Chuyên đề Tăng cường hoạt động quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường

ờng: thanh viền tường được liên kết với tường hoặc vách ngăn.  Các tấm trần: Các tấm trần sẽ được liên kết với các thanh chính, thanh phụ và thanh viền tường tạo thành bề mặt trần.  Phụ kiện: Dùng để liên kết các thanh và tấm trần với nhau để tạo thành hệ trần chìm hoàn chỉnh. Phân loại Tổ hợp 1: VTC 4000, VTC 4000, VTC 20/22 Tổ hợp 2: VTC 3050, VTC 4000, VTC 20/22 Tổ hợp 3: VTC 200, VTC 204, VTC 20/22 Tổ hợp 4: VTC 200, VTC 4000, VTC 20/22 Tổ hợp 5: VTC BV1, VTC FM19, VTC 20/22 Tổ hợp 6: VTC4000-1, VTC 20/22, VTC30/30, … * Khung vách ngăn: Tổ hợp 1: VTV 49 + VTV 50-25/ 50-32 ; Tổ hợp 7: Stud VTV51 + Track VTV52 Tổ hợp 2: VTV 75 + VTV 76 Tổ hợp 8: Stud VTV63 + Track VTV64 Tổ hợp 3: VTV 65 + VTV 66 Tổ hợp 9: Stud VTV75 + Track VTV76 Tổ hợp 4: VTV 49 + VTV 50 Tổ hợp 10: Stud VTV90 + Track VTV92 Tổ hợp 5: VTV 90 + VTV 92 Tổ hợp 11: Stud VTV100 + Track VTV102 Tổ hợp 6: VTV 100 + VTV 102. Tổ hợp 12: Stud VTV125 + Track VTV127 Giới thiệu: Khung vách Vĩnh Tường kết hợp với các tấm phẳng(tấm thạch cao, tấm xi măng) sẽ tạo thành vách ngăn nhẹ(dry wall) dùng trong xây dựng và trang trí nội thất. Cấu tạo Hệ khung vách ngăn được cấu tạo như sau: - Thanh đứng: là thanh chịu lực chính để đỡ hệ vách ngăn. - Thanh ngang: Được liên kết được liên kết với các thanh đứng bằng ri-vê - Tấm phẳng: Tấm phẳng liên kết với hệ thanh đứng và thanh ngang bằng ri-vê để  tạo thành  hệ vách ngăn. Tấm phẳng có thể là tấm thạch cao, tấm xi măng Phối cảnh cấu tạo điển hình Tiện ích sản phẩm Dòng sản phẩm khung vách ngăn Vĩnh Tường có các ưu điểm vượt trội sau: - Có thể chịu ẩm ướt nếu sử dụng tấm chống ẩm.  - Chống mối mọt.  - Chống cháy.  - Lắp ráp và tháo gỡ nhanh với các dụng cụ thợ mộc thông thường.  - Tiết kiệm: thi công nhanh, khô ráo và nhẹ nên có thể giảm giá thành kết cấu chịu lực của công trình. - Nhẹ: trọng lượng vách chỉ 20% so với vách xây bằng gạch trát hai mặt * Khung cửa thép Giới thiệu: Khung cửa thép dùng trong các công trình nhà ở, nhà máy, khách sạn, văn phòng, trường học và đặc biệt là trong các công trình cao tầng có yêu cầu cao về chống cháy.  - Được dùng làm khung bao cho các cánh cửa thép và cửa gỗ Khung cửa thép dùng trong các công trình nhà ở, nhà máy, khách sạn, văn phòng, trường học và đặc biệt là trong các công trình cao tầng có yêu cầu cao về chống cháy.  - Được dùng làm khung bao cho các cánh cửa thép và cửa gỗ Tiện ích sản phẩm  - Nhẹ nên góp phần làm giảm trọng lượng của khung.  - Chống mối mọt.  - Mẫu mã đa dạng.  - Chịu ẩm ướt  - Tiết kiệm: Khung cửa thép Vĩnh Tường thay thế khung cửa gỗ, góp phần bảo vệ môi trường trái đất và giảm giá thành. Nguyên liệu Sử dụng thép mạ hợp kim nhôm kẽm ZINCALUME® của công ty BlueScope Steel. Thép ZINCALUME® có tuổi thọ kéo dài gấp 4 lần so với thép mạ kẽm thông thường, đồng thời có khả năng phân nhiệt và chống nhiệt cao,chất lượng sản phẩm được BlueScope Steel bảo hành * Phụ kiện sử dụng hệ thống khung trần, khung vách : PK01, PK02, PK03, PK04, PK06, PK07, PK08, PK09, PK11, PK16, PK21, PK35, PK36, PK37, PK38, PK210, PK211, PK223, Ty Æ4mm, Ty Æ3mm, * Tấm trang trí: . Giới thiệu: Tấm trang trí của Vĩnh Tường được sản xuất trên dây chuyền tự động, với hệ thống đảm bảo chất lượng theo hệ thống ISO 9000. Nguyên liệu được cung cấp từ các tập đoàn UCC - Đài Loan, James Hardie - Australia, Nylex - Malaysia. Phân loại: Tấm trang trí Vĩnh Tường gồm 4 nhóm chính Với các đặc tính sau: - Dày 9,5 mm hoặc 12mm. - Trong trường hợp khách hàng yêu cầu tăng cường khả năng chống ẩm , Vĩnh Tường có thể cung cấp tấm trang trí với nguyên liệu là tấm xi măng dày từ 4,5mm đến 6mm - Có nhiều màu sắc , hoa văn khác tùy theo đơn hàng. + Tấm phủ PVC. + Tấm in lụa. + Tấm phủ giấy trang trí. + Tấm đục lổ. Quy cách ÁCH  Kích thước 1220x2440 mm 606x1210 mm 606x606 mm  Độ dày (mm) 9.5 12 9.5 12 9.5 12  Trọng lượng của tấm (Kg/tấm) 21 26 5.3 6.5 2.6 3.3 Tiện ích sản phẩm -Thẩm mỹ cao -Mẫu mã đa dạng -Chống mối mọt -Dễ lắp đặt -Tiết kiệm I.2.1.2Thị trường-Cạnh tranh * Thị Phần Hiện sản phẩm của Vĩnh Tường chiếm trên 70% thị phần trần trang trí cả nước, được phân phối qua hệ thống trên 300 TTPP, đại lý và hội viên. Các sản phẩm của Vĩnh Tường luôn đạt yêu cầu mỹ thuật cao, tiện dụng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các khách hàng. Liên tục trong nhiều năm qua, các sản phẩm của Vĩnh Tường đều được tặng Cúp Vàng, Huy chương Vàng và Bằng khen tại các kỳ Hội chợ Triển lãm Quốc tế, thương hiệu hàng đầu về vật liệu xây dựng và trang trí nội thất tại Việt Nam. * Vị thế . Vĩnh Tường là thương hiệu được nhận biết đầu tiên đối với kênh công nghiệp . Mức độ nhận biết rộng nhất Không chỉ tạo được vị thế vững chắc trên thị trường trong nước, Vĩnh Tường còn khẳng định thương hiệu Việt trên trường quốc tế. Các sản phẩm của Vĩnh Tường ngày càng được các doanh nghiệp nước ngoài tại Singapore, Úc, Campuchia, Bangladesh biết đến. Hàng năm Vĩnh Tường xuất sang các thị trường này khoảng 20% lượng sản phẩm, góp phần vào chiến lược xuất khẩu chung cho nền kinh tế nước nhà. Với những thành tích trên Vĩnh Tường đã được Bộ Thương mại tặng bằng khen về thành tích xuất khẩu 3 năm liền (2002, 2003, 2004) và 2005 cũng đạt trên chuẩn được xét thưởng I.2.2.Công nghệ,máy móc thiết bị Một vài hình ảnh về nhà máy của chi nhánh phía Bắc Quy trinh sản xuất khung trần,khung vách ngăn : Bảng 1: Quy trình sản xuất khung trần,khung vách ngăn Bắt đầu Nhận yêu cầu sản xuất Nhận nguyên liệu Gá,nạp nguyên liệu Không đạt Cán Đạt Dập đầu Không đạt ÑAÏT Đạt Dập lỗ Không đạt ÑAÏT Đạt Vệ sinh đóng gói Kiểm tra sp Không đạt ÑAÏT Chờ xử lý Nhập kho thành phẩm Kết thúc I.2.3.Nguyên liệu Khung trần,vách ngăn của Vĩnh Tường sử dụng nguyên liệu của Bluescop Steel, bao gồm 2 dòng tôn cho thanh. + “Phần lưng” của thanh T được làm từ tôn lạnh ZACS® với lớp mạ Zincalume Thử nghiệm phun muối, tôn lạnh ZACS® chống ăn mòn cao hơn gấp 4 lần tôn mạ kẽm thông thường. Thành phần nhôm trong lớp mạ tạo ra 1 màng ngăn cách cơ học chống lại tác động của môi trường trong các điều kiện khí hậu khác nhau. Thành phần kẽm trong lớp mạ bảo vệ điện hoá hi sinh cho kim loại nền. Khi tiếp xúc với nước, hơi ẩm, kẽm sẽ tạo ra các hợp chất bảo vệ tại những mép cắt hoặc những chỗ bị trầy xước. + “Phần bụng” của thanh T và thanh viền góc được làm từ tôn lạnh mạ màu ApexTM T-White hoặc Colorbond. Thép nền mạ hợp kim nhôm kẽm AZ50, cường độ G400. Áp dụng máy cán mịn bề mặt (Skin pass mill) sau khi mạ nhôm kẽm, bề mặt trước khi sơn láng mịn đều nhằm tạo lớp sơn đẹp và đồng đều. Lớp sơn phủ polyester cao cấp với Delta E và độ bóng thấp (DE = 5.0 Max, gloss : 35%). Trong thời gian 5 năm, độ phai màu sơn không thể nhận biết bằng mắt thường. Nguyên liệu với công nghệ mạ nhúng nóng cho lớp mạ là kẽm, hỗn hợp nhôm kẽm, hoặc mạ màu của Bluescop Steel. Chống ăn mòn với khí hậu tại Việt Nam I.2.4.Lao động Lao động là nhân tố đầu vào rất quan trọng và ngày càng trở thành một nhân tố có ảnh hưởng lớn thậm chí là quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay,khi mọi đầu vào khác như máy móc thiết bị,nguyên vật liệu,thậm chí cả công nghệ,..đều có thể bắt chước một cách dễ dàng,nhanh chóng thì lao động càng tỏ ra là một yếu tố tạo nên sức mạnh,lợi thế cạnh tranh của công ty này so với công ty khác vì đây là yếu tố rất khó để bắt chước.Nhận thức được điều này chi nhánh công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường đã tuyển dụng và đào tạo được một đội ngũ lao động năng động,giàu kinh nghiệm,năng lực …Hiện tại chi nhánh phía Bắc của công ty có tất cả 125 lao động trong đó: Cơ cấu lao động theo trình độ Bảng 2: Cơ cấu lao động theo trình độ STT Trình độ học vấn Số người Tỷ trọng(%) 1 Từ đại học trở lên 42 33.6% 2 Cao đẳng 11 8.8% 3 Công nhân kĩ thuật 72 57.6% Tổng cộng 125 100% Cơ cấu lao động theo giới tính Chính sách đào tạo: Công ty cử CBCNV đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên có tính chuyên nghiệp cao. - Chế độ khen thưởng: + Thưởng cho CBCNV hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. + Thưởng cho CBCNV trong các dịp lễ, tết. - Chế độ khác: Hàng năm Công ty tổ chức cho CBCNV đi nghỉ mát và khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra Công ty xét tặng tiền thưởng cho con CBCNV có thành tích cao trong học tập theo các kỳ học bổng thời tổ chức cho các cháu đi thăm quan trong kỳ nghỉ hè I.2.5.Cơ cấu quản lý Bảng 4:Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Phụ trách NS_QTVP Giám đốc điều hành Kế toán trưởng Giám đôc bán hàng Giám đốc BH-DA Giám đốc sản xuất Giám đốc tiếp thị Giám đốc chất lượng . Phòng NS-QTVP: Tham mưu cho Ban giám đốc về các quyết định liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực và quản trị văn phòng. Quản trị nguồn nhân lực: Tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương, phúc lợi, thực hiện các chương trình phát triển nhân sự. Quản trị văn phòng: Quản lý tài sản và thẩm định chi phí quản trị văn phòng. Tham gia xây dựng, duy trì áp dụng và cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. . Phòng Tài chính – Kế toán Tài chính Tham mưu cho Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc về các quyết định tài chính để lựa chọn phương án đầu tư, kinh doanh tối ưu. Tăng cường quan hệ và hợp tác, liên kết với các tổ chức tài chính nhằm giải quyết vốn đầu tư cho các dự án. Quản lý nguồn vốn của các dự án. Theo dõi kiểm soát ngân sách của các bộ phận theo kế hoạch ngân sách đã duyệt Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính theo mục tiêu đầu tư của công ty và chịu trách nhiệm nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình tài chính của công ty . Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty . . Kế Toán Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và khoa học các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo chế độ tài chính hiện hành. Theo dõi và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo luật định. Lưu trữ và bảo quản an toàn tuyệt đối các hồ sơ tài liệu, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn. Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ tài sản, quỹ tiền mặt của công ty , kịp thời thanh toán, thu hồi các khoản nợ phải thu, phải trả. Đối chiếu số liệu hoạt động với các phòng ban chức năng và đơn vị trực thuộc công ty . Phòng tiếp thị: Quản trị marketing, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty Xây dựng và thực hiện các kế hoạch quảng cáo, chiêu thị, chiến lược giá, quan hệ cộng đồng, chăm sóc và phát triển hệ thống phân phối Thực hiện các nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh, môi trường kinh tế, chính trị, xã hội nhằm đề xuất với Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc về các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Tham gia xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. . Phòng cung ứng: Quản trị mua hàng Cập nhật và tổng hợp thông tin về các sản phẩm, giá cả và nhà cung ứng trên thị trường để phục vụ cho hoạt động cung ứng hàng hoá cho sản xuất và kinh doanh của công ty Tham gia xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. . Phòng bán hàng: Quản trị bán hàng Cập nhật và tổng hợp thông tin từ các phòng ban có liên quan theo định kỳ hàng tháng để phục vụ cho công tác đối ngoại và quản trị sản phẩm. Trên cơ sở biến động giá cả và kết quả nghiên cứu thị trường, Phòng bán hàng kịp thời điều chỉnh và đề xuất giá kinh doanh lên Giám đốc điều hành. Tham gia xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. . Phòng dự án và hỗ trợ kỹ thuật: Quản trị bán hàng Cập nhật và tổng hợp thông tin từ các phòng ban có liên quan theo định kỳ hàng tháng để phục vụ cho công tác đối ngoại và quản trị sản phẩm. Trên cơ sở biến động giá cả và kết quả nghiên cứu thị trường, Phòng bán hàng kịp thời điều chỉnh và đề xuất giá kinh doanh lên Giám đốc điều hành. Tham gia xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. . Nhà máy sản xuất: Thực hiện nhiệm vụ san xuất theo các kế hoạch, yêu cầu cung cấp hàng hoá. Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. Tham gia xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001. . Phòng Quản lý chất lượng: Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hoạt động kiểm tra sản phẩm của nhà máy sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm xuất xưởng đạt yêu cầu như qui định. Thực hiện hoạt động thử nghiệm sản phẩm nhằm đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu như qui định. Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. II.Kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường. Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2008 Năm 2007 Năm 2006 Doanh thu thuần 181,829 119,319 74,249 58,973 Tổng chi phí 165,823 111,094 70,029 56,825 Tổng lợi nhuận trước thuế 16,006 8,225 4,220 2,148 Lợi nhuận sau thuế 14,241 7,237 3,894 1,851 Từ bảng trên ta thấy doanh thu từ năm 2006 đến năm 2009 liên tục tăng với tốc độ tăng ngày càng nhanh.Chỉ trong vòng 4 năm mà doanh thu của chi nhánh phía Bắc của công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường đã tăng hơn 3 lần.Đây quả là một tốc độ tăng trưởng đáng khâm phục.Lợi nhuận sau thuế cũng liên tục tăng với tốc độ tăng trưởng qua các năm luôn xấp xỉ 100%. Ưu điểm của sán xuất kinh doanh -Tốc độ tăng trưởng cao -Thương hiệu phát triển nhanh và mạnh -Giữ được uy tín với khách hàng -Có nhiều khách hàng trung thành Nhược điểm -Chi phí sản xuất và chi phí quản lý cao dẫn đến tỷ trọng lợi nhuận trong doanh thu nhỏ Bảng :Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của chi nhánh Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Lợi nhuận sau thuế 1,851 3,894 7,237 14,241 Tốc độ tăng trưởng 110% 85% 96% III.Nội dung của hoạt động quản lý bán hàng 3.1. Xây dựng chiến lược, kế hoạch bán hàng. Chiến lược bán hàng là định hướng hoạt động có mục tiêu của doanh nghiệp và hệ thống các giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra trong bán hàng. Chiến lược bán hàng phản ánh những đánh giá của doanh nghiệp về điều kiện, cơ hội thị trường và khả năng lợi dụng những cơ hội ấy của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ quyết định có thể mở rộng hơn, thu hẹp lại, duy trì như trước hay chuyên môn hoá ở một bộ phận chiến lược nào đó. 3.1.1. Mục tiêu của chiến lược bán hàng : Hiện tại công ty Vĩnh Tường có những mục tiêu của chiến lược bán hàng là: + Tăng doanh số. + Tối đa hoá lợi nhuận. + Mở rộng thị trường. + Nâng cao uy tín của doanh nghiệp... Cụ thể là TT Chỉ tiêu 2010 2011 2012 1 Doanh thu (tỷ VND) 220 280 400 2 Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất và phân phối (tỷ VND) 26 35.5 55 3 Suất sinh lời trên vốn (EPS) > 20% > 20% > 20% 4 Thị phần khung tại Miền Bằc > 60% > 60% > 60% 5 Thị phần tấm tại Miền Bắc > 50% > 50% > 50% Với hệ thống mục tiêu trên,công ty Vĩnh Tường sẽ có một cái nhìn rõ ràng về vị thế của doanh nghiệp trong tương lai và từ đó sẽ đề ra được một kế hoạch để có thể đạt được mục tiêu đó. * Để có được hệ thống mục tiêu trên công ty Vĩnh Tường đã lập được một hệ thống dự báo Công ty Vĩnh Tường đã xây dựng cho mình hai loại dự báo là: dự báo ngắn hạn và dự báo dài hạn. Dự báo dài hạn là dự báo cho thời kỳ trên một năm( thường là 3 năm). Dự báo này rất quan trọng nhưng vô cùng khó khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khó xác định chính xác. Dự báo ngắn hạn đưa ra cho các thời kỳ dưới một năm(quý,tháng). Dự báo ngắn hạn dựa trên kết quả phân tích của dự báo dài hạn. Các yếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể được tính toán chính xác hơn do biên độ biến động tương đối thấp. Tham gia vào công tác dự báo này là nhân viên bán hàng có kinh nghiệm, các trưởng phòng bán hàng và trưởng phòng dự án.Nguồn thông tin phục vụ cho dự báo thường được sử dụng là kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu của lực lượng bán hàng, các thông tin thứ cấp được lưu trữ (kế hoạch và tình hình, kết quả thực hiện bán hàng các kỳ trước...) các kết quả nghiên cứu thị trường theo các chương trình riêng biệt của phòng marketing. Hiện tại công ty Vĩnh Tường đã sử dụng các phương pháp sau đây để dự báo: + Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này dựa vào đánh giá các khả năng bán hàng của các nhân viên bán hàng, các nhà quản trị bán hàng hoặc cả hai để xác định các chỉ tiêu bán hàng của từng cá nhân, bộ phận hoặc tổng hợp khối lượng bán. Người tham gia dự báo được yêu cầu đánh giá từng mặt hàng, từng khách hàng dựa trên hiện trạng của thị trường mà họ quan sát được. Bộ phận dự báo sẽ dựa trên kết quả đánh giá này để tổng hợp, phân tích và xác định chỉ tiêu cho kế hoạch bán. + Phương pháp điều tra thăm dò: Phương pháp này dựa trên các kết quả nghiên cứu về khách hàng, người mua tiềm năng và kế hoạch mua hàng của họ, kết hợp với ý kiến của các nhà chuyên môn bên ngoài lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Kết quả dự báo là sự phân tích, tổng hợp từ các thông tin đã thu thập. + Phương pháp dự báo theo nhóm thời gian (thống kê kinh nghiệm): Cơ sở của phương pháp này là dựa trên mối liên hệ giữa bán hàng và thời gian. Từ các con số thống kê và kinh nghiệm, từ thực tế có thể rút ra tính quy luật (tương đối) giữa bán hàng và các yếu tố cơ bản. Công thức thường được áp dụng: Ds = B + P.B Ds: Doanh số bán kế hoạch. B: Doanh số bán năm báo cáo. P: Tỷ lệ tăng giả phần trăm dự kiến theo kinh nghiệm 3.1.2.Kế hoạch bán hàng Các chỉ tiêu bán hàng sẽ được trình bày một cách hệ thống trong các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các kế hoạch bán hàng và các chỉ tiêu cụ thể được công ty lập ra và tính toán theo các tiêu thức khác nhau: + Theo cấp quản lý: Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp:để đạt được mục tiêu trên thì công ty đã đề ra được kế hoạch tổng thể về thị trường như: mở rộng thị trường về phía Tây Bắc và phía Nam(Thanh Hóa),và một chiến lược giá cả phù hợp. Kế hoạch bán hàng của bộ phận:Từ kế hoạch tổng thể đó,công ty sẽ đề ra kế hoạch cho từng bộ phận.Cụ thể là phòng bán hàng sẽ phải mở rộng hệ thống các trung tâm phân phối và đại lý của mình,còn phòng dự án sẽ phải tiếp tục tìm kiếm và theo đuổi nhiều dự án nữa. Kế hoạch bán hàng của cá nhân:Từ kế hoạch của từng bộ phận,trưởng từng bộ phận sẽ đề ra kế hoạch cho từng nhân viên trong phòng.Đối với phòng bán hàng thì mỗi nhân viên sẽ được giao cho chăm sóc và phát triển các trung tâm phân phối và đại lý của từng khu vực.Còn phòng dự án thì mỗi nhân viên sẽ được giao cho chăm sóc các dự án khác nhau.. + Theo thời gian: Kế hoạch bán năm. Kế hoạch bán quý. Kế hoạch bán tháng. 3.2. Lựa chọn kênh bán hàng và hệ thống yểm trợ bán hàng . * Các kênh bán hàng của công ty Vĩnh Tường Kênh 1: Việc mua bán hàng hoá diễn ra trực tiếp giữa các trung tâm thi công và công ty Vĩnh Tường. Ưu điểm của kênh này là đảm bảo cho hàng hoá lưu chuyển nhanh giảm chi phí lưu thông và các quan hệ giao dịch, mua bán đơn giản thuận tiện. Các trung tâm thi công Công ty Vĩnh Tường Kênh 2: Việc lưu thông hàng hoá phải qua khâu trung gian là các trung tâm phân phối và đại lý.Từ đó hàng hóa sẽ được chuyển tiếp đến các trung tâm thi công để thi công các công trình Các trung tâm thi công Công ty Vĩnh Tường Các trung tâm phân phối đại lý * Hệ thống yểm trợ bán hàng. + Mục tiêu và các chính sách giá cả. Mục tiêu và chính sách giá cả có tầm quan trọng đặc biệt đối với khả năng hoàn thành kế hoạch của công ty. Các kế hoạch bán hàng luôn luôn phải được liên kết với mục tiêu làm giá và chính sách giá của công ty. Cần lựa chọn và xác định đúng mục tiêu, chính sách làm giá của công ty. Mục tiêu và chính sách giá phải được công bố một cách rõ ràng cho lực lượng bán hàng. Các mục tiêu làm giá mà công ty lựa chọn để hỗ trợ bán hàng: - Mục tiêu làm giá theo lợi nhuận định hướng . - Mục tiêu làm giá theo bán hàng định hướng . - Mục tiêu làm giá theo cạnh tranh có định hướng . Chính sách giá cả mà công ty lựa chọn và sử dụng trong bán hàng: - Chính sách giá theo vùng ( khu vực ) bán hàng trong mối liên hệ với chi phí vận chuyển . + Quảng cáo và xúc tiến bán hàng. Các công cụ này được hiểu là hình thức bán hàng gián tiếp nhằm hỗ trợ trực tiếp hoặc gián tiếp cho khả năng bán được hàng của công ty thông qua việc tạo dựng hình ảnh, uy tín và sự hấp dẫn của công ty nói chung, cũng như sản phẩm của công ty nói riêng đối với khách hàng tiềm năng. Kế hoạch bán hàng của công ty được liên kết chặt chẽ với các chương trình quảng cáo, xúc tiến bán hàng cụ thể. Các hoạt động xúc tiến bán mà công ty đang thực hiện : - Tham ra hội chợ/triển lãm. - Mở hội nghị khách hàng ( mời cơm thân mật/gặp gỡ khách hàng...). - Qua các công trình lớn đã sử dụng trần,vách ngăn của công ty - Chiết khấu theo số lượng hàng mua 3.3. Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng. 3.3.1 Lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa công ty với thị trường. Do vậy thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là một nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hoàn hảo. Lực lượng bán hàng của công ty Vĩnh Tường gồm: + Lực lượng bán hàng cơ hữu của công ty, bao gồm tất cả những thành viên trong công ty có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng bán hàng này được chia thành: - Lực lượng bán hàng tại văn phòng: là bộ phận bán hàng tập trung ở văn phòng (chính) của công ty và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại hoặc tiếp xúc chủ yếu tại văn phòng công ty. Tại công ty Vĩnh Tường thì có hai bộ phận bán hàng chủ yếu là phòng bán hàng và phòng dự án.Phòng bán hàng thì chăm sóc và phát triển các đại lý và trung tâm phân phối còn phòng dự án thì chăm sóc các công trình,dự án. - Lực lượng bán hàng bên ngoài công ty (văn phòng) là bộ phận các nhân viên bán hàng được bố trí theo vùng địa lý, theo các địa bàn khác nhau của công ty. Bộ phận bán hàng này có trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ thông qua các giao dịch trực tiếp với khách hàng trên địa bàn được phân công. + Các đại lý,trung tâm phân phối có hợp đồng . Là một bộ phận lực lượng bán hàng của công ty bao gồm các cá nhân hay tổ chức độc lập không thuộc tổ chức cơ hữu của công ty , nhận bán hàng cho công ty để hưởng hoa hồng đại lý theo các hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Các đại lý bán hàng loại này có thể được xác định là một bộ phận trong kênh phân phối hàng hoá của công ty. 3.3.2 Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng. Nội dung thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng của công ty Vĩnh Tường được xác định theo các bước sau: Sơ đồ 2: Các bước thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng Xác định mục tiêu của lực lượng bán hàng Xác định chiến lược của lực lượng bán hàng Xác định cơ cấu của lực lượng bán hàng Xác định quy mô của lực luợng bán hàng Xác định chế độ đãi ngộ cho lực lượng bán hàng + Các nội dung thuộc bước (1) và (2):Đã được nghiên cứu và xác định trong quá trình xây dựng chiến lược và kế hoạch bán hàng của công ty. Trong quá trình thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng cần nghiên cứu và nắm vững các mục tiêu và chiến lược bán hàng để xác định đúng đắn cơ cấu cần có của lực lượng bán hàng. + Cơ cấu và tổ chức lực lượng bán hàng:lực lượng bán hàng của công ty được thiết kế và tổ chức theo vùng địa lý, theo khách hàng. + Quy mô của lực lượng bán hàng : Nó có ảnh hưởng lớn đến mức bán hàng và chi phí. Việc xác định đúng số lượng các đại diện bán hàng là cần thiết sau khi đã xây dựng được cơ cấu tổ chức cụ thể.Công ty Vĩnh Tường đã xác định quy mô lực lượng bán hàng dựa trên phương pháp khối lượng công việc với các bước: - Phân nhóm khách hàng theo quy mô căn cứ vào khối lượng tiêu thụ kỳ kế hoạch. - Xác định tần suất gặp gỡ cần thiết với khách hàng (số lần gặp gỡ, giao dịch với khách hàng trong kỳ kế hoạch) cho từng nhóm khách hàng. - Xác định khối lượng công việc của hệ thống bán hàng theo số lần gặp gỡ giao dịch trong kỳ kế hoạch (tổng khối lượng công việc bằng số khách hàng mỗi nhóm nhân với tần suất gặp gỡ/giao dịch tương ứng). - Xác định số lần gặp gỡ giao dịch trung bình mỗi đại diện bán hàng có thể thực hiện được trong kỳ kế hoạch. - Tính toán số đại diện bán hàng cần thiết trong kỳ kế hoạch (thương số của tổng số lần gặp gỡ/giao dịch cần thiết và số lần gặp gỡ/giao dịch trung bình mà một đại diện bán hàng có thể thực hiện). 4. Tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng. 4.1 Hoạt động giao dịch và bán hàng thông qua hợp đồng tiêu thụ. Để xác lập mối quan hệ mua bán, công ty cần phải ký kết hợp đồng kinh tế, xác định số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, màu sắc, phương thức giao nhận, thanh toán...Sau khi ký kết hợp đồng thì nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong hợp đồng đã được xác lập. Công ty tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc cần phải làm thành bảng biểu theo dõi tiến độ hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến xảy ra để xử lý, giả quyết kịp thời. Công việc này nhằm đảm bảo quyền lợi và uy tín của công ty. Sau đây là các bước tổ chức thực hiện hợp đồng của CN công ty cổ phần Vĩnh Tường: + Chuẩn bị giao hàng: Hàng hoá giao theo hợp đồng phải đảm bảo đúng chất lượng đã ký kết. Để đảm bảo quyền lợi của hai bên, công ty Vĩnh Tường luôn kiểm tra hàng hoá một cách nghiêm túc, trung thực và chính xác. + Quyết định phương tiện vận tải: Công ty đã tự tổ chức cho mình một đội xe gồm 4 xe tải để vận chuyển hàng hóa của công ty. + Giao hàng. +Làm thủ tục thanh toán. +Khiếu nại: Nếu một bên nào đó vi phạm hợp đồng thì cách tốt nhất là thực hiện phạt vi phạm theo điều khoản của hợp đồng. Nếu không quy định thưởng phạt thì nên đàm phán, thoả thuận với nhau không nên đưa ra trọng tài kinh tế vì làm như vậy sẽ mất thời gian, tốn chi phí và ảnh hưởng uy tín của hai bên. 4.2 Tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng ở quầy hàng, cửa hàng. Công ty đã căn cứ vào lượng hàng hoá bán ra bình quân một ngày đêm để chuẩn bị hàng hoá, thiết bị, phương tiện và nhân viên bán hàng nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của mọi khách hàng trong ngày. 4.2.1 Chuẩn bị địa điểm. Do công ty Vĩnh Tường là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong ngành vật liệu xây dựng nên người tiêu dùng cuối cùng thường là các trung tâm thi công.Do vậy việc thiết kế cửa hàng cũng có sự khác biệt so với các doanh nghiệp bán các sản phẩm tiêu dùng.Hiện CN công ty Vĩnh Tường có 2 cửa hàng chính và đồng thời cũng là 2 kho tại Quang Minh-Mê Linh-Hà Nội và Nguyễn Tuân-Hà Nội.Việc thiết kế cửa hàng đồng thời cũng là kho đối với các doanh nghiệp trong ngành vật liệu xây dựng và đặc biệt đối với công ty Vĩnh Tường là rất hợp lý vì như thế sẽ giảm được nhiều chi phí trong việc thuê cửa hàng và rất tiện lợi trong việc bán hàng. 4.2.2 Chuẩn bị và bổ sung hàng hoá. Hàng hoá trước khi đem ra bán phải được chuẩn bị. Nếu làm tốt công tác này, công ty có thể đẩy nhanh tốc độ bán hàng, giảm bớt những động tác không cần thiết của người bán hàng và trong nhiều trường hợp giảm bớt hao hụt trong quá trình bán hàng. Công việc chuẩn bị hàng hoá là làm vệ sinh, kiểm tra chất lượng, phân loại, sửa chữa hư hỏng hay khuyết tật của hàng hoá, bao gói sẵn... Vì theo cách thiết kế cửa hàng đồng thời là kho nên công ty luôn phản ứng nhạy bén với tồn kho tại các cửa hàng,kịp thời bổ sung, không để hàng hoá ở các kho xuống dưới mức dự trữ thấp nhất hay vượt quá mức dự trữ cao nhất. Căn cứ vào mức bán bình quân ngày đêm mà công ty sẽ quy định số lượng lớn nhất cho mỗi mặt hàng kinh doanh. Số lượng này nói chung không được thấp hơn một ngày bán hàng nhiều nhất nhằm tránh việc ngừng bán hàng hoặc bổ xung hàng nhiều lần trong một ngày bán hàng. Đối với các cửa hàng, việc bán hết hàng dự trữ là điều không tốt vì như vậy thì khách hàng sẽ mua hàng của đối thủ cạnh tranh. Để tránh hiện tượng này công ty Vĩnh Tường đã tuân theo các quy tắc sau trong việc kiểm tra dự trữ: + Kiểm tra đều đặn định kỳ. + Sắp xếp hàng hoá như thế nào cho dễ nhìn, dễ thấy. + Khi số lượng các loại hàng hoá tăng lên thì phải sắp xếp theo từng nhóm khác nhau. + Lập bảng kê dự trữ. 5. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng. 5.1 Nội dung đánh giá hoạt động bán hàng. Đối tượng đánh giá. + Phân tích , đánh giá hoạt động bán hàng tổng quát (cấp công ty). + Phân tích , đánh giá hoạt động bán hàng của bộ phận (cấp khu vực). + Phân tích , đánh giá hoạt động bán hàng của từng cá nhân đại diện bán hàng. Nội dung đánh giá. + Phân tích , đánh giá hoạt động bán hàng theo mục tiêu (kế hoạch và thực tế hiện tại và quá khứ). + Phân tích , đánh giá hoạt động bán hàng về chất lượng (hành vi xử lý, quan hệ với khách hàng, kết quả phát triển với khách hàng thị trường). + Phân tích đánh giá hoạt động bán hàng về số lượng (doanh số bán theo khối lượng \ giá trị). + Phân tích đánh giá hoạt động bán hàng theo sản phẩm, khu vực thị trường khách hàng. 5.2 Các nguồn thông tin phục vụ đánh giá. Để đánh giá hiệu quả người ta thường sử dụng hai nguồn thông tin là dòng thuận và dòng phản hồi: * Thứ nhất dòng thuận. + Các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng. + Các mục tiêu, hạn mức, các quyết định chỉ đạo giám sát bán hàng. + Các tiêu chuẩn đã được xây dựng và truyền đạt đến người bán hàng... + Các thông tin này là tập hợp các dữ liệu đã được đưa ra trong quá trình tổ chức hoạt động bán hàng của công ty (thông tin thứ cấp). * Thứ hai dòng phản hồi. + Dòng phản hồi bao gồm tất cả các thông tin về kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế của công ty mà giám đốc (ban lãnh đạo) nhận được. + Các báo cáo bán hàng (quan trọng nhất). + Các thông tin bổ sung từ quan sát trực tiếp, thư từ, đơn khiếu nại của khách hàng, thăm dò dư luận khách hàng kết quả trao đổi với các đại diện bán hàng... + Các thông tin nhận được từ các bộ phận nghiệp vụ khác của công ty ( Maketing, tài vụ...) 5.3 Phương pháp đánh giá: Hình thức đánh giá: Công ty đánh giá kết quả bán hàng qua hai bước: + Tự đánh giá thành tích bán hàng của cá nhân, bộ phận. + Đánh giá chính thức của ban lãnh đạo. Các phương pháp công ty Vĩnh Tường sử dụng: + Thị phần của công ty. Doanh số bán của công ty T = ´ 100 % Doanh số bán toàn ngành Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh số Vĩnh Tường 58,973 74,249 119,319 181,829 Doanh số toàn ngành 96,677 112,491 169,246 245,080 Thị phần 61% 66% 70.5% 74.2% + Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu bán. Tổng doanh số bán thực hiện C = ´ 100 % Tổng doanh số bán kế hoạch Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh số thực tế 58,973 74,249 119,319 181,829 Doanh số kế hoạch 60,132 73,245 123,957 180,679 Tỷ lệ hoàn thành 98% 101,4% 96,3% 100,6% IV.Đánh giá chung công tác quản lý bán hàng của chi nhánh công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tương. 1.Thành tích đã đạt được Là công ty tiên phong trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp trần vách ngăn thạch cao,công ty Vĩnh Tường đã liên tục đạt được những bước tiến lớn trong nhiều năm qua.Doanh thu hàng năm luôn tăng trưởng trên 50%,thị phần liên tục tăng qua các năm.Để đạt được thành tích đáng khâm phục trên phải nói đến sự đóng góp không nhỏ của đội ngũ nhân viên bán hàng.Tuy mới thành lập cơ cấu tổ chức,quy mô chưa lớn nhưng với sự nỗ lực cùng tinh thần làm việc,cống hiến hết mình của đội ngũ nhân viên,phòng bán hàng đã luôn đạt và vượt chỉ tiêu để ra.Tuy ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh nhưng với các chính sách bán hàng,chính sách sản phẩm hợp lý cùng một đội ngũ nhân viên năng động,thị phần của công ty Vĩnh Tường vẫn ngày một tăng và luôn tỏ ra là một “siêu cường” trong lĩnh vực trần vách ngăn thạch cao tại Miền Bắc.Thị trường cũng ngày một rộng.Nếu như lúc bắt đầu thành lập chi nhánh Miền Bắc,thị trường chỉ tập trung tại Hà Nội,thì giờ đây thị trường trần vách ngăn thạch cao của Vĩnh Tường đã mở rộng ra rất nhiều tỉnh thành tại khu vực phía Bắc. 2.Tồn tại Do chi nhánh mới thành lập nên tồn tại lớn nhất của bộ phận bán hàng tại Vĩnh Tường vẫn là cơ cầu tổ chức không rõ ràng,công việc của các nhân viên được phân công chưa hợp lý,đôi khi còn chồng chéo nhau.Cũng do khâu quản lý bán hàng chưa được hoàn thiện nên các chi phí trong hoạt động bán hàng cũng khá cao từ chi phí lưu kho,bảo quản hàng hóa,chi phí hành chính CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP VĨNH TƯỜNG. I.Dự báo khái quát thị trường vật liệu xây dựng ở Miền Bắc đến năm 2012. Nước ta đang trong quá trình đi lên trở thành một nước công nghiệp vì vậy có rất nhiều công trình đang và sẽ được thi công trong thời gian sắp tới.Do đó nhu cầu nguyên vật liệu xây dựng là rất lớn.Đặc biệt là nhu cầu khung trần vách ngăn vì sử dụng khung trần,vách ngăn trong các công trình là xu thế xây dựng hiện đại.Theo như dự báo của các chuyên viên kinh tế trong ngành xây dựng thì tốc độ tăng trưởng trong ngành này từ nay đến năm 2012 là 30% đến 40% một năm.Đây là một con số tăng trưởng khá cao. Tình hình đối thủ cạnh tranh:Công ty Vĩnh Tường đã vẽ ra một bức tranh tổng quát về thị trường đến năm 2012,trong đó có tính đến các yếu tố cạnh tranh.Hiện tại và cho đến năm 2012 theo dự báo của bộ phận marketing thì đối thủ cạnh tranh trực tiếp của CN công ty Vĩnh Tường ở khu vực phía Bắc vẫn là các cơ sở sản xuất nhỏ lẻ chuyên sản xuất hàng nhái,hàng kém chất lượng và hàng nhập khẩu từ nước ngoài. II. Phương hướng phát triển kinh doanh của CN công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường. Công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường đang kinh doanh trong một thị trường ngày càng phức tạp, sự gia nhập của các doanh nghiệp khác ngày càng mạnh mẽ,sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế ngày càng gay gắt. Việc đề ra các phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới là một yêu cầu khách quan để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. - Con người là nhân tố then chốt trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực thương mại với tỷ trọng lao động sống cao. Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là xây dựng một lực lượng lao động trung thành và năng động,có năng lực chuyên môn cao. Thực trạng lao động của công ty có nhiều vấn đề cần được khắc phục như số lao động có tay nghề cao còn ít, số lao động có độ tuổi trên 30 nhiều, nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh trong năm tới, chính vì thế công ty đã đề ra mục tiêu phát triển nhân sự như sau: đào tạo - huấn luyện - tuyển dụng thêm những người lao động có triển vọng, người nắm vị trí quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh,có các biện pháp khuyến khích người lao động hăng say công tác, có chế độ khen thưởng - kỷ luật kịp thời để tạo ra một tập thể lao động đoàn kết vững mạnh. - Giữ gìn và phát triển tập khách hàng là điều kiện sống còn của mọi doanh nghiệp, ý thức được điều này, các cấp lãnh đạo và toàn thể nhân viên bán hàng của công ty tập trung hoàn thiện các khâu còn yếu nhất của công ty hiện tại là vận chuyển,giao hàng đúng giờ,có kế hoạch tồn kho hợp lý để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng... Mặt hàng được mở rộng hơn đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Ngoài ra công ty sẽ tối đa hoá những ý kiến đóng góp, phàn nàn về công ty để tìm cách khắc phục. - Về cơ sở vật chất: với điều kiện thuận lợi sẵn có, công ty vẫn không ngừng nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ tốt hơn cho khách hàng và giảm cường độ lao động vất vả cho cán bộ công nhân viên.Đây là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và hiệu quả lao động của nhân viên. - Chiến lược cạnh tranh: thông qua việc nắm rõ thế mạnh, điểm yếu của mình, kết hợp với thời cơ và cơ hội trên thị trường, công ty có thể đề ra mục tiêu trước mắt và lâu dài trong 10 năm. Đây là chiến lược chung cho việc phát triển và bồi dưỡng nhân lực, nghiên cứu, gìn giữ khách hàng hữu hiệu,nghiên cứu,phát triển công nghệ sản xuất mới đi đôi với công nghệ bán phù hợp với khách hàng, cách thức phân phối hàng hóa. - Cách thức huy động vốn: là yếu tố đầu vào không thể thiếu được. Để quá trình kinh doanh được thuận lợi thì công ty có thể huy động vốn ở nhiều nguồn khác nhau như: quỹ đầu tư phát triển của công ty, vay vốn ở ngân hàng, hợp tác liên doanh với chủ hàng,... Đảm bảo kinh doanh theo nguyên tắc hoạch toán độc lập, tức là công ty phải trang trải chi phí trong quá trình kinh doanh bằng thu nhập từ hoạt động kinh doanh của bản thân công ty và đảm bảo có lãi. III.Một số giải pháp hoàn thiện quá trình tổ chức bán hàng và các phương thức bán hàng ở CN công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường. 3.1. Giải pháp hoàn thiện quá trình dịch vụ khách hàng ở công ty Vĩnh Tường Để có được ưu thế trên thị trường thì chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm là chưa đủ.Một công ty với sản phẩm tốt nhưng chất lượng dịch vụ kém:hay giao hàng chậm,bảo hàng không tốt,…thì không thể chiếm được ưu thế trên thị trường đươc.Đặc biệt công ty Vĩnh Tường đang kinh doanh trong ngành vật liệu xây dựng,nơi mà việc chậm giao hàng có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công,chế độ bảo hành kém sẽ gây mất lòng tin của khách hàng thì việc hoàn thiện quá trình dịch vụ khách hàng lại càng quan trọng.Vậy công ty phải tạo ra sản phẩm kèm theo chất lượng dịch vụ tốt. Vì đa số các công ty đều chung một mục tiêu là phục vụ khách hàng tốt nhất, do vậy các công ty phải có sáng kiến và đi tiên phong để làm cho sự phục vụ của mình nổi bật trên thị trường. Không may thay đa số người bán chỉ bán hàng mà không nhận ra hậu quả của việc bỏ rơi khách hàng không được hưởng lợi ích của sự phục vụ. Sử dụng thêm hoạt động dịch vụ trong quá trình bán là hết sức cần thiết, vì nó sẽ tạo được tiền đề thu hút khách hàng đến với công ty. Muốn áp dụng các loại dịch vụ đối với khách hàng cần phải xác định loại dịch vụ nào ? Ở đây công ty Vĩnh Tường cần quan tâm nhiều hơn nữa đến dịch vụ sau khi bán hàng. Dịch vụ sau bán chủ yếu là các dịch vụ bảo hành sản phẩm, vận chuyển hàng hóa đến các công trình,các trung tâm phân phối và đại lý, phải tạo ra sự tin tưởng thoải mái... nhằm tạo ra sự yên tâm cho khách hàng đối với sản phẩm của mình., giá cả, dịch vụ phải đảm bảo tính thoải mái, yên tâm cho khách khi đến với công ty. 3.2. Giải pháp hoàn thiện phương thức bán hàng. Công ty Vĩnh Tường là doanh nghiệp hàng đầu trong việc cung cấp khung trần vách ngăn. Kể từ khi thành lập công ty đã không ngừng đổi mới, cải tiến phương pháp bán hàng và phương thức phục vụ khách hàng.. Trước khách hàng công ty cần thể hiện mình là một địa điểm cung cấp hàng hoá có uy tín, giá cả phù hợp, chất lượng hàng luôn ổn định ở mức cao. Trước bạn hàng công ty cần khẳng định mình muốn làm ăn hợp tác lâu dài, tạo mối quan hệ chặt chẽ tốt đẹp, hai bên đều có lợi. Về phương thức bán thì công ty đã làm được nhiều việc kể trên nhưng công ty cũng cần hoàn thiện hơn đó là việc thâm nhập thị trường phải rộng hơn(các khu vực xung quanh Hà Nội), cần khai thác tối đa thị trường tiềm năng, mở rộng phương thức bán hàng qua các trung tâm phân phối và đại lý là hướng đi đúng phù hợp và đúng đắn trong giai đoạn hiện nay.Ngoài ra cần có chính sách linh hoạt trong việc thanh toán tiền hàng, giao hàng cho khách và việc quảng cáo xúc tiến cần được công ty quan tâm nhiều hơn để khách hàng chú ý. 3.3.Giảm các chi phí trong hoạt động bán hàng. Trong hoạt động kinh doanh nội dung của chi phí bán hàng gồm có chi phí mua hàng, chi phí lưu thông, chi phí đóng thuế và bảo hiểm. Ngoài ra còn có các khoản chi phí cho các hoạt động bất thường khác. Chi phí mua hàng là khoản chi phí lớn nhất trong kinh doanh, chiếm một tỷ trọng lớn trong giá bán hàng hoá. Vì vậy Công ty cần phải mở rộng làm ăn với các nhà cung ứng, nếu ai thuận tiện trong thanh toán , quãng đường vận chuyển và có giá cả phù hợp thì công ty sẽ mua với khối lượng lớn, thêm vào đó công ty phải giảm tối đa chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản chi phí quản lý hành chính... + Biện pháp giảm chi phí bảo quản. Tổ chức bộ máy kinh doanh và mạng lưới kinh doanh có quy mô phù hợp với khối lượng hàng hoá luân chuyển, tăng cường quản lý và sử dụng tốt tài sản dùng trong kinh doanh, thực hiện đúng kỹ thuật tài chính tín dụng, áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong bảo quản hàng hoá , tăng cường bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong công tác kho. + Biện pháp giảm phí hao hụt hàng hoá. Hao hụt hàng hoá có liên quan đến nhiều khâu, nhiều yếu tố đặc biệt phải quan tâm tới điều kiện kỹ thuật, môi trường. Để giảm được hao hụt Công ty cần kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hoá nhập kho. Có sự phân loại hàng hoá và biện pháp bảo quản thích hợp ngay từ đầu. Cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá ở kho. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu, các yếu tố liên quan đến hao hụt tự nhiên. Tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên bảo quản, bảo vệ hàng hoá. +Biện pháp giảm chi phí hành chính. Tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy quản lý phù hợp với sự phát triển của công ty. Giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, giảm bớt các khoản chi phí mang tính hình thức, phô trương. Áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin thông suốt chính xác. IV. Giải pháp hoàn thiện nội dung công tác quản trị bán hàng tại công ty Vĩnh Tường. 4.1. Đề xuất mục tiêu của quản trị bán hàng. Việc xác định các mục tiêu của công ty phải dựa trên tính đặc trưng và vị thế của công ty trên thị trường đó. Công ty phải xem xét vai trò của quá trình bán hàng, phục vụ nhu cầu khách hàng một cách cạnh tranh có hiệu quả. Theo cách nhìn hiện đại thì mục tiêu của công ty quản trị bán hàng là phải phân tích các dữ liệu về tiêu thụ, đo lường tiềm năng về thị trường, thu thập thông tin và biết triển khai cho kế hoạch tiếp thị để thực hiện mục tiêu chung. Trong giai đoạn hiện nay công ty Vĩnh Tường đã xây dựng cho mình mục tiêu bán hàng mang tính tổng hợp, đó là: + Mục tiêu tăng doanh số bán. + Mục tiêu tăng cao lợi nhuận. + Mục tiêu nâng cao khả năng cạnh tranh. + Mục tiêu tăng thị phần. Những mục tiêu trên đã thể hiện ý chí của doanh nghiệp nhằm tác động vào thị trường của mình và không bị động trước đối thủ cạnh tranh. Nhưng để công ty có thể tác động vào thị trường mạnh hơn nữa, nhằm đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của công ty thì em xin đề xuất thêm một số mục tiêu khác như sau: - Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vật liệu xây dựng,việc đảm bảo uy tín với khách hàng là đặc biệt quan trọng.Vì vậy công ty cũng cần tập trung hơn nữa vào mục tiêu nâng cao uy tín với khách hàng. Các mục tiêu trên nó sẽ giúp cho quá trình bán hàng cũng như cho toàn công ty một hình ảnh hết sức đẹp đẽ trong con mắt các khách hàng và tạo ra sự uy tín cao cũng như giúp cho quá trình cạnh tranh thuận lợi hơn. Để tiến hành được các mục tiêu trên thì nhà quản trị bán hàng cần xây dựng một kế hoạch để tiến hành tuyển chọn, đào tạo, nâng cao kiến thức, tính trách nhiệm cho đội ngũ nhân viên, cho họ thấy được vai trò, tầm quan trọng của họ đối với tiến trình bán hàng của công ty. Đồng thời tiến hành quản lý chặt chẽ đội nhân viên một cách khoa học nhằm hướng họ vào các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra để hoạt động bán hàng mang lại hiệu quả như mục tiêu đề ra, thì công tác quản trị và tổ chức lại là điểm then chốt và là khâu quyết định để tạo ra một kết quả kinh doanh đạt được hiệu quả cao và đạt được mục tiêu đã đề ra. 4.2. Tổ chức lực lượng bán hàng của công ty. Trong kinh doanh, con người là yếu tố quan trọng nhất. Các nhà chuyên gia cho rằng trong kinh doanh hiện đại lợi thế về “yếu tố con người” trong cạnh tranh là lợi thế lâu dài nhất. Vì vậy ở đây em xin đề xuất đến công tác tổ chức lực lượng bán của công ty. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên bán hàng giỏi chuyên môn, nhanh nhẹn, linh hoạt, giàu sức sáng tạo và lịch sự là vấn đề đặt ra hàng đầu đối với công ty Vĩnh Tường nói riêng và các công ty kinh doanh trong cơ chế thị trường nói chung. Hiện tại công ty Vĩnh Tường có hai bộ phận bán hàng chính là phòng bán hàng và phòng dự án.Tuy cùng là bán hàng nhưng do đối tượng bán khác nhau nên phương thức bán hàng của hai phòng này cũng khác nhau.Phòng bán hàng chỉ chăm sóc các trung tâm phân phối,đại lý đã biết rõ rồi,đôi khi cũng phát sinh các trung tâm phân phối,đại lý mới nhưng không phải là thường nhật,do vậy mỗi nhân viên trong phòng bán hàng sẽ chăm sóc khách hàng từ a đến z,từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến khâu giao hàng.Khác với phòng bán hàng,phòng dự án luôn luôn phải tìm khách hàng mới,đó là các chủ đầu tư các công trình.Tính chất bán hàng của phòng dự án cũng khác phòng kinh doanh:đơn hàng của phòng kinh doanh thường là ngắn hạn,dễ theo dõi còn các hợp đồng của phòng dự án thường kéo dài,khó theo dõi hơn.Hiện tại,các nhân viên dự án vẫn chăm sóc khách hàng dự án từ a đến z.Theo em thấy như vậy sẽ rất khó khăn và không tập trung được vào nghiệp vụ chính là tìm kiếm và kí kết các hợp đồng.Em xin đề xuất thành lập thêm một bộ phận chuyên tiếp nhận và xử lý các hợp đồng dự án.Bộ phận này sẽ tiếp nhận và xử lý các hợp đồng dự án từ lúc kí kết đến lúc thanh lý hợp đồng.Như vậy các nhân viên dự án sẽ tập trung được vào việc tìm kiếm và kí kết hợp đồng.Do đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn nhiều. V.Áp dụng hệ thống CRM ( hệ thống quản lý quan hệ khách hàng ) 5.1.Khái niệm Quản lý quan hệ khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng. Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Quan hệ khách hàng không đơn thuần là một phần mềm hay một công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quan hệ khách hàng hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh. 5.2.Các bước triển khai CRM Đánh giá thực trạng về quản lý quan hệ khách hàng hiện tại của doanh nghiệp;  · Đào tạo nâng cao nhận thức về khách hàng và vai trò của CRM đối với việc phát triển lâu dài của tổ chức trong toàn công ty;  · Tìm hiểu, xác định và phân tích năng lực nội bộ cũng như những cơ hội, thách thức trong quá trình xây dựng mối quan hệ lâu dài và có lợi với khách hàng;  · Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý và chia sẻ thông tin khách hàng phục vụ việc ra quyết định quản lý;  · Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng chiến lược;  · Xây dựng các quy trình, quy tắc và hướng dẫn nhằm từng bước tạo dựng văn hoá định hướng khách hàng trong toàn tổ chức;  · Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả CRM và phương án cải tiến. 5.3.Lợi ích CRM Đối với khách hàng: CRM góp phần thúc đẩy mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, được phục vụ chu đáo hơn, khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn từ những điều rất nhỏ như: ngày sinh, sở thích , nhu cầu,… Đối với doanh nghiệp: CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRm là công cụ hổ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất Đối với nhà quản lý: CRM cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hổ trợ đắt lực như: giúp thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh nhanh nhất. Giúp doanh nghiệp so sánh tình hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đoán tương lai. Doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Đối với nhân viên kinh doanh: CRM cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên quản lý và nắm rõ thông tin của từng khách hàng để có thể liên hệ và chăm sóc khách hàng kịp thời tạo uy tín cho khách hàng và giữ chân khách hàng lâu dài. KẾT LUẬN Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay của cơ chế thị trường thì mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức sản xuất kinh doanh đều đứng trước những khó khăn và thử thách trong việc tìm hướng đi để tồn tại và phát triển. Những khó khăn và thách thức này chỉ có thể giải quyết được khi doanh nghiệp chú trọng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng cường cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Đối với các công ty thuộc ngành sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng nói chung thì càng gặp khó khăn hơn bao giờ hết, và công ty Vĩnh Tường không nằm ngoài số đó. Nhận thức được vấn đề đó,công ty Vĩnh Tường đã liên tục đổi mơi,phát triển trong mọi khâu từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ.Trong thời gian thực tập tại công ty Vĩnh Tường em đã quan sát được thực trạng hoạt động quản lý bán hàng và xin đề ra một số giải pháp nhằm tăng cường hoạt động quản lý đó tại công ty. Để hoàn thành báo cáo thực tập này em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đình Phan và CN công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường đã tận tính giúp đỡ em. Hà nội , Ngày 10 tháng 04 năm 2010 Sinh viên Trần Văn Huyên