Chuyên đề Phân tích công tác quản lý vật tư và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lí vật tư ở công ty giày Thượng Đình

như sau : * Tại phân xưởng cắt : Bảng 3.1 : Tình hình máy móc thiết bị tại phân xưởng cắt . STT Tên thiết bị Số lượng Năm nhập Nguyên giá ( 1000 đ ) G/trị còn lại ( 1000 đ ) 1 Máy cuộn vải Nhật 1 1975 9.581 676 2 Máy bồi vải Nhật cải tiến 1 1995 33 674 33 033 3 Máy bồi vải Nhật cũ 1 1975 44 965 - 792 4 Máy bồi vải Đài Loan 1 1992 247 314 202 393 5 Máy cắt dập Đài Loan 7 1992 513 562 420 287 6 Máy cắt vòng Hung 5 1975 21 641 - 1 313 7 Máy đánh keo Nhật 2 1975 6 270 - 175 8 Máy đánh keo Latex ĐL 1 1992 27 678 22 688 9 Máy cuộn viền Nhật 1 1975 4 667 337 10 Máy cắt viền Nhật 1 1975 5 782 451 Mặc dù quy mô sản xuất ngày một tăng nhưng khi nhập máy móc mới của Đài Loan thì số lượng máy của phân xưởng cắt giảm đáng kể ( trước kia là 30 máy , nay chỉ còn 21 máy ). Đấy là vì một máy mới có khả năng đảm nhiệm nhiều chức năng trong khi máy cũ chỉ đảm nhận được một chức năng. Tuy nhiên, máy móc tại phân xưởng cắt có trình độ không đồng đều, đến hơn 50% được lắp đặt từ năm 1975, trong đó có những máy đã hết thời gian khấu hao. Do đó vấn đề đặt ra cho công ty là phải thay thế số máy này để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm cắt. * Tại phân xưởng may : Từ trước năm 1992 tổng số máy may là 250 máy, lượng này hoàn toàn là máy cũ đã sắp hết khấu hao. Đến nay, đã thay thế và bổ xung nhiều, lên đến 440 máy để đáp ưng nhu cầu may mũ giày cho sản xuất vì nhu cầu đặt hàng ngày càng cao. Gần đây, công ty đã cho lắp đặt và vận hành thử máy lạng da và máy in chữ nổi của Đài Loan làm cho sản phẩm hấp dẫn hơn, mềm mại hơn được khách hàng ưa chuộng. Tuy nhiên, trình độ máy móc tại phân xưởng may còn rất thấp, số may mới, hiện đại còn quá ít so với tổng số có trong phân xưởng và so với yêu cầu của sản xuất ngày càng cao. Bảng 3.1.2 Tình hình máy móc thiết bị tại phân xưởng may : STT Tên thiết bị Số lượng Năm nhập Nguyên giá ( 1000 đ ) G/trị còn lại ( 1000 đ ) 1 Máy khâu Csepel 1 kim 176 1975 1.944.844 19456 2 Máy khâu Kew 2 kim 39 1975 122 858 12440 3 Máy khâu Texion 19 1975 57 696 2207 4 Máy khâu Mineva 10 1989 25 398 1030 5 Máy khâu Sangwang 2 kim 40 1992 5614994 487008 6 Máy khâu Juky 1 kim 20 1992 122010 114690 7 Máy khâu Juky 2 kim 40 1992 699005 614372 8 Máy khâu Misubishi 1 kim 60 1992 617400 568008 9 Máy khâu Misubishi 2 kim 3 1975 60628 1633 10 Máy gấp mép Đài Loan 3 1992 112956 92440 11 Máy vắt sổ Liên Xô 7 1992 98000 96000 12 Máy zic zac Nhật 4 1975 13789 137 13 Máy tán ô đê Đài Loan 11 1992 975533 226 14 Máy đục lỗ ô đê Đài Loan 5 1992 69596 63914 15 Máy lạng da Đài Loan 1 1999 10600 8769 16 Máy in chữ nổi Đài Loan 2 1999 110933 90965 * Tại phân xưởng cán : Bảng 3.1.2.3 Tình hình máy móc thiết bị tại phân xưởng cán . STT Tên máy móc Số lượng Năm nhập Nguyên giá ( 1000 đ ) G/trị còn lại ( 1000 đ ) 1 Máy luyện kim kín Nhật 1 1975 555730 21616 2 Máy cán f 610 Nhật 2 1975 212612 -1652 3 Máy cán f 560 Nhật 5 1975 487290 -27417 4 Máy cán f 400 Nhật 7 1975 349705 10870 5 Máy cắt kếp Nhật 1 1975 4267 -822 6 Máy kết khúc Nhật 1 1975 4267 -822 7 Máy đánh keo Nhật 4 1975 12539 -350 8 Máy cắt dập Nhật 3 1975 16540 -154 9 Máy cắt dập Đài Loan 1 1992 73366 60041 10 Máy cán Đài Loan 2 1992 1747860 1012189 Số lượng máy móc tại phân xưởng cán không nhiều, hầu như được nhập về từ Nhật, địa chỉ đáng tin cậy về sản phẩm động cơ. Nhưng lai quá cũ, chúng đựơc lắp đặt từ những năm 70, hầu hết đã hết khấu hao được nâng cấp để sử dụng. Số ít vẫn còn khấu hao nhưng cũng quá lạc hậu so với tốc độ phát triển công nghiệp hiện nay. Từ năm 1992 công ty đã nhập máy cắt dập và máy cán của Đài Loan có nhiều tính năng hơn, đã làm giảm đáng kể lượng máy móc của phân xưởng. Nó có khả năng cho ra tất cả các loại viền với các màu sắc khác nhau, thay thế cho máy cũ chỉ cho ra 1 loại hoa văn nhất định . * Tại phân xưởng gò :  Bảng 3.1.2.4 Tình hình máy móc thiết bị tại phân xưởng gò . STT Tên máy móc Số lượng Năm nhập Nguyên giá ( 1000 đ ) G/trị còn lại ( 1000 đ ) 1 Băng chuyền gò Đài Loan 3 1992 529 114 435 011 2 Máy chiết mũi Đài Loan 6 - 1 247 780 1 023 180 3 Máy chiết mạng Đài Loan 6 - 243 350 199 507 4 Máy chiết gót Đài Loan 3 - 262 528 226 507 5 Máy ép đế Đài Loan 6 - 222 568 182 143 6 Máy ép viền Đài Loan 6 - 225 694 236 886 7 Máy bồi keo chân vải 6 - 83 501 68 385 8 Máy mài chân vải 4 - 83 735 68 380 9 Máy bồi keo 2 mặt 2 - 28 377 67 245 10 Máy bóc phom Đài Loan 3 - 81 900 24 065 11 Máy làm sạch 5 - 4 285 67 245 12 Nồi hấp Nhật 4 - 50 182 3 525 13 Băng chuyền sấy đế 1 - 93 340 1 589 14 Băng thu hoá Đài Loan 3 - 193 435 76 387 Có thể nói, năm 1992 máy móc thiết bị tại phân xưởng gò được thay thế hoàn toàn bằng hệ thống máy móc và băng chuyền hiện đại của Đài Loan. Từ công nghệ gò thủ công chuyển sang công nghệ bán tự động trên băng chuy ền sản xuất đã mang lại hiệu quả cao cho công đoạn gò. Trước đây, công đoạn gò giày được tổ chức thành tổ sản xuất, mỗi tổ từ 17á18 công nhân, hoạt động riêng lẻ từng công đoạn nhỏ. Do đó năng suất không cao và chất lượng không đồng đều. Khi máy móc hiện đại đưa vào sản xuất không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được chất lượng và mẫu mã sản phẩm. ăng chuyền gò bán tự động đã cho ra đời những loạt sản phẩm đồng đều, chất lượng cao. Nói chung , máy móc thiết bị sử dụngtrong công ty tương đối đồng bộ. Đặc biệt, tại phân xưởng gò tỷ trọng đồng bộ này khá cao. Các máy móc của Đài Loan tương đối hiện đại ; thuộc thế hệ thứ hai, nghĩa là máy được điều khiển bằng hệ tiếp điểm. Theo tính toán số máy móc còn lại chưa đổi mới chiếm 38% trong đó 31% là máy móc của Nhật, 7% là của Liên Xô, Hungary, Trung Quốc... Tuy nhiên, so với các cơ sở sản xuất khác thì máy móc thiết bị của Thượng Đình khá hiện đại. Nhiên liệu cho sản xuất . Cùng với việc tiêu tốn NVL và vận hành máy móc để sản xuất thì cần phải có nhiên liệu như : xăng công nghiệp, các loại dầu mỡ bôi trơn máy móc và các loại hoá chất để chạy máy phục vụ quá trình sản xuất của công ty. Nguồn nhiên liệu này công ty được cung cấp chủ yếu từ những bạn hàng quen thuộc như : công ty hoá dầu Gia Lâm, công ty xăng dầu Việt Nam ... 2. Hoạt động mua vật tư của công ty. 2.1 Tìm kiếm và quan hệ với các nguồn hàng. Như đã biết, trong thời kỳ bao cấp, công ty không phải lo về nguồn cung ứng vì vật tư cho sản xuất được nhà nước lo liệu và cung ứng theo kế hoạch. Nhưng khi chuyển sang nền kinh tế mới thì hoàn toàn khác, việc sản xuất kinh doanh không chỉ đảm bảo hoàn thành kế hoạch mà còn phải phấn đấu để đạt hiệu quả cao qua các kỳ. Do đó việc mua sắm vật tư kỹ thuật là một khâu cũng đóng vai trò quan trọng, góp phần vào sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh. Vấn đề đặt ra là phải mua sắm những gì, ở đâu và bằng cách nào để đạt được yêu cầu của sản xuất ? Nhận thức rõ điều này, công ty luôn quan tâm đến việc nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất có thể đáp ứng được những yêu cầu của mình. Trong vật tư kỹ thuật thì máy móc thiết bị là loại có thời gian sử dụng dài hạn và hầu hết được nhập từ nước ngoài như đã biết. Còn lại nguyên vật liệu phục vụ cho các kỳ sản xuất mới là vấn đề được quan tâm thường xuyên và phức tạp. Để có nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất thì cơ bản nó được tiến hành theo hai cách : - Những NVL dùng chung cho tất cả các loại giày thì được mua từ các nguồn hàng trong nước. Nó chiếm khoảng 80% tổng số NVL sử dụng . - Những NVL đặc chủng cho từng mã giày ( đặc biệt là những mã xuất khẩu ) thì được nhập từ nước ngoài. Các thủ tục quan hệ và mua hàng do phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu thực hiện. Việc quan hệ với các nguồn hàng của công ty thì thông qua các chương trình xúc tiến bán hàng của các đơn vị cung ứng rồi tìm hiểu, nghiên cứu và tiếp nhận. Cho đến nay, hầu như công ty vẫn có quan hệ với những đơn vị cung ứng quen thuộc cũ để mua NVL cho sản xuất. Ngoài ra công ty cũng tìm hiểu và mở rộng quan hệ với các nguồn hàng mới nhằm tìm kiếm những sản phẩm có chất lượng cao hơn và giá cả thấp hơn để giảm chi phí về NVL đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra cho đơn vị mình. Tuy nhiên vẫn không loại bỏ những đối tác cũ bởi dù sao cũng là những địa chỉ có uy tín lâu năm với công ty, điều này tránh được rủi ro trong việc mua hàng. Những đơn vị cung ứng mà công ty đã từng có quan hệ thường xuyên như sau : - Các loại vải bạt, vải phin-là vật liệu chủ yếu để sản xuất mũ giày-công ty mua của công ty dệt Vĩnh Phú, Công ty dệt 19/5, công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội, công ty dệt Tân Phong-HN. - Các loại chỉ may chỉ thêu công ty mua của công ty Phong Phú HN. - Cao su công ty mua của công ty vật tư công nghiệp HN , công ty Thanh Bắc HN. - Ô dê mua của công ty Tây Hồ. - Các loại hoá chất như ôxýt kẽm, bột nhẹ, xúc tiến, keo, bột nở, công ty mua của công ty hoá chất Hà Nội, công ty Tứ Hường. - Xăng CN và dầu hoả dẻo mua của công ty hoá dầu Việt Nam, công ty Việt Đức HN. Đây là những đơn vị có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty Thượng Đình. Hàng năm những đơn vị này đã cung cấp được 80% lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất theo đúng yêu cầu. Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của các ngành công nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã được xây dựng và đi vào hoạt động tốt. Từ đó đã mở ra nhiều đơn vị có khả năng cung ứng những nguyên vật liệu cho Thượng Đình, tạo điều kiện để công ty mở rộng quan hệ mua bán, trao đổi sản phẩm và thực hiện các chiến lược về chất lượng và giá cả sản phẩm cho đơn vị mình. Việc mở rộng quan hệ này thông qua việc tiếp nhận để tìm hiểu, đánh giá từ chương trình chào hàng, giới thiệu sản phẩm các đơn vị cung ứng. Đây cũng là một việc làm cần thiết để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục khi quy mô sản xuất của công ty ngày một lớn hơn. Các phương thức mua của công ty . Với đặc thù là sản xuất sản phẩm theo từng mã và theo đơn đặt hàng là chủ yếu nên mỗi mã, mỗi đơn vị đơn đặt hàng có yêu cầu về số lượng, chủng loại, chất lượng và mẫu mã khác nhau. Việc mua vật tư căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho các đơn hàng. Việc tính định mức sử dụng vật tư này do phòng kỹ thuật-công nghệ phân tích tính toán. Phòng kế hoạch vật rư nhận được số liệu định mức sử dụng vật tư sẽ lập bảng phân tích vật tư. Từ đó làm đơn đặt mua hàng với các đơn vị cung ứng. Nội dung đơn hàng có các thông tin về loại mặt hàng đang mua, số lượng và chất lượng của chúng, cuối cùng là thời gian muộn nhất để nhận được thông tin phản hồi. Nội dung thông tin phản hồi bao gồm thư trả lời có hoặc không đáp ứng được yêu cầu của công ty. Nếu có, gửi kèm theo mẫu hàng và đơn giá. Để đảm bảo tiến độ sản xuất và tránh rủi ro, công ty thường làm đơn đặt mua ( chào hàng ) với vài đơn vị cung ứng một lúc. Khi nhận được thông tin phản hồi, công ty tiến hành kiểm tra, phân tích mẫu rồi so sánh giữa các đơn vị với nhau để lựa chọn nguồn cung ứng thích hợp nhất. Đó là hình thức mua hàng quen thuộc của công ty về những nguyên vật liệu trong nước. Còn những nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài thì phòng khoa học kỹ thuật cũng lập biểu yêu cầu về số lượng, chất lượng và chủng loại rồi giao cho phòng KD-XNK. Khi đó phòng KD-XNK thực hiện các bước như đối với việc mua hàng trong nước với các bạn hàng ở nước ngoài và tiến hành các thủ tục hải quan cần thiết để nhập hàng về. Hình thức thanh toán mà công ty áp dụng chủ yếu là dùng hình thức chuyển khoản và thư tín dụng (L/C). Chỉ một số ít vật tư mua bổ sung hoặc phụ liệu nhỏ với số lượng không nhiều thì được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. 2.3 Chính sách mua của công ty . Với quy mô sản xuất lớn và uy tín lâu năm, để giữ vững và phát huy thế mạnh của mình, công ty có chính sách mua vật tư theo các mục tiêu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, chất lượng sản phẩm đáp ứng được nhu cầu ngày một cao của thị trường, đồng thời giữ được uy tín đối với các bạn hàng. -Mục tiêu về chât lượng :Đây là mục tiêu quan trọng nhất vì chất lượng vật tư ảnh hưởng lớn đến chât lượng sản phẩm đầu ra. -Mục tiêu chi phí :Với chất lượng sản phẩm và dịch vụ như nhau công ty sẽ chọn mua của những nhà cung ứng có giá rẻ hơn. -Mục tiêu an toàn :Để tránh rủi ro và giữ uy tín với khách hàng công ty phải lựa chọn quan hệ với những nhà cung ứng giao hàng kịp thời và đều đặn. Xuất phát từ những mục tiêu trên cùng với sự quan hệ lâu dài với các đơn vị cung ứng, công ty thường mua nguyên vật liệu ngay trước khi có đơn đặt hàng theo định mức định tính toán. Bằng cách này công ty tiết kiệm được chi phí bảo quản, dự trữ, tăng vốn lưu động mà vẫn đảm bảo yêu cầu của các đơn hàng. 3.Công tác quản l‎ý dự trữ vật tư ở công ty . 3.1 Phương thức dự trữ công ty đang áp dụng. Với đặc thù sản xuất của công ty có tính thời vụ và theo đơn đặt hàng là chính nên việc dự trữ vật tư cho sản xuất cũng có những đặc trưng phù hợp với phương thức sản xuất đó. Song song với việc tiếp nhận các đơn đặt hàng thì công ty luông phải tiến hành nhập vật tư để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục giữa các chu kỳ nối tiếp. Đây là dạng dự trữ thường xuyên. Lượng dự trữ biến động từ tối đa đến tối thiểu khi bắt đầu kỳ nhập tới. Nếu lượng nhập vừa đủ cho sản xuất (đơn hàng) thì mức tối thiểu bằng không. -Mức tối đa (hay lượng dự trữ cao nhất) là quy mô của lô hàng nhập trong trường hợp không có dự trữ bảo hiểm và dự trữ gốc. -Mức tối thiểu (hay dự trữ thấp nhất ) là lượng dự trữ vào cuối kỳ sản xuất, chuẩn bị cho lần nhập tiếp theo. Với đặc thù là sản xuất theo mã và mỗi mã có nhiều cỡ nên một khâu rất quan trọng nữa trong công tác quản l‎ý vật tư ở công ty đó là dự trữ chuẩn bị. Hoạt động này cho phép giải quyết các công việc như phân loại, ghép đồng bộ, sàng lọc, pha cắt vật tư trước khi đưa vào sản xuất . Các loại công cụ, dụng cụ và phụ tùng thay thế, sửa chữa luôn có một lượng dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ. 3.2 Mức dự trữ và kiểm tra dự trữ Lượng vật tư dự trữ phụ thuộc vào các đơn hàng với lượng định mức sản xuất mà bộ phận kỹ thuật-công nghệ lập nên. Từ định mức đó phòng kế hoạch-vật tư tiến hành phân tích xác định lượng vật tư cần nhập. Cụ thể có bảng định mức vật tư mũ giày của mã ITM20 năm 2001 như sau: Bảng 3.2.1 Định mức vật tư mũ giày mã ITM-201/2001. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng định mức cho từng cỡ 35-36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Bạt 3*3+2222 đ/m 3,53 3,43 3.33 3.24 3.15 2.82 2.75 2.68 2.56 2.5 Visa + M4mm+6P đ/m 12.8 12.27 11.73 10.38 3419 màu mũ đ/m 11.16 10 9.54 8.57 Visa đ/m 28.0 25.2 23 21.97 Phin mộc + CS đ/m 52 4.8 Phin mộc đ/m 17.56 16.66 15.85 14.28 Màu mũ / visa M/đ 34/10 38/12 Sơn c/đ 20 24 24 Cotton dẹt c/đ 2 2 Dầy 10mm đ/m 50 46 Bìa + gạc đ/t 30 28 25 24 20 Công ty sử dụng mô hình kiểm tra thường xuyên cho các loại máy móc thiết bị và mô hình kiểm tra định kỳ cho các loại nguyên, nhiên vật liệu. Việc kiểm tra được tiến hành chặt chẽ từ khi nhập hàng về đến lúc xuất cho tiêu dùng và trong quá trình dự trữ chuẩn bị để nắm được tình hình về số lượng ,chất lượng vật tư, mức hao hụt do các yếu tố môi trường và tính chất của bản thân vật tư đó nên để có biện pháp xử lý, khẵc phục được kịp thời đảm bảo an toàn cho tiến độ sản xuất. 3.3 Công tác nhập và bảo quản vật tư Hiện nay hệ thống máy móc thiết bị của công ty đạt trình độ trung bình. Tuy chưa phảỉ là cao nhưng so với nhiều doanh nghiệp Nhà nước khác thì đây là một cố gắng lớn, đáng tự hào. Phần lớn máy móc cũ là nhập từ Đài Loan. Để đảm bảo cho hệ thống máy móc thiết bị hoạt động được ổn định và liên tục công ty luôn có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật làm nhiệm vụ theo dõi thường xuyên để nắm rõ tình hình hoạt động của chúng, tiến hành bảo dưỡng, bảo trì theo định kỳ để kéo dài tuổi thọ hoạt động của toàn bộ hệ thống. Đối với nguyên vật liệu, loại mua từ các nguồn hàng, trong nước thì nhà cung ứng cung cấp luôn dịch vụ vận chuyển. Do đó công ty tiếp nhận vật tư tại kho về số lượng và chất lượng của vật tư. Loại vật tư phải nhập ngoại thi sau khi lo các thủ tục hải quản, công ty tiến hành đưa về kho của mình. Nguyên vật liệu khi đưa vào kho phải được kiểm tra lại. Công ty coi việc kiểm tra này là rất quan trọng vì nó là một trong những nhân tố chính quyết định đến chất lượng sản phẩm. Việc kiểm tra trên cơ sở lấy mẫu thống kê theo các tiêu chuẩn của Nhà nước, của ngành và của riêng công ty. Vật tư mua về được chia thành nhóm và bảo quản theo kho riêng. Hệ thống kho gồm 7 kho như sau: -Kho nguyên vật liệu mũ giấy vải gồm: các loại vải làm mũ giày vải. -Kho nguyên vật liệu mũ giày thể thao bao gồm: các loại vải và phụ liệu làm mũ giày thể thao. -Kho phụ liệu may gồm: các loại các loại chỉ may, chỉ thêu -Kho hoá chất gồm: các loại cao su và hoá chất -Kho phụ liệu gồm: các phụ liệu và bao bì -Kho thiết bị và phụ tùng thay thế -Kho bán thành phẩm gồm: các loại bán thành phẩm mua về để gia công và bán thành phẩm của công ty chờ thuê gia công. Hệ thống kho này được bố trí gần khu vực sản xuất của công ty, có lối đi thông thoáng giữa các gian nên công tác cung ứng vật tư cho sản xuất rất thuận lợi và nhanh chóng. Đặc biệt, công ty chú trọng đến công tác an toàn nên trong các kho được trang bị những thiết bị được bảo quản và đo lường khá đầy đủ và hiện đại. Có sổ sách ghi đầy đủ số vật tư nhập về kho và số vật tư xuất cho tiêu dùng. Số còn lại vật tư trong kho được xếp gọn gàng, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. 4.Công tác tổ chức cấp phát và sử dụng vật tư ở công ty 4.1Công tác cấp phát vật tư Khi vật tư được tiếp nhận về kho theo các đơn hàng thì chúng được xử lý và bảo quản để chờ đưa vào sản xuất. Nếu lượng vật tư mua về và dự trữ theo định mức của từng đơng hàng thì việc cấp phát cho sử dụng cũng dựa trên cơ sở định mức ấy. Tuy nhiên, số lượng sản phẩm sản xuất của mỗi mã (đơn hàng) là không đồng đều, có những mã chỉ sản xuất với lượng nhỏ về khối lượng và kích cỡ nhưng có những mã lại sản xuất với khối lượng rất lớn và nhiều cỡ, màu sắc khác nhau, do đó việc cấp phát vật tư cũng khác nhau. -Những đơn hàng có khối lượng ít thì có thể cấp phát một lần cho sản xuất, đủ cho toàn bộ mã. -Những đơn hàng sản xuất thấp thì cấp thành nhiều lần. Khối lượng mỗi lần cấp tuỳ thuộc vào mức tiêu dùng vật tư bình quân ngày đêm của bộ phận sản xuất. Mức này do bộ phận quản lý sản xuất thống kê và báo cáo. Từ đó, phòng KH-VT xác định và lập hạn mức cấp phát, đồng thời có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi mức tiêu dùng tăng, giảm để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và tiết kiệm vật tư . Để kiểm soát chặt chẽ lượng vật tư cấp cho tiêu dùng phòng KH-VT lập chứng từ cấp phát vật tư cụ thể. ở dó ghi rõ cấp công ty cho đơn vị tiêu dùng nào, mã nào, số lượng bao nhiêu, gồm những loại vật tư gì? Ví dụ từ định mức vật tư cho sản xuất mã giày ITM20/2001 phòng KH-VT lập bảng cấp vật tư cho phân xưởng cắt như sau: Công ty giày Thượng Đình Phòng KH-VT Bảng cấp vật tư cho sản xuất Mã : ITM-20/2001 Màu : Phân xưởng : cắt Số lượng : SC : 2047 đôi. STT Tên vật tư Quy cách Đơn vị Số lượng cấp Ghi chú Mũ giày: - Bạt 3*3 xanh chàm 0,8 m 723 - Phin mộc 2222 0,9 m 723 Lót cổ + lưỡi gà : - Visa xanh chàm 44” m 182+7 - Mút xếp 4mm 1,2 m 182+7 - Gạc xô 1,2 m 182+7 Lót cánh + mũi : - Bạt 3419 xanh chàm 0,8 m 225 Tăng cường má : Phin mộc 2222 0,8 m 133 Mút độn lưỡi gà dày 10mm 1,1 m 43 Bìa tẩy 1*1,2 Tấm 85 Gạc xò 1,2 m 106 Keo A300+P115A+Latex kg 43+28+7 Xăng bồi + xăng may+xăng gò lít 199+52+78 Keo bồi+keo may+keo gò kg 220+41+61 Người lập biểu Ngày.....tháng.....năm..... Phòng KH-VT Do quy mô sản xuất của công ty giày Thượng Đình là lớn nên một công việc quan trọng sau khi lập bảng cấp vật tư để đưa được vật tư đến xưởng sản xuất là lập phiếu xuất kho. Khi kho nhận được chứng từ này với đầy đủ các thông tin về nội dung và xác nhận của các bộ phận quản lý có liên quan mới tiến hành cho xuất kho đúng với hạn mức và người tiếp nhận. Cụ thể một phiếu xuất kho bao gồm những thông tin như sau : Đơn vị...... Phiếu xuất kho số ..... Mẫu số : 02-VT Địa chỉ..... Ngày..... tháng..... năm..... QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ : ...... ngày 1-11-1995 của BTC Có : ...... Họ tên người nhận hàng....... Địa chỉ ( bộ phận )....... Lý do xuất kho .............. ............................................ Xuất tại kho ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. Mã số Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ ) ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... .............. Xuất ngày.......tháng.......năm....... Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung tiền Người nhận Thủ kho Bộ phận tiếp nhận vật tư là bộ phận thống kê vật tư phân xưởng. Bộ này nhận vật tư trực tiếp từ kho theo số lượng ghi trong phiếu xuất kho của phòng kế hoạch vật tư đúng chủng loại, quy cách, rồi tiến hành chuyển đưa vật tư về phân xưởng sản xuất. 4.2 Tình hình sử dụng và công tác kiểm tra. Tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng. Với quy mô sản xuất lớn, việc bố trí sản xuất của công ty được đưa ra cho nhiều phân xưởng. Mỗi phân xưởng đảm nhiệm một công đoạn của sản xuất. Trong mỗi phân xưởng lại bố trí theo nhiều dây chuyền tiền hành đồng thời một công đoạn đó. Mỗi mã sản phẩm đều có một quy trình công nghệ riêng. Phòng kỹ thuật công nghệ có nhiệm vụ xác định số nguyên công nhỏ, cụ thể và xây dựng bước tiền hành các nguyên công đó rồi chuyển tới phân xưởng. Sơ đồ và bản hướng dẫn quy trình công nghệ được dán tại các tổ sản xuất. Trước khi tiến hành sản xuất công nhân buộc phải đọc quy trình công nghệ đó. Trong quá trình sản xuất luôn có đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ theo dõi, giám sát để hướng dẫn, giải đáp và điều chỉnh kịp thời những sai hỏng cụ thể, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. (QTCN sản xuất mã ITM-20/2001). Cuối mỗi công đoạn bộ phận thu hoá làm nhiệm vụ kiểm kê về số lượng, chất lượng và ghép đôi; tiến hành phân loại sản phẩm (loại I, II, ) và loại ra những sản phẩm không đảm bảo yêu cầu, không đúng quy cách (phế phẩm) để chuẩn bị chuyển cho công đoạn tiếp theo hoặc cho nhập kho. Đối với việc sản xuất hàng loạt với khối lượng lớn, việc sai hỏng trong quá trình sản xuất là không tránh khỏi. Để tiết kiệm vật tư công ty có giải pháp như: -Đối với hàng xuất khẩu, những sản phẩm loại 2, thì chúng bán cho thị trường nội địa với giá thấp hơn, nguyên vật liệu dư thừa được chuyển vào dùng cho sản xuất sản phẩm tiêu thụ trong nước. -Với sản phẩm trong nước cũng được phân loại và bán với giá thấp hơn đối với những sản phẩm loại 2. -Phế liệu, phế phẩm có thể đưa vào sử dụng cho những chi tiết nhỏ của những mã khác. Với những phế liệu quá nhỏ có từ sửa bavia, cắt, dập... phân loại để bán lại cho những đơn vị có thể tiêu dùng nó như các công ty sản xuất sợi, bồng tổng hợp... Tuy nhiên, vấn đề được quan tâm hàng đầu trong công tác quản lý sử dụng vật tư đó là đánh giá và xác định hiệu quả sử dụng vật tư. Để xác định được mức độ hiệu quả này công ty theo dõi và tổng hợp mức hao phí thực tế qua các kỳ sản xuất để đánh giá theo từng mã giữa các đơn đặt hàng khác nhau. Cụ thể có biểu so sánh mức tiêu dùng vật tư tại phân xưởng cắt mã TĐ-201 năm 2001 và 2001 như sau: Bảng 3.4.2 . bảng so sánh hiệu quả sử dụng vật tư mã TD201 TT Tên vật tư Đơn vị tính Định mức Hao phí thực tế cho sản xuất Mức chênh lệch tuyệt đối Năm 2001 Tháng 3\2002 2001 so với qui định 2002 so với định mức Giữa hai kỳ 1 Mũ giày - Bạt xanh chàm 96-03 m 10 735 11137 10931 +402 +196 -206 - Pêco mộc m 10 735 11137 10931 +402 +196 -206 2 Nẹp ô dê - Vải tận dụng m 800 833 769 +33 -31 -64 - Pêco mộc m 800 833 769 +33 -31 -64 3 Ba ghet - Bạt 96-03 xanh chàm m 574 587 576 +13 +2 -11 4 Viền mũ - Phin xanh chàm m 2500 2524 2504 +24 +4 -20 5 Viền pho - Phin mộc 2222 m 460 485 461 +25 +1 -24 6 Xăng lít 4257 4353 4901 +96 +644 +550 7 Keo kg 4132 4225 4600 +93 +468 +375 Dựa vào bảng số liệu, có thể nói rằng việc xác định mức vật tư cho sản xuất của công ty là tương đối chính xác. Tuy nhiên, vẫn còn một vài loại vật tư, định mức chưa thật hợp lý như xăng, keo. Nhìn chung, mức chênh lệch giữa hao phí thực tế so với định mức của năm 2002 là thấp hơn năm 2001. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu chính như vải hạt, vải phin. Đây là một điều đáng mừng trong chiến lược tiết kiệm vật tư còn phải chặt chẽ hơn nữa để giảm lượng tổn thất vật tư. Nguyên nhân gây ra sự vượt định mức trong sử dụng vật tư chủ yếu là: -Do phế phẩm trong sản xuất -Do vi phạm quy trình công nghệ Những sai phạm này chủ yếu do bộ phận phân xưởng sản xuất gây ra. Với lượng công nhân khá lớn, chất lượng lao động của từng người tất yếu không đồng đều dẫn đến có những mắt xích dây chuyền sản xuất có sai hỏng mà người quản lý sản xuất không nắm bắt kịp thời làm cho sản phẩm sai quy trình công nghệ phải chỉnh sửa cũng gây tổn thất, lãng phí nguyên vật liệu. Biện pháp xử lý những sai hỏng này của công ty là sau khi sản xuất xong nếu các phân xưởng sử dụng vượt định mức do làm hỏng thì phân xưởng sẽ phải bồi thường. Còn nếu vật tư thừa thì phải nhập trả kho. Hình thức bồi thường quy định: -Nếu làm mất, hư hỏng, sử dụng quá định mức nguyên vật liệu, nguyên liệu thì phải bổi thường 100% giá trị thiệt hại. - Nếu làm hư hỏng máy móc thiết bị thì phải bổi thường từ 30 -35% giá trị thiệt hại. Hàng năm công ty có và rà soát lại định mức vật tư và điều chỉnh giảm định mức thực hiện tíêt kiệm vật tư với những mã có thể Đánh giá chung công tác quản lý vật tư ở công ty -Về hoạt động mua vật tư : Từ khi không còn chế độ bao cấp, công ty đã dần thiết lập được mối quan hệ mua bán với các nhà cung ứng và đã mua được những sản phẩm cần thiết phục vụ cho sản xuất, về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật của công ty cũng như các đơn đặt hàng. Tuy nhiên, với xu thế phát triển như ngày nay, cùng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường mở, công tác nghiên cứu thị trường của công ty còn hạn chế. Nguyên nhân là do công ty đã quen với cách thức hoạt động cũ trong nhiều năm trong hoạt động mua vật tư và đội ngũ làm công tác này còn thiếu về số lượng và chuyên môn còn chưa đáp được những đòi hỏi của nghiệp vụ hết sức tinh vi này. Bên cạnh đó, những biện pháp thúc đẩy công tác mua vật tư đạt hiệu quả cao công ty còn sơ sài thiếu động lực kích thích. Đây là do công ty vẫn áp dụng cơ chế thưởng phạt chung cho cả công ty mà chưa quan tâm thiết lập những biện pháp cụ thể, riêng cho hoạt động này. * Về hoạt động dự trữ và bảo quản vật tư Với đặc thù sản xuất của công ty có tính thời vụ, do đó công ty vẫn áp dụng biện pháp dự trữ theo mua chính và mua phụ, phụ thuộc các đơn hàng. Các loại vật tư dự trữ đều được phân loại và bảo quản theo kho riêng biệt. Nhờ vậy, mà đảm bảo được về số lượng, chất lượng và chủng loại cho sản xuất được kịp thời và nhanh chóng, góp phần vào chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng cũ, thu hút sự quan tâm của khách hàng mới. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, thì hoạt động dự trữ của công ty vẫn còn những tồn tại cần được giải quyết trong tương lai đó là: công ty vẫn duy trì phương pháp dự trữ vật tư theo từng mã. Việc làm gây mất nhiều thời gian và công sức để xác định mức dự trữ. Mặc dù đặc thù sản xuất của công ty là theo mã nhưng NVL đặc chủng cho từng mã lại chiếm tỷ trọng thấp. Vì vậy công ty cần có biện pháp dự trữ áp dụng cho những loại vật tư dùng chung cho các mã phù hợp với quy mô sản xuất mà tiết kiệm được các chi phí trong công tác quản lý. Hệ thống kho tàng có nhiều máy móc thiết bị vệ sinh, bảo quản đã quá cũ cần phải được bổ xung thay thế để đảm bảo an toàn cho vật tư dự trữ. Nghiệp vụ kho cần phải được điều chỉnh để phù hợp với phương pháp và qui mô dự trữ mới. * Về hoạt động sử dụng vật tư. Đây là hoạt động cuối cùng, tác động đến từng đơn vị vật tư để tạo ra sản phẩm. Vì vậy công ty đã quan tâm và giải quyết tốt việc kiểm soát lượng vật tư cấp cho phân xưởng sản xuất và theo dõi mức sử dụng thực tế trên từng quá trình công nghệ. Đảm bảo vật tư được sử dụng đúng mục đích đạt chất lượng đầu ra theo tiêu chuẩn ISO đã tận dụng được tối đa phế liệu và công suất của máy móc. Tuy nhiên trong quá trình sản xuất việc giám sát hoạt động trên từng dây chuyền sản xuất còn hạn chế dẫn đến việc tạo ra nhiều phế phẩm hơn dự tính và việc công nhân vi phạm quy trình công nghệ còn xảy ra nhiều do đội ngũ cán bộ làm công tác hướng dẫn kỹ thuật còn quá mỏng so với lực lượng công nhân sản xuất. Tình trạng này gây ra sự bội chi trong định mức sử dụng làm tổn thất vật tư mà cần phải được giải quyết. II. Đề xuất hoàn thiện công tác mua vật tư ở công ty. 1. Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng. Để có được sản phẩm chất lượng cao cung cấp ra thị trường và cạnh tranh được với các hãng khác thì không thể coi thường bất kỳ một giai đoạn nào trong quá trình sản xuất. Trong công ty giày Thượng Đình, quy mô sản xuất lớn và sản phẩm có uy tín lâu năm, do đó các hoạt động lại càng cần phải chặt chẽ, chính xác. Mua vật tư là hoạt động đầu tiên có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Như đã trình bày thì công ty vẫn tiến hành mua của những nhà cung ứng quen thuộc. Nhưng trên thực tế, trong thời buổi cạnh tranh ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các đơn vị này cũng có sự biến động. Bên cạnh đó lại xuất hiện nhiều nhà cung ứng mới có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của công ty. Vì vậy để mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ, công ty nên bắt đầu từ việc tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhà cung ứng. Thị trường của công ty bao gồm thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. * Về thị trường trong nước : Hơn 80% nguyên vật liệu cho sản xuất được mua của các nguồn hàng trong nước. Để có được số nguyên vật liệu này công ty vẫn có quan hệ mua bán với công ty dệt Vĩnh Phú, công ty dệt 19-5, công ty dệt công nghiệp Hà Nội, công ty dệt Tân Phong, công ty dệt Phong Phú, công ty Thanh Bắc, công ty hoá chất Hà Nội, công ty hoá dầu... Nhìn chung, những đơn vị cung ứng này đã đáp ứng được tiến độ sản xuất, số lượng, chất lượng và điều kiện thanh toán của công ty. Ngày nay có nhiều đơn vị có thể sản xuất ra các sản phẩm tương tự, có thể đáp ứng được các yêu cầu sản xuất. Ngoài việc tiếp nhận lời chào hàng của các đơn vị cung ứng gửi đến, công ty nên tiến hành các công tác điều tra, nghiên cứu, phân tích các thông tin liên cần thiết trước khi mua. Những công việc cần thiết để làm công tác này là quan sát và thăm dò dư luận bằng các phương thức như tìm hiểu thông tin qua đài, báo, tạp chí, các ấn phẩm, điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra công ty có thể cử nhân viên tới dự những buổi triển lãm, giới thiệu sản phẩm để hiểu rõ hơn. Để làm tốt hoạt động này công ty cần phải có một phòng Marketing riêng biệt và tuyển chọn đội ngũ nhân viên có chuyên môn trong lĩnh vực này đảm nhiệm. Khi nghiên cứu các thông tin về thị trường mua, công ty cần nghiên cứu một cách đầy đủ, chính xác từng nhà cung ứng mà công ty đã từng có quan hệ cũng như chưa có quan hệ. Những chỉ tiêu cần nghiên cứu đó là : tình hình tài chính, khả năng sản xuất , giá cả... để nắm bắt được cụ thể chi tiết tình hình thực tế một cách khá chính xác. * Về thị trường nước ngoài : Gần 20% vật tư được mua từ thị trường này. Để mua được lượng vật tư này công ty vẫn chủ yếu mua qua khách hàng nước ngoài. Điều đó đôi khi công ty bị phụ thuộc vào khách hàng về thời gian, điều kiện thanh toán và còn bị ép giá. Để chủ động hơn trong sản xuất công ty nên có biên pháp mua hàng trực tiếp với nhà cung ứng nước ngoài. Giải quyết vấn đề này, trong điều kiện phát triển và quy mô sản xuất hiện nay, công ty có thể đặt mua vật tư tại các đại lý nước ngoài hoặc xây dựng đội ngũ nhân viên Marketing sang thị trường nước ngoài nghiên cứu cụ thể các nguồn hàng, bắt đầu từ các địa chỉ đã từng cung ứng vật tư cho công ty để đặt quan hệ mua bán trực tiếp. Tóm lại, khi nghiên cứu thị trường cả trong và ngoài nước có hiệu quả tỉ mỉ và chính xác, công ty nên tiến hành theo quy trình sau : Phát hiện mục tiêu nghiên cứu Chọn lọc thông tin Thu thập thông tin Phân tích thông tin Đánh giá và lựa chọn Qua các thông tin thị trường, khi công ty có trong tay danh sách những nhà cung ứng thì cần đặt ra các mục tiêu để nghiên cứu, đánh giá cụ thể và chính xác. Khi đã phát hiện rồi có thể thị trường sẽ xuất hiện hàng loạt những tham số khác nhau để nghiên cứu. Vấn đề đặt ra là phải chọn lọc những thông tin đòi hỏi mà trước công ty nó phải được giải quyết và xem xét nguồn thông tin đó lấy từ đâu. Đối với công ty thì đó là những mặt hàng như : vải phin, vải bạt, cao su, dầu hoả dẻo, ô đê... chất lượng , tính đồng bộ và các thông số kỹ thuật yêu cầu khác về chúng. Những thông tin này được thu thập từ các bản chào hàng mà đơn vị cung ứng mang tới công ty. Nhưng dạng thông tin này không toàn diện, nó chủ yếu phản ánh những mặt tốt của nhà cung ứng bằng những lời quảng cáo hấp dẫn. Để nắm được tình hình thực tế sâu sắc hơn công ty cần phải thu thập những thông tin từ những nguồn khác như đài, báo, ấn phẩm, dư luận và những sự quan sát thực tế. Những thông tin thu thập được phải được tổng hợp, thống kê ghi chép lại bằng sổ sách kết hợp với việc lưu trữ trên máy tính để tiến hành phân tích. Việc phân tích này đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên chuyên trách làm công tác này. Nội dung vấn đề cần phân tích đó là xem xét về chất lượng của các loại nguyên vật liệu ( vải, chỉ may, cao su, dầu hoả dẻo, keo...) có đảm bảo được các yêu cầu kỹ thuật của công ty hay không? Tính đồng bộ của các loại vật tư ? Bên cạnh đó cần phân tích giá cả của các loại vật tư giữa các nhà cung ứng. Hoạt động này góp phần tích cực vào chiến lược hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra, cần phân tích về khả năng cung ứng kịp thời, đều đặn và các dịch vụ khác đi kèm của từng nhà cung ứng như dịch vụ vận chuyển bốc xếp... Việc phân tích các thông tin này sẽ giúp cho công ty rút ra được những chỉ tiêu mức trung bình giá thành phẩm và thiết lập được mối quan hệ với các nguồn hàng hợp lý nhất. Phương pháp tiến hành nghiên cứu thông tin : Thông tin thu thập được nên phân làm hai loại để tiến hành nghiên cứu. Đó là : Thông tin tại chỗ và thông tin hiện trường. - Thông tin tại chỗ là những thông tin thu thập được từ lời chào hàng của nhà cung ứng, từ các báo cáo, báo đài, tạp chí, ấn phẩm, vô tuyến, mạng Internet, điện thoại, Fax... - Thông tin hiện trường là những thông tin có từ việc nhân viên của công ty đến tận nơi sản xuất để tìm hiểu trực tiếp và những tài liệu ghi chép từ những buổi dự hội nghị, cuộc họp chuyên ngành của các nhà cung ứng. Phân tích hai loại thông tin này rồi kết hợp lại với nhau, kiểm tra sự phù hợp của các thông số để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất. Để có thể so sánh giữa các nhà cung ứng, công ty có thể dựa vào kết quả đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo bảng sau : Bảng 3.2.1 Bảng đánh giá kết quả phân tích. Chỉ tiêu Nhà cung ứng A B C D 1. Khả năng bền vững về TC 2. Danh tiếng 3. Chất lượng SP 4. Thời hạn giao hàng 5. Giá cả 6. Dịch vụ sau khi bán 7. Chứng chỉ ISO 2 . . . . . 0 4 3 5 5 1 2 Kết quả /35 /35 /35 /35 (Trong đó cách cho điểm các chỉ tiêu từ 0 á 5 : 0 điểm là chưa có hoặc tồi ; 5 điểm là tốt ). - Đạt đ duy trì trong danh sách các nhà cung ứng - Không đạt đ loại bỏ. Để thực hiện được công tác này, công ty cần tuyển dụng một đội ngũ nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm về Marketing từ 4á7 người chuyên trách. Đội ngũ này sẽ đảm nhiệm từ hoạt động thăm dò nghiên cứu thị trường trong nước cho đến việc tìm kiếm và đặt quan hệ giao dịch với các nhà cung ứng nước ngoài. Chi phí cho hoạt động này là thu nhập của các nhân viên đảm nhiệm. Đây là một công việc khó, đòi hỏi tính năng động và sáng tạo cao. Vì vậy ngoài lương chính về công tác quản lý DN thì họ phải được hưởng một khoản lương phần mềm xứng đáng với vị trí công việc. Song khoản chi phí đó hoàn toàn có thể kiểm soát được và khá ổn định. Khi hoạt động này có hiệu quả, về lâu dài sẽ không gây ra những chi phí bất thường trong mua sắm vật tư, đặc biệt là tránh được những chi phí nhảy vọt do ép giá của các trung gian nước ngoài. Mặt khác chất lượng vật tư luôn đảm bảo, tránh được lãng phí do tổn thất vật tư. Theo con số thống kê thì chi phí QLDN của công ty chiếm tỷ trọng thấp trong chi phí giá thành sản phẩm ( khoảng 7% ). Trong khi đó chi phí NVL lại chiếm tỷ trọng cao ( khoảng 30% ). Như vậy việc bổ xung chi phí QL cho đội ngũ 4á7 nhân viên nghiên cứu thị trường là một việc nên làm để nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí NVL. 2. Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng. Ngoài việc xác định được nhà cung ứng phù hợp cho mình công ty nên sử dụng một số giải pháp làm tăng hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng như sau: * Phương pháp tác động đến nguồn hàng : phương pháp này là cách mà công ty có những tác động đến nhà cung ứng đã lựa chọn để tạo uy tín và kích thích sự đáp ứng tốt nhất của nhà cung ứng cho mình như : - Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung ứng có uy tín đã lựa chọn. - Trả trước một phần tiền hàng cho nhà cung ứng. - Có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng. * Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của công ty: đây là công tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong công ty. Để áp dụng biện pháp này ngoài việc xét khen thưởng về sự hoàn thành nhiệm vụ cho nhân viên vào cuối tháng công ty nên bổ xung thêm chính sách sau : - Trích ra từ quĩ khen thưởng phúc lợi để thưởng cho cá nhân, tổ, nhóm tìm ra và mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ hơn, hoặc có điều kiện khác tối ưu hơn. Đặc biệt chú trọng tới đội ngũ nghiên cứu thị trường của hoạt động Marketing. Khiển trách, xử phạt hành chính hoặc kỷ luật đối với những trường hợp gây thất thoát, sai hỏng ... NVL, hợp đồng hoặc tiến độ cung ứng cho sản xuất ... cho từng mức độ vi phạm. III. Kiến nghị về hoạt động dự trữ vật tư ở công ty. 1. Hình thức dự trữ. Như đã trình bày công ty vẫn nhập vật tư về kho theo định mức sử dụng của từng mã hàng. Việc làm này có thuận lợi là xác định được rạch ròi lượng tiêu hao vật tư theo định mức và thực tế, dễ dàng tổng hợp được số liệu để thống kê báo cáo sau mỗi đơn hàng. Nhưng nó lại có những bất hợp lí khi những đơn hàng có khối lượng lớn cần nhiều vật tư và sản xuất trong thời gian dài như : gây ứ đọng vốn lao động; sự quá tải đối với các kho chứa ; gây hư hỏng hoặc giảm chất lượng của những vật tư chịu ảnh hưởng cao của điều kiện môi trường... Vì vậy , công ty nên tiến hành phân loại vật tư theo nhóm để tiến hành hoạt động dự trữ hợp lý. Hoạt động này có thể thực hiện theo biện pháp sau: *Nhập một lần theo mã : Vẫn tiến hành nhập một lần theo mã của các đơn hàng đối với những loại vật tư đặc chủng của mã đó và những vật tư phải nhập từ nước ngoài có thủ tục phức tạp và dịch vụ vận chuyển khó khăn , gây tốn kém trong chi phí. * Sử dụng hệ thống điểm đặt hàng: phương pháp này áp dụng cho những loại vật tư có giá trị cao, sử dụng chung cho tất cả các loại mã khác nhau đó là cao su, vải bạt, vải phin, xăng công nghiệp. Số NVL này chiếm khoảng 70% giá trị NVL dùng cho sản xuất. Trong khi hệ thống sản xuất khá linh hoạt và qui mô lớn vì vậy sự thiếu hụt sản phẩm dự trữ sẽ gây thiệt hại lớn. Kết hợp với khẳ năng cung ứng của các nhà cung cấp hiện nay lại khá nhanh nhạy. Từ đó công ty theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để xác định điểm đặt hàng. Cụ thể nó được thực hiện như sau : - Công ty cần xác định lượng vật tư tiêu dùng bình quân cho một ngày đêm : + Qbq : lượng vật tư tiêu dùng bình quân 1 ngày đêm + D : nhu cầu vật tư năm kế hoạch - Xác định lượng vật tư hợp lý cho một lần đặt hàng hợp lý ( Q* ) + L : chi phí cho một lần đặt hàng. + I : chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị sản phẩm trong một năm. Nhu cầu D hoàn toàn xác định được tư việc tính định mức vật tư KH cho các đơn đặt hàng. Chi phí cho một lần đặt hàng L sẽ giảm do thủ tục đặt hàng se đơn giản hơn. Chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị sản phẩm trong năm sẽ xác định được từ số liệu của sổ sách quản lý kho. Nhà quản lý vật tư cần căn cứ vào mức độ biến động của dòng vật tư trong sản xuất và lượng tồn trữ trong kho để đặt hàng với nhà cung ứng đúng thời điểm theo số lượng đã định. * Sử dụng hệ thống dự trữ định kỳ : hệ thống này áp dụng cho số vật tư còn lại có giá trị thấp như chỉ, ô đê, dầu hoả dẻo, và các loại phụ liệu khác. Nó chiếm khoảng 50% số loại vật tư cho sản xuất nhưng chỉ chiếm 20% giá trị NVL. Đối với NVL này công ty có thể đặt hàng theo tháng đối với các nhà cung ứng. Số lượng một lần đặt hàng tuỳ thuộc vào mức sử dụng bình quân tháng trong năm vì dòng sản xuất của công ty khá ổn định. Tuy nhiên, vào những thời điểm phải sản xuất những mã giày tiến độ để đáp ứng thời hạn giao hàng cho khách hàng thì mức tiêu dùng vật tư sẽ có biến động lớn tăng hoặc những thời điểm có ít đơn đặt hàng thì mức này lại giảm. Tuỳ thuộc vào sự biến động này công ty xác định số lượng đặt hàng trong từng lần đặt hàng. Sử dụng các biện pháp lưu trữ này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí tồn trữ, chi phí dịch vụ khi trao đổi mua bán và tăng vốn lưu động nhưng cũng không tránh khỏi những điểm bất hợp lý. Chẳng hạn như việc sản xuất của công ty có tính thời vụ trong năm. Do đó hình thức dự trữ đã trình bày đòi hỏi công ty phải áp dụng linh hoạt theo từng vụ sản xuất tránh tình trạng dư thừa vật tư ở mùa sản xuất phụ và thiếu hụt vật tư ở mùa sản xuất chính. 2. Về nghiệp vụ kho. Quy trình nghiệp vụ kho bao gồm : Tiếp nhận Bảo quản Cấp phát Nghiệp vụ kho không quá phức tạp nhưng lại có ảnh hưởng khá mạnh đến chất lượng sản phẩm và giá thành sản xuất ; đòi hỏi đội ngũ đảm nhiệm các hoạt động ở kho phải cẩn thận và có trách nhiệm cao để đảm bảo an toàn cho những NVL trong kho về chất lượng, số lượng, hạn chế những tổn thất không đáng có, giúp cho quá trình sản xuất không bị đình trệ và chất lượng đảm bảo. Để đảm bảo các yêu cầu đó thì công ty cần xây dựng và lắp đặt cơ sở vật chất kỹ thuật cho hệ thống kho như sau : * Về máy móc thiết bị : cần nâng cấp và thay thế những trang thiết bị đã cũ . Đặc biệt với những kho chứa vải, chỉ, bao bì công ty nên trang bị thêm hệ thống quạt gió, máy hút bụi, và các thiết bị vệ sinh khác nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh cho vật tư đến khi xuất cho tiêu dùng. Đối với toàn hệ thống kho nên lắp đặt hệ thống báo động, theo dõi để đảm bảo xử lý kịp thời những sự cố một cách nhanh nhất khi cần thiết tránh tổn thất vật tư. * Về các giấy tờ sổ sách: cần xây dựng một hệ thống sổ sách tiêng ghi chép đầy đủ, chính xác về tình hình vật tư trong kho nhằm quản lý tốt sự biến động vật tư trong kho giúp cho hoạt động đặt hàng phù hợp hơn. Đồng thời quản lý tốt lượng hao hụt để có biện pháp xử lý kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra, nghiệp vụ quản lý kho cần quan tâm đến việc phân bố, chất xếp vật tư trong kho theo từng khu vực, từng gian hàng khác nhau để tiện cho việc chăm sóc giữ gìn và vận chuyển, dễ kiểm tra số vật tư còn trong kho. Đồng thời hoạt động này còn tạo thuận lợi cho việc bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm, biện pháp vệ sinh và phòng cháy chữa cháy cho tưng loại vật tư. III Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư. Theo con số thống kê của phòng TC-KT thì chi phí NVL chiếm hơn 40% chi phí giá thành sản phẩm. Điều này cho thấy nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong chiến lược SX-KD của công ty. Việc sử dụng hợp lý NVL trong các phân xưởng cần phải được quan tâm. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì bằng cách nào để tiết kiệm vật tư ? Nhận biết được nguyên nhân chủ yếu của sự chi trong sử dụng vật tư đối với nguồn mã công ty cần đặt ra mục tiêu :không chỉ giải quyết triệt để vấn đề bội chi mà còn phấn đấu sử dụng vật tư , hao phí thấp hơn định mức. Để giải quyết vấn đề này công ty nên tiến hành theo biện pháp sau: 1.Xây dựng tổ , nhóm chất lượng : Với quy mô phân xưởng khá lớn, được tổ chức theo nhiều dây chuyền sản xuất (tổ sản xuất ) , mỗi dây chuyền từ 25-30 công nhân . Với kết cấu này, công ty xây dựng tổ chất lượng theo từng dây chuyền .Trong tổ chất lượng xây dựng nhóm chất lương trong tổ cho những nguyên công liền kề thực hiện cư chế quản lý chất lượng sản phẩm ứng dụng theo QCS ( Quality Cost Scheduling ) quyết tâm đặt mục tiêu chung là : không tạo ra phế phẩm. Khi xây dựng được tổ nhóm chất lượng và đặt ra mục tiêu phấn đấu đó thì trách nhiệm sẽ không chỉ thuộc về người quản lý nữa mà mỗi công nhân lúc này đều có trách nhiệm trong công tác quản lý chất lượng. Thực hiện tốt định hướng này thì chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ đạt tỷ lệ cao bởi nó được tích luỹ từ chất lượng của từng nguyên công nhỏ tạo ra nó. Tuy nhiên, để thực hiện được kế hoạch này cần phải có một quá trình để thay đổi thói quen trong lao động để tạo ra một nếp hoạt động mới. Để dạt được hiệu quả ngày càng cao ở những giai đoạn sản xuất tiếp theo thì sau mỗi giai đoạn sản xuất tổ chất lượng cần rà soát lại nếu thấy xuất hiện phế phẩm thì xác định nguyên công nào gây ra sai hỏng để tìm ra nhóm hoặc người thực hiện nguyên công đó và có biện pháp xử lý, điều chỉnh kịp thời. 2. Tổ chức lại việc hướng dẫn qui trình công nghệ Công ty vẫn áp dụng việc hướng dẫn qui trình công nghệ cho CN theo từng mã bằng cách dán sơ đồ và bản hướng dẫn lên một vị trí quy định của từng dây chuyền sản xuất. Mỗi phân xưởng có một cán bộ giám sát và hướng dẫn việc thực hiện quy trình. Cách quản lý này chưa thật sự chặt chẽ đối với quy mô phân xưởng lớn như công ty giày Thượng Đình bởi : với số lượng công nhân lớn không tránh khỏi những cá nhân thiếu ý thức trách nhiệm trong lao động. Nhất là khi qui trình công nghệ của các mã có nhiều quá trình giống nhau dẫn tới hành vi bỏ qua việc tìm hiểu rõ qui trình. Để khắc phục tình trạng này công ty nên tiến hành công tác quản lý như sau : trước khi tiến hành một mã mới công ty cần giao bản hướng dẫn qui trình đến tay từng công nhân và qui định một khoảng thời gian nhất định để CN có thể đọc, tìm hiểu kỹ qui trình công nghệ của mã đó. Các chuyền trưởng sẽ giám sát việc thực hiện quy định này. Cùng với biện pháp này công ty cần tăng cường đội ngũ cán bộ làm công tác theo dõi và hướng dẫn thực hiện quy trình cho từng phân xưởng để có phát hiện đầy đủ, kịp thời hơn những vi phạm của công nhân. Song song với việc xây dựng biện pháp quản lý sử dụng vật tư nghiêm ngặt đó thì công ty cần có biện pháp khích lệ thúc đẩy từng cá nhân nâng cao ý thức trách nhiệm trong lao động, tạo ra sự hưng phấn và nhiệt tình khi làm việc như khen thưởng kịp thời đối với các cá nhân, tổ, nhóm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; quan tâm tới đời sống của từng người lao động tạo ra bầu không khí làm việc không đố kị, kìm hãm nhau mà phải quan tâm trợ giúp những trường hợp yếu kém hơn. Kết luận Qua quá trình tìm hiểu hoạt động thực tế về công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình, kết hợp với cơ sở lý thuyết được học ở trường ; trên đây tôi đã mạnh dạn trình bày một số đề xuất và kiến nghị của mình nhằm giải quyết những mặt còn hạn chế trong công tác quản lý vật tư của công ty với hy vọng công tác này sẽ hoàn thiện hơn. Nội dung xây dựng gồm có : 1. Đề xuất hoàn thiện hoạt động mua vật tư của công ty. Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng Đề xuất nâng cao hiệu quả cho nghiệp vụ mua hàng Hai nội dung của đề xuất này là thay đổi phương thức hoạt động củaviệc mua vật tư và bổ xung nghiệp vụ cho công tác này nhằm tiết kiệm chi phí mua sắm và nâng cao chất lượng vật tư nhập về. 2. Kiến nghị về hoạt động dự trữ vật tư Về hình thức dự trữ. Về nghiệp vụ kho. Từ việc đánh giá những thông tin thu thập được tôi chia ra hai ý kiến về hoạt động dự trữ vật tư với mong muốn nhà quản lý vật tư của công ty giày Thượng Đình sẽ chú ý đến những điểm còn chưa hợp lý để xây dựng thành biện pháp giải quyết từ những số liệu cụ thể của công ty. 3. Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư của công ty. Từ việc nhận thấy nguyên nhân của việc bội chi so với định mức sử dụng vật tư là do phế phẩm và CN vi phạm qui trình công nghệ, tôi đã xây dựng hai biện pháp giải quyết hai vấn đề này là: Xây dựng tổ nhóm chất lượng . Tổ chức lại việc hướng dẫn qui trình công nghệ. áp dụng hai biên pháp này là quản lý sử dụng vật tư theo phương thức QCS để đảm bảo vật tư được kiểm soát chặt chẽ trong từng khâu trong quá trình sử dụng, tiết kiêm được chi phí tổn thất, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì điều kiện thời gian thực tập tại công ty rất hạn chế và chưa có kinh nghiệm trong thực tế, tôi đưa ra những đề xuất và kiến nghị chủ yếu dựa vào những hiểu biết trên lý thuyết được học là chính. Vì vậy nội dung chắc chắn còn sơ sài và có những điểm bất cập vơi thực tế hoạt động của công ty. Tuy nhiên, tôi hy vọng đồ án này đóng góp được một phần tích cực vào công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình ; giải quyết tốt hơn một số khâu mà tôi cho là chưa hợp lý; góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng, tiết kiệm được chi phí NVL. Lời kết của đồ án, người viết rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng tập thể cán bộ – CNV công ty giày Thượng Đình và bè bạn để có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về công tác quản lý vật tư. Tác giả sẽ rất biết ơn sự giúp đỡ quý báu đó.  Tài liệu tham khảo 1. TS Ngô Trần ánh – Kinh tế và Quản lý doanh nghiệp- NXB Thống kê-2000 2. GS-TS Trần Minh Đạo – Marketing- NXB Thống kê -2000 3. GS-TS Đặng Đình Đào – Thương mại doanh nghiệp- NXB Thống kê-1997 4. Tạ Thị Kiều An – Ngô Thị ánh, Nguyễn Hoàng Kiệt, Đinh Phương Vương – Quản trị chất lượng – NXB Giáo Dục -1998. 5. Lê Thị Bình – Công ty giày Thượng Đình 40 năm xây dựng và trưởng thành – 2001 (Tư liệu công ty)