Chuyên đề Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long

động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: + Xử lý: Giao tác Người – máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công  + Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin - Điều khiển Lưu ý: * Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. * Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. - Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý... sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. + Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu. Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: + Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu. Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: + Loại thứ ba: Phích xử lý. Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý Luồng Phích Kho dữ liệu Phích Sơ đồ luồng thông tin IFD Xử lý Phích IFD Điều khiển Phích Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). - Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. - Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau: + Xác định yêu cầu của User. + Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và User xem xét. + Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của DFD. + Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống. - Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu như sau: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu - Các mức của DFD. + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống. Các đường nối thể hiện thông tin vào ra hệ thống. Nó thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ.: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1... - Các phích logic: Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. + Mẫu phích xử lý logic. + Mẫu phích luồng dữ liệu. + Mẫu phích phần tử thông tin. + Mẫu phích kho dữ liệu. + Mẫu phích tệp dữ liệu. Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý: Đích: Phích xử lý logic Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép: Đích: Phích luồng dữ liệu Phích phần tử thông tin Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích kho liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Phích tệp dữ liệu - Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD. + Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. + Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. + Xử lý luôn phải được đánh mã số. + Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. + Tên cho xử lý phải là một động từ. + Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. - Đối với việc phân rã DFD + Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. + Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. + Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. + Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. + Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. II. Cơ sở lý luận về tiền lương. 1. ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó, lao động là yếu tố có tính chất quyết định. Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của xã hội. Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là điêù kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội. Xã hội càng phát triển, tính chất quyết định của lao động con người đối với quá trình tạo ra của cải vật chất cho xã hội càng biểu hiện rõ rệt. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương. 1.1. Tiền lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Mặt khác, đối với doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc, dịch vụ. 1.2. Các khoản trích theo lương. - Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, họ còn được hưởng các khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị như thưởng do phát huy sáng kiến, thưởng do thi đua, do tăng năng suất lao động và các khoản tiền thưởng khác. - Trong trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất… sẽ được hưởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội. Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỉ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Theo qui định hiện nay thì tỉ lệ này là 20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%. Khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất được tính trên cơ sở số lượng, chất lượng lao động và thời gian mà người lao động đã cống hiến trước đó cho xã hội. Tỷ lệ tính bảo hiểm xã hội tính vào chi phí sản xuất được qui định 10% doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho hai nội dung hưu trí và tử tuất, còn 5% được dùng để chi cho ba nội dung: ốm đau, thai sản và tai nạn lao động. Khoản chi này có thể cho phép doanh nghiệp để lại để chi trả (thay lương) cho người lao động khi có phát sinh thực tế, số thừa thiếu sẽ được thanh toán với cơ quan quản lý: nếu chi thiếu sẽ được cấp bù, chi không hết sẽ phải nộp lên hoặc có thể nộp hết 5% quỹ này cho cơ quan quản lý, khi có phát sinh thực tế sẽdo cơ quan quản lý thực hiện chi trả cho người lao động căn cứ vào các chứng từ chứng minh. Tỷ lệ trích mà người lao động phải chịu được doanh nghiệp nộp hộ lên cơ quan quản lý (cùng với 10% ở trên). Như vậy nếu doanh nghiệp được phép để lại 5% khoản chi bảo hiểm xã hội thì chỉ phải nộp 15% còn nếu doanh nghiệp không được phép thực hiện trực tiếp chi thì phải nộp hết 20% cho cơ quan quản lý. Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí, thuốc men… khi bị ốm đau. Điều kiện để người lao động được khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ bảo hiểm y tế. Thẻ bảo hiểm y tế được mua từ tiền trích Bảo hiểm y tế, theo qui định hiện nay BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí SXKD là 2% và khấu trừ tiền lương công nhân là 1%. - Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập quĩ kinh phí công đoàn. Quĩ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo qui định hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động của công đoàn cấp trên. Khoản chi cho hoạt động công đoàn cơ sở có thể được thể hiển trên sổ sách kế toán hoạt động SXKD của doanh nghiệp hoặc không – nếu khoản này không thể hiện trên sổ sách kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, thì sau khi trích vào chi phí doanh nghiệp sẽ chuyển nộp toàn bộ kinh phí này. Mọi khoản chi tiêu tại cơ sở sẽ do tổ chức công đoàn quản lý và quyết toán với công đoàn cấp trên. Tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn được xem là một phương tiện hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động SXKD, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động. Trên cơ sở các chính sách chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn Nhà nước đã ban hành, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành mình phải tổ chức tốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng… nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. 2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ ở cơ sở, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội. Hiện nay, việc tính trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức chủ yếu: hình thức tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm. 2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng. Hình thức tiền lương tính theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến đầy đủ chất lượng lao động, do đó chưa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động. Do những hạn chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp như: giáo dục chính trị tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần dưới các hình thức tiền thưởng, thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho người lao động tự giác lao động có kỷ luật, có kỹ thuật và có năng suất cao. 2.2. Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo kết quả lao động – khối lượng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã qui định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc lao vụ đó. Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau: - Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương, không hạn chế khối lượng sản phẩm, công việc là hụt hay vượt mức qui định. - Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp cũng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất hưởng lương phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất. Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào tiền lương theo sản phẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục vụ sản xuất. Cách tính lương này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. - Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp qui định như thưởng chất lượng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lượng cao, thưởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động. Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị. Cách tính lương này có tác dụng kích thích người lao động không phải chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Khoản tiền thưởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được… - Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất sản phẩm. Suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm do doanh nghiệp qui định. Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động ở những bộ phận sản xuất cần thiết phải đẩy mạnh tốc độ sản xuất. Nó khuyến khích người lao động phải luôn phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động đảm bảo cho đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm một cách đồng bộ và toàn diện. Tuy nhiên khi áp dụng tính lương theo sản phẩm luỹ tiến doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tiền thưởng luỹ tiến nhằm hạn chế hai trường hợp có thể xảy ra đó là: người lao động phải tăng cường độ lao động, không bảo đảm sức khoẻ cho lao động sản xuất lâu dài và tốc độ tăng tiền lương lớn hơn tốc độ tăng năng suất lao động. - Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho từng người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán. Tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc từng công việc phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nông nghiệp, tiền lương khoán có thể được thiện theo cách khoán từng phần công việc hoặc khoán thu nhập cho người lao động. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng có thể thực hiện theo cách khoán gọn lương theo hạng mục công trình cho đội sản xuất. Khi thực hiện cách tính lương theo tiền lương khoán cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu nhất là đối với công trình xây dựng cơ bản có những phần công việc khuất khi nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành sẽ khó thực hiện. - Tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng Theo cách tính lương này, tiền lương đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất khai thác sẽ dựa trên cơ sở giá trị sản lượng đạt được sau khi đã trừ đi các khoản tiêu hao vật chất, nộp thuế, trích nộp các quỹ theo chế độ quy định và tỷ lệ thích đáng phân phối cho người lao động. Đối với các doanh nghiệp có tính chất chế biến, doanh nghiệp cần tạo các điều kiện ổn định sản xuất, tổ chức lại từng dây chuyền sản xuấtvà xác định rõ giai đoạn cuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm. Trên cơ sở xác đinh giai đoạn cuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm để xác định tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng cho từng người lao động hay một tập thể người lao động Cách tính lương này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của cá nhân hoặc tập thể người lao động với chính sản phẩm mà họ làm ra. Như vậy trong trường hợp tính lương theo sản phẩm cuối cùng, tiền lương phải trả cho người lao động không thuộc CPSX mà ở trong thu nhập còn lại sau khi đã trừ đí các khoản chi phí hợp lý và các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm nếu tính cho tập thể người lao động thì doanh nghiệp vận dụng những phương án chia lương thích hợp để tính lương cho từng người lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động và khuyến khích người lao động có trách nhiệm với tập thể cùng lao động. Tính chia lương cho từng người lao động trong tập thể có thể có thể được tiến hành theo các phương án khác nhau. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc được phân công cho từng người lao động trong tập thể có phù hợp giữa cấp bậc kỹ thuật công nhân với cấp bậc công việc được giao, lao động giản đơn hay lao động có yêu cầu kỹ thuật cao…để lựa chọn phương án chia lương cho thích hợp nhằm động viện, khuyến khích và tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết năng lực của mình. Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao đông quan tâm đến số lương và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội. Tuy nhiên để hình thức tính lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xây dựng được đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc lao vụ một cách khoa học hợp lý. Bên cạnh đó doanh nghiệp phảo xây dựng được chế độ thưởng phạt rõ ràng, xây dựng thưởng luỹ tiến thích hợp với từng loại sản phẩm, công việc lao vụ. Việc nghiệm thu sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành cũng phải được tổ chức quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đủ, đúng số lượng, chất lượng theo quy định. Các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất cũng phải đựoc đảm bảo như cung cấp vật tư, thiết bị, các đIều kiện về an toàn, vệ sinh công cộng… Chương iii phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương I. Khảo sát, đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống. 1. Khái quát. Lao động là một trong những yếu tố đầu vào mà thiếu nó thì dù có vốn, công nghệ, thị trường được chuẩn bị kỹ, doanh nghiệp cũng không thể tiến hành sản xuất - kinh doanh. Quản trị nhân sự là khâu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường. Hoạt động của người lao động bao giờ cũng nhằm mục đích thoả mãn lợi ích vật chất hoặc tinh thần của họ. Chính lợi ích là động lực thôi thúc người lao động hoạt động. Vì vậy, người lao động chỉ gắn bó với chủ doanh nghiệp khi doanh nghiệp thoả mãn các lợi ích chính đáng của họ. Mô hình tổ chức quản trị nhân sự phụ thuộc vào thái độ của doanh nghiệp đối với lợi ích của ngươì lao động. Một trong các nguyên tắc để quản trị nhân sự đạt được hiệu quả cao là định ra các chính sách khen thưởng, kỷ luật sát thực đủ liều lượng sức nặng tạo thành các đòn bảy kinh tế, tinh thần đối với mọi người. Chính từ tầm quan trọng của tiền lương đối với người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống quản lý tiền lương tại công ty Thiết bị điện Cửu Long cần quản lý được tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động tính và trả lương, từ đó giúp nhà quản lý có chính sách phù hợp đối với từng nhân viên. - Các thông tin đầu vào của hệ thống bao gồm: Các thông tin liên quan đến nhân viên như trình độ chuyên môn, năng lực, chức vụ, phụ cấp, khen thưởng, bảo hiểm... và thời gian lao động của nhân viên. - Các thông tin đầu ra của hệ thống: Từ các thông tin đầu vào, xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của nhà lãnh đạo bao gồm: + Báo cáo về lý lịch của nhân viên. + Báo cáo về tình trạng làm việc của nhân viên. + Bảng tính lương theo yêu cầu cho phòng kế toán. + Thống kê chi tiết lương của nhân viên hoặc tổng hợp lương của các phòng. 2. Yêu cầu của hệ thống quản lý lương. Do công ty mới được thành lập vẫn đang trong quá trình tự hoàn thiện và mở rộng qui mô, ban lãnh đạo muốn khuyến khích thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng việc tính lương phải dựa trên công sức lao động thực thụ của từng nhân viên trong công ty. Vì vậy, việc tính lương không chỉ phụ thuộc vào hệ số lương của từng nhân viên mà còn phụ thuộc vào bảng chấm công nhân viên. Vì lí do đó, hệ thống quản lý lương phải bao gồm bộ phận quản lý chấm công và bộ phận quản lý tính lương. 2.1. Quản lý chấm công. Trong hệ thống thông tin quản lý lương, bộ phận quản lý về chấm công có trách nhiệm tổng hợp thông tin chấm công của tất cả các phòng ban rồi từ đó làm cơ sở cho bộ phận tính lương. Mỗi phòng ban đều có bảng chấm công riêng để ghi chép lại toàn bộ thông tin về thời gian lao động của nhân viên như: tổng số ngày công làm việc, số ngày nghỉ phép có lương, số ngày nghỉ phép không lương, số giờ làm thêm... Hệ thống cần lưu tất cả các thông tin về chấm công trong một kho dữ liệu. Cán bộ trực tiếp tham gia cập nhật dữ liệu chấm công phải hoàn toàn chính xác, tránh bỏ xót, nhầm lẫn các thông tin làm sai lệch việc tính lương. 2.2 Quản lý tính lương. Động cơ quan trọng nhất thúc đẩy tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp hoạt động là phân phối thu nhập và kích thích vật chất. Tiền lương là một nội dung cơ bản của vấn đề đãi ngộ nhân sự. Tiền lương là khoản thu nhập cơ bản của người lao động. Khi nhân viên cảm thấy việc trả lương không xứng đáng với việc làm của họ, họ sẽ không bao giờ hăng hái tích cực làm việc. Kích thích vật chất (tiền thưởng) là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất và công tác. Từ những thông tin về chấm công, bộ phận quản lý tính lương cần phải tính toán chính xác, kịp thời tiền lương cho người lao động. Đặc biệt là các khoản tiền thưởng, mức lương hợp lý cho những nhân viên có năng lực cao, hoàn thành tốt công việc và tận tâm với sự phát triển của công ty. 3. Đánh giá tính khả thi. Khả thi về tổ chức. Đề tài được áp dụng tại công ty Thiết bị điện Cửu Long dự kiến không chỉ phù hợp với các chính sách về nhân sự mà còn có thể giúp nhà quản lý thực hiện tốt hơn công việc quản lý của mình. Việc tạo ra một hệ thống quản lý lương mới mẻ, tiện lợi, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng đồng thời tạo tâm lý thoải mái cho người lao động. Việc đưa hệ thống quản lý lương mới vào không gây bất cứ trở ngại nào cho các hệ thống hoạt động khác. Và vì hệ thống mới sử dụng khá dễ dàng nên người trực tiếp sử dụng sẽ nhanh chóng thích ứng và thực hiện thành thạo. Khả thi về kỹ thuật Hệ thống quản lý lương cũ hầu hết được thực hiện bằng tay và nếu dùng đến phần mềm thì chỉ đơn thuần là các bảng tính Excel. Trong khi, công ty lại trang bị một hệ thống các thiết bị khá tiên tiến. Do vậy, việc đưa vào hệ thống quản lý lương mới sẽ khai thác được một cách tốt nhất các tính năng của thiết bị kỹ thuật trong công ty. Như vậy, việc áp dụng hệ thống mới không chỉ phù hợp với công nghệ sẵn có mà lợi ích của nó còn bù lại chi phí mà nhà quản lý bỏ ra để mua công nghệ. Khả thi về tài chính. Do phần mềm không quá lớn, việc cài đặt và sử dụng dễ dàng nên tổn thất về mặt thời gian là không đáng có. Mặt khác, chi phí bỏ ra để sử dụng cũng không nhiều nên khả năng thu được lợi ích là có thể. II. Phân tích chi tiết hệ thống. 1. Sơ đồ luồng thông tin hệ thống tính lương tại công ty Thời điểm Nhân viên Phòng kế toán Giám đốc Sổ chấm công Kiểm tra đối chiếu số ngày công Ngày công đã đối chiếu Cập nhật dữ liệu vào máy. Tệp dữ liệu chấm công Lập báo cáo Báo cáo lương Hàng ngày Cuối kỳ Sổ chấm công Tính lương Các phích vật lý. Phích luồng thông tin. Tên tài liệu: Sổ chấm công Mô tả: Là sổ ghi ngày công của tất cả nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Bảng chấm công của từng phòng Đích: Phòng kế toán. Phích kho dữ liệu. Tên tài liệu: Ngày công đã đối chiếu Mô tả: Số ngày công của nhân viên đã kiểm tra và đối chiếu là đúng Tên IFD có liên quan: SDLTT Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Bảng chấm công của từng phòng Đích: Phòng kế toán. Tên tài liệu: Báo cáo lương Mô tả: Bảng tổng hợp lương của tất cả nhân viên. Tên IFD có liên quan: SDLTT. Vật mang: Bằng giấy (in) hoặc đĩa mềm, đĩa cứng. Nguồn: Phòng kế toán . Đích: Lãnh đạo và các bộ phận liên quan Phích kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu: Sổ chấm công Mô tả: Là nơi lưu trữ số liệu về ngày công của nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT Vật mang: Bằng giấy Chương trình hoặc người truy nhập : Kế toán viên Tên kho dữ liệu: Tệp dữ liệu chấm công Mô tả: Là nơi lưu trữ số liệu về ngày công của tất cả nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT Vật mang: Đĩa cứng. Chương trình hoặc người truy nhập : Kế toán viên Phích xử lý. Tên xử lý: Kiểm tra đối chiếu số ngày công Mô tả: Kiểm tra tính chính xác của số ngày công Tên IFD có liên quan: SDLTT Phân ra thành các IFD con: - Kiểm tra số ngày công - Kiểm tra số ngày nghỉ. Phương tiện thực hiện: Thủ công. Sự kiện khởi sinh: Phát sinh ngày công nhân viên. Chu kỳ: Hàng ngày. Tên xử lý: Cập nhật dữ liệu vào máy. Mô tả: Nhập các số liệu về chấm công đã được kiểm tra vào máy. Tên IFD có liên quan: SDLTT Phân ra thành các IFD con: - Tổng hợp thông tin. - Nhập dữ liệu vào các form. Phương tiện thực hiện: Giao tác người và máy. Sự kiện khởi sinh: Các số liệu đã tổng hợp. Chu kỳ: Hàng ngày. Tên xử lý: Lập báo cáo. Mô tả: Lập bảng báo cáo về tình hình lương của nhân viên. Tên IFD có liên quan: SDLTT. Phân ra thành các IFD con: - Tổng hợp dữ liệu. - Lập báo cáo theo mẫu. Phương tiện thực hiện: Tự động bằng máy. Sự kiện khởi sinh: Yêu cầu lập báo cáo của lãnh đạo cấp trên. Chu kỳ: Cuối kỳ báo cáo hoặc thời điểm yêu cầu báo cáo. Tên xử lý: Tính lương. Mô tả: Tính lương chi tiết và tổng hợp của nhân viên trong công ty. Tên IFD có liên quan: SDLTT. Phân ra thành các IFD con: - Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu. - Tính lương theo yêu cầu. Phương tiện thực hiện: Tự động bằng máy. Sự kiện khởi sinh: Yêu cầu tính lương của lãnh đạo cấp trên. Chu kỳ: Cuối kỳ tính lương. 2. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống. Bộ phận quản lý tính lương Lãnh đạo Công ty thiết bị điện Cửu Long Tính lương Nhân viên Yêu cầu phiếu lương Ngày công Báo cáo lương Phiếu trả lương 2.1. Sơ đồ ngữ cảnh. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống tính lương. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. Nhân viên 1.0. Kiểm tra ngày công 2.0. Nhập dữ liệu Ngày công D2: Tệp chấm công 3.0. Tính lương 4.0. Thống kê lương D1: Nhân viên Lãnh đạo và các bộ phận khác Báo cáo Ngày công đã kiểm tra Lương đã tính D3: Bảng lương Số liệu trong hệ thống Sơ đồ DFD mức 0 hệ thống tiền lương. Các phích logic. Phích xử lý logic. Tên xử lý: Kiểm tra ngày công. Mô tả: Xem xét tính chính xác của số ngày công. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Luồng dữ liệu vào: Số ngày công của nhân viên trong công ty. Luồng dữ liệu ra: Số ngày công đã được kiểm tra tính chính xác. Kho dữ liệu sử dụng: D1: Tệp nhân viên. Mô tả logic của xử lý: Sau mỗi ngày, kế toán viên tiến hành kiểm tra và tổng hợp ngày công rồi mới nhập vào máy. Tên xử lý: Nhập dữ liệu. Mô tả: Tổng hợp dữ liệu và nhập vào máy. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Luồng dữ liệu vào: Số ngày công đã được kiểm tra. Luồng dữ liệu ra: Số liệu trong hệ thống Kho dữ liệu sử dụng: D2: Tệp chấm công. Mô tả logic của xử lý: Sau khi đã tổng hợp ngày công, kế toán tiến hành nhập liệu vào các màn hình phù hợp. Tên xử lý: Tính lương. Mô tả: Máy tính tự động xử lý dữ liệu và tính lương. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Luồng dữ liệu vào: Yêu cầu tính lương của lãnh đạo. Luồng dữ liệu ra: Lương đã được tính, chuẩn bị cho việc lập báo cáo. Mô tả logic của xử lý: Dựa vào điều kiện lọc, xuất dữ liệu, máy tự động xử lý dữ liệu và tính lương sao cho phù hợp với yêu cầu. Tên xử lý: Thống kê lương. Mô tả: Kế toán viên sử dụng những dữ liệu về lương đã được tính để lập báo cáo đáp ứng yêu cầu quản lý. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Luồng dữ liệu vào: Lương đã được tính. Luồng dữ liệu ra: Các báo cáo tổng hợp và chi tiết. Kho dữ liệu sử dụng: D3: Tệp bảng lương. Mô tả logic của xử lý: Dựa vào yêu cầu lập báo cáo và mẫu báo cáo, kế toán viên sẽ lập báo cáo cung cấp cho lãnh đạo và các đơn vị khác. Phích luồng dữ liệu. Tên luồng: Ngày công . Mô tả: Ngày công được chấm sau mỗi ngày làm việc. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Nguồn: Nhân viên trong công ty. Đích: Bộ phận kiểm tra ngày công. Tên luồng: Ngày công đã kiểm tra. Mô tả: Ngày công đã được kiểm tra và đều chính xác. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Nguồn: Bộ phận kiểm tra ngày công. Đích: Bộ phận nhập liệu. Tên luồng: Lương đã tính. Mô tả: Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống được đưa ra để xử lý và tính lương theo yêu cầu. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Nguồn: Bộ phận tính lương trong hệ thống. Đích: Bộ phận lập báo cáo trong hệ thống. Tên luồng: Báo cáo. Mô tả: Các báo cáo lương gửi cho ban lãnh đạo và các đơn vị khác trong và ngoài công ty. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Nguồn: Bộ phận lập báo cáo trong hệ thống. Đích: Ban lãnh đạo và các đơn vị khác trong và ngoài công ty. Tên kho: Tệp nhân viên - D1. Mô tả: Tệp là nơi lưu trữ các thông tin về nhân viên. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Các xử lý liên quan: Kiểm tra ngày công và xử lý dữ liệu. Phích kho dữ liệu. Tên kho: Bảng lương – D3. Mô tả: Đây là nơi lưu trữ các báo cáo lương đã lập của các kỳ báo cáo trước. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Các xử lý liên quan: Thống kê lương. Tên kho: Tệp chấm công – D2. Mô tả: Đây là nơi lưu trữ dữ liệu về ngày công của nhân viên. Tên DFD liên quan: DFD mức 0. Các xử lý liên quan: Tính lương. 2.3. Sơ đồ phân rã chức năng. Phân rã mức 1 của chức năng 1.0 Kiểm tra chứng từ. Nhân viên 1.2. Chấm công 1.3. In bảng chấm công Ngày công đã kiểm tra 1.1. Kiểm tra ngày công Bảng chấm công Bảng chấm công Phòng kế toán ngày công Phân rã mức 1 của chức năng 2.0 Nhập dữ liệu. Nhân viên Ngày công đã kiểm tra 3.0. Tính lương 2.2. Nhập dữ liệu vào form Số liệu đã tổng hợp Dữ liệu đã nhập D2: Tệp chấm công 2.1. Tổng hợp số liệu Phân rã mức 1 của chức năng 3.0 Tính lương. Nhân viên 3.1. Xác định số ngày công 3.2. Tính BHXH 3.3. Tính lương phép Mã NV D1: Bảng nhân viên 3.4. Tính lương Phụ cấp D2: Bảng chấm công D2: Bảng chấm công Tổng ngày công Ăn trưa Khen thưởng 3.5. Tính lương thực lĩnh Tiền BHXH Tiền ăn trưa Tiền thưởng Tiền phụ cấp Tổng lương Tiền nghỉ phép Lương thực lĩnh 4.0. Thống kê lương D3: Bảng lương Hệ số BHXH Phân rã mức 1 của chức năng 4.0 Thống kê lương. Nhân viên 4.1. Xác định yêu cầu thống kê 4.2. Thống kê theo yêu cầu Giám đốc Yêu cầu Yêu cầu đã xác định Báo cáo Nhân viên Phiếu lương III. Thiết kế logic. Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra. Để thiết kế CSDL cho hệ thống, phân tích viên dựa vào các thông tin đầu ra sau: Bảng chấm công, bảng lương. Bảng lương Danh sách thuộc tính của thông tin đầu ra Bảng lương: - Tháng - STT (R) - Mã nhân viên (R) - Tên nhân viên (R) - Hệ số lương cơ bản (R) - Hệ số lương bảo hiểm (R) - Hệ số phụ cấp chức vụ (R) - Bậc thưởng (R) - Tiền ăn trưa (R) - Tiền làm thêm (R) - Tiền nghỉ phép (R) - Tiền thưởng (R) - Tiền BHXH (R) - Bổ sung (R) - Tiền phụ cấp lưu động (R) - Tiền phụ cấp khu vực (R) - Tiền phụ cấp chức vụ (R) - Tổng lương (S) - Giám đốc - Kế toán - Ký nhận Những thuộc tính thứ sinh và những thuộc tính ít có ý nghĩa (Giám đốc, kế toán, ký nhận, STT) được loại bỏ khi chuẩn hoá mức1. Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Bảng lương Tháng Mã nhân viên Tên nhân viên Hệ số lương cơ bản Hệ số lương bảo hiểm Hệ số phụ cấp chức vụ Bậc thưởng Tiền ăn trưa Tiền làm thêm Tiền nghỉ phép Tiền thưởng Tiền BHXH Bổ sung Tiền phụ cấp lưu động Tiền phụ cấp khu vực Tiền phụ cấp chức vụ Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Bảng lương Tháng Mã nhân viên Bậc thưởng Tiền ăn trưa Tiền làm thêm Tiền nghỉ phép Tiền thưởng Tiền BHXH Bổ sung Tiền phụ cấp lưu động Tiền phụ cấp khu vực Tiền phụ cấp chức vụ Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Hệ số lương cơ bản Hệ số lương bảo hiểm Hệ số phụ cấp chức vụ Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 3 từ tệp ban đầu thu được các tệp sau: Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Hệ số lương cơ bản Hệ số lương bảo hiểm Hệ số phụ cấp chức vụ Bảng lương Tháng Mã nhân viên Tiền ăn trưa Tiền làm thêm Tiền nghỉ phép Tiền thưởng Tiền BHXH Bổ sung Tiền phụ cấp lưu động Tiền phụ cấp khu vực Tiền phụ cấp chức vụ Khen thưởng Tháng Mã nhân viên Bậc thưởng Bảng chấm công. Bảng chấm công nhân viên công ty bao gồm các thông tin sau: Tháng STT (R) Mã nhân viên (R) Tên nhân viên (R) Mã chức vụ (R) Mã phòng ban (R) Ngày công (R) Ngày ăn trưa (R) Ngày làm thêm (R) Ngày nghỉ hưởng BHXH (R) Ngày công tác xa (R) Ngày lưu động (R) Tổng số (S) Người lập Ký nhận (S) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Bảng chấm công Tháng Mã nhân viên Tên nhân viên Mã chức vụ Mã phòng ban Ngày công Ngày ăn trưa Ngày làm thêm Ngày nghỉ hưởng BHXH Ngày công tác xa Ngày lưu động Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Bảng chấm công Tháng Mã nhân viên Ngày công Ngày ăn trưa Ngày làm thêm Ngày nghỉ hưởng BHXH Ngày công tác xa Ngày lưu động Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Mã chức vụ Mã phòng ban Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Bảng chấm công Tháng Mã nhân viên Ngày công Ngày ăn trưa Ngày làm thêm Ngày nghỉ hưởng BHXH Ngày công tác xa Ngày lưu động Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ Mã chức vụ Tên chức vụ Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban 2. Mô tả các bảng dữ liệu. 2.1. Bảng Nhân viên Thực thể NHANVIEN lưu trữ thông tin về nhân viên đang làm việc trong công ty. Bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm về cập nhật cũng như chỉnh sửa thông tin nhân viên mỗi khi có thay đổi. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 MaNV TenNV Điachi Đienthoai LCB LBH HSPC MaCV MaPB C C C N Float Float Float C C 10 20 30 10 8 8 8 10 10 Khoá chính Khoá ngoại Khoá ngoại 2.2. Bảng Lương Thực thể BANGLUONG lưu trữ thông tin về tính lương của nhân viên theo từng tháng, sau đó dựa vào số liệu này để đưa ra các báo cáo lương. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Thang MaNV TienAT TienLT Tienthuong TienNP TienBHXH TienPCLD TienPCCV TienPCKV Bosung N C N N N N N N N N N 8 10 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Khoá chính Khoá ngoại 2.3. Bảng chấm công Thực thể CHAMCONG lưu thông tin về thời gian làm việc của nhân viên. Bộ phận quản lý chấm công sẽ có trách nhiệm tổng hợp thông tin và cập nhật vào hệ thống. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 3 4 5 6 7 8 Thang MaNV NgayAT NgayLT Ngaycong NgayNBH NgayCTX NgayLD N C N N N N N N 8 10 8 8 8 8 8 8 Khoá chính Khoá ngoại 2.4. Bảng Chức vụ Thực thể CHUCVU lưu thông tin về các loại chức vụ hiện có trong công ty. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 MaCV TenCV C C 10 20 Khoá chính 2.5. Bảng Phòng ban Thực thể PHONGBAN lưu thông tin về các phòng ban trong công ty. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 MaPB TenPB C C 10 20 Khoá chính 2.6. Bảng Khen thưởng Thực thể KHENTHUONG lưu thông tin về bậc thưởng của từng nhân viên trong mỗi tháng. STT Tên thuộc tính Kiểu Kích thước Ràng buộc 1 2 3 Thang MaNV Bacthuong N C Float 8 10 8 Khoá chính Khoá ngoại 3.Sơ đồ quan hệ thực thể IV. Các phương án của giải pháp. 1. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức. Các ràng buộc có liên quan tới tổ chức. - Phân bố người sử dụng: Hệ thống phục vụ cho tổ chức có qui mô nhỏ nên chỉ phân bố cho người sử dụng trong cùng một toà nhà. - Thời gian: Hệ thống sẽ đưa ra báo cáo sau cuối mỗi tháng để tổng hợp tình hình lương của toàn công ty từ đó nộp báo cáo cho ban giám đốc. Hàng ngày bộ phận chuyên trách cập nhật dữ liệu trên giấy, cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp sau đó nhập vào hệ thống để từ đó làm căn cứ tính lương. - Nhân lực: Các kế toán tham gia trực tiếp vào hệ thống phải có kinh nghiệm sử dụng máy tính ít nhất là trên 1 năm. Mức độ hiểu biết tin học cũng cần phải nắm rõ ít nhất là tin học văn phòng, có thể sử dụng được phần mềm khi đã được hướng dẫn kỹ. - Phân bố của trang thiết bị: 1 máy in đặt tại phòng kế toán phục vụ việc in các báo cáo tiền lương. Máy chủ đặt tại phòng giám đốc, hệ thống máy trạm chia sẻ dữ liệu đặt tại các phòng. 1.2. Các ràng buộc về tin học. - Phần cứng: Để đảm bảo phần mềm chạy với tốc độ nhanh, hệ thống máy vi tính cần phải đạt tiêu chuẩn sau: + RAM: ít nhất 64MB + Dung lượng bộ nhớ trong: ít nhất 120MB RAM. + Dung lượng bộ nhớ ngoài: ít nhất ổ cứng 20GB. - Phần mềm: hệ thống máy tính tại công ty đã được cài đặt sẵn phần mềm kế toán, phần mềm Microsoft Office… và chưa dùng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để lưu trữ dữ liệu, mới chỉ dùng bảng tính Excel. Vì vậy, cần phải cài đặt hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro. 2. Xác định biên giới cho phần tin học hoá. Tin học hoá hoàn toàn mọi xử lý. Khi đó, các thông tin liên quan đến nhân viên sau khi được nhập vào hệ thống thông qua màn hình nhập liệu sẽ được tự động xử lý để lên các báo cáo về lương đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. . V. Thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết vào/ra. Thiết kế vật lý các đầu ra. Các đầu ra của hệ thống tính lương là các báo cáo có liên quan đến lương như báo cáo tổng hợp và chi tiết lương kỳ1 và kỳ 2, báo cáo thanh toán BHXH... - Lựa chọn vật mang tin: Vật mang tin có nhiệm vụ chuyển tải và lưu trữ thông tin. Có 4 vật mang chính được sử dụng để trình bày thông tin. Với các báo cáo về lương thì vật mang tin là bằng giấy khổ A4, nhưng trước khi in ra giấy cho phép người sử dụng xem trước báo cáo trên màn hình. - Bố trí thông tin trên vật mang (trên màn hình hoặc trên giấy): theo qui định của ban giám đốc và công ty. 1.2. Thiết kế vào. Đầu vào của hệ thống là các thông tin liên quan đến nhân viên như số ngày công làm việc, chức vụ... Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Lựa chọn phương tiện nhập: ở đây, phương thức nhập được lựa chọn cho hệ thống là nhập trực tiếp lên các thiết bị vào (bàn phím, chuột). Tức là nhân viên nhập liệu thực hiện nhập thủ công những dữ liệu đã được ghi trên một tài liệu nguồn vào máy tính thông qua một thiết bị cuối. 2. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là: giao tác bằng tập hợp lệnh, giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn và giao tác dựa vào các biểu tượng. Hệ thống thông tin tiền lương sử dụng cách thức giao tác với phần tin học hoá chủ yếu bằng các phím trên bàn phím và qua thực đơn, trong nhiều trường hợp phải dùng đến tập hợp lệnh. VI. Triển khai hệ thống thông tin. 1. Công cụ sử dụng để phát triển hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý lương có nhiệm vụ chính là tự xử lý các thông tin liên quan đến việc tính lương cho nhân viên và đưa ra các báo cáo khi cần thiết. Những báo cáo về tiền lương là một trong nhiều báo cáo kế toán không quá phức tạp song đòi hỏi độ chính xác cao. Do vậy, nó đòi hỏi phải sử dụng một hệ quản trị dữ liệu tin cậy. Mặt khác, do Công ty thiết bị điện Cửu Long có qui mô không quá lớn nên dữ liệu về hệ thống tính lương không nhiều nên không cần đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu lớn mà chỉ cần một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở mức trung bình. Từ những lí do trên cùng với những ưu điểm nổi bật của Visual Foxpro mà em đã trình bày ở chương I, nên em quyết định lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro làm công cụ để phát triển hệ thống. 2. Menu hệ thống. 2.1. Menu hệ thống mức 1. Hệ thống quản lý tiền lương Kế toán lương và các khoản phải nộp Hệ thống 2.2. Menu hệ thống mức 2. Hệ thống Hệ thống Lưu trữ số liệu Trợ giúp Kết thúc Quản lý người sử dụng Tham số hệ thống Kết thúc Các qui định Khai báo người sử dụng Khai báo tham số hệ thống Cài đặt phông chữ Lưu trữ số liệu Kế toán lương và các khoản phải nộp. Kế toán lương Danh mục từ điển và tham số Báo cáo về tiền lương Cập nhật số liệu 2.3. Menu hệ thống mức 3. Bảng ngày nghỉ thanh toán BHXH Bảng công sản xuất/Ăn trưa/Ca ba Bảng công làm ngoài giờ Tính lương Hệ số thưởng sản phẩm Tiền tạm ứng Các khoản bổ xung và điều chỉnh Cập nhật số liệu Hệ số phụ cấp trách nhiệm Danh mục từ điển và tham số Danh mục phòng ban phân xưởng Danh sách CBCNV Bảng thanh toán BHXH Danh mục phòng ban phân xưởng Danh sách CBCNV Bảng tổng hợp lương kỳ 2 Bảng thanh toán lương kỳ 1 Bảng lương độc hại Bảng tổng hợp lương Báo cáo về tiền lương Bảng thanh toán lương kỳ 2 Bảng tiền thưởng sản phẩm 3. Phân quyền. 3.1 Phân nhóm cho các user. Theo công ty, ta có 3 nhóm bộ phận sau: - Ban giám đốc. - Bộ phận kế toán. - Nhân viên Để tiện việc phân quyền, ta chia ra thành 3 nhóm như sau: - Ban giám đốc: nhóm 1N. - Bộ phận kế toán: nhóm 2N. - Nhân viên: nhóm 3N. 3.2. Phân quyền sử dụng các chức năng trong chương trình. Menu Hệ thống. Hệ thống Tham số hệ thống Lưu trữ số liệu Quản lý người sử dụng Trợ giúp Kết thúc - Nhóm 1N có toàn quyền trên menu hệ thống. - Nhóm 2N có quyền trên menu hệ thống, trừ menu Quản lý người sử dụng. - Nhóm 3N chỉ có quyền trên menu Lưu trữ số liệu. Menu Kế toán lương và các khoản phải nộp. Kế toán lương và các khoản phải nộp Cập nhật số liệu Danh mục từ điển và tham số Báo cáo về tiền lương - - Nhóm 1N có quyền trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Cập nhật số liệu. - Nhóm 2N có quyền trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Danh mục từ điển và tham số. - Nhóm 3N chỉ có quyền xem trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Cập nhật số liệu. VII. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống. 1. Phương pháp cài đặt. Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Có 4 kiểu cài đặt cơ bản: Trực tiếp, Song song, Cục bộ từng bộ phận và Phân giai đoạn. Do phần mềm không quá lớn, việc sử dụng dễ dàng và cũng được sự ủng hộ của các thành viên trong công ty, hệ thống mới dễ thích nghi với yêu cầu của công ty, nên phương pháp cài đặt thí điểm cục bộ được lựa chọn. Với phương pháp này, công ty tránh được việc bỏ ra chi phí lớn so với cài đặt song song. Mặt khác, nếu hệ thống mới tỏ ra không đáp ứng được các yêu cầu của công ty thì việc huỷ bỏ cũng trở nên dễ dàng. Cài đặt hệ thống mới Thời gian Hệ thống mới Hệ thống mới Hệ thống cũ Thời gian Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Thời gian Phương pháp cài dặt song song áp dụng cho bộ phận 1 Phương pháp cài đặt trực tiếp áp dụng cho bộ phận 2 2. Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng. 2.1 Việc đào tạo người sử dụng bao gồm các công việc: - Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống: Do chương trình có giao diện với người sử dụng là các menu hệ thống, nên người sử dụng dễ dàng đăng nhập hệ thống. Khi người sử dụng đưa ra các yêu cầu, họ chỉ việc theo các menu để đi vào chi tiết rồi từ đó, phần mềm sẽ tự động tính toán và xuất thông tin ra theo đúng yêu cầu của người sử dụng. - Các kiến thức máy tính cơ bản: Với các kế toán tham gia trong hệ thống tính lương, việc nắm rõ các kiến thức cơ bản về máy tính là đã có như sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, các kiến thức nghiệp vụ kế toán tiền lương thành thạo. Tuy nhiên, cần giúp người sử dụng nắm rõ được một số câu lệnh cơ bản của ngôn ngữ Visual Foxpro để khi cần có thể dùng để điều khiển hệ thống. 2.2. Hỗ trợ người sử dụng. Khi hệ thống được chấp nhận thử nghiệm, hỗ trợ người sử dụng cài đặt phần cứng hoặc phần mềm. Trong quá trình thử nghiệm hệ thống, người sử dụng tuy đã làm quen được với hệ thống song vẫn có nhiều vướng mắc cần tháo gỡ. Vì vậy, người hỗ trợ phải giúp trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của người sử dụng. Khi gặp bất kể một vấn đề nào không phù hợp với hệ thống, người hỗ trợ có thể đưa ra các đề nghị thay đổi hệ thống. 3. Một số thuật toán chính của chương trình 3.1. Thuật toán đăng nhập hệ thống. Kết thúc Nhập tên người sử dụng Nhập mật khẩu người sử dụng Kiểm tra tên người sử dụng Bắt đầu Truy nhập hệ thống Kiểm tra mật khẩu Hiện thông báo Tiếp tục? T3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. F3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. T3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. F3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. T3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. F3.1. Giải thuật đăng nhập hệ thống. 3.2. Thuật toán nhập dữ liệu Bắt đầu Hiện thông báo Kết thúc Hiện giao diện thêm mới dữ liệu Nhập dữ liệu mới Lưu dữ liệu Kiểm tra dữ liệu Tiếp tục thêm? Nhập dữ liệu mới T F T F 3.3. Thuật toán in báo cáo lương Hiện giao diện nhập yêu cầu tính lương Nhập yêu cầu tính lương Hiện bảng lương theo yêu cầu Hiện màn hình định dạng báo cáo Nhập yêu cầu định dạng In báo cáo? Bắt đầu Tiếp tục in? In báo cáo Kết thúc F F T T 4. Thiết kế giao diện người máy 4.1. Màn hình đăng nhập hệ thống. 4.2. Màn hình giao diện chính 4.3. Giao diện Form Khai báo tham số hệ thống 4.4. Giao diện Form Phân quyền người sử dụng 4.5. Giao diện Form Sửa đổi người sử dụng 4.6. Giao diện Form Khai báo người sử dụng 4.7. Giao diện Form Thêm nhân viên 4.8. Giao diện Form Thêm phòng ban 4.9. Giao diện Form Tính lương Kết quả đầu ra 5.1. Báo cáo danh mục phòng ban 5.2. Báo cáo Bảng thanh toán lương kỳ 2 5.3. Báo cáo Bảng tổng hợp lương Kết luận Với ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực, tiền lương là một đòn bẩy kinh tế giúp nhà quản lý khai thác tối đa năng lực người lao động. Vì vậy, đề tài này được thực hiện xuất phát từ nhu cầu thực tế nhằm đáp ứng những yêu cầu của hệ thống thông tin tiền lương một cách chính xác và đầy đủ nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của nhà quản lý. Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty Thiết bị điện Cửu Long” tuy có qui mô nhỏ song nếu việc thử nghiệm thành công sẽ góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển và hoàn thiện của Công ty. Chương trình cơ bản đã hoàn thành song phần quản lý nhân sự vẫn còn sơ sài, nếu có thể em sẽ nhanh chóng phát triển và bổ sung thêm phần này. Với việc thực hiện chuyên đề này, em đã nghiên cứu được nhiều vấn đề lý luận cũng như thực tiễn về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý tiền lương nói riêng. Do trình độ còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên việc thực hiện chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô. Qua đây, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Thạc sỹ Nguyễn Văn Thư đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Em cũng xin chân thành cám ơn các cán bộ nhân viên trong công ty FAST đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo TS. Trương Văn Tú – TS. Trần Thị Song Minh Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà nội, 2000 ThS. Trần Công Uốn Giáo trình cơ sở dữ liệu, NXB Thống Kê, Hà nội, 2000 PGS.TS. Hàn Viết Thuận Giáo trình cấu trúc dữ liệu, NXB Thống Kê, Hà Nội, 1999 Thạc Bình Cường Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Hà Nội, 2000 ThS. Đinh Thế Hiển Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà Nội, 1999 6. TS. Võ Văn Nhị Kế toán tài chính (áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam), NXB Thống Kê, Hà nội, 2001