Chuyên đề Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán thu chi ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt tại kho bạc Nhà nước Na Hang

in, bổ sung hoặc làm rõ ý. + Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”. + Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ. + Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó. + Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tấn xuất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. + Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ… b. Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nôi dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: + Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. + Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. + Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. 1.2. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điếu tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: + Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. + Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. + Chọn mẫu có mục đích + Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. 1.3. Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,có sắp xếp hoặc không sắp xếp… Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 2. Mã hóa dữ liệu 2.1. Khái niệm mã hóa Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Trong quá trình hoạt động của KBNN, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng, các cơ quan Thuế, Tài chính các cấp cũng như nội bộ ngành cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý.. 2.2 Lợi ích của mã hóa dữ liệu Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau: Thứ nhất, nhận diện không nhầm lẫn là nhu cầu rất cần thiết cho quá trình xử lý các phát sinh kinh tế, nhất là trong các hệ thống xử lý thông tin tự động. Chẳng hạn trong hệ thống các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản cần được gán một mã (số hiệu) duy nhất và mã này được sử dụng một cách thống nhất trong tất cả các chứng từ nghiệp vụ của KBNN. Thứ hai, sử dụng mã sẽ cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ. Thứ ba, mã hóa cho phép nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung 2.3 Các phương pháp mã hóa Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quan tâm. Trong thực tế ta thường dùng một số phương pháp mã hóa sau: a. Mã kiểu số Mã kiểu số là mã chỉ chứa các chữ số 0, 1,…9. Kiểu mã này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động. b. Mã kiểu ký tự Là mã sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, ( và +. c. Mã kiểu thứ tự Là dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần, thường là tăng dần. Đây là hình thức dễ sử dụng và nó tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Tuy nhiên nó có hạn chế là không cho ta một thông tin nào về đối tượng cần nhận diện, ngoài vị trí của nó trong một danh mục và cũng không cho phép chèn thêm một mã mới vào giữa hai mã cũ. d. Mã kiểu khối Là loại mã được sử dụng để xếp các đối tượng vào các nhóm, và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp. Trong mã kiểu khối, vị trí của một ký tự hay một nhóm các ký tự có một ý nghĩa riêng biệt. e. Mã phân cấp Mã phân cấp cho phép phân loại tiếp nối trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi một ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. Những mã như vậy thường gồm nhiều khối, gọi là trường. Thông thường, trường tận cùng bên trái mang đặc điểm chủ yếu nhất. Ưu điểm của kiểu mã phân cấp là khả năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất lớn. f. Mã gợi nhớ Mã kiểu này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái và chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn ngọn căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. 2.4 Cách thức tiến hành mã hóa 1) Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. 2) Xác định các xử lý cần thực hiện. 3) Lựa chọn giải pháp mã hóa + Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành. + Tham khảo ý kiến của người sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. + Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. 4) Triển khai mã hóa Triển khai mã hóa bao gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. 3. Công cụ mô hình hóa 3.1 Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức tự động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin Tài liệu - Điều khiển Lưu ý: + Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. + Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. * Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: Phích kho chứa dữ liệu Loại thứ ba: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích xử lý Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống: Sơ đồ luồng thông tin IFD Luồng Phích Phích Kho dữ liệu Phích Xử lý IFD Phích Điều khiển 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. a. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD b. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Để mổ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1… c. Các phích lô gic Phích lô gic được sử dụng nhằm mục đích hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích loogic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý Phích xử lý logic Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép Phích phần tử thông tin Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Phích tệp dữ liệu d. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD 1) Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2) Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. 3) Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4) Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5) Tên cho xử lý phải là một động từ. 6) Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. 7) Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 8) Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. 9) Tất cả các xử lý trên một DFD phải cùng một mức phân rã. 10) Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. 11) Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN THU – CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG TIỀN MẶT I. Khảo sát thực tế 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán NSNN là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy KBNN Na Hang, được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của giám đốc KBNN Na Hang. Kế toán trưởng Kế toán thu NSNN Kế toán chi NSTW, NS xã Kế toán chi NS huyện Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại KBNN Na Hang Giám đốc 2.Những quy định chung về tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN và chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN 2.1 Quy định về tập trung, quản lý thu NSNN bằng tiền mặt qua KBNN 2.1.1 Tại cơ quan thu a. Lập dự toán thu NSNN quý và kế hoạch thu tháng - Căn cứ nhiệm vụ thu cả năm do cơ quan cấp trên được giao, số đăng ký thuế và dự kiến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước của các đối tượng trên địa bàn thu NSNN phát sinh trong quý, cơ quan thu lập dự toán thu NSNN quý thuộc phạm vi quản lý, chi tiết theo từng loại thu, phân loại nội dung theo đối tượng nộp thu. - Dự toán thu NSNN lập theo năm và từng quý gửi Ủy ban nhân dân, cho cơ quan tài chính cùng cấp làm căn cứ điều hành ngân sách, đồng gửi và Kho bạc Nhà nước đồng cấp để làm căn cứ điều hành và tổ chức công tác thu NSNN của các quý sau trong năm gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý trước. - Vào ngày 20 hàng tháng, cơ quan thu lập kế hoạch thu NSNN tháng sau, chi tiết theo địa bàn, đối tượng (thu trực tiếp qua KBNN hoặc thu qua cơ quan thu), thời hạn nộp gửi KBNN để phối hợp tổ chức thu ngân sách. - Trách nhiệm lập dự toán thu NSNN của các cơ quan thu: + Cơ quan Thuế lập dự toán thu thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác thuộc phạm vi quản lý, dự kiến số hoàn thuế giá trị gia tăng. + Cơ quan Hải quan lập dự toán thu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, các khoản thu khác liên quan đến hoạt động xuất, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý. + Cơ quan Tài chính và các cơ quan khác được ủy quyền thu NSNN lập dự toán thu NSNN đối với các khoản thu ngoài phạm vi quản lý của cơ quan Thuế và Hải quan nêu trên. b. Tổ chức thu NSNN: - Căn cứ vào tờ khai thuế và các khoản phải nộp NSNN của đối tượng nộp, cơ quan thu kiểm tra, xác định số thuế và các khoản phải nộp NSNN và ra thông báo thu NSNN gửi đối tượng nộp. Thông báo thu phải ghi rõ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách đối với mỗi khoản thu. - Cơ quan thu ra thông báo thu NSNN cho các đối tượng nộp NSNN theo quy định hiện hành. Trường hợp không cần thông báo thu (đối với các đối tượng nộp được tự khai, tự xác định số tính, tự nộp thuế và các khoản phải nộp khác), thì các tổ chức, cá nhân thực hiện nộp NSNN đầy đủ, kịp thời theo chế độ quy định. 2.1.2 Tại KBNN a. Trường hợp 1: Thu bằng giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: - Đối tượng nộp tiền căn cứ theo thông báo hoặc tờ khai thuế lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt theo quy định. - Khi nhận được giấy nộp tiền từ đối tượng nộp, KBNN làm thủ tục thu tiền, hạch toán thu NSNN và xử lý các liên giấy nộp tiền: Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: gửi đối tượng nộp; Liên 3: gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp. - Khi tiến hành hạch toán thu NSNN kế toán kiểm soát các yếu tố trên chứng từ; ghi mã địa bàn của đối tượng nộp thuế, mã nguồn, mã điều tiết của từng khoản thu, các tài khoản thu và các tài khoản liên quan. b. Trường hợp 2: Thu bằng biên lai thu: - Đối với trường hợp KBNN sử dụng biên lai thu để thu trực tiếp, KBNN lập 3 liên biên lai thu để thu tiền từ đối tượng nộp và xử lý các liên biên lai thu: 1 liên lưu cuống, 1 liên gửi đối tượng nộp, 1 liên lưu tại KBNN; - Cuối ngày hoặc theo định kỳ (không quá 2 ngày), KBNN lập 2 liên bảng kê biên lai thu: 1 liên lưu tại KBNN, 1 liên gửi cơ quan thu; đồng thời lập 3 liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt, hạch toán thu NSNN và xử lý: Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: huỷ bỏ; Liên 3: gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp. 2.2 Một số quy định về quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN bằng tiền mặt qua KBNN 2.2.1 Về thời gian các đơn vị sử dụng NSNN gửi dự toán đến KBNN Đơn vị dự toán cấp I giao dự toán cho các đơn vị sử dụng NSNN trước ngày 31/12/N-1 đồng gửi cơ quan Tài chính, KBNN cùng cấp và KBNN nơi giao dịch (gửi thông qua đơn vị sử dụng ngân sách bản chi tiết đối với đơn vị). Trường hợp trong tháng 1/N, các đơn vị dự toán cấp I và các đơn vị sử dụng ngân sách chưa gửi dự toán cho KBNN thì KBNN chỉ tạm cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, nghiệp vụ phí, công vụ phí và các khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy (trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa), chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình mục tiêu quốc gia, chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp một tháng tối đa không quá mức chi bình quân 01 tháng của năm trước, đồng thời tổng hợp danh sách các đơn vị chưa có dự toán gửì KBNN báo cáo KBNN cấp trên, cơ quan tài chính đồng cấp để xem xét xử lý theo quy định. 2.2.2 Điều kiện chi trả, thanh toán. Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau: 1) Đã có trong dự toán chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau: - Dự toán và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định. - Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn…; các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt, nhưng không thể trì hoãn được. - Chi ứng trước dự toán NSNN năm sau. 2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. 3) Đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi. - Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp, thì quyết định chi là “lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo quy định. KBNN thực hiện chi trả, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. - Đối với các khoản chi cơ quan tài chính không cấp phát trực tiếp, khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi KBNN giấy rút dự toán ngân sách nhà nước. 4) Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán Ngoài dự toán năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), nhu cầu chi quý đã gửi KBNN (gửi một lần vào cuối quý trước), tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ thanh toán bao gồm: a. Chi thanh toán cá nhân: - Đối với các khoản chi tiền lương: + Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu); + Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương (gửi lần đầu); + Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có). - Đối với các khoản chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên: + Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu); + Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có). - Đối với các khoản chi thuê ngoài lao động: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút, được ghi trong hợp đồng lao động. b. Chi nghiệp vụ chuyên môn: các hồ sơ chứng từ có liên quan. c. Chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa tài sản cố định: - Dự toán chi quý về mua sắm, sửa chữa tài sản cố định được cấp có thầm quyền duyệt; - Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ; - Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán), hoá đơn bang hàng, vật tư, thiết bị; - Các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan. d. Các khoản chi khác: - Bảng liệt kê chứng từ thanh toán có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc người được uỷ quyền; - Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan. 2.2.3 Hình thức chi trả, thanh toán ngân sách nhà nước a. Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN - Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán ngân sách nhà nước từ KBNN gồm các khoản chi thường xuyên trong dự toán được giao của các cơ quan, đơn vị như sau: + Các cơ quan hành chính nhà nước; + Các đơn vị sự nghiệp; + Các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên; + Các tổng công ty nhà nước được hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên theo quy định của pháp luật. - Quy trình chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN: + Căn cứ vào nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụ chi thủ trưởng các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước lập giấy rút dự toán ngân sách nhà nước kèm theo các hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. Trường hợp phát sinh các khoản chi cần thiết cấp bách trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước năm được giao, nhưng vượt quá nhu cầu chi quý đơn vị đã gửi KBNN thì KBNN vẫn chi, song phải báo cáo kịp thời cho cơ quan tài chính đồng cấp để chủ động cân đối nguồn; + KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước theo quy định, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN. + Khi thực hiện chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN, KBNN thực hiện chi cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng các mục chi thực tế trong phạm vi các nhóm mục đã được giao trong dự toán ngân sách nhà nước. Riêng nhóm mục chi khác trong dự toán NSNN được phép thanh toán để chi cho tất cả các nhóm mục, song phải hạch toán theo đúng mục thực chi. Từ năm ngân sách 2008, thực hiện chuyển hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền sang rút dự toán tại KBNN đối với các nhiệm vụ chi sau: + Chi trả nợ, viện trợ; + Chi bổ sung từ ngân sách cấp trên cho ngân sách cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của thủ trưởng cơ quan tài chính. b. Chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền - Đối tượng thực hiện chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền bao gồm: Chi cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội không có quan hệ thường xuyên với NSNN; - Trách nhiệm của cơ quan tài chính, KBNN trong việc kiểm soát, thanh toán theo hình thức lệnh chi tiền: + Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo chế độ quy định; + KBNN thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. 3. Quy trình kế toán thu – chi NSNN 3.1 Quy trình kế toán thu NSNN bằng tiền mặt a. Quy trình thu NSNN bằng Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt tại KBNN Na Hang: - Khi nhận được 03 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt từ người nộp, kế toán KBNN kiểm tra nội dung chứng từ và chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền; - Thủ quỹ KBNN kiểm tra chứng từ, nhận tiền, kiểm đếm, lập bảng kê loại tiền và yêu cầu người nộp ký vào bảng kê, ghi sổ quỹ, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên giấy nộp tiền, sau đó lưu bảng kê loại tiền và chuyển lại các liên giấy nộp tiền cho kế toán theo đường nội bộ; - Kế toán ghi mã điều tiết, mã nguồn (nếu có), định khoản kế toán, ký tên, chuyển kế toán trưởng ký, đóng dấu vào các liên giấy nộp tiền; hoạch toán thu NSNN và xử lý các liên chứng từ như quy định. b. Quy trình thu NSNN bằng biên lai thu tại KBNN Na Hang: - Khi đối tượng nộp tiền vào NSNN; kế toán thu NSNN lập 03 liên biên lai thu, ghi đầy đủ các yếu tố trên biên lai, cùng người nộp ký tên trên các biên lai thu và xử lý: 1liên lưu cuống biên lai; 2 liên chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền; - Thủ quỹ căn cứ 02 liên biên lai thu do kế toán chuyển đến, nhận tiền từ người nộp, kiểm đếm, vào sổ qũy, ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên biên lai thu; sau đó, trả cho người nộp 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán; - Cuối ngày, kế toán thu NSNN tập hợp biên lai thu của các khoản thu có cùng nội dung để lập 02 liên bảng kê biên lai thu. Kế toán và thủ quỹ đối chiếu số tiền đã thu và số tiền trên cuống biên lai và các bảng kê biên lai; - Căn cứ số tiền đã thu ghi trên bảng kê biên lai thu, kế toán lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt, ghi đầy đủ các yếu tố và ký tên vào vị trí người nộp tiền; sau đó chuyển 3 liên giấy nộp tiền, bảng kê biên lai thu và các liên biên lai thu kèm theo cho thủ quỹ; - Thủ quỹ kiểm soát, đóng dấu “Đã thu tiền” trên các liên giấy nộp tiền và bảng kê biên lai; kế toán chuyển chứng từ cho KT trưởng KBNN kiểm soát, ký tên; đóng dấu “Kế toán KBNN” vào các liên giấy nộp tiền và hạch toán thu NSNN. 3.2 Quy trình kế toán chi NSNN bằng tiền mặt Tại KBNN huyện Na Hang diễn ra hai nghiệp vụ kế toán chi NSNN chủ yếu là kế toán chi thường xuyên; kế toán chi đầu tư và CTMT có tính chất đầu tư 3.2.1 Quy trình kế toán chi thường xuyên Kinh phí thường xuyên là loại kinh phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị dự toán thuộc ngân sách các cấp. a. Đối với đơn vị sử dụng ngân sách: - Đăng ký giao dịch với KBNN: + Khi nhận được quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền, đơn vị phải gửi tới KBNN nơi giao dịch bản dự toán chi tiết đến Loại, Khoản của Mục lục ngân sách nhà nước (không phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi và không phân bổ chi tiết theo từng quý trong năm) của đơn vị mình. + Đăng ký mở tài khoản tại KBNN để thực hiện giao dịch. - Khi có nhu cầu chi: Căn cứ vào dự toán được giao, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước kèm theo các hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. b. Đối với kế toán KBNN: + Kế toán căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách của cấp có thẩm quyền cho đơn vị sử dụng ngân sách để lập Phiếu nhập dự toán ngân sách. Kế toán ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ như: cấp ngân sách, niên độ ngân sách, loại kinh phí (kinh phí thường xuyên, kinh phí ủy quyền), tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, loại dự toán (dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh), mã tính chất nguồn kinh phí, cơ cấu phân bổ ngân sách (chương, loại, khoản, nhóm mục), số tiền, ngày hạch toán…;sau đó ký xác nhận trên chứng từ theo chức danh quy định. + Tiến hành mở tài khoản chi tiết đến từng đơn vị sử dụng ngân sách căn cứ theo yêu cầu mở tài khoản của các đơn vị. + Căn cứ vào dự toán được giao, kế toán KBNN hạch toán chi cho các đơn vị sử dụng ngân sách khi kiểm tra, kiểm soát thấy các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng đủ điều kiện quy định. 3.2.2 Quy trình kế toán thanh toán vốn đầu tư bằng tiền mặt - Phòng Thanh toán vốn: + Sau khi tiếp nhận nguồn vốn, dự toán kinh phí đầu tư, mức vốn đầu tư của ngân sách các cấp yêu cầu phòng Kế toán mở các tài khoản chi tiết theo chương trình đầu tư, CTMT để theo dõi việc sử dụng từng loại nguồn vốn. + Khi nhận được quyết định giao công trình (dự án) cho chủ đầu tư (chủ dự án) của cấp có thẩm quyền từ chủ đầu tư (chủ dự án), Phòng yêu cầu phòng Kế toán mở các tài khoản chi tiết cho từng chủ đầu tư (chủ dự án). + Kiểm soát các chứng từ thực chi và tạm ứng mà chủ đầu tư (chủ dự án) yêu cầu thanh toán, nếu đầy đủ điều kiện phòng sẽ xác nhận và yêu cầu phòng Kế toán thanh toán. - Phòng Kế toán: + Mở tài khoản cho từng chương trình đầu tư (CTMT), chủ đầu tư (chủ dự án) theo yêu cầu của phòng Thanh toán vốn và Giấy đăng ký mở tài khoản, đăng ký mẫu chữ ký của kế toán, chủ đầu tư. + Căn cứ chứng từ thanh toán vốn do Phòng Thanh toán vốn gửi theo đường nội bộ tiến hành hạch toán thanh toán vốn đầu tư chi tiết đến từng cấp ngân sách, niên độ, mục lục ngân sách, chủ đầu tư (chủ dự án), số tiền tạm ứng/thực chi của từng món thanh toán. - Thực hiện đối chiếu số liệu giữa phòng Thanh toán vốn và phòng Kế toán đảm bảo khớp về tổng số vốn đã thanh toán chi tiết đến từng cấp ngân sách, niên độ, mục lục ngân sách, chủ đầu tư (ban quản lý dự án). 4. Phương pháp hạch toán 4.1 Hạch toán Thu NSNN bằng tiền mặt Kế toán thu thuế, thu tiền phạt, thu phí và lệ phí + Căn cứ chứng từ thu: giấy nộp tiền vào NSNN, bảng kê biên lai… kế toán ghi: Nợ TK 50 Có TK 741.01 + Đồng thời điều tiết cho các cấp ngân sách theo tỷ lệ quy định Nợ TK 741.01 Có TK 701.01, 711.01, 721.01 4.2 Hạch toán Chi NSNN bằng tiền mặt 4.2.1 Hạch toán Chi thường xuyên a. Kế toán thực chi NSNN - Căn cứ giấy rút dự toán NS kèm theo chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK 301.01, 311.01, 321.01 Có TK 50 Đồng thời ghi xuất TK 06 ngoại bảng tương ứng - Đối với các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (an ninh, quốc phòng) Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang được phép rút kinh phí ngân sách để chuyển vào tài khoản tiền gửi của các đơn vị dự toán cấp dưới. + Căn cứ giấy rút dự toán ngân sách, kế toán ghi: Nợ TK 301.01 Có TK 931.02, 931.03 Đồng thời ghi xuất TK 06 ngoại bảng. + Căn cứ chứng từ chi của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 931.02, 931.03 Có TK 50 b. Kế toán tạm ứng chi NSNN Căn cứ vào giấy rút dự toán NS có ghi rõ nội dung tạm ứng chi của các đơn vị kế toán ghi: Nợ TK 301.11, 311.11. 321.11 Có TK 50 Đồng thời ghi xuất TK 06 c. Kế toán thanh toán tạm ứng chi NSNN Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ kiểm soát chi, kế toán ghi: Nợ TK 301.01, 311.01, 321.01 Có TK 301.11, 311.11, 321.11 d. Kế toán thu hồi giảm chi: - Trường hợp thu hồi khi chưa quyết toán: Căn cứ giấy nộp trả kinh phí của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 50 Có TK 301.11, 311.11, 321.11 Hoặc Có TK 301.01, 311.01, 321.01 Đồng thời phục hồi dự toán kinh phí cho đơn vị, ghi: Đỏ xuất TK 06 tương ứng. - Trường hợp thu hồi khi đã quyết toán ngân sách: Căn cứ giấy nộp trả kinh phí của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 50 Có TK 741 Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách được hưởng Nợ TK 741 Có TK 701, 711, 721 4.2.2 Kế toán chi đầu tư a. Kế toán tạm ứng vốn đầu tư: - Căn cứ giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi: Nợ TK 301.13, 311.13, 321.13 Có TK 501 Đồng thời ghi: Nợ TK 341.11, 342.11, 343.11 Có TK 841.01, 842.01, 843.01 - Trường hợp ứng trước kế hoạch vốn đầu tư: Căn cứ Giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi: Nợ TK 303.13, 313.13, 323.13 Có TK 501 Đồng thời ghi: Nợ TK 341.11, 342.11, 343.11 Có TK 841.01, 842.01, 843.01 b. Kế toán thanh toán tạm ứng vốn đầu tư - Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, chuyển đến, kế toán ghi: Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 301.13, 311.13. 321.13 Đồng thời ghi: Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 341.11, 342.11, 343.11 - Thu hồi vốn ứng trước kế hoạch: + Trường hợp đã có kế hoạch vốn, chưa có khối lượng hoàn thành: Căn cứ đề nghị của bộ phận Thanh toán vốn đầu tư, kế toán lập phiếu chuyển khoản ghi: Nợ TK 301.13, 311.13, 321.13 Có TK 303.13, 313.13, 323.13 + Trường hợp đã có kế hoạch vốn, có khối lượng hoàn thành, căn cứ đề nghị của bộ phận Thanh toán vốn đầu tư, kế toán lập phiếu chuyển khoản ghi: Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 303.13, 313.13, 323.13 Đồng thời ghi: Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 341.11, 342.11, 343.11 c. Kế toán thực chi vốn đầu tư Căn cứ giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi: Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 501 Đồng thời ghi: Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 841.01, 842.01, 843.01 d. Kế toán thu hồi vốn đầu tư - Khi chưa quyết toán niên độ ngân sách: Căn cứ giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt có ghi rõ mục lục ngân sách, kế toán ghi: Nợ TK 501 Có TK 30, 31, 32 Đồng thời ghi giảm số vốn tạm ứng, thanh toán và nguồn vốn đầu tư Đỏ nợ TK 341, 342, 343 Đỏ có TK 841, 842, 843 - Khi đã quyết toán niên độ ngân sách Căn cứ giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt có ghi rõ mục lục ngân sách, kế toán ghi: Nợ TK 501 Có TK 741 Đồng thời điều tiết 100% cho cấp ngân sách được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 741.01 Có TK 701, 711, 712 Và ghi giảm số vốn đã thanh toán và nguồn vốn XDCB: Đỏ nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Đỏ có TK 841.01, 842.01, 843.01 e. Kế toán quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành Căn cứ lệnh tất toán tài khoản dự án, công trình hoàn thành được duyệt, kế toán lập phiếu chuyển khoản hạch toán tất toán tài khoản nguồn vốn và tài khoản thanh toán vốn đầu tư - Nếu là vốn đầu tư thuộc NSNN, kế toán ghi: Nợ TK 841.01, 842.01 Có TK 341.01, 342.01 - Nếu là vốn CTMT, kế toán ghi: Nợ TK 851.01, 852.01 Có TK 351.01, 352.01 - Nếu là vốn đầu tư từ các nguồn vốn khác, kế toán ghi: Nợ TK 861.01, 862.01 Có TK 361.01, 362.01 4.2.3 Kế toán Chi chuyển giao a. Hạch toán chi bổ sung từ NS tỉnh cho NS huyện: - Căn cứ giấy rút dự toán của Phòng Tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 311.05 (chi tiết MLNSNN) Có TK 741.01 Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách huyện, kế toán ghi: Nợ TK 741.01 (chi tiết MLNSNN) Có TK 721.01 Ghi xuất ngoại bảng 111.01 - Trường hợp được ứng trước dự toán, căn cứ Giấy rút dự toán của Phòng Tài chính, kế toán hạch toán: Nợ TK 313.15 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 743.01 Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách huyện, kế toán ghi: Nợ TK 743.01 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 723.01 Ghi xuất ngoại bảng 111.03 b. Hạch toán chi bổ sung từ NS huyện cho NS xã: - Căn cứ Giấy rút dự toán của UBND xã, kế toán ghi: Nợ TK 321.05 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 741.01 Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách xã, kế toán ghi: Nợ TK 741.01 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 731.01 (Chi tiết theo xã) Ghi xuất ngoại bảng 112.01 - Trường hợp ứng trước dự toán, căn cứ Giấy rút dự toán của UBND xã, kế toán hạch toán: Nợ TK 323.15 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 743.01 Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách xã, kế toán ghi: Nợ TK 743.01 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 733.01 Ghi xuất ngoại bảng 112.03 5. Yêu cầu của bài toán Chương trình kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt được đặt ra yêu cầu quản lý việc hạch toán các khoản thu – chi NSNN chi tiết đến từng chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách nhà nước; tạo lập và theo dõi các tài khoản của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và các khách hàng có phát sinh giao dịch tại KBNN; đưa ra các báo cáo cần thiết cho quá trình quản lý. II. Phân tích chi tiết HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống 1.1 Sơ đồ luồng thông tin quá trình thu NSNN Thời điểm Đối tượng nộp Cán bộ kế toán Thủ quỹ Sau khi cơ quan quản lý thu ra thông báo Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt Kiểm tra nội dung Chứng từ đã kiểm tra Thu tiền, ký và đóng dấu Chứng từ đã thu tiền Nhập chứng từ Hạch toán, ký và đóng dấu chứng từ đã hạch toán In báo cáo CSDL kế toán chứng từ 1.2 Luồng thông tin quá trình chi thường xuyên Thời điểm Đơn vị sử dụng ngân sách Cán bộ kế toán KBNN Khi có quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền Khi có nhu cầu chi Quyết định giao dự toán Bản dự toán chi tiết và đăng ký mở TK Kiểm tra Dự toán đã kiểm tra Lập phiếu nhập dự toán Phiếu nhập dự toán Mở TK, nhập dự toán Giấy rút dự toán Hồ sơ thanh toán Kiểm tra Chứng từ hợp lệ Hạch toán chi Chứng từ hạch toán Nhập CT CSDL kế toán In báo cáo Dự toán đã kiểm tra Báo cáo Chứng từ lưu Chứng từ 1.3 Luồng thông tin quá trình chi đầu tư Thời điểm Chủ đầu tư Cán bộ thanh toán vốn Cán bộ kế toán KBNN Sau khi tiếp nhập nguồn vốn, dự toán kinh phí đầu tư, mức vốn đầu tư Khi cấp có thẩm quyền quyết định giao công trình cho chủ đầu tư Khi có nhu cầu thanh toán Y/c mở TK chi tiết cho từng CT đầu tư và CTMT Mở TK CT đầu tư, CTMT, chủ đầu tư Quyết định giao công trình Y/c mở TK cho từng chủ đầu tư Chứng từ tạm ứng, thực chi Kiểm tra, kiểm soát Chứng từ hợp lệ Hạch toán chi CT đã hạch toán Nhập chứng từ CSDL Kế toán In báo cáo Báo cáo Chứng từ lưu Chứng từ 2. Sơ đồ chức năng (BFD) của hệ thống Thanh toán vốn đầu tư HT Kế toán thu – chi NSNN Kế toán Thu NSNN Kế toán Chi NSNN Chi thường xuyên Hạch toán thu NSNN Lập báo cáo Thu NSNN Quản lý TK của ĐVSDNS Hạch toán chi TX Lập báo cáo chi TX Qlý TK của CT đầu tư, CTMT, chủ đầu tư Hạch toán chi đầu tư Lập báo cáo chi đầu tư 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 3.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh Sơ đồ mức ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt. Khách hàng HTTT Kế toán thu – chi NSNN Phòng Kế hoạch - thanh toán vốn Ban giám đốc KBNN Chứng từ nộp vào NSNN Chứng từ có xác nhận y/c mở TK Thông tin TK Thông tin dự toán Giấy rút dự toán, chứng từ, hồ sơ thanh toán Chứng từ đã hạch toán chi Cơ quan Thuế, Tài chính QĐ giao công trình Giấy rút vốn, hồ sơ, chứng từ y/c thanh toán y/c mở TK Ct y/c thanh toán đã qua kiểm soát y/c đối chiếu số liệu Thông tin chi đầu tư y/c lập BC thu – chi NSNN BC thu – chi NSNN y/c thông tin Thông tin Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt Hệ thống phục vụ 3 đối tượng khách hàng: Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, chủ đầu tư và đối tượng nộp tiền vào ngân sách tại KBNN. 3.2 Sơ đồ DFD mức 0 của HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt Giấy rút vốn, ct, hồ sơ y/c thanh toán Tt chi đầu tư Khách hàng 1.0 Thu NSNN 2.0 Chi NSNN Phòng Kế hoạch -thanh toán vốn Ban GĐ KBNN Cơ quan Thuế, Tài chính CT nộp vào NSNN CT có xác nhận y/c mở TK Thông tin dự toán Giấy rút dự toán, ct, hồ sơ thanh toán Chứng từ đã hạch toán chi Thông tin TK QĐ giao công trình CT đã qua kiểm soát y/c thông tin Tt nguồn vốn TT thu NS Tt tổng hợp thu NSNN Tt tổng hợp chi NS Tt chi NS CSDL kế toán Y/c lập báo cáo Báo cáo Y/c lập báo cáo Báo cáo Y/c thông tin Thông tin phản hồi Y/c thông tin Thông tin phản hồi 3.3 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng 1.0 Khách hàng 1.1 Hạch toán thu NS 1.2 Lập báo cáo Ban GĐ KBNN Cơ quan Thuế, Tài chính CSDL kế toán chứng từ nộp vào NS chứng từ có xác nhận Thông tin thu NS Thông tin tổng hợp thu NS chứng từ thu NS y/c báo cáo Báo cáo y/c thông tin Thông tin phản hồi 3.4 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng 2.0 Khách hàng 2.1 Chi thường xuyên 2.2 Thanh toán vốn Phòng kế hoạch – thanh toán vốn Ban GĐ KBNN Cơ quan Tài chính Thông tin dự toán y/c lập tài khoản giấy rút dự toán hồ sơ, chứng từ chi Thông tin TK chứng từ trả khách CSDL Kế toán Thông tin chi TX Thông tin thanh toán vốn QĐ giao công trình giấy rút vốn, hồ sơ, chứng từ xin thanh toán y/c mở TK chứng từ đã kiểm soát Tt nguồn vốn chứng từ chi TX y/c lập báo cáo Báo cáo Tt phản hồi y/c thông tin y/c thông tin Tt phản hồi chứng từ thanh toán vốn 3.5 Sơ đồ DFD mức 2 của chức năng 2.1 Khách hàng Chứng từ chi TX chứng từ đã hạch toán 2.1.1 Quản lý tài khoản 2.1.2 Hạch toán chi TX 2.1.3 Lập báo cáo Ban GĐ KBNN Cơ quan Tài chính CSDL Kế toán Thông tin dự toán y/c mở TK Thông tin TK hồ sơ, chứng từ giấy rút dự toán y/c lập BC Báo cáo y/c thông tin Thông tin phản hồi Thông tin TK Thông tin hạch toán Thông tin tổng hợp 3.6 Sơ đồ DFD mức 2 của chức năng 2.2 QĐ giao CT Khách hàng 2.2.1 Quản lý TK 2.2.2 Hạch toán chi đầu tư 2.2.3 Lập báo cáo Phòng kế hoạch – thanh toán vốn Ban GĐ KBNN Cơ quan Tài chính Đăng ký mở TK chủ đầu tư Thông tin TK y/c mở TK nguồn vốn, CTMT chứng từ chứng từ đã kiểm soát Chứng từ chi đầu tư CSDL kế toán Thông tin TK Thông tin hạch toán Thông tin tổng hợp y/c lập BC Báo cáo y/c thông tin Thông tin phản hồi y/c thông tin Thông tin phản hồi III. Thiết kế logic HTTT kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt 1. Thiết kế CSDL lôgíc 1.1 Khái quát về thiết kế CSDL Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Tuy nhiên việc xác định yêu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Nhưng cũng có một số cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, đó là: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì?: những thông tin gì là cần thiết đối với người sử dụng? và nội dung của những thông tin đó. Phương pháp này có hiệu quả trong trường hợp, người sử dụng hiểu rõ cấu trúc của nhiệm vụ phải làm, nhiệm vụ có cấu trúc tương đối cao và độ phức tạp, kích cỡ nhỏ. Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại: Đôi khi việc xác định các đầu ra, nội dung của các đầu ra mà hệ thống thông tin mới sản sinh là rất khó khăn đối với người sử dụng, trong trường hợp đó người ta có thể phỏng theo hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà HTTT trợ giúp: Phân tích viên nghiên cứu các đặc trưng của nhiệm vụ, cấu trúc của nó, mối liên hệ của các nhiệm vụ thành phần, từ đó suy diễn ra nhu cầu thông tin. Phương pháp này thích hợp cho trường hợp, nhiệm vụ cần trợ giúp là ít có cấu trúc. Nó đòi hỏi phân tích viên phải am hiểu sâu sắc một hoặc nhiều phương pháp cho phép thực hiện một công việc tổng hợp như vậy. Phương pháp thực nghiệm: Phân tích viên sẽ xác định tập hợp đầu tiên các nhu cầu chuyển nhanh chóng thành mẫu, mẫu này được đưa cho người sử dụng xem xét và đánh giá, phân tích viên sẽ xác định những nhu cầu thông tin chưa được thoả mãn và bổ sung chúng vào mẫu thứ hai. Các bước này sẽ được lặp lại cho đến khi người sử dụng thấy thoả mãn với những thông tin mà mẫu xây dựng đưa ra. Sau đó phân tích viên tiến hành thiết kế logic hệ thống. Các phương pháp thiết kế CSDL: Có bốn phương pháp thiết kế CSDL đó là: Phương pháp nguyên mẫu: Phương pháp thiết kế này dựa vào một cơ sở dữ liệu đã gắn với hệ thống. Phương pháp điều tra nhu cầu thông tin của những người sử dụng: việc thiết kế sẽ được dựa trên những nhu cầu thông tin người sử dụng mà người sử dụng đưa ra trong quá trình điều tra. Sau khi thu thập thông tin từ phía người sử dụng thì cán bộ phân tích sẽ tổng hợp những thông tin đó lại (có thể lược bớt những thông tin không cần thiết, và bổ sung một số thông tin còn thiếu). Phương pháp thiết kế từ các thông tin đầu ra: Đây là một trong hai phương pháp thiết kế khá phổ biến trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Từ những đầu ra chủ yếu của hệ thống thông tin, thực hiện việc chuẩn hoá và tích hợp lại để tạo ra một cơ sở dữ liệu. Phương pháp mô hình hoá theo mô hình quan hệ thực thể: Từ mô hình quan hệ thực thể (ERD) thực hiện các bước chuyển đổi sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu để tạo ra một cơ sở dữ liệu. Để có thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra của nhiều bài toán, đôi khi phải kết hợp một số hoặc cả bốn phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu với nhau chỉ để tạo ra một cơ sở dữ liệu duy nhất phù hợp với hệ thống thông tin. 1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt Việc thiết kế CSDL Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt được kết hợp cả hai phương pháp nguyên mẫu và thiết kế từ các thông tin đầu ra. Thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra gồm 3 bước: Bước 1: Xác định các đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. - Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Liệt kê các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở. + Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. - Thực hiện việc chuyển hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức một quy định là phải tách các thuộc tính lặp ra thành các danh sách con, gán thêm cho nó một tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng, và thêm vào một thuộc tính định danh của danh sách gốc. Khi đó danh sách gốc được phân rã thành hai danh sách: Danh sách 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng. Danh sách 2: Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khoá nhưng không chứa thuộc tính lặp. - Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định là nếu có sự phụ thuộc hàm (tức là phụ thuộc vào một phần của khoá) thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới, lấy bộ phận của khoá đó làm khoá cho danh sách mới, và đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Khi đó danh sách (có sự phụ thuộc hàm) được phân rã thành hai danh sách: Danh sách 1: Các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá và phần khoá xác định chúng. Danh sách 2: Các thuộc tính còn lại và toàn bộ khoá. - Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng nếu có sự phụ thuộc bắc cầu, thì phải tách chúng thành hai danh sách, xác định khoá và đặt tên cho mỗi danh sách vừa tách. Khi đó danh sách gốc được phân rã thành hai danh sách: Danh sách 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu. Danh sách 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu. Bước 3: Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL Sau khi đã thực hiện việc chuẩn hoá các chứng từ trên. Có thể tiến hành tích hợp các tệp cùng mô tả về một thực thể có nghĩa là tạo ra một danh sách chung. a. Từ đầu ra là Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt và Sổ chi tiết thu NSNN ta lập được danh sách các thuộc tính sau: Danh sách các thuộc tính 1NF 2NF 3NF Ngày hạch toán Số bút toán Số chứng từ Đối tượng nộp tiền Mã số (số CMND) Đối tượng nộp thuế Mã số thuế Nộp vào NSNN tại KBNN Tỉnh, thành phố Cơ quan quản lý thu Mã số Số TT Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Kỳ thuế Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết Nợ TK Có TK Mã địa bàn Mã ngân hàng (KBNN) Thu NSNN Ngày hạch toán Số bút toán Số chứng từ Đối tượng nộp thuế Mã số thuế Nộp vào NSNN tại KBNN Cơ quan quản lý thu Mã số Mã chương Mã loại Mã khoản Mã mục Mã tiểu mục Mã địa bàn Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết Tài khoản nợ Tài khoản có Mã ngân hàng (KBNN) 1. Thu NSNN Ngày hạch toán Số bút toán Số chứng từ Mã số thuế (đối tượng nộp) Mã chương Mã loại Mã khoản Mã mục Mã tiểu mục Mã địa bàn Số tiền Mã nguồn Mã điểu tiết Tài khoản nợ Tài khoản có Mã ngân hàng (KBNN) Danh mục Chương Mã chương Tên chương 2.Danh mục đối tượng nộp thuế Mã số thuế Họ tên Địa chỉ Điện thoại CMND Ngày cấp Nơi cấp Danh mục Loại Mã loại Tên loại 3.Danh mục KBNN Mã KBNN Tên KBNN Địa chỉ Điện thoại Danh mục Khoản Mã khoản Tên khoản 4.Danh mục Chương Mã chương Tên chương Danh mục Mục Mã mục Tên mục 5.Danh mục Loại Mã loại Tên loại Danh mục Tiểu mục Mã tiểu mục Tên tiểu mục 6.Danh mục khoản Mã khoản Tên khoản Danh mục Tài khoản Mã tài khoản Tên tài khoản 7.Danh mục Mục Mã mục Tên mục Danh mục Nguồn Mã nguồn Tên nguồn Diễn giải 8.Danh mục Tiểu mục Mã tiểu mục Tên tiểu mục DM Tỉ lệ điều tiết Mã điều tiết Diễn giải 9.Danh mục TK Mã tài khoản Tên tài khoản DM Địa bàn Mã địa bàn Tên địa bàn 11.Danh mục Tỉ lệ điều tiết Mã điều tiết Diễn giải 12. Danh mục Địa bàn Mã địa bàn Tên địa bàn b. Từ Lệnh chi tiền, Lệnh chi tiền ngân sách xã (kiêm lĩnh tiền mặt), Giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt, Giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT), Sổ chi tiết chi NSNN bằng tiền mặt, Sổ chi tiết thanh toán vốn đầu tư và Sổ tổng hợp theo dõi dự toán ngân sách, ta có danh sách các thuộc tính sau: Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3 NF Ngày hạch toán Số chứng từ Số bút toán Mã t/c nguồn kinh phí Mã số ĐVSDNS Tên ĐVSDNS Tên CTMT Mã CTMT Nợ TK Có TK Mã nguồn Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Cộng số tiền Chi NSNN Ngày hạch toán Số chứng từ Số bút toán Mã t/c nguồn KP Mã số ĐVSDNS Tên ĐVSDNS Tên CTMT Mã CTMT Mã TK Mã nguồn Mã chương Mã loại Mã khoản Mã mục Mã tiểu mục Số tiền 1. Chi NSNN Ngày hạch toán Số chứng từ Số bút toán Mã t/c nguồn KP Mã số ĐVSDNS Mã CTMT Mã TK Mã nguồn Mã chương Mã loại Mã khoản Mã mục Mã tiểu mục Số tiền 2.Danh mục TK Mã TK Tên TK 10.Danh mục ĐVSDNS Mã ĐVSDNS Tên ĐVSDNS Địa chỉ Điện thoại 3.Danh mục Nguồn Mã nguồn Tên nguồn 11. Danh mục CTMT Mã CTMT Tên CTMT Diễn giải 4.Danh mục Chương Mã chương Tên chương 5.Danh mục Loại Mã loại Tên loại 6.Danh mục Khoản Mã khoản Tên khoản 7.Danh mục Mục Mã mục Tên mục 8.DM Tiểu mục Mã tiểu mục Tên tiểu mục 9.DM t/c nguồn KP Mã t/c nguồn KP Tên t/c nguồn KP 2. Các giải thuật trong chương trình 2.1. Thuật toán đăng nhập chương trình Kiểm tra mật khẩu BĐ Nhập mật khẩu Vào chương trình Thoát khỏi chương trình KT Hiện thông báo sai mật khẩu Tiếp tục ? Đúng Sai Sai Đúng 2.2 Thuật toán thêm bản ghi BĐ Vào tính năng thêm mới bản ghi Nhập dữ liệu Dữ liệu có hợp lệ ? Có lưu không? Lưu bản ghi mới vào CSDL KT Không Có Có Không 2.3. Thuật toán xóa bản ghi BĐ Vào tính năng xóa bản ghi Chọn bản ghi cần xóa Có chắc chắn xóa không? Xóa bản ghi trong CSDL KT Sai Đúng 2.4. Thuật toán tìm kiếm BĐ Vào chức năng tìm kiếm Chọn, nhập điều kiện tìm kiếm Điều kiện hợp lệ ? Hiện danh sách thỏa mãn điều kiện KT không Có 2.5. Thuật toán tạo lập báo cáo BĐ Chọn báo cáo cần lập Mở Form tạo báo cáo Thiết lập các tham số liên quan đến báo cáo Hiện báo cáo In báo cáo không? Lập báo cáo tiếp không? KT In báo cáo Có Không Có Không KẾT LUẬN Trong quá trình thực tập tại KBNN Na Hang em đã học hỏi và tiếp thu thêm được kiến thức mới về kế toán NSNN và nghiệp vụ KBNN với sự giúp đỡ, chỉ bảo của các cán bộ tại bộ phận Kế toán nhất là sự quan tâm, hướng dẫn và đồng ý của giáo viên hướng dẫn TS Trần Thị Thu Hà. Từ đó em quyết định lựa chọn đề tài "Phân tích và thiết kế HTTT Kế toán thu - chi NSNN bằng tiền mặt" để thực hiện. Chuyên đề này thực hiện nhằm mục đích chủ yếu là áp dụng kiến thức đã tiếp thu được của bản thân vào thực tế công việc.Tuy nhiên, do quỹ thời gian thực tập quá ngắn lại thiếu kinh nghiệm tìm hiểu thực tế, sự hạn chế về kiến thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong việc thực hiện, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài Chính (tháng 06 /2006)kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước", NXB Tài chính, Hà Nội. 2. Bộ Tài Chính, Kho bạc Nhà nước (2005), "Kho bạc Nhà nước Việt Nam - Quá trình xây dựng và phát triển", NXB Tài chính, Hà Nội. 3. Bộ Tài Chính, Kho bạc Nhà nước, QĐ số: 748 KB/QĐ/TCCB ngày 24/12/2003, Quyết định của Tổng giám đốc KBNN: Quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN huyện trực thuộc KBNN tỉnh, Hà Nội. 4. Bộ Tài chính (tháng 07/2003),"Luật ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện", NXB Tài chính, Hà Nội. 5. TS Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh (2000), "Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý", NXB Thống kê, Hà Nội. MỤC LỤC