Chuyên đề Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà

48 60.781 87.785 319.314 9.286.456 1.909.793 92.653 927.342 1.304.984 261.258 21.961 51.380 346.915 300.312 4.581.696 1.472.147 135.983 166.649 1.831.538 772.362 11.592 20.283 64.478 397.501 29.629.752 4.330.389 555.626 3.487.807 14.167.318 4.107.007 396.637 516.835 1.283.834 2.162.120 Tổng 24.725.201 13.910.876 12.547.019 9.454.229 60.637.325 2.2.4. Tính giá thành thực tế công trình, hạng mục công trình 2.2.4.1. Quy trình hạch toán Giá thành thực tế là toàn bộ các chi phí thực tế đã hoàn thành bàn giao khối lượng xây lắp mà đơn vị đã nhận thầu. Giá thành thực tế được xác định theo số liệu kế toán. Vì vậy, tại Công ty, giá thành thực tế được tính cho từng công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành mà Công ty đang thi công. Giá thành thực tế được tính theo công thức sau: = Giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ + - Giá thành được tính chi tiết cho từng hạng mục công trình, do đội kế toán của các chi nhánh thực hiện. Sau đó, chi nhánh phải tập hợp số liệu toàn bộ các hạng mục để xác định giá thành trong kỳ theo từng công trình cụ thể. Bảng 09: Giá thành hạng mục công trình “lắp đặt máy phát nhà máy thủy điện Tuyên Quang” Đơn vị: 1000 vnđ Chỉ tiêu Chi phí trực tiếp CPXS chung Tổng VL NC M 1. CPSX dở dang đầu kỳ 2. CPSXKD phát sinh trong kỳ 3. CPSXKD dở dang cuối kỳ 0 345.000 0 0 7.380 0 0 14.792 0 132.695 499.867 Giá thành thực tế 345.000 7.380 14.792 132.695 499.867 Ghi chú: Hạng mục công trình này thi công và hoàn thành ngay trong quý I/2007 nên không có CPSXKD dở dang đầu kỳ và cuối kỳ. Bảng 10: Bảng tổng hợp giá thành các hạng mục công trình thủy điện Tuyên Quang (quý I/2007) Đơn vị: 1000 vnđ Các chỉ tiêu Chi phí trực tiếp CPSX chung Tổng cộng CP CPSX KD dở dang đầu kỳ CPSX KD dở dang cuối kỳ GT thực tế VL NC M 1. Cầu hạ lưu 2. Kho lạnh 3. Cửa kín 4.Cửa chống cháy 5. Máy phát 406.884 5.297 46.761 345.000 1.405.942 53.970 586.923 10.085 7.380 685.212 1.784 1.108.005 100.000 14.792 945.916 1.563 390.743 1.230 132.695 3.443.954 62.614 2.132.432 111.315 499.867 511.144 30.887 116.430 90.096 2.549.156 156.115 1.140.857 312.726 999.734 Tổng 803.942 2.054.300 1.909.793 1.472.147 6.250.182 *Ghi chú: do các hạng mục đều hoàn thành trong quý I/2007 để kịp đưa công trình thủy điện Tuyên Quang vào hoạt động trong quý II/2007 nên không có chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. Sau khi tại các chi nhánh hoàn thành số liệu chi phí theo hạng mục công trình và công trình, số liệu chuyển về phòng kế toán để tổng hợp chi phí – giá thành toàn Công ty trong quý I/2007. Có một điểm khá đặc biệt tại các Công ty xây lắp nói chung và tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà nói riêng. Đó là giá thành được chia thành giá thành sản xuất và giá thành tiêu thụ. Giá thành sản xuất do các chi nhánh hạch toán, nhằm tính những chi phí cần thiết tại chân công trình để hoàn thành được hạng mục công trình đó. Giá thành tiêu thụ được tính cả chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí tài chính (chi phí tài chính phục vụ trực tiếp cho quá trình hoàn thành công trình đó) Quá trình phân cấp hạch toán này dựa vào đặc thù loại hình kinh doanh xây lắp cũng như đặc điểm tổ chức của Công ty. Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc nên chỉ tổ chức tập hợp tất cả các chi phí liên quan tới công trình tại chân công trình. Các khoản chi phí gián tiếp khác phải được tập hợp số liệu chung và phân bổ theo những tiêu thức nhất định. Bảng 11: Bảng tổng hợp chi phí và giá thành toàn bộ các công trình quý I/2007 Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu Giá thành sản xuất CP quản lý doanh nghiệp CP bán hàng CP tài chính Giá thành toàn bộ Thủy điện Sêsan 3A Thủy điện Tuyên Quang Thủy điện Nậm Chiến Thủy điện Cửa Đạt Xi măng Hạ Long Trạm nghiền Hiệp Phước Thủy điện Sêkaman 3 Sản phẩm gia công cơ khí Sản phẩm đúc Sản phẩm kinh doanh khác 29.629.752 4.330.389 555.626 3.487.807 14.167.318 4.107.007 396.637 516.835 1.283.834 2.162.120 1.434.815 2.147.304 309.020 165.852 2.056.889 178.590 136.473 73.696 19.359 24.396 1.350.267 317.789 119.682 31.381 531.049 31.085 1.467 60.758 9.623 22.958 32.414.834 6.795.482 706.210 3.685.040 16.277.256 4.155.951 534.577 651.289 1.312.816 2.209.474 Tổng 60.637.325 6.107.545 1.998.059 2.2.4.2. Vai trò của giá thành thực tế đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp. Tính giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ (giá thành tiêu thụ) là khâu cuối cùng trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành tại chi nhánh và toàn Công ty. Thông tin chi tiết và giá thành là một tài liệu rất quan trọng, được sử dụng để cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định của Ban Giám đốc Công ty và chi nhánh. Giá thành kế hoạch và dự toán công trình là cơ sở đầu tiên trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Nó sẽ phác thảo những vấn đề chính có thể diễn ra trong thực tế khi tiến hành thi công. Vì vậy, khi hạng mục hay toàn bộ công trình đã hoàn thành, cần phải so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch để đánh giá toàn bộ lại những vấn đề phát sinh khi thi công và dự toán. Bảng12: Bảng so sánh dự toán, giá thành kế hoạch, giá thành thực tế hạng mục “lắp đặt máy phát tại công trình thủy điện Tuyên Quang” (quý I/2007) Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Ký hiệu GT dự toán GT thực tế GT sản xuất I. Chi phí trực tiếp 1. Chi phí vật liệu 2. Chi phí nhân công 3. Chi phí máy thi công 4. Chi phí trực tiếp khác T VL NC M 389.196.675 375.000.000 6.420.000 2.025.000 5.751.675 409.500.000 390.000.000 7.000.000 12.500.000 367.172.000 345.000.000 7.380.000 14.792.000 II. Chi phí chung C 276.329.639 200.000.000 132.695.000 III. Giá thành Z 665.526.314 609.500.000 499.867.000 Bảng so sánh trên và các chỉ tiêu so sánh do phòng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện. Đây là việc quan trọng nhằm đánh giá hiệu quả thi công cũng như kiểm tra lại các khoản chi phí tăng, giảm so với kế hoạch như vậy đã hợp lý chưa, tiết kiệm hay lãng phí. Đây cũng là những cơ sở thiết thực để phòng Kế toán kiến nghị tiếp tục cắt giảm một số khoản chi phí chưa hợp lý, nhăm giảm giá thành tới mức tối đa có thể. Giá thành toàn bộ (giá thành tiêu thụ) là một trong những tiêu thức xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của Công ty. Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần – Giá thành tiêu thụ Vì vậy, việc tính toán hợp lý giá thành tiêu thụ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng. Bởi vì, khi tính giá thành tiêu thụ, ta phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính trực tiếp của từng công trình hợp lý. Đặc biệt chi phí quản lý doanh nghiệp rất khó phân bổ chính xác. Nó ảnh hưởng lớn tới giá thành toàn bộ công trình, tức là tới hiệu quả kinh doanh của mỗi công trình đó. 2.2.5. Hạch toán chi phí sửa chữa và bảo hành công trình sau bàn giao Thông thường khi ký kết các hợp đồng xây lắp, luôn có điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng có lỗi của nhà thầu gây ra. Thời gian bảo hành được xác định cụ thể theo từng công trình ghi trong hợp đồng. Vì vậy, đối với Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà , Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc luôn xác định việc bảo hành công trình sau bàn giao là một nhiệm vụ rất quan trọng của Công ty. Nếu làm tốt công tác này, nó sẽ xây dựng được uy tín cho Công ty cũng như đảm bảo chất lượng của những công trình tham gia thi công. Công ty dự kiến mức tổn thất, hư hỏng các công trình mà Công ty đang thi công để tiến hành lập dự phòng bản hành các công trình xây lắp, chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình đang thi công hay đã hoàn thành. Mức trích lập dự phòng theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký kết nhưng không được vượt quá 5% giá trị công trình. Phòng Kế toán tổ chức lập dự phòng căn cứ vào số liệu các chi nhánh gửi về vào cuối kỳ. Đây là cơ sở để lập các bảng kê chi tiết, từ đó làm căn cứ hạch toán chi phí bán hàng. Như vậy, dù trong khi thi công năm 2007 và cả năm 2006, Công ty không xảy ra những vấn đề sửa chữa lớn, gây tổn hại với uy tín cũng như tình hình chi phí, giá thành nhưng quá trình trích lập dự phòng là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Thứ nhất, vì Công ty là một doanh nghiệp chuyên về lắp máy cơ khí. Các công trình Công ty nhận thầu có khối lượng thi công rất lớn, độ phức tạp cao, thời gian thi công dài, vị trí xây lắp có nhiều khó khăn nên không thể lường hết được những rủi ro có thể xảy ra. Thứ hai, các công trình xây lắp nếu xảy ra sự cố thì chi phí bảo hành và khắc phục sự cố thường là rất lớn. Vì vậy, nếu xảy ra mà Công ty không có khoản dự phòng đủ lớn, sẽ không có khả năng tài chính ngay để khắc phục. 2.3. Quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lên báo cáo liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành 2.3.1. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán luôn có vai trò hết sức quan trọng trong việc phản ánh tình hình hoạt động cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. Nhất là những chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành lại có vai trò đặc biệt quan trọng. Vì vậy, quá trình lập và luân chuyển chứng từ luôn phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của Bộ Tài Chính và những quyết định cụ thể của Hội đồng Quản trị Công ty. Thay mặt Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty sẽ có trách nhiệm tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình lập và luân chuyển chứng từ của tất cả các đội sản xuất, các chi nhánh, các chi nhánh và toàn bộ Công ty. Theo quy định chung, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến những hoạt động của Công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chính đó. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắc. Số tiền ghi bằng chữ và bằng số phải khớp. Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi loại chứng từ, lập một lần cho tất cả các liên. Nếu lập bằng máy vi tính, chứng từ kế toán phải đảm bảo nội dung theo quy định cho từng loại chứng từ. Công ty luôn tuân thủ theo những quy định chung do Bộ Tài Chính ban hành. Một điểm đặc biệt là Công ty lập chứng từ hoàn toàn trên máy vi tính (công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accouting) nên việc lập chứng từ có những điểm khác biệt. Mẫu chứng từ kế toán đã có sẵn, khi cần chỉ điền thêm thông tin vào và in ra. Vì vậy, thời gian lập chứng từ tương đối nhanh, dễ kiểm tra, sửa chữa trước khi hoàn thành. Lập chứng từ là quá trình phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ. Vì vậy, công tác lập chứng từ phải được thực hiện chi tiết ở chi nhánh, cuối kỳ số liệu sẽ được chuyển lên Công ty. Các chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành được thực hiện ngay tại từng công trình, hạng mục công trình, phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại đó, do chi nhánh đảm trách. Một số loại chứng từ liên quan đến quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành tại các chi nhánh như: - Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng,… - Chứng từ hành tồn kho: phiếu nhập kho (dùng khi sử dụng không hết nhập lại kho) , phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… - Chứng từ tài sản cố định: bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Chứng từ khác: thuế GTGT Các loại chứng từ này đều phục vụ cho công tác quản lý thi công các công trình mà chi nhánh được giao nên do chi nhánh trực tiếp lập. Một số loại chứng từ liên quan tới các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, tài sản cố định,…do phòng Kế toán Công ty lập. Đặc biệt, do Công ty chuyên về lĩnh vực xây lắp nên chứng từ phải được lập chi tiết cho công trình, hạng mục công trình nhằm hạch toán riêng để tính giá thành công trình, hạng mục công trình. Bảng 13: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho hạng mục công trình “lắp đặt máy phát nhà máy thủy điện Tuyên Quang” Qúy I năm 2007 STT Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 TK 142 TK 242 Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 2 3 Chi phí NVL trực tiếp - Máy phát điện - Sắt thép - Xi măng Chi phí máy thi công Chi phí sản xuất chung - Chi phí vật liệu - Chi phí dụng cụ 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 18.780 18.780 18.780 Tổng 360.037 360.037 18.780 18.780 18.780 Các chứng từ khác liên quan cũng được lập theo quy định của Công ty. Một số loại chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, ….được lập liên tục khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các bảng tính, bảng phân bổ, bảng chấm công, bảng thanh toán lương,…được lập theo kỳ kế toán. Khi đã lập được các chứng từ, chúng ta phải tổ chức luân chuyển chứng từ. Vì đây là khâu thông tin nên hết sức quan trọn, đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ cho các quyết định của Ban Giám đốc và các chi nhánh. Quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà được thực hiện qua các bước sau: - Lập chứng từ tại các chi nhánh, trình kế toán trưởng, Giám đốc chi nhánh kiểm tra, xác nhận. - Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán của chi nhánh. - Chuyển các chứng từ từ chi nhánh về Công ty để Công ty lưu trữ các công trình này. Vì Công ty áp dụng nhiều phần mềm kế toán máy nên có thể chuyển chứng từ qua máy fax, đảm bảo được độ chính xác cũng như an toàn, kịp thời. - Kiểm tra lại các chứng từ đó đã đáp ứng những yêu cầu đề ra hay chưa, nếu sai phải sửa chữa hay làm lại chứng từ. Nếu đã chính xác, tổ chức lưu trữ chứng từ. 2.3.2. Quá trình ghi sổ và in báo cáo về chi phí-giá thành Công ty sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accounting và tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Quá trình hạch toán chi tiết tổ chức tại các chi nhánh. Số liệu tổng hợp được liên tục hay từng kỳ chuyển về Công ty. Vì vậy, các chi nhánh cũng sử dụng phần mềm kế toán Song Da Acounting để tổ chức ghi sổ và hạch toán như một doanh nghiệp độc lập. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí và giá thành tại công ty Chứng từ kế toán (Lập tại chi nhánh) Báo cáo tài chính toàn Công ty Báo cáo tài chính (Lập tại chi nhánh) Sổ cái (Lập tại chi nhánh) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành (chi nhánh) Sổ nhật ký đặc biệt (Lập tại chi nhánh) Sổ nhật ký chung (Lập tại chi nhánh) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành tòan Công ty Sổ, thẻ kế toán chi tiết (Lập tại chi nhánh) (1) Một số thẻ liên quan như: - Phân bổ khấu hao TSCĐ - Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ - Thẻ tính giá thành công trình, hạng mục công trình ………….. (2) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành - Bảng tổng hợp chi phí xây lắp - Bảng tính giá thành công trình - Bảng tính giá thành toàn chi nhánh Ghi theo thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính Ghi theo kỳ (thường là tháng hay quý) Để đảm bảo chức năng thông tin của kế toán, các báo cáo tổng hợp cuối kỳ nói chung, báo cáo chi phí-giá thành theo hạng mục công trình, công trình, chi nhánh và toàn Công ty nói riêng có vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì những chứng từ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhưng số lượng các nghiệp vụ kinh tế ở chi nhánh cũng như toàn Công ty trong kỳ là rất lớn. Bên cạnh đó, công trình kế toán và sổ cái, các nhật ký đặc biệt cũng không thể phản ánh tổng quan về quá trình thi công hạng mục công trình và công trình. Các bảng tổng hợp vì thể phát huy được những ưu điểm nhất định. Thứ nhất, nó phản ánh đầy đủ, chính xác những khoản chi phí khác nhau được sử dụng trong thi công, chi tiết chi từng công trình. Ta có thể sử dụng để đánh giá tiến độ thi công, mức độ hoàn thành công trình. Thứ hai, số lượng báo cáo tổng hợp chi phí-giá thành không nhiều, được lập vào cuối quý nên thông tin cung cấp khá tập trung, tổng quát nhất, dễ dàng sử dụng để hoạch định các chính sách, kế hoạch cho thời gian tiếp. Thứ ba, ta có thể được căn cứ để so sánh quá trình thi công so với dự toán và kế hoạch được lập ở đầu kỳ. Từ đó, ta có thể xác định ngay được kểt quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY PCCC & ĐTXD SÔNG ĐÀ 3.1. Những vấn đề đặt ra hiện nay. 3.1.1. Một số vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Trong quá trình hạch toán kế toán của Công ty, hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành có vai trò quan trọng, quyết định rất lớn tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi nhuận thu được. Bộ máy kế toán Công ty với vai trò chính trong công tác này đã khắc phục được rất nhiều khó khăn, vướng mắc cả chủ quan và khách quan để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thông tin kế toán cả chi tiết và tổng hợp bám sát hoạt động thi công của từng công trình và đã cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc của Công ty. Tuy nhiên, hoạt động hạch toán tổng hợp và tính giá thành vẫn không tránh khỏi một số điểm bất cập, chưa hợp lý và cần liên tục điều chỉnh cho hoàn thiện và phù hợp với tình hình thực tế. 3.1.1.1. Mối quan hệ giữa dự toán, giá thành thực tế, giá thành kế hoạch. Khác với các loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực xây lắp. Quá trình hạch toán chi phí giá thành vì vậy cũng có những điểm đặc thù nhất định. Thứ nhất, mỗi hạng mục công trình được hạch toán chi tiết riêng và từ đó xác định trực tiếp giá thành của công trình đó. Cuối kỳ, Công ty mới tổng hợp số liệu chi phí -giá thành của toàn bộ Công ty.Thứ hai, mỗi hạng mục công trình phải được lập dự toán chi tiết riêng, để có thể so sánh kiểm tra chi phí xây lắp phát sinh với dự toán chi phí sản xuất được phân loại theo chi phí nguyên vậy liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Thứ ba, dựa vào dự toán đó, Công ty phải lên một bảng giá thành kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công trình theo những định mức kinh tế - kỹ thuật của Bộ Xây dựng, Hội đồng Quản trị quy định. Thứ tư, trong hệ thống các loại chi phí, có cả chi phí sử dụng máy thi công. Đây là một khoản mục chi phí khá đặc biệt, chỉ có tại các Công ty xây lắp. Khoản mục này phản ánh tất cả các loại chi phí (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung) phục vụ cho đội máy thi công. Qua quá trình phân tích trên, ta có thể thấy được vai trò rất quan trọng của việc lập dự toán, giá thành kế hoạch. Tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế. Nó có một mối quan hệ rất logic, đảm bảo sự ổn định của toàn bộ quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Vì vậy, việc liên tục đối chiếu, so sánh, điều chỉnh dự toán, giá thành kế hoạch, chi phí và giá thành thực tế là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, tại Công ty, vẫn còn một số vướng mắc trong khâu này, làm giảm hiệu quả của quá trình hạch toán chi phí - giá thành. Thứ nhất, dự toán được lập theo quy định của Bộ Xây dựng. Vì vậy, những quy định đó có thể nhiều chỗ chưa thể phù hợp với tình hình thực tế các công trình tại Công ty. Điều này là một trở ngại nếu quá trình lập dự toán mà số liệu không hợp lý cũng như thiếu chính xác so với thực tế. Việc lập giá thành kế hoạch tuy chi tiết hơn dự toán nhưng phải tuân thủ những định mức kinh tế - kỹ thuật nhất định. Đây chưa hẳn là một quy định phù hợp. Bởi lẽ, mỗi công trình, hạng mục có quy mô, thời gian xây lắp, độ khó về kỹ thuật,… khác nhau. Những vấn đề thực tế phát sinh cũng khác nhau. Vì vậy, phòng Kinh tế - Kế hoạch là đơn vị tổ chức lập dự toán và tính giá thành kế hoạch luôn gặp những khó khăn. Thứ hai, quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành do các đội kế toán tại các chi nhánh thực hiện. Cuối kỳ, số liệu được chuyển về và được phòng Kế toán tập hợp số liệu cho toàn Công ty. Xét một cách tổng thế, mối quan hệ đối chiếu, so sánh, điều chỉnh giữa dự toán, giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là chưa chặt chẽ. Bởi vì, đây phải trở thành một quá trình liên tục. Nhưng tại Công ty, cũng như tại các đơn vị xây lắp khác, khoảng thời gian lập giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là khác nhau, đôi khi rất xa về thời gian. Thông thường, dự toán được lập khi công trình chưa đưa vào thi công. Giá thành kế hoạch lập khi công trình chuẩn bị tiến hành thi công và giá thành thực tế tiến hành thực hiện khi công trình đã hoàn thành. Khoảng cách thời gian đối với các công trình, hạng mục công trình lớn ở đây có thể là vài năm (thậm chí là từ 5 đến 10 năm). Vì vậy, khi tổ chức so sánh các khoản mục chỉ tiêu giữa các bảng, có sự chênh lệch rất lớn, nhất là khi số liệu do hai phòng ban khác nhau của Công ty thiết lập. Vì vậy, đôi khi, quá trình lập dự toán và giá thành kế hoạch chỉ thực hiện cho đủ theo quy định của Bộ Xây dựng chứ chưa hẳn là một quá trình tất yếu phải thực hiện do đòi hỏi của nhiệm vụ kế toán. 3.1.1.2. Những khó khăn trong quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình. Tại các Công ty xây lắp nói chung, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà, quá trình tập hợp chi phí công trình, hạng mục công trình là hết sức khó khăn và phức tạp. Điều này xuất phát từ những điều kiện chủ quan và khách quan. Thứ nhất, quy mô của Công ty hiện nay rất lớn và đang ngày càng mở rộng. Công ty đang tổ chức thi công gần 30 công trình lớn trên ba miền đất nước, những nơi có điều kiện thi công rất khó khăn. Vì vậy, tổ chức công tác hạch toán là rất khó khăn. Các chi nhánh phục trách các công trình cụ thể phải tổ chức cán bộ tới tận công trình, thu thập chứng từ, ghi sổ và chuyển thông tin. Thứ hai, thời gian thi công một công trình thường rất dài, chịu ảnh hưởng của những yếu tố điều kiện ngoại cảnh. Vì vậy, rất nhiều khoản mục chi phí biến động tăng và phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Điều này gây khá nhiều khó khăn cho những người làm công tác kế toán, ảnh hưởng tới quá trình theo dõi, kiểm soát chi phí xây lắp. Thứ ba¸hiện nay, ngành nghề kinh doanh của Công ty là khá đa dạng và ngày càng đa dạng hơn (lắp máy, gia công máy, sản xuất một số mặt hàng dùng cho xây lắp,…). Vì vậy, tính chất hoạt động của bộ máy kế toán Công ty cũng ngày càng phức tạp và đa dạng hơn. Quá trình hạch toán sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh. Ví dụ: sản phẩm lắp ráp, chế tạo hạch toán như tại doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, các công trình hạch toán theo mô hình các Công ty xây lắp,…Đây là một trở ngại lớn nếu bộ máy kế toán tổ chức tập hợp chi phí cuối kỳ. Đánh giá một cách tổng quát, công tác kế toán tập hợp chi phí tại Công ty là nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng Kế toán. Nhiệm vụ của công tác này là hết sức nặng nề, ảnh hưởng quyết định tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Tuy vậy, công tác kế toán tập hợp chi phí luôn là khâu rất khó khăn, phức tạp, nhất là đối với các Công ty xây lắp lớn như Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà. Những người làm công tác kế toán của Công ty phải tỏa đi khắp miền đất nước, khắc phục những khó khăn của điều kiện tự nhiên, điều kiện cơ sở vật chất khó khăn để hoàn thành công tác kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình rất khó khăn nhưng quá trình tổng hợp chi phí toàn Công ty cuỗi mỗi kỳ kế toán thực sự còn khó khăn và phức tạp hơn nữa. Nguyên nhân là do quá trình cân đối,bù trừ các khoản chi phí giữa các chi nhánh để lên được một báo cáo chi phí, giá thành phù hợp với tình hình, phản ánh đúng nhất với những biến động, phát sinh trong quá trình thi công các công trình. Mặt khác, đây là nguồn thông tin rất quan trọng, ảnh hưởng tới quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc Công ty. 3.1.1.3. Ảnh hưởng của sự thay đổi biến động các loại chi phí trong quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành . Công trình xây lắp chịu ảnh hưởng biến động của giá các loại nguyên vật liệu đầu vào, của việc tăng lương, tăng giá xăng dầu,…Vì vậy, trong điều kiện kinh tế Việt Nam như hiện nay, tốc độ tăng giá tiêu dùng và tốc độ lạm phát là rất cao, sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chi phí, giá thành các công trình đang thi công. Nhất là đối với các công trình thi công trong thời gian dài, sử dụng nhiều nguyên vật liệu, nhân công, vấn đề này càng trở lên quan trọng hơn. Năm 2007, lạm phát tăng tới 12,6%. Giá các loại xi măng, sắt thép, gạch xây dựng, xăng dầu,..tăng nhanh. Đây thực sự là một thách thức lớn đối với quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành . Bởi vì, Công ty phải liên tục điều chỉnh dự toán, giá thành kế hoạch, giá thành thực tế cho phù hợp với những quy định của Bộ Xây dựng và tình hình thực tế. Bên cạnh đó, Công ty phải áp dụng một loạt các biện pháp cắt giảm chi phí, thực hành tiết kiệm trong quá trình thi công. Thứ nhất, chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhanh. Từ năm 2007 tới nay, giá sắt thép, xi măng tăng từ 20 - 30%, giá gạch xây dựng tăng gấp 3 lần. Trong thi công, chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tới hơn 60% chi phí thi công. Vì vậy, biến động giá nguyên vật liệu đầu vào làm cho tổng chi phí tăng lên rất nhanh. Giá thành thực tế cũng vì thế mà phải điều chỉnh liên tục cho phù hợp với tình hình thực tế. Thứ hai, tiền lương liên tục được Chính phủ điều chỉnh qua các năm. Mới đây nhất, cuối năm 2007, lương cơ bản tăng từ 450.000 đồng lên tới 540.000 đồng. Vì vậy, tổng mức chi phí lương (lương, các khoản trích lập theo lương, thưởng, phụ cấp,…) đồng loạt tăng lên, trung bình tăng 15 – 20%. Thứ ba, các khoản chi phí máy thi công cũng tăng nhanh do giá xăng dầu liên tục tăng và hiện tại đang ở mức cao. Giá lương thực, thực phẩm cũng tăng liên tục, trunh bình 20 – 30% nên ảnh hưởng lớn tới bữa ăn ca của công nhân viên, cán bộ kỹ sư đang thi công trên công trường. Do biến động giá liên tục trong năm 2007 và quý I/2008, Bộ Xây dựng vừa ban hành Thông tư số 05/2008/TT - BXD ngày 22 tháng 2 năm 2008 hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình xây dựng khi có biến động giá nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bên cạnh những tác dụng của công việc này, Công ty vẫn phải chịu những thiệt hại lớn, ảnh hưởng tới quá trình thi công. Dự toán các công trình xây lắp của Công ty đều được điều chỉnh. Tuy nhiên, mức độ điều chỉnh không thể đủ bù đắp những thiệt hại của Công ty, nhất là những công trình đã lập dự toán trong thời gian dài và thi công có những phát sinh không nằm trong dự toán. Bên cạnh đó, giá thành kế hoạch liên tục phải thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, quá tình tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty phải đối mặt với những khó khăn tương đối lớn. Điều này là không thể lường trước được. Bởi vì giá cả trong nước và thế giới của cá mặt hàng trên vẫn biến động rất mạnh trong năm 2008 và trong thời gian kế tiếp. Cho nên, nững người làm công tác kế toán phải đối mặt với những thách thức lớn đặt ra hiện nay như: Thứ nhất, lên được kế hoạch chi phí – giá thành cho các công trình, nhất là những công trình có khối lượng thi công lớn, thời gian dài và phức tạp. Thứ hai, dự báo được phần nào xu hướng biến động giá, giúp Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc có những quyết định phù hợp. Thứ ba, bằng những biện pháp kịp thời, phải rà soát kiểm tra nhằm cắt giảm những khoản chi phí không hợp lý, tránh độn giá công trình. 3.1.2. Những khó khăn trong thời gian tới trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành . Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà trong thời gian qua đã có những bước tiến vượt bậc trong nhiều lĩnh vực xây lắp. Những yếu tố như doanh thu, thị phần, khối lượng xây lắp,…đều tăng nhanh. Tiềm lực và uy tín của Công ty vì vậy cũng có những phát triển. Dự kiến trong thời gian tới của Công ty với những kế hoạch táo bạo sẽ trở thành một đơn vị xây lắp hàng đầu Việt Nam. Vì vậy, công tác tập hợp chi phí và tính giá thành đang đứng trước rất nhiều khó khăn, phức tạp mới trong tương lai, phải nhanh chóng nâng cao chất lượng thông tin trước đòi hỏi ngày càng cao của Công ty cũng như môi trường cạnh tranh bên ngoài ngày càng quyết liệt. Sản phẩm xây lắp của Công ty ngày càng đa dạng hơn. Trước đây, Công ty chủ yếu thực hiện lắp máy cho các công trình thủy điện nhỏ và vừa thì tới nay ngày càng tham gia vào nhiều lĩnh vực như gia công chế tạo, lắp máy thủy điện, lắp máy xi măng, xây dựng chung cư, nhà cao tầng và nhiều lĩnh vực khác. Quy mô của các công trình ngày càng lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài…Vì vậy, việc quản lý các yếu tố chi phí thực sự ngày càng trở thành một vấn đề lớn hết sức phức tạp, khó khăn. Quá trình lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) và trong quá trình xây lắp phải liên tục so sánh với dự toán là một đặc điểm riêng mà những người làm kế toán tại Công ty xây lắp phải chú ý. Mặt khác, trong điều kiện hiện nay, dự toán phải liên tục điều chỉnh, gây ảnh hưởng tới việc theo dõi, đối chiếu các khoản chi phí phát sinh, nhất là khi rủi ro thi công lớn, có nhiều khoản chi phí ngoài dự toán để khắc phục hậu quả. Trong các công trình Công ty đang thi công, có rất nhiều các xác định giá thành tiêu thụ nên cũng phát sinh nhiều phương pháp thanh toán công trình. Bởi vì, tính chất hàng hóa của công trình xây lắp không thể hiện rõ (giá cả, người mua, người bán có trước khi xây dựng thông qua hợp đồng giao thầu). Đây ngày càng trở thành vấn đề lớn khi hạch toán tính giá thành tiêu thụ công trình, hạng mục công trình đang thi công. Những người làm công tác kế toán phải xác định được phương pháp tính giá thành hợp lý cho từng công trình, phản ánh được đầy đủ những chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thi công. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà 3.2.1. Một số kiến nghị với Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Muốn quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành công trình của các doanh nghiệp xây lắp ngày càng hoàn thiện, ngoài sự nỗ lực của bộ máy kế toán của Công ty, rất cần một hành lang pháp lý phù hợp, thông thoáng của cơ quan quản lý nhà nước có chức năng. Đó sẽ trở thành cơ sở đầu tiên, giúp các doanh nghiệp quản lý thật tốt các yếu tố chi phí, giá thành trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Vì vậy, rất cần sự hỗ trợ, giúp đỡ về chính sách, pháp luật từ phía Bộ Tài chính và Bộ Xây dựng nhằm tạo dựng một hệ thống văn bản pháp luật đầy đủ, chi tiết, dễ vận dụng cũng như một môi trường kinh tế vĩ mô ổn định. 3.2.1.1 Kiến nghị với Bộ Tài chính. Bộ Tài chính là cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất trong việc quản lý công tác kế toán của doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, các Công ty xây lắp nói riêng đang tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Chế độ kế toán này nhìn chung là hợp lý, đảm bảo quá trình hạch toán tại doanh nghiệp vì nó phù hợp với Luật Kế toán 2003, Luật Đầu tư 2003, Luật Doanh Nghiệp 2005, Luật Thuế GTGT,…Tuy nhiên, khi áp dụng tại các doanh nghiệp xây lắp nói chung tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà nói riêng vẫn xuất hiện một số bất cập nhất định. Việc này xảy ra do những nguyên nhân chủ quan và khách quan. Vì các doanh nghiệp xây lắp có đặc thù sản xuất kinh doanh, khác hẳn những loại hình kinh doanh khác. Đối tượng hạch toán chi phí tại các Công ty xây lắp là công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc đã hoàn thành, khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành…Tức là đối tượng hạch toán chi phí ở đây không phải là những sản phẩm đã hoàn thành và đem ra tiêu thụ. Bởi vì, sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, phức tạp về kỹ thuật, thời gian thi công dài…nên phải tiến hành chia nhỏ thành các khối lượng công việc riêng biệt. Quá trình tập hợp chi phí cũng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác. Các công trình thi công ở nhiều vùng khác nhau. Máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, công nhân viên,…phải di chuyển tới nơi đang thi công công trình. Quy trình thi công chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn chia thành nhiều công việc. Thời gian thi công dài nên dễ bị ảnh hưởng bởi các điều kiện tự nhiên như nắng, mưa…Điều này gây khó khăn và sự khác biệt rất lớn khi tập hợp chi phí tại công trình, hạng mục công trình. Vì vậy, công tác tính giá thành cuối kỳ cũng rất phức tạp. Công ty phải áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với đặc điểm từng công trình. Bộ Tài chính có thể ban hành một chế độ kế toán riêng cho doanh nghiệp xây lắp, đáp ứng những đặc điểm riêng trong quá trình hạch toán. Điều này sẽ giúp Công ty gặp nhiều thuận lợi. Nhất là công tác tập hợp chi phí và tính giá thành. Bởi vì, ngay cả trong hệ thống tài khoản kế toán tập hợp chi phí cũng khác những loại hình doanh nghiệp còn lại. 3.2.1.2. Kiến nghị với Bộ Xây dựng Bộ Xây dựng là đơn vị quản lý chi phí, giá thành hợp lý các công trình xây dựng cơ bản thông qua các văn bản quy phạm pháp luật như các Thông tư hướng dẫn lập dự toán, điều chỉnh dự toán, các định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực xây lắp. Vì vậy, quá trình ban hành văn bản của Bộ Xây dựng ảnh hưởng lớn tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành tại các công trình, hạng mục công trình. Trước khi thực hiện thi công, doanh nghiệp phải lên dự toán chi phí (dự toán thiết kế, dự toán thi công) chi tiết cho khối lượng công việc xây lắp. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền làm căn cứ quản lý chặt chẽ quá trình thi công, nhất là công trình có sử dụng Ngân sách Nhà nước, tránh trường hợp tham ô, lãng phí. Tuy nhiên, hiện nay doanh nghiệp xây lắp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn khi giá cả tất cả các yếu tố đầu vào tăng mạnh như giá xi măng, sắt thép, xăng dầu, chi phí nhân công…Cho nên dự toán công trình lập từ trước khi thi công sẽ không phản ánh được giá trị của công trình xây lắp đó. Bộ Xây dựng thường ban hành Thông tư hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình khi có những yếu tố đầu vào tăng giá. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này thường rất chậm, ảnh hưởng nhiều tới tiến độ thi công gây thiệt hại lớn cho cả chủ đầu tư và doanh nghiệp thi công. Vì vậy, Bộ Xây dựng cần có những quy định linh động hơn trong quá trình quản lý chi phí xây dựng, giá thành xây dựng thông qua dự toán công trình. Đặc biệt là những Thông tư hướng dẫn điều chỉnh dự toán khi có biến động giá các yếu tổ đầu vào, vì nó ảnh hưởng rất lớn tới doanh nghiệp thi công. Các Thông tư này phải được ban hành kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn. Nếu yếu tố đầu vào là chi phí nhân công tăng, do tiền lương tối thiểu được Chính phủ quy định tăng thì Bộ Xây dựng phải kịp thời hướng dẫn các doanh nghiệp điều chỉnh. Tuy nhiên, mối lo ngại nhất hiện nay là sự tăng giá nhanh, liên tục và khó lường trước của chi phí nguyên vật liệu. Bộ Xây dựng lại hết sức bị động, không có những chính sách kịp thời đối phó với biến động giá. Ví dụ như năm 2007 và quý I/2008, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng liên tục nhanh. Bộ Xây dựng phản ứng chậm chạp do không lường trước những khó khăn có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Tới khi tình thế cấp bách, rất nhiều doanh nghiệp xây lắp phá sản, bỏ công trình đang thi công dở,…thì mới thông qua Thông tư số 05/2008/TT – BXD ngày 22 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình. Công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thi công cũng như khi tập hợp chi phí và tính giá thành nếu Bộ Xây dựng không có những dự báo vĩ mô chính xác, kịp thời tình hình. Vì vậy, bên cạnh sự điều chỉnh dự toán, đối phó với tình hình mới, Bộ Xây dựng cần có những dự báo đi trước, kế toán xây dựng trong thời gian dài hạn để làm cơ sở cho các doanh nghiệp xây lắp thực hiện. Đó là những biện pháp cấp thiết trong tình hình hiện nay. 3.2.1.3. Những biện pháp ổn định kinh tế vĩ mô của Chính phủ. Doanh nghiệp xây lắp rất cần những biện pháp nhằm ổn định kinh tế vĩ mô của Chính phủ, nhất là trong thời điểm hiện nay. Trong năm 2006, 2007, 2008 tiến tới là năm 2009, chỉ số giá tiêu dùng (CPI) và chỉ số lạm phát liên tục tăng cao. Kéo theo đó, tất cả các yếu tố đầu vào phục vụ trong xây lắp cũng đồng loạt tăng giá. Các khoản chi phí xây lắp vì thế cũng tăng chóng mặt. Vì vậy, giá thành công trình vượt xa giá thành dự toán, giá thành kế hoạch cũng như giá thầu. Doanh nghiệp xây lắp gặp vô vàn khó khăn trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành cũng như ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh doanh. Nhiều Công ty đã phá sản hay bỏ dở công trình, chấp nhận chịu phạt vi phạm hợp đồng. Thêm vào đó, từ cuối năm 2007, lãi suất vay vốn bằng tiền đồng tăng chóng mặt, có lúc lên tới trung bình 18%/năm. Tuy nhiên, việc vay vốn gặp rất nhiều khó khăn do lượng tiền của Ngân hàng dải ngân thấp. Chi phí tài chính của các Công ty đột ngột tăng cao. Nguồn vốn bị ảnh hưởng nặng nề. Doanh nghiệp như bị “trói tay” trong quá trình huy động vốn phục vụ thi công. Chính phủ nên là người chủ động có những biện pháp phù hợp ổn định kinh tế vĩ mô, ổn định hệ thống pháp luật có liên quan. Vì đây là cơ sở tạo dựng một môi trường ổn định cho hoạt động của các Công ty xây lắp. Ảnh hưởng của những biến động kinh tế tới quá trình thi công, tập hợp chi phí và tính giá thành các công trình, hạng mục công trình là rất lớn. Môi trường vĩ mô ổn định mới giúp các Công ty xây lắp làm ăn có hiệu quả, đóng góp nhiều hơn cho Ngân sách cũng như nhanh chóng đưa các công trình đang thi công vào hoạt động đúng tiến độ. 3.2.2. Những kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán hạch toán chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà 3.2.2.1. Kiến nghị đối với công tác lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lên bảng báo cáo. Trong Công ty, vị trí của hệ thống chứng từ là hết sức quan trọng. Đây là cơ sở để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ kế toán. Chứng từ sau khi luân chuyển sẽ được lưu trữ, trở thành tài liệu quan trọng hàng đầu phục vụ cho hạch toán cuối kỳ và công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kế toán. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, công tác kế toán gặp rất nhiều khó khăn cần khắc phục, trong đó có quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Chứng từ được lập tại các chi nhánh nếu là chứng từ liên quan tới những chi phí trực tiếp phát sinh tại công trường. Ví dụ như chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, mua các yếu tố đầu vào, bảng chấm công, chấm lương,…Những chứng từ này do cán bộ kế toán chi nhánh lập, ghi sổ rồi đưa vào lưu trữ. Cuối mỗi kỳ kế toán, toàn bộ lượng chứng từ này sẽ được chuyển về phòng kế toán của Công ty. Như vậy, quá trình này chưa hợp lý. Vì cuối mỗi kỳ kế toán, toàn bộ chứng từ được chuyển đồng loạt từ hơn 30 công trình, chi nhánh sẽ rất nhiều. Quá trình luân chuyển chứng từ không thể tránh khỏi sai sót, dẫn đến lẫn lộn, mất mát. Khi chuyển về phòng Kế toán, nhân viên kế toán không thể theo dõi, phân loại, kiểm tra được hết những chứng từ này. Nguy cơ sai phạm rủi ro, gian lận là khó tránh khỏi. Thiết nghĩ, Công ty có thể liên tục cử các đoàn kiểm tra định kỳ và đột xuất tới các chi nhánh, các công trình đang thi công để kiểm tra quá trình lập, ghi sổ và luân chuyển chứng từ so với thực tế nhằm đánh giá đúng những khoản chi phí phát sinh, tránh trường hợp công trình bị rút ruột hay khai khống chi phí, giá thành. Quá trình ghi sổ ở Công ty cũng chia thành hai giai đoạn khá rõ ràng. Giai đoạn 1, những chứng từ phát sinh sẽ được tổ chức ghi sổ kế toán tại các chi nhánh. Cuối kỳ kế toán, thường là quý, số liệu kế toán được chuyển về phòng Kế toán. Tại đây sẽ lập các bảng báo cáo, trong đó có báo cáo về chi phí, giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình. Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ như vậy sẽ tạo điều kiện cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhiệm vụ ghi sổ và lên báo cáo về bản chất là có quan hệ rất logic với nhau. Nếu tách ra làm hai nhiệm vụ cụ thể, khả năng so sánh, đối chiều không còn nữa. Điều này là không tốt, nếu xét trong điều kiện Công ty có quy mô lớn, tính chất ngành nghề đặc thù và nhiều yếu tố khác. 3.2.2.2. Kiến nghị với quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Khác với những loại hình doanh nghiệp khác, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà, quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chia thành 4 khâu: lập dự toán, lập giá thành kế hoạch, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế. Quá trình lập dự toán và giá thành kế hoạch do phòng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện vào đầu kỳ hay trước khi thi công một hạng mục công trình nào đó. Tập hợp chi phí và tính giá thành được phòng Kế toán phân về các chi nhánh hạch toán trực tiếp. Điều này là hợp lý, phản ánh đúng khả năng chuyên môn phù hợp của từng phòng chức năng tại Công ty. Tuy nhiên, sự phối hợp trong hoạt động nghiệp vụ giữa phòng Kế toán và phòng Kinh tế - Kế hoạch cần tốt hơn nữa, đảm bảo thực hiện có chất lượng nhiệm vụ được giao. Bởi vì, giá thành dự toán và giá thành kế hoạch là cơ sở so sánh, đối chiếu những khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công cũng như khối lượng công tác xây lắp đã hoàn thành để tính giá thành thực hiện thực tế công trình. Mặt khác, giá thành thực tế trong kỳ lại là cơ sở điều chỉnh dự toán và giá thành kế hoạch cho kỳ sau. Như vậy, quan hệ giữa bốn khâu này là hết sức chặt chẽ, đảm bảo cho quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Vì vậy, nếu các phòng chức năng này không có khả năng phối kết hợp với nhau sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công tác kế toán chung toàn Công ty. Trong khi hạch toán chi tiết tại các công trình, hạng mục công trình, hệ thống tài khoản kế toán được mở riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Vì vậy, hệ thống các tài khoản con được mở theo yêu cầu hạch toán chi tiết tại đó. Đây là điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi phí, tính giá thành. Bởi vì mỗi phần việc có đặc thù riêng, cần một hệ thống tài khoản riêng. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ra bất hợp lý khi chúng ta tập hợp thông tin, số liệu toàn bộ Công ty. Bởi vì, hệ thống tài khoản con được lập theo ý chủ quan của những người làm công tác kế toán tại bộ phận cụ thể, khi tập hợp lại, sẽ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau (dù có thể cùng tên tài khoản), gây lên rất nhiều khó khăn. Cho nên, phòng Kế toán nên có một hệ thống tài khoản con thường sử dụng, dùng chung cho tất cả các chi nhánh và toàn bộ Công ty. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản lý chung của Công ty, hỗ trợ cho chi nhánh hoàn thành tốt công tác của mình, cũng như phù hợp với quy định của chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán. 3.2.2.3. Kiến nghị với công tác kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. Trong xu hướng phát triển hiện nay, vai trò của công tác kế toán quản trị và phân tích kinh doanh tại các doanh nghiệp là hết sức quan trọng, nhất là khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Công tác kế toán tài chính nói chung, phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành nói riêng sẽ ngày càng bộc lộ những điểm yếu của mình ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị. Thông tin kế toán tài chính tập hợp số liệu về những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá khứ. Vì vậy , chỉ có thể phản ánh một cách khá trung thực những gì đã xảy ra chứ không thể dự toán được xu thế phát triển cho tương lai .Trong khi đó, nhu cầu dự báo sớm thông tin tại các doanh nghiệp ngày càng quan trọng, quyết định tới chiến lược phát triển trong tương lai. Kế toán quản trị có khả năng làm được điều này. Đó là một điểm mạnh mà kế toán tài chính không thể có được. Dựa vào những thông tin kế toán, kế toán quản trị có thể phân tích, đánh giá được hiệu quả, mức độ tiết kiệm chi phí của từng công trình, hạng mục công trình cũng như các chi nhánh của Công ty với nhau. Bên cạnh đó, kế toán quản trị có thể đưa ra những thông tin kế toán trong tương lai, tạo cơ sở cho những quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc. Điều này thực sự cần thiết và quan trọng. Xu hướng sử dụng kế toán quản trị trong quản lý chi phí hiện nay là rất lớn, thường được gọi là “Kế toán chi phí”. Bởi vì, tại các doanh nghiệp nói chung, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà nói riêng, quản lý chi phí là nhiệm vụ hàng đầu của bộ máy kế toán, quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Hiện nay, có một phương pháp kế toán chi phí mới, thường được gọi là “kế toán chi phí mục tiêu”. Tức là Công ty phải lên kế hoạch cho công trình một cách chi tiết trước khi thực hiện công trình đó. Đây sẽ là cơ sở để quyết định có thực hiện công trình đó không, thực hiện với giá thầu là bao nhiêu. Tuy nhiên, để có thông tin kế toán quản trị và chi phí, giá thành một cách chính xác, Công ty phải tổ chức tốt hơn nữa công tác phân tích hoạt động kinh doanh. Qua quá trình phân tích chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, ta có được thông tin chính xác về tình hình thi công, khả năng thực hiện những khối lượng xây lắp theo dự toán và kế hoạch đã đề ra. Đây là cơ sở điều chỉnh tăng hay giảm khối lượng thi công trong kỳ kế tiếp, cũng như đánh giá được khả năng xây lắp từng đội sản xuất, từng chi nhánh. Từ đó, chúng ta sẽ có điều kiện phân công nhiệm vụ, điều chuyển lực lượng thi công cho phù hợp với tình hình thực tế, độ phức tạp, quy mô,…của từng công trình nhận thầu. 3.2.2.4. Kiến nghị đối với công tác tổ chức hạch toán, kiểm tra, kiểm soát quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Kế toán trưởng Công ty có toàn quyền quyết định tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp của Công ty. Những người có nhiệm vụ trực tiếp hạch toán phân theo chi nhánh, từ chi nhánh được điều về tận công trình đang thi công để thực hiện nhiệm vụ hạch toán, kế toán. Số liệu, thông tin kế toán sẽ được chuyển về đội kế toán tại chi nhánh và phòng Kế toán Công ty. Như vậy, số liệu tổng hợp chỉ phải thực hiện ở cuối kỳ kế toán. Nhiệm vụ hạch toán như vậy thực sự chưa phù hợp. Bởi vì, tại phòng Kế toán cuối kỳ, thường có lượng số liệu rất nhiều. Công tác kế toán thường căng thẳng, Công ty nên tổ chức tiếp nhận chứng từ liên tục, giảm tải công tác kế toán cuối kỳ, cũng như tránh những sai sót cuối kỳ. Như vậy, công tác kế toán được thực hiện liên tục, hiệu quả chắc chắn sẽ cao hơn. Vai trò theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình hạch toán và tập hợp chi phí và tính giá thành là nhiệm vụ của Kế toán trưởng, đại diện cao nhất cho công tác kế toán của Công ty. Bên cạnh đó là vai trò của Ban kiểm soát, đại diện cho Đại Hội đồng Cổ đông. Ban Kiểm soát cũng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán của Công ty, nhất là những số liệu liên quan tới chi phí giá thành. Tuy nhiên, Ban Kiểm soát thường kiểm tra, giám sát thông qua số liệu kế toán cuối kỳ. Điều này chưa hợp lý, ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho cổ đông, những ông chủ thực sự của Công ty. Hiện nay tại Công ty, thành viên Ban Kiểm soát lại có cả Kế toán trưởng, sẽ ảnh hưởng tới tính độc lập của thông tin kế toán cung cấp. Vì vậy, Công ty nên tổ chức Ban Kiểm soát là những thành viên có kinh nghiệm, không tham gia vào công tác quản lý Công ty. Như vậy, tính độc lập sẽ được nâng cao, mức độ tin cậy của thông tin kế toán do Ban Kiểm soát cung cấp cũng vì vậy mà tăng lên. KẾT LUẬN Tuy là một doanh nghiệp còn khá non trẻ (thành lập năm 2004 và chuyển đổi thành Công ty cổ phần năm 2006) nhưng tới nay, Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà đã có những bước tiến vượt bậc, trở thành một trong những Công ty cơ khí, lắp máy hàng đầu ở Việt Nam. Để đạt được những thành quả to lớn ấy, có sự đóng góp hết mình từ công sức, trí tuệ của những cán bộ, kỹ sư toàn Công ty cũng như những người làm công tác kế toán nói riêng. Hiện nay, các công trình của Công ty đang trải dài trên khắp mọi miền đất nước, sang cả nước bạn CHDCND Lào, tất cả vì mục tiêu phát triển vững mạnh của Tổng Công ty Sông Đà, đem đến dòng điện ngày mai cho đất nước. Trước tình hình hiện nay, công tác tập hợp chi phí và tính giá thành các Công ty tuy đã hoàn thành nhiệm vụ được giao nhưng do những khó khăn chủ quan và khách quan, vẫn bộc lộ những thiết sót cần khắc phục liên tục. Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà” đã cố gắng phản ánh một cách trung thực nhất quy trình hạch toán chi tiết chi phí, giá thành tại Công ty, đưa ra một số nhận định và kiến nghị nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu thông tin ngày càng cao của thực tiễn. Một số giải pháp đưa ra có thể là cơ sở cho việc đổi mới quy trình hạch toán tại Công ty, nâng cao hiệu quả hạch toán. Bởi vì, trong tình hình hiện nay, yếu tố quản lý chi phí và tính giá thành ngày càng giữ một vị trí chiến lược trong quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng to lớn tới kết quả kinh doanh. Nếu Công ty quản lý tốt chi phí, nó sẽ trở thành chìa khóa mở ra những cánh cửa mới, cơ hội mới cho sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong tương lai. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.) Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán. Quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ đồ kế toán. 2. Giáo trình kế toán tài chính – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân. 3. Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 2. 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 2. 5. Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001. 6. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. 7. Tài liệu Công ty cung cấp 8. Website: MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. BHXH : Bảo hiểm xã hội 2. BHYT : Bảo hiểm y tế 3. CCDC : Công cụ dụng cụ 4. CPSX : Chi phí sản xuất 5. CPSD : Chi phí sử dụng 6. GTGT : Giá trị gia tăng 7. KPCĐ: Kinh phí công đoàn 8. KH : Khấu hao 9. NC : Nhân công 10. NVL : Nguyên vật liệu 11. PCCC: Phòng cháy chữa cháy 12. SXC : Sản xuất chung 13.TSCĐ : Tài sản cố định 14. TK : Tài khoản DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức của Công ty 11 Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức của Xí nghiệp 12 Sơ đồ 03: Bộ máy kế toán của Công ty 14 Sơ đồ 04: Quá trình ghi sổ kế toán 23 Sơ đồ 05:Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí và giá thành tại Công ty 69