Chuyên đề Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát đối với công tác tín dụng tại PVFC

c kiểm tra, phải biết các văn bản pháp quy mới nhất chi phối hoạt động của đơn vị được kiểm tra. - Những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị được kiểm tra - Các số liệu liên quan đến nội dung kiểm tra (Sao kê tín dụng, các tài khoản chi tiết của Phòng Kế toán, Sao kê bảo lãnh, tất toán, thu nợ thu lãi...) - Những khó khăn, vướng mắc hiện tại và sắp tới - Những thay đổi về loại hình dịch vụ, quy trình kinh doanh các nghiệp vụ.... - Những nội dung được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm - Báo cáo kết quả kiểm tra của các lần kiểm tra trước (nếu có) Phương pháp thu thập thông tin Yêu cầu các Phòng được kiểm tra cung cấp trong Thông báo kiểm tra các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra, các số liệu đó đã được đơn vị được kiểm tra kiểm soát. Phối hợp với tổ kiểm toán cập nhật số liệu tại bảng cân đối phát sinh, các tài khoản chi tiết... để đối chiếu số liệu. Thu thập bằng các nguồn khác 1.2 Lập đề cương kiểm tra: Bước này chỉ lập lần đầu cho mỗi nghiệp vụ kiểm tra trong trường hợp có sự thay đổi về nội dung, phạm vi kiểm tra thì cần tiến hành lập lại Dựa vào các thông tin thu thập được trong thời gian khảo sát, nhóm kiểm tra xây dựng đề cương kiểm tra 1.3 Tổ chức thông báo chương trình kiểm tra: - Sau khi Đề cương kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng KT&KSNB có trách nhiệm lập Thông báo chương trình kiểm tra gửi cho đơn vị được kiểm tra. - Trước khi gửi Thông báo kiểm tra (trong trường hợp cần thiết), lãnh đạo phòng hoặc trưởng nhóm kiểm tra có thể trao đổi trước với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra về thời gian và phương thức làm việc. Các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra do đơn vị được kiểm tra cung cấp được sử dụng làm một trong các tài liệu kiểm tra. - Thời gian gửi Thông báo cho đơn vị được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày trước khi thực hiện kiểm tra. 1.4 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho kiểm tra: Trưởng nhóm kiểm tra: - Phổ biến cho các thành viên trong nhóm về những nội dung cụ thể của cuộc kiểm tra: mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, phạm vi và thời gian của cuộc kiểm tra - Có thể tổ chức thảo luận trong nhóm để thống nhất về cách thức tiến hành công việc - Sau khi nhận được các tài liệu của đơn vị được kiểm tra (các Phòng tín dụng) trưởng nhóm tập hợp, rà soát để xem mức độ công việc của quá trình kiểm tra, Dựa vào sao kê tín dụng phân loại theo các nội dung: + Số phát sinh hồ sơ trong thời hiệu kiểm tra có giải ngân mới + Các phát sinh hồ sơ tất toán của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ bảo lãnh cho khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ được gia hạn nợ của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Công tác thu nợ, lãi trong kỳ. +Căn cứ các nội dung kiến nghị trong báo cáo kiểm tra tín dụng các tháng trước. Sau đó giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Phân công từng cán bộ kiểm tra phụ trách các bộ hồ sơ công việc hay từng mảng công việc tuỳ vào tình hình cụ thể của đọt kiểm tra - Đánh giá mức độ dư nợ tín dụng (nhiều hay ít, vay theo món hay theo hạn mức), tính chất khoản vay (ngắn hay dài hạn), đặc điểm khách hàng (trong hay ngoài ngành, DNNN hay Công ty TNHH, ...vvv...) qua đó xác định hồ sơ trọng yếu để kiểm tra kỹ hơn + Chuẩn bị checklist để kiểm tra (phiếu ghi chép): để ghi chép những phát hiện trong quá trình kiểm tra Bước 2. THỰC HIỆN KIỂM TRA: 2.1 Thu thập bằng chứng kiểm tra: a/ Phương pháp thu thập bằng chứng - Sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, xác minh: Sử dụng số liệu do Phòng được kiểm tra cung cấp để so sánh với cân đối của Phòng Kế toán, để kiểm tra việc cập nhật số liệu của các phòng tín dụng có được thường xuyên, kịp thời và chính xác không. - Kiểm tra thông qua việc quan sát, phỏng vấn cán bộ tín dụng: Khi có điểm nào chưa rõ trong quá trình kiểm tra có thể phỏng vấn cán bộ tín dụng. - Trong quá trình kiểm tra Đoàn kiểm tra đánh giá về các chính sách, các thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động tín dụng khi các quy trình quy chế không phù hợp với các quy định, quy trình quy chế ...thì có thể yêu cầu đơn vị được kiểm tra sửa đổi lại cho phù hợp. - Có thể kiểm tra toàn bộ hồ sơ hoặc chọn mẫu trọng yếu: tuỳ theo thời gian, yêu cầu của từng đợt kiểm tra. Tuy nhiên hiện tại Phòng KTKSNB sử dụng phương pháp kiểm tra toàn bộ hồ sơ. Lưu ý: Nguyên tắc chọn mẫu trọng yếu có thể chọn một hoặc một vài bộ hồ sơ dựa trên các tiêu chí cụ thể: các khách hàng có dư nợ lớn, đại diện cho các thành phần kinh tế, nợ quá hạn, khách hàng của các bộ tín dụng đã nhiều lần bị nhắc nhở trong các đợt kiểm tra trước... Trong quá trình kiểm tra các phát hiện cần được cụ thể hoá bằng các bằng chứng kiểm tra ( bản photo các hồ sơ sai sót). 2.2 Ghi chép và tổng hợp kết quả kiểm tra: Kiểm tra chủ thể vay vốn: * Kiểm tra hồ sơ pháp lý (Bản sao có công chứng, sao y của đơn vị vay vốn) - Đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân kiểm tra hồ sơ pháp lý thông qua: Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ hợp pháp: Quyết định thành lập, Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kinh doanh (kèm theo các lần đăng ký thay đổi giấy đăng ký kinh doanh nếu có), giấy phép hành nghề (nếu có), giấy phép kinh doanh ngoại tệ nếu KH vay bằng ngoại tệ (nếu có), Giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp (nếu có), điều lệ hoạt động (các chi nhánh của công ty hoặc ngân hàng thường không có điều lệ), quy chế tài chính (đối với doanh nghiệp nhà nước), quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó giám đốc, kế toán trưởng, phù hợp với luật Doanh nghiệp, luật các tổ chức tín dụng. Riêng đối với doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc tổng công ty nhà nước phải có uỷ quyền của Tổng Giám Đốc, Giấy uỷ quyền hợp pháp cho người đại diện ký trên HĐTD nếu có. Đối với các công ty ngoài ngành, cần kiểm tra kỹ tư cách pháp lý, năng lực, uy tín của công ty đó và lãnh đạo của công ty đó. - Đối với CBCNV trong ngành: Kiểm tra bản sao chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bản sao các giấy tờ chứng minh việc làm, mức thu nhập của CBCNVnhư: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng lương hoặc bảng lương, giấy đăng ký kinh doanh (nếu có); giấy phép hành nghề. Đối với cá nhân vay vốn là ngoài ngành đặc biệt phải đánh giá các thông tin về nhân thân của các cá nhân vay vốn (là người như thế nào, quan hệ với PVFC thế nào?, tư cách đạo đức và uy tín tại đơn vị nơi khách hàng công tác (có xác nhận của đơn vị công tác nếu có). Lưu ý : Khi cho vay bằng hình thức cầm cố chứng từ có giá Các CTCG phải là các chứng từ chưa mang cầm cố vay vốn, thời hạn cầm cố CTCG phải phù hợp với thời hạn còn lại của CTCG. Sau đó phải phong toả CTCG trước khi chuyển tiền cho KH. Cho vay bằng hình thức cầm cố chứng từ có giá không cần chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay. Kiểm tra tổng thể dư nợ đối với từng pháp nhân, thể nhân vay vốn để đối chiếu với mức phân cấp, mức phán quyết và tổng dư cho vay 1 khách hàng so với vốn tự có (có bị vượt quá 15% vốn tự có của PVFC, nếu bị vượt quá thì nguyên nhân là gì) và có kiến nghị xử lý kịp thời. Kiểm tra đối tượng vay vốn có thuộc đối tượng không được phép hoặc hạn chế vay vốn không? Kiểm tra hồ sơ tài chính của khách hàng vay vốn Đối với TCKT, TCTD: kiểm tra hồ sơ tài chính căn cứ vào các báo cáo tài chính của khách hàng để kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng hay người bảo lãnh (nếu có) trước, trong và sau khi vay vốn vì vốn vay là vốn tham gia trong quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng, đối chiếu với phương án kinh doanh để đánh giá tính khả thi của dự án. Khách hàng/người bảo lãnh phải có các báo cáo tài chính của ít nhất 2 năm (trừ những khách hàng mới thành lập dưới 2 năm) và quý liền kề với thời điểm xin vay: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu có), thuyết minh báo cáo tài chính. Để báo cáo tài chính được chính xác, CBTD phải yêu cầu KH cung cấp các báo cáo tài chính đã có xác nhận của các kiểm toán viên (hoặc có dấu xác nhận của khách hàng). - Kiểm tra độ chính xác, logic của các số liệu tài chính tại các báo cáo. - Kiểm tra vốn kinh doanh khi thành lập: Vốn pháp định, vốn điều lệ (vốn cố định, vốn lưu động). - Vốn kinh doanh hiện nay: Vốn tự có (vốn cố định, vốn lưu động) Tổng dư nợ và vay bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng (vay đồng VN và vay ngoại tệ) trong đó có nợ quá hạn không nếu có tìm hiểu nguyên nhân nợ quá hạn là gì? - Tình hình công nợ hiện nay: Nợ phải thu, nợ phải trả, phân tích khả năng thu hồi các khoản nợ lớn. Khi tình hình chiếm dụng vốn của khách hàng/người bảo lãnh với các tổ chức khác quá lớn so với vốn tự có của khách hàng phải cảnh báo với phòng tín dụng ngay. - Lợi nhuận thước thuế, lợi nhuận sau thuế, doanh thu thuần. giá vốn hàng bán... - Một số chỉ tiêu khác. Đối với cá nhân: Kiểm tra tài chính thông qua kiểm tra bảng lương, tiền ăn trưa và thu nhập định kỳ khác nếu có. Kiểm tra hồ sơ khoản vay 1/ Kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của phương án vay vốn: Phương án kinh doanh, dự án, luận chứng kinh tế kỹ thuật được cấp có thẩm quyền phê duyệt và dự án đó có tính khả thi không?. Đối với những dự án XDCB, đầu tư trung và dài hạn cần lưu ý đến cấp có thẩm quyền phê duyệt.(xem chi tiết tại quy chế tài chính của doanh nghiêp nhà nước) Kiểm tra trong phương án trả nợ gốc và lãi khách hàng sẽ trả bằng nguồn nào? Khách hàng phải chứng minh rằng sẽ trả được nợ vay (cả gốc và lãi) bằng nguồn mà khách hàng đã nêu trong phương án trả nợ. 2/ Kiểm tra hồ sơ khoản vay: - Giấy đề nghị vay vốn, Giấy nhận nợ phải là bản gốc và các thông số phải phù hợp với các thông số trên tờ trình thẩm định CBTD trình GĐ. - Kiểm tra sự logic trong tờ trình thẩm định: thời hạn vay, số tiền, lãi suất, có đúng với đơn xin vay và HĐTD không. Đã tập hợp đầy đủ ý kiến của HĐTĐ chưa? Sự phân tích báo cáo tài chính của CBTD trong tờ trình thẩm định có đúng với các báo cáo tài chính không?, kết luận của CBTD là gì và Giám đốc phê duyệt như thế nào? Các số liệu trong tờ trình thẩm định có phải là các thông tin mới nhất không? Lưu ý không được lấy các số liệu quá cũ số liệu quá 6 tháng). - Kiểm tra đối tượng cho vay có phù hợp với giấy phép , pháp luật không cấm, mục đích vay vốn của khách hàng phải phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh, được pháp luật cho phép. - Hợp đồng thế chấp, cầm cố: Phải đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu các tài sản cầm cố thế chấp của KH, giá trị TSBĐ có được thẩm định đúng với giá trị của TSBĐ đó không (Phải có biên bản định giá TSĐB của tổ định giá TS do lãnh đạo Công ty thành lập và bản cam kết về giá trị TSĐB giữa KH và PVFC)? Kiểm tra giấy tờ hợp lệ, hợp pháp của tài sản đảm bảo nợ vay ngân hàng đối chiếu với hồ sơ thực tế và các hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, thủ tục công chứng. - Trên Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh kiểm tra sự đầy đủ hợp lý của các thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của tổ chức, đại diện thẩm quyền của mỗi bên, mục đích xin vay, số tiền vay, thời hạn vay, lãi suất vay, phương thức tính và trả lãi vay, quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Xem xét số tiền vay (các thông tin) trên HĐTD có phù hợp với sự phê duyệt của GĐ không?. Kiểm tra thẩm quyền của người ký trên hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh. Trường hợp người ký trên các hồ sơ hợp đồng vay vốn không phải là người có thẩm quyền của thì KTV phải kiểm tra có giấy uỷ quyền cho người ký kết các hợp đồng đó không?, trên hợp đồng có ghi số uỷ quyền không?, nội dung giấy uỷ quyền có phù hợp không?. Kiểm tra tính khả thi của phương án kinh doanh của KH, trên phương án kinh doanh phải có dấu và chữ ký xác nhận của cấp có thẩm quyền của KH. - Lệnh giải ngân, khế ước nhận nợ: Kiểm tra thủ tục giải ngân, người ký lệnh giải ngân có đúng thẩm quyền, số tiền có khớp với KUNN không, thủ tục và trình tự giải ngân và quan trọng là kiểm tra xem số tiền có được chuyển đến nơi cần chuyển không? Đối chiếu số liệu số dư tài khoản kế toán. * Kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc đảm bảo tín dụng: Trường hợp bảo đảm bằng tiền vay bằng tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng vay, bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ ba, bảo đảm tiền vay bằng tài sản hình thành từ vốn vay: - Kiểm tra giấy tờ chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền quản lý, sử dụng của khách hàng (bên bảo lãnh) - Kiểm tra việc mua bảo hiểm tài sản: Tài sản pháp luật yêu cầu mua bảo hiểm thì khách hàng (bên bảo lãnh) phải mua bảo hiểm trong thời hạn bảo đảm tiền vay. - Kiểm tra việc xác định giá trị tài sản đảm bảo - Kiểm tra phạm vi bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và mức cho vay so với giá trị tài sản đảm bảo - Kiểm tra việc công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo - Kiểm tra việc kiểm soát của PVFC đối với tài sản thế chấp - Kiểm tra sự tương xứng giữa nội dung các hợp đồng liên quan đến đảm bảo tín dụng và nội dung hợp đồng tín dụng. - Đối với tài sản là những động sản (dây chuyền sản xuất, kho hàng) cần quan tâm đến việc quản lý, bảo quản tài sản, việc mua bảo hiểm... Trường hợp cho vay không có đảm bảo bằng tài sản (cho vay tín chấp): - Kiểm tra các điều kiện về uy tín, năng lực pháp lý, khả năng tài chính, dự án đầu tư phương án sản xuất, kinh doanh dịch vụ, ...của khách hàng được giải quyết cho vay không có bảo đảm bằng tài sản. Quan trọng kiểm tra phương án kinh doanh, của khách hàng có ưu điểm gì không, khả năng thu hồi vốn của dự án, thời gian thu hồi vốn có phù hợp với thời gian vay và trả của khách hàng, tỷ lệ vốn tự có của khách hàng tham gia vào dự án đó như thế nào? - Kiểm tra năng lực tài chính của bên bảo lãnh tín dụng. - Kiểm tra mức cho vay không có bảo đảm bằng tài sản * Kiểm tra việc áp dụng lãi suất cho vay, loại cho vay, hạn mức tín dụng, thời hạn cho vay. - Kiểm tra nguồn vốn cho vay, so sánh lãi suất đầu vào, đầu ra (nếu là cho vay từ nguồn uỷ thác). - Thời hạn cho vay có phù hợp với phương án kinh doanh nguồn vốn cho vay, thời hạn hoạt động còn lại của doanh nghiệp, thời gian thu hồi vốn của dự án, thời gian luân chuyển vốn kinh doanh, vvv - Kiểm tra hạn mức cho vay: Căn cứ quy định của chính phủ, theo quy định của PVFC (cho vay CBCNV ngành DK) về mức cho vay so với giá trị tài sản đảm bảo là không được vượt quá tỷ lệ giá trị TSĐB trừ những trường hợp đặc biệt có sự đồng ý của Giám đốc, khả năng hoàn trả nợ của khách hàng, giới hạn cho vay theo quy chế. * Kiểm tra quá trình thu nợ thu lãi, gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ, kiểm tra sau khi giải ngân. - Kiểm tra công tác thu nợ thu lãi, thủ tục chuyển nợ quá hạn: có đúng, đủ và kịp thời theo quy định. Sau 10 ngày đến hạn khách hàng không trả được nợ hoặc không được PVFC đồng ý gia hạn nợ phải chuyển nợ quá hạn cả gốc và lãi ngay. - Kiểm tra việc gia hạn nợ điều chỉnh kỳ hạn trả nợ:Trước khi gia hạn nợ CBTD phải đi kiểm tra tình hình thực tế của khách hàng sử dụng vốn vay như thế nào (nếu gia hạn thời gian quá ít thì có thể bỏ qua bước đi kiểm tra), có đúng với đơn xin gia hạn nợ của KH không và phải lập phụ lục hợp đồng.Việc gia hạn nợ do các nguyên nhân khách quan hay chủ quan yêu cầu khách hàng chứng minh việc cần thiết phải gia hạn nợ. - Sau khi giải ngân CBTD phải đi kiểm tra thường xuyên việc sử dụng vốn vay của khách hàng, CBTD phải nắm được tiền KH vay PVFC đang ở đâu, được sử dụng vào mục đích gì có đúng với mục đích khách hàng đăng ký để vay vốn không, việc xử lý của CBTD trong quá trình kiểm tra phát hiện có vi phạm. * Kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ: Việc lưu trữ hồ sơ có khoa học, đảm bảo tính độc lập, bảo mật, dễ tìm dễ lấy * Kiểm tra việc tất toán hồ sơ tín dụng Việc tất toán có theo đúng quy trình, (có biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản giải chấp, thanh lý tài sản ...) Trước khi làm biên bản phải yêu cầu CBTD xác nhận lỗi vào checklist kiểm tra (phiếu ghi chép). * Đánh giá các bằng chứng: Khi kiểm tra cán bộ kiểm tra ghi chép các phát hiện của mình trong checklist kiểm tra theo quy định. Dựa vào các bằng chứng thu thập được, Kiểm tra viên tiến hành đánh giá các bằng chứng: - Kiểm tra đối chiếu với văn bản chế độ và các quy định hiện hành: Xác định rõ những việc làm đúng và chưa đúng so với quy định; rút ra nguyên nhân chủ quan, khách quan - Tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân. - Trưởng đoàn kiểm tra tổng hợp kết quả kiểm tra của các thành viên nhóm kiểm tra kèm các bằng chứng kiểm tra để lập biên bản kiểm tra. 2.3 Lãnh đạo phòng xem xét bằng chứng kiểm tra: - Trưởng nhóm kiểm tra phải báo cáo lại tình hình và kết quả kiểm tra và chuyển các bằng chứng kiểm tra cho Lãnh đạo Phòng KT &KTKSNB. 2.4 Lập Biên bản kiểm tra: Sau khi kiểm tra, nhóm kiểm tra tập hợp các checklist để lập biên bản ra trên đó đưa ra các phát hiện trong quá trình kiểm tra, ghi nhận những sai phạm đối với từng đơn vị trong công ty Từ các vi phạm trên đánh giá sự tuân thủ quy trình nghiệp vụ, khả năng kiểm soát rủi ro, trách nhiệm tập thể, cá nhân trong quy trình thực thi nhiệm vụ, cảnh báo các nguy cơ tiềm ẩn rủi ro. Trước khi lập biên bản kiểm tra cán bộ kiểm tra cần cân nhắc kỹ các sai phạm trên cơ sở mức độ sai sót, người mắc sai sót, qua đó đưa vào biên bản các nội dung cụ thể (các nội dung kiểm tra) thể hiện sự nghiêm túc trong quá trình kiểm tra nhưng vẫn có nhìn nhận thực tế, xử lý hợp tình giúp cán bộ tín dụng khắc phục sai sót. Biên bản kiểm tra sau khi được nhóm kiểm tra lập sẽ được gửi tới lãnh đạo Phòng kèm theo các bằng chứng kiểm tra để cho ý kiến chỉ đạo (nếu có) trước khi gửi các đơn vị được kiểm tra. Biên bản kiểm tra sẽ do trưởng nhóm kiểm tra ký cùng với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra. Bước 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KIỂM TRA: 3.1 Lập Báo cáo kiểm tra: Sau khi phòng KTKSNB và phòng tín dụng thống nhất được biên bản kiểm tra, kèm theo giải trình của các đơn vị được kiểm tra (nếu có) Phòng KTKSNB sẽ lập báo cáo gửi Giám đốc. Nội dung báo cáo nêu các kiến nghị và xử lý. - Với đối tượng được kiểm tra: + Những vi phạm cần khắc phục ngay. + Những vi phạm cần tìm biện pháp khắc phục sửa chữa (quy định thời gian sửa chữa) + Những vi phạm do nguyên nhân chủ quan cần có kiến nghị cụ thể với lãnh đạo. Kiến nghị về cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ Báo cáo kiểm tra sẽ hợp nhất các kết quả kiểm tra các nghiệp vụ tại các đơn vị trong tháng kèm theo các Biên bản kiểm tra và giải trình của các Phòng và được gửi tới Giám đốc. 3.2- Giám đốc phê duyệt Báo cáo kiểm tra được Phòng KTKSNB gửi trực tiếp cho Giám đốc Công ty Bước 4. KIỂM TRA THỰC HIỆN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: Báo cáo kiểm tra được Giám đốc xem xét, các kiến nghị sẽ được xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. 2.3 Đánh giá hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC. 2.3.1 Những kết quả đạt được. Hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ nói chung và đối với nghiệp vụ tín dụng nói riêng của PVFC trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện khái quát ở những điểm sau: Thứ nhất: Đã xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức trong toàn bộ công ty, hoạt động KTKSNB đã đi vào quy củ nề nếp. Tuy mới được thành lập năm 2000 và chính thức hoạt động vào năm 2001 nhưng công ty đã xây dựng được một hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ có hiệu quả và không ngừng được củng cố cả về nề nếp lẫn chất lượng công việc. Hoạt động kiểm tra kiểm soát diễn ra một cách đều đặn có hệ thống trong từng hoạt động của công ty, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của quản lý nói chung và yêu cầu của lãnh đạo công ty nói riêng. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong hệ thống kiểm tra kiểm soát đều là những người có trình độ đại học trở lên, có chuyên môn cao, khả năng làm việc chuyên nghiệp với thái độ nhiệt tình và nghiêm túc. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ của công ty đã xây dựng được các quy trình kiểm tra, những kênh thông tin báo cáo nội bộ, và ban hành những văn bản hướng dẫn phương pháp kiểm tra kiểm soát trong nhiều lĩnh vực, ở nhiều phòng ban của công ty như: phòng thu xếp vốn và Tài chính Doanh nghiệp, phòng quản lý tín dụng, phòng tài chính doanh nghiệp, …với các nghiệp vụ cụ thể trong đó có nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng QT-09-01-08 mà chúng ta đang nghiên cứu. Ngoài ra hàng năm hệ thống kiểm tra kiểm soát còn xây dựng các đề cương kiểm tra hướng dẫn triển khai các hoạt động của công ty một cách chính xác, hệ thống: như đề cương hướng dẫn kiểm tra hoạt động thu xếp vốn của phòng thu xếp vốn, đề cương hướng dẫn kiểm tra hoạt động tín dụng phòng tín dụng … Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ cũng phối hợp và giúp đỡ với các phòng khác ở hội sở chính để xây dựng đề cương, và tiến hành xây dựng, thực hiện các quy trình kiểm tra kiểm soát, cũng như các quy trình của các phòng khác, nhằm mang lại chất lượng công việc tốt nhất cho toàn bộ công ty. Trên cơ sở của các đề cương, báo cáo của ban kiểm soát, và kiểm tra kiểm soát nội bộ, hàng tháng các phòng, ban đều có báo cáo giao ban tại đơn vị và báo cáo nhanh về kết quả kiểm tra kiểm soát hoạt động của từng phòng ban, chi nhánh tới lãnh đạo công ty. Từ đó báo cáo tổng hợp của toàn hệ thống sẽ được lập để tổng kết các hoạt động của công ty trong quý hoặc trong năm. Như vậy về cơ bản hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ của PVFC đã hoạt động một cách khá trôi chảy và thống nhất. Thứ hai: Công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng vẫn được đảm bảo tốt mặc dù khối lượng công việc lớn và ngày càng tăng. Do đối tượng kiểm tra kiểm soát là hoạt động tín dụng là một hoạt động phức tạp với khối lượng công việc lớn, nghiệp vụ tín dụng có quy trình phức tạp, các bước lại nhiều nên công việc mà phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thực hiện là rất lớn. Số vụ việc cần kiểm tra ngày càng nhiều với số lượng chứng từ và hồ sơ vay vốn kiểm tra lớn gây không ít khó khăn cho công tác kiểm tra nhưng với sự nhiệt tình và sáng tạo trong công việc kết hợp với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại và chu trình làm việc khoa học đã giúp phòng kiểm tra kiểm soát luôn luôn hoàn thành tốt công việc được giao. Thứ ba: Về quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của PVFC, ngoài việc công ty đã tự xây dựng cho mình một quy trình riêng, cụ thể ta còn thấy rằng nó có ưu điểm lớn là kiểm tra việc thẩm định khách hàng trong quy trình tín dụng rất chặt chẽ đã đáp ứng được nhu cầu về quản lý nói chung và nhu cầu về quản lý tín dụng nói riêng: Trong quy trình tín dụng thông thường xét về mặt kiểm tra kiểm soát thì các bước Thẩm định, cấp tín dụng, và giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi.. là rất quan trọng. Bởi lẽ các bước này trong thực tế nảy sinh rất nhiều các vấn đề phức tạp. Ví dụ đơn giản như khi thẩm định một khách hàng, cán bộ tín dụng thẩm định những tài liệu hay thông tin về khách hàng họ luôn phải đối mặt với rất nhiều điều dễ dẫn đến sự sai lệch về thông tin về khách hàng. Đó là vì động cơ muốn vay vốn mà khách hàng sẽ tìm mọi cách để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng kể cả những thông tin mà khách hàng đưa ra là không có thật hay thiếu chính xác, mà việc xác định độ chính xác của thông tin từ phía khách hàng đối với ngân hàng nhiều khi là rất khó bởi ngân hàng bị hạn chế rất nhiều về các điều kiện khách quan cũng như chủ quan. Chính vì vậy mà ta thấy trong quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với tín dụng tại PVFC việc thẩm định về khách hàng được kiểm tra kiểm soát rất kỹ càng nhằm hạn chế tính phức tạp của khâu thẩm định: từ hồ sơ Pháp lý (hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản vay,..), các tài liệu liên quan tới bảo đảm tín dụng, việc áp dụng lãi suất, hình thức, hạn mức, thời hạn tín dụng,…tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đều được kiểm tra, giám sát và so sánh đối chiếu với những quy trình, quy định, quy chế, của công ty và của nhà nước và nếu nhìn về khối lượng và thời gian có lẽ phần thẩm định về khách hàng là chiếm khối lượng công việc lớn nhất và tỷ mỷ nhất. Thứ tư: Qua công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng đã phát hiện được những sai sót, vi phạm, từ đó đề xuất ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động của công ty nói chung và nâng cao chất lượng của công tác tín dụng nói riêng. 2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân. Qua tìm hiểu thực trạng của nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng của phòng KTKSNB, nhất là về quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của PVFC em nhận thấy ngoài những mặt tích cực đã đạt được thì công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty còn có một số mặt hạn chế sau: Thứ nhất: Tính kịp thời trong hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng chưa cao. Kiểm tra kiểm soát là một hoạt động cố hữu của quản lý tức là nó luôn gắn liền với quản lý và phải được thực hiện ở mọi khâu của quá trình quản lý. Hoạt động tín dụng cũng không là ngoại lệ thậm chí hoạt động tín dụng gắn liền với chủ thể là ngân hàng còn là hoạt động đặc biệt phải kiểm tra kiểm soát. Qua nghiên cứu em thấy quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty hiện tại mới chỉ dùng lại ở mức kiểm tra sau khi khoản tín dụng đã được giải ngân, vì vậy chưa ngăn chặn và phát hiện kịp thời ngay từ khâu thẩm định, tiếp xúc khách hàng, kịp thời phát hiện và báo cáo tới Giám đốc Công ty các khách hàng có biểu hiện vay và sử dụng vốn không đúng mục đích. Do vậy theo em trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng cần bổ sung việc kiểm tra ngay từ bước thẩm định hồ sơ xin vay. Thứ hai: Trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng thì việc kiểm tra ở bước cấp tín dụng và giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi chưa thực sự chặt chẽ . Ở hai bước này sở dĩ nói kiểm tra kiểm soát chưa được chặt chẽ bởi: Một mặt như đã nói ở trên cấp tín dụng và giám sát khoản vay là những khâu hết sức phức tạp, đối với cấp tín dụng từ việc đầy đủ các hồ sơ, thủ tục đến việc cấp tín dụng là cả một vấn đề. Ví dụ như không phải lúc nào cũng đủ hồ sơ, đúng thủ tục mới cấp tín dụng hay đủ hồ sơ đúng thủ tục chưa chắc đã được cấp tín dụng bởi lẽ trong nhiều trường hợp nhất là đối với các tổ chức nhà nước, xuất hiện nhiều văn bản, quy định, quy chế không hợp lý hay chồng chéo nhau làm cho việc cấp tín dụng trở nên rất khó khăn. Đối với giám sát khoản vay thu nợ thu lãi cũng vậy, nếu các khách hàng là các doanh nghiệp trong cùng tổng công ty hay là CBCNV của công ty thì việc giám sát là không quá khó, nhưng nếu công ty mở rộng cho vay với nhiều đối tượng khác nhau trong nền kinh tế thì việc giám sát quá trình sử dụng vốn, kinh doanh có hiệu quả hay không của khách hàng là rất khó, cụ thể là ở bước này phải theo dõi khả năng trả nợ (khấu hao) và trả lãi (lợi nhuận) của khách hàng trong một thời gian sẽ gặp rất nhiều cản trở cả về mặt không gian và thời gian. Mặt khác trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng việc kiểm tra bước cấp tín dụng và giám sát các khoản vay chỉ dừng lại ở mức độ trung bình, chưa thật chặt chẽ các bước thực hiện chỉ là kiểm tra xem việc cấp tín dụng đã đúng quy trình chưa, cấp tín dụng đã đúng đối tượng, đúng thời hạn chưa …mà chưa quan tâm để giám sát cụ thể như đã nói ở trên hay việc kiểm tra giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi chỉ dừng lại ở việc kiểm tra trên giấy tờ công việc thu lãi, thu nợ, đúng hạn, đúng thủ tục không, hay gia hạn nợ khi nào và như thế nào còn việc giám sát một cách thật chặt chẽ để giải quyết những khó khăn, phức tạp ở trên đối với khách hàng để có những điều chỉnh ngay lập tức thì chưa làm được. Điều này trước hết xuất phát từ khả năng thực hiện, giám sát chưa chặt chẽ của quy trình tín dụng của công ty dẫn đến sự chưa chặt chẽ của quy trình kiểm tra kiểm soát, và sau đó là những nguyên nhân như đã nêu của hạn chế đầu - những khó khăn về nhiều vấn đề khách quan mà tổ chức tín dụng nào cũng gặp phải trong một nền kinh tế thị trường mới phát triển như ở Việt Nam. Chương III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM TRA KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI CÔNG TY 3.1 Định hướng hoạt động tín dụng và kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty. Như đã trình bảy ở trên, với nhu cầu vốn ngay càng cao đấp ứng cho như cầu tồn tại, phát triển trong nền kinh tế thị trường, số dư tín dụng trong thời gian tới còn tăng trưởng mạnh mẽ. Tuy nhiên gắn với nó là các rủi ro, vì vậy đòi hỏi phải kiểm tra kiểm soát chặt chẽ, dự báo được các rủi ro tiềm ẩn, vì vậy công tác kiểm tra kiểm soát cần lưu ý đến một số vấn đề sau: - Định hướng Công tác kiểm tra kiểm soát là Phòng hỗ trợ cho các Phòng tín dụng trong công tác thẩm định tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, phương án sử dụng vốn vay để tư vấn cho Lãnh đạo Công ty ra quyết định chấp thuận cho vay hay không. - Là kênh tra cứu thông tin cho các Phòng, vì thông qua quá trình kiểm tra kiểm soát, có thể một nhóm khách hàng có quan hệ với nhau nhưng chưa có quan hệ tín dụng tại PVFC (chẳng hạn các Công ty con trong Tổng Công ty lớn, đã sử dịch vụ tư vấn tài chính của PVFC, sau đó một đơn vị khác đến có nhu cầu vay vốn, thông qua các hồ sơ tư vấn, có thể đưa ra năng lực tài chính của đơn vị là lành mạnh hay không, cung cấp cho các Trưởng Phòng tín dụng, Ban Giám đốc ra quyết định) - Tăng khả năng khai thác thông tin, và liên hệ với hệ thống kiểm tra kiểm soát tại các Tổ chức tín dụng khác để có thể khai thác, trao đổi thông tin về khách hàng mới hoặc một dự án mới mà tổ chức tín dụng đó đã tham gia. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát đối với chất lượng tín dụng của Công ty Tài chính Dầu khí. 3.2.1 Xây dựng chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ. Như chúng ta đã phân tích ở trên thì những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến sự thiếu hiệu quả của hệ thống KTKSNB nói chung và KTKS tín dụng nói riêng không những là của một mình PVFC mà còn là của nhiều tổ chức tín dụng hiện nay. Do đó để có thể khắc phục những hạn chế và nâng cao được vai trò của hệ thống KTKS đối với tín dụng tại PVFC chúng ta không chỉ cần có những giải pháp tình thế mà cần phải có một giải pháp mang tính chất lâu dài và bền vững. Và việc xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động KTKSNB là điều rất cần thiết. Để phát triển được chiến lược trước hết phải xác định yêu cầu của các cổ đông tức là xác định xem các nhà lãnh đạo cấp cao, hội đồng quản trị và ban giám đốc muốn KTKSNB mang lại những giá trị gì cho tổ chức và như thế nào. Trên cơ sở đó mô tả những nhiệm vụ, của kiểm tra kiểm soát nội bộ thông qua quy chế KTKSNB. Và cuối cùng là xây dựng chiến lược phát triển chính thức cho KTKSNB thông qua một số nội dung chính sau: +Xác định một cách chính thức lợi ích mà kiểm tra kiểm soát nội bộ mang lại cho tổ chức, đối tượng phục vụ, giá trị mà KTKSNB tạo ra trong hiện tại và trong tương lai; những chiến thuật hoạt động để đạt được các mục tiêu cơ bản, trách nhiệm quản lý bộ phận KTKSNB. +Xác định nhu cầu về vốn và nguồn nhân lực hiện tại và trong thời gian những năm tới, các giả định và tiêu chuẩn cơ bản để so sánh kế hoạch với số liệu của một bên thứ ba. + Kế hoạch cũng phải cân nhắc chi phí và lợi ích của việc sử dụng những cách tiếp cận khác nhau trong việc đạt được những kết quả mong muốn, ví dụ: Tối ưu hoá việc phối hợp hoạt động của KTKSNB với các chức năng kiểm soát và quản lý rủi ro khác. Sử dụng nguồn lực của bên thứ ba để có được những kỹ năng và năng lực cần thiết cho KTKSNB, ví dụ như thuê các đối tác thực hiện kiểm toán những mảng chuyên sâu mà KTKSNB của tổ chức chưa thực hiện được như kiểm toán công nghệ thông tin. Phát triển một chương trình để tự đánh giá về kiểm soát. +Vấn đề về thông tin liên lạc, ví dụ các kênh thông tin trong tổ chức về vị thế, nhiệm vụ, quyền hạn của KTKSNB, cách thức để thông báo KTKSNB tới các đối tượng có liên quan, giám sát việc thực hiên các kiến nghị của kiểm toán… +Những tiêu chí cơ bản để đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB. Khi đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB có một khó khăn là những giá trị mà nó mang lại phần lớn là mang tính định tính và rất khó để đo lường trực tiếp, ví dụ như hỗ trợ cho quản lý rủi ro, hay tăng cường kiểm soát nội bộ. Các chỉ tiêu truyền thống để đánh giá kết quả hoạt động này như số báo cáo phát hành, số sai phạm phát hiện được…Không có mối liên hệ thực sự chặt chẽ với những giá trị mà KTKSNB được kỳ vọng là sẽ đem lại. Phương pháp hiện nay đang được rất nhiều ngân hàng và các công ty lớn trên thế giới sử dụng là bảng chấm điểm cân bằng (Balanced Scorecard). Ý tưởng ở đây là trên cơ sở những kỳ vọng mà các nhà lãnh đạo đặt ra cho KTKSNB người ta xác định những bước, những biện pháp mà KTKSNB phải thực hiện được để đạt được mục tiêu đó. Và xây dựng được một loạt các tiêu chí để đánh giá về mức độ thực hiện các biện pháp này trong một bảng chấm điểm. Ví dụ để có thể hỗ trợ cho quản lý rủi ro KTKSNB phải xây dựng đội ngũ nhân sự có hiểu biết sâu sắc về các kỹ năng quản lý rủi ro (vấn đề tuyển dụng và đào tạo kiểm toán viên) phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý rủi ro hay các đánh giá của các kiểm toán viên về rủi ro và quản trị rủi ro. Và như vậy trong bảng chấm điểm cân bằng người ta xem xét cả về chính sách tuyển dụng, đào tạo kiểm toán viên,… 3.2.2 Xây dựng một quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng hiệu quả và hợp lý. Để có thể khắc phục được những hạn chế và phát huy được một cách tốt nhất vai trò và ý nghĩa của hệ thống KTKS trong công ty thì việc từng bước xây dựng một quy trình KTKS tín dụng hiệu quả hơn là một việc làm cần thiết. Quy trình mới sẽ được xây dựng định hướng trên cơ sở quy trình Kiểm tra kiểm soát nội bộ chuẩn được chấp nhận rộng rãi kết hợp với quy trình tín dụng của công ty và những yêu cầu, đặc điểm riêng về hoạt động kinh doanh, về nguồn nhân lực, về công nghệ thông tin, cũng như tình hình tài chính của công ty. Và dưới đây trên cơ sở những hạn chế về quy trình KTKS tín dụng đã nêu ở chương hai em chỉ xin đưa ra một số ý kiến xây dựng sau: Thứ nhất để tăng cường hiệu quả của chức năng tiền kiểm của hệ thống KTKS thì trong quy trình KTKS tín dụng nên có sự phân tích đánh giá quy trình một cách chặt chẽ và khoa học, quy trình phải được đánh giá các rủi ro tiềm ẩn ở từng bộ phận từng giai đoạn bằng các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ thích hợp thậm chí bằng cả những linh cảm nghề nghiệp từ đó sẽ phát hiện ra những điểm kiểm soát nào của quy trình bị hổng, bị yếu và có những biện pháp ngăn chặn khả năng sai phạm từ xa. Thứ hai trong quy trình KTKS tín dụng được xây dựng ngoài việc mở rộng việc kiểm tra giám sát trên toàn quy trình nên chú trọng và tập trung hơn nữa vào các bước cấp tín dụng và giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi. Bởi như đã phân tích các bước này ẩn chứa rất nhiều sự phức tạp và khó quản lý, khó kiểm soát của tổ chức sẽ dễ dẫn đến sự không chặt chẽ của quá trình KTKS. 3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Đối với bất kỳ một vấn đề gì, đối với bất kỳ một tổ chức nào thì vấn đề nhân sự luôn là vấn đề then chốt mang tính quyết định. Vì vậy với PVFC để có thể phát huy tối đa vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp về nhân sự như sau: Thứ nhất: Mở rộng nguồn tuyển dụng, việc tuyển dụng nên căn cứ vào nhu cầu hay những kỹ năng cần bổ sung cho bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ. Ví dụ một đối tượng có thể đáp ứng rất tốt nhu cầu của PVFC hiện nay là những người đã có kinh nghiệm làm việc tại các công ty kiểm toán độc lập. Họ đã được trang bị khá đầy đủ kiến thức và kỹ năng về kiểm toán. Đối tượng thứ hai cần chú ý là những người có kỹ năng chuyên sâu về một số lĩnh vực nhất định, ví dụ các kỹ sư công nghệ thông tin hoặc các chuyên gia về thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại tệ …Khi được đào tạo thêm về kiểm tra kiểm soát những người này sẽ trở thành nòng cốt trong kiểm tra kiểm soát các lĩnh vực đặc thù mà họ có kinh nghiệm. Thứ hai: Đào tạo và đào tạo nâng cấp đối với đội ngũ cán bộ hiện có. Khi thực hiện những giải pháp này cần phải lựa chọn những cán bộ trẻ, có năng lực, có tâm huyết với PVFC. Hiện nay trong đội ngũ kiểm tra viên của PVFC có những cán bộ có năng lực và thực sự tâm huyết với công việc nhưng có thể chuyên ngành của họ không thực sự đúng với công việc theo đúng nghĩa kiểm tra kiểm soát nội bộ. Nếu cho họ những cơ hội để được đào tạo về những kỹ năng và kiến thức cần thiết, cơ hội để phát huy năng lực và tính sáng tạo của họ, kết hợp với những đối tượng được bổ sung từ nguồn tuyển dụng mới họ hoàn toàn có thể thực hiện công việc của mình một cách suất sắc. Nội dung đào tạo có thể như sau: + Các khoá đào tạo về kiểm tra kiểm soát nội bộ ( sử dụng các chuyên gia từ công ty kiểm toán độc lập hoặc các trường đại học). Hoặc khuyến khích các kiểm tra viên tham gia các khoá đào tạo về kiểm tra kiểm toán của bộ tài chính. Mặt khác khuyến khích sự hợp tác đào tạo phối hợp chặt chẽ hơn giữa kiểm toán độc lập với kiểm tra kiểm soát nội bộ để có thể tận dụng khả năng hỗ trợ đào tạo qua thực tế của các công ty kiểm toán độc lập. + Đào tạo về các nghiệp vụ ngân hàng hiện đại, nhất là về nghiệp vụ tín dụng. + Cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo chính quy về kiểm toán nội bộ. + Đào tạo về công nghệ thông tin + Đào tạo về tiếng anh đặc biệt là với các kiểm tra viên tham gia vào các hoạt động tín dụng quốc tế, kinh doanh ngoại tệ, hoặc các hoạt động đối ngoại. + Đặt ra các yêu cầu tự đào tạo đối với các kiểm tra viên. Thứ ba: Chế độ đãi ngộ việc định hướng nghề nghiệp đối với kiểm tra viên. Chúng ta thấy rằng yêu cầu về năng lực chuyên môn đặt ra với kiểm tra viên nội bộ là rất lớn, hơn nữa do đặc thù nghề nghiệp họ luôn phải chịu một số áp lực tâm lý nhất định. Vì thế để có thể tạo dựng và duy trì đội ngũ kiểm tra viên đủ năng lực thì chế độ đãi ngộ với họ như thế nào cho thoả đáng là một giải pháp rất quan trọng. Thứ tư: Khuyến khích kiểm tra viên lấy chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (CPA) hoặc chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ. Để có được chứng chỉ kiểm toán các kiểm tra viên phải có một kiến thức chuyên môn rất chắc chắn, đồng thời qua việc có được các chứng chỉ này tạo nên một kênh để liên lạc chặt chẽ với các tổ chức nghề nghiệp, tạo cho họ điều kiện cập nhật kiến thức và thực hiện công việc của mình theo những chuẩn mực tốt nhất. Bản thân việc sở hữu những chứng chỉ này cũng đặt ra những yêu cầu phải đào tạo và tự đào tạo liên tục đối với kiểm toán viên. Hơn nữa các chứng chỉ nghề nghiệp có thể coi như một bằng chứng về năng lực và uy tín nghề nghiệp của kiểm tra viên. Và ở khía cạnh nào đó, nó giúp tăng uy tín và do đó là tính độc lập của kiểm tra viên trong tổ chức. Hiện nay ở Việt Nam mới chỉ có chứng chỉ kiểm toán viên độc lập (CPA) do bộ Tài chính cấp. Trên thế giới có khá nhiều chứng chỉ nghề nghiệp có uy tín mà các kiểm toán viên nội bộ thường tìm kiếm như: CIA - chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ, CFSA -chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm; CCSA - chứng chỉ về đánh giá kiểm soát… Thứ năm: Phải có chiến lược và kế hoạch về nhân sự. Đây là giải pháp được đề cập cuối cùng nhưng rất quan trọng. Việc tuyển dụng hay đào tạo kiểm tra viên đều phải có kế hoạch thì mới bảo đảm bổ sung những kỹ năng cần thiết cho bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, cũng cần có biện pháp sử lý đối với số lao động dôi dư, không đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Kế hoạch về nhân sự cho kiểm tra kiểm soát nội bộ phải phù hợp với chiến lược phát triển kiểm tra kiểm soát nội bộ và chiến lược phát triển nhân sự chung của PVFC. Và như vậy việc chiến lược phát triển đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ phù hợp với chiến lược phát triển chung công ty. 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động của công ty nói chung và hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ nói riêng. Sở dĩ giải pháp này đề cập đến việc ứng dụng công nghệ tin học trong PVFC nói chung và trong phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nói riêng bởi là vì ứng dụng công nghệ tin học sẽ giúp tăng năng suất lao động của kiểm tra kiểm soát nội bộ, nhưng mức độ ứng dụng công nghệ tin học của KTKSNB phải phù hợp với nền tảng công nghệ của công ty. Mặt khác khi tăng cường ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động của công ty Các thủ tục kiểm tra truyền thống sẽ ít phát huy tác dụng, đòi hỏi phải vận hành những kỹ thuật kiểm tra kiểm soát mới trên cơ sở ứng dụng công nghệ tin học. Về cơ bản qua khi đề cập đến các tác động của công nghệ tin học đến kiểm tra kiểm soát nội bộ phải xét đến ba khía cạnh: Thứ nhất: Thông qua ứng dụng công nghệ tin học cho phép kiểm tra viên tiếp cận và giám sát hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ mà không cần can thiệp vào hoạt động bình thường của của đơn vị, truy suất thông tin nhanh, và theo những mẫu, tiêu chí linh hoạt. Ví dụ, tại Citibank Việt Nam, các kiểm tra viên có được mật khẩu riêng để tiếp cận vào hết các ứng dụng của chương trình, mật khẩu của kiểm tra viên chỉ cho phép xem ( kiểm tra), không được phép thực hiện các thao tác nghiệp vụ. với cách làm này vừa bảo đảm kiểm tra viên có thể kiểm tra liên tục, hoặc đột xuất các phòng ban mà không cần xuất hiện trực tiếp và cũng không làm gián đoạn các công việc thường nhật của các bộ phận nghiệp vụ. Ưu điểm thứ hai của các phần mềm ngân hàng hiện đại là khả năng quản lý dữ liệu tập trung và khả năng truy xuất thông tin nhanh linh hoạt. Điều này trước hết là nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý và điều hành. Xét từ giác độ kiểm tra kiểm soát nội bộ nó giúp cho kiểm tra viên liên tục cập nhật những thông tin mới nhất về hoạt động của ngân hàng, đồng thời dễ dàng có được các thông tin tổng hợp, đa dạng theo nhiều tiêu thức khác nhau. Lượng thông tin này có ý nghĩa rất lớn khi kiểm tra viên vận dụng thành thạo các thủ tục phân tích. Nó sẽ giúp kiểm tra viên nhanh chong nắm bắt được các xu hướng, các nguy cơ trong hoạt động, từ đó có được những điều chỉnh trong kế hoạch và thủ tục kiểm tra. Đối với PVFC Đặc điểm về ứng dụng công nghệ tin học có sự đan xen rất lớn giữa xử lý thủ công với hiện đại, giữa các trình độ ứng dụng công nghệ tin học khác nhau, có những công việc vẫn còn sử lý thủ công có những công việc được sử lý một cách hiện đại. Do vậy cần phải đổi mới hàng loạt công nghệ trên cơ sở thống nhất được mọi hoạt động với công nghệ tương đồng. Bên cạnh đó khi đẩy nhanh ứng dụng công nghệ tin học một số quy trình nghiệp vụ của PVFC thậm chí cả mô hình tổ chức của PVFC cũng phải có những thay đổi nhất định. Để có khả năng kiểm tra kiểm soát đảm bảo an toàn trong hoạt động của PVFC, kiểm tra nội bộ phải đi trước đón đầu những thay đổi này. Tức là kiểm tra viên nội bộ phải được đào tạo để có thể hiểu về những thay đổi này và từ đó có những phương án thay đổi trong phương pháp và thủ tục kiểm toán cho phù hợp trước khi triển khai những ứng dụng này. Thứ hai: Sự phát triển của công nghệ tin học đã đưa đến sự ra đời của các phần mềm kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên dụng hỗ trợ cho quá trình sử lý công việc của kiểm tra viên. Ví dụ phần mềm TeamMate do công ty PrikeWaterhouse Coopers xây dựng. Các phần mềm này có những phân hệ như: công cụ đánh giá rủi ro, lên kế hoạch nhân sự cho các cuộc kiểm tra kiểm soát nội bộ, hệ thống hồ sơ kiểm toán điện tử hỗ trợ khả năng tìm kiếm thông tin trên Internet, hoặc tạo ra kho dữ liệu riêng để các kiểm tra viên nội bộ trong toàn PVFC có thể chia kiến thức và kinh nghiệm…Các phần mềm này giúp tăng năng xuất lao động của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ lên rất nhiều. Trong trường hợp của phần mềm TeamMate, hiện đang được sử dụng bởi trên 28000 kiểm tra viên từ hơn 750 tổ chức khác nhau trên thế giới và theo PWC trung bình trong năm sử dụng TeamMate năng xuất lao động của kiểm tra viên tăng lên 20- 25%. Thứ ba: Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học đặt ra yêu cầu về kiểm tra kiểm soát công nghệ tin học. Bởi lẽ các quy trình được sử lý tự động trên máy tính, vấn đề bảo đảm tín chính xác và phù hợp của các quy trình này trước khi triển khai có ý nghĩa rất lớn. Do đặc điểm hoạt động của mình, phần lớn các tồ chức tín dụng hiện đại đều tổ chức một phận chuyên về kiểm tra kiểm soát công nghệ tin học. Trước mắt khi chưa đủ điều kiện cần thiết để tổ chức bộ phận này PVFC nên thuê dịch vụ này từ bên ngoài, ví dụ các công ty kiểm toán độc lập. Đồng thời trong chiến lược xây dựng kiểm tra kiểm soát nội bộ và chiến lược công nghệ tin học nên tính đến việc hình thành bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ công nghệ tin học. Điểm cuối cùng cần lưu ý ở đây là việc ứng dụng công nghệ tin học trong kiểm tra nội bộ phải căn cứ vào chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin tổng thể và điều kiện cơ sở hạ tầng về công nghệ của PVFC trong từng giai đoạn. 3.3 Một số kiến nghị và đề xuất: 3.2.1 Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước. Chính phủ và các ban ngành cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật để trước hết là ngân hàng thương mại (tổ chức tín dụng) có hành lang pháp lý chuẩn để tuân theo, sau đó là tạo điều kiện cho các ngân hàng nâng cao hiệu quả hoạt động của mình thông qua một cơ chế, chính sách hợp lý hơn. Ngoài ra cụ thể hơn chính phủ và bộ tài chính cần có chính sách khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp của kiểm toán nội bộ. Kiểm toán độc lập đã có sự phát triển khá mạnh sau gần 15 năm phát triển, đã có hiệp hội nghề nghiệp, đã có các chuẩn mực chung cho riêng mình. Tuy nhiên nghề kiểm toán nội bộ chưa thực sự có được sự quan tâm thích đáng và chưa được thừa nhận rộng rãi trong nền kinh tế. Nền chăng bộ Tài chính có sự hỗ trợ này đối với sự phát triển của nghề nghiệp này, có thể thành lập hiệp hội kiểm toán viên nội bộ, như một phần trong tổ chức nghề nghiệp chung của các kế toán viên và kiểm toán viên, khuyến khích các kiểm toán viên nội bộ thi lấy chứng chỉ CPA, quy định về việc áp dụng những chuẩn mực kiểm toán hiện có vào KTKSNB. Đồng thời xem xét tới việc tiếp thu những chuẩn mực kiểm toán hiện có vào KTKSNB. Đồng thời xem xét tới việc tiếp thu những chuẩn mực của IIA (Viện kiểm toán nội bộ) và phát triển vận dụng cho Việt Nam, có sự công nhận đối với các chứng chỉ do IIA cấp. 3.3.2 Đối với các bộ ngành, cơ quan chủ quản(NHNN) Thứ nhất: Xây dựng lại quy chế mẫu về kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng cho phù hợp thực tế triển khai tại các TCTD. Thứ hai: Đổi mới nội dung và phương pháp thanh tra của thanh tra ngân hàng nhà nước, theo hướng đưa việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ là một nội dung quan trọng trong thanh tra, giám sát ngân hàng. Đặt ra yêu cầu tối thiểu về kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với các tổ chức tín dụng. Thứ ba: Có cơ chế tăng cường mối quan hệ giữa kiểm tra kiểm soát nội bộ với thanh tra nhà nước và kiểm toán độc lập, có thể thông qua các cuộc gặp gỡ và trao đổi định kỳ. Hiện nay, có thể nói, các công ty kiểm toán độc lập đặc biệt là các công ty nước ngoài là những người có kiến thức và kinh nghiệm tốt nhất về kiểm toán. Do đó, trong mối quan hệ giữa ba đối tác này, ngân hàng nhà nước nên tạo cơ chế khuyến khích sự chuyển giao công nghệ từ các công ty kiểm toán độc lập sang cho kiểm tra kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại. Thứ tư: Sớm ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn về các nghiệp vụ kinh doanh của ngân hàng theo đúng thông lệ quốc tế, đặc biệt là về kế toán. Bởi lẽ đây chính là một trong những hệ thống chuẩn mực được sử dụng quá trình kiểm toán. Thứ năm: Đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá ngân hàng thương mại quốc doanh. Cổ phần hoá sẽ tăng tính thị trường và sự cạnh tranh bình đẳng trong thị trường tài chính, tiền tệ. Nó sẽ tạo ra áp lực buộc các tổ chức tín dụng nhận thức rõ hơn về vai trò của kiểm tra kiểm soát nội bộ, từ đó phải thực hiện các biện pháp thiết thực nâng cao hiệu quả các hoạt động này. C KẾT LUẬN Công ty Tài chính Dầu khí là một trong những công ty mạnh của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Tuy mới thành lập từ năm 2000 nhưng hiện nay công ty đã và đang hoạt động như một tổ chức tài chính thực sự trong nền kinh tế thị trường, công ty không những đáp ứng đủ nhu cầu về vốn cho tổng công ty và các đơn vị thành viên mà còn ngày càng mở rộng và cung cấp thêm nhiều sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho các tổ chức và cá nhân khác trong nền kinh tế. Trong quá thực tập ở công ty trên cơ sở quan sát thực tế và tổng hợp các số liệu, tài liệu liên quan đến công ty nói chung và nghiên cứu hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty nói riêng em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với những nội dung cơ bản sau : Khái quát và làm rõ vai trò của tín dụng và kiểm tra kiểm soát tín dụng trong nền kinh tế thị trường nói chung và các tổ chức tín dụng nói riêng. Giới thiệu tình hình kinh doanh của Công ty Tài chính Dầu khí và thực trạng hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng tại công ty. Rút ra một số hạn chế và nguyên nhân về hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng tại công ty. Mạnh dạn đề xuất một số giải pháp và kiến nghị. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới thầy giáo, TS. Đàm Văn Huệ, giảng viên bộ môn Tài chính DN đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong PVFC nhất là các anh chị trong phòng KTKSNB đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như làm chuyên đề. Trong quá trình làm chuyên đề mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về kinh nghiệm cũng như nhận thức nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết do đó em rất mong được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô giáo cùng các anh chị trong PVFC và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của PVFC và một số tổ chức tín dụng từ năm 2002 đến năm 2004. 2. Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của PVFC từ năm 2002 đến năm 2004. 3. Báo cáo tổng kết hoạt động công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ của công ty trong các năm. 4. Điều lệ hoạt động của PVFC. 5. Đề cương hướng dẫn quy trình KTKSNB năm 2004. 6. Đề cương hướng dẫn quy trình KTKS tín dụng năm 2004. 7. Quy chế hoạt động Ban kiểm tra kiểm soát Hội đồng quản trị PVFC 8. Quy chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ PVFC 9. Giáo trình lý thuyết kiểm toán GS,TS Nguyễn Quang Quynh 10. Giáo trình Kiểm toán Tài Chính GS,TS Nguyễn Quang Quynh 11. Giáo trình Tài Chính Doanh Nghiệp TS Lưu Thị Hương 12. Giáo trình Ngân hàng thương mại TS. Phan Thị Thu Hà 9. Luật các tổ chức tín dụng, NXB chính trị quốc Gia. 10. Luật bổ sung sửa đổi luật các tổ chức tín dụng NXB Chính trị Quốc gia 11. Quy chế về KTKS nội bộ trong các DNNN ban hành kèm quyết định QĐ832 của Bộ tài chính 12. Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng ban hành theo quyết định số 03/1998 QĐ-NHNN của thống đốc NHNN. 11. Một số văn bản pháp lý trong ngân hàng thương mại và một số tài liệu tham khảo khác. MỤC LỤC Trang