Chuyên đề Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

ờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế….. HTTT quản lí MIS( Management Information System ) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lí hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các HTTT quản lí phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lí giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lí giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường.. là các HTTT quản lí. HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một chu trình được tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thông đói thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. HTTT chuyên gia ES ( Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage ) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp….(trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.3. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng 3. Phương pháp xây dựng một HTTT 3.1. Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là khoa học công nghệ và thông tin. HTTT ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một HTTT hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lí có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lí trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động cùa tổ chức. Vậy nên không phải ngẫu nhiên mà 1 tổ chức lại đi xây dựng một HTTT, vì đó là một công việc tốn công, tốn của. Qua việc khảo sát tại công ty em thấy việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặp phải. Sự thúc bách phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lí do sau: - Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhân lực mới, nhờ đó mà công ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong tương lai. - Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay của họ. - Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của công ty, từ những lí do bên trên; tại công ty yêu cầu phải xây dựng một HTTT để quản lí việc bán hàng. Khi mà ứng dụng hiện thời MS Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lí của nhân viên và lãnh đạo về việc quản lí bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu xuất nhập, lập báo cáo… dẫn tới việc quản lí ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhân viên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầu quản lí của mình có hiệu quả tốt hơn. 3.2. Phương pháp xây dựng HTTT Mục đích của một dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một phương sách tiến hành bài bản, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển HTTT một cách có phương pháp khoa học. Chính vì vậy mà phải đi vào thực tế phải tìm hiểu sâu yêu cầu của người sử dụng để tạo ra sản phẩm phù hợp cũng như phải thích ứng với trình độ của chuyên viên sử dụng nó. Và trong công ty em thấy rất phù hợp cho phần mềm của mình vì khả năng dùng Microsoft Access của cán bộ công ty rất thành thạo, đó là một điều kiện thuận lợi khi triển khai xây dựng một dự án mới mà không phải tốn thời gian cho đào tạo nguồn nhân lực. 3.2.1. Nguyên tắc xây dựng một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lí hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế Xem xét 3 nguyên tắc này : Nguyên tắc 1: Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài, mô hình vật lí trong. Ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức. Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lí và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lí. Mô hình vật lí ngoài Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lí, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lí dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lí dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: “Cái gì?”, “Ai?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?” Mô hình vật lí trong Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kĩ thuật. Mô hình này mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lí của thiết bị, tổ chức vật lí của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?” Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lí, mô hình vật lí ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lí trong là góc nhìn của nhân viên kĩ thuật. Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lí trong là hay biến đổi nhất. Nguyên tắc 2: Là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lí sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lí khi thiết kế. Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. 3.2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh( RAD), phương pháp thác nước( Waterfall). Có thể qui về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tich viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Các giai đoạn phát triển một HTTT được áp dụng vào đề tài này có nội dung như sau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lí bán hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả năng thực thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Sau khi được sự đồng ý ở giai đoạn trước về phương án phát triển ta tiếp tục nghiên cứu môi trường của hệ thống hiện thời tại công ty, khảo sát hệ thống đang tồn tại bằng cách nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn quan sát về: nghiệp vụ, lịch sử phát triển, cách thức quản lí, tổ chức, kinh tế và con người như đã trình bày ở chương I. Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế - Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi dự án ban đầu - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép giải quyết được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã đề ra từ giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra ( nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu ( các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lí sẽ phải thực hiện ( các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào( các Inputs). Mô hình logic phải được người sử dụng xét duyệt. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lí - Thiết kế các luồng dữ liệu - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hoá mô hình logic Và giai đoạn này sẽ được thực hiện ở chương III. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này được người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải chú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là: - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo Trong đề tài của em phương án của giải pháp đã lựa chọn úng dụng Microsoft Access và Visual Basic là công cụ để xây dựng HTTT, sẽ được thực hiện ở chương III. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho người sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật - Thiết kế vật lí trong - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới được thực hiện vào hoạt động thay thế hệ thống cũ. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá sau cài đặt Em sẽ bước đầu chuyển đổi trên phần cứng và phần mềm có sẵn của công ty và hệ điều hành của các máy tính tại công ty đều có cấu hình để chạy ứng dụng VB được. Chương trình đang mang tính chất thử nghiệm. Vậy để đảm bảo một HTTT được tạo ra một cách tốt nhất và tính ứng dụng cao đòi hỏi lập trình viên cần tuân thủ và thực hiện tốt 7 giai đoạn trên. Tuy nhiên do trình độ của em còn hạn chế, điều kiện và thời gian có hạn vì vậy việc xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho công ty em không thể thực hiện tốt và đầy đủ các giai đoạn. Em sẽ cố gắng và chỉ tập trung vào một số giai đoạn như: giai đoạn đánh giá yêu cầu, giai đoạn phân tích chi tiết, giai đoạn thiết kế. Còn những giai đoạn khác em chưa thể tìm hiểu sâu vào HTTT tại công ty được. II.HỆ QUẢN TRỊ CSDL VISUAL BASIC 1. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Hệ quản trị CSDL Microsoft Access( MA ): MA là hệ quản trị CSDL đầy đủ tính năng để quản lí khối lượng DL lớn. MA là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc diện tương tự như các ứng dụng khác của office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những yêu cầu khác nhau về CSDL có thể dùng Access để phát triển các kiểu ứng dung cơ bản nhất như ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho từng phòng ban và toàn công ty…. Mặt khác trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Micrsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất . Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lí từng bản ghi trong tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng. - Báo lỗi và xử lí lỗi. - Tạo thủ tục theo ý muốn. - Làm CSDL dễ bảo trì. Vì vậy hệ quản trị CSDL MA được chọn để thực hiện đề tài. Các khái niệm cơ bản trong một CSDL là: Bảng( Table) là đối tượng chính của mô hình quan hệ, bảng ghi chép DL về một nhóm phần tử gọi là thực thể. Thực thể( Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép, lưu giữ. Dòng( Row), mỗi bảng có nhiều dòng. Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi bởi vì nó ghi chép DL về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể. Cột(Column), mỗi bảng có những cột. Mỗi cột còn được gọi là một trường. Giao giữa một cột và một dòng là một ô chứa mẫu DL ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. CSDL(Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Hệ CSDL( Database System) là tuyển tập CSDL có liên quan với nhau. Hệ quản trị CSDL(Database Managerment System) là một hệ thống chương trình giúp tạo lập, duy trì sử dụng các hệ CSDL. 2. Giới thiệu về Visual Basic ( VB ) VB là gì ? Phần “Visual” đề cập đến những phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng. Có sẵn những bộ phận hình ảnh, gọi là controls, dễ dàng sắp đặt vị trí các đặc tính của chúng trên một khung màn hình gọi là Form. Phần “Basic” đề cập ngôn ngữ BASIC, một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học. Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( visual ), nghĩa là khi thiết kế chương trình, bạn được nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước : - Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) - Viết lệnh ( Code Programming ) Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn ngữ Visual Basic được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình và nó ngày càng có những tính năng đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của người dùng. Visual Basic cũng là một ngôn ngữ lập trình tạo cho bạn sự thoải mái, thích thú và không ít bất ngờ ! Visual Basic giúp người lập trình xây dựng các ứng dụng nhanh chóng hiệu quả ! Mặt khác, VB cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác DL của nhiều hệ quản trị CSDL khác như hệ quản trị CSDL Access, SQL Server, Oracle,… Đồng thời VB là ngôn ngữ lập trình có tính bảo mật cao, đây là điều rất quan trọng trong chương trình quản lí. Vì những lí do trên em quyết định chọn VB làm ngôn ngữ lập trình để thực hiện đề tài. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ 1. Tổng quan chung từ thực tế Khảo sát HTTT là một khâu quan trọng, là việc đầu tiên của quy trình phát triển HTTT quyết định sự thành công hay thất bại của dự án phát triển HTTT mới. Kết quả của công đoạn này là đầu vào đầu tiên để có thể tiến hành các giai đoạn tiếp theo. Do đó, để việc khảo sát hệ thống đạt kết quả cao đòi hỏi kết hợp những phương pháp khảo sát nhằm đưa ra kết quả tốt nhất và toàn diện nhất về HTTT hiện tại của tổ chức. Đối với công đoạn khảo sát HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương sử dụng các phương pháp khảo sát sau: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát. 2. Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Có 4 phương pháp thường được sử dụng để khảo sát HTTT quản lí nói chung là: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp sử dụng phiếu điều tra. Mỗi phương pháp giúp phân tích viên hệ thống nhìn được các khía cạnh khác nhau về HTTT hiện đại. Sau đây là các phương pháp được sử dụng trong quá trình khảo sát HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. - Phỏng vấn: Với phương pháp này sẽ giúp cán bộ xác định yêu cầu thu thập được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế. Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCPDVVT Thái Bình Dương em đã tiến hành phỏng vấn nhân viên, các cán bộ của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing từ đó thu được nhiều kết quả phục vụ cho qui trình phân tích như sau: Qui trình bán hàng, các đối tượng khách hàng của công ty, các chính sách chiết khấu giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng…… - Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện đại và tương lai của tổ chức. Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty : Các văn bản về thủ tục và qui trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing. Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt động bán hàng, phiếu xuất hàng bán,… Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quí, theo năm,…. Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hay không sắp xếp… Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 3. Các kết quả khảo sát HTTT quản lí bàn hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lí bán hàng, em đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của công ty. Các chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing- phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lí bán hàng đã tạo điều kiện tốt cho em có thể được tìm hiểu những vấn đề cần thiết như: cung cấp tài liệu, giải thích về các qui trình cũng như các tiêu chí quản lí của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các qui trình phức tạp như: vấn đề về quản lí hoá đơn, quản lí tồn kho… của công ty. Không những trong 3 tuần mà trong suốt thời gian thực tập, em cũng được tìm hiểu kĩ hơn về quản lí bán hàng của công ty. Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng như: chị Ngân Hà- làm kế toán đảm nhận về việc cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm về các mặt hàng. Chị Thuỷ- đảm nhận việc theo dõi hàng tồn kho, lượng bán ra và nhập vào. Anh Cường- đảm nhận về các vấn đề liên quan trong quá trình tìm hiểu sản phẩm trên thị trường… Qui trình bán hàng tại công ty trong quá trình tìm hiểu như sau: Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing nộp đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời khách hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bản được lưu lại tại phong Kế hoạch- bán hàng và Marketing, một bản được gửi lại cho khách hàng. Đồng thời bộ phận kế toán bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận giao hàng để bộ phận này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng. Một liên giấy giao hàng sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận quản lí kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán. Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên. Em nhận thấy: việc quản lí bán hàng trong công ty còn rất riêng lẽ; mỗi cán bộ chuyên viên trong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng như trên chúng ta đã thấy. Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban cần một thông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phòng của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing phải chỉ đạo đúng chuyên viên liên quan đến vân đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo khi có yêu cầu. Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì có thể thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực mà khó có thể quản lí một cách tốt nhất. Chính vì vậy, các anh chị của phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing đã rất ủng hộ cho em xây dựng chương trình quản lí bán hàng cho công ty và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để em thực hiện đề tài của mình. 4. Các yêu cầu của công ty và các giải pháp đặt ra 4.1. Yêu cầu của công ty Về nội dung chương trình: Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về các mặt hàng, hoá đơn. Dễ dàng sữa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết. Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về mặt hàng, về hoá đơn. Có thể xuất báo cáo về hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho theo thời gian khi cần thiết. Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau. Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình: Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ các cán bộ của phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều đã có máy tính riêng tuy nhiên yêu cầu đặt ra là: Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không nhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình mới. Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn. Chỉ một số nhân viên được quyền sử dụng mới được sử dụng chương trình. 4.2. Giải pháp đưa ra Từ những yêu cầu của Công ty, em nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình quản lí bàn hàng đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, dễ sử dụng, dễ thay đổi thông tin và có giao diện thân thiện. Từ những chương trình tham khảo các anh chị khoá trên và kiến thức đã học về ngôn ngữ Visual Basic em quyết định xây dựng chương trình quản lí bán hàng bằng ngôn ngữ Visual Basic và sử dụng Microsoft Access để xây dựng CSDL. Đây là một bài toán không mới, nhưng đối với bất kì một doanh nghiệp, công ty nào thì đây là một vấn đề vô cùng quan trọng đặc biệt với công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương khi mà hàng ngày có một lượng các nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Vì vậy vấn đề quan trọng là phải thu thập các thông tin về bán hàng đồng thời các thông tin này phải dễ dàng tìm kiếm khi có yêu cầu. Chương trình quản lí bán hàng mà em xây dựng có các chức năng chung sau đây: Quản trị hệ thống gồm có đăng nhập, đổi mật khẩu, cấp lại mật khẩu, tạo lập và phân quyền sử dụng. Quản lí thông tin bán hàng theo các tiêu chí sau loại mặt hàng, hóa đơn,… Cập nhật, tìm kiếm thông tin bán hàng, sửa đổi các thông tin về mặt hàng khi cần thiết. Lập báo cáo gồm có các báo cáo: Dữ liệu đầu vào gồm có: thông tin về hàng hoá, thông tin về nhân viên, thông tin về nhà cung cấp, về khách hàng,… Dữ liệu đầu ra gồm có: thông tin về hàng bán theo thời gian, thông tin về hàng nhập cũng như hàng còn tồn kho,… Việc xây dựng chương trình có rất nhiều thuận lợi vì hệ thống máy tính của công ty đều được trang bị hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Unicode…, bên cạnh đó toàn bộ nhân viên của công ty đều sử dụng máy tính rất thành thạo. Để sử dụng được chương trình chỉ cần cài đặt chương trình quản lí bán hàng và phần mềm Visual Basic. Việc hướng dẫn cài đặt chương trình và sử dụng sẽ được đưa vào phần hướng dẫn để giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với chương trình mới. II. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống Quản lí Bán Hàng 4. Lập báo cáo 2.Quản lý Xuất bán 3. Quản lý nhân viên 1.Quản lí Hàng Hoá 4.1 Lựa chọn thông tin 3.1 Kiểm tra thông tin 1.1 Nhập bổ sung 2.1 Xử lý đơn đặt hàng 3.2 Cập nhật hồ sơ 4.2 Tổng hợp 2.2 Kiểm tra yêu cầu 1.2 Phân loại 3.3 Làm thẻ nhân viên 4.3 Lập báo cáo 2.3 Lập hoá đơn bán hàng 1.3 Tổng hợp 2.4 Lập hoá đơn Hình 3.1. Sơ đồ chức năng của HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. 2.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lí, việc lưu trữ trong thế giới vật lí bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lí Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển Lưu ý: Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. Có thể dùng thêm một số kí tự khác như màn hình, đĩa từ. Sau khi khảo sát hợp đồng và quy trình thực hiện của HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương ta có thể mô hình hóa bằng sơ đồ luồng thông tin dưới đây: Thời điểm Khách hàng đến đặt hàng Khách hàng kí hợp đồng mua hàng Khách hàng đến nhận hàng theo đơn đặt hàng Khách hàng trả lại hàng bán Cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu Khách hàng Đơn đặt hàng Hợp đồng Hóa đơn bán hàng Phiếu hàng hóa Bộ phận bán hàng Xem xét đơn đặt hàng Lập hợp đồng Hợp đồng Lập hóa đơn bán hàng Ghi giảm lượng hàng bán Hàng bán Lập các báo cáo Bộ phận tồn kho Bộ phận kho Lãnh đạo Báo cáo Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin của HTTT quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lí. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì ? Ký pháp sử dụng cho DFD Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản : thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát /nhận thông tin Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tên tiến trình xử lí Tiến trình xử lí Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ): thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lí cập nhật. Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã ( Explosion ) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1… Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lí và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. Xử lí luôn phải đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau. Tên cho xử lí phải là một động từ. Xử lí buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phía khác với luồng ra từ một xử lí. Sơ đồ ngữ cảnh: Khách hàng HTTT quản lí bán hàng Lãnh đạo Khách hàng Đơn đặt hàng Yêu cầu thông tin Báo cáo Hóa đơn bán hàng Yêu cầu trả lại hàng Hình 3.3. Sơ đồ ngữ cảnh của HTTT quản lý bán hàng tại công ty dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Đơn đặt hàng Sơ đồ DFD mức 0: Khách hàng 1.0 Quản lí xuất bán Hàng hóa 2.0 Quản lí hàng trả lại Khách hàng 4.0 Lập báo cáo Lãnh đạo và các bộ phận liên quan Yêu cầu trả lại hàng Yêu cầu thông tin Báo cáo Nhân viên 3.0 Quản lý nhân viên Thông tin về nhân viên Nhân viên Thông tin Nhân viên Thông tin nhân viên Hình 3.4. Sơ đồ DFD mức 0 – HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Sơ đồ DFD mức 1: Sơ đồ DFD mức 1: Quản lí hàng hóa 1.1 Nhập bổ sung Phiếu mua hàng 1.2 Phân loại 1.3 Tổng hợp Dữ liệu Danh mục Hàng hóa Dữ liệu đã xử lí Nhân viên Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 1.0- Quản lí hàng hóa. Sơ đồ DFD mức 1: Quản lí giao dịch bán hàng Khách hàng 2.1 Xử lí đơn đặt hàng 2.2 Kiểm tra Trả lời khách hàng Hàng hóa 2.3 Lập hoá đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hàng hóa Dữ liệu liên quan Đơn đặt hàng Khách hàng Hoá đơn bán hàng Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến hành 2.0 – Quản lí bán hàng. Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý nhân viên Nhân viên 3.1 Kiểm tra thông tin Thông tin đã kiểm tra 3.2 Cập nhật hồ sơ 3.3 Làm thẻ nhân viên Yêu cầu làm thẻ Nhân viên Thẻ nhân viên Thông tin nhân viên Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên Sơ đồ DFD mức 1: Lập báo cáo Hàng hoá 4.1 Lựa chọn thông tin 4.2 Tổng hợp Lãnh đạo và các bộ phận liên quan Yêu cầu thông tin DL liên quan DL đã xử lí Lãnh đạo và các bộ phận liên quan Báo cáo Danh mục 4.3 Lập báo cáo Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Lập báo cáo bán hàng III. THIẾTKẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNDỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG Để đảm bảo có được một thiết kế CSDL chuẩn cho HTTT quản lý bán hàng chúng ta có thể sử dụng các phương pháp: phương pháp chuẩn hoá trên cơ sở thông tin đầu ra và phương pháp mô hình hoá thực thể. Với bài toán của mình em lựa chọn phương pháp mô hình hoá thực thể, những mô tả chi tiết quá trình thiết kế sẽ được trình bày như sau: 1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic 1.1. Sơ đồ quan hệ thực thể ( ERD- Entity Relationship Diagram) Mô tả các thực thể: STT Tên thực thể Diễn dãi 1 Hợp đồng bán hàng Hợp đồng kí giữa công ty và khách hàng 2 Khách hàng Các khách hàng mua hàng của công ty 3 Hàng hóa Hàng hóa bán cho các khách hàng 4 Hóa đơn bán hàng Hóa đơn lập khi bán hàng 5 Nhân viên Nhân viên bán hàng của công ty 6 Phòng ban Các phòng ban của công ty 7 Thuế suất Các loại thuế suất Mô tả mối quan hệ giữa các thực thể trong bài toán bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương như sau: Mỗi khách hàng có nhiều hóa đơn bán hàng, mỗi hóa đơn bán hàng chỉ có một khách hàng. Mỗi hàng hóa có mặt ở nhiều hóa đơn bán hàng, mỗi hóa đơn bán hàng chứa nhiều loại hàng hóa. Mỗi nhân viên lập nhiều hóa đơn bán hàng, mỗi hóa đơn bán hàng chỉ do một nhân viên lập. Mỗi phòng ban có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên thì thuộc một phòng ban. Mỗi phòng ban có nhiều yêu cầu và mỗi nhân viên thực hiện nhiều yêu cầu. Sơ đồ quan hệ thực thể : Dựa vào các mối quan hệ của các thực thể trong bài toán chúng ta có sơ đồ dưới đây: Hóa đơn bán hàng Hợp đồng bán hàng Có N 1 Khách hàng N Có N Hàng hóa N Có 1 Thuế suất N Có N N Lập 1 Nhân viên N Thuộc 1 Phòng ban Hình 3.9 Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu Hợp đồng bán hàng #Mã HĐ Mã KH Ngày ký Ngày bắt đầu ……. Khách hàng #Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại …… Chi tiết hợp đồng #Mã HĐ Mã HH Số lượng Giá bán ….. Hàng hóa #Mã HH Tên HH Đơn vị tính ……. Chi tiết Hóa đơn #Số hiệu # Mã HH Số lượng Giá bán ….. Hóa đơn bán hàng #Số hiệu Ngày lập Mã thuế Mã KH Thuế suất #Mã thuế Tên thuế Thuế suất Hình 3.10. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. 2.Thiết kế vật lý Cơ sở dữ liệu gồm các bảng và các thuộc tính như sau: Bảng danh mục khách hàng Mục đích sử dụng: Lưu trữ các thông tin về khách hàng Kết cấu của bảng được thể hiện như sau: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 MaKH Text 10 Mã khách hàng 2 TenKH Text 25 Tên khách hàng 3 DiaChi Text 50 Địa chỉ 4 DT Text 15 Điện thoại 5 GhiChu Text 50 Ghi chú Bảng Danh mục hàng hóa Mục đích sử dụng: Lưu trữ các thông tin chung về hàng hóa Kết cấu của bảng như sau: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 MaHH Text 10 Mã hàng hóa 2 TenHH Text 50 Tên hàng hóa 3 DVT Text 10 Đơn vị tính 4 GiaNhap Number Long Integer Giá nhập 5 GiaBan Number Long Integer Giá bán 6 TonKho Number Long Integer Tồn kho 7 XuatXu Text 15 Xuất xứ 8 HanBaoHanh Date/Time Hạn bảo hành Bảng Danh mục hóa đơn bán hàng Mục đích sử dụng: Lưu trữ các thông tin cần thiết về hóa đơn Kết cấu của bảng: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 SoHHDB Text 10 Số hiệu hóa đơn bán 2 MaKH Text 10 Mã khách hàng 3 NgayBan Date/Time Ngày bán 4 MaNV Text 10 Mã nhân viên 5 ChietKhau Number Single Chiết khấu Bảng chi tiết bán hàng Mục đích sử dụng: Lưu trữ những thông tin của tưng mặt hàng trong hóa đơn. Kết cấu của bảng: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 SoHHDB Text 10 Số hiệu hóa đơn bán 2 MaHH Text 10 Mã hàng hóa 3 SoLuong Number Integer Số lượng Bảng Nhân viên bán hàng - Mục đích sử dụng: Lưu trữ những thông tin về nhân viên. - Kết cấu của bảng được thể hiện như sau: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 MaNV Text 10 Mã nhân viên 2 TenNV Text 25 Tên nhân viên 3 NgaySinh Date/Time Ngày sinh 4 GioiTinh Number Integer Giới tính 5 QueQuan Text 50 Quê quán 6 DiaChi Text 50 Địa chỉ 7 DT Text 15 Điện thoại 8 MucLuong Number Long Integer Mức lương 9 MatKhau Text 10 Mật khẩu Bảng Danh mục nhà cung cấp Mục địch sử dụng: Lưu trữ những thông tin về nhà cung cấp các hàng hóa cho công ty. Kết cấu của bảng như sau: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp 3 DiaChi Text 50 Địa chỉ 4 DT Text 15 Điện thoại 5 GhiChu Text 50 Ghi chú 3.Các thuật toán cơ bản của chương trình Để mô tả các thuật toán chúng ta sử dụng các kí pháp: Xử lý và hiển thị Mở đầu và kết thúc Kiểm tra logic Luồng dữ liệu Các thuật toán của chương trình quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương được thể hiện qua các sơ đồ dưới đây: 3.1. Thuật toán đăng nhập chương trình Bắt đầu Mở form đăng nhập Nhập tên người dùng Nhập mật khẩu Tên và mật khẩu hợp lệ F Thông báo sai tên hoặc mật khẩu T Vào chương trình khai thác Kết thúc Hình 3.11 Thuật toán đăng nhập chương trình. 3.2. Thuật toán lập hóa đơn bán hàng Bắt đầu Mở form Hóa đơn bán hàng Mở form mới Nhập số hiệu Số hiệu đã tồn tại Thông báo số hiệu đã tồn tại Nhập tiếp Nhập tiếp các thông tin khác Lưu hóa đơn Đóng form Kết thúc T T F F Hình 3.12 Thuật toán lập hóa đơn bán hàng. 3.3. Thuật toán sửa thông tin Bắt đầu Truy nhập vào thông tin cần sửa Kiểm tra thông tin cần sửa Thực hiện sửa và lưu thông tin Kết thúc F T Hình 3.13 Thuật toán sửa thông tin. 3.4. Thuật toán xóa dữ liệu Qua sơ đồ dưới đây chúng ta sẽ thấy qui tắc khi thực hiện xóa một dữ liệu đang tồn tại trong hệ quản trị dữ liệu của công ty. Bắt đầu Nhập/ chọn dữ liệu muốn xóa Bản ghi đã tồn tại Thông báo bản ghi không tồn tại Cập nhập trường đã xóa = -1 Kết thúc T F Tiếp tục T F Hình 3.14 Thuật toán xóa dữ liệu. 4. Sơ đồ chức năng hệ thống Hệ thống quản lý bán hàng Hệ thống Danh mục Cập nhật hoá đơn Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp Đăng nhập Thoát DM Hàng hoá DM Khách hàng DM Nhà cung cấp DM Nhân viên Hoá đơn bán hàng Hoá đơn mua hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn mua hàng Báo cáo nhập hàng Báo cáo bán hàng Báo cáo tồn kho Giới thiệu Hướng dẫn sử dụng 5.Thiết kế Form và Report 5.1. Thiết kế Form Dựa vào các phần mềm tham khảo và ngôn ngữ lập trình VB thiết kế các Form của chương trình quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương và kết quả thu được của phần mềm có các Form chính của chương trình như sau: 5.1.1.Form đăng nhập hệ thống - Mục đích: Kiểm tra tính hợp lệ và quyền đăng nhập của nhân viên trước khi sử dụng chương trình. Các giao diện đều hướng tới việc hỗ trợ cho việc nhập liệu được thân thiện, nhanh chóng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, người dùng phải có tên và mật khẩu hợp lệ mới đăng nhập được vào hệ thống. - Giao diện: 5.1.2.Form Hệ thống Thông qua việc phân tích dữ liệu ta thấy HTTT quản lý bán hàng có nhiều thông tin đầu vào và người dùng phải thực hiện đúng qui trình nhập liệu cho dễ theo dõi. Do vậy, hệ thống cần thiết kế để người dùng dễ nhớ được thứ tự các bước công việc. Mục đích: Lựa chọn các chức năng của chương trình. Giao diện : 5.1.3.Form Danh mục khách hàng Mục đích: Cập nhật, lưu trữ và tìm kiếm các thông tin về khách hàng. Tại đây người dùng thực hiện được các thao tác cần thiết khi có yêu cầu hoặc phát sinh giao dịch. Giao diện: 5.1.4.Form Danh mục hàng hóa Mục đích: Lưu trữ và thực hiện các chức năng liên quan cho việc quản lí hàng hóa. Giao diện: 5.1.5. Form danh mục nhân viên Mục đích: : Lưu trữ và thực hiện các chức năng liên quan đến nhân viên bán hàng, trong form người dung có thể biết được nhưng thông tin về nhân viên. Giao diện: 5.1.6.Form Hóa đơn bán hàng Mục đích: Lưu trữ các thông tin về tất cả các giao dịch bán hàng. Kết cấu: 5.1.7.Form tìm kiếm hóa đơn bán Mục đích: Tìm kiếm nhanh thông tin về hóa đơn bán hàng cần truy cứu. Kết cấu: 5.1.7. Form báo cáo - Mục đích: Xuất ra những báo cáo về bán hàng, mua hàng hay báo cáo theo dõi hàng tồn kho theo ngày, theo quý hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo. - Giao diện: 5.2.Report Với mục đích để tổng hợp, theo dõi và tính toán doanh thu cho công ty chúng ta dựa vào các báo cáo về hàng bán, hàng nhập, tồn kho. Giao diện được thiết kế như sau: Báo cáo hàng nhâp: Báo cáo hàng bán: - Báo cáo hàng tồn kho: VI.Triển khai và đánh giá HTTT quản lý bán hàng tại công ty dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương 1.Triển khai HTTT quản lý bán hàng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình được sử dụng : Chương trình quản lý bán hàng tại công ty được phát triển trong môi trường hệ điều hành Win XP dựa trên hệ quản trị Microsoft Access 2003. Đây là hệ quản trị CSDL thuộc mô hình quan hệ. cho phép lưu trữ DL cùng với những nguyên tắc ràng buộc DL, kiểm soát chặt chẽ các DL nhập vào hệ thống cũng như truy suất ra ngoài hệ thống, đảm bảo an toàn DL. Hệ quản trị CSDL này đơn giản, dễ sử dụng thông qua ngôn ngữ truy vấn SQL. Ngôn ngữ sử dụng để viết phần mềm như đã giới thiệu ở chương II là VB – là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, với VB có khả năng lập trình rất mạnh, tạo giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng cuối cùng. Sự kết hợp giữa ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị Microsoft Access 2003 tạo nên một công cụ mạnh mẽ, tiện dụng giúp tạo nên một phần mềm hoàn chỉnh và mang tính chuyên nghiệp cao. Đào tạo người sử dụng: Các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm đã được viết và là tài liệu chính để đào tạo người sử dụng cuối cùng- nó giúp họ có những hiểu biết cụ thể nhất về phần mềm quản lý bán hàng tại công ty mình. Bên cạnh đó trong phần mềm cũng có phần giới thiệu phần mềm cũng như hướng dẫn sử dụng cho người dùng có thể tham khảo thêm khi sử dụng. Mong rằng những tài liệu hướng dẫn giúp cho người sử dụng có thể sử dụng phần mềm một cách có hiệu quả nhất. 2. Đánh giá HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Chương trình sẽ được đưa vào sử dụng trong công tác quản lý bán hàng của công ty trong thời gian gần nhất với tính chất thử nghiệm. Giao diện của chương trình khá thân thiện, cấu trúc của các chứng từ gần giống như trong thực tế. Chương trình cơ bản đã thực hiện được các chức năng chính đề ra như: Cập nhật hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng,… Cập nhật danh mục hàng hóa, nhà cung cấp,… Cập nhật các danh mục liên quan. Đưa ra các báo cáo theo hàng nhập, hàng bán, theo thời gian,… Qua chương trình người sử dụng có thể tổng hợp được số liệu một cách nhanh chóng đáp ứng được kịp thời những yêu cầu của lãnh đạo. Mặt khác các báo cáo do chương trình in ra rất cụ thể và chi tiết, dễ theo dõi và quản lý. Chính vì thế chương trình giúp ích, tạo điều kiện rất thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc của mình. KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương em đã nhận thấy tầm quan trọng của việc tin học hóa trong quản lý đặc biệt là trong hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. Trong thời gian này em đã học hỏi và trang bị cho mình thêm nhiều kiến thức từ môi trường thực tế mà em được tiếp xúc. Qua đó em đã hoàn thành đề tài: “Phân tích, thiết kế và và xây dựng phần mềm quản lí bán hàng taị công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương” . Kết quả đạt được là chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương , chương trình đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng. Cùng với giao diện đơn giản, thân thiện, tương tác linh hoạt dễ dàng cho người sử dụng. Chương trình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên. Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại khách hàng thực hiện giao dịch… Tuy nhiên do hạn chế về thời gian, về khả năng có hạn, nên chương trình không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà và các bạn để chương trình được nâng cấp mở rộng và hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Thu Hà, các anh chị phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing, cùng các bạn lớp tin học 46A đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thực hiện đề tài của mình. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu trong công ty( lưu hành nội bộ) - 2007. 2. Nguyễn Đình Tê - Tự học lập trình CSDL Visual Basic 6 - NXB Lao Động- Xã Hội - 2005 3. TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh - Giáo trình hệ thống thông tin quản lí, NXBHN - 2000. 4. Trần Công Uẩn - Giáo trình cơ sở dữ liệu, NXB Thống Kê - 2005