Chuyên đề Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - Dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội

ty TNHH Tân Tiến Đạt, Công ty Xăng dầu Việt Nam, Cửa hàng 101 Hàng Chiếu,... Trong quá trình triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế, phòng Kế toán - Tài chính có nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền theo điều khoản thanh toán đã ký kết trên cơ sở giấy đề nghị chuyển tiền của phòng Cung ứng. 1.2. Chứng từ và thủ tục nhập kho Theo hợp đồng kinh tế ký kết của Công ty với nhà cung cấp, khi nguyên vật liệu về đến kho của Công ty. Do yêu cầu cao về kỹ thuật, chất lượng của nguyên vật liệu nên bộ phận kỹ thuật kết hợp với kế toán vật tư, thủ kho phải tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu theo hoá đơn đặt hàng về số lượng, quy cách, phẩm chất... Sau đó, tiến hành so sánh những điều khoản liên quan đến hàng nhập kho trên hợp đồng và hoá đơn của người bán lập để lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Khi hoàn thành kiểm nghiệm cả chuyến hàng , căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” (do người bán lập ghi rõ số lượng, đơn giá và thành tiền), “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” phòng Cung ứng lập “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”. “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật” là chứng từ Công ty sử dụng để nhập kho vật tư. Đây là mẫu phiếu nhập kho áp dụng thống nhất trong ngành Bưu Điện, được xây dựng trên cơ sở mẫu phiếu nhập kho mẫu 01 - VT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 1141 - tài chính/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 trong đó có bổ sung một số mục như chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng... “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật” được lập thành 5 liên: Một liên lưu tại cuống của phòng Cung ứng Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết Một liên gửi lên phòng Kế toán – Tài chính để kế toán vật tư ghi vào thẻ chi tiết vật tư Một liên gửi cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu vật tư. Biểu số 3.1 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B Ngày 20 tháng 11 năm 2002 No: 040492 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Địa chỉ: 14/203 Tôn Đức Thắng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100686223 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đơn vị: Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0100778869 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dây xoắn đôi m 900,000 198 178,200,000 2 Dây sắt mạ kẽm kg 5,000 7273 36,365,000 3 Hạt nhựa PVC kg 8,000 12818 102,544,000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ : 317,109,000 Tiền thuế GTGT : 31,710,900 Tổng cộng tiền thanh toán : 348,819,900 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn tám triệu tám trăm mười chín nghìn chín trăm đồng Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký, đóng dấu) Biểu số 3.2 Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm -------- (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày tháng năm 2002 Số: 21 Căn cứ vào Hoá đơn số 040492 ngày 20 tháng 11 năm 2002 của Công ty TNHH Tân Tiến Đạt và HĐKT số 62 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Nguyễn Quang Thành Trưởng ban Ông Nguyễn Minh Quang Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Dây xoắn đôi B0101 m 900.000 900.000 2 Dây sắt mạ kẽm B0102 kg 5.000 5.000 3 Hạt nhựa PVC B0103 kg 8.000 8.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Nguyên vật liệu đã được nhập kho đúng quy cách phẩm chất theo như hợp đồng đề ra. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Minh Quang Lê Viết Phán Nguyễn Quang Thành (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Phiếu nhập vật tư kỹ thuật 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhập kho: Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi 1 dòng trên thẻ kho. Cuối kỳ, thủ kho tính ra số tồn kho. Biểu số 3.4: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Thẻ kho chi tiết Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Dây thép mã kẽm Mã số: 02 Đơn vị tính: m Hoá đơn Nội dung Nhập Xuất Số Ngày Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Dư đầu kỳ 964 7.273 7.011.172 873 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 5.000 7.273 36.365.000 872 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 2.927 7.273 21.288.071 2524 29/11 Xuất XVL 7.927 7.273 57.653.071 Cộng PS 7.927 57.653.071 7.927 57.653.071 Dư cuối kỳ 964 7.273 7.011.172 Tại phòng Kế toán: Khi nhận “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”, kế toán chi tiết tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng, giá mua, tổng giá trị hàng nhập trên “Hoá đơn bán hàng” của nhà cung cấp với “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”. Sau đó, phản ánh giá trị nguyên vật liệu nhập kho lên “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, mỗi bảng kê được lập cho một nhà cung cấp. Kết cấu “Bảng kê chi tiết nhập vật tư” được thể hiện ở biểu sau: Biểu số 3.5: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Mã số: B070 Nợ TK 338 Có các TK ... Stt Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số Ngày 1 872 28/11 Nhập NVL 69.946.218 63.587.471 6.358.747 Cầu Diễn 2 821 28/11 Nhập NVL 348.819.900 317.109.000 31.710.900 Cầu Diễn Tổng cộng 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Kế toán Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ các “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, kế toán chi tiết lập “Bảng kê tổng hợp nhập vật tư” để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu “Bảng tổng hợp nhập vật tư” như sau: Biểu số 3.6: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê Tổng hợp nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 338 Có các TK ... STT Nội dung Mã số Tổng cộng TK 331 TK Thuế GTGT 1 Công ty TNHH Tân Tiến Đạt B070 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Tổng cộng 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) 1.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty DVVT BĐHN 1.4.1. Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu tại Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ về nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật tư kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. TK 152 tại Công ty Dịch vụ được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu xưởng TK 1522: Nhiên liệu Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111 “Tiền mặt” (Trường hợp mua vật liệu nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thuế GTGT khối kinh doanh khác”, TK 331 “Phải trả người bán” (Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với nhà cung cấp). 1.4.2. Trình tự hạch toán: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội được thể hiện qua hệ thống sổ sau: Cuối tháng căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập vật liệu”của từng loại nguyên vật liệu (Các bảng này được lập trên cơ sở các phiếu nhập kho). Kế toán vật liệu sẽ lập “Chứng từ ghi sổ” cho mỗi “Bảng tổng hợp nhập vật liệu”, từ “Chứng từ ghi sổ” nhập số liệu vào máy vi tính. Với Bảng kê tổng hợp nhập vật tư nêu trên kế toán ghi trên chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 3.7: Bưu Điện Hà Nội Số VT003/NVL Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Nhập NVL cho xưởng sản xuất dây thuê bao 1521 01.03 331 380 969 471 tháng 11/2002 Thuế GTGT 13635 14.07 331 38 069 647 đầu vào Cộng 418 766 118 Kèm theo chứng từ Phiếu nhập vật tư và chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Sau khi ghi vào Chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính. Kế toán khai báo các thông tin về nguyên vật liệu như: Mã vật tư, nơi bảo quản, đối tượng dùng,... và khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính. Máy sẽ tự xử lý và cho ra các sổ, báo cáo theo yêu cầu của kế toán. Tại Công ty Dịch vụ Vật tư, Sổ Cái các tài khoản được thể hiện dưới tên gọi Sổ chi tiết. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng tài khoản. Cùng với Chứng từ ghi sổ trên, ta có Sổ chi tiết tài khoản 1521 và như sau: Biểu số 3.8: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 1521 - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho SXKD Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày CT Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/NVL Nhập NVL của CTy TTĐ 01.03 331 380.696.471 Dư đầu kỳ 7.900.719 Phát sinh 380.696.471 Luỹ kế phát sinh 4.228.149.616 3.860.932.504 Dư cuối kỳ 388.597.190 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 3.1: Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ thu mua nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Người bán Bộ phận mua hàng Nhu cầu mua hàng Bộ phận nhận hàng Kế toán thanh toán với người bán Kế toán vật tư Kho 1 4 5 3 4 3 2 Chú thích sơ đồ: (1) - Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, Trưởng Đội kho vận chuyển yêu cầu vật tư kỹ thuật lên phòng Cung ứng( Bộ phận mua hàng). (2) - Bộ phận mua hàng (Phòng Cung ứng) soạn thảo hợp động, trình Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp: 1 bản chuyển cho nhà cung cấp; 1 bản cùng hồ sơ liên quan chuyển phòng KT - TC theo dõi thanh toán; 1 bản kế hoạch nhận hàng chuyển bộ phận nhận hàng và kho để chuẩn bị kế hoạch nhận hàng. (3) - Bộ phận hàng hoá (Phòng Cung ứng) kiểm tra khi nhận hàng, làm thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho phòng kế toán. (4)- Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thống kê vật tư. (5) - Kế toán thống kê vật tư ghi sổ chi tiết vật tư hàng hoá, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán với người bán. Kế toán thanh toán với người bán đối chiếu hoá đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK331) với từng nhà cung cấp. 2. Hạch toán thu mua Công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 2.1. Chứng từ sử dụng: Đối với công cụ- dụng cụ Công ty tiến hành mua trực tiếp. Phòng Cung ứng tìm các nhà cung cấp rồi lựa chọn thông qua, so sánh theo các tiêu chuẩn chất lượng,... Các chứng từ sử dụng của công cụ- dụng cụ cũng là các Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập vật tư kỹ thuật. Phiếu nhập vật tư kỹ thuật của công cụ- dụng cụ được lập thành 5 liên: Một liên lưu tại cuống của phòng Cung ứng Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết Một liên gửi lên phòng Kế toán- Tài chính để kế toán vật tư ghi vào bảng kê chi tiết Một liên gửi cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu công cụ- dụng cụ Biểu số 3.9: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B Ngày 20 tháng 11 năm 2002 No: 061762 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Địa chỉ: 14/203 Tôn Đức Thắng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100686223 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đơn vị: Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0100778869 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Tủ làm việc cái 6 1.272.727 7.636.362 2 Bàn làm việc cái 1 500.000 500.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ : 8.136.362 Tiền thuế GTGT : 813.638 Tổng cộng tiền thanh toán : 8.950.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký, đóng dấu) Phiếu nhập vật tư kỹ thuật 2.2. Hạch toán chi tiết: ở kho: hàng ngày căn cứ vào các Phiếu nhập vật tư kỹ thuật để ghi vào thẻ kho theo từng thứ công cụ - dụng cụ. Cuối ngày, thủ kho xác định số tồn kho của từng thứ công cụ - dụng cụ để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho chi tiết. ở phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập kho để nhập số liệu vào Bảng chi tiết và Bảng tổng hợp vật tư. Cuối tháng kế toán xuống kho, nhận thẻ kho về để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu tương ứng trên các Bảng kê. Biểu số 3.11: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty Tân Tiến Đạt Mã số: B026 Nợ TK 338 Có các TK ... Stt Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số Ngày 1 617 21/11/02 Nhập CC-DC 8.950.000 8.136.362 813.638 2 873 28/11/02 Nhập CC-DC 6.600.000 5.999.999 600.001 Tổng cộng 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Kế toán Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ các “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, kế toán chi tiết lập “Bảng kê tổng hợp nhập vật tư” để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu “Bảng tổng hợp nhập vật tư” như sau: Biểu số 3.12: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê Tổng hợp nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 338 Có các TK ... STT Nội dung Mã số Tổng cộng TK 331 TK Thuế GTGT 1 Nhập vật tư TK 153 B026 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Tổng cộng 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) 2.3. Hạch toán tổng hợp nhập kho công cụ- dụng cụ: 2.3.1. Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu và công cụ- dụng cụ tại Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để theo dõi tình hình nhập kho công cụ- dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư kế toán sử dụng tài khoản 153 “Công cụ- dụng cụ” Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. TK 153 tại Công ty Dịch vụ Vật tư không chi tiết thành tiểu khoản. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111 “Tiền mặt” (Trường hợp mua công cụ- dụng cụ nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thuế GTGT khối kinh doanh khác”, TK 331 “Phải trả người bán” (Trường hợp mua công cụ- dụng cụ chưa thanh toán với nhà cung cấp). 2.3.2. Trình tự hạch toán: Tương tự như trình tự hạch toán tổng hợp của vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”của từng loại. Kế toán vật tư sẽ lập “Chứng từ ghi sổ” cho mỗi “Bảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”, từ “Chứng từ ghi sổ” nhập số liệu vào máy vi tính. Biểu số 3.13: Bưu Điện Hà Nội Số VT002/CC-DC Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Nhập CC-DC cho Xưởng VL tháng 11/2002 153 06.17 331 14.136.361 Thuế GTGT đầu vào 13635 14.07 331 1.413.369 Cộng 15.550.000 Kèm theo chứng từ Phiếu nhập vật tư và chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 3.14: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 153 _ Công cụ- dụng cụ Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày Công ty Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/ CC-DC Nhập CC-DC 06.17 331 14.136.361 Dư đầu kỳ 13.739.526 Phát sinh 14.136.361 Luỹ kế phát sinh 77.879.487 Dư cuối kỳ 14.136.361 63.743.126 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) IV. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 1. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 1.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất kho để sản xuất dây thuê bao. Khi có nhu cầu dùng nguyên vật liệu để sản xuất, Xưởng vật liệu sẽ làm Giấy đề nghị xuất vật tư cho Xưởng Vật liệu. Giấy này sẽ được gửi lên phòng Cung ứng để phòng Cung ứng xem xét và trình Giám đốc phê duyệt. Khi có sự đồng ý của Giám đốc Công ty, phòng Cung ứng sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho khi nhận được “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ tiến hành làm thủ tục xuất kho theo đúng khối lượng của nguyên vật liệu ghi trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và ghi số lương thực xuất vào phiếu. Phiếu này được lập thành 5 liên: 1 liên lưu ở cuống tại phòng Cung ứng 1 liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho 1 liên gửi lên phòng Kế toán để kế toán vật liệu ghi vào thẻ chi tiết vật tư 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán 1 liên chuyển đến cho kế toán máy để vào máy số liệu xuất nguyên vật liệu. Biểu số 4.1: Công ty Dịch vụ Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xưởng Vật liệu Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- Giấy đề nghị cấp vật tư Kính gửi: Ông Giám đốc Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đồng kính gửi: Phòng Cung ứng. Xưởng Vật liệu kính đề nghị quý phòng Cung ứng cung cấp vật tư phục vụ sản xuất gồm những loại sau: STT Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng 1 Hạt nhựa PVC kg 11.300 2 Dây xoắn đôi m 900.000 3 Dây mạ kẽm kg 7.927 4 Nhãn bao bì cái 3.605 5 Dầu nhờn lít 40 6 Dầu hoả lít 15 7 Mỡ kg 6 Ngày tháng năm 2002 Đội Trưởng Trương Xuân Hồng (Đã ký) Biểu số 4.2: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Mẫu số :01/3L Mã số thuế: Seri: CA/2001 Ngày 29 tháng 11 năm 2002 Số: 002524 Liên 3: Nội bộ Tên đơn vị: Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Thành phố Hà nội Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Kèm theo lệnh điều động số: không số ngày 18 tháng 10 năm 2002 Của: Giám đốc Công ty Dịch vụ Vật tư Về việc: Tên người vận chuyển: Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Kho Cầu Diễn Nhập tại kho: Xưởng Vật liệu STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Dây thép mạ kg 7.927 7.273 57.653.071 2 Hạt nhựa PVC kg 11.300 12.818 144.843.400 3 Dây xoắn đôi m 900.000 198 178.200.000 4 Màng PHươNG PHáP kg 43,5 20.455 889.792,5 Cộng: 381.586.263,5 Xuất, ngày 29 tháng 11 năm 2002 Nhập, ngày.....tháng... năm .... Người lập phiếu nhập Người kiểm soát Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) 1.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty DVVT BĐHN Kế toán chi tiết nguyên vật liệu khi nhận được “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính và in ra Bảng kê chi tiết xuất vật tư.Từ Bảng kê chi tiết, kế toán lập Bảng kê tổng hợp xuất vật tư. Kết cấu của các Bảng kê như sau: Biểu số 4.3: Công ty Dịch vụ Vật tư Bảng kê chi tiết xuất vật tư Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Xuất Xưởng Vật liệu Mã số: TV.14 Nợ TK ..., Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 1521 TK ... TK ... Số liệu Ngày tháng 2524 29/11/2002 Xuất NVL cho Xưởng Vật liệu 381.586.264 381.586.264 Tổng cộng 381.586.264 381.586.264 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Biểu số 4.4: Công ty Dịch vụVật tư Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Đối với khách hàng trong Bưu điện Hà Nội. Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 632, Có các TK .... TT Nội dung Mã số Tổng số TK 1521 TK ... TK ... 1 Xưởng Vật liệu TV.14 381.586.264 381.586.264 Tổng cộng 381.586.264 381.586.264 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) 1.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho: 1.3.1. Tài khoản sử dụng: Trong quá trình xuất nguyên vật liệu, ngoài việc sử dụng tài khoản 1521, Công ty còn sử dụng TK 15488 (Vật liệu thuộc Xưởng Vật liệu) 1.3.2. Trình tự hạch toán: Cuối tháng, căn cứ vào “Bảng tổng hợp xuất vật liệu” của từng loại (Bảng này được lập trên cơ sở các Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kế toán vật tư sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Biểu số 4.5: Bưu Điện Hà Nội Số VT004/NVL Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Xuất NVL cho xưởng sản xuất dây thuê bao 1521 02.02.3 1521 380 969 471 tháng 11/2002 Cộng 380 969 471 Kèm theo chứng từ Phiếu xuất kho và Bảng kê Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ Chứng từ ghi sổ kế toán nhập số liệu vào may vi tính. Với Chứng từ ghi sổ trên ta có sổ chi tiết TK 1521 (hay Sổ Cái TK 1521): Biểu số 4.6: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 1521 - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho SXKD Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày CT Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/NVL Nhập NVL 01.03 331 380.696.471 30/11/02 30/11/02 VT004/NVL Xuất NVL 01.03 15488 381.586.264 Dư đầu kỳ Phát sinh Luỹ kế phát sinh Dư cuối kỳ 7.900.719 380.696.471 4.228.149.676 7.010.926 381.586.264 4.242.518.768 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 4.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TK 111, 112 TK 1521 TK 15488 Mua vật liệu thanh toán bằng TM, TGNH Thuế GTGT đầu vào Xuất vật liệu cho XVL TK 331 Mua vật liệu chưa thanh toán với người bán Sơ đồ 4.2: Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ xuất vật tư cho Xưởng vật liệu tại Công ty dịch vụ vật tư Bưu điện Hà nội Yêu cầu xuất vật tư Phòng Cung ứng Kho Phòng Cung ứng Kế toán chi tiết xuất vật tư Kế toán tổng hợp 1 2 3 3 Chú thích sơ đồ: Khi có nhu cầu về sản xuất dây thuê bao, Xưởng vật liệu lập Phiếu yêu cầu vật tư kỹ thuật gửi lên phòng Cung ứng. Phòng Cung ứng xem xét khả năng cung ứng vật tư của cơ quan sẽ trình lên Giám đốc duyệt. Sau khi dược sự đồng ý của Giám đốc, phòng Cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và chuyển một liên của phiếu này xuống kho. Thủ kho sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào thẻ kho chi tiết. Đồng thời kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vào các sổ tương ứng. 2. Hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ tại Công ty: 2.1. Chứng từ sử dụng: Tại Công ty Dịch vụ Vậti tư Bưu Điện Hà Nội, công cụ - dụng cụ khi xuất dùng được phân bổ theo phương pháp sau: phân bổ 50% giá trị thức tế công cụ - dụng cụ. xuất dùng ngay trong tháng đầu tiên đưa vào sử dụng, đến tháng cuối cùng khi hết giá trị sử dụng thì Công ty tiến hành phân bổ tiếp 50% giá trị còn lại. Ví dụ: Một máy điện thoại có giá trị 200.000 đồng đưa vào sử dụng vào tháng 2 mà đến tháng 11 không thể sử dụng được nữa thì Công ty sẽ tiến hành phân bổ như sau: Tại tháng 2, Công ty phân bổ 100.000 đồng vào chi phí. Các tháng tiếp theo, Công ty không tiến hành phân bổ. Đến tháng 11 Công ty phân bổ 100.000 đồng giá trị còn lại của công cụ – dụng cụ. Các chứng từ được sử dụng để hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ bao gồm: Bảng kê phân bổ công cụ – dụng cụ và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 4.7: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Mẫu số :01/3L Mã số thuế: Seri: AA/2002 Ngày 16 tháng 12 năm 2002 Số: 002716 Liên 3: Nội bộ Tên đơn vị: Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Thành phố Hà nội Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Kèm theo lệnh điều động số: không số ngày 30tháng 09 năm 2002 Của: Giám đốc Công ty Dịch vụ Vật tư Về việc: Cấp ĐT di động Tên người vận chuyển: Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Kho Cầu Diễn Nhập tại kho: Xưởng Vật liệu - Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Máy ĐT di động 8310 Bộ 1 1 4.430.000 Cộng 4.430.000 Xuất, ngày ... tháng ... năm 2002 Nhập, ngày.....tháng... năm .... Người lập phiếu Người kiểm soát Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) 2.2. Hạch toán chi tiết xuất dùng công cụ - dụng cụ: Thủ kho sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào Thẻ kho chi tiết. Kế toán chi tiết khi nhận các Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội, tiến hành lập các Bảng kê. Biểu số 4.8: Công ty Dịch vụ Vật tư Bảng kê chi tiết xuất vật tư Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Xuất Xưởng Vật liệu Mã số: A.11 Chứng từ Nội dung Tổng số TK 1531 TK ... TK ... Số liệu Ngày tháng 2716 17/10/2002 Xuất CCDC cho Xưởng Vật liệu 4.430.000 4.430.000 Tổng cộng 4.430.000 4.430.000 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) 2.3. Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán vật tư nhân các Bảng kê từ kế toán chi tiết và hạch toán ghi sổ. Tuy nhiên trước khi hạch toán, kế toán lập Bảng kê phân bổ công cụ – dụng cụ (Công ty) cho mỗi công cụ – dụng cụ xuất dùng. Từ Bảng kê công cụ dụng cụ xuất dùng, kế toán lập Chứng từ ghi sổ và nhập số liệu vào máy vi tính. Bảng kê phân bổ công cụ- dụng cụ(Công ty) Biểu số 4.10: Bưu Điện Hà Nội Số VT004/CCDC Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 31 tháng 10 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Xuất máy ĐT Nokia 8310 cho XVL T10/2002 1421 13.02 1531 4.430.000 Cộng 4.430.000 Kèm theo chứng từ Phiếu xuất kho và Bảng kê Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 4.11: Bưu Điện Hà Nội Số VT002/CCDC Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 31 tháng 10 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Phân bổ 50% ĐT Nokia 15488 1421 13.02 2.215.000 (XVL) Cộng 2.215.000 Kèm theo chứng từ Phiếu xuất kho và Bảng kê Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ Chứng từ ghi sổ kế toán nhập số liệu vào máy vi tính. Với Chứng từ ghi sổ trên ta có sổ chi tiết TK 1531 (hay Sổ Cái TK 1531): Biểu số 4.12: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 1421 - Chi phí phân bổ Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày CT Số CT 30/11/02 30/11/02 VT002/CCDC Xuất CCDC 01.03 15488 2.215.000 Dư đầu kỳ Phát sinh Luỹ kế phát sinh Dư cuối kỳ 14.000.000 2.215.000 12.615.000 1.385.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 4.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ tại Công ty TK 111, 112 TK 1531 TK 1421 TK 15488 Mua vật liệu thanh toán ngay Thuế GTGT đầu vào Xuất dùng CCDC Phân bổ CCDC TK 331 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn V. Kế toán thừa thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê: Nguyên vật liệu của Công ty mỗi nám tiến hành kiểm kê định kỳ sau mỗi quý. Sau khi kiểm kê người phụ trách kiểm kê lập Báo cáo kiểm kê vật tư hàng tồn kho Kết quả kiểm kê nếu thiếu (trường hợp này ít xảy ra đối với Công ty) chu yếu là do cân, đong, đo, đếm. Lượng chêch lệch này thường không đáng kể, thường nằm trong định mức hao hụt cho phép. Do vậy khi đó căn cứ vào, kế toán ghi như sau: Nợ TK 15488, 627 Có TK 1521, 1531 Nếu thiếu ngoài định mức, kế toán ghi: Nợ TK 821 Có TK 1521,1531 Kết quả kiểm kê thừa, trong trường hợp này thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho bình thường. Sau đó, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và Báo cáo kiểm kê vật tư hàng tồn kho để ghi sổ kết toán. Nợ TK 1521,1531 Có TK 721 Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hoá Phần II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. I. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ tại Công ty : 1. Ưu điểm: Từ khi ra đời cho đến nay, Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội dã không ngừng lớn mạnh. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doang nghiệp thành công nhất của nghành Bưu Chính Viễn Thông. Nhìn chung, Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác, phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng Kế toán cũng không ngừng hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Công tác kế toán luôn tuân theo quy định hạch toán kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước và Tổng Công ty Bưu chính Viễn Thông, vận dụng các tài khoản cụ thể, chính xác và khoa học. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán từ đó cung cấp thông tin kịp thời và chính xác giúp ban Giám đôcs chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Doanh thu của Công ty ngày càng tăng, thu nhập của cán bộ công nhân viên từng bước được cải thiện, công ty luôn thực hiên đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước... Để có được như vậy, một phần không nhỏ là nhờ vào việc thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ nói riêng. Về quản lý: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý vật liệu, công cụ- dụng cụ khoa học hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Phương pháp tính giá xuất kho được sử dụng nhất quán trong kỳ kế toán. Hệ thống kho tàng phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu và yêu cầu bảo quản giúp cho quá trình hạch toán thu mua và xuất dùng nguyên vật liệu dẽ dàng hơn. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thứ tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng Kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với điều cụ thể của Công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh , sự phân cấp quản lý ... và phù hợp với trình độ chuyên môn kế toán của Công ty. Về tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ: Kế toán Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức rất phù hợp với Công ty. Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kết toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư tại kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng đến việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ. Về hạch toán nghiệp vụ mua vật tư nhập kho: Kế toán đã hướng dẫn các đơn vị sử dụng hợp lý các loại chứng từ tuỳ theo từng trường hợp, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, dễ kiểm tra, kiểm soát. Đặc biệt các hồ sơ chứng từ để làm thủ tục nhập kho rất chặt chẽ về mặt pháp lý. Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý từ nơi nhập chứng từ, đến kho, đến phòng Kế toán tài chính. Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ mua vật tư lên các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính. Quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Về nghiệp vụ xuất vật tư: Sử dụng hợp lý các loại chứng từ liên quan đến xuất kho theo quy định của Bộ Tài Chính và của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông. Giá xuất kho của nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh, được sử dụng nhất quán trong toàn bộ niên độ kế toán. Đối với công cụ dụng cụ, Công ty thực hiện theo quy định của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông. Phân bổ trong hai tháng, mỗi tháng 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng. Về lập và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ liên quan đến lưu chuyển hàng hoá được Công ty tổ chức khá chặt chẽ từ khâu lập đến luân chuyển chứng từ. Cơ sở lập chứng từ chặt chẽ đảm bảo các yếu tố pháp lý: từ chứng từ mệnh lệnh (Lệnh nhập kho, xuất kho, đơn đặt hàng được Giám đốc ký duyệt) chuyển thành chứng từ chấp hành (phiếu nhập vật tư kỹ thuật, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ). Chứng từ chấp hành với đầy đủ các yếu tố pháp lý như: chữ ký, họ tên người lập, số chứng từ, nội dung kinh tế, chỉ tiêu số lượng ,giá trị, ngày lập, ngày nhận chữ ký của những người chịu trách nhiệm vật chất. Chứng từ mệnh lệnh lập ra được thủ kho, kế toán kiểm tra kỹ lưỡng mới tiến hành các nghiệp vụ ghi trên chứng từ, ghi sổ kế toán số liệu máy tính. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ nói riêng của Công ty còn có những mặt hạn chế cần khắc phục để thực hiện tốt chức năng của kế toán là phản ánh thu thập và xử lý thông tin cho những quyết định riêng biệt của nhà quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật tư tại Công ty. Đó là: - Hiện nay tại Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều này ảnh hưởng đến việc theo dõi các chứng từ ghi sổ được lập tại Công ty. Do đó ảnh hưởng đến việc kiểm tra và đối chiếu giữa các chứng từ. - Trong quá trình phân bổ công cụ- dụng cụ xuất dùng tại Công ty, 50% giá trị công cụ- dụng cụ xuất dùng được phân bổ ngay vào tháng đầu tiên đưa vào sử dụng, các tháng tiếp theo Công ty không phân bổ tiếp, cho đến tháng cuối cùng trong quá trình sử dụng Công ty sẽ tiếp tục phân bổ 50% giá trị còn lại của công cụ- dụng cụ xuất dùng. Điều này ảnh hưởng đến quá trình xác định chính xác chi phí hàng tháng của Xưởng vật liệu từ đó làm ảnh hưởng đến lợi nhuận hàng tháng của Công ty. - Công ty không sử dụng tài khoản Dự phòng giám giá hàng tồn kho. Điều này ảnh hưởng việc phản ánh chính xác giá trị của hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán khi có sự biến động về giá trị hàng tồn kho. - Tại Công ty nguyên vật liệu chính chỉ cùng được chi tiết bởi TK 1521. Như vậy khi cần xác định giá trị của dây xoắn đôi, hạt mạ kẽm, hạt nhựa PVC đưa vào sản xuất là rất khó khăn. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ tại Công ty. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội là việc sửa chữa những yếu tố chưa khoa học, chưa hợp lý trong khâu hạch toán ban đầu đến hạch toán tổng hợp, từ lúc phát sinh đến lúc kết thúc nghiệp vụ kinh tế. Nguyên tắc hoán thiện là xuất phát từ lý luận cơ bản, từ những văn bản pháp quy về hế độ kế toán của Nhà nước để đáp ứng vào thực tiễn tình hình công tác hạch toán kế toán của Công ty cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Xuất phát từ nguyên tắc trên em xin đưa ra một số đề xuất sau nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán tại Công ty: Thứ nhất: Tại Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng để theo dõi các chứng từ ghi sổ được lập tại Công ty, do đó ảnh hưởng đến việc kiểm tra và đối chiếu giữa các chứng từ. Vì một chứng từ ghi sổ có thể kèm nhiều chứng từ gốc nên việc không sử dụng sổ đăng ký chứng từ có thể gây mất chứng từ hoặc chứng từ ghi sổ. Đồng thời vì không có sổ đăng ký chứng từ nên không thể đối chiếu giữa chứng từ ghi sổ và các bảng kê thích hợp. Thứ hai: Quá trình phân bổ công cụ- dụng cụ xuất dùng của Công ty là không đúng, không đảm bảo phản ánh đúng chi phí mỗi tháng. Đối với công cụ dụng cụ xuất kho Công ty nên phân bổ đều, mỗi tháng Công ty nên trích 10% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí để đảm bảo phản ánh đúng chi phí. Thứ ba: Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kết oán nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này nằm trong TSLĐ và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do nguyên vật liệu bị giảm giá. Một điểm lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của Công ty dẫn đến làm giảm thuế phải nộp lên cấp trên. Giả sử cuối năm 2001, Công ty tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cư vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 159 Cuối niên độ sau, năm 2002, Công ty phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập ở năm trước, năm 2001: Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá cả thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau, năm 2003: Nợ TK 627 Có TK 159 Thứ tư: Công ty nên mã số hoá các tài khoản có liên quan đến nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu chính bao gồm dây xoắn đôi , dây mạ kẽm, hạt nhựa. Có thể đặt mã số như sau: 152.1.01: Dây xoắn đôi 152.1.02: Dây mạ kẽm 152.1.03: Hạt nhựa Trên cơ sở đó ta có thể xây dựng mã số cho các loại nguyên vật liệu khác. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu và đề giúp cho công tác đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi có sai sót, bên cạnh việc chi tiết tiểu khoản như trên, công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Công ty có thể áp dụng mẫu sổ danh điểm vật liệu như sau: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu Đ.v tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm quy cách NVL 4 152.1 152.1.01 Dây xoắn đôi m 152.1.02 Dây mạ kẽm kg 152.1.03 Hạt nhựa kg 152.2 152.2.01 Nhãn sản phẩm cái 152.2.02 Dây buộc m ......... ................... ......................... .............. Khi mở sổ danh điểm vật liệu công ty cần sự hỗ trợ, nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng vật tư sau đó trình lên cho cơ quan chủ quản biết để quản lý. III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Dịch vụ vật tư Bưu Điện Hà Nội. 1. Đánh giá về hiệu qủa sử dụng vật liệu trong thời gian qua: Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nhưng Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi cho mình. Hiện nay, Công ty đang áp rất nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật tư nói riêng. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm, cho nên việc đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm là biện pháp chủ yếu để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Về công tác thu mua vật liệu: Công ty đã có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ nguyên vật liệu tồn kho không cần thiết. Về tổ chức kho vật tư: Kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, tác dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộnh, thoáng, cao, thuận tiên cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu. Về khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng vật liệu, sử dụng tiết kiệm. Vật liệu dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì bộ phận sử dụng lập phiếu xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng Cung ứng, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, Giám đốc và phòng Cung ứng xét duyệt. Bằng cách đó có thể cung cấp vật liệu đầy đủ kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí vật liệu. a. Sức sản xuất của vật liệu: Để đánh giá hiệu quả sử dụng Vật liệu ở Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội, chúng ta xem xét một số chỉ tiêu sau: Sức sản xuất của NVL Tổng doanh thu Tổng chi phí NVL = Chỉ tiêu này cho biết một đồng vật liệu thì tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vật liệu càng tốt và ngược lại. Sức sinh lời của vật liệu: Sức sinh lợi của NVL Tổng lợi nhuận trước thuế Tổng chi phí NVL = Chỉ tiêu này cho biết một đồng vật liệu bỏ ra để sản xuất thì thu về được bao nhiêu đồng lợi nhuận, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty càng cao và ngược lại. Hệ số quay kho vật tư Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ Số dư bình quân vật tư tồn kho = Hệ số quay kho vật tư: Chỉ tiêu này phản ánh lượng vật tư tồn kho của đơn vị quay kho được bao nhiêu vòng. Số vòng quay càng nhiều thì hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu càng cao và ngược lại. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Doanh thu = Hệ số luân chuyển vốn lưu động Doanh thu Vốn lưu động bình quân = Tỷ trọng % tổng CPNVL trong tổng chi phí giá thành Tổng chi phí nguyên vật liệu Tổng chi phí giá thành = Tỷ trọng của chi phí vật liệu trong tổng chi phí giá thành: Hệ số luân chuyển vốn lưu động Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Số vòng quay càng nhiều chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lai. f. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động Chỉ tiêu này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng vốn lưu động bình quân dùng vào sản xuất kinh doanh. Chỉ tiêu này càng nhỏ thì hiệu quả sử dụng càng cao và ngược lại. Để phân tích được các chỉ tiêu trên ta có thể xem xét số liệu trên bảng sau: Stt Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1 Tổng doanh thu 10.003.617.000 10.506.960.000 +503.343.000 2 Tổng chi phí giá thành 5.371.975.094 5.570.419.266 +198.444.172 3 Tổng chi phí vật liệu 4.313.255.617 4.517.007.807 +203.752.190 4 Vốn lưu động bình quân 95.751.599.911 120.388.494.824 +24.636.894.913 5 Tổng LN trước thuế 1.344.000.000 1.438.000.000 +94.000.000 6 Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 246.632.387 209.884.325 +225.345.643 7 Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 209.884.325 132.748.014 -77.136.311 8 Số dư bình quân vật tư tồn kho 228.258.356 217.614.984 -10.643.372 9 Sức sản xuất của vật liệu 2,319 2,326 +0,007 10 Sức sinh lợi của vật liệu 0,312 0,318 +0.006 11 Hệ số quay kho 18,896 20,757 12 Tỷ trọng vật liệu trong tổng CP giá thành (%) 80 81,3 1,3 13 Hệ số luân chuyển vốn lưu động 0,104 0,087 -0,017 14 Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động 9,572 11,448 +1,876 Để phân tích một số chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Dịch vụ vật tư Bưu Điện Hà Nội, ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến các chỉ tiêu cần nghiên cứu như sau: So với năm 2001, sức sản xuất của vật liệu năm 2002 tăng + 0.007 đồng. Điều này là do ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Tổng doanh thu: Do tổng doanh thu tăng + 503.343.000 nên đã làm cho sức sản xuất của vật liệu tăng lên + 0.117đồng: - Tổng chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất tăng làm cho sức sản xuất giảm đi - 0,11 đồng Sức sản xuất năm nay cao hơn năm trước cho thấy Công ty đã sử dụng vật liệu có hiệu quả hơn. Qua tính toán trên, nguyên nhân chính làm cho sức sản xuất của vật liệu tăng lên là do doanh thu của Công ty tăng trong kỳ. Điều này cho thấy, chất lượng sản phẩm của Công ty đã được nâng cao, mẫu mã sản phẩm được cải tiến. Sức sinh lời của 1 đồng vật liệu năm 2001 là 0,312; năm 2002 là 0,318 tăng + 0,006. Điều này có nghĩa là lợi nhuận từ 1 đồng vốn nguyên vật liệu năm 2002 tạo ra nhiều hơn năm 2001 là 0,002 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: - Tổng lợi nhuận trước thuế tăng làm cho sức sinh lợi tăng một lượng là: + 0,021. - Tổng chi phí nguyên vật liệu trong năm tăng làm cho sức sinh lời giảm một lượng là: Như vậy sức sinh lời của nguyên vật liệu tăng chủ yếu là do tổng lợi nhuận trước thuế tăng. Điều này cho thấy Công ty đã có những chính sách tối ưu trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, đồnh thời Công ty đã sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác. So với năm 2001, hệ số quay kho vật tư tăng lên +1,861 vòng. Điều này là do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: - Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong năm 2002 tăng hơn so với năm 2001 làm cho hệ số quay kho tăng lên + 0,893 vòng: - Số dư bình quân vật tư tồn kho giảm trong kỳ làm cho hệ số quay kho tăng lên + 0,968 vòng: Hệ số quay kho năm 2002 của Công ty tăng lên đều do cả hai yếu tố: Chi phí nguyên vật liệu trong năm và số dư bình quân vật tư tồn kho. Vật liệu tồn kho giảm so với năm 2001, số vòng quay của hàng tồn kho tăng làm cho giá thành sản phẩm giảm, từ đó làm lợi nhuận của Công ty tăng lên. 2. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. Công ty Dịch vụ Vật tư đã và đang cố gắng đạt được hiệu quả sử dụng vật liệu tối đa,từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho cho đến dự trữ và sử dụng. Song để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của nguyên vật liệu. Cụ thể: Đối với khâu dự trữ: Công ty cần tiếp tục duy trì được định mức dự trữ vật tư hợp lý đảm bảo kịp thời trong sản xuất. Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng tốc dộ luân chuyển của nguên vật liệu, Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm làm cho số lượng vật tư giảm đi, có điều kiện đầu tư vố vào các mục đích khác. Công ty cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách tăng cường hơn nữa trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, Công ty nên tiến hành bán ngay để thu hồi vốn và giải phóng hệ thống kho tàng. Đối với khâu sản xuất: Chi phí vật tư chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,... phải quản lý chặt chẽ trong cả hai khâu: mức tiêu hao và giá vật tư. Giám đốc phải căn cứ vào định mức vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống định mức vật tư của Công ty và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các định mức đó. Công ty phải theo dõi, kiểm tra, tổ chức phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình thực hiện định mức vật tư để đề ra các biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, kịp thời biểu dương, khen thưởng sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất phải tận dụng triệt để để bán ra ngoài. Tuy nhiên, để hiệu quả hơn trong việc khuyến khích công nhân sử dụng tiết kiệm vật liệu, Công ty nên áp dụng chế đọ tưởng phạt thích đáng. Lao động là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, để nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân thuộc xưởng vật liệu từ đó gián tiếp làm giảm giá thành sản phẩm, con đường đúng đắn mà doanh nghiệp cần lựa chọn đó là phải tiến hành đào tạo cán bộ và công nhân. Kết hợp đào tạo với sản xuất kinh doanh. Để làm tốt công tác đào tạo, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau: - Quá trình tuyển chọn cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề phải được thực hiện một cách hợp lý, tìm ra những người có trình độ giỏi và phù hợp với cơ sở vật chất của Công ty. - Công ty nỗ lực tạo diều kiện cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý đi tham quan, thực tập, đào tạo tại các nước phát triển. - Công ty cần có chế độ ưu đãi đối với cán bộ có trình độ cao, thợ lành nghề. Giải quyết tốt vấn đề nguồn nhân lực sẽ đem lại cho Công ty hiệu quả cao trong sản xuất. Lao động có chất lượng cao cho phép nâng cao năng suất lao động, giảm sản phẩm hỏng, tiết kiêm được nguyên vật liệu thông qua đó giảm được giá thành sản xuất làm cơ sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề cho việc tạo ra sức cạnh tranh cho Công ty trên thị trường và tiếp thu vận hành công nghệ máy móc thiết bị sản xuất hiện đại. Do đó, muốn huy động đến mức tối đa năng lực sản xuất của Công ty, bên cạnh việc tăng cường đội ngũ lao độngcó trình độ, có tay nghề cao, đầu tư theo chiều sâu vào công nghệ tiên tiến hiện đại là một giải pháp rất tích cực. Kết luận Kế toán vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Thông qua kế toán vật liệu giúp các doanh nghiệp quản lý được vật tư tránh hiện tượng mát mát lãng phí, thiệt hại tài sản của doanh nghiệp đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Sau ba tháng thực tập tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của Công ty, em đã mạnh dạn nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm tồn tại để khắc phục nhằm góp một phần nhỏ để hoàn thiện hơn công tác kế toán vật tư tại Công ty. Cũng trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, cùng với sự tham khảo của một số tài liệu, chuyên đề mới được đưa ra được ý kiến bước đầu, chắc chắn không tránh được những thiếu sót. Vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty, các cô, các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn PGS.TS Phạm Thị Gái đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Mục lục Công ty Dịch vụ Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Bưu Điện Hà Nội Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Nhận xét chuyên đề tốt nghiệp tại cơ sở thực tập Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thuỳ Linh Lớp : Kế toán 41D Đề tài : Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Nhận xét chuyên đề tốt nghiệp: