TK 157 (xuất gửi bán, ký gửi, đại lý) Nợ TK 632 (xuất tiêu thụ trực tiếp) Có TK 153 (giá vốn CCDC) BT2: phản ánh giá bán Công cụ dụng cụ Nợ TK 111,112,131,…(tổng giá thành) Có TK 511 (Doanh thu tiêu thụ) Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp) - Thông thường tại công ty thì khi xuất dùng Công cụ dụng cụ thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ nhiều lần. Song đối với một số Công cụ dụng cụ dễ hỏng hóc, thời gian hoạt động ngắn thì kế toán công ty tiến hành phân bổ một lần. Cụ thể: * Nếu phân bổ một lần kế toán chỉ cần thực hiện bút toán: Nợ TK 6273 : xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 6413 : xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 6423 : xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp * Nếu phân bổ nhiều lần thì kế toán thực hiện các bút toán: BT1: phản ánh 100% giá trị CCDC xuất dùng: Nợ TK 242 : Ghi tăng chi phí trả trước dài hạn Có TK 1531 : Toàn bộ giá trị CCDC xuất dùng BT2: phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK 6273 : xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 6413 : xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 6423 : xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Có TK 242 : Giá trị phân bổ mỗi lần - Giảm do xuất thuê ngoài gia công, chế biến (đối với Công cụ dụng cụ thì ít khi xảy ra) Khi xuất Công cụ dụng cụ để thuê ngoài, gia công chế biến, kế toán hoạch toán: BT1: phản ánh giá trị Công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá trị Nguyên vật liệu, CCDC xuất thuê ngoài gia công chế biến Có TK 153 (chi tiết theo từng loại) BT2: phản ánh các chi phí liên quan: Nợ TK 154 : tập hợp chi phí thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331, 334, 338, 111, 112 : chi phí thực tế phát sinh - Ngoài ra công ty còn xuất Công cụ dụng cụ dùng cho tham gia góp vốn đầu tư. Cụ thể: * Góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát: Khi góp vốn vào cơ sơ kinh doanh đồng liểm soát, kế toán phản ánh bằng các bút toán sau: BT1: phản ánh giá trị vồn góp: Nợ TK 222 (chi tiết đối tác) Nợ TK 811 : phần chênh lệch giữa giá thực tế với giá vốn góp nếu giá thực tế CCDC > giá trị vốn góp Có TK 153 : giá thực tế Có TK 3387 : phần chênh lệch giá thực tế < giá trị vốn góp tương ứng với lợi ích của doanh nghiệp trong liên doanh Có TK 711 : phần chênh lệch giá thực tế < giá trị vốn góp tương ứng với lợi ích của các bên khác trong doanh nghiệp BT2: khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bán số CCDC cho bên thứ 3 độc lập thì kế toán công ty kết chuyển số thu nhập về chênh lệch giá tương ứng với lợi ích của doanh nghiệp trong liên doanh: Nợ TK 3387: ghi giảm doanh thu chưa thực hiện Có TK 711: ghi tăng thu nhập khác tương ứng * Góp vốn vào công ty liên kết hoặc đầu tư ngắn hạn khác Khi góp vốn vào thành lập công ty liên kết hay đầu tư ngắn hạn khác thì vốn góp của công ty là dưới 20% quyền kiểm soát. Khi dùng CCDC để góp vốn thì kế toán công ty hoạch toán như sau: Nợ TK 223 (chi tiết đối tác): ghi tăng vốn đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 1288: ghi tăng đầu tư ngắn hạn khác được ghi nhận Nợ TK 811: phần chênh lệch giá đầu tư ghi nhận < giá thực tế Có TK 711: phần chênh lệch giá đầu tư ghi nhận > giá thực tế Có TK 153 : giá thực tế CCDC - Ngoài ra còn có nhiều nguyên nhân khác dẫn đến giảm Công cụ dụng cụ như: * Giảm cho vay tạm thời không tính lãi Nợ TK 1388: cho các cá nhân, tập thể vay Nợ TK 1368: cho vay nội bộ Có TK 153 * Giảm do trả lương, trả thưởng cho công nhân: Nợ TK 632 Có TK 153 * Thiếu do kiêm kê Nợ TK 632 : thiếu trong định mức Nợ TK 138 : thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 153 * Giảm do đánh giá lại Nợ TK 412 : chênh lệch giảm giá Có TK 153 - Ngoài ra đối với một số loại Công cụ dụng cụ thì công ty có tiến hành cho thuê. Khi xuất dùng cho thuê, kế toán phản ánh : BT1: phản ánh giá trị CCDC cho thuê: Nợ TK 1421: nếu xuất cho thuê chỉ liên quan đến một năm tài chính Nợ TK 242 : nếu xuất cho thuê liên quan đến hai năm tài chính trở lên Có TK 1533: giá trị CCDC cho thuê BT2: phản ánh giá trị hao mòn của CCDC: Nợ TK 6273 : ghi tăng chi phí sản xuất chung Có TK 1421, 242 : giá trị hao mòn BT3: phản ánh số thu cho thuê từng kỳ: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 5113 BT4: thu hồi CCDC cho thuê: Nợ TK 1533 : giá trị còn lại Có TK 1421, 242 Có thể phản ánh sự biến động giảm của Công cụ dụng cụ thông qua sơ đồ (trang sau): TK 153 TK 242 Xuất dùng CCDC thuộc loại phân bổ ≥ 2 lần , TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý phân xưởng dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp TK 222, 223,… Xuất dùng CCDC dùng cho liên doanh, liên kết,… TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 632, 1381 CCDC thiếu do phát hiện qua kiêm kê tại kho (trong hoặc ngoài ĐM) TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm TK 331,111,112,… Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại Sơ đồ 11 : Sơ đồ kế toán tổng hợp biến động giảm CCDC Ví dụ : Vào ngày 09/07/2007 thì lô hàng trên được xuất bán cho Công ty xe lửa Gia Lâm theo hoá đơn số 749. Với: - Tổng tiền hàng : 2 255 209 778 đồng - Thuế GTGT (5%) : 112 760 493 đồng - Tổng tiền thanh toán : 2 367 970 370 đồng Công ty cho Công ty xe lửa Gia Lâm nợ trong vòng 12 tháng. Nếu trả trước trong vòng 6 tháng thì sẽ được hưởng chiết khấu 10%, 4 tháng sau là 5%. Công ty Xe lửa Gia Lâm đã trả cho công ty sau 11 tháng và không được hưởng chiết khấu. Kế toán phản ánh: Khi giao hàng cho công ty Xe lửa Gia lâm: BT1 : phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 2 011 653 096,10 Có TK 152 : 2 011 653 096,10 BT2 : Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 - XLGL : 2 367 970 370 Có TK 511 : 2 255 209 778 Có TK 3331 : 112 760 493 Sau khi nhận được số tiền hàng mà Công ty xe lửa Gia Lâm thanh toán. kế toán phản ánh; Nợ TK 111 : 2 367 970 370 Có TK 131 - XLGL : 2 367 970 370 Quá trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nhìn chung thì quá trình cập nhập chứng từ ban đầu và vào sổ kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của cả xuất kho và nhập kho là tương đối giống nhau. Cụ thể là cả hai quá trình này đều tuân thủ theo một chu trình các bước tương tự nhau và theo sơ đồ (trang sau): Phiếu xuất kho (nhập kho), Nhật báo xuất kho (nhập kho) Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 12: Quá trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Ví dụ: Tiếp tục với ví dụ ở trên thì Kế toán căn cứ vào sổ phiếu xuất kho, nhập kho, Nhật báo xuất, nhập sẽ ghi Nhật ký chung: NHẬT KÝ CHUNG Năm : 2007 NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK ĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có Trang trước mang sang … … 01/07 PN 07 01/07 CRS Ziyang Locomotive Kho1 Works (Tư Dương)-331036 331 Nhập-Thép tấm các loại HĐ 001/VRS-ZY/07 (27/03/07) PN7= 124.528,09$*16.034 K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ001/VRS-ZY/07 152 331 1.996.837.001 01/07 PN 07 01/07 Chi phí thép tấm (HĐ 001/VRS Kho1 -ZY/07 ngày 27/03/07) – 338160 3388 Chi phí-Cước v/c ôtô và chi phí khác-PN7 K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ001/VRS-ZY/07 3338 331 30.360.606 01/07 PN 07 01/07 Chi phí thép tấm (HĐ 001/VRS Kho1 -ZY/07 ngày 27/03/07) – 338160 3388 Chi phí-Đồng Đăng - Gia Lâm-PN7 K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ001/VRS-ZY/07 3338 331 8.736.000 01/07 PN 07 01/07 Chi phí thép tấm (HĐ 001/VRS Kho1 -ZY/07 ngày 27/03/07) – 338160 3388 Chi phí-Tiếp nhận thép-PN7 K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ001/VRS-ZY/07 3338 331 20.074.000 09/07 HĐ 749 09/07 Công ty Xe lửa Gia Lâm-TTXLGL Kho1 Xuất-Thép tấm các loại-HĐ74939 (08/05/07) (DMTX) K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ 001/VRS-ZY/07 152 632 1.996.837.001 09/07 HĐ 794 09/07 Công ty Xe lửa Gia Lâm-TTXLGL Kho1 Xuất-Thép tấm các loại-HĐ74939 (08/05/07) (DMTX) K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ 001/VRS-ZY/07 511 131 2.056.007.552 cộng chuyển sang trang sau … … Ngày …tháng …năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng số 14: Nhật ký chung SỔ CÁI Năm : 2007 Tài khoản : 152 NT GS chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có số dư đầu kỳ: … … 01/07 PN 07 01/07 CRS Ziyang Locomotive Kho1 Works (Tư Dương)-331036 331 Nhập-Thép tấm các loại HĐ 001/VRS-ZY/07 (27/03/07) PN7= 124.528,09$*16.034 K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ001/VRS-ZY/07 331 1.996.837.001 09/07 HĐ 794 09/07 Công ty Xe lửa Gia Lâm-TTXLGL Kho1 Xuất-Thép tấm các loại-HĐ74939 (08/05/07) (DMTX) K1031-Thép tấm 3mm – 20mm Kg HĐ 001/VRS-ZY/07 632 1.996.837.001 cộng số phát sinh tháng … … số dư cuối tháng … cộng luỹ kế đầu quý … Bảng số 15 : Sổ cái 152 Cuối tháng Kế toán lấy số liệu trên sổ cái và ghi vào “Bảng cân đố số phát sinh”. Nếu xem ví dụ trên là những nghiệp vụ phát sinh trong cả tháng, tức là ngoài ra không có nghiệp vụ khác phát sinh làm biến đông về Nguyên vật liệu trong tháng thì số liệu ghi vào “Bảng cân đối số phát sinh” sẽ là: BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Tháng 01 năm 2007 SH TK Tên tài khoản số dư đầu tháng số phát sinh số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 152 Nguyên vật liệu … 1.996.837.001 1.996.837.001 … … … … … … … … … Tổng cộng … … … … … … Bảng số 16: Bảng cân đối số phát sinh Đồng thời với việc ghi vào bảng cân đối số phát sinh thì căn cứ vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Kế toán tổng hợp vào sổ Tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và được đối chiếu thường xuyên với Sổ cái: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Tài khoản : 152 Tháng 07 năm 2007 STT Tên, quy cách VL,DC Số tiền tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 1 Thép tấm 3 mm … 9.185 9.185 … 2 Thép tấm 4 mm … 31.730 31.730 … 3 Thép tấm 5 mm … 1.413 1.413 … 4 Thép tấm 6 mm … 24.693 24.693 … 5 Thép tấm 8 mm … 48.205 48.205 … 6 Thép tấm 10 mm … 22.189 22.189 … 7 Thép tấm 12 mm … 7.677 7.677 … 8 Thép tấm 16 mm … 1.814 1.814 … 9 Thép tấm 20 mm … 2.599 2.599 ... … … … … … … Cộng … Bảng số 17 : Bảng tổng hợp chi tiết Vật liệu, dụng cụ Định kỳ hàng quý kế toán sẽ cho ra các loại báo cáo tài chính cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty và tiện cho việc theo dõi, quản lý. Cuối các năm tài chính, Kế toán tập hợp số liệu trên các báo cáo quý để cho ra báo cáo tài chính năm, phục vụ cho quản lý công ty và quá trình kiểm toán. PHẦN III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX Ưu nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Virasimex Kể từ khi thành lập, phát triển và trưởng thành đến nay công ty đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế của đất nước cũng như góp phần làm cho việc lưu thông hàng hoá bằng tuyến đường sắt trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Để có được những thành tích đó đòi hỏi công ty phải có một chiến lược đúng đắn, một kế hoạch quản lý chặt chẽ. Có thể nói việc quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một nhân tố quan trọng giúp công ty đạt được những thành tích đó. Do đặc thù kinh doanh của công ty nên Nguyên vật liệu của công ty thường là những loại có giá trị cao, hàm lượng kỹ thuật lớn và phần lớn là những nguyên vật liệu được nhập khẩu từ nước ngoài và được phân phối tiếp cho các xí nghiệp trực thuộc hoặc các bạn hang, còn lại số ít nguyên vật liệu được công ty tổ chức sản xuất ở các đơn vị trực thuộc là những loại có hàm lượng kỹ thuật thấp, dễ sản xuất. Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt Nguyên vật liệu của công ty là vô cùng quan trọng. Nhận thấy sự cần thiết phải quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu nên Kế toán trong công ty đã tiến hành quản lý Nguyên vật liệu với một hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách đầy đủ và tương đối hợp lý. Việc quản lý từ khâu lập kế hoạch ở phòng kinh doanh đến việc theo dõi nhập kho, xuất kho, tồn kho do thủ quỹ chịu trách nhiệm đến việc tổng kết, hoạch toán, cân đối giấy tờ sổ sách hàng quý, hàng năm do kế toán nguyên vật liệu đảm nhiệm đều được tiến hành theo những bước rõ rang, và theo một cách thức đường đi đã được thống nhất trong công ty. Do vậy trong những năm gần đây công ty không tồn tại nhiều sai sót cũng như sai lệch trong việc quản lý nguyên vật liệu. Nhìn chung thì việc quản lý Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong công ty là tương đối tốt, nhưng bên cạnh những mặt ưu điểm đạt được thì cũng đang xuất hiện những tồn tại cần khắc phục. Những ưu điểm trong hoạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của công ty - Qua thời gian thực tập tại công ty thì ưu điểm mà em nhận thấy đầu tiên tại công ty Virasimex đó là một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm trong việc hoàn thành công nghiệp được giao. Là một phần hành kế toán trong hệ thống kế toán của công ty thì việc hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã được giao cho một trong những nhân viên chuyên nghiệp có kiến thức, trình độ cao hoạch toán. Đồng thời do tinh thần học hỏi không ngừng sáng tạo của đội ngũ nhân viên kế toán kết hợp với việc sử dụng phần mền kế toán (cụ thể là phần mền kế toán past 2005) đã giúp cho việc hoạch toán các phần hành nói chung cũng như kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng một cách khoa học, dễ dàng và đơn giản hơn, tiết kiệm được về cả thời gian lẫn công sức. Cùng với sự lớn mạnh của công ty thì kế toán công ty nói chung và bộ phận kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng đã không ngừng phát triển, hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty, thống nhất về phạm vi, các chỉ tiêu tính toán hoạch toán trong toàn thể công ty và giữa các đơn vị trực thuộc. Mặt khác thì số liệu tính toán được phản ánh một cách trung thực, chính xác, rõ ràng về tình hình hiện có và sự biến động của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, mặt khác luôn có sự phối hợp đối chiếu giữa kế toán Nguyên vật liệu với Thủ kho. Đồng thời sổ kế toán trong công ty được xây dựng theo hình thức đơn giản (Nhật ký chung), ít cột nhiều dòng rất phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in trên máy. Các chứng từ tài khoản công ty sử dụng phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty đồng thời tuân thủ theo đúng quy định về chế độ kế toán của bộ tài chính. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty được quản lý trực tiếp từ các kho của công ty thông qua việc lập “Nhật báo xuất, nhập” sẽ kiêm kê được Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho, tồn kho hàng ngày một cách cụ thể, tránh những tình trạng thất thoát đáng tiếc. Hàng quý kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong công ty tổng hợp từ những chứng từ nhận được để lập bảng kê phiếu xuất, nhập và ghi sổ kế toán. Có thể nói việc quản lý Nguyên vật liệu theo trình tự như thế này tương đối hợp lý, giúp cho việc kiểm kê, đánh giá số lượng nguyên vật liệu tồn kho một cách dễ dàng. Việc lập các chứng từ và trách nhiệm của mỗi người tương đối hợp lý, các chứng từ sổ sách được lập theo từng giai đoạn một cách khoa học, dễ lập, dễ sử dụng và dễ đối chiếu. Việc kiểm kê hàng ngày Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các kho thông qua “Nhật báo nhập, xuất” đã giúp cho việc quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chặt chẽ và dễ dàng. Đồng thời giúp cho việc tổng hợp nguyên vật liệu hàng quý tại công ty cũng dễ dàng, đơn giản hơn. - Lập kế hoạch, thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty do bộ phận kinh doanh của công ty đảm nhiệm rất nhanh nhẹn, nhạy bén với giá cả thị trường cũng như tìm kiếm các nguồn hàng để nhập vào và các bạn hàng để xuất bán ra, và các nguồn cung cấp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp kịp thời cho sản xuất của công ty. - Phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty được áp dụng ở đây là phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản phát huy được tính ưu việt, có độ chính xác cao, dễ theo dõi cả về số lượng lẫn giá trị, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Việc bảo quản Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty được tổ chức thực hiện tương đối tốt, cụ thể đó là công ty có một hệ thống kho bãi đạt được các tiêu chuẩn về bảo quản như độ an toàn, diện tích,… cách sắp xếp, bày đặt trong các kho tương đối gọn gàng khoa học dễ dàng thuận lợi cho việc quan sát, kiểm kê, theo dõi. - Trong những năm gần đây công ty đã áp dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho thay vì đợi đến cuối năm mới lập đoàn thanh tra, thanh lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, xem cái nào còn dùng được, cái nào được phép thanh lý như trước đây. Đối với những đặc thù của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty, là những Vật liệu, dụng cụ đa số được làm từ sắt thép rất dẽ han ghỉ, hỏng hóc thì việc lập dự phòng này là hết sức cần thiết, giúp công ty dự trù được các khoản chi phí và đề ra nột kế hoach kinh doanh môt cách hợp lý, đồng thời việc lập dự phòng này cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Nhìn chung thì công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty được tổ chức, hoàn thiện tương đối tốt đáp ứng kịp thời những yêu cầu về quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty. Các số liệu về Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các năm qua tương đối chính xác, sai lệch ít hoặc không đáng kể, cụ thể trong những năm gần đây thì việc kiểm toán tại công ty chưa phát hiện ra những sai sót nghiêm trọng trong việc hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, điều này cho thấy kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã làm tròn nhiệm vụ của mình và là một bộ phận đắc lực trong cả hệ thống kế toán cũng như trong hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp. Song bên cạnh những ưu điểm đạt được của kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì cũng không thể không nhắc đến những tồn tại mắc phải cần được khắc phục. 3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì không thể không tránh khỏi những thiếu sót cần khắc phục mà có thể là do chủ quan hoặc khách quan mang lại. Cụ thể: - Việc kiểm nghiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là do thủ kho với kỹ thuật viêm giám sát, song việc giám sát này không có một giấy tờ, chứng từ gì để ghi chép, đảm bảo là Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được nhập là đúng tiêu chuẩn ghi trong hợp đồng. Mặt khác thì việc giám sát chủ yếu là dùng trực quan, ít có thiết bị đo lường hiện đại và chủ yếu là dựa vào sự tin tưởng vào uy tín của khách hàng nên rất qua loa trong việc kiểm tra chất lượng. Vì vậy việc đánh giá về chất lượng Nguyên vật liệu là không chính xác, có khi chất lượng không đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn trong hợp đồng, điều này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của Nguyên vật liệu khi nhập kho cũng như yêu cầu về chất lượng của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi đưa vào sử dụng, gây tổn thất cho công ty. - Mặt khác thì các Thủ kho của các kho kiểm kê hàng tồn kho của công ty của công ty thông qua “Nhật báo nhập, xuất” mà không kiểm kê trực tiếp nên có thể có sự sai lệch số liệu trên sổ sách so với số liệu tồn kho trên thực tế. Đồng thời thì việc kiêm kê này chỉ được phản ánh về số lượng chứ không phản ánh được chất lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Mặt khác thì do khối lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mỗi lần nhập vào lớn nên khi xuất ra có thể xảy ra hiện tượng một số Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tồn kho quá lâu mà không được xuất, trong khi lai xuất những Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa nhập. Việc tồn kho quá lâu này rất dễ gây nên hỏng hóc hoặc giảm chất lượng, vô tình làm tăng thêm chi phí cho công ty. - Hiện nay thì công ty đã áp dụng sổ “Danh điểm vật tư” thống nhất cho toàn bộ các kho cũng như các đơn vị trực thuộc, song việc phân loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo sổ danh điểm này vẫn chưa thực sự khoa học và có hiệu quả tối ưu. Cụ thể là có một số loại vật tư khi nhập về mà kế toán tại các kho lại phân loại sai, gây nên hiện tượng lộn xộn trong ghi chép. - Tại công ty khi hoạch toán chi phí trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì lại sử dụng tài khoản 3388 và chi tiết theo số của hoá đơn, trong khi tính giá Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì lại sử dụng giá gồm nguyên giá cộng với chi phí. Điều này gây ra sự khó khă trong việc ghi các bút toán. Ở các bút toán phản ánh giá trị nhập Nguyên vật liệu, công cụ dụng, tại các tài khoản 152, 153 chỉ mới phản ánh được nguyên giá chứ chưa phản ánh được giá nhập gồm cả chi phí. - Tuy các điều kiện về bảo quản cũng như sắp xếp trong các kho bãi là tương đối tốt song việc bố trí vị trí của các kho là chưa hợp lý, vì vậy nên sẽ gặp một số khó khăn trong việc vận chuyển, bốc dỡ. mà chi phí vận chuyển bốc dỡ là chi phí hợp lý để tính vào giá thành Nguyên vật liệu. Đặc biệt do tính đặc thù Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty do đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường lớn - Trong thực tế do khối lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty là tương đối lớn nên việc áp dụng phương pháp thể song song trong kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ít nhiều gây ra khó khăn. Trong thực tế còn có sự trùng lặp trong ghi chép giữa Thủ kho (thẻ kho) với Kế toán Nguyên vật liệu (sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn). Những tồn tại trên tạm thời nó chưa gây ra những tổn thất nghiêm trọng nhưng trong một thời gian lâu dài nêu không được bổ sung, hoàn thiện và khắc phục rất có thể gây ra những tổn thất đáng tiếc cho công ty. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Trong thực tế muốn tồn tại và phát triển cũng như để có một kết quả kinh doanh thật tốt không một doanh nghiệp nào là không có sự tính toán đến vấn đề chi phí. Một cơ cấu chi phí hợp lí là một vấn đề mà không ít các doanh nghiệp quan tâm. Và như chúng ta cũng đã biết thì chi phí Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn luôn chiếm một tỉ trọng rất lớn trong cơ cấu chi phí đó. Việc theo dõi, quản lý nhập - xuất - tồn Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chặt chẽ, thường xuyên sẽ là một yếu tố quan trọng mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc sử dụng hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn là một vấn đề được các nhà quản trị quan tâm. Đối với công ty Virasimex – vừa mang đặc thù của một doanh nghiệp thương mại, vừa mang đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất. Do vậy Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập về cũng mang hai đặc tính khác nhau. Một phần nó giống như một dạng hàng hoá do công ty mua về sau đó lại đưa đi bán lại cho các bạn hàng, một phần thì nó chính là đầu vào cho quá trình sản xuất. Do đặc tính này nên Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty cần được quản lý một cách chặt chẽ hơn nữa để tránh tình trạng nhầm lẫn Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ giữa hai loại hình, do đó việc phân loại cũng như kiểm soát chúng là rất quan trọng, không thể lơ là chủ quan được. Mặt khác cũng do đặc thù của ngành Đường sắt nói chung và của công ty nói riêng thì Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài và có hàm lượng kỹ thuật cao, đi kèm với nó là giá cả cũng như các loại thuế mà công ty phải nộp cũng không nhỏ. Do vậy nếu quản lý không tốt rất có thể dẫn đến một số thất thoát đáng kể, gây tổn hại nghiêm trọng tới công ty. Đồng thời Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu cung cấp cho ngành Đường sắt để kiến thiết, đổi mới và phát triển loại hình giao thông Đường sắt - những công trình mang tính thế kỷ của đất nước. Do vậy chúng phải được đảm bảo chất lượng để tránh những hiểm họa và tổn thất đáng tiếc sau này, chứ không phải vì lợi ích trước mắt mà làm tổn hại đến những công trình của đất nước, gây nhiều tổn hại về người và của. Do vậy hoàn thiện, đổi mới trong quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty là vô cùng cần thiết và cần phải được thực hiện triệt để, chặt chẽ. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Virasimex Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm có được thì công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty cũng tồn tại không ít những khuyết điểm cần được khắc phục kịp thời. Sau đây là một số ý kiến đóng góp của em: Thứ nhất : Trong quá trình kiểm kê, đánh giá Nguyên vật liệu về nhập kho công ty nên có một thủ tục kiêm tra hợp lý, một ban kiểm nghiệm vật tư gồm có thủ kho, một kỹ thuật viên và một chuyên gia giám định để tiến hành việc một cách chặt chẽ không chỉ về số lượng mà phải đảm bảo được về mặt chất lượng theo các tiêu chuẩn đã thoả thuận trong hợp đồng. Đồng thời với việc lập một ban kiểm nghiệm vật tư như trên thì nên lập ra một “Biên bản kiểm nghiệm” để xác nhận ngày giờ kiểm nghiệm, số lượng, chất lượng của vật tư có đúng theo tiêu chuẩn, yêu cầu hay không. Đây có thể coi là một bằng chứng xác thực để qua đó đánh giá được tình trạng hiện có của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đang tồn tại tại công ty. Biên bản kiểm nghiệm có thể được lập theo mẫu: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, hàng hoá) Ngày…tháng…năm… - Căn cứ vào hợp đồng số:…ngày…của… - Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông/bà……. Đã kiểm nghiệm Vật tư, hàng hoá như sau: Stt Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất Mã số phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính số lượng theo hợp đồng kết quả kiểm nghiệm Ghi chú số lượng đúng quy cách phẩm chất số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: …………………………… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 18: Biên bản kiểm nghiệm Khi kiểm nghiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho với một ban kiểm nghiệm và có lập biên bản kiểm nghiệm thì sẽ xác định được số lượng Nguyên vật liệu nhập kho, xác định được quy cách, phẩm chất của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, số lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng phẩm chất quy cách, số lượng không đúng theo quy cách phẩm chất… Thứ hai: Trong quá trình hoạt động thì Thủ kho phải thường xuyên theo dõi và có thể cùng ban kiêm nghiệm kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Có như vậy mới đảm bảo số lượng và chất lượng tồn kho một cách chính xác, tránh tình trạng thủ kho chỉ dựa vào nhật báo nhập xuất mà đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho hàng ngày trong khi thì kế toán nguyên vật liệu lại chỉ dựa vào những số liệu trên các chứng từ của các Thủ kho chuyển lên để hoạch toán, điều này rất dễ xảy ra tình trạng số liệu sổ sách chênh lệch so với số liệu thực tế, gây ra sự thiếu hụt, thất thoát đáng tiếc. Sự kiểm tra Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho một cách kịp thời sẽ nhanh chóng có biện pháp khắc phục và tìm ra nguyên nhân của sự thiếu sót. Thứ ba: Kế toán Nguyên vật liệu tại công ty nên hoạch toán chi phí thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào tài khoản 152, 153 tương ứng, có như vậy thì khi phản ánh các số liệu trên các tài khoản 152, 153 mới phản ánh được giá trị thực nhập bao gồm cả chi phí, đồng thời cũng phù hợp hơn với chế độ kế toán hiện hành. Thứ tư: Công ty cần hoàn thiện lại sổ danh điểm vật tư. Cần phải bổ sung những thiếu sót và có những ghi chú rõ ràng để tránh sự chồng chéo không đáng có, và để thuận lợi hơn cho người sử dụng. Các mã vật tư cũng cần có sự sắp xếp và thiết lập có kho học, tốt hơn hết là nên thiết lập theo số hiệu tài khoản kết hợp với việc phân loại vật tư theo từng loại, từng nhóm vật tư. Thứ năm: Hiện tại công ty sử dụng phương pháp kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song. Nhưng trong thực tế số lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều, phong phú, đa dạng. Đặc biệt do một phần cũng là một doanh nghiệp thương mại nên các nghiệp vụ nhập xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên và nhiều nên phương pháp thẻ song song chưa thực sự mang lại hiệu quả cao. Theo em công ty nên dung phương pháp hoạch toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp số dư. Theo phương pháp này thì định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho theo quy định, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ kèm theo bộ chứng từ cho kế toán công ty. Đồng thời thì Thủ kho phải chi số lượng vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư. Tại phòng kế toán định kỳ Nhân viên kế toán xuống hưóng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của Thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tính tổng số tiền trên phiều giao nhận chéng từ. Đồng thời ghi nhận số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn, đồng thời dựa vào số dư đầu tháng để tính số tồn kho cuối tháng, số tiền này được dùng để đối chiếu với sổ số dư. Có thể khái quát theo sơ đồ (trang sau): phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho sổ số dư kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật tư phiếu xuất kho phiếu giao nhận chứng từ xuất Sơ đồ 13 : Quá trình kế toán chi tiết NVL,CCDC theo phương pháp số dư Thứ sáu: Hiện tại trong công ty đang sử dụng một số lượng máy tính cũ kỹ. Điều này ít nhiều gây ra khó khăn trong quá trình làm việc. Vì vậy nên công ty cần quan tâm đến việc nâng cao đến chất lượng của các máy tính để chất lượng làm việc trong công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng được nâng cao hơn. Trên đây là một số ý kiến chủ quan của bản thân em, do vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, song em rất hy vọng có thể góp phần nào đó vào việc hoàn thiện hơn kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty. KẾT LUẬN Có thể nói rằng công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một nội dung quan trọng trong quản lý công ty. Quản lý sử dụng một cách hiệu quả sẽ góp phần làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Qua thực tế tìm hiểu tại công ty Virasimex thì em thấy kế toán Nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ đã có những ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và quản lý công ty. Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố quan trọng hỗ trợ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo nắm được tình hình chung của công ty và đề ra kịp thời những biện pháp và kế hoạch kinh doanh của mình. Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình dự trữ, tồn kho cũng như tình hình nhập, xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì ban lãnh đạo công ty mới đề ra được những biện pháp và chiến lược kịp thời, đúng đắn. Vì vậy công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới và phát triển. Những tìm hiểu và nghiên cứu trong quá trình thực tập tại công ty Virasimex đã giúp em củng cố lại những kiến thức đã học trong nhà trường, bước đầu đã cho em gắn kết những kiến thức này với thực tế. Trong bản báo cáo này em đã cố gắng phản ánh một cách trung thực, đúng đắn về những thuận lợi, ưu điểm của kế toán Nguyên vạt liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cũng như những khuyết điểm và khó khăn cần phải được khắc phục. Đồng thời em cũng mạnh dạn dề ra một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty, song những ý kiến này còn mang tính cá nhân của chính bản thân em. Tuy nhiên do thời gian thực tập không nhiều cộng với kinh nghiệm thực tế còn ít do vậy không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy em rất mong được sự đóng góp của các thầy cô giáo cùng các anh chị, cô chú trong công ty để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng cùng các anh chị, cô chú trong công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bản báo cáo này. MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 01 : Danh mục hàng hóa ...trang 04 Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức công ty ...trang 09 Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán công ty ...trang 18 Sơ đồ 03: Quy trình xử lý số liệu bằng kế toán máy ...trang 21 Bảng 02: Bảng cân đối kế toán ...trang 23 Bảng 03: Báo cáo kết quả kinh doanh ...trang 27 Bảng 04: Danh điểm vật tư ...trang 31 Sơ đồ04: Quá trình kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song ...trang 33 Sơ đồ 05: Quá trình nhập kho NVL,CCDC ...trang 35 Bảng 05: Cơ cấu giá nhập thép tấm ...trang 36 Bảng 06: Phiếu nhập kho Nguyên vật lieu ...trang 37 Bảng 07: Nhật báo nhập ...trang 38 Bảng 08: Bảng kê phiếu xuất ...trang 39 Bảng 09: Sổ chi tiết NVL, CCDC ...trang 40 Sơ đồ 06: Quá trình xuất kho NVL,CCDC ...trang 41 Bảng 10: Hóa đơn giá trị gia tăng ...trang 42 Bảng 11: Nhật báo xuất ...trang 43 Bảng 12: Bảng kê phiếu xuất ...trang 44 Bảng 13: Sổ chi tiết Vật liệu, dụng cụ ...trang 45 Sơ đồ 07: Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng NVL ...trang 49 Sơ đồ 08: Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng CCDC ...trang 52 Sơ đồ 09: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại ...trang 54 Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán tổng hợp giảm NVL ...trang 59 Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán tổng hợp giảm CCDC ...trang 64 Sơ đồ 12: Quá trình kế toán tổng hợp NVL, CCDC ...trang 66 Bảng 14: Nhật ký chung ...trang 66 Bảng 15: Sổ cái TK 152 ...trang 69 Bảng 16: Bảng cân đối số phát sinh ...trang 70 Bảng 17: Bảng tổng hợp chi tiết NVL ...trang 71 Bảng 18: Biên bản kiểm nghiệm ...trang 79 Sơ đồ 13: Quá trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp số dư ...trang 82 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu CCDC : Công cụ dụng cụ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán sơ đồ kế toán www.virasimexhn.vnn.vn www.ketoan.com.vn www.webketoan.com