Chuyên đề Phần mềm quản lý kho hàng

Lời mở đầu Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họ cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh. Với những lí do trên, em đã chọn đề tài: ”Phần mềm quản lý kho hàng”. Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm để tài này. Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phối hàng Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kho hàng Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của Nhà phân phối bồn nước Inox Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và trong tương lai. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng nên những luận điểm của đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng minh từng luận điểm có tính thuyết phục hơn. Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình Visual Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so sánh đối chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các daonh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh daonh khác nhau để rút ra kết luận xác đáng cho nội dung nghiên cứu CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng 1.1.1 Hệ thống thông tin là gì? HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Mô hình hệ thống thông tin 1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó phục vụ. * Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế + HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý. + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược) Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng KD và sx chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật KD và sx chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp KD và sx tác nghiệp 1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. * Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra. * Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… * Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật 1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý 1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống 1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được. 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 3.5 Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. 4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương án giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần tin học hoá. 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch ch tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất. 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá 1.3 Phân tích HTTT 1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin được xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra. Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin với số lượng lớn và pham vi rộng. Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bình thường. Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng viên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn 1.3.2 Mã hoá dữ liệu a. Định nghĩa: Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp đối tượng cần quản lý. b. Lợi ích: Phương pháp mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Xấy dựng HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau: * Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng. * Mô tả nhanh chóng các đối tượng. * Nhận diện nhóm đối tượng nhanh. * Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý. * Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. c. Các phương pháp mã hoá cơ bản: Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm. * Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1 quy tắc dãy nhất định. * Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết phân cấp sâu hơn. * Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp. * Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac tính của đối tượng để xây dựng bộ mã. * Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx gọi là seri. Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định. * Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có giữa những tập hơpk con khác nhau với đối tượng được gán mã. 1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control): Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì. * Ký pháp chung cho sơ đồ DFD: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Thực thể: Khách hàng Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào. Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, một chức năng. Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có sự thay đổi phải có tên phù hợp. Bản sao đơn hàng Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phân khác. Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa. Hồ sơ khách hàng * Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta phân rã tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi. “Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2 công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả. 1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) * Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: * Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng * Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. * Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra. - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách. - Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). - Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. * Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF). Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không được phép chức những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới góc độ quản lý). Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc. * Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF). Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành 1 danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới. Đặt tên cho danh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. * Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tín Y, mà Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứac quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. * Mô tả các tệp. Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một dánh sách CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của các CSDL về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi. Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó. 1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài 1.4.1 Cơ sở dữ liệu * Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) - Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity). Ví dụ: Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng. Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị. - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. - Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn gọi là 1 bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance) tức là một biểu hiện riêng của thực thể. - Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là một trường dữ liệu (Field). Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể HANGHOA có thể là như sau: Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Tên kho Mỗi thuộc tính được coi là một trường. nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Cơ sở dữ liệu (Database) là 1 nhóm hay nhiều bảng có quan hệ với nhau. Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệ thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Chương II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 2.1 Phân tích Hệ thống thông tin 2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF Quản lý kho hàng Xử lý xuất Xử lý nhập Kiểm kê hàng hoá trong kho Tổng hợp & lập báo cáo Kiểm tra phiếu xuất hàng Kiểm tra chất lượng hàng xuất Giao hàng Kiểm tra phiếu Nhập hàng Kiểm tra chất lượng hàng nhập Nhập hàng vào kho Kiểm kê & lập báo cáo 2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 1.0 Xử lý nhập Kho hàng 3.0 Kiểm kê & lập báo cáo 2.0 Xử lý xuất Lãnh đạo Thông tin kho Phiếu xuất được xác nhận Khách hàng Sổ kho Sổ kho Sổ kho Thông tin kho thẻ kho Sổ kho Báo cáo biên bản kiểm kê Báo cáo thẻ kho Phiếu xuất được xác nhận phiếu xuất được xử lý phiếu được xác nhận ở kho Thông tin kho Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập Kho hàng 1.1 Kiểm tra phiếu 1.2 Kiểm tra số lương & chất lương 1.3 Nhận hàng Phiếu có xác nhận của Kho hàng Sổ kho Sổ kho Thẻ kho Thẻ kho Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất Kho hàng 2.1 Kiểm tra phiếu 2.2 Kiểm tra số lương & chất lương 2.3 Nhận hàng Phiếu có xác nhận của Kho hàng Sổ kho Kho hàng Thẻ kho Thẻ kho Khách hàng Phiếu có xác nhận của quản lý kho Sơ đồ phân ra mức 1 - kiểm kê & lập báo cáo 3.1 Kiểm kê hàng hoá trong kho 3.2 Lập báo cáo Sổ kho Thông tin hàng hoá Thông tin kho Biên bản kiểm kê Báo cáo tồn kho Lãnh đạo Kho hàng 2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kho Báo cáo tồn Sổ kho Hàng hoá Sổ kho Nhập hàng Xuất Báo cáo kho Tình hình kho Có yêu cầu nhập hàng Khi có nhu cầu xuất Có yêu cầu báo cáo Phòng Phòng Nhân viên quản lý Thời điểm Nguồn Chức năng xử lý Đích Phòng Lãnh đạo 2.2 Thiết kế Hệ thống thông tin 2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu * Mô hình quan hệ: * Mô tả các bảng trong CSDL + Bảng Hàng Hoá Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaHang 5 Var Character Mã hàng hoá TenHang 50 Var Character Tên hàng hoá LuongTon Long Interger Number Lượng tồn DVTinh Long Interger Var Character Đơn vị tính + Bảng Hàng nhập Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaHDN 5 Var Character Mã Hoá Đơn Nhập NgayNhap 10 Date/time Ngày nhập MaNV 50 Var Character Mã Nhân Viên MaNCC 5 Var Character Mã Nhà Cung Cấp MaHang 5 Var Character Mã Hàng SoLuong Long Integer Number Số lượng + Bảng Hàng nhập Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaHDX 5 Var Character Mã Hoá ĐơnXuất NgayXuat 10 Date/time Ngày Xuất MaNV 50 Var Character Mã Nhân Viên MaKH 5 Var Character Mã Khách hàng MaHang 5 Var Character Mã Hàng SoLuong Long Integer Number Số lượng + Bảng Nhà cung cấp Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaNCC 5 Var Character Mã nhà cung cấp TenNCC 25 Var Character Tên nhà cung cấp DiaChi 50 Var Character Địa chỉ DienThoai Long Integer Number Điện thoại + Bảng Nhân viên Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaNV 5 Var Character Mã Nhân viên TenNV 25 Var Character Tên nhân viên SoDT Long Integer Var Character Số điện thoại + Bảng Người dùng Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả User 50 Var Character Tên Người sử dụng Password 50 Var Character Mật khẩu 2.2.2 Thiết kế giải thuật * Thuật toán đăng nhập chương trình: B Nhập tên người sử dụng Nhập mật khẩu Kiểm tra tên I:=1 Kiểm tra mật khẩu Thông báo mật khẩu I:=I+1 I <= 3 Thoát khỏi chương trình E Vào trang Default Đ Đ S * Thuật toán tìm kiếm bản ghi B Nhập thông tin tìm kiếm Có tìm thây Mở trang Defeult Có sửa không? Hiển thị thông tin Tiếp tục? Sửa các thông tin E Lưu các thông tin S Đ Huỷ bỏ các thông tin vừa tìm Thông báo không tìm thấy S S Đ Đ * Thuật toán tạo mới một bản ghi B Nhập mã Mã trống ? Mở trang Default Mã đã tồn tại ? Trang thêm mới Tiếp tục? Lưu các thông tin vừa cập nhật E Đóng trang Đ Đ Thông báo mã đã tồn tại Thông báo mã trống S S S Đ Nhập lại S Đ Thuật toán xoá 1 bản ghi Bắt đầu Chọn danh mục cần xóa Hiện thông tin cần xóa Đồng ý xóa? Đ Xóa bản ghi trong CSDL Kết thúc S * Thuật toán sửa 1 bản ghi Bắt đầu Chọn danh mục cần sửa Sửa lại thông tin Dữ liệu hợp lệ Ghi lại thông tin đã sửa Đ SS Hiển thị lỗi Sửa tiếp S Kết thúc Đ Sửa lại T S Thuật toán lưu 1 bản ghi Bắt đầu Nhập thông tin cần thiết Hiển thị lỗi S Đ Thêm tiếp Kết thúc Lưu lại Dữ liệu hợp lệ Đ S S KT dữ liệu đã tồn tại hay chưa Đ Ghi thông tin vừa cập nhật vào CSDL Đ Hiển thị lỗi S Đ * Thuật toán in báo cáo BĐ Nhập danh mục báo cáo Hiện báo cáo Đồng ý in Đ In báo cáo Kết thúc S 2.2.3 Thiết kế giao diện Một số giao diện chính: + Đăng nhập hệ thống + Giao diện chính + Form Danh mục hàng hoá + Danh mục Nhà cung cấp + Danh mục Khách Hàng + Danh mục Nhân Viên + Bản Kê Phiếu Nhập hàng + Bản kê Phiếu xuất hàng + Tìm Kiếm Thông tin Nhập + Tìm Kiếm Thông tin Xuất + Một số mẫu báo cáo hàng tồn kho làm bằng Data Report Kết luận Trong thời đại công nghệ số đang phát triển nhanh chóng thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý thực sự cần thiết. Vấn đề phát triển kinh tế đang là mối quan tâm hàng đầu của nước ta trong thời gian hiện nay. Công tác quản lý là mối bận tâm lớn của các doanh nghiệp. Làm sao để các doanh nghiệp có thời gian chú trong vào sản phẩm và các tính năng của sản phẩm cung cấp cho khách hàng? Đặt vấn đề quản lý quản lý kho hàng cho 1 doanh nghiệp là muốn tạo hiệu quả kinh tế lớn hơn cho doanh nghiệp vì chúng ta biết rằng thời gian để cung cấp hàng cho khách hàng và trả lời yêu cầu khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để lấy được niềm tin nơi khách hàng. Áp dụng tin học hóa quản lý hoạt động quản lý kho hàng không những chỉ đem lại một lợi ích duy nhất to lớn đó cho doanh nghiệp, mà phần mềm quản lý kho hàng còn giải quyết nhiều rắc rối nảy sinh trong hoạt động quản lý thủ công. Các dữ liệu sẽ được lưu giữ tránh thất thoát, sai lệch, các báo cáo được in ra phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý sẽ giúp ích cho nhà quản lý trong việc điều tiết kho hàng và lượng xuất nhập. Những hiệu quả ưu việt này tưởng như rất khó khắn trong thực tế quản lý trong doanh nghiệp, nhưng chúng đã được giải quyết chỉ bằng 1 phần mềm nhỏ gọn đầy đủ tính năng, có thế phát triển phần mềm lên quy mô rộng hơn để giải quyết sâu hơn vấn đề đã trình bày. Do hạn chế về mặt thời gian cũng như kinh nghiệm làm dự án và kinh nghiệm thực tế trong doanh nghiệp, nên sản phẩm này chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Em rất mong được sự chỉ bảo của cô giáo, mong nhận được sự góp ý từ phía các bạn để phần mềm được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và định hướng của cô giáo! Xin cảm ơn sự đóng góp ý kiến của các bạn để dự án này được hoàn thành đến được kết quả như ngày hôm nay! MỤC LỤC CHƯƠNG I: CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 4 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng 4 1.1.1 Hệ thống thông tin là gì? 4 1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức 5 1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin 7 1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý 8 1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT 8 1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT 9 1.3 Phân tích HTTT 12 1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin 12 1.3.2 Mã hoá dữ liệu 13 1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT 14 1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) 17 1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài 20 Chương II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 22 2.1 Phân tích Hệ thống thông tin 22 2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF 22 2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 23 2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD 27 2.2 Thiết kế Hệ thống thông tin 28 2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 28 2.2.2 Thiết kế giải thuật 30 2.2.3 Thiết kế giao diện 37 Kết luận 54