Chuyên đề Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu

cáo. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song và tính giá hàng tồn kho theo phương bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi sang đồng tiền khác: theo tỷ gía của ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 1.Đặc điểm và nguồn cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Công ty bánh kẹo Hải Châu là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm sản xuất ra thuộc nhóm hàng Công nghiệp thực phẩm. Dó đó, nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là những sản phẩm của nghành Công nghiệp chế biến, nông nghiệp…Những loại nguyên vật liệu này có đặc điểm là rất dễ bị hư hỏng, kém phẩm chất do tác động của các yếu tố môi trường như ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ…nên rất khó bảo quản, đòi hỏi yêu cầu quản lý cao. Tuy các sản phẩm chủ yếu của Công ty chỉ là bánh, kẹo và bột canh nhưng chủng loại rất đa dạng. Mỗi loại lại có những nhu cầu nguyên vật liệu khác nhau cho sản xuất. Do vậy nguyên vật liệu của Công ty không chỉ nhiều mà còn phong phú. Chỉ tính riêng nguyên vật liệu chính đã có tới gần 100 loại, trong đó chiếm chủ yếu là các loại bột, đường và sữa. Ngoài ra, còn có các loại nguyên vật liệu phụ bao gồm tinh dầu, bột hoa quả, các loại phẩm mầu, các loại dung dịch axit…cùng với hàng trăm thứ bao bì, nhiên liệu…trong mỗi loại lại có các tiểu loại khác nhau, tất cả có đến 1000 loại nguyên vật liệu. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng và tương đối nhiều về nguyên vật liệu đó cho sản xuất, hiện nay Công ty có các nguồn huy động nguyên vật liệu sau: *Nguồn nhập ngoại: Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của Công ty là Bột mì và các loại Tinh dầu. Đặc biệt là Bột mì, loại vật liệu này được nhập khẩu toàn bộ chủ yếu từ các nước Anh, Pháp, Trung Quốc, Liên Xô cũ…Quá trình nhập phần lớn được thực hiện thông qua các Công ty Thương Mại Bảo Phước, Công ty Nông sản An Giang, Công ty lương thực Thăng Long…hoặc nhập từ các thương nhân buôn bán bột mì. Còn tinh dầu chủ yếu nhập tại Pháp. Bên cạnh đó Công ty còn phải nhập bao bì từ các nước Nhật, Singapore…trong đó phần nhiều là các loại bao gói đơn cho bánh kem xốp và một số ít hương liệu nhập qua Công ty bánh kẹo Hải Hà. *Nguồn mua trong nước: Bao gồm nhiều loại như đường của Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy đường Sông Lam; dầu ăn của cơ sở dầu ăn Tường An-Tân Bình-TP.HCM, dầu Neptune, muối ăn của Công ty muối Nam Hà, muối Nam Nghiệp; Túi bánh kẹo của Công ty Quang Huy; Phẩm mầu của Công ty Lê Hoàng… *Nguồn thuê ngoài gia công Một số loại vật liệu của Công ty, chủ yếu là một số loại bao bì phải gia công trước khi sử dụng thì Công ty thuê ngoài gia công. Các cơ sở gia công quen thuộc là Tổ hợp Văn Chương, Nhà in Tiến Bộ… Ngoài ra trong Công ty còn tổ chức một bộ phận phụ trách việc in bao bì để phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong đó chủ yếu là in ngày tháng trên bao bì sản phẩm . Với những nguồn nhập nguyên vật liệu này, về cơ bản đã đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho nhu cầu sản xuất của Công ty. Hầu như không có tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm gián đọan tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm nhờ đó được đảm bảo. Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh cho các sản phẩm của Công ty trên thị trường. 2.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Trên cơ sơ nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất phát từ đặc điểm riêng về nguyên vật liệu của Công ty, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã luôn quan tâm tổ chức và đổi mới công tác quản lý nguyên vật liệu sao cho phù hợp. Công tác quản lý nguyên vật liệu được Công ty phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng tại tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đến khâu xuất sử dụng để tính ra chi phí nguyên vật liệu đã tiêu hao làm cơ sở tính toán chính xác giá thành của sản phẩm. *Tại khâu thu mua: Phòng Kế hoạch-Vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc cung ứng toàn bộ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty. Lượng nguyên vật liệu thu mua phải dựa trên nhu cầu sản xuất thực tế tại các Phân xưởng. Khi có kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với mỗi loại sản phẩm, phòng Kế hoạch- Vật tư sẽ xét duyệt và cung cấp đầy đủ số lượng cũng như chủng loại. Việc thu mua nguyên vật liệu sẽ do các nhân viên thu mua tiến hành trên cơ sở các hợp đồng ký kết với đơn vị cung ứng. *Tại khâu bảo quản: Để đáp ứng nhu cầu bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu cho tốt, Công ty tiến hành bảo quản nguyên vật liệu tại các kho riêng biệt. Hệ thống kho được phân loại thành kho Phân xưởng và kho Công ty để tiện cho việc quản lý. Các kho được xây dựng cao ráo, không dột nát và được bố trí gần các Phân xưởng tạo điều kiện cung ứng thuận lợi cho sản xuất. Vật liệu trong kho dược quản lý chặt chẽ chỉ bởi một thủ kho. Công ty có tất cả 5 kho: Kho nguyên vật liệu chính Kho nguyên vật liệu phụ Kho nhiên liệu Kho phụ tùng thay thế Kho công cụ, dụng cụ và vật dẻ tiền mau hỏng Bên cạnh đó Công ty còn xây dựng hệ thống các nội quy cho việc bảo quản và quản lý kho tàng như : yêu cầu người không có nhiệm vụ liên quan đến kho tàng thì không được phép vào kho, các nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu …Trong nội quy của Công ty về kho bãi có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức, hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo Công ty. *Tại khâu dự trữ: Công ty chỉ dự trữ một lượng vật liệu nhất định cho đâu kỳ và cuối kỳ và chỉ dự trữ cho các mặt hàng có tính chât chiến lược. Đây là điều kiện thuận lợi góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giải quyết nhu cầu về vốn lưu động của Công ty . Thông thường mức dự trữ nguyên vật liệu của Công ty chiếm khoảng 1/3 trong tổng số. *Tại khâu xuất sử dụng: Để công tác sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu quá định mức tiêu hao phải được phòng Kế hoạch-Vật tư xét duyệt thì thủ kho mới tiến hành xuất kho. Theo dõi tổng hợp toàn bộ quá trình luân chuyển nguyên vật liệu trong Công ty là bộ phận kế toán nguyên vật liệu. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng loại nguyên vật liệu thực tế sử dụng. Tổ chức quản lý chặt chẽ cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu nhập, xuất, hàng tháng tính ra số tồn để có kế hoạch sử dụng cho tháng sau. Đối với nguyên vật liệu dùng sản xuất không hết được nhập vào kho Phân xưởng do thủ kho Phân xưởng quản lý, sau này sẽ mang sử dụng cho đợt sản xuất tiếp theo. Trường hợp có vật liệu thừa không sử dụng đến do các nguyên nhân khác nhau như thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm thì sẽ được nhập vào kho trung chuyển để ghi giảm tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. 3. Tình hình phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 3.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty rất phong phú về chủng loại nên để quản lý tốt, có hiệu quả và đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị. Theo cách này nguyên vật liệu của Công ty bao gồm 7 loại sau: -Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của Công ty như Bột mì, đường, sữa, mì chính … -Nguyên vật liệu phụ: là những đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất của Công ty như tinh dầu, bột tan, phẩm mầu… -Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ Công ty sử dụng để cung cấp năng lượng, nhiệt lượng cho sản xuất như than, dầu, điện… -Phụ tùng thay thế: Công ty có nhiều loại phụ tùng thay thế như bánh răng, bánh xích, cầu giao…chúng là những phụ tùng, chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất. -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, vật kết cấu, công cụ …dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản của Công ty -Bao bì: Là một loại vật liệu dùng để đóng gói các sản phẩm của Công ty nhằm phục vụ cho quá trình bảo quản, vận chuyển như các loại băng dính, bìa giấy, các loại hộp… -Nguyên vật liệu khác: Ngoài các loại vật liệu trên, các loại vật liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi hay vật rẻ tiền mau hỏng…được Công ty xếp vào loại các nguyên vật liệu khác để thuận tiện cho việc quản lý. Để đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học và chính xác hơn, Công ty còn tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng việc xây dựng một “Bảng danh mục mã vật tư” và được cài đặt sẵn trên máy vi tính và mỗi năm thực hiện khai báo một lần vào thời điểm đầu năm. Bộ mã vật tư của Công ty bao gồm 6 số: hai số đầu hiển thị loại nguyên vật liệu theo nhóm tài khoản và 4 số sau hiển thị tên nguyên vật liệu. Ví dụ: Số mã 010001 là mã của “Bột mì các loại”. Điều này được hiểu như sau: + Hai số 01 có nghĩa là “Bột mì các loại” là nguyên vật liệu chính, khi hạch toán được phản ánh vào tài khoản 1521 “Nguyên vật liệu chính”. +Bốn số 0001: thể hiện tên của nguyên vật liệu trong loại đó. Vì Công ty có khoảng 1000 chủng loại nguyên vật liệu nên đã sử dụng bốn số để mã hoá và trong 1000 chủng loại đó thì Bột mì là loại đứng số 1. Bảng danh mục mã vật tư tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 010001 010002 010003 … 010049 021001 021002 … 027007 031001 031002 … 031020 041100 … 047305 050001 050002 … 050005 061000 061001 … 069707 071200 071300 … 077213 077214 Bột mì các loại Đường trắng các loại Đường vàng Sữa gầy làm bánh mềm Tinh dầu cam Tinh dầu dứa Nước côt dừa Dầu máy kem xốp Dầu CS 32 Củi Attomat 35 A Rắc co Kính tấm Sơn chống gỉ úp sườn Băng dán hộp carton Bìa đáy hộp Lịch 1 tờ Bìa Amiăng Cáp 2*10 Tấm kiện Inox Tôn thép 1,5*1*2 Kg Kg Kg Kg Kg Kg Lít Lít Lít Kg Cái Cái Tấm Kg Mét Cái Cái Tờ Tấm Mét Kg Tấm 3.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 3.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Tại Công ty, giá nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế Nguyên vật liệu của Công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau nên theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau: Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Vì Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế. Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL trên hoá đơn (chưa có VAT) + Chi phí thu mua phát sinh + Thuế nhập khẩu - Các khoản chiết khấu, giảm giá Tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa Công ty và nhà cung cấp mà chi phí thu mua nguyên vật liệu (chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) có thể được tính hoặc không được tính vào giá mua. Nếu bê cung cấp chịu chi phí vận chuyển (tức là việc giao nhận được tiến hành tại kho Công ty thì trong giá mua đã gồm chi phí thu mua. Ngược lại, nếu bên cung cấp không chịu chi phí thu mua (tức là Công ty phải thuê ngoài hoặc tự vận chuyển, bốc dỡ) thì trong giá vật liệu sẽ không bao gồm chi phí thu mua. Như vậy khi phát sinh thêm chi phí thu mua sẽ được tính vào giá mua thực tế nguyên vật liệu tức là được hạch toán vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Với nguyên vật liệu nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho để gia công + Chi phí phải trả cho đơn vị gia công, chê biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ về kho Công ty Nếu trong trường hợp Công ty tự gia công chế biến, khi đó giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ được Công ty đánh gía bằng Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho gia công, chế biến + Chi phí tập hợp cho gia công, chế biến Trong trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm : Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định chính bằng giá trị xuất kho của chúng trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm . Đối với các loại phế liệu nhập kho của Công ty : Công ty đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được. 3.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có số lần xuất kho nguyên vật liệu nhiều, liên tục còn nhập kho nguyên vật liệu là theo đợt và số lần nhập nhiều nên Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn (hay giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập) để đánh gía trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Với phương pháp này, để tính giá thực tế xuất kho cho từng thứ nguyên vật liệu tại một thời điểm nào đó cần tiến hành theo hai bước: Bước 1: Tính đơn giá thực tế bình quân trước thời điểm xuất kho. Giá thực tế = Giá trị NVL tồn kho trước thời điểm xuất kho bình quân Số lượng NVL tồn kho trước thời điểm xuất kho Bước 2: Xác định giá thực tế xuất kho Giá thực tế NVL xuất kho = Giá thực tế bình quân x Số lượng thực tế NVL xuất kho ghi trên phiếu xuất kho Ví dụ: Tính trị giá xuất kho của 500 kg đường xuất sử dụng ngày 02/03/2003 của phiếu xuất kho số 47 được tính như sau: Chỉ tiêu Số lượng Đơn gía nhập Số tiền Tồn đầu ngày 02/03 Phiếu nhập kho số 03 (02/03) Phiếu nhập kho số 14 216 150 328 5100 5162 5175 1.101.600 774.300 1.697.400 Cộng 694 3.537.300 àĐơn giá xuất 1 kg đường : 3.573.300 694 = 5148,85 (đồng) Vậy giá trị phiếu xuất kho số 47 cho 500 kg đường: 5148,85 x 500 = 2.574.425 (đồng) Qua ví dụ trên cho thấy Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn là hợp lý và chính xác. Giá xuất kho không chênh lệch nhiều so với giá thị trường, đảm bảo được tính thực tế của kế toán. Mặt khác, do Công ty sử dụng máy vi tính nên áp dụng phương pháp này không tốn nhiều công sức lao động kế toán. Mỗi lần nhập vào máy vi tính một phiếu nhập kho thì máy lại tự động tính ra giá bình quân của loại nguyên vật liệu đó tại thời điểm sau khi nhập kho. Ngoài ra, nghiệp vụ luôn được cập nhật không phải dồn vào cuôí tháng, có thể cung cấp số liệu cần thiết khi có yêu cầu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 1. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Công ty Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu Tại Công ty bánh kẹo Hải Châu, nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp, có thể tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất … Với mỗi trường hợp Công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào các sổ sách kế toán. Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán của Công ty sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT (Biểu 01). Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 02). Phiếu nhập kho (Biểu 03). Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho. Giấy thông báo thuế (sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu ). Để thanh toán cho các nguồn mua nguyên vật liệu Công ty có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ. Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của Công ty là: “Phiếu chi” (Biểu 05). “Giấy thanh toán tạm ứng” (Biểu 04). *Hoáđơn GTGT Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế nguyên vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại nguyên vật liệu nào đó, phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất…và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường. Khi nhận được “Hoá đơn GTGT” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ đối chiếu với “Hợp đồng” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho. *Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà nguyên vật liệu mua về có thể được giao nhận tại kho Công ty hoặc tại nơi cung cấp. Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại…trước khi nhập kho. Công ty sẽ lập Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch-Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Công ty là bằng phương pháp cảm quan. Nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” (Biểu 02) và báo cho phòng Kế hoạch-Vật tư để lập “Phiếu nhập kho”. Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất như trong Hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. *Phiếu nhập kho “Phiếu nhập kho” thông thường được lập làm 4 liên, có đầy đủ chữ ký của người giao vật tư, thủ kho và thủ trưởng đơn vị. Sau khi ký xác nhận, 1 liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào “Thẻ kho”, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “Hoá đơn GTGT” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch-Vật tư. Nhưng nếu trường hợp Công ty tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho thì còn có thêm 1 liên giao cho người phụ trách chuyên chở để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những nguyên vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch-Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển. Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ lập làm 2 liên: kế toán nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu thực tế đem nhập kho và giá trị của nguyên vật liệu đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm. *Giấy thông báo thuế Với nguyên vật liệu Công ty nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “Giấy thông báo thuế” kèm theo bản sao “Tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số nguyên vật liệu nhập khẩu. Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải gửi kèm “Phiếu nhập kho” và “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. *Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có giá trị đơn vị nhỏ, số lượng nhiều, đa dạng, rất dễ xẩy ra mất mát, thừa, thiếu nên định kỳ (tại thời điểm cuôí tháng 6 và cuôí năm), Công ty thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu một lần do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào “Biên bản kiểm kê” (Biểu 10).Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Công ty theo từng danh điểm nguyên vật liệu . Trong đó ghi rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho trên sổ sách, số lượng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của mỗi nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê, kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa, thiếu thành tiền của nguyên vật liệu và in ra “Biên bản kiểm kê”. Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt. Kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. *Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng Đây là các chứng từ Công ty sử dụng để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua nguyên vật liệu. Biểu 01 Hoá đơn (GTGT) Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Mẫu số: 01GTKT-3 Số:096166 Đơn vị bán hàng: Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội Điện thoại: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x2 1. 2. Bột mì Bình An hiệu Chùm nho Bột mì VM 3 Kg Kg 44.800 20.000 2923,8 3004,7 130.986.240 60.094.000 Cộng tiền hàng 191.080.240 Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế 19.108.024 Tổng cộng tiền thanh toán 210.188.264 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 02-A Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 27 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 096-166 của bên cung cấp ngày 28 tháng 3 năm2003 và hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Nguyễn Hồng Hải Đại diện phòng Kế hoạch-Vật tư (Trưởng ban) Ông: Lê Minh Hoàng Đại diện phòng Kỹ thuật (Uỷ viên) Bà: Nguyễn Thị Lan Thủ kho (Uỷ viên) Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Theo CT Thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách 010001 010001 Bột mì Bình An hiệu Chùm nho Bột mì VM 3 Kg Kg 44.800 20.000 44.800 0 44.800 0 0 20.000 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Bột mì Bình An hiệu Chùm nho đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 03 Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội phiếu nhập kho Số : 72/Q2 Nợ : 1521 Có : 3311 Họ tên người giao hàng: Đông Trường Sơn Theo hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003 của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Nhập tại kho : Anh Niên STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 = 2x3 1. Bột mì Bình An hiệu Chùm nho 010001 Kg 44.800 44.800 2923,8 130.986.240 Tổng số tiền: Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Biểu 04 đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Mẫu số 04-TT QĐ 1141-TCQĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 30 tháng 3 năm 2003 Số : 62 - Họ tên người thanh toán: Cao Văn Thắng Nợ : 1522 - Địa chỉ: Có : 141 - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền số tiền tạm ứng Số tạm ứng các đợt trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số : 136 Ngày:02/03/2003 - Phiếu chi số Ngày số tiền đã chi 1. Chứng từ số : 78 Ngày: 30/03/2003 2. Chứng từ số Ngày Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết (I – II) Chi quá số tạm ứng ( II – I) 29.090.800 0 29.090.800 29.000.800 90.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là xuất dùng phục vụ nhu cầu sản xuất. Ngoài ra còn có thể xuất bán hoặc cho vay…, vì vậy kế toán nguyên vật liệu của Công ty sử dụng các chứng từ sau : Phiếu xuất kho Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch Báo cáo sử dụng vật tư Hoá đơn GTGT (Trong trường hợp Công ty xuất bán cho đơn vị khác) Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán trị giá nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính vào cuôí ngày, do sử dụng máy vi tính nên việc áp dụng phương pháp này là không khó khăn đối với kế toán nguyên vật liệu. *Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng Kế hoạch-Vật tư lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” (Biểu 06). Phiếu này được lập làm 2 liên cho một hoặc nhiều loại vật tư: 1 liên giao cho thủ kho giữ, 1 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu. Khi lĩnh nguyên vật liệu, đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào sổ “Nhật ký kho” số lượng thực tế nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày. Cuôí tháng, căn cứ vào số liệu Phân xưởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Công ty và ghi vào côt “Số lượng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Vì vậy “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu. *Báo cáo sử dụng vật tư Hàng tháng, thống kê Phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật tư” cho Phân xưởng. Khi đó kế toán nguyên vật liệu dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan. *Phiếu xuất kho Trường hợp đơn vị sử dụng nguyên vật liệu muốn bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch-Vật tư. Khi đó phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xưởng, số lượng nguyên vật liệu yêu cầu để quyết định để quyết định lượng bổ sung và lập “Phiếu xuất kho” (Biểu 07). Trên “Phiếu xuất kho”, số lượng nguyên vật liệu xuất kho bổ sung được ghi vào cột “Số lượng thực xuất” đồng thời căn cứ vào đơn giá của loại nguyên vật liệu đó tính ra thành tiền và ghi vào cột “Thành tiền”. Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu được sử dụng khi xuất các loại công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” được lập làm 3 liên: 1 liên người lĩnh vật liệu giữ, 1 liên phòng Kế hoạch-Vật tư giữ còn 1 liên được chuyển lên cho phòng kế toán tài chính. Biểu 06 Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3 năm 2003 Phân xưởng Bánh III (Khu sản xuất B) Người lĩnh: Nguyễn Hồng Hải Tại kho: Anh Niên STT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạn mức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng KN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bột mì Đường trắng Sữa gầy các loại Dầu Bơ các loại Nha Muối tinh các loại Bột vani NaHCO3 Giấy lót hàng Tem kiểm tra chất lượng sản phẩm 010001 010002 010005 010020 010011 010010 022011 026000 025007 069507 KgKg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Cái 85,95 98,13 63,25 47,26 78,26 26,45 20,83 17,88 9.500 741.000 100 150 75 50 78,26 26,45 25 18,5 9.500 741.000 Biểu 07 Phiếu xuất kho Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Số : 64 Nợ TK 6211 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Có TK 1521 Bộ phận: Phân xưởng Bánh I Lý do xuất kho: Bổ xung định mức Tại kho: chị Lan STT Tên vật tư, sản phẩm, hang hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 =2x3 1 2. Đường trắng Bột mì các loại 010002 010001 Kg Kg 180 125 180 125 5630 3091 1.013.400 386.375 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho Thủ trưởng bộ phận sử dụng cung tiêu đơn vị 2.Tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “Nhiên liệu” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” TK 1525 “Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “Bao bì” TK 1527 “Vật liệu khác” TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, mở chi tiết cho các tài khoản TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh I” TK 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh II” TK 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh III” TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Kẹo” TK 6215 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bột canh” Và một số tài khoản khác như: TK 331 “Phải trả người bán” TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” TK 6272 “Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xưởng” TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng” TK 6422 “Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Công ty “ TK 1111 “Tiền Việt nam” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “Xây dựng cơ bản” TK 141 “Tạm ứng” … Đặc biệt Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường và tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. 3.Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên.Theo đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty phải thực hiện các công việc sau: Hàng ngày, khi nhận được các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”… kế toán tiến hành phản ánh trị giá, số lượng nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuôí tháng, kế toán phải tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết và lập các sổ kế toán tổng hợp theo chế độ kế toán quy định và yêu cầu quản lý của Công ty. Mọi công việc trên của kế toán đều được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn bộ các phòng Kế toán tài chính trong Công ty. Kế toán chỉ phải nhập các dữ liệu ban đầu, sau đó máy sẽ tự sử lý, tổng hợp để cho ra các loại sổ, báo cáo và bảng biểu theo yêu cầu đã được lập trình sẵn. Trình tự kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào: Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”, “Báo cáo sử dụng vật tư”,… Khai báo các thông tin do máy yêu cầu Máy sử lý các thông tin liên quan đến kế toán tổng hợp và cho ra dữ liệu mới Dữ liệu đầu ra: Sổ Cái TK 1521, TK 1522… Sổ Nhật ký chung Bảng kê chứng từ, bút toán; Bảng tổng hợp đối tượng thanh toán… 3.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng giá thực tế trong hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Do vậy trình tự kế toán đối với từng trường hợp như sau: Œ Đối với nguyên vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài *Trường hợp mua có hoá đơn cùng về Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, Công ty có thể tuỳ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp mà có những hình thức thanh toán khác nhau. - Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” của người bán, kế toán tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết để máy mở trang màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông tin cần thiết và định khoản trên máy theo bút toán: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá mua chưa có thuế Có TK 3311 GTGT đầu vào Nợ TK 1331 Thuế GTGT Có TK 3311 đầu vào Thông thường khi “Phiếu nhập kho” và “Hóa đơn GTGT” được chuyển lên phòng Kế Toán-Tài chính, kế toán nguyên vật liệu sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi thanh toán với các đơn vị cung cấp. Tuy vậy do công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời được đưa vào “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” (Biểu 22) theo từng đối tượng thanh toán trên cơ sở các Mã đối tượng do Công ty thiết lập. Cuôí tháng, máy sẽ cộng “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” và chuyển tổng đó vào “Bảng tổng hợp các đối tượng thanh toán” (Biểu 23). Sau khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” (Biểu 09) để kê khai số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của số nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ. Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Biểu 01) và “Phiếu nhập kho” số 72/Q2 (Biểu 03), kế toán nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn nhập” của hai chứng từ trên, sau đó chọn nhóm đối tượng và chọn đối tượng có mã C0028- là mã của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm rồi chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư. Tại đây, kế toán nhập trả lời “Mã vật tư: 010001”, “Lượng nhập: 44.800”, “Đơn giá:3.820”. Khi đó máy sẽ tự tính ra “Thành tiền: 171.136.000”, kế toán chọn bút toán Nợ TK 1521 171.136.000 Có TK 3311 Nợ TK 1331 17.113.600 Có TK 3311 - Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán: Kế toán căn cứ vào “Phiếu nhập kho”, “Hoá đơn GTGT” và các chứng từ thanh toán để cập nhật các dữ liệu cần thiết trên trang màn hình nhập dữ liệu , khi đó kế toán chọn “Bút toán” và ghi định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá chưa có Có TK 1111, 112, 141 thuế GTGT đầu vào Nợ TK 133 Thuế GTGT Có TK 1111, 112, 141 đầu vào Ví dụ1: Trên cơ sở “Phiếu nhập kho” số 38/Q2 ngày 27 tháng 3 năm 2003 và “Hoá đơn GTGT” số 098752 của Công ty nông thổ sản I và “Phiếu chi” số 27 (Biểu 05), kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 1521 12.096.650 Có TK 1111 Nợ TK 133 1.209.665 Có TK 1111 Ví dụ 2: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 37/Q1 ngày 29/03/2003, “Hoá đơn GTGT” số 005126 của Công ty Lê Hoàng và giấy thanh toán tạm ứng số 62 (Biểu 04), kế toán nhập theo định khoản: Nợ TK 1522 26.364.363 Có TK 141 Nợ TK 1331 2.636437 Có TK 141 Sau khi đã hoàn thành dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào “Sổ Nhật ký chung” lấy phần “Tiền” và “Hạch toán”. Khi đó số liệu cũng đồng thời được cập nhật vào “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”, “Sổ Cái TK 331” và Sổ Cái của các TK 621 chi tiết cho từng Phân xưởng. *Trường hợp mua nguyên vật liệu đã nhận được Hoá đơn nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho Trong trường hợp này, kế toán không tiến hành ghi sổ do không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ lưu lại Hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng và khi nào hàng về mới tiến hành vào sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá chưa có thuế Có TK 1111,141,3311… Và Nợ TK 1331 Thuế GTGT Có TK 1111,141,3311…  Đối với nguyên vật liệu thừa nhập kho Tại Công ty do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nên thông thường lượng nguyên vật liệu thừa trong quá trình sản xuất là không đáng kể. Với lượng nguyên vật liệu này, Công ty vẫn để lại trong kho Phân xưởng để dùng luôn cho đợt sản xuất sau. Nhưng với trường hợp nguyên vật liệu thừa với số lượng lớn, không dùng đến do các nguyên nhân như thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi chủng loại sản phẩm …kế toán sẽ căn cứ vào “Phiếu nhập kho” để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá trị nguyên vật liệu Có TK 621 nhập kho Ví dụ : Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 135/Q1 ngày 31 tháng 3 năm 2003 về việc nhập kho số bột đậu xanh không cần sử dụng đến do đã thay đổi kế hoạch sản xuất tại Phân xưởng Bánh III, kế toán ghi : Nợ TK 1522 834.832 Có TK 6213 3.2. Trình tự kế toán giảm nguyên vật liệu tại Công ty Trong Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau chứng từ mới được gửi lên phòng kế toán, do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty quy định tất cả các trường hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán trên máy cho phù hợp. *Trường hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất Kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho”, “Báo cáo sử dụng vật tư” hoặc trên cơ sở đối chiếu “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” với “Sổ Nhật ký kho” của thủ kho ghi theo định khoản sau: Nợ TK 621 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá NVL Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) thực tế xuất kho *Trường hợp xuất cho các đối tượng khác, kế toán ghi: Nợ TK 641 (Nếu xuất cho bán hàng) Nợ TK 642 (Nếu xuất cho QLDN) Trị giá thực tế Nợ TK 632 (Nếu xuất bán) NVL xuất kho Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Đối với trường hợp này, việc ghi sổ kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hoặc “Báo cáo sử dụng vật tư” Ví dụ : Căn cứ vào “Báo cáo sử dụng vật tư” (Biểu 08) tháng 3 năm 2003 của Phân xưởng Bánh II và “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07), kế toán tiến hành nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn xuất” của hai chứng từ và chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư Tại đây, kế toán nhập “Mã vật tư” cho lần lượt các mã số 010001, 010002, 010010, 021001. Tương ứng với mỗi mã số, kế toán nhập luôn phần “Lượng xuất”, khi đó máy tự tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền”,kế toán chỉ phải vào phần “Bút toán”để định khoản và nhập “Đối tượng của từng mã”. Chẳng hạn theo mã 010002, kế toán nhập “Lượng xuất: 47.600”, “Đơn giá:4533,82”, “Đối tượng: Phân xưởng Bánh II” và ghi theo định khoản: Nợ TK 6212: 215.809.832 Có TK 1521 Khi đó tương tự nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, số liệu sẽ đồng thời được truy cập vào các “Sổ Nhật ký chung”, “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”… Biểu 09 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Từ ngày 01 tháng 03 năm 2003 Đến ngày 31 tháng 03 năm 2003 Cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội Chứng từ Diễn giải Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 57 58 62 … 07/03 08/03 12/03 Thuế Bột mì Công ty thực phẩm Thanh Hoá Thuế Bột mì Trung tâm Thương mại Tổng Công ty Thuế túi bánh của Công ty BB Tân Hiệp Lợi 4.657.143 5.472.143 3.615.750 Cộng 4.Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu cùng các Hoá đơn, chứng từ khác, nạp số liệu vào máy vi tính. Với chương trình đã được cài đặt sẵn, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung theo những định khoản tương ứng do kế toán nguyên vật liệu gõ lệnh yêu cầu. Từ sổ Nhật ký chung cùng với chương trình kế toán được lập trình riêng theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty, máy tự động chuyển số liệu vào các Sổ Cái và các Báo cáo có liên quan. Nguyên vật liệu của Công ty ngoài phục vụ cho sản xuất còn sử dụng cho nhiều hoạt động khác như phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho bán hàng…Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lý, Công ty còn tiến hành lập “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”. Bảng này dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Biểu 11 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ Nhật ký chung (trích sổ) Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày 10 016005 367 … 87 35 002307 196 … 72 096166 … 64 181 47 123 ….. 08/03/2003 08/03/2003 09/03/2003 …….. 15/03/2003 16/03/2003 16/03/2003 17/03/2003 …… 28/03/2003 28/03/2003 ….. 28/03/2003 29/03/2003 30/3/2003 30/03/2003 ………. Trang trước chuyển sang Cường thanh toán bột tỏi Thuế bột tỏi theo PN 10 Nhập lecethine của Cty ASCO ………………….. a. Tuy thanh toán tiền axit chanh Tuấn mua hoá chất Thuế mua hoá chất – PN35 Nhập túi xách tay CT Nhựa HK …………………… Nhập bột mì CT LT và CNTP Thuế bột mì - PN 72 ……………….. Xuất NVL cho Phân xưởng bánh I Xuất bán bột mầu cho Chinh – Roverter Xuất bơm mỡ xe lam Xuất vật tư làm đường ống nước …………….. Cộng chuyển sang trang sau 1521 1331 1522 ….. 1522 1522 1331 1526 ….. 1521 1521 …… 6211 632 6421 6421 ……. 1111 1111 3311 ….. 1111 141 141 3311 …… 3311 3311 …… 1521 1522 1522 1522 …….. 2.575.609.200 19.200.000 1.920.000 20.000.000 ………. 6.850.000 4.545.200 454.520 22.560.000 ……. 130.986.240 13.098.624 …….. 1.399.775 899.500 250.000 500.000 ……… 5.030.689.722 Biểu 12 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 1521 (Trích sổ) ( Nguyên vật liệu chính) Từ ngày 01/03/2003 Đến ngày 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 15 17 128 129 140 147 … 096166 36 …… 1111 3333 3333 5555 5555 314 412 …. 04/03/2003 04/03/2003 11/03/2003 11/03/2003 17/03/2003 18/03/2003 ……. 29/03/2003 29/03/2003 …………. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 31/03/2003 31/03/2003 ……… Ông Minh nhập muối Nam Hà Ông Tuyên nhập bột sắn Anh Tuấn nhập Bột ngọt Anh Thắng nhập đường Việt mua mì chính VeDan C0201 Hằng nhập dầu CatLam C0175 …………………. Thuế Bột mì CT LT và CNTP Nhập túi + nhãn kẹo của CT Q.Huy ………………………… Xuất VT PX BánhI (H.Thảo 0,5 kg) Xuất VT làm nhân bánh kẹo sôcôla Xuất VT làm kẹo cứng Xuất VT cho Bột canh Xuất VT cho Bột canh Iốt 75 g Bán Bột mì cho Hải 199 Kim Ngưu Bán Bột mì cho Hưng – Sơn Tây ………………. 1111 1111 112 112 3311 3311 …… 3311 141 …….. 6211 6213 6213 6214 6214 632 632 ….. 21.536.628 17.234.563 567.800 219.736.000 55.181.000 210.000.000 ……… 13.098.624 41.999.760 …………… 41.274.191 13.785.698 46.724.096 84.816.832 166.216.406 560.500 910.500 ……….. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 5.896.532.999 3.607.060.042 3.716.815.141 5.786.777.900 Biểu 13 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 1522 (Trích sổ) ( Nguyên vật liệu phụ) Từ ngày 01/03/2003 Đến ngày 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 18 232 367 198 205 17 87 35 … 1111 3333 4444 114 216 ….. 03/03/2003 04/03/2003 09/03/2003 10/03/2003 11/03/2003 13/03/2003 15/03/2003 16/03/2003 ……. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 ………. Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ 216 Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ 405 Nhập lecethine của CT ASCO Cường thanh toán NaHCO3 Nhập Càphê tan CT TM Thành Long Thuỷ thanh toán tiền trứng gà a. Tuy thanh toán tiên axit chanh Tuấn mua hoá chất …………………….. Xuất vật tư cho bavia lương khô Xuất VT cho bánh Hải Châu Xuất VT cho PX kẹo mềm sôcôla Xuất VT cho Bột canh Iốt 75 g Xuất bán ca cao cho văn phòng Roverter ………………………… 3333 3333 3311 1111 3311 141 1111 141 ….. 6211 6213 6213 6214 632 ……. 4.205.733 6.205.158 20.000.000 6.500.000 15.999.230 2.222.350 6.850.000 4.545.200 ………. 1.939.257 733.224 10.436.212 15.127.800 1.999.500 ……….. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 1.796.666.275 2.895.913.069 2.932.258.356 1.760.320.988 Biểu 14 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 6211 (Trích sổ) ( CP NVL của PX Bánh I ) Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày: 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1111 1111 1111 1111 1111 …… 8702 8702 8702 8702 8720 8720 ….. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 ………… 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 …….. Xuất VT cho Hương Thảo 0,5 kg Xuất VT cho bánh hoa quả Xuất VT cho bavia lương khô Xuất VT cho bánh oppera Xuất VT cho bánh Hươn Thảo 0,333 kg …………………………… Phế liệu thu hồi Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 0,5 kg Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 0,333 kg Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 420 g Kết chuyển chi phí NVL TT cho LK Cacao Kết chuyển chi phí NVL TT cho LK dinh dưỡng …………………… 1521 1521 1522 1522 1526 ……… 1527 1541 1541 1541 1541 1541 …… 41.274.191 7.689.255 1.939.257 150.489 40.949.103 ……………. 4.725.000 872.960.210 5.228.182 196.260.302 11.169.540 56.233.462 ………… Cộng phát sinh tháng 3 2.541.336.489 2.541.336.489 Biểu 15 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 331 (Trích sổ) ( Phải trả người bán) Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày:31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 12 66 75 140 071222 147 …… 321 176 65 64 263 266 ….. 14/03/2003 15/03/2003 15/03/2003 16/03/2003 17/03/2003 18/03/2003 …………. 02/03/2003 03/03/2003 04/03/2003 05/03/2003 06/03/2003 06/03/2003 …….. Nhập tinh dầu quýt + Marie Nhập tinh dầu ngô bắp Nhập Bột tan của xưởng T.Thành Việt mua mì chính VeDan C0201 Thuế mì chính VeDan Hằng nhập dầu CatLam C0175 ………………………. Trả tiền cho Muối Nam Hà Thanh toán tiền cho đại lý Hoa hồng Dung thanh toán tiền tinh dầu dừa Thắng thanh toán tiền nhập Bột mì Phúc thanh toán tiền giấy gói bánh LK Bài thanh toán tiền nha ……………………….. 1522 1522 1522 1521 1331 1522 … 1111 1111 1111 112 1111 1111 ….. 3.514.230 27.069.350 111.250.000 156.233.230 17.000.000 15.650.221 ………. 96.533.250 28.966.736 5.860.255 55.181.000 5.518.100 210.000.000 ………. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 21.362.108.500 20.993.310.434 3.993.386.250 3.624.588.184 Biểu 16 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 03 năm 2003 Đơn vị: đồng STT Ghi Có TK TK 152 (1521) TK 152 (1522) TK 152 (…) Đối tượng sử dụng HT TT HT TT HT TT 1 TK 621 – CPNVLTT -TK 6211 – PX Bánh I -TK 6212 – PX Bánh II -TK 6213 – PX Bánh III -TK 6214 – PX Kẹo -TK 6215 – PX Bột canh 5.759.867.700 1.215..230.300 2.317.861.647 109.102.209 101.216.300 2.016.457.244 1.740.738.303 356.233.333 12.666.732 625.230.456 119.630.200 626.977.582 2 TK 6272 – Chi phí sản xuất chung - 12.570.000 3 TK 6412 – Chi phí bán hàng 1.030.200 986.250 4 TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 210.000 750.600 5 TK 632 – Giá vốn hàng bán 25.670.000 5.275.835 Cộng 5.786.777.900 1.760.320.988 IV.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 1. Tại kho Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng là phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này căn cứ vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” về nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào “Thẻ kho”, ký vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. “Thẻ kho” của Công ty do phòng kế toán lập và ghi vào “Sổ đăng ký thẻ kho” trước khi giao cho thủ kho ghi chép nhằm đảm bảo cho công tác kiểm tra được chặt chẽ . “Thẻ kho” được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu và mỗi chứng từ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên “Thẻ kho”. Riêng “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch” thì hàng ngày thủ kho không ghi vào phiếu số thực lĩnh mà có sổ theo dõi riêng. Cuôí tháng hoặc khi hết hạn mức mới ghi tổng số vào “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch”. Ví dụ: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 (Biểu 03), “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07) và “Báo cáo sử dụng vật tư” (Biểu 08), thủ kho ghi vào “Thẻ kho” (Biểu 17) mở cho Bột mì các loại và ghi số thực nhập, số thực xuất ở cột “Số lượng nhập” và cột “Số lượng xuất”. Định kỳ khoảng 10 ngày, kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. 2. Tại phòng Kế toán-tài chính Chương trình phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng là chương trình effect ( Chương trình phần mềm kế toán viết trên nền Window) do đó kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Mỗi khi kế toán khai báo một mã vật tư nào là khi đó sổ chi tiết được mở cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào: Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”… Khai báo thông tin do máy yêu cầu Dữ liệu đầu ra: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết chứng từ – bút toán Báo cão tổng hợp N-X-T Máy sử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết nguyên vật liệu và cho ra dữ liệu mới Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu 18) cho từng thứ nguyên vật liệu thông qua việc khai báo số mã của loại nguyên vật liệu cho máy.Trình tự vào sổ trên máy hoàn toàn giống thủ công. Ví dụ: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 ngày 28 tháng 03 năm 2003 nhập mua của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm 44.800 kg Bột mì; “Báo cáo sử dụng vật tư” của Phân xưởng Bánh II xuất cho bánh kem xốp 470 g 20.700 kg Bột mì và “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07) cho Phân xưởng Bánh I 125 kg Bột mì, kế toán mở sổ chi tiết cho loại nguyên vật liệu này bằng cách khai báo cho máy mã danh mục loại vật liệu số 010001. Khi đó máy sẽ hiện tên của loại nguyên vật liệu đó để kế toán kiểm tra sự chính xác của mã khai báo. Nếu đúng, kế toán tiến hành cập nhật lượng nguyên vật liệu nhập, xuất. Từ đó máy sẽ tự tính chuyển vào các cột từ 1 đên 10 của sổ chi tiết nguyên vật liệu. Riêng cột 8 và cột 10 do được cài đặt sẵn nên (8) = (6) x (7) và (10) = (6) x (9). Cuôí tháng, máy sẽ tự tính ra số phát sinh nhập, số phát sinh xuất và số tồn cuôí kỳ trên “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”. Các số tổng cộng trên các “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” đó sẽ được chuyển vào “Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn” (Biểu 21) cho từng thứ nguyên vật liệu tương ứng với mã của chúng. Ngoài ra để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty còn lập “Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu chính” (Biểu 20) trong đó bao gồm số tổng hợp về nhập, xuât, tồn của từng thứ nguyên vật liệu chính; “Sổ chi tiết chứng từ – bút toán” (Biểu 19) trong đó tập hợp các danh điểm nguyên vật liệu dùng để sản xuất một loại sản phẩm nhất định. Căn cứ để ghi vào sổ này là các “Báo cáo sử dụng vật tư” của từng Phân xưởng. Biểu 17 Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2003 Tờ số: 1 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Bột mì các loại Đơn vị tính: Kg Mã số: 010001 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng KN Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 … 15 … 22 12 48 …. 72 ….. 64 01/03/2003 05/03/2003 ………. 28/03/2003 ……….. 28/03/2003 Tồn đầu tháng 3 Nhập Bột mì SP III Nhập Bột mì VM 3 ……………… Nhập Bột mì Bình An hiệu chùm nho ………………. Xuất Bột mì SP III cho PX Bánh I 19.000 15.000 ……. 44.800 …….. 125 106.965,5 Cộng phát sinh tháng 3 Tồn cuôí tháng 3 Biểu 19 Sổ chi tiết chứng từ – bút toán Số chứng từ: 33333 Ngày : 31/03/2003 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 g Mã vật tư Tên vật tư Lượng Đơn giá Tiền TK Nợ TK Có Cộng Biểu 22 Sổ chi tiết đối tượng thanh toán Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày: 31/03/2003 Mã đối tượng: C0028 Tên đối tượng: Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Tiền Nợ Tiền Có 72 72 125 169 172 28/03 28/03 29/03 30/03 31/03 Nhập Bột mì Bình An hiệu chùm nho Thuế Bột mì Bình An hiệu chùm nho Nhập tinh dầu dừa Chuyển TGNH trả HĐ 095 Nhập vani 57.120.190 130.986.240 13.098.624 96.703.200 1.609.582 Cộng phát sinh Dư đầu kỳ Dư cuôí kỳ 57.120.190 242.397.646 247.006.568 432.284.024