Chuyên đề Thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (VIRASIMEX) - Thực trạng và giải pháp

àng nhập khẩu tăng thêm đó phục vụ chủ yếu cho việc bảo dưỡng sửa chữa Đường sắt, thiết bị sửa chữa Đường sắt. Cụ thể giá trị các mặt hàng nhập khẩu chính của Công ty giai đoạn 2004 - 2007 được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Giá trị các mặt hàng nhập khẩu từ năm 2004 - 2007 Đơn vị: USD TT Mặt hàng 2004 2005 2006 2007 Phụ tùng toa xe 269.243 1.590.732 2.530.482 2.862.125 Phụ tùng đầu máy 364.144 831.618 1.025.805 1.134.906 Thép các loại 1.187.606 648.033 102.024 Ray P43,24,30 665.734 493.899 680.453 820.064 Phụ kiện cầu đường 519.785 289.745 350.250 470.350 Thạch cao 82.798 259.053 260.670 290.240 Thiết bị bảo dưỡng 118.694 617.867 650.350 815.730 Kích răng 18.873 14.250 22.610 trục bánh toa xe 673.067 496.034 750.000 832.105 Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật Qua bảng trên ta thấy việc nhập khẩu phụ tùng đầu máy, toa xe, thiết bị bảo dưỡng,thạch cao là các mặt hàng có xu hướng tăng qua các năm, còn các mặt như Ray, phụ kiện cầu đường, trục bánh toa xe thì gí trị nhập khẩu năm 2005 có giảm hơn so với năm 2004 nhưng năm 2006 và năm 2007 lại có xu hướng tăng. Ví dụ như: giá trị Ray nhập khẩu năm 2005 giảm 171.835 USD(74,2%) so với năm 2004, nhưng năm 2006 lại tăng 186.554 USD(138%) so với năm 2005 và năm 2007 tăng 139.611USD(120,5%) so với năm 2006. 2.2.1.4.2. Thị trường nhập khẩu của Công ty Thị trường nhập khẩu có vai trò rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng đầu vào của hàng hoá và kết quả đầu ra của Công ty. Vì vậy nên Công ty rất chú trọng vào việc lựa chọn thị trường nhập khẩu, Công ty đã tích cực trong việc đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu về khả năng cung cấp, năng lực của những nhà cung ứng. Thị trường quen thuộc của Công ty là: Trung Quốc, Ấn Độ, Bỉ, Pháp, Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc. Giá trị nhập khẩu của Công ty đối với từng thị trường trên được thể hiện thông qua bảng số liệu sau: Bảng 3: Bảng số liệu về thị trường nhập khẩu ở Công ty Virasimex Đơn vị: USD Thị Trường 2005 2006 2007 2006/2005 (%) 2007/2006 (%) Trung Quốc 2.954.456 3.176.616 3.453.579 107,5 108,7 Ấn Độ 567.040 819.372 902.230 144,4 110,1 Bỉ 642.075 1.184.580 1.540.520 184,3 130 Pháp 48.721 50.023 55.300 102,6 110,5 Đài Loan 99.646 188.227 221.762 188,8 117,8 Hàn Quốc 576.138 112.215 Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Qua bảng số liệu ta thấy: Thị trường Trung Quốc là thị trường lớn nhất của Công ty, giá trị nhập khẩu từ thị trường này có xu hướng tăng qua các năm. Giá trị nhập khẩu các mặt hàng của Công ty từ các thị trường này năm 2007 đều tăng so với năm 2006: Tăng mạnh nhất là từ thị trường Bỉ (tăng 130%), và Đài Loan (tăng 117,8%). Ngoài các thị trường truyền thống trên thì hiện nay Công ty đã mở rộng thị trường nhập khẩu với nhiều thị trường mới như: Italia, Nam Phi, Đức. Tuy trị giá nhập khẩu ở các nước này hiện còn thấp, những mặt hàng nhập khẩu từ những nước này chủ yếu là các phụ tùng thiết bị như: Băng đa đầu nhập khẩu từ Nam Phi trị giá 57.600USD(2005), hay vòng bi toa xe lửa nhập khẩu từ Ý với trị giá 215000 USD(2005). Việc nhập khẩu từ các thị trường này chưa ổn định mà chỉ nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ cho một số mặt hàng tại thời điểm nhất định. Nhưng trong tương lai đây sẽ là các thị trường tiềm năng đối với sự phát triển kinh doanh của Công ty. 2.2.2. Thực trạng ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Ký kết hợp đồng là một trong những khâu mở đầu quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Để ký kết được các hợp đồng TMQT và là những hợp đồng có lợi nhất, có thể thực hiện được, ít rủi ro và mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh là một nghệ thuật đòi hỏi không chỉ ở sự linh hoạt, tinh tế, có kinh nghiệm của đàm phán ký kết mà còn đòi hỏi cả một quá trình chuẩn bị, nghiên cứu, tìm hiểu kỹ các yếu tố liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng của công ty được tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau, có thể là hình thức trực tiếp gặp gỡ hoặc thông qua con đường thư điện từ, điện tín. Hoạt động ký kết đi liền với hoạt động đàm phán. Khi đàm phán thành công, nghĩa là bên công ty và bên cung ứng (bên xuất khẩu) đã có sự thống nhất về cách nhận định, quan niệm về các điều khoản nêu ra thì lúc này hai bên sẽ tiến hành ký kết vào làm thành một hợp đồng. Đối với những bạn hàng quen thuộc của công ty như: Trung Quốc, Bỉ, Ấn Độ có quan hệ tốt, tin tưởng lẫn nhau, công ty sử dụng đàm phán bằng thư, điện tín hoặc thư nhanh fax và khi có sự thống nhất của hai bên sẽ tiến hành hoạt động ký kết. Điều này có nghĩa là khi công ty nhận đơn chào hàng của người bán hoặc người bán nhận được đơn đặt hàng của công ty, nếu hai bên thống nhất về mọi điều khoản thì cùng ký vào làm thành một hợp đồng. Việc sử dụng hình thức giao dịch này giúp công ty có nhiều thời gian để nghiên cứu, cân nhắc, suy nghĩ và đưa ra mọi phương án có thể xảy ra. Có 3 hình thức ký kết hợp đồng bao gồm hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, hợp đồng nhập khẩu liên doanh liên kết, hình thức ký kết trực tiếp được công ty sử dụng duy nhất trong kinh doanh. Hợp đồng của công ty có giá trị rất lớn và hàng nhập khẩu thường đòi hỏi kỹ thuật chính xác theo bản vẽ nên hợp đồng của công ty được rà soát rất kỹ để đem lại hiệu quả cao trong việc nhập khẩu. Như vậy, để thực hiện hợp đồng nhập khẩu được tiến hành tốt, các bên nhanh chóng thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty xem xét kỹ lưỡng mọi điều khoản ghi trong hợp đồng trước khi ký kết, cân nhắc xem đã đầy đủ những thoả thuận đã đàm phán chưa. Trong đó, công ty thường chú trọng vào các điều khoản mà nếu thoả thuận, xem xét không kỹ càng sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, tranh chấp khó giải quyết như: Điều khoản về giá cả: xác định rõ đồng tiền tính giá là đồng tiền nào, mức giá tính là bao nhiêu, phương pháp quy định giá là giá cố định hay giá linh hoạt. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán là đôla Mỹ. Ngoài ra, việc xác định mức giá trong hợp đồng, công ty còn căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng. Do hàng hoá của công tu chủ yếu nhập khẩu bằng đường biển, công ty nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân. Vì vậy, mức giá nhập khẩu của công ty chịu mức giá cao vì khoản chi phí về vận tải, về bảo hiểm, các khoản thuế như thuế nhập khẩu, thuế VAT, các chi phí liên quan khác bên bán đều đưa vào giá. Điều khoản về tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng theo từng mặt hàng nhập khẩu cũng được công ty xem xét kỹ. Ví dụ như: nhập khẩu mặt hàng “Đầu máy toa xe”, số lượng (1 chiếc), loại mấy tấn (5 tấn), công suất bao nhiêu để bên bán giao hàng một cách thuận lợi, nhanh chóng cho công ty. Điều khoản thuê tàu: điều kiện này cũng đòi hỏi công ty phải thoả thuận, xem xét các vấn đề đưa ra một cách thận trọng trong hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều thoả thuận ký kết việc thuê tàu là do bên bán. Công ty nhập khẩu hàng theo giá CIF – điều đó có nghĩa là: bên bán phải chịu các chi phí về thuê tàu, về bảo hiểm, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng (nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước). Nhưng khác với các điều kiện giao hàng khác, khi nhập CIF thì địa điểm phân chia rủi ro và điểm phân chia chi phí là khác nhau, do đó nếu thoả thuận không kỹ nhất là về điều kiện bảo hiểm thì hàng hoá trên đường vận chuyển gặp phải sự cố bất thường thì công ty sẽ phải chịu mức thiệt hại, rủi ro nhiều hơn. Điều khoản trọng tài: Để đảm bảo quyền lợi khi xét xử tranh chấp, công ty VIRASIMEX đã chú ý chọn trọng tài xét xử là trọng tài Việt Nam. Hiện nay, cơ quan là Trung tâm trọng tài quốc tế bên cạnh Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Điều khoản bào hành: Đây cũng là một trong các điều khoản mà công ty cũng rất quan tâm vì các sản phẩm nhập khẩu của công ty chủ yếu là đầu máy toa xe, thép, răng kích các loại…và chế độ bảo hành, bảo dưỡng là rất cần thiết. Muốn tạo uy tín với khách hàng, công ty thường xuyên yêu cầu bên cung ứng kéo dài thời hạn bảo hành (1 năm) để đảm bảo hiệu quả sử dụng chúng. Thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX 2.3.1 Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Nhìn chung, trong thời gian qua, bằng sự nỗ lực, tích cực của các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty VIRASIMEX, số lượng hợp đồng mà công ty ký kết và thực hiện đã tăng lên đáng kể. Công ty đã luôn chủ động trong việc tìm kiếm các hợp đồng mới cũng như tích cực trong công tác nghiên cứu thị trường để nhập khẩu các mặt hàng có chất lượng tốt hơn, mẫu mã, chủng loại đa dạng hơn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước. Số hợp đồng nhập khẩu đã ký kết và thực hiện của công ty từ năm 2005 – 2007: Đơn vị tính: tỷ VND Năm 2005 2006 2007 Số hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 108 117 125 Tổng giá trị hợp đồng 88,81 111,86 307,53 Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật Từ bảng trên ta thấy: Trong năm 2006, số hợp đồng mà công ty ký kết tăng lên 9 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 23,05 tỷ (26%) so với năm 2005. Năm 2007 tăng lên 8 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 195,67 tỷ (174,9%) so với năm 2006, điều này đã phản ánh những cố gắng trong công tác thực hiện hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều là hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, không có hợp đồng nhập khẩu uỷ thác hoặc hợp đồng nhập khẩu liên doanh. Hình thức nhập khẩu này giúp công ty có thể đàm phán trực tiếp với bên cung ứng, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng một cách trực tiếp, thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được nhanh chóng đông thời công ty cũng chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình tại thị trường trong nước, xem xét, nghiên cứu mặt hàng nào đang có nhu cầu tăng để tiến hành ký kết thêm nhiều hợp đồng nhập khẩu. Trước mắt, các đơn vị cung ứng cho công ty thường là những bạn hàng quen thuộc như Trung Quốc, Bỉ,…nên việc nhập khẩu các mặt hàng cung trở nên dễ dàng hơn vì công ty nhiều sự lựa chọn về giá cả, chủng loại. Trong các bạn hàng quen thuộc này thì Trung Quốc vẫn là bạn hàng xuất khẩu nhiều nhất. Giá trị một số hợp đồng còn nhỏ khoảng 45.000 đến 55.000 $, còn hợp đồng với giá trị lớn thường 100.000 đến 150.000 $ (đầu máy toa xe lửa), những hợp đồng lớn này còn chiếm tỷ lệ nhỏ. Trong quá trình thực hiện hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hầu hết các hợp đồng mà công ty đã ký kết đều được thực hiện cả. Tuy nhiên không phải hợp đồng nào công ty cũng tiến hành một cách thuận lợi, công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt là làm thủ tục hải quan, nhận hàng và việc giao nhận hàng thường bị chậm. 2.3.2Quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng Do các mặt hàng nhập khẩu của công ty không nằm trong danh mục các mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu nên khi thực hiện hợp đồng công việc đầu tiên của công ty là mở L/C. 2.3.2.1 Mở thư tín dụng (L/C) Hầu hết, trong các trường hợp mà công ty VIRASIMEX đã ký kết, bên xuất khẩu đã yêu cầu công ty thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ L/C. Chính vì vậy công việc đầu tiên của công ty là tiến hành mở L/C. Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa hai bên, công ty VIRASIMEX thực hiện các thủ tục mở L/C đến một ngân hàng, trong đơn này công ty nêu rõ chứng từ mà người bán phải xuất trình khi yêu cầu thanh toán. Công ty mở L/C qua ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Để mở L/C tại ngân hàng này, công tỷ phải viết đơn xin mở L/C theo mẫu mà ngân hàng này yêu cầu, lệ phí mở L/C là 0,4%, đồng thời trước kia công ty phải ký quỹ cho ngân hàng là 5%. Do hiện nay uy tín của công ty với ngân hàng trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn nên công ty không phải ký quỹ nữa. Trong đơn xin mở L/C của công ty phải ghi rõ các điều kiện: Người hưởng lợi: Người hưởng lợi trong L/C là người bán hàng cho công ty với đầy đủ số tài khoản, tên ngân hàng giao dịch, tên kinh doanh, tên giao dịch quốc tế cũng như tên viết tắt. Số tiền mở trong L/C: được ghi cả bằng số va bằng chữ, tiền trong hợp đồng nhập khẩu của công ty phải ghi bằng số chính xác tuyệt đối. Thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng theo đúng như trong hợp đồng mà hai bên ký kết. Công ty chủ yếu vẫn nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân. Các điều khoản khác như: Mã hiệu tàu, cảng đi, cảng đến, ký mã hiệu hàng hoá bao bì. Đặc biệt, các chứng từ mà người hưởng lợi phải xuất trình đầy đủ với ngân hàng mở L/C bao gồm: + Hoá đơn thương mại + Vận đơn đường biển (vận đơn sach) + Đơn bảo hiểm do cơ quan bảo hiểm cấp + Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng hàng hoá + Giấy chứng nhận hàng hoá đã qua kiểm nghiệm do cơ quan kiểm nghiệm ký phát + phiếu kê khai đóng gói Sau khi nhận được đơn xin mở L/C của công ty, ngân hàng Ngoại Thương tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty, đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C, sau đó phát hành L/C tới ngân hàng thông báo ở nước người bán, nhờ ngân hàng này chuyển bản gốc L/C tới người xuất khẩu. sau khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng thông báo, bên bán sẽ tiến hành kiểm tra L/C, xem nội dung có phù hợp với hợp đồng đã ký không. Nếu thấy phù hợp, người bán sẽ thông báo cho công ty VIRASIMEX là hàng chuẩn bị được giao để công ty có kế hoạch chấp nhận. Ngược lại, khi không chấp nhận nội dung trong L/C thì bên bán có quyền yêu cầu công ty và ngân hàng mở L/C sửa đổi thư tín dụng cho phù hợp. 2.3.2.2 Thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá Thuê tàu vận chuyển: Theo thực tế hợp đồng công ty ký kết, công ty thường nhận hàng theo điều kiện CIF, DAF: có nghĩa là người bán phải thuê tàu vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng đã quy định trong hợp đồng. Do đó, công ty không có trách nhiệm thuê tàu vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng nhập khẩu hàng hoá từ trung quốc vận chuyển bằng đường bộ và đường sắt, hàng hoá được giao ở km 0 tại biên giới giữa 2 nước. Sau khi hàng hoá đã làm xong thủ tục hải quan, công ty phải thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng hoá về nơi tiêu thụ hay vận chuyển về kho công ty. Thường công ty đặt và thuê toa của công ty Vận tải hàng hoá đường sắt thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển thường gặp rất nhiều rủi ro vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Trong hợp đồng nhập khẩu, khi giao hàng theo điều kiện CIF thì bên bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng trên biển để tránh những rủi ro tổn thất, công ty VIRASIMEX không phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty yêu cầu người bán mua bảo hiểm theo 100% giá trị hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro. 2.3.2.3 Làm thủ tục hải quan Khi nhận được thông báo của hãng tàu là hàng về cảng, công ty sẽ xuất trình bộ vận đơn gốc cho hãng tàu để nhận “lệnh giao hàng”. Lúc này, cán bộ của công ty sẽ cầm bộ chứng từ với “lệnh giao hàng” tiến hành làm thủ tục hải quan và đăng ký mời hải quan kiểm tra hàng hoá của mình. Trình tự tiến hành gồm 3 bước: Bước 1: Khai báo và nộp tờ khai hải quan Cán bộ của phòng Xuất nhập khẩu đầu máy – toa xe sẽ trực tiếp đến trụ sở hải quan để khai báo và kê khai hải quan Bước 2: Xuất trình hàng hoá cho hải quan kiểm tra Là một công ty có uy tín,chưa từng nợ thuế hải quan và vi phạm pháp luật nên hàng hoá của cong ty được xếp vào luồng xanh – miễn kiểm tra thực tế hàng hoá, chỉ kiểm tra hồ sơ. Bước 3: Thực hiện quyết định của hải quan Sau khi kiểm tra hồ sơ nếu thấy phù hợp hải quan sẽ quyết định cho hàng nhập khẩu thông quan. Sau đó, công ty VIRASIMEX sẽ tiến hành thực hiện các quyết định của hải quan như: nộp thuế, chấp hành đúng thời hạn của luật thuế qui định (phạm vi nộp 30 ngày kể từ ngày nhận hàng). Thông thường hàng hoá của công ty được thông quan luôn, nếu có vấn đề phát sinh thì hàng hoá sẽ thông quan chậm nhất sau từ 2 đến 3 ngày với chi phí làm thủ tục hải quan khoảng 1% giá trị hàng hoá. 2.3.2.4 Nhận hàng Quá trình nhận hàng của công ty VIRASIMEX được thực hiện như sau: Sau khi làm các thủ tục hải quan cần thiết, cán bộ của công ty đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có “lệnh giao hàng” của hãng tàu xuống cảng dỡ hàng để nhận hàng của công ty bao gồm: Giấy giới thiệu Giấy đăng ký mã kinh doanh Giấy phép kinh doanh Vận đơn gốc: công ty ký hiệu của ngân hàng Phiếu đóng gói Hoá đơn thương mại Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận bảo hiểm Bản sao hợp đồng và L/C Thời gian để công ty tiến hành nhận hàng trong vòng 5 ngày kể từ ngày tàu bắt đầu vào cảng. Trường hợp công ty chậm cử cán bộ đến nhận hàng sẽ phải chịu phí tổn lưu kho, lưu bãi và chịu mọi rủi ro tổn thất do việc chậm trễ đó gây ra. 2.3.2.5 Kiểm tra hàng hoá Khi nhận hàng, nhân viên kiểm hoá, đại diện của đối tác, đại hiện của hãng bảo hiểm và cán bộ của công ty VIRASIMEX sẽ kiểm tra các kiện hàng bằng đối chiếu với vận đơn ở địa điểm dỡ hàng tại cảng. Công ty sẽ tiến hành mở hòm đựng hàng kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, ký hiệu, xem có đúng như trong hợp đồng đã thoả thuận không. Nếu phát hiện hàng hoá không đảm bảo về chất lượng hoặc số lượng, công ty mời đại diện bên bán để lập biên bản hoặc trong trường hợp cần thiết, công ty mời các cơ quan chức năng cùng tham gia kiểm tra như Vinacontrol, Tổng cục kỹ thuật đo lường và chất lượng. Nếu hàng kiểm tra phù hợp với hợp đông đã ký kết, cán bộ công ty tiến hành sắp xếp hàng đúng như ban đầu và làm hợp đồng với các hãng vận chuyển để đưa hàng về kho. Thông thường, với khác hàng có nhu cầu nhận hàng ngay khi hàng về cảng thì sau khi nhận hàng xong, công ty VIRASIMEX thường bàn giao trực tiếp với khách hàng là những công ty, các đơn vị tư nhân. Số hàng còn lại, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho số 132 Lê Duẩn – Hà Nội. Khi hàng hoá về nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho: kiểm tra hàng thực nhập và đối chiếu chứng từ kèm theo, sau đó nhập số liệu vào sổ lưu kho. Và khi phiếu nhập kho lên tới bộ phận xuất nhập khẩu của công ty thì các bộ phận này có nhiệm vụ soạn chứng từ lưu, cất dữ và gửi xuống phòng kế toán thu hồi để làm các phương tiện hạch toán. 2.3.2.6 Làm thủ tục thanh toán Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty VIRASIMEX, bên bán đều yêu cầu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay – không huỷ ngang. Vì vậy, khi nhận được bộ chứng từ cùng với hối phiếu đòi tiền được chuyển từ ngân hàng thông báo bên nước người bán sang ngân hàng Ngoại Thương (mở L/C) của công ty – nếu kiểm tra bộ chứng từ phù hợp với quy định trong L/C, ngân hàng Ngoại Thương (mở L/C) sẽ tiến hành thanh toán bằng cách chuyển tiền sang ngân hàng của nước người bán. Đồng thời, ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành chuyển bộ chứng từ để công ty VIRASIMEX tiến hành nhận hàng. Nếu ngân hàng mở L/C kiểm tra không thấy phù hợp sẽ từ chối thanh toán và trả lại toàn bộ chứng từ cho người bán. Nhìn chung, công ty VIRASIMEX rất ít xảy ra trường hợp như vậy, bởi vì các bạn hàng của công ty đều là các đối tác có kinh nghiệm nên họ rất thận trọng trong quá trình lập bộ chứng từ này. Tuy vậy, công ty cũng đã gặp các trường hợp như: các chứng từ mà bên bán gửi sang chưa thật đầy đủ về nội dung như điều kiện giao hàng theo incoterm năm nào vì hay có nhiều sửa đổi trong incoterm các năm hoặc trong các chứng từ gửi sang, nhiều chỗ còn sai lỗi chính tả, ngữ pháp, tên hàng, ký hiệu…nếu không có sự thoả thuận lại gây ra sự hiểu nhầm cho hai bên, vì vậy sẽ gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty. Trong các trường hợp như vậy, khi ngân hàng Ngoại Thương mở L/C nhận được các bộ chứng từ do bên bán cung cấp, họ sẽ tiến hành kiểm tra nội dung, khi phát hiện những sai sót trên họ sẽ thông báo ngay cho công ty. Nếu công ty nhận thấy những lỗi đó không ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu thì sẽ thông báo cho ngân hàng của mình là chấp nhận nội dung đó và ngân hàng mở L/C tiến hành thanh toán. Ngược lại, khi không chấp nhận ngân hàng mở L/C sẽ yêu cầu bên bán phải tiến hành sửa chữa kịp thời để chuẩn bị cho việc giao nhận hàng được nhanh chóng, lệ phí sửa đổi mà bên bán phải nộp cho ngân hàng mở L/C mỗi lần thường là 5$. Trên thực tế khi nhận được bộ chứng từ, công ty VIRASIMEX thường không thanh toán ngay cho ngân hàng mà thường đề nghị ngân hàng cho nợ trong một khoảng thời gian nào đó, tuỳ theo số tiền thanh toán trong từng hợp đồng để công ty có thời gian tiêu thụ hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, trong trường hợp sử dụng hình thức thanh toán bằng TT (transfer telegraph) và thanh toán chậm D/A thì công ty không phải thanh toán trước khi nhận được hàng. Hình thức thanh toán bằng TT được áp dụng trong trường hợp có nhu cầu đột xuất, cách trả tiền này thường nhanh chỉ trong vòng một tuần sau khi hàng đến tay người mua, công ty sẽ điện cho ngân hàng của mình thanh toán cho người bán. Hình thức này có ưu điểm là nhanh, đơn giản, thủ tục gọn nhẹ, phí chuyển tiền ít. Công ty VIRASIMEX chỉ áp dụng khi quan hệ với các đối tác có quan hệ hợp tác lâu dài, đáng tin cậy như các hãng cung ứng Trung Quốc, Bỉ. Trường hợp với nhứng lô hàng nhập về nhưng khó tiêu thụ ngay, vì giá trị hàng lớn và kỹ thuật đòi hỏi cao nên công ty thường yêu cầu bên bán cho dùng hình thức thanh toán chậm D/A. Hình thức này tuy ít được bên bán chấp nhận nhưng khi được thoả thuận trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho công ty không mất đi một khoản tiền khi phải vay vốn sớm của ngân hàng để thanh toán cho bên bán. 2.3.2.7 Khiếu nại về hàng hoá Trong trường hợp xảy ra tổn thất hay thiệt hại sau khi hàng hoá đến cảng giao hàng (cảng Hải Phòng) thì công ty có quyền khiếu nại bên bán về khối lượng hàng hoá trong vòng 2 tháng kể từ sau khi hàng hoá đến cảng và khiếu nại về chất lượng hàng hoá trong vòng 3 tháng kể từ sau khi hàng hoá đến cảng. Công ty khiếu nại bằng văn bản và gửi kèm theo biên bản giám định hàng hoá (do văn phòng giám định hàng hoá vinacontrol cấp). Biên bản giám định này được coi là văn bản quyết định để giải quyết khiếu nại. Tuy vậy trên thực tế, công ty ít xảy ra trường hợp như vậy. Trường hợp hàng thiếu số lượng thì tuỳ theo yêu cầu của công ty mà người bán có thể giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu hoặc khi công ty khiếu nại về hàng thiếu phẩm chất thì công ty có thể yêu cầu người bán phải sửa chữa hàng hỏng của mình hoặc giao hàng tốt thay thế cho hàng kém chất lượng. Vì vậy, chỉ có trường hợp nào cần thiết, công ty mới cần nhờ đến trọng tài. Và bất cứ lúc nào, công ty VIRASIMEX chứng minh được rằng tất cả những khiếu nại trên thuộc trách nhiệm của người bán thì người bán phải tiến hành giải quyết ngay, không được chậm trễ. 2.4 Những tranh chấp điển hình xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Tranh chấp chủ yếu của công ty là về vấn đề bảo hành. Khi thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu bên bán thường để lại 5% giá trị hợp đồng tại ngân hàng để bảo hành cho hàng hoá. Trong một hợp đồng thường có một số hàng hoá có giá trị lớn và nếu không may hàng hoá có giá trị lớn gặp vấn đề về bảo hành thì bên bán sẵn sàng chấp nhận bỏ 5% bảo lãnh ở ngân hàng để không phải đổi hàng vì 5% giá trị hợp đồng có giá trị nhỏ hơn so với giá trị của hàng hoá đó. Nếu khách hàng của công ty không phải là khách hàng truyền thống thì công ty sẽ mất hàng. Tuy nhiên công ty hoạt động kinh doanh theo kiểu truyền thống và dựa trên uy tín của mình nên công ty chưa từng xảy ra tình trạng tranh chấp, kiện tụng tại trọng tài thương mại hay toà án quốc tế. Mọi vấn đề về sự cố phát sinh giữa công ty và đối tác luôn được đàm phán, thương lượng một cách đầy thiện chí, hợp tác, hai bên cùng có lợi. 2.5 Đánh giá thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Những năm gần đây, công ty đã và đang từng bước duy trì được tình hình hoạt động kinh doanh các mặt hàng, giữ vững được thị trường, từng bước ổn định các mặt hàng kinh doanh. Điều đó phải kể đến sự phấn đấu tích cực của trung tâm xuất nhập khẩu của công ty. Các cán bộ xuất nhập khẩu của công ty đều là những người có trình độ, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, có sự đoàn kết tối cao trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh của mình, đồng thời có sự ưu tiên rất lớn từ tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Đồng thời các trung tâm xuất nhập khẩu của công ty đều cố gắng tìm kiếm các đơn đặt hàng của các khách hàng mới, từ đó tiến hành ký kết thêm nhiều hợp đồng nhập khẩu. Do hiện tại số lượng hàng nhập khẩu của công ty đều căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, tuy tiết kiệm được một số khoản chi phí như: Chi phí đặt hàng, lưu kho nhưng công ty lại chưa chủ động trong việc nhập hàng khi có những nhu cầu đột xuất khiến công việc kinh doanh bị gián đoạn. Mặt khác sự khác biệt về giai đoạn phát triển kinh tế, trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật của Việt Nam so với các nước khác là một vấn đề mà công ty VIRASIMEX đang nghiên cứu. Nếu công ty nhập thiết bị mới nhất trên thế giới dù cho là chất lượng tốt, năng suất lao động cao nhưng các doanh nghiệp trong nước không đủ điều kiện tài chính cũng như việc sữa chữa khi có những sai sót thì mặt hàng này khó tiêu thụ. Chính vì vậy, việc nhập khẩu các máy móc thiết bị, vật tư của công ty chủ yếu là dựa vào nhu cầu tiêu thụ trong nước và khả năng tiêu thụ của khách hàng hiện nay là tương đối phù hợp. Tuy rằng kim ngạch nhập khẩu của năm 2006…Đồng thời phản ánh uy tín của công ty đối với các bạn hàng cung ứng. Cho đến nay, công ty đã đặt mối quan hệ với nhiều bạn hàng nước ngoài như Trung Quốc, Bỉ, Nhật Bản, và một số thị trường khác. Trong đó, thị trường Trung Quốc là thị trường chủ yếu của công ty, công ty đã tạo lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng của Trung Quốc trên cơ sở thực hiện tốt các điều mà hai bên thoả thuận ký kết với nhau, tạo sự tin tưởng lẫn nhau. Điều quan trọng là công ty VIRASIMEX đã tạo được sự ổn định trong cung ứng hàng nhập khẩu. Yếu tố này đảm bảo cho công ty có thể nhập đủ số lượng, đúng thời gian, tạo uy tín với khách hàng trong nước. Trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty, các cán bộ xuất nhập khẩu của công ty luôn chủ động trong việc tìm kiếm những hợp đồng mới và thoả thuận những điều khoản có lợi nhất cho công ty, phù hợp với khả năng thanh toán của công ty. Trong những năm qua, hầu như không có một hợp đồng nào đã ký kết mà công ty không thực hiện được hoặc huỷ bỏ. Các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty đã luôn chủ động trong việc nghiên cứu thị trường để đưa ra các chính sách hợp lý mang lại hiệu quả cao trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Các hợp đồng đều được đàm phán tương đối kỹ và chi tiết, các điều khoản trong hợp đồng khá chặt chẽ, thống nhất, có thể bảo vệ quyền lợi của công ty. Ngoài những điều khoản thông thường công ty đã đưa ra và những chế tài phạt để ràng buộc người bán thực hiện nghĩa vụ của mình cũng như điều khoản trọng tài để giải quyết tranh chấp phát sinh. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các cán bộ xuất nhập khẩu của công ty đều làm theo đúng luật pháp, đúng theo quy định của Nhà nước. Cụ thể, các mặt hàng nhập khẩu của công ty đảm bảo thuộc ngành nghề kinh doanh theo giấy phép kinh doanh của Bộ Thương Mại cấp. Hợp đồng bao gồm đầy đủ các điều khoản cần thiết để có hiệu lực theo đúng quy định của luật Thương Mại. Công ty luôn đảm bảo tuân theo các quy định của Nhà Nước, thực hiện tốt các khâu khai báo hải quan, thanh toán đúng hạn, tiếp nhận và bảo quản hàng hoá đúng quy định. 2.6.1 Điểm mạnh - Công ty VIRASIMEX ra đời sớm nhất so với các đơn vị kinh doanh, công ty luôn nhận được sự quan tâm hỗ trợ của tổng công ty Đường Sắt Việt Nam cùng với quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã tạo dựng được uy tín rất lớn với khách hàng. Hơn nữa, trong hoạt động nhập khẩu, công ty thường ký kết hợp đồng với các bạn hàng quen thuộc, điều đó cho phép công ty dễ dàng đạt được những thoả thuận hơn khi ký kết hợp đồng và việc thực hiện hợp đồng của công ty cũng trở nên đơn giản, dễ thực hiện hơn. Công ty là công ty cổ phần với 50% là vốn của nhà nước nên công ty có lượng vốn lớn tạo điều kiện cho công ty ký được những hợp đồng có giá trị lớn và mang lại hiệu quả cao. Công ty có quan hệ thương mại với nhiều bạn hàng ở nhiều quốc gia khác nhau nên công ty chủ động trong nguồn cung cấp hàng hoá. Ngược lại, trong nước công ty cũng có các đơn vị thành viên trải dài từ Bắc vào Nam nên công ty chủ động trong việc tiêu thụ. Nhờ đó, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi, các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng được dễ dàng giải quyết hơn. Các sản phẩm đường sắt có tính đặc thù cao nên công ty sẽ có sự độc quyền tương đối về cung ứng sản phẩm. Ngoài ra, Việt Nam đã là thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới (WTO) nên khi có tranh chấp thương mại quốc tế xảy ra công ty cũng được bình đẳng hơn trước khi giải quyết tranh chấp tránh bị các công ty của các nước lớn chèn ép. Bên cạnh đó, Việt Nam đang trên con đường hội nhập nên thủ tục hành chính cũng từng bước được hoàn thiện giúp cho việc thực hiện hợp đồng đồng nhập khẩu dễ dàng, thuận lợi. 2.6.2 Điểm yếu - Công ty VIRASIMEX mới chuyển sang cổ phần nên tư duy và cách thức làm việc còn mang nặng tính bao cấp, quan niêu. Do đó, tính tự chủ trong kinh doanh sẽ bị hạn chế. Hơn nữa, hàng hoá thiết bị đường sắt chủ yếu bán trong ngành đường sắt mà thời gian và thủ tục thanh toán trong ngành chậm, nợ đọng vốn nhiều nên vòng quay vốn rất chậm. Việt Nam đã là thành viên chính thức của WTO nên công ty sẽ chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các tập đoàn, công ty lớn của nước ngoài. Hơn nữa, khi là thành viên chính thức của WTO đồng nghĩa với chính sách sẽ thông thoáng hơn và sẽ có nhiều doanh nghiệp tham gia vào thị trường tăng sức ép cạnh tranh cho công ty. Giá nhập khẩu của công ty chủ yếu theo giá CIF Hải Phòng. Với loại giá này, công ty không phải thuê tàu, mua bảo hiểm và ít phải chịu rủi ro hơn giá nhập theo giá FOB. Tuy vậy, chi phí bỏ ra thường lớn hơn đo đôi với việc lợi nhuận của công ty giảm đi nhiều, công ty lại không chủ động được trong việc tính giá. Do khoa học công nghệ của ngành đường sắt Việt Nam không theo kịp được sự phát triển của ngành đường sắt thế giới nên có nhiều bản vẽ kĩ thuật của Việt Nam bị lạc hậu không phù hợp. Khi đặt hàng với đối tác trong quá trình sản xuất vẫn xảy ra những sai xót về kĩ thuật so với trong hợp đồng nên hai bên phải sửa lại và do đó kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng. Mặt khác, do thị trường cung ứng của công ty chưa đa dạng. Ngoài thị trường Trung Quốc là chủ yếu thì các thị trường còn lại vẫn hạn chế trong việc tìm hiểu thông tin. Điều đó ảnh hưởng không ít trong kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty như vấn đề giá cả. Giá cả một số thiết bị, phụ tùng mà công ty nhập đôi khi lên xuống bất thường nên công ty cũng bị lúng túng khi có sự thay đổi nhanh chóng, không kịp ứng phó, các kế hoạch kinh doanh vì thế cũng khó thực hiện một cách trọn vẹn. 2.6.3 Những tồn tại Quá trình thực hiện hợp đông nhập khẩu nhiều khi xảy ra các tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Các tình huống phát sinh này có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình song cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn phát sinh bởi do trước khi ký kết hợp đồng họ không lường trước được các tình huống có thể xảy ra. Để thấy được tình trạng chung về thực hiện hợp đồng có sai sót của công ty ta theo dõi bảng sau: Bảng 5: Tỷ lệ hợp đồng thực hiện có sai sót so với tổng số các hợp đồng đã thực hiện. Năm Số hợp đồng thực hiện Số hợp đồng thực hiện có sai sót Tỷ lệ % sai sót 2005 108 16 14,8 2006 117 8 9,4 2007 125 6 4,8 Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đầu máy – toa xe Qua bảng trên ta thấy số hợp đồng thực hiện tăng từ 108 hợp đồng lên 125 hợp đồng song tỷ lệ hợp đồng thực hiện có sai sót giảm từ 14,8% (năm 2005) xuống còn 4,8% (năm 2007). Điều đó chứng tỏ công ty đã rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giảm thiểu sai sót. Nội dung sai sót của hợp đồng được thể hiện qua bảng sau: Năm 2005 2006 2007 Mở L/C 5 2 1 Thủ tục hải quan 3 2 1 Nhận hàng 4 2 1 Số lượng hàng hoá 2 1 1 Chất lượng hàng hoá 2 1 2 Tổng hợp đồng 16 8 6 + Lỗi về mở L/C: Lỗi do L/C chiếm 31% năm 2005, đến năm 2007 là 17%. Khi mở L/C nhiều khi không tránh khỏi những sai sót của cán bộ nghiệp vụ ngoại thương như viết nhầm tên, địa chỉ. Điều này làm tăng chi phí chỉnh sửa, chỉ cần một lỗi sai là phạt 20 USD/ lỗi. Một tồn tại nữa là nhiều khi công ty không thể đàm phán nhất trí với phía đối tác nước ngoài về việc mở L/C ở ngân hàng nào bởi họ yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch. Điều này gây khó khăn cho công ty nếu không thoả thuận rất có thể công ty sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. + Lỗi về thủ tục hải quan: Lỗi do thủ tục hải quan chiếm 18,75% năm 2005, đến năm 2006 là 25%, năm 2007 là 16,67%. Ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rườm rà, qua nhiều khâu trung gian. Đây cũng là một nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng, làm giảm uy tín của công ty với khách hàng. + Lỗi về nhận hàng: Trong năm 2005 lỗi này chiếm 25%, đến năm 2007 lỗi này giảm xuống còn 16,67% trong số các hợp đồng sai sót. Khi nhận hàng nếu chứng từ như: Invoice, Bill…từ phía nước ngoài đến chậm công ty sẽ không nhận được hàng và khi đó hàng sẽ phải lưu kho bãi ở cảng. Nếu trong vòng 3 ngày thì không tính phí lưu kho nhưng đến ngày thứ 4 thì mỗi ngày bị phạt 5 USD/ ngày, nếu để chậm 10 ngày thì bị phạt 10 USD/ ngày. + Lỗi về chất lượng, số lượng: Lỗi về số lượng và chất lượng chiếm 25% năm 2005, chiếm 25% năm 2006 nhưng đến năm 2007 lỗi này chiếm 50% trong tổng số các sai sót trong hợp đồng. Vì hàng hoá nhập về là hàng hoá đòi hỏi kĩ thuật cao, chính xác với thiết kế nên khi nhận hàng công ty phải kiểm tra kỹ. Nếu hàng hoá không đúng như trong hợp đồng công ty yêu cầu đổi lại theo tiêu chuẩn kĩ thuật đã được đàm phán. Số lượng hàng hoá cũng được quy định trong hợp đồng, nếu có sai sót thì hai bên sẽ đàm phán để thực hiện hợp đồng. CHƯƠNG III GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TỐT HƠN CÁC HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VIRASIMEX 3.1. Mục tiêu kinh doanh nhập khẩu và yêu cầu đặt ra cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX. 3.1.1. Mục tiêu hoạt động nhập khẩu của công ty VIRASIMEX Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt muốn tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải có những định hướng đúng đắn, nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh. Với mỗi doanh nghiệp, trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình tuỳ từng thời điểm cụ thể mà mục tiêu của doanh nghiệp có thể thay đổi.Vấn đề là người quản lý của doanh nghiệp phải có những chiến lược mềm dẻo phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Trên thực tế các doanh nghệp khó có thể cùng một lúc đạt được nhiều mục tiêu. Xuất phát từ nhận thức trên, ban lãnh đạo của Công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX đã đề ra các mục tiêu chính sau để định hướng, dẫn dắt mọi hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng trong thời gian tới đó là: Đáp ứng nhu cầu trong nước trên cơ sở chấp hành nghiêm túc các quy định chính sách của Nhà nước và qua đó tạo nhiều công ăn việc làm cho người lao động, thực hiện tốt vai trò của một công ty xuất nhập khẩu. Thực hiện tốt điều này lợi nhuận của công ty sẽ tăng, làm cho các khoản nộp ngân sách cũng tăng làm lợi cho xã hội, cho nền kinh tế nói chung và cho Tổng công ty, Bộ, ngành, địa phương nói riêng. Phát triển mở rộng đi kèm với quản lý chặt chẽ xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh. Xây dựng chiến lược kinh doanh nhập khẩu cho từng giai đoạn trên cơ sở nghiên cứu thị trường, khách hàng, tìm kiếm đối tác. Xây dựng cơ chế trả lương, thưởng hợp lý có tác dụng khuyến khích người lao động gắn bó với công ty, gắn quyền lợi cá nhân của người lao động với kết quả kinh doanh của công ty. Phấn đấu đảm bảo thu nhập cho người lao động đạt mức tương đối cao trong xã hội nhằm đảm bảo mức sống cho cán bộ công nhân viên công ty. Tăng cường giữ vững mối quan hệ với các thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty hiện nay như Trung Quốc, Nhật Bản, Bỉ đồng thời mở rộng thêm mới thị trường nhằm đa dạng hoá kinh doanh. 3.1.2. Yêu cầu đặt ra cho việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Khi ký kết hợp đồng phải xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng, phải đàm phán sao cho có lợi nhất với công ty và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. Khi thực hiện hợp đồng luôn cố gắng giữ uy tín trong kinh doanh của mình với bạn hàng, tự giác thực hiện nghĩa vụ của mình đúng tíên độ được quy định trong hợp đồng. Phát hiện và khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng như những lỗi về mở L/C, lỗi về nhận hàng, lỗi về thủ tục hải quan…sao cho hạn chế đến mức tối thiểu những chi phí phát sinh do những lỗi đó gây ra. 3.2. Giải pháp thực hiện tốt hơn các hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX. Khi đàm phán ký kết hợp đồng phải xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng, phải lưu ý danh mục các mặt hàng xem số lượng mặt hàng giá trị lớn nhiều không để đàm phán số tiền bảo lãnh hàng hoá tại ngân hàng. Nếu cần thiết có thể tách thành 2 hợp đồng. Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên Công ty phải chú ý vấn đề đào tạo và đào tạo lại cán bộ công nhân viên nhằm mục đích nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đó tăng hiệu quả của công tác ký kết và thực hiện hợp đồng. Công ty cần có sự đầu tư thích đáng: Cấp chi phí đào tạo nhằm nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên xuất nhập khẩu. Cử cán bộ tham gia vào các cuộc hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh. Cho cán bộ nhân viên tham gia các lớp ngoại ngữ, tin học để nâng cao trình độ. Sử dụng có hiệu quả nguồn lực con người có thể xem như đã thành công một phần trong kinh doanh. Chính vì vậy công ty phải quan tâm hơn nữa vấn đề nâng cao trình độ cho cán bộ kinh doanh xuất nhập thích đáng với vị trí của nó trong tiến trình hoàn thiện và phát triển của công ty nói chung và phòng kinh doanh nói riêng. Hoàn thiện các nghiệp vụ: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt công tác trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình. Mở L/C : Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, việc đầu tiên công ty cần hoàn thiện nghiệp vụ mở L/C, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và tránh tối đa các sai sót có thể mắc phải. Để hoàn thành tốt nhất việc mở L/C cần : + Hoàn thiện nghiệp vụ , chuyên môn của các cán bộ thanh toán. + Mời chuyên gia của ngân hàng tư vấn cho cán bộ thanh toán về quy trình và thủ tục mở L/C. + Xây dựng và củng cố mối quan hệ của công ty với ngân hàng để nhờ tư vấn và thông qua đơn mở L/C nhanh hơn. + Kê khai đầy đủ các loại giấy tờ có liên quan phải có trong bộ chứng từ thanh toán, kiểm tra lại để không mắc sai sót nào, đề phòng các rủi ro về chứng từ sau này. +Hạn chế dùng L/C chuyển nhượng để đề phòng L/C sau này L/C có thể được chuyển nhượng cho 1 hãng không đáng tin cậy, có thể phát sinh nhiều rắc rối cho công ty. + Xác định chính xác thời điểm mở L/C để tránh ứ đọng vốn nhưng vẫn đảm bảo việc thực hiện hợp đồng. + Gửi một bản mẫu L/C cho phía đối tác thông qua trước khi chính thức mở L/C để tránh việc phải sửa đổi, bổ sung L/C dẫn đến phát sinh thêm chi phí cho thanh toán. - Thuê phương tiện vận tải : Do hiện nay nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải của các nhân viên công ty còn yếu nên công ty thường phải nhường quyền thuê tàu cho phía nhà xuất khẩu. Như vậy sẽ phải chịu rất nhiều thiệt thòi về chi phí. Để hoàn thiện nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cần : + Tìm hiểu thông tin về việc vận chuyển hàng hoá : giá cả, phương thức thuê phương tiện vận tải, thời gian, khối lượng vận chuyển để tích luỹ thông tin tạo thuận lợi khi tiến hành thuê phương tiện vận tải. + Tìm hiểu thông tin về các hãng vận chuyển : Chất lượng tàu, cước phí thuê tàu, uy tín hãng tàu,thời gian tàu đến, tàu đi + Tạo dựng mối quan hệ với các hãng vận chuyển : Liên lạc, gây dựng quan hệ với các hãng vận chuyển hàng cho công ty, tạo mối quan hệ tốt để công ty có thể tiến hành thuê tàu sau này. + Đánh giá, lựa chọn hãng vận tải thích hợp, có uy tín, chất lượng, thời gian nhanh, chi phí thấp. Ngoài ra cũng cần phải nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng của các cán bộ công ty để khi đàm phán có thể dành được quyền thuê vận chuyển cho công ty. Mua bảo hiểm cho hàng hoá : Hiện tại công ty cũng chưa dành được quyền mua bảo hiểm, nên còn bị mất một số quyền lợi từ việc mua bảo hiểm và cũng gặp khó khăn khi khiếu nại và yêu cầu đòi bồi thường. Vì vậy cần hoàn thiện nghiệp vụ này và cố gắng dành được quyền mua bảo hiểm. Để hoàn thiện nghiệp vụ này cần : + Xác định nhu cầu bảo hiểm : phân tích đánh giá tính chất của lô hàng, mức độ rủi ro và giá trị lô hàng để xác định nhu cầu bảo hiểm : giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. + Xác định loại hình bảo hiểm : xác định loại bảo hiểm thuận tiện nhất cho hàng hoá nhập khẩu của công ty là đầu máy-toa xe là bảo hiểm theo loại bảo hiểm chuyến vì công ty nhập khẩu của nhiều đối tác khác nhau, bảo hiểm bao không thuận tiện. +Lựa chọn hãng bảo hiểm : Công ty nên lựa chọn hãng bảo hiểm có uy tín và quan hệ thường xuyên . + Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận baoe hiểm. Làm thủ tục hải quan : + Hoàn tất và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như hợp đồng nhập khẩu, tờ khai hải quan, bản kê khai hàng hoá, hoá đơn thương mại, vận đơn, bộ chứng từ xuất trình phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật. + Tránh các rắc rối phát sinh khi làm thủ tục hải quan : Lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng. Cử người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt đảm nhận việc này. Nộp thuế đầy đủ Nhận hàng hoá : Trong giao nhận hàng, khi hàng về đến cảng công ty sẽ đến cơ quan hải quan để tiến hành thông quan hàng hoá. Để quá trình này dễ dàng công ty cần : + Xuống đại lý tàu trình vận đơn để đổi lệnh giao hàng D/O : Hoàn tất và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan và các chứng từ cần thiết. + Nộp đầy đủ các chi phí : phí cho đại lý tàu, phí hải quan, phí kho bãi. + Tổ chức tốt đội ngũ có chuyên môn để nhận hàng, kiểm tra hàng và vận chuyển hàng về nhập kho. - Kiểm tra hàng hoá :Chất lượng hàng hoá là yếu tố quan trọng, không những quyết định giá cả mà còn quyết định khả năng tiêu thụ, khả năng đáp ứng mong muốn của người mua, uy tín của công ty. Để thực hiện tốt công tác kiểm tra hàng hoá cần : + Xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại quốc tế, vừa có kiến thức cơ bản về hàng hoá công ty nhập khẩu( đầu máy-toa xe lửa). + Giám sát, đôn đốc các cán bộ kiểm hàng làm việc tích cực, nhận hàng kịp thời. + Khi có sai sót cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời để thuận tiện cho việc làm thủ tục khiếu nại - Làm thủ tục thanh toán : Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của công ty với nhà xuất khẩu. Công ty cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nhưng cũng phải hết sức cẩn thận để tránh sai sót, thiệt thòi lợi ích của mình. Với nghiệp vụ nầy công ty cần : + Nhờ ngân hàng kiểm tra hộ chứng từ cũng như tư vấn cho công ty về công tác kiểm tra chứng từ hàng hoá. + Kiểm tra kĩ bộ chứng từ, cả cán bộ thương mại và cán bộ thanh toán đều kiểm tra chứng từ. + Cố gắng đàm phán đổi sang thanh toán bằng D/P hoặc T/T để được kiểm tra hàng hoá trước khi thanh toán, đảm bảo độ an toàn cao hơn. Một số biện pháp khác : Huy động, khai thác và sử dụng vốn hợp lý. Hiện nay, trong hoạt động nhập khẩu của công ty còn gặp nhiều khó khăn do vốn còn hạn hẹp. Điều này nhiều khi làm lỡ mất cơ hội kinh doanh đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Do hiện tại, công ty VIRASIMEX chủ yếu nhập khẩu dựa trên số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, vì vậy khi có nhu cầu đột xuất nhất là đối với mặt hàng có giá trị kinh tế lớn, công ty còn chưa đáp ứng được ngay nên nhiều khi mất thời gian của khách hàng. Điều này dẫn đến không gây được cảm tình, uy tín đối với khách hàng.Trong tình trạng thiếu thốn còn làm cho cán bộ xuất nhập khẩu của công ty bị động trong việc đàm phán kí kết hợp đồng. Vì vậy, vấn đề huy động vốn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả là điều đáng quan tâm của công ty. Công ty VIRASIMEX có thể huy động vốn từ: + Từ cán bộ, công nhân viên của công ty, khuyến khích mọi người tham gia góp vốn và sẽ được công ty trả lãi cao. +Tạo lập uy tín trong quan hệ với các nước xuất khẩu, bằng uy tín của mình để thoả thuận trong việc thanh toán chậm, kéo dài thời gian chờ cho việc tiêu thụ đạt hiệu quả thu hồi vốn. Công ty cũng cần tạo lập uy tín với các ngân hàng đứng ra bảo lãnh cho công ty vay bằng cách trả nợ đúng hạn, tạo sự tin tưởng. Có như vậy, không những công ty được hưởng mức lãi suất ưu đãi, mà còn có thể tăng hạn mức tín dụng hàng năm, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu của công ty. Nghiên cứu và mở rộng thị trường: Để giữ vững thị trường trong nước đã có công ty luôn cần phải chú ý thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng như thanh toán và giao hàng đúng hạn, hàng hoá luôn đảm bảo chất lượng, giữ uy tín với khách hàng hiện tại. Mở rộng được thị trường công ty sẽ chủ động hơn trong việc tiêu thụ hàng hoá qua đó tạo điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng. Một số kiến nghị với nhà nước Nhà nước nên áp dụng một số biện pháp nhằm đẩy mạnh nhập khẩu như: Nhà nước cần đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tạo sự thông thoáng cho hoạt động xuất nhập khẩu, giảm thiểu thời gian và các chi phí không cần thiết. Nhà nước cần có sự ưu đãi hơn cho việc nhập khẩu thiết bị vật tư đường sắt vì điều này cũng góp phần phát triển ngành đường sắt của nước ta. Một số các quy chế của Nhà nước được áp dụng vẫn chưa thực sự phù hợp như quy định về thời gian hàng được phép lưu kho sẽ không bị phạt giảm từ 7 ngày xuống 5 ngày. Trên lý thuyết thì vẫn đảm bảo hợp lý nhưng do cơ quan hải quan còn gây nhiều khó khăn nên thực tế hàng luôn phải lưu kho quá 5 ngày, do đó tiền phạt mà công ty phải chịu gây không ít thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty. Hơn nữa theo quy định của tổng cục hải quan, thời gian để nhận giải quyết thủ tục là trong vòng 24 giờ nhưng thực tế thời gian để nhận tất cả của hải quan từ 3 đến 4 ngày. Có trường hợp do thiếu trách nhiệm của cán bộ hải quan, không nắm rõ các đặc tính của mặt hàng nhập gây ra nhiều khó khăn trong việc giải quyết, dẫn đến mất rất nhiều thời gian. Do vậy Nhà nước cần phải nhanh chóng khắc phục những bất hợp lý trong quy chế, chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu, công khai hoá những vấn đề đã được cải tiến nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng nhận hàng và đề cao trách nhiệm quản lý của hải quan. Đồng thời phải xử lý nghiêm minh những cán bộ hải quan có hành vi tiêu cực trong quá trình thực thi công vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. - Phát triển hệ thống thông tin liên lạc. Hiện nay, thông tin đóng vai trò rất quan trọng đối với tất cả các hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Nó không chỉ đơn thuần là việc truyền tải tin tức mà còn chứa đựng cả những cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Để kinh doanh thành công thì doanh nghiệp cần có các thông tin chính xác về thị trường, công nghệ, đối thủ cạnh tranh, cung cầu hàng hoá, giá cả, sự thay đổi chính sách của Chính Phủ và các thông tin khác. Hơn nữa, thông tin liên lạc phát triển sẽ giúp cho quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế hiện nay, có nhiều doanh nghiệp gặp phải lúng túng, hoạt động kém hiệu quả nhưng công ty VIRASIMEX vẫn phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. Có được kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Thông qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với những kết quả đạt được công ty đã trang bị cho ngành đường sắt những vật tư thiết bị hiện đại với chất lượng cao góp phần không nhỏ vào công cuộc phát triển mạng lưới giao thông quốc gia và sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Tuy nhiên trong hoạt động này công ty vẫn còn thiếu xót, hạn chế ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh nói chung và công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng đòi hỏi phải có sự tập trung nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viển trong công ty. Trên cơ sơ kết hợp lý luận và thực tế tình hình kinh doanh tại công ty, đề tài “Thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (VIRASIMEX) - thực trạng và giải pháp” đã được hoàn thành. Căn cứ vào những điểm mạnh và điểm yếu cùng với mục tiêu của công ty, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Võ Thanh Thu- Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu- Nhà xuất bản thống kê, tái bản năm 2005. Nguyễn Minh Kiều- Giáo trình Thanh toán quốc tế- Nhà xuất bản thống kê, xuất bản năm 2006 Đỗ Hữu Vinh- Hướng dẫn thực hành kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương-Nhà xuất bản Lao Động xã hội, xuất bản năm 2006. Triệu Hồng Cảm-Vận tải quốc tế bảo hiểm vận tải quốc tế- Nhà xuất bản văn hoá Sài Gòn, xuất bản năm 2006. Website www.customs.gov.vn Website www.virasimex.com NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… MỤC LỤC