Chuyên đề Thiết kế hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm cho ngân NHNo&PTNT Việt Nam, chi nhánh huyện Thanh Trì

i, ®ã lµ: Tr­ëng quÇy, KÕ to¸n, Thñ quü. §Ó khai th¸c hÕt kh¶ n¨ng cña trang thiÕt bÞ hiÖn t¹i, quÇy tiÕt kiÖm ®­îc tæ chøc nh­ sau: Ø Tr­ëng quÇy: L·nh ®¹o hoÆc kiÓm so¸t t¹i phßng KÕ to¸n/Ng©n quü. Ø KÕ to¸n: Nh©n viªn phßng KÕ to¸n/Ng©n quü thùc hiÖn giao dÞch víi kh¸ch hµng. Ø Thñ quü: Nh©n viªn thuéc phßng Ng©n quü. b. NhiÖm vô vµ tr¸ch nhiÖm cña thµnh viªn QuÇy TiÕt KiÖm. Ø Tr­ëng quÇy: ü tham m­u cho gi¸m ®èc chi nh¸nh vÒ tæ chøc thùc hiÖn nhiÖm vô huy ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh Ng©n Hµng N«ng NghiÖp ViÖt Nam vÒ ho¹t ®éng cña QuÇy TiÕt KiÖm theo quy ®Þnh. ü Thùc hiÖn kiÓm so¸t chung c¸c ho¹t ®éng cña kÕ to¸n, thñ quü, t¹i QuÇy TiÕt KiÖm vµ phª duyÖt c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng theo ®óng quy ®Þnh. ü ChÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt vÒ tÝnh ®òng ®¾n, hîp lÖ trªn c¸c chøng tõ giao dÞch víi kh¸ch hµng. ü Trùc tiÕp gi¶i quyÕt c¸c v­íng m¾c cña kh¸ch hµng trong giao dÞch v­ît thÈm quyÒn cña KÕ to¸n QuÇy TiÕt KiÖm hoÆc b¸o c¸o gi¸m ®èc chi nh¸nh gi¶i quyÕt khi v­ît thÈm quyÒn cña m×nh. ü Tæ chøc thùc hiÖn vµ qu¶n lý c«ng t¸c b¶o mËt c¸c th«ng tin giao dÞch cña kh¸ch hµng. ü B¸o c¸o ho¹t ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm t¹i quÇy theo yªu cÇu cña cÊp trªn. Ø KÕ to¸n: ü H­íng dÉn thñ tôc, gi¶i ®¸p th¾c m¾c vµ giao dÞch trùc tiÕp víi kh¸ch hµng vÒ viÖc göi tiÕt kiÖm t¹i QuÇy TiÕt KiÖm theo quy ®Þnh. Thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô cña nh©n viªnkÕ to¸n giao dÞch theo quy ®Þnh hiÖn hµnh cña Ng©n Hµng N«ng NghiÖp ViÖt Nam. ü ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc hÕt vÒ sù ¨n khíp cña chi tiÕt trªn c¸c chøng tõ tiªn quan ®Õn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng. Qu¶n lý mÉu ch÷ ký cña kh¸ch hµng vµ tµi kho¶n tiÕt kiÖm cña QuÇy TiÕt KiÖm, chÞu tr¸ch nhiÖÊcco nhÊt vÒ sù chÝnh x¸c gi÷a ch÷ ký mÉu cña kh¸ch hµng vµ ch÷ ký trªn c¸c chøng tõ giao dÞch cña kh¸ch hµng víi ng©n hµng. ü ChÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp vµ qu¶n lý chøng tõ ®· ®­îc phª duyÖt liªn quan ®Õn giao dÞch tiÒn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng. Ø Thñ quü: ü Thu nhËn, chi tr¶ b»ng tiÒn mÆt cho kh¸ch hµng göi tiÒn tiÕt kiÖm vµ chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra, kiÓm ®Õm, ph©n lo¹i tiÒn theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh cña Ng©n Hµng N«ng NghiÖp ViÖt Nam vÒ qu¶n lý quü nghiÖp vô. ü Ký x¸c nhËn c¸c chøng tõ thu chi tiÒn mÆt. ü Thùc hiÖn cËp nhËt, h¹ch to¸n c¸c giao dÞch ng©n quü víi kh¸ch hµng trªn hÖ thèng tin häc cña Ng©n Hµng N«ng NghiÖp ViÖt Nam theo quy ®Þnh cña ph©n hÖ ng©n quü. LËp sæ vµ ®èi chiÕu sè liÖu giao dÞch tiÒn mÆt h»ng ngµy víi giao dÞch nghi chÐp cña kÕ to¸n. III. Nh÷ng nghiÖp vô tiÒn göi chñ yÕu. ViÖc kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ tµi chÝnh - ng©n hµng chñ yÕu lµ huy ®éng vèn vµ sö dông vèn huy ®éng ®ã ®Ó cho vay hay ®Çu t­ vµo c¸c dù ¸n mµ ®¬n vÞ cã thÓ tham gia. C¸c ®¬n vÞ cã thÓ huy ®éng vèn tõ c¸c nguån sau ®©y: Ø TiÒn göi thanh to¸n kh«ng kú h¹n cña kh¸ch hµng (ph¸p nh©n hay thÕ nh©n). Ø TiÒn göi cã kú h¹n. Ø TiÒn göi tiÕt kiÖm, kú phiÕu, chøng chØ tiÒn göi, tr¶ gãp v.v. Ø Vèn b¶o ®¶m thanh to¸n cña kh¸ch hµng. Ø Vèn huy ®éng tõ c¸c nguån kh¸c nh­: vay tõ c¸c tæ chøc, ng©n hµng, tin dông trong vµ ngoµi n­íc. 1. Quy ®Þnh chung. Ø Huy ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm lµ nghiÖp vô huy ®éng vèn b»ng ®ång tiÒn ViÖt Nam(VND) vµ ®« la Mü(USD) cña Ng©n Hµng N«ng NghiÖp ViÖt Nam tõ c¸c tÇng líp nh©n d©n d­íi h×nh thøc tiÕt kiÖm. Ø Kú h¹n cña tiÒn göi ®­îc quy ®Þnh theo ®¬n vô th¸ng hoÆc n¨m. l·i suÊt tiÒn göi tÝnh theo % th¸ng hoÆc & n¨m vµ quy ®Þnh trong tõng thêi kú phï hîp víi thÞ tr­êng l·i suÊt: ü 01 th¸ng ®­îc tÝnh b»ng 30 ngµy. ü 01 n¨m ®­îc tÝnh b»ng 365 ngµy. ü Kú h¹n ®­îc b¾t ®Çu vµ kÕt thóc vµo ngµy lµm viÖc cña chi nh¸nh. Trong tr­êng hîp ngµy ®Õn h¹n r¬i vµo ngµy nghØ cña ng©n hµng(Chñ nhËt, ngµy lÔ, tÕt,…) th× ngµy ®­îc quy ®Þnh lµ ngµy lµm viÖc ®Çu tiªn tiÕp theo cña ngµy ®ã. Ø NghiÖp vô huy ®éng tiÕt kiÖm ®­îc tæ chøc thµnh tõng quÇy, gäi lµ QuÇy TiÕt KiÖm, ®­îc qu¶n lý an toµn vµ chÆt chÏ b»ng hÖ thèng tin häc. Ø Nguån huy ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm lµ nguån vèn kinh doanh cña chi nh¸nh NHNo&PTNT ViÖt Nam. 2. Chøng tõ vµ hå s¬ nghiÖp vô trong huy ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm (1). GiÊy göi tiÕt kiÖm: lµ chøng tõ kh¸ch hµng kª khai khi nép tiÒn mÆt vµo quü nghiÖp vô theo mÉu in s½n. (2). PhiÕu thu tiÒn mÆt: lµ chøng tõ cña quü nghiÖp vô NHNo&PTNT cÊp sau khi ®· thu nhËn xong tiÒnmÆt do kh¸ch hµng nép. Chøng tõ nµy ®­îc in tõ m¸y tÝnh vµ ®­îc c¸c bªn liªn quan khi giao dÞch ký x¸c nhËn. (3). GiÊy lÜnh tiÕn tiÕt kiÖm: lµ chøng tõ chi tiÒn mÆt cho kh¸ch hµng khi ng©n hµng hoµn tr¶ gèc hoÆc l·i suÊt göi tiÕt kiÖm ®Õn h¹n. (4). §¨ng kÝ giao dÞch göi tiÕt kiÖm: lµ chøng tõ do kÕ to¸n chuÈn bÞ cho kh¸ch hµng sau khi cã phiÕu thu tiÒn mÆt. Chøng tõ nµy ®­îc in tõ m¸y tÝnh vµ ®­îc c¸c bªn liªn quan khi giao dÞch ký x¸c nhËn. (5). GiÊy chøng nhËn tiÒn göi: lµ chøng tõ do ng©n hµng cÊp cho kh¸ch hµng göi tiÒn mÆt sau khi ®¨ng ký giao dÞch göi tiÕt kiÖm ®­îc phª duyÖt. (6). Yªu cÇu chi t×n mÆt(néi bé ng©n hµng): lµ chøng tõ mµ quÇy tiÕt kiÖm yªu cÇu quü nghiÖp vô chi tiÒn mÆt cho ng­êi göi khi ng©n hµng hoµn tr¶ l¹i gèc, l·i tiÒn göi tiÕt kiÖm ®Õn h¹n. (7). B¶ng liÖt kª giao dÞch tiÒn göi tiÕt kiÖm: lµ chøng tõ liÖt kª c¸c phÊt sinh göi, rót, tr¶ l·i suÊt tiÕt kiÖm trong ngµy giao dÞch t¹i quÇy tiÕt kiÖm. (8). PhiÕu nhËn tiÒn l·i: lµ chøng tõ tÝnh to¸n tiÒn l·i ph¶i tr¶ cho ng­êi göi ®Õn h¹n. Chøng tõ nµy ®­îc in tõ m¸y tÝnh vµ ®­îc c¸c bªn kÝ x¸c nhËn khi giao dÞch. (9). PhiÕu chuyÓn kú h¹n: lµ chøng tõ chuyÓn kú h¹n míi do ng©n hµng lËp theo cam kÕt vµ ñy th¸c cña kh¸ch hµng khi göi tiÒn trong tr­êng hîp ng­êi göi kh«ng ®Õn rót tiÒn khi ®Õn h¹n. (10). Th«ng b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi: lµ chøng tõ do ng­êi sö dông khai b¸okhi mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi. (11). GiÊy x¸c nhËn mÊt giÊy chøng nhËn tiÒng göi: lµ chøng tõ cÊp cho ng­êi göi x¸c nhËn viÖc ®¨ng ký b¸o mÊt gÊy chøng nhËn tiÒn göi. (12). GiÊy ñy quyÒn rót tiÒn: lµ chøng tõ do ng­êi göi ñy quyÒn cho ng­êi kh¸c rót tiÒn khi ®Õn h¹n. 3. Ghi chÐp kÕ to¸n giao dÞch tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø Ghi chÐp víi kh¸ch hµng cña quÇy tiÕt kiÖm. ü Mäi giao dÞch cña kh¸ch hµng víi quÇy tiÕt kiÖm ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ trªn hÖ thèng tin häc cña NHNo&PTNT Thanh Tr×. ü C¸c giao dÞch chi tiÕt liªn quan ®Õn h¹ch to¸n kÕ to¸n cña kh¸ch hµng göi tiÕt kiÖm ®­îc thùc hiÖn duy nhÊt theo m· giao dÞch do quÇy tiÕt kiÖm cung cÊp cho mçi kh¸ch hµng trong mÉi lÇn giao dÞch göi tiÒn. M· giao dÞch bao gåm: ký hiÖu cña chi nh¸nh NHNo&PTNT, ký hiÖu cña quÇy tiÕt kiÖm thuéc chi nh¸nh NHNo&PTNT vµ sè thø tù cña mçi kh¸ch hµng trong mçi lÇn giao dÞch göi tiÒn t¹i quÇy tiÕt kiÖm, m· giao dÞch nµy ®­îc hÖ thèng phÇn mÒm ®¶m b¶o kh«ng trïng lÆp trong mçi quÇy tiÕt kiÖm cña chi nh¸nh. Ø Ghi chÐp ®èi víi quÇy tiÕt kiÖm cña chi nh¸nh. ü C¸c giao dÞch chi tiÕt cña kh¸ch hµng t¹i mçi quÇy tiÕt kiÖm ®­îc ghi chÐp tæng hîp tµi kho¶n tiÒn göi tiÕt kiÖm vµ tµi kho¶n tr¶ l·i tiÕt kiÖm t¹i chi nh¸nh NHNo&PTNT. ü Tµi kho¶n tiÒn göi tiÕt kiÖm, tµi kho¶n tr¶ l·i tiÕt kiÖm ®­îc më chi tiÕt theo kú h¹n, lo¹i tiÒn vµ mçi quÇy tiÕt kiÖm cña chi nh¸nh. ü ViÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n t¹i quÇy tiÕt kiÖm vµ chi nh¸nh ph¶i ®¶m b¶o cho viÖc b¸o c¸o chi tiÕt ®Õn giao dÞch göi, rót tiÒn, tÝnh l·i vµ tr¶ l·i ®èi víi tõng kh¸ch hµng göi tiÕt kiÖm còng nh­ kú h¹n, lo¹i tiÒn göi cña kh¸ch hµng. §ång thêi ph¶i ®¶m b¶o cho viÖc b¸o c¸o tæng hîp liªn quan ®Õn nghiÖp vô huy ®éng tiÒn tiÒn göi tiÕt kiÖm t¹i chi nh¸nh NHNo&PTNT ViÖt Nam. 4. Quy tr×nh thu - nhËn tiÒn göi. (S¬ ®å h×nh 1) ü Kh¸ch hµng tiÕp nhËn sù h­íng dÉn cña kÕ to¸n, kª khai vµo giÊy nép tiÒn vµ nép tiÒn vµo quü. ü KÕ to¸n tiÕp nhËn giÊy nép tiÒn vµ hå s¬, më sæ tiÕt kiÖm trªn m¸y tÝnh. KiÓm tra tÝnh khíp ®óng vµ chØnh söa (nÕu cÇn), tiÕp nhËn yªu cÇu vÒ kú h¹n, l·i suÊt, h×nh thøc tr¶ l·i. In hai b¶n ®¨ng ký giao dÞch ®¨ng ký giao dÞch göi tiÕt kiÖm; mét chuyÓn cho kh¸ch hµng vµ mét chuyÓn cho thñ quü. ü Thñ quü tiÕp nhËn giÊy nép tiÒn, giÊy tuú th©n vµ tiÒn mÆt tõ kh¸ch hµng. Thñ quü kiÓm tiÒn, kiÓm tra tÝnh khíp ®óng ghi trªn giÊy nép tiÒn, viÕt biªn lai thu tiÒn vµ tr¶ l¹i giÊy tê cho kh¸ch hµng. ü KÕ to¸n tr×nh tr­ëng quÇy c¸c hå s¬, ch÷ng tõ, phiÕu thu tiÒn mÆt, b¸o c¸o... ü Khi khíp ®óng, tr­ëng quÇy ký duyÖt vµo chøng tõ vµ in duy nhÊt mét giÊy chøng nhËn göi tiÒn vµ c¸c chøng tõ kÌm theo cho kÕ to¸n ®Ó kÕt thóc giao dÞch. ü KÕ to¸n kiÓm tra l¹i vµ ký nhËn trªn giÊy chøng nhËn tiÒn göi sau ®ã chuyÓn ®Õn kh¸ch hµng c¸c giÊy tê cÇn thiÕt. L­u mét b¶n ®¨ng ký giao dÞch göi tiÒn tiÕt kiÖm trong hå s¬ giao dÞch víi kh¸ch hµng vµ phiÕu thu tiÒn mÆt lµ chøng tõ l­u kÕ to¸n cuèi ngµy. 5. Quy tr×nh tr¶ tiÒn tiÕt kiÖm. Ø Kh¸ch hµng rót tiÒn gèc vµ l·i: ü KÕ to¸n h­íng dÉn kh¸ch hµng lµm thñ tôc. Kh¸ch hµng lËp yªu cÇu rót tiÒn b»ng c¸ch kª khai vµo giÊy chøng nhËn tiÒn göi. Ng­êi göi uû nhiÖm cho ng­êi kh¸c rót tiÒn, ngoµi chøng tõ trªn th× ng­êi rót ph¶i suÊt tr×nh giÊy ñy quyÒn rót tiÒn. ü KÕ to¸n tiÕp nhËn yªu cÇu, kiÓm tra, ®èi chiÕu hîp lÖ ®óng víi ch÷ ký. KÕ to¸n tÝnh tiÒn gèc vµ l·i, lËp vµ in hai b¶n in theo yªu cÇu chi tiÒn mÆt. Toµn bé chøng tõ ®­îc chuyÓn cho tr­ëng quÇy phª duyÖt. ü Tr­ëng quÇy kiÓm so¸t tÝnh hîp lÖ, chÝnh x¸c råi chuyÓn l¹i cho kÕ to¸n . ü KÕ to¸n ph©n lo¹i hå s¬, chuyÓn mét b¶n yªu cÇu chi tiÒn mÆt vµ giÊy tê tuú th©n cña kh¸ch hµng cho thñ quü. ü Thñ quü thùc hiÖn kiÓm tra, chi tiÒn mÆt, giao l¹i giÊy tê tuú th©n cho kh¸ch hµng vµ gi÷ l¹i phiÕu chi tiÒn mÆt, yªu cÇu chi tiÒn mÆt cã ch÷ ký cña hai bªn lµm chøng tõ gèc. Ø Kh¸ch hµng rót tiÒn l·i: Quy tr×nh chi tr¶ tiÒn l·i t­¬ng tù nh­ trªn nh­ng kh¸ch hµng kª khai rót tiÒn l·i vµ yªu cÇu tr¶ l·i. Ø Tr¶ tiÒn cho ng­êi thõa kÕ: cña ng­êi göi ®­îc lÜnh tiÒn gèc vµ l·i theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hanhf cña ph¸p luËt. 6. ChuyÓn kú h¹n míi cho sæ tiÕt kiÖm ®· göi. Ø Khi tiÒn göi tiÕt kiÖm ®Õn h¹n, kh¸ch hµng cã nhu cÇu chuyÓn kú h¹n míi th× yªu cÇu NHNo&PTNT lµm thñ tôc trùc tiÕp hoÆc ñy th¸c cho NHNo&PTNT theo ®¨ng ký giao dÞch göi tiÕt kiÖm khi göi tiÒn. ü §èi víi chuyÓn kú h¹n theo ñy th¸c cña kh¸ch hµng: QuÇy tiÕt kiÖm cña chi nh¸nh NHNo&PTNT chuyÓn sè tiÒn gèc vµ l·i sang kú h¹n míi cã thêi gian b»ng kú h¹n ban ®Çu vµ l·i suÊt theo quy dÞnh t¹i thêi ®iÓm chuyÓn kú h¹n míi. Thêi ®iÓm chuyÓn kú h¹n míi theo quy ®Þnh cña ng©n hµng. C¨n cø vµo th«ng b¸o cña m¸y tÝnh, kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm më hå s¬ tiÕt kiÖm cña ng©n hµng trªn m¸y tÝnh vµ hå s¬ l­u b»ng v¨n b¶n, thùc hiÖn kiÓm tra vµ cËp nhËt kú h¹n míi, in mét phiÕu chuyÓn kú h¹n, ký tªn trªn chøng tõ nµy vµ chuyÓn ®Õn tr­ëng quÇy duyÖt. Tr­ëng quÇy thùc hiÖn kiÓm tra b¶o ®¶m khíp ®óng vµ kü phª duyÖt trªn chøng tõ. C¸c chøng tõ vµ hå s¬ giao dÞch tiÒn göi cña kh¸ch hµng ®­îc qu¶n lý, theo dâi b»ng v¨n b¶n t¹i quÇy tiÕt kiÖm vµ trªn m¸y tÝnh cho ®Õn khi kh¸ch hµng rót tiÒn vµ tÊt to¸n giao dÞch. Ø §èi víi chuyÓn kú h¹n theo yªu cÇu trùc tiÕp t¹i quÇy tiÕt kiÖm, kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm trùc tiÕp h­íng dÉn kh¸ch hµng lµm thñ tôc. 7. TÝnh l·i tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø nguyªn t¾c tÝnh l·i(cho mét kú h¹n): ü §èi víi tiÒn göi lµ VND, l·i suÊt ®­îc tÝnh theo th¸ng. ü §èi víi tiÒn göi lµ USD, l·i suÊt ®­îc tÝnh theo th¸ng. Ø Ph­¬ng ph¸p tÝnh l·i: ü Tr­êng hîp rót l·i khi göi hoÆc khi ®Õn h¹n: TiÒn l·i = TiÒn gèc *L·i suÊt th¸ng ü Tr­êng hùop rót l·i hµng th¸ng: C«ng thøc tÝnh l·i ®­îc tÝnh nh­ trªn, nh­ng thêi gian tÝnh l·i cña c¸c kú tr¶ l·i (trõ kú cuèi lµ 30 ngµy). §Õn ngµy tr¶ l·i hµng th¸ng r¬i vµo c¸c ngµy nghØ th× tiÒn l·i ®­îc tr¶ vµo ngµy lµm viÖc ®Çu tiªn tiÕp theo cña ngµy nghØ ®ã. 8. §èi chiÕu vµ l­u tr÷ cuèi ngµy. Ø §Ó ®¶m b¶o an toµn vµ gi÷ bÝ mËt tiÒn göi cña kh¸ch hµng, trong mçi chi nh¸nh chØ cã gi¸m ®èc hoÆc ng­êi uû quyÒn, tr­ëng phßng kÕ to¸n, tr­ëng quÇy, kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm lµ nh÷ng ng­êi ®­îc phÐp truy cËp vµo ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiªt kiÖm ®Ó theo dâi quµn lý trªn mµn h×nh (kh«ng ®­îc söa ®æi ). Ø Cuèi ngµy giao dÞch, kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm thùc hiÖn in b¶ng liÖt kª giao dich ph¸t sinh trong ngµy, kiÓm tra ®èi chiÕu, kÝ x¸c nhËn vµ chuyÓn cho tr­ëng quÇy cïng c¸c chøng tõ l­ kÕ to¸n ®Ó phª duyÖt . Ø Tr­ëng quÇy thùc hiÖn kiÓm tra, kiÓm so¸t khíp ®óng kÝ x¸c nhËn trªn b¶ng liÖt kª giao dÞch kÌm chøng tõ gèc cña QuÇy TiÕt KiÖm vµ chuyÓn ®Õn phßng kÕ to¸n hoÆc phßng giao dÞch ®Ó ®èi chiÕu khíp ®óng víi c¸c bé phËn liªn quan. Ø Trong qu¸ tr×ng tæng hîp, ®èi chiÕu cuèi ngµy nÕu ph¸t sinh c¸c sai sãt th× phßng kÕ to¸n/phßng giao dÞch cña chi nh¸nh NHNGVN ph¶i yªu cÇu c¸c bªn kiÓm tra vµ xö lý tr­íc khi l­u tr÷ cuèi ngµy . 9. Nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan dÐn tiÒn göi vµ giÊy chøng nhËn tiÒn göi. Ø GiÊy chøng nhËn tiÒn göi: Lµ mét chøng chØ tiÒn göi cã gi¸ trÞ rót tiÒn trong ph¹m vi c¸c chi nh¸nh cña NHNo&PTNT ViÖt Nam. V× vËy, giÊy chøng nhËn tiÖn göi ph¶i cßn nguyªn vÑn, ph¸t hµnh thèng nhÊt theo quy ®Þnh cña NHNo&PTNT ViÖt Nam vµ phÇn chøng nhËn ®­îc in tõ m¸y tÝnh ®· ®­îc m· ho¸ th× míi cã gi¸ trÞ rót tiÒn, cÇm cè, chiÕt khÊu. Ø Kh«ng cho ng­êi kh¸c rót tiÒn: ViÖc kh«ng cho rót tiÒn göi tiÕt kiÖm ®­îc ng©n hµng thùc hiÒn theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng khi b¸o mÊt. ViÖc rót tiÒn göi tiÕt kiÖm ®­îc thùc hiÖn l¹i khi cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng c«ng nhËn lµ hîp lÖ hoÆc ng©n hµng cÊp l¹i gi¸y míi. Ø Th«ng b¸o vµ ®¨ng kÝ giÊy chøng nhËn tiÒn göi : ü Khi mÊt gi¸y chøng nhËn tiÒn göi, ng­êi göi ph¶i th«ng b¸o ngay cho quÇy tiÕt kiÖm n¬i göi tiÒn trong vong 24 giê. NHNo&PTNT kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÑc giÊy chøng nhËn tiÒn göi ®· rót tiÒn tr­íc khi nhËn ®­îc th«ng b¸o mÊt giÊy chøng nhËn nµy cña kh¸ch hµng . ü KÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm nhËn th«ng b¸o m©t giÊy chøng nhËn tiÒn göi tõ kh¸ch hµng, thùc hiÖn kiÓm tra, ®èi chiÕu víi ®ang kÝ giao dÞch göi tiÕt kiÖm ®· ®¨ng ký. NÕu ®óng, thùc hiÖn më hå s¬ tiÒn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng trªn m¸y tÝnh ®Ó ®¨ng ký b¸o mÊt sæ d­íi h×nh thøc phong to¶ tiÒn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng.In hai b¶n giÊy x¸c nhËn b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göivµ trinh tr­ëng quÇy tiÕt kiÖm phª duyÖt. ü Sau khi kiÓm tra th«ng b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi vµ x¸c nhËn b¸o mÊt, nÕu khíp ®óng, tr­ëng quÇy ký x¸c nhËn phong to¶ tiÒn göi trªn m¸y tÝnh. ü Khi viÖc phong to¶ tiÒn göi ®­îc phª duyÖt, kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm chuyÓn mét giÊy x¸c nhËn b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi cña kh¸ch hµng, mét b¶n l­u l¹i kÕ to¸n quÇy tiÕt kiÖm cïng th«ng b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi cña kh¸ch hµng. ü ViÖc chÊm døt phong to¶ tiÒn göi do mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi chØ ®­îc thùc hiÖn khi ng­êi göi tiÒn t×m thÊy giÊy chøng nhËn tiÒn göi vµ xuÊt tr×nh cïng giÊy x¸c nhËn b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi cho quÇy tiÕt kiÖm ®Ó sö lý gi¶i to¶ tiÒn g­it tiÕt kiÖm theo b­íc t­¬ng tù nh­ khi phong to¶. QuÇy tiÕt kiÖm thu håi l¹i giÊy x¸c nhËn b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi tõ kh¸ch hµng vµ cã x¸c nhËn ®¨ giao cho hä. ü NHNo&PTNT ViÖt Nam chØ tr¶ cho ng­êi bÞ mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi khi héi ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn sau: Ng­êi rót tiÒn ®óng lµ ng­êi göi tiÒn khi ®¨ng ký giao dÞch göi tiÒn. Cã giÊy x¸c nhËn b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi do quÇy tiÕt kiÖm ph¸t hµnh. Sau 15 ngµy kÓ tõ ngµy ®Õn h¹n trong ®¨ng ký giao dÞch göi tiÒn, viÖc chi tr¶ cho ng­êi göi nµy ®­îc thùc hiÖn t­¬ng tù nh­ c¸c b­íc ®¨ quy ®Þnh, nh­ng ng­êi quyÕt ®Þnh chi tr¶ lµ gi¸m ®èc chi nh¸nh NHNo&PTNT ViÖt Nam hoÆc lµ ng­êi ñy quyÒn thay thÕ. B¶n gèc th«ng b¸o mÊt giÊy chøng nhËn tiÒn göi lµ chøng tõ l­u kÕ to¸n thay thÕ cho giÊy chøng nhËn tiÒn göi. Ø CÇm cè, chiÕt khÊu giÊy chøng nhËn tiÒn göi t¹i NHNo&PTNT. ü Ng­êi göi tiÒn theo giÊy chøng nhËn tiÒn göi do quÇy tiÕt kiÖm ph¸t hµnh cã thÓ cÇm cè, chiÕt khÊu t¹i chi nh¸nh NHNo&PTNT cho quÇy tiÕt kiÖm ®ã theo quy ®Þnh vÒ nghiÖp vô cÇm cè, chiÕt khÊu hiÖn hµnh cña NHNo&PTNT ViÖt Nam. ü Ngoµi viÖc c©n ®èi nguån vèn, chi nh¸nh NHNo&PTNT ph¶i thùc hiÖn kiÓm tra, ®èi chiÕu víi quÇy tiÕt kiÖm ®¨ ph¸t hµnh giÊy chøng nhËn tiÒn göi tr­íc khi quyÕt ®Þnh thùc hiÖn cÇm cè, chiÕt khÊu giÊy chøng nhËn tiÒn göi nµy. Chi nh¸nh chØ giao dÞch nghiÖp vô nµy trùc tiÕp víi ng­êi göi trong giÊy chøng nhËn tiÒn göi. ü QuÇy tiÕt kiÖm c¨n cø vµo b¶n ®Ò nghÞ, yªu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ cÇm cè, chiÕt khÊu giÊy chøng nhËn tiÒn göi ®Ó kiÓm tra, ®èi chiÕu nh­ quy ®Þnh vÒ chi tr¶ tiÒn göi tiÕt kiÖm ë phÇn trªn. NÕu khíp ®óng th× thùc hiÖn phong to¶ tiÒn göi vµ x¸c nhËn phong to¶ cho bªn liªn quan. Ch­¬ng II ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm t¹i ng©n hµng n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n thanh tr×. 1. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. a. Nh÷ng kh¸i niÖm vÒ th«ng tin vµ c¬ së d÷ liÖu. D÷ liÖu vµ th«ng tin lµ hai kh¸i niÖm th­êng ®­îc dïng lÉn lén dï chóng lµ hai kh¸i niÖm kh¸c nhau. D÷ liÖu lµ c¸c con sè, c¸c d÷ liÖu vÒ mét ®èi t­îng nµo ®ã. Th«ng tin cã thÓ coi nh­ d÷ liÖu ®· xö lÝ ë d¹ng tiÖn dïng, dÔ hiÓu. Nh­ vËy th«ng tin cã thÓ vÝ nh­ ®Çu ra cßn d÷ liÖu gièng nh­ ®Çu vµo. Ng­êi ta cßn ®Þnh nghi· th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biÕn thµnh tri thøc míi cña chñ thÓ ph¶n ¸nh. Qua c¸c ®Þnh nghÜa ®ã ta cã thÓ thÊy th«ng tin lu«n ®­îc g¾n víi sù tiÖn dïng, cã Ých ®èi víi chñ thÓ nhËn tin. Kh¸i niÖm d÷ liÖu vµ th«ng tin lµ hai kh¸i niÖm c¬ b¶n dïng trong hÖ thèng th«ng tin. HÖ thèng th«ng tin(HTTT) lµ mét tËp hîp c¸c yÕu tè cã liªn quan víi nhau cïng lµm nhiÖm vô thu thËp, xö lÝ, l­u tr÷ vµ ph©n phèi th«ng tin ®Ó nh»m môc ®Ých hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh, ph©n tÝch t×nh h×nh, lËp kÕ ho¹ch, ®iÒu phèi kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan. Trong hÖ thèng th«ng tin ng­êi ta l­u tr÷ vµ qu¶n lÝ d÷ liÖu trong nh÷ng kho d÷ liÖu, ®ã lµ n¬i cÊt gi÷ d÷ liÖu mét c¸ch cã tæ chøc sao cho cã thÓ t×m kiÕm nhanh chãng c¸c d÷ liÖu cÇn thiÕt. NÕu kho d÷ liÖu nµy ®­îc cµi ®Æt trªn c¸c ph­¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö vµ ®­îc b¶o qu¶n nhê c¸c ch­¬ng tr×nh cña m¸y tÝnh(phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu) th× ®­îc gäi lµ ng©n hµng d÷ liÖu hay hÖ c¬ së d÷ liÖu. NÕu ta øng dông tin häc vµo c«ng t¸c qu¶n lÝ th­ viÖn th× hÖ thèng th«ng tin cña th­ viÖn sÏ ®­îc l­u tr÷ trong c¸c ph­¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö, kho d÷ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin th­ viÖn sÏ ®­îc ®­îc b¶o qu¶n bëi mét ch­¬ng tr×nh, ch­¬ng tr×nh nµy cho phÐp l­u tr÷, t×m kiÕm, thªm, xo¸... thuËn tiÖn mµ kh«ng cÇn ph¶i l­u tr÷ ra giÊy. C¬ së d÷ liÖu lµ mét tËp hîp d÷ liÖu ®­îc tæ chøc cã cÊu tróc, ®­îc l­u tr÷ trªn nh÷ng ph­¬ng tiÖn tr÷ tin tho¶ m·n mét c¸ch ®ång thêi vµ cã chän läc cho nhiÒu ng­êi dïng kh¸c nhau vµ cho nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau. §Æc tÝnh cña c¬ së d÷ liÖu lµ gi¶m trïng lÆp d÷ liÖu, chia sÎ cho nhiÒu ng­êi dïng, truy suÊt dÔ dµng. D÷ liÖu ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n, b¶o mËt vµ cã thÓ phôc håi. b. C¸c thµnh phÇn c¬ së d÷ liÖu: ü Ng«n ng÷ m« t¶ d÷ liÖu: Bao gåm m« t¶ cÊu tróc cña c¬ së d÷ liÖu vµ m« t¶ c¸c liªn hÖ cña d÷ liÖu, c¸c lo¹i rµng buéc. ü Ng«n ng÷ sö dông d÷ liÖu: cã ®Æc tÝnh nh­ ng«n ng÷ lËp tr×nhdïng ®Ó: truy xuÊt, cËp nhËt vµ khai th¸c d÷ liÖu. ü Tõ ®iÓn d÷ liÖu: lµ n¬i tËp trung l­u tr÷ vÒ thµnh phÇn cÊu tróc cña c¬ së d÷ liÖu, ch­¬ng tr­¬ng tr×nh, m· b¶o mËt vµ thÈm quyÒn sö dông. c. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu. ü HÖ qu¶n tri CSDL: lµ c¸c phÇn mÒm cho phÐp x©y dùng CSDL vµ cung cÊp c«ng cô ®Ó thao t¸c trªn CSDL ®ã. C¸c hÖ qu¶n trÞ CSDL hiÖn nay gåm cã Access, Visual Fox, SQL server.. ü C¸c møc biÓu diÔn cña CSDL. Møc biÓu diÔn ngoµi hay gäi lµ l­îc ®å ngoµi: ®©y lµ møc ®Æc t¶ d÷ liÖu theo quan niÖm cña ng­êi dïng. Møc biÓu diÔn trong hay l­îc ®å vËt lý trong: dÆc t¶ d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ phï hîp víi thiÕt bÞ l­u tr÷ tin hoÆc tæ chøc l­u tr÷ cña hÖ ®iÒu hµnh. Møc biÓu diÔn quan niÖm hay l­îc ®å quan niÖm: lµ qu¸ tr×nh diÔn ®¹t thÕ giíi thùc b»ng ng«n ng÷ ®Þnh nghÜa d÷ liÖu. ü Ng«n ng÷ m« t¶ d÷ liÖu (Data Definition Language - DDL)gåm: M« t¶ cÊu tróc cña CSDL. M« t¶ c¸c liªn hÖ cña d÷ liÖu, c¸c lo¹i rµng buéc. ü Ng«n ng÷ së dông d÷ liÖu (Data Manipulation Language – DML): cã ®Æc tÝnh nh­ ng«n ng÷ lËp tr×nh dïng ®Ó Truy xuÊt d÷ liÖu. CËp nhËt d÷ liÖu. Khai th¸c d÷ liÖu. ü Tõ ®iÓn d÷ liÖu (Data Dictionnary – DD): lµ n¬i tËp trung l­u tr÷ vÒ: Thµnh phÇn cÊu tróc cña CSDL (thuéc tÝnh., mèi quan hÖ v.v...) Ch­¬ng tr×nh. M· b¶o mËt, thÈm quyÒn sö dông. ü C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n: Thùc thÓ (entity) hay ®èi t­îng (object): lµ kh¸i niÖm ®Ó chØ mét vËt cô thÓ hay trõu t­îng trong thÕ giíi thùc. Ta cã thÓ ph©n biÖt thùc thÓ nµy hay thùc thÓ kh¸c. Thuéc tÝnh (attribute): lµ c¸c tÝnh chÊt cña thùc thÓ. Thùc thÓ cã chung thuéc tÝnh: thµnh lËp tËp c¸c thùc thÓ hay tËp c¸c ®èi t­îng mµ c¸c thuéc tÝnh ®ã lu«n lu«n ph¶i cã. 2. C¬ së d÷ liÖu cho hÖ thèng qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm. a. S¬ ®å luång th«ng tin cña hÖ thèng qu¶n lý tiÕt kiÖm. Ø C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å: ü Sö lý: Thñ c«ng Giao t¸c ng­êi – m¸y Tin häc ho¸ ü Kho l­u tr÷ d÷ liÖu: Thñ c«ng Tin häc ho¸ ü Dßng th«ng tin: Tµi liÖu Ø Quy tr×nh lËp sæ tiÒn göi tiÕt kiÖm: Quy tr×nh lËp sæ tiÕt kiÖm ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c b­íc: ü Kh¸ch hµng gäi sæ tiÕt kiÖm vµ ®iÒn c¸c th«ng tin vµo phiÕu yªu cÇu theo sù h­íng dÉn cña nh©n viªn kÕ to¸n. ü PhiÕu yªu cÇu sau ®ã ®­îc chuyÓn ®Õn cho kÕ to¸n kiÓm tra, nÕu ph¸t hiÖn sai sãt sÏ yªu cÇu kh¸ch hµng lËp l¹i phiÕu. Sau khi kiÓm tra song, kÕ to¸n tÕn hµnh cËp nhËt d÷ liÖu vµo c¬ së d÷ liÖu kh¸ch hµng. Tõ c¬ së d÷ liÖu nµy tiÕn hµnh lËp sæ tiÕt kiÖm cho kh¸ch hµng råi chuyÓn cho tr­ëng quÇy phª duyÖt. ü Tr­ëng quÇy tiÕt kiÖm phª duyÖt sau ®ã chuyÓn sang cho thñ quü, hÖ thèng chuyÓn sang b­íc hai. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy Thñ quü §iÒn phiÕu yªu cÇu PhiÕu yªu cÇu KiÓm tra phiÕu y/c PhiÕu hîp lÖ PhiÕu y/c kh«ng hîp lÖ Kho DL Sæ tiÕt kiÖm DuyÖt sæ tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm ®¨ duyÖt Thu nhËn tiÒn göi LËp sæ tiÕt kiÖm CËp nhËt d÷ liÖu S¬ ®å luång th«gn tin trong hÖ thèng thu nhËn tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø Quy tr×nh thu nhËn tiÒn göi: ü Sau khi tr­ëng quÇy chuyÓn sæ tiÕt sang, thñ quü tiÕn hµnh kiÓm tra sæ tiÕt kiÖm, viÕt ho¸ ®¬n vµ thu tiÒn cña kh¸ch hµng. ü Kh¸ch hµng nép tiÒn cho thñ sau ®ã nhËn l¹i sæ tiÕt kiÖm vµ ho¸ ®¬n thu tiÒn. Nép tiÒn cho thñ quü Tr­ëng quÇy Thñ quü Kh¸ch hµng KiÓm tra sæ tiÕt kiÖm Ho¸ ®¬n Sæ tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm Thu tiÒn cña kh¸ch hµng ViÕt ho¸ ®¬n S¬ ®å luång th«ng tin trong hÖ thèng thu nhËn tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø Quy tr×nh chi - tr¶ tiÒn göi tiÕt kiÖm. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy Thñ quü Yªu cÇu rót tiÒn KiÓm tra chøng tõ KiÓm tra giÊy tê tuú th©n PhiÕu yªu cÇu rót tiÒn Yªu cÇu chi tiÒn mÆt cho kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Chøng tõ, sæ tiÕt kiÖm Phª duyÖt Chi tr¶ tiÕt kiÖm Chøng tõ ®· phª duyÖt GiÊy tê tuú th©n TiÒn mÆt vµ giÊy tê kh¸c NhËp kho d÷ liÖu TÝnh to¸n vµ ghi sæ DL Sæ hÕt h¹n bÞ lo¹i bá S¬ ®å lu«ng th«ng tin trong hÖ thèng chi, tr¶ tiÕt kiÖm. Quy tr×nh chi tr¶ tiÕt kiÖm ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c b­íc sau: ü Kh¸ch hµng göi yªu cÇu rót tiÒn vµ sæ tiÕt kiÖm cho kÕ to¸n ü KÕ to¸n kiÓm tra chøng tõ vµ sæ tiÕt kiÖm, sau ®ã nhËp d÷ liÖu, tÝnh to¸n vµ ghi sæ tiÕt kiÖm, cuèi cïng chuyÓn sæ cho tr­ëng quÇy kiÓm so¸t. ü Tr­ëng quÇy phª duyÖt sau ®ã chuyÓn cho thñ quü kÌm theo yªu cÇu chi tiÒn mÆt. ü Thñ quü nhËn chøng tõ ®· phª duyÖt vµ yªu cÇu kh¸ch hµng cho kiÓm tra giÊy tê tuú th©n. Cuèi cïng tr¶ tiÒn giÊy tê tuú th©n cho kh¸ch hµng. Tr¶ sæ tiÕt kiÖm hÕt h¹n vÒ cho kÕ to¸n. Ø Quy tr×nh chuyÓn kú h¹n. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy PhiÕu yªu cÇu chuyÓn kú h¹n Sæ tiÕt kiÖm B¸o c¸o KiÓm tra sæ vµ phiÕu yªu cÇu chuyÓn kú h¹n Kho DL LËp sæ míi L©p b¸o c¸o Sæ tiÕt kiÖm S¬ ®å lu«ng th«ng tin trong hÖ thèng chuyÓn kú h¹n. ü Khi muèn chuyÓn kú h¹n kh¸ch hµng göi phiÕu yªu cÇu tíi nh©n viªn kÕ to¸n. ü KÕ to¸n tiÕp nhËn phiÕu yªu cÇu vµ sæ tiÕt kiÖm. KiÓm tra sæ tiÕt kiÖm, tiÕn hµnh cËp nhËt d÷ liÖu vµ chuyÓn kú h¹n cho sæ tiÕt kiÖm sau ®ã b¸o c¸o cho tr­ëng quÇy. ü Kh¸ch hµng nhËn l¹i sæ tiÕt kiÖm víi kú h¹n míi ®· chuyÓn. b. S¬ ®å luång d÷ liÖu: Ø S¬ ®å luång d÷ liÖu: dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Ø C¸c ký ph¸p dïng trong s¬ ®å DFD: Tªn ng­êi/ Bé phËn ph¸t/ nhËn tin Tªn dßng d÷ liÖu TiÕn tr×nh sö lý TÖp d÷ liÖu Ø S¬ ®å ng÷ c¶nh(DFD møc 0). HÖ thèng xö lý tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy C¸c yªu cÇu lËp sæ, göi, rót tiÒn. Chi tr¶ tiÒn vµ ct C¸c yªu cÇu lËp phiÕu, tra cøu.. Tr¶ lêi C¸c yªu cÇu lËp b¶ng, tra cøu… Tr¶ lêi S¬ ®å ng÷ c¶nh Ø DFD møc 1: Sö lý gäi tiÕt kiÖm Sö lý rót tiÒn HÖ thèng tra cøu HÖ thèng thèng kª LËp b¶ng thiÕt kÕ giao dÞch Sö lý chuyÓn kú h¹n Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Tr­ëng quÇy, kiÓm so¸t Kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Nh©n viªn Kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Giao dÞch Kh¸ch hµng Giao dÞch (2) (5) (4) (6) (9) (10) (13) (12) (15) (18) (16) (19) (20) (21) (22) (27) (23) (26) (29) (30) (28) (17) (14) (7) (24) (25) (31) (32) (36) (37) (33) (34) (8) (11) (35) (1) (3) HÖ thèng DFD møc 1 Chó thÝch s¬ ®å hÖ thèng DFD møc 1: Yªu cÇu gäi tiÕt kiÖm. Th«ng b¸o vµ gäi tra hå s¬. Yªu cÇu kiÓm tra vµ lËp phiÕu. Tr¶ hai b¶n chi tiÒn mÆt. CËp nhËt danh s¸ch. ,(17),(32)Danh s¸ch kh¸ch hµng. ,(11),(34) Danh s¸ch hoÆc m· sæ tiÕt kiÖm. CËp nhËt danh s¸ch sæ tiÕt kiÖm. Danh s¸ch nh©n viªn. Danh s¸ch m· kh¸ch hµng. M· nh©n viªn. Yªu cÇu rót tiÒn. Tr¶ giÊy vµ tiÒn mÆt. Yªu cÇu kiÓm tra phiÕu gäi vµ ch÷ ký. In hai b¶n chi tiÒn mÆt. (18),(20) Yªu cÇu chuyÓn kú h¹n. (19),(21) Th«ng b¸o kú h¹n ®· chuyÓn. (22),(24) Yªu cÇu tra cøu th«ng tin. (23),(25) C¸c th«ng tin tra cøu. (26) Yªu cÇu lËp b¶ng liÖt kª giao dÞch. (27) B¶ng liÖt kª giao dÞch. (28) Th«ng tin cña phiªn giao dÞch. (29) CËp nhËt danh s¸ch giao dÞch. (30),(33) Danh s¸ch c¸c giao dÞch. (31) Yªu cÇu lËp b¶ng liÖt kª giao dÞch. (34) Th«ng tin vÒ sæ tiÕt kiÖm. (35) Yªu cÇu thèng kª. (36) Tr¶ lêi thèng kª. Ø HÖ Thèng DFD møc 2. Tõ hÖ thèng DFD møc 1, ta ph©n r· thµnh c¸c hÖ thèng DFD møc 2 bao gåm: hÖ thèng më sæ tiÕt kiÖm, hÖ thèng sö lý rót tiÒn, hÖ thèng sö lý chuyÓn kú h¹n vµ hÖ thèng tra cøu. ü HÖ thèng göi tiÕt kiÖm: 1.0 HÖ thèng giao dÞch tiÕt kiÖm 2.0 HÖ thèng më sæ tiÕt kiÖm 3.0 HÖ thèng lËp phiªn giao dÞch Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Nh©n viªn Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng L·i suÊt Giao dÞch (1) (3) (2) (5) (4) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) DFD møc 2 (S¬ ®å hÖ thèng göi tiÕt kiÖm) Lµ hÖ thèng DFD møc 2, m« t¶ luång d÷ liÖu vµo, ra trong hÖ thèng nhËn göi tiÕt kiÖm. S¬ ®å nµy ®­îc ph©n r· tõ s¬ ®å DFD møc 1. Chó thÝch s¬ ®å: (1). Yªu cÇu gäi tiÕt kiÖm. (2). Yªu cÇu kiÓm tra vµ lËp phiÕu. (3). Hå s¬ kh«ng hîp lÖ. (4). Tr¶ hai b¶n thu tiÒn mÆt. (5). B¶ng giao dÞch gäi tiÕt kiÖm. (6). Yªu cÇu më sæ tiÕt kiÖm. (7). Hai ch÷ ký mÉu. (8). B¶ng giao dÞch gäi tiÕt kiÖm. (9). CËp nhËt danh s¸ch. (10). Danh s¸ch kh¸ch hµng. (11). Danh s¸ch nh©n viªn. (12). CËp nhËt sæ tiÕt kiÖm. (13). Danh s¸ch sæ tiÕt kiÖm. (14). Kú h¹n vµ l·i suÊt. (15). Chøng tõ vµ giÊy chøng nhËn gäi tiÒn. (16). Yªu cÇu kÕt thóc giao dÞch. (17). Th«ng b¸o vµ gäi tr¶ hå s¬. (18). Th«ng b¸o giao dÞch gäi tiÕt kiÖm. (19). Danh s¸ch c¸c giao dÞch. (20). Thªm vµo mét giao dÞch. ü S¬ ®å sö lý rót tiÒn: 1.0 HÖ thèng sö lý rut tiÒn 2.0 HÖ thèng ph©n hÖ quý Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Nh©n viªn Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng Giao dÞch quý (2) (1) (3) (4) (7) (5) (6) (8) (9) (11) (10) (12) DFD møc 2 (S¬ ®å hÖ thèng rót tiÒn tiÕt kiÖm) Chó thÝch s¬ ®å hÖ thèng rót tiÒn tiÕt kiÖm: (1). M· kh¸ch hµng. (2). M· sæ tiÕt kiÖm. (3). Yªu cÇu rót tiÒn. (4). ChuyÓn kú h¹n. (5). M· nh©n viªn. (6). Yªu cÇu cung cÊp giÊy tê tuú th©n. (7). Tr¶ lêi chuyÓn kú h¹n. (9). Th«ng b¸o ®· cËp nhËt. (10). Yªu cÇu cËp nhËt vµo ph©n hÖ ng©n quü. (11). Danh s¸ch giao dÞch quü. (12). CËp nhËt danh s¸ch giao dÞch quü. ü S¬ ®å sö lý chuyÓn kú h¹n: 1.0 HÖ thèng tiÕp nhËn yªu cÇu 2.0 HÖ thèng chuyÓn kú h¹n Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng (1) (3) (6) (7) (9) (8) (10) 3.0 HÖ thèng kiÓm tra (2) (4) (5) DFD møc 2 (S¬ ®å hÖ thèng chuyÓn kú h¹n) Chó thÝch s¬ ®å hÖ thèng chuyÓn kú h¹n: (1). Yªu cÇu chuyÓn kú h¹n. (2). M· kh¸ch hµng. (3). ChuyÓn h¹n míi. (4). M· sæ tiÕt kiÖm. (5). Chøng nhËn sæ tiÕt kiÖm. (6). Th«ng b¸o kú h¹n ®· chuyÓn. (7). Yªu cÇu chuyÓn kú h¹n cña nh©n viªn. (8). PhiÕu chuyÓn kú h¹n. (9). Th«ng b¸o ®· chuyÓn. (10). ChÊp nhËn chuyÓn. ü HÖ thèng tra cøu: 1.0 HÖ thèng tiÕp nhËn yªu cÇu 2.0 HÖ thèng chuyÓn kú h¹n Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Giao dÞch Giao dÞch qòy (3) (4) (8) Chi tiÕt giao dÞch qòy Chi tiÕt giao dÞch (7) (6) (5) (2) (9) (1) DFD møc 2 (S¬ ®å hÖ thèng tra cøu) Chó thÝch s¬ ®å hÖ thèng tra cøu: (1). M· giao dÞch quü. (2). Th«ng tin cña phiªn giao dÞch. (3). Yªu cÇu tra cøu th«ng tin. (4). M· giao dÞch hoÆc giao dÞch quü. (5). Yªu cÇu tra cøu th«ng tin. (6). Th«ng tin vÒ viÖc tra cøu. (7). C¸c th«ng tin tra cøu. (8). Chi tiÕt giao dÞch quü. (9). D÷ liÖu vÒ chi tiÕt giao dÞch. c. T¹o c¸c b¶ng d÷ liÖu. Nh»m t¹o ra sù nhÊt qu¸n cho c¬ së d÷ liÖu, ta t¹o c¸c b¶ng b»ng c¸ch: mçi thùc thÓ t¹o thµnh mét b¶ng, mçi thuéc tÝnh t¹o thµnh mét tr­êng. C¸c tr­êng chøa mét mÈu tin vÒ thùc thÓ cô thÓ. TËp hîp bé gi¸ trÞ cña c¸c tr­êng cña mét thùc thÓ cô thÓ lµm thµnh mét b¶n ghi. Toµn bé c¸c b¶n ghi nµy l­u tr÷ th«ng tin cho mét thùc thÓ t¹o ra mét b¶ng mµ mçi dßng lµ mét b¶n ghi vµ mçi cét lµ mét tr­êng. Theo ng«n ng÷ SQL th× cã thÓ lÖnh CREATE TABLE ®Ó t¹o b¶ng d÷ liÖu. Có ph¸p: create table . C¸c dßng tiÕp theo m« t¶ tõng cét trong b¶ng, mçi dßng th­êng cã: tªn cét(vÝ dô MAKHACHHANG),kiÓu d÷ liÖu trong cét(vÝ dô CHAR) vµ ®é réng cña cét(vÝ dô 5). NÕu muèn chän mét tr­êng nµo ®ã lµm khãa chÝnh th× ®Æt tÝnh chÊt cho tr­êng ®ã lµ NOT NULL. Tõ NOT NULL cã nghÜa lµ kh«ng ®­îc ®Ó trèng bÊt cø dßng nµo trong cét nµy. Dßng cuèi cïng cña lÖnh CREATE TABLE x¸c ®Þnh kho¸ chÝnh: PRIMARI KEY. Khi kho¸ chÝnh ®½ ®­îc x¸c ®Þnh th× hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu sÏ ®¶m b¶o tÝnh duy nhÊt cho nã. Nãi râ h¬n, tr­íc khi bæ sung mét dßng bÊt kú nµo vµo b¶ng, m¸y sÏ kiÓm tra xem kho¸ chÝnh ®· cã ch­a, nÕu cã råi th× kh«ng cho phÐp thªm dßng míi vµo ®ã n÷a. Mçi dßng ph¶I cã mét gi¸ trÞ kh«ng rçng cña kho¸ chÝnh ®Ó x¸c ®Þnh c¸ thÓ suÊt hiÖn ë dßng ®ã mét c¸ch duy nhÊt. Quy t¾c nµy ®­îc gäi lµ quy t¾c kiÖn toµn thùc thÓ. Ø Chi tiÕt b¶ng lo¹i tiÒn: create table LOAITIEN ( MALOAITIEN CHAR(5) not null, TENLOAITIEN CHAR(25), Primary key MALOAITIEN ) Thuéc tÝnh DiÔn gi¶i KiÓu KÝch th­íc Rµng buéc MALOAITIEN Maõ loaïi tieàn CHAR 5 Khoaù chính TENLOAITIEN Teân loaïi tieàn CHAR 20 Ø Chi tiÕt b¶ng chi nh¸nh. create table CHINHANH ( MACHINHANH CHAR(5) not null, TENCHINHANH CHAR(30), DIADIEM CHAR(40), primary key MACHINHANH ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MACHINHANH Maõ chi nhaùnh CHAR 5 Khoaù chính TENCHINHANH Teân chi nhaùnh CHAR 30 DIADIEM Ñòa ñieåm CHAR 40 Ø Chi tiÕt b¶ng tµi kho¶n. create table TAIKHOAN ( MATK CHAR(5) not null, TENTK CHAR(30), SODUDAUKY NUMBER, SODUCUOIKY NUMBER, NO NUMBER, CO NUMBER, NOTHANG NUMBER, COTHANG NUMBER, NONAM NUMBER, CONAM NUMBER, primary key MATK ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MATK Maõ taøi khoaûn CHAR 5 Khoaù chính TENTK Teân taøi khoaûn CHAR 30 SODUDKY Soá dö ñaàu kyø NUMBER SODUCKY Soá dö cuoái kyø NUMBER NO Nôï NUMBER CO Coù NUMBER NOTHANG Nôï thaùng NUMBER COTHANG Coù thaùng NUMBER NONAM Nôï naêm NUMBER CONAM Coù naêm NUMBER Ø Chi tiÕt b¶ng kú h¹n. create table KYHAN ( MAKYHAN CHAR(5) not null, MALOAITIEN CHAR(5) not null, KYHAN CHAR(20), LAISUAT NUMBER(3, 2) primary key MAKYHAN ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MAKYHAN Maõ kyø haïn CHAR 5 Khoaù chính MALOAITIEN Maõ loaïi tieàn CHAR 5 KYHAN Kyø haïn CHAR 20 LAISUAT Laõi suaát NUMBER 5 Ø Chi tiÕt b¶ng quÇy. create table QUAY ( MAQUAY CHAR(5) not null, MACHINHANH CHAR(5) not null, TENQUAY CHAR(30), primary key MAQUAY ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MAQUAY Maõ quaày CHAR 5 Khoaù chính MACHINHAHH Maõ chi nhaùnh CHAR 5 TENQUAY Teân quaày CHAR 30 Ø Chi tiÕt b¶ng kh¸ch hµng. create table KHACHHANG ( MAKH CHAR(5) not null, TENKH CHAR(30), DIACHI CHAR(50), SOGCMND CHAR(10) , CAPNGAY DATE, NOICAP CHAR(40), DIENTHOAI NUMBER(10), primary key MAKH ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MAKH Maõ khaùch haøng CHAR 5 Khoaù chính TENKH Teân khaùch haøng CHAR 30 DIACHI Ñòa chæ CHAR 50 SOGCMND Soá giaáy CMND CHAR 10 CAPNGAY Caáp ngaøy DATE 8 NOICAP Nôi caáp CHAR 40 DIENTHOAI §iÖn tho¹i NUMBER 10 Ø Chi tiÕt b¶ng nh©n viªn. create table NHANVIEN ( MANV CHAR(5) not null, TENNV CHAR(30), CHUCVU CHAR(20), MACHINHANH CHAR(30), TINHTRANG CHAR(1), primary key MANV ) Thuéc tÝnh Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MANV Maõ nhaân vieân CHAR 5 Khoaù chính TENNV Teân nhaân vieân CHAR 30 CHUCVU Chöùc vuï CHAR 20 MACHINHANH M· chi nh¸nh CHAR 30 Kho¸ ngo¹i Ø Chi tiÕt b¶ng sæ tiÕt kiÖm. create table SOTIETKIEM ( MASO CHAR(20) not null, MAKH CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, MAKYHAN CHAR(5), SOTIENGOC NUMBER , NGAYMOSO DATE , NGAYDENHAN DATE , SOTIENLAI NUMBER, MATTSO CHAR(5), primary key MASO ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MASO Maõ soå CHAR 20 Khoaù chÝnh MAKH Maõ khaùch haøng CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MANV Maõ nhaân vieân CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MAKYHAN Maõ kyø haïn CHAR 5 Kho¸ ngo¹i SOTIENGOC Soá tieàn goác NUMBER NGAYMOSO Ngaøy môû soå DATE NGAYD.HAN Ngaøy ñeán haïn DATE SOTIENLAI Soá tieàn laõi NUMBER MATTSO Maõ thanh toaùn soå CHAR 5 Ø Chi tiÕt b¶ng giao dÞch quü create table GIAODICHQUY ( SOBTQ CHAR(5) not null, MAKH CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, NGAYGDQ DATE, SOTIEN NUMBER, primary key SOBTQ ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc SOBTQ Soá buùt toaùn quõy CHAR 5 Khoaù chính MAKH Maõ khaùch haøng CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MANV Maõ nhaân vieân CHAR 5 Kho¸ ngo¹i NGAYGDQ Ngaøy giao dòch quõy DATE SOTIEN Soá tieàn NUMBER Ø Chi tiÕt b¶ng giao dÞch. create table GIAODICH ( SOBUTTOAN CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, MASO CHAR(20) not null, MAQUAY CHAR(5) not null, SOGIAODICH CHAR(10), NGAYGIAODICH DATE primary key SOBUTTOAN ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc SOBUTTOAN Soá buùt toaùn CHAR 5 Khoaù chính MANV Maõ nhaân vieân CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MASO Maõ soå CHAR 20 Kho¸ ngo¹i MAQUAY Maõ quaày CHAR 5 Kho¸ ngo¹i SOGIAODICH Soá giao dòch CHAR 10 NGAYGD Ngaøy giao dòch DATE Ø B¶ng chi tiÕt giao dÞch. create table CHITIETGIAODICH ( MATK CHAR(5) not null, SOBUTTOAN CHAR(5) not null, TINHCHAT CHAR(30), SOTIENGD NUMBER primary key MATK,SOBUTTOAN ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MATK Maõ taøi khoaûn CHAR 5 Khoaù chính SOBUTTOAN Soá buùt toaùn CHAR 5 Khoaù chính TINHCHAT Tính chaát CHAR 30 SOTIENGD Soá tieàn giao dòch NUMBER Ø B¶ng chi tiÕt giao dÞch quü. create table CHITIETGIAODICHQUY ( MACTGDQ CHAR(5) not null, SOBTQ CHAR(5) not null, MALTO CHAR(10), SOTO INTEGER, primary key MACTGDQ ) Thuoäc tính Dieãn giaûi Kieåu Kích thöôùc Raøng buoäc MACTGDQ Maõ chi tieát GDQ CHAR 5 Khoaù chính SOBTQ Soá buùt toaùn quõy CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MALTO Maõ loaïi tôø CHAR 10 SOTO Soá tôø INTEGER Ø T¹o mèi quan hÖ. Sau khi t¹o xong c¸c b¶ng d÷ liÖu ta tiÕn hµnh thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ cho chóng. Mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã sù liªn kÕt qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. C¸c thùc thÓ trong m« h×nh nµy ®Òu cã lo¹i liªn kÕt lµ “Mét” - “NhiÒu”. Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ phÜa “Mét” t­¬ng øng víi nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ phÜa “NhiÒu”. Nh­ng mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ phÝa “NhiÒu” chØ t­¬ng øng duy nhÊt mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ phÜa “Mét”. Khi muèn t¹o liªn kÕt gi÷a hai b¶ng d÷ liÖu ta dïng kho¸ chÝnh cña b¶ng nµy lµm kho¸ ngo¹i lai cho b¶ng kia Quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ cßn ®¶m b¶o nguyªn t¾c toµn vÑn d÷ liÖu. C¸c b¶n ghi thuéc phÜa “Mét” ®­îc cËp nhËt tr­íc vµ chØ cã thÓ xo¸ khi ®· xo¸ hÕt c¸c b¶n ghi thuéc phÜa “NhiÒu” liªn kÕt víi nã. Sö dông Access ®Ó liªn kÕt c¸c b¶ng ta ®­îc s¬ ®å sau:  3. ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh. a.Giíi thiÖu vÒ Microsoft access. Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ®ang ®­îc ®­îc sö dông réng r·i trªn thÕ giíi vµ trong n­íc. Ch­¬ng tr×nh nµy do tËp ®oµn Microsoft ph¸t hµnh phiªn b¶n ®Çu tiªn vµo n¨m 1989(Microsoft Access 1.0), ®Õn nay ch­¬ng tr×nh kh«ng ngõng ®­îc c¶i tiÕn qua c¸c phiªn b¶n 1.1,..,2.0,..7.0, Microsoft Access 95, 97 råi Microsoft Access 2000, míi nhÊt ®©y lµ phiªn b¶n Microsoft access XP(2002). Microsoft Access lµ mét ch­¬ng tr×nh quan träng trong bé ch­¬ng tr×nh Microsoft Office Professional. Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu sö dông theo m« h×nh d÷ liÖu quan hÖ ®· tr×nh bµy ë trªn. C¬ së d÷ liÖu cña ®Ò tµi sÏ ®­îc thiÕt kÕ ë Microsoft Access XP. Microsoft Access XP ch¹y trong m«i tr­êng hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Windows(tõ 9x trë lªn) còng cña Microsoft. §©y lµ hÖ ®iÒu hµnh thêi gian thùc(®a nhiÖm) ho¹t ®éng theo chÕ ®é ®å ho¹, tøc lµ con ng­êi giao tiÕp víi m¸y tÝnh vµ m¸y tÝnh giao tiÕp l¹i víi chóng ta th«ng qua c¸c biÓu t­îng(icon) b»ng hµnh ®éng kÝch chuét(click). Mçi ch­¬ng tr×nh lµ mét cöa sæ(window). Giao diÖn ®å ho¹ lµ mét trong nh÷ng c¸ch gióp chóng ta lµm viÖc víi m¸y tÝnh trë lªn ®¬n gi¶n vµ dÔ hiÓu h¬n, t­¬ng tù nh­ vËy Microsoft Access còng lµ mét ch­¬ng tr×nh ho¹t ®éng theo ý t­ëng ®å h¹o trªn. §Ó cµi ®Æt Microsoft Access 2000 hay XP, nãi chung lµ c¶ bé Microsoft Office Professsional cïng phiªn b¶n cÇn: M¸y t×nh PC tõ 486 trë lªn, tèt nhÊt lµ dïng bé xö lÝ Intel Pentium tèc ®é tõ 75 Mhz trë lªn. 16MB RAM tèt nhÊt lµ tõ 32MB RAM trë lªn. Tèi thiÓu æ cøng cßn trång 161 MB, tuy nhiªn tèt nhÊt lµ trèng tõ 217 MB trë lªn. C¸c thiÕt bÞ nh­ CD-ROM, VGA hay Super VGA, mouse. M¸y tÝnh cã cµi ®Æt hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Windows tõ 95 trë lªn, tèt nhÊt lµ tõ 98 trë lªn, hoÆc Microsoft Windows NT 4.0. Theo ®¸nh gi¸ cña PC World 1999 th× hiÖn nay Microsoft Access ®· giµnh ®­îc phÇn thÞ tr­êng lín nhÊt trªn thÕ giíi. Víi ng«n ng÷ lËp tr×nh Microsoft Visual Basic, ch­¬ng tr×nh c¬ së d÷ liÖu viÕt trªn Access sÏ dÔ dµng, dÔ b¶n tr×, víi giao diÖn ®å ho¹, th©n thiÖn, ch­¬ng tr×nh c¬ së d÷ liÖu viÕt b»ng Access sÏ sö dông hÕt søc dÔ dµng. §ã còng lµ lÝ do ®Ó em chän Access cho ®Ò tµi nµy. b. C¸c chøc n¨ng cña ch­¬ng tr×nh. Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm ®­îc thiÕt kÕ bao gåm nhiÒu b¶ng, Form, Macro vµ c¸c Modune ch­¬ng tr×nh. C¸c chøc n¨ng cña nã bao gåm: Ø Chøc n¨ng cËp nhËt d÷ liÖu. Ch­¬ng tr×nh ®­îc thiÕt kÕ víi giao diÖn ng­êi sö dông cho phÐp nhËp d÷ liÖu vµo c¸c b¶ng qua c¸c Form víi c¸c tiªu ®Ò vµ chØ ®Én b»ng tiÕng ViÖt ®ång thêi bµI trÝ mét c¸ch hîp lý lµm cho qu¸ tr×nh nhËp d÷ liÖu trë nªn ®¬n gi¶n vµ thuËn tiÖn h¬n so víi nhËp qua b¶ng. Form dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu ®­îc thiÕt kÕ nh­ mét hép tho¹i ®Ó gîi ý mét vµi ph­¬ng ¸n cho ng­êi dïng chän lùa råi tiÕn hµnh c¸c hµnh ®éng theo ph­¬ng ¸n ®ã. Qu¸ tr×nh nhËp liÖu ph¶i tiÕn hµnh mét c¸ch cã hÖ thèng, c¸c tÖp d÷ liÖu c¬ së ph¶i ®­îc cËp nhËt tr­íc tiªn. VÝ dô tÖp “CHINHANH”, “NHANVIEN”, “KHACHHANG”… ph¶i ®­îc cËp nhËt tr­íc sau ®ã míi ®Õn tÖp “SOTIETKIEM”. VÝ dô: khi lËp sæ tiÕt kiÖm ta nhËp m· kh¸ch hµng mµ kh«ng cã kh¸ch hµng nµo trong danh môc kh¸ch hµng th× ch­¬ng tr×nh sÏ b¸o lçi vµ ta ph¶i më Form “KHACHHANG” ®Ó cËp nhËt kh¸ch hµng míi sau ®ã míi më sæ tiÕt kiÖm cho kh¸ch hµng ®ã ®­îc. Trong c¸c Form cËp nhËt d÷ liÖu cã Macro dïng ®Ó thªm míi d÷ liÖu vµo b¶ng. Khi cã hµnh ®éng Click chuét vµo nóm lÖnh “Thªm” ®­îc liªn kÕt víi Macro nµy th× c¸c Text box sÏ tù ®éng lµm tr¾ng ®Ó ng­êi dïng thªm vµo mét mÈu tin míi. Ø Chøc n¨ng l­u tr÷ d÷ liÖu. Yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu lµ lµm thÕ nµo ®Ó gi¶m thiÓu ®­îc sù trïng lÆp vµ d­ thõa d÷ liÖu, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi nhÊt cho viÖc t×m kiÕm vµ sö dông d÷ liÖu, t¨ng c­êng kh¶ n¨ng chia sÎ d÷ liÖu ®ång thêi cã thÓ b¶o mËt d÷ liÖu. Ch­¬ng tr×nh ®­îc thiÕt kÕ b»ng Microsoft Access, mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cho phÐp l­u tr÷ th«ng tin trong c¸c b¶ng. Hµnh ®éng l­u tr÷ d÷ liÖu ®­îc thùc hiÖn th«ng qua mét Macro nh­ sau: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub Ø Chøc n¨ng tÝnh tiÒn l·i vµ tæng tiÒn cuèi kú göi. §©y lµ chøc n¨ng quan träng cña tr­¬ng tr×nh. Nã lµ yÕu tè gióp ta dÔ nhËn ra sù kh¸c biÖt gi÷a lµm tiÕt kiÖm thñ c«ng víi qu¶n lý tiÕt kiÖm cã sô trî gióp cña m¸y tÝnh. Víi chøc n¨ng nµy ch­¬ng tr×nh s· tù ®éng tÝnh ra tiÒn l·i vµ tæng tiÒn khi ta vµo sè tiÒn gèc vµ m· k× h¹n. Trªn Form “LËp sæ tiÕt kiÖm” cã c¸c Text box “M· kú h¹n” vµ “Sè tiÒn gèc” lµm nguån d÷ liÖu ®Çu vµo cho qu¸ tr×nh tÝnh to¸n. Khi ta nhËp vµo “M· kú h¹n” th× l·i suÊt sÏ tù ®éng hiÖn lªn v× øng víi mçi kú h¹n chØ cã mét møc l·i suÊt nhÊt ®Þnh. Qu¸ tr×nh tÝnh to¸n sÏ ®­îc ch­¬ng tr×nh tù ®éng thùc hiÖn th«ng qua c¸c hµm sau ®©y: Hµm tÝnh tiÒn l·i FunctionTienlai(sotiengoc As Double, laisuat As Double, Makyhan As string) As Double If Makyhan = K001 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 1 ElseIf Makyhan = K003 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 3 ElseIf Makyhan = K006 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 6 EndIf End Function Hµm tÝnh tæng sè tiÒn ®­îc lÜnh: Function Tongtien ( Tienlai As Double, Sotiengoc As Double) As Double Tongtien = Tienlai + Sotiengoc End Function Ø Chøc n¨ng t×m kiÕm th«ng tin. Trong tÊt c¶ c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý, viÖc s¾p xÕp vµ l­u tr÷ d÷ liÖu nh»m phôc vô cho môc ®Ých chÝnh ®ã lµ t×m kiÕm c¸c th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng. Trong ch­¬ng tr×nh nµy, viÖc t×m kiÕm th«ng tin ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch thuËn tiÖn bëi ®­îc sù trî gióp cña ng«n ng÷ truy vÊn d÷ liÖu (SQL) cã s½n trong hÖ qu¶n trÞ CSDL Microsoft Access. Qu¸ tr×nh t×m kiÕm ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c b­íc: Dïng Query t¹o thµnh c¸c b¶ng ¶o tõ mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu, dïng Macro ®Ó tham chiÕu tíi mÈu tin trªn b¶ng ¶o ®ã, cuèi cïng thiÕt kÕ c¸c Form ®Ó hiÖn lªn nguån d÷ liÖu vµ th«ng tin t×m ®­îc. KÕt luËn. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña hÖ thèng ng©n hµng tµi chÝnh, NHNo&PTNT ViÖt Nam ®ang tËp trung cè g¾ng ®Çu t­ lín vµo ph¸t triÓn c«ng nghÖ tr«ng tin vµ xem ®ã nh mét lùc trî gióp, mét chÊt xóc t¸c trong viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. Nh÷ng kh¸i niÖm vÒ c¬ së d÷ liÖu , phÇn mÒm thÕ hÖ thø t­, hÖ chuyªn gia, vÖ tinh viÔn th«ng vµ vi tin häc lµ nh÷ng c«ng cô sö lý th«ng tin mµ c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i ®· vµ ®ang sö dông thêng ngµy. Trªn ®©y lµ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm thuéc chuyªn ®Ò thùc tËp. Sau khi hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy sÏ gióp em tËp hîp vµ s©u chuçi nh÷ng d·y kiÕn thøc ®· ®­îc häc tËp trong nhµ tr­êng vµ häc hái thªm ®­îc nhiÒu kinh ngiÖm cho qu¸ tr×nh c«ng t¸c sau nµy cña m×nh. Phô lôc A. Giíi thiÖu ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm. ü VÝ dô Form cËp nhËt nh©n viªn: C¸c command buton Form cËp nhËt chi nh¸nh Command Button(nóm lÖnh) dïng ®Ó ®iÒu khiÓn Form: Command button “Thªm”, “Xo¸” dïng ®Ó thªm hay xo¸ mét b¶n ghi. Command button “§ãng” dïng ®Ó ®ãng Form. Command button “Ghi” ®Ó l­u gi÷ l¹i b¶n ghi võa míi nhËp. - H­ëng øng sù kiÖn “Them”: Private Sub Them_Click() On Error GoTo Err_ Them _Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_ Them _Click: Exit Sub Err_ Them _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Them _Click - H­ëng øng sù kiÖn “Ghi”: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “Xo¸”: Private Sub Xoa_Click() On Error GoTo Err_ Xoa _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_ Xoa _Click: Exit Sub Err_ Xoa _Click: MsgBox “B¹n cã ch¾c ch¾n muèn xãa kh«ng?”, VbOkCancel, “Th«ng b¸o” Resume Exit_ Xoa _Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “§ãng”: Private Sub Dong_Click() On Error GoTo Err_ Dong _Click DoCmd.Close Exit_ Dong _Click: Exit Sub Err_ Dong _Click: MsgBox “B¹n cã ch¾c muèn tho¸t kh«ng?”,VbOKcancel, “Th«ng b¸o” Resume Exit_ Dong _Click End Sub ü Form giao dÞch më sæ tiÕt kiÖm. C¸c Command Button h­ëngøng c¸c sù kiÖn: - H­ëng øng sù kiÖn “Tiep”: Private Sub Tiep_Click() On Error GoTo Err_Tiep_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Tiep_Click: Exit Sub Err_Tiep_Click: MsgBox "Kh«ng thÓ xem tiÕp v× ®©y lµ mÈu tin cuèi!", vbOKOnly, "Th«ng b¸o" Resume Exit_Tiep_Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “Q. Lai”: Private Sub QLai_Click() On Error GoTo Err_ QLai _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ QLai _Click: Exit Sub Err_ QLai _Click: MsgBox “B¹n ®ang ë mÈu tin ®Çu tiªn”, VbOkonly, “Th«ng b¸o” Resume Exit_ QLai _Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “Them”: Private Sub Them_Click() On Error GoTo Err_ Them _Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_ Them _Click: Exit Sub Err_ Them _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Them _Click - H­ëng øng sù kiÖn “Ghi”: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “Xo¸”: Private Sub Xoa_Click() On Error GoTo Err_ Xoa _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_ Xoa _Click: Exit Sub Err_ Xoa _Click: MsgBox “B¹n cã ch¾c ch¾n muèn xãa kh«ng?”, VbOkCancel, “Th«ng b¸o” Resume Exit_ Xoa _Click End Sub - H­ëng øng sù kiÖn “§ãng”: Private Sub Dong_Click() On Error GoTo Err_ Dong _Click DoCmd.Close Exit_ Dong _Click: Exit Sub Err_ Dong _Click: MsgBox “B¹n cã ch¾c muèn tho¸t kh«ng?”,VbOKcancel, “Th«ng b¸o” Resume Exit_ Dong _Click End Sub - ThuËt to¸n tÝnh tiÒn tiÕt kiÖm: Hµm tÝnh tiÒn l·i FunctionTienlai(sotiengoc As Double, laisuat As Double, Makyhan As string) As Double If Makyhan = K001 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 1 ElseIf Makyhan = K003 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 3 ElseIf Makyhan = K006 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 6 EndIf End Function Hµm tÝnh tæng sè tiÒn ®­îc lÜnh: Function Tongtien ( Tienlai As Double, Sotiengoc As Double) As Double Tongtien = Tienlai + Sotiengoc End Function ü Form giao dÞch tra cøu th«ng tin. Khi nh©n viªn muèn tra cøu th«ng tin vÒ sæ tiÕt kiÖm, kh¸ch hµng, hoÆc nh©n viªn, chän c¸c môc theo ý muèn, chän th«ng tin cÇn tra cøu råi C_lick vµo nót ba chÊm(…). Ch­¬ng tr×nh sÏ t×m th«ng tin theo yeu cÇu. ThuËt to¸n cho Form tra cøu: Option Compare Database Private Sub Chon_BeforeUpdate(Cancel As Integer) Select Case Chon Case 1: Sotietkiem.Visible = True Khachhang.Visible = False Nhanvien.Visible = False a1.Visible = True a2.Visible = False a3.Visible = False Case 2: Sotietkiem.Visible = False Khachhang.Visible = True Nhanvien.Visible = False a1.Visible = False a2.Visible = True a3.Visible = False Case 3: Sotietkiem.Visible = False Khachhang.Visible = False Nhanvien.Visible = True a1.Visible = False a2.Visible = False a3.Visible = True End Select End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "kh" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_a1_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "nv" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_..._Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "stk" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_..._Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub a3_Click() On Error GoTo Err_a3_Click Dim stDocName As String stDocName = "nv" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a3_Click: Exit Sub Err_a3_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a3_Click End Sub Private Sub a2_Click() On Error GoTo Err_a2_Click Dim stDocName As String stDocName = "kh" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a2_Click: Exit Sub Err_a2_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a2_Click End Sub Private Sub a1_Click() On Error GoTo Err_a1_Click Dim stDocName As String stDocName = "stk" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a1_Click: Exit Sub Err_a1_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a1_Click End Sub VÝ dô vÒ kÕt qu¶ tra cøu: KÕt qu¶ tra cøu hiÖn ra sÏ lµ mét mÈu tin víi c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ trªn Form. Trªn Form nµy ta cã thÓ in trùc tiÕp th«ng tin. C_lick vµo nut In Ên. Report Sæ tiÕt kiÖm: Ø Menu chÝnh cña ch­¬ng tr×nh: Lµ hÖ thèng menu gióp cho ng­êi sö dông dÔ dµng truy nhËp ®Õn c¸c b¶ng, Form, c¸c giao dÞch cña hÖ thèng. HÖ thèng menu hiÓn thÞ StartUp Form, menu, toolmenu. GiÊu cöa sæ Database, ng­êi sö dông chØ thao t¸c trªn c¸c Form, Report mµ kh«ng cÇn quan t©m ®Õn c¸ch thøc ho¹t ®éng cña hÖ thèng Phô lôc B. Danh môc tµi liÖu tham kh¶o. Tµi lÖu tham kh¶o: ü Gi¸o tr×nh c¬ së d÷ liÖu vµ Access 97, Th.S TrÇn C«ng Uèn. ü Gi¸o tr×nh HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, TS Tr­¬ng V¨n Tó. ü Gi¸o tr×nh c«ng ngÖ phÇn mÒm , c«ng ty t­ vÊn Tµi ng©n BFC, Hµ Néi 10/1999. ü B¶ng tæng kÕt ho¹t ®éng, NHNo&PTNT Thanh Tr×. Môc lôc