Chuyên đề Quản trị cung ứng NVL tại công ty Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội

à không hợp lý và đòi hỏi những người chịu trách nhiệm phải tìm cách khắc phục. 3.3. Công tác tiếp nhận NVL Công tác tiếp nhận NVL ở công ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng (nếu NVL được giao trực tiếp đến công ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL Công tác tiếp nhận và kiểm tra NVL của công ty được tiến hành một cách rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thì sau khi giao hàng ở cảng thường không chuyển trực tiếp về kho của các xí nghiệp bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sản xuất trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối NVL đúng nhu cầu đến từng xí nghiệp. Công ty thường phải liên hệ thuê kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đòi hỏi công ty phải có một chính sách riêng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cán bộ phòng XNK phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng NVL mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài công ty và tiến hành các thủ tục kiểm tra, giao nhận qua biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho NVL bình thường chỉ khác là phải qua nhiều khâu với số lượng chứng từ lớn hơn NVL mua trong nước.Đối với NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng thì NVL về đến công ty trước tiên phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phép vào giao hàng, xe hàng phải tuân thủ các quy định về an toàn chung như: không được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất đễ cháy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngoài …Hàng hoá vào kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm do thủ kho, kế toán xí nghiệp và phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra và lập thành 2 bản, một giao cho phòng kế toán, một giao cho Phòng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tác – kho vận. Nếu NVL nhập không đúng thoả thuận đã ký trong hợp đồng thì lập thêm một liên, kèm chứng từ liên quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết kết hợp với hoá đơn, giấy báo nhận hàng để lập phiếu nhập kho thành 3 liên: Liên 1: Giao cho người nhập Liên 2: Giao cho Phòng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tác – kho vận Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư Lúc này trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp NVL thuộc về thủ kho NVL đặt dưới sự quản lý, điều phối của bộ phận quản trị NVL của từng xí nghiệp. Nhờ những quy định, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rõ ràng, phù hợp nên công ty đã giảm đợc đáng kể lượng mất mát, hư hỏng NVL trong quá trình mua sắm trong thời gian qua. 4. Quản trị hệ thống kho tàng 4.1.Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội Tháng 11/1996 nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống kho tàng được bố trí khoa học và công suất phù hợp công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống kho dự trữ Thành phẩm và NVL cho mỗi xí nghiệp. Tổng cộng công ty có 6 kho tàng với công suất dự trữ 300 tấn/kho, mỗi kho do một thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, mỗi xí nghiệp chịu trách nhiệm quản lý 2 kho được bố trí theo nguyên tắc kho chính chứa NVL chính và thành phẩm, kho phụ chứa NVL phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ dụng cụ thay thế. Tuy nhiên thực tế do quy mô kho chính và phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn nhiều so với kho phụ nên kho chính thường ở trong tình trạng thiếu diện tích còn kho phụ thì ngược lại. Điều này đã phát sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chính sang kho phụ nên đã làm gây nên một số tác động không tốt đến công tác dự trữ cấp phát NVL như tình trạng lộn xộn, thất thoát NVL, hàng hóa nhiều khi làm gián đoạn cả quá trình sản xuất. Như vậy một trong những nhiệm vụ của cán bộ quản trị NVL là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm hiện nay. 4.2.Tình hình tiếp nhận, bảo quản và cấp phát NVL 4.2.1.Công tác tiếp nhận NVL Như đã phân tích ở trên công tác tiếp nhận NVL là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và kiểm tra, bảo quản NVL. Vì thế có thể nói công tác tiếp nhận NVL vừa thuộc khâu mua sắm vừa thuộc khâu dự trữ NVL. Xét trách nhiệm của bộ phận quản lý, bảo quản NVL tức thủ kho trong công tác này là góp phần kiểm kê, đánh giá và ghi sổ hiện trạng NVL trước lúc chính thức nhập kho. NVL qua khâu này sẽ chính thức chịu sự quản lý trực tiếp của thủ kho, Vì thế thủ kho phải luôn đảm bảo kết hợp cùng các bộ phận có trách nhiệm liên quan thực hiện kiểm kê, đánh giá chính xác NVL ngay từ khâu tiếp nhận NVL để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình 4.2.2. Công tác bảo quản NVL NVL ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu chuyên biệt, được ghi ký hiệu, mã hiệu riêng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê và xuất nhập phục vụ sản xuất. NVL sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tuỳ chủng loại, kích cỡ, số lượng, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trí quy định của nó. Đối với XN Carton, NVL chính (là các loại giấy) thường được sắp xếp theo chủng loại và kích cỡ, ưu tiên các loại giấy với kích cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trí gần cửa kho để thuận tiện cho vận chuyển sang xưởng sản xuất, cũng với nguyên tắc như thế với các phụ liệu, công cụ dụng cụ thay thế và NVL của XN in và XN nhựa. NVL của Công ty thường dễ bảo quản nên không cần bố trí các khu đặc biệt như khu kín, khu lạnh… công ty đã mua các thiết bị bảo quản đơn giản như các kệ, giá đỡ…kết hợp với dọn dẹp, vệ sinh kho hàng ngày và hệ thống ánh sáng, thông gió phù hợp đã đảm bảo điều kiện bảo quản tốt cho NVL phục vụ cho sản xuất của công ty. Nguyên tắc xuất kho của công ty là nhập trước, xuất trước tránh để NVL trong thời gian bảo quản quá dài, hạn chế việc hao hụt NVL. Tuy nhiên với chính sách dự trữ tối thiểu có tính đến dự trữ bảo hiểm nguyên tắc này được áp dụng linh động với từng loại NVL, đối với NVL dễ bảo quản (VD: giấy krap, bản in, màng nhựa…) thì có thể xuất NVL ở vị trí thuận tiện nhất, duy chỉ có đối với một số NVL khó bảo quản hơn là phải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc nhập trước, xuất trước như các loại mực in, film in…Thủ kho thường xuyên phải kiểm tra tình hình NVL trong kho cả về số lượng, chất lượng, tuân thủ các nguyên tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định. Tuy nhiên do số lượng NVL lớn, nhập xuất liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như nguyên tắc NVL luôn phải sắp xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm kê đầy đủ …nên vẫn gây tình trạng NVL thiếu, giảm chất lượng…Đối với NVL tại xưởng sản xuất thì bao gồm hai đối tượng, một là NVL đang trong quá trình sản xuất, nằm trên các máy, hai là NVL chờ sản xuất, cả hai đối tượng trên đều phải được kiểm kê, đối chiếu hàng ngày để theo dõi mức độ sử dụng NVL, tiến hành so sánh với sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL. NVL chờ sản xuất cần được sắp xếp gọn gàng ở chân máy đối với những loại NVL phụ sử dụng với khối lượng nhỏ, đặt ở một nơi tách biệt để vừa tránh lầm lẫn NVL vừa tránh gây bừa bộn cho nơi sản xuất. Các NVL chờ sản xuất khi được kiểm kê chỉ đủ cho một đợt sản xuất cuối cùng thì tiến hành báo cáo cho giám đốc để báo lại cho thủ kho và cán bộ vật tư, thực hiện kiểm tra kho và lập kế hoạch mua sắm và nhận lệnh xuất kho để cấp phát NVL và mua mới. Nói chung tất cả các thông tin về NVL tồn kho, xuất dùng, NVL tai xưởng luôn được thông báo rộng rãi để kết hợp sự quản lý NVL giữa tất cả các cá nhân liên quan, đảm bảo các thông tin về NVL luôn đầy đủ để tiến hành các hoạt động mua sắm, xuất dùng một cách kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất luôn diễn ra liên tục 4.2.3.Công tác cấp phát NVL Các xí nghiệp thành viên của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội thực hiện nguyên tắc cấp phát NVL theo lệnh. Cuối mỗi ngày các tổ trưởng phụ trách sản xuất tại mỗi máy kiểm tra lượng NVL còn lại trên máy rồi báo cáo lại cho quản đốc. Thường thì NVL không được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trên các máy thường đủ cho cả tuần sản xuất. Quản đốc chịu trách nhiệm theo dõi lượng NVL còn lại trên các máy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi có nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thì trực tiếp đề nghị lên giám đốc XN, Giám đốc XN phê duyệt yêu cầu đồng thời phát lệnh xuất kho xuống thủ kho theo mẫu như sau: BQ 03/7.5 - 19 CÔNG TY SX & XNK BAO BÌ HÀ NỘI XÍ NGHIỆP IN LỆNH XUẤT KHO Yêu cầu xuất cho:…………………………………………………… TT Tên NVL – Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực tế 1 2 3 Ngay sau khi nhận được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với ba liên như phiếu nhập kho và phản ánh sự thay đổi NVL vào thẻ kho: Liên 1: Giao cho quản đốc XN Liên 2: Giao cho kế toán XN Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư Đơn vị:…………… Mẫu số : 02 - VT Theo QĐ : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Địa chỉ…………… Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày……..tháng……..năm 200… Nợ:…………..Số…….. Có:…………………… Họ, tên người nhận hàng:……………………Địa chỉ (bộ phận):………………… Lý do xuất kho:…………………………………………………………………… Xuất tại kho……………………………………………………………………..... TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng: Cộng thành tiền (bằng chữ):……………………………………………………. Xuất, ngày…. Tháng…. Năm 200… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho 4.3.Công tác kiểm tra hệ thống kho tàng Công tác kiểm tra hệ thống kho tàng và theo dõi tình hình sử dụng NVL ở từng phân xưởng là trách nhiệm của mọi cá nhân trong công ty, nhưng chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp là thủ kho, phòng KCS, kế toán XN và cán bộ vật tư. Đây là khâu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị hệ thống kho tàng nói riêng và quản trị NVL nói chung, nhằm đảm bảo cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm chi phí NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm…ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4.3.1.Công tác kiểm kê Hàng tháng các bộ phận trên đây cùng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cách bố trí NVL trong kho và tại xưởng, tiến hành so sánh giữa số thực kiểm kê và số liệu quản lý theo sổ sách chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ánh vào bảng thanh quyết toán NVL, phát hiện sai lệch và nguyên nhân nhằm tìm biện pháp khắc phục. Thực tế kiểm kê NVL thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sách là nằm trong định mức cho phép (<0,005%) cho thấy công tác quản trị kho tàng của công ty đạt hiệu quả tương đối cao. Qua việc kiểm kê, so sánh NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng NVL của XN mình cho cán bộ vật tư, kế toán và giám đốc XN làm tư liệu quản lý sử dụng NVL và làm căn cứ cơ sở cho lập kế hoạch cung ứng NVL năm sau. Sau đây là một ví dụ về bảng kiểm kê NVL tại XN carton sóng cuối tháng 12/2005 4.3.2.Kiểm tra tình hình phục vụ kho tàng Các hoạt động phục vụ hệ thống kho tàng như vệ sinh, vận chuyển, cung cấp điện nước… được kiểm tra thường xuyên, chất lượng công việc được bàn giao hàng ngày giữa trưởng bộ phận phục vụ và thủ kho, như vậy sẽ thường xuyên đánh giá được hiệu quả các công việc này và thực hiện điều chỉnh kịp thời nhằm tăng hiệu quả hoạt động hệ thống kho tàng. 4.3.3.Kiểm tra việc sử dụng công cụ, dụng cụ, TSCĐ của kho tàng Kiểm tra hiện trạng kho tàng cũng dược thực hiện định kỳ hàng tháng, qua các số liệu về thời điểm mua sắm, thời gian khấu hao quy định sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng và tiến hành thay thế khi cần thiết, công tác kiểm tra này là một trong những công cụ để tính chi phí kinh doanh một cách đầy dủ. Việc đánh giá hiệu quả sẽ đưa ra những kết luận như khen thưởng đối với các cá nhân thực hiện bảo quản CCDC, MMTB đúng quy định ngược lại sẽ quy trách nhiệm và xử phạt các đối tượng có liên quan đến tình trạng sử dụng CCDC, MMTB không hiệu quả, mất mát, hư hỏng, xuống cấp. CCDC, MMTB cũng được mua sắm, bổ sung thường xuyên khi có MMTB, CCDC bị phát hiện hỏng hóc, lỗi thời… 4.3.4.Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật của hệ thống kho tàng Kiểm tra các cá nhân liên quan đến hệ thống kho tàng, các cá nhân ra vào kho tàng, kiểm tra tình hình chấp hành các quy định về an toàn cháy nổ, điện, độ ẩm, nhiệt độ…cũng là nhiệm vụ của kiểm tra hệ thống kho tàng, đây là nhiệm vụ thường xuyên được tiến hành khi có bất kỳ một cá nhân nào khi bước vào hệ thống kho tàng Bảng 15 : kiểm kê NVL tại XN carton sóng cuối tháng 12/2005 Tên hàng tồn kho Đơn vị Sổ sách thực tế kiểm kê C/L SL TT (VND) SL TT SL TT I NVL chính tại kho: 0685.GIAY KRAP THAI LAN 125_185 G/M2 KG 52757 243540094 52757 243540094 0740.GIAY KRAP NHAT NAU 170G/M2 KG 1329 10493044 1329 10493044 1883.GIAY KRAP MOC MINH QUAN DL190 -195 KG 1959 5877000 1959 5877000 1885.GIAY KRAP VANG MINH QUAN DL170G/M2 KG 24942 103896305 24942 103896305 2642.GIAY KRAP LAM SON 115 - 130G/M2 KG 11062 46757533 11062 46757533 3227.GIAY DUP LEX VIET TRI 250G/M2 KG 2392 5271276 2392 5271276 3347.GIAY VIETTRI CHAT LUONG CAO 180G/M2 KG 25158 162177919 25158 162177919 3495.GIAY KRAP HUNG HA LAM SONG 130- 165 KG 29245 107581794 29245 107581794 5528.GIAY KRAFT NHAT 175 G/M2 VANG KG 1224 6732000 1224 6732000 5529.GIAY DUPLEX VIET TRI 200 - 220 G/M2 KG 703 1928887 703 1928887 6156.KRAFT LAM SON 175 G/M2 VANG KG 9546 44151210 9546 44151210 6249.GIAY KRAP MINH QUAN SONG KG 18341 64193500 18341 64193500 6266.GIAY DUPLEX VIET TRI 180 G/M2 KG 4649 13692907 4649 13692907 6267.GIAY KRAFT HONG VUONG VANG175 G KG 554 2148340 554 2148340 6317.GIAY KRAFT MY HUONG VANG 170 G/M2 KG 2950 14413615 2950 14413615 6318.GIAY DUPLEX MY HUONG 180 G/M2 KG 1033 6570468 1033 6570468 6328.GIAY GOI MY XN SONG KG 54,5 508780 54,5 508780 6353.GIAY KRAFT MY HUONG NAU KG 8257 42998540 8257 42998540 7362.KRAP DUC TAI MOC KG 3974 12667716 3974 12667716 F966.GIAY DUPLEX PHU GIANG KG 18829 112633899 18829 112633899 Tổng cộng: 1008234827 1008234827 II Vật liệu phụ: 0041.CAO SU OFFSET 1.0 LY TAM 1 873000 1 873000 0057.HAN THE KG 175 1310043 175 1310043 0059.DAY BUOC NHUA PP KG 105,9 1089483 105,9 1089483 0068.MUC TIM 334 KG 5 379000 5 379000 0618.DAU BONG PHA MUC HOP 7 125998 7 125998 0670.PHU GIA CMC KG 60 372000 60 372000 0754.MUC DO NHAT KG 3 414000 3 414000 0848.MUC DO TRUNG QUOC KG 30 1401000 30 1401000 0860.BONG LAU LUOI KG 236 1303148 236 1303148 0871.SON TRANG KG 3 65830 3 65830 3336.KEO CAN LANG KG 90 1350000 90 1350000 5565.BAN DIAZO FUJI 615-724 cm2 1224,8 4431200 1224,8 4431200 5571.BICROMAT AMON. KG 0,7 72683 0,7 72683 5575.KEO PVA KG 17 731000 17 731000 5577.THUOC TIM KMnO4 KG 3 87000 3 87000 6067.BOT SAN KG 2150 7111954 2150 7111954 6112.MUC VANG TRUNG QUOC KG 17,5 817250 17,5 817250 6114.MUC DEN TRUNG QUOC KG 17,5 708746 17,5 708746 6271.MUC XANH TRUNG QUOC KG 20 934000 20 934000 A020.NAOH KG 700 5355000 700 5355000 A073.SI CA TIC MAU KHO KG 4 268975 4 268975 Tổng cộng: 29201310 29201310 4.4.Công tác thu hồi phế liệu Trong sản xuất sản phẩm của công ty ở mỗi công đoạn thường có những lượng phế liệu với khối lượng khác nhau do đặc tính về công nghệ của MMTB. Ngoài ra như trên đã phân tích phế liệu còn thu được do việc sử dụng NVL không đúng kích cỡ chuẩn, hay do trình độ tay nghề của công nhân sản xuất. Phế liệu được bộ phận vệ sinh công nghiệp thu hồi sau mỗi ngày sản xuất được giao trở lại cho thủ kho định lượng và phản ánh vào sổ sách có chữ ký xác nhận của công nhân vệ sinh. Sau đó khi có lượng dủ lớn phế liệu sẽ được gửi trả cho nhà cung ứng và đổi lại NVL với giá trị tương đương. Lượng phế liệu phản ánh hao phí về NVL nên phế liệu càng nhiều thì càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL thấp, tuy nhiên việc tiêu thụ được lượng phế liệu cũng góp phần làm giảm chi phí sử dụng NVL, nhưng nguyên tắc chung vẫn là càng giảm lượng phế liệu càng tốt. 4.5.Quản lý chi phí kinh doanh NVL Chi phí NVL là tổng các chi phí bao gồm: chi phí mua tính theo đơn giá, Chi phí liên quan đến công tác nghiên cứu thị trường và đàm phán, chi phí vận chuyển, bảo quản… Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị NVL được coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Công tác tính chi phí kinh doanh quản trị NVLtại Pakexim bao gồm tất cả các nội dung có liên quan đến các khâu trong hoạt động quản trị NVL như: công tác xây dựng chính sách kế hoạch cung ứng NVL, công tác mua sắm NVL và quản trị hệ thống kho tàng… Nhiệm vụ của các nhà quản trị NVL là phải kết hợp với phòng kế toán để thống kê chi phí phát sinh tại từng khâu trong hoạt động quản trị NVL thông qua các báo cáo bộ phận về việc sử dụng NVL hàng tháng nhằm tính toán chi phí như chi phí NVL chính, phụ, chi phí bảo quản, khấu hao hệ thống kho tàng, chi phí vận chuyển, cấp phát trong nội bộ công ty… với độ chính xác càng cao càng tốt nhằm quản việc sử dụng NVL một cách hiệu quả hơn nhằm tối thiểu hoá chi phí trên cơ sở các yêu cầu về mặt chất lượng, quy cách… đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm NVL, thực hiện tính toán so sánh, phân tích, đánh giá chi phí này qua các thời kỳ khác nhau nhằm tìm ra những xu hướng thay đổi tích cực và tiêu cực, phát hiện nguyên nhân và khắc phục hậu quả. Chi phí cho NVL của công ty kết tinh với tỷ lệ lớn trong các khoản mục giá thành và vẫn được đánh giá là cao nên cần có những biện pháp hiệu quả hơn để giảm chi phí sử dụng NVL. 5. Đánh giá chung về công tác quản trị NVL 5.1 Ưu điểm Đầu tiên phải kể đến đó là Ưu điểm trong việc mua sắm, cấp phát NVL kịp thời đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, mặc dù khối lượng mua sắm và dự trữ NVL còn nhiều bất hợp lý nhưng việc đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục cần đánh giá là một thành quả cần phát huy, tuy nhiên để hiệu quả hơn nữa thì cần phân bố lại một cách hợp lý hơn lượng mua sắm và dự trữ, số lần đặt hàng và lượng đặt hàng vừa đủ. Thứ hai: là ưu điểm trong việc nắm bắt, cập nhật kịp thời các thông tin về thị trường NVL góp phần tăng khả năng tìm hiểu thị trường NVL của cán bộ vật tư, trong những năm qua công ty liên tục tìm ra và xây dựng được mối qua hệ tin cậy lẫn nhau với các nhà cung ứng tốt mà chủ yếu là các nhà cung ứng trong nước đã cải thiện đáng kể tình hình khan hiếm NVL, giảm chi phí cho hoạt động nhập khẩu NVL tăng khả năng chủ động về NVL phục vụ sản xuất của công ty. Thứ ba la ưu điểm về sự hoàn thiện về quy trình quản lý, kiểm kê lượng NVL mua sắm, cấp phát và dự trữ thông qua việc lập đầy đủ các chứng từ liên quan giao cho các cá nhân, bộ phận liên quan quản lý. Các chứng từ của công ty được đánh giá là khá đầy đủ và có hệ thống giúp rút ngắn và đơn giản hoá cho quá trình quản lý NVL. Công ty vẫn đang khẳng định uy tín của mình trước các khách hàng truyền thống và khách hàng mới qua các hợp đồng hợp tác lâu dài với các khách hàng lớn và sự gia tăng đều đặn các đơn hàng của khách hàng mới. Hệ thống kho của công ty vẫn đang phát huy tốt vai trò, bằng chứng là cơ sở vật chất ở các kho vẫn ở trong tình trạng tốt, công tác cấp phát NVL kịp thời, hao hụt NVL ít, NVL hỏng và giảm chất lượng trong quá trình bảo quản thường không đáng kể mặc dù nhiều khi vẫn thấy chúng mang quá nhiều trọng trách. Hai XN in và nhựa đã có những bước đột phá về đầu tư MMTB mới, đồng bộ hiện đại với công suất lớn đáp ứng nhu cầu sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm dẫn đến tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của 2 XN này trước đói thủ cạnh tranh. Công ty đã có chính sách khuyến khích sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL với chế độ thưởng phạt rõ ràng, tỷ trọng NVL trong tổng giá thành vẫn ở mức cao tuy nhiên bắt đầu có xu hướng giảm qua các năm. Công ty cũng có chính sách khuyến khích và giao trách nhiêm trao đổi thông tin giữa bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng một cách thường xuyên đảm bảo phối hợp hiệu quả hơn giữa hai khâu sử dụng và cấp phát NVL. 5.2.Một số hạn chế công tác quản trị NVL ở Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội Công tác lập kế hoạch của công ty vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và cảm tính, công tác dự báo chủ yếu là dựa trên phương pháp tính bình quân giản đơn, công ty không có hệ thống định mức NVL cụ thể mà chỉ quản lý thông qua định mức thành phẩm, vì thế kế hoạch cung ứng NVL được lập ra thường là không sát với thực tế. Lượng NVL mua sắm cũng không phù hợp với lượng NVL cần sử dụng, nhiều loại NVL được thực hiện mua sắm một cách manh mún, với khối lượng lắt nhắt. Ảnh hưởng mùa vụ lên hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn hầu như chưa được cải thiện là bao dẫn đến tình hình sản xuất không ổn định, khó quản lý và lập kế hoạch cung ứng NVL Với XN Carton sóng hệ thống MMTB đã quá lạc hậu, nhiều thiết bị đang ở trong tình trạng hỏng hóc hay thậm chí là không sử dụng, điều này góp phần làm giảm hiệu quả sản xuất và tăng tỷ lệ phế phẩm, phế liệu sau sản xuât. Công tác tổ chức hệ thống kho tàng của công ty vẫn còn nhiều thiếu sót thể hiện ở việc phân bố quy mô các kho chưa hợp lý, quản lý kho chưa chặt chẽ và khoa học… Công ty cũng không có kho chuyên biệt cho NVL nhập khẩu nên đối với hầu hết các loại NVL nhập khẩu thường không có hợp đồng vận chuyển đến tận nơi như hợp đồng mua NVL trong nước nên với NVL loại này công ty thường xuyên phải thuê kho ngoài với chi phí cao để chờ hoàn tất thủ tục và tiến hành cấp phát đến từng XN thành viên. Rõ ràng đây là một hạn chế cần sớm khắc phục để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty. Với phương án bố trí mỗi kho là một thủ kho chịu trách nhiệm hoàn toàn về bảo quản, cấp phát và kiểm kê NVL trong kho sẽ tạo áp lực quá lớn cho thủ kho, trong khi các chế độ khuyến khích vật chất tinh thần cho đối tượng này chưa thực sự được chú trọng. Trên đây là một số đánh giá chung về thực trạng công tác quản trị NVL của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội cũng là cơ sở để đưa ra các giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế hiện tại của công tác này. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NVL TẠI CÔNG TY SX & XNK BAO BÌ HÀ NỘI I. MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY SX & XNK BAO BÌ HÀ NỘI 1. Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và chuyển địa điẻm hoạt động sang Khu công nghiệp Phố Nối Hưng Yên Hiện nay công ty đang định hướng xây dựng cơ sở mới ở Khu công nghiệp Phố Nối Hưng Yên trong 3 -5 năm tới với công suất lớn hơn hiện tại và dự án nâng cấp cơ sở vật chất, MMTB cho các xí nghiệp đặc biệt là xí nghiệp Carton sóng. Đây là một định hướng mang tính lâu dài và có ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty với những ảnh hưởng vừa mang tính có lợi vừa chứa đựng những yếu tố bất lợi cho công ty. 1.1. Lợi thế Lợi thế rõ ràng nhất mà chúng ta có thể thấy khả năng tăng tiềm lực cạnh tranh của công ty. Thông qua mở rộng quy mô và đổi mới máy móc thiết bị công ty sẽ khắc phục được điểm yếu về công nghệ đã đề cập ở trên. Với một quy mô lớn sẵn có tính cả về khả năng sản xuất thực tế và quy mô tiêu thụ hàng hoá hiện tại, cơ hội tiếp xúc với thị trường mới tại địa điểm mới thì tiềm lực bao phủ một thị trường tiêu thụ rộng lớn hơn trong tương lai là hoàn toàn có thể. Cùng phát triển trong một liên hiệp các doanh nghiệp đa dạng về hình thức pháp lý và đối tượng đầu tư ở khu công nghiệp Phố nối sẽ tạo nhiều hơn cơ hội tiếp cận khách hàng trong và ngoài nước cho công ty. 1.2. Bất lợi Công ty chuyển từ thành phố Hà Nội để đến một địa điểm cách địa điểm hiện tại đến mấy chục KM, điều này sẽ gây bất lợi cho một lượng tương đối lớn các cán bộ công nhân viên có gia đình và sinh sống ổn định ở HN, khiến cho một số người quyết định rời bỏ công ty, thiệt hại về nguồn nhân lực là không thể tránh khỏi, công ty sẽ phải mở các đợt tuyển dụng mới để bổ sung lực lượng lao đông phù hợp vớiquy mô lớ của mình cũng như bù đắp cho lực lượng lao động mất mát. Đến một nơi mới có nghĩa là công ty cũng sẽ phải tuân thủ theo những quy định mà các sở ban ngành ở đó đề ra, và nhiều khi những quy định ấy lại trái với lợi ích của công ty và đó cũng là một bất lợi mà công ty phải lường trước và tìm cách tránh khỏi. 2. Tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD, hoàn thành và hoàn thành xuất sắc kế hoạch được giao, nâng cao vị thế cạnh tranh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm 2.1.Nâng cao năng lực quản lý Công ty thường tổ chức các lớp bồi dưỡng năng lực quản lý hoặc cử các cán bộ quản lý có khả năng đi bồi đưỡng ở các trường có chất lượng đào tạo tôta như ĐH KTQD, ĐH TCKT nhằm thực hiện định hướng nâng cao năng lực quản lý. 2.2.Xây dựng Phương án sản xuất tối ưu Tiến hành quản lý Việc sử dụng NVL và phế liệu thu hồi một cách khoa học và thường xuyên công ty đang nỗ lực để xây dựng các phương án sản xuất tối ưu khi chưa thực hiện đổi mới MMTB. Tận dụng triệt để năng lực con người và năng lực vật chất cũng đang là một mục tiêu mà công ty muốn hướng tới thông qua việc khắc phục điểm yếu về MMTB và các chính sách, các biện pháp khuyến khích con người. 3.Triển khai áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 14.000 Công ty đã xây dựng thành công quá trình quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn IS0 9000 – 2002 thì tất yếu đã đến lúc xây dựng tiêu chuẩn ISO 14.000 nhằm tiến tới xây dựng một doanh nghiệp phát triển về chất và nâng cao uy tín với toàn bộ khách hàng. II. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL 1. Củng cố và mở rộng quan hệ với các khách hàng truyền thống Giải pháp này nhằm mục đích ổn định hơn tình hình sản xuất của công ty, giảm thiểu ảnh hưởng mùa vụ mà tác động xấu đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các khách hàng có tiềm năng quan hệ ổn định lâu dài với công ty là những công ty cũng có tình hình sản xuất kinh doanh với một lượng khách hàng thường xuyên ổn định bởi nhu cầu về bao bì của Pakexim có thể coi là một trong những nhu cầu đầu vào của các sản phẩm tiêu dùng trực tiếp, những công ty có lượng khách hàng thường xuyên ổn định mới có thể đặt hàng hàng năm với Pakexim và có thể đặt hàng đầu năm để tiết kiệm thời gian chờ hàng và đáp ứng yêu cầu tiêu thụ hàng hoá liên tục giữa các tháng trong năm, như thế thì lượng cầu bao bì đầu năm của công ty sẽ tăng và ổn định hơn tình hình cung ứng NVL và tình hình sản xuất. Hiện nay tình hình kinh doanh của công ty đang có xu hướng phụ thuộc nhiều vào các khách hàng truyền thống đã có quan hệ lâu dài với công ty. Tính đến thời điểm hiện tại (đầu năm 2006) hầu hết doanh thu của công ty thu được đều chủ yếu nhờ vào uy tín lâu năm của mình, chủ yếu nhờ vào các khách hàng trực tiếp tìm đến hợp tác cùng công ty trong khi công ty hầu như chưa chú ý đến công tác công tác tìm kiếm, thu hút khách hàng mới, chưa nỗ lực thực hiện các biện pháp xúc tiến tiêu thụ sản phẩm. Điều này gần như là trái ngược với hầu hết các đối thủ cạnh tranh mới của công ty, các công ty này đều tiến hành các biện pháp Marketing, xúc tiến bán hàng một cách phong phú, bài bản và quy mô. Và kết quả là đã thu hút được rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, đang dần đe doạ vị thế của Pakexim. Hiện nay công ty đã áp dụng các biện pháp, phương tiện truyền thông hiện đại nhằm nghiên cứu thị trường đầu vào, chủ động cung cấp thông tin cho các nhà cung ứng NVL nhưng điều này lại chưa thực sự được áp dụng với các khách hàng của mình, tuy vậy đây sẽ là một điều kiện tiền đề thuận lợi để công ty sử dụng các phương tiện truyền thông nhằm thực hiện các biện pháp Marketing, xúc tiến bán hàng, quảng cáo về mình nhằm chủ động cung cấp thông tin không những chỉ cho các nhà cung ứng NVL mà cả các khách hàng có nhu cầu bao bì hay những đối tượng quan tâm. Vì thế để tiếp tục tồn tại, phát triển, ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu tác động xấu của ảnh hưởng mùa vụ đến công tác quản trị cung ứng NVL nói riêng cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng, củng cố vị thế cạnh tranh của mình trong môi trường kinh doanh phức tạp và biến động liên tục, tránh trở nên lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh non trẻ của mình công ty có thể thực hiện các biện pháp truyền thông thông qua các phương tiện hữu hiệu sau: 1.1.Internet - Thiết kế Website công ty Việc thiết kế Website đối với công ty chưa thực sự có chuyên môn trong lĩnh vực này như Pakexim thì giải pháp thuê ngoài là hợp lý nhất, quan trọng là bản thân công ty phải có một ý tưởng riêng, độc đáo để có thể gây ấn tượng tốt với những đối tượng liên quan, những điều cơ bản nhất phải đạt của Website này là một giao diện hợp lý đầy đủ thông tin, thiết kế khoa học, đẹp mắt đảm bảo được các yêu cầu bảo mật của khách hàng, qua đây để quảng bá tên tuổi của công ty một cách rộng rãi. Luật TMĐT dã chính thức có hiệu lực kể từ năm 2006 với các quy định cụ thể về chứng từ điện tử, chữ ký điện tử… sẽ mở ra một công cụ liên kết hữu hiệu giữa công ty và bạn hàng. Yêu cầu về trình độ cán bộ quản trị của công ty trong giai đoạn này không những phải có đầy đủ hiểu biết về công nghệ thông tin mà còn phải hiểu biết về pháp luật nói chung và luật TMĐT nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý hiện tại. - Quảng bá thương hiệu qua các trang báo điện tử uy tín, các diễn đàn liên quan đến chuyên ngành sản xuất bao bì như trang “bao bì và sản phẩm phụ trợ” trên diễn đàn doanh nghiệp Việt Nam, Các hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao, Phim quảng cáo dài trên truyền hình hoặc dựng Pano tại các khu công nghiệp lớn : Tổng hợp tất cả các biện pháp này sẽ có tác dụng rất lớn đến tên tuổi của Pakexim, thiết nghĩ công ty không nên bỏ qua tác độngcủa phương án này. Về lâu dài thì việc tuyển dụng thêm nhiều nhân lực có trình độ về quản lý kinh tế hay chuyên ngành thiết kế … để tạo một luồng sinh khí mới cho công ty, kết hợp đổi mới MMTB và các biện pháp Marketing để nâng cao tính cạnh tranh của mình thu hút hơn nhiều khách hàng củng cố thêm nhiều mới quan hệ truyền thống 1.2.Nâng cao trình độ cán bộ nghiên cứu, phát triển thị trường, nghiên cứu môi trường kinh doanh ngành, nâng cao khả năng phân tích kinh tế, khả năng giao dịch đàm phán Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, con người cũng là yếu tố quyết định lớn nhất đến sự thành công của các doanh nghiệp, Pakexim để củng cố và xây dựng các mối quan hệ truyền thống cũng không là ngoại lệ. Vì thế để tận dụng, nâng cao trình độ con người Pakexim phải có các chính sách tuyển dụng, đào tạo, sử dụng và khuyến khích vật chất tinh thần hợp lý. Đối với cán bộ thị trường việc tuyển dụng cần ưu tiên các cá nhân có nhiều kỹ năng mềm như : kỹ năng giao tiếp, đàm phán; kỹ năng làm việc theo nhóm; sự chủ động, kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp, lựa chọn thông tin cần thiết, sự sáng tạo, nhạy bén… bởi vì rõ ràng những kỹ năng này là rất cần thiết đối với các cán bộ nghiên cứu, mở rộng thị trường trong điều kiện thị trường phát triển, biến động một cách thường xuyên, phức tạp…, có các biện pháp thu thập những ý kiến phản ánh và đóng góp của công nhân viên thông qua các hòm thư góp ý, định kỳ thực hiện các hoạt động họp tổng kết thi đua, bầu chọn ra các cá nhân xuất sắc và những yếu kém tồn tại nhằm thực hiện những điều chỉnh, khen thưởng, xử phạt kịp thời tạo động lực cống hiến cho người lao động. 1.3.Tổ chức thực hiện và ngày càng hoàn thiện dịch vụ khách hàng Các dịch vụ tư vấn, chăm sóc, hỗ trợ, giải quyết thắc mắc và ý kiến phản hồi của khách hàng, chính sách chiết khấu, khuyến mãi hợp lý, ưu đãi về thời hạn thanh toán, khả năng giải quyết nhanh chóng và thỏa đáng các vấn đề xung đột lợi ích thường xuyên gặp phải trong quá trình đàm phán khách hàng… ngày nay đang trở thành một trong những vũ khí cạnh tranh quan trọng đối với tất cả mọi doanh nghiệp tồn tại trong nền kinh tế thị trường vì thế giải pháp xây dựng và hoàn thiện dịch vụ khách hàng cần được công ty chú trọng thực hiện dựa vào các kết quả điều tra về thị hiếu khách hàng, về các dịch vụ đã sử dụng của các đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu và áp dụng linh hoạt các biện pháp mà các công ty nước ngoài nổi tiếng trong và ngoài lĩnh vực sản xuất đã thực hiện. Tuy nhiên không phải cứ hệ thống dịch vụ càng nhiều thì càng hiệu quả bởi có thể công ty sẽ phải bỏ ra chi phí rất lớn nhưng lợi ích thu được chẳng hề xứng đáng, quan trọng là công ty phải tìm được nét riêng, đặt ra nguyên tắc riêng cho dịch vụ khách hàng của công ty mình để vừa tiết kiệm chi phí vừa thu hút được khách hàng. Đảm bảo chất lượng sản phẩm bao bì là tiêu chí hàng đầu công ty phải đặt ra và quan tâm, quản lý, kiểm soát chặt chẽ. 1.4.Mở văn phòng đại diện, trung tâm giao dịch trong và ngoài nước tại các thi trường tiềm năng Văn phòng đại diện, trung tâm giao dịch sẽ phù hợp đặt ở những khu công nghiệp, khu chế xuất lớn nhằm tăng mối liên hệ giữa công ty và các đối tượng khách hàng tiềm năng. Kết quả nghiên cứu thị trường, lựa chọn địa điểm, đánh giá tiềm năng, dự toán chi phí … sẽ là căn cứ để công ty ra quyết định mở hay không mở, quy mô lớn hay nhỏ… 2. Nâng cấp hệ thống kho tàng và trình độ MMTB tại các XN thành viên 2.1.Nâng cấp hệ thống kho tàng 300 tấn/kho là quy mô chung của cả 6 kho hiện tại thuộc 3 XN thành viên trong đó đối tượng bảo quản được chia riêng biệt thành : - Kho chính : dự trữ NVL chính và thành phẩm - Kho phụ : Dự trữ NVL phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ dụng cụ thay thế Với đặc điểm vật tư của công ty đã phân tích ở trên thì sự phân bố thành hai loại kho bảo quản theo hai nhóm đối tượng trên là tương đối hợp lý, tuy nhiên nhìn vào quy mô đồng đều ở 6 kho (3 kho chính và 3 kho phụ) trong khi khối lượng bảo quản của kho phụ luôn nhỏ hơn nhiều so với kho chính thì rõ ràng phân bố quy mô kho tàng ở đây là không hợp lý. Vì vậy đòi hỏi phải mở rộng năng lực hệ thống kho chính nhằm cân đối nhu cầu dự trữ với quy mô kho, cân đối giữa hệ thống kho tàng và quy mô sản xuất của các XN thành viên trong công ty khắc phục tình trạng dự trữ bừa bãi đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Việc nâng cấp quy mô hệ thống kho tàng sẽ có tác động lâu dài đến hoạt động dự trữ NVL, hàng hóa, do đó xây dựng các phương án nâng cấp hệ thống kho tàng cần phải chú ý đảm bảo các yêu cầu về sự phù hợp và sự linh hoạt trong điều chỉnh quy mô, yêu cầu về điều kiện bảo quản và điều kiện an toàn, cần tham khảo các mô hình kho tàng để lựa chọn mô hình hợp lý nhất cho công ty mình cả về mặt kỹ thuật và chi phí. Do hiện nay công ty đang có định hướng chuyển địa điểm hoạt động nên việc mở rộng hệ thống kho tàng phải xét đến yếu tố này và tiến hành so sánh chi phí mở rộng kho tàng và lợi ích công ty có thể thu được trong 3 năm tới. Với hệ thống kho hiện có ở từng XN vẫn còn giá trị khai thác tốt công ty nên xây dựng thêm một kho bổ sung với chi phí thấp, có giái trị khai thác trong 3 năm, giành kho này và kho chính cũ để dự trữ riêng NVL chính và thành phẩm. Biện pháp này có thể giải quyết tố vấn đề thiếu diện tích dự trữ ở kho chính, tiết kiệm chi phí và tách bạch được công tác dự trữ bảo quản NVL chính và thành phẩm. Tuy nhiên song song với việc đầu tư xây mới kho tàng cần phải là công tác bố trí nhân lực chịu trách nhiệm quản lý kho. Để thực hiện định hướng chuyển địa điểm công ty thì khâu thiết kế kho tàng cũng rất quan trọng. Bộ phận thiết kế kho tàng phải thiết kế lại từ đầu và đảm bảo khắc phục được những sai lầm đã gặp phải cùng với việc nghiên cứu những mô hình thành công và tiết kiệm chi phí để có phương án xây dựng kho hợp lý. Ngoài hệ thống kho tàng của từng XN thành viên thì yêu cầu về một kho chung của toàn công ty nhằm khắc phục các vấn đề về dự trữ NVL nhập khẩu trước khi cấp phát. Giải pháp này nhằm khắc phục vấn đề dự trữ NVL nhập khẩu trước khi cấp phát đến từng XN thành viên. Để thực hiện giải pháp này một cách hiệu quả nhất đòi hỏi khâu thiết kế kho tàng phải thiết kế sao cho thuận tiện dự trữ dược nhiều loại NVL, phải xác định được một cách chính xác nhất lượng dự trữ thường xuyên để có phương án thiết kế công suất kho hợp lý nhất sao cho đảm bảo vừa dự trữ đủ nhu cầu vừa tiết kiệm chi phí xây dựng kho tàng, vị trí xây dựng kho tàng cũng cần chú ý vừa thuận tiện vận chuyển NVL đến công ty, vừa thuận tiện cấp phát NVL cho từng XN thành viên và cả thuận tiện cho hoạt động kinh doanh hàng xuất nhập khẩu. Kết hợp với xây dựng kho cho hàng nhập khẩu công ty nên mua một số phương tiện vận chuyển để chủ động nhận hàng và cấp phát NVL đến từng XN. Cùng với mở rộng quy mô hệ thống kho tàng thì công ty cũng phải đầu tư, nâng cấp trang thiết bị kho tàng đầy đủ, có chất lượng với chi phí đầu tư hợp lý phù hợp với quy mô, đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả công tác bảo quản, kiểm kê, phục vụ kho tàng và vận chuyển nội bộ. 2.2.Đổi mới, nâng cao trình độ MMTB của các XN thành viên MMTB lạc hậu là một yếu tố gây nên sự kém hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi công ty trong đó tác động trực tiếp lên công tác quản trị NVL là tỷ lệ lãng phí NVL do công nghệ quá lớn, tình trạng hỏng hóc, sửa chữa thường xuyên làm ảnh hưởng đến công tác cấp phát NVL phục vụ sản xuất tạo nên sự gia tăng chi phí NVL sản xuất sản phẩm vì thế làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Đòi hỏi đổi mới MMTB để nâng cao hiệu quả là nhiệm vụ luôn phải đặt ra đối với công ty và cấp bách là XN carton sóng. Để thực hiện đổi mới MMTB thì công tác nghiên cứu thị trường công nghệ phải được thực hiện thường xuyên nhằm cập nhật các tin tức về sự phát triển công nghệ của ngành bao bì trên toàn thế giới. Quá trình nghiên cứu nhằm đổi mới MMTB phải có sự tham gia của cán bộ nghiên cứu thị trường và cán bộ kỹ thuật. Cán bộ nghiên cứu thị trường sẽ trực tiếp nghiên cứu thị trường công nghệ và nghiên cứu trình độ MMTB của các đối thủ cạnh tranh, tiến hành đánh giá tính khả thi về mặt chi phí, lợi ích. Từ kết quả đạt được của cán bộ nghiên cứu thị trường cán bộ kỹ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu so sánh tính khả thi về mặt kỹ thuật. MMTB được chuyển giao phải đảm bảo tính đồng bộ, phù hợp với điều kiện chung về tay nghề công nhân viên, điều kiện vật chất kỹ thuật khác của công ty, tránh tình trạng đầu tư chắp vá, nhỏ lẻ. 3.Giải pháp xây dựng HTTT về quản trị NVL trong công ty Các khâu, các bước cũng như các bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành công tác quản trị NVL là luôn có mối quan hệ quyết định lẫn nhau, thông tin của bộ phận này sẽ là cơ sở xác định nhu cầu cho bộ phận khác, vì thế việc xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất giữa các bộ phận nhằm giảm thời gian lưu chuyển thông tin tránh thiệt hại do trễ thông tin là rất cần thiết. Hiện tại công ty tuy đã có thiết lập hệ thống thông tin nội bộ tuy nhiên chưa thực hiện quản lý công tác kiểm kê NVL trên máy nhưng đây sẽ là một lợi thế giúp việc thực hiện giải pháp này đơn giản hơn nhiều, các bộ phân sử dụng và cung ứng NVL chỉ cần mua sắm đầy đủ lượng Máy vi tính cần thiết là có thể trực tiếp phản ánh tình hình sử dụng NVL hàng ngày, lượng NVL còn tại xưởng, tại kho lên mạng nội bộ theo những đường truyền tin hợp lý để các cá nhân bộ phận liên quan có thể dễ dàng có thông tin, điều này sẽ giúp cân đối được giữa lượng NVL lưu kho, lượng NVL mỗi lần mua sắm, và lượng NVL sử dụng, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều cho việc xác định lượng NVL cần mua, khoảng cách giữa mỗi lần đặt hàng… Tuy nhiên để thực hiện được giải pháp này đòi hỏi công ty phải tuyển thêm nhân viên kiểm kê biết sử dụng thành thạo máy vi tính và cũng phải thực hiện kế hoạch đào tạo thủ kho thành một người thành thạo về máy vi tính. Vì vậy để tiến hành giải pháp này công ty sẽ phải bỏ ra một lượng chi phí không nhỏ để mua máy móc thiết bị, thuê nhân công và đào tạo nhân công, để tăng hiệu quả đòi hỏi phải tính toán chi phí một cách đầy đủ đảm bảo giải pháp được thực hiện vừa có hiệu quả về chi phí trong ngắn hạn và vừa có giá trị khai thác lâu dài. 4.Giải pháp giảm chi phí giao dịch, đặt hàng Hiện nay hầu như các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh bao bì nói riêng đều thiết kế, xây dựng các Website riêng để tự quảng cáo và giới thiệu về công ty mình đến thật nhiều người nhằm thu hút thật nhiều khách hàng cũng như các nhà cung ứng, thực hiện giao dịch, bán hàng qua mạng nhằm rút ngắn thời gian, chu kỳ đặt hàng, đàm phán dẫn đến việc giảm được rất nhiều chi phí liên quan đến các hoạt động này thì đến nay Pakexim vẫn chưa có dấu hiệu gì để chứng tỏ quan tâm đến vấn đề này. Vì vậy giải pháp áp dụng thương mại điện tử nhằm giảm thời gian, chi phí giao dịch đặt hàng vào thời điểm này là phù hợp nhất. Trên cở sở các quy định của luật thương mại điện tử công ty tiến hành lập các mẫu thư chào hàng, thư quảng cáo, biểu mẫu hợp đồng… nhằm thu hút khách hàng và các nhà cung ứng. Hiện nay công ty vẫn đang sử dụng đa số NVL nhập khẩu vì thế thời gian, chi phí đặt hàng thường rất lớn trong khi có rất nhiều loại NVL nhập ngoại có thể được thay thế bởi các NVL trong nước mà vẫn đảm bảo chất lượng và số lượng. Vì thế một giải pháp nhằm giảm thời gian, chi phí giao dịch đặt hàng là tìm kiếm nguồn cung ứng thay thế ở trong nước. Giải pháp này đã được một số công ty thực hiện thành công thông qua nỗ lực nghiên cứu thị trường NVL trong nước, chẳng hạn như công ty bao bì 27/7 - một đối thủ cạnh tranh lớn của Pakexim, công ty này hiện nay được đánh giá là có chất lượng sản phẩm chất lượng cao, là sự lựa chọn của rất nhiều công ty có nhu cầu về bao bì tuy vậy điều này lại không phải do NVL được sử dụng là NVL nhập khẩu với chất lượng và cho phí cao, bởi công ty này đã thực hiện thành công mục tiêu nội địa hoá 80% NVL sản xuất bao bì. Rõ ràng thành công của công ty 27/7 có được ngày nay một phần là do tỷ lệ nội địa hoá NVL dẫn đến giảm được tỷ lệ rất lớn chi phí đàm phán, chi phí đặt, mua NVL do đó sản phẩm bao bì của công ty 27/7 vừa có chất lượng đảm bảo, vừa tiết kiệm chi phí, ngày càng nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty này. Thiết nghĩ giải pháp thay thế NVL nhập khẩu bằng NVL sản xuất trong nước cũng có thể được thực hiện thành công nhờ vào nỗ lực nghiên cứu thị trường đầu vào ban đầu và nỗ lực đàm phán với các nhà cung ứng trong nước cũng như học tập kinh nghiệm từ các đối thủ cạnh tranhnhw trên. Đối với những loại NVL nhập khẩu không thể thay thế được công ty phải tìm ra các giải pháp rút ngắn thời gian giao dịch , đặt hàng với các đối tác nước ngoài. Hiện nay thời gian giao dịch ký kết hợp đồng, nhận hàng của công ty đối với một nhà cung ứng nước ngoài thường chiếm một khoảng thời gian từ 45 – 60 ngày nên rất tốn kém về mặt chi phí và thời gian, để rút ngắn thời gian này giải pháp đơn giản nhất là công ty sẽ thực hiện giao dịch qua mạng hay qua Fax sau khi công ty đã lập được Website và e-mail riêng cho mình để các đối tác thuận tiện trong tìm hiểu thông tin và liên lạc. Một giải pháp nữa có thể giải quyết triệt để hơn vấn đề này nhưng đòi hỏi phải tiêu tốn một lượng chi phí nhất định đó là công ty sẽ lập một vài tài khoản ở những nước thường xuyên giao dịch và giao dịch với giá trị lợi ích lớn nhất đồng thời mở văn phòng đại diện ở đó để vừa tìm nguồn cung ứng và vừa mở rộng thị trường tiêu thụ ra nước ngoài. Giải pháp này nếu thành công chắc chắn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội, tuy nhiên để thực hiện được nó công ty phải xây dựng mình ngày càng phát triển vững mạnh hơn với vị trí cạnh tranh ngày càng cao và tiềm lực tài chính đảm bảo, vấn đề lựa chọn thời điểm cho giải pháp này là vô cùng quan trọng nó chi phối phần lớn tỷ lệ thành công trong trường hợp này. 5.Giải pháp nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ phục vụ công tác quản trị NVL Trình độ cán bộ phục vụ công tác quản trị NVL có quyết định rất lớn đến hiệu quả sử dụng NVL trong toàn công ty do đó nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản trị NVL là giải pháp cần phải thực hiện thường xuyên. Đối với các phương pháp quản trị NVL hiện nay thì trình độ công nghệ thông tin, ngoại ngữ của cán bộ quản trị NVL là vô cùng cần thiết, vì thế công ty phải tiến hành đào tạo (bằng hình thức cử đi đào tạo bên ngoài do hiện nay công ty chưa có đủ đội ngũ nhân lực đủ trình độ CNTT và ngoại ngữ để thực hiện hình thức tự đào tạo) cho các cán bộ quản trị vật tư chưa đủ năng lực, tiến hành lựa chọn, tuyển dụng kỹ càng đối với các yêu cầu nhân sự mới để tránh mất chi phí và thời gian đào tạo lại. Giải pháp này sẽ luôn được thực hiện song song với giải pháp xây dựng hệ thống thông tin nội bộ hoàn chỉnh trong công ty. Công ty thực hiện giải pháp khoán chi phí cho các cán bộ vật tư thực hiện mua sắm và vận chuyển NVL, và tổ chức các quy định thưởng và khuyến khích vật chất tinh thần một cách hợp lý hơn đối với những công nhân tiết kiệm, và có ý tưởng mới tiết kiệm nhiều hơn so với chi phí NVL thông thường, song song với quy định thưởng là các hình phạt nghiên khắc đối với những công nhân không chịu làm việc chăm chỉ, thường xuyên gây hao phí khối lượng lớn NVL nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị, sử dụng vật tư, giảm chi phí có lợi cho công ty, các quy định nghiêm khắc và khuyến khích thỉa đáng sẽ nâng cao nhận thức của công nhân viên trong vấn đề tiết kiệm chi phí vật tư, NVL. Đối với việc khoán chi phí thu mua NVL cũng là một phương pháp hiệu quả, tuy nhiên việc xác định lượng chi phí được khoán là rất phức tạp, đòi hỏi phải có trình độ thống kê cao để dự báo lượng chi phí mua hàng hợp lý theo giá mua chi phí phụ đi kèm như bốc dỡ, vận chuyển… Việc xác định các đối tượng thưởng phạt, đánh giá hiệu quả công tác quản trị và sử dụng NVL của cán bộ quản trị và công nhân sản xuất sẽ được thực hiện thông qua các buổi đánh giá, tổng kết định kỳ, ở đó mọi ý kiến đúng đắn được tôn trọng, quyền lợi của con người được đảm bảo xứng đáng với đóng góp của mình cho công ty, các ý tưởng hay có cơ hội được thực hiện… vì thế giải pháp này sẽ duy trì và phát huy hiệu quả động lực con người, thu hút được người tài và cải thiện khả năng vốn có của cônh nhân viên… Công ty cũng nên tiến hành thêm nhiều hoạt động tuyển dụng nhằm thu hút nhân tài trẻ bằng những chính sách ưu đãi hợp lý nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ trẻ hoá, tăng tính năng động và chuyên nghiệp cho môi trường làm việc của công ty. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc tuyển dụng các vị trí như cán bộ nghiên cứu thị trường đầu ra, đầu vào, cán bộ giao dịch, đàm phán… và các tiêu chuẩn tuyển dụng ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì phải xem xét lựa chọn kỹ càng dựa vào cả các tiêu chuẩn về kỹ năng mềm như: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thích nghi, kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp thông tin…thực hiện nhiều phương pháp tuyển dụng như phỏng vấn, trắc nghiệm IQ, EQ, thi viết, thực hàh với tình huống kinh doanh cụ thể…nhằm đánh giá được nhiều nhất các kỹ năng cứng (chuyên môn) và kỹ năng mềm nhằm tuyển dụng được các cá nhân phù hợp nhất với công việc. III.KIẾN NGHỊ VỚI NHÀ NƯỚC VÀ CÁC CƠ QUAN CHỨC NĂNG Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội là một doanh nghiệp cổ phần nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp của bộ thương mại, hàng năm được giao các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận, các khoản trích khấu hao, tiền lương Công nhân, tuy nhiên theo đánh giá của cán bộ quản trị công ty thì các chỉ tiêu này chưa thực sự phù hợp với năng lực sản xuất và tình hình kinh doanh của công ty, vì vậy kiến nghị lên bộ thương mại về vấn đề giao kế hoạch cho công ty là trước khi giao kế hoạch người thực hiện nhiệm vụ này phải trực tiếp khảo sát các nguồn lực của Pakexim và phân tích tình hình kinh doanh kỳ trước một cách khách quan và kỹ càng tránh làm theo kiểu thủ tục bắt buộc như trước nay vẫn làm. Trong trường hợp muốn giao chỉ tiêu vượt mức cho công ty thì bộ thương mại phải có những chính sách hỗ trợ như hỗ trợ về vốn, NVL…có như vậy mới tạo, được động lực phán đấu hoàn thành mục tiêu. Đối với thủ tục nhập khẩu NVL qua cảng biển thì chỉ mỗi thủ tục qua hải quan rườm rà cũng đủ để cản trở quá trình giao nhận hàng nhanh chóng giữa nguời mua và người nhận hàng, vì thế đề nghị nhà nước thực hiện sửa đôỉ thủ tục kê khai Hải quan sao cho vừa đủ thủ tục để kiểm soát hàng nhập lậu, trốn thuế, nhưng phải xoá bỏ bớt các thủ tục không cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động XNK đạt hiệu quả hơn. Đối với chính quyền xã Phú Thượng quận Tây Hồ thì xin đưa ra đề nghị nâng cấp hệ thống điện, đường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất và vận chuyển của công ty được hiệu quả và dễ dàng hơn, thực hiện quản lý chạt chẽ hơn các công dân của xã để tránh tình trạng phá hoại, ăn cắp của công ( là tài sản của công ty). Do hệ thống đường giao thông ở khu vực Xã Phú Thượng đã xuống cấp trầm trọng nên gây nên ảnh hưởng lớn đến công tác vận chuyển của công ty, có hại cho các phương tiện vận chuyển của công ty và gây e ngại cho phương tiện vận chuyển của các nhà cung ứng. Vì vậy xin đưa ra đề nghi nâng cấp hệ thống giao thông để khắc phục tình trạng trên. Năng lượng điện mà Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội sử dụng là lưới điện thành phố với sự quản lý của trực tiếp của chính quyền xã phú Thượng nên kiến nghị nâng cấp cơ sở hạ tầng lưới điện cơ sở để khắc phục tình trạng thỉnh thoảng mất điện làm gián đoạn hoạt động sản xuất của công ty. KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập đến nay để hoàn thành được đề tài mà mình đã lựa chọn em đã có một quá trình tìm hiểu tương đối đầy đủ về Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội cũng như về thị trường các sản phẩm bao bì và thị trường cung ứng NVL cho ngành sản xuất bao bì. Đến nay kết quả mà em đạt được là một sự hiểu biết khái quát về ngành sản xuất bao bì Việt Nam, môi trường cạnh tranh ngành và các điểm mạnh điểm yếu của Pakexim và một số đối thủ mạnh của công ty. Với kết quả đạt được qua thời gian thực tập trong đó có công hướng dẫn, chỉ bảo rất tận tình của thầy giáo Tiến Sĩ Trần Việt Lâm và các cô chú trong Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội, tuy chưa thật sự hiểu một cách sâu sắc nhưng em thật sự cảm thấy rất thú vị vì mình đã được tìm hiểu thêm về một lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà trước đây em chưa hề biết đến: ngành sản xuất kinh doanh bao bì, một ngành sản xuất với tiềm năng khai thác lớn hứa hẹn mang lại nhiều thành quả cho đất nước. Một Lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, tiến sí Trần Việt Lâm và các cô chú, anh chị ở Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội đã hết lòng giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Quản trị king doanh 2.Giáo trình Quản trị hậu cần 3.Tạp chí Kinh tế hợp tác 4.Báo điện tử Vnexpress 5.Website các công ty sản xuất bao bì 6.Tài liệu hạch toán kinh doanh của Pakexim 7.Một số luận văn mẫu  MỤC LỤC Trang