Chuyên đề Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty THHN Xây dựng công trình Hồng Nhân

xây dựng là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có phẩm cấp khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu Công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng khác nhau, cụ thể như sau: - Đối với những loại nguyên vật liệu như gạch, đá, cát, sỏi chỉ cần đáp ứng được các tiêu chuẩn về kỹ thuật mà Bộ giao thông vận tải hoặc do Nhà nước ban hành (ví dụ tiêu chuẩn về độ sạch, kích cỡ) thì Công ty thường tận dụng các nguồn tại địa phương, nơi công trình được tiến hành thi công. Bởi vì đây là nguồn cung ứng vẫn có thể đảm bảo chất lượng mà giảm được chi phí vận chuyển và tận dụng được các ưu đãi của địa phương. - Đối với những loại nguyên vật liệu quan trọng như sắt, thép, xi măng thì việc lựa chọn người cung ứng còn phải căn cứ vào yêu cầu của chủ đầu tư về chất lượng, chủng loại, kích cỡ nguyên vật liệu trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào yêu cầu đó mà Công ty lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu. Ví dụ như chủ đầu tư yêu cầu là xi măng PC30 theo tiêu chuẩn Việt Nam thì Công ty lựa chọn các nhà máy xi măng của TW là nhà cung ứng. Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua 1 hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. - Với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như đinh, dây thì các đội tự tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn chúng phục vụ được yêu cầu của công việc. Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc việc mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, việc mua qua trung gian tuy có làm tăng chi phí mua nhưng lại là cần thiết vì nguyên vật liệu phân tán ở nhiều nơi (như cát, sỏi), doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu ở xa nơi công trình như xi măng, sắt, thép hay có loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu như nhựa đường nhập khẩu. Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, đảm bảo được yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Sơ đồ 2.1: Quy trình mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp công nghiệp Thực hiện đơn hàng Thương lượng và đặt hàng Biểu hiện cầu Tìm và chọn người bán Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua Phương thức giao nhận, kiểm kê nguyên vật liệu: Trong hợp đồng mua bán Công ty đã thoả thuận địa điểm giao nhận nguyên vật liệu rất cụ thể. Ví dụ như với các loại nguyên vật liệu đặc biệt như xăng, dầu, nhựa đường, xi măng cần có sự quản lý chặt chẽ và cần có sự điều phối chung thì mới chở đến kho công trình, rồi theo kế hoạch sẽ cung cấp cho các đơn vị. Các loại nguyên vật liệu như cát, sỏi, đá sẽ giao nhận tại kho bãi công trường. Một số loại nguyên vật liệu khác như dây, xi măng trắng thực hiện mua theo phương thức mua đứt bán đoạn, Công ty sẽ thanh toán và nhận ngay tại địa điểm mua. Sau khi nguyên vật liệu được vận chuyển về kho bãi thì thủ kho tiến hàng tiếp nhận (công tác tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên vật liệu). Nhưng trước tiên nguyên vật liệu phải được ban kiểm nghiệm (gồm có một đại diện phòng vật tư thiết bị, một đại diện phòng kĩ thuật và thủ kho hoặc là bao gồm đại diện ban vật tư thiết bị, ban kế hoạch kỹ thuật và thủ kho của đội nếu nguyên vật liệu do đội công trình tự mua) tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách có hợp tiêu chuẩn hay không (mẫu biên bản kiểm nghiệm). Mẫu 1: Biên bản kiểm nghiệm Đơn vị Mẫu số 05-VT Bộ phận Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày…tháng…năm… Số:….. -Căn cứ…..số…ngày….tháng…..năm….của……………………………….. -Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT (SP,HH) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Trưởng ban Ông, bà: uỷ viên Ông, bà: uỷ viên Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban Trên cơ sở hoá đơn giao báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm,thủ kho tiếp nhận nguyên vật liệu và chuyển vào kho, bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. Việc xác nhận nguyên vật liệu vào kho phải được cán bộ quản lý vật tư, cán bộ kĩ thuật, thủ kho xác nhận thông qua phiếu nhập kho. Mẫu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị:………. Địa chỉ:……… C/QĐ/CĐKT Mẫu số: 01- VT Theo QĐ:1141- VT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày…tháng…năm… Nợ…..Số:…… Có…….. - Họ tên người giao hàng - Theo số ngày tháng năm của -Nhập tại kho: ..... .. .… …..…….. …… Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 … … …………….. …………….. …………….. …… …… …… ….. ….. ….. ……… ……… ……… ……. ……. ……. …. …. …. ……. ……. ……. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Nhập, ngày….tháng….năm…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Công tác quản lý việc cấp phá,t xuất kho nguyên vật liệu của công ty Công tác cấp phát nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theo hình thức cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát này căn cứ vào nhu cầu sử dụng hàng ngày mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đề xuất với thủ kho xuất nguyên vật liệu cung cấp cho các tổ đội. Việc xác định nhu cầu sử dụng hàng ngày do người phụ trách kĩ thuật căn cứ vào hệ thống định mức sử dụng và nhiệm vụ được giao trong ngày( theo tiến độ thi công). Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đã ký. Việc cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện thông qua phiếu xuất kho theo ngày làm việc. Khi nguyên vật liệu xuất kho phải có sự xác nhận của các bên có liên quan bao gồm: Thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận cung tiêu, người nhận hàng và thủ kho để đảm bảo tính chính xác, trung thực và trách nhiệm. Mẫu 3: phiếu xuất kho Đơn vị……… Địa chỉ……... PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng…năm…. Mẫu số:01-VT Theo QĐ:114-VT TC/QĐ/CĐ Kinh tế. Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài Chính Nợ:…..số….. Có:…..số…. Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận). Xuất tại kho: Sstt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 … …. … … … … … …. Cộng Lý do xuất kho: Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Xuất, ngày….tháng…..năm….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Nhìn chung khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty đã đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ được thực hiện chính xác, đầy đủ, quá trình diễn ra kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các đội tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tiến độ của các công trình mà Công ty thi công. 2.2. Hình thức tổ chức bố trí và quản lý hàng tồn kho, định mức dự trữ nguyên vật liệu. Hình thức bố trí kho tàng của Công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là thực hiện xây dựng các công trình. Bất kì một doanh nghiệp nào thì quá trình sản xuất kinh doanh đều cần phải có hệ thống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệt giữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng. Nhưng do đặc trưng của ngành nghề xây dựng, hệ thống kho tàng chủ yếu được xây dựng theo các công trình mà Công ty thực hiện tuy nhiên tại Công ty cũng như tại các đội công trình và xí nghiệp trực thuộc đều có hệ thống kho tàng. Hệ thống kho tàng này chủ yếu chứa máy móc thiết bị, còn nguyên vật liệu dự trữ tại đây chủ yếu là cát (do cát là loại nguyên vật liệu mang tính mùa vụ, chỉ có thể khai thác vào mùa khô, nhưng lượng nguyên vật liệu này dự trữ chỉ mang tính dự phòng). Tại Công ty nguyên vật liệu chỉ mua khi có công trình thực hiện nhằm đảm bảo nguồn vốn lưu động không bị ứ đọng, quay vòng phục vụ cho hoạt động kinh doanh khác của Công ty. Mặt khác nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có rất sẵn trên thị trường. Vì vậy Công ty không gặp khó khăn trong việc thu mua nguyên vật liệu. Trong xây dựng, kho bãi có rất nhiều loại khác nhau; tuỳ theo quy mô công trình và diện tích mặt bằng mà thiết kế vị trí kho bãi hợp lí. Thông thường thì đối với các công trường xây dựng đường giao thông, vị trí kho bãi thường đặt tại khu vực trung tâm theo chiều dài của công trình, nơi gần công trường nhất. Đồng thời, tuỳ vào tính chất, đặc điểm của nguyên vật liệu cần bảo quản và đặc điểm từng loại công trường, đặc điểm của địa phương…để lựa chọn các giải pháp kết cấu kho bãi hợp lý. Nhưng kết cấu kho bãi phải đảm bảo các tiêu chuẩn như kết cấu phải đơn giản, gọn nhẹ có thể tái sử dụng, kết cấu tận dụng nguyên vật liệu của địa phương, kết cấu phải đảm bảo được chức năng bảo quản tốt các loại nguyên vật liệu, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường… nhằm đảm bảo được chức năng bảo quản các loại nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí, từ đó góp phần làm giảm tổng chi phí cho công trình. Cụ thể: * Nếu có diện tích mặt bằng rộng, quy mô công trình lớn thì thông thường có các loại kho sau: - Kho lộ thiên: Kết cấu chủ yếu là diện tích mặt nền được gia cố để chịu được trọng lượng các loại vật liệu và thoát nước mưa. Ví dụ: bãi cát, sỏi, đá - Kho có mái che: Kết cấu chủ yếu là bộ khung có mái lợp chống được mưa nắng thường là lợp bằng tấm fibro xi măng hoặc tôn. Ví dụ: Kho thép, kho máy móc thiết bị. - Kho kín: Kết cấu chủ yếu là phần luồng, mái cửa bao che phải kín, chống được tác động của thiên nhiên. Ví dụ: Các kho xi măng, sơn, thiết bị máy móc. - Kho đặc biệt: Đây là kho có kết cấu đặc biệt như xăng dầu…. * Nếu diện tích thi công hẹp: trên mỗi công trường bố trí một số loại kho bãi sau: - Kho xi măng: Chỉ bố trí mang tính bổ sung cho 1 số kết cấu công trình (như đổ bê tông). - Kho thép: Ở dạng bán kiên cố, có thể dùng các loại vải bạt chống mưa để che. Lượng thép trong kho phải căn cứ vào tiến độ thi công. - Các loại vật liệu như đá, cát, sỏi được cung cấp liên tục theo đúng tiến độ và nhu cầu sử dụng. Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý và tương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu. Có thể thấy được tình hình phân loại kho và bố trí kho của công ty thông qua biểu định mức cất chứa nguyên vật liệu ở công trường do công ty xâydựng : Bảng 2.2: Định mức cất chứa nguyên vật liệu ở công trường TT Tên vật liệu Đơn vị Lượng vật liệu trên 1m2 Chiềucao chất v. liệu (m) Cách chất Loại kho I. Vật liệu trơ 1. Sỏi, cát, đá dăm M3 3- 4 5 - 6 Đánh đống Bãi lộ thiên 2. … … … … … … II. Vật liệu Silicat 1. Xi măng bao Tấn 1.3 2 Xếp chồng Kho lán 2. … … … … … … III. Vật tư hoá 1. Sơn đóng hộp Tấn 0.7-1 2-2.2 Xếp chồng Kho kín 2. Nhựa đường Tấn 0.9-1 Xếp chồng Kho hở 3. Thùng xăng dầu Tấn 0.8 Xếp chồng Kho đặc biệt Phương pháp bảo quản của Công ty Do hoạt động thi công xây lắp được tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng của các yếu tố tự nhiên. Hơn thế nữa lượng nguyên vật liệu trong thi công có số lượng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng và cần thiết. Phương pháp bảo quản: tuỳ vào đặc điểm, tính chất của từng loại nguyên vật liệu mà Công ty đề ra những phương thức bảo quản phù hợp. Ví dụ như những loại nguyên vật liệu cần phải bảo quản không cho tiếp xúc trực tiếp với khí trời thì phải cất trong kho kín như xi măng, hoá chất, sơn. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ, Công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có trang thiết bị chắc chắn an toàn như cứu hoả, cấp cứu. Các loại kho được kết cấu đảm bảo các tiêu chuẩn bảo quản nguyên vật liệu. Ví dụ như đối với kho xăng dầu: đây là kho đặc biệt chứa vật liệu dễ cháy nên đã được thiết kế cẩn thận. Thường chứa chúng trong các bể chứa riêng bằng thép hoặc đóng thùng để trong kho kín. Các bể xăng dầu có loại để trên mặt đất, có loại chìm hẳn dưới đất, hoặc nửa chìm, nửa nổi. Xung quanh kho xăng dầu để nổi, trên mặt đất đắp bờ đất cao trên 1m, mặt bờ rộng 0,8m để phòng cháy, khoảng cách kho đến các công trường lân cận trên 50m, trên các bể nổi chứa bằng thép phải có thu lôi chống sét, phải có mái che đậy để tránh nắng. Vị trí kho xăng dầu ở cuối hướng gió. Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng số lượng, chất lượng, đúng quy trình kĩ thuật nhằm bảo đảm chất lượng và tiến độ thi công, hạn chế những hao hụt và lãng phí quá mức, từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh nói chung. Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu do các đội trực tiếp quản lý, các thành viên trong ban lãnh đạo đội phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về công tác sử dụng nguyên vật liệu của đội mình. Trong đó, phó ban kĩ thuật phối hợp với các cán bộ kĩ thuật, là người trực tiếp có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn công nhân làm đúng yêu cầu kĩ thuật, tránh tình trạng hao phí nguyên vật liệu làm cho chi phí nguyên vật liệu vượt quá cao so với dự tính kế hoạch. Đồng thời hàng ngày phó ban kĩ thuật sẽ có một quyển Nhật kí riêng để ghi chép tất cả công việc mà đội thực hiện trong ngày và ghi cả số lượng nguyên vật liệu đã chi dùng cho các công việc. Để thực hiện công tác quản lý tốt, định kỳ hàng quý, hàng năm tuỳ theo thời gian dự kiến thực hiện công trình, các cán bộ phòng ban có liên quan của Công ty (gồm đại diện phòng kinh tế-kế hoạch; tài chính kế toán; kĩ thuật; vật tư thiết bị và ban Giám đốc) tiến hành kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu tại các đội để kịp thời có biện pháp nếu sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích và chưa hiệu quả. Tuy nhiên ban kiểm tra không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên tài liệu giấy tờ như báo cáo của đội, xí nghiệp về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế ở từng đội công trình và xí nghiệp. Công việc kiểm tra này được thực hiện như sau: Cán bộ chuyên môn sẽ căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã nhập kho, tính toán khối lượng nguyên vật liệu đã đưa vào sử dụng; kiểm kê nguyên vật liệu còn tồn trong kho. Từ đó xem xét việc sử dụng nguyên vật liệu có hợp lý và tiết kiệm hay không. Đồng thời Công ty cũng có những chế độ khuyến khích và chế độ quy trách nhiệm về việc sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên các chế độ này vẫn chưa được quy định rõ ràng và ban hành toàn Công ty. Tại Công ty, sẽ có chế độ khen thưởng đối với các đội có mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm; ngược lại đội nào sử dụng nguyên vật liệu còn lãng phí sai mục đích sẽ bị nhắc nhở để rút kinh nghiệm. Nhưng mức khen thưởng hay kỉ luật như thế nào thì không quy định cụ thể. Còn lại các đội và xí nghiệp thì mỗi đội đều có chế độ thưởng phạt riêng, tuỳ thuộc vào điều kiện của từng đội. Tại đội công trình và xí nghiệp việc kiểm tra sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và định kỳ do tổ kiểm tra gồm cán bộ ban kế hoạch kỹ thuật, ban tài chính kế toán, ban vật tư, ban Giám đốc tiến hành thực hiện kiểm tra. Những vật tư không sử dụng hết đều được nhập lại kho, những vật tư có thể tận dụng để sử dụng lại đều được thu hồi. Với công tác tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu khá hợp lý và chặt chẽ như vậy, cùng với sự cố gắng của đội ngũ công nhân nhìn chung việc sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty đã hợp lý và tiết kiệm đảm bảo chất lượng và tiến độ chung cho các công trình. Mặt khác, do việc xác định kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu đã tính toán cả lượng dự phòng nguyên vật liệu thông qua hệ số dự phòng mà trong quá trình tổ chức thi công luôn có những sai số giữa tính toán thiết kế và thực tế thi công vì vậy mà thực tế sử dụng nguyên vật liệu năm 2006 của công ty ít hơn so với kế hoạch Bảng 2.2: Sử dụng vật tư kĩ thuật Năm 2006 Đơn vị tính: triệu đồng Stt Tên vật tư ĐVT Tổng cộng Định mức (Theo dự toán) Thực tế thực hiện Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Đá các loại Cấp phối đá dăm Cát vàng Dầu Diezel Dầu Fo Mỡ Dầu phụ Xăng Nhựa đường Nhũ tương Nhựa MC Cát san lấp Bột đá Xi măng Thép các loại Đá my bột Sơn các loại Hạt phản quang Gạch lá dừa m3 m3 m3 l kg kg l l tấn tấn l m3 tấn tấn kg m3 kg kg viên 73099 56.749 17.359 952.254 789.700 445 14.646 26.609 5.565 226 170.530 36.679 4.549 459 9.172 9.183 2150 225 100.000 7.475.350 3.044 1.055 4.134 2.777 7 182 155 22.875 797 772 1.578 1.398 349 79 593 22 2 93 64.577 46.451 16.809 884.504 785.090 255 12.390 25.142 5.290 203 170.530 36.679 2.959 313 9.172 9.183 2.150 225 100.000 4.812 2.521 1.002 3.836 2.760 4 154 146 22.269 716 772 1.578 880 231 79 593 22 2 93 Tổng cộng giá trị 45.263 42.473 Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khá tốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn những việc còn tồn tại về việc bảo quản như hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng chưa khoa học, chưa hợp lý. Các kho thường xây dựng lộn xộn không theo một quy hoạch và một trình tự sao cho việc sử dụng để thi công diễn ra trôi chảy. Các quy định về việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu chưa thật sự rõ ràng và chưa có ban hành thành những văn bản cụ thể. Bên cạnh đó vấn đề khên thưởng kỷ luật chưa dứt khoát, còn qua loa lấy lệ, còn nặng về hình thức. Vì thế việc chấp hành các quy định về việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu còn hạn chế và chưa mang lại nhiều hiệu quả. 2.3. Định mức tiêu thụ nguyên vật liệu. Thứ nhất là xác định số lượng , chủng loại vật tư cần sử dụng . Căn cứ vào bản thiết kế công trình xây dựng , vào bản thiết kế xác định khối lượng các loại công việc xây dựng của toàn bộ công trình , dựa vào chương trình sản xuất xây dựng của năm , tháng ta xác định được khối lượng công việc xây dựng mà đội tiến hành xác định được nhu cầu , số lượng , chủng loại vật tư cần để hoàn thành nhiệm vụ xây dựng trong từng thời kỳ . Nhu cầu vật tư bao gồm số vật tư cấu thành thực thể công trình , vật tư hao hụt trong khâu thi công và hao hụt do vận chuyển và bảo quản tại kho . Đối với các loại vật liệu phụ , vật liệu rẻ tiền mau hỏng , khó xác định chính xác bằng định mức , trong thực tế có thể xác định nhu cầu đó bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm . Lượng vật tư Khối lượng công tác thi công Định mức tiêu hao * Cần dùng cho = bằng hiện vật theo vật tưcho một đơn thi công thiết kế kỹ thuật công việc. * Lượng vật tư cần cung Lượng vật tư Lượng vật tư hao hụt cấp = cần dùng + tự nhiên Hai là xác định nhu cầu vật tư dự trữ . Thực tế trong xây dựng cơ bản dự trữ vật tư thường bao gồm dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm . + Dự trữ thường xuyên : nhằm bảo đảm cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai lần cung cấp . + Dự trữ bảo hiểm : Là xác định lượng vật tư cần thiết để bảo đảm cho quá trình xây dựng vẫn tiến hành bình thường trong những tình huống bất trắc xảy ra sự chậm trễ không bảo đảm cung ứng kịp thời . 2.4. Công tác quản lý kho. Các kho của công ty được thiết kế với quy mô thích hợp, trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, thiết bị đo lường và sổ sách ghi chép cẩn thận. Trong mỗi kho được phân chia thành những kho nhỏ có sơ đồ và có những thiết bị cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng vật tư trong kho dễ thấy, dễ di chuyển, dễ kiểm tra tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Công ty đã đề ra các quy định về nhập xuất và lưu kho nguyên vật liệu, quy định về việc sắp xếp kho nguyên liệu cũng như các quy định về lấy mẫu phân tích. 3. Đánh giá thực trạng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân. 3.1 Kết quả đạt được Nhìn chung, việc sử dụng nguyên vật liệu công ty cổ phần Vinaconex Xuân Mai trong thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Trong công tác thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, công ty đã thực hiện tốt và tiết kiệm đáng kể lượng nguyên vật liệu tiêu hao, nâng cao hệ số sử dụng nguyên vật liệu góp phần giảm bớt chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty cũng đã có nhiều biện pháp để giảm bớt phế liệu, phế phẩm, triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm như: cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao năng lực trình độ của đội ngũ lao động, thực hiện chế độ thưởng phạt, gắn trách nhiệm với quyền lợi khuyến khích người lao động tham gia vào việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Công ty đã có nhiều hình thức để phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, công ty đã tích cực nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác thu mua nguyên vật liệu, quản lý kho, cấp phát và thanh quyết toán nguyên vật liệu. 3.2. Những hạn chế trong việc sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Trong thời gian qua, việc sử dụng nguyên vật liệu ở công ty đã bộc lộ những hạn chế. + Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thiếu chính xác, không sát với thực tế. + Công tác thiết kế sản phẩm còn yếu kém, sản phẩm thiết kế thường thô kệch, khối lượng lớn thường gây lãng phí nguyên vật liệu. + Công nghệ sản xuất sản phẩm thiếu đồng bộ, ở một số khâu còn lạc hậu như tạo khuôn, trộn bê tông. + Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, công nhân để lãng phí nhiều nguyên vật liệu, tỷ lệ phế liệu, phế phẩm thu hồi và tái sử dụng không cao. + Công tác thu mua nguyên vật liệu cũng còn hạn chế. Nguyên vật liệu thu mua đôi khi chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng, chưa đủ số lượng và chưa đúng tiến độ. Đó là do công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu còn yếu kém. + Công tác quản lý kho, thanh quyết toán nguyên vật liệu cũng còn nhiều bất cập, sổ sách đôi khi không rõ ràng, thanh quyết toán nguyên vật liệu chậm. 3.3 Nguyên nhân. - Thứ nhất: Do sự yếu kém trong công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, không sửa đổi kịp thời khi có sự biến động tình hình thực tế của công ty cũng như tình hình chung của ngành vật liệu xây dựng nên mức trở nên lạc hậu không sát với thực tế. - Thứ hai: Do công tác thiết kế sản phẩm không phù hợp với nhu cầu thị trường về sản phẩm nhỏ, gọn, đẹp mà vẫn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. Sản phẩm của công ty thường có khối lượng lớn nên tiêu hao nguyên vật liệu lớn. - Thứ ba: Do công nghệ sản xuất còn lạc hậu, chi phí cao, các dây chuyền do Liên Xô đầu tư tiêu tốn nguyên, nhiên vật liệu mà năng suất chất lượng kém dẫn đến hiệu quả kinh tế thấp. - Thứ tư: Do yếu kém trong các khâu sản xuất, việc gắn kết giữa các khâu còn chưa chặt chẽ đồng bộ, có khâu dùng máy móc, còn có khâu lại chủ yếu là lao động thủ công dẫn đến tình trạng mất cân đối và kém hiệu quả trong việc sử dụng nguyên vật liệu. - Thứ năm: Do công ty chưa thực hiện có hiệu quả các biện pháp khuyến khích đối với người lao động. Trình độ quản lý vật tư còn thấp, trình độ tay nghề và ý thức trách nhiệm của công nhân chưa cao cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản cản trở việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu tại công ty. Thực tế đòi hỏi công ty phải tìm hiểu rõ nguyên nhân đồng thời có những giải pháp thiết thực để nâng cao tiết kiệm nguyên vật liệu tại công ty. CHƯƠNG III: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HỒNG NHÂN I. Định hướng phát triển chung cho công ty 1. Định hướng chung Mục tiêu Để theo kịp với đà phát triển chung của nền kinh tế, cũng như xu hướng phát triển của ngành xây dựng, công ty đã xây dựng cho mình chiến lược kinh doanh trong thời gian tới với mục tiêu là nâng cao doanh thu, mở rộng thị trường, giảm bớt các khoản phải thu, phải trả nhằm nâng cao lợi nhuận của công ty. Cụ thể trong giai đoạn 2005 – 2010 công ty dự kiến phấn đấu mức doanh thu tăng trưởng bình quân hàng năm từ 10% - 12% so với năm trước, lợi nhuận tăng 10% – 15% mỗi năm. Năm 2008 là năm thứ 2 của giai đoạn 5 năm 2005 – 2010. đây là năm có ý nghĩa chiến lược trong việc thực hiện thành công kế hoạch 5 năm, cũng như tạo ra động lực và dấu ấn mạnh mẽ trong phát triển kinh tế xã hội. Chỉ tiêu kế hoạch cụ thể của công ty năm 2008 như sau: Doanh thu: dự kiến doanh thu đạt 10 tỷ đồng Lợi nhuận: dự kiến lợi nhuận đạt 1 tỷ đồng Nộp ngân sách: dự kiến nộp ngân sách 500 triệu đồng. Thu nhập bình quân đầu người: 1,5triệu/người/tháng. Các năm tiếp theo (2008 – 2010) công ty tiếp tục khai thác triệt để các tiềm năng của đất nước, nâng cao hiệu quả kinh tế, sức cạnh tranh, tiếp tục thực hiện mục tiêu ổn định và phát triển bền vững. Định hướng: Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới là: - Về thị trường: công ty tiếp tục mở rộng thị trường, tìm kiếm và tham gia đấu thầu các công trình và hạng mục công trình của mọi thành phần đầu tư, tập trung khai thác những thị trường hiện tại như Hà Nội, Hưng Yên… tiếp cận những thị trường tiềm năng như Hải Phòng, Hoà bình… - Về sản xuất: cơ cấu sản xuất xây lắp chiếm 80% giá trị sản xuất kinh doanh, trong đó xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng chiếm 70% giá trị xây lắp, xây dựng các công trình giao thông, cấp thoát nước, trạm biến áp chiếm 20% giá trị xây lắp. - Về nguồn nhân lực: công ty tiến hành đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng đòi hỏi khắc khe của thị trường, không ngừng nâng cao chất lượng công trình. thêm vào đó công ty chủ trương trẻ hoá đội ngũ cán bộ, kết hợp sự năng nổ, nhiệt tình sáng tạo của tuổi trẻ với kinh nghiệm của các thế hệ đi trước nhằm tạo ra động lực mới cho sự phát triển bền vững của công ty. - Về quản lý các nguồn lực tài chính: với phương châm đáp ứng đủ cho nhu cầu, tự chủ cao trong quản lý, tiết kiệm trong sử dụng, góp phần sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của công ty. Ngoài ra công ty cũng đang nghiên cứu các biện pháp thúc đẩy sản xuất kinh doanh, nhất là lĩnh vực kinh doanh nhà ở chung cư cao tầng một lĩnh vực mới mẻ đầy hứa hẹn. 2. Định hướng cho công tác quản lý nguyên vật liệu Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu Mọi công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH Xây Dựng Công Trình Hồng Nhân đều thuộc phòng vật tư của công ty đảm nhiệm trong mối liêu hệ mật thiết với các phòng ban chức năng như : phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch kỹ thuật… Phòng vật tư của công ty có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau : - Trưởng phòng : chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về mọi hoạt động của phòng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ mà lãnh đạo công ty giao - Phó phòng : Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng, ngoài ra còn có nhiệm vụ phân công công tác cho các thành viên của phòng Với bộ phận cung ứng vật tư : - Cung ứng vật tư chính có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho công ty đảm bảo sản xuất. Tham mưu cho giám đốc về ký kết các hợp đồng mua sắm vật tư đúng thủ tục, điều khoản, hạng mục trong hợp đồng kinh tế. Hợp đồng mua bán phải rõ ràng, từng loại giá cả vật tư cần mua, thực hiện đầy đủ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của nhà nước. - Thủ kho chính có nhiệm vụ xuất nhập kho tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty theo đúng nguyên tắc, quy định của công ty và pháp luật Nhập kho những dụng cụ, thiết bị, phụ tùng và các vật thiết rẻ tiền mau hỏng, phải trực tiếp nhập hay xuất theo những yêu cầu của đơn vị xin cấp Xuất kho phải có phiếu mới được cấp, tránh tình trạng xuất kho không có hóa đơn Cùng kế toán đối chiếu các số liệu xuất nhập cập nhật sổ sách vào kho kịp thời chính xác. Thường xuyên nắm được số lượng vật tư hiện có trong kho. Quản lý kho tàng, vật tư thiết bị tránh mất mát hư hỏng, bên cạnh đó làm một số công việc khi công ty giao nhiệm vụ - Phục vụ kho có trách nhiêm giúp thủ kho chính xuất nhập vật tư khi thủ kho chính phải đảm bảo đúng thủ tục xuất nhập như thủ kho chính. Kiểm tra bảo quản kho tàng trong và ngoài kho phải gọn gàng, sạch sẽ ngăn nắp. Ngoài ra làm các công việc khác như phòng và ban lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ. Công tác tiếp nhận Nguyên vật liệu Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý Nguyên vật liệu trong nội bộ công ty. Việc vận chuyển Nguyên vật liệu của phân xưởng luôn được tiến hành kịp thời bằng đội xe của công ty cũng như xe của phía đối tác mà doanh nghiệp đã ký hợp đồng vận chuyển. Trong công tác tiếp nhận thủ kho luôn tuân theo những quy định về xuất nhập kho của công ty và nhà nước. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu xin cấp vật tư cả các đơn vị, thủ kho nhập kho Nguyên vật liệu theo đúng, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng, phải có hóa đơn mua hàng theo đúng quy định của nhà nước. Phụ tùng, thiết bị của công ty khi nhập phải được nghiệm thu, sau khi nhập thủ kho vào thẻ kho để theo dõi theo từng loại vật tư. Công tác bảo quản Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng của công ty rất đa dạng bao gồm các loại xi măng, sắt thép. Vì vậy để đảm bào cho công tác bảo quản Nguyên vật liệu được thuận lợi công ty cần áp dụng hệ thống kho hàng như sau : - Kho Nguyên vật liệu : kho tổng hợp, cung cấp toàn bộ NVL cho các phân xưởng sản xuất trong đó có 2/3 kho chứa xi măng và còn lại là sắt thép. Vì thế cần phải được 1 thủ kho và 3 phụ trách kho quản lý. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất Nguyên vật liệu trên sổ sách và cùng với các phụ trách xuất nhập vật tư khi có yêu cầu. - Kho thiết bị là kho chứa toàn bộ phụ tùng dùng cho sản xuất của công ty. Kho này cũng cần 4 thành viên đảm nhận. - Tất cả hệ thống kho cần đảm bảo được các yếu tố an toàn, đúng và đủ, chính xác trên mặt sổ sách. Vì vậy cần giao phó trách nhiệm cho người có trách nhiệm và có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Công tác cấp phát Nguyên vật liệu Cấp phát là bộ phận trong cả quá trình sản xuất và xây dựng các công trình, đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng. Việc quản lý và thực hiện đúng đắn chế độ cấp phát có nghĩa vụ to lớn đối với việc quản lý Nguyên vật liệu được nhanh chóng, giảm lượng giấy tờ không cần thiết, sử dụng nguyên vật liệu được thuận lợi và tiết kiệm. Chuyển đổi hình thức sử dụng hiện tại sang hình thức cấp phát theo yêu cầu của bộ phận thiết kế và thi công công trình. Theo hướng này thì đội xây dựng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về số lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu 1. Sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng hợp lý, tiêt kiệm nguyên vật liệu thì chúng ta phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu để đề ra được các biện pháp cụ thể với doanh nghiệp trong từng thời kỳ. - Tăng cường công tác quản lý nhằm xóa bỏ hao hụt mất mát. Khi trong công ty có hao hụt mất mát nguyên vật liệu cần phải điều tra xem xét rõ nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt mất mát là do nguyên nhân khách quan như thời tiết, máy móc thiết bị… thì cần phải nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là do nguyên nhân chủ quan thì doanh nghiệp phải có biện pháp nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân hay đơn vị có thành tích, kỉ luật tốt. Xử lý nghiêm minh với người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng biện pháp hành chính - Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu Muốn sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở 2 khâu dự trữ và sản xuất. Để thực hiện tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến việc tính toán đến các định mức sản xuất, mức dự trữ, chú trọng đến việc nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. - Giảm bớt phế phẩm phế liệu, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải tập trung giải quyết các vấn đề sau Tăng cường công tác quản lý kỹ thuật và nâng cao trình độ tay nghề của công nhân Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị , coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm Áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu tránh lãng phí nguyên vật liệu … Ngoài ra cần phải đặc biệt coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. 2. Tổ chức thu hồi phế phẩm phế liệu Việc tận dụng thu hồi phế liệu phế phẩm thể hiện việc quán triệt nguyên tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Đây chẳng những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài đối với mỗi doanh nghiệp vì việc tận dụng số phế liệu phế phẩm hiệu quả cao hơn từ các nguyên vật liệu từ khai thác chế biến. Xóa bỏ mọi hao hụt mất mát hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây ra. Để thực hiện tốt phương hướng này cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua , vận chuyển, kiểm nghiệm bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Áp dụng chế độ xử phạt nghiêm các hành vi lấy cắp và sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, kiểm tra theo dõi sát sao việc sử dụng nguyên vật liệu. 3. Hoàn thiện hệ thống định mức: Định mức ở công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân có hai loại là định mức tiêu dùng cho một kg sản phẩm và định mức tiêu dùng cho một sản phẩm. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của công ty được xây dựng trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây, chúng được sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với sự biến đổi các nhân tố về kinh tế, xã hội và nội bộ công ty. Hiện nay, sản phẩm của công ty đang phải cạnh tranh gay gắt với các sản phẩm cùng loại của các đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Do đó, để có thể đứng vững trên thị trường, công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy công ty phải hạ thấp mức tiêu dùng nguyên vật liệu sao cho đảm bảo chất lượng sản phẩm và phù hợp với thực tế sản xuất. Vì thế, xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trung bình tiên tiến là một nội dung vô cùng quan trọng. Định mức tiêu dùng mà công ty đang áp dụng còn rất nhiều vấn đề cần quan tâm như: Định mức chưa sát thực vớ thực tế sản xuất vì trong thời gian qua công ty đã thực hiện sản xuất với lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thấp hơn cho sản phẩm trong định mức; trong định mức tỷ lệ phế liệu còn được tính khá cao và có thể giảm bớt được hơn nữa... khi đưa mức và sử dụng khó có thể theo dõi lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế, khó đưa ra việc nhận xét mức đã phù hợp hay chưa. 4. Tổ chức lại cơ cấu sản xuất của công ty nhằm tận dụng tối đa phế liệu. Khi mới thành lập nhà máy chỉ sản xuất một số mặt hàng bê tông và bê tông đúc sẵn. Nhưng trong một số năm gần đây do nhu cầu của thị trường và yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất công ty đã chuyển sang cả ngành xây dựng. Với những lợi thế lớn của mình công ty có thể cung cấp hầu hết vật liệu cho công trình. Do vậy chi phí giảm hơn nên hiệu quả kinh tế sẽ cao hơn. Mặt khác việc làm như vậy công ty đã tận dụng được rất nhiều phế liệu dùng cho các hạ mục công trình như móng, lát sàn, dầm, trụ, cột... Đây là một biện pháp hữu hiệu tuy nhiên lại chẳng thể thống kê được đã tiết kiệm được bao nhiêu phế liệu. Bên cạnh đó công ty còn sản xuất thêm một số mặt hàng như: tấm lợp brôximăng, gạch công nghiệp, cống dân dụng... nhằm tận dụng nguồn phế liệu như ximăng không đạt tiêu chuẩn, đá, sỏi, sắt thép... và đã đạt được kết quả ngoài sức tưởng tượng. DOANH THU MẶT HÀNG SẢN XUẤT MỞ RỘNG Đơn vị tính: Triệu đồng Sản phẩm Năm 2005 2006 2007 Tấm lợp 897,5 1.232,4 1.823 Gạch CN 764,6 937 1.204,5 Cống loại II 863,2 1.198,2 1.698 Việc mở rộng thêm các mặt hàng để tiết kiệm trong sử dụng nguyên vật liệu còn có tác dụng giảm rủi ro trong các hoạt động sản xuất kinh doanh dễ dàng chuyển đổi khi trên thị trường vật liệu xây dựng có biến động. Đây là một hướng đi đúng cần có sự mạnh bạo, giám nghĩ, giám làm của Ban lãnh đạo công ty và là một mô hình cần được nhân rộng. 5. Nâng cao trình độ quản lý vật tư và trình độ kỹ thuật cho công nhân. Yếu tố con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng là tiềm lực lớn của doanh nghiệp. Nắm bắt được vai trò như vậy, Ban lãnh đạo công ty đã đề ra nhiều biện pháp để nâng cao trình độ và tay nghề đối với người lao động. Công ty đã phối hợp với các trường bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các cán bộ quản lý, phối hợp với tổng công ty đưa các kỹ sư chất lượng cao ra nước ngoài nghiên cứu. Trong năm 2007, công ty đã gửi đi nâng cao tay nghề do tổng công ty Vinaconex phối hợp cùng trường Đại học giao thông vận tải tổ chức là 48 cán bộ quản lý kỹ thuật với kinh phí là 250 triệu đồng. Song song với các hoạt động bồi dưỡng nâng cao, công ty đã chỉ đạo phòng nhân sự phải liên tục có chính sách thu hút người lao động nhằm trẻ hoá nguồn nhân lực thông qua công tác tuyển người nhằm thu hút các sinh viên mới tốt nghiệp ra trường. Với đối tượng lao động trực tiếp công ty thường xuyên phối hợp với các trường dạy nghề để nâng cao tay nghề phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm và trình độ tinh vi của máy móc. Trong năm 2007 công ty đã phối hợp cùng trường dạy nghề Việt – Xô đào tạo lại cho 80 công nhân chủ yếu là trong lĩnh vực hàn và cơ điện. Với những biện pháp thiết thực như vậy công ty đã giảm bớt được hao phí và nâng cao tỷ lệ thành phẩm. 6. Tăng cường kiểm tra giám sát trong hoạt động sản xuất Công tác kiểm tra giám sát của công ty được làm thường xuyên theo hướng phân nhỏ các đơn vị như: trong công ty sẽ phân ra làm nhiều xưởng (xưởng trộn, xưởng sản xuất chính, xưởng tấm lợp...) mà đứng đầu mỗi xưởng là quản đốc. Trong xưởng lại được phân ra các đội sản xuất với những đội trưởng. Với việc phân chia theo ngành dọc như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát đối với người lao động, khiến cho công nhân làm việc với kỷ luật cao hơn và có trách nhiệm hơn giảm hao phí trong sản xuất. Mặt khác công ty tổ chức công đoàn trong công ty hoạt động rất có hiệu quả nên đã tạo ra tinh thần tự giác cao trong lao động. Công ty đã có nhiều hình thức kỷ luật với vi phạm của người lao động nhưng biện pháp hiệu quả nhất cho đến bây giờ là gắn trách nhiệm vật chất trực tiếp với người lao động. Với cách quản lý “thưởng phạt công minh” như vậy, Ban lãnh đạo công ty đã nâng cao được ý thức tự giác và trách nhiệm của người lao động với công việc. Nhờ đó giảm được hao phí trong sản xuất tiết kiệm hơn trong việc sử dụng nguyên vật liệu. III. Một số kiến nghị 1. Về phía doanh nghiệp Thứ nhất : Tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại khâu tiếp nhận và bảo quản: - Tiếp nhận nguyên vật liệu tuy không phải là công tác trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cả công trình, việc mất mát hao hụt nguyên vật liệu … Vì vậy việc quản lý chặt chẽ khâu này cũng là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. - Việc tiếp nhận nguyên vật liệu còn lỏng lẻo, tuy đã thực hiện đúng các thủ tục quy định của nhà nước phải có hóa đơn chữ ký của thủ kho và kế toán nhưng chất lượng nguyên vật liệu chưa được quan tâm đúng mức nhất là các loại vật tư được chuyển tới các công trình lớn như cát sỏi vôi đá.. để thuận tiện cho việc thi công công trình. Chỗ vật liệu này thường xuyên chuyển đổi nên việc giao nhận các vật tư này thường không được đo đếm kỹ lưỡng. Khi kiểm nhận nguyên vật liệu, thủ kho chỉ căn cứ vào hóa đơn và kiểm tra chất lượng bằng mắt thường trong khi nguyên vật liệu của công ty rất khó có thể kiểm tra chất lượng. Vì vậy để hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu theo em công ty nên mua sắm thêm một số thiết bị kiểm tra kiểm nghiệm đánh giá chất lượng nguyên vật liệu. Đồng thời đào tạo thủ kho, phụ trách kho để sử dụng tốt các loại thiết bị này. Khi nguyên vật liệu về nhập kho, thủ kho kiểm tra chất lượng theo xác suất một lô hàng bất kỳ trong số nguyên vật liệu mỗi lần nhập. - Qua tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy nhà kho của công ty đã qua nhiều năm sử dụng nên đã cũ,xuống cấp bất tiện cho công tác bảo quản và cung ứng nguyên vật liệu. Vì vậy, doanh nghiệp nên đầu tư cho việc nâng cấp chất lượng nhà kho để đảm bảo và bảo quản, cung ứng nguyên vật liệu được tốt hơn. Công ty nên dùng các biện pháp nâng cấp nhà kho như : nâng cao phần nền, sử dụng chất hút ẩm để nguyên vật liệu tránh được các tác động của môi trường. Thứ hai : Hoàn thiện công tác mua sắm nguyên vật liệu - Việc mua sắm nguyên vật liệu ở công ty tương đối tốt, chặt chẽ thông qua tổ vật tư thiết bị. Công tác thu mua vật liệu, các đội thường mua tại chân công trình, đây cũng là việc tốt vì nó giảm bớt việc của các cán bộ tiếp liệu nhưng về giá cả có thể không thống nhất nên cần tham khảo kĩ, cố gắng khai thác các nguồn cung ứng có giá hợp lý, chất lượng đảm bảo và chọn các nhà cung ứng có khả năng dồi dào, có thể cung cấp vật tư cho công ty với thời hạn thanh toán sau. Tuy nhiên việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cụ thể là việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm của công ty là chưa hợp lý, vì thế việc xác định nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu ở công ty thường áp dụng công thức sau : Vi = ∑(Lj x Di ) Trong đó Vi là nhu cầu loại vật tư i Lj là sản lượng sản phẩm loại j của công ty được sản xuất theo kế hoạch Di là định mức vật tư loại i cho công ty được sản xuất trong kỳ kế hoạch Công thức này giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí bảo quản, lưu kho, chi phí về vốn, tránh hao hụt, biến chất… nhưng chưa tính đến lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và dự trữ cuối kỳ, do vậy không đảm bảo được quá trình sản xuất và xây dựng được tiến hành liên tục. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng công thức : Vc = Vcd + Vcd – Vd1 Trong đó Vc là lượng vật tư cần dùng Vcd là lượng vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Vcd là lượng vật tư dự trữ đầu kỳ Vd1 là lượng vật tư dự trữ cuối kỳ Vì doanh nghiệp không có lượng dự trữ theo mùa nên vật tư dự trữ cuối kỳ sẽ là : Vd2 = Vl x Tl x Tp Trong đó: Vl là lượng vật tư cần dùng trong ngày Tl là số ngày dự trữ thường xuyên Tp là số ngày dự trữ bảo hiểm Chẳng hạn lượng vật tư cần dùng trong ngày là 5966kg ( Vl ) với số ngày dự trữ thường xuyên là 30 ngày( Tl ), dự trữ bảo hiểm là 16 ngày ( Tp ) thì lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ là Vd2 = 5966 x 30 + 5966x 16 = 274436 kg Phế liệu phế phẩm của công ty được sử dụng lại 100% nên lượng vật tư cần dùng được tính là : Vi = ∑ ( Lj x Di ) Mà theo như trên ta tính được là 274436 kg Lượng nguyên vật liệu để sản xuất cho đầu kỳ kà 8410 kg Như vậy lượng nguyên vật liệu cần mua sắm cho công trình là Vc = 214 706.887 + 274436 – 8410 = 2413732.887kg Với cách tính của công ty thì lượng vật tư cần mua sắm chênh lệch là 266.026 kg Lượng 266.026 kg nguyên vật liệu đó chính là lượng vật tư cần thiết phải dự trữ để đảm bảo cho qúa trình sản xuất và thi công được tiến hành liên tục và có hiệu quả cao. Cần phải quy định rõ ràng nhiệm vụ của các phong ban, của từng cá nhân. Khi thu mua hay xuất nguyên vật liệu, dù khối lượng lớn hay nhỏ cũng phải bàn giao đầy đủ, chính xác, kịp thời, các hóa đơn chứng từ đề phòng kế toán theo dõi và ghi chép đầy đủ sự biến động của nguyên vật liệu. Thứ ba : Hoàn thiện chế độ khuyến khích bằng vật chất Để tiết kiệm nguyên vật liệu trong thi công công trình, công ty đã áp dụng hình thức khen thưởng theo chỉ tiêu : Nếu tiết kiệm được 10kg nguyên vật liệu trong 1tháng sẽ được hưởng 60% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được, nếu dưới 10kg thì sẽ được hưởng 50% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Hình thức này sẽ góp phần tiết kiệm được một khối lượng lớn nguyên vật liệu cho công ty. Tuy nhiên thưởng cũng có những nhược điểm và một số công nhân có ý thức kém sẽ giảm lượng nguyên vật liệu chính cần thiết cho thi công công trình để được thưởng. Điều này rất nguy hiểm, để gây ra tai nạn trong quá trình thi công công trình mà chất lượng công trình không đảm bảo. Để tránh tình trạng này thì theo em, công ty nên áp dụng hình thức thưởng theo 2 loại chỉ tiêu: Nếu tiết kiệm được 10kg nguyên vật liệu chính mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình thì thưởng 60% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được, nếu tiết kiệm được dưới 10kg thì thương 50% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Nếu chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì không những không được thưởng mà còn bị phạt nghiêm minh. Bên cạnh việc thưởng khi tiết kiệm nguyên vật liệu công ty nên áp dụng hình thức thưởng khi cán bộ quản lý tìm được nơi cung ứng, ký kết hợp đồng với giá rẻ mà vẫn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm nguyên vật liệu bằng và hơn trước. Thứ tư : kiểm kê nguyên vật liệu. Việc không thường xuyên kiểm tra nguyên vật liệu sẽ làm hư hỏng và thất thoát nguyên vật liệu, vì thế công ty nên tiến hành kiểm tra theo từng quý để biết chính xác số lượng và chất lượng nguyên vật liệu còn tồn trong kho, giúp cân đối trong việc thu mua và dự trữ hợp lý cho nguyên vật liệu tồn kho không quá nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu dự trữ. Thứ năm : Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu Muốn sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở khâu dự trữ và sản xuất. Để thực hiện tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến việc tính toán các định mức sản xuất, mức dự trữ và nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy nhanh việc luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. Thứ sáu : Giảm bớt phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Muốn vậy công ty cần tập trung giải quyết các vấn đề sau - Tăng cường công tác quản lý kĩ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất và nâng cao trình độ tay nghề của công nhân - Xây dựng và hoàn thành hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu - Xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm Ngoài ra cần phải đặc biệt coi trọng các biện pháp để giảm bớt mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. 2. Về phía nhà nước “ Mỗi cá nhân và các thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ theo pháp luật. Vì các chính sách của nhà nước là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế” Chính vì vậy các chính sách liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường đang có tình trạng khủng hoảng về giá cả các loại nguyên vật liệu, giá loại nguyên vật liệu tăng vụt gây bất lợi cho các chủ đầu tư và hầu hết giá các loại vật liệu khác đều tăng. Nếu tình hình này kéo dài sẽ gay thiệt hại cho các doanh nghiệp nói riêng và nhà nước nói chung. Vì thế, vấn đề cấp bách hàng đầu lúc này là nhà nước phải can thiệp để bình ổn thị trường bằng cách : giảm thuế nhập khẩu nguyên vật liệu xây dựng, tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu trong nước để giảm các khoản chi phí không cần thiết… Mặt khác, xu thế thị trường đang chạy theo giá cả và lợi nhuận, nhà nước tổ chức cho đấu thầu mà ít quan tâm đến chất lượng các công trình. Bởi vậy mà thực tế hiện nay có rất nhiều các công trình kém chất lượng, nhà cửa bị rạn nứt, đường xá bị sụt lở.. vì thế nhà nước cần phải quan tâm hơn đến chất lượng của các công trình và đưa ra các công cụ bình ổn giá cả hợp lý để cho các công trình bền đẹp. Hiện nay trên thị trường có nhiều loại nguyên vật liệu kém chất lượng, nhái giả nhãn mác của các doanh nghiệp có uy tínnên đã ảnh hưởng rất xấu tới chất lượng của các công trình. Cho nên những trường hợp vi phạm này cần phải xử phạt thật nặng để cho thị trường không có các mặt hàng giả, hàng kém chất lượng và hàng nhập lậu. Kết Luận Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã qua sư tác động của con người. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây dựng gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên sản phẩm công trình. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất, tiến độ thi công xây dựng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cần phải quan tâm đến chất lượng của từng loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu của từng loại công trình. Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân tại Quốc Oai – Hà Tây, ngoài việc hiểu được sâu sắc về bản chất nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là vấn đề sử dụng sao cho hiệu quả nguyên vật liệu em còn được học được phương pháp làm việc năng động, tự chủ xử lý tình huống linh hoạt của thực tế phát sinh. Điều này cũng giúp em hiểu biết thêm những bài giảng của thầy cô trên ghế nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, Ths. Vũ Trọng Nghĩa cùng các cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH Xây Dựng Công Trình Hồng Nhân Xây dựng công trình Hồng Nhân đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. MỤC LỤC