Chuyên đề Phương hướng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

các đơn vị không được bán sai giá quy định của Nhà nước Ngành hang kinh doanh chủ yếu tại thời điểm này là xăng dầu kim khí, thiết bị, phụ tùng, than, xi măng, hoá chất, vật liệu điện. Dự trữ tồn kho bình quân từ 6 tháng đến 1 năm, tuy nhiên có những ngành dự trữ trên 1 năm như phục vụ cho quốc phòng do Nhà nước quản lý, kho tàng bến bãi sơ tán tại các địa phương. Năm 1974, theo quyết định của nhà nước đơn vị chuyển từ chi cục thành công ty và trực thuộc vật tư. Công ty thực hiện chức năng quản lý và phân phối vật tư theo kế hoạch do bộ vật tư qui định. Trụ sở công ty vẫn đóng tại địa phương tỉnh. Và cũng vào năm này công ty bàn giao ngành hàng than cho bộ điện than quản lý. Năm 1976, theo quyết định của nhà nước hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình sát nhập, vì vậy công ty được chuyển thành Công ty vật tư tổng hợp Hà Sơn Bình. Năm 1978 công ty bàn giao ngành hàng xi măng cho bộ xây dựng quản lý. Trong quá trình thực hiện bàn giao ngành hàng thì thực hiện bàn giao luôn cơ sở vật chất và lao động. Vì vậy, số lao động trên 300 người khi bàn giao vật tư tài sản tiền vốn thì chỉ còn trên 200 người. Trong năm này công ty cũng tiến hành bàn giao địa bàn quản lý là huyện Đan Phượng, Thanh Oai, Sơn Tây. Trong những năm này công ty chỉ kinh doanh: kim khí, hoá chất, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng, vật tư khác vv Năm 1979 công ty tiến hành bàn giao ngành xăng dầu cho chuyên ngành xăng dầu quản lý. Trong quá trình kinh doanh thời kỳ bao cấp lãi phải nộp hết cho nhà nước, lỗ thì nhà nước cấp bù. Trong những năm 1990 chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường thì lời ăn lỗ chịu, giá bán theo giá thoả thuận và giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước về toàn bộ kết quả kinh doanh của công ty. Hệ thống mạng lưới kinh doanh được mở rộng chủ yếu ở mặt đường thuận tiện cho việc giao thông buôn bán Doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý vật tư hàng hoá, Tài sản, tiền vốn và với nhiệm vụ kinh doanh sao cho có lãi nhằm bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh của doanh nghiệp, nộp đủ thuế cho Nhà nước và đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ngày cáng được cải thiện, đồng thời có tich luỹ cho Nhà nước và cho Công ty. Năm 1994 theo chủ trương của Nhà nước tách tỉnh Hà Tây và Hoà Bình như vậy Công ty lại tiến hành bàn giao vật tư, tài sản, tiền vốn, lao động cho tỉnh Hoà Bình quản lý. Và từ ngày 1/4/1994 Công ty vật tư tổng hợp Hà Sơn Bình được chuyển đổi thành Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây và có quyết định công nhận là doanh nghiệp loại 3. Trụ sở tại 126 Quang trung thị -xã Hà Đông -Tỉnh Hà Tây. Nhiệm vụ kinh doanh và vốn kinh doanh do bộ quản lý song về mặt tổ chức sinh hoạt thì trực tiếp sinh hoạt tại địa phương. Ngoài nhiệm vụ chính Công ty còn phải thực hiện nhiệm vụ chính trị tỉnh giao cho. Trong những năm 1993-1994-1995 mới thực hiện chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị truờng do chưa làm quen và tức thời trong kinh doanh, lao động phổ thông nhiều, người biết kinh doanh ít, trình độ cán bộ để có thể chuyển đổi kịp với cơ chế thị trường còn hạn chế, năng lực chưa phát huy được tác dụng. Mặt khác do điều tiết của giá cả trên thị trường có những ngành hàng lên giá, giảm giá liên tục, đặc biệt doanh nghiệp có ngành hàng nghị định thư : đó là những ngành hàng bị tồn đọng từ năm báo cáo nên 3 năm liên tục bị lỗ (thu nhập bình quân thấp 150 000-200 000/đồng/người/tháng và có năm thu nhập là 50 000 đồng/người/tháng), vào thời điểm đó doanh nghiệp phải xin nhà Nhà nước miễm thuế liên tục 3 năm. Từ năm 1996 đến nay do sự tăng trưởng về cán bộ lãnh đạo của bộ sự lỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên trong công ty , mạng lưới kinh doanh được mở rộng, thị trường nghành hàng được mở rộng và tăng khối lượng tiêu thụ. Triển khai xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá , quản lý chặt chẽ, quản lý đi vào giao khoán hàng hoá hướng tới tiết kiệm chi phí , doanh thu. Ngoài phần nộp đủ nghiã vụ với NSNN thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên cũng được nâng lên từ 250.000 đồng/người/tháng(1995) đến 790.000đồng/người/tháng... Và cho đến nay là 1.429.457đồng /người/tháng(2003). Hiện nay tổng nguồn vốn của công ty bình quân là: 25.873.266.064 đồng (trích số liệu bảng cân đối kế toán2003) Trong đó: Nợ phải trả : 21.308.970.450,5 đồng Nguồn vốn chủ sở hữu: 4.619.627.273 đồng. Trong đó : Vốn do ngân sách nhà nước cấp: 2.979.536.716 đồng Vốn tự bổ sung :1.548.063.591đồng Và tổng tài sản trong công ty bình quân là 25.873.266.064đ. Trong đó: Tài sản lưu động và đâù tư ngắn hạn 23.967.025.335,5đ. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn: 1.906.240.728,5 đ 2. -Chức năng nhiệm vụ của công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây 2.1- Chức năng của công ty. Với mô hình nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây hoạt động kinh doanh với chức năng cũng giống như các doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phuch vụ sản xuất và đời sống mà cụ thể ở đây là chuyên bán buôn , bán lẻ vật tư hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng như kim khí ,xăng dầu hoá chất vv... Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu bán hàng Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển vật tư hàng hoá quản lý việc sử dụng vốn, sử dụng lao động , cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán. 2.2- Nhiệm vụ của công ty Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là kinh doanh, có mối quan hệ mua bán trong cả nước, phục vụ cho nhu cầu sản xuất, giao thông vận tải ,sản xuất nông nghiệp, bảo vệ an ninh tổ quốc và nhu cầu nhân sinh khác. doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước .Kinh doanh lời ăn ,lỗ chịu, ngành hàng kinh doanh chủ yếu là kim khí chiếm 70% trên tổng doanh thu, xăng dầu chiếm 25%tên tổng doanh thu,hoá chất, than, xi măng, thiết bị phụ tùng, vật liệu điện, vật tư khác chiếm khoảng 5% trên tổng doanh thu. Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ chính là kinh doanh Công ty còn phải thực hiện những nhiện vụ sau: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước, và hướng dẫn của bộ thương mại. Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đông kinh tế đã ký kết . Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực. Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Quản lý toàn diện,đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo chính sách của Nhà nước và sự phân cấp quản lý của bộ thương mại để thực hiệm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. 3-Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. 3.1-Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại của Công ty: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như: kim khí, hoá chất, xăng dầu, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng, vật tư khác v.v... Trong quá trình hoạt động kinh doanh ngoài việc bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước, Công ty còn xuất nhập khẩu trực tiếp để đảm bảo nguồn hàng chủ đạo phục vụ kinh doanh trong nước cho các đơn vị trực thuộc Công ty để chiếm lĩnh ngành hàng ổn định trong kinh doanh . Phương án KD: Công ty áp dụng 2 phương thức chủ yếu sau -Phương thức bán buôn: gồm bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng. -Phương thức bán lẻ: là việc mua bán tại các cửa hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện với khách hàng Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh Giám đốc CH9 Phòng KD XD CH1 Phòng KDKK Tổ dịch vụ Tổ cẩu Tổ xe CH 10 CH5 CH6 CH8 CH4 CH3 CH 2 Phòng KDXNK Phòng KD XD PhòngKD hoá chất PGĐ 2 Phòng KTTC Phòng TCHC PGĐ 1 *Hệ thống quản lý: -Phòng tổ chức cán bộ hành chính và lao động tiền lương: gồm 20 người. Chức năng của phòng là: quản lý lao động, tổng hợp và theo dõi kết quả lao dộng toàn Công ty, theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách bảo hộ cho người lao động, phòng chống cháy nổ, phục vụ ăn uống, văn thư,... -Bộ máy lãnh đạo: gồm 3 đồng chí: +Giám đốc Công ty: Phụ trách công tác tổ chức, chỉ đạo trực tiếp kinh doanh đến từng đơn vị và kiêm bí thư Đảng uỷ. +Một phó giám đốc thường trực: Phụ trách công tác tài chính, thanh tra bảo vệ nội bộ, kho bến bãi, chế độ bảo hộ lao động phòng cháy chữa cháy. +Một phó giám đốc Công ty phụ trách mảng kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu, tạo nguồn và nắm bắt thông tin gia cả và cùng giám đốc Công ty quyết định nhập lô hàng dự chữ hoặc bán thẳng cho toàn Công ty. -Phòng kế toán tài chính: gồm 7 người. Phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm theo dõi mọi biến động về tài sản, tiền vốn của toàn Công ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng. Từ đó xác định kết quả các đơn vị đạt được theo từng tháng, quý, năm và sau đó xác định kết quả kinh doanh toàn Công ty. Việc theo dõi sự biến động của các tài khoản thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái,...và sổ quyết toán. Cùng với bộ máy lãnh đạo lựa chọn phương án kinh doanh có thẻ mang lại lợi nhuận cao nhất. *Các phòng kinh doanh: -Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, gồm 8 người: Nhiệm vụ chủ yếu là thực hiên xuất nhập khẩu trực tiếp, nhập hàng nội địa và có trách nhiệm điều phối hàng hoá cho các cửa hàng trong Công ty khi co s yêu cầu. Và phải kinh doanh đạt kết quả theo nhiệm vụ Công ty giao. -Phòng kinh doanh xăng dầu, gồm 4 người. Thực hiện nhiệm vụ nhập một số quy cách vật tư như: xăng dầu, thép cho các đơn vị và Công ty để dự trữ và bán lẻ. Trực tiếp kinh doanh và phải đạt được kết quả kinh doanhtheo nhiệm vụ Công ty giao. -Phòng kinh doanh kim khí, gồm 5 người. tực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán buôn ngành kim khí và vật tư khác cho khách hàng và phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ Công ty giao. -Phòng kinh doanh hoá chất, gồm 4 người: Thực hiện nhiệm vụ bán buôn hàng hoá chất và vật tư khác, phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ Công ty giao. *Hệ thống các cửa hàng trực thuộc, gồm 9 cửa hàng: -CH1: Thuộc chi nhánh tại Hà Nội đóng trên địa bàn Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán buôn và bán lẻ hàng kim khí và các vật tư khác theo nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. -CH2: Trụ sở tại 126 Quang Trung-Hà Đông-Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn và bán lẻ xăng dầu, hàng kim khí và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. -CH3: Trụ sở tại Lê Hồng Phong- Hà Đông. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu tại quầy theo nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. -CH4: Trụ sở tại 126-Quang Trung- Hà Đông. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. -CH5: Trụ sở tại đường Tô Hiệu-Hà Đông_Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. -CH6: Trụ sở tại Lê Hồng Phong- Hà Đông-Hà Tây.Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. -CH8: Trụ sở Lê Hồng Phong- Hà Đông. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ kim khí, chủ yếu là tấm lá theo nhiệm vụ của Công ty. -CH9: Trụ sở tại đường Tô Hiệu- Hà Đông- Hà Tây.Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ kim khí và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. -CH10: Thuộc chi nhánh tại Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của Công ty. 3.2- Đặc điển bộ máy kế toán: Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán: -Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn Công ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra. -Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng, các cửa hàng kinh doanh đề xuất. -Quản lý tài sản, tiền vốn, các quỹ của Công ty. -Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn. -Chịu trách nhiệm duỵet quyết toán tài chính cho các phòng, các cửa hàng kinh doanh. -Tổng hợp quyết toán tài chính và báo lên cấp tren theo chế độ quy định. -Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc hạch toán tại các phòng và các cửa hàng kinh doanh . -Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp ngân sách... -Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế tài chính kịp thời, chính xác đầy đủ. Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán 4 Kế toán 1 Kế toán các cửa hàng Phó phòng KTTC Kế toán 3 Kế toán 2 Thủ quỹ *Phòng kế toán tài chính: gồm 7 người -Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một kế toán trưởng của một doanh nghiệp. Trực tiếp chỉ đạo phòng KTTC, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, quản lý vật tư tiền vốn, tài sản, tham mưu cho giám đốc công tác quản lý và ra các văn bản thực hiện cơ chế quản lý, các quy định của Nhà nước về thuế, kế toán,... -Phó phòng kế toán: kiêm kế toán tổng hợp chuyên theo dõi kê khai quyết toán thuế. -Kế toán 1: Là kế toán chuyên theo dõi về ngân hàng, trực tiếp mở L/C, giao dịch vơí ngân hàng và theo dõi chênh lệch tỷ giá. -Kế toán 2: Là kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng và các phòng kinh doanh, trực tiếp nghe duyệt quyết toán tháng cùng kế toán trưởng, tổng hợp hoá đơn. -Kế toán 3: Là kế toán chuyên theo dõi tình hình thanh toán, các khoản phải thu phải trả khác. Chịu trách nhiệm quyết toán bảo hiểm xã hội, tạm ứng,... -Kế toán 4: chuyên theo dõi tiền lương, chi phí kinh doanh phát sinh tại Công ty trong quá trình kinh doanh. -Thủ quỹ: giữ tiền mặt các loại và giao dịch với ngân hàng tại quỹ. Ngoài ra, mỗi phòng kinh doanh và mỗi Cửa hàng Công ty đều bố trí một kế toán. Kế toán này có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ kết quả quá trình mua bán dự trữ vật tư hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh đến từng lô hàng, toàn cửa hàng, toàn đơn vị trực tiếp kinh doanh, theo dõi cả tồn kho hàng hoá của đơn vị đó. Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Riêng đối với các đơn vị là hệ thống báo sổ. Kế toán các đơn vị tổ chức bán hàng trực tiếp viết hoá đơn bán hàng. Từng ngày lập sao kê chứng từ nhập xuất gửi về Công ty. Sau đó cuối tháng đoói chiếu với chứng từ ở phòng kế toán. Phòng kế toán sau khi vào sổ chứng từ, cuối tháng từng bộ phận lên nhật ký và tổng hợp các bảng kê của nhật ký gửi cho kế toán tổng hợp. Sau khi vào xong và đối chiếu giữa nhân viên kế toán trong phòng trên cơ sở đó kế toán vào sổ cái và lưu giữ nhật ký chứng từ, bảng kê chứng từ. Hàng tháng trưởng phòng kế toán, kế toán trưởng, giám đốc Công ty, phòng tổ chức lao động tiền lương duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 5 tháng sau. Cuối từng quý, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và sau 1 năm phóng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với Nhà nước, với cơ quan quản lý Nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương. Vào trung tuần tháng 9 trong năm kế hoạch giám đốc Công ty triển khai xây dựng kế hoạch của năm sau trên cơ sở căn cứ vào kết quả của các năm trước (kế hoạch năm sau thường cao hơn năm trước từ 10-20%). Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh , kế hoạch lao động phòng kế toán tài chính mà trực tiếp lá kế toán trưởng có tách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị với các chỉ tiêu cơ bản như: doanh thu, chi phí, các khoản thuế nộp ngân sách Nhà nước, kết quả, dự kiến vốn và xây dựng kế hoạch vay ngân hàng, dự tính các khoản chi phí hợp lý và xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau đó trình Bộ Thương Mại duyệt và ghi nhận. Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra. II- Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. * Hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh có các bước tiến hành như sau: -Ghi chép ban đầu. -Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp. -Định khoản và hạch toán vào các sổ kế toán có liên quan. -Phân bổ chi phí. -Riêng bước "tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế" nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra nhứng biện pháp cần thiết trong quá trình hạ thấp chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh thì chưa thực hiện tốt. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình phấn đấu và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. *Kiểm tra hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ: Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty được tiến hành khá thường xuyên. Kế toán trưởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợp số liệu, kế toán hàng tháng, cuối quý căn cư vào các số liệu các phòng ban liên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã được đối chiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty, gửi lên các cơ quan chức năng có liên quan. 1-Tổ chức hạch toán tập hợp chi phí tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây: Thông qua tình hình thực tế chi phí tại Công ty, để thuận tiện ta gộp những yếu tố của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vì các khoản mục của 2 loại chi phí này có cách hạch toán như nhau nên trình bay như sau: 1.1-Chi phí nhân viên: Chi phí nhân viên bao gồm các khoản tiền lương và phụ cấp của các nhân viên, các khoản trích cho các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ,... theo quy định tiền lương phát sinh. Hàng tháng căn cứ vào bảng tính lương, bảng thanh toán lương làm chứng từ về việc chi trả lương cho nhân viên đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương do cán bộ phòng tổ chức lập dựa vào bảng chấm công, hệ số trách nhiệm được bình bầu để tính lương. Lương củ nhân viên các cử hàng do cửa hàng bình bầu, kế toán các cửa hang fghi lại và gửi về Công ty. Lương cửa nhân viên cán bộ hành chính tính theo ngày công còn lương của các cửa hàng các đơn vị trực thuộc thì thực hiên mức lương khoán. Bảng tính lương sau khi đã được giám đốc duyệt sẽ mang sang phòng kế toán, việc hạch toán tiền lương, KPCĐ, BHXH, BHYT được thực hiện như sau: Căn cứ khối lượng công việc thực hiện lập bảng tổng hợp tiền lương và quỹ tiền lương của Công ty phải dựa trên cơ sở doanh thu tiêu thụ và đơn giá tiền lương do Bộ Thương Mại quy định, quỹ tiền lương được phân bổ theo từng bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận QLDN kế toán ghi: Quỹ tiền lương = Doanh thu tiêu thụ* đơn giá tiền lương. = 16.099.022.541* 20.806đ/triệu đồng doanh thu = 335.000.000đ. Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng Nợ TK 642 (6421): Chi phí QLDN Có TK 334: Lương nhân viên (Phải trả công nhân viên) Dựa vào bảng thanh toán lương tháng 6, lương nhân viên của Công ty là: Nợ TK 641: 200.000.000 Nợ TK 642: 135.000.000 Có TK 334: 335.000.000 Căn cứ tổng quỹ lương cấp bậc theo danh sách thực hiện để tính các khoản trích theo lương theo đúng quy định của Nhà nước, có bảng phân bổ tiền lương và BHXH như sau: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 6 năm 2004 TT Ghi có TK Ghi nợ các TK TK338- Phải trả phải nộp khác KPCĐ(3382) 2% BHXH(3383) 17% BHYT (3384) Cộng có TK 338 I- II- Bộ phận KD trực tiếp: -Lương bộ phận BH(641) -19% Lương BPBH(641) -6% (138) Bộ phận KD gián tiếp: -Lương (642): -19% (642) -6% (138) 56.000.000 1.120.000 30.773.800 615.476 9.520.000 3.360.000 5.231.546 1.846.428 10640.000 3.360.000 5.847.022 1.846.428 Ngày 30 tháng 6 năm 2004 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán ghi: Nợ TK 641: 10.640.000 Nợ TK 642: 5.847.022 Có TK 338: 16.487.022 2.2-Chi phí công cụ, dụng cụ: Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất dùng như: công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị bảo hộ lao động, biển báo các cửa hàng, hoá đơn, biểu mẫu chứng từ, sách báo tài liệu làm việc,... - Đối với những công cụ, dụng cụ, đồ dùng có giá trị nhỏ xuất dùng 1 lần, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6423): chi phí bán hàng Nợ TK 642 (6423): chi phí QLDN Có TK 153: công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất dùng - Đối với những công cụ, dụng cụ, đồ dùng có giá trị lớn như bàn ghế, máy tính... thì có thể phân bổ cho 1 hay nhiều kỳ kinh doanh, khi đó kế toán ghi: BT1: Phản ánh trị giá CC-DC xuất dùng Nợ TK 142 (1421): 100% giá trị xuất dùng Có TK 153 BT2: Phản ánh giá trị mỗi lần phân bổ: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 142 (1421) ở Công ty chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phát sinh thường xuyên là các chi phí như tủ, bàn ghế, đồ bảo hộ lao động và một số đồ dùng tranh bị cho tổ nấu ăn như bếp ga, nồi cơm điện, nồi cơm ga, bát đĩa,... và một số đồ dùng khác. Trong nhật ký chứng từ số 5 có số liệu sau: Nợ TK 641: 300.000 Nợ TK 642: 5.806.000 Có TK 153: 6.106.000 Sau đây là phiếu xuất kho ngày 14 tháng 6 năm 2004 xuất dùng một số công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho tổ nấu ăn: phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 6 năm 2004. Người nhận hàng: Dương Quế Lan. Địa chỉ (bộ phận): Tổ nhà ăn TT Tên Sản phẩm, vật tư, hàng hoá Mã số Đvị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền y/c thực suất 1 Nồi cơm ga cái 1 2.772.000 2.772000 2 Âu fíp đại - 20 23.000 460.000 3 Môi fíp - 20 3.000 60.000 4 Môi inox - 20 5.000 100.000 Cộng 3.392.000 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đvị bộ phận sử dụng cung tiêu 3.3-Chi phí khấu hao TSCĐ: Do Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước có TSCĐ vốn ngân sách và TSCĐ vốn tự có nên để theo dõi TSCĐ, kế toán dung sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, khi trích khấu hao phân ra thành khấu hao thuộc nguồn vốn ngân sách cấp và khấu hao thuộc nguồn vốn tự có. Mức khấu hao được tính theo thông tư số 206 của Bộ Tài Chính Tỷ lệ khấu hao cơ bản do Nhà nước quy định đối với từng loại TSCĐ sau khi đã xem xét thực trạng của TSCĐ và tính toán sử dụng TSCĐ, kế toán lập bảng đăng ký mức khấu hao TSCĐ để nộp cho cấp trên. Do đặc điểm của Công tylà báo cáo chi phí khấu hao theo quý nên mức khấu hao TSCĐ cũng được tính theo quý tức là 1 quý kế toán trích khấu hao một lần, sau đó khoản chi phí này được chia ra cho từng tháng và được phản ánh vào cuối tháng. Đồng thời Công ty không áp dụng quy định: -TSCĐ tăng tháng này tháng sau mới trích khấu hao. -TSCĐ giảm tháng này tháng sau mới thôi trích khấu hao. Mà Công ty áp dụng quy định rằng: -Nếu TSCĐ tăng trong khoảng tư ngày mồng 1 đến ngày 10 trong tháng thì TSCĐ đó sẽ bắt đầu tính khấu hao cho cả tháng đó. -Nếu TSCĐ tăng sau ngày mồng 10 thì Công ty trích khấu hao bắt đầu từ nửa tháng đó. Trích số liệu sổ theo dõi chi tiết TSCĐ như sau: Nợ TK 641: 15.900.000 Nợ TK 642: 10.000.000 Có TK 214: 25.900.000 1.4-Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác: Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong quá trình bán hàng và QLDN, bao gồm: các chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện tiền nước, tiền điện thoại, tiền bốc xếp, vận chuyển thuê ngoài, chi phí thu mua tiêu thụ, phí nguồn hàng, chi phí gia công, chi phí gửi hàng, chi phí vé cầu đường, tiền thuê cửa hàng lãi suất, tiền ăn trưa, tiền tiếp khách, phí giao nhận hàng, phí khám xe định kỳ và các chi phí khác... -Khi phát sinh các chi phí dịch vụ mua ngoài vào những khoản trên Công ty chi trả bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 111 Theo nhật ký chứng từ số 1 ta có: Nợ TK 641: 82.514.000 Nợ TK 642: 87.110.000 Có TK 111: 169.624.000 Quyển số: 17 Số: 672 Nợ 641: 14.150.000 Nợ 133: 707.500 Có 111: 14.857.500 Đơn vị: ... Địa chỉ: ... Telefax: ... Phiếu chi Ngày 15 tháng 6 năm 2004 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đức Toàn. Địa chỉ: Cửa hàng 1 Lý do chi: Thanh toán phi giao nhận vận chuyển thuê ngoài Số tiền: 14.857.500đ (Viết bằng chữ): Mười bốn triệu tám trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng. Kèm theo: 1HĐ GTGT. Chứng từ gốc: 002001 ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) -Đối với những khoản chi phí bằng tiền gửi ngân hàng thì bao gồm các khoản chi phí cho các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng như tiền điện thoại, tiền điện ánh sáng, tiền thanh toán dịch vụ vần chuyển bốc xếp thuê ngoài thanh toán qua Ngân hàng của tỉnh Hà Tây, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 112 Căn cứ nhật ký chứng từ số 2, có số liệu sau: Nợ TK 641: 8.632.000 Nợ TK 642: 7.573.000 Có TK 112: 16.205.000 VD: Có hoá đơn ngày 22/5/2004, Công ty dã vận chuyển thuê ngoài và thanh toán qua ngân hàng cho doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ vận tải: Xêri: AA/2003T Hoá đơn (GTGT) Số: 0079302 (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 22 tháng 6 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Hà - Lào Địa chỉ: 164 Hồng Mai - Hà Nội Mã TK: 420A- 00423 MST: 0101339596 Họ tên người mua hàng: Bùi Minh Lượng Đơn vị: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126 - Quang Trung- Hà Đông -Hà Tây Số TK: 710A- 00399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0500232288 tt Tên hàng hoá,dịch vụ Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1- 2- Cước v/c kẽm thỏi từ Lào Cai về Hà Đông Cước v/c kẽm đồng Lào Cai- Đông Anh Tấn Tấn 60 30 120.952,38 142.857,14 7.257.143 4.285.714 Cộng tiền hàng: 11.542.857 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 577.143 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.120.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu một trăm hai mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Trường hợp chi phí mua ngoài như tiền sưa chữa TSCĐ quá lớn thì Công ty sử dụng phương pháp trả trứơc, sau đó phân bổ vào các kỳ hạch toán sau, kế toán ghi kỳ này: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 142 Số liệu trong sổ cái TK 641, 642 như sau: Nợ TK 641: 8.109.000 Nợ TK 642: 15.168.600 Có TK 142: 23.277.600 * Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền phát sinh ở các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng, công tác quản lý doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí thanh toán nghỉ phép, chi về độc hại, áp tải tiền mặt, chi phí sử dụng xe Công ty đi công tác, tiền công tác phí, nước uống, tiền ăn trưa của CBCNV, vệ sinh y tế, chữa bệnh phòng cháy chữa cháy chống độc hại và các chi phí khác,... Khi phát sinh bằng tiền khác kế toán ghi: Nợ TK 641:chi phí bán hàng Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 331... Phiếu chi Nợ 642: 3.701.000 Ngày 19 tháng 6 năm 2004 Nợ 133: 15.900 Có 111: 3.716.900 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Mai Địa chỉ: Phòng TCCB - LĐTL Lý do chi: Chi tiếp khách và tiền chuyển phát nhanh Số tiền: 3.716.900đ (Viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm mười sáu ngàn chín trăm đồng Kèm theo: 1HĐ GTGT. Chứng từ gốc: 0035210 ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) 1.5-Các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí: Để thuận tiện và đơn giản hơn cho công tác kế toán, doanh nghiệp thống nhất triách một lần ( tức là khi nào cơ quan thuế thu thuế thì doanh nghiệp nộp và trích luôn khoản này vào cuối tháng). Các khoản dự phòng: Năm nay lãnh đạo Công ty họp bàn và thống nhất loại bỏ các khoản trích lập dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá đâù tư NH, DH 1.6-Chi nội bộ khác: Nội dung của các khoản chi nội bộ khác như là: chi tạm ứng chi phí cho các CH, các phòng của Công ty, chi phí khi mua hàng,... Khi các cán bộ quản lý của các CH tạm ứng một khoản tiền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, kế toán trên Công ty ghi Nợ TK 141: Tạm ứng Có TK 111, 112, ... Khi phân bổ hạch toán các khoản chi phí cảu các cửa hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641: chi phí bán hàng Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 141: Tạm ứng Khi tạm ứng người tạm ứng phải viết giấy xin tạm ứng và phải được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty thủ quỹ mới cho tạm ứng và viết phiếu chi và kế toán hạch toán như sau trên. Lấy số liệu trong sổ chi tiết TK 641 và TK 642 tháng 6/2004 như sau: Nợ TK 641: 2.000.000 Nợ TK 642: 10.951.000 Có TK 141: 12.951.000 *Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào TK 512- "Doanh thu nội bộ" Khi xe ôtô, xe cẩu... của Công ty trong cả bộ phận bán hàng và bộ phận QLDN lấy xăng dầu của Công ty làm nhiên liệu, hay nói cách khác lấy vật liệu hàng hoá của Công ty lam tiền công tác phí, nhưng vì các đơn vị hạch toán doanh thu riêng nên kế toán Công ty ghi như sau: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 512: Doanh thu nội bộ Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 512, ta có: Nợ TK 641: 5.860.000 Nợ TK 642: 2.900.000 Có TK 512: 8.760.000 Tương tự như trên, khi xuất kho hàng hoá để dùng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 156: Hàng hoá Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 156, ta có: Nợ TK 641: 4.562.000 Có TK 156: 4.562.000 Các đơn vị trực thuộc có thể tự tìm nguồn hàng và tiến hành kinh doanh. Nếu đơn vị không đủ vốn để kinh doanh lô hàng này thì thủ trưởng đơn vị có thể đề đơn lên lãnh đạo Công ty xin vay vốn kinh doanh trong đó phải kèm theo cả phương án kinh doanh để cấp trên duyệt, và sau mỗi lần kinh doanh này đơn vị phải nộp đầy đủ những giấy tờ hợp lệ lên Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 136: Phải thu nội bộ Tháng 6 có số liệu sau: Nợ TK 641: 50.338.000 Có TK 136: 50.338.000 *Chi phí lệ phí giao thông: Vì xăng dầu là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty và mặt hàng này lại có khoản lệ phí giao thông nên khi bán hàng phải thu lệ phí giao thông của khách hàng, kế toán ghi: Có số liệu tháng 6/2004 trong sổ chi tiết TK 641, TK 642: Nợ TK 641: 878.000 Nợ TK 642: 265.000 Có TK 138: 1.143.000 1.7-Chi phí tài chính: Chi phí tài chính của Công ty bao gồm chi phí lãi vay phải trả và lỗ do chênh lệch tỷ giá. Trong tháng này Công ty phải trả chi phí lãi vay là chính, dựa vao giấy thông báo trả lãi tiền vay của các ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 111, 112. 131, ... Nhật ký chứng từ số 7 số liệu như sau: Nợ TK 635: 81.636.000 Có TK 112(BĐ): 53.190.809 Có TK 112(ĐT): 28.446.191 1.8- Hạch toán giá vốn hàng bán: Công ty có những quy định chung về hạch toán giá vốn hàng bán cụ thể như sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 136: CP mua hàng của các đơn vị mà lô hàng đó bán thẳng Có TK 156: Giá mua hàng hoá Có TK 512: Doanh thu dịch vụ vận tải của lô hàng Có TK 111: CP vận chuyển bốc xếp cho những lô hàng bán thẳng Có TK 338: CP phát sinh đầu vào của hàng bán thẳng nhưng chưa chia Có TK 331: Hàng bán thẳng tiền còn nợ người bán Số liệu trong NKCT số 8, kế toán ghi: Nợ TK 632: 15.748.648.000 Có TK 136: 3.288.097 Có TK 156: 10.491.690.237 Có TK 512: 3.116.567 Có TK 111: 3.250.000 Có TK 338: 3.366.666 Có TK 331: 5.243.636.433 1.9- Chi phí khác: Trong Công ty chi phí khác là những chi phí như thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hơp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế, chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi ghi sổ kế toán, hàng thiếu ở các đơn vị, hàng thiếu trong kho, v.v...kế toán ghi: Nợ TK 811-Chi phí khác Có TK 156, 331, ... Số liệu trích nhật ký chứng từ số 8 như sau: Nợ TK 811: 637.900 Có TK 156: 460.900 Có TK 331: 176.000 Sổ theo dõi chi tiết TK 811 Tháng 6 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 811, ghi Có các TK TK 156 TK 331 Cộng Nợ TK 811 1. 13/6/04 Hàng thiếu ở kho hàng 460.900 460.900 2. 19/6/04 Trả tiền thừa cho bên bán 176.000 176.000 3. Cộng 636.900 2-Tổ chức hạch toán doanh thu: 2.1-Doanh thu bán vật tư, hàng hoá: Doanh thu bán hàng được kế toán tổng hợp dựa vào bảng sao kê xuất hàng hoá và được hạch toán vào TK 511-" Doanh thu bán hàng hoá" và TK 512-" Doanh thu nội bộ" Nội dung những khoản doanh thu bao gồm: Doanh thu bán xăng dầu, vật tư, thiết bị... Hàng ngày kế toán ở các đơn vị trực thuộc bán được bao nhiêu hàng hoá viết hoá đơn bán hàng và vao bảng sao kê Nhập- Xuất hàng hoá sau đó vào sổ công nợ và gửi lên Công ty để bộ phận kế toán trên Công ty căn cứ chứng từ hạch toán. Tài khoản 511- "Doanh thu nội địa" luôn được phản ánh đối ứng Nợ với TK 131- "Phải thu của khách" để theo dõi chi tiết công nợ của khách hàng được thuận lợi và để công tác hạch toán báo cáo thuế được dễ dàng hơn. Theo bảng kê số 11, có số liệu sau: Nợ TK 131: 16.629.002.000 Có TK 511: 16.629.002.000 Doanh thu của Công ty được tổng hợp từ các đơn vị trực thuộc. Muốn kinh doanh lô hàng nào đó đơn vị phải trình bày phương án kinh doanh lên Công ty để giám đốc và kế toán trưởng duyệt, nếu đồng ý thì Công ty sẽ trích trước cho đơn vị cơ sở một số tiền tạm ứng để đủ điều kiện kinh doanh lô hàng. Doanh thu nội bộ của Công ty là những doanh thu từ dịch vụ vận tải, từ tổ cẩu của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 156.2: áp giá nhập khẩu hàng nội địa Có TK 512: Doanh thu nội bộ Số liệu trong sổ cái TK 512 tháng 6/2004 như sau: Nợ TK 156.2: 22.297.000 Có TK 512: 22.297.000 Khi mua hàng phải nhận của người bán hoá đơn GTGT để về quyết toán với Công ty, mẫu hoá đơn GTGT của hàng mua về như sau: hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 2: Giao khách hàng BU/2004B Ngày 8 tháng 6 năm 2004 No:0018573 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân thép Thịnh Việt Địa chỉ: 570-Đường Láng -Hà Nội MST: 0101126601 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Trụ Đơn vị: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126-Quang Trung- Hà Đông Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0500232088 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 F200 kg 6260 7.048 44.120.480 Cộng tiền hàng: 44.120.480 Thuế GTGT: 5% 2.206.024 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.326.504 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đ/vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht) Sau khi mua hàng về đơn vị có thể bán ngay lô hàng này và có mẫu hoá đơn của Công ty như sau: hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 3: Lưu nội bộ HN/2003B Ngày 9 tháng 6 năm 2004 No:0055528 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126- Quang Trung- Hà Đông- Hà Tây MST: 0500232288 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tuấn Cường Đơn vị: Công ty cơ điện Đại Dương Địa chỉ: La Khê - Hà Đông -Hà Tây Hình thức thanh toán: TM+ Sec MST: 0500228027 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 F200 kg 6260 7.652,4 47.904.024 Cộng tiền hàng: 47.904.024 Thuế GTGT: 5% 2.395.201 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.299.225 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đ/vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht) Sau khi mua bán hàng hoá kế toán đơn vị phải lập bảng sao kê Nhập - Xuất vật tư, hàng hoá để gửi lên Công ty: Sau khi bán hàng, khách hàng chuyển trả tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua Ngân hàng, nếu đơn vị cơ sở bán hàng thu tiền thì sau đó phải nộp tiền lên Công ty và kế toán viết phiếu thu Quyển số: 17 Số: 627 phiếu thu Nợ 111: 30.000.000 Ngày 15 tháng 6 năm 2004 Có 131: 30.000.000 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Định Địa chỉ: Cửa hàng 9 Nội dung: Nộp tiền bán hàng Số tiền: 30.000.000 đ (Viết bằng chữ):Ba mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: .............. Chứng từ gốc: ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nộp đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) 2.2-Phản ánh doanh thu hoạt động tài chính: ở Công ty doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi Ngân hàng và chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, dưa vào sổ theo dõi chi tiết TK 515-" Doanh thu hoạt động tài chính" có số liệu sau: Nợ TK 112 (HT): 229.000 Nợ TK 113 (BĐ): 782.000 Nợ TK 131 (ĐT): 360.400 Có TK 515: 1.371.400 Sổ chi tiết Tài khoản 515-"Doanh thu hoạt động tài chính" tt Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 515-ghi Nợ các TK 112(HT) 113(BĐ) 131(ĐT) Cộng Có TK 515 1. 05/6/04 Lãi TGNH Công Thương Hà Tây 229.000 229.000 2. 11/6/04 Lãi TGNH Công Thương Ba Đình 782.000 782.000 3. 15/6/04 Lãi TGNH ĐTư & phát triển NT 360.400 360.400 Cộng 1.371.400 2.3- Phản ánh thu nhập khác: Thu nhập khác của Công ty thường là trị giá hàng thưa ơ các cửa hàng, kho hàng, ngoài ra còn thu tiền bán phế liệu,....Trong tháng 6 Công ty có những khoản thu nhập khác cụ thể như sau (Trích số liệu trong sổ theo dõi chi tiết TK 711- "Thu nhập khác"). Nợ TK 156.1: 6.589.500đ Có TK 711: 6.589.500đ 3-Xác định kết quả kinh doanh: *Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 511, 512 Có TK 911 Số liệu trong NKCT số 8 ta có Nợ TK 511: 16.629.002.000 Nợ TK 512: 22.297.000 Có TK 911: 16.651.299.000 -Kết chuyển giá vốn hàng bán, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 911: 15.748.648.000 Có TK 632: 15.748.648.000 -Kết chuyển đâù tư hoạt động tài chính: Nợ TK 515: 1.371.400 Có TK 911: 1.371.400 -Kết chuyển chi phí tài chính: Nợ TK 911: 81.637.000 Có TK 515: 81.637.000 -Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN: Nợ TK 911: 670.353.622 Có TK 641: 389.733.000 Có TK 642: 280.620.622 -Kết chuyển thu nhập khác: Nợ TK 711: 6.289.500 Có TK 911: 6.289.500 -Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 911: 636.900 Có TK 811: 636.900 -Xác định lãi trong tháng: Nợ TK 911: 157.684.378 Có TK 421: 157.648.378 Phần III phương hướng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây I-Nhận xét chung về công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây mới chỉ hoạt động với mục tiêu lợi nhuận từ khi có sự chuyển đổi cơ chế quản lý tập trung sang cơ ché thị trường. Tuy cơ sở vật chất không được hiện đại nhưng với truyền thống nhiều năm xây dựng và phát triển, được sự đầu tư của Bộ Thương Mại cuàng với ự giúp đỡ của cấp trên và sự nổ lực không ngừng của toàn thể CBCNV, Công ty đã ngày càng phát triển và trình độ quản lý ngày càng được nâng cao. Công ty kinh doanh với quy mô gồm nhiều cửa hàng trực thuộc, nhiều mặt hàng kinh doanh nên công việc kế toán khá nhiều, cụ thể là phải theo dõi tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc đồng thời phải quản lý sát sao tình hình kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đó. Khối lượng công việc kế toán là lớn, mỗi nhân viên trong phòng KT-TC đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Công ty áp dụng trình tự ghi sổ theo phương pháp nhật ký cứng từ từ năm 1971 của Liên Xô cũ. nhìn chung đây là một phương pháp ghi sổ khá hiệu quả đối với Công ty, đã cung cấp đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo tạo điều kiện cho cấp trên đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Công ty đã biết khai thác khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc, sức lao động nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ công tác kế toán vag cung cấp thông tin kế toán cho người quản lý đầy đủ chính xác kịp thời từ chi tiết nhất đến tổng hợp nhất. Tuy nhiên hình thức ghi sổ NKCT áp dụng trong Công ty cũng có nhiều hạn chế như là còn nhiều sổ phụ, bảng kê phụ vì vậy chứng từ trong Công ty vẫn chưa được cải thiện tới mức đơn giản nhất. Với hệ thống tài khoản kế toán luôn luôn đúng quy định của công tác hạch toán và quy định của Nhà nước, các TK chi tiết đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từng đối tượng cụ thể. Hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty đã đáp ứng được thông tin kế toán cho bộ máy quản lý. Về mặt tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Công ty theo quan điểm cá nhân em cho rằng Công ty có một mô hình quản lý khá tốt. Xuất phàt từ đặc điểm của ngành xăng dầu là kinh doanh những mặt hàng thiết yếu không thể thiếu được điều kiện nền kinh tế phát triển. Công ty đã xây dựng tổ chức quản lý theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán. Công ty luôn thực hiện tốt các chính sách, chế độ kế toán hiện hành và những quy định của Bộ Thương Mại. Dây cũng chính là cơ sở đẻ Công ty tổ chức chứng từ hợp lý, hợp lệ, ghi chép đầy đủ, hợp thức và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh góp phần cho hoạt động của Công ty được phản ánh chính xác để từ đó có thể giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh có hiệu quả cao. Ngoài ra, Công ty đã bắt đàu hoà nhập vào cùng dòng chảy của sự phát triển về khoa học kỹ thuật đó là Công ty đã bắt đầu đưa hệ thống kế toán máy vào sử dụng từ 1/8/2004 vưa qua. Nư vậy công tác kế toán sẽ đỡ vất vả hơn, thông tin mà lãnh đạo nhận được sẽ nhanh hơn, hiệu quả chính xác hơn. Nhưng ở Công ty hiện nay vân chưa hệ thống hoá được công tác hạch toán kế toán giữa Công ty với các đơn vị cơ sở. Tóm lại, việc quản lý và giám sát chi phí kinh doanh tại văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc còn nhiều hạn chế do việc triển khai kinh doanh tại các cửa hàng còn nhiều điều chưa hợp lý. Đó là do hiện nay Công ty kinh doanh đa dạng nhiều mặt hàng nên việc quản lý chi phí kinh doanh có những điểm chưa đồng bộ, đôi khi gây khó khăn cho việc hạch toán chi phí. Cụ thể ở đây Công ty hạch toán 2 TK 141 và 136 có nội dung tương tự nhau là chi phí tạm cho các đơn vị nhưng vẫn phải hạch toán thành 2 khoản mục chi phí. Còn về chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm là một trong những khoản mục chi phí có thể làm lợi cho doanh nghiệp nhiều hơn là có hại. Bởi lẽ đơn giản là khi Công ty quảng cáo thì có thể nhiều người biết đến Công ty hơn là về sản phẩm, vật tư, hàng hoá của Công ty và như thế lượng hàng hoá bán ra có thể sẽ tăng lên, tuy nhiên khoản mục chi phí này của Công ty còn rất thấp. II-Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây: Theo quy luật tự nhiên một doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải có sự quản lý và tất yếu sẽ phát sinh chi phí.Có thể nói sự hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn với chi phí, nó chỉ khác nhau là chi phí lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp.... phụ thuộc vào quy mô loại hình, ngành nghề kinh doanh , khả năng quản lý và muốn biết hiệu quả kinh doanh có cao hay không, kết quả kinh doanh thế nào thì bộ phận kế toán phải đảm đương được công việc này. Chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí tài chính là 3 chỉ tiêu vô cùng quan trọng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời nó ảnh hưởng trực tiếp đến lãi ròng, do đó tác động trực tiếp đến quyết định của những người quan tâm. Theo tâm lý chung bất kỳ đối tuêọng nào quan tâm đến doanh nghiệp cũng đều chú ý đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Các nhà quan tâm dựa vào sự phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh để đưa ra quyết định của mình. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra là Báo cáo kết quả kinh doanh phải được lập ra một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của đơn vị phải quản lý tốt các loại chi phí và hạch toán hợp lý, đúng đắn, chính xác. Hiện nay, xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, các nước giao lưu kinh tế với nhau ngày càng được mở rộng, đặc biệt vào năm 2006 chúng ta gia nhập AFTA thì sự cạnh tranh trong nền kinh tế sẽ trở nên vô cùng gay gắt. Hơn nữa, nhà nước sẽ xoá bỏ sự ưu đãi và quốc hữu hoá đối với doanh nghiệp hoật động kém hiệu quả. Do đó một trong những vấn đề có tác động mạnh mẽ tới quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại trên thương trường của doanh nghiệp là việc hoàn thiện kế toán, hoàn thiện hạch toán tất cả các phần hành nói chung, hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và những khoản mục liên quan để xác định kết quả kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời, nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý tài chính là vô cung cần thiết. Với những kiến thức đã được học ở trường cũng như việc tiếp cận công tác hạch toán tại Công ty, em mạnh dạn đưa ra một số đề suất nho nhỏ hy vọng rằng nó có thể góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Thứ nhất: Mở rộng lưu chuyển hàng hoá, phát triển mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá, cải tiến phương thức bán hàng tối ưu hoá quá trình dự trữ lưu thông để tránh ứ đọng hàng hoá. Phát triển kinh doanh mới có thể tạo được mũi nhọn có đủ tầm, đủ sức cạnh tranh nhưng trong tình điều kiện nền kinh tế còn chưa phát triển cao, chưa ổn định thì việc chuyên doanh dễ dẫn đến tình trạng ách tắc, lãng phí kém hiệu quả. Vì vậy, chuyên doanh cần kết hợp với đa dạng hoá các mặt hàng. Đa dạng hoá kinh doanh là khai thác và phát huy tới mức cao nhất khả năng có thể có của ngành hàng mà mà Công ty kinh doanh. Mở rộng và phát triển các mặt hàng để đồng bộ hoá với việc sản xuất một sản phẩm. Mở rộng mặt hàng kinh doanh không chỉ trong lĩnh vực vật tư mà cả hàng hoá tiêu dùng tạo nên một thị trường tổng hợp, phong phú các mặt hàng, chủng loại, quy cách để thuận lợi cho người tiêu dùng, kích thích sự mua bán của khách hàng nhằm tăng khối lượng hàng hoá kinh doanh để thu được nhiều lơị nhuận. Mở rộng phương thức kinh doanh và hoạt động kinh doanh không chỉ có mua bán mà còn tham gia liên kết và sản xuất, đầu tư vào sản xuất nhằm đi tới độc quyền kinh doanh ở những mặt hàng thiết yếu, đồng thời hết sức chú ý tới kinh doanh dịch vụ. Thứ hai: Cải tiến công tác vận chuyển vật tư hàng hoá để giảm chi phí. Muốn vậy Công ty phải nghiên cứu sử dụng phương tiện hợp lý, ngoài ra phải xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận chuyển. Thứ ba: Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các chi phí gián tiếp, muốn làm được Công ty phải xây dựng mức chi phí hợp lý và khoa học trên cơ sở từng loại hàng kinh doanh, giảm tối đa các lao động gián tiếp không cần thiết bằng cách chuyển sang lao động trực tiếp. Hệ thống tổ chức của Công ty hiện nay chỉ có thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt còn khi nội dung kinh tế thay đổi thì hình thức tổ chức kinh tế cũng thay đổi theo. Trong năm nay, Công ty cổ phần hóa tức là tức là quy mô kinh doanh của công ty thay đổi thì hệ thông tổ chức này phải đựơc cải thiện cải tiến cho phù hợp hơn với tinh hình của Công ty. Như vạy để hệ thống tổ chức kinh doanh của Công ty được hơp lý hơn, Công ty cần giảm bớt lao động gián tiếp đến mức thấp nhất, tăng cường lao động trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh. Bộ phận quản lý thì cần giữ nguyên mô hình song cần tăng cường khả năng hoạt động của nó. Các phồng ban cần được tổ chức gọn nhẹ hơn. Thứ tư: Tổ chức khoa học hợp lý kế toán chi phí trên cơ sở thực hiện quyền tự chủ về tài chính qua đó chủ động mở rộng mạng lưới kinh doanh theo hướng tích cực, chủ động khai thác nguồn hàng, liên doanh, liên kết vào một số hoạt động khác trên cơ sở đảm bảo lợi ích của Nhà nước và của doanh nghiệp. Thứ năm: áp dụng khoán chi phí bán hàng sẽ là một giải pháp cơ bản cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiưêụ quả sử dụng vốn. Tác dụng của cơ chế khoán có liên quan chặt chẽ với việc lựa chọn mục tiêu lợi nhuận. Tính hiệu quả của nó là ở chỗ gắn lợi ích và trách nhiệm của cá nhân với nhau. Việc sử dụng chế độ khoán như thế nào cho phù hơpự với đặc điểm tình hình của Công ty cũng là vấn đề cần lưu tâm> Cụ thẻ là việc giao khoán cần có khoa học. Công ty không nên khoấn trắng mà nên chỉ đạo sát sao và nên hỗ trợ cho các đơn vị các cá nhân đó. Với cơ chế khoán có ảnh hưởn truạc tiếp đến lơị ích của người lao động nhất định sẽ phát huy được tính năng động, tính sáng tạo của cá nhân người lao động và tập thể. Việc áp dụng cơ chế khoán này về thực chất là thực hiện một chế độ phân phối theo kết quả kinh doanh theo đúng phương châm:” ai làm nhiều hưởng nhiều, ai làm ít hưởng ít, ai không làm không hưởng”. Kết luận Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt, các doanh nghiệp thương mại luôn tìm mọi cách chi phí tới mức có thể: Để làm được điều đó cần có sự tổ chức kế toán hiệu quả. Đảm bảo không có sự chi sai, chi không cần thiết nhằm tiết kiệm chi phí một cách tối đa nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chỉ có kế toán mới tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí trên cơ sở phân tích các số liệu kế toán, mối quan hệ giữa chi phí –doanh thu và kết quả kinh doanh đạt được nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý. Trong chừng mực nhát định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân, chuyên đề đã phản ánh đựơc những nội dung cơ bản về hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh như sau: Về lý luận: Đã trình bày khái quát và có hệ thống các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Về thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây, đã đề xuất những phương hướng cơ bản cũng như biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác hạch toán. Hạch toán tập hợp chi phí đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng bởi đây là hai chỉ tiêu chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định lỗ, lãi của Công ty hay nói cách khác nó có ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. Để góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán cùng với tiết kiệm, hạ thấp và sử dụng hiệu quả chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong thời gian thực tập tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây, trên cơ sở những kiến thức đã học ở trường, đựoc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo và đặc biệt là thầy Nguyễn Văn Tứ cùng các cô, các anh, các chị trong phòng kế toán em đã đi sâu nghiên cứu đề tài và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện hơn tình hình thực tiễn của Công ty. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian thực tập và kiến thức có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mông nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các Thầy Cô giáo đẻ nhận thức của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa kế toán cùng các cô, các anh chị, CBCNV trong Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây, thầy giáo hướng dẫn thực tập đã giúp em hoàn thành đựoc chuyên đề này. Hà Tây, ngày 30 tháng 8 năm 2004. SV: Nguyễn Thị Hương