Chuyên đề Nâng cao hiệu quả công tác bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

ợng trở thành bài toán cơ bản nhất và cũng là bài toán khó nhất đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân lực Công ty bố trí đúng người đúng việc .Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng sự và sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm tăng năng suất lao động và động sự của nhân viên khi làm việc .Hơn nữa trong xã hội hiện đại ,nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo động sự cho họ trong quá trình lao động Công ty cổ phần XNK tổng hợp I Việt Nam luôn bố trí và sử dụng nhân lực đảm bảo đúng thời hạn ,đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động .Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí ,bỏ việc ,thuyên chuyển công tác .Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hóa các loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ Hiện nay công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam sử dụng phương pháp bố trí và sử dụng nhân lực đúng việc ,trả lương cao để có thể thu hút và giữ chân nhân tài .Và đây là biện pháp khá hiệu quả .Bởi vậy đối với những công việc đòi hỏi mức độ phức tạp cao hay kỹ năng đặc biệt thì công ty nên có chế độ trả lương bổng riêng thỏa đáng để thu hút lao động có chất lượng cao .Công ty tiến hành khảo sát mức lương doanh nghiệp khác để đưa ra mức lương thích hợp nhất. 2.2.2.2 Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty Bố trí công việc _Một trong những nghệ thuật giữ chân nhân viên *Đối với những nhân viên mới được tuyển dụng Khi thiết kế và thực hiện một chương trình bố trí nhân lực công ty đã lưu ý các điểm sau: Các nội dung định hướng ,thời gian và phương pháp thực hiện cần được thiết kế và lập thành chương trình ,in thành văn bản và gửi tới người lao động và những người có liên quan(người lãnh đạo trực tiếp ,người đỡ đầu ,bộ phận quản lý nguồn nhân lực ..) Những ấn tượng và kỳ vọng cần đạt được trong chương trình cần được thiết kế một cách cẩn thận Lượng thông tin được cung cấp trong chương trình không nên quá nhiều,cũng không nên quá sơ sài. Mỗi người lao động cần được giúp đỡ bởi một người đỡ đầu . Vai trò quan trọng của người lãnh đạo trực tiếp phải được thông qua sự ủng hộ chương trình định hướng của công ty hoặc trực tiếp thực hiện và tham gia thực hiện các hoạt động của công ty Trình tự bố trí và sử dụng nhân viên mới của công ty bao gồm -Căn cứ để xem xét bố trí nhân lực -Các bước tiến hành để bố trí nhân lực hợp lý cho nhân viên -Phân công công việc cho nhân viên mới -Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên mới Đối với những nhân viên đang làm việc tại công ty Bố trí công việc đối với những người đang làm tại công ty là quá trình biên chế nội bộ trong doanh nghiệp ,.Mục đích của quá trình này là quá trình đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và yêu cầu của cá nhân Trình tự bố trí nhân lực đối với những cán bộ đang làm tại công ty -Những vấn đề cần quan tâm ,phân tích trước khi tiến hành sắp xếp lại công việc -Các bước tiến hành để sắp xếp lại công việc -Giải quyết vấn đề phát sinh khi tiến hành sắp lại công việc Trong thời gian tới mục tiêu của Công ty là đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu ,củng cố phát triển đa dạng hóa sản phẩm và các lọai hình kinh doanh trên cơ sở chuyên môn hóa cao từng bộ phận sản xuất kinh doanh và chuyên nghiệp hóa từng bộ phận từ quản lý đến nhân viên trực tiếp sản xuất .Một câu hỏi đăt ra với doanh nghiệp là “làm thế nào để mỗi nhân viên phát huy được năng sự sở trường của mình ?”Để trả lời câu hỏi đó các nhà quản trị công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I đã bám sát các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực như sau : Với phương châm bố trí và sử dụng nhân lực phải theo quy hoạch:Ngay từ khi tuyển dụng ,doanh nghiệp đã cố gắng tuyển chọn được những nhân viên giỏi nhất phù hợp với công việc .Vì vậy có thể xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân lực sắp diễn ra tại doanh nghiệp .Cũng giống như các doanh nghiệp khác ,đa phần các quy hoạch được tiến hành thông qua kế hoạch hàng năm có sự thống nhất của ban chấp hành đảng ủy của công ty và hội đồng quản trị .Điều nay rất quan trọng trong việc đảm bảo quy hoạch được thành công . Để nâng cao hiệu quả công việc sử dụng nhân lực phải đảm bảo có mục đích :Trong bất cứ doanh nghiệp nào ,việc dùng người là rất quan trọng vì nếu dùng nhân lực tốt thì có tính tích cực động viên tinh thần nhân viên rất cao và ngược lại .Đối với công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I mỗi nhân viên mới vào luôn có một người trong công ty có kinh nghiệm dẫn dắt và chỉ bảo ,điêu này sẽ giúp nhân viên mơí trưởng thành nhanh chóng và có tính chủ động hơn trong công việc .Hơn nữa sự trưởng thành của các nhân viên mới có liên quan đến lợi ích của từng nhân viên và đóng góp đối với doanh nghiệp Công ty cổ phần XNK là công ty hoạt động lâu năm 1 là công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực XNK ,để đạt được những thành tựu như ngày nay cũng là nhờ một phần đóng góp của các cán bộ chủ chốt ,có nhiệt huyết trong công việc ,tổ chức nhân lực hợp lý.Với những nhân viên mới cũng như nhân viên đang làm tại công ty luôn được tạo điều kiện để phát huy hết khả năng của mình ,các cán bộ tổ chức luôn mạnh tay trong việc sử dụng nhân viên để họ có thể xông pha thực hiện những công việc nhiều thách thức .Thực trạng lao động ở Việt Nam hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải mạnh dạn sử dụng nhân lực trẻ .Sử dụng nhân lực trẻ chính là sử dụng họ khi họ đang ở thời kỳ thịnh vượng .Muốn làm tốt được điều này ,nhà quản trị phải đặt bài toán đóng góp của từng nhân viên Bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng đạo đức :Các cán bộ chủ chốt của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I hầu hết là đảng viên ,với những cán bộ trẻ chưa vào đảng ,có năng sự công ty sẽ cử đi học cảm tình đảng nhằm rèn dũa nhân viên ngay từ đầu ,xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh ,cán bộ nhân viên công ty có phẩm chất tốt .Ngoài các tiêu chuẩn về chuyên môn ,doanh nghiệp cần sử dụng cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng là Cần ,kiệm ,liêm ,chính .được cụ thể qua một số hành vi như :tinh thần tiết kiệm,ý thức tập thể ,tính liêm khiết trung thực … Bảng6 :Cơ cấu và sự phân bổ lao động theo các phòng ban năm 2008 TT Chỉ tiêu Số lao động % so với tổng số Cơ cấu I 1.Lao động trực tiếp 498 80,7% 2.Lao động gián tiếp 119 19,3% Phân bổ II 1.Ban giám đốc 4 0,648 2.Các phòng ban chức năng 115 2.1Tổ chức cán bộ 7 1,13 2.2 Phòng kế toán và tài vụ 5 0,81 2.3 Phòng tổng hợp 10 1,62 2.4 Các phòng nghiệp vụ(7 phòng ) 42 6,807 2.5 Các chi nhánh 30 4,86 2.6 Phòng phụ trách liên doanh 21 3,4 III Lao động trực tiếp 498 3.1Xí nghiệp may 298 48,3 3.2 Bộ phận chế biến nông sản xuất khẩu 200 32,4 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Nhận xét : Theo bảng trên cho ta thấy số lao động trực tiếp có xu hướng tăng ,cụ thể là 498 người chiếm 80,7% ,lao động gián tiếp là 119 người chiếm 19,3%.Điều này là hoàn toàn hợp lý do tính chất công việc nên tỷ lệ lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn hơn nhiều ,chủ yếu là lao động ở các xí nghiệp may ,và sản xuất hàng nông sản xuất khẩu Trong đó lao động gián tiếp chủ yếu tập trung ở trụ sở chính của công ty bao gồm ban giám đốc và các phòng chức năng ,với tỷ lệ cao nhất là 6,807% tập trung ở các phòng nghiệp vụ của công ty (7 phòng )đây là nơi thu hút lao động gián tiếp và các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất trong công ty Tiếp đến là các chi nhánh của công ty ở Hải phòng ,Đà Nẵng ,Thành phố Hồ Chí Minh ,với các văn phòng đại diện và nhân viên ở khắp 3 miền ,đây là lực lượng giao dịch viên Tiếp đến phòng phụ trách các liên doanh là phòng cũng thu hút các nhân viên làm dịch vụ ,như quản lý các tòa nhà cao ốc,kinh doanh ngân hàng Đặc biệt phòng kế toán của công ty là nơi ít nhân viên nhất ,chỉ có 5 nhân viên đây là điều cần quan tâm khi bố trí và sử dụng nhân lực *Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn ,nghiệp vụ Bảng 7:Trình độ cán bộ công nhân viên của công ty tính đến tháng 12 năm 2008 Các bộ phận Trình độ Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp SL % Sl % Sl % SL % Bộ phận lđ gián tiếp Ban giám đốc 3 0,49 1 0,16 Phòng tổ chức cán bộ 2 0,32 5 0,81 Phòng kế toán tài vụ 2 0,32 3 0,49 Phòng tổng hợp 2 0,32 5 0,81 3 0,49 Các phòng nghiệp vụ 3 0,49 25 4,05 14 2,3 Các chi nhánh 6 0,97 20 3,24 4 0,65 Phòng liên doanh 7 1,13 12 1,94 2 0,32 Bộ phận sản xuất 45 7,3 152 24,6 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Nhận xét : nhìn chung trình độ của công ty khá cao ,số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học là 96 người ,chiếm 15,6% tòan bộ cán bộ công nhân viên ,còn số cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp trong lao động quản lý gián tiếp khá thấp la 23 người ,chiếm 3,7% .Điều đó là hoàn tòan đúng với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kinh tế đối ngoại .Bộ phận sản xuất của công ty cũng thu hút một lượng lớn lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp .Tuy nhiên ở phía bộ phận lao động quản lý ta thấy phòng kế toán hiện có 5 nhân viên có 2 nhân viên có trình độ trên đại học ,3 nhân viên có trình độ đại học ,phòng này ít nhân viên nhất và nhân viên có trình độ cao,trong khi đó yêu cầu công việc của công tác kế toán nhiều ,nhất là cuối năm và cuối quý,công việc đòi hỏi thống kê lớn ,vì vậy mà phòng này nên tuyển thêm 5 người làm công tác kế toán viên có trình độ cao đẳng đủ khả năng làm công tác .Trong khi đó phòng liên doanh và các chi nhánh có tỷ lệ cán bộ trên đại học khá cao ,điều đó cũng dễ hiểu do hoạt động đối ngoại và yêu cầu của công việc rất cao ,tuy nhiên một lực lượng lao động dư thừa có trình độ cao ở phòng liên doanh gây lãng phí do công tác bố trí chưa phù hợp,cần bổ sung sang các phòng khác Phân loại lao động theo trình độ Bảng8 :Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn TT Chức danh Sau ĐH Đại Học Cao đẳng Trung cấp PTTH Tổng 1 Nhân viên phục vụ 2 2 2 LáI xe 5 5 3 Kinh tế lao động 1 6 12 19 4 Kinh tế thương mại 5 35 45 85 5 Kinh tế quốc tế 2 35 37 6 Kinh tế kế hoạch 12 12 7 Kế toán 2 15 13 30 8 Quản trị chiến lược 1 5 6 10 Cao đẳng tài chính 1 1 11 Công nhân xí nghiệp 125 12 Bảo vệ 2 2 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Nhận xét: Qua bảng trên cho ta thấy ,do công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên số lao động trong lĩnh vực ngoại thương,thương mại rất nhiều ,mặt khác trình độ của họ cũng khá cao ,chủ yếu là đại học và trên đại học ,chỉ có một lượng nhỏ là làm không đúng với trình độ chuyên môn của mình .Theo bảng trên ta cũng thấy số lao động có trình độ PTTH chủ yếu là công nhân xí nghiệp là khá lớn,điều này là hòan tòan hợp lý Phân loại lao động theo năm công tác Bảng9:Cơ cấu lao động theo năm công tác năm 2008 TT Tiêu thức Số lao động 1 Dưới 1 năm 80 2 Từ 1-5 năm 157 3 Từ 5-10 năm 134 4 Từ 10-15 năm 115 5 Tù 15 năm-đến nghỉ hưu 131 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Nhận xét:Qua đây ta thấy tình hình phân bổ lao động theo độ tuổi của công ty của công ty là tương đối hợp lý ,số lao động dưới 1 năm công tác là ít nhất là do lượng lao động này mới vào còn thiếu kinh nghiệm ,số lao động từ từ trên 1 năm và 5 năm là lực lượng lao động chính ,họ có nhiều kinh nghiệm kỹ năng và chuyên môn tay nghề cao,tuy nhiên ta thấy ở công ty lực lượng lao động trên 15 năm công tác và gần đến tuổi về hưu cũng khá nhiều ,đây là lực lượng lao động cần phải thay thế trong thời gian tới Đi sâu vào phân tích từng lĩnh vực cho ta thấy Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo có trình độ năng lực cao ,do vậy đã nhận định đúng đắn vai trò chủ đạo của công ty ,thấy hết được những khó khăn từ nhiệm vụ của nhà nước giao là vừa kinh doanh có lãi ,thực hiện đúng pháp luật của Việt Nam,nên đã có những chính sách hợp lý để lãnh đạo ,điều hành đảm bảo sự phát triển của công ty Có sự phân công công việc cụ thể rõ ràng ,do đó ban lãnh đạo luôn nắm vững tiến độ kinh doanh cũng như tình huống bất ngờ xảy ra để kịp thời chỉ đạo xử lý. Có chủ trương ,chính sách phát triển sản xuất kinh doanh đúng đắn ,quan tâm đến việc đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ nên hàng năm năng suất lao động đều được cải thiện đáng kể ,tạo tiền đề cho sự phát triển của toàn công ty *Đội ngũ cán bộ công nhân viên Công tác tổ chức lao động được tổ chức linh hoạt và hợp lý ,đảm bảo số lượng lao động phục vụ kịp thời kế hoạch sản xuất kinh doanh .Đặc biệt có những thời điểm tình hình sản xuất kinh doanh biến động đã có sự điều phối lao động thích hợp ,đảm bảo không gây ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất kinh doanh .Đã hỗ trợ đắc sự tới việc giải quyết vấn đề nhân lực dôi dư tại các đơn vị cổ phần hóa khác ,tạo điều kiện cho các đơn vị sau cổ phần hóa có điều kiện đổi mới ,nâng cao chất lượng lao động .Bộ phận lao động gián tiếp được bố trí phù hợp vơí công việc ,hạn chế tình trạng dư thừa lao động ở các phòng ban ,do đó hiệu quả lao động tăng lên rõ rệt Công tác đời sống Điều kiện làm việc cho người lao động được cải thiện ,thu nhập bình quân ổn định ,tạo sự an tâm làm cho người lao động tận tâm và có trách nhiệm với công việc Quan tâm đầy đủ tới công tác động viên tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty bằng nhiều hình thức khác nhau :thăm hỏi động viên cán bộ công nhân viên trong các dịp lễ tết ,đau ốm .Hàng năm đã tổ chức tham quan danh lam thắng cảnh trong và ngoài nước,nghỉ mát ,tạo cho người lao động sự thoải mái để tiếp tục công việc có hiệu quả . Phát động phong trào thi đua trong toàn tổng công ty như: hội thao ngành ,chiến sỹ thi đua ,người tốt việc tốt,lao động giỏi .Hàng năm đều có công tác tổng kết khen thưởng . Ban lãnh đạo công ty xác định nhân tố quý giá nhất của công ty là con người ,mỗi một cá nhân trong hệ thống tốt sẽ làm cho hệ thống tốt lên ,từ nhận định đó công tác bố trí và sử dụng nhân lực tốt hơn và cho đi đào tạo lại nên công tác tổ chức tương đối tốt. Làm tốt công tác bố trí và sử dụng nhân lực nên chất lượng nhân lực cao và tiết kiệm được chi phí hàng năm của công ty Công ty có các quy định chặt chẽ đối với các lao động thử việc ,từ đó đánh giá đúng được năng sự của nhân viên để có thể bố trí công việc phù hợp ,hình thành nên cơ chế đào thải nên phần lớn các lao động được tuyển thường làm việc hết mình ,tinh thần trách nhiệm cao. Ban lãnh đạo xác định tầm quan trọng của công tác bố trí và sử dụng nhân lực nên việc bố trí và sử dụng nhân lực diễn ra rất cẩn trọng đảm bảo đúng người đúng việc ,do đó trong 10 năm qua đội ngũ lao động của công ty phát triển có những bước thích nghi với thị trường ,. Tuy nhiên đi sâu vào phân tích ta cũng thấy một số mặt vẫn còn hạn chế .Do bố trí một số bộ phận chưa hợp lý nên khả năng phối hợp nội bộ giữa các phòng ban ,bộ phận trong công ty ,giữa các chi nhánh trong công ty do đó chưa tạo được sự đồng nhất chung ,sức mạnh chung để từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Công tác quản lý đội ngũ cán bộ kỹ thuật ,người lao động có tay nghề cao còn lỏng lẻo ,chưa khai thác hết khả năng của họ dẫn đến trong sản xuất kinh doanh còn trì trệ ,năng suất lao động chưa cao,nhất là xí nghiệp may Hải Phòng. Một số cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non yếu cộng với bố trí chưa hợp lý nên ý thức trách nhiệm chưa cao Chiến lược phát triển con người chưa được quan tâm đúng mức ,chính sách bố trí và sử dụng nhân lực mới chỉ đáp ứng được yêu cầu bức thiết trước mắt ,chưa quy hoạch và đầu tư tương xứng với yêu cầu phát triển lâu dài . Đi sâu vào phân tích công tác nhân lực ta thấy Công ty chưa coi trọng việc phân tích công việc Phân tích công việc chú trọng ,phân tích công việc chưa được thực hiện chuyên sâu ,chưa có cán bộ chuyên trách đảm nhận và chưa được tiến hành .Bởi vì đây là nội dung rất quan trọng trong quản trị nhân lực cho nên công tác này không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến công tác khác .Việc nghiên cứu bố trí và sử dụng nhân lực không chỉ dừng lại ở nhìn nhận khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của người phân tích vì vậy nó ảnh hưởng đến chất lượng công việc .Đó là việc dẫn đến tình trạng một số cán bộ trong công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non yếu ,chưa đáp ứng được yêu cầu về chất lượng công việc được giao Vì vậy công tác phân tích công việc chưa được thực hiện tốt nên nó ảnh hưởng tới công tác chuẩn bị nội dung đào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình độ để đáp ứng được yêu cầu công việc ,mặt khác bố trí và sử dụng nhân lực trong công ty chưa chú trọng việc sắp xếp điều chuyển lao động nội bộ khi xuất hiện nhu cầu tại các đơn vị mà thiên về bố trí mới khi có chỗ làm mới .Công ty chưa đồng bộ trong tuyển dụng và đào tạo ,bố trí sau đào tạo ,xuất hiện tình trạng đào tạo bằng 2 mà không rõ mục tiêu không xuất phát từ yêu cầu công việc Quy chế bố trí và sử dụng nhân lực của công ty và các chi nhánh còn nhiều điểm chưa phù hợp và nhất quán ,cần phải được bổ sung và hoàn chỉnh. So sánh nhu cầu và khả năng thực tế của bố trí và sử dụng nhân viên của công ty Phân tích nhu cầu và khả năng bố trí nhân lực thực chất là cân đối về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng của nhân lực công ty .Trong dài hạn nó cho phép doanh nghiệp đưa ra các giải pháp tạo cán bộ nguồn .Còn trong ngắn hạn nó cho phép đưa ra các quyết định bổ nhiệm ,thay đổi công việc ,hay thuyên chuyển công tác … Hiện nay do nhu cầu mở rộng thị trường nên doanh nghiệp đang có nhu cầu rất lớn về nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng ..Theo đó sự so sánh phản ánh về mặt số lượng ,năng lực và chi phí .Từ đó doanh nghiệp có thể đề ra các chương trình và chính sách điều chỉnh .Cụ thể ,khi mức cầu vượt quá mức cung thì phải tuyển dụng bổ sung nhân lực hoặc tìm cách tăng năng suất lao động .Tiếp theo ,tình trạng dư thừa kéo theo một số lựa chọn khó khăn trong việc tạo lập kế hoạch do nhân viên .,hiếm khi có tình trạng về dư thừa đó nhưng họ là người phải gánh chịu tác động mạnh nhất đó. Trong quá trình hoạt động công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I luôn quan tâm xây dựng và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ dưới nhiều hình thức như:đào tạo tại chỗ và đào tạo tập trung (ngắn hạn và dài hạn) chú trọng đào tạo nhằm bồi dưỡng ,trang bị bổ sung các kiến thức hiện đại về chuyên môn nghiệp vụ ,ngoại ngữ,chính trị,tin học ..theo đúng yêu cầu của công việc .Bên cạnh đó ,công ty cũng hết sức chú ý công tác quy hoạch ,giao việc ,bồi dưỡng cán bộ nguồn như phân công,sử dụng cán bộ phù hợp với lĩnh vực đào tạo và năng lực cá nhân để người lao động có điều kiện phát huy năng lực sở trường của mình đóng góp vào công việc chung. Việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty cũng đạt được nhiều thành công khi số nhân viên làm đúng chuyên ngành rất cao:,cụ thể như sau, Bảng10 :Cơ cấu nhân lực sử dụng đúng trình độ chuyên môn Stt Số lượng (người ) Tỷ lệ(%) Tổng số nhân viên trong chuyên ngành 342 100% 1 Đúng chuyên ngành 273 79,83% 2 Trái ngành 69 20,17% 3 Đúng bậc đào tạo 254 74,27% 4 Dưới bậc đào tạo 88 25,73% Nguồn :phòng tổ chức cán bộ Bảng 11:Cơ cấu nhân lực theo trình độ đã sử dụng so với yêu cầu đề ra Các bộ phận Trình độ Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp SL Yêu cầu Sl Yêu cầu Sl Yêu cầu SL Yêu cầu Bộ phận lđ gián tiếp Ban giám đốc 3 3 1 2 Phòng tổ chức cán bộ 2 3 5 5 Phòng kế toán tài vụ 2 2 3 8 Phòng tổng hợp 2 2 5 8 3 0 Các phòng nghiệp vụ 3 2 25 20 14 19 Các chi nhánh 6 5 20 22 4 3 Phòng liên doanh 7 7 12 14 2 0 Bộ phận sản xuất 45 45 152 152 Nguồn :phòng tổ chức cán bộ 2.2.2.3 Quy trình bố trí và sử dụng nhân lực của công ty Việc dự báo nhân lực sẽ phải lưu ý là giữa các công việc ,các bộ phận,các nhiệm vụ có mối liên kết chặt chẽ với nhau:Giữa chúng có mối liên hệ về chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn,..Việc thay đổi trật tự của bộ phận này sẽ ảnh hưởng tới các bộ phận khác và ngược lại . Dự báo nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai Đánh gía thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực đang có So sánh nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện tại Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực Kiểm súat nhân lực Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Bước 1:Dự báo nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai :Đây là công việc của các nhà quản trị nhân lực ,căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty,các đơn đặt hàng trong năm tới ,từ đó ước lượng số lao động cần có . Bước 2:Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực đang có .Đây là công tác được tiến hành thường kỳ hàng năm ,các nhà quản lý sẽ đánh giá thực trạng nhân lực của công ty mình từ đó có các kế hoạch về nhân lực trong tương lai. Bước 3: So sánh nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện tại,các nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh tương quan giữa nhu cầu nhân sự trong năm tới ,xem có thừa hay thiếu chỗ nào ,từ đó có các quyết định về tuyển chọn hay thuyển chuyển Bước 4:Tiến hành hoạt động bố trí và sắp xếp nhân lực ,bao gồm công tác định hướng ,đề bạt hay thuyên chuyển .. Bước 5:Các hoạt động theo dõi và kiểm tra người lao động xem bố trí và sắp xếp nhân lực đã phù hợp hay chưa nếu như chưa được phải điều chỉnh lại Chương III:Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam 3.1 Định hướng chiến lược của doanh nghiệp 3.1.1 Phương hướng chung của ngành Xuất nhập khẩu là một ngành mũi nhọn của đất nước ,đem lại kim ngạch xuất nhập khẩu cho đất nước ,đóng góp vào GDP ,vì vậy mà phương hướng chung của ngành là : Thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế ,tạo cơ sở nguồn nguyên liệu hàng hóa chủ lực phục vụ cho chế biến xuất khẩu .Trong đó có tập trung đến một số ngành chủ lực để làm mũi nhọn đầu tư ,trước mắt là ngành thủy sản và may mặc vẫn là 2 ngành chủ lực .Đồng thời với việc thăm dò và khai thác tiềm năng khoáng sản để đầu tư ,khai thác phục vụ xuất khẩu . Thúc đẩy việc đầu tư và đổi mới công nghệ tạo sản phẩm “tinh” ,đồng thời với việc nâng cao trình độ quản lý để tăng hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường thế giới và ngay cả thị trường trong nước . Bên cạnh việc đầu tư còn khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo quy định của nhà nước ,kể cả việc nhận gia công ,đặt gia công ,làm đại lý mua bán với thương nhân nước ngoài Đa dạng hóa thị trường ,đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại nhằm tăng xuất khẩu vào một số thị trường chủ yếu và thị trường mới ,đồng thời với việc thực hiện chính sách khen thưởng xuất khẩu . Tăng tỷ trọng hàng xuất khẩu thông qua sản xuất chế biến ,bằng cách đầu tư cho sản xuất chế biến tạo thành sản phẩm hàng hóa ,tạo hàng tinh thuộc các lĩnh vực hàng nông ,lâm ,thủy sản ,công nghiệp tiêu dùng … Tăng cường và thực hiện bảo hộ giá cho sản xuất đối với một số mặt hàng đã được xác định là mũi nhọn của ngành ,để tạo vùng nguyên liệu ổn định đảm bảo để sản xuất ,chế biến xuất khẩu . Tiếp tục hoàn thiện chính sách ,cơ chế thu hút vốn đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh bất động sản ,làm tốt các công tác :thuế ,giá đất ,giải tỏa đền bù ,thẩm định dự án ,cấp phép đầu tư xây dựng … Định hướng cụ thể *Trước mắt ,cần tập trung đầu tư vào lĩnh vực công nghiệp chế biến hàng nông –lâm –thủy sản ,mở rộng công suất ,đổi mới thiết bị ,công nghệ các nhà máy đường và các sản phẩm sau đường ,các nhà máy sản xuất tinh bột mỳ ,sản xuất đồ gỗ,nguyên liệu giấy ,xây dựng các nhà máy chế biến hạt điều …,đồng thời với tập trung phát triển vùng sản xuất nguyên liệu thủy sản ,nông sản ,thực phẩm …theo hướng chuyên canh và thâm canh ngày càng cao để tạo ra năng suất ,chất lượng và chủ động nguồn nguyên liệu chế biến hàng xuất khẩu . Giai đoạn 2007-2010 :Đồng thời với tạo sự ổn định và nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu từ các mặt hàng truyền thống (thủy sản ,nông sản thực phẩm qua chế biến )cần phát triển các ngành công nghiệp may mặc ,giày da ,các sản phẩm vật liệu xây dựng cao cấp ,các sản phẩm hóa dầu ,sau hóa dầu ,hóa chất (phân bón,nhựa..)tạo sự chuyển biến nhanh về kim ngạch xuất nhập khẩu thông qua phát triển công nghiệp chế biến và công nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng ,xuất khẩu tại các khu kinh tế và các khu công nghiệp .Đồng thời đẩy mạnh các ngành dịch vụ xuất khẩu tại chỗ thông qua các họat động :du lịch ,viễn thông,ngân hàng …. 3.1.2 Phương hướng phát triển của công ty cổ phần XNK tổng hợp I Việt Nam Trong quá trình triển khai chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần ,ban CPH doanh nghiệp công ty XNK tổng hợp I đã xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần XNK tổng hợp I Việt Nam .Bản kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được xây dựng khá công phu ,cẩn trọng căn cứ vào thực trạng sản xuất kinh doanh hiện nay,đánh giá những khó khăn thuận lợi và triển vọng ,cũng như định hướng phát triển của công ty XNK tổng hợp I Việt Nam hiện nay.Đây là cơ sở cho định hướng chiến lược hoạt động của công ty trong những năm đầu sau khi chuyển sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần .Cụ thể như sau: Mục tiêu cơ bản chiến lược của công ty Củng cố phát triển đa dạng hóa sản phẩm ba loại hình kinh doanh trên cơ sở chuyên môn hoá cao từng bộ phận sản xuất kinh doanh và chuyên nghiệp hóa từng bộ phận quản lý , Mục tiêu chiến lược của công ty là Chuyển đổi hình thức công ty sở hữu 100% vốn nhà nước sang công ty có nhiều chủ sở hữu ,trong đó có sự tham gia góp vốn của nhà nước ,người lao động và các nhà đầu tư ,nhằm tạo ra động lực mới và cơ chế quản lý năng động cho doanh nghiệp ,từ đó nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp Tăng thêm khả năng huy động vốn cho hoạt động của công ty từ các cá nhân ,tổ chức kinh tế ,tổ chức xã hội ,các tổ chức tín dụng và đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả do cơ chế quản lý và giám sát chặt chẽ . Nâng cao và phát huy vai trò làm chủ thực sự của người lao động ,cùng góp phần xây dựng doanh nghiệp doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Tăng cường sự giám sát của nhà đầu tư đối với doanh nghiệp ,đảm bảo hài hòa giữa lợi ích nhà nước ,nhà đầu tư và người lao động . Các biện pháp thực hiện Cơ cấu lại các lĩnh vực hoạt động chính theo hướng đẩy mạnh tỷ trọng kinh doanh dịch vụ .Ngay từ năm 2006 ,xúc tiến các thủ tục triển khai xây dựng để cuối năm có thể đưa vào sử dụng khu nhà xưởng Liên Phương .Đồng thời lập các phương án về chuyển đổi hình thức sử dụng của các quỹ đất của công ty đang quản lý như: Văn phòng 26 B Lê Quốc Hưng và kho Tân Bình ,khu đất kho Lạc Trung và Tương Mai và 251/4 làng Bán Bích Thành Phố Hồ Chí Minh Giữ vững sự phát triển ổn định kinh doanh thương mại trong đó lấy hoạt động XNK làm trọng tâm :Nâng cao khả năng kinh doanh hướng theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp đối với một số mặt hàng XNK Công ty có kinh nghiệm kinh doanh và có tiềm năng phát triển trên thị trường trong nước và ngoài nước ,xây dựng một số mặt hàng ,nhóm mặt hàng chính có kim ngạch XNK trên 1 triệu USD /mặt hàng như xuất khẩu cà phê ,tiêu,lạc,chè và hàng nông sản khác ,GCMM …Nhập khẩu hóa chất,thép và các nguyên liệu phục vụ xây dựng ,phương tiện vận tải…Nghiên cứu đẩy mạnh kinh doanh một số mặt hàng khác như xuất khẩu cồn ,nông sản đã qua chế biến ,thủ công mỹ nghệ ,nhập khẩu và phân phối hàng hóa được phục vụ sản xuất nông nghiệp ….thường xuyên quan tâm xây dựng đội ngũ bán hàng ,mạng lưới tiêu thụ trong đó có từ 3-4 bạn hàng chủ chốt phù hợp với tính chất kinh doanh mặt hàng cụ thể ,nghiên cứu lập phương án đầu tư và tự tổ chức quản lý hoặc liên doanh ,liên kết chế biến nông sản để xuất khẩu nhằm ổn định một phần nguồn cung cấp …Hướng tới có sản phẩm lưu thông trên thị trường với thương hiệu riêng . Nghiên cứu vận dụng các hình thức ,phương thức kinh doanh ,huy động vốn năng động phù hợp với pháp luật và đảm bảo hài hòa quyền và trách nhiệm của các bên tham gia .Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại và đầ tư có trọng điểm theo các định hướng phát triển kinh doanh của công ty ,chú trọng phát triển cả thị trường trong và ngoài nước . Cơ cấu lại bộ máy tổ chức và nâng cao chất lượng đội ngũ người lao động theo các tiêu chuẩn phù hợp vơí yêu cầu của thị trường và chuyên môn thuộc các lĩnh vực kinh doanh của công ty .Quy chế hóa và công khai các quy định thuộc về trách nhiệm cá nhân và các chính sách đãi ngộ người lao động theo hướng khuyến khích thích đáng người lao động có năng suất và góp phần tích cực vào hiệu quả của người lao động Xây dựng và đổi mới hệ thống các quy định quản lý nội bộ phù hợp với pháp luật và hình thức sở hữu ,quản trị ,quản lý mới-nhất là các cơ chế đối với các chi nhánh ,xí nghiệp trực thuộc để mỗi đơn vị có điều kiện chủ động trong việc khai thác các cơ hội và tiềm năng của địa phương .Thực hiện chính sách tiết kiệm chi phí và các biện pháp nâng cao năng suất lao động để tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường . 3.2 Phương hướng phát triển nhân lực của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I ban đầu số cán bộ công nhân viên chỉ gồm 50 người ,đa số là các cán bộ từ các công ty XNK bị giải thể chuyển sang ,số cán bộ có trình độ nghiệp vụ rất ít và chủ yếu là công tác nhập hàng phục vụ cho công tác XNK tại chỗ .Hiện nay công ty dần dần kiện tòan bộ máy lao động cho phù hợp với tình hình mới .Trong tổng số hơn 600 cán bộ đang làm việc hiện nay thì khoảng 80% là có trình độ đại học và tay nghề cao .Công ty luôn quan tâm đến trình độ bồi dưỡng nghiệp vụ và ngoại ngữ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên như gửi cán bộ đi đào tạo chính trị cao cấp ,tiếng anh nâng cao,đại học tại chức ,đại học bằng 2 và đào tạo lại .Bênh cạnh đó Công ty còn thực hiện chế độ tăng lương ,bảo hiểm xã hội và các chế độ khác cho cán bộ theo quy định của Nhà nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho họ yên tâm ,phấn khởi làm tốt công tác ,đem lại kết quả cao cho hoạt động kinh doanh XNK của công ty Chính sách đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp nhà nước khi chuyển sang làm việc tại công ty: Được công ty ký hợp đồng lao động ,được đào tạo hay đào tạo lại để bố trí việc làm mới (nếu cần ) ,được tiếp tục tham gia và hưởng quyền lợi về bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác theo quy định hiện hành của Bộ luật lao động và pháp luật nhà nước . Trong trường hợp Công ty do nhu cầu tổ chức lại hoạt động kinh doanh ,thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động ở doanh nghiệp nhà nước bị chuyển sang bị mất việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật lao động ,kể cả trường hợp tự nguyện thôi việc thì sẽ được hưởng trợ cấp mất việc ,trợ cấp thôi việc theo quy định hiện hành của Bộ luật lao động và của công ty . 3.2.1 Kế hoạch tổ chức lao động và tiền lương trong ngắn hạn Số liệu nhân lực được thể hiện trong bảng sau: Bảng 12:Phương hướng bố trí và sử dụng nhân lực trong thời gian tới : STT Cơ cấu tổ chức Phân bố lao động năm 2008 Ghi chú 1 Hội đồng quản trị 05 Lao động tính cho năm 2009 và những năm tiếp theo số lao động trực tiếp sẽ tăng theo nhu cầu sản xuất kinh doanh lực lượng lao động gián tiếp sẽ điều chỉnh cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty Chủ tịch HĐQT 01 ủy viên HĐQT 04 2 Ban kiểm soát 03 3 Ban giám đốc điều hành 05 4 Chuyên viên kinh doanh XNK 80 5 Quản lý 40 6 Phục vụ 20 7 Lao động trực tiếp 180 7.1 Lái xe 7 7.2 Lao động thời vụ,HĐ ngắn hạn 53 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Một số biện pháp triển khai thực hiện Tiêu chuẩn hóa cán bộ ,thực hiện quy chế bổ nhiệm cán bộ giữ các chức danh quản lý có nhiệm kỳ ,kiểm tra sát hạch nhằm tinh giảm thêm một bước về lao động hiện có ,nhất là những lao động có trình độ yếu kém không đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc ,thiếu ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc ,sức khỏe hạn chế ,thiếu tính năng động. Bố trí cho đi bồi dưỡng và đào tạo lại một bộ phận cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản ,có trình độ chuyên môn ,năng động sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý ,sản xuất kinh doanh , Thường xuyên nghiên cưú hòan thiện cơ chế quản lý ,nâng cao năng lực nghiệp vụ ,nâng cao năng suất lao động Tạo điều kiện để các tổ chức đoàn thể như đảng bộ cơ quan,công đoàn .Đoàn thanh niên hoạt động trong công ty ,thường xuyên quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV ,thực hiện tốt mọi chính sách đối với người lao động . Quan tâm đến hơn nữa đến việc làm và đời sống của người lao động ,tạo cho người lao động có đủ việc làm ,có thu nhập ngày càng cao và yêu nghề Tiền lương và các khoản phụ cấp ,tiền thưởng đối với người lao động thực hiện theo đúng quy định hiện hành của pháp luật và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 3.2.2 Phương hướng phát triển dài hạn Sau khi cổ phần hóa Công ty sẽ nghiên cứu ,soạn thảo và ban hành một số quy định ,quy chế quản lý mới cho phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị ,nhằm thực hiện đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty,đảm bảo kinh doanh an toàn và đạt hiệu quả cao ,trong đó lưu ý các lĩnh vực : Phân cấp rõ ràng giữa quản trị ,điều hành và thừa hành trong hoạt động kinh doanh .Quản lý sản xuất theo hướng “nâng cao hiệu quả” Quản lý tài chính chặt chẽ và phát huy nguồn vốn hiện có .Quản lý tài sản và phát huy nguồn tài sản sẵn có . Quản lý và sử dụng lao động hợp lý .Chế độ tiền lương ,tiền thưởng và chính sách ưu đãi những người lao động có tinh thần trách nhiệm ,có năng suất hiệu quả lao động cao và có những sáng kiến mang lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh Chế độ trách nhiệm đối với người quản lý điều hành và thừa hành . Để đạt được các mục tiêu này ,công ty dự kiến ban hành các quy chế cụ thể như sau: Điều lệ hoạt động của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Quy chế hoạt động của HĐQT ,ban kiểm soát và ban giám đốc điều hành Quy chế tài chính Quy chế chi tiêu nội bộ Quy chế tuyển dụng và đào tạo cán bộ Quy chế khen thưởng ,kỷ luật Quy chế khóan và trả lương Trong một vài năm tới Công ty sẽ tiến hành một vài biện pháp nhằm sắp xếp hơn cơ cấu tổ chức nhân lực ,cụ thể : Tiến hành tổ chức ,sắp xếp lại bộ máy và cán bộ công ty Tuyển dụng và thu hút lao động chặt chẽ nghiêm túc Thực hiện khâu tuyển dụng nhân viên một cách chặt chẽ và nghiêm túc,đây là tiền đề cho việc sử dụng hợp lý và phát huy cao khả năng làm việc của nhân viên . Thực hiện công tác này góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ,nâng cao doanh thu trong công ty Đa dạng hóa hình thức tuyển dụng trên mọi phương tiện như:truyền hình ,truyền thanh ,báo chí …thay cho hình thức dán thông báo tuyển dụng ơ cơ quan .Công việc này sẽ giúp cho quy mô chọn lựa nhân lực ,công việc tìm người phù hợp với nhân lực chuẩn xác hơn Thu hút lao động Chú trọng bồi dưỡng ,đào tạo và phát triển nhân lực Xây dựng chế độ trả lương ,thưởng ,bảo hiểm ,trợ cấp hợp lý 3.3 Một số đề xuất đối với việc nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I Từ các hạn chế của công ty như :Do bố trí một số bộ phận chưa hợp lý nên khả năng phối hợp nội bộ giữa các phòng ban ,bộ phận trong công ty ,giữa các chi nhánh trong công ty do đó chưa tạo được sự đồng nhất chung ,sức mạnh chung để từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Công tác quản lý đội ngũ cán bộ kỹ thuật ,người lao động có tay nghề cao còn lỏng lẻo ,chưa khai thác hết khả năng của họ dẫn đến trong sản xuất kinh doanh còn trì trệ ,năng suất lao động chưa cao,nhất là xí nghiệp may Hải Phòng. Một số cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non yếu cộng với bố trí chưa hợp lý nên ý thức trách nhiệm chưa cao Chiến lược phát triển con người chưa được quan tâm đúng mức ,chính sách bố trí và sử dụng nhân lực mới chỉ đáp ứng được yêu cầu bức thiết trước mắt ,chưa quy hoạch và đầu tư tương xứng với yêu cầu phát triển lâu dài . Một chính sách quản lý nhân lực tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích .Thiết lập được các tiêu chuẩn là chìa khóa cho mối quan hệ tốt đẹp giữa người lao động và doanh nghiệp ,làm giảm đi các vụ kiện cáo hay kỷ luật .Nó có thể nâng cao năng suất lao động và giữ chân người lao động . Để tạo động lực cho nhân viên ,đáp ứng được yêu cầu công việc thì bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý là một việc làm hết sức quan trọng,cụ thể như sau: 3.3.1 Một số giải pháp bố trí và sử dụng nhân lực trong ngắn hạn Hiện tại khả năng phối hợp giữa các phòng ban ,nhân viên kinh doanh giữa các phòng chưa được tốt do không có sự thuyên chuyển công tác dẫn đến việc làm nhiều thành quen.Vì vậy mà tổ chức lại cơ cấu nhân lực giữa các phòng ban công ty để tạo ra sự thống nhất chung . Đối với nhân viên mới khi tuyển dụng vào nên có người dẫn dắt để người đó có thể đánh giá đúng năng lực của nhân viên đó ,báo cáo lại để phòng tổ chức có thể bố trí và sử dụng nhân viên này một cách phù hợp nhất Bổ sung quy chế bố trí và sử dụng nhân lực của công ty cho nhất quán ,hoàn chỉnh . Cần chủ động hơn trong việc bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty,tránh tình trạng nể nên không giám bố trí và sử dụng nhân lực phù hợp . Xác định đúng mục tiêu hoạt động của tổ chức để từ đó tìm kiếm và bố trí lao động cho phù hợp với mục đích mà doanh nghiệp đề ra . Xác định nhiệm vụ cụ thể để thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên ,ở đây các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng . Đánh giá thường xuyên và có bảng theo dõi mức độ hòan thành công việc của nhân viên để từ đó giúp họ làm việc tốt hơn . Hiện tại số lao động trẻ trong công ty ít nên cần tìm kiếm để có thể đào tạo thay thế một số vị trí có thể nghỉ hưu trong thời gian tới. 3.3.2 Một số giải pháp bố trí và sử dụng nhân lực trong dài hạn Việt Nam đã gia nhập WTO nên rất cần những lao động trẻ có tay nghề cao,giỏi về chuyên môn nghiệp vụ có thể đảm trách việc dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng trong thời gian tới . Việc bố trí nhân lực cần phải phân cấp rõ ràng giữa quản trị ,điều hành và thừa hành trong hoạt động kinh doanh .Quản lý sản xuất theo hướng nâng cao hiệu quả . Bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý ,thu hút và sử dụng lao động bằng cách bố trí và sử dụng lao động đúng người đúng việc . Cần cử một số cán bộ nguồn đi học thêm ,nâng cao nghiệp vụ để có thể bố trí và sử dụng nhân lực phù hợp ,lãnh đạo doanh nghiệp. Kiểm soát chặt chẽ nhân lực đã được bố trí để có thể nhanh chóng thuyên chuyển công tác đối với cán bộ chưa đạt yêu cầu công việc ở vị trí hiện tại . Công ty hoạt động trong lĩnh vực XNK là chủ yếu vì vậy nhân lực kinh doanh là rất vất vả nên trong thời gian tới cần bố trí và sử dụng nhân lực kinh doanh làm việc theo nhóm để hỗ trợ nhau và tăng hiệu quả trong công việc . 3.3.3 Đề xuất nhằm xây dựng đội ngũ nhân viên kinh doanh hiệu quả. Một tập thể có vững mạnh cần phải có đội ngũ nhân viên làm việc có hiệu quả ,tạo môi trường làm việc cho nhân viên nhà quản lý phải giải quyết các vấn đề của tập thể ,giành đủ thời gian tiếp xúc và thông hiểu cấp dưới .Nhà quản trị phải tạo sự hợp tác ,hài hòa ,tin tưởng lẫn nhau giữa nhân viên . Tạo niềm tin cho nhân viên công ty :rất nhiều nhà quản lý không biết rằng lòng tự hào của nhân viên chính là động lực cống hiến của họ .Vì thế mà lập ra hình ảnh của công ty đến khích lệ các bộ phận ,đều có ảnh hưởng sâu sắc đến từng nhân viên và kích thích họ sáng tạo . Tạo vị trí phù hợp với năng lực :Mỗi nhân viên cần phải có trách nhiệm với vị trí của mình ,đồng thời phải phối hợp tác với các thành viên khác từng thành viên sẽ lựa chọn phương án thích hợp để thực hiện yêu cầu và mục đích chung của tập thể .Vì thế ,tập thể hiệu quả vượt bậc phải có các thành viên có năng lực phù hợp với vị trí ,từ đó phát huy được tòan bộ sức mạnh tiến lên . Tạo mục tiêu cụ thể cho công ty :đặt ra mục tiêu cụ thể sẽ kích thích tăng cường hợp tác giữa các nhân viên trong công ty .Khi mỗi cá nhân ý thức được mục tiêu chung ,mâu thuẫn giữa các thành viên sẽ biến mất. Đánh giá thành tích một cách khoa học :một hệ thống đánh giá thành tích có hiệu quả bao gồm 2 hình thức đánh giá :đánh giá chính thức và đánh giá kịp thời .Đánh giá chính thức để phát hiện năng lực của nhân viên có phù hợp với vị trí của họ không ,từ đó sắp xếp vị trí cơ chế đãi ngộ ,đào tạo nhân viên một cách khoa học ,đánh giá kịp thời để giúp nhân viên tìm ra nguyên nhân làm tốt hay không tốt của mình ,đồng thời kích thích tiềm năng của nhân viên .Bất kể đãi ngộ bằng vật chất hay phi vật chất ,mục đích của đãi ngộ là phảI kích thích tính sáng tạo của từng nhân viên và tăng cường sự hợp tác trong tập thể .Khi một cá nhân hay một nhóm làm việc xuất sắc ,chúng ta thường khen thưởng bằng tiền hoặc giấy khen,.Thực ra chỉ khen thưởng bằng tiền hoặc giấy khen là chưa đủ mà cần cả hai.Ví như thưởng tiền ,cũng cần trao cúp cho nhóm xuất sắc trong tháng hay bằng khen cho cá nhân xuất sắc trong tháng .Như vậy,tiền thưởng sẽ có tác dụng kích thích rất lớn .Quan hệ chặt chẽ với hệ thống đánh giá là chế độ đãi ngộ khoa học .Để tất cả các thành viên đều thừa nhận hệ thống đánh giá ,trước tiên hệ thống phải có đặc điểm “đối nội công bằng ,đối ngoại cạnh tranh” Hiện tại công ty đã cổ phần hóa ,việc này đồng nghĩa với việc áp dụng các phương pháp hiện đại vào quản lý hoạt động của mình .Hình thức quản lý nhân lực bằng phần mềm có những lợi ích rất tích cực(ví dụ như phần mềm ỉHP-bao quát mọi hoạt động nhân lực và tính toán ,quản lý lương cho các đơn vị ,đặc biệt là những doanh nghiệp đông nhân viên và nhiều chi nhánh .Riêng lĩnh vực tiền lương ,có thể lập công thức tính linh động bằng nhiều cách khác nhau:theo thời gian,sản phẩm và khoán .Phần mềm này không chỉ dành cho người quản lý mà còn cho phép tòan bộ nhân viên khai thác thông tin thiết thực cho mình như: đào tạo ,tuyển dụng,quyết định nhân lực ,chính sách quản lý)  KẾT LUẬN CHUNG Trong một môi trường kinh tế đầy biến động ,cạnh tranh ngày càng gay gắt ,các doanh nghiệp luôn luôn phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn .Trong đó nhân lực là một yếu tố quyết định tới sự sống còn của doanh nghiệp .Vấn đề bố trí và sử dụng nhân lực hiệu quả luôn là vấn đề phức tạp và khó khăn đối với các nhà quản trị .Nó thực sự cần thiết và là cơ sở cho mọi hoạt động của doanh nghiệp .Công tác bố trí và sử dụng nhân lực là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản trị của doanh nghiệp. Qua đợt thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng tổ chức cán bộ và các phòng ban khác trong công ty nên em đã có điều kiện đi sâu vào tìm hiểu việc bố trí và sử dụng nhân lực trong công ty ,do đó cũng đã kiểm nghiệm một phần kiến thức đã học tại trường và mạnh dạn đưa ra một số đóng góp với công ty .Em tin tưởng rằng với phương pháp bố trí và sử dụng nhân lực hiện nay công ty ngày càng lớn mạnh trên thị trường .Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Vũ Thị Mai đã trực tiếp hướng dẫn ,các cô chú thuộc phòng tổ chức cán bộ và các phòng nghiệp vụ đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian làm chuyên đề . DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Các báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3 năm 2006-2008 2.Các báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm 2006-2008 3.Các văn bản ,quy chế làm việc của công ty khi chuyển sang cổ phần hóa 4.Các văn bản hướng dẫn bố trí nội bộ của công ty 5.Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty 6.Giáo trình quản trị nhân lực ,trường đại học kinh tế quốc dân nhà xuất bản lao động ,Hà nội 2007 7.Giáo trình quản trị nhân lực trường đại học Thương Mại ,Hà nội năm 2006 8.Trang web:www.nguoilaodong.com.vn www.business.gov.vn Danh mục bảng biểu Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Bảng 1 : Cơ cấu hội đồng quản trị Bảng 2: Cơ cấu ban kiểm soát Bảng 3: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2006-2008 Bảng 4 : Cơ cấu nhân lực của công ty 3 năm 2006-2008 Bảng 5: Cơ cấu máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sử dụng tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp 1 Bảng 6 : Cơ cấu và sự phân bổ lao động theo các phòng ban năm 2008 Bảng 7: Trình độ cán bộ công nhân viên của công ty tính đến tháng 12 năm 2008 Bảng 8 : Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn Bảng 9: Cơ cấu lao động theo năm công tác năm 2008 Bảng 10: Cơ cấu nhân lực sử dụng đúng trình độ chuyên môn Bảng 11: Cơ cấu nhân lực theo trình độ đã sử dụng so với yêu cầu đề ra Bảng 12: Phương hướng bố trí và sử dụng nhân lực trong thời gian tới : Phụ lục PHIẾU KHẢO SÁT Nhằm mục đích nâng cao chất lượng bố trí và sử dụng nguồn nhân lực, Phòng Tổ chức cán bộ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp 1 tiến hành nghiên cứu cải tiến hiệu quả của công tác bố trí và sắp xếp nhân lực hợp lý . Công ty rất mong sự ủng hộ và nhiệt tình tham gia của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Mọi ý kiến thông tin anh, chị cung cấp đều rất quý báu và bổ ích. Các thông tin chỉ dùng để nghiên cứu, không dùng vào việc khác. Xin anh, chị vui lòng trả lời các câu hỏi dưới đây: 1. Anh chi thuộc Phòng / Ban nào?......................................……………………. 2. Giới tính: □ Nam □ Nữ Tuổi:............... 3. Anh chị vào công ty công tác được bao lâu? □ 3 năm 4. Công việc anh, chị đang làm tại đơn vị là gì? ……………………………………………………………………………………. 5. Hiện tại công việc này có phù hợp với trình độ chuyên môn của anh chị ko? □ có □ không 6. Anh chị thấy cơ hội thăng tiến của mình trong công ty như thế nào? □ có □ ít cơ hội □ không 7. Anh chị đạt được vị trí hiện tại trong Công ty là do: □ Được đề bạt □ Được tuyển vào □ Chuyển công tác đến □ Lý do khác 8. Trình độ đào tạo của anh chị thời điểm hiện tại □ Trung cấp, học nghề……… □ Cao đẳng □ Công nhân kỹ thuật □ Đại học 9.Anh chị thấy thế nào về cơ cấu tổ chức hiện tại Quá cồng kềnh Hợp lý Chưa hợp lý 10.Anh chị cú nhận xét về công tác định hướng của công ty đối với các nhân viên mới Chưa chuyên nghiệp ,quan tâm chu đáo Mức độ bình thường Rất sơ sài 11.Anh chị cú nhận xét gì về công tác đề bạt trong công ty Có theo quy mô ,quy trình thời gian Theo yêu cầu của công việc Không theo yêu cầu của công việc 12.Anh chị nghĩ gì về công tác thuyên chuyển công tác giữa các phòng ban Cú theo yêu cầu công việc,yêu cầu công tác nhân sự Không theo yêu cầu công việc 13.Việc sa thải nhân viên trong công ty cú thường xuyên hay không Rất thường xuyên Bình thường Hiếm khi 14. Các kế hoạch về tổ chức cán bộ của công ty có đáp ứng được yêu cầu công việc , các phòng ban trong công ty Rất tốt Bình thường Kém 15.Anh chị có hài lòng về vị trí hiện tại của mình không ? Có Không Không có ý kiến gì Xin cảm ơn anh chị đã hợp tác với chúng tôi Phòng tổ chức cán bộ Bảng1 : Cơ cấu hội đồng quản trị Stt Họ và tên Chức vụ Tuổi Trình độ 1 Hoàng Tuấn Khải Chủ tịch hội đồng quản trị 46 Tiến sĩ 2 Nguyễn Anh Tuấn Thành viên 51 Tiến sĩ 3 Nguyễn văn Khang Thành viên 58 Đại học 4 Phan Thu Anh Thành viên 51 Thạc sĩ 5 Phạm Uyên Nguyên Thành viên 42 Đại học Bảng2:Cơ cấu ban kiểm soát STT Chức vụ Tuổi Trình độ 1 Trưởng ban 51 Đại học 2 Thành viên 46 Đại học 3 Thành viên 42 Đại học Bảng3: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2006-2008 Đơn vị :triệu VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh năm 2006/2007 So sánh năm 2007/2008 Lượng tăng Tỷ lệ (%) Lượng tăng Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 370.830 438.335 615.081 67.505 118,2 176746 140,3 Chi phí 365.880 432.720 551630 66.840 118,3 118910 127,5 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.345 665 113,4 157836 973,9 Nộp NS 21.295 31.256 40.783 9.961 146,8 9.527 130,5 Bảng5:Cơ cấu máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sử dụng tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp 1 STT Tên thiết bị Số lượng 1 Thiết bị văn phòng 1.1Máy vi tính 45 1.2Máy in 21 1.3Máy fax 12 2 Thiết bị sản xuất hàng nông sản 2.1Máy xay gạo 22 2.2Máy tách hạt điều 21 2.3Máy sấy chè 25 2.4Máy nghiền cà phê 24 2.5Máy đóng gói 23 3 Thiết bị sản xuất hàng may mặc 3.1Máy cắt 56 3.2Máy khâu 125 3.3Máy vắt sổ 124 3.4Máy là 98 Bảng6 :Cơ cấu và sự phân bổ lao động theo các phòng ban năm 2008 TT Chỉ tiêu Số lao động % so với tổng số Cơ cấu I 1.Lao động trực tiếp 498 80,7% 2.Lao động gián tiếp 119 19,3% Phân bổ II 1.Ban giám đốc 4 0,648 2.Các phòng ban chức năng 115 2.1Tổ chức cán bộ 7 1,13 2.2 Phòng kế toán và tài vụ 5 0,81 2.3 Phòng tổng hợp 10 1,62 2.4 Các phòng nghiệp vụ(7 phòng ) 42 6,807 2.5 Các chi nhánh 30 4,86 2.6 Phòng phụ trách liên doanh 21 3,4 III Lao động trực tiếp 498 3.1Xí nghiệp may 298 48,3 3.2 Bộ phận chế biến nông sản xuất khẩu 200 32,4 Bảng 11:Phương hướng bố trí và sử dụng nhân lực trong thời gian tới : STT Cơ cấu tổ chức Phân bố lao động năm 2008 Ghi chú 1 Hội đồng quản trị 05 Lao động tính cho năm 2009 và những năm tiếp theo số lao động trực tiếp sẽ tăng theo nhu cầu sản xuất kinh doanh lực lượng lao động gián tiếp sẽ điều chỉnh cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty Chủ tịch HĐQT 01 ủy viên HĐQT 04 2 Ban kiểm soát 03 3 Ban giám đốc điều hành 05 4 Chuyên viên kinh doanh XNK 80 5 Quản lý 40 6 Phục vụ 20 7 Lao động trực tiếp 180 7.1 Lái xe 7 7.2 Lao động thời vụ,HĐ ngắn hạn 53 Bảng 7:Trình độ cán bộ công nhân viên của công ty tính đến tháng 12 năm 2008 Các bộ phận Trình độ Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp SL % Sl % Sl % SL % Bộ phận lđ gián tiếp Ban giám đốc 3 0,49 1 0,16 Phòng tổ chức cán bộ 2 0,32 5 0,81 Phòng kế toán tài vụ 2 0,32 3 0,49 Phòng tổng hợp 2 0,32 5 0,81 3 0,49 Các phòng nghiệp vụ 2 0,32 25 4,05 14 2,3 Các chi nhánh 6 0,97 20 3,24 4 0,65 Phòng liên doanh 7 1,13 12 1,94 2 0,32 Bộ phận sản xuất 45 7,3 152 24,6 Bảng8 :Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn TT Chức danh Sau ĐH Đại Học Cao đẳng Trung cấp PTTH Tổng 1 Nhân viên phục vụ 2 2 2 LáI xe 5 5 3 Kinh tế lao động 1 6 12 19 4 Kinh tế thương mại 5 35 45 85 5 Kinh tế quốc tế 2 35 37 6 Kinh tế kế hoạch 12 12 7 Kế toán 2 15 13 30 8 Quản trị chiến lược 1 5 6 10 Cao đẳng tài chính 1 1 11 Công nhân xí nghiệp 125 12 Bảo vệ 2 2