Chuyên đề Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Thăng Long

Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lược. - Công tác kiểm soát các cấp gặp nhiều khó khăn. (4) Mô hình tổ chức ma trận Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chương trình, dự án triển khai các dịch vụ mới. Sau khi đạt được những mục tiêu các chương trình, dự án sẽ kết thúc. CHỦ NHIỆM DỰ ÁN B CHỦ NHIỆM CHƯƠNG TRÌNH CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH PGĐ KỸ THUẬT PGĐ TÀI CHÍNH …. TỔNG GIÁM ĐỐC … Ưu điểm: - Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lượng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu. - Phát huy được hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các dự án, chương trình cụ thể. - Với mô hình này, tổ chức có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trường. Nhược điểm: - Mô hình có tính linh hoạt cao nên cơ cấu tổ chức không ổn định. - Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp. - Cơ cấu phức tạp có thể gây lãng phí 2.3. Mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý và tầm quản lý Tầm quản lý (còn được gọi là tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp. Trong một tổ chức, khi hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng như tiếp nhận và báo cáo thông tin (từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy, trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý. Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau: Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại. Để nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý cần: Nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Nâng cao kỹ năng biến hoạt động thành thực tiễn; Nâng cao phẩm chất đạo đức. Ngoài ra, cần tạo cho nhà quản lý các công cụ: Phương pháp, công cụ kỹ thuật, hệ thống thông tin; Các quy trình hoạt động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng. Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận. Tính phức tạp của hoạt động quản lý, tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Có 3 mô hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý: Cơ cấu nằm ngang (có từ 1-2 cấp quản lý) Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở nên) Cơ cấu mạng lưới (không có cấp quản lý) 2.4. Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng. Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (chế độ thủ trưởng). Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. Trong tổ chức, mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Giám đốc Trợ lý Quyền hạn trực tuyến TP kế hoạch TP kỹ thuật TP tổ chức Thi công Giám sát Cơ giới Quyền hạn tham mưu Vì vậy, người ta đưa ra lời khuyên như sau: Đối với những nhà tham mưu: Không nên coi thường lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều. Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu là người đứng thứ hai, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến làm việc hiệu quả và hiệu quả cao nhất. Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay. Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của người lãnh đạo, của tổ chức mà hoạt động. Đối với những người nắm quyền hạn trực tuyến: Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động. Phải biến việc tham mưu thành lối sống của tổ chức. Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình. Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu (đa dạng hoá các phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn). Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là người: Có quyền hạn tham mưu; Có quyền ra quyết định theo chế độ uỷ quyền và chế độ phân quyền; Sự đại diện của họ luôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt”. 2.5. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức “Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định”. “Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn”. Có 3 hình thái phi tập trung: Tham gia, phân quyền và uỷ quyền. - Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm một người hay một cấp quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý. - Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. 2.6. Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. Các công cụ phối hợp: - Công cụ hữu hình: kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật - Công cụ vô hình: Văn hoá (những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan điểm…), quan hệ cá nhân… 3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 3.1. Chiến lược của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Khi chiến lược, mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó. BẢNG 1: MỐI QUAN HỆ GIỮA CHIẾN LƯỢC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CHIẾN LƯỢC CƠ CẤU TỔ CHỨC Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng Đa dạng hoá các hoạt động theo dây chuyền sản xuất Chức năng với các trung tâm lợi ích – chi phí Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ chặt chẽ Đơn vị Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ không chặt chẽ Cơ cấu hỗn hợp Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding Company) 3.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá càng cao, ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp. Còn tổ chức có quy mô nhỏ thường có sự quản lý đơn giản, cơ cấu tổ chức cũng ít phức tạp. Do vậy, tuỳ vào từng quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động để đưa ra cơ cấu tổ chức cho phù hợp nhất. 3.3. Công nghệ Công nghệ được hiểu là khoa học kỹ thuật mới, tiên tiến, hiện đại và cơ sở hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Tổ chức áp dụng khoa học công nghệ hiện đại thì sẽ có điều kiện phát triển tốt hơn. Những tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thì có tầm quản lý thấp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ. Vì vậy, hiện nay các tổ chức đểu cố gắng áp dụng khoa học công nghệ một cách khá tốt cho nhu cầu, công việc của tổ chức. 3.4. Thái độ của ban lãnh đạo và năng lực làm việc của nhân viên Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phương pháp mà họ sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Tuỳ theo quan điểm và cách nhìn nhận khác nhau mà các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn cho tổ chức của mình những hình thức tổ chức khác nhau. Họ thường sử dụng các mô hình cổ điển như mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược. Đôi khi quan điểm của các nhà lãnh đạo cũng có thể có những sai sót hoặc mang tính chủ quan duy ý chí. Vì vậy, vận dụng mô hình cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo nên xem xét quan điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên. II.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm Hoàn thiện chính là sự thay đổi để mang lại cho cơ cấu tổ chức sự thích nghi với những môi trường xung quanh để đạt được những mục đích mới. 2.Lý do hoàn thiện Một cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ kéo theo nhưng thiệt hại rất lớn cho các doanh nghiệp,các tổ chức.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp khắc phục được những sai lệch trong cơ cấu tổ chức cũ,nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.Trong quá trình hoạt động của một bộ máy,một tổ chức hoàn thiện sẽ giúp nó vận hành kịp thời,chính xác,linh hoạt trước những thay đổi của môi trường,khắc phục được sự trì trệ,ì ạch của bộ máy cũ. 3.Quá trình hoàn thiện -Bố trí,sắp xếp lại bộ máy: Trong nền kinh tế thị trường,cơ cấu tổ chức bộ máy quản ls phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa số lượng,số khâu quản lý ít nhất,gọn nhẹ nhất,hiệu quả nhất.Bố trí cán bộ nhân viên quản lý hợp về chuyên môn,nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý đơn giản,có hiệu lực. -Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý.Dựa trên nghiệp vụ của Nhà nước đồng thời kết hợp với chủ trương,phương pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý -Bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp Con người là nhân tố quyết định sự phát triển của các doanh nghiệp nên đào tạo cán bộ quản lý là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tiễn,tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. -Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là một biện pháp chuyển doanh nghiệp từ sở hữu Nhà nước sang sở hữu nhiều thành phần,trong đó tồn tại một phần sở hữu Nhà nước. Lựa chọn mô hình cho cơ cấu tổ chức,phải đảm bảo tiêu chí hiệu quả công việc cao,phát huy được tối đa chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban chức năng. Phân chia các phòng ban chức năng,dựa theo tính chất công việc để đưa ra nhiệm vụ chức năng của mỗi phòng. Xác định số lượng lao động mỗi phòng ban,chức năng nhiệm vụ của mỗi thanh viên,không để thiếu thừa tránh lãng phí. Lập sơ đồ,phan tích mối liên hệ các phòng ban chức năng với giám đốc,phó giám đốc. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG I.Tổng quan về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh _ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, có trụ sở chính tại đường Phạm Văn Đồng huyện Từ Liêm – Hà Nội. Ra đời trực thuộc Ngân hàng kiến thiết Trung ương theo quyết định số 103/TC-QĐ-TCCB ngày 3/1/1974 nhằm mục đích cấp phát, kiểm tra , thanh toán vốn xây dựng cơ bản cho công trình xây dựng cầu Thăng Long, phòng này đặt tại Hà Nội. Đến năm 1981 theo quyết định số 75 NH/QĐ ngày 17/07/1981 Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Nguyễn Duy Gia ký, được mang tên Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư xây dựng cầu Thăng Long, được giao nhiệm vụ : Thu hút và quản lý tất cả các nguồn vốn dành cho đầu tư XDCB, tiến hành cho vay, cấp phát thanh toán , quản lý tiền mặt , quản lý chi tiêu quỹ trong lĩnh vực XDCB, thực hiện phục vụ theo đúng chính sách, thể lệ, kế hoạch và chế độ của Nhà nước. Về mặt tổ chức lúc bấy giờ Chi nhánh chịu sự quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Còn về thực hiện công tác nghiệp vụ thì ngân hàng trực thuộc Ngân hàng ĐT – XD Việt Nam. Để cho việc chỉ đạo của NH Đầu tư và phát triển Việt Nam được toàn diện, năm 1991 có quyết định số 38 NH/QĐ ngày 02/04/1991 được Thống đốc Ngân hàng Cao Sỹ Khiêm ký, được thành lập và mang tên Chi nhánh NH Đầu tư và phát triển Thăng Long trực thuộc NH Đầu tư và phát triển Việt Nam. Đến 01/01/95theo quyết định số 293 NH/QĐ ngày 18/11/94 của Thống đốc NH Cao Sỹ Khiêm ký nhằm điều chỉnh chức năng huy động vốn trung và dài hạn trong và ngoài nước để cho vay các dự án phát triển kinh tế, kĩ thuật kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ Ngân hàng chủ yếu trong lĩnh vực đầu tư phát triển, được phép thực hiện các hoạt động của NHTM quyết định tại pháp lệnh NH, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính theo điều lệ mới được Thống đốc NH phê quyệt. 1.2.Quá trình phát triển Cùng với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và với sự phát triển toàn diện của toàn ngành, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam Chi nhánh (BIDV) Thăng Long ngày càng phát triển và khẳng định vai trò, vị trí của mình trong hệ thống NH Việt Nam. BIDV Thăng Long là một trong những NHTM hàng đầu Việt Nam và đóng góp một phần đáng kể trong việc thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế mà Đảng và Nhà nước vạch ra, đồng thời tham gia vào việc thực thi chính sách tiền tệ nhằm góp phần kiềm chế và đẩy lùi lạm phát, thúc đẩy nền kinh tế tăng trưởng và phát triển từng bước hòa nhập vào kinh tế nói chung của thế giới đang hoạt động rất sôi động. Với đội ngũ 120 cán bộ quản lý và nhân viên có trình độ chuyên môn cao và nhiệt tình, BIDV Thăng Long đã và đang phục vụ một cách nhiệt tình đối với khách hàng của Ngân hàng, chủ yếu là các tổ chức kinh tế trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, bưu điện, TM , dịch vụ, du lịch và khách hàng cá nhân tại các khu tập trung dân cư. Là một đơn vị hạch toán độc lập nhưng tương đối phụ thuộc vào NH VIDB, có quyền tự chủ kinh doanh, có con dấu riêng và được mở tài khoản giao dịch tại NHNN cũng như các tổ chức tín dụng khác trong cả nước.Kể từ khi thành lập đến nay, BIDV Thăng Long đã và đang hoạt động kinh doanh trên cơ sở tự kinh doanh , tự bù đắp và có lãi. Tuy nhiên, bên cạnh đó BIDV Thăng Long không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt của các Ngân hàng khác trong hệ thống. Điều này đòi hỏi BIDV Thăng Long chú trọng tìm những bịên pháp nhằm giữ khách hàng chung, đồng thời thu hút, lôi kéo và phát triển khách hàng tiềm năng. Đó là việc không ngừng nâng cao chất lượng nghiệp vụ , giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà gây khó dễ cho khách hàng tạo điều kiện cho khách hàng vay vốn mở rộng sản xuất kinh doanh góp phần cho nên kinh tế phát triển. 2.Chức năng,lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2.1.Chức năng Chuyên kinh doanh về tín dụng,đầu tư,thanh toán quốc tế ,tham gia vào các hoạt động cộng đồng trên cả nước. Kinh doanh và thực hiện các dịch vụ Ngân hang bằng ngoại tệ và tiền mặt Cung cấp tín dung Bảo lãnh Đầu tư Cung cấp đầy đủ và toàn diện các sản phẩm và dịch vụ Ngân hàng có chất lượng cao,sang tạo nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng đối tượng khách hàng. 2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2.2.1.Hoạt động dịch vụ: -Dịch vụ kinh doanh ngoại tệ và sản phẩm phát sinh: Sự biến động giữa giá USD/VND mạnh mẽ tạo ra nhiều cơ hội trong hoạt động kinh doanh tiền tệ.Bằng sự linh hoạt,khả năng dự đoán và tận dụng thời cơ,hoạt động kinh doanh ngoại tệ của BIDV Thăng Long đã đạt kết quả tốt. -Dịch vụ bảo lãnh: Dịch vụ áp dụng đối với các khách hàng cá nhân.Đây là dịch vụ truyền thống và cơ ưu thế của BIDV Thăng Long,đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản.BIDV sẽ nhận bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho các tổ chức,doanh nghiệp khi tổ chức,doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của BIDV. -Dịch vụ chuyển tiền và thanh toán quốc tế: Lựa chọn ngân hàng uy tín để thay mặt thanh toán và nhận tiền trong giao dịch quốc tế là mối quan tâm lớn của nhiều công ty xuất nhập khẩu.Hoạt động thanh toán của BIDV Thăng Long tương đối ổn định,tốc độ thanh toán,chuyển tiền rất nhanh,an toàn,chính xác,đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và nền kinh tế.Hoạt động chuyển tiền quốc tế tăng trưởng tương đối tốt về cả doanh số chuyển tiền đi và chuyển tiền đến. -Dịch vụ ngân quỹ -Dịch vụ đại lý -Dịch vụ bảo hiểm -Hoạt động bảo hiểm.. 2.2.2.Hoạt động tín dụng Về chất lượng tín dụng trước những biến động khó lường của nền kinh tế,chất lượng tín dụng của BIDV Thăng Long vẫn được kiểm soát chặt chẽ.Bên cạnh đó nó còn được cải thiện mạnh mẽ do BIDV đã thực hiện thu nợ vay chứng khoán,thắt chặt cho vay bất động sản,cơ cấu lại các khoản nợ gặp khó khăn do tác động của khủng hoảng tài chính thế giới theo chủ trương của Chính phủ.Tập trung thu nợ xấu và thắt chặt đánh giá định hạng doanh nghiệp,cho vay có chọn lọc,kiểm soát chặt chẽ tăng trưởng gắn với chất lượng tín dụng. 2.2.3.Hoạt động đầu tư Tiền gửi tiết kiệm cá nhân : an toàn và hiệu quả Tiền gửi tiết kiệm doanh nghiệp :an toàn,sinh lợi thuận tiện,hiệu quả trong thanh toán. Xét cơ cấu,các khoản đầu tư thuộc lĩnh vực kinh doanh chính(tài chính,ngân hàng,bảo hiểm và chứng khoán) và các dự án trọng điểm theo chỉ đạo của Chính phủ. II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng Long Năm 1991, Chi nhánh gồm 22 người được chia làm 3 phòng, đó là: - Phòng Tín dụng cấp phát và Kinh doanh . - Phòng Kế toán thường vụ . - Phòng Tổ chức - Hành chính - ngân quỹ . a Tính đến thời điểm 30/06/2009 Chi nhánh có 13 phòng, ban; 7 phòng giao dịch và 3 điểm giao dịch; với 120 cán bộ công nhân viên, số cán bộ chủ chốt là 24 người trong đó Ban giám đốc gồm 3 người (một Giám đốc và hai Phó giám đốc) Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Thăng Long được khái quát qua sơ đồ sau: MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA BIDV THĂNG LONG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP PHÒNG GIAO DỊCH 1 109 Nguyễn Chí Thanh PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN PHÒNG GIAO DỊCH 2 A4 Làng Quốc tế Thăng Long PHÒNG GIAO DỊCH 3 110 Hồ Tùng Mậu PHÒNG GIAO DỊCH 4 551 Kim Mã PHÒNG GIAO DỊCH 8 Tòa B TTTM The Manner Mỹ Đình PHÒNG GIAO DỊCH 10 Đường Phạm Văn Đồng PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ PHÒNG QUẢN LÝ RỦI RO ĐIỂM GIAO DỊCH 5 tòa nhà F5 – khu đô thị Yên Hòa ĐIỂM GIAO DỊCH 7 114 Hào Nam ĐIỂM GIAO DỊCH 9 Số 6 Lô A1 Khu 02 Đô thị Nghĩa Đô PHÒNG QUẢN TRỊ TÍN DỤNG BAN GIÁM ĐỐC 2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban 2.1. Phòng quan hệ khách hàng 1 2.1.1.Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng: 2.1.1.1.Tham mưu,đề xuất chính sách,kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng: -Xây dựng chính sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách khách hàng,phát triển thị trường,thị phần,triển khai các sản phẩm hiện có(tín dụng,dịch vụ ngân hàng,phi ngân hàng...)phù hợp với điều kiện cụ thể của chi nhánh và theo hướng dẫn của BIDV.Đề xuất cải tiến,phát triển các sản phẩm dành cho khách hàng doanh nghiệp tới Ban Phát triển sản phẩm và tài trợ thương mại. -Xác định thị trường mục tiêu,khách hàng mục tiêu,xây dựng và triển khai chương trình,kế hoạch bán sản phẩm tháng/quý/năm và các giải pháp tiếp thị,marketing nhằm phát triển khách hàng,thị trường,thị phần,quảng bá thương hiệu,sản phẩm,dịch vụ theo mục tiêu của chi nhánh và của BIDV. -Đánh giá danh mục sản phẩm đối với các khách hàng doanh nghiệp,đề xuất khả năng khai thác các sản phẩm và kiến nghị về cải thiện sản phẩm dịch vụ của chi nhánh để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh. 2.1.1.2.Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm(sản phẩm bán buôn,tài trợ thương mại,dịch vụ...) -Triển khai thực hiện chính sách khách hàng doanh nghiệp của BIDV phù hợp với đặc điểm khách hàng tại chi nhánh;tiếp thị,tìm hiểu nhu cầu,tìm kiếm khách hàng,dự án;tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.Phối hợp với các phòng liên quan,đề xuất với Giám đốc chi nhánh,cách giải quyết nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và bán được nhiều sản phẩm. -Đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các biện pháp marketing,quảng bá thương hiệu;bán sản phẩm,dịch vụ ngân hàng của chi nhánh/BIDV cho khách hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,dịch vụ,quản lý tiền mặt..).Xác định cơ hội thực hiện việc hợp tác sử dụng sản phẩm dịch vụ,xác định cơ cấu sản phẩm,dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng tiến tới cung ứng trọn gới sản phẩm tài chính-ngân hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,tiền gửi,ngoại hối,thanh toán và các sản phẩm khác như bảo hiểm,dịch vụ tài chính doanh nghiệp,chứng khoán...)với tiện ích ngày càng cao. -Tham gia đề xuất xây dựng các sản phẩm mới,cải tiến nâng cao chất lượng,tiện ích các sản phẩm,dịch vụ đã có. -Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng;tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm tín dụng,dịch vụ ngân hàng;phổ biến,hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng về quy định,quy trình tín dụng,dịch vụ ngân hàng,đảm bảo phục vụ khách hàng một cách hiệu quả với tính chuyên nghiệp cao; 2.1.1.3Chịu trách nhiệm thiết lập,duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng: -Thiết lập,duy trì,quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng hiện tại,khách hàng tiềm năng trong thi trường mục tiêu;mở rộng nền khách hàng;đàm phán mở rộng các lĩnh vực hợp tác với khách hàng;chăm sóc toàn diện khách hàng,đảm bảo khách hàng được phục vụ đầy đủ với chất lượng ngày càng cao. -Thu thập,cập nhật hồ sơ,thông tin khách hàng. -Chịu trách nhiệm chính về việc bán sản phẩm.nâng cao thị phần của chi nhánh,tối ưu hóa doanh thu và quản lý cân đối lãi/lỗ trong quan hệ khách hàng doanh nghiệp nhằm đạt lợi nhuận mục tiêu đề ra trên cơ sở đảm bảo phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng. 2.1.2.Công tác tín dụng: 2.1.2.1.Trực tiếp đề xuất hạn mức,giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng: -Thu thập thông tin,phân tích,thẩm định đánh giá dự án,khoản vay;Đối chiếu với các điều kiện tín dụng;đánh giá tài sản đảm bảo;phối hợp thẩm định đối với các dự án thuộc thẩm quyền đề xuất. -Lập báo cáo đề xuất tín dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt/chuyển Phòng Quản ly rủi ro rà soát,thẩm định rủi ro theo đúng quy trình cấp tín dụng của BIDV.Thông báo cho khách hàng về quyết định tín dụng của Chi nhánh/BIDV. -Hướng dẫn khách hàng và chuẩn bị hồ sơ tín dụng theo quy định.Đề xuất cho vay/bảo lãnh/điều chỉnh tín dụng các dự án/khoản vay của khách hàng;soạn thảo hợp đồng tín dụng/bảo lãnh và các hợp đồng có liên quan khác và đảm bảo các hợp đồng này được lập,được ký theo đúng quy định. -Tiếp nhận,kiểm tra hồ sơ giải ngân/phát hành bảo lãnh và đề xuất giải ngân/phát hành bảo lãnh để chuyển Phòng quản trị tín dụng xử lý.Thực hiện việc đăng ký giao dịch đảm bảo đối với tài sản đảm bảo nợ vay. -Bàn giao toàn bộ hồ sơ tín dụng gốc của khách hàng cho Phòng quản trị tín dụng quản lý.Cung cấp các chi tiết liên quan cho Phòng Quản trị tín dụng theo các mẫu biểu quy định. 2.1.2.2.Theo dõi,quản lý tình hình hoạt động của khách hàng.Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay,tài sản đảm bảo nợ vay.Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc,lãi (kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoại bảng).Đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ,theo dõi thu đủ nợ gốc,lãi,phí(nếu có)đến khi tất toán hợp đồng tín dụng.Xử ly khi khách hàng không đáp ứng được các điều kiện tín dụng.Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý. 2.1.2.3.phân loại,rà soát phát hiện rủi ro.Lập báo cáo phân tích,đề xuất các biện pháp phòng ngừa,xử lý rùi ro.Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ và phân loại nợ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc lập dự phòng rủi ro tín dụng. 2.1.2.4.tiếp nhận,kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/giảm lãi, đề xuất miễn/giảm lãi và chuyển Phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định. 2.1.2.5. tuân thủ các giới hạn mức tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng. 2.1.2.6.chịu trách nhiệm đầy đủ về: -Tìm kiếm khách hàng, phát triển hoạt động tín dụng (doanh nghiệp), mức tằng trưởng và hiệu quả tín dụng (doanh nghiệp) của Chi nhánh. - Tính đầy đủ,chính xác, trung thực đối với các thông tin khách hàng khi cung cấp báo cáo để phục vụ cho việc xét cấp tín dụng cho khách hàng. -Mọi khoản tín dụng được cấp đều tuân thủ đúng quy định,quy trình, quy định vè quản lý rủi ro và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng,đúng pháp lý và điều kiện tín dụng. -Tính an toàn và hiệu quả đối với các khoản vay được đề xuất quyết định cấp tín dụng. 2.2.Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: 2.2.1.Công tác tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng : 2.2.1.1.Tham mưu,đề xuất chính sách,kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng: -Xây dựng chính sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách khách hàng,phát triển thị trường,thị phần;triển khai các sản phẩm hiện có(tín dụng,dịch vụ ngân hàng,phi ngân hàng...)phù hợp với điều kiện cụ thể của Chi nhánh và theo hướng dẫn của BIDV.Đề xuất cải tiến,phát triển các sản phẩm dành cho khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tới Ban phát triển sản phẩm và tài trợ thương mại. -Xác định thị trường mục tiêu,khách hàng mục tiêu;xây dựng và triển khai chương trình,kế hoạch bán sản phẩm tháng/quý/năm và các giải pháp tiếp thị,marketing nhằm phát triển khách hàng,thị trường,thị phần,quảng bá thương hiệu,sản phẩm,dịch vụ theo mục tiêu của chi nhánh và của BIDV.. -Đánh giá danh mục sản phẩm đối với các khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ đề xuất khả năng khai thác các sản phẩm và kiến nghị về cải thiện sản phẩm dịch vụ của chi nhánh để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh. 2.2.1.2.Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm(sản phẩm bán buôn,tài trợ thương mại,dịch vụ....): -Triển khai thực hiện chính sách khách hàng vừa và nhỏ của BIDV phù hợp vời đặc điểm khách hàng tại chi nhánh;tiếp thị,tìm hiểu nhu cầu,tìm kiếm khách hàng,dự án;tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.Phối hợp với các phòng liên quan,đề xuất với Giám đốc chi nhánh cách giải quyết nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và bán được nhiều sản phẩm. -Đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các biện pháp marketing,quảng bá thương hiệu;bán các sản phẩm,dịch vụ ngân hàng của chi nhánh/BIDV cho khách hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,dịch vụ,quản lý tiền mặt..).Xác định cơ hội thực hiện việc hợp tác sử dụng sản phẩm dịch vụ,xác định cơ cấu sản phẩm,dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng tiến tới cung ứng trọn gói sản phẩm tài chính ngân hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,tiền gửi,ngoại hối,thanh toán và các sản phẩm khác như bảo hiểm,dịch vụ tài chính doanh nghiệp,chứng khoán...) với tiện ích ngày càng cao. -Tham gia đề xuất xây dựng các sản phẩm mới,cải tiến nâng cao chất lượng,tiện ích các sản phẩm,dịch vụ đã có. -Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng;tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm tín dụng,dịch vụ ngân hàng;phổ biến,hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng về quy định,quy trình tín dụng,dịch vụ ngân hàng,đảm bảo phục vụ cho khách hàng một cách hiệu quả với tính chuyên nghiệp cao; 2.2.1.3.Chịu trách nhiệm thiết lập,duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng: -Thiết lập,duy trì,quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng hiện tại,khách hàng tiềm năng trong thị trường mục tiêu;mở rộng nền khách hàng;đàm phán mở rộng các lĩnh vực hợp tác với khách hàng;chăm sóc toàn diện khách hàng,đảm bảo khách hàng được phục vụ đầy đủ với chất lượng ngày càng cao. -Thu thập,cập nhật hồ sơ,thông tin khách hàng -Chịu trách nhiệm chính về việc bán sản phẩm,nâng cao thị phần của chi nhánh,tối ưu hóa doanh thu va quản lý cân đối lãi/lỗ trong quan hệ khách hàng doanh nghiệp vừa,nhỏ và cá nhân nhằm đạt lợi nhuận mục tiêu đề ra trên cơ sở đảm bảo phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng. 2.2.2.Công tác tín dụng: 2.2.2.1.Trực tiếp đề xuất hạn mức,giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng: -Thu thập thông tin,phân tích,thẩm định đánh giá dự án,khoản vay;Đối chiếu với các điều kiện tín dụng;đánh giá tài sản đảm bảo;phối hợp thẩm định đối với các dự án. -Lập báo cáo đề xuất tín dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt/chuyển phòng quản lý rủi ro rà soát theo đúng quy trình cấp tín dụng của BIDV.Thông báo cho khách hàng về quyết định tín dụng của chi nhánh/BIDV. -Hướng dẫn khách hàng và chuẩn bị hồ sơ tín dụng theo quy định.Đề xuất cho vay/bảo lãnh/điều chỉnh tín dụng các dự án/khoản vay của khách hàng;soạn thảo hợp đồng tín dụng/bảo lãnh và các hợp đồng có liên quan khác và đảm bảo các hợp đồng này được lập,được ký theo đúng quy định. -Tiếp nhận,kiểm tra hồ sơ giải ngân/phát hành bảo lãnh và đề xuất giải ngân/phát hành bảo lãnh để chuyển Phòng quản trị tín dụng xử lý.Thực hiện việc đăng ký giao dịch đảm bảo đối với tài sản đảm bảo nợ vay. -Bàn giao toàn bộ hồ sơ tín dụng gốc của khách hàng cho Phòng quản trị tín dụng quản lý.Cung cấp các chi tiết liên quan cho Phòng quản trị tín dụng theo các mẫu biểu quy định. 2.2.2.2.Theo dõi,quản lý tình hình hoạt động của khách hàng.Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay,tài sản đảm bảo nợ vay.Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc,lãi(kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoại bảng).Đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ,theo dõi thu đủ nợ gốc,lãi,phí(nếu có)đến khi tất toán hợp đồng tín dụng.Xử lý khi khách hàng không đáp ứng được các điều kiện tín dụng.Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý. 2.2.2.3.Chịu trách nhiệm đầy đủ về: -Tìm kiếm khách hàng,phát triển hoạt động tín dụng(doanh nghiệp),mức tăng trưởng và hiệu quả hoạt động tín dụng(doanh nghiệp) của chi nhánh. -Tính đầy đủ,chính xác,trung thực đối với các thông tin khách hàng khi cung cấp báo cáo để phục vụ cho việc xét cấp tín dụng cho khách hàng. -Mọi khoản tín dụng được cấp đều tuân thủ đúng quy định,quy trình,quy định về quản lý rủi ro và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng,đúng pháp lý và điều kiện tín dụng. -Tính an toàn và hiệu quả đối với các khoản vay được đề xuất quyết định cấp tín dụng. 2.3.Đối với khách hàng cá nhân 2.3.1.Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng 2.3.1.1.Tham mưu,đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân: -Nghiên cứu đề xuất chính sách phát triển khách hàng;Triển khai các sản phẩm hiện có(tín dụng,tiền gửi,bảo hiểm,dịch vụ..)phù hợp với điều kiện cụ thể của chi nhánh và hướng dẫn của BIDV.Đề xuất việc cải tiến/phát triển các sản phẩm bán lẻ dành cho khách hàng cá nhân tới ban phát triển các sản phẩm bán lẻ và Marketing. -Thu thập thông tin,khai thác hệ thống thông tin về thị trường bán lẻ(dân cư,khách hàng,đối tác,đối thủ cạnh tranh,sản phẩm dịch vụ bán lẻ của ngân hàng bạn trên dịa bàn..) để xây dựng chính sách,kế hoạch và biện pháp phát triển khách hàng,phát triển sản phẩm ngân hàng bán lẻ thích hợp theo định hướng của BIDV và phù hợp với điều kiện thực tế của chi nhánh. 2.3.1.2.Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình Marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm: -Tìm kiếm khách hàng,tìm hiểu nhu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng,đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và tiện ích ngân hàng.Đề xuất sản phẩm mới,bổ sung tính năng của những sản phẩm đã có đến Ban phát triển sản phẩm bán lẻ và Marketing nhằm nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm,đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. -Xây dựng các báo cáo đánh giá hiệu quả triển khai từng sản phẩm tại Chi nhánh. 2.3.2.Công tác bán sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ: 2.3.2.1.Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm đối với khách hàng cá nhân: -Xác định các chỉ tiêu liên quan đến khách hàng cá nhân(danh mục sản phẩm triển khai tại chi nhánh,thị phần,doanh thu...);phối hợp với Phòng tổng hợp nguồn vốn để xây dựng kế hoạch phát triển khách hàng/sản phảm từng tháng/quý/năm -Xây dựng kế hoạch,biện pháp hỗ trợ bán sản phẩm. 2.3.2.2.Tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng các sản phẩm bán lẻ của BIDV.Phổ biến,hướng dẫn,giải đáp thắc mắc cho khách hàng về quy trình sử dụng sản phẩm dịch vụ của ngân hàng với tính chuyên nghiệp cao. 2.3.2.3.Chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm,nâng cao thị phần của chi nhánh,tối ưu hóa doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận,phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng. 2.3.3.Công tác tín dụng: -Tiếp xúc với khách hàng,tìm hiểu nhu cầu,tiếp nhận hồ sơ vay vốn. -Thu thập thông tin,phân tích khách hàng,khoản vay,lập báo cáo thẩm định. -Đối chiếu với các điều kiện tín dụng và các quy định về quản lý tín dụng,quản lý rủi ro. -Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng,chiết khấu,cho vay cầm cố giấy tờ có giá theo quy định và quy trình nghiệp vụ của BIDV. -Thông báo cho khách hàng về quyết định cấp tín dụng.Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ vay vốn và các điều kiện tín dụng yêu cầu;đảm bảo hồ sơ,tài liệu được hoàn thiện theo đúng quy định trước khi trình ký. -Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng,phát triển hoạt động tín dụng bán lẻ,mức tăng trưởng và hiệu quả của hoạt động tín dụng bán lẻ.Theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng,kiểm tra,giám sát tình hình sử dụng vốn vay,tài sản đảm bảo nợ vay.Đảm bảo tinh an toàn và hiệu quả đối với các khoản vay được đề xuất quyết định cấp tín dụng. 2.4.Phòng quản lý rủi ro 2.4.1.Trong công tác quản lý tín dụng,phòng co nhiệm vụ: -Phổ biến các văn bản chỉ đạo,quy chế,quy trình,chính sách tín dụng,chính sách khách hàng do BIDV ban hành. -Xác định các chỉ số liên quan đến kế hoạch tín dụng trong hoạt động tín dụng của chi nhánh,phối hợp với phòng Tổng hợp-Nguồn vốn xác định các chỉ tiêu kế hoạch liên quan đến hoạt động tín dụng của chi nhánh. Phòng quản lý rủi ro còn là đầu mối nghiên cứu,xuất trình,giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phỏng rủi ro,tổng hợp kết quả phân loại nợ.Thu thập,quản lý thông tin về tín dụng,thực hiện các báo cáo về công tác tín dụng và chất lượng tín dụng của chi nhánh,lập báo cáo phân tích thực trạng tài sản đảm bảo nợ cho vay của chi nhánh.Quản lý,lưu trữ hồ sơ các khoản nợ xấu đã được xử lý. 2.4.1.Công tác quản lý rủi ro tín dụng:Tham mưu,đề xuất xây dựng các quy định,biện pháp quản lý rủi ro tín dụng,phổ biến các quy định của BIDV và đề xuất xây dựng các văn bản hướng dẫn về quản lý,đánh giá,định hạng rủi ro tín dụng. -Trình với lãnh đạo:nhận và xử lý kịp thời hồ sơ đề xuất tín dụng đối với khách hàng,dự án từ các phòng liên quan.Phê duyệt cấp tín dụng/bảo lãnh/tài trợ dự án/tài trợ thương mại,hoặc sửa đổi hạn mức,vượt hạn mức phù hợp. -Thông báo các quyết định cho vay đã được phê duyệt đến phòng liên quan theo quy trình nghiệp vụ để thực hiện giải ngân và quản trị khoản vay. 2.4.2.Công tác quản lỷ rủi ro tác nghiệp: -Phổ biến các văn bản quy định,quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất,hướng dẫn các chương trình,biện pháp triển khai để phòng ngừa.Áp dụng hệ thống quản lý,đo lường rủi ro để đo lường và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại các chi nhánh và đề xuất giải pháp xử lý các sự cố rủi ro phát hiện được. -Xây dựng,quản lý dữ liệu thông tin về rủi ro tác nghiệp tại chi nhánh. 2.4.3.Công tác chống rửa tiền và quản lý hệ thống chất lượng ISO Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ/đột xuất theo quy định và phối hợp với các tổ chức để đánh giá. 2.4.4.Công tác kiểm tra nội bộ: Tham mưu giúp việc cho giám đốc chi nhánh: -Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra,kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy định,quy trình nghiệp vụ,quy chế điều hành của Tổng giám đốc/Giám đốc tại các phòng ban và các đơn vị trực thuộc chi nhánh nhằm tự phát hiện ra sai sót,đảm bảo an toàn trong hoạt động. -Theo dõi,giám sát và đôn đốc việc thực hiện các kiến nghị sau thanh tra,kiểm tra,kiểm toán của chi nhánh. -Thực hiện các báo cáo,thông kê liên quan đến hoạt động kiểm tra,giám sát,phòng chống tham nhũng,tội phạm theo quy định. 2.5.Phòng quản trị tín dụng Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay,bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định,quy trình của BIDV và của Chi nhánh: -Tiếp nhận,kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng/bảo lãnh/hồ sơ thế chấp từ các phòng liên quan.Chịu trách nhiệm kiểm tra,rà soát đảm bảo tính đầy đủ,chính xác của hồ sơ tín dụng theo đúng quy định. -Quản lý kế hoạch giải ngân,theo dõi thu nợ và thông báo các khoản nợ vay đến hạn và chuyển giao cho Phòng quan hệ khách hàng,các phòng giao dịch xử lý.Giám sát khách hàng thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng tín dụng,bảo lãnh và đảm bảo vay nợ. -Theo dõi diễn biến các khoản tín dụng,đề xuất ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro. Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của Phòng quan hệ khách hàng,các phòng giao dịch theo đúng các quy định của BIDV.Gửi kết quả cho Phòng quản lý rủi ro để thực hiện rà soát,trình cấp có thẩm quyền quyết định. 2.5.Phòng dịch vụ khách hàng cá nhân Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch với khách hàng cá nhân Thực hiện việc giải ngân vốn vay trên cơ sở hồ sơ giải ngân được duyệt. -Mở tài khoản tiền gửi, chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu của khách hàng về tài khoản hiện tại và tài khoản mới. -Thực hiện tất cả các giao dịch nhận tiền gửi và rút tiền bằng nội, ngoại tệ của khách hàng. -Thực hiện các giao dịch thu đổi và mua, bán ngoại tệ giao ngay đối với khách hàng cá nhân theo thẩm quyền được Giám đốc giao. -Thực hiện các giao dịch thanh toán, chuyển tiền, bán thẻ ATM, thẻ tín dụng... cho khách hàng. -Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng. -Duy trì và kiểm soát các giao dịch đối với khách hàng. Thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với khách hang. 2.6.Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức khác, như sau: -Trên cơ sở các hạn mức, khoản vay, bảo lãnh, L/C đã được phê duyệt, phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thực hiện các tác nghiệp trong tài trợ thương mại phục vụ các giao dịch thanh toán xuất nhập khẩu cho khách hàng, mở các L/C có ký quỹ 100% vốn của khách hàng, thực hiện nhiệm vụ đối ngoại với các ngân hàng nước ngoài, lập báo cáo hoạt động nghiệp vụ theo quy định. -Thực hiện việc giải ngân vốn vay cho khách hàng vay là tổ chức trên cơ sở hồ sơ giải ngân được duyệt. -Mở tài khoản tiền gửi cho khách hàng, chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu của khách hàng về tài khoản hiện tại và tài khoản mới. -Thực hiện tất cả các giao dịch nhận tiền gửi và rút tiền bằng nội, ngoại tệ của khách hàng. -Thực hiện các giao dịch thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng. -Thực hiện các giao dịch mua ngoại tệ giao ngay đối với khách hàng doanh nghiệp theo quy định và chính sách kinh doanh ngoại tệ của Giám đốc. -Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng. -Duy trì và kiểm soát các giao dịch đối với các khách hàng. Thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với khách hang. 2.7. Phòng giao dịch Phòng giao dịch của chi nhánh thực hiện các giao dịch với các khách hàng là cá nhân và các tổ chức kinh tế : -Nhận tiền gửi bằng VNĐ và ngoại tệ đối với các thành phần kinh tế, tổ chức, cá nhân. -Huy động vốn của các thành viên kinh tế hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và cá nhân dưới dạng tiền gửi, tiền tiết kiệm có kỳ hạn và không kỳ hạn, nội ngoại tệ và các loại tiền gửi khác. -Cho vay ngắn, trung và dài hạn bằng VNĐ đối với các thành phần kinh tế, cho vay ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, kinh doanh, xuất nhập khẩu. -Cho vay phục vụ đời sống đối với cán bộ công nhân viên có thu nhập ổn định; -Cho vay thông qua hình thức cầm cố trái phiếu kho bạc, kỳ phiếu, sổ tiết kiệm có kỳ hạn. -Bảo lãnh với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong phạm vi được Giám đốc chi nhánh BIDV Thăng Long giao trên cơ sở ủy quyền của Tổng giám đốc BIDV. -Thực hiện các dịch vụ ngân hàng bao gồm: _Mở L/C và thanh toán quốc tế; _Kinh doanh, thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, chuyển tiền đi và nhận trả tiền qua thanh toán chuyển tiền toàn quốc; _Dịch vụ thu hộ, chi hộ, chi trả lương cán bộ công nhân; _Chuyển tiền điện tử toàn quốc; _Giao dịch tự động bằng máy ATM. 2.8. Phòng tiền tệ - kho quỹ -Quản lý an toàn kho quỹ theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và của BIDV. -Thực hiện ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy ATM theo ủy quyền, kịp thời, chính xác, đúng chế độ quy định. -Thu chi tiền mặt giao dịch có giá trị lớn, thu chi lưu động tại các doanh nghiệp, khách hàng. -Thường xuyên kiểm tra phát hiện kịp thời các hiện tượng ảnh hưởng đến an toàn kho quỹ. -Thực hiện ghi chép theo dõi sổ sách thu chi xuất nhập khẩu kho quỹ đầy đủ. -Thực hiện việc đóng gói, lập bảng kê chuyển sec du lịch, hóa đơn thanh toán thẻ VISA, MASTER về trụ sở chính hoặc các đầu mối để gửi đi nước ngoài. 2.9.Phòng kế hoạch tổng hợp -Tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường, phân tích môi trường kinh doanh; xây dựng chiến lược kinh doanh, các chính sách kinh doanh, chính sách marketting, chính sách khách hàng, chính sách lãi suất, chính sách huy động vốn. -Lập, theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh (5 năm, 3 năm và hàng năm), xây dựng chương trình hành động (năm, quý, tháng) để thực hiện kế hoạch kinh doanh của chi nhánh. -Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về liên quan đến an toàn trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh. -Xây dựng và đề xuất các hạn mức phán quyết trong hoạt động nghiệp vụ tại Chi nhánh. -Đầu mối tổng hợp, phân tích, báo cáo, đề xuất về các thông tin phản hồi của khách hàng. -Tổng hợp báo cáo, cung cấp thông tin kinh tế, phòng ngừa rủi ro. -Quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh; các hệ số NIM, ROA,... trên cơ sở đó xây dựng chính sách giá cả cho các sản phẩm, dịch vụ. -Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới. 2.10.Phòng tài chính - kế toán -Tổ chức, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán và chế độ báo cáo kế toán của các phòng và các đơn vị trực thuộc. -Hậu kiểm (đối chiếu, kiểm soát) các chứng từ thanh toán của các phòng tại chi nhánh. -Lập và phân tích các báo cáo tài chính, kế toán (bảng cân đối tài sản, báo cáo thu nhập chi phí, báo cáo lưu chuyển tiền tệ...) của chi nhánh. -Tham mưu cho Giám đốc về thực hiện chế độ tài chính, kế toán. -Thực hiện kế toán chi tiêu nội bộ (mua sắm tài sản cố định, công cụ lao động...). -Thực hiện nộp thuế, trích lập và quản lý sử dụng các quỹ. -Phân tích và đánh giá tài chính, hiệu quả kinh doanh (thu nhập, chi phí, lợi nhuận) của các phòng, đơn vị trực thuộc và toàn chi nhánh. Cung cấp thông tin về tình hình tài chính và các chỉ tiêu thanh khoản của chi nhánh 2.11.Phòng tổ chức hành chính -Thực hiện quy định của nhà nước và ngân hàng đầu có liên quan đến chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. -Thực hiện quản lý lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh. -Thực hiện bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh. -Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ nhân viên chi nhánh. -Phối hợp cùng phòng kế toán lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định… -Thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa nhà làm việc, quản lý và sử dụng xe ô tô, điện, điện thoại và các trang thiết bị tại chi nhánh. -Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của nhà nước và của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. -Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh. -Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo sơ kết, tổng kết và ban giá đốc tiếp khách. -Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ và các khoản chi tiêu nội bộ của Chi nhánh. -Lập báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng. 3.Thực trạng cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng Long xét theo thuộc tính chuyên môn hóa công việc: -Dựa trên sự phân chia nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản,mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người,tổng năng suất lao động của cả nhóm(cụ thể là các phòng ban) tăng lên gấp bội.Năng suất lao đông,ở đây là hiệu quả kinh tế thu được của BIDV Thăng Long không ngưng tăng trong những năm gần đây.Biểu hiện ở hoạt động thu hút vốn đầu tư,tín dụng..Mang tính chuyên môn hóa cơ cấu tổ chức sẽ biến từng phòng ban,từng nhân viên thành chuyên gia trong công việc,chuyên ngành của mình. Chuyên môn hóa thể hiện ở việc chia thành nhiều phòng ban,chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề khác nhau dựa trên sự chia nhỏ việc,đơn giản,dễ đào tạo để thực hiện.Song còn tồn tại một số nhược điểm,mặt tiêu cực là sự tẻ nhạt,nhàm chán đối với công việc mà nhân viên phụ trách. Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo,quá trình chuyên môn hóa được phản ánh theo chiều ngang,việc phản ánh này vô tình gây ra tính tương đối vị trí công tác.Đi kèm với đó là sự hạn chế quy mô của tổ chức.Cơ cấu tổ chức với mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược có nhược điểm: -Khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ,khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức;chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lặp của công việc -Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng và công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Vì quyền hạn là như nhau giữa các phòng ban đòi hòi y’ thức của mỗi nhân viên. III.Đánh giá cơ cấu hiện tại BIDV Thăng Long có mô hình cơ cấu tổ chức ít tầng báo cáo nhằm giảm thiểu tính liên quan trong hệ thống cũng như để nâng cao tính năng động của tổ chức.Cơ cấu tổ chức thể hiện tính chuyên môn hóa cao,mỗi bộ phân,mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định.Vận dụng được khả năng,trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý,giảm được gánh nặng cho Tổng Giám Đốc.BIDV Thăng Long có đội ngũ cán bộ có năng lực,có kinh nghiệm,có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiêu năm,có tầm nhìn chiến lược,có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó.Hệ thống phân cấp,bậc rõ rang,phân chia chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban,từng cá nhân trong tổ chức nên đạt được hiệu quả tốt trong công việc.Mỗi phòng ban có một trưởng phòng hoặc một người quản lý,kiểm soát,đôn đốc nên công việc luôn tiến hành tốt,không gây ùn tắc.Việc tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ,nhân viên đầy đủ kịp thời.Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức còn đặt ra cho bộ máy quản lý mốt số tồn tại hạn chế như:Do phân chia thành nhiều phòng chức năng,một số phòng lại có chức năng tương tự nhau gây tốn kém chi phi quản lý.Lực lượng lao động là khá lớn so với khối lượng công việc đảm nhiệm.Một số cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng.Nhìn vào mô hình cũng cho thấy,Ban điều hành sẽ phải kiểm soát tất cả các phòng ban chức năng,các chi nhánh,phòng giao dịch.Do đó,khối lượng công việc của ban điều hành rât lớn,việc kiểm soát,giám sát và tổng công việc sẽ gặp khó khăn. Công ty chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ có trình độ đào tạo cao,nhiệt tình năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh. Công ty không cần thiết phải thay đổi cơ cấu hang tháng ma thay đổi theo tùng quý,từng năm để giảm sự xáo chộn về cơ cấu. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Phương hướng hoàn thiện trong thời gian tới Hiện nay BIDV Thăng Long bao gồm có ban giám đốc,các phòng ban chức năng.Về cơ bản thì ngân hang đã có những hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm điều hành các hoạt động của BIDV Thăng Long đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau: -Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý của Ngân hang trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật.Đồng thời nâng cao tính năng động,gọn nhẹ của bộ máy quản lý,đem lại hiệu quả cao hon,làm cho các hoạt động của Ngân hàng tăng lên:hoạt động tín dụng,thu hút vốn đầu tư.. -Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ,phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra,các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn,khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động,tìm kiếm được nhiều khách hàng cả cá nhân và doanh nghiệp -Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc,các phòng ban,tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau. -Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ,tổ chức,đào tạo thi nâng bậc,đào tạo lại đội ngũ cán bộ. -Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ rang,sắp xếp lao động đúng người,đúng việc,đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. II.Giải pháp hoàn thiện *Về mặt tổ chức Đề xuất cơ cấu tổ chức mới của chi nhánh Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển Thăng Long Mô hình mới áp dụng theo cả ba mô hinh trục tuyến-chức năng,tham mưu và địa dư. Ngân hàng phát triển theo hướng mở rộng thị trường trong nước và quốc tế.Do đó áp dụng cả mô hình theo địa dư sẽ giúp bộ máy quản lý đơn giản hóa trong quá trình điều hành các hoạt động tại ngân hàng.Chiến lược của Ngân hàng là mở rộng địa bàn hoạt động trong thời gian tới không chỉ ở trong nước mà còn mở rộng ra cả thị trường quốc tế.Khi đó áp dụng mô hình địa dư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý,hoạt động,tránh chồng chéo trong quá trình hoạt động. *Đối với lãnh đạo,phòng chức năng: So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ thì trong mô hình mới sẽ có thay đổi về phòng ban.Gộp các phòng ban có chức năng tương đồng lại với nhau giúp cơ cấu bớt cồng kềnh và hiệu quả hơn. Quyền hạn và trách nhiệm sẽ được phân bổ một cách phù hợp.Mỗi phòng ban chức năng có chức năng cụ thể rõ ràng.Kết hợp với ban kiểm soát làm chức năng tham mưu cho Hội đồng tránh được những thiếu sót.