Chuyên đề Phương hướng hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật

i điều hành sản xuất kinh doanh toàn Xí nghiệp, do cấp trên uỷ nhiệm; chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước công ty và trước toàn thể cán bộ công nhân viên của toàn Xí nghiệp về mọi hoạt động của Xí nghiệp . Dưới giám đốc là hai phó giám đốc Phó giám đốc 1 : Trực tiếp quản lí các đội xây lắp điện 1,2,3 và phòng thiết kế, ngoài ra phó giám đốc 1 còn phụ trách về mặt kỹ thuật. Phó giám đốc 2 : Trực tiếp quản lí các đội xây lắp 4,5,6 và Xưởng cơ khí , ngoài ra phó giám đốc 2 còn phụ trách về mặt hành chính. Các công việc cụ thể do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Các phòng ban được phân công theo chức năng và nhiệm vụ như sau : Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng thực hiện công tác pháp chế hành chính quản trị và đời sống; tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, bảo vệ thanh kiểm tra và quốc phòng toàn dân cùng một số chức năng khác. Phòng kế hoạch kĩ thuật : Giúp giám đốc quản lí và điều hành công việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lí vật tư, thiết bị thi công, quản lí kĩ thuật, khảo sát thiết kế, thi công xây lắp, kĩ thuật an toàn vệ sinh công nghiệp, chất lượng sản phẩm , thông tin nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Phòng tài chính kế toán : Giúp giám đốc điều hành và quản lí trong lĩnh vực tài chính, kế toán; thay mặt giám đốc giám sát và phản ánh toàn bộ qúa trình sản xuất kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp thông tin cần thiết để giám đốc nắm được tình hình kinh doanh và tài sản của Xí nghiệp để có những biện pháp định hướng nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả quản lí và sản xuất kinh doanh cuả Xí nghiệp. Phòng thiết kế : Trực tiếp khảo sát thiết kế các công trình do Giám đốc Xí nghiệp giao. Các đội xây lắp điện : Là đơn vị sản xuất trực thuộc Xí nghiệp, hoạt động theo chế độ hạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán, hàng quý báo cáo quyết toán với Xí nghiệp. Xưởng cơ khí : Là đơn vị trực thuộc Xí nghiệp, hoạt động theo chế độ hạch toán phân xưởng, có trách nhiệm gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các loại cột thép, xà đỡ tiếp địa và tổ chức thi công xây lắp các công trình do Xí nghiệp giao. Mỗi đơn vị phòng ban đều có chức năng riêng, song mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ sản xuất và lợi ích của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. II. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp. 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán thực hiện công tác kế toán chung của Xí nghiệp, tại các đội xây lắp các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình, định kì nộp báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành của các công trình và các báo cáo khác lên phòng tài chính kế toán Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất xác định kết quả kinh doanh, xác định nghĩa vụ với nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn nhưng các đơn vị trực thuộc không xác định kết quả riêng, lợi nhuận được phân bổ theo quy định của Bộ tài chính. Cơ cấu bộ máy kế toán và nhiệm vụ : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán : Là người lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của toàn bộ kế toán Xí nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp. Kế toán trưởng giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lí và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỉ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các số liệu kinh doanh, phát hiện ra các khẳ năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác, bảo đảm cho hoạt động của Xí nghiệp thu được hiệu quả cao. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ đôn đốc nhân viên và xử lí các công việc khác của kế toán trưởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp lí và tiết kiệm, quản lí các đội sản xuất. Ngoài ra phó phòng kế toán còn kiêm theo dõi kế toán tài sản cố định , tiền lương. Khi có biến động về tài sản cố định, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài sản liên quan. Định kì, căn cứ vào tỉ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc để lập các báo cáo về tài sản cố định. Theo dõi, trích lập các quỹ :BHXH, BHYT, KPCĐ, tính và theo dõi các nguồn lương, phân bổ tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp, quản lí chi tiêu các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo đúng quy định của Xí nghiệp; kiểm soát chứng từ và báo cáo tài chính các đơn vị cấp dưới, thực hiện chế độ tài chính ở các đơn vị đó. Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ quản lí tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Căn cứ vào các bản thiết kế, dự toán cho từng công trình và bảng bóc tách khối lượng vật tư, kế toán nguyên vật liệu quản lí việc cung ứng cho từng công trình thi công. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành kiêm theo dõi nội bộ : Có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kì phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lí doanh nghiệp; đề xuất các biện pháp tăng cường quản lí và tiết kiệm chi phí sản xuất; định kì lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và dúng thời hạn; tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng : Thực hiện kế toán vốn bằng tiền chuyển khoản phát sinh ở Xí nghiệp. Theo dõi kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra các bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc trước khi nhập vào máy vi tính; phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kì theo quy định. Thủ quỹ : Quản lí tiền mặt, ngoại tệ của Xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ để nhập xuất và vào sổ quỹ kịp thơì theo nguyên tắc cập nhật. Kế toán tại các đội sản xuất : Mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ phát sinh tại đội mình, kiểm tra tính chính xác của chứng từ, phân loại và định kì cuối tháng gửi về Phòng Kế toán Xí nghiệp làm căn cứ ghi sổ. 2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Xí nghiệp 2.1. Hệ thống sổ kế toán tại Xí nghiệp : Thực chất việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp là thiết kế cho mỗi đơn vị trực thuộc một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có nội dung hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của Xí nghiệp. Với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lí, Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật đã sử dụng hình thức sổ Nhật kí chung để ghi sổ kế toán. Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Cụ thể : - Sổ tổng hợp gồm có : Sổ nhật kí chung mở cho từng năm. Sổ nhật kí chuyên dùng mở cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Sổ cái các tài khoản mở cho từng năm - Sổ kế toán chi tiết gồm : Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết. 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ Xí nghiệp có 6 đội sản xuất và một Xưởng cơ khí, các đội sản xuất và Xưởng cơ khí không mở sổ sách cũng như hạch toán riêng. Trước đây, Xưởng cơ khí chỉ đảm nhiệm việc chế tạo các sản phẩm cơ khí đơn giản để phục vụ quá trình thi công, nhưng vài năm gần đây Xưởng cơ khí cũng trở thành một đội thi công, trực tiếp tham gia thi công các CT. Mỗi đội sản xuất và Xưởng cơ khí có bộ phận kế toán riêng, có nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra, đối chiếu tính chính xác của các chứng từ gốc phát sinh ở đội mình, và định kì cuối mỗi tháng gửi các chứng từ gốc về Phòng kế toán của Xí nghiệp. Tại Phòng kế toán của Xí nghiệp, căn cứ vào các chứng từ do các đội gửi lên, kế toán Xí nghiệp tiến hành phân loại chứng từ theo từng phần hành kế toán , sau đó vào các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc. Tiếp theo kế toán Xí nghiệp ghi vào sổ nhật kí chung, sổ nhật kí chuyên dùng, Sổ cái các tài khoản và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kì, kế toán Xí nghiệp cộng số liệu trên các sổ cái, lập bảng cân đối để kiểm tra. Từ các sổ thẻ kế toán chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết; theo dõi và đối chiếu sổ phát sinh, số dư các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết và ghi các bút toán điều chỉnh nếu có. Cuối cùng, kế toán Xí nghiệp lập các báo cáo kế toán. iii. hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp 1. Hạch toán chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp Đối với doanh nghiệp thi công xây lắp thì nguyên vật liệu là khoản chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá thành, thường chiếm tới 60%. Việc hạch toán chính xác, đầy đủ khoản chi phí này giúp doanh nghiệp đề ra được kế hoạch giá thành hợp lí. Do đặc trưng của hoạt động xây lắp là địa điểm thi công phân tán, có khi một công trình liên quan đến nhiều địa phương khác nhau nên việc xây dựng một kho chung để cất trữ vật liệu là rất khó khăn. Vì vậy, ở Xí nghiệp, nguyên vật liệu mua về không qua kho và được xuất thẳng tới chân công trình để sử dụng ngay. Mặt khác do đặc thù của ngành xây lắp điện là tính đơn chiếc, mỗi công trình ở một địa hình khác nhau, có chiều dài khác nhau trên những địa bàn dân cư phân bố cũng khác nhau nên việc thiết kế cho mỗi công trình là khác nhau, do đó, vật tư mua cho mỗi công trình sẽ khác nhau về chủng loại, số lượng. Mỗi công trình chỉ mua đúng, mua đủ chủng loại vật tư cần thiết mà không để tồn kho. Do vậy vật tư mua về được xuất thẳng tới chân công trình. Vật liệu chính của Xí nghiệp là các loại máy biến áp, công tơ, cáp điện, cột điện, xi măng, cát, đá sỏi … Vật liệu phụ gồm gỗ, tre, dây thép, sơn… Do Xí nghiệp không có bộ phận sản xuất vật liệu nên Xí nghiệp chủ yếu sử dụng nguyên vật liệu mua ngoài. Vật liệu có thể mua tại chân công trình hoặc từ nơi khác chuyển đến. Giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho công trình được tính : Giá thực tế vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển. Khi nhận giao khoán thi công công trình của Xí nghiệp, cán bộ cung ứng của đội thi công sẽ căn cứ vào dự toán thiết kế để bóc khối lượng vật tư theo từng chủng loại, đặt mua theo đúng số lượng, chủng loại quy định và bàn giao trực tiếp cho cán bộ phụ trách thi công tại chân công trình. Chứng từ mua vật liệu phải là hoá đơn tài chính ( liên đỏ ) theo mẫu 01 GTKT-3LL; chứng từ vận chuyển có thể là hợp đồng vận tải. Kế toán đội thi công căn cứ vào hoá đơn mua hàng, lập phiếu xuất thẳng vật liệu. Phiếu nhập xuất thẳng phải có đủ chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán đội, người giao hàng, người nhập hàng. Hoá đơn mua hàng và Phiếu nhập xuất thẳng sẽ được kế toán đội tập hợp lại, định kì theo tháng gửi về phòng kế toán Xí nghiệp để làm căn cứ ghi sổ và hạch toán chi phí ( xem biểu số 01, 02 ). Tuy vật liệu của Xí nghiệp được mua và xuất thẳng mà không qua kho, nhưng để tiện cho việc theo dõi, quản lí trên sổ sách, kế toán Xí nghiệp vẫn sử dụng TK 152- Nguyên, vật liệu để hạch toán. Như vậy, nghiệp vụ mua nguyên vật liệu ngày 16 tháng 12 năm 2005 tại Xưởng cơ khí sử dụng cho CT Tiểu khu 7 Hát Lót được kế toán Xí nghiệp hạch toán như sau : Nợ TK 152 : 73.145.700đ (chi tiết cầu dao : 5.400.000đ cáp bọc 50 : 33.092.500đ cáp bọc 70 : 34.635.200đ ) Nợ TK 133 : 3.657.285đ Có TK 111 : 76.802.985đ Đồng thời ghi : Nợ TK 621 : 73.145.700đ ( chi tiết – CT Tiểu khu 7 Hát Lót ) Có TK 152 : 73.145.700đ Định kì cuối tháng khi nhận được chứng từ do kế toán các đội thi công gửi lên, sau khi kiểm tra tính chính xác, hợp lí, hợp lệ, thì căn cứ vào các Phiếu nhập xuất thẳng, kế toán Xí nghiệp lập các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc theo từng tài khoản ghi Có ( TK 111, 141, 331,…) ( Bảng số 3). Các bảng liệt kê này được đánh số thứ tự từ BK 01, BK 02, BK 03, …, theo từng tháng để tiện theo dõi kiểm tra. Sau đó, kế toán Xí nghiệp tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã phát sinh trên các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ghi Có các TK để lập Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc kết chuyển chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp ( Bảng số 4 ), sau đó tổng hợp vào sổ Nhật kí chung, Nhật kí chuyên dùng và Sổ Cái các TK liên quan. Quá trình hạch toán đối với khoản chi về công cụ dụng cụ cũng được hạch toán tương tự như với nguyên liệu, vật liệu, tài khoản sử dụng là TK 153- Công cụ dụng cụ. Do thời gian thi công thường dài nên công cụ, dụng cụ khi xuất dùng cho sản xuất thường phân bổ một lần ( cả trong trường hợp xuất dùng cho quản lí) Tuy nhiên trong quý IV/2005, tại Xưởng cơ khí không phát sinh chi phí về công cụ dụng cụ cho sản xuất cũng như cho quản lí. Biểu số 01 Mẫu số 01 GTKT – 3LL 02 - B CG : 075848 Hoá đơn ( gtgt ) Liên 2 ( giao khách hàng ) Ngày 16 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng : Nhà máy chế tạo thiết bị điện. Địa chỉ : Khối 3A Thị trấn Đông Anh – Hà Nội. Điện thoại : ……………….. MST : 0100101322001 – 1 Họ và tên người mua hàng : Lê Lam Thanh. Đơn vị : XN dịch vụ khoa học kĩ thuật Địa chỉ : Số 599 Nguyễn TrãI – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST : 01001009530031 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cầu dao DN35/600A Bộ 01 5400000 5.400.000 2 Cáp bọc AV50 m 5425 6100 33.092.500 3 Cáp bọc AV70 m 4226 8200 34.653.200 Cộng tiền hàng : 73.145.700 Thuế suất 5% Tiền thuế GTGT 3.657.285 Tổng cộng tiền thanh toán 76.802.985 Số tiền bằng chữ : Bảy mươi sáu triệu tám trăm linh hai ngàn chín trăm tám lăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Kí, ghi rõ họ tên) ( Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 02 Đơn vị XNDVKHKT Số 54 Địa chỉ : 599 NT- TX-HN phiếu nhập xuất thẳng Ngày 16 tháng 12 năm 2005 Nợ : Có : Họ và tên người giao hàng : Lê Lam Thanh Hoá đơn số : 075848 Ngày 16 tháng 12 năm 2005 của nhà máy chế tạo thiết bị điện Nhập xuất thẳng cho công trình tiểu khu 7 Hát Lót – Mai Sơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng CT T/tế Đơn giá Thành tiền 1 Cầu dao DN35/600A Bộ 01 5400000 5.400.000 2 Cáp bọc AV50 m 5425 6100 33.092.500 3 Cáp bọc AV70 m 4226 8200 34.653.200 Tổng cộng 73.145.700 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy ba triệu một trăm bốn lăm ngàn bảy trăm đồng. Người giao hàng Người nhập hàng Kế toán đội Đội trưởng (Kí, ghi rõ họ tên ) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên Bảng số 3 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc- xí nghiệp ( chi bằng tiền mặt ) Quý IV năm 2005 - chi tiết Xưởng cơ khí ( trích ) ĐV : đồng CT Người nhận tiền Diền giải Tên công trình TK ghi Nợ TK ghi Có 111 Số Ngày 141 133 152 331 334.1 334.2 338.7 627 … 54 16 th 12 Lê Thanh Lam Mua cầu dao Tkhu 7 HL 270.000 5.400.000 5.670.000 Lê Thanh Lam Mua cáp bọc Tkhu 7 HL 1.654.625 33.092.500 34.747.125 Lê Thanh Lam Mua cáp bọc Tkhu 7 HL 1.732.660 34.653.200 36.385.860 Cộng 3.657.285 73.145.700 76.802.985 … Bảng số 4 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ( kết chuyển vật liệu trực tiếp ) Quý 4 năm 2005 tại Xưởng cơ khí ĐV : đồng Chứng từ Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ TK 621 Ghi có TK 152 STT NT Thiết kế KC VL KSTKế Sơn La- Mường Lầm 62.227.935 62.227.935 … Xây lắp KC VL CT Mộc Châu – vạn Yên 653.964.033 653.964.033 KC VL CT Thượng Phong-Sơn La 46.477.500 46.477.500 KC VL TT CT Tiểu khu 7 Hát Lót 500.888.462 500.888.462 … Cộng 1.147.478.453 1.147.478.453 Bảng số 5 Nhật kí chung- Xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải Số hiệu Số tiền TK Nợ Có … BKê 33/IV Mua cầu giao, cáp bọc - XCK 152 73.145.700 111 73.145.700 BKê 33/IV Thuế GTGT được khấu trừ 133 3.657.285 111 3.657.285 KC NVL TT 621 73.145.700 … 152 73.145.700 Bảng số 6 Sổ cái tk 621- xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có Dư cuối quý III … K/c VL trực tiếp ngày 16/12 152 73.145.700 K/c CPNVL trực tiếp 154 73.145.700 … Cộng phát sinh quý IV 1.417.478.453 1.417.478.453 Dư cuối quý IV 2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, các công trình xây lắp là công trình điện vừa và nhỏ, công việc thi công chủ yếu do con người làm nên chi phí về nhân công cũng là một khoản chi phí quan trọng trong chi phí sản xuất của Xí nghiệp. Việc hạch toán tốt chi phí nhân công là một điều kiện tốt cho công tác quản lí, để thấy được nhu cầu thực tế về nhân công cho mỗi công trình, trên mỗi địa bàn, từ đó giúp cho việc tổ chức sản xuất kinh doanh được tốt nhất, đúng tiến độ thi công, tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, nó còn góp phần khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động, góp phần hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo thu nhập tốt. Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp là tiến hành trên nhiều địa bàn khác nhau, cách xa nhau về mặt địa lí nên công tác di chuyển các yếu tố sản xuất đến chân công trình gặp nhiều khó khăn, phức tạp, gia tăng đáng kể chi phí vận chuyển. Để hạn chế những khó khăn này, bên cạnh lực lượng lao động thuộc biên chế của mình, Xí nghiệp còn sử dụng lao động thuê ngoài, nhất là tận dụng lao động tại chỗ. Số lao động thuê ngoài này do đội trưởng các đội thi công thuê, quản lí và trả lương theo quy định của Xí nghiệp. Xí nghiệp có hai hình thức thuê lao động ngoài đó là : - Thuê lao động theo thời vụ : Hợp đồng thuê là 3 tháng, nếu đơn vị thấy cần thì có thể kí gia hạn hợp đồng, mức lương trả theo tháng hoặc ngày tuỳ theo thoả thuận. Số lao động này phải có đầy đủ hồ sơ và hợp đồng lao động lưu ở Phòng Tổ chức – Hành chính của Xí nghiệp và phải có trách nhiệm thực hiện mọi nội quy của Xí nghiệp. - Thuê lao động tại chân công trình : Đối với những công trình hay công việc có yêu cầu về tiến độ thi công khẩn trương hoặc mang tính đặc thù của địa phương, đơn vị có thể thuê thêm những lao động ngay tại địa phương nơi có công trình. Các thủ tục về kí hợp đồng hoặc thanh quyết toán cũng phải thực hiện theo quy định của Xí nghiệp, thường là kí hợp đồng giao khoán theo khối lượng công việc cụ thể. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp ở Xí nghiệp gồm : - Tiền lương, các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất. - Tiền công trả cho nhân công thuê ngoài. Do Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán nên đối với lao động thuộc biên chế hưởng lương theo hình thức khoán sản phẩm. Định kì, Phòng kế toán Xí nghiệp căn cứ vào Bảng thanh toán lương do Phòng Tổ chức –Hành chính chuyển đến để xác định các khoản phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ, rồi nộp cho các đơn vị có thẩm quyền, và báo nợ cho các đội. Việc tính lương cho cán bộ công nhân viên tính theo điểm. Công thức tính : Li = Ltgi + Lspi Trong đó : - Li : thu nhập về lương của người lao động thứ i trong quý. - Ltgi : Lương thời gian của người lao động thứ i trong quý theo lương cấp bậc : Ltg = ( Lcb + Pc )i x Nci NCcđ Trong đó : (Lcb + Pc)i : Tổng lương cấp bậc và phụ cấp khác theo chế độ của lao động thứ i. NCcđ : Ngày công làm việc theo chế độ ( 22 ngày/ tháng ) Nci : Ngày công làm việc thực tế của lao động thứ i. - Lspi = Nci x Ki x Kc với : Ki : Hệ số sản phẩm của người lao động thứ i được tính từ 0 đến 10, do đội trưởng và Công đoàn đơn vị đánh giá theo năng suất lao động của công nhân. Kc : Hệ số chia lương chung : Kc = Qsp Qsp : Quỹ lương sản phẩm được Xí nghiệp phân chia cho đơn vị theo sản lượng thực hiện được duyệt trong quý của đơn vị. Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền lương là Bảng tính điểm năng suất lao động ( đối với lương sản phẩm ) và Bảng chấm công ( đối với lương thời gian ), Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ( Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp). Bảng tính điểm được lập căn cứ vào các tiêu thức được quy định trong quy chế chi lương của Xí nghiệp và thực tế làm việc của công nhân viên. Việc trả lương cho công nhân viên không tiến hành theo tháng mà theo từng quý và chia làm hai đợt trong quý, Xí nghiệp tiến hành tạm ứng lương ( lương tạm ứng không được vượt quá lương kế hoạch ) cuối quý quyết toán lương thực tế ( Bảng số 7 : Bảng quyết toán lương; Bảng số 8: Bảng phân bổ tiền lương; Bảng số 9 : Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc – K/c chi phí nhân công trực tiếp ). Theo quy chế phân phối lương của Xí nghiệp cho CBCNV, cuối quý, Xí nghiệp căn cứ vào sản lượng hoàn thành của các đội thi công để nghiệm thu sản lượng cho các đội, từ đó duyệt mức lương và hệ số thi đua của từng đội, hình thành quỹ lương CBCNV của đội. Kế toán đội thi công căn cứ hệ số thi đua, Bảng điểm, Bảng chấm công để lập Bảng thanh toán lương quý cho CBCNV trong đội của mình. Đối với lương của lao động thuê ngoài thì tuỳ vào hình thức thuê sẽ có hình thức trả lương riêng, cụ thể : - Lương lao động thuê theo thời vụ : Trả lương theo tháng, ngày tuỳ theo thoả thuận ( thường là trả theo ngày công ) trong hợp đồng lao động và năng suất cụ thể. Cuối quý, kế toán đội thanh toán lương cho lao động này theo thời gian và điểm năng suất. - Lương lao động hợp đồng giao khoán : Thuê theo khối lượng công việc và đơn giá cụ thể, trả tiền theo hợp đồng giao khoán. Lương thuê ngoài phải được Phòng Tổ chức, Hành chính – Lao động, tiền lương duyệt cho phù hợp với sản lượng hoàn thành và chế độ quy định. Cơ sở duyệt tiền lương là sản lượng hoàn thành và đơn giá lương của từng công trình. Kế toán Xí nghiệp hạch toán : Nợ TK 622 ( chi tiết từng CT )– Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 334 – Phải trả công nhân viên. Khi kết chuyển tập hợp chi phí sản xuất, hạch toán : Nợ TK 154( chi tiết từng CT ) – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Trong quý IV/2005 : Chi phí nhân công trực tiếp ở Xưởng cơ khí là : 256.659.555đ trong đó : Chi phí tiền lương của lao động thuộc biên chế của Xưởng : 72.226.591đ Chi phí tiền lương của lao động hợp đồng : 145.482.964đ Chi phí tiền lương của lao động thuê ngoài : 38.950.000đ Kế toán Xí nghiệp hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp : Nợ TK 622 ( chi tiết từng CT ) : 256.659.555đ Có TK 334( chi tiết – Xưởng cơ khí ) : 256.659.555đ Trong đó lương CBCNV : 72.226.591đ Lương HĐTV : 145.482.964đ Lương thuê ngoài : 38.950.000đ 3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công Có thể nói, chi phí sử dụng máy thi công là đặc trưng của ngành xây lắp. Tuy nhiên, hoạt động xây lắp ở Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật chủ yếu là việc đào hố chôn cột điện, lắp đặt các đường đây điện, các trạm biến áp…, phương pháp chủ yếu là thủ công, các công trình phát sinh khoản mục này không nhiều, hơn nữa, giá trị các loại máy thi công khá cao, vì vậy, khi phát sinh các nhu cầu, đơn vị thường thuê ngoài máy thi công. Các chi phí về máy thi công thuê ngoài, tiền lương công nhân điều khiển máy…Xí nghiệp đều hạch toán vào chi phí sản xuất chung – TK 627. Bảng số 7 Bảng quyết toán lương- xí nghiệp Quý IV năm 2005 - chi tiết Xưởng cơ khí ĐV : đồng TT Họ và tên Chức vụ Lương Ngày công Điểm NSLĐ Hệ số quy đổi Quỹ lương Tổng số Đã ứng BHXH, BHYT 6% Số còn lĩnh ký LCB PC LV CĐ L T gian L S phẩm 1 Nguyễn Tiến Văn 678.300 63.000 66 8 548 2.668.680 6.223.095 10.136.394 1.000.000 160.121 8.976.273 2 Lê Lam Thanh 388.500 66 5 350 1.398.600 3.973.784 6.167.141 1.000.000 83.916 5.083.225 3 Nguyễn Thị Bình 508.200 66 5 323 1.829.520 3.673.875 6.238.170 1.000.000 109.771 5.128.399 4 Đỗ Văn Hùng 357.000 37 4 148 720.491 1.681.304 2.738.056 43.229 2.694.827 5 Bùi Quang Ty 489.300 66 5 297 1.761.480 3.373.967 5.810.239 1.000.000 105.689 4.704.550 6 … Cộng 27.879.791 63.775.932 104.410.909 11.500.000 1.672.788 88.938.121 Trưởng phòng TC HC Trưởng đơn vị Người lập biểu Bảng số 8 Bảng phân bổ tiền lương- xí nghiệp Quý IV năm 2005 tại Xưởng cơ khí ĐV : đồng STT Diễn giải Nhân công Khối quản lí HĐ thời vụ Thuê ngoài CBCNV I Thiết kế 1 KSTKế Sơn La – Mường Lầm 51.208.000 10.000.000 7.000.000 1 T Kế Nam Định 5.616.782 1.226.591 … … … II Xây lắp 1 CT Mộc Châu Vạn Yên 29.500.500 30.840.000 50.000.000 10.000.000 2 CT Thượng Phong Sơn La 8.609.600 3 CT Tiểu khu 7 Hát Lót 11.805.900 8.110.000 10.000.000 … Cộng 145.482.964 38.950.000 72.226.591 17.000.000 Bảng số 9 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ( KC nhân công ) Quý IV năm 2005 tại Xưởng cơ khí ĐV : đồng TT Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ TK 622 Ghi Có TK334 3341(CBCNV) 3342(HĐ+TN) I Thiét kế KC NC Ttiếp KSTKế Sơn La Mường Lầm 61.208.000 10.000.000 51.208.000 KC NC Ttiếp TKế Nam Định 6.843.373 1.226.591 5.616.782 … II Xây lắp KC NC Ttiếp CT Mộc Châu Vạn Yên 110.340.500 50.000.000 60.340.500 KC NC Ttiếp CT Thượng Phong Sơn La 8.609.600 8.609.600 KC NC Ttiếp CT Tiểu khu 7 Hát Lót 29.915.900 10.000.000 19.915.900 … Cộng 256.659.555 72.226.591 184.432.964 Xưởng trưởng Người lập Bảng số 10 Nhật kí chung- xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải Số hiệu Tài khoản Số tiền Nợ Có … BPB/IV CP tiền lương CNSX - XCK 622 256.659.555 334 256.659.555 … Bảng số 11 Sổ cái TK 622- xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số tiền Nợ Có … Dư cuối quý III – XCK BPB/IV Tiền lương CBCNV – XCK 3341 72.226.591 BPB/IV Tiền lương HĐ thời vụ – XCK 3342 145.482.964 BPB/IV Tiền lương LĐ thuê ngoàI –XCK 3342 38.950.000 BK 38/IV K/c CP NC trực tiếp – XCK 154 256.659.555 Cộng phát sinh quý IV – XCK 256.659.555 256.659.555 Dư cuối quý IV - XCK … Bảng số 12 Trích bhxh – bhyt – kpcđ- xí nghiệp Quý IV năm 2005- chi tiết Xưởng cơ khí ĐV : đồng STT Họ và tên Tổng LCB và PC BHXH 20% LCB BHYT 3% LCB KPCĐ 2% QL 15% CP 5% LĐ trả Tổng 2% CP 1% LĐ Tổng 1% nộp 1% để lại Tổng Xưởng cơ khí 1 Nguyễn Tiến Văn 2.668.680 400.302 133.434 533.736 53.374 26.687 80.061 2 Lê Lam Thạch 1.398.600 209.790 69.930 279.720 27.972 13.986 41.940 3 Nguyễn Thị Bình 1.829.520 274.428 91.476 365.904 36.590 18.295 54.880 4 Đỗ Văn Hùng 720.491 108.074 36.024 144.098 14.410 7.205 21.615 5 Bùi Quang Ty 1.761.480 264.222 88.074 352.296 35.230 17.615 52.845 … Cổng 27.879.791 4.181.969 1.393.989 5.575.958 557.596 278.798 836.394 5.082.425 5.082.425 10.164.850 Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Có TK 111- Tiền thuê máy Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho máy thi công Có TK 334 – Phải trả công nhân viên điều khiển máy Tuy nhiên trong quý IV/2005, tại Xưởng cơ khí không phát sinh khoản mục chi phí này. 2. Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí không thể thiếu được trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. ở Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, ngoài những chi phí về vật liệu, nhân công sử dụng trực tiếp cho quá trình thi công xây lắp thì các chi phí sản xuất chung cũng phát sinh các yếu tố về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, nhân công. Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng phải chi ra các khoản chi tiếp khách, chi công tác phí, thanh toán tiền điện nước, chi phí thuê lán trại, kho bãi hay nhà ở cho công nhân sản xuất… Các khoản chi này gồm hai loại : chi phí chung có thể hạch toán trực tiếp và chi phí chung không thể hạch toán trực tiếp. Đối với những chi phí có thể hạch toán trực tiếp thì hạch toán ngay cho công trình, căn cứ vào các chứng từ : phiếu chi, hoá đơn bán hàng…để ghi sổ. Đối với chi phí không thể hạch toán trực tiếp cho từng công trình như tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lí đội, xưởng, chi về khấu hao tài sản cố định…thì phải tiến hành phân bổ theo các tiêu thức phù hợp cho từng công trình. Xí nghiệp thường chọn tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. *. Chi phí tiền lương nhân viên quản lí : Căn cứ vào Bảng điểm năng suất lao động, Bảng phân bổ tiền lương để hạch toán chi phí tiền lương của nhân viên quản lí. Ví dụ, tại Xưởng cơ khí, căn cứ vào Bảng điểm năng suất lao động, căn cứ vào quy chế chia lương của Xí nghiệp, kế toán Xí nghiệp xác định số tiền lương phải trả quý IV/2005 là 273.659.555đ. Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương, xác định lương khối quản lí ở Xưởng cơ khí là : 17.000.000đ, kế toán Xí nghiệp hạch toán : Nợ TK 6271( chi tiết – Xưởng cơ khí ) – Tiền lương nhân viên quản lí : 17.000.000đ Có TK 3341 – PTCNV thuộc biên chế : 17.000.000đ Căn cứ vào tiền lương cơ bản của CBCNV toàn Xí nghiệp, kế toán Xí nghiệp tiến hành trích BHXH, BHYT; căn cứ vào tiền lương thực tế để trích KPCĐ theo quy định, sau đó phân bổ các khoản này cho các đội thi công (Bảng số 13 ). Cuối quý, kế toán Xí nghiệp tập hợp từ các chứng từ do các đội gửi lên, tính các khoản trích theo lương của cả Xí nghiệp vào TK 627 : Nợ TK 627 Có TK 338 ( Chi tiết cho từng đội ) Ví dụ : tại Xưởng cơ khí, kế toán Xí nghiệp xác định 15% BHXH, 2% BHYT, 2% KPCĐ tính vào chi phí, kế toán hạch toán : Nợ TK 6271 ( Các khoản trích theo lương ) : 14.904.415đ Có TK 338 (chi tiết – Xưởng cơ khí ) : 14.904.415đ Chi tiết : 3382 : 10.164.850đ 3383 : 4.181.969đ 3384 : 557.596đ *. Trích khấu hao TSCĐ : TSCĐ của Xí nghiệp được kế toán mở sổ và thẻ tài sản cố định để theo dõi. Đầu mỗi quý, kế toán Xí nghiệp tiến hành trích khấu hao TSCĐ của toàn Xí nghiệp, phần khấu hao của TSCĐ phục vụ quản lí của Xí nghiệp được hạch toán vào TK 642, khấu hao TSCĐ phục vụ trực tiếp cho thi công được hạch toán vào TK 6274 sau đó phân bổ và báo Nợ cho các đội : Nợ TK 6274 ( số báo Nợ cho các đơn vị ) : 32.090.841đ Trong đó khấu hao phân bổ cho Xưởng cơ khí : 1.647.238đ Nợ TK 642 ( số KH dùng chung ở Xí nghiệp ) : 73.475.470đ Có TK 214 : 105.566.311đ và ghi Nợ TK 009 : 105.566.311đ. Bảng số 13 Sổ chi tiết TK 627- xí nghiệp Chi tiết Xưởng cơ khí ( Trích quý IV/2005 ) CT Diễn giải Nơi SD TK ĐƯ Tổng hợp Chi tiết TK 627 Nợ Có 6271 6272 6273 6274 6277 6278 … BPB/IV Phân bổ lương NVQlý XCK 334 17.000.000 17.000.000 BTL/IV Trích BHXH, … XCK 338 14.904.415 14.904.415 BK/IV Trích KHTSCĐ+ MMTB XCK 214 1.647.238 1.647.238 … K/c chi phí chung XCK 154 209.160.302 Cộng phát sinh quý IV XCK 209.160.302 209.160.302 Bảng số 14 Nhật kí chung- xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Nợ Có … BPB/IV Tiền lương nhân viên quản lí 6271 17.000.000 3341 17.000.000 BTL/IV Các khoản trích theo lương-XCK 6271 14.904.415 338 14.904.415 BK/IV KHTSCĐ phân bổ XCK 6274 1.647.238 214 1.647.238 … Bảng số 15 Sổ cái tk 627- xí nghiệp( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Dư cuối quý III – XCK 0 0 BPB/IV Tiền lương NVQL – XCK 3341 17.000.000 BTL/IV Các khoản trích theo lương – XCK 338 14.904.415 KHTSCĐ - XCK 214 1.647.238 … K/c chi phí SXC quý IV – XCK 154 209.160.302 Cộng phát sinh quý IV – XCK 209.160.302 209.160.302 Dư cuối quý IV - XCK 0 0 IV. Tổng hợp chi phí sản xuất và xác định giá trị sản phẩm xây lắp dở dang. 1. Tổng hợp chi phí sản xuất tại Xí nghiệp Toàn bộ chi phí sản xuất sau khi đã được tập hợp vào bên Nợ các TK 621, 622, 627, cuối kì kết chuyển sang bên Nợ TK 154 ( chi tiết theo từng công trình). Để tập hợp chi phí sản xuất, kế toán lập bảng kê phân tích chứng từ gốc ghi Nợ TK 154, ghi Có các TK 621, 622, 627 ( Bảng số 16 ). Ví dụ, tập hợp chi phí sản xuất của công trình Tiểu khu 7 Hát Lót ( Bảng số 17 ) : Kế toán Xí nghiệp hạch toán : Nợ TK 154 – Công trình Tiểu khu 7 Hát Lót : 634.812.253đ Có TK 621 : 500.888.462đ Có TK 622 : 29.915.900đ Có TK 627 : 104.007.891đ 2. Xác định giá trị sản phẩm xây lắp dở sang Tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kí thuật, sản phẩm dở dang cuối kì là các CT, HMCT mà đến cuối kì hạch toán vẫn còn trong giai đoạn thi công chưa hoàn thành. Thông thường để đánh giá sản phẩm dở dang một cách hợp lí, trước hết phải kiểm kê chính xác mức độ hoàn thành của khối lượng sản phẩm dở dang. Tuy nhiên, đối với Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, do khối lượng công trình nhiều, phân tán ở các địa phương khác nhau. Mặt khác phương thức thanh toán của Xí nghiệp là thanh toán sau khi công trình hoàn thành nên chi phí sản phẩm dở dang là toàn bộ chi phí của từng CT, HMCT phát sinh từ lúc khởi công cho đến cuối kì hạch toán đó ( nằm trên số dư Nợ TK 154- Chi phí kinh doanh dở dang ) . Chi phí dở dang cuối kì = Chi phí dở dang đầu kì + Chi phí phát sinh trong kì Bảng số 16 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ( K/c chi phí sản xuất ) Quý IV năm 2005 chi tiết Xưởng cơ khí ( trích ) STT Diễn giải Tên công trình Ghi Nơ TK 154 Ghi Có các TK 621 622 627 I Thiết kế KC VL, NC, CP KSTKế Sơn La-Mường Lầm 181.182.385 62.227.935 61.208.000 57.746.450 KC VL, NC, CP T Kế Nam Định 6.843.373 6.843.373 II Xây lắp 1 KC VL, NC, CP CT Mộc Châu-Vạn Yên 810.710.494 635.964.033 110.340.500 46.405.961 2 KC VL, NC, CP CT Thượng Phong-Sơn La 55.087.100 46.477.500 8.609.600 3 CT Tiểu khu 7 Hát Lót 634.812.253 500.888.462 29.915.900 104.007.891 Cộng 1.883.298.310 1.417.478.453 256.659.555 209.160.302 Bảng số 17 Sổ chi tiết tài khoản 154 – công trình tiểu khu 7 hát lót Trích phần chi tiết CT năm 2005 STT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Vật liệu Nhân công MTC CP chung Nợ Có 53 CT tiểu khu 7 Hát Lót Dư cuối quý III KC NVL 621 500.888.462 500.888.462 KC lương CBCNV 622 10.000.000 10.000.000 KC lương HĐTV 622 11.805.900 11.805.900 KC lương thuê ngoài 622 8.110.000 8.110.000 KC CPSX chung 627 104.007.891 104.007.891 KC CPSX 632 634.812.253 Cộng phát sinh quý IV 643.812.253 643.812.253 500.888.462 29.915.900 104.007.891 Số dư cuối quý Bảng số 18 Sổ cáI TK 154- xí nghiệp ( trích ) Năm 2005 ĐV : đồng Số hiệu CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có Số dư đầu quý IV – XCK 1.543.795.780 BK 36/IV KC CPNVL TT - XCK 621 1.417.478.453 BK 37/IV KC CPNC TT – XCK 622 256.659.555 KC CPSXC – XCK 627 209.160.302 … KC giá thành XL – XCK 632 982.432.059 Cộng phát sinh quý IV - XCK 1.883.298.310 Số dư cuối quý IV - XCK 2.444.662.031 Do công trình Tiểu khu 7 Hát Lót phát sinh gọn trong quý IV nên không có chi phí dở dang đầu kì và cuối kì, nên ở phần này xin lấy ví dụ về chi phí dở dang cuối kì của công trình xây lắp Mộc Châu – Vạn Yên : Đầu quý IV, công trình Mộc Châu – Vạn Yên có số dư Nợ TK 154 là : 721.774.616đ, tổng chi phí phát sinh trong quý IV/ 2005 : 810.710.494đ. Đến cuối quý IV/ 2004, công trình chưa hoàn thành bàn giao, tính đựơc chi phí dở dang cuối kì : Chi phí dở dang cuối kì = 721.774.616 + 810.710.494 = 1.532.455.105đ Các số liệu này được thể hiện trên Bảng báo cáo chi phí sản xuất và giá thành ( Bảng số 19 ). V. Phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Với đối tượng tính giá thành là các CT, HMCT. Giá thành CT, HMCT được xác định trên cơ sở tổng cộng chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến khi hoàn thành. Để giúp cho việc tính giá thành được đầy đủ, chính xác, Xí nghiệp đã chọn phương pháp tính giá thành theo phương pháp trực tiếp. Ví dụ với công trình Tiểu khu 7 Hát Lót : Sau khi xác định được gia thành CT bàn giao, Kế toán Xí nghiệp lập Báo cáo chi phí và tính giá thành CT ( Bảng số 19 ) và hạch toán : Nợ TK 632 - trong đó công trình Tiểu khu 7 Hát Lót : 634.812.253đ Có TK 154 - trong đó công trình Tiểu khu 7 Hát Lót : 634.812.253đ. Từ đó xác định doanh thu lỗ, lãi các công trình, kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành các công trình hoàn thành của toàn Xí nghiệp. Bảng số 19 Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành quý iv năm 2005 xí nghiệp (trích) STT Tên công trình Số dư đầu kì Chi phí phát sinh trong kì GT bàn giao NVL Nhân công CPC Cộng PS CBCNV Thuê ngoài I Thiết kế 1 KSTKế Sơn La - Mường Lầm 121.522.500 62.227.935 10.000.000 51.208.000 57.746.450 181.182.385 302.704.885 2 T Kế Nam Định 185.609.753 1.226.591 5.616.782 6.843.373 II Xây lắp 1 CT Mộc Châu – Vạn Yên 721.774.616 653.964.003 50.000.000 60.340.500 46.405.961 810.710.494 2 CT Thượng Phong – Sơn La 46.477.500 8.609.600 55.087.100 3 CT Tiểu khu 7 Hát Lót 500.888.462 10.000.000 19.915.900 104.007.891 634.812.253 634.812.253 … Cộng 1.543.795.780 1.417.478.453 72.226.591 184.432.964 209.160.302 1.883.298.310 982.432.059 Phần 3 : phương hướng hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật I. Nhận xét đánh giá ưu, nhược điểm về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp Với bất kì một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều cố gắng tối đa để đạt được mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để tối đa hóa lợi nhuận thì biện pháp tốt nhất mà doanh nghiệp có thể chủ động áp dụng là quản lí, giám sát chặt chẽ quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo mọi chi phí bỏ ra đều là hợp lí và được tận dụng hết trong quá trình sản xuất. Tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm là một chiến lược quan trọng trong kinh doanh. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là điều quan trọng và thường xuyên phải được nâng cao hoàn thiện. Với Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, mặc dù có nhiều ưu điểm song công tác kế toán của Xí nghiệp vẫn còn tồn tại một số vấn đề. Là một sinh viên thực tập chưa lâu ở Xí nghiệp nhưng em cũng đã rút ra một số vấn đề xin được mạnh dạn đưa ra trong bài viết này nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Xí nghiệp. 1. Công tác luân chuyển chứng từ Do địa bàn hoạt động của Xí nghiệp rất rộng, các công trình thi công của Xí nghiệp được tiến hành trên hầu khắp các tỉnh thành nên việc gửi chứng từ của các đội xây lắp về Xí nghiệp thường bị chậm, việc hạch toán từ đó kém tính kịp thời hơn. Ngoài ra, khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn tới những sai sót không đáng có như bỏ sót hay ghi nhầm nghiệp vụ hay số liệu…Từ đó các thông tin kế toán sẽ không còn được chính xác. Việc gửi chứng từ về Xí nghiệp chậm không chỉ ro nguyên nhân khách quan đã nêu mà còn do hình thức khoán của Xí nghiệp. Xí nghiệp tạm ứng cho các đội để các đội tự lo liệu về nguyên vật liệu, nhân công…nên trong nhiều trường hợp các đội phải xin khất nợ chứng từ để xin tạm ứng tiếp. Do vậy, Xí nghiệp nên đẩy nhanh việc luân chuyển chứng từ bằng cách : các đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ lần này mới được tạm ứng thanh toán lần sau, mức tạm ứng mỗi lần cần xem xét kĩ lưỡng. Việc này sẽ giúp cho các tổ đội có thể đẩy nhanh hơn quá trình thi công, đảm bảo tiến độ công trình. 2. Công tác nhập xuất thẳng nguyên liệu cho sản xuất. Nguyên liệu của Xí nghiệp khi mua về đều xuất thẳng đến chân công trình mà không qua kho, tuy nhiên kế toán vẫn sử dụng TK 152- nguyên liệu, vật liệu để hạch toán. Theo quy định của Chế độ Kế toán hiện hành thì TK 152 được sử dụnh khi nhập hoặc xuất kho nguyên vật liệu. Vì vậy, việc Xí nghiệp vẫn sử dụng TK này là chưa đúng nguyên tắc, mặt khác lại gây phức tạp hơn cho quá trình hạch toán. Vì vậy, khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập xuất thẳng tới chân công trình, kế toán nên hạch toán thẳng vào TK 621 hoặc TK 627. Ví dụ, với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, nhập xuất thẳng cho công trình phát sinh ngày 16 tháng 12 năm 2005, kế toán sẽ định khoản như sau : Tại xưởng cơ khí, kế toán hạch toán : Nợ TK 621 : 73.145.700đ Nợ TK 133 : 3.657.285đ Có TK 111 : 76.802.985đ Kế toán Xí nghiệp địmh khoản : Nợ TK 621 : 73.145.700đ Nợ TK 133 : 3.657.285đ Có TK 338 : 76.802.985đ 3. Quản lí chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chiếm tỉ trọng cao nhất trong tổng chi phí sản xuất. Hiện nay ở Xí nghiệp thực hiện cơ chế khoán, toàn bộ chi phí sản xuất là do các đơn vị tự tìm nguồn cung cấp, tự mua sắm theo dự toán và gửi chứng từ về Xí nghiệp. Điều này tạo ra sự chủ động cho các đơn vị sản xuất, nhưng mặt khác có thể xảy ra gian lận hoặc thất thoát, lãng phí trong khâu mua sắm, quản lí và sử dụng vật tư. Vì vậy, Xí nghiệp nên tăng cường kiểm tra, giám sát chi phí vật tư từ khâu mua sắm đến quá trình sản xuất. Cụ thể là kiểm tra giám sát các chứng từ mua vào và việc ghi chép, tổng hợp các chứng từ này; kiểm tra việc thực hiện định mức chi phí sử dụng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu; gắn trách nhiệm với các bộ phận có liên quan, từ đó có biện pháp thưởng phạt thích hợp. 4. Công tác xuất công, cụ dụng cụ cho sản xuất. Tại Xí nghiệp, việc xuất công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất hay cho quản lí đều được phân bổ một lần. Điều này có thuận lợi là giảm bớt được khối lượng ghi chép cho kế toán, tuy nhiên lại làm tăng chi phí ở kì có phát sinh. Vì vậy, để tránh sự biến động lớn về chi phí sản xuất trong kì, đối với một số công cụ, dụng cụ xuất trong kì mà có giá trị lớn có thể phân bổ cho nhiều kì. Giá trị chờ phân bổ có thể treo ở TK 1421- Chi phí trả trước ngắn hạn hoặc TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Khi xuất dùng kế toán hạch toán : Nợ TK 1421- Giá trị công cụ, dụng cụ xuất kho Có TK 153 Xác định giá trị phân bổ tính vào chi phí : Nợ TK 627 : Giá trị công cụ dụng cụ tính vào chi phí trong kì Có TK 142 5. Công tác hạch toán chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài Theo hệ thống kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 thì khoản mục chi phí sử dụng máy thi công được sử dụng theo phương pháp trực tiếp. ở Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, máy thi công hoàn toàn thuê ngoài, toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán vào TK 6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài. Điều này là chưa phù hợp với chế độ vì bản thân TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công cũng phản ánh phần chi phí thuê ngoài về máy thi công bên cạnh máy thi công của doanh nghiệp. Mặt khác, chi phí sử dụng máy thi công là khoản chi phí trực tiếp, việc phản ánh chung này sẽ gây ra sự nhầm lẫn, trùng lắp giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp trong hạch toán, việc cung cấp thông tin từ đó chưa thể hiện được tính ưu việt của thông tin kế toán. Tuy nhiên ở Xí nghiệp, khoản chi phí này rất ít phát sinh, và phát sinh thì tỉ trọng của nó trong tổng chi phí là rất nhỏ, không đáng kể, vì vậy có thể hạch toán vào TK 6277 nhưng cần chi tiết cho khoản mục chi phí sử dụng máy thi công ( tức là mở thêm tài khoản cấp 3, 4 cho TK 6277) và không hạch toán chung với các chi phí dịch vụ mua ngoài khác. Nếu trong thời gian tới, Xí nghiệp có đầu tư mua sắm máy thi công thì việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công được tiến hành trên TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công theo như chế độ kế toán đã quy định. Khi đó, các chi phí về thuê ngoài máy thi công cũng được hạch toán vào TK này. 6. Công tác trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Tại Xí nghiệp hiện nay không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Nếu công nhân nghỉ phép với số lượng lớn, không thường xuyên giữa các kì sẽ gây biến động về chi phí nhân công trực tiếp. Vì vậy, kế toán có thể trích trước tiền lương nghỉ phép nhằm mục đích dàn đều chi phí cho các kì trong năm. Tiền lương trích trước của công nhân được coi như một khoản chi phí phải trả, cần xác định kế hoạch và dự toán về chi phí tiền lương công nhân nghỉ phép trong cả niên độ. Cách tính như sau : Số phải trích = Tiền lương chính của Tỉ lệ trích công nhân sản xuất chính theo kế hoạch Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả của CNSX theo kế hoạch trong năm x 100% Tổng tiền lương chính phải trả của CNSX theo kế hoạch năm Hàng tháng tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép : Nợ TK 622- Chi phí NCTT Có TK 335- Chi phí phải trả Tiền lương thực tế phải trả cho công nhân chính nghỉ phép : Nợ TK 335 Có TK 334 Cuối niên độ kế toán tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch, nếu thiếu phải tiến hành trích thêm, nếu thừa thì ghi giảm chi phí. Trường hợp thiếu : Nợ TK 622 Có TK 335 Trường hợp thừa : Nợ TK 335 Có TK 622. 7. Công tác áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán Hiện nay tại Xí nghiệp, máy vi tính đã được trang bị đầy đủ ở Phòng Kế toán. Tuy nhiên việc tận dụng vào công tác hạch toán kế toán còn chưa triệt để. Với đội ngũ kế toán trẻ, năng động hiện nay của Xí nghiệp, cùng với hình thức kế toán ghi sổ Nhật kí chung, Xí nghiệp cần tận dụng hơn nữa máy vi tính trong công tác kế toán. Nếu có thể, trong thời gian tới, Xí nghiệp nên tìm hiểu để tiến hành sử dụng một phần mềm kế toán như phần mềm kế toán EFFECT, phần mềm MISA hay FAST…, hoặc Xí nghiệp có thể đặt các công ty phần mềm viết một phần mềm kế toán riêng phù hợp với đặc thù SXKD của Xí nghiệp. Như vậy, có thể sẽ giúp cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành được nhanh, gọn, chính xác, giảm bớt được công việc thủ công cho nhân viên kế toán. II. Biện pháp hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong Xí nghiệp. Nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất vật chất nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng, muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn quan tâm tới vấn đề giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm mà vẫn bảo đảm chất lượng. Trong hoạt XDCB, biện pháp tốt nhất để hạ giá thành là thực hiện tiết kiệm các loại chi phí sản xuất và nâng cao năng suất lao động. 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Công tác kế toán của Xí nghiệp hiện nay được tổ chức theo hình thức tập chung mà không phân cấp hạch toán cho các đội xây lắp trực thuộc, toàn bộ công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành đều do Phòng Kế toán Xí nghiệp đảm nhiệm. Do đó công việc cập nhập số liệu, ghi chép sổ sách dồn vào cuối tháng khi Phòng Kế toán Xí nghiệp nhận được chứng từ do các đội gửi lên, việc cung cấp thông tin cho cấp quản lí không đảm bảo tính kịp thời. Xí nghiệp nên để các đội xây lắp tổ chức hạch toán riêng, Xí nghiệp chỉ quản lí thông qua các TK nội bộ như TK 136, 336, như vậy công việc kế toán của Phòng kế toán Xí nghiệp được giảm bớt và cũng đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán. 2. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu Việc thu mua vật tư nên căn cứ vào dự toán và tiến độ thi công để tránh thất thoát vật tư, ứ đọng vốn; giảm chi phí và quản lí tốt chi phí thuê kho bãi để tập kết nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu thông dụng như xi măng, vôi, cát, sỏi, đá, sắt, thép…nên khuyến khích mua tại chân công trình, tại các nhà máy đóng trên địa bàn thi công, nhằm giảm chi phí thu mua, vận chuyển vật liệu. Địa bàn hoạt động của Xí nghiệp rất rộng, do đó Xí nghiệp nên mở rộng hơn nữa mối quan hệ với các nhà cung cấp để có nguồn hàng lâu dài và ổn định. Mặt khác Xí nghiệp cũng nên tăng cường tìm kiếm các nhà cung cấp với giá cả và chất lượng thích hợp, như vậy việc thu mua vật liệu được tiến hành nhanh chóng thuận tiện. Bên cạnh đó, nếu có thể Xí nghiệp nên tận dụng một cách hợp lí vật liệu thay thế do các địa phương sản xuất, tận dụng phế phẩm, phế liệu thu hồi, nhằm giảm chi phí xử lí, từ đó giảm chi phí sản xuất, hạ được giá thành sản phẩm. 3. Tăng năng suất lao động Tăng năng suất lao động là giảm mức hao phí cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Đây là một nhân tố quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành. Để thực hiện được vấn đề này, Xí nghiệp cần nghiên cứu các biện pháp thi công một cách khoa học, các khối lượng công việc cần được xắp xếp theo một trình tự hợp lí, liên tục không bị gián đoạn ngắt quãng, hạn chế tối đa thời gian chết; vật liệu cần được cung cấp kịp thời cho thi công. Xí nghiệp nên cải tiến kĩ thuật, áp dụng các kĩ thuật mới vào hoạt động xây lắp, nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng cần quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên bằng các chế độ tiền lương, tiền thưởng một cách hợp lí nhằm khuyến khích người lao động cống hiến hết mình cho công tác ở Xí nghiệp, kích thích phát triển sản xuất. Kết luận Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là một yếu tố quan trọng trong công tác hạch toán kế toán của mỗi doanh nghiệp. Chi phí thấp, giá thành hạ là mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều hướng tới, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay nước ta đang sắp ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO. Chính vì thế vấn đề hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp là thực sự cần thiết, đặc biệt trong các doanh nghiệp xây lắp nơi mà chi phí sản xuất chiếm tỉ trọng chủ yếu trong tổng giá thành. Qua một thời gian thực tập tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật, em mới tìm hiểu được một số vấn đề cơ bản về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp. Em cũng xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và tính gía thành tại Xí nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng cùng các anh, chị ở Phòng Kế toán Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật đã quan tâm giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 5 năm 2006 Sinh viên : Nguyễn Thị Minh Tâm. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Nhà xuất bản Thống kê - 2004. 2. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán – Nhà xuất bản Thống kê - 2002 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán – Nhà xuất bản Tài chính – 2005. 4. Chứng từ, tài liệu kế toán tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật. 5. Tạp chí kế toán – Bộ Tài chính. Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét đánh giá của giáo viên hướng dẫn Họ và tên giáo viên : Trần Thị Phượng Nhận xét về chuyên đề của sinh viên: Nguyễn Thị Minh Tâm Lớp: Kế toán K14 - VB2 Tên đề tài: Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật thuộc Công ty Tư vấn Xây dựng Điện I