Chuyên đề Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

nh vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2 Phân tích Hệ thống thông tin 2.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết Đây là giai đoạn cực kì quan trọng không thể thiếu khi tiến hành phân tích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic.” Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm rõ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt đọng của chính hệ thống. 2.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin Có rất nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành thu thập thông tin, tiêu biểu trong số đó là các phương pháp như: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra và quan sát. Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công việc thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án về HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện qua các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn: trong quá trình này cần lập danh sách và lịch phỏng vấn, cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn, lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu, xác định cách thức phỏng vấn, gửi trước những vấn đề yêu cầu, đặt lịch làm việc, phương tiện ghi chép. Tiến hành phỏng vấn: nhóm phỏng vấn gồm 2 người, Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu, cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu thông tin, bổ sung hoặc lảm rõ ý. Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thấn khách quan, không được tạo cảm giác thanh tra. Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Tổng hợp kết quả phỏng vấn, lập bảng tổng hợp tài liệu, tổng hợp các thông tin thu được. Nghiên cứu tài liệu: cho phép chúng ta nghiên cứu và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và các nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Khi nghiên cứu tài liệu cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác, các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức, các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra: khi cấn phải lấy thông tin từ một lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì người ta dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…Phiếu điều tra cần được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu nên chứa chủ yếu câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở. Quan sát: khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,…Quan sát có khi bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích. 2.2.3 Mã hóa dữ liệu Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hóa là một công việc của thiết kế viên HTTT. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. 2.2.4 Công cụ mô hình hóa Có một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựng tài năng cho HTTT. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả lại HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được thể hiện như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa toàn phần Thủ công Tin học hóa Kho dư trữ dữ liệu Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính cảu hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua cacs kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, mức 2… 2.2.5 Lập kế hoạch phân tích chi tiết Thành lập đội ngũ: kết cấu cuối cùng của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố: tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia. Một điều tất nhiên là người sử dụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án, bởi vì chính họ sẽ sử dụng hệ thống trong tương lai, họ có trách nhiệm bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng yêu cầu của họ. Một số tổ chức nhận ra sự cần thiết này và giải phóng cho một số người sử dụng khỏi nhiệm vụ hàng ngày để cho họ trở thành thành viên của đội ngũ phát triển hệ thống. Tùy theo nguồn lực sẵn có và quy mô của hệ thống đội ngũ phân tích có thể có một phân tích viên thực hiện toàn bộ các khâu công việc phát triển hệ thống, với quy mô và bản chất phức tạp đòi hỏi đội ngũ nhiều thành viên hơn và thường là đa chuyên ngành. Lựa chọn phương pháp và công cụ phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này để đua ra chẩn đoán các yếu tố giải pháp. Như chúng ta đã biết theo trình bày ở trên thì có 4 công cụ thu thập thông tin chính là: phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài liệu của tổ chức. Tùy thuộc vào từng hệ thống và điều kiện tác động mà chúng ta phải biết sử dụng từng loại công cụ cho hợp lý để thu thập được những thông tin có hiệu quả cao nhất. 2.2.6 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một HTTT chịu sự ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc hệ thống. Khi đưa ra chẩn đoán về hệ thống hiện tại, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. Môi trường của hệ thống hiện tại gồm có môi trường bên ngoài, môi trường của tổ chức, môi trường vật lý và môi trường kỹ thuật. 2.2.7 Nghiên cứu hệ thống hiện tại Khi việc nghiên cứu hệ thống đang tồn tại kết thúc, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về HTTT đang nghiên cứu. Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính là: thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic. 2.2.8 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề Công việc này bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ cái nọ với cái kia. Đó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời. Sau đó đội ngũ phân tích viên tiến hành đánh giá lại một lần nữa tính khả thi của dự án. Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi, nhóm phân tích đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp thuận. Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu thập và việc đánh giá tính khả thi lại vừa rồi chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án, phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định một bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện HTTT mới. Cuối cùng là việc chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết. 2.3. Thiết kế Hệ thống thông tin 2.3.1. Thiết kế logic Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD( Data flow diagram ), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD( Data structure diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho HTTT mới. Phương pháp thiết kế các bộ phận của HTTT mới nên theo những trật tự sau: thiết kế cơ sở dữ liệu,thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. Thiết kế CSDL và tính nhu cầu bộ nhớ: Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Có hai phương pháp dùng để thiết kế CSDL Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra: xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết của việc thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: Xác định các đầu ra: liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dụng, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu; đánh dấu các thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thuộc tính thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở; gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra; loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(1NF): trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra thành các danh sách con có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý; cần gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(2 NF): mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa; lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(3 NF):trong một danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp: mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp CSDL. Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL: từ mỗi đầu ra sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cũng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp chúng lại, nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ. Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa: để thiết kế CSDL bằng phương pháp này người ta sử dụng một số định nghĩa sau: Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (asociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với thực thể B và ngược lại. Sau đây là một số loại liên kết thường gặp: 1@1 Liên kết loại Một – Một: một lần xuất của thực thể A được liên kết chỉ với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@ N Liên kết loại Một – Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất duy nhất của thực thể A. N @ M Liên kết Nhiều – Nhiều: một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Thiết kế logic và tính khối lượng xử lý Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức. Quá trình thiết kế và xử lý này được trình bày qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin ra. Phân tích cập nhật: thông tin trong CSDL phải được cập nhật thường xuyên, đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 2.3.2. Thiết kế vật lý ngoài a. Mục đích Thiết kế vật lý là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức với phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa ra kết quả. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hóa mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng HTTT tin học hóa. Thiết kế chi tiết vào/ra Là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Thiết kế vật lý các đầu ra: trong giai đoạn phân tích, cán bộ thiết kế đã xác định các phần tử thông tin trên các đầu ra, nơi đến, tần suất và khối lượng của chúng. Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ phải làm là lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra. Lựa chọn vật mang tin: để truyền tải và lưu trữ thông tin cần phải có vật mang tin. Vật mang tin phải được chọn đầu tiên vì nó sẽ xác định hình dạng thực tế của đầu ra. Có 4 vật mang tin chính được sử dụng để trình bày thông tin là giấy, màn hình, tiếng nói và vật mang tin từ tính hoặc quang tính. Giấy: là vật mang tin được ưa chuộng. Người sử dụng đã quá quen thuộc với việc đọc thông tin trên giấy do vậy không cần phải hướng dẫn cách sử dụng thông tin trên giấy. Màn hình là phương tiện thể hiện thông tin có diện tích hạn hẹp hơn so với giấy, tuy nhiên có nhiều tương lai hứa hẹn hơn so với giấy. Thông tin hiện trên màn hình máy tính có thể tương tác được với người sử dụng. Màn hình được coi là phù hợp cho các thông tin đầu ra cần có những đặc điểm như thông tin đầu ra ngắn và không cần lưu trữ lại đầu ra có thể dễ dàng chia cắt thành các phần nhỏ hơn độc lập với nhau hoặc là những đầu ra rất phức tạp. Tiếng nói được dung làm vật mang tin, tuy nhiên chỉ nên dùng cho những đầu ra đơn giản và ngắn, tiếng nói thì không lưu trữ được, không mang tính pháp lý và khó thiết kế. Các vật mang tin từ tính và quang tính được dùng để lưu trữ dữ liệu hoặc là để chuyển chúng từ nơi này đến nơi khác. Ưu điểm chính của vật mang này là máy tính có thể đọc trực tiếp dữ liệu chứa trên nó. Bố trí thông tin trên vật mang: sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách bố trí thông tin sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin vì khuôn dạng của thông tin phụ thuộc vào vật mang. Việc tạo ra một đầu ra vừa ý và giúp đỡ người sử dụng hoàn thành công việc của họ một cách có hiệu quả là một công việc mang tính nghệ thuật nhiều hơn là khoa học. Tuy nhiên vẫn có những quy tắc cơ bản cho việc phân bố thông tin trên các đầu ra. Thiết kế trang in ra Phân tích viên phải tìm cách tốt nhất sắp xếp thông tin trên trang giấy. Mọi việc in ra giấy đều có những thông tin cơ sở cố định, không thay đổi trên tất cả trang in ra. Khi thiết kế trang in, phân tích viên phải chỉ rõ những thông tin không thay đổi, đúng như nó hiện trên trang in và sử dụng các ký hiệu đặc biệt để thể hiện quy cách thể hiện cho các thông tin thay đổi. Thiết kế vào: là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: một HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu CSDL…thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm thông qua các giao tác người – máy. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là giao tác bằng tập hợp lệnh , giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn và thao tác dựa vào các biểu tượng. Thiết kế viên phải biết kết hợp tốt cả 4 cách thức trên để tạo ra những giao tác chuẩn cho HTTT tin học hoá. 2.3. Cài đặt hệ thống thông tin mới Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Giai đoạn này có hai khối công việc: chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. 2.3.1. Các phương pháp cài đặt hệ thống Có bốn kiểu cài đặt cơ bản: trực tiếp, song song, cục bộ từng bộ phận và phân giai đoạn. Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới. Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa hệ thống mới vào sử dụng. Với phương pháp này thì với bất cứ lỗi nào do hệ thống mới gây ra đều ảnh hưởng trực tiếp tới những người sử dụng. Phương pháp này tương đối mạo hiểm và đòi hỏi cài đặt đồng bộ toàn hệ thống. Đối với hệ thống lớn thì cần phải có một thời gian tương đối dài để có thể cài đặt xong hệ thống mới. Nhưng phương pháp này cũng có những ưu thế của nó như ít tốn kém nhất, là phương pháp lựa chọn duy nhất trong một số trường hợp. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới thống mới thống mới Hệ thống mới Thời gian Cài đặt song song: với phương pháp này thì cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống mới đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Kết quả của hệ thống được so sánh với nhau để xác định xem hệ thống mới có hoạt động tốt như hệ thống cũ hay không. Lỗi của hệ thống mới nếu có sẽ không ảnh hưởng lắm tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng và hoạt động nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ. Phương pháp này sẽ tốn kém vì phải duy trì một lúc các nguồn lực cho cả hai hệ thống cũ và mới. Ngoài ra nó cũng gây ra sự phân tán đối với người sử dụng cả hai hệ thống. Mặt khác, theo phương pháp này thì cần một thời gian đáng kể để có thể cài đặt hệ thống được hoàn chỉnh. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian Cài đặt thí điểm cục bộ: đây là phương pháp dung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận. Lợi thế của cài đặt thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí và các sự cố khác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộ phận mà thôi, thêm vào đó là bộ phận quản lý HTTT có thể ưu tiên tập trung nỗ lực của mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổi thử nghiệm. Phương pháp này tỏ ra đơn giản với người sử dụng vì họ chỉ làm việc với một hệ thống, nhưng vẫn là gánh nặng đối với bộ phận quản lý HTTT khi phải quản trị hai HTTT cùng một lúc. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian Thời gian Phương pháp cài đặt song song áp dụng cho bộ phận 1 Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới thống mới thống mới Hệ thống mới Thời gian Thời gian Phương pháp cài đặt trực tiếp áp dụng cho bộ phận 2 Chuyển đổi theo giai đoạn: đây là phương pháp chuyển đổi từ HTTT cũ sang hệ thống mới một cách dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài modul và sau đó là mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới. Những phần khác nhau của hệ thống cũ và mới được sử dụng phối hợp với nhau cho tới tận khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong. Hệ thống cũ Hệ thống cũ không có module 1 Hệ thống cũ không có module 1 và 2 Cài đặt module 1 Cài đặt module 2 Module 1 mới Module 1, 2 mới Phương pháp cài đặt theo giai đoạn 2.3.2. Lập kế hoạch chuyển đổi Mỗi chiến lược chuyển đổi hệ thống không chỉ bao gồm việc chuyển đổi phần mềm mà cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, các phương pháp làm việc, các mô tả công việc, các phương tiện làm việc, các tài liệu đào tạo, các biểu mẫu nghiệp vụ… Đặc biệt đáng quan tâm trong quá trình cài đặt là vấn đề chuyển giao dữ liệu. Vì hệ thống hiện hành thường chứa các dữ liệu cần cho hệ thống mới, vậy nên cần giải quyết sạch lỗi đối với dữ liệu hiện thời và đọc chúng từ các tệp hiện thời, kết hợp với các dữ liệu mới sau đó ghi lại vào các tệp mới. Cần lên kế hoạch cho một bộ phận khẩn cấp để can thiệp trong trường hợp hệ thống có trục trặc sao cho các hoạt động nghiệp vụ có thể phục hồi và trở lại hoạt động bình thường một cách nhanh nhất. 2.3.3. Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng về dữ liệu như sau: Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng các đặc trưng thiết kế. Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng chưa đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợp. Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại. Đối với trường hợp đầu tiên, chúng ta không phái chuẩn bị gì. Trong trường hợp thứ hai cần phải nhập thêm dữ liệu mới chưa có trên máy và trích dấu các dữ liệu có cấu trúc chưa phù hợp. Trường hợp các kho dữ liệu chưa có thì phải tạo ra. Nếu dữ liệu chưa được tin học hóa nhưng đã có trên các vật mang tin thủ công thì việc thu thập và nhập dữ liệu vào CSDL chỉ là vấn đề thời gian. 2.3. Bảo trì hệ thống thông tin Đây là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trong chu kỳ sống của một hệ thống đối với phần lớn các tổ chức. Quá trình này có thể bắt đầu ngay sau khi hệ thống được cài đặt. Một thành viên của nhóm phát triển hệ thống sẽ có trách nhiệm thu thập các yêu cầu về bảo trì hệ thống của người sử dụng và các thành phần quan tâm khác như các kiểm soát viên hệ thống, các trung tâm dữ liệu, các nhân viên quản trị mạng hay các phân tích viên hệ thống. Sau khi đã được thu thập, mỗi yêu cầu cần được phân tích để xác định rõ xem nó có ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống và nếu thực hiện yêu cầu thay đổi đó thì sẽ đem lại lợi ích gì. 2.3.1. Quá trình bảo trì hệ thống thông tin Đây là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ phát triển hệ thống, theo đó mắt xích cuối cùng sẽ dẫn trở lại mắt xích đầu để bắt đầu một chu kỳ mới. Bảo trì hệ thống là một cách trở lại đầu của chu kỳ phát triển hệ thống và lập lại các bước của quá trình phát triển một hệ thống cho tới khi yêu cầu thay đổi được triển khai. Bảo trì hệ thống bao gồm 4 hoạt động chính: Thu nhận các yêu cầu bảo trì: khi nhận được một yêu cầu bảo trì, cần tiến hành phân tích để xác định phạm vi của yêu cầu và ảnh hưởng của nó tới hệ thống hiện thời. Chuyển đổi các yêu cầu thành những thay đổi cần thiết. Thiết kế những thay đổi cần thiết đối với hệ thống. Triển khai các thay đổi. 2.3.2. Các kiểu bảo trì hệ thống Bảo trì hệ thống là việc tiến hành những thay đổi cần thiết đối với một hệ thống nhằm cố định hay nâng cấp chức năng của hệ thống đó. Bảo trì hiệu chỉnh: mục tiêu nhằm giải quyết các lỗi thiết kế và lỗi lập trình còn tiềm ẩn trong hệ thống sau cài đặt. Bảo trì thích nghi: sửa đổi hệ thống phù hợp với các thay đổi của môi trường. Bảo trì hoàn thiện: cải thiện hệ thống để giải quyết những vấn đề mới hoặc để tận dụng những lợi thế của những cơ hội mới. Bảo trì phòng ngừa: phòng ngừa những vấn đề có thể xảy ra trong tương lai, một số thay đổi được tiến hành đối với hệ thống. 2.3.3. Chi phí bảo trì Đối với một số tổ chức, chi phí bảo trì HTTT chiếm đến 80% tổng ngân sách của các HTTT. Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo trì hệ thống bao gồm: Số lỗi còn tiềm ẩn trong hệ thống sau khi cài đặt: vì bảo trì sửa lỗi chiếm một tỷ trọng lớn trong bảo trì hệ thống nên số lỗi tiềm ẩn trong hệ thống sau khi cài đặt ảnh hưởng rất lớn đến chi phí bảo trì. Số lượng khách hàng khác nhau mà nhóm bảo trì phải hỗ trợ: số khách hàng càng lớn thì chi phí bảo trì càng cao vì các yêu cầu thay đổi và các báo cáo về lỗi của hệ thống xuất phát từ nhiều điểm khác nhau. Chất lượng của tài liệu hệ thống. Số lượng và chất lượng nhân sự được chỉ định để hõ trợ và bảo trì hệ thống. 2.4. Giới thiệu về Microsoft Access và Visual Basic 2.4.1. Microsoft Access Microsoft Access là một thành phần của bộ phần mềm Microsoft Office Profesional. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ và hộp thoại đều tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, SQL, Server,…cũng rất thuận tiện. Access là một công cụ tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ công tác quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Những Wizard của Access cho phép dễ dàng và nhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng. Khả năng đưa vào ứng dụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúp cán bộ lập trình tạo ra các thư viện có thể sử dụng lại. Ứng dụng của Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn. Hầu hết các phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra những ứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo. Hơn nữa, nhiều phòng ban còn có những nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu báo cáo. Họ sẵn sàng phối hợp với các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cách mỹ mãn những nhu cầu thông tin của phòng ban. Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: mặc dù Access thích hợp nhất cho các ứng dụng ở cấp phòng ban nhưng vẫn có thể dùng nó để tạo ra những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên phạm vi của một cơ quan với quy mô vừa phải. Cần lưu ý, khi số người sử dụng đồng thời qua lớn thì hiệu năng của Access suy giảm đáng kể, khi đó Access được dùng như công cụ tuyến trước cho một cơ sở dữ liệu khách/chủ. 2.3.2. Visual Basic Dùng Visual Basic là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Microsoft. Cho dù là lập trình viên chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chương trình Windows, Visual Basic cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hóa việc triển khai lập trình ứng dụng cho Microsoft Microsoft. Visual Basic là phần “Visual” đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng. Có sẵn những bộ phận hình ảnh, controls, giúp sắp đặt vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình (form). Phần “Basic” đề cập đến ngôn ngữ Basic (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học, được tạo ra cho các khoa học gia (những người không có thì giờ để học lập trình điện toán) dùng. Visual Basic đã được sinh ra từ MSBasic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính 8 bits 8080 hay Z80. Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh (commands), hàm (functions) và từ khóa (keywords). Rất nhiều commands, functions liên hệ trực tiếp đến MSWindows GUI. Những người mới bắt đầu có thể viết chương trìng bằng cách học chỉ một vài commands, functions và keywords. Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành bất kỳ điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MSWindows nào khác. Visual Basic còn có hai dạng khác Visual Basic for Application (VBA) và VBScript. VBA là ngôn ngữ nằm phía sau các chương trình Word, Excel, MSAccess, MSProject…còn gọi là Macros. Dùng VBA trong MSOffice ta có thể làm tăng chức năng bằng cách tự động hóa chương trình. VBScript được dùng cho Internet và chính Operating System. Dù cho mục đích là tạo một tiện ích nhỏ, trong một nhóm làm việc, trong một công ty lớn, hay cần phân bố chương trình ứng dụng rộng rãi trên thế giới qua Internet, Visual Basic cũng sẽ có các công cụ lập trình mà ta cần thiết. CHƯƠNG 3 Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội 3.1 Những yêu cầu chính của chương trình Chương trình quản lý nhân sự phải đảm bảo được nội dung, yêu cầu quản lý nội bộ về nhân sự tại ngân hàng: Chương trình cho phép thực hiện đầy đủ những nghiệp vụ về quản lý nhân sự bao gồm: Lập hồ sơ nhân sự. Bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ cán bộ công chức mỗi khi có thay đổi về Phân quyền truy cập rõ ràng để phục vụ thuận tiện cho công tác nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ công chức. Đảm bảo chế độ bảo mật hồ sơ cán bộ công chức. Theo dõi quá trình làm việc của cán bộ công chức. Quản lý hồ sơ cán bộ công chức chi tiết theo từng phòng ban, chức danh. Chương trình cho phép tìm kiếm dễ dàng, truy cập nhanh chóng đến 1 hồ sơ nhân viên. Chương trình cho phép in ra các báo cáo như: lý lịch nhân viên, danh sách nhân viên,… 3.2 Mô tả bài toán Tại ngân hàng có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có nhiều chức danh và nhiều nhân viên có thể giữ những chức danh giống nhau. Mỗi cán bộ viên chức có rất nhiều thông tin cá nhân cần được tập hợp và quản lý: Những thông tin về bản thân: họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi sinh,… Những thông tin về quan hệ gia đình: họ tên cha, mẹ,…chỗ ở, nghề nghiệp,… Những thông tin về quá trình công tác: diễn biến lương, hợp đồng lao động, công tác nước ngoài,… Những thông tin về trình độ bản thân: trình độ ngoại ngữ, trình độ chình trị, học hàm,học vị,… Hàng tháng, hàng quý, hàng năm đều có các báo cáo như báo cáo thống kê lao động, báo cáo tăng giảm lao động… 3.3 Thiết kế chương trình 3.3.1 Sơ đồ chức năng BFD Xem hình 3.1 Sơ đồ chức năng BFD (trang sau) Quản lý nhân sự Cập nhật hồ sơ Lập hồ sơ Bổ sung Chuyển giao-Tiếp nhận hồ sơ Nghiên cứu, sử dụng báo cáo Chuyển giao Tiếp nhận Nghiên cứu sử dụng Báo cáo nhân sự Kiểm tra-Lưu trữ Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 2.0 Chuyển giao – Tiếp nhận hồ sơ 1.0 Cập nhật hồ sơ Cán bộ viên chức 3.0 Nghiên cứu sử dụng báo cáo D1: Hồ sơ nhân sự D2: sổ giao nhận Thông tin cán bộ Người có yêu cầu Báo cáo Hình 3.2 sơ đồ DFD mức 0: quản lý nhân sự Phân rã sơ đồ mức 0 thánh 3 sơ đồ mức 1 (trang sau) Sơ đồ DFD mức 1: cập nhật hồ sơ 1.2 Kiểm tra-Lưu trữ 1.1 Lập hồ sơ Cán bộ viên chức 3.0 Nghiên cứu sử dụng báo cáo D1: Hồ sơ nhân sự Thông tin cán bộ Thông tin cần bổ sung Hồ sơ được lập Người có yêu cầu Báo cáo Hình 3.3 sơ đồ DFD mức 1: cập nhật hồ sơ Sơ đồ DFD mức 1: chuyển giao-tiếp nhận hồ sơ 2.2 Tiếp nhận 2.1 Chuyển giao Cán bộ viên chức D1: Hồ sơ nhân sự D2: Số giao nhận Cơ quan tiếp nhận Cơ quan gửi hồ sơ Hồ sơ + Phiếu chuyển Quyết định Hồ sơ + Phiếu chuyển Bản sao sơ yếu lý lịch Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức 1: chuyển giao-tiếp nhận hồ sơ Tiếp tục phân rã sơ đồ mức 1: chuyển giao-tiếp nhận hồ sơ thành 2 sơ đồ mức 2 sau: 2.1.1 Sao chụp-kiểm tra 2.1.2 Ghi phiếu chuyển hồ sơ 2.1.3 Niêm phong 2.1.5 Lập biên bản-Bàn giao 2.1.4 Vào sổ giao nhận Cán bộ viên chức Cơ quan tiếp nhận Bản sao sơ yếu lý lịch Quyết định Thông tin Hồ sơ + Phiếu chuyển Hồ sơ + Phiếu chuyển D1: Hồ sơ nhân sự D2: sổ giao nhận Hình 3.5 sơ đồ DFD mức 2: chuyển giao hồ sơ 2.2.1 Kiểm tra 2.2.6 Lập phiếu liệt kê 2.2.2 Vào sổ giao nhận 2.2.3 Phân loại tài liệu 2.2.6 Lập phiếu kiểm soát, vào sổ 2.2.4 Lập phiếu liệt kê Cơ quan gửi hồ sơ Phiếu chuyển hồ sơ Hồ sơ D1: Hồ sơ nhân sự D2: sổ giao nhận Hình 3.6 sơ đồ DFD mức 2: tiếp nhận hồ sơ 3.1 Kiểm tra 3.3 Báo cáo 3.2 Sao lưu hồ sơ-cung cấp tài liệu Người có thẩm quyền Người có yêu cầu D1: Hồ sơ nhân sự Hồ sơ + Tài liệu Phiếu nghiên cứu Hình 3.7 sơ đồ DFD mức 1: nghiên cứu sử dụng – báo cáo 3.3.3 Một số thuật toán sử dụng a. Thuật toán đăng nhập Bắt đầu Đếm = 0 Người dùng nhập thông tin Kiểm tra hợp lệ Đếm = đếm + 1 Đếm = 3 Không cho đăng nhập tiếp (thoát) Cho phép đăng nhập Kết thúc Đúng Sai Sai Đúng Hệ thống chính b. Thuật toán nhập dữ liệu Mở tệp dữ liệu Tạo một bản ghi trắng Sửa dữ liệu? Nhập tiếp? Nhập dữ liệu Đóng tệp Kết thúc có có Bắt đầu không không c. Thuật toán xóa dữ liệu Chọn dữ liệu cần xóa Xóa bản ghi Kiểm tra dữ liệu? Hiện bản ghi cần xóa Xóa tiếp? Đóng tệp Kết thúc có không có không Bắt đầu d. Thuật toán sửa dữ liệu Nhập mã dữ liệu cần sửa Sửa bản ghi Kiểm tra dữ liệu? Hiện bản ghi cần sửa Sửa tiếp Đóng tệp Kết thúc có không có không Bắt đầu e. Thuật toán thêm mới dữ liệu Người dùng nhập dữ liệu Dữ liệu đúng, đủ? Trùng mã? Thông báo lỗi Cho phép lưu Kết thúc sai đúng Bắt đầu sai đúng f. Thuật toán tìm kiếm Nhập điều kiện tìm kiếm Hiện thông báo Kiểm tra dữ liệu? Hiện bản ghi cần tìm Tìm tiếp Đóng tệp Kết thúc có không có không Bắt đầu 3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu a. Thiết kế các bảng Hợp đồng lao động Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Manv Text 5 Mã nhân viên NgayHD Date/time Short date Ngày hợp đồng SoHD Text 9 Số hợp đồng Khóa chính LoaiHD Text 20 Loại hợp đồng Ngaybd Date/time Short date Ngày bắt đầu Ngayxl Date/time Short date Ngày xử lý Bacluong Number Double Bậc lương SoBHYT Text 9 Số bảo hiểm y tế SoBHXH Text 9 Số bảo hiểm xã hội LuongTL Number Long interger Lương thực lĩnh MucBHXH Number Byte Mức bảo hiểm xã hội MucBHYT Number Byte Mức bảo hiểm y tế Nhân viên Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Mapb Text 4 Mã phòng ban Manv Text 5 Mã nhân viên Khóa chính Tennhanvien Text 30 Tên nhân viên Nghenghiep Text 30 Nghề nghiệp Quequan Text 50 Quê quán Thuongtru Text 50 Thường trú Gioitinh Yes/No Yes/No Giới tính Vanhoa Text 10 Văn hóa Ngoaingu Text 10 Ngoại ngữ Tongiao Text 5 Tôn giáo Ngaysinh Date/time Short date Ngày sinh Dienthoai Text 11 Điện thoại Dantoc Text 10 Dân tộc Phòng ban Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Mapb Text 4 Mã phòng ban Khóa chính Tenpb Text 50 Tên phòng ban Lý lịch Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Mapb Text 4 Mã phòng ban Khóa chính Manv Text 5 Mã nhân viên Khóa ngoại lai Daotao Memo Đào tạo Khen Memo Khen Kyluat Memo Kỷ luật Chungchi Memo Chứng chỉ Kinhnghiem Memo Kinh nghiệm Gia đình Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Manv Text 5 Mã nhân viên Khóa chính Quanhe Text 10 Quan hệ Hoten Text 30 Họ tên Ngaysinh Date/time Short date Ngày sinh Thuongtru Text 50 Thường trú Nghenghiep Text 50 Nghề nghiệp Trinhdoct Text 50 Trình độ công tác Quá trình công tác Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Manv Text 5 Mã nhân viên Khóa chính Chucvu Text 50 Chức vụ Luongcb Number duoble Lương cơ bản Phongban Text 20 Phòng ban NgayHL Date/time Short date Ngày Quá trình đào tạo Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả Kiểu khóa Manv Text 4 Mã nhân viên Khóa chính Hocvan Text 15 Học vấn Chmon Text 50 Chuyên môn Hedaotao Text 15 Hệ đào tạo Tungay Date/time Short date Từ ngày denngay Date/time Short date Đến ngày Sơ đồ quan hệ-thiết kế trong Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access b. Kiến trúc chương trình CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VIBank Hệ thống Báo cáo Tìm kiếm Ngônngữ Giới thiệu Đăngnhập Thoát Quá trình công tác Quá trình đào tạo Thành phần gia đình Hợp đồng lao động Hồ sơ nhân viên Thông tin Thông tin nhân viên Thành phần gia đình Đào tạo Công tác Tiếng Việt Tiếng Anh Tác giả phần mềm Tìm theo mã nhân viên Tìm theo tên nhân viên Tìm theo địa chỉ c. Thiết kế các giao diện và báo cáo Các form chức năng Form đăng nhập hệ thống Form chính (Main) Form Hồ sơ nhân viên Form Quá trình công tác Form Hợp đồng lao động Form Thành phần gia đình Form Quá trình đào tạo Form Tìm kiếm Form Giới thiệu Các báo cáo Báo cáo Thông tin nhân viên Báo cáo thành phần gia đình Báo cáo Đào tạo Báo cáo Công tác KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu đề tài, phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình “ Quản lý nhân sự VIBank”. Chương trình đã đạt được kết quả như sau: Đáp ứng được yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về hồ sơ cán bộ. Đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ đề ra: lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ, báo cáo nhân sự,… Chương trình có giao diện rõ ràng, dễ sử dụng và có những ngôn ngữ phù hợp với người sử dụng. Chương trình cho phép dễ dàng tìm kiếm hồ sơ nhân sự theo nhiều điều kiện lọc tìm. Chương trình cho phép dễ dàng cập nhật các danh mục từ điển hệ thống, hồ sơ nhân sự… Chương trình cho phép in các báo cáo cơ bản: thông tin nhân viên, báo cáo công tác,… Tuy nhiên, do thời gian thực tập tôt nghiệp và nghiên cứu đề tài có hạn và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế nên chương trình không thể tránh khỏi những thiếu xót. Trong thời gian tới, hướng phát triển của chương trình như sau: Tích hợp thêm chức năng đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu: Chương trình không sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung, mỗi đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu riêng thống nhất về cấu trúc tệp. Dữ liệu về một cán bộ viên chức có thể truyền qua hệ thống mạng giữa chi nhánh và hội sở chính. Như vậy mô hình quản lý sẽ là: hội sở chính có cơ sở dữ liệu về tất cả các chi nhánh cũng như điểm giao dịch, các chi nhánh sẽ quản lý cơ sở dữ liệu của riêng mình. Khi có hồ sơ mới hay có sự thuyên chuyển cán bộ thì chức năng này cho phép không cần cập nhật lại hồ sơ mà chỉ cần chỉnh sửa. Sử dụng phương pháp đồng bộ hóa bằng cách xuất dữ liệu ra tệp *.XML. Nén lại và gửi qua hệ thống mạng. Chương trình cho phép nhận ra file trên giải nén và cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Sử dụng phương pháp này sẽ không tốn chi phí so với giải pháp đồng bộ cơ sở dữ liệu bằng cách tổ chức cơ sở dữ liệu trên máy chủ kéo theo đó là các yêu cầu kỹ thuật mạng. Hoàn thiện thêm một số báo cáo tổng hợp: báo cáo thống kê chất lượng lao động, báo cáo tổng hợp lao động theo số cán bộ nữ, số Đảng viên,,, Trên đây là những gì đạt được của đề tài và những đề xuất phát triển chương trình trong thời gian tới. Em rất mong được sự hướng dẫn, chỉ bảo của các thầy, các cô và tất cả các bạn để đề tài có thể ứng dụng tôt hơn nữa trong thực tế. Cuối cùng, em xin được cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Trương Văn Tú, cán bộ Nguyễn Chí Ánh Hoạt-trưởng phòng phát triển đại lý Ngân hàng Vibank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội cùng toàn thể các anh chị trong ngân hàng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh (2000), “ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý “, NXB Thống Kê, Hà Nôi. ThS Trần Công Uẩn (2005), “ Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, 2 “, NXB Thống Kê, Hà Nội. KS Đinh Xuân Lâm (2004), “ Những bài thực hành cơ sở dữ liệu Visual Basic cơ bản”, NXB Thống Kê, Hà Nội. Nguyễn Thị Ngọc Mai (2002), “ Microsoft Visual Basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu “, NXB Thống Kê, Hà Nội. Một số code chương trình Form chính Private Sub MDIForm_Load() tieng (True) Fchinh.mnhethong.Enabled = True Fchinh.mnb©«c.Enabled = False Fchinh.mntimkiem.Enabled = False Fchinh.mnthongtin.Enabled = False Fchinh.mngioithieu.Enabled = False Fchinh.mnngonngu.Enabled = False End Sub Private Sub mnbccongtac_Click() rpcongtac.Show End Sub Private Sub mnbcdaotao_Click() rpdaotao.Show End Sub Private Sub mnbcgiadinh_Click() rpgiadinh.Show End Sub Private Sub mnbcnhanvien_Click() Rpnhanvien.Show End Sub Private Sub mncongtac_Click() congtac.Show End Sub Private Sub mndangnhap_Click() frmLogin.Show End Sub Private Sub mndaotao_Click() Fdaotao.Show End Sub Private Sub mngiadinh_Click() Giadinh.Show End Sub Private Sub mnhoso_Click() Fhoso.Show End Sub Private Sub mnld_Click() fhopdong.Show End Sub Private Sub mnpm_Click() frmtacgia.Show End Sub Private Sub mnthoat_Click() MsgBox "Hẹn gặp lạii", vbInformation, "Chao Ban" End End Sub Private Sub mntienganh_Click() If mntienganh.Checked = False Then mntiengviet.Checked = False mntienganh.Checked = True tieng (False) End If End Sub Private Sub mntiengviet_Click() If mntiengviet.Checked = False Then mntienganh.Checked = False mntiengviet.Checked = True tieng (True) End If End Sub Private Sub mntimkiem_Click() Ftimkiem.Show End Sub Private Sub Timer1_Timer() Dim y As String Dim x As String y = Right(Fchinh.Caption, 1) x = Left(Fchinh.Caption, Len(Fchinh.Caption) - 1) Fchinh.Caption = y + x End Sub Form công tác Private Sub Command1_Click() On Error GoTo loi Command3.Enabled = False ADcongtac.Recordset.AddNew Combo1.SetFocus Exit Sub loi: MsgBox " Bạn làm sai thao tác", vbInformation, "Thông báo" End Sub Private Sub Command2_Click() On Error GoTo loi If Combo1.Text = "" And Text2.Text = "" And Text3.Text = "" And Text4.Text = "" Then MsgBox " Bạn làm sai thao tác ", vbInformation, " Thông báo " Unload Me End If Command3.Enabled = True ADcongtac.Recordset.Update Exit Sub loi: MsgBox "Không đúng kiểu dữ liệu", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command3_Click() On Error GoTo loi xoa = MsgBox("Bạn muốn xóa bản ghi này! ", vbYesNo, " Thông báo”) If xoa = vbYes Then ADcongtac.Recordset.Delete ADcongtac.Recordset.MoveNext End If Exit Sub loi: MsgBox " Bạn làm sai thao tác ", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command4_Click() Unload Me End Sub Private Sub Command5_Click() qtct.Show End Sub Private Sub Form_Load() tieng (True) End Sub Private Sub Text2_KeyPress(KeyAscii As Integer) If (KeyAscii 57) Then KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub Text4_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text4.Text) Then Text4.Text = "" MsgBox "Lưu ý ngày tháng", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Form đào tạo Private Sub Command1_Click() On Error GoTo loi Command2.Enabled = False addaotao.Recordset.AddNew Combo1.SetFocus Exit Sub loi: MsgBox " Bạn làm sai thao tác ", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command2_Click() On Error GoTo loi xoa = MsgBox("Bạn muốn xóa bản ghi này! ", vbYesNo, " Thông báo ") If xoa = vbYes Then addaotao.Recordset.Delete addaotao.Recordset.MoveNext End If Exit Sub loi: MsgBox " Bạn làm sai thao tác ", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command3_Click() On Error GoTo loi Command2.Enabled = True addaotao.Recordset.Update Exit Sub loi: MsgBox " Không đúng kiểu dữ liệu ", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command4_Click() Unload Me End Sub Private Sub Command5_Click() qtdt.Show End Sub Private Sub Text4_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text4.Text) Then MsgBox " Lưu ý ngày tháng ", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Private Sub Text5_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text5.Text) Then MsgBox " Lưu ý ngày tháng ", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Private Sub Timer1_Timer() Dim x As String Dim y As String x = Left(Fdaotao.Caption, 1) y = Right(Fdaotao.Caption, Len(Fdaotao.Caption) - 1) Fdaotao.Caption = y + x End Sub Form hợp đồng Private Sub Command1_Click() On Error GoTo loi Command3.Enabled = False Command4.Enabled = False Command5.Enabled = False Command6.Enabled = False Command8.Enabled = False adohopdong.Recordset.AddNew Txtma.SetFocus Exit Sub loi: MsgBox " Bạn làm sai thao tác ", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command2_Click() On Error GoTo loi: Command3.Enabled = True Command4.Enabled = True Command5.Enabled = True Command6.Enabled = True Command8.Enabled = True If Text2.Text = "" Or Text7.Text = "" Or Text8.Text = "" Then MsgBox "Bạn hãy xem lại SoHD,BHYT hoặc BHXH", vbInformation, " Thông báo " Else adohopdong.Recordset.Update End If loi: MsgBox " Không đúng kiểu dữ liệu", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command3_Click() On Error GoTo loi xoa = MsgBox("Bạn muốn xóa bản ghi này! ", vbYesNo, " Thông báo ") If xoa = vbYes Then adohopdong.Recordset.Delete adohopdong.Recordset.MoveNext End If Exit Sub loi: MsgBox "Bạn làm sai thao tác", vbInformation, " Thông báo " End Sub Private Sub Command4_Click() Command8.Enabled = True Command6.Enabled = True adohopdong.Recordset.MoveFirst End Sub Private Sub Command5_Click() Command6.Enabled = True Command8.Enabled = True adohopdong.Recordset.MoveLast End Sub Private Sub Command6_Click() Command8.Enabled = True If Not adohopdong.Recordset.BOF Then adohopdong.Recordset.MovePrevious Else Command6.Enabled = False End If End Sub Private Sub Command7_Click() Unload Me End Sub Private Sub Command8_Click() Command6.Enabled = True If Not adohopdong.Recordset.EOF Then adohopdong.Recordset.MoveNext Else Command8.Enabled = False End If End Sub Private Sub Command9_Click() hdld.Show End Sub Private Sub Text1_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text1.Text) Then Text1.Text = "" MsgBox "Lưu ý ngày tháng", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Private Sub Text10_KeyPress(KeyAscii As Integer) If (KeyAscii 57) Then KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub Text11_KeyPress(KeyAscii As Integer) If (KeyAscii 57) Then KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub Text4_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text4.Text) Then Text4.Text = "" MsgBox "Lưu ý ngày tháng", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Private Sub Text5_Validate(Cancel As Boolean) If Not IsDate(Text5.Text) Then Text5.Text = "" MsgBox " Lưu ý ngày tháng ", vbInformation, " Thông báo " End If End Sub Private Sub Text6_KeyPress(KeyAscii As Integer) If (KeyAscii 57) Then KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub Text9_KeyPress(KeyAscii As Integer) If (KeyAscii 57) Then KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub Timer1_Timer() Dim x As String Dim y As String x = Left(fhopdong.Caption, 1) y = Right(fhopdong.Caption, Len(fhopdong.Caption) - 1) fhopdong.Caption = y + x End Sub MỤC LỤC