Chuyên đề Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty văn phòng phẩm Cửu Long

ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang hoạt động trong các lĩnh vực như: Xuất khẩu trực tiếp; Sản xuất kinh doanh các loại vỏ chai nhựa PET, các loại bao bì bằng nhựa PP, sản xuất kinh doanh các sản phẩm văn phòng phẩm; Kinh doanh các thiết bị, vật tư, ngành nhựa, văn phòng phẩm, kim khí hóa chất, ngành in và các ngành khác( trừ hoá chất Nhà nước cấm); Kinh doanh các thiết bị vật tư, nhiên liệu phi nông nghiệp( không bao gồm thuốc bảo vệ) với tổng giá trị tài sản lên trên 40 tỉ đồng Các sản phẩm văn phòng phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long hiện đang cung cấp cho khách hàng khắp cả nước. Bao PP cung cấp cho các công ty trong và ngoài nước như: Công ty liên doanh xi măng Nghi Sơn( Việt Nam- Nhật Bản), Công ty liên doanh xi măng Chifon Đài Loan và các công ty xi măng Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hoàng Mai, Phú Thọ… và các sản phẩm khác phục vụ chè, khoáng sản, thức ăn gia súc…; Chai PET cung cấp cho các công ty liên doanh nước ngoài và trong nước như: Công ty liên doanh nước tinh khiết Laska của Thụy Sĩ, Công ty Dược Tenamyd Canada, Công ty Bia Hà Nam, Nada( Việt Nam- Đan Mạch), Hương Sen( Thái Bình), bia Hải Phòng và các công ty nước giải khát lớn tại miền Bắc, miền Trung của Việt Nam Mặc dù mức độ cạnh tranh trên thị trường khá găt gắt nhưng doanh thu của Công ty hàng năm đều tăng trưởng. Năm 2000 đạt 19, 5 tỷ đồng, đến năm 2006 đạt 123 tỷ đồng, tăng 630%. Có được điều này là nhờ Công ty luôn nỗ lực duy trì chất lượng sản phẩm, mở rộng sản phẩm bằng cách đầu tư thêm dây chuyền sản xuất; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 Vượt lên trên những khó khăn sức ép của thị trường, Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long giờ đã trở thành thương hiệu được tín nhiệm trong sản xuất bao bì và hàng năm phòng phẩm đảm bảo đầy đủ đời sống cho Cán bộ công nhân viên. Thu nhậo người lao động bình quân là 2 triệu đồng/tháng. Mức cổ tức hàng năm tăng trưởng năm 2004, 2005 là 12%; năm 2006 là 13%. Trong quá trình hội nhập của đất nước ta hiện nay đặt ra cho Công ty nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức. Về triền vọng phát triển, bên cạnh sản phẩm truyền thống, Công ty không nhừng mở rộng sản xuất sản phẩm mới cao cấp về hàng văn phòng phẩm, chai PET, bao bì nhựa PP… Phấn đấu là một trong các nhà cung cấp có thế mạnh về hàng văn phòng phẩm và hàng nhựa. Mục tiêu Công ty hướng đến trong thời gian tới là xuất khẩu được sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Bằng những cố gắng của mình Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đã được thưởng huy chương vàng tại hội chợ triển lãm quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam từ năm 1994 và được người tiêu dùng bịnh chọn nhiều năm là Hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức. 2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. Mới đầu, công ty là một phân xưởng sản xuất của nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà, trực thuộc Công ty nhựa Việt Nam. Ngày 01/07/1991 với quyết định số 308 CNN- TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ quyết định tách riêng thành lập nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long. Nhà máy đi vào hoạt động với số vốn 2. 640 triệu đồng, sản xuất trên một diện tích 5. 250 m2 với thiết bị kỹ thuật thô sơ lạc hậu, trình độ tay nghề công nhân chưa cao. Từ năm 1991 đến năm 1993: Dựa trên cơ sở sản xuất đã có, doanh nghiệp đưa tình hình sản xuất đi vào ổn định, loại bỏ những sản phẩm sản xuất không có hiệu quả tập trung đẩy mạnh sản xuất sản phẩm là thế mạnh, nâng cao chất lượng sản phẩm Từ năm 1993 đén năm 1995 : Bên cạnh chiến lược sản xuất cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô sản xuất thì doanh nghiệp còn đầu tư về kỹ thuật và trang thiết bị sản xuất. Mua mới dây chuyền sản xuất bao bì PP của Trung Quốc với là 4 triệu bao/năm, mua máy thổi chai PVC với công suất thiết kế là 1, 8 triệu chiếc /năm. Đã thu hút và giải quyết cho hơn 100 lao động nhàn rỗi cho xã hội. Đặc biệt ngày 28 tháng 7 năm 1995 với quyết định 1016 QĐ_TCLĐ của bộ trưởng bộ công nghiệp đỏi tên thành công ty VPP Cửu Long, phù hợp với cơ chế thị trường mới của nước ta cũng như thế giới. Từ năm 1995 đến năm 2001: Nhiệm vụ của công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thị trường các tỉnh miền Nam và đa dạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường. Trên cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp, công ty đã nhận dệt bao xi măng lớn như Hoàng Thạch, Phú Thọ. . . dây chuyền sản xuất chai nhựa cũng được mở rộng và đa dạng. Công ty đã có đủ thiết bi kỹ thuật hoàn thiện từ khâu tạo phôi đến khâu thổi chai, cố gắng phấn đáu sản xuất 12 triệu chai/ năm. Từ năm 2001 đến năm 2003, công ty thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, thâm nhập thị trường. Đứng trước tình hình nền kinh tế đang mở cửa, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp, ngày 11/11/2003 công ty VPP Cửu Long được thành lập. Với vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 2. 700. 000. 000 đồng. Giá trị thực tế của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tại thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2003 để cổ phần hoá( Quyết định số 2270/QĐ-TCKT ngày 10 tháng 09 năm 2003 của Bộ Công Nghiệp) là 29. 853. 567. 566 đồng. Trong đó giá trị thực tế phần vốn nhà nước tại Công ty là 2. 677. 386. 500 đồng. Từ một doanh nghiệp Nhà nước, sau khi cổ phần công ty đã gặp không ít những khó khăn nhưng cũng tạo cho công ty nhiều thuận lợi. Khó khăn là công ty sẽ không còn được bao cấp của nhà nước, phải tự chịu trách nhiệm trước nhà nước và cổ đông tình hình sản xuất kinh doanh của mình, phải tìm hướng đi cho mình. Thuận lợi là công ty sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào Nhà nước nữa, sẽ năng động hơn trong việc cải tổ công việc sản xuất kinh doanh, đầu tư vào những mặt hàng có lợi, trang bị cho mình những máy móc hiện đại. . . Đứng trước những thuận lợi và khó khăn vừa nêu trên, ban lãnh đạo công ty đã đề ra kế hoạch và nhiệm vụ trong thời gian tới như sau: * Về mặt sản xuất: - Tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. - Đào tạo và nâng cao tay nghề của đội ngũ công nhân phục vụ cho sản xuất. - Tập trung tối đa vốn để phục vụ sản xuất. * Về kinh doanh: - Mở rộng mạng lưới tiêu thụ các mặt hàng truyền thống của công ty. - Đẩy mạnh công tác kinh doanh dịch vụ. - Tìm kiếm và xây dựng quan hệ để tiêu thụ sản phẩm mới của công ty. Sau hơn 10 năm thành lập và đi vào hoạt động, và nhất là khi cổ phần hoá gần 1 năm qua. Doanh thu của công ty ngày càng tăng. Một số chỉ tiêu của công ty VPP Cửu Long năm 2006 - 2007 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1. Bố trí cơ cấu vốn 1. 1 TSLĐ/TTS (%) 20, 8 21, 1 1. 2 TSCĐ/TTS (%) 79, 2 78, 9 2. Tỷ suất lợi nhuận 2. 1 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (%) 0. 29 0, 42 2. 2 Tỷ suất lợi nhuận/ vốn (%) 3, 15 4, 27 3. Tình hình tài chính 3. 1 Tình hình nợ phải trả so với toàn bộ TS (%) 40. 2 36, 5 3. 2 Khả năng thanh toán tổng quát =TSLĐ/NDH (%) 112. 2 115, 9 3. 3 Khả năng thanh toán nhanh=tiền hiện có/ NDH (%) 32 35, 6 2.3 Một số đặc điểm kinh tế kĩ thuật của Công ty 2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh Công ty có trụ sở chính tại số 536 A Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long hoạt động sản xuất kinh doanh, sản xuất mực, giấy than, chai PET, bao xi măng, bao PP. . . đáp ứng nhu cầu của thị trường. Xuất nhập khẩu trực tiếp. Kinh doanh thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bị ngành in. In bao bì và nhãn mác các loại. Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phi nông nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viết Cửu Long các loại. Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầu khách hàng Công ty cổ phần có nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các bộ nhân viên. Có nghĩa vụ khai báo tình hình tài chính của công ty cho Nhà nước và các cổ đông một cách trung thực và có nghĩa vụ nộp các khoản thuế cho Nhà nước và trả cổ tức cho cổ đông. 2.3.2 Đặc điểm về vốn, lao động và tiền lương Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh, là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, chi trả lương trang trải các chi phí trong quá trình sản xuất. Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực hiện tốt nên không t triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn. Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kết cấu tài sản cố định, quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, quá trình tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều. Với hơn 15 năm thành lập, hiện nay mức lương bình quân của CBCNV trong Công ty là 2 triệu/ tháng. Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc. Đặc điểm về lao động và rất đáng quan tâm để đội ngũ quản lý có các tác động thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sản làm việc của nhân viên Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ công nhân viên Công ty. Cơ cấu –trình độ lao động Phân loại Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động -Lao động gián tiếp -Lao động trực tiếp Người Người Người 120 30 90 100 25 75 140 32 108 100 22, 9 77, 1 2. Trình độ -Trên đại học -Đại học -Cao đẳng -Trung học Người Người Người Người 6 22 18 84 5 18, 3 15 61, 7 7 24 20 89 5 17, 1 14, 3 68, 6 Đối tượng tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc cao hơn thường là lao động gián tiếp tham gia vào hoạt động quản lý hoặc cán bộ kĩ thuật cho các phân xưởng của Công ty. Các đối tượng lao động trực tiếp thường là công nhân tham gia vào sản xuất, với trình độ dưới cao đẳng hoặc trung cấp, có tay nghề lao động 2.3.3 Sản phẩm của Công ty Trải qua trên 15 năm sản xuất kinh doanh, danh mục các mặt hàng của công ty đã có rất nhiều thay đổi. Hiện nay công ty đã có nhiều mặt hàng đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội cũng như các tỉnh, có nhiều loại được khách hàng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm liên tục. Sản phẩm: Thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bị ngành in. In bao bì và nhãn mác các loại. Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phi nông nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viết Cửu Long các loại. Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầu khách hàng… Sản phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang dần khẳng định vị trí và tiếng tăm của mình trên thương trường về chất lượng và mẫu mã. Một số mặt hàng đã liên tục nhiều năm liền lọt vào danh sách “Hàng Việt Nam chất lượng cao”. Sự bình chọn của người tiêu dùng về sản phẩm của công ty đã chứng tỏ được bước tiến bộ rõ rệt trong sản xuất kinh doanh qua các năm nói chung và tình hình tiêu thụ nói riêng ở công ty. Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất, hệ thống quản lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được áp dụng nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 2.3.4 Nguyên vật liệu Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có hàng trăm sản phẩm khác nhau vì thế các sản phẩm được tạo lên bởi những nguyên liệu khác nhau: - Nguyên liệu chính: Dây nilon PP, giấy Crapt, mực in bao PP, nhựa các loại… - Nguyên liệu phụ: Keo silicat… - Năng lượng :điện - Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạo phụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. 2.3.5 Đặc điểm nhà xưởng, máy móc thiết bị Hiện nay, công ty có bốn phân xưởng chính: Trong đó có 3 phân xưởng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phân xưởng phục vụ sản xuất. Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sản phẩm của công ty được bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đến khâu hoàn thành sản phẩm. Phân xưởng nhựa: sản xuất chủ yếu là bao xi măng, bao tráng trắng, bao dệp PP. . . In Lồng gấp Cắt mở van Xăm Bao gói Sản phẩm Cán Tráng Dệt Tạo sợi Phế Nghiền Xén Khuấy Cán Rọc Hoá chất b. Quy trình công nghệ sản xuất ra giấy than. Phết Sản phẩm Kiểm định Bao gói Bao gói Sản phẩm Hạt nhựa Sấy ép khô Định hình c. Quy trình công nghệ sản xuất ra chai PET. Thổi Máy pha chế Hóa chất Bể lọc Xuống mực Thổi d. Quy trình công nghệ sản xuất ra mực. Kiểm định Bao gói Sản phẩm 2.4 Đặc điểm sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Quy trình công nghệ sản xuất của công ty: Hầu hết các khâu sản xuất đều được xử lý bằng máy móc. Tuy nhiên, do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty chưa được hiện đại nên còn phụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấp nhiên liệu cho máy. . . Trong công cuộc CNH – HĐH của đất nước, công ty chú trọng mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữa chất lương mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường hàng văn phòng phẩm và nhưa. - Mực viết Cửu Long có phong cách độc đáo riêng: Không cặn, không nhoè, có mùi thơm đặc trưng và đặc biệt khi nhúng vào nước mực viết văn nét không hề phai nhoè. - Giấy than và mực dấu của công ty cũng là sản phẩm chiếm vị trí cao trên thị trường sản phẩm hàng văn phòng phẩm, giấy than Cửu Long để được lâu dài, chữ được đánh ra rất rõ nét, đánh được nhiều lần. - Các sản phẩm như bao PP, chai PET thì không ngừng cải tiến về mặt chất lượng và chủng loại. Mặc dù chức năng của công ty là sản xuất hàng văng phòng phẩm và nhựa, nhưng sản phẩm chủ lực của công ty hiện nay là sản phẩm bao bì xi măng (bao PP). Điều này cũng dễ hiểu bởi vì trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có được lợi nhuận cao thì phải đa dạng hoá sản phẩm và thoả mãn nhu cầu của thị trường, tìm hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp mình. 2.5 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tổ văn phòng phẩm XN bao bì nhựa Xưởng cơ điện Xưởng sản xuất chai PET Phòng vật tư Phòng kinh doanh, kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Giám đốc Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Trợ lý giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Sơ đồ phân cấp quản lý của công ty Phòng tài chính kế toán 2.5.1 Ban lãnh đạo: *Giám đốc: - Là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý trước pháp luật. Là người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên củ công ty. Giám đốc công ty do hội đồng quản trị của công ty bổ nhiệm. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty. + Chức năng: Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Nhiệm vụ: - Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do Công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được Công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của Công ty theo phương án được hội đồng quản trị Công ty phê duyệt. - Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng và sử dụng các quỹ của Công ty. - Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lưới kinh doanh. - Phê duyệt các nội dung, các quy trình, quá trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đang được áp dụng tại Công ty - Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn - Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại - Lựa chọn các nhà thầu, nhà cung cấp máy móc thiết bị…. - Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm. - Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty. - Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nước. Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc, được giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác như tham mưu cho giám đốc chủ trương về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp… *Phó giám đốc kĩ thuật: + Chức năng: Giúp việc cho giám đốc công ty về toàn bộ công nghệ sản xuất và công tác kỹ thuật cơ điện. + Quyền hạn: - Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc. - Yêu cầu các trưởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách. - Kiểm tra việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra - Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách. + Trách nhiệm: - Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị. máy móc thiết bị, phương tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc. - Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nước phục vụ cho công việc của Công ty. - Là người thay mặt cho Giám đốc điều hành công tác chất lượng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trường làm việc - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc. *Phó giám đốc sản xuất kinh doanh. + Chức năng: Là người phụ trách về công tác điều hành sản xuất và kinh doanh, công tác an toàn, an ninh. - Quyền hạn: + Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc + Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng. - Trách nhiệm: + Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm + Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, quý, năm đối với các loại sản phẩm + Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước. + Duy trì và phát triển thị phần thị trường, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trường. + Xây dựng chính sách đối với khách hàng + Đánh giá phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cường hợp tác với các khách hàng có quan hệ thương mại với Công ty. + Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng + Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc. *Trợ lý giám đốc. Giúp việc cho giám đốc về việc đôn đốc các phòng ban thực hiện các chỉ thị của ban giám đốc. 2.5.2 Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, xây dựng các nội quy, quy chế để tổ chức và thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước tại công ty. Tổ chức nhân sự quản lý công tác đào tạo, tuyể dụng nhân viên. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế, xử lý phòng ngừa tai nạn lao động, chăm sóc sức khỏe cho công nhân, theo dõi bảo đảm công tác thu đua khen thưởng. - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính. - Nhiệm vụ: + Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. + Công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối với người lao động. + Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự + Thực hiện công tác quản trị hành chính + Công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chương trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phương tiên thông tin đại chúng như:đài, báo…được lãnh đạo phân công. - Quyền hạn: + Được đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. + Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được kiến nghị, tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. + Tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác. + Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng. -Tình hình bố trí cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 4 cán bộ trong đó có : + 1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng + 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể + 2 nhân viên nghiệp vụ Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 2 2 2 4 Tổng 4 2 2 3 1 Nhận xét: Phòng gồm 4 người trong số đó số người có trình độ đại học là 2 (chiếm 50%), và hai nhân viên nghiệp vụ( chiếm 50%) có trình độ là cao đẳng. Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 1 người có độ tuổi 40-50( chiếm 25%), 3 người ở độ tuổi <40( chiếm 75%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đầy sáng tạo. - Mối quan hệ của phòng với các phòng khác + Phòng tổ chức hành chính do Công ty trực viếp quản lý do vậy trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với Công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan Sơ đồ 2. 1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác Phòng TCHC Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Kế hoạch tiền lương,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt, sử dụng cán bộ Phòng kinh doanh Phòng TCKT Các xưởng,nhà máy sản xất Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xưởng nhà máy khác. Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao dộng. 2.5.3 Phòng vật tư: Cung cấp vật tư nguyên vật liệu cho sản xuất và làm dịch vụ tiêu thụ sản phẩm, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế, tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu. Chức năng: Phòng vật tư ó chức năng thường xuyên theo sát quá trình sản xuất của Công ty để luôn đáp ứng kịp thời các yêu cầu và đòi hỏi về vật tư của quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng như dịch vụ tiêu thụ 2.5.4 Phòng TCKT: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty về thực hiện nguyên tắc chế độ hạch toán kinh tế, phân tích tình hình hoạt động của công ty. Thực hiện tổ chức quản lý theo đúng quy định. - Chức năng: Phòng tài chính kế toán của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật. - Nhiệm vụ: + Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán. + Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty. + Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn. + Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý. -Quyền hạn: + Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng. + Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định. + Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng. -Tình hình bố trí cán bộ trong phòng: + 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính. + 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trưởng phòng tiến hành công việc chung + 4 nhân viên kế toán Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 2 2 4 4 Tổng 6 6 4 1 1 Phòng tài chính kế toán có 6 người, trong đó có 4 người trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Số người 50. - Mối liên hệ của phòng với các phòng khác: Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thayđổi của phòng cho giám đốc. Sơ đồ 2. 2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác Phòng Tài chính kế toán Phòng KD Phòng TCHC Vốn cho kinh doanh Kế hoạch SXKD Kế hoạch lương,đào tạo,mua tbị,BHLĐ Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lương, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh. 2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất: Hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào kinh doanh. Xây dựng mức vật tư, nguyên vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm, xác định các kế hoạch điều độ, các nghiệp vụ sản xuất. - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau: + Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn, kế hoạch hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty + Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá pháp lệnh đo lường chất lượng trong toàn Công ty -Nhiệm vụ: + Quản lý khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty, hệ thống kho bể, hệ thống trang thiết bị, máy móc công nghệ, tự động hoá sản xuất, hệ thống nhà xưởng, vật kiến trúc, phương tiện kĩ thuật và các trang thiết bị vận tải + Quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá và công tác thực hiện pháp lệnh đo lường chất lượng toàn Công ty. + Tham gia quản lý các dự án, tham gia đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết, đề xuất các yêu cầu kĩ thuật của các dự án đầu tư. + Tham gia thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kĩ thuật cũng như xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đồng thời kiểm tra hoạt động của các cở sở vật chật kĩ thuật trong toàn công ty. - Tình hình bố trí cán bộ trong phòng + Trong phòng có 1 trưởng phòng: là người có trách nhiệm cao nhất của phòng + 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được trưởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể + 2 nhân viên kĩ thuật giúp việc cho trưởng, phó phòng Trình độ, kết cấu của phòng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 4 4 3 1 4 Tổng 6 6 3 2 1 Phòng kĩ thuật là rất quan trọng bởi các vấn đề về chất lượng đều phụ thuộc vào phòng kĩ thuật. Chất lượng sản phẩm có tốt thì khách hàng mới chọn sản phẩm của Công ty. Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược bán hàng và lực đối tác tin cậy nhất. Nhân viên trong phòng có 2 cán bộ lãnh đạo và 4 nhân viên dưới quyền, tất cả đều đã tốt nghiệp đại học. Đây là cơ sở tin cậy cho chất lượng sản phẩm của Công ty vì vậy Công ty cần có chính sách đãi ngộ phù hợp để kích thích sự làm việc của họ. - Mối liên hệ với các phòng khác Sơ đồ 2. 5: Mối quan hệ phòng kĩ thuật với các phòng khác Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Các xưởng Qua sơ đồ trên ta thấy phòng kĩ thuật có mối quan hệ khá phức tạp với các phòng ban, phân xưởng, nhà máy xí nghiệp khác. Có thể nói phòng kĩ thuật là cây cầu nối giữa khâu đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. * Nhận xét về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long: Về cơ bản, việc tổ chức bộ máy quản lý ở công ty là tương đối hợp lý, nó vừa đảm bảo cho việc phát huy quyền chủ động sáng tạo cho các bộ phân. Mỗi bộ phận là bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ của mình và của công ty. 2.6 Kết luận chung về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Một bộ máy dù tối ưu đến mấy thì cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mặt mạnh, mặt yếu luôn cùng nhau tốn tại, iều này cũng dễ hiểu bởi sự thay đổi phương thức kinh doanh của Công ty một cách nhanh chóng, các mặt hàng cũng như các khách hàng luôn thay đổi tất yếu phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. ong việc điều chỉnh lại diễn ra hết sức chậm bởi việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên chưa chắc đã có lợi cho Công ty. Qua thời gian nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi nhận thấy bộ máy quản lý có những mặt ưu và nhược điểm cần khắc phục sau. * Ưu điểm: Tổ chức bộ máy của Công ty tuy gọn nhẹ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng và hoạt động có hiệu quả. ộ máy quản lý tại Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng-một mô hình đang được sử dụng phổ biến hiện nay và thực sự phát huy hiệu quả tại Công ty. Việc thực hiện chế độ một thủ trưởng phân bổ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban cũng rất rõ ràng đã phát huy được tính quyền uy và hiệu lực. Các phòng ban chức năng đã phát huy được tối đa khả năng của mình để giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định đúng đắn và đem lại hiệu quả cho Công ty. Công ty rất trú trọng tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong các năm gần đây các phòng ban được sắp xếp rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh tạo sự nhịp nhàng trong công việc. Tất cả các trưởng phòng và ban lãnh đạo đều có trình độ đại học và trên đại học, đặc biệt họ còn rất trẻ đây là một lợi thế mà ở các doanh nghiệp khác không có. Áp dụng các hình thức phân công hợp tác lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty. Mỗi bộ phận, các nhân viên được phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn nên họ có tinh thần trách nhiệm cao đối với phần việc của mình. Điều kiện làm việc của quản lý được quan tâm trên tất cả các khía cạnh tạo bầu không khí đoàn kết cởi mở giữa các phòng ban và giữa các nhân viên. Với bộ máy quản lý như vậy cùng với sự nỗ lực của toàn thể nhân viên tạo cho việc kinh doanh của công ty phát triển đều đặn, chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước *Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đã đạt được, công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau: + Cán bộ quản lý trong công ty tuy có kinh nghiệm quản lý nhưng mới chỉ được đào tạo tin học và ngoại ngữ ở một mức độ nhất định nên vẫn chưa đáp ứng được hầu hết yêu cầu công việc. + Vẫn còn xảy ra hiện tượng nhàn rỗi ở các phòng ban, chưa có biện pháp hữu ích tạo động lực thu hút cán bộ nhân viên phát huy hết khả năng của mình. + Việc phối hợp giũa các phòng ban còn chưa thực sự chặt chẽ chưa đáp ứng được các yêu cầu mà lãnh đạo đã phân công. Từ các vấn đề trên ta nhận thấy Công ty cần phải cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phi và phù hợp với công việc kinh doanh hiên nay. 2.6.1 Đặc điểm hiện tại và phương hướng + Cơ sở vật chất kĩ thuật, kinh phí dành cho việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ còn ít nên nhiều việc muốn làm mà chưa thể làm ngay. + Tuy trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đã được phân định nhưng tâm lí hợp tác còn thấp do bởi đặc điểm các phòng gần như độc lập về mặt nghiệp vụ, các nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhưng lại chỉ phục vụ cho công việc trong phòng, không thạo và hiểu biết về công việc của các phòng ban khác nên khả năng hợp tác và phối hợp bị hạn chế. Những tồn tại của bộ máy tổ chức quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long là một tất yếu vì trong điều kiện cơ chế kinh tề thay đổi, các lĩnh vực kinh doanh đồng loạt ra đời kéo theo các phương thức mới và các khả năng xảy ra yếu tố rủi ro mà Công ty không thể lường hết được. CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM CỬU LONG Mô hình quản lý hiện tại của Công ty hiện đã gọn nhẹ và tương đối hiệu quả. Song do yêu cầu phát triển ngày càng tăng của Công ty thì nó sẽ dần mất đi tính phù hợp. Ra đời được hơn 15 năm việc thay đổi bộ máy tổ chức quản lý nhằm cơ cấu lại các phòng ban chức năng sắp xếp lại vị trí các cán bộ và thiết lập các phương thức quản trị thông tin mới là việc không dễ. Muốn làm được điều đó đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức và tiền của nhưng như vậy không có nghĩa là sẽ duy trì mãi vậy. Từ thực tế nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: 3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ công nhân viên Công ty Đội ngũ quản lý Công ty đóng vai trò quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công Ty. Do đó cán bộ quản lý phải là những người có năng lực, kiến thức rộng am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ của Công ty và đặc biệt phải nắm vững luật đầu tư, luật DN và các ngành luật khác ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp tới Công ty. Có như vậy mới đưa ra được các quyết định có cơ sở khoa học và thu được kết quả khi hoạt động. Do vậy đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch, bối dưỡng, hỗ trợ, tập huấn và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên một cách thường xuyên để đáp ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Các hình thức đào tạo có thể là ngắn hay dài hạn các khoá học cấp tốc để cập nhật thông tin về phương pháp quản lý mới theo yêu cầu của sự phát triển dựa vào kế hoạch đào tạo do các phòng báo cáo lên phòng tổ chức về số lượng và chất lượng và chất lượng nhân sự cần cho công việc. Hỗ trợ cán bộ trong việc học tập và đào tạo chuyên ngành cũng như quản lý. Có thể tóm tắt các phẩm chất, năng lực của nhà quản lý ở các điểm: *Đối với lãnh đạo + Phẩm chất chính trị: Trung thành với chủ trương đường nối của Đảng và nhà nước, tìm tòi sáng tạo đưa Công ty tiến bước. Và các cán bộ nhà nước cần có một trình độ lý luận chính trị nhất định. + Trình độ năng lực tổ chức lãnh đạo và quản lý: Am hiểu sâu rộng về lĩnh vực do mình quản lý. Có năng lực làm việc, lãnh đạo chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, khả năng tập hợp và đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt phân minh, phân công đúng người đúng việc và biết nắm bắt cơ hội kinh doanh. + Trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp đại học hay trên đại học về các chuyên nghành cụ thể, có kiến thức ngoại ngữ, tin học, có trình độ ngoại giao, giao tiếp xã hội và lý luận chính trị. + Về đạo đức: Ban lãnh đạo là bộ mặt của Công ty vì vậy phải là tấm gương cho mọi cán bộ nhân viên. Sống công bằng có thiện chí với mọi người, trung thực và tôn trọng chữ tín. *Đối với cán bộ phòng ban chức năng - Phẩm chất chính trị: Trung thành với các đường lối chính sách kinh tế của Đảng và của Công ty đã hoạch định, nắm bắt được phương hướng vận động và phát triển của đường lối đó. - Trình độ quản lý: Phải tốt nghiệp đại học hay cao đẳng, có trình độ tin học và ngoại ngữ - Về tư cách đạo đức: Tôn trọng chữ tín và yêu nghề và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Song song với việc đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên cần xác định rõ kế hoạch mục tiêu tuyển dụng nhân viên trong điều kiện mở rộng và phát triển của Công ty. Trước khi tuyển dụng cần xem xét các khía cạnh như: +Tình hình nhân viên taị các phòng ban hiện tại, xem có giải quyết bằng cách điều động giữa các chỗ thừa thiếu trong phòng. + Xem xét mở rộng các phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho phù hợp. + Thực hiện tuyển dụng nhân viên theo đúng các bước do công ty đặt ra khi xem xét hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và nhận vào làm chính thức. + Xuất phát từ vai trò rất quan trọng của lao động quản lý đối với sự tồn tại phát triển của Công ty nên việc xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ cán bộ và cấp lãnh đạo là hết sức cần thiết. Cán bộ quản lý của Công ty phải có trình độ, năng lực, chuyên môn, năng động, sáng tạo, quyết đoán, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và rất coi trọng đạo đức kinh doanh. Người lãnh đạo phải am hiểu các kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hoá…Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý là nhắm nâng cao hơn nữa việc sử dụng, phân bổ trách nhiệm quản lý. Mặt khác khi xác lập việc tiêu chuẩn hoá là việc lựa chọn và đánh giá khả năng của cán bộ. Suy đến cùng một DN muốn thắng trong cạnh tranh thì phải có đội ngũ nhân lực giỏi, hiểu biết rộng. Với việc tiêu chuẩn hoá kế hoạchvà phương hướng đào tạo cán bộ quản lý của Công ty như trên sẽ cho phép quỹ tiết kiệm tiền lương cho Công ty. Đảm bảo mức lương cao đủ thu hút cán bộ lãnh đạo, tạo sự gắn bó của nhân viên với DN. 3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp hoạt động giữa các vị trí, bộ phận Trong Công ty dù lớn hay nhỏ thì các chức năng về tổ chức luôn luôn liên quan chặt chẽ với nhau. Mặc dù sự hoạt động của các phòng ban chức năng theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhưng nó lại là mắt xích có quan hệ hữu cơ và gắn kết với nhau, hoạt động chung sức cùng bộ máy lãnh đạo và quản lý, tổ chức phối hợp khoa học đúng khả năng sẽ phát huy được hiệu quả tối đa đồng thời tránh được các khâu trung gian không cần thiết cho khách hàng Khoa học quản lý đã chỉ rõ trên cơ sở phân công lao động theo hướng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Quan hệ giữa các phòng, bộ phận đem đến yếu tố quyết định cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong tất cả các khâu đều đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng. + Phòng kinh doanh: Sau khi kí kết hợp đồng cần thông báo cho phòng kĩ thuật để họ lập các bản vẽ thiết kế, lựa chọn và các kích cỡ của các máy móc thiết bị văn phòng, thành lập giải pháp thi công, phối hợp với phòng kế toán tài chính tính toán các chi phí và chuẩn bị vốn cho dự án đầu tư và phối hợp với phòng tổ chức để chuẩn bị nhân sự và triển khai công việc. + Phòng kế toán: Có trách nhiệm báo cáo định kì hay đột xuất khi Giám đốc yêu cầu về nguồn vốn và tài sản của Công ty. Thực hiện thanh toán cho việc hoàn thành hay số hàng được chuyển được chuyển vào kho sau khi có hoá đơn của người bán hàng. Lập kế hoạch về tiền mặt như :tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản mua sắm khác… nhận kết quả hàng tháng để hạch toán lỗ lãi, thu tiền mặt, lập kế hoạch cho tiền gửi ngân hàng và tiền mặt phục vụ công tác nghiên cứu mở rộng thị trường. +Phòng kĩ thuật: Sau khi nhận được kế hoạch từ các phòng kinh doanh, phòng lập và thiết kế bản vẽ phối hợp với phòng đảm bảo chất lượng vẽ quy trình công nghệ định mức lao động và trình lên Giám đốc các bản vẽ và các phương án giải pháp kĩ thuật để Giám đốc thực hiện kiểm duyệt. Xây dựng định mức vốn thanh toán khi dự án và các hợp đồng kinh doanh hết hạn, phối hợp với các phòng kinh doanh để tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng với các điều kiện để đảm bảo nếu có trục trặc xảy ra thì Công ty phải có trách nhiệm, hay đền bù theo hợp đồng đã kí kết. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xây dựng các chương trình đào tạo và nâng cao nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng. +Phòng tổ chức hành chính: Phải có trách nhiệm thực hiện, điều động và kế hoạch nhân sự( đào tạo, tuyển dụng) cho các phòng ban. Lưu trữ tài liệu và giao cho các phòng ban tham khảo khi cần thiết. Khi thực hiện chặt chẽ các yêu cầu trên cùng với sự nhiệt tình của các thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao như giảm chi phí, tiết kiệm được thời gian và chớp nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 3.3 Mở rộng tiêu thụ sản phẩm và đối tác kinh doanh. * Mở rộng tiêu thụ sản phẩm: Xây dựng hệ thống chi nhánh đại lý phân phối sản phẩm ở các địa phương, các tỉnh, miền trong nước nhằm đưa sản phẩm rộng rãi ra thị trường * Mở rộng đối tác kinh doanh: Việc xây dựng thêm hệ thống văn phòng đại diện chi nhánh sẽ mở rộng, thu hút thêm các đối tác kinh doanh cả về đầu ra và đầu vào. Giúp Công ty mở rộng sản xuất và kinh doanh Giải pháp: Cơ cấu thêm phòng Marketing vào bộ máy quản lý. Có thể nói đây là một giải pháp chiến lược. Đối với Công ty thì phần lớn giám đốc là chịu là người chịu trách nhiệm chính trong việc tìm nguồn đầu ra cho Công ty nhưng như vậy sẽ rất vất vả, công việc sẽ được dồn cho lãnh đạo hiệu quả không cao. Phòng Marketing khi được thành lập sẽ có trách nhiệm phối hợp với giám đốc cùng tìm thị trường đầu ra cho các sản phẩm của Công ty. Về lâu dài đây là một là một lợi thế trong cạnh tranh và phát triển. Chiến lược Marketing sẽ giúp cho sản phẩm của Công ty được tiếp cận gần khách hàng hơn và tất yếu sẽ được khách hàng lựa chọn. Khi thị trường tiêu thụ sản phẩm được mở rộng, Công ty có thể mở các chi nhánh, đại lý ở nhiều miền, tỉnh. Phát triển ngày càng mạnh hơn nữa. 3.4 Thực hiện tốt các chế độ cho CBCNV Việc thực hiện tốt nhiệm vụ này không chỉ là đem lại về vật chất mà còn tinh thần cho CBCNV trong Công ty để họ có ý chí, tinh thần tốt nhất tham gia vào hoạt động quản lý cũng như sản xuất kinh doanh. 3.5 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý dựa trên tình hình thực tế của Công ty Hoạch định cụ thể mục tiêu để phấn đấu đạt được, thông qua tình hình hiện tại của Công ty *Mục tiêu: + Nhằm nâng cao hơn nữn hiệu quả kinh doanh và phải giải quyết tốt nhất các vấn đề xã hội tại Công ty cho nhân viên *Phương hướng: + Tạo việc làm ổn định cho người lao động và thực hiện các chính sách xã hội cho họ. + Sắp xếp đội ngũ cán bộ nhân viên các phòng ban theo hướng chuyên môn hoá và gọn nhẹ + Áp dụng hệ thống máy tính và các máy văn phòng hiện đại phục vụ quản lý và kinh doanh, mang lại hiệu quả cao hơn + Tổ chức thường xuyên các lớp đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý. Để thực hiện các mục tiêu và phương hướng trên Công ty cần phải xem xét hàng loạt các vấn đề như: Cán bộ, đầu tư, trang thiết bị phương tiện quản lý… Tuy nhiên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa vào tình hình thực tế của Công ty để có điều chỉnh sao cho phù hợp 3.6 Nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ quản lý và CBCNV Công ty. Mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty là một yếu tố tao nên sự thành bại của Công ty. Vậy nên, nghĩa vụ của cán bộ quản lý trong Công ty phải đi liền với quyền lợi mà họ được hưởng. Bên cạnh việc thúc đẩy công việc kinh doanh có hiệu quả, nâng cao thu nhập cho cán bộ quản lý, cần phải xây dựng các mức đơn giá tiền lương cho phù hợp đảm bảo công bằng và thu hút được mọi lao động trong DN. Các công việc có mức hao phí sức lao động khác nhau vậy nên cần xác định các mức lương bổng cho phù hợp với từng vị trí và trách nhiệm đảm bảo phù hợp hấp dẫn tới toàn bộ cán bộ quản lý và nhân viên trong Công ty. Có thể họ mới trung thành với Công ty và coi Công ty là ngôi nhà thứ 2 của mình. Đối với công nhân của Công ty phải thực hiện tốt trách nhiệm và chế độ cho họ như lương, khen thưởng, nâng cao trách nhiệm cho công nhân đối với việc làm của họ 3.7 Các biện pháp khác + Quán triệt chặt chẽ lề lối, nội dung quy chế làm việc cho cán bộ trong bộ máy quản lý, phát hiện và thực hiện các mức kỉ luật. + Thực hiện việc tăng thưởng cho các cán bộ hay cá nhân có ý kiến hay đóng góp và công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty. + Tổ chức các phong trào trong hoạt động sản xuất cũng như đời sống của CBCNV Công ty để tạo không khí thoải mái sau giờ làm việc, nâng cao chất lượng làm việc của mọi người. + Theo sát vị trí lao động trong bộ máy quản lý của Công ty phát hiện các vị trí chưa hợp lý hay còn trùng lặp để phân công hay sắp xếp lại. + Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của cán bộ nhân viên trong việc hoàn thiện các nhiệm vụ của mình. + Tổ chức các phong trào trong hoạt động sản xuất cũng như đời sống của CBCNV Công ty để tạo không khí thoải mái sau giờ làm việc, nâng cao chất lượng làm việc của mọi người. Các biện pháp trên cần thực hiện đồng bộ hay dần dần từng bước. Có như vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới thích ứng và hoạt động mới có hiệu quả. Có thể nói không một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo mà nó chỉ có tính chất tương đối. Một cơ cấu tổ chức tối ưu là cơ cấu phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu kinh doanh trong các Công ty nhất định vì thế không nên kết luận ngay sự phù hợp hay chưa phù hợp mà cần phải đưa vào kiểm nghiệm để phát hiện yếu tố bất hợp lý và thực hiện điều chỉnh, có vậy cơ cấu bộ máy quản lý mới dần tối ưu và đem lại hiệu quản quản lý cao. 3.8 Lý luận và các điều kiện có thể thực hiện phương hướng tiến bộ bộ máy quản lý * Lý luận: Bộ máy quản lý tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý như thế nào sẽ quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc đào tạo nâng cao trình độ quản lý là điều kiện cần thiết bởi do môi trường kinh doanh luôn biến động và thay đổi nhanh chóng và các ban hàng ngày càng nhiều lên. Việc qua lại buôn bán với các thị trường mới đòi hỏi phải có kinh nghiệm, hiểu biết pháp luật. Chính vì vậy mà nâng cao trình độ cán bộ quản lý là một việc mà tất cả các DN cần phải làm. Nâng cao trình độ cán bộ quản lý không chỉ đơn thuần là đào tạo quan trọng hơn cả là viếc sắp xếp cán bộ vào vị trí để giúp họ có điều kiện tự học những kinh nghiệm thực tế đó, sáng tạo và thiết kế nên các chương trình làm việc có hiệu quả. Bằng các biện pháp tác động tới quản lý doanh nghiệp để không chỉ giúp cán bộ quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình mà còn giúp công nhân viên có thể làm việc hết mình vì doanh nghiệp, mang lại hiêuh quả cao nhất Với quá trình mở cửa, mở rộng sản xuất và kinh doanh ở các ngành, các lĩnh vực và ngay cả trong DN hay các tổ chức. Hợp tác sẽ giúp cho công việc được giải quyết nhanh tiết kiệm thời gian và chia sẻ được các kinh nghiệm quản lý và kinh nghiệm sản xuất. Tuy nhiên cái ràng buộc các mối quan hệ chính là lợi ích vì vậy cần thiết phải chăm lo tới lợi ích của các cán bộ quản lý. Những lợi ích đó có thể là vật chất( tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp…) hay lợi ích tinh thần( môi trường, điều kiện làm việc, các dịch vụ khác…) * Điều kiện thực hiện: - Công ty có đội ngũ cán bộ hầu hết đã tốt nghiệp đại học ở các trường kĩ thuật, quản lý kinh tế nên việc đào tạo nâng cao là rất thuận tiện, các cán bộ có thể nắm bắt nhanh được các phương pháp quản lý mới và có khả năng chuyển vào thực tiễn kinh doanh một cách hiệu quả -Về kinh phí: Công ty luôn coi trọng việc đào tạo và phát triển mở rộng vì thế mà luôn chủ động nguồn kinh phí cho công tác đào tạo mở rộng thị trường. -Do hợp tác với các hãng lớn ở nước ngoài nên việc bảo trợ của các hãng này đối với Công ty cũng tạo điều kiện thuận lợi trong việc học hỏi và chuyển giao kinh nghiệm quản lý cũng như kinh nghiệm kinh doanh. -Các nhân viên đa số còn trẻ, đặc điểm nổi bật của các nhân viên này là họ rất ham học hỏi vì thế mà ngay cả khi công ty có hay không có đào tạo cho họ thì họ vẫn tham gia học tập để tự nâng cao trình độ của mình một cách hoàn toàn chủ động. KẾT LUẬN Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay là một vẫn đề đáng được quan tâm. Hoàn thiện bộ máy theo hướng làm sao để đạt hiệu quả nhất là mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp. Toàn bộ nội dung của bài chia làm 3 phần đi từ lý luận đến thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. Từ đó đề xuất phương hướng chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty trong thời gian tới. Qua quá trình thực tập em mạnh dạn đưa ra những đề xuất, phương hướng này và mong rằng sẽ được Công ty tham khảo và thực hiện để không ngừng khắc phục những yếu điểm, đẩy mạnh phát triển những mặt tích cựu tạo sự thu hút, sự tin tưởng trong nội bộ hàng ngũ lãnh đạo của Công ty, tạo điều kiện hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Với thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ bản thân còn nhiều hạn chế trong lý luận và khảo sát tình hình thực tế nên chắc bài viết này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý liến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Mai Văn Bưu, anh Tùng P.GĐ Công ty và các anh chị, cô chú ở Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Phạm Quang Cảnh Nhận xét của đơn vị thực tập Công ty văn phòng phẩm cửu long …………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, Ngày tháng năm 2008 Xác nhận của đơn vị thực tập Tài liệu tham khảo Giáo trình Khoa hoc quản lý tập I- PGS. TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2004 ) Giáo trình Khoa hoc quản lý tập II- PGS. TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2002) Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS. TS Lê Văn Tâm-NXBGD-1998. Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh- PGS. TS Mai Văn Bưu_ TS Phan Kim Chiến. Giáo trình Quản lý nhà nước về kinh tế Giáo trình Quản trị nhân lực Những vấn đề cốt yếu của quản lý –tập 1, 2-Koonts Donnell-NXBKHKT 1994 Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp- NXBGD Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long năm 2007 Điều lệ Công ty, quy định chung về quyền hạn và trách nhiệm của tất cả các lao động trong Công ty năm 2007.