Chuyên đề Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện

ưu kho Hàng hóa mua về được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng sản phẩm, sau đó phòng vật tư giám sát việc nhập kho, sau khi nhập kho, một liên phiếu nhập kho được chuyển sang bộ phận kế toán để ghi sổ. 3. Quá trình xuất kho Hàng tháng phân xưởng sản xuất tổng hợp nhu cầu các tổ sản xuất và chuyển cho phòng vật tư, hàng ngày khi phát sinh nhu cầu trực tiếp, các tổ sản xuất lập phiếu đề nghị xuất kho, thủ kho vật tư căn cứ vào phiếu này và kế hoạch đã đề ra từ đầu tháng để theo dõi và viết phiếu xuất vật liệu cho các tổ sản xuất trong phân xưởng. Định kỳ thủ kho chuyển một liên các phiếu xuất kho này cho phòng kế toán để ghi sổ lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Các nguyên vật liệu thừa sau khi sử dụng được nhập lại kho và viết phiếu nhập. C. Một số kiểm soát khác liên quan tới mua hàng, bán hàng và thu tiền Dựa vào phiếu nhập kho của bộ phận kho, kế toán hàng tồn kho cập nhật vào phần mềm quản lý hàng tồn kho số hóa đơn, ngày giao dịch và số lượng. Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ hóa đơn, kế toán thanh toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh (tên nhà cung ứng, số lượng và ngày giao dịch) trong phần mềm. 1. Ghi nhận doanh thu và phải thu Kế toán doanh thu nhập thông tin về khách hàng, loại yêu cầu, thuế suất thuế GTGT vào yêu cầu mua hàng. Sau khi hoàn thành, ấn “book order”. Khi yêu cầu đã được làm, kế toán phải thu sẽ chạy hóa đơn tự động . Trong suốt quá trình này, phần mềm Oracle tự động xử lý các bút toán cho tới khi in hóa đơn. Sau khi chạy hóa đơn tự động, kế toán phải thu kết chuyển nghiệp vụ này tới sổ cái và cập nhập vào sổ chi tiết phải thu. 2. Xuất hàng và giá vốn hàng bán Khi kế toán doanh thu cập nhật các nghiệp vụ bán hàng, thì cũng đồng thời cập nhật vào phần mềm quản lý hàng tồn kho. Hệ thống tự động tính giá vốn hàng bán cho mỗi loại hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước. 3. Khách hàng thanh toán Dựa vào phiếu thu tiền mặt hoặc chuyển khoản từ khách hàng (gần như toàn bộ là chuyển khoản), kế toán phải thu cập nhật vào hệ thống. Bút toán sẽ tự động thực hiện trên Oracle. Sau đó, kế toán phải thu in phiếu thu với số lượng nhận được. 4. Hủy hóa đơn Kế toán dựa vào biên bản hủy hóa đơn cập nhật số lượng và thông tin về khách hàng trên phần mềm về hàng bán bị trả lại. Đồng thời, kế toán lập yêu cầu xuất hóa đơn mới có chữ ký của kế toán trưởng. Dựa vào đó, kế toán doanh thu nhập yêu cầu bán vào phần mềm và quá trình được tự động xử lý như trên. 5. Khách hàng trả trước Dựa trên khoản trả trước của khách hàng, kế toán phải thu, cập nhật số lượng ứng trước và thông tin khách hàng vào phần mềm. Khi xuất hóa đơn, phần mềm tự động xử lý các bút toán trên tiểu khoản của tài khoản 131. D. Quản lý và kiểm soát các khoản Phải thu khách hàng và phải trả người bán Thông thường, công ty yêu cầu khách hàng thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Nhìn chung không có khoản nợ phải thu khó đòi. Phải trả người bán là các khoản phải trả cho nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng chủ yếu là hàng nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm thu thập, soát xét và lưu giữ hóa đơn chứng từ hàng nhập khẩu và kiểm soát số dư với nhà cung cấp. Việc kiểm soát được thực hiện bằng cách đối chiếu với nhà cung cấp thông qua hệ thống “Statement of account”. E. Quản lý và kiểm soát đối với tài sản cố định 1. Mua tài sản cố định Dựa trên nhu cầu mua tài sản cố định, mỗi phòng chuẩn bị Giấy đề nghị mua tài sản cố định. Tùy thuộc vào giá trị mua, trưởng phòng đề nghị Giám đốc/Phó Giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau đó Đề nghị mua được chuyển tới phòng kế toán. Đề nghị thanh toán được phê duyệt bởi kế toán trưởng và Phó Giám đốc trước khi thanh toán. Sau khi nhận được đề nghị (đã duyệt), kế toán tài sản cố định thu thập báo giá của các nhà cung cấp khác nhau. Nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên điều kiện chất lượng, giá và thương hiệu) sẽ được chọn. Khi đó lập Đề nghị mua hoặc hợp đồng với nhà cung cấp. 2. Bàn giao tài sản cố định Dựa trên việc nhận tài sản cố định, trưởng phòng kiểm tra tài sản cố định và chữ ký trên biên bản bàn giao tài sản cố định. Sau đó, biên bản bào giao tài sản cố định được chuyển tới phòng kế toán để ghi nhận vào phần mềm kế toán tài sản cố định. Công ty đã ghi nhận một số tài sản nhỏ hơn 10 triệu VNĐ là tài sản cố định. Điều này không tuân theo Quyết định 206/2006/QĐ-BTC. 3. Quản lý tài sản cố định Tài sản cố định được quản lý bởi phần mềm Oracle về nguyên giá, thời gian sử dụng hữu ích và hao mòn lỹ kế. Tài sản cố định được dán nhãn với tên người sử dụng và mã số. Kiểm kê tài sản cố định được thực hiện 1 lần /năm vào cuối năm và lập biên bản kiểm kê tài sản cố định có chữ ký của 3 người kiểm kê và quan sát (một nhân viên phòng kế toán, một nhân viên IT và một nhân viên phòng hành chính). 4. Thanh lý tài sản cố định Để thanh lý tài sản cố định, bộ phận có tài sản cố định cần thanh lý lập Đề nghị thanh lý. Kế toán tài sản cố định kiểm tra tình trạng của tài sản cố định đệ trình Đề nghị này để Giám đốc phê duyệt. Biên bản thanh lý được lập và ký tuân theo quy định chung. Kế toán tài sản cố định cập nhật việc thanh lý vào phần mềm. F. Kiểm soát các khoản trả trước ngắn hạn Là một số khoản tiền thuê dịch vụ của công ty A như dịch vụ bảo vệ, thuê nhà xưởng. Thông thường được trả trước 2-3 tháng, khi nhận được hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán, kế toán kiểm tra lại và đệ trình kế toán trưởng phê chuẩn và ghi vào phần mềm, hàng tháng phân bổ vào chi phí.à Tài khoản này không trọng yếu, ít rủi ro. G. Kiểm soát đối với tiền lương và nhân viên 1. Tuyển dụng nhân sự Dựa trên nhu cầu và đề nghị của mỗi phòng ban, Trưởng phòng nhân sự tổ chức kế hoạch tuyển dụng. Các nhân viên mới tuyển được chia thành 2 giai đoạn thử việc. Hợp đồng 6 tháng, 1 năm hoặc lâu hơn sẽ được ký dựa trên kết quả của giai đoạn thử việc. Hợp đồng với lương cơ bản trên 10 triệu phải được trình Giám đốc phê duyệt. Trưởng phòng nhân sự cũng có trách nhiệm cập nhật thông tin của nhân viên mới vào hệ thống phần mềm quản lý hành chính nhân sự. 2. Quy trình lương Phòng hành chính nhân sự chuẩn bị bảng lương hàng tháng dựa trên thông tin của nhân viên được ghi nhận trong phần mềm quản lý hành chính nhân sự và các chứng từ khác (như hợp đồng, thỏa thuận, bảng đánh giá chất lượng nhân viên, quyết định tăng lương…). Phó phòng hành chính nhân sự và kế toán trưởng kiểm tra bảng lương trước khi chuyển cho Giám đốc phê duyệt. 2 lần/năm (thường vào tháng 6 và tháng 12), Trưởng phòng đánh giá nhân viên dựa trên tiêu chuẩn và kết quả hay thành tích làm việc của nhân viên. Với các nhân viên, mỗi người sẽ tự mình đánh giá và sau đó chuyển cho trưởng phòng xem xét và phê duyệt. Với trưởng phòng thì Ban Giám đốc sẽ là người xem xét, đánh giá và phê duyệt. Cuộc họp giữa Ban Giám đốc, Phòng hành chính, kế toán trưởng, các trưởng phòng được tổ chức để hoàn thành việc đánh giá nhân viên của các phòng ban. Việc đánh giá và quyết định tăng lương được phê duyệt bởi Giám đốc và sau đó cập nhật vào phần mềm. 3. Thôi việc Đơn xin thôi việc được đệ trình cho trưởng phòng để xem xét và đề nghị Giám đốc duyệt. Giám đốc ký chấm dứt hợp đồng và chuyển cho phòng nhân sự cập nhật vào phần mềm và tính toán số tiền phải trả cho người thôi việc. Phó phòng hành chính nhân sự sẽ kiểm tra lại số tiền phải trả và xóa tên nhân viên đó ra khỏi danh sách. 4. Thưởng và trợ cấp Thưởng (cố định) Thưởng cố định hàng năm là tháng lương thứ 13. Thưởng và trợ cấp Cuối năm, công ty trích 10% lợi nhuận sau thuế để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi. Giám đốc phê duyệt mức độ thưởng khác nhau cho từng phòng ban. Trưởng phòng sẽ phê duyệt mức thưởng cho từng nhân viên dựa trên việc đánh giá kết quả/hiệu quả làm việc. Làm thêm giờ Trợ cấp làm thêm tuân theo Luật lao động : 150% lương gộp cơ bản hàng tuần (kể cả thứ 7), 200% lương gộp cơ bản cho chủ nhật, 300% lương gộp cơ bản cho ngày lễ tết. Thuế thu nhập cá nhân Tờ khai thuế thu nhập cá nhân được chuẩn bị cho từng nhân viên người Việt Nam và nước ngoài, rồi gửi tới cơ quan thuế trước ngày 20 hàng tháng. Với lương thưởng (tháng lương thứ 13, thưởng, trợ cấp), hệ thống sẽ tính toán lại lương trung bình cho mỗi nhân viên và bổ sung thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Trợ cấp mất việc làm Công ty bắt đầu tính và lập dự phòng 1% tổng lương cơ bản vào cuối năm 2008. Tổng số tiền trả cho người thôi việc tính vào chi phí. Bảng lương được chuyển tới phòng kế toán kiểm tra và phê duyệt bởi kế toán trưởng. Kế toán nhập vào phần mềm sau khi kế toán trưởng và Giám đốc soát xét và phê duyệt. Thông thường, thanh toán lương đuợc xử lý ngay và gửi tới nhân viên vào cuối tháng. Lương tháng này được trả vào ngày 12-15 tháng tiếp theo. Yêu cầu làm thêm giờ (nếu có) do Giám sát viên chuẩn bị và ký kèm với danh sách nhân viên phải làm thêm giờ. Sau đó yêu cầu này được chuyển tới phòng nhân sự để tính lương. 5. Tạm ứng cho nhân viên Mỗi khoản tạm ứng cần có mẫu và ủy quyền bởi trưởng phòng trước khi chuyển cho phòng kế toán, kế toán tổng hợp xem xét và phê duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ. Công ty có hệ thống kiểm soát tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Nhân viên sẽ bị phạt nếu bị nhắc nhở thanh toán tạm ứng quá 3 lần. Chính sách này của công ty đã thu hồi được các khoản tạm ứng vào cuối năm. Theo đó, tạm ứng năm ngoái bằng 0. KẾT LUẬN VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ( trong đó có đề cập đến các thiếu sót của các kiểm soát) Kết luận về môi trường kiểm soát Cơ sở cho kết luận Hiệu quả Ban quản trị đã thiết lập được rất nhiều các kiểm soát thích hợp về môi trường. Các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện cho thấy các kiểm soát đó đã được thực hiện trong kì kế toán. Sự thiếu hụt của hoạt động kiểm soát được ghi chú lại : Không có ghi chú nào. Đối với công ty B, việc tìm hiểu và đánh giá thủ tục kiểm soát vẫn được tiến hành bằng cách xem lại hồ sơ kiểm toán năm trước và cập nhật thông tin của năm nay. Do có sự thay đổi về nhân sự ban Giám đốc nên KTV tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát kể từ khi bắt đầu có sự thay đổi nhân sự. Quá trình chọn mẫu kiểm tra cho thấy các chứng từ hóa đơn có sự phê duyệt đầy đủ, việc đối chiếu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp vẫn được thực hiện một cách thường xuyên và có bằng chứng của việc kiểm tra chéo, việc phân công phân nhiệm được thực hiện nghiêm túc. Tóm lại, KTV KPMG kết luận rằng các thủ tục kiểm soát vẫn được thực hiện liên tục và hiệu quả. 1.2.3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Đối với các khoản mục mà KTV cho là không trọng yếu trên Báo cáo tài chính (phải trả khác, phải thu khác, phải trả công nhân viên…), KTV chỉ giải thích bản chất và kiểm tra chi tiết, không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Còn các khoản mục quan trọng theo nhận định có rủi ro thường được KTV tập trung tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Sau đó KTV tập hợp lại trên giấy tờ làm việc. Mỗi thử nghiệm kiểm soát thực hiện sẽ đạt được một số mục tiêu nhất định. Trong đó các mục tiêu đạt được khi thực hiện từng thủ tục kiểm soát sẽ được ký hiệu thống nhất. C (Completeness): Tính đầy đủ hoặc trọn vẹn E (Existence and Occurrence) : Tính có thực và hiện hữu A (Accuracy): Tính chính xác số học V (Valuation): Đánh giá O (Obligations and Rights): Quyền và nghĩa vụ P (Presentation and Disclosure): Thuyết minh và trình bày Bảng 2.6 : Tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát thực hiện tại công ty A Đánh giá hỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Khách hàng Công ty A Kỳ kế toán 31/12/2009 NNgười thực hiện BT Ngày thực hiện 11/2009 Số tham chiếu C1.09 Thử nghiệm kiểm soát Tài khoản C E A V O P KTV thực hiện /thời gian Tham chiếu - Phỏng vấn về quy trình kiểm kê quỹ, quan sát, kiểm tra biên bản kiểm kê quỹ về nội dung và chữ ký của những người có liên quan. - Đối chiếu một số khoản mục trên sổ theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với chứng từ phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng (với các khoản thu tiền) và phiếu chi hoặc giấy báo Nợ (với các khoản chi tiền) về mặt số lượng, ngày tháng, chữ ký những người có liên quan đối chiếu với các văn bản quy định về kiểm soát thu chi tiền mặt của công ty và ngược lại đối chiếu từ phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, báo Có lên sổ chi tiết. Vốn bằng tiền X X X - Xem xét việc phân loại và diễn giải vốn bằng tiền (VD: tiền gửi có kỳ hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng xếp vào đầu tư ngắn hạn). Vốn bằng tiền X - Thu thập thư xác nhận để chứng minh việc ghi chép là chính xác, xác nhận các vấn đề khác (thương phiếu, hạn mức tín dụng, tài sản thế chấp) . Vốn bằng tiền X X X - Kiểm tra quyết định đầu tư của Hội đồng quản trị và cam kết đầu tư. Đầu tư X X X - Kiểm tra dấu hiệu đối chiếu giữa sổ cái và sổ chi tiết. Đầu tư X X X X - Thu thập thư xác nhận khoản phải thu các con nợ quan trọng vào thời điểm cuối năm (tất cả các con nợ có số dư lớn hơn 10% tổng khoản phải thu). Đối chiếu thư xác nhận với sổ sách và chứng thực bất kỳ khoản chênh lệch nào. Nếu không nhận được thư xác nhận thì thực hiện các thủ tục thay thế để kiểm tra việc thanh toán các khoản phải thu sau 31/12/2009. Phải thu Doanh thu bán hàng X X X Thu thập thư xác nhận số dư các khoản phải trả quan trọng tại ngày 31/12/2009 và cân nhắc các thủ tục thay thế (kiểm tra hóa đơn, thanh toán sau ngày 31/12/1009) nếu nhà cung cấp không trả lời thư xác nhận. Phải trả nhà cung cấp X X X Kiểm tra các khoản nợ chưa được ghi nhận bằng cách kiểm tra hóa đơn chưa thanh toán và sổ phụ ngân hàng hoặc sổ chi tiền mặt sau ngày 31/12/2009 với các khoản lớn hơn 30% ngưỡng sai sót trọng yếu . Phải trả nhà cung cấp Phỏng vấn các vấn đề về hàng mua đang đi đường tại ngày 31/12/2009. Kiểm tra các chứng từ hóa đơn (hợp đồng mua, thư tín dụng) để đảm bảo ghi nhận nợ và hàng tồn kho đúng giá trị. Hàng tồn kho X Phỏng vấn Giám đốc kinh doanh về bán và phân phối hàng cuối năm, hiểu biết của họ về những điều kiện bất thường liên quan tới nhượng giá đặc biệt hoặc giảm giá. Doanh thu bán hàng X Phỏng vấn các cá nhân trong quy trình bán hàng, bao gồm nhân viên kế toán, tin học là người ghi chép, xử lý, báo cáo các nghiệp vụ doanh thu, nhật ký chung và các điều chỉnh khác: Họ có lập những bút toán bất thường, không có chứng từ đi kèm, không hợp lý ảnh hưởng việc ghi nhận doanh thu trên sổ cái không ? Có bút toán nào được lập theo yêu cầu của nhà quản lý cấp cao ngoài quy trình kế toán thông thường không? Doanh thu bán hàng X Thu thập sổ đăng ký tài sản cố định Tài sản cố định X X X Kiểm tra sổ đăng ký tài sản cố định để đảm bảo tất cả tài sản được hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 và quyết định 206/QĐ-BTC. Tài sản cố định X X Thu thập biên bản kiểm kê tài sản cố định, danh sách dụng cụ phế liệu, danh sách tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng, tài sản cố định thanh lý, tài sản cố định thế chấp để xác định giá trị hợp lý vào cuối năm. Tài sản cố định X X So sánh lương hàng tháng và phỏng vấn khách hàng về bản chất, biến động lương và các khoản chi lương bất thường. Lương X X X X Phỏng vấn chính sách lập dự phòng trợ cấp mất việc làm của khách hàng và đối chiếu với con số ước tính của KPMG. Phỏng vấn nhà quản lý nếu có sai khác trọng yếu. Lương X X X X Phỏng vấn kế toán về hợp đồng nợ để khẳng định rằng tất cả thông tin liên quan đã được xử lý và hạch toán hợp lý. Xem xét việc thực hiện hợp đồng nợ của công ty trên các khía cạnh: kỳ hạn nợ, hoàn trả gốc và lãi, tài sản thế chấp, giải ngân. Vay X X X Xem xét quyết định của Hội đồng quản trị để xác định tỷ lệ lập quỹ và việc trình bày nguồn vốn và các quỹ trên báo cáo tài chính. Nguồn vốn và các quỹ X X X Đối với công ty B, KTV không tiến hành làm lại các thử nghiệm kiểm soát này nữa vì những năm trước đã tiến hành rồi. Đến cuộc kiểm toán cuối năm, dựa vào kết quả kiểm toán năm trước, KTV thiết kế, thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản đối với từng phần hành. Trên cơ sở đó kiểm tra và đánh giá lại tình hình thực hiện các thủ tục kiểm soát của khách hàng. 1.2.4 Đánh giá rủi ro kiểm soát Công việc quan trọng cuối cùng trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng do công ty KPMG thực hiện đó là đánh giá rủi ro kiểm soát. KTV đã thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro kiểm soát và tập hợp lại trong giấy tờ làm việc để làm cơ sở tham chiếu cho các kiểm toán viên khác khi tiến hành cuộc kiểm toán cuối năm. Bảng 2.7: Các thủ tục đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá rỦI RO KIỂM SOÁT Khách hàng Công ty A Kỳ kế toán 31/12/2009 Số tham chiếu C1.10 Các thủ tục đánh giá rủi ro Thực hiện Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro như được mô tả trong chương trình kiểm toán liên quan đến các chủ đề đặc biệt PMH 18/01/2010 Cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp Xem xét giấy phép đầu tư và sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. Phỏng vần các trưởng bộ phận và Ban giám đốc Thu thập và điều tra bản sao chứng từ tài liệu liên quan tới các hoạt động quan trọng trong thời gian qua. PMH 18/01/2010 Mục tiêu và chiến lược Thu thập và xem xét bản sao của các dự án kinh doanh cập nhật nhất. Phỏng vấn Giám đốc. Thực hiện đánh giá về rủi ro kinh doanh mà khách hàng phải đối mặt. PMH 18/01/2010 Tình hình hoạt động kinh doanh Phỏng vấn Giám đốc về hoạt động của công ty trong thời gian qua. Thảo luận với trưởng các bộ phận về hoạt động của từng phòng ban. Xem xét thông tin tài chính của tập đoàn trong 6 tháng đầu năm 2009. PMH 18/01/2010 Nhân sự Phỏng vấn trưởng phòng nhân sự. Thu thập và điều tra các phân tích nội bộ về sự thay đổi quản lý cấp cao, nhân viên chủ chốt có trách nhiệm với các báo cáo tài chính. Thu thập hiểu biết về chính sách trợ cấp, hưu trí và thưởng của công ty. PMH 18/01/2010 Đầu tư Phỏng vấn Giám đốc , kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán. PMH 19/01/2010 Tài chính Phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên phòng tài chính kế toán. Xem xét tất cả các hợp đồng nợ mới, tóm tắt các điểm quan trọng của hợp đồng và lưu vào hồ sơ kiểm toán chung. Xem xét các hợp đồng mua Tài sản cố định/thuê mới trong giai đoạn này và xác minh nếu có bất kỳ điều gì khác thường về điều khoản và kỳ hạn của hợp đồng. PMH 19/01/2010 Môi trường ngành Thu thập hiểu biết về môi trường ngành thông qua internet và các thông tin khác. PMH 19/01/2010 Môi trường kinh tế, chính trị và xã hội Thu thập hiểu biết về môi trường kinh tế, chính trị, xã hội thông qua internet và các nguồn thông tin khác. PMH 19/01/2010 Cơ sở chung đối với việc báo cáo về mặt tài chính Thu thập và điều tra các hướng dẫn kế toán mới ảnh hưởng đến việc trình bày các thông tin tài chính. Phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán tài chính công ty. PMH 19/01/2010 Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán của khách hàng Phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán tài chính công ty. Thu thập và điều tra bản sao các chính sách kế toán mới của công ty. PMH 19/01/2010 Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới Báo cáo tài chính Phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán tài chính công ty. PMH 19/01/2010 Ảnh hưởng của các bên hữu quan Phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán tài chính công ty. PMH 19/01/2010 Công nghệ thông tin Phỏng vấn nhân viên phòng công nghệ thông tin công ty. PMH 19/01/2010 Phỏng vấn nhà quản lý về những thay đổi trong môi trường kinh doanh bao gồm cả kiểm soát nội bộ. PMH 19/01/2010 Phân tích các thông tin tài chính cho mục đích lập kế hoạch PMH 19/01/2010 Bảng 2.8 : Tóm tắt rủi ro đã được nhận diện Đánh giá rỦI RO KIỂM SOÁT Khách hàng Công ty A Kỳ kế toán 31/12/2009 A. Rủi ro đã được nhận diện trong quá trình chấp nhận khách hàng Rủi ro Vấn đề chính khi kiểm toán Không có ghi chú cần đặc biệt chú ý B. Nhận diện rủi ro trong BCTC Phần Miêu tả rủi ro Không có ghi chú cần đặc biệt chú ý . Ảnh hưởng tới phương pháp kiểm toán cho các tài khoản trọng yếu và việc trình bày Không có ghi chú cần đặc biệt chú ý Đối với công ty B, các thủ tục đánh giá rủi ro đã được thực hiện từ những năm trước và tương tự như đã thực hiện với công ty A vì công ty KPMG thực hiện chung một quy trình và biểu mẫu đánh giá rủi ro cho các khách hàng. Để khẳng định việc chấp nhận kết quả đánh giá rủi ro từ nhận định của kiểm toán những năm trước, trưởng kiểm toán soát xét thông tin, thực hiện lại một vài thủ tục và đưa ra kết luận trong giấy tờ làm việc theo mẫu đánh giá lại khách hàng thường niên. Bảng 2.9: Đánh giá lại khách hàng thường niên ĐÁNH GIÁ LẠI KHÁCH HÀNG THƯỜNG NIÊN Sơ lược thông tin về khách hàng Tên khách hàng Công cổ phần B Đăng kí trên Ủy ban giao dịch chứng khoán(SEC)/ tổ chức công cộng/ chi nhánh chính của SEC hoặc tổ chức công cộng? Có- Công ty mẹ L Năm tài chính kết thúc 31- 12- 2009 Dịch vụ được cung cấp Kiểm toán bắt buộc và cho mục đích lập báo cáo tập đoàn Chủ phần hùn liên quan Đàm Xuân Lâm Trưởng phòng kiểm toán Khúc Thị Minh Tân Giám đốc kiểm soát chất lượng Không Mức độ rủi ro từ việc đánh giá năm trước ( Thấp/ Trung bình/ Cao) Trung bình Các xem xét chung đối với việc tiếp tục thực hiện kiểm toán Xem xét nếu có bất cứ vấn đề nào dưới đây phát sinh kể từ thời điểm đánh giá chính thức năm trước Yếu tố cần xem xét Thực trạng Có thay đổi nào đáng kể liên quan đến bản chất, quy mô hoặc cấu trúc hoạt động kinh doanh của khách hàng không? Không Khách hàng có liên quan đến bất cứ một sự mua bán hay chuyển nhượng nào không? Không Có bất cứ thay đổi mang tính ngược chiều trong hoạt động tài chính của khách hàng không? Không Có bất cứ thay đổi nào đáng kể liên quan đến việc quản lý, Ban giám đốc, các nhân sự chủ chốt không? Không Có thay đổi đáng kể nào về luật pháp, các quy định, các yêu cầu về nghề nghiệp mà có ảnh hưởng đến trách nhiệm trong việc trình bày kết quả của KPMG hoặc bản chất của dịch vụ được cung cấp không? Không Có thay đổi nào trong việc đánh giá của KPMG về ban quản trị hay tính trung thực của ban quản trị không? Không Có vấn đề kiểm toán đáng kể nào diễn ra mang tính định kỳ không? Có Tính đúng kì của doanh thu. Sự tồn tại của hàng bị trả lại được trao đổi trên thị trường. Tính giá của công cụ, dụng cụ. Tính giá chuyển giao. Có yếu tố nào khác ngoài những yếu tố trên mà có thể ảnh hưởng đến thông tin về rủi ro liên quan đến khách hàng hay hợp đồng? Không Đây có phải là Bản đánh giá gần nhất về khách hàng được thực hiện cách đây hơn 5 năm không? Không, mẫu đánh giá mới nhất đã đuợc thực hiện năm 2008 Nếu có bất cứ vấn đề nào ở trên tồn tại, một bản đánh giá lại chính thức là yêu cầu bắt buộc. Mức độ rủi ro sau khi đánh giá về khách hàng và khả năng tiếp tục thực hiện cuộc kiểm toán Mức độ rủi ro ( Thấp/ Trung bình/ Cao) Trung bình Kết luận về việc chấp nhận kiểm toán khách hàng thường niên a. Khách hàng nên được tiếp tục; việc đánh giá lại chính thức là không yêu cầu b. Khách hàng thường niên này nên được đánh giá lại chính thức c. Khách hàng thường niên này không nên tiếp tục (Nếu phương án B được lựa chọn, hoàn thiện bản đánh giá khách hàng) Trưởng phòng kiểm toán _____________________(Chữ kí) Ngày Chủ phần hùn của cuộc kiểm toán ________________(Chữ kí) Ngày 1.2.5 Tổng kết quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do công ty THHH KPMG Việt Nam thực hiện Qua nghiên cứu cho thấy KPMG đã xây dựng một quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng rất khoa học và linh hoạt giữa khách hàng kiểm toán năm đầu tiên với khách hàng thường niên. Sự linh hoạt này được thể hiện rõ nét trên từng bước công việc cụ thể của quy trình đánh giá. Bảng 2.10: So sánh quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng với khách hàng mới và khách hàng thường niên tại công ty KPMG Việt Nam CÁC BƯỚC KHÁCH HÀNG NĂM ĐẦU KHÁCH HÀNG THƯỜNG NIÊN Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng - Tiến hành từ trước khi kiểm toán và cập nhật trong suốt quá trình kiểm toán. - Thu thập các thông tin về hoạt động kinh doanh, ngành kinh doanh của khách hàng, môi trường ngành, môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, môi trường pháp luật và các quy định. Xem thông tin năm trước trong hồ sơ kiểm toán và cập nhật thông tin mới năm nay Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành Môi trường kiểm soát Đánh giá việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát ở cấp toàn đơn vị được kiểm toán và cấp công ty con - Cân nhắc những đánh giá của KTV năm ngoài về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để làm cơ sở lập chương trình kiểm toán. - Cập nhật thông tin năm nay - Đánh giá về rủi ro, sai phạm thường gặp của khách hàng (nếu có). Hệ thống kế toán - Hiểu biết các hoạt động kế toán và báo cáo đối với từng mục tiêu kiểm toán. - Xác định các điểm rủi ro chính - những điểm có thể xảy ra sai sót đối với quy trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thủ tục kiểm soát - Đánh giá các biện pháp kiểm soát phòng ngừa gian lận mà khách hàng áp dụng. - Đánh giá những thủ tục kiểm soát điểm rủi ro chính có thể xảy ra sai sót trọng yếu. Thử nghiệm kiểm soát - Với khoản mục không trọng yếu, KTV chỉ giải thích bản chất, không thực hiện thử nghiệm kiểm soát. - Với khoản mục trọng yếu, KTV tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm về mức độ hoạt động hiệu quả của một số thủ tục kiểm soát đã được lựa chọn dựa vào kết quả kiểm toán năm ngoái. Đánh giá rủi ro kiểm soát - Đánh giá rủi ro kiểm soát liên quan tới hoạt động chung của công ty khách hàng - Tóm tắt các rủi ro đã được nhận diện trên cơ sở tìm hiểu về các thông tin chung của khách hàng. - Tổng hợp những rủi ro có thể xảy ra với các khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính Dựa trên kết quả năm ngoái và thông tin cập nhật năm nay, Trưởng phòng kiểm toán lập Bản đánh giá lại khách hàng thường niên. Trên cơ sở nghiên cứu thực tế quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do công ty KPMG thực hiện, ta có thể khái quát hóa thành quy trình chung gồm các bước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Sơ đồ 1.2: Khái quát quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện Tìm hiểu hoạt động, ngành nghề, môi trường kinh doanh của khách hàng Tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kế toán Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Đánh giá rủi ro kiểm soát Xác định các điểm rủi ro chính Thủ tục kiểm soát Trong một nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt, yêu cầu về một hệ hống kiểm soát nội bộ có hiệu quả trong doanh nghiệp càng tăng lên. Trên cơ sở phân tích những hạn chế trong quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện và những nguyên nhân của hạn chế đó, các giải pháp và kiến nghị cần được đưa ra nghiên cứu nhằm không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp của công ty. CHƯƠNG 2: NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘ BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KPMG VIỆT NAM THỰC HIỆN 2.1. Nhận xét về thực trạng quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện Khái quát quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với sự phân tích thực tế của khách hàng thường niên và khách hàng mới cho thấy, các thủ tục cơ bản của quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện nhất quán theo phần mềm KAM. Tuy nhiên, tùy đặc thù của mỗi khách hàng, KTV xây dựng một chương trình kiểm toán phù hợp dựa trên những thông tin thu thập được cùng với sự hiểu biết, khả năng xét đoán nghề nghiệp của mình để đảm bảo cuộc kiểm toán thực hiện theo phương thức tốt nhất trong mối quan hệ giữa kết quả hoàn thành và yếu tố chi phí. 2.1.1 Ưu điểm Thứ nhất, Cơ sở để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học Quy trình được xây dựng một cách khoa học với từng bước công việc cụ thể. Là thành viên của mạng lưới KPMG quốc tế, việc thực hiện quy trình kiểm toán nói chung được áp dụng một cách nhất quán theo mô hình KAM của mạng lưới KPMG toàn cầu. Theo đó, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện dựa trên các bước cơ bản thích hợp nhằm giúp KTV có thể tiến hành cuộc kiểm toán. Quy trình này được thực hiện bởi các KTV có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán với sự tham gia đánh giá của ban quản trị. Việc phân công trách nhiệm giữa các cá nhân trong việc thực hiện quy trình được thực hiện rõ ràng và phù hợp với khả năng chuyên môn của từng KTV. Tại công ty KPMG Việt Nam, việc đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ mang tính xét đoán lớn của Giám đốc kiểm toán cũng như của các KTV có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán. Dựa trên cơ sở đánh giá ban đầu, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành lập kế hoạch chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán; và dựa trên kế hoạch chung này, các trợ lý kiểm toán sẽ lập chương trình kiểm toán cho phần hành cụ thể mà mình phụ trách. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện đầy đủ trên giấy tờ làm việc. Việc trình bày theo các giấy tờ làm việc giúp KTV thuận tiện theo dõi và đánh giá được nội dung những công việc thực hiện. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để các KTV cấp cao hơn soát xét kiểm tra. Với việc thực hiện quy trình dựa trên giấy tờ làm việc như vậy, các thông tin được lưu trữ, kiểm tra và giám sát tốt hơn. Thứ hai, Các công việc trước kiểm toán được thực hiện chu đáo, chủ động Trong giai đoạn đầu tiên - các công việc thực hiện trước kiểm toán, KTV phải tiếp cận với khách hàng. Thông thường nếu có nhu cầu kiểm toán, khách hàng sẽ là người trực tiếp liên hệ với các công ty kiểm toán. Sau đó công ty tiến hành xem xét việc chấp nhận kiểm toán, Ban Giám đốc và các trưởng phòng kiểm toán gặp gỡ khách hàng để đánh giá, kiểm soát và xử lý rủi ro của cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả cho cuộc kiểm toán cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm toán và không ngừng mở rộng mạng lưới khách hàng, tại KPMG, thư chào hàng được gửi đến khách hàng như một thư hẹn kiểm toán. Đồng thời, cách tiếp cận khách hàng như vậy thể hiện sự linh hoạt và phù hợp với các khách hàng có đặc điểm và mối quan hệ với KPMG khác nhau. Như vậy, có thể thấy rõ sự chuyên môn hóa trong công việc của KPMG và việc tiếp cận khách hàng được tiến hành nhanh chóng, mang lại giá trị tối đa cho khách hàng, từ đó đi đến ký kết hợp đồng cụ thể và hợp lý. Thứ ba, Có sự khác biệt rõ rệt trong việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ giữa khách hàng kiểm toán năm đầu tiên và khách hàng thường niên Với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, KTV phải tiến hành thu thập tất cả các thông tin về ngành, môi trường kinh doanh, doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác từ đầu nên rất mất công sức, thời gian, chi phí. Trong khi với khách hàng thường niên, dựa vào kết quả kiểm toán những năm trước và cập nhật thêm thông tin năm hiện tại giúp KTV hiểu rõ về khách hàng. Chính vì lý do đó mà công ty KPMG luôn có chủ trương thiết lập mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với khách hàng, đáp ứng dịch vụ tốt nhất để làm hài lòng khách hàng, khiến khách hàng muốn tiếp tục kiểm toán những năm tiếp theo. Thứ tư, Sự hữu ích của thông tin thu thập trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Các thông tin mà kiểm toàn viên thu thập được trong quá trình đánh giá hệ thống KIểM SOÁT NộI Bộ rất hữu ích cho việc thiết kế chương trình kiểm toán cho từng phần hành cụ thể, đặc biệt là các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. Các thông tin của khách hàng thường niên lại càng có giá trị hơn hơn vì khi đó KTV dựa vào chương trình kiểm toán đã được thiết kế từ những năm trước, xem xét những thông tin mới năm nay để thiết kế chương trình kiểm toán một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, những nhận định về khả năng xảy ra các gian lận và sai sót khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ là cơ sở để KTV góp ý về cách thức tổ chức quản lý của khách hàng trong Thư quản lý. Từ đó, khách hàng có thể ý thức được những hạn chế trong các thủ tục kiểm soát của mình nhằm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn. Và nếu khách hàng có những điều chỉnh theo như góp ý của KTV, thì KTV cũng sẽ thuận tiện hơn trong việc kiểm toán những năm tiếp theo. Thứ năm, Đánh giá rủi ro được thực hiện rất thận trọng Việc đánh giá rủi ro được thực hiện về cơ bản thống nhất và giữa các đơn vị kiểm toán thuộc các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, có sự khác biệt đối với việc xem xét, đánh giá rủi ro chấp nhận hợp đồng kiểm toán là ở yếu tố khách hàng đó là khách hàng kiểm toán thường niên hay khách hàng kiểm toán năm đầu tiên. Trong đó, việc thực hiện đánh giá rủi ro chấp nhận hợp đồng kiểm toán năm đầu tiên đòi hỏi sự trình bày trên loại giấy tờ làm việc với số lượng các thủ tục kiểm toán lớn hơn. Còn đối với khách hàng thường niên thì chỉ cần cập nhật thông tin mới về khách hàng và sử dụng mẫu đánh giá lại rủi ro của khách hàng. Quy trình đánh giá rủi ro được thực hiện dựa trên việc đánh giá rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu trên cả phương diện báo cáo tài chính, các số dư khoản mục và loại nghiệp vụ. Trong đó, rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu được xác định dựa trên việc đánh giá mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát tương ứng. Tuy nhiên, các khách hàng thường khác nhau về quy mô và lĩnh vực hoạt động nên đánh giá rủi ro cũng có một vài sự khác biệt nhỏ đặc biệt là liên quan đến việc xác định rủi ro cho các khoản mục và loại nghiệp vụ. Do đặc thù hoạt động nên các khoản mục quan trọng của khách hàng thuộc 3 bộ phận kiểm toán thường là khác nhau nên quá trình xác định rủi ro cho các phần hành cụ thể cũng được chú trọng vào những phần hành khác nhau cụ thể như: Đối với các cuộc kiểm toán dự án, quá trình đánh giá rủi ro kiểm toán thường tập trung vào các khoản mục liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền. Đối với các cuộc kiểm toán ngân hàng và doanh nghiệp sản xuất hay thương mại dịch vụ, quá trình kiểm toán thường phức tạp hơn với việc phải tiến hành đánh giá rủi ro trên một số lượng lớn các khoản mục; đồng thời, việc đánh giá rủi ro trên toàn bộ báo cáo tài chính cũng phức tạp hơn. Trong kiểm toán ngân hàng, trọng tâm của cuộc kiểm toán thường tập trung vào các khoản cho vay và các khoản tiền gửi. Trong khi đó, khi tiến hành kiểm toán doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ lại tập trung vào các khoản chi phí, doanh thu. Có thể nói rằng công ty KPMG Việt Nam đã xây dựng và tuân thủ một quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng khá hiệu quả. Tuy nhiên, quy trình này vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. 2.1.2 Hạn chế và nguyên nhân Thứ nhất, Thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và mô tả chi tiết chưa cụ thể Tại KPMG, việc thu thập thông tin và mô tả chi tiết về hệ thống kiểm soát nội bộ chưa cụ thể. Các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưa được biểu hiện thành các lưu đồ mà mới chỉ được trình bày dưới dạng tường thuật. Điều này làm cho các giấy tờ làm việc về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thường rất dài và KTV khó bao quát được hết những nội dung đã được ghi chép lại nên đôi khi, trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên vẫn hỏi lại nhưng câu hỏi đã đc hỏi trong khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ , làm cho khách hàng không hài lòng, gây bất lợi cho việc thực hiện kiểm toán. Một số nguyên nhân dẫn đến hạn chế này như: - Công ty sử dụng bảng câu hỏi và tường thuật chung cho mọi khách hàng Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu là bảng câu hỏi và bản tường thuật. Tuy nhiên, bản tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế theo một mẫu chung cho các khách hàng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động nên chưa cung cấp thông tin cụ thể về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Việc vận dụng phương pháp mô tả tường thuật hoặc bảng câu hỏi thường chỉ thích hợp cho việc đánh giá các hệ thống kiểm soát của khách hàng áp dụng thủ tục đơn giản, đồng thời dễ thực hiện kiểm tra, soát xét. Trên thực tế, KTV khó có thể đưa đến đánh giá, nhận định đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ nếu chỉ dựa trên bảng câu hỏi này. Vì thế, những bằng chứng thu thập được có liên quan tới đánh giá được ghi chú dưới dạng tham chiếu trên bảng câu hỏi và lưu trữ tại các tiểu mục tương ứng. - KTV chưa sử dụng phương pháp lưu đồ trong mô tả thông tin Theo nghiên cứu của các chuyên gia kiểm toán cho thấy, phương pháp lưu đồ mang tính hiệu quả cao hơn và nhờ đó, KTV có thể dễ dàng đánh giá các thông tin thu thập được. Tuy nhiên, hiện nay ở KPMG, việc sử dụng lưu đồ vẫn còn hạn chế. - Phân bổ thời gian và nhân lực cho mỗi cuộc kiểm toán chưa hợp lý Do áp lực thời gian cho mỗi cuộc kiểm toán là tương đối ngắn, nhân lực hạn chế , đối với nhiều khách hàng thường niên, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa phần lớn vào kết quả của các cuộc kiểm toán trước, việc cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán mới chưa được đầy đủ và thiết thực. - Một số kiểm toán viên có trình độ tin học chưa cao Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin có tác động rất lớn tới mọi lĩnh vực kinh doanh. Nhiều công ty đã tin học hóa công tác kế toán tài chính của mình. Điều này ảnh hưởng tới việc áp dụng các phương pháp kiểm toán cơ bản và tuân thủ. Do vậy KTV cần có kiến thức và hiểu biết về tin học để tiến hành các kỹ thuật kiểm toán trên máy tính đối với các hệ thống kế toán có mức độ phức tạp khác nhau của khách hàng. Các KTV phải có sự am hiểu không chỉ về kiến thức tin học nói chung mà còn về các phần mềm ứng dụng cụ thể trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán nói riêng. Vì vậy, việc nâng cao chất lượng kiểm toán trong điều kiện phát triển của công nghệ thông tin phải gắn với việc đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu trong lĩnh vực này. - Tình trạng thiếu nhân lực do đặc thù nghề nghiệp Hiện nay không chỉ tại công ty KPMG Việt Nam mà phần lớn công ty kiểm toán gặp khó khăn do thiếu nhân lực. Cụ thể, hàng năm số lượng người xin thôi việc rất cao và những nhân viên được tuyển vào thường là những sinh viên mới ra trường. Điều này dẫn đến tình trạng công ty thiếu hụt đội ngũ KTV có kinh nghiệm, đồng thời chi phí đào tạo hàng năm rất tốn kém. Tình trạng thiếu hụt KTV có kinh nghiệm kéo theo khối lượng công việc và áp lực công việc đối với các trợ lý kiểm toán cũng tăng lên ảnh hưởng tới hiệu quả công việc hoành thành. Cũng vì áp lực công việc cao như vậy nên nhiều nhân viên kiểm toán mới vào công ty, sau một mùa kiểm toán đã nộp đơn xin thôi việc. Mặt khác đội ngũ nhân viên kiểm toán của KPMG Việt Nam là rất trẻ nên nhiều nhân viên chưa có kinh nghiệm trong việc nhận định, đánh giá chung cũng như khái quát vấn đề cần tìm hiểu. Thứ hai, Đánh giá rủi ro kiểm soát còn mang tính chủ quan Việc đánh giá rủi ro kiểm soát ở KPMG hiện nay chưa có sự lượng hóa rõ ràng, mới chỉ thiên về sử dụng các tiêu chí định tính. Do đó khi kết luận về rủi ro kiểm soát, để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp, trưởng phòng kiểm toán thường đánh giá rủi ro ở mức cao hoặc trung bình, dẫn đến nhiều thử nghiệm hơn sẽ phải được thực hiện khi tiến hành thực hiện kiểm toán. Hạn chế này xuất phát từ những lý do sau: Công ty chưa ứng dụng phần mềm đánh giá rủi ro khách quan và các phương pháp lượng hóa trong đánh giá Do chưa có được các công cụ như phần mềm đánh giá rủi ro khách quan, các phương pháp lượng hóa trong đánh giá nên việc đánh giá rủi ro mới chỉ do trưởng phòng kiểm toán thực hiện và đưa ra quyết định dựa trên ý kiến cá nhân là không tránh khỏi. Đối với các khách hàng thường niên, do đã có kinh nghiệm năm trước về các rủi ro có thể xảy ra, nên KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Còn đối với các khách hàng mới, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao hơn do KTV chưa có am hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các thủ tục kiểm soát của khách hàng. - Đội ngũ kiểm toán viên chưa được bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn và kỹ năng thường xuyên. Quy trình kiểm toán nói chung và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng luôn đòi hỏi KTV không ngừng học hỏi trau dồi và cập nhật kiến thức, đặc biệt là các chuẩn mực kế toán và chuẩn mực kiểm toán mới ban hành . Vì thế công ty cần lưu ý chính sách nhân sự hợp lý, cũng như chế độ đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để các KTV được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm đảm nhiệm những công việc trên. Hơn nữa, sai phạm được phát hiện trong khi thực hiện các thủ tục kiểm toán có thể làm cho KTV thay đổi những đánh giá trước đây của mình. Do đó những hướng dẫn của KTV cấp cao và phản hồi từ phía các trợ lý kiểm toán (người thực hiện chủ yếu thử nghiệm cơ bản) là rất hữu ích đảm bảo cho KTV đưa ra ý kiến chính xác về BCTC của doanh nghiệp. Vì thế kiến thức của các trợ lý kiểm toán và KTV phải vững thì mới đưa ra được các nhận định chính xác và hữu ích cho cuộc kiểm toán. 2.2 Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện. 2.2.1 Phân bổ hợp lý thời gian và nhân lực cho mỗi cuộc kiểm toán Hiện nay sự phân bổ thời gian và nhân lực cho mỗi cuộc kiểm toán còn chưa thực sự hợp lý. Thực tế cho thấy lợi nhuận từ mỗi hợp đồng kiểm toán thường được thực hiện theo dự tính khi ký kết và liên quan đến cả mục tiêu thu hút khách hàng của công ty, tuy nhiên để làm được điều này các Giám đốc và trưởng phòng kiểm toán chưa tính hết được những khó khăn trong việc thu thập số liệu từ khách hàng mới, khó tiếp cận với nguồn thông tin đáng tin cậy, hay việc phỏng vấn để thu thập bằng chứng kiểm toán từ người có liên quan hoặc khách hàng có hệ thống kiểm soát quá tồi, nên thường giao khoán công việc cho nhân viên thực hiện theo những thời hạn nhất định căn cứ vào các khách hàng cũ. Điều này, làm tăng cường độ và áp lực công việc cho người thực hiện lên nhiều lần, gây căng thẳng và dẫn đến giảm hiệu quả công việc. Để khắc phục vấn đề này, công ty nên đầu tư nhiều thời gian và chi phí hơn cho mỗi cuộc kiểm toán. Ngay khi bắt đầu kiểm toán, công ty nên có một kế hoạch cụ thể hơn để xây dựng mối quan hệ hợp lý giữa thời hạn của mỗi cuộc kiểm toán với nhân lực thực hiện cuộc kiểm toán đó. 2.2.2 Kết hợp sử dụng bản tường thuật với bảng hệ thống câu hỏi và lưu đồ khi trình bày hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng tại KPMG hiện nay để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ là bảng câu hỏi và bản tường thuật theo một mẫu chung cho các khách hàng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên hai phương pháp này chưa cung cấp thông tin cụ thể về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Bên cạnh đó, việc sử dụng lưu đồ vẫn còn hạn chế. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là bước công việc đòi hỏi thông tin tổng hợp. Khi thực hiện bước công việc này, KTV cần sử dụng thông tin đã tập hợp trong các giấy tờ làm việc về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Ưu điểm của các giấy tờ làm việc là mô tả dễ dàng về hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên do mức độ chi tiết chưa cao, nên chưa cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân tích có hiệu quả thủ tục kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát. Vì thế để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV có thể sử dụng Bản tường thuật hệ thống kiểm soát nội bộ kết hợp với bảng hệ thống câu hỏi và lưu đồ. Phương pháp này vừa giúp KTV có cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ, vừa đạt được thông tin chi tiết về từng bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Không nhữn vậy nó còn hướng dẫn KTV thu thập thông tin và thể hiện đầy đủ kết quả tìm hiểu quy chế kiểm soát nội bộ nói chung hoặc từng phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó hệ thống câu hỏi cũng cần cụ thể hóa cho từng phần hành. Sau khi xây dựng bảng câu hỏi, KTV sẽ dựa vào thông tin trên đó và các thông tin khác để có thể đánh giá toàn diện hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu công ty muốn hiệu quả hơn trong việc trình bày hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, thì công ty cần phải có hướng dẫn chi tiết cho người thực hiện về cách thức dùng ký hiệu trong lưu đồ để đảm bảo thống nhất trong trình bày và đạt hiệu quả trong sử dụng. 2.2.3 Tăng cường sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm toán Để giảm rủi ro chọn mẫu, công ty nên cải tiến và cập nhật phần mềm chọn mẫu MUS để có thể sử dụng hữu ích hơn và các KTV nên tăng cường sử dụng chương trình này. Sự xét đoán nghề nghiệp có thể áp dụng với các kích cỡ mẫu nhỏ hoặc không có sự kiện bất thường nào xảy ra với tổng thể cần chọn mẫu. Hiện tại ở KPMG mới chỉ sử dụng hai chương trình phần mềm hỗ trợ là MUS để xác định mẫu chọn và phần mềm Audit Gague để xác định mức trọng yếu theo kế hoạch (MPP - Materiality for Planning Purpose). Máy tính xách tay được trang bị cho từng KTV, các giấy tờ làm việc được soạn trên máy sau đó được in ra và công việc kiểm tra, rà soát vẫn phải thực hiện một cách thủ công, mất nhiều thời gian. Trong khi đó, các công ty khác như Deloitte, Price WaterhouseCoopers… đều đã có phần mềm kiểm toán riêng. Theo đó, giấy tờ làm việc được thực hiện trên máy và đưa vào phần mềm, số tham chiếu giữa các phần sẽ được liên kết với nhau và việc kiểm tra, rà soát cũng được thực hiện trong phần mềm này. Mặc dù công ty đang thử nghiệm phần mềm e – audit và sẽ tiến hành sử dụng rộng rãi trong tương lai gần, tuy nhiên việc sử dụng phần mềm này vẫn còn nhiều hạn chế: như các KTV chưa quen nên thấy rất khó khăn và bất tiện so với cách làm thủ công như cũ, cấu hình máy tính của công ty trang bị chưa đáp ứng được yêu cầu cài đặt phần mềm… 2.2.4 Tăng cường thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các kiểm toán viên Mặc dù tại KPMG Việt Nam, công ty có đã có chính sách khá tốt về đạo tạo và bồi dưỡng nhân viên cả về chuyên môn và kỹ năng mềm, như các khóa đào tạo cho nhân viên mới, các đợt huấn luyện định kỳ cho các kiểm toán viên,… Tuy nhiên công ty cũng nên lưu ý tổ chức tốt và thực chất những chương trình đào tạo này hơn nữa để ngày càng nâng cao chất lượng kiểm toán nói chung, và chất lượng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng. KẾT LUẬN Trong những năm gần đây, đặc biệt là từ khi nước ta gia nhập Tổ chức thương mại Thế giới WTO, ngành kiểm toán tại Việt Nam ngày càng phát triển với nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường và sự gia tăng ngày càng nhiều của các công ty kiểm toán. Để theo kịp tiến trình hội nhập, khẳng định được vị thế trong lĩnh vực kiểm toán tại Việt Nam, các công ty kiểm toán cần phải tự xây dựng và hoàn thiện quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán, đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.Vì vậy, việc nghiên cứu nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính là một trong những nhiệm vụ được quan tâm hàng đầu tại KPMG Việt Nam, để công ty có thể giữ vững vị thế, xứng đáng là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam. Em hi vọng qua chuyên đề của mình, sẽ cho người đọc cái nhìn toàn diện thực trạng quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do KPMG Việt Nam thực hiện, đồng thời cũng có những đánh giá về các ưu nhược điểm trong quy trình này. Trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ . Em chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng giải và cung cấp những kiến thức quý báu làm nền tảng cho em thực hiện đề tài này. Đặc biệt, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn, TS. Chu Thành và các anh chị trong công ty TNHH KPMG Việt Nam đã rất nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình thực tập và hoàn thành đề tài. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do những hạn chế về kiến thức và phương pháp luận về nghiên cứu khoa học nên trong đề tài có thể còn thiếu sót, kính mong thầy cô thông cảm. Em rất mong nhận được ý kiến phê bình và đóng góp cho đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 22 tháng 04 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Hồng Hạnh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Alvin, A. Arens and James, K. Loebbecke, 2000, Auditing – an intergrated approach, 8th edition, Prentice Hall Bộ môn Kiểm toán, 2004, Giáo trình Kiểm toán, ĐH Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, NXB Thống kê. Bộ Tài chính, 2002, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính. Bộ Tài chính, 2006, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính. Bộ Tài chính, 2006, Chuẩn mực kiểm toán quốc tế, NXB Tài chính. Burns, N. and S. Kedia, 2006, The impact of performance-based compensation on misreporting, Journal of Financial Economics. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh – TS Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh, 2005, Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. KPMG Audit Methodology – sổ tay hướng dẫn kiểm toán KPMG KPMG International Annual Review 2009 Peasnell, K.V., P.F. Pope, and S. Young, 2005, Board Monitoring and Earnings Management: Do Outside Directors Influence Abnormal Accruals, Journal of Business Finance & Accounting. Robert, Moeller, 2009, Brink’s Modern Internal Auditing: 7th edition, John Wiley & Sons,Inc. ThS. Phan Trung Kiên, 2000, Kiểm toán lý thuyết và thực hành, NXB Thống kê. TS. Nguyễn Thị Phương Hoa, 2009, Giáo trình Kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Ý kiến của người đại diện công ty KPMG, 2006, Những yêu cầu và thực tiễn kiểm soát chất lượng kiểm toán, www.kiemtoan.com.vn www.kiemtoan.com.vn www.kpmg.com.vn www.vneconomy.vn www.webketoan.com MỤC LỤC Trang DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU Trang Bảng 2.2 : Tìm hiểu về môi trường kinh doanh của công ty A 13 Bảng 2.3 : Thông tin về môi trường kiểm soát của công ty A 15 Bảng 2.4 : Tìm hiểu các chính sách kế toán của công ty A 17 Bảng 2.5: Tìm hiểu và đánh giá các thủ tục kiểm soát của công ty A 21 Bảng 2.6 : Tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát thực hiện tại công ty A 27 Bảng 2.7: Các thủ tục đánh giá rủi ro kiểm soát 30 Bảng 2.8 : Tóm tắt rủi ro đã được nhận diện 31 Bảng 2.9: Đánh giá lại khách hàng thường niên 32 Bảng 2.10: So sánh quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng 34 với khách hàng mới và khách hàng thường niên tại công ty KPMG Việt Nam 34 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu bộ máy quản lý công ty A 15 Sơ đồ 1.2: Khái quát quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện 35 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KTV : Kiểm toán viên TNHH : Trách nhiệm hữu hạn