Chuyên đề Một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí điện lực

ữ nên chưa tính ngay được giá xuất NVL. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại NVL thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất NVL trong tháng, đồng thời kế toán NVL tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào Phiếu xuất kho đã lập và in ra trong tháng. Phiếu xuất kho là căn cứ để hàng ngày thủ kho ghi Thẻ kho về mặt số lượng và cuối kỳ phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu lên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Trường hợp xuất NVL từ Kho vật tư Công ty lên Kho vật tư của Nhà máy Kết cấu thép Tiên Sơn, bộ phận cung ứng phải lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và phiếu này nhất thiết phải kèm với “Lệnh điều động nội bộ” phê duyệt bởi Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau; SƠ ĐỒ 08: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho Xuất kho, ghi Thẻ kho Người có nhu cầu về NVL Trưởng phòng Kinh Doanh Bộ phận cung ứng Nghiệp vụ xuất NVL Phiếu xin xuất NVL Duyệt lệnh xuất Lập Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán NVL Lưu Ghi sổ, bảo quản, lưu giữ 2.2.32. Trình tự kế toán Xuất NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực a. TK sử dụng TK 152 và các TK khác có liên quan khác: TK 154, TK 632 … b. Trình tự hạch toán Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào “Phiếu xuất vật tư” trong máy tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng vật tư xuất. Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhật các số liệu đó vào Sổ chi tiết vật tư (Cột số lượng). Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm vật tư, kế toán tính được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Khi đó, máy tính cũng tự động cập nhật giá trị của các vật liệu xuất kho trong tháng vào “Phiếu xuất vật tư”, “Sổ chi tiết vật tư” (Cột giá trị). Căn cứ vào các thông tin về NVL được ghi chép hàng ngày trên “Sổ chi tiết NVL” và được tổng hợp cuối tháng trên “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” (Phần xuất kho), kế toán NVL lập “Bảng phân bổ Nguyên vật liệu” (Biểu số 12). Kết cấu và nội dung chủ yếu của “Bảng phân bổ Nguyên vật liệu” gồm: Các cột dọc phản ánh các loại NVL xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng NVL. Từ Bảng phân bổ Nguyên vật liệu, kế toán sẽ chuyển số liệu vào cột ghi Có TK 152 trên “Nhật ký chứng từ số 7” (Biểu số 13). Số liệu tổng cộng ở cột này được kết chuyển sang dòng “Phát sinh Có” trên Sổ Cái TK 152. Từ các Nhật ký chứng từ và Bảng phân bổ Nguyên vật liệu, chương trình máy vi tính thực hiện kết chuyển số liệu vào “Sổ Cái TK 152” (Biểu số 14). Sổ Cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có, cuối tháng máy tính kết chuyển từ các NKCT 1, 2, 5, 10. Hàng tháng, kế toán NVL lấy số liệu từ Sổ Cái TK 152 đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh những sai lệch (nếu có) thì cuối kỳ kế toán lên chỉ tiêu về “Nguyên vật liệu” trên các Báo cáo tài chính. {Excel} Biểu số 12 {Excel} Biểu số 13 {Excel} Biểu số 14 2.3. Hạch toán thừa, thiếu NVL sau kiểm kê Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt, hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty. Do đặc điểm NVL của Công ty có loại rất cồng kềnh (như các loại sắt, thép), có loại rất khó bảo quản như hóa chất, giá trị của NVL lại chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70%). Vì vậy, để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí NVL đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý NVL nói chung, tổ chức công tác quản lý kho vật tư nói riêng. Ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực tổ chức kiểm kê NVL một lần vào cuối năm để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút kinh nghiệm, bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư. Cuối năm, Ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào “ Biên bản kiểm kê” (Biểu số 15). Biên bản kiểm kê được gửi lên Phòng Kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (Nếu có). Chênh lệch thừa, thiếu = Số lượng tồn kho kiểm kê - Số lượng tồn kho sổ sách Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: Do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô, gian lận, do nhầm lẫn… Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý. Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho Ban lãnh đạo. Ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 1381:Giá trị NVL thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị thực tế của NVL thiếu Khi có Biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334 …: Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà Công ty phải gánh chịu Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu đã được xử lý Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa NVL so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác. Nếu NVL thừa xác định là của Công ty: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa Có TK 711: Giá trị NVL thừa Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn: Nợ TK 002: Giá trị NVL thừa Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa Có TK 338: Phải trả khác Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách kế toán. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác quản lý NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xẩy ra. {Excel} Biểu số 15 PHẦN III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.1.1 Đánh giá chung về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.1.1.1 Về tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty a. Về bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực là một doanh nghiệp sản xuất, chế tạo thiết bị điện và các sản phẩm cơ khí khác. Tuy với quy mô sản xuất không lớn lắm nhưng Công ty luôn nỗ lực, cố gắng trong quản lý và sản xuất để duy trì được tốc độ tăng trưởng cao. Trong lịch sử phát triển, Công ty đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định cung cấp sản phẩm cho ngành Công nghiệp Cơ khí điện. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chất lượng, mẫu mã và chủng loại. Để đạt được kết quả như vậy, Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất. Công ty cũng đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý, khoa học, chú trọng đến việc bồi dưỡng kiến thức quản lý và kiến thức chuyên môn cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo. Là một doanh nghiệp mới chuyển đổi hình thức sở hữu, khi bước vào nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hóa đầy sôi động, để tồn tại và phát triển như ngày nay Công ty đã nỗ lực vượt qua rất nhiều khó khăn. Trong sự đi lên của Công ty có sự góp phần không nhỏ của toàn thể Cán bộ, công nhân viên, thêm vào đó là sự hoàn thiện không ngừng của bộ phận Giám đốc, ban quản lý Công ty. Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng rất phù hợp với đặc điểm SXKD của Công ty, do đó đã tạo điều kiện phát huy đầy đủ quyền chỉ đạo, điều hành của cấp trên cũng như khả năng tham gia xây dựng tổ chức của các cấp dưới. Việc xây dựng một Ban kiểm soát hoạt động độc lập và có thẩm quyền kiểm tra, giám sát Ban lãnh đạo của Công ty đã giúp cho bộ phận này có thể phát huy tối đa quyền kiểm tra, kiểm soát trong Công ty, do đó hạn chế được các hoạt động sai trái có thể xẩy ra của các cấp lãnh đạo cao nhất và đảm bảo tính khả thi cao cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát, giúp Công ty phát triển một cách mạnh mẽ, bền vững, ổn định và lâu dài. Bên cạnh đó, việc giao quyền kiểm tra, giám sát tập trung hoạt động của các phòng ban, đội sản xuất, phân xưởng… cho Ban kiểm soát không những phù hợp với đặc điểm Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh ở quy mô vừa phải, mà còn góp phần tổ chức bộ máy quản lý nhỏ gọn, không cồng kềnh, tiết kiệm các chi phí quản lý không cần thiết. Tỷ lệ nhân viên quản lý chỉ chiếm khoảng 17% là một tỷ lệ hợp lý. b. Về quy trình sản xuất Hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành ở nhiều địa điểm, nhiều phân xưởng, tổ đội sản xuất khác nhau. Mỗi địa điểm lại sản xuất, chế biến một hay nhiều loại sản phẩm khác nhau theo một quy trình công nghệ sản xuất riêng. Vì vậy các chi phí sản xuất cũng phát sinh hoặc theo địa điểm hoặc theo sản phẩm hoặc công việc. Công ty Cổ phần Cơ khí điện lực đã tiến hành hạch toán chi phí sản xuất theo từng quy trình công nghệ, chú trọng đến việc tổ chức hợp lý quy trình công nghệ sản xuất, chế tạo sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí, đánh giá đúng nơi phát sinh chi phí, nơi gánh chịu chi phí, phân bổ chi phí hợp lý làm cơ sở để tính toán và hạch toán đúng, đầy đủ. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: Tổ chức cung ứng, Tổ chức sản xuất, tổ chức tiêu thụ thành phẩm đã được thực hiện tốt, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, tận dụng triệt để các lợi thế về địa bàn, phối hợp công việc hiệu quả, có khoa học. 3.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực đã phát triển ổn định và bền vững, từng bước khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Những thành tích đó có phần đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác từng phần hành nói riêng. Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị. Điều đó đã thể hiện ở sự vận dụng Chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực về cơ bản là phù hợp với đặc điểm SXKD và quy mô sản xuất của Công ty. Bộ máy kế toán được sắp xếp một cách khoa học, gọn nhẹ, quy định vai trò, trách nhiệm của từng thành viên. Các nhân viên trong phòng Tài chính - Kế toán đều là những người có chuyên môn trình độ, có kiến thức nghề nghiệp cao, năng động, nhiệt tình với công việc, thường xuyên có sự trau dồi kiến thức, giúp đỡ nhau trong. Đặc biệt là giữa bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất với các bộ phận kế toán khác. Bên cạnh đó, việc áp dụng tin học vào trong công tác kế toán đã giúp công việc hạch toán trở nên đơn giản, các nhân viên kế toán giảm bớt được khối lượng ghi chép, tính toán, hạn chế được khối lượng sổ sách cồng kềnh mà vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất. Công tác hạch toán tuân thủ về cơ bản những quy định hiện hành của chế độ kế toán, từ hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán đến hệ thống Báo cáo tài chính. Các chứng từ được lập và ghi chép tương đối đầy đủ, cập nhật các thông tin kịp thời, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc ghi chép sổ sách kế toán đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống tài khoản sử dụng tuân theo đúng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, bên cạnh đó Công ty còn mở chi tiết một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm sản xuất. Điều này, một mặt giúp cho công tác hạch toán sản phẩm sản xuất được dễ dàng, chi tiết; mặt khác thuận tiện cho việc ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán thông qua việc mã hóa. Việc lập Báo cáo tài chính của Công ty tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành về nội dung, kết cấu, biểu mẫu, cơ sở và phương pháp lập. Báo cáo được lập đều đặn mỗi quý 3.1.2 Đánh giá công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.1.2.1 Kết quả đạt được Những thắng lợi to lớn mà Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực đã đạt được là nhờ những nỗ lực tâm huyết của tập thể cán bộ công nhân viên dày dạn kinh nghiệm, sự linh hoạt, năng động và hiệu quả trong tổ chức SXKD cùng với những đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của NVL, Công ty đã xây dựng được chế độ quản lý NVL một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của NVL từ thu mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm. Điều này không những đảm bảo cung cấp NVL kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo toàn vốn cho Công ty. Phù hợp với đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý riêng, Công ty tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp có khả năng kiểm tra, đối chiếu cao giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán; không những đảm bảo cung cấp thông tin một cách thuận tiện, chính xác và phù hợp với trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán NVL Công ty đã xây dựng, mà còn tạo ra sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận, tiết kiệm chi phí thời gian lãng phí, tăng hiệu quả công việc. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán chi tiết NVL phản ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, tiện ích trong việc theo dõi, phân tích hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty. Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ giúp theo dõi đầy đủ tình hình biến động NVL: Quản lý tình hình nhập mua NVL theo các hình thức thanh toán trong sự kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán, đảm bảo quá trình thu mua diễn ra minh bạch, không có gian lận, đảm bảo tính so sánh, đối chiếu cao giữa các tài liệu kế toán. Ngoài ra, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ còn tránh được ghi chép trùng lắp, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán. 3.1.2.2 Tồn tại và nguyên nhân chủ yếu Bên cạnh những thành tựu đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực vẫn còn một số hạn chế sau: Tồn tại 1: Về mẫu chứng từ sử dụng Công ty vẫn còn dùng mẫu Thẻ kho cho NVL, CCDC, Thành phẩm, … theo Mẫu số 06 – VT, ban hành theo quyết định số: 1141/TC-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính. Trong khi đó Công ty đã bắt đầu áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong công tác tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán. Tồn tại 2: Về việc theo dõi hàng mua đang đi đường Hiện nay, Công ty chưa tiến hành theo dõi trên sổ sách kế toán giá trị hàng mua đang đi đường trong trường hợp hàng mua đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang trên đường vận chuyển, chưa về đến kho. Kế toán chỉ hạch toán tăng giá trị hàng tồn kho khi nhận được cả hàng hóa và hóa đơn tài chính. Thực trạng này dẫn đến tính không đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho và công nợ phải trả. Trong hệ thống TK của Công ty có TK 151 – Hàng mua đang đi đường nhưng thực tế Công ty không sử dụng TK này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho. Tồn tại 3: Về việc theo dõi NVL nhập kho Trong một số trường hợp mua NVL mà hàng vận chuyển về kho thành nhiều lần khác nhau, Công ty chỉ lập “Biên bản giao nhận vật tư” mà không được cập nhật vào Thẻ kho cũng như sổ sách kế toán. Chỉ đến lần giao cuối của lô hàng được thực hiện, nhà cung cấp phát hành hóa đơn thì lúc đó “Phiếu nhập kho” mới được lập và Thủ kho, kế toán vật tư mới tiến hành ghi nhận vào sổ sách. Việc hạch toán này dẫn đến số dư hàng tồn kho sẽ bị phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế, gây khó khăn cho Ban Giám đốc khi cần có thông tin một cách kịp thời để đưa ra quyết định về quản lý, tài chính. Tồn tại 4: Về việc bảo quản và dự trữ NVL Hiện nay, giá NVL đầu vào ngày càng tăng do ảnh hưởng bởi lạm phát của nền kinh tế trong nước và tình hình biến động phức tạp của nền kinh tế thế giới. Công ty đã có chính sách mua NVL đầu vào để dự trữ (số dư đầu năm 2007 là 4.418.970.108 đ nhưng đến cuối năm 2007, giá trị dự trữ lên tới 91.008.867.061 đ). Trong khi đó chất lượng kho bãi để bảo quản chưa được chú trọng đầu tư đúng mức và hiện tại Công ty chưa xây dựng định mức dự trữ NVL cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh trong dài hạn. Thực trạng này dẫn đến việc NVL sẽ bị hao mòn, giảm phẩm chất quy cách trong quá trình lưu trữ cũng như gây ứ động vốn lưu động. Tồn tại 5: Về hoạt động kế toán quản trị của Công ty Việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên báo cáo quản trị của Công ty chưa được lập và quan tâm đúng mức. Các báo cáo còn đơn giản, sơ sài, lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính. Điều này không khoa học và chưa hợp lý xét trên góc độ kế toán quản trị. Vì vậy, để giúp lãnh đạo Công ty có được những thông tin kịp thời, chính xác cho các quyết định kinh tế, Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực nên thiết lập một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản trị. Bộ phận này nếu phối hợp nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài chính sẽ giúp cho việc lên kế hoạch tài chính và kinh doanh của lãnh đạo Công ty kịp thời và sáng suốt 3.2 Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán NVL Mọi sự vật hiện tượng trong thế giới đều hướng tới sự hoàn thiện. Hoàn thiện là quá trình nhận thức thực tiễn, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục những nhược điểm, phát huy những ưu điểm vốn có, nhằm đạt tới một hình thái cao hơn về chất để có thể thực hiện tốt hơn nữa chức năng của mình. Kế toán là nghề nghiệp đặc thù, chuyên sâu, luôn vận động và phát triển do đó cũng không nằm ngoài quy luật đó. Trong một doanh nghiệp, công tác kế toán và công tác quản lý có quan hệ mật thiết với nhau. Kế toán cung cấp thông tin để quản lý ra các quyết định chiến lược, mặt khác kế toán lại chịu sự chi phối, tác động của quản lý trong tổng thể chung. Quản lý là hoạt động chủ quan có mục đích của doanh nghiệp, chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế, các chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước và môi trường kinh doanh đầy biến động. Do đó, để đạt được hiệu quả quản lý thì đòi hỏi tất yếu phải hướng tới hoàn thiện. Kéo theo nó, kế toán để thực hiện tốt chức năng của mình cũng cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy ra đời do yêu cầu quản lý, nhưng trong quá trình phát triển của mình kế toán đã xây dựng được một hệ thống phương pháp riêng, hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ. Kế toán đã trở thành một khoa học độc lập, có chức năng phản ánh hiện thực vì vậy nó luôn cần đổi mới, hoàn thiện. Hiện nay cơ sở pháp lý cao nhất cho hoạt động kế toán là Luật kế toán rồi tiếp đến là Chuẩn mực kế toán. Đây là những văn bản chung nhất, mang tính chỉ đạo hướng dẫn chung cho mọi lĩnh vực của hoạt động kế toán. Để có những văn bản cụ thể hơn, phản ánh sát hơn từng đặc điểm kinh doanh riêng có của mỗi ngành nghề, chế độ kế toán trong từng lĩnh vực đã ra đời sau một thời gian dài của sự hình thành và hoàn thiện đan xen. Tuy nhiên, chế độ kế toán hiện nay vẫn chỉ là khung pháp lý chung cho mọi loại hình doanh nghiệp, mọi quy mô tổ chức cũng như mọi hình thức kinh doanh. Do đó, một mặt kế toán tại các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định, chế độ chung, một mặt phải nghiên cứu vận dụng và ngày càng đổi mới cho phù hợp với các quy chế tài chính của ngành và của Nhà nước, phù hợp với điều kiện riêng tại đơn vị. Kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng hoàn thiện theo xu hướng đó là đòi hỏi tất yếu khách quan. Bên cạnh những yếu tố mang tính khách quan đó, sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL còn xuất phát từ nhu cầu thực tế tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực. Tỷ trọng chi phí NVL trong giá thành sản phẩm là rất cao, chiếm đến 70% giá trị cấu thành nên giá thành sản phẩm. Kế toán tốt NVL sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức tiêu hao NVL, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Mặt khác, bên cạnh rất nhiều thành tựu đã đạt được, công tác hạch toán NVL vẫn còn tồn tại những hạn chế gây giảm hiệu quả kinh doanh mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện. Như vậy hoàn thiện công tác kế toán NVL là thực sự cần thiết. 3.2.2 Nguyên tắc khi hoàn thiện kế toán NVL Để có thể đưa ra được các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL một cách triệt để và hiệu quả nhất thìquá trình này phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc chung, xét trong mối quan hệ với mọi hoạt động của Công ty Luôn nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán để công tác kế toán được tổ chức sao cho đảm bảo tính khoa học và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Công ty phải áp dụng linh hoạt, sáng tạo các quy định của Nhà nước về chế độ kinh doanh nói chung và chế độ kế toán nói riêng để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý, khả năng và trình độ thực tế của đơn vị. Các cán bộ cần có trình độ, am hiểu chuyên ngành, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Bên cạnh đó, công tác cơ sở vật chất kỹ thuật cũng cần phải được đổi mới, đáp ứng với trình độ phát triển kỹ thuật hiện nay. Các giải pháp áp dụng phải mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và được đặt trong mối quan hệ với hiệu quả kinh doanh. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán NVL Nguyên tắc thống nhất: Việc sử dụng chứng từ kế toán về nhập – xuất kho vật tư và chứng từ ghi nhận thanh toán với người bán, việc lựa chọn sổ để kế toán chi tiết, tổng hợp về vật tư, việc lựa chọn tài khoản cấp1, cấp 2 phải căn cứ vào Chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006. Nguyên tắc thích ứng: Công ty phải dựa vào đặc điểm vật tư riêng có tại Công ty mình để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL và quy định chi tiết các tài khoản hàng tồn kho, lựa chọn phương pháp tính giá xuất, tồn kho thích hợp; dựa vào đặc điểm của các đối tượng hạch toán chi phí cũng như yêu cầu quản lý cụ thể để thiết kế và lập Bảng phân bổ NVL một cách thích hợp. Các nguyên tắc trong thực hiện công tác kế toán NVL Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho cũng quy định rõ, Hàng tồn kho phải tính theo giá gốc. Giá gốc Hàng tồn kho bao gồm: Toàn bộ chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được Hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: Vì kết quả của việc đánh giá NVL sẽ tác động trực tiếp lên chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” nên khi đánh giá NVL cần phải chú ý tới từng yếu tố ảnh hưởng như: Giá gốc NVL, phương pháp tính giá xuất NVL… nhằm đảm bảo không bỏ sót khoản mục chi phí nào. Theo nguyên tắc này, trong VAS 02 cũng quy định: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được là: Giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Việc quy định giá trị thuần có thể thực hiện được cho phép thực hiện mục đích dự trữ NVL, lập dự phòng giảm giá NVL. Từ đó có thể đảm bảo được nhu cầu sử dụng và dự trữ ở mức thích hợp với điều kiện SXKD. Nguyên tắc phù hợp: Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí phải gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu, bất kể là giá phí xuất hiện ở kỳ nào, nó phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu được ghi nhận. Đây là một nguyên tắc hướng dẫn rất quan trọng, nó liên quan trực tiếp đến lựa chọn các phương pháp tính giá xuất NVL thích hợp. Khi lựa chọn các phương pháp đó ta phải xem xét đến yếu tố về sự phù hợp giữa dòng luân chuyển của chi phí và doanh thu ghi nhận do chi phí đó tạo ra; và sự phù hợp giữa giá nhập vào và giá xuất ra của NVL. Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc nhất quán bao hàm ý nghĩa là một phương pháp kế toán, một khi đã được chấp nhận, thì không nên thay đổi theo từng thời kỳ. Theo nguyên tắc này, cần phải áp dụng nhất quán một phương pháp tính giá cho mỗi loại NVL có cùng đặc tính và mục đích sử dụng đối với doanh nghiệp. Mục đích của việc quy định nguyên tắc này là đảm bảo sự so sánh có ý nghĩa dựa trên số liệu Hàng tồn kho trên các báo cáo của một doanh nghiệp từ kỳ này qua kỳ khác. 3.2.3 Một số đề xuất hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Đề xuất 1: Về mẫu chứng từ sử dụng Công ty nên tiến hành áp dụng mẫu “Thẻ kho” theo Chế độ kế toán hiện hành, để các chứng từ ghi sổ của Công ty được đồng bộ và đảm bảo tuân thủ đúng chế độ. Mẫu số S12-DN – Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. (Biểu số 16) BIỂU SỐ 16: THẺ KHO Đơn vị: ………….. Địa chỉ: ………….. THẺ KHO Ngày lập thẻ: ………. Tờ số: ………………. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: ………………………………………… Đơn vị tính:………………………………………………………………….. Mã số:……………………………………………………………………….. STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày mở số: ……… Ngày … tháng … năm … Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đề xuất 2: Về việc theo dõi hàng mua đang đi đường Để đảm bảo tính đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho cũng như công nợ phải trả nhà cung cấp, Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng, nếu đã nhận được Hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu Hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường. Nếu cuối tháng mà hàng về thì ghi sổ bình thường, nếu hàng chưa về thì căn cứ vào Hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua Nợ TK 133: Thuế Giá trị gia tăng Có TK 331: Tổng giá trị còn phải trả nhà cung cấp Sang tháng sau, khi hàng về, căn cứ vào Phiếu nhập kh, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị Hàng mua đang đi đường về nhập kho Có TK 151: Giá trị Hàng mua đang đi đường về nhập kho Đề xuất 3: Về việc theo dõi NVL nhập kho Để đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời trong việc hạch toán hàng tồn kho, Công ty nên tiến hành lập “Phiếu nhập kho” cho mỗi lần nhập của đơn hàng mua và Thủ kho, Kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ sách có liên quan. Việc lập “Phiếu nhập kho” mỗi lần nhập kho NVL là hoàn toàn có thể thực hiện được. Cột số lượng sẽ căn cứ theo “Biên bản giao nhận vật tư” là số vật tư thực tế nhập kho. Cột đơn giá sẽ căn cứ theo đơn giá trong “Hợp đồng kinh tế”. Việc thu mua NVL của Công ty là từ các nhà cung cấp quen thuộc và tương đối tin cậy, hợp đồng kinh tế được giao kết khá chặt chẽ nên đơn giá của NVL là không có nhiều thay đổi. Nếu có chỉ là sự phát sinh bất thường của chi phí thu mua. Đến lúc NVL về nhập kho đầy đủ, kèm theo các hóa đơn và chứng từ liên quan kế toán có thể có bút toán điều chỉnh cho chính xác Đề xuất 4: Về việc bảo quản và dự trữ NVL Tại thời điểm cuối năm 2007, giá trị HTK của Công ty là tương đối lớn (chiếm khoảng 90% tổng tài sản). Để đảm bảo việc sử dụng NVL tồn kho một cách hiệu quả, Công ty nên tiến hành xem xét tình hình, chất lượng kho bãi để NVL được bảo quản một cách tốt nhất, giảm thiểu việc hao mòn, giảm phẩm chất quy cách trong quá trình bảo quản. Hơn nữa, Công ty cũng nên căn cứ vào chiến lược phát triển trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng NVL cũng như định mức tồn kho cho từng NVL nhằm tăng khả năng luân chuyển của hàng tồn kho, giúp nâng cao công tác quản lý NVL nói riêng, công tác quản lý HTK nói chung. Đề xuất 5: Về hoạt động kế toán quản trị của Công ty Kế toán tài chính hướng tới tính chính xác, phản ánh một cách trung thực khách quan các thông tin tài chính kế toán trong đơn vị. Các thông tin kế toán mà kế toán tài chính cung cấp được thể hiện trên các sổ sách kế toán chỉ đạt được mục đích là phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị trong quá khứ và hiện tại. Tuy nhiên để có thể sử dụng các thông tin kế toán trong việc lập các kế hoạch, lựa chọn các phương án kinh doanh hiệu quả thì các sổ sách kế toán tài chính chưa cung cấp đủ thông tin cần thiết mà cần phải phân tích các thông tin đó, lập các báo cáo để sử dụng cho mục tiêu quản trị trong Công ty. Trong quản lý việc lập kế hoạch là chưa đủ mà quan trọng hơn là cần những thông tin có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch. Kế toán quản trị sẽ cung cấp chức năng kiểm tra bằng cách thiết kế nên các báo cáo ở dạng so sánh. Các nhà quản trị sử dụng báo cáo đó để kiểm tra, đánh giá trong các lĩnh vực trách nhiệm mà họ cần quan tâm, để xem xét và điều chỉnh, tổ chức thực hiện các mục tiêu đề ra. Mặt khác, trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thường xuyên ra quyết định, mà phần lớn thông tin được coi là căn cứ chủ yếu để ra quyết định là do kế toán quản trị cung cấp. Mục đích và yêu cầu của kế toán quản trị là phải tính toán được chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, từng ngành hoạt động, từng công tác dịch vụ,… từ đó tập hợp được các dữ kiện cần thiết để dự kiến phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán quản trị còn theo dõi thị trường để ổn định một chương trình sản xuất hợp lý, tìm các biện pháp cạnh tranh để tiêu thụ hàng hóa, nghiên cứu các chính sách giá cả, tính toán các bước phát triển, mở rộng doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn theo chiều hướng có lợi. Vì vậy, Công ty nên xây dựng bộ phận kế toán quản trị riêng nhằm cung cấp thông tin và tham mưu cho bộ máy quản trị trong việc đưa ra các quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở mục tiêu và yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp, Công ty xây dựng kế toán quản trị HTK theo những nội dung sau: Lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng, đã bán cả về số lượng và giá trị phù hợp với danh điểm vât tư, sản phẩm, hàng hóa đã lập theo yêu cầu quản lý nội bộ. Để kế toán được số vật tư đã sử dụng và số tồn kho hợp lý, doanh nghiệp cần xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai Công ty nên lập định mức chi phí NVL cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trữ cho từng danh điểm NVL tồn kho. So sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên lập dự toán hàng năm để phân bổ chi phí một cách hợp lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp và có kế hoạch sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả trong năm. Dự toán tiêu thụ SƠ ĐỒ 10: SƠ ĐỒ LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ Dự toán sản xuất Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí NVL trực tiếp Dự toán chi phí hoạt động Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi tiền mặt Dự toán thu tiền mặt Dự toán thu chi tiền mặt 3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực 3.3.1 Xét dưới góc độ kế toán tài chính Hiệu quả sử dụng NVL là một vấn đề quan trọng phải quan tâm hàng đầu, vì đây là một nhân tố góp phần làm cho hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách có hiệu quả , điều này đặc biệt quan trọng với một công ty sản xuất như Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực. Chính vì vậy vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng NVL là một yếu tố quan trọng. Những kết quả như trên phân tích cho thấy Công ty đã đạt được một số kết quả tốt trong việc sử dụngNVL nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều khía cạnh hạn chế cần được khắc phục. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL có thể được thực hiện trên các khía cạnh sau: Thứ nhất: Trong khâu thu mua, bảo quản NVL Công ty phải thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, quy cách, chủng loại NVL do đặc điểm NVL của Công ty thường xuyên biến động. Công ty cũng phải có kế hoạch thu mua hợp lý phù hợp với kế hoạch sản xuất. Khi nhận hàng về phải thực hiện kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho. Bên cạnh đó, Công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, đánh giá rủi ro phát sinh trong ký kết hợp đồng mua bán. Cần tính ra chỉ tiêu phản ánh tình hình cung ứng NVL như sau: = Số lượng NVL thực tế nhập kho trong tháng Tỷ lệ % HTKH cung ứng về khối lượng NVL Số lượng NVL cần mua theo kế hoạch Thứ hai: Trong dự trữ NVL Công ty phải thường xuyên bổ sung và phải xây dựng định mức dự trữ hợp lý, bao gồm: Định mức tồn kho tối đa và định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại NVL chủ yếu, là thành phần chính của sản phẩm. Trong đó đã bao hàm những ảnh hưởng của biến động các nhân tố thị trường và kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai của Công ty. Với các NVL mua ngoài mà có nhiều nguồn cung cấp hay Công ty có nhà cung cấp tương đối ổn định thì mức độ dự trữ không cần phải nhiều, khi cần dùng đến sẽ mua như vậy sẽ tận dụng được một nguồn vốn trong thời gian ngắn để dùng vào việc khác. Các loại này Công ty chỉ cần dự trữ khoảng bằng 5%-10% giá trị NVL đó được dùng trong kỳ. Còn đối với các loại NVL mà nguồn cung cấp không được nhiều, nhà cung cấp không ổn định thì để đảm bảo kế hoạch sản xuất Công ty nên dự trữ một lượng vừa đủ để cho quá trình sản xuất sẽ không bị ngừng trệ khi khó khăn trong việc thu mua NVL đó. Ví dụ như Kẽm thỏi nhập từ Nhật Bản… Thứ ba: Nâng cao hoạt động phân tích hiệu quả sử dụng NVL Hiện nay ở Công ty cũng đã sử dụng một số phương pháp để phân tích hiệu quả sử dụng NVL. Tuy nhiên, việc phân tích hiệu quả sử dụng NVL ở Công ty chỉ dừng ở so sánh đơn giản để thấy được tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch về cung ứng, sử dụng NVL của toàn Công ty, mà chưa đi vào phân tích từng mặt hàng cụ thể và sử dụng phương pháp so sánh liên hệ hay các phương pháp có độ phức tạp cao hơn để phân tích trong sự so sánh với doanh thu nhằm xác định lãi lỗ của từng loại thành phẩm, để từ đó có các chiến lược về sử dụng NVL và cải thiện quy trình công nghệ, tăng cường các biện pháp khuyếch trương những loại sản phẩm thế mạnh để ngày một khẳng định thương hiệu và uy tín riêng cho sản phẩm của Công ty trong bối cảnh cạnh tranh đang liên tục gia tăng như hiện nay. Sự thiếu sót trên là do còn hạn chế về trình độ, về kỹ thuật phân tích của cán bộ, nhân viên. Do đó, Công ty nên áp dụng thêm các phương pháp phân tích khác để có kết quả chính xác và có tính đóng góp lớn hơn. Để có thể hoàn thiện các nhân tố làm giảm hiệu quả quá trình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, thì trước hết Công ty phải có các biện pháp hữu hiệu để phát hiện và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố này. Để thực hiện được công việc này, bên cạnh những phương pháp phân tích hiệu quả sử dụng NVL đang áp dụng, Công ty nên vận dụng thêm các phương pháp phân tích với nội dung phân tích chi tiết hơn như sau: Bên cạnh việc phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt khối lượng, Công ty nên bổ sung phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt thời gian, vì thời gian là yếu tố quan trọng có mối quan hệ trực tiếp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo đó, tiến hành so sánh khoảng thời gian thực tế cung ứng với thời gian kế hoạch để thấy được tình hình thực hiện thời gian đã tác động đến kế hoạch sản xuất như thế nào và thông qua đó có thể điều chỉnh các kế hoạch thu mua nhằm đảm bảo thời gian cung ứng theo đúng kế hoạch. Tính ra tỷ lệ phế liệu thu hồi và tỷ lệ phế liệu không sử dụng lại được. Công ty nên kết hợp so sánh liên hệ các chỉ tiêu để thấy được việc dự trữ NVL đã hợp lý chưa, đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động chưa. Chẳng hạn, Công ty có thể đánh giá điều này thông qua chỉ tiêu “Số vòng quay của HTK”: Số vòng quay của HTK Tổng giá vốn hàng bán = Số dư HTK bình quân Chỉ tiêu này cho biết trong một kỳ phân tích HTK của Công ty quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao, chứng tỏ hiệu quả sử dụng HTK cao, đó là nhân tố góp phần tăng doanh thu, thu nhập và giải quyết các nhu cầu về vốn cho Công ty và ngược lại. Bảng 02: Phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực: Đơn vị: 1,000Đ TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh 2007/ 2006 Tuyệt đối Tương đối 1 Tổng doanh thu 140.175.070 212.409.380 72.234.310 51,53% 2 Giá vốn hàng bán 126.430.435 180.464.988 54.034.553 42,74% 4 Lợi nhuận trước thuế 4.130.659 6.580.532 2.449.873 59,31% 5 Chi phí NVL 86.440.015 155.071.793 68.631.778 79,40% 6 Tổng doanh thu/Chi phí NVL 1,62 1,37 (0,25) -15,53% 7 Lợi nhuận trước thuế/Chi phí NVL 0,05 0,04 (0,01) -11,20% 8 NVL tồn đầu năm 1.200.552 4.418.970 3.218.418 268,08% 9 NVL tồn cuối năm 4.418.970 91.008.867 86.589.897 1959,50% 10 Giá trị BQ NVL tồn kho = [(8) + (9)] /2 2.809.761 47.713.919 44.904.158 1598,15% 11 Hệ số quay vòng của NVL = (2) / (10) 45,00 3,78 (41,21) -91,59% 12 Thời gian một vòng quay của NVL = 360 / (11) 8,00 95,18 87,18 1089,69% Nhận xét: Năm 2006 cứ một đồng NVL tạo ra 1,62 đồng doanh thu và 0,05 đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến năm 2007 thì cứ một đồng NVL tạo ra 1,37 đồng doanh thu và 0,04 đồng lợi nhuận. Như vậy, năm 2007 doanh thu được tạo ra từ một đồng chi phí giảm 0,25 đồng với tốc độ giảm 15,53%. Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng NVL năm 2007 giảm so với năm 2006 là 0,01 đồng, tương ứng với tốc độ giảm 11,20%. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng NVL trong năm 2007 đã có sự giảm sút đáng kể. Công ty cần theo dõi tìm nguyên nhân trực tiếp để có biện pháp giải quyết một cách kịp thời. Hệ số quay vòng của NVL năm 2007 giảm so với năm 2006 là 41,21 vòng, tốc độ giảm là 91,59%. Thời gian một vòng quay của NVL năm 2007 tăng so với năm 2006 là 87,18 ngày, tốc độ tăng là 1089,69%. Trong điều kiện lạm phát ngày càng cao như hiện nay, giá cả NVL biến động theo không ngừng theo xu hướng tăng. Công ty đã thu mua dự trữ NVL quá nhiều. Điều này là có lợi cho việc tiết kiệm chi phí NVL, giảm giá thành sản phẩm nên xét ở một góc độ nào đấy là hợp lý. Tuy nhiên Công ty cũng cần phải xét tới chi phí cơ hội cho việc dự trữ bất thường này. Thứ nhất đó là tình hình kho bãi, bảo quản và công tác quản lý. Kho của Công ty có diện tích nhất định với thiết kế cũ, lâu đời nên không đủ để lưu giữ một khối lượng NVL lớn như vậy. Điều này kéo theo tình hình bảo quản vật tư không được đảm bảo và công tác quản lý NVL cũng gặp khó khăn. Thứ hai đó là vốn lưu động của Công ty sẽ bị ứ đọng (thể hiện ở hệ số quay vòng NVL thấp). Với tình hình lạm phát như hiện nay, việc lưu giữ tiền hay gửi ngân hàng, đầu tư chứng khoán là không có lợi, Công ty có thể đầu tư vào NVL. Tuy nhiên ngân sách của Công ty là có hạn, việc đầu tư quá nhiều vào NVL sẽ làm cho những kế hoạch triển vọng khác trong năm của Công ty phải thay đổi hoặc hủy bỏ, điều này có thể đánh mất những cơ hội tốt cho Công ty. Như vậy, thông qua việc đánh giá các chỉ tiêu trên, Công ty nên cân nhắc kỹ giữa những lợi ích và thiệt hại đem tới khi lưu kho quá nhiều NVL, để từ đấy có những quyết định đúng đắn có lợi nhất cho Công ty. Thứ tư: Một số phương hướng khác Bên cạnh những vấn đề trên, để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL thì Công ty cần nâng cao trình độ lao động của người lao động. Công ty có thể mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho công nhân để nâng cao tay nghề, thường xuyên tổ chức các cuộc họp để công nhân có điều kiện trao đổi kinh nghiệm. Đồng thời, tiến hành bình bầu khen thưởng đối với những người có sáng kiến cải tiến trong công việc, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm NVL, giảm sản phẩm hỏng. Công ty cũng phải xây dựng cơ chế kỷ luật, phạt nghiêm minh đối với những trường hợp lãng phí tài sản của Công ty. Tiến hành cử những lao động lành nghề, nhiều kinh nghiệm và có thành tích trong lao động để kèm cặp giúp đỡ những người cso tay nghề còn yếu kém. Những hoạt động này sẽ góp phần khích lệ tinh thần người lao động, khơi dậy tinh thần thi đua giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. 3.3.2.Xét dưới góc độ kế toán quản trị Kế toán quản trị chỉ xét trong nội bộ doanh nghiệp, giúp cho ban lãnh đạo có thể ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, trong Công ty tập trung rất nhiều đến kế toán tài chính mà chưa đi sâu chú trọng đến kế toán quản trị. Như đã phân tích, NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nên những các quyết định liên quan đến NVL có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL lại là nhân tố quan tâm đầu tiên của kế toán tài chính và cả kế toán quản trị. Để việc sử dụng NVL được hiệu quả hơn thì Công ty cần phải tập trung phân tích tình hình sử dụng NVL dưới góc độ kế toán quản trị. Mặc dù là một doanh nghiệp sản xuất có chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất nhưng hiện nay Công ty chỉ lập định mức NVL cho một số ít sản phẩm. Điều này sẽ làm cho việc quản lý NVL không được chặt chẽ. Để khắc phục tình trạng này, Phòng Kế toán nên đề nghị với Phòng quản lý sản xuất xây dựng một hệ thống định mức NVL cho từng sản phẩm. Điều này rất tốt cho việc quản lý NVL và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chỉ cần kiểm tra lượng NVL xuất kho sản xuất từng loại sản phẩm với số lượng của từng loại sản phẩm hoàn thành có thể dễ dàng thấy được mức NVL hao hụt khi sản xuất. Ví dụ: BIỂU SỐ 17: Lập định mức vật tư chế tạo Kết cấu thép ĐỊNH MỨC VẬT TƯ CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP Công trình: Thép đặt sẵn, gối đỡ Thủy điện Sơn La STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Khối lượng (kg) Ghi chú Vật tư chính 1 Thép tấm CT3d10 m2 162 12.717,00 2 Thép tấm CT3d12 m2 240 22.608,00 3 Thép tròn F24 x 9m = 815 cây m 7.335 26.039,30 4 Thép tròn F20 x 6m = 6,859 cây m 41.154 101.650,40 5 Thép 160x64x6m = 360 cây m 2.160 Cấp thêm 334 đoạn đầu mẩu thu lại từ trụ Vân Trì = 217m Vật tư phụ 1 Sơn chổng rỉ kg 450 2 Xi măng Hoàng Thạch kg 800 3 Dây hàn F1.6 kg 2.800 4 Que hàn Hải Đăng N46 kg 400 5 Khí CO2 chai 180 6 Chổi quét Sơn (loại to) cái 35 Ngày 05 tháng 03 năm 2008 P.Tổng Giám Đốc Phòng KT - SX Hoàng Đức Trung Đào Quốc Tuấn Bên cạnh việc lập định mức NVL thì cuối kỳ kế toán, việc thường xuyên rà soát, kiểm tra lại hệ thống định mức vật tư cũng là một trong những khâu quan trọng mà kế toán quản trị cũng cần phải thực hiện để hiệu quả sử dụng VNL được nâng cao. Để biết được tình hình sử dụng NVL của Công ty có hợp lý và đúng đắn hay không thì kế toán quản trị của Công ty cần phải lập được dự toán chi phí NVL trực tiếp cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh (Theo từng quý và cả năm). Do đó cần phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ với lượng và định mức của từng loại NVL cùng với tình hình tồn kho NVL sẽ xác định được NVL cần dùng cho sản xuất và NVL cần mua trong kỳ. Bảng 03: Bảng dự toán NVL trực tiếp BẢNG DỰ TOÁN NVL TRỰC TIẾP Ngày … tháng … năm STT Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm 1 Số lượng SP cần sản xuất 2 Mức tiêu hao NVL cho một đơn vị SP 3 Khối lượng NVL trực tiếp cần dùng cho sản xuất 4 NVL cần dự trữ cuối kỳ 5 NVL dự trữ đầu kỳ 6 NVL cần mua trong kỳ 7 Định mức giá NVL 8 Tổng chi phí NVL trực tiếp 9 Lượng tiền cần dùng cho mua NVL Tiền hàng phải thanh toán cho kỳ trước Tiền hàng phải thanh toán kỳ này Tổng tiền phải huy động trong kỳ 3.3.Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện Hiện nay, sự ra đời của Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 03 năm 2006 thay thế cho Chế độ kế toán doanh nghiệp đã ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 đã tạo ra sự thống nhất cho các văn bản pháp luật đã ban hành cũng như giải quyết được những mâu thuẫn hiện nay về quy định giữa Chế độ Tài chính – Kế toán – Thuế trong một số lĩnh vực kế toán cụ thể. Đây chính là nền tảng để quá trình hoàn thiện công tác kế toán được diễn ra một cách triệt để. Thực trạng kế toán NVL hiện nay tại Công ty cho thấy nguyên nhân của phần lớn những hạn chế trong công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán NVL nói riêng là do trình độ kế toán viên chưa đồng đều cũng như những hạn chế về điều kiện vật chất trang thiết bị kỹ thuật. Chính vì vậy để thực hiện tốt những đề xuất trên Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực cần có chính sách tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên Phòng Kế toán. Thông qua đó, từng bước quán triệt các nội dung của Luật Kế toán cũng như những cập nhật đổi mới của Chế độ Tài chính – kế toán để họ có thể nắm được chủ trương, chính sách của Nhà nước, tránh được những sai sót trong quá trình hạch toán. Đặc biệt, khi Công ty chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước với hình thức sở hữu Nhà nước sang hình thức đa sở hữu Công ty cổ phần, với sự chi phối đậm nét của cơ chế thị trường. Công việc kế toán của nhân viên phức tạp hơn, Công ty hoạt động tự chủ và cũng nhiều rủi ro hơn, thì việc nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên là vô cùng quan trọng và cần được xem là chiến lược phát triển lâu dài trong Công ty. Hiện nay, Công ty cũng đang chú trọng vào chiến lược phát triển nguồn nhân sự như: từng bước củng cố kiện toàn sắp xếp lại lao động cho phù hợp với SXKD trong điều kiện mới, chọn bố trí cán bộ chủ chốt ở các bộ phận là những người có phẩm chất, đạo đức tốt, có năng lực chuyên môn đảm nhận và điều hành. Thực hiện công tác đào tạo và đào tạo lại theo đúng ngành nghề, nâng lương cho người lao động khi đủ tiêu chuẩn, đủ niên hạn theo chế độ hiện hành. Trả cổ tức hàng quý đầy đủ. Tiến hành cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty học tập và thực hiện quy chế dân chủ. Đây là hướng đi rất đúng tạo điều kiện để quá trình hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. KẾT LUẬN Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, chúng ta đã xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp dựa dẫm vào sự hỗ trợ của Nhà nước, vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải bằng chính nội lực của mình để hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì việc quản lý và sử dụng NVL là rất quan trọng. Để phát huy mọi chức năng của kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán NVL, công tác quản lý và sử dụng NVL phải được giám sát chặt chẽ, luôn được hoàn thiện nhằm quản lý được tốt tình hình biến động NVL cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Công tác hạch toán NVL chiếm một thời gian lớn trong công tác kế toán, đồng thời việc quản lý và sử dụng NVL quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do vậy cần có những biện pháp tốt nhất để hạch toán cũng như để sử dụng và quản lý NVL được đảm bảo, duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Những đề xuất tôi đưa ra trong chuyên đề thực tập này là suy nghĩ của bản thân, với mong muốn góp phần vào việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần cơ khí điện lực. Do sự hạn chế về thời gian cũng như khả năng và kinh nghiệm thực tế có hạn nên những đề xuất này có thể còn những sai sót, chưa hợp lý. Tôi mong nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn, của các thầy cô trong khoa Kế toán và của các cán bộ trong phòng Kế toán – tài chính của công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 02 năm 2008 Sinh viên LÊ THỊ NGỌC THƯƠNG TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Bộ Tài Chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp: Quyển 1 + Quyển 2, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, tr. 11-463. Ngân hàng thế giới (2002), Chuẩn mực kế toán Quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà nội, tr. 15-17. Bộ Tài Chính (2006), Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội, tr. 5-11. PGS.TS Đặng Thị Loan (2006), Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà nội, tr. 37-68. PGS.TS Nguyễn Minh Phương (2002), Giáo trình Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Lao động-xã hội, Hà nội, tr 50-120. Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực (2006), Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tr. 5-125. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN BIỂU SỐ 11: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 150 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Liên 2 Số: 45a/KCT Ngày 01 tháng 03 năm 2008 Nợ: 621 Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Đỗ Hồng Quân Địa chỉ (Bộ phận): Xưởng Kết cấu thép Lý do xuất: Chế tạo trạm biến áp 110KV Nhà máy xi măng Mai Sơn (Đ/m: 24/02/08) Xuất tại kho: Kho vật tư Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Thép tấm F10x1500x6000mm 12A0100000 kg 10 500.00 10 500.00 12 000 126 000 000 2 Thép tấm F12x1500x6000mm 12A0120000 kg 11 021.40 11 021.40 12 000 132 256 800 3 Thép tấm F16x2000x12000mm 12A0160000 kg 18 086.40 18 086.40 12 952 234 255 053 Tổng cộng 492 511 853 Xuất ngày 01 tháng 03 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phòng kinh doanh Người nhận hàng Thủ kho (Ký & ghi rõ họ tên) (Ký & ghi rõ họ tên) Hoàng Đức Trung Nguyễn Anh Minh Đỗ Hồng Quân Lê Văn Nho