Chuyên đề Thực trạng hoạt động kế toán tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

với Hệ số phân bổ để tính ra chi phí sản xuất chung phân bổ cho mỗi công trình. Công thức phân bổ chi phí sản xuất chung như sau: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng công trình, HMCT = Chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình, HMCT * Hệ số phân bổ Hệ số phân bổ = Tổng chi phí sản xuất chung cần phân bổ Tổng chi phí nhân công trực tiếp 2.2.2.2. Phương pháp tập hợp giá thành. Có nhiều phương pháp tập hợp giá thành khác nhau, tuy nhiên Công ty lựa chọn phương pháp tính giá thành theo phương pháp cộng giản đơn. Giá thành của một công trình hoặc hạng mục công trình là tổng cộng tất cả các khoản chi phí đã thực sự phát sinh cho công trình đó sau khi đã có những điểu chỉnh tăng hoặc giảm giá thành một cách hợp lý. ( Điều chỉnh theo phương pháp doanh thu hoặc theo nguyên tắc giá vốn ). 2.2.2.3. Kỳ tính giá thành. Kỳ tính giá thành của công ty không cố định tháng, quý hoặc năm mà tuỳ thuộc vào quy mô của các công trình. Nếu như công trình có quy mô lớn, thời gian thi công lâu dài thì có thể lựa chọn kỳ tính giá thành là quý hoặc năm. Còn với các công trình khác có thể lựa chọn kỳ tính giá thành là khi có các hạng mục công trình hoàn thành bàn giao hoặc khi bàn giao toàn bộ công trình. 2.2.3. Nội dung tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại doanh nghiệp. Để khái quát về thực trạng hạch toán chi phí và tính giá thành tại công ty Cổ phần LILAMA Hà Nội, em sẽ trình bày về cách tính chi phí và giá thành tại công trình Nhiệt điện Uông Bí. 2.2.3.1 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất. 2.2.3.1.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đối với lĩnh vực xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ tổng chi phí của một công trình. Với công trình Nhiệt điện Uông bí, chi phí nguyên vật liệu chiếm 60% tổng chi phí toàn công trình theo giá dự toán ). Do vậy, hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu góp phần tích cực vào việc chống lãng phí, thất thoát vật liệu, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Các loại vật tư của công ty bao gồm: + Về xây dựng: Xi măng, cát, sỏi, gạch ngói, tấm căn bu lông, sắt thép các loại... +Về lắp máy: điều hoà, máy móc thiết bị, ôxy, đất đèn... Ngoài ra còn có rất nhiều vật tư khác như xăng, dầu, vòng bi, que hàn... Các loại vật tư này được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau: + Do Bên A cung cấp + Nhập từ Tổng công ty + Mua ngoài trên thị trường Khi nhận thầu một công trình, phòng kinh tế kỹ thuật căn cứ và nhu cầu sử dụng vật tư cho từng công trình, căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật và giá cả vật tư để lập dự toán cho từng công trình, sau đó phòng cung ứng vật tư căn cứ vào dự toán đã được duyệt và tiến độ thi công để lập kế hoạch mua sắm, cung ứng kịp thời vật tư đảm bảo cho sản xuất. Vật tư phục vụ cho thi công công trình có thể được mua ngoài và vận chuyển đến thẳng chân công trình, có thể được xuất từ kho của công ty. Nhưng trong điều kiện hiện nay, thị trường vật liệu xây dựng rất sôi động và thuận tiện, luôn luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của người mua cả về số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện vận chuyển thì công ty không cần mua dự trữ trong kho nhiều vừa mất không gian bảo quản, vừa phải tổ chức hạch toán. Phần lớn vật tư là mua đến đâu sử dụng đến đó, nhất là các loại vật tư sử dụng cho lắp máy. Tuy nhiên về nguyên tắc hạch toán thì khi mua nguyên liệu để sử dụng, sau khi nhận được hàng hóa và hoá đơn bán hàng của bên bán, bộ phận thu mua chuyển hoá đơn bán hàng đó cùng các chứng từ kèm theo như phiếu yêu cầu vật tư về kho để thủ kho làm thủ tục nhập kho sau đó mới làm thủ tục xuất kho và vật tư vẫn coi như xuất tại kho. Toàn bộ vật tư của công ty được hạch toán trên tài khoản tổng hợp, TK152, TK153 mà không mở chi tiết cho từng loại vật tư, không phân biệt vật liệu chính và vật liệu phụ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được công ty sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công công trình được hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK621, và được mở chi tiết cho từng công trình. Đối với công trình Nhiệt điện Uông Bí, công ty mở TK 62183 để hạch toán chi phí vật liệu. Công cụ, dụng cụ sử dụng cho thi công công trình như cuốc xẻng, que hàn, kìm, búa, ván khuôn, giàn giáo... được phân bổ cho các công trình tuỳ thuộc vào thời gian sử dụng mỗi loại CCDC cho thi công công trình đó, song thông thường công ty phân bổ CCDC cho các công trình theo tỷ lệ là 30%, nhưng có những công trình được phân bổ 15% và cũng có những công trình phải phân bổ 100%, tuỳ theo giá trị công trình. Khi có nhu cầu về vật tư cho sản xuất thi công công trình, thủ kho tiến hành xuất vật tư ở kho hoặc vận chuyển vật tư từ nơi cung cấp đến thẳng chân công trình. Khi xuất kho, thủ kho lập phiếu xuất kho làm căn cứ phi sổ. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, một liên thủ kho giữ, một liên giao cho phòng cung ứng vật tư và một liên gửi về phòng tài vụ làm căn cứ ghi sổ. Việc tính giá vật tư xuất kho được thực hiện bằng một trong hai phương pháp tuỳ thuộc vào từng trường hợp: + Phương pháp bình quân gia quyền +Phương pháp thực tế đích danh Đối với vật tư còn tồn trong kho, khi xuất kho cho sản xuất thi công thì tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Đối với vật tư mua về đưa thẳng đến chân công trình mà không qua nhập kho thì tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Mẫu CT 01: Phiếu xuất kho Ngày 2 tháng1 năm 2006 Người nhận hàng: Lương Ngọc Bình Đơn vị: KD 087 - Công Trình Nhiệt điện Uông Bí Địa chỉ: Xưởng Cơ khí Nội dung: Xuất vật tư thi công Ct Nm Nhiệt điện Uông Bí theo YC 2/ 1/ 2005 STT Mã kho Tên vật tư TK Nợ TK Có ĐVT Số lượng Đơn giá Thành iền 1 1 KHB THI002-Thép I200x100x5.5 62183 152 KG 410. 00 10 571.42 4 334 282 Tổng cộng 4 334 282 Bằng tiền: Bốn triệu, ba trăm mười bốn nghìn, hai trăm tám hai đồng chẵn. Xuất ngày... tháng... năm Thủ trưởng đơn vị Phụ trách đơn vị gười nhận hàng Thủ kho Khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán vào sổ Nhật ký chung. Nợ TK 621: chi tiết cho các công trình. Có TK 152, 153 Bảng 02: Trích sổ Nhật ký chung Từ ngày 01/ 1/ 2006 đến 31/ 3/ 2006 Đơn vị: đồng Ngày Số Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 2/1 1/1 Xuất kho vật tư cho 62183 334 282 Ct Nm Nhiệt điện Uông Bí 152 334 282 ... ... ... Cộng Đồng thời các phiếu xuất kho này được tập hợp lại và hàng tháng kế toán tiến hành phân loại các phiếu xuất kho theo từng công trình rồi vào tờ kê chi tiết.Tờ kê chi tiết được mở cho từng công trình (xem Bảng 03), theo các đối tượng sử dụng chi phí. Bảng 03: tờ kê chi tiết Công trình: Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Tháng 1 năm 2006 Ngày Số TK152 TK153 Cộng Thuế GTGT Tổng cộng 2 1 4 334 282 4 334 282 4 334 282 Cộng 846 512 347 Số liệu ở dòng Cộng được dùng để ghi vào bảng phân bổ công cụ dụng cụ của tháng, sau đó tổng hợp cho cả quý. Bảng 04: bảng phân bổ NL, VL, CCDC Tháng 1 năm 2006 Đơn vị: đồng TK Ghi Có TK Đối tượng sử dụng TK152 TK153 Tổng cộng 62181 Ct Nm Ximăng Hải Phòng 290 927 019 62183 Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí 846 512 347 62185 Ct Trung tâm Hội nghị Quốc gia 315 482 397 ... ... ... 1 452 921 763 Cộng 621 627 Cộng 627 642 Cộng 642 Từ Bảng phân bổ NL,VL,CCDC, kế toán lấy số liệu ghi vào Sổ cái TK621, TK642, TK627. Đồng thời với việc ghi vào các sổ tổng hợp, kế toán cũng mở sổ theo dõi chi tiết chi phí vật liệu cho các công trình. Sổ này vừa được mở theo dõi chi tiết, vừa tổng hợp cho cả công ty. Tại công ty Cổ phần LILAMA Hà Nội, việc tính toán, mua sắm, cung cấp vật tư cho thi công các công trình là tương đối chặt chẽ, đảm bảo chất lượng, đúng yêu cầu về qui cách, chủng loại... và việc quản lý sử dụng cũng được quan tâm đúng mức. Khi xuất kho căn cứ vào dự toán được lập cho các công trình và những hao hụt trong định mức để phê duyệt phiếu yêu cầu. Vì vậy, phế liệu ở các công trình là rất ít và hầu như không có. Đối với vật tư thừa, không sử dụng hết thì được nhập lại kho, khi đó kế toán căn cứ vào số vật tư thừa nhập kho để ghi tăng vật tư trong kho và ghi giảm chi phí cho công trình có vật tư thừa. 2.1.2. Chi phí nhân công trực tiếp. Nhân công trong công ty được chia làm hai bộ phận. Một bộ phận là công nhân trực tiếp tham gia các công trình và một bộ phận là nhân viên gián tiếp làm việc trong các phòng ban. Để thích ứng với 2 loại hình lao động đó công ty cũng sử dụng hai loại hình thức trả công là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. Tiền lương của công ty trả làm 2 kỳ trong tháng. Kì 1 tạm ứng lương cho người lao động. Kì 2 trả hết số lương còn lại cho người lao động. Số tiền được tạm ứng căn cứ vào tổng quỹ lương, tỷ lệ trích lương của công ty. Tài khoản sử dụng hạch toán tiền lương là TK 622- Chi tiết cho các công trình. Chi phí nhân công trực tiếp của công ty bao gồm: chi phí lương trả cho nhân công trực tiếp tham gia công trình, nhân công điều khiển xe máy phục vụ thi công, nhân viên quản lý tổ đội xây dựng, các khoản tiền ăn ca, phụ cấp khác mà không bao gồm các khoản trích theo lương ( Đây là đặc điểm riêng của ngành xây lắp trong việc trích lương ). Với đặc điểm là ngành xây lắp làm việc theo thời vụ và theo hợp đồng nên công nhân của công ty chỉ có một bộ phận là thuộc biên chế của công ty, phần lớn số công nhân còn lại là do thuê ngoài. Để trả lương cho công nhân trực tiếp, công ty sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm. Công thức tính lương công nhân trực tiếp: Tiền lương khoán = Số công * Đơn giá tiền công Khối lượng công việc giao khoán được xác định trên hợp đồng làm khoán (Có mẫu kèm theo) (Hợp đồng làm khoán là ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là căn cứ để thanh toán tiền công cho người nhận khoán). Đơn giá tiền lương khoán là đơn giá giao khoán nội bộ của công ty do phòng kinh tế kỹ thuật lập dựa trên cơ sở đơn giá qui định của Nhà nước, tình hình biến động của thị trường và điều kiện thi công công trình cụ thể. Hợp đồng làm khoán được lập trước khi tiến hành công việc xây lắp, do tổ trưởng (hoặc đội trưởng) phụ trách công trình lập và ký với bên giao khoán Trong quá trình thi công tổ trưởng phải chịu trách nhiệm huy động, quản lý, sử dụng lao động, tổ chức thực hiện phần nhận khoán đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, tiến độ thi công... Sau khi khối lượng công việc giao khoán hoàn thành, tổ trưởng cùng phụ trách công trình (hoặc đội trưởng) và cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm tra, nghiệm thu bàn giao và ghi vào Hợp đồng làm khoán (Phần thực hiện). Bảng 05: Hợp đồng làm khoán Số 01/01 Công trình và hạng mục công trình: Nhà máy Thép mạ màu LILAMA Họ tên tổ trưởng: Phùng Văn Chuyên SHĐM Nội dung công việc, ĐKKT Đơn vị tính Giao khoán Thực hiện Kt thi công xác nhận KL, CL công việc Kỹ thuật thi công (Kí tên ) KL ĐG KL ĐG A B C 1 2 3 4 5 6 1 Xuống bông bảo ôn Công 55 45.000 55 2.475.000 2 Dọ khu vật tư Công 61 45.000 61 2.745.000 3 Hạ hàng TB TT HNQG Công 128 45.000 128 5.760.000 4 Bốc bông thuỷ tinh Công 5 45.000 5 225.000 5 Thu dọn sắt vụn và dọn kho Công 40 45.000 40 1.800.000 6 Sắp xếp, che đậy bông thuỷ tinh Công 8 45.000 8 360.000 7 Sơn giá, tủ tài liệu cho phòng TC KT Công 8 45.000 8 360.000 Ngày...... tháng....... Người nhận khoán Người giao khoán Tổ trưởng nhận khoán kí tên Đội trưởng giao khoán kí tên Điều kiện sản xuất thay đổi khi GK TL bq 44.700 đ/c Phòng KTKT Phó GĐ thi công TT đơn vị ( Kí tên, Họ và Tên) ( Kí tên, Họ và Tên) ( Kí tên, Họ và Tên) Để phân chia tiền lương cho từng lao động trong tổ, khi nhận được Hợp đồng làm khoán, tổ trưởng huy động và quản lý lao động trong tổ thông qua Bảng chấm công và chia lương. Hàng ngày tổ trưởng phải theo dõi và chấm công cho từng người trong tổ, để làm căn cứ chia lương. Tiền lương được chia cho từng người căn cứ vào tay nghề, cấp bậc, loại công việc thực hiện và ngày công thực tế đã được ghi trong Bảng chấm công và chia lương. Bảng 06: Bảng chấm công và chia lương Tháng 2 năm 2006 Đội công trình Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Số TT Họ và tên Số hiệu công nhân Bậc lương Số ngày trong tháng (ghi theo giờ công) ... Tổng số công Số tiền được lĩnh 1 2 3 ... 14 15 16 17 18 ... 29 30 31 1 Phùng Văn Chuyên HĐ 5/7 8 8 8 ... 8 8 8 8 8 ... 8 8 8 25 1460000 2 Nguyễn Đăng Thành HĐ 3/5 8 8 8 ... 8 8 8 8 8 ... 8 8 8 24 950000 3 Lê Hữu Hoạt HĐ 3/7 8 8 ... 8 8 8 8 8 ... 8 8 8 23 1176000 4 Trần Tuấn Hải HĐ 3/7 8 8 8 ... 8 8 8 8 8 8 ... 8 8 23 1176000 96c 4762000 Các Hợp đồng làm khoán trong tháng sau khi đã hoàn thành cả phần thực hiện, có đầy đủ chữ ký xác nhận thì được tập hợp lại theo từng đội cho từng công trình. Như vậy cuối tháng, mỗi công trình sẽ có một tờ kê các Hợp đồng làm khoán.(công việc này làm gần giống như lập tờ kê chi tiết đối với chi phí nguyên vật liệu). Sau đó kế toán tổng hợp số liệu để lấy số tổng cộng chi phí chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình để đưa lên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phần TK622, đối ứng với TK334). Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, được lập cho từng tháng và tổng hợp cho quí, năm. Đối với nhân viên quản lý các tổ đội xây dựng, tiền lương cũng được tính vào chi phí nhân công trực tiếp. Hàng tháng, các nhân viên kinh tế của các tổ theo dõi ngày công, cuối tháng tính công như nhân viên trực tiếp tham gia thi công. Mức lương tháng = Số công * Đơn giá ngày công Đơn giá ngày công cũng là do công ty quy định trên cơ sở các căn cứ hợp lý. Bảng07: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Quý I, năm 2006 Ghi nợ TK đối ứng Đối tượng phân bổ (Công trình) Cộng có TK 334 KPCĐ 3382 BHXH 3383 BHYT 3384 Cộng có TK 338 Tổng cộng TK 334 642 Lương bộ máy quản lý DN 446.603.425 446.603.425 338 Bảo hiểm XH trả thay lương 7.706.625 7.706.625 622 CP nhân công trực tiếp 2.965.262.352 2.965.262.352 1 Nhânn công trực tiếp Otis - ILAMA 54.150.800 54.150.800 2 Nhân công gang thép Thái Nguyên 466.239.100 466.239.100 3 Nhân công Nm Nhiệt điện Uông Bí 1.403.638.584 1.403.638.584 ... ... ... 14 Ct TT Hội nghị Quốc gia 352.597.254 352.597.254 15 Chi phí Sản xuất chung 1.425.163.937 74.107.202 154.259.981 24.040.417 252.407.600 1.678.571.537 Tổng cộng 4.844.736.399 74.107.202 154.259.981 24.040.417 252.407.600 5.097.143.999 Các khoản trích theo lương được trích theo quy định là 25% trên tổng quỹ lương của công ty. Trong đó có 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 6% trừ vào lương của người lao động. BHYT chiếm 3%, KPCĐ chiếm 1%, BHYT chiếm 20% trên tổng số 25% được trích. Tuy nhiên, khi trích các khoản trích theo lương này không ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp vì nó được đưa vào chi phí sản xuất chung 6271. Công ty không thực hiện trích trước lương phép cho công nhân nghỉ phép. Khi nào có công nhân nghỉ phép thì ghi tăng TK 622 của tháng đó. Đối với các trường hợp ốm đau, thai sản, nghỉ đẻ ... Công ty hạch toán tăng phải trả công nhân viên, sau đó lập Bảng nghỉ hưởng BHXH và giữ lại các chứng từ liên quan làm thủ tục thanh toán với Cơ quan BHXH. Khi có các chứng từ tiền lương, kế tiến hành mở sổ chi tiết TK 622 - Mở chi tiết cho từng công trình và tập hợp chung cho toàn công ty. Đồng thời, kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái. Cuối kì, lấy số liệu trên sổ chi tiết đối chiếu với các sổ tổng hợp. Bảng 08: Sổ chi tiết TK TK 6283 - Công trình Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Từ ngày 31/ 3/ 2006 đến 31/3/ 2006 Dư đầu kì : 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối tứng Số phát sinh TNgày Số Nợ Có 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Bảo 334 4800000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Sáu 334 20298000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Bình 334 24976000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Sáu 334 22764000 ... 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ông Phan 334 3640000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ông Huy 334 20687000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí đội xe 334 16565000 31/3 PKT TL Công trình Nm NĐ Uông Bí Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí ông Bình 334 19471000 31/3 PKT TL Kết chuyển CPNCTT quý 3 năm 2006 15483 2.965.262.352 Tổng phát sinh Nợ: 2.965.262.352 Tổng phát sinh Có: 2.965.262.352 Dư cuối kì: 2.965.262.352 Bảng 09: Sổ cái TK TK 62283- Công trình Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Quý I năm 2006 Dư đầu kì: 999.648.248 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NK chung SH TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Bảo 4800000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Sáu 20298000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Bình 24976000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ô Sáu 22764000 ... ... ... ... ... 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ông Phan 3640000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí Ông Huy 20687000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí đội xe 16565000 31/3 PKT TL 31/3 Lương Ctr Nm NĐ Uông Bí ông Bình 19471000 31/3 Kết chuyển CPNCTT quý 3 năm 2006 1.403.638.548 Tổng phát sinh Nợ: 403.990.300 Tổng phát sinh Có: 1.403.638.548 Dư cuối kì: 0 2.1.3. Chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp cần phân bổ cho các công trình hoặc là các chi phí phát sinh có liên quan đến nhiều công trình hoặc hạng mục công trình cần phân bổ để phục vụ cho việc xác định chi phí và từ đó là tính giá thành cho các công trình hoặc hạng mục công trình. Trong khoản mục chi phí sản xuất chung này bao gồm chi phí lương cho nhân viên các phòng, ban; chi phí khấu hao TSCĐ; các khoản trích theo lương của nhân viên thuộc biên chế của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí sản xuất chung, công ty sử dụng tài khoản tổng hợp - TK627 và được mở chi tiết cho từng khoản chi phí (như trên). Chi phí sản xuất chung của công ty bao gồm các khoản chi phí sau: + Chi phí nhân viên, BHXH, YT, KPCĐ (TK6271) + Chi phí vật liệu, CCDC (TK6272) + Chi phí khấu hao TSCĐ (TK6274) + Chi phí bằng tiền khác (TK6278) + Chi phí sản xuất chung cho các công trình (TK6279 ( Chi tiết cho từng công trình ) Các chứng từ sử dụng: Về vật liệu : Phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu, CCDC... Về nhân công : Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng chấm công... Về chi phí dịch vụ bằng tiền khác: Chứng từ, hoá đơn thanh toán tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại ... 2.1.3.1. Chi phí nhân viên. Chi phí nhân viên được tính vào chi phí sản xuất chung bao gồm: Tiền công của công nhân làm những công việc có tính chất phục vụ chung như: công nhân sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhân viên trực điện sản xuất, phục vụ ở phân xưởng gia công, nhân viên làm việc trong các phòng ban mà không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tiền lương của nhân viên quản lý đội xây dựng cùng các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng (thuộc biên chế của doanh nghiệp, nhân viên sử dụng máy thi công và nhân viên quản lý đội XD thuộc biên chế của doanh nghiệp... Để hạch toán chi phí nhân viên trong chi phí sản xuất chung, công ty mở chi tiết TK627- TK6271 để phản ánh các chi phí này. Căn cứ để xác định tiền công phải trả cũng là các Hợp đồng làm khoán được lập cho từng công việc và những người được phân công có trách nhiệm quản lý, theo dõi và chấm công cho từng người, bảng chấm công của các phòng ban. Việc lập Hợp đồng làm khoán cả phần giao khoán và phần thực hiện đều được tiến hành như đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí về nhân viên được tính vào chi phí sản xuất chung được phân bổ theo Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Ví dụ: Trên Bảng phân bổ của Quí I năm 2006, chi phí nhân viên tính vào chi phí sản xuất chung là 1 425 163 937 (đ), số liệu này được ghi vào Sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK627 (6271): 1 425 163 937 (đ) Có TK334 : 1 425 163 937 (đ) Sau đó số liệu này được ghi vào các sổ cái tương ứng. Hợp đồng làm khoán, Bảng chấm công và chia lương được gửi về phòng tài vụ vào cuối tháng để làm căn cứ ghi và dổ lương cho từng người. Việc thanh toán tiền lương cũng được thực hiện như đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Các khoản trích theo lương được lấy từ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, các khoản chi phí khác được căn cứ trên các hoá đơn thanh toán tiền, giấy báo Nợ của Ngân hàng... Các chi phí khác trong chi phí sản xuất chung được hạch toán trên TK6278 Đối với khoản trích theo lương được trích hàng tháng theo qui định của Nhà nước. Cụ thể như sau: + KPCĐ: được trích bằng 2% trên tổng số tiền lương thực tế của toàn bộ công nhân viên của công ty (không kể khoản BHXH trả thay lương). + BHXH: được trích 20% trên tổng số tiền lương cơ bản trong đó 15% tính vào chi phí (đưa vào TK627) còn 5% trừ vào lương của công nhân. + BHYT: được trích 3% trên tổng số tiền lương cơ bản trong đó 2% tính vào CPSX (đưa vào Tk627) còn 1% trừ vào tiền lương của công nhân. Các khoản trích này không thực hiện đối với lao động thuê ngoài bằng các hợp đồng ngắn hạn. 2.3.4.2. Chi phí vật liệu, CCDC. Thuộc công trình này bao gồm: chi phí về nhiên liệu phục vụ cho máy móc thiết bị (xăng, dầu...), nhiên liệu chạy xe chở hàng cho sản xuất, vật liệu, CCDC dùng cho sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ quản lý công trình, đội sản xuất... Để hạch toán chi phí vật liệu trong chi phí sản xuất chung, công ty sử dụng TK6272 Vật liệu, CCDC dùng cho sản xuất chung phần lớn được dự trữ trong kho. Khi có nhu cầu cần dùng thì xuất kho theo yêu cầu, chứng từ sử dụng cũng là các phiếu xuất kho. Các phiếu xuất kho này được tập hợp lại và gửi về phòng tài vụ, kế toán ghi sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK627 (6272) Có TK152, 153 Các phiếu xuất kho này cũng được tập hợp để đưa vào Bảng phân bổ NL,VL,CCDC ( ví dụ ở Bảng phân bổ quí IV năm 1999 chi phí nguyên liệu, vật liệu, CCDC được phân bổ tính vào chi phí sản xuất chung là 65.034.819) 2.3.4.3. Chi phí khấu hao TSCĐ. Tài sản cố định của công ty bao gồm máy móc thiết bị dùng cho thi công như máy ủi, đầm, máy thuỷ bình, máy kinh vĩ, máy trộn bêtông..., xe tải; máy móc thiết bị dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, như máy in, máy điều hoà, xe con,... được hình thành từ vốn ngân sách Nhà nước cấp và vốn tự bổ sung và nguồn vốn khác. Đối với doanh nghiệp trong ngành xây lắp thì máy móc thiết bị trong sản xuất nói riêng, TSCĐ của doanh nghiệp nói chung giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển, máy móc đã thay thế sức lao động của con người trong rất nhiều công việc. Đặc biệt đối với một DNXL trong điều kiện nền kinh tế thị trường thì khả năng về máy móc, thiết bị, phương tiện sản xuất thi công là một yêu cầu không thể thiếu khi tham gia đấu thầu một công trình nào đố. Chất lượng, tính năng, tác dụng của máy móc, thiết bị ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công trình xây lắp. Chính vì vậy việc mua sắm, bảo dưỡng, quản lý và sử dụng máy móc, thiết bị cho sản xuất nói riêng, TSCĐ nói chung là điều rất cần được quan tâm. Giá thị máy móc, thiết bị trong XDCB thường rất lớn, vì vậy, một yêu cầu đặt ra là phải quản lý thật tốt cả về hiện vật và giá trị. Công ty LM & XD Hà Nội đang chấp hành chế độ quản ký, sử dụng TSCĐ theo quyết định số 1062 của Bộ Tài chính (hiện nay được thau thế bằng quyết định 166). Theo chế độ này, công ty thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao tuyến tính (khấu hao đường thẳng). Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao Tỷ lệ khấu hao được xác định căn cứ vào số năm sử dụng của từng loại TSCĐ theo qui định cuả Nhà nước mà công ty đã đăng ký tại Cục quản ký vốn và Tài sản của Nhà nước tại doanh nghiệp. Toàn bộ khấu hao TSCĐ, kể cả TSCĐ dùng cho thi công công trình và TSCĐ phục vụ quản lý đều được tính vào chi phí sản xuất chung mà không tách riêng cho các mục đích sử dụng khác nhau. Khi trích khấu hao TSCĐ kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK627 (6274) Có TK214 Việc trích khấu hao TSCĐ của công ty được thực hiện trên sổ trích khấu hao TSCĐ (xem Biểu 10 trang 51) 2.3.4.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Thuộc chi phí này bao gồm: chi phí về tiền điện, tiền nước phục vụ cho thi công công trình, chi phí thuê phương tiện vận chuyển vật tư... Chứng từ làm căn cứ ghi sổ là các hoá đơn, các giấy báo nợ, của Ngân hàng... Chi phí dịch vụ mua ngoài trong chi phí sản xuất chung được hạch toán trên TK6278. Khi có chứng từ liên quan hợp lệ, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK627 (6278) Có TK111, 112, 141 Ví dụ: Nộp hoá đơn trả tiền điện thoại ngày 31.1.2006 của công trình Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí là 539.928, thanh toán bằng tiền tạm ứng của ông Phan Kim Lân, được ghi sổ như sau: Nợ TK627 (6278) : 539.928 (đ) Có TK141 : 539.928 (đ) Bảng 10: Sổ chi tiết Tài khoản 627 - chi phí sản xuất chung Trích ngày 31/3 năm 2006 Sơ dư dầu kì: 2.902.426.652 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ừng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/03 PKT TL Chi tiền ăn ca cho CBCNV 334 154.465.000 31/03 PKT TH05 Kc chi phí Vật liệu cho SXC 1549001 643.300 PKT TH05 Kc chi phí SXC Nhà máy NĐ Uông Bí Quý II 15483 65.979.090 PKT TH05 Kc chi phí SXC các công trình Quý II 15499 1.425.163.937 PKT TH05 Kc chi phí SXC các công trình Quý II 15499 1.506.298.817 PKT TSCĐ Trích KH TSCĐ Quý II 2141 589.292.622 Tổng phát sinh Nợ: 1.277.213.792 Tổng phát sinh Có:4.179.64.434 Số dư cuối Kì: 0 Ngày... tháng... năm 2.3.5. Tập hợp chi phí sản xuất. Như trên ta đã biết các chi phí sản xuất của công ty bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí khác. Trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí khác được kế toán tập hợp trực tiếp cho từng công trình, còn chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ gián tiếp cho các công trình, HMCT. Sau khi kế toán xác định được các khoản mục chi phí sản xuất thì một công việc quan trọng tiếp theo là phải tập hợp chúng để tính toán xác định giá thành sản phẩm hoàn thành. Cuối mỗi quí (năm), kế toán tiến hành tập hợp chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các công trình để lập Bảng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. (Số liệu được lấy từ các sổ chi tiết chi phí kinh doanh, bảng phân bổ vật tư, công cụ dụng cụ, Bảng tính và phân bổ chi phí sản xuất chung). ở công ty LM & XD Hà Nội - là một công ty xây lắp, có chu kỳ SXKD dài, doanh thu thường tập trung vào các tháng cuối năm nên việc lập bảng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành không được lập theo tháng mà lập theo quí (năm). Các chi phí sản xuất này được ghi sổ và cuối quí kết chuyển vào TK154 - Chi phí SXKD dở dang để tính giá thành sản phẩm. Bảng 11: Bảng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh Công trình: Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Quý I năm 2006 Hạng mục công trình Chi phí vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí khác Tổng chi phí 1. Lắp đặt thiết bị băng tải than ... 10.158.148.161 2.965.262.352 131.958.180 10.514.935 13.107.735.467 Cộng 13.107.735.467 Bảng 12: Sổ chi phí kinh doanh TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Quý I năm 2006 Dư đầu kì: 18.007.562.754 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/1 PKT 92 TT NC kỹ thuật cơ khí chính xác TT20 KLHT tẩy rửa và xúc sạc đường ống CN II HĐ92NM Cán thép 300000 T?N gang thép Thái Nguyên 331 190.476.190 07/01 PKT 535 Vũ văn Bền - Công ty trách nhiệm cơ khí Tan Hoàng Long KC 185 KLHT phun cát làm sạch bề mặt KCT HĐ 535 ctr Nm Xi măng Hải Phòng 331 118.308.261 ... 31/03 Kc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nm Nhiệt điện Uông bí Quý I năm 2006 62183 10.158.148.161 Kc chi phí nhân công trực tiếp Nm Nhiệt điện Uông Bí Quý I năm 2006 62283 2.965.262.352 31/03 Kc chi phí SXC Nm Nhiệt điện Uông Bí Quý I năm 2006 627983 131.958.180 31/03 ... 31/03 ... 31/03 ... 2.3.6. Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì. Việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, tính toán xác định CPSX kinh doanh dở dang cuối kỳ là một việc làm hết sức quan trong và cần thiết, nó là cơ sở để xác định đúng giá thành công trình , HMCT hoàn thành. Công ty LM & XD Hà Nội đánh giá sản phẩm dở dang theo quí, năm. Để xác định chi phí SXKD dở dang cần phải căn cứ vào khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Cuối mỗi quí, chủ nhiệm công trình, kỹ thuật viên công trình, cùng với đại diện phòng kinh tế - kỹ thuật tiến hành kiểm kê, xác định khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ cho từng công việc cụ thể, sau đó áp đơn giá dự toán cho từng công việc này và tổng hợp thành chi phí dở dang theo dự toán cho từng công trình, HMCT. Công việc này được thể hiện trên Bảng kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang. Bảng 13: Biên bản đánh giá sản phẩm dở dang Tên công trình: Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí Hạng mục công trình: Lắp đặt thiết bị băng tải Giá trị dở dang: 1.341.297.594 (đ) Số TT Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Coal Handling plant 1 Reclaimer Tấn 161,76 2.464.000 398.586.496 2 Conveyor (Structures) Tấn 369,18 2.553.527 942.711.098 ĐGBQ Tổng cộng Tấn 1.341.297.594 Bảng kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang sau khi lập được gửi cho phòng tài vụ một bản để làm căn cứ xác định chi phí dở dang thực tế cuối kỳ. Chi phí dở dang cuối kỳ được xác định căn cứ vào chi phí dở dang dự toán, công thức xác định như sau: Chi phí sản phẩm dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Giá trị dự toán của giai đoạn xây dựng hoàn thành + Giá trị dự toán của giai đoạn xây dựng dở dang cuối kỳ Chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ Giá trị dự toán của giai đoạn xây dựng dở dang cuối kỳ * = Công trình Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí có: + Chi phí dở dang đầu kì: 5.499.739.150đ + Chi phí phát sinh trong kì: 6.138.541.584đ + Giá dự toán của khối lượng công việc hoàn thành là: 10.156.634.000đ Như vậy, giá trị sản phẩm dở dang cuối kì là: (5.499.739.150 + 6.138.541.584) x 1.341.297.594 = 1.357.671.282 (10.156.624 + 1.341.297.594) Khối lượng sản phẩm dở dang thực tế lớn hơn so với gía trị dở dang dự toán, tuy nhiên chênh lệch không quá nhiều. 2.3.6. Tính giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm tại công ty được tính theo phương pháp cộng giản đơn. Trên cơ sở các sổ chi tiết và sổ tổng hợp các khoản mục chi phí, biên bản đánh giias sản phẩm dở dang cuối kì. Kế toán tiến hành mở thẻ tính giá thành Bảng 14: Thẻ tính giá thành Công trình công ty Nhịêt điện Uông Bí Chỉ tiêu Tổng số tiền Chia ra TK 621 TK 622 TK 627 1.CPSX dở dang đầu kỳ 2.CPSX phát sinh trong kì 3. CPSX dở dang cuối kỳ Phần 2: Một số ý kiến nhận xét về công tác tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty cổ phần lilama hà nội. 1. Những ưu điểm và những vấn đề còn tồn tại. 1.1. ưu điểm. Đất nước mở cửa và hội nhập, nền kinh tế thị trường đã mang đến cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội mới xong đồng thời cũng đặt ra không ít những khó khăn và thách thức. Chính sách cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước được thực hiện tại rất nhiều các doanh nghiệp Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp từ đây phải hoàn toàn độc lập và tự chủ, tình trạng đợi chờ Nhà nước cấp vốn và bù lỗ không còn nữa. Sự sống còn của các doanh nghiệp là do các doanh nghiệp tự quyết định. Chính chính sách đó đã thúc đẩy các doanh nghiệp phải hoạt động thực sự, phải có lãi thực sự chứ không còn tình trạng lãi giả lỗ thực nữa. Hơn nữa, trong mỗi lĩnh vực sự cạnh tranh để tồn tại ngày càng diễn ra gay gắt.Tuy nhiên, với những thành tích đã đạt được trong thời gian qua, nó đã phần nào phản ánh sự hoạt động có hiệu quả của doanh nghiệp. Thành quả đó đạt được là sự nỗ lực hết mình của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty, họ đã phấn đấu không mệt mỏi, tất cả vì một mục tiêu phải đưa công ty ngày một phát triển hơn. Với những nhiệt tình và nhiệt huyết đó, họ đã có những phần thưởng xứng đáng do Nhà nước và do chính bạn hàng của mình trao tặng. Về bộ máy quản lý: Nhìn chung, công ty đã xây dựng cho mình một bộ máy quản lý gọn nhẹ, khoa học. Là công ty cổ phần với những thành phần không thể thiếu được là BQT, ĐHCĐ, ... Công ty có 3 Phó giám đốc hỗ trợ cho giám đốc, mỗi người được giao thực hiện một mảng công việc, tránh sự trùng lặp quyền hạn, lãng phí về nguồn lực. Về bộ máy kế toán: Hiện nay công ty có một đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, nhiệt tình, trung thực, được tổ chức hợp lý, linh hoạt, gọn nhẹ, mỗi người được phân công các công việc cụ thể nên thuận lợi trong công việc, đồng thời khi có điều kiện luôn giúp đỡ, bổ trợ cho nhau, tinh thần đoàn kết giúp đỡ học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau rất cao. Kế toán trưởng luôn giám sát kịp thời công việc của từng người trong phòng, chỉnh sửa sai sót (nếu có), đồng thời luôn phổ biến những thông tin cần thiết, bổ ích về công tác Tài chính - Kế toán, khuyến khích nhân viên đi học thêm để bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn. Về mô hình kế toán, Công ty sử dụng mô hình kế toán tập trung nhưng không cứng nhắc. Mô hình này vừa giúp công ty có thể khắc phục được những khó khăn do địa bàn hoạt động của công ty tạo ra, vừa để công ty vẫn có thể tổ chức công tác kế toán một cách tập trung. Nhìn vào sơ đồ bộ máy kế toán của công ty có thể thấy tổ chức kế toán của công ty chia làm 6 phần hành cơ bản, các phần hành này được phân chia rất hợp lý đảm bảo yêu cầu của công tác kiểm toán: Phần hành về các nghiệp vụ thanh toán được tách riêng ra với các nghiệp vụ về tiền mặt, tránh sảy ra các gian lận về tiền mặt; bộ phận theo dõi về vật tư tách riêng ra với bộ phận kế toán tổng hợp ( tổng hợp và tính giá thành sản phẩm ) để có thể kiểm tra và đối chiếu lẫn nhau. Phòng kế toán của công ty được trang bị hệ thống máy tính điện tử hiện đại phục vụ cho công tác kế toán. Với hệ thống máy tính này không những giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán mà còn có thể lưu trữ dữ liệu được dễ dàng hơn, tính toán được chính xác hơn và khi ban quản lý công ty muốn xem xét một báo cáo nào đó cũng được nhanh chóng hơn nhờ khả năng có thể kết xuất các dữ liệu của phần mềm kế toán. ( Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast2005 ). Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung rất phù hợp và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy. Về hệ thống chứng từ và sổ sách, công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Riêng với phần hành kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, như chúng ta đã biết, lĩnh vực xây lắp bên cạnh các điểm tương đồng với các lĩnh vực kinh doanh khác thì một điểm nổi bật lên trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là lập dự toán xây lắp. Với mỗi công trình, để có thể tập hợp đầy đủ chi phí và thực hiện tốt kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, mang lại một lợi nhuận như mong muốn thì nhất thiết phải lập dự toán sản phẩm xây lắp. Kế toán trên cơ sở dự toán chi phí sản phẩm xây lắp tiến hành tập hợp chi phí. Dự toán xây lắp cũng được sử dụng vào công việc mua bán vật tư, sử dụng nhân công đảm bảo đủ dùng cho các công trình mà không xảy ra tình trạng dư thừa, tốn kém và lãng phí. LILAMA Hà Nội trước mỗi công trình luôn luôn chú ý thực hiện tốt công việc lập dự toán, tạo điều kiện cho tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm và có thể đưa ra giá thầu hợp lý nhất. Việc tổ chức kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm, công ty thực hiện tương đối hiệu quả, đảm bảo tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất xây lắp làm cơ sở tính giá thành thực tế SPXL hoàn thành bàn giao. Kế toán đã cung cấp những thông tin cần thiết về CPSX và giá thành sản phẩm cho lãnh đạo doanh nghiệp, lập Báo cáo tài chính kịp thời theo qui định của Nhà nước. Đối tượng tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm là từng công trình, HMCT phù hợp với đặc điểm sản xuất xây lắp, công ty đã lập bảng tập hợp CPSX và tính giá thành rất khoa học đảm bảo thuận tiện cho việc tính giá thành cả về giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ, đồng thời xác định được kết quả SXKD của công ty trong kỳ. Việc vận dụng phương pháp trả lương kết hợp lương theo thời gian và lương theo sản phẩm (lương khoán) đã đảm bảo nguyên tắc “Phân phối theo lao động”, vì vậy, đã khuyến khích được người lao động nâng cao năng suất lao động, gắn bó và cống hiến ngày càng nhiều hơn cho công ty. Hơn nữa, theo quy định chung, đối với các công ty xây lắp thì trong TK 622 không bao gồm các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT, công ty đã thực hiện theo đúng quy định là hạch toán các khoản trích theo lương này vào TK 627. Về quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: Công ty đã tận dụng điều kiện thuận lợi do thị trường mang lại để có biện pháp thu mua, dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, không để tồn kho nhiều, tránh ứ đọng vốn trong dự trữ. Việc cung ứng nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức có cộng với hao hụt trong định mức đã hạn chế được thất thoát, lãng phí, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Hơn nữa, công ty cũng lựa chọn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu là phương pháp kê khai thường xuyên, đúng theo quy định hiện hành trong việc tính giá Nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp xây lắp. Đối với các công trình ở xa, các công trình cần một số loại máy thi công mà công ty không có, các đội công trình đã có biện pháp thuê máy thi công để tiết kiếm chi phí, không làm gián đoạn sản xuất thi công. Cuối kỳ, các cán bộ kỹ thuật và những người có liên quan của công ty và bên giao thầu phối hợp kiểm kê đánh giá sản phẩm làm dở một cách khoa học, chính xác, kịp thời, phục vụ cho việc xác định giá thành sản phẩm hoàn thành. 1.2. Những hạn chế còn tồn tại. Trên cơ sở các kiến thức được học trong trường và những hiểu biết nhất định về chế độ và luật kế toán của Việt Nam, theo ý kiến cá nhân, em nghĩ rằng việc tổ chức kế toán tại công ty là khoa học và hợp lý, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế. Thứ nhất, về việc tập hợp chi phí máy thi công: Như chúng ta đã biết, Công ty Cổ phần LILAMA Hà Nội là doanh nghiệp chuyên về xây dựng và lắp đặt máy công nghiệp, một trong các đặc trưng của ngành xây dựng là sử dung máy thi công khi thi công các công trình hoặc hạng mục công trình mà nếu không sử dụng máy hỗ trợ rất khó thực hiện hoặc tốn kém công sức. Chính vì vậy trong quyết định số 1864/ 1998/ QĐ/ BTC của BTC có hiệu lực từ ngày 1/1/ 1999, kết cấu giá thành sản phẩm xây lắp gồm có 4 loại: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí máy thi công. Tuy nhiên, khi thực hiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm, công ty đã không sử dụng Tài khoản 623 để hạch toán chi phí máy thi công. Việc làm này có thể có ưu điểm là giảm nhẹ được hệ thống Tài khoản sử dụng trong công ty nhưng nó cũng có một số nhược điểm: Trước hết là không tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính nhưng điều quan trọng hơn là nó không cho thấy được tỷ lệ chi phí máy thi công trong tổng chi phí của các công trình và gây một số khó khăn trong việc tập hợp chi phí máy thi công cho các công trình. Chẳng hạn như khi thuê ngoài máy thi công sử dụng cho các công trình, vì không có TK 623 kế toán phải hạch toán như sau: Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 331 Và trên Bảng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, chi phí thuê ngoài này được đưa vào khoản mục chi phí khác. Thứ hai, về việc phân bổ chi phí sản xuất chung: Công ty lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nhưng với mỗi công trình thì nhu cầu sử dụng nhân công lại khác nhau. Có công trình thì chi phí nhân công chiếm một tỷ trọng lớn nhưng cũng có những công trình thì ngược lại. Điều này dẫn đến sự mất chính xác trong việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các công trình. Thứ ba, về việc trích khấu hao TSCĐ: Khi trích khâu hao TSCĐ, công ty không phân biệt đó là TSCĐ của bộ phận nào, kể cả TSCĐ của bộ phận quản lý. Khoản khấu hao này đều được ghi tăng chi phí sản xuất chung toàn công ty mà phân bổ cho các đối tượng sử dung khác nhau, làm mất tính chính xác trong việc hạch toán chi phí và hạn chế khả năng quản lý chi phí. Hơn nữa, điều này là trái với chế độ kế toán hiện hành là trích khấu hao của bộ phận nào thì ghi tăng chi phí của bộ phận đó . Một số chi phí là liên quan trực tiếp đến một công trình nhưng lại không được phân bổ cho công trình đó. Chẳng hạn: Khi trích khấu hao các máy thi công cũng được đưa vào chi phí sản xuất chung. Vì vậy khi phân bổ chi phí SXC cho các công trình thì tất cả các công trình thực hiện trong thời gian đó đều phải chịu khoản chi phí này kể cả các công trình không sử dụng loại máy thi công đó. Như vậy, một số công trình phải gánh cả phần chi phí không thuộc về mình. Thứ tư, về việc hạch toán vật tư: Vật tư để phục vụ thi công các công trình là rất nhiều, tuy nhiên vẫn có thể chia nhỏ để hạch toán vì trong xây lắp chỉ có một số vật tư là chủ yếu, còn một số khác là nhỏ và không đáng kể. Chính vì vậy, nếu hạch toán riêng các loại vật tư thì chúng ta có thể theo dõi được tình hình sử dụng các loại vật tư. Với những hạn chế đó ảnh hưởng không nhỏ đến tính chính xác và kịp thời trong việc tập hợp chi phí và tính giá thành tại doanh nghiệp. Theo ý kiến các nhân, em có đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty. ( Phần sau ) 2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội. 2.1. Những điều kiện thuận lợi. Với những thuận lợi cơ bản là công ty có một đội ngũ nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và trung thực, có phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán. Những tiền đề đó đồng góp rất tích cực trong sự thành công trong công tác kế toán của công ty. Một điều kiện đặc biệt quan trọng là Bộ tài chính cùng phối hợp với Bộ xây dựng luôn quan tâm đến sự tồn tại và phát triển của các DNXL, ban hành và sửa đổi, hoàn thiện các chế độ đối cho phù hợp với đặc điểm của ngành và yêu cầu kinh doanh trong cơ chế mới. 2.2. Một số khó khăn của công ty. Chúng ta đều biết rằng bên cạnh những thuận lợi thì bao giờ cũng tồn tại những khó khăn nhất định. Đối với công tác kế toán của công ty Cổ phần LILAMA cũng vậy. Lĩnh vực xây lắp là một lĩnh vực chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện tự nhiên vì phần lớn công việc được thực hiện ngoài trời, thời gian thi công lại khá dài. Hơn nữa, nó còn là một lĩnh vực khá nhạy cảm: Công tác tổ chức quản lý vật tư phải được thực hiện chặt chẽ mới có thể khác phục được tình trạng thất thoát và lãng phí. 2.3. Một số giải pháp . 2.3.1. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác về chi phí nguyên vật liệu cho thi công các công trình nên quản lý chi tiết vật tư theo từng loại. Cụ thể có thể chi tiết TK 152 như sau: + TK 1521: Vật liệu chính. + TK 152: Vật liệu phụ. + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Vật tư, thiết bị XD. Khi xuất kho cung cấp chi thi công, cũng có thể chi tiết TK 621 theo các loại chi phí vật tư đó. Hơn nữa, ở khâu cung ứng vật tư, khi vật tư được trực tiếp đưa đến chân công trình mà không qua kho, công ty vẫn thực hiện thủ tực nhập kho rồi xuất vật tư. Theo em, có thể lược bỏ công đoạn này mà chỉ cần lập biên bản giao nhận vật tư. Kế toán đội hoặc kế toán công trình chỉ cần tập hợp hoá đơn mua hàng, liên 2 hoá đơn bán hàng của bên cung cấp cùng với biên bản giao nhận hàng có chữ ký của cả người mua và người bán gửi về phòng kế toán. 2.3.2. Hạch toán chi phí máy thi công. Hiện nay công ty không sử dụng TK 623 mà phân bổ trực tiếp chi phí máy thi công vào các TK có liên quan như TK 621, TK 622, TK 627. Việc làm này có thể hạn chế một số phần công việc cho kế toán nhưng nó làm mất tính chính xác trong việc tập hợp chi phí. Theo em, công ty nên đưa vào sử dụng TK này để tập hợp chi phí máy thi công. Có thể chi tiết như sau: TK 6231: Chi phí nhân công sử dụng máy thi công. TK 6232: Chi phí vật liệu có liên quan đến sử dụng máy thi công. TK 6233 : Chi phí dụng cụ SX - phản ảnh công cụ dụng cụ có liên quan đến hoạt động máy thi công. TK 6237: Chi phí khấu hao máy thi công. TK 6238: Chi phí mua ngoài khác. Như vậy, khi xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công phục vụ cho thi công Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí, số nhiên liệu tương ứng với số tiền là 2.450.000.công ty hạch toán như sau: Nợ TK 62381 : 2.450.000 (đ) Có TK 1523 : 2.450.000 (đ) Tài khoản 623 được tập hợp tương tự như các TK chi phí khác, chi tiết đến từng công trình. Những khoản chi phí liên quan đến một công trình cụ thể thì tập hợp cho công trình đó. Những khoản chi phí mà cần phân bổ cho nhiều công trình thì tập hợp chung cho toàn công ty vào TK 6237, sau đó tiến hành phân bổ. Với cách hạch toán như vậy sẽ làm hạn chế một số khoản chi phí đáng lẽ ra một công trình không phải chịu lại phải chịu. Tiêu thức dùng để phân bổ chi phí máy thi công chung cho nhiều công trình có thể dựa vào thời gian sử dụng máy thi công ( ca sử dụng máy thi công). Để theo dõi số ca sử dụng máy thi công, phải dùng Phiều theo dõi ca xe máy thi công. Biểu 15: Ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính pHIếU THEO DõI CA XE MáY THI CÔNG Tháng... năm Quyển số: .......... Số ...................... Tên xe máy Mã hiệu Nước sản xuất Biển đăng ký (nếu có) Công suất, trọng tải Ngày Đối tượng sử dụng (công trình, HMCT) Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Chữ ký bộ phận sử dụng xe máy Phụ trách đơn vị quản lý xe máy Người điều khiển xe máy (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu theo dõi ca xe máy thi công được lập theo từng tháng do người điều khiển xe máy thi công lập, có sự xác nhận của bộ phận sử dụng xe máy. Phiếu này được chuyển cho phụ trách của bộ phận sử dụng xe máy ký duyệt chấp nhận thời gian hoạt động của xe máy thi công. Sau khi có đầy đủ chữ kí, phiếu theo dõi ca xe máy thi công được chuyển đến bộ phận kế toán để làm căn cứ phân bổ chi phí sử dụng máy thi công. Các phiếu theo dõi ca xe máy thi công được tập hợp và phân loại theo từng công trình và được tập hợp trên tờ kê chi tiết ca xe máy thi công ( Tương tự như tờ khai chi tiết phiếu xuất kho). Đồng thời nó cũng sẽ được ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết chi phí máy thi công. Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công được lập hàng tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công và phiếu theo dõi ca xe máy thi công. Khi đó chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho từng công trình được xác định theo công thứcsau: Chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho công trình (HMCT) i Tổng số chi phí sử dụng máy thi công Tổng số ca máy chạy Số ca máy chạy cho thi công công trình (HMCT) i = * Ci = n S Cik k=1 Đây là chi phí sử dụng máy thi công của một máy. Sau đó, muốn biết tổng chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho mỗi công trình phải tổng hợp theo công thức sau: Ci : tổng chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho công trình (HMCT) i Cik : Chi phí sử dụng máy thi công k phân bổ cho công trình (HMCT) i Ci : Lấy số liệu ở dòng Cộng đối ứng với cột công trình i trên Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công. Ví dụ: Quý 1 năm 2006, công ty thi công 4 công trình là Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí, Công trình Nhà Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Nhà máy gang thép Thái Nguyên và Nhà máy Xi măng Hải Phòng. Công ty sử dụng máy cẩu tháp với chi phí khấu hao một tháng là 4.545.000đ và chi phí sữa chữa máy để sử dụng là 500.000đ. Thời gian sử dụng của các công trình như sau: Nhà trung tâm 60 ca, Nhà máy Gang thép 50 ca và Nhà máy Nhiệt điện là 70 ca. Chi phí chung sử dụng máy thi công cho các công trình như sau: + Nhà trung tâm Hội Nghị Quốc gia: (4.545.000 * 3+ 500.000)/(60 + 50 + 70)*60 = 4.711.667 + Nhà máy Gang Thép : (4.545.000 * 3 + 500.000)/(60 + 50 + 70)*50 = 3.926.389 + Nm Nhiệt điện Uông Bí : (4.545.000 * 3 + 500.000)/(60 + 50 + 70)*70 = 5.496.944 Nếu theo phương pháp này thì chi phí thuê ngoài máy thi công có thể đưa vào phần chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6238) và việc theo dõi hoạt động của máy thuê ngoài cũng có thể làm như đối với máy thi công của công ty. Bảng 16: Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công Chứng từ Ghi ĐT sử dụng TK 152 TK 153 TK 334 Cộng NT SH Bảng 17: Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công TK 62383 - Chi phí máy thi công Nhà mày NĐ Uông Bí Quý I năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 62383 SH NT Tổng số tiền Chia ra Nhiên liệu Công cụ Nhân công.. Cộng số PS Ghi có TK Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công cũng được tập hợp chung cho toàn công ty. 2.3.3. Phân bổ chi phí sản xuất chung. Hiện nay công ty sử dụng chi phí nhân công trực tiếp làm tiêu thức phân bổ. Theo em công ty nên sử dụng một tiêu thức khác hợp lý hơn để phân bổ, chẳng hạn như tổng giá trị chi phí thực tế ( chi phí nhân công trực tiếp và nguyên vật liệu trực tiếp công trực tiếp ) hoặc giá dự toán công trình. Như vậy sẽ cho kết quả lượng chi phí chung phân bổ cho công trình phù hợp hơn khi sử dụng chi phí nhân công để phân bổ vì như chúng ta đã biết, có công trình lượng chi phí nhân công cao hoặc ngược lại so với chi phí vật liệu trực tiếp. 2.3.4. Trích khâu hao TSCĐ. Công ty nên theo dõi TSCĐ chi tiết theo các bộ phận sử dụng để khi thực hiện trích khấu hao thì trích ở Bộ phận nào thì phân bổ trực tiếp vào chi phí của bộ phận nó. Có thể sử dụng Bảng tính và phân bổ khấu hao theo mẫ của Bộ tài chính ban hành. Bảng 18: Bảng tính và phân bổ khấu hao Tháng... năm STT Chỉ tiêu Nơi SD TK 627 TK 642 TK 241 ... NG Số KH Đội Đội ... I. Số KH đã trích tháng trước II. Số KH tăng trong tháng III. Số KH giảm trong tháng IV. Số KH phải trích tháng này Với Bảng tính và phân bổ khấu hao này, vừa theo dõi được việc trích khấu hao trong tháng, vừa phân bổ được chi phí khấu hao vào các khoản mục chi phí hợp lý.