Chuyên đề Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long

hòng ban giám đốc điều hành ra nhiều quyết định đúng đắn đem lại lợi ích của công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị là người đứng đầu công ty, quản trị chung mọi công việc trong công ty, thay mặt công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ bộ máy quản trị và tất cả các bộ phận của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động của công ty. Phó giám đốc điều hành kỹ thuật: có trách nhiệm giúp đỡ tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty. Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất: có nhiệm vụ giúp việc cho tổng giám đốc điều hành sản xuất, có nhiệm vụ giúp việc cho tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh. Phó tổng giám đốc điều hành nội chính: có nhiệm vụ giúp cho tổng giám đốc biết về mặt đời sống của cán bộ công nhân viên và điều hành xí nghiệp dịch vụ đời sống. Các phòng ban chức năng khác bao gồm: Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ quản lý về mặt nhân sự các tổ chức của công ty, quan hệ đối ngoại, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động. Phòng kế hoạch chất lượng: có nhiệm vụ quản lý phác thảo, tạo các mẫu các mã theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm khi đưa vào nhập kho. Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ nghiên cứu, kiểm soát thị trường và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm, tổ chức quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán soạn thảo hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nước. Phòng kế toán tài vụ: tổ chức thực hiện công tác kế toán theo từng chính sách của nhà nước đảm bảo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công ty. Phân tích tổng hợp số liệu để đánh giá kết quả kinh doanh, đề xuất các biện pháp đảm bảo hoạt động của công ty có hiệu quả. Phòng chuẩn bị sản xuất: tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng hoá trong kho cũng như vận chuyển cấp phát nguyên phụ liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất, ngoài ra còn thực hiện kiểm tra số lượng, chất lượng phụ liệu phục vụ sản xuất. Cửa hàng thời trang: các mặt hàng được trưng bày mang tính chất giới thiệu là chính. Bên cạnh đó còn cung cấp các thông tin về nhu cầu thị hiếu cỉa khách hàng để xây dựng các chiến lược tìm kiếm thị trường. Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm, trưng bày, giới thiệu và bán các sản phẩm của công ty. Đồng thời cũng là nơi tiếp nhận các ý kiến đóng góp phản hồi từ khách hàng. Phòng kinh doanh nội địa: tổ chức tiêu thụ hàng hoá nội địa quản lý hệ thống các đại lý bán hàng cho công ty và tổng hợp theo dõi báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của hệ thống cửa hàng nội địa. Các xí nghiệp: cấp xí nghiệp thành viên có ban giám đốc xí nghiệp bao gồm: giám đốc, các phó giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra còn có tổ chức sản xuất, nhân viên tiền lương, cấp phát thống kê, cấp phát nguyên liệu. Dưới các trung tâm và cửa hàng có cửa hàng trưởng, các nhân viên.... 2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 2.1.2.3.1. Đặc điểm về bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ phần May Thăng Long. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Bộ máy kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán tài vụ ở công ty còn các xí nghiệp thành viên, các bộ phận trực thuộc bộ máy không tổ chức bộ máy riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu thập chứng cứ và ghi chép hạch toán giản đơn để chuyển về phòng kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, lập các báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kịp thời đầy đủ, chính xác giúp ban lãnh đạo của công ty ra quyết định đúng đắn ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Phòng kế toán tài vụ được biên chế 10 người, trong đó có một kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán và các kế toán viên bộ phận thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 13: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty. Phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiền Kế toán tiêu thụ TP Kế toán tập hợp CPGT Kế toán lương & BHXH Kế toán TSCĐ & vốn Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán vật tư Nhân viên thống kê tại XN Nhiệm vụ cụ thể như sau: - Phòng tài vụ: Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm thực hiện một phần hành kế toán khác nhau. Kế toán trưởng: Có vị trí đặc biệt trong việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện trong toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kế toán ở công ty, đề xuất thời gian với giá gốc về quy định hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên trong công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu cần thiết cho kế toán và kiểm tra kế toán. Kế toán tổng hợp: là ngời tập hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp sau đó lập báo cáo tài chính đồng thời là ngời giúp việc cho kế toán trưởng. Kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ, lao động diễn ra hàng ngày. Kế toán TSCĐ và vốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm, tình hình khấu hao TSCĐ, theo dõi các nhân viên vào các quỹ của công ty. Kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ thanh toán tiền lương và BHXH cho cán bộ công nhân viên của công ty, ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động, tính lơng và các khoản trích theo lương, phân bổ cổ phần, phân công đúng đối tợng sử dụng lao động. Đồng thời có đề xuất nhằm khai thác sử dụng có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có của công ty. Kế toán công nợ: theo dõi tình hình, tính toán công nợ với khách hàng, nhà nước và các ngân hàng mà công ty có giao dịch . Kế toán tập hợp chi phí và tính tổng sản phẩm: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí sản xuất trong kỳ thông qua báo cáo từ các xí nghiệp gửi lên và từ đó tính tổng sản phẩm của thành phẩm nhập kho. Kế toán tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm, hạch toán doanh thu. Kế toán tiền: có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh trong ngày tại công ty. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý số tiền hiện có của công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu chi hợp lệ đề xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ, phần thu chi , cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. - Tại các xí nghiệp thành viên có các thủ kho, nhân viên thống kê tại xí nghiệp, nhân viên thống kê phân xởng. 2.1.2.3.2. Đặc điểm công tác tổ chức kế toán ở Công Ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện chức năng kế toán của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quy trình hạch toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán để lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp đảm bảo công tác kế toán của công ty, nội dung theo đúng chế độ quy định đảm bảo công tác kế toán tiến hành một cách thường xuyên liên tục. Trình tự ghi sổ của công ty theo hình thức nhật ký chứng từ được tóm tắt như sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK Chứng Từ Chi phí sản xuất gđ1 Kế toán vật tư Chứng từ gốc: phiếu NK, XK... Thẻ kho Bảng phân bổ VL Sổ chi tiết TK1521, 1522 NKCT số 1,2, 4, 5 Sổ chi tiết TK141,331 Bảng tổng hợp chi tiêt NKCT số 7 Bảng kê số 3, 4, 5 M Sổ cái các TK152, 331, 621 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối kỳ 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc. Do đó vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, khuy áo, than, xăng, dầu, mực in, bao bì…Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng, khối lượng lớn. Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Do đó công tác bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công tác bảo quản nguyên vật liệu không chỉ ở chỗ chúng có khối lượng lớn mà còn do tính chất lý hóa của chúng. Bởi vậy để thuận tiện hơn cho công tác quản lý sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu công ty đã chia vật liệu thành các loại sau: 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu chính bao gồm: Vải ngoài, vải lót, xốp, bông. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm ( 60%- 70%). - Nguyên vật liệu phụ: Chỉ, khuy, nhãn mác, khóa… - Bao bì đóng gói: Bìa cứng, túi ni lông, hòm cát tông, đai. - Nhiên liệu: Xăng, dầu, dầu nhờn. 2.2.3. Công tác bảo quản, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. - Quản lý: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, nguyên vật liệu mua về nhập kho phục vụ cho nhu cầu sản xuất để bán tiêu thụ, đều do Tổng Giám đốc ký hết. Phó Tổng giám đốc chỉ được ký khi Tổng Giám đốc ủy quyền. Trên cơ sở đó phòng ( kinh doanh) kế hoạch phải đưa ra kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên số tồn kho nguyên vật liệu, số nguyên vật liệu đem vào sử dụng của những năm trước. Sau đó đưa ra kế hoạch triển khai và thông qua Tổng Giám đốc xét duyệt. Việc tổ chức thu mua do phòng kinh doanh đảm nhận. Kế hoạch được lập phải bảo đảm đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Khi mua nguyên vật liệu vận chuyển về kho, kế toán nguyên vật liệu, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch và thủ kho đồng thời quản lý về khối lượng, số lượng, quy cách, chủng loại căn cứ vào kế hoạch thu mua, các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Riêng kế toán nguyên vật liệu phải quản lý cả giá mua, chi phí thu mua, đối với vật liệu mua ngoài, chi phí vận chuyển bốc dỡ, đỗ từ cảng, sân bay về kho. - Bảo quản: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là vải, bông được nhập ngoại từ nhiều nước trên thế giới. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của chúng bị thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Ngoài ra các nguyên vật liệu khác như: hóa chất, xăng, dầu…mỗi loại đều có đặc điểm riêng quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã trình bày ở trên, cho nên công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ bảo quản nguyên vật liệu hợp lý và gồm các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho tàng được trang bị khá đầy đủ: Phương tiện phòng cháy chữa cháy, cân đo, đong đếm… để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản và hạch toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất công ty đã có 9 kho để bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau tránh hỏng hóc, hao hụt, mất mát và giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt hơn. - Sử dụng nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất theo định mức đó. Việc lập định mức đòi hỏi các xí nghiệp thành viên sản xuất phải sử dụng sao cho hợp lý tiết kiệm. Hơn nữa phòng kế hoạch còn xác định và định mức dự trữ tối đa, không bị gián đoạn và tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2.2.4. Đánh giá nguyên vật liệu. 2.2.4.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Khi nhập kho nguyên vật liệu công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán. Giá này được xác định tùy theo từng nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu căn cứ vào các chứng từ có liên quan như hóa đơn thương mại ( nhập khẩu), hóa đơn cước phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và các chi phí liên quan đến nhập khẩu nguyên vật liệu. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập khẩu được tính theo công thức. Giá thực tế Giá ghi trên Thuế nhập CP thu mua = + + NVL NK hóa đơn khẩu phát sinh - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước. Giá thực tế NVL Giá mua ghi trên CP thu mua phát = + nhập kho hóa đơn sinh nếu có - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc giá ước tính. - Đối với nguyên vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá nguyên vật liệu + Chi phí liên quan đến chế biến. 2.2.4.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Do nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm lớn về khối lượng, đa dạng về chủng loại mà hầu hết lại toàn được nhập từ nước ngoài. Cho nên luôn có sự biến động về giá cả, để tính giá nguyên vật liệu xuất kho công ty đã sử dụng hạch toán và sử dụng giá trung bình để làm giá tạm tính trong kỳ. Đến cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế qua phương pháp hệ số giá. Công thức tính. Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá trung bình= Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá trung Số lượng thực = x xuất kho trong kỳ bình tế xuất Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Hệ số giá NVL = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Hệ số Giá thực tế NVL = x xuất trong kỳ giá 2.2.5. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Công ty tổ chức công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ công việc ghi chép của thủ kho và kế toán. Theo đó ở kho chỉ theo dõi về mtj số lượng và giá trị. Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn… Công việc của thủ kho và kế toán có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Thẻ kho Báo cáo N- X- T Chứng từ xuất Chứng từ nhập Báo cáo vật liệu tồn Sổ chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. - Chứng từ sử dụng: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Công việc tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. - Hàng ngày khi có sự biến động của nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, kiểm tra số thực xuất để ghi vào các thẻ, tính số tồn vào cuối ngày hoặc cuối tuần vào từng thẻ kho. Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ liên quan khác cho phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giữa thủ kho và kế toán có lập một phiếu giao nhận các chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các chứng từ này. - ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng chỉ nhập, xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý của các chứng từ sau đó thấy đạt yêu cầu ký xác nhận vào phiếu giao nhận, và tiến hành phân loại sắp xếp số thứ tự phiếu nhập, xuất theo từng kho rồi ghi vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu. Mỗi tờ sổ theo dõi một loại nguyên vật liệu về cả số lượng và ( giá) trị giá nguyên vật liệu nhập- xuất- tồn. Cuối cùng kế toán tiến hành nhập số tiền vào máy tính để lên bảng hệ chi tiết nhập vật tư cho từng kho. - Cách lập sổ chi tiết vật liệu: + Đối với vật liệu nhập kho: Kế toan ghi vào sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Đối với vật liệu xuất kho: Do cuối quý mới tính được đơn giá thực tế vật liệu xuất, nên hàng ngày kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kế toán lập sổ chi tiết vật liệu. Cuối quý kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và tính đơn giá bình quân, tính trị giá vật liệu xuất kho. Căn cứ vào dòng cộng các sổ chi tiết của từng loại vật liêu, kế toán tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu trong kho. Mỗi dòng cộng của sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho. Biểu số 1: Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/ 10/ 2005 Tờ số 47/ 100 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Vải ngoài Đơn vị tính : kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 2.000. 2 5/ 10 2/ 10/ 2005 Nhập kho SXSP 2.000. 4.000. 3 15/ 10 6/10/ 2005 Xuất kho cho SX 2.000. 2.000. Cộng 2.000. 2.000. 2.000. Ngày… Tháng…Năm Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 2: Thẻ kho Tờ số: 50/ 100 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Vải lót Đơn vị tính : Kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 4.000. 2 10/ 10 3/ 10/ 2005 Nhập kho 3.000. 7.000. 3 30/ 10 10/10/ 2005 Xuất kho cho SX 3.500. 3.500. Cộng 3.000. 3.500. 3.500. Ngày… Tháng…Năm Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) 2.2.6. Thủ tục nhập- xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.6.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành: nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho hay gia công chế biến, khi về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long nguyên vật liệu chuyển về phải kèm hóa đơn mua hàng ( HĐ GTGT) phòng kinh doanh là một bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua nguyên vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Khi nhận được hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với các thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu, rồi lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu. Nếu thấy nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu phòng kinh doanh cũng tiến hành lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. - Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. + Một liên lưu tại kho để làm căn cứ vào thẻ kho. + Một liên gửi phòng kế toán kèm chứng từ gốc. + Một liên giao cho người nhận hàng để làm thủ tục thanh toán. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và gửi cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên ( một liên giao cho phòng kinh doanh, một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm những chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, hóa đơn cước phí vận chuyển… Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu. Hóa đơn kiêm phiếu NK ( giấy báo nhập hàng) Biên bản kiểm nghiệm Phiếu NK Kiểm tra số thực nhập Hợp đồng Thẻ kho 2.2.6.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho của công ty chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý doanh nghiệp, quản lý sản xuất và dùng cho các xí nghiệp thành viên. Ngoài ra còn bán, trao đổi với các đơn vị khác. - Xuất kho phục vụ cho sản xuất. Tại các nhà máy khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các bộ phận đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho thủ kho. Phiếu này được lập thành 4liên. Sau khi xuất kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu ( ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển tới đơn vị nhập. Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập, ngày tháng nhập cùng với người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. + Một liên lưu tại kho. + Một liên gửi phòng kế toán. + Một liên giao cho bộ phận sử dụng. + Một liên gửi phòng kế hoạch. - Xuất kho vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp. Người phụ trách bộ phận sử dụng căn cứ vào từng trường hợp để viết phiếu yêu cầu xuất kho. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, thủ tục lập phiếu xuất kho và ghi số thực xuất vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. + Một liên lưu tại kho. + Một liên gửi phòng kế toán. + Một liên gửi cho bộ phận sử dụng ( xí nghiệp, cửa hàng). Nếu xuất kho phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như biếu tặng thì chỉ cần lập 2 phiếu xuất kho, một cho phòng kế toán và một lưu tại kho. - Xuất kho để bán bên ngoài: Căn cứ vào hợp đồng hoặc nhu cầu của khách hàng phòng kinh doanh xét thấy hợp lý, hợp lệ lập phiếu xuất kho. Trong đó ghi rõ số lượng xuất và giao cho thủ kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. + Một liên lưu ở phòng kinh doanh. + Một liên thủ kho xuất giữ lại. + Một liên giao cho người lĩnh vật tư. - Xuất kho bán phế liệu: Khi bán giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng kế hoạch cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua và ghi số thực xuất vào thẻ kho. Hóa đơn xuất kho được lập thành 4 liên. + Một liên giao người mua. + Một liên thủ kho giữ. + Một liên gửi phòng kế toán. + Một liên gửi phòng kế hoạch. Định kỳ phiếu xuất kho được gửi lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trong các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho không cần tính đơn giá và thành tiền. Sơ đồ trình tự xuất kho nguyên vật liệu. Hợp đồng HĐ Phòng kinh Phiếu Thủ Xuất bán mua hàng phiếu doanh XK kho Xuât nội bộ xin lĩnh Biểu số 3: Công Ty CP May Thăng Long Mẫu số 02- VT 250 Minh Khai Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT Phiếu nhập kho Nợ TK 152: Số 5/ 10 Có TK 111: Ngày 2/ 10/ 2005 Họ tên người giao hàng: Nguyên Văn An- Kho số 2 Theo HĐ:….Số….Ngày….tháng….năm 2005 Nhập tại kho: Số 2. STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vải ngoài VU kg 2.000. 2.000. 408.500. 817.000.000. Cộng 817.000.000. Số tiền ( viết bằng chữ): Tám trăm mươi bảy triệu đồng chẵn. Ngày 2/ 10 / 2005 Thủ trưởng đvị Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho KT trưởng ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) Biểu số 4: Hóa đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT- 36L Liên 2: giao khách hàng AM/ 01- B Đơn vị bán hàng: Công ty dệt Nam Định Địa chỉ: Số TK: Mã số: 0100127195 Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Công Ty Cổ Phần May Thăng Long( Nguyễn T Hiền) Tên đơn vị: Công Ty CP May Thăng Long. Địa chỉ: 250 Minh Khai. Số TK: Mã số: 0100101107 Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Vải ngoài kg 2.000. 408.500. 817.000.000. Cộng tiền hàng : 817.000.000. Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 81.700.000. Tổng cộng tiền thành toán: 898.700.000. Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm chín tám triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 5: Công Ty CP May Thăng Long. 250 Minh Khai Phiếu xuất kho. Ngày 6/ 10/ 2005 Nợ TK 621:1.200.000. Có TK 152: 1.200.000. Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn An- địa chỉ( bộ phận).. Lý do xuất kho : Sản xuất. Xuất tại kho : Nguyên liệu Đơn vị: số 2 STT Tên quy cách, nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thanh tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải ngoài VU Kg 2.000. 2.000. 408.500. 817.000.000. 2 Vải lót VN Kg 3.500. 3.500. 301.000. 1.053.500.000. Cộng 1.870.500.000. Số tiền( viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm bảy mươi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 6/10/2005 Thủ trưởng đvị Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho KT trưởng ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) ( ký họ tên) VD: Phiếu chi só 302 chi tiền vận chuyển bốc dỡ vải ngoài kèm theo các chứng từ liên quan cả thuế GTGT là 45.150.000. Kế toán định khoản. Nợ TK152( vải ngoài): 43.000.000. Nợ TK133: 2.150.000. Có TK111: 45.150.000. Biểu số 6: Đơn vị: Công Ty CP May Thăng Long. Địa chỉ: 250 Minh Khai. Hóa đơn cước vận chuyển. Ngày 2/ 10/ 2005. Nợ TK152 Có TK111 Họ, tên khách hàng: Nguyễn Thanh Hiền. Địa chỉ: Công Ty CP May Thăng Long. Phương tiện vận chuyển:………………………… Loại đường:……………………………………… Khoảng cách vận chuyển:………………………….. Đi từ:……………………Đến:…………………… Ngày đi:…………………Ngày đến: ……………….. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Số hiệu tài khoản: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vận chuyển hàng hóa ĐVT Số lượng Thành tiền 1 Vải ngoài Kg 2.000. 43.000.000. Cộng x x 43.000.000. Tổng số tiền( viết bằng chữ) : Bốn mươi ba triệu đồng chẵn. Trong đó thuế: Hai triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua Người thu tiền Ngừời viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng đv (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) 2.2.7. Kế toán tổng hợp vật liệu ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các hiện tượng kế toán có nội dụng ở dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu ở công ty phong phú và đa dạng, kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tài khoản sử dụng để hạch toán biến động nguyên vật liệu trong kho, tại các doanh điểm trong doanh nghiệp là TK 152: “ Nguyên liệu, vật liệu”. Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên liêu, vật liệu theo giá trị thực tế. Kết cấu, nội dung: Bên Nợ: + Giá trị thực tế của NVL nhập kho. + Giá trị của nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho. Bên Có: + Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Các tài kkoản liên quan nghiệp vụ nhập vật tư: TK111, 112, 331, 141, 311. - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ xuất vật tư: TK154, 621, 627, 641, 642. 2.2.7.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào phần nhập trong phiếu kế toán ghi vào sổ chứng từ ghi sổ và từng kho riêng biệt. 2.2.7.1.1. Trường hợp nhập nguyên vật liệu chính. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu tổng hợp và kiểm tra các phiếu nhập kho cùng hóa đơn thương mại và tiến hành phân loại. Sau đó nhập số liệu vào máy tính để lên bảng kê chi tiết cho từng kho. Kế toán thanh toán căn cứ vào các phiếu chi, các hóa đơn cước phí vận chuyển… liên quan đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu để cuối tháng lập một bảng kê chứng từ. 2.2.7.1.2. Trường hợp nhập nguyên vật liệu phụ. Tại Công Ty Cổ Phân May Thăng Long nguyên vật liệu phụ được nhập từ nhiều nguồn với nhiều hình thức thanh toán khác nhau. Căn cứ vào các hóa đơn, phiếu nhập kho kế toán cũng tiến hành lên bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho, bảng kê chứng từ, bảng tổng hợp nhập vật tư như nguyên vật liệu chính. Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán chậm, kế toán đồng thời ghi vào sổ chi tiết thành toán với người bán. Trường hợp vay nguyên vật liệu về nhập kho kế toán cũng đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK138. Sổ này được mở mỗi năm một lần vào mỗi tháng đều tiến hành khóa sổ. Mỗi tờ sổ theo dõi một đối tượng. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hóa đơn cước phí vận chuyển, lưu kho bãi và chi phí khác liên quan đến chi phí thu mua nguyên vật liêu vào “ Sổ chi tiết chi phí mua nguyên vật liệu” cuối tháng căn cứ vào tổng số nhập kho, xuất kho lập bảng phân bổ chi phí thu mua nguyên vật liệu và lên phiếu kế toán giải trình tỷ lệ xuất kho. 2.2.7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Kế toán tổng hợp xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…các phiếu này đều được kế toán tính giá theo phương pháp trung bình nêu trên và ghi đơn giá, vào cột đơn giá của phiếu. Căn cứ vào từng loại phiếu xuất kho mà kế toán nguyên vật liệu tiến hành lên bảng kê chi tiết xuất vật tư, bảng tổng hợp xuất vật tư giống như phần nhập nguyên vật liệu. Đồng thời phân bổ cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Từ bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng và các nhật ký chứng từ có liên quan số 1, 2, 5, 7, 10…kế toán tiến hành lên bảng kê số 3. Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Bảng này cột hạch toán toàn bộ số liệu được lấy trên bảng tổng hợp vật tư. Sau khi tính toán được hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3, hệ số này được đưa sang bảng phân bổ số 2- tính giá thành vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho. Cột hạch toán của bảng phân bổ số 2 lấy từ bảng tổng hợp xuất vật tư. Số tổng nhập và tổng xuất theo giá hạch toán, giá thực tế đưa sang bảng kê số 3 tính ra giá tồn kho cuối tháng. Bảng phân bổ số 2 dùng để lên bảng kê 4, 5, 6. Định kỳ 3 tháng kế toán lập bảng kê và bảng phân bổ quý. Định kỳ theo quý 3 tháng một lần kế toán tổng hợp mở sổ cái chi tiết cho tài khoản 1521, 1522, 1523, 1524, 1527. Kế toán không mở tài khoản tổng hợp TK 152. Cuối quý căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, kế toán cân đối tài khoản lên sổ cái. - Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu. + Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại Công ty nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho Công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát, để có biện pháp xử lý kịp thời. + Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường mất nhiều thời gian. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê theo quy định kỳ 6 tháng một lần ở tất cả các kho. Mỗi kho được lập một ban kiểm kê gồm 3 người thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhận vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết, hay do cân đong đo, đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào “ biên bản kiểm kê” do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Trước khi lập báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: Thừa phát hiện qua kiểm kê: Nợ TK152 Có TK3381 Thiếu phát hiện qua kiểm kê: Nợ TK1381 Có TK152 Biểu số 7: Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa. Tài khoản 152 Tên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa: Vải ngoài. Đơn vị tính: 1.000.đ/kg. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ST SL ST SL ST 3+4 Tồn đầu tháng 331 430 2.000 860.000. 9 NK VL vải ngoài 111 430 2.000. 860.000. 4.000. 1.720.000. XK SXSP 621A 430 1.500. 645.000. 2.500. 1.075.000. XK SXSP 621B 430 1.000. 430.000. 1.500. 645.000. Cộng số PS 2.000. 860.000. 2.500. 1.075.000. 1.500. 645.000. Biểu số 8: Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất kho vật liệu. Đơn vị tính: 1.000. đồng Tên vật liệu Đơn vị tính Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ SL ST Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Vải ngoài Kg 2.000. 860.000. 2.000. 860.000. 2.500. 1.075.000. 1.500. 645.000. Vải lót Kg 4.000. 1.204.000. 2.000. 623.500. 3.500. 1.053.500. 2.500. 774.000. Khuy, chỉ Kg 1.000. 215.000. 1.800. 414.950. 800 172.000. 2.000. 457.950. Dầu máy Lít 1.000. 215.000. 1.000. 230.050. 500 107.500. 1.500. 337.550. Cộng 2.494.000. 2.128.500. 2.408.000. 2.214.500. Biểu số 9: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu ( TK152). Tháng 10/ 2005 Đơn vị tính: 1.000. đồng STT Chỉ tiêu TK152 “Nguyên liệu,Vât liệu” HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 I.Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng. Từ NKCT số 1 ( Có TK111) Từ NKCT số 2 ( Có TK112) Từ NKCT số 5 ( Có TK331) Từ NKCT số 6 ( Có TK151) Từ NKCT số 10 ( Có TK141) III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng IV. Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán V. Hệ số chênh lệch VI. Xuất dùng trong tháng VII. Tồn kho cuối tháng 2.064.000. 2.128.500. 55.900. 1.427.600. 645.000. 4.192.500. 2.128.500. 2.064.000. Biểu số 10: Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Đơn vị tính: 1.000. đồng STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK152 “Nguyên liệu, Vật liệu” HT TT 1 3 4 5 TK 621 “Chi phí NL, VL trực tiếp” TK621-A TK621- B TK627 “ Chi phí SXC” TK641 “ Chi phí bán hàng” TK642 “ Chi phí QLDN” Tổng cộng 2.300.500. 1.354.500. 946.000. 107.000. 300.500. 500.000. 3.208.000. Biểu số 11: Sổ cái TK152. Số dư đầu năm Nợ Có 2.580.000. Đơn vị tính: 1.000. đồng STT Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 9 Tháng 10 Cộng 1 2 3 NKCT số 1 ( 111) NKCT số 5 ( 331) NKCT số 10 ( 141) 55.900. 1.427.600. 645.000. 1 Cộng phát sinh Nợ 2.128.500. 2 Tổng phát sinh Có 3.208.000. 3 Số dư Nợ Cuối tháng Có 1.500.500. Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký họ tên) (Ký họ tên) Biểu 12: Sổ cái TK621. Năm 2006. Đơn vị tính: 1.000 đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 9 Tháng 10 TK152.1 2.128.500. TK152.2 172.000. Cộng số PS Nợ 2.300.500. Cộng số PS Có 2.300.500. Biểu 13: Sổ cái TK331. Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: Đơn vị tính: 1.000 đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 9 Tháng 10 TK 111 382.413. TK 112 3.080.000. TK 311 3.358.000. Cộng số phát sinh Nợ 6.820.413. Cộng số phát sinh Có 6.424.413. Số dư cuối Nợ Tháng Có 396.000. 2.2.8. Phương pháp lập các sổ kế toán tổng hợp. - Sổ cái TK621. + Phần ghi Có tài khoản đối ứng tài nợ với TK621 là cộng số phát sinh nợ căn cứ vào các cột ghi Có TK152.1, 152.2 và cột cộng dòng ghi Nợ TK621 trên NKCT số 7. + Phần tổng phát sinh Có, có giá trị bằng tổng phát sinh nợ vì cuối quý kết chuyển hết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK154. Chính vì vậy mà sổ cái TK621 không có số dư đầu quý và cuối quý. - Sổ cái TK331. + Phần ghi Có các tài khoản đối ứng với Nợ TK331 căn cứ vào các cột ghi Có các TK111, 112, 311, dòng cộng trên NKCT số 5. + Phần cộng số phát sinh có căn cứ vào cột cộng Có TK331, dòng cộng trên NKCT số 5. + Phần dư Nợ, dư Có cuối quý căn cứ vào dòng cộng, cột dư Có, Nợ cuối quý trên NKCT số 5. - Nhật ký chứng từ số 7. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. + Cột ghi Có các TK152.1, 152.2…căn cứ vào dòng cộng, cột ghi nợ các TK621, 627, 641, 642 trên các bảng tổng hợp xuất vật liệu chính, phụ. + Cột ghi Có các nhật ký chứng từ khác: căn cứ vào dòng cộng, cột ghi Nợ các TK627, 641, 642…trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2…liên quan. - Sổ cái TK1521, 1522. + Phần ghi Có các tài khoản đối ứng với Nợ TK1521, 1522…căn cứ vào nhật ký chứng từ liên quan như NKCT số 1, 2, 5, 10. + Phần tổng số phát sinh Có TK1521, 1522…căn cứ vào dòng cộng của bảng tổng hợp xuất vật liệu chính, phụ. + Phần dư cuối quý được tính bằng số dư đầu quý cộng tổng phát sinh Nợ trừ đi tổng phát sinh Có. Số dư đầu quý được lấy từ số dư cuối quý trước. Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 3.1. Nhận xét chung về phương pháp quản lý và công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn trong cơ chế thị trường, công tác kế toán đóng vai trò rất trọng yếu trong sự trường tồn và phát triển của Công ty. Công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc của hạch toán kế toán. Do vậy, cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin quan trọng cho nhà quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty, được tiếp cận với thực tế sản xuất kinh doanh, công tác quản lý, công tác tài chính ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long với mong muốn hoàn thiện thêm công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, qua chuyên đề này, em xin mạnh dạn trình bày những ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và công tác kế toán của Công ty, tìm ra đâu là nhân tố chi phối để từ đó đề ra những ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng sao cho kế toán thực sự là công cụ hữu hiệu trong công tác quản lý doanh nghiệp. 3.1.1. Ưu điểm. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét đến cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức kỹ thuật, quản lý… Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong các ngành sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tựu đáng kể sau: 3.1.1.1. Về chế độ lập và luân chuyển chứng từ. - Đối với công tác hạch toán, từ lập chứng từ đến luân chuyển và lưu trữ chứng từ đều được Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Các phiếu xuất kho, nhập kho đều được ghi đầy đủ những nội dung cần thiết tạo thuận lợi cho việc phân loại lưu trữ và tìm kiếm chứng từ, ví dụ phiếu xuất kho có ghi rõ ràng lý do xuất kho, bộ phận sử dụng, xuất kho tại kho nào…các chứng từ liên quan đến nhập kho đều được lưu theo từng nghiệp vụ, chẳng hạn các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập kho do mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt bao gồm hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Khi được ghim lại với nhau thành một bộ chứng từ, giúp kế toán ghi sổ và kiểm tra số liệu trên sổ dễ dàng hơn. - Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu được kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. Ví dụ phiếu xuất kho bao giờ cũng được lập ít nhất làm hai liên, một liên giao cho thủ kho và một liên giao cho kế toán vật liệu phục vụ cho việc ghi thẻ kho ở kho và ghi sổ chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. 3.1.1.2. Về dự trữ và bảo quản. - Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ, không lãng phí vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số vật liệu tồn kho không cần thiết. - Hệ thống kho tàng được tổ chức quản lýkhoa học phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã áp dụng như: Kho nguyên liệu, kho phụ liệu, kho phụ tùng…Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập xuất vật liệu, đảm bảo đúng yêu cầu về bảo quản vật liệu.Như vậy việc tổ chức kho tàng đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc hạch toán, giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. Từ đó giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời. 3.1.1.3. Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do vậy vật liệu được đáp ứng kịp thời cho sản xuất và tránh lãng phí. 3.1.1.4. Về tổ chức công tác kế toán chi tiết và tổng hợp. Công ty đã xây dựng sử dụng hệ thống sổ kế toán theo đúng chế độ, mẫu biểu mà Nhà nước ban hành. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hình thức kế toán ghi sổ phù hợp. Kế toán chi tiết phương pháp ghi thẻ song song, việc tổ chức hạch toán ở Công ty là phù hợp với đặc điểm. - Về tổ chức hạch toán chi tiết. Công tác kế toán chi tiết ở Công ty đã đáp ứng được yêu cầu thông tin thường xuyên, liên tục của các đối tượng sử dụng. Tại bất kỳ thời điểm nào trong quý kế toán cũng có thể cung cấp thông tin chính xác về số lượng tồn của từng loại vật liệu, thuận lợi cho việc kiểm tra, phát hiện sớm những hao hụt mất mát về nguyên vật liệu tồn kho. Công việc của thủ kho không chỉ dừng lại ở việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn và phản ánh vào thẻ kho mà cuối mỗi quý kế toán còn lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu tạo điều kiện cho việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán được dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của nhân viên kế toán. - Về tổ chức công tác kế toán tổng hợp. + Công tác kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu được tổ chức rất khoa học và hợp lý, đáp ứng được yêu cầu kiểm tra đối chiếu và yêu cầu tập hợp chi phí vật liệu để tính giá thành sản phẩm mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức của nhân viên kế toán. + Công ty không lập bảng phân bổ vật liệu vào bảng kê số 4, không tổ chức tập hợp chi phí vật liệu theo từng phân xưởng mà chỉ tập hợp chi phí cho toàn doanh nghiệp. Tổ chức kế toán như vậy là phù hợp với thực tế sản xuất của Công ty. Như ta đã biết thì hoạt động chủ yếu của Công ty là gia công xuất khẩu, để đáp ứng những đơn đặt hàng rất lớn của đối tác nước ngoài với điều kiện về thời gian giao hàng rất chặt chẽ thì Công ty phải cha đơn đặt hàng cho các xí nghiệp. Một mã hàng sản xuất ra có thể xuất phát từ những xí nghiệp khác nhau. Do đó để tính giá thành cho từng mã hàng thì việc tập hợp chi phí vật liệu theo từng phân xưởng là không cần thiết. + Để theo dõi tình hình xuất vật liệu Công ty lập bảng kê xuất vật liệu và bảng tổng hợp xuất vật liệu. Bảng tổng hợp xuất vật liệu có thể đối chiếu báo cáo vật liệu tồn với báo cáo nhập vật liệu ở từng bộ phận sử dụng. Có thể khái quát tổ chức kế toán chi tiết và tổng hợp ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc: Phiếu nhập Phiếu xuất Hóa đơn Sổ chi tiết TK1521, 1522 Thẻ kho Bảng kê xuất VL Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5 Nhật ký chứng từ số 7 Báo cáo vật liệu tồn. Báo cáo nhập xuất tồn kho. Bảng tổng hợp xuât vật liệu. Báo cáo nhập VL ở bộ phận sử dụng. Sổ cái các TK152, 331, 621. Báo cáo kế toán. Hiện nay chúng ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường. Trong quá trình chuyển biến đó, mỗi đơn vị luôn tìm cách hoàn thiện thay thế và sửa đổi những điều không phù hợp. Công Ty Cổ Phần May Thăng Long phát huy những ưu điểm vốn có, đã và đang tìm cho mình những bước đi mới. Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đóng góp trong sự nghiệp phát triển của Công ty. 3.1.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm trên, Công Ty Cổ Phần May Thăng Long còn có những hạn chế tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Khi hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp bàn cắt thì đầu tấm, đầu nối thường được hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp nhưng trong nhiều trường hợp, đầu tấm, đầu nối có thể sử dụng để may các chi tiết phụ của các mã hàng khác. Nếu Công ty hạch toán toàn bộ chi phí vật liệu chính vào sản phẩm đã hoàn thành thì giá thành sản xuất của sản phẩm đã hoàn thành thực tế tiêu hao. Đặc biệt với hàng gia công, thường thì định mức thực tế của các xí nghiệp thấp hơn định mức trong hợp đồng, phần thừa này được Công ty theo dõi chi tiết hơn trên “ Báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu” nhưng lại không được tính trừ vào chi phí sản xuất ( ghi giảm chi) nên dẫn đến việc tính giá thành thiếu chính xác ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Công ty trong chấp nhận đơn đặt hàng, xác định kết quả đối với từng mã hàng… 3.2.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. - ý kiến 1: Về công tác quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở Công ty rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày nên việc hạch toán gặp rất nhiều khó khăn. Nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý thì cần phải biết một cách đầy đủ số liệu có và tình hình biến động của từng thứ từng loại vật liệu. Hơn nữa để thuận tiện cho công tác đối chiếu giữa các đơn vị liên quan như: Đối chiếu giữa phòng kế toán với kho, giữa các kế toán với các xí nghiệp, với phòng kế hoạch…theo em Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu: sổ này mở ra nhằm quy chuẩn tên gọi của từng loại vật liệu, tên vật liệu sẽ được đặt dưới các mã số thống nhất. Đây là bước mở đầu cho việc thực hiện đưa phần mềm vi tính vào hạch toán. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty. - ý kiến 2: Về sổ chi tiết tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”. ở Công ty sổ chi tiết tài khoản 331 được dùng để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán. Tất cả các đơn vị bán Công ty đều ghi chung trong một sổ chi tiết, với số lượng đơn vị bán nhiều các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên được ghi tuần tự trên cùng một sổ. Do đó kế toán rất khó khăn trong công tác tập hợp số liệu của từng đơn vị bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng người bán trên những trang sổ nhất định ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, số dư đầu quý, số hóa đơn ngày ký nhập theo dõi chi tiết từng lần Công ty thanh toán với người bán. Cuối quý cộng số phát sinh theo cột tài khoản có liên quan và tính ra số dư cho từng người bán cụ thể. - ý kiến 3: Về công tác quản lý chứng từ. Để đảm bảo mỗi cá nhân liên quan có trách nhiệm bảo quản chứn từ kế toán, tôi xin có kiến nghị: trong công tác vật liệu khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ. Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất loại vật liệu vải ngoài trong quý 3 năm 2005 định kỳ khi giao nhận chứng từ kế toán và thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm với chứng từ nhập xuất. -ý kiến 4: Về hoàn thiện công tác tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng. Trên cơ sở đối tượng kế toán tập hợp chi phí, để đáp ứng nhu cầu quản lý giá thành theo từng đơn đặt hàng, công tác tính giá thành ở Công ty cần được hoàn thiện như sau: + Đối tượng tính giá thành: là từng đơn vị đặt hàng. Sau đó trong từng đơn đặt hàng lại tính giá thành cho từng mã hàng thuộc đơn đặt hàng đó. + Kỳ tính giá thành: chu kỳ sản xuất của một đơn đặt hàng từ một đến hai thường phụ thuộc vào độ lớn, độ phức tạp của sản phẩm. Vì vậy khi nào đơn đặt hàng hoàn thành thì mới tính giá thành cho đơn đặt hàng đó. Lúc này kỳ tính giá thành phù hợp với chu kỳ sản xuất nhưng lại không phù hợp với chu kỳ báo cáo ( ở đây Công ty nên thay đổi chu kỳ báo cáo là hàng tháng). + Phương pháp tính giá thành: Công ty nên áp dụng phương pháp đơn đặt hàng tức là khi đơn đặt hàng hoàn thành thì tổng chi phí sản xuất đã tập hợp được theo từng đơn đặt hàng cũng chính là tổng giá thành của đơn đặt hàng đó. Với những đơn đặt hàng còn đang sản xuất dở dang thì chi phí tập hợp được theo những đơn đặt hàng đó đều là chi phí sản xuất dở dang. + Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nên theo dõi chi tiết theo từng mã hàng nhưng hiện nay cần chi tiết cho từng đơn đặt hàng. + Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: nên tập hợp theo đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và để giản tiện cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì hàng tháng căn cứ vào sản lượng của từng xí nghiệp đối với từng đơn đặt hàng để tính ra khoản mục chi phí nhân công trực tiếp phân bổ cho đơn đặt hàng đó. + Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung: Công ty nên tập hợp chi phí sản xuất chung theo từng xí nghiệp và tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng mà xí nghiệp sản xuất vào cuối tháng. Tiêu chuẩn phân bổ mà Công ty nên chọn là sản lượng quy đổi của đơn đặt hàng đó. Kết luận: Kế toán nguyên vật liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung cũng như trong doanh nghiệp may mặc nói riêng. Công tác hạch toán nguyên vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, từ đó tăng tích lũy vốn tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán Nguyên Vật Liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục nhằm góp một phần nhỏ bé để làm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu của Công ty. Cũng trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã học được ở trường. Do thời gian thực tập hạn chế những hiểu biết còn non kém nên chắc chắn chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong có được sự góp ý của các thầy cô để bài viết này của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn cùng các thầy cô giáo trong khoa và các cô, các chú, các anh chị làm việc trong phòng kế toán Công Ty Cổ Phần May Thăng Long trong thời gian thực tập vừa qua đã giúp đỡ em hoàn thành phần chuyên đề của mình. Hà Nội, ngày 02 tháng 01 năm 2007.