Chuyên đề Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH quảng cáo và thương mại Thanh và những giải pháp hoàn thiện

chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. - Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. - Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. - Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể tạo ra được ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, cần lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Điều quan trọng là phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến họ. - Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì doanh nghiệp cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. - Tổ chức sự kiện phải có ngân sách phù hợp với mục đích cụ thể: Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp cũng không nên quá lo lắng mà nên quan tâm vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. - Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, doanh nghiệp càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. - Thiết lập và theo sát các mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, doanh nghiệp nên dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, doanh nghiệp phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho mình. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó mà cần phải làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. - Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng doanh nghiệp mình trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. - Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. - Sự liên hệ trong khi sự kiện được tổ chức + Liên hệ với người phát biểu, người đọc diễn văn Người phát biểu và người đọc diễn văn tại chương trình sẽ phải được lựa chọn để đảm bảo rằng chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ. Trong một số trường hợp cần phải quan tâm tới giọng điệu của người phát biểu, người phát biểu phải phù hợp với giới tính và tiêu đề đang được thảo luận. Nếu một sự kiện được thiết kế chỉ xoay quanh người phát biểu chính thì phải liên hệ và thảo luận với họ trước khi sự kiện xảy ra. Nếu mà có sự phát biểu của chủ tịch, bộ trưởng thì phải luôn luôn có một sự hỗ trợ trong trường hợp họ kết thúc bài phát biểu. Người phát biểu sẽ được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm và khả năng họ thể hiện sự chuyên nghiệp. Bởi vì họ có liên quan đến giới nghe nhìn, truyền thông. Những người phát biểu tiềm năng sẽ được liên hệ qua điện thoại với những thông tin phác thảo về chủ đề sự kiện, nội dung cụ thể đã được gửi tới họ bằng Email hoặc bằng thư trước đó. Một khi những người phát biểu đã được lựa chọn, nhất thiết phải gửi cho họ một mẫu yêu cầu để họ lựa chọn và điền vào + Liên hệ với đoàn chủ tịch Một ban chủ tịch làm việc tốt sẽ đóng góp sự thành công rất lớn cho sự kiện diễn ra theo đúng chương trình đã vạch. Ban chủ tịch sẽ được cung cấp một bản viết vắn tắt về sự kiện. Nội dung bản vắn tắt đó bao gồm: ∙ Thời gian và địa điểm của sự kiện ∙ Mục tiêu của sự kiện – Sự kiện nhằm đạt được điều gì ∙ Tiểu sử chi tiết về những người sẽ phát biểu, những điểm chính trong bài phát biểu của họ ∙ Danh sách các đại biểu tham dự ∙ Một bản copy lịch trình sự kiện ∙ Những câu hỏi dự định sẽ dành cho ban chủ tịch để trả lời sau mỗi bài phát biểu ∙ Quản lý thông tin chung để nhắc nhở khán giả về: tắt điện thoại di động, nơi để bình cứu hỏa, nơi vệ sinh…Nhắc nhở người phát biểu giữ đúng thời gian và yêu cầu các đại biểu điền vào mẫu đánh dấu sau cuối sự kiện ∙ Những thông tin để liên hệ khác bao gồm cả số điện thoại di động của người tổ chức sự kiện để dành trong trường hợp có vấn đề rắc rối nảy sinh trong ngày diễn ra sự kiện + Liên hệ với các đại biểu Các vị đại biểu đã được cung cấp những thông tin chủ yếu về sự kiện trước ngày sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, một túi đựng tài liệu liên quan đến sự kiện cũng vẫn phải được cung cấp cho các đại biểu ngay khi mà lễ tân cài hoa hoặc logo của sự kiện cho họ. Túi đựng tài liệu bao gồm những tài liệu sau: ∙ Bản đồ nơi diễn ra sự kiện ∙ Nội dung chương trình ∙ Danh sách các đại biểu tham dự ∙ Tiểu sử, lý lịch của người phát biểu ∙ Các thông tin để liên hệ như số điện thoại, điểm truy cập internet… ∙ Các thông tin về tình trạng khẩn cấp như nơi thoát hiểm, nơi để bình cứu hỏa, nơi vệ sinh,… Một nhân viên lễ tân sẽ phải đứng ở bàn đăng ký đại biểu cho đến khi kết thúc sự kiện để đón tiếp những đại biểu có thể đến muộn. Trong khi đó các nhân viên khác sẽ phải quan sát và hướng dẫn các đại biểu ngồi đúng vị trí của mình + Liên hệ với các phương tiện truyền thông Phải quan tâm tới những phương tiện truyền thông mà tổ chức muốn thu hút tới sự kiện như là truyền hình, báo chí, đài phát thanh…Nếu muốn khuếch trương, công khai sự kiện thì một bản tài liệu chi tiết sẽ được gửi tới các nhà truyền thông chính trước ngày diễn ra sự kiện. Nội dung chủ yếu của bản tài liệu chi tiết bao gồm: ∙ Một bản copy chương trình ∙ Tiểu sử của những người phát biểu ∙ Giải thích về những vấn đề mà người phát biểu sẽ nói (bao gồm cả những thông tin cần đăng hoặc đưa lên báo chí hoặc TV đầu tiên) ∙ Một bản mẫu về túi đựng của các đại biểu ∙ Địa chỉ liên hệ chi tiết để cung cấp thêm thông tin cho các nhà truyền thông 2.2 Phân tích thực trạng tổ chức sự kiện Bảng và biểu đồ doanh thu tổ chức sự kiện từ 2005 đến 2007 so với doanh thu toàn công ty 2005 2006 2007 Tổ chức sự kiện 200 415 500 Tổng doanh thu 1020 1730 1530 Biểu đồ 3: Doanh thu tổ chức sự kiện so với doanh thu toàn công ty Công ty Quảng cáo Thanh bắt đầu ở lĩnh vực tổ chức sự kiện vào năm 2004. Cũng như các công ty khác thực hiện các sự kiện nhỏ lẻ vì đây chưa phải là định hướng trọng tâm của công ty, mỗi sự kiện có doanh thu khoảng 100 triệu, đa số mới là những sự kiện tung sản phẩm mới hay tổ chức lễ khai trương với quy mô nhỏ, hơn nữa những doanh thu đó tính vào là doanh thu của quảng cáo, chưa xem đó là một lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Đến năm 2005, công ty đã tổ chức nhiều sự kiện đa dạng khác nhau, không chỉ dừng lại hai sự kiện như ở năm 2004 và là một lĩnh vực hoạt động mới của công ty. Công ty đã tổ chức lễ động thổ cho công ty cổ phần Golf Hà Nội, lễ khai trương các văn phòng đại diện, hội nghị khách hàng được tổ chức đầu năm hoặc cuối năm tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và cảm ơn các khách hàng ( có thể là các cá nhân, doanh nghiệp, các đại lý…). Những sự kiện này thường chỉ diễn ra trong một ngày. Năm này, tổ chức sự kiện mới chỉ đóng góp lượng doanh thu nhỏ trong tổng thể doanh thu toàn công ty. Năm 2006, công ty bắt đầu tham gia vào những sự kiện lớn nhờ đó đã đưa doanh thu của công ty trong lĩnh vực này vượt xa so với các năm trước. Công ty đã tham gia sự kiện “một trái tim, một tấm lòng”, các sự kiện âm nhạc và là nhà vận động tài trợ chính thức cho nhạc viện Hà Nội. Từ những sự kiện của năm 2005 tổ chức gặp phải một số lỗi trong quá trình tổ chức, các nhân viên của công ty đã rút được kinh nghiệm và tổ chức thành công sự kiện mang tính xã hội đó là gây quỹ học bổng tài năng âm nhạc trẻ Đặng Thái Sơn. Sự kiện này đã vận động được nhiều nhà tài trợ cho chương trình và diễn ra một cách thành công rực rỡ. Do đó đã đưa doanh thu tổ chức sự kiện của công ty tăng lên rõ rệt. Đây là những sự kiện lớn đã được quảng bá trên nhiều phương tiện truyền thông đại chúng. Có sự kiện được coi là sự kiện thường niên của năm được công ty đứng ra tổ chức đó là sự kiện thể thao. Do đó năm 2006 được coi là năm thành công của công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Năm 2007 với những thành công đã đạt được, công ty vẫn tiếp tục duy trì những thành công đã đạt được và tiếp tục mở rộng quy mô cũng như tìm kiếm nhiều khách hàng mới. Với đội ngũ nhân viên luôn không ngừng trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm nên các sự kiện năm 2007 quy mô hơn, chuyên nghiệp hơn.. Mặc dù vậy tổng doanh thu của công ty lại thấp hơn năm 2006 là do công ty Thanh có cam kết là không tăng giá hai năm cho khách hàng trong các lĩnh vực khác như in ấn, bảng biển, trong khi đó giá cả nguyên vật liệu thì lại tăng. Nhưng nhờ đó mà công ty luôn giữ được khách hàng trung thành và có thêm những khách hàng mới nhờ giá cả phải chăng và dịch vụ toàn tâm của mình.( Cụ thể lịch công việc và địa điểm tổ chức sự kiện của công ty ở phụ lục 1, phụ lục 2, phụ lục 3, phụ lục 4) 2.2.1 Các sự kiện đã được tổ chức từ 2005 – 2007 - Giải bóng đá Thiếu niên thường niên (kết hợp với báo An Ninh thủ đô) - Giải đua xe đạp nữ mở rộng (kết hợp với Liên đoàn xe đạp) - Lễ khai trương giới thiệu sản phẩm mới của các doanh nghiệp như Hanoi Golf Club, công ty cổ phần sơn châu Á, công ty Nhật Quang - Cuộc thi hát Karaoke và tung sản phẩm mới của Thương hiệu Arirang (đầu máy Karaoke kỹ thuật số). - Sự kiện đêm hòa nhạc Đặng Thái Sơn Sau khi xem xét các sự kiện đã được tổ chức tại công ty, tôi thấy có những điểm hạn chế sau : Ø Công ty đã chọn đối tượng khách hàng là các công ty vừa và nhỏ nên nguồn ngân sách nhiều lúc còn hạn chế. Do đó trong quá trình thực hiện hoạt động tổ chức sự kiện công ty có những định hướng sâu rộng hơn thì không thực hiện được. Ø Từ năm 2006 công ty chỉ tham gia các sự kiện lớn ( lên đến hai tỷ ) vì sự cạnh tranh găy gắt, do quá bận rộn với các sự kiện đó nên trong năm này chưa có nhân lực được đào tạo. Ø Đây là sản phẩm chất xám cần có sự kết nối cao dựa trên năng lực tổ chức bao gồm kỹ năng cá nhân và kinh nghiệm thực tế. Do các sự kiện cần có sự tỉ mỉ cẩn trọng đến từng chi tiết cho nên trong quá trình diễn ra sự kiện vẫn có những thiếu sót trong những chi tiết nhỏ đó. Ø Trang thiết bị âm thanh sân khấu : bản thân công ty chưa có đội ngũ làm về phần này mà phải đi thuê, do đó nhiều lúc hay rơi vào tình thế bị động và làm cho hoạt động tổ chức của công ty chưa mang tính trọn gói. Ø Những sự kiện về giải trí như duyên dáng Việt Nam : các chương trình này đều dựa trên sườn giống nhau, chưa có sự khác biệt đặc biệt, vì vậy cần phải thuê đuợc những đạo diễn chương trình thực sự để có một kịch bản ấn tượng Ø Những sự kiện gây quỹ học bổng : mục đích là xây dựng quỹ học bổng nhưng lại không có đội ngũ cộng tác viên phù hợp Sau đây là chi tiết về một chương trình tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công nhất trong năm 2007: Sự kiện đêm hòa nhạc Đặng Thái Sơn được tổ chức năm 2007 : Đây là chương trình kỷ niệm 50 năm thành lập nhạc viện Hà Nội và đã mời nghệ sỹ nhân dân về Việt Nam biểu diễn Ban tổ chức có nhu cầu mời tài trợ để có thêm nguồn kinh phí tổ chức và quảng bá chương trình Ý nghĩ sự kiện: Sự kiện với sự có mặt của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn đã gây được sự chú ý lớn. Là một chương trình kỷ niệm 50 năm thành lập nhạc viện Hà Nội mà nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn là người gắn bó với nhạc viện ngay từ những ngày đầu thành lập. Ông lại là người châu Á đầu tiên đoạt giải nhất trong cuộc thi quốc tế Diano magn tên F.Chopin năm 1980 tại Vacsava đến nay, gần 3 thập kỷ trôi qua, tên tuổi của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn đã, đang và sẽ mãi là niềm tự hào của nhiều thế hệ Việt Nam về một tài năng âm nhạc thành danh nhờ những đam mê và khổ luyện không ngừng. Trên chặng đường âm nhạc vinh quang của mình, nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn luôn lưu tâm tới việc đào tạo tài năng trẻ tại Việt Nam và đã có rất nhiều đóng góp tích cực cùng với nhạc viện Hà Nội nhằm đưa Việt Nam đến gần hơn với âm nhạc đẳng cấp quốc tế. Nội dung sự kiện: + Đêm gala dinner( trao học bổng cho các tài năng âm nhạc trẻ) + Đêm hòa nhạc Đặng Thái Sơn – Một chặng đường âm nhạc Ban tổ chức: - Nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn và đại diện của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn tại Việt Nam - Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương mại Thanh - Báo An ninh thủ đô là đơn vị bảo trợ thông tin - Nhạc viện Hà Nội Địa điểm: Khách sạn Melia Thời gian: 18h đến 22h ngày 26/11/2006 Khách mời: - Các nghệ sỹ khách mời, hai ca sỹ dòng nhạc Semi Classic, một nghệ sỹ Violon - Đại diện các đơn vị tài trợ - Cơ quan báo chí truyền hình - Các tùy viên văn hóa các đại sứ quán - Đại diện cơ quan quản lý văn hóa - Các nghệ sỹ thành danh Thư mời: do chính công ty TNHH Quảng Cáo và Thương mại Thanh trực tiếp thiết kế, in ấn và gửi đi Lịch trình sự kiện 18h – 18h30: đón khách 18h30 – 19h: khai tiệc cùng với sự trình diễn âm nhạc của dàn nhạc giao hưởng 19h – 19h15: MC giới thiệu Gala dinner, mục đích sự kiện cùng với sự tham gia của khách mời, đơn vị tài trợ 19h15 – 19h20: Đại diện ban tổ chức tuyên bố khai mạc chương trình 19h20 – 19h35: Khai tiệc và sự trình diễn một tác phẩm cổ điển theo phong cách hiện đại của nhóm sinh viên nhạc viện Hà Nội 19h35 – 19h45: phát biểu của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn về chương trình học bổng tài năng âm nhạc trẻ Đặng Thái Sơn 19h45 – 20h: MC giới thiệu các gương mặt nhận học bổng tài năng âm nhạc trẻ( màn hình chiếu các trailer hình ảnh về quá trình học tập, rèn luyện của các em) 20h – 20h5: MC giới thiệu đại diện tương lai của quỹ học bổng tài năng âm nhạc trẻ Đặng Thái Sơn lên phát biểu đôi lời 20h5 – 20h15: đại diện quỹ và các nhà tài trợ trao học bổng cho các em 20h15 – 20h45: Phần biểu diễn âm nhạc của các tài năng âm nhạc trẻ 20h45 – 21h: MC giới thiệu phần biểu diễn đặc biệt giao lưu của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn và khách mời 21h15 – 21h30: phần biểu diễn âm nhạc của ca sỹ khách mời 21h30 – 22h: Phần trình diễn âm nhạc của dàn nhạc giao hưởng tiễn khách và quà tặng của ban tổ chức tại bàn lễ tân Kịch bản chương trình Đón tiếp khách: các em nhỏ chơi Violon đón khách trên cầu thang Nhà hát lớn Mở màn: + Nhạc vang lên trong ánh sáng tối sau cánh gà Sau màn sân khấu, các nghệ sỹ trẻ chơi Violon + Màn kéo ra, đèn sáng, MC giới thiệu chương trình, ý nghĩa đêm nhạc Phần 1: + Độc tấu Piano + Tam tấu + Biểu diễn Phần 2: + Đại diện quỹ học bổng thông báo tặng số tiền trích từ tiền vé chương trình ủng hộ một quỹ từ thiện + MC giới thiệu phần biểu diễn của NSND Đặng Thái Sơn Phương tiện chở khách: dùng xe 4 chỗ dòng Mercedes để đưa đón các khách mời bao gồm: tùy viên văn hóa các đại sứ quán, đại diện cơ quan quản lý văn hóa, các nghệ sỹ thành danh. Các thứ trong xe đã được chuẩn bị sẵn: đồ uống ưaq thích, các đồ ăn khô, tạp chí, báo. Các khách mời còn lại đều đi bằng xe riêng của họ Ăn uống trong sự kiện: mục đích tạo ra sự thân thiện ban đầu. Tiệc được tổ chức là tiệc đứng, cùng với các món khai vị. Đồ uống là rượu vang Phương tiện truyền thông trước khi sự kiện diễn ra: + Phóng sự trên VTV1, đưa tin chương trình hòa nhạc Đặng Thái Sơn trên chương trình thời sự cuối ngày VTV, và chương trình Văn nghệ chủ nhật + 10 TV trailer được phát sóng tuyên truyền cho chương trình trước đêm Gala Dinner trên VTV + Với báo chí: Họp báo Quảng cáo về Gala Dinner và Đặng Thái Sơn concert trên báo An Ninh Thủ Đô Đưa tin bài viết về khởi nguồn của Quỹ Gala Dinner và Đặng Thái Sơn Concert trên Báo An Ninh Thủ Đô và các báo khác Trên Website: Thông tin bài viết được đăng tải trên web-site của báo điện tử + Các phương tiện khác: Các hình thức quảng cáo trực quan, 10 băng rôn trên đường phố, 20 cờ phướn, phòng họp báo, Pano, Phông hai sự kiện chính,… Băng rôn treo ở đường Phan Chu Trinh Bạt thả ở nhà hát lớn Hà Nội Bạt thả tại cầu thang nhà hát lớn Hàng ngàn tờ rơi, thông tin quảng cáo, poster, brochure giới thiệu chương trình Sau đây là bảng chi tiết: TruyÒn th«ng vÒ ch­¬ng tr×nh trªn b¸o STT Tªn b¸o Sè Ngµy Néi dung SL I Qu¶ng b¸ vÒ Ch­¬ng tr×nh 1 An Ninh Thñ ®« 2722 23/11/2006 Qu¶ng b¸ ch­¬ng tr×nh 01 2 An Ninh Thñ ®« 2723 24/11/2006 Qu¶ng b¸ ch­¬ng tr×nh 01 3 An Ninh Thñ ®« 2724 25/11/2006 Qu¶ng b¸ ch­¬ng tr×nh 01 4 An Ninh Thñ ®« 2725 27/11/2006 Qu¶ng b¸ ch­¬ng tr×nh 01 5 An Ninh Thñ ®« 2726 28/11/2006 Qu¶ng b¸ ch­¬ng tr×nh 01 II Bµi viÕt vÒ ch­¬ng tr×nh trªn b¸o An Ninh Thñ ®« 1 An Ninh Thñ ®« 2721 22/11/2006 - NSND §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn t¹i ViÖt Nam - ë n¬i ®©y nh÷ng sù sÎ chia thËt lµ Êm ¸p 02 2 An Ninh Thñ ®« 2722 23/11/2006 - §ªm hoµ nh¹c nhiÒu ý nghÜa - §©y lµ ch­¬ng tr×nh thó vÞ nhÊt mµ t«i tham gia 02 3 An Ninh Thñ ®« 2723 24/11/2006 Dµn nh¹c giao h­ëng Hµ Néi: Sèng ®­îc b»ng nghÒ - §iÒu ®¸ng mõng nhÊt 01 4 An Ninh Thñ ®« Cuèi tuÇn 26/11/2006 Cho mét lÇn trë vÒ 01 5 An Ninh Thñ ®« 2725 27/11/2006 §ªm cña ©m nh¹c vµ lßng mÕn mé 01 6 An Ninh Thñ ®« 2726 28/11/2006 NSND §Æng Th¸i S¬n ký l­u bót tÆng b¹n ®äc B¸o An Ninh Thñ ®« 01 7 An Ninh Thñ ®« 2727 29/11/2006 H¹t lóa trÜu b«ng 01 III Bµi viÕt, ®¨ng tin vÒ ch­¬ng tr×nh trªn c¸c b¸o kh¸c 1 Lao ®éng Cuèi tuÇn 1-3/12/2006 Sè phËn ®· giao c©y ®µn Piano cho t«i 01 2 Tuæi trÎ Thñ ®« 142 20/11/2006 Tin vÒ ch­¬ng tr×nh: NSDN §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn t¹i Hµ néi 01 3 TiÒn phong 272 23/11/2006 §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn 2 ®ªm t¹i Hµ Néi 01 4 Ph¸p LuËt ViÖt Nam 282 24/11/2006 Tin vÒ ch­¬ng tr×nh 01 5 Lao ®éng 328 28/11/2006 Ch¬i ®µn ë quª h­¬ng kh«ng bao giê lµ ®ñ 01 6 Phô n÷ ViÖt Nam 143 29/11/2006 §ªm nh¹c §Æng Th¸i S¬n t¹i Hµ Néi 01 7 Hµ Néi míi 13570 26/11/2006 Nh¹c viÖn Hµ Néi kû niÖm 50 n¨m thµnh lËp 01 Th«ng tin vÒ ch­¬ng tr×nh trªn c¸c B¸o §iÖn tö (Môc tham kh¶o) STT Tªn b¸o ®iÖn tö Web-site Ngµy Néi dung 1 Bé V¨n ho¸ th«ng tin www.cinet.gov.vn 9/11/2006 Ngµy trë l¹i cña NSND §Æng Th¸i S¬n 2 Thanh niªn www.thanhnien.com.vn 15/11/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn t¹i ViÖt Nam 3 VN Media www.vnmedia.com.vn 22/11/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn 2 ®ªm t¹i Hµ Néi 4 Th«ng tÊn x· ViÖt Nam www.vnagency.com.vn 22/11/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn 2 ®ªm t¹i Hµ Néi 5 Sai gon news www.saigonnews.vn 23/11/2006 §Æng Th¸i S¬n – “®Ønh” d­¬ng cÇm trë l¹i quª nhµ 6 Communist Party of Vietnam www.cpv.org.vn 23/11/2006 Pianist Dang Thai Son to join celebration of Hanoi conservatoire 7 VTC News www.vtc.vn/vanhoa 23/11/2006 §Æng Th¸i S¬n – “®Ønh” d­¬ng cÇm trë l¹i quª nhµ 8 Tuæi trÎ www.tuoitre.com.vn 24/11/2006 §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn chµo mõng 50 n¨m nh¹c viÖn Hµ Néi 9 Th¸i Nguyªn online www.baothainguyen.org.vn 24/11/2006 §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn chµo mõng 50 n¨m nh¹c viÖn Hµ Néi 10 TiÒn phong www.tienphongonline.com.vn 25/11/2006 §Æng Th¸i S¬n: Trë vÒ VN ch¼ng bao giê lµ ®ñ 11 VN Daily www.vndaily.net 25/11/2006 §Æng Th¸i S¬n: Trë vÒ VN ch¼ng bao giê lµ ®ñ 12 Ng­êi Lao ®éng www.nld.com.vn 26/11/2006 Ch¬i ®µn b»ng c¶m xóc 13 Qu©n ®éi nh©n d©n www.qdnd.vn 22/11/2006 §ªm hoµ nh¹c cña NSND §Æng Th¸i S¬n t¹i ViÖt Nam 14 T¹p chÝ Quª H­¬ng www.quehuong.org.vn 22/11/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn 2 ®ªm t¹i Hµ Néi 15 24h.com.vn www.24h.com.vn 27/11/2006 NSND §Æng Th¸i S¬n: “cËu bÐ mª ®µn” trë vÒ nguån céi 16 VTC News www.vtc.vn/vanhoa 27/11/2006 §Æng Th¸i S¬n vµ ©m nh¹c Mozart 17 VietNamNet www2.vietnamnet.vn 27/11/2006 §Æng Th¸i S¬n ch¬i nh¹c Mozart 16 Nh©n D©n www.nhandan.com.vn 27/11/2006 §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn t¹i Hµ Néi 17 Tæ quèc www.toquoc.gov.vn 27/11/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n tr×nh tÊu t¹i Hµ Néi 18 §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam www.cpv.org.vn 28/11/2006 NSND §Æng Th¸i S¬n: “Ch¬i ®µn ë quª h­¬ng kh«ng bao giê lµ ®ñ” 19 B¾c Ninh www.baobacninh.com.vn 29/11/2006 NSND §Æng Th¸i S¬n: Ch¬i ®µn ë quª h­¬ng kh«ng bao giê lµ ®ñ 20 §¹i §oµn KÕt www.mattran.org.vn 29/11/2006 GÆp NghÖ sÜ nh©n d©n §Æng Th¸i S¬n trªn sµn tËp 21 Ho¹t ®éng Khoa häc www.tchdkh.org.vn 30/11/2006 NghÖ sÜ §Æng Th¸i S¬n biÓu diÔn t¹i Hµ Néi 22 D©n TrÝ www.dantri.com.vn 5/12/2006 NSDN §Æng Th¸i S¬n: §êi ng­êi nh­ mét vßng trßn khÐp kÝn Quyền lợi nhà tài trợ: Trên VTV 1 TVC 30” quảng cáo sản phẩm của nhà tài trợ phát trong chương trình truyền hình buổi hòa nhạc 10 traler có logo nhà tài trợ giới thiệu sự kiện phát trong 6 ngày trước chương trình Truyền hình buổi hòa nhạc 2 panel 5” có logo của nhà tài trợ phát trong chương trình buổi hòa nhạc 3 logo pop up trong chương trình truyền hình buổi hòa nhạc Báo An Ninh Thủ Đô Miễn phí hai kỳ quảng cáo sản phẩm của nhà tài trợ trên báo An Ninh Thủ Đô Miễn phí 2 bài viết trên trang tư vấn tiêu dùng Logo nhà tài trợ trên tin bài viết về sự kiện( ít nhất 5 kỳ báo) Logo nhà tài trợ t rên 4 kỳ quảng cáo cho sự kiện Họp báo Logo trên giấy mời họp báo, thông cáo báo chí và các ấn phẩm liên quan Th«ng c¸o b¸o chÝ Logo trên phông họp báo Phát biểu trong lễ họp báo Quảng cáo ngoài trời Logo trên băng rôn đường phố sinh động và ấn tượng Logo trên băng rôn,cờ phướn, backdrop tại họp báo, gala dinner Logo trên thảm đỏ gala dinner Logo trên băng rôn đại trước cửa Nhà hát lớn, Pano, backdrop tại đêm hòa nhạc Quảng cáo trên ấn phẩm Logo trên các ấn phẩm chính thức của Quỹ, bản tin, tài liệu quảng bá quỹ trong vòng một năm Logo trên vé mời, tờ rơi, poster Brochure của 2 sự kiện chính thức Các quyền lợi gia tăng Logo nhà tài trợ và đường Link tới website nhà tài trợ trong 3 tháng trên website báo An Ninh Thủ Đô Giảm giá 50% khi mua 50 vé mời đêm hòa nhạc Đặng Thái Sơn Nhắc tên nhà tài trợ trong diễn văn cảm ơn trong gala dinner, đêm hòa nhạc Nhà tài trợ trao học bổng cho các thí sinh - Sự kiện này là một trong những sự kiện thành công nhất nhưng trong quá trình thực hiện công ty không thực hiện được trọn gói vì bộ phận âm thanh ánh sáng vẫn chưa có bộ phận chuyên trách mà phải đi thuê 2.2.2 Một số đánh giá kết luận Trong ba năm hoạt động ở lĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty TNHH Quảng cáo và Thương mại Thanh đã đạt được nhiều thành công: Chính sách dịch vụ tận tâm và luôn nỗ lực làm hài lòng khách hàng Là một doanh nghiệp làm quảng cáo, công ty Thanh có lợi thế là có khả năng cung ứng nhiều giải pháp tổng hợp cho khách hàng: từ việc tư vấn tổ chức sự kiện hợp lý và phù hợp với khách hàng đến việc sản xuất các sản phẩm phục vụ sự kiện. Chỉ có các vật phẩm quà tặng thì công ty phải thuê mua của các nhà cung cấp – điều này một mặt vừa giảm được chi phí tổ chức sự kiện mặt khác đảm bảo được yếu tố tập trung thông tin, quản lý được chất lượng sản phẩm cung cấp Ban tư vấn thương hiệu của công ty có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động tổ chức sự kiện, góp phần giúp các sự kiện có một dấu ấn độc đáo và khác biệt, tạo điểm nhấn tới các khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp Trước khi tổ chức sự kiện, ban tư vấn luôn cộng tác với doanh nghiệp để phân tích các lợi thế của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án khả thi nhất. Nhưng công ty cũng có những nhược điểm mà cần phải khắc phục đó là: Đội ngũ cán bộ chuyên trách trong sự kiện còn rất mỏng. Các nhân viên đều tự được đào tạo( vì thực tế chưa có trường sở đào tạo trực tiếp về vấn đề này), dẫn đến khả năng chuyên nghiệp còn thấp Đi lên từ một công ty quảng cáo, công ty Thanh không có đội ngũ chuyên gia nước ngoài hỗ trợ, vì vậy trong nhiều trường hợp chưa nắm bắt được các hình thức tổ chức sự kiện mới, có tính chuyên nghiệp cao Công ty chưa có khả năng đáp ứng các sự kiện lớn, dành cho các khách hàng là các tập đoàn lớn CHƯƠNG III NHỮNG GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Với công ty Liên kết để có mức giá cạnh tranh Công ty Thanh đã hiểu rõ đặc điểm nhu cầu về dịch vụ nói chung là luôn biến động, biên độ giữa thời điểm cao và thời điểm thấp của nhu cầu là rất lớn. Sự biến động nhu cầu như vậy diễn ra trong từng ngày, từng giờ vì thế gây khó khăn cho việc cung ứng. Ngoài việc nghiên cứu phân bố nhu cầu về thời gian, quy mô, tần suất, biên độ và chu kỳ, Công ty quảng cáo Thanh cũng đã nghiên cứu cơ cấu và đặc điểm của nhu cầu. Đó là nhu cầu về dịch vụ chủ yếu và dịch vụ phụ, dịch vụ trọn gói và dịch vụ riêng rẽ, dịch vụ tổng thể hoặc các bộ phận, các khâu của dịch vụ,… Công ty cần tìm hiểu thêm mối quan hệ giữa giá cả với nhu cầu, sự thay đổi của giá cả và nhu cầu qua các thời kỳ khác nhau. Mối quan hệ này thể hiện sự co giãn của cầu theo giá cả. Ta có thể dựa vào hệ số co giãn của cầu theo giá ED = 0 tức là cầu không co giãn theo giá, ED = 1 cầu co giãn đơn vị, ED >1 cầu co giãn lớn, DD<1 nhu cầu bị thu hẹp lại. Việc xác định giá cần hết sức chú ý tới sự co giãn của nhu cầu theo giá đối với các loại dịch vụ mà công ty cung cấp vì nó chi phối rất mạnh tới mức giá dịch vụ Việc công ty Thanh liên doanh, liên kết với một số hãng dịch vụ khác để cùng nhau đáp ứng một khách hàng thì cũng đem lại một mức giá tương đối cạnh tranh Công ty TNHH Thương mại và Quảng cáo Thanh Dịch vụ in ấn Giới truyền thông Giới báo chí Các nhà hát, các ca sỹ …… Giá cạnh tranh Hiệu quả cao Chuyên nghiệp Khách hàng tổ chức sự kiện Nâng cấp website: Đối với một số các công ty chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trên thế giới, website của họ không những là một trong những công cụ hiệu quả trong việc giới thiệu công ty tới khách hàng mà nó còn là một phương tiện hiệu quả trong việc thu thập các thông tin và nhu cầu của khách hàng. Các công ty này cho phép khách hàng có thể đọc và download miễn phí một số tư vấn nhỏ về tổ chức sự kiện, đó có thể là một tư vấn chung chung và lý thuyết. Hiện công ty quảng cáo Thanh đã có dịch vụ tư vấn có trên trang web nhưng mới trên lĩnh vực về tư vấn thiết kế và xây dựng thương hiệu, còn về lĩnh vực sự kiện thì chưa có. Do đó, công ty nên xem xét thêm về tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện trên trang web của mình. Khi khách hàng đang có nhu cầu mà đọc hoặc tải các tài liệu này về thì họ rất dễ tìm cách liên hệ và phản hồi thông tin cho công ty để có được một thông tin chi tiết hơn. Công ty Thanh nên tham khảo tính chuyên nghiệp của một số trang web này. Mặt khác, công ty cũng nên bổ sung thêm một phần mà ở đó có thể cho phép khách hàng gửi ý kiến phản hồi hoặc gửi thông tin của họ đến công ty Con người trong dịch vụ Yếu tố con người giữ vị trí rất quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Thanh. Việc tuyển chọn, đào tạo, động lực và quản lý con người…chi phối rất lớn tới sự thành công của việc cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện tới khách hàng. Công ty cần thực hiện phân bổ nguồn lực cho đội ngũ thực hiện hoạt động marketing trong công ty, mà cụ thể là tăng nhân lực cho ban tư vấn về tổ chức sự kiện vì phong ban này giữ vị trí quan trọng trong công ty. Số lượng các phòng ban khác là tương đối hợp lý và các nhân viên ở các phòng ban khác cũng khó có thể thực hiện được chức năng của phòng ban này nên công ty cũng không thể điều động nhân viên ở các phòng khác đến làm việc ở ban tư vấn được. Do đó việc tuyển chọn đào tạo nhân viên cho ban tư vấn là rất quan trọng Với chiến lược con người đúng đắn, nhiều hãng PR – tổ chức sự kiện nối tiếng đã thành công rực rỡ trong dinh doanh như là MAZZ Comunications, Venus, Đất Việt…Vì thế công ty quảng cáo Thanh cần phải nghiên cứu diễn biến tâm lý và khả năng thực hiện dịch vụ đối với từng nhân viên, nhất là các nhân viên chủ chốt. Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích hợp vừa tác động tâm lý, vừa tác động hỗ trợ. Nhà quản lý nhân sự có thể thực hiện quảng cáo truyền miệng với những thông điệp thích hợp trong công chúng hoặc có sự thay đổi về thủ tục quy chế đối với dịch vụ tổ chức sự kiện, đều mang lại tác động giải tỏa tâm lý mâu thuẫn giữa khả năng các nhân viên với vai trò của họ trong việc cung cấp dịch vụ Để phát huy được triệt để ưu thể của nhân viên trong việc xây dựng dịch vụ mới, công ty quảng cáo Thanh cần tập trung vào một số nội dung sau: - Trước hết, công ty quảng cáo Thanh cần coi nhân viên của mình như khách hàng đầy tiềm năng. Điều này có nghĩa là công ty nên quan tâm nhìều hơn tói nhân viên, xác định được vị trí quan trọng của họ và có chế độ đãi ngộ xứng đáng. Khi công ty tăng cường coi trọng giá trị cá nhân và kinh nghiệm của nhân viên trong vai trò công tác, họ sẽ có ý thức và chú trọng đến công việc của mình nhiều hơn. Họ không những hoàn thành tốt công việc hiện tại mà còn luôn suy nghĩ cho công việc tương lại của công ty, hăng hái quan tâm tới dịch vụ mới - Công ty cần phải thu hút các nhân viên vào việc hình thành quá trình dịch vụ mới đồng thời chú ý tới phương thức tổ chức và môi trường vật chất cau dịch vụ. Nội dung này đòi hỏi các nhân viên phải đạt được một tiêu chuẩn trình độ nhất định, đồng thời công tác tổ chức quản lý phải tốt. Công ty phải tạo cơ sở hạ tầng cần thiết cho sự thành công của dịch vụ mới - Hướng nhân viên tham gia nhiều hơn vào thực hiện kiểm tra dịch vụ đối với khách hàng. Tùy theo mức độ đối đổi mới của dịch vụ để có kế hoạch triển khai thích hợp. Vấn đề này liên quan tói khách hàng và hiệu lực hóa các quy chế, quy tắc đối với dịch vụ mới. Hiện nay trong công ty có trên 30 nhân viên, trong đó đáng quan tâm là nhân viên kinh doanh và nhân viên khách hàng. Trong đội ngũ nhân viên đó có một số nhân viên trẻ không được đào tạo cơ bản về quy trình và một số dịch vụ liên quan đến sự kiện. Sẽ rất nguy hiểm khi một nhân viên giới thiệu với khách hàng về việc tổ chức lễ kỷ niệm, mà khách hàng hỏi thêm về quy trình xuất bản và in ấn, hay là khách hàng đề cập đến dịch vụ bảo hiểm cho sự kiện mà họ lại không biết gì. Nhân viên kinh doanh sẽ ra sao khi khách hàng yêu cầu họ lập một quy trình về một sự kiện mà khách hàng đã gửi tới họ một số tài liệu liên quan. Để khắc phục một số thiết sót đáng tiếc này thì ban lãnh đạo công ty nên xem xét tuyển kỹ đầu vào của các nhân viên. Sắp xếp cho các nhân viên thực hiện các khóa học về quy trình quảng cáo, quy trình marketing hoặc một số khóa học liên quan đến nghiệp vụ của họ. Việc trang bị những kỹ năng này sẽ làm cho nhân viên khách hàng cảm thấy tự tin hơn khi làm việc với khách hàng và họ có thể giải quyết được các vấn đề nảy sinh trong quá trình đàm phán với khách hàng Việc lập kế hoạch và ngân sách cho sự kiện Việc lập kế hoạch và ngân sách cho sự kiện ở công ty Thanh để giúp khách hàng có thể dễ dàng định hướng được chương trình sự kiện vẫn chưa được thực hiện. Chính vì vậy, để cho việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện được chuyên nghiệp hơn và được khách hàng dễ chấp nhận hơn thì nhất thiết công ty phải có một bộ phận chuyên lập kế hoạch cho khách hàng và đưa ra nhiều phương án thực hiện để cho khách hàng chọn lựa cho phù hợp với ngân sách mà họ giành cho tổ chức sự kiện. Đôi khi chính từ việc có được một sự tư vấn với một kế hoạch rõ ràng cho tổ chức sự kiện lại có thể làm cho khách hàng dễ dàng chấp nhận dịch dịch vụ mà công ty Thanh cung cấp hơn Lựa chọn địa điểm cho tổ chức sự kiện Trước đây thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đối với khách hàng chỉ dựa trên một tiêu chí đó là đẹp. Nhưng trong vài năm gần đây thì những khách hàng tổ chức sự kiện lại đặt vấn đề về địa điểm tổ chức sự kiện như là một trong những tiêu chí hàng đầu. Việc lựa chọ địa điểm là do khách hàng hoàn tòan có quyền lựa chọn, và cùng với sự tham khảo của công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Đôi khi điều này hoàn toàn theo ý chủ quan của khách hàng. Việc lựa chọn địa điểm không hợp lý sẽ dẫn tới hiệu quả của sự kiện được tổ chức không cao. Để góp phần cho sự kiện tổ chức được thành công thì hiểu biết về lựa chọn địa điểm tổ chức, cách sắp xếp vị trí… cũng phải được nhân viên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty Thanh nắm chắc và hiểu rõ. Khi những vấn đề nào mà khách hàng chưa tính tới trong việc lựa chọn địa điểm thì họ có thể đóng góp ý kiến để cho dịch vụ công ty cung cấp được thành công hơn. Công ty Thanh nên xem xét việc thành lập một bộ phận chuyên về tư vấn địa điểm, cách bố trí sắp xếp cho phù hợp với quy mô và tính chất của từng sự kiện. Đây cũng là điều mà khách hàng mong đợi trong việc thực hiện tổ chức sự kiện của đơn vị mình Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng Công ty nên đầu tư để tuyển một bộ phân chuyên trách về ánh sáng để tiến tới một dịch vụ trọn gói và hoàn hảo, để tiến tới doanh nghiệp có cơ hội tổ chức các sự kiện lớn của các tập đoàn, mở rộng hơn nữa quy mô tổ chức sự kiện 3.2 Với cơ quan nhà nước Để hoạt động tổ chức sự kiện của thị trường Việt Nam nói chung và của công ty TNHH Quảng cáo và Thương mại Thanh nói chung ngày càng phát triển thì chính sách phát triển của nhà nước là rất quan trọng Giống như bất kỳ một ngành công nghiệp nào của đất nước thì tổ chức sự kiện cũng đòi hỏi nhà nước phải vạch ra những chiến lược phát triển lâu dài, không thể nào để cho sự phát triển của thị trường chi phối chính sách, dẫn đến việc chúng ta đối phó thụ động với sự phát triển đó. Chiến lược về phát triển tổ chức sự kiện của nhà nước cần bao gồm những nội dung sau: Chiến lược phát triển trong 10 năm tới: lấy ví dụ như ngành du lịch với sự quan tâm của nhà nước và nhiều bộ ban ngành đã có chiến lược phát triển dài hạn trong 10 năm tới. Đó là đẩy mạnh các chương trình quảng bá du lịch trong và ngoài nước. Tương tự như vậy, việc có được một chính sách phát triển toàn diện, dài hạn cho lĩnh vực tổ chức sự kiện là rất cần thiết Hệ thống văn bản pháp lý: trong thời gian qua khi đất nước hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ tổ chức sự kiện, nhà nước và chính phủ đã ban hành một số văn bản qui phạm pháp lý, đưa hoạt động tổ chức sự kiện dưới sự kiểm soát của pháp luật. Cụ thể gần đây nhất đã có một số văn bản ra đời đáp ứng phần nào sự cần thiết có một văn bản pháp lý hoàn chỉnh và thống nhất. Tuy nhiên tổ chức sự kiện là lĩnh vực có tốc độ phát triển vô cùng nhanh chóng, cũng như những thay đổi trong phương thức hoạt động dẫn đến sự không cập nhật cho phù hợp trong pháp lệnh mà nhà nước đưa ra. Đồng thời nghị định cũng mới chỉ dừng lại ở cấp vĩ mô, đưa ra những định hướng chung nhất cho hoạt động của các doanh nghiệp mà chưa có thông tư hướng dẫn cụ thể. Điều đó gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong ngành nói chung và công ty TNHH Quảng cáo và Thương mại Thanh nói riêng. Hơn nữa một số văn bản pháp lý của nhà nước ban hành một cách chồng chéo, gây trở ngại cho các doanh nghiệp. Tổng giám đốc Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Việt Nam (Vinexad) Nguyễn Thanh Thản cho VnE biết, mới đây chính phủ lại có văn bản mới quy định quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm phải do Bộ Thương mại quản lý, trong khi Bộ Văn hoá Thông tin cũng đang quản lý lĩnh vực này. “Qua quá nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chúng tôi làm sao đáp ứng được yêu cầu của khách hàng”, ông nói. Do đó vấn đề ở đây em muốn kiến nghị với nhà nước có giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đưa ra một khung pháp lý rõ ràng, cụ thể và chi tiết tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động dễ dàng đồng thời tuân thủ tốt các chính sách của Nhà nước Các nhà hoạch định chính sách đã đến lúc cần tìm hiểu sâu hơn về bản chất, tính chuyên nghiệp cũng như đóng góp của hoạt động tổ c hức sự kiện đối với kinh tế để đưa ra những quyết định sát thực hơn. 3.3 Với hiệp hội quảng cáo Hiệp hội cần đưa ra những chủ trương biện pháp thích hợp: Hiệp hội quảng cáo bao gồm: Các doanh nghiệp quảng cáo có đăng ký kinh doanh hợp lệ, đại diện các doanh nghiệp chủ quảng cáo, các tổ chức chủ phương tiện quảng cáo. Ở đây, các doanh nghiệp chủ phương tiện quảng cáo có chủ sở hữu các bảng, biển quảng cáo, các đơn vị báo chí nhận đăng quảng cáo trên ấn phẩm của mình... Các chủ quảng cáo như Coca Cola, Biti"s... Ở Việt Nam hiện có trên 700 doanh nghiệp, 400 tờ báo và tạp chí, trên 60 đài phát thanh và truyền hình tham gia hoạt động quảng cáo. Hiện nay xuất hiện tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị quảng cáo mà trong đó có nhiều doanh nghiệp làm cả về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Do đó hiệp hội cần có trách nhiệm đối với tình trạng này. Hiệp hội cần đưa ra những đề xuất kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước về những quy chế có tính cực đoan, từ đó tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh, một môi trường trong đó các công ty có thể học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, giúp đỡ hợp tác với nhau cùng phát triển, đưa ngành tổ chức sự kiện lên một tầm cao mới. Mới đây, hiệp hội quảng cáo Hà Nội đã ra đời để thực hiện các dự án thiết thực phục vụ sự kiện lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, cung cấp thông tin về công nghệ, chế độ chính sách kịp thời để các hội viên nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời quảng bá hình ảnh Hà Nội với bạn bè trong nước và quốc tế nhằm thu hút đầu tư….Như vậy, hiệp hội quảng cáo phải luôn đưa ra những chủ trương, biện pháp để xây dựng và phát triển ngành tổ chức sự kiện. Hiệp hội cần có những quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ đối với các hội viên, phối hợp với cơ quan Nhà nước hướng dẫn chỉ đạo để các doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoạt động đúng hướng, đúng với pháp luật KẾT LUẬN Thông qua việc nghiên cứu toàn bộ thị trường quảng cáo trong đó đi sâu vào lĩnh vực tổ chức sự kiện để thấy được thực trạng cung cầu và tình hình cạnh tranh của dịch vụ này trên thị trường. Qua đó ta thấy được thị trường tổ chức sự kiện ngày càng trở nên sôi động đặc biệt là mấy năm gần đây. Công ty TNHH Quảng cáo và Thương mại Thanh cũng làm về lĩnh vực này và trong hai năm gần đây cũng đạt được doanh số nổi bật. Đề tài trên đã đưa ra thực trạng tổ chức sự kiện của công ty và những giải pháp hoàn thiện để giúp công ty có thể tiến đến những dịch vụ trọn gói và hoàn chỉnh, đạt được hiệu quả về sự kiện mà họ tổ chức với chi phí thích hợp. Xu hướng tiến tới những dịch vụ trọn gói và hoàn chỉnh này đang là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới để tồn tại được trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Hiệp hội quảng cáo và cơ quan nhà nước cần tạo mọi điều kiện để các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng Công ty quảng cáo Thanh là một công ty quảng cáo đã và đang hòa nhập vào xu thế phát triển chung của thị trường với nhiều lĩnh vực hoạt động: tư vấn và xây dựng thương hiệu, tổ chức sự kiện, thiết kế và in. Đó là ba mảng chính để công ty xây dựng được nhận thức tích cực về thương hiệu trong tâm trí khách hàng, đạt được mục tiêu kinh doanh trên thị trường, đứng vững được trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay, làm nên một thương hiệu vững mạnh trên thị trường MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Tổ chức sự kiện Chủ biên: PGS.TS Lưu Văn Nghiêm Giáo trình marketing dịch vụ PGS.TS Lưu Văn Nghiêm Các quy định của pháp luật về hoạt động quảng cáo Bộ văn hóa – thông tin. Cục văn hóa – thông tin cơ sở Trang web: Trang web: Trang web: Phô lôc sè 01 Ch¬ng tr×nh Tæ chøc lÔ ra m¾t 8h30 – 9h00: §ãn tiÕp Kh¸ch t¹i Kh¸ch s¹n + §éi ngò lÔ t©n (Nam/ N÷ ngêi mÉu hoÆc nh©n viªn c«ng ty mÆc ®ång phôc c«ng ty/ ®eo huy hiÖu c«ng ty (hoÆc ®eo b¨ng chÐo In tªn c«ng ty)/ ®øng hai bªn cæng chµo chµo ®ãn kh¸ch vµ dÉn kh¸ch ®Õn bµn ®¨ng kÝ. + Lu ‎y kh¸ch VIP vµ Phãng viªn cã bµn LÔ t©n riªng, quµ riªng, tÆng quµ ngay khi ®¨ng k‎y. 9h00 – 9h10: Khai m¹c buæi lÔ: + MC giíi thiÖu kh¸ch mêi. (Lu ‎ y tªn vµ chøc danh ®Çy ®ñ cña kh¸ch VIP). + MC giíi thiÖu ¤ng (Bµ) Gi¸m ®èc/…/ lªn ®äc diÔn v¨n khai m¹c buæi lÔ. 9h10 – 9h25: Ph¸t biÓu Khai m¹c: ¤ng..., Gi¸m ®èc C«ng ty ph¸t biÓu. + B¸o c¸o vÒ t×nh h×nh ph¸t triÓn c«ng ty, ph¬ng híng trong giai ®o¹n tiÕp theo. 9h 25 – 9h35: Ph¸t biÓu cña c¬ quan chñ qu¶n cÊp trªn (MC Giíi thiÖu) 9h35 - 9h40: BL§ C«ng ty ®¸p tõ 9h40 – 10h00: Ch¬ng tr×nh ca nh¹c (theo yªu cÇu) + MC Giíi thiÖu 01 Ca sÜ dßng nh¹c Semi-Classic biÓu diÔn lµm mÒm kh«ng khÝ buæi lÔ 10h00 – 10h25: LÔ ra m¾t C«ng ty + MC tr×nh bµy lêi dÉn cho sù ra m¾t cña C«ng ty. + Giíi thiÖu Ban L·nh ®¹o C«ng ty míi ra m¾t (nh¹c nÒn) + Næ S©m-panh vµ ph¸o Confetti (do lÔ t©n thùc hiÖn). + Rãt S©m-panh t¹i th¸p S©m-panh trªn s©n khÊu. + LÔ t©n phôc vô kh¸ch (bª S©m-panh, vang rãt s½n ra phôc vô kh¸ch t¹i bµn) 10h25 – 10h45 Ph¸t biÓu cña BG§ C«ng ty + Ph¸t biÓu vÒ TÇm nh×n vµ Sø mÖnh cña C«ng ty trong giai ®o¹n tiÕp theo. + DiÔn v¨n c¶m ¬n + Mêi Kh¸ch dïng tiÖc Buffet chia vui. 10h30-12h00: TiÖc Buffet (t¹i ®Þa ®iÓm héi nghÞ). Ca sÜ biÓu diÔn (theo yªu cÇu) 11h30-1h00: TiÖc Buffet (t¹i ®Þa ®iÓm héi nghÞ). Ca sÜ biÓu diÔn (theo yªu cÇu) + §éi ngò lÔ t©n tiÔn kh¸ch, mêi kh¸ch nhËn quµ t¹i bµn lÔ t©n. Phô lôc 02 DANH MôC §ÇU VIÖC Dù KIÕN TT DANH MôC C¤NG VIÖC Dù KIÕN Bªn thùc hiÖn Thêi gian thùc hiÖn Ghi chó kh¸c Chi phÝ A C«ng t¸c tæ chøc vµ triÓn khai 1 X¸c ®Þnh sè lîng Kh¸ch mêi vµ danh s¸ch kh¸ch mêi Doanh nghiÖp Tríc Ýt nhÊt 15 ngµy 2 Ký hîp ®ång víi nhµ cung cÊp ®ång bé (nÕu yªu cÇu) Doanh nghiÖp Tríc Ýt nhÊt 01 th¸ng 3 Chän lùa C¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 20 ngµy 3.1 Chän Danh s¸ch ®Çu b¸o ®¨ng tin vÒ LÔ ra m¾t Doanh nghiÖp §¨ng tin tríc 02 ngµy vµ sau 1 ngµy so víi ngµy tæ chøc sù kiÖn Dùa trªn th«ng tin cung cÊp cña C«ng ty tæ chøc sù kiÖn hoÆc c¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n. 3.2 Chän ®Çu b¸o viÕt bµI vÒ Doanh nghiÖp Doanh nghiÖp §¨ng bµI viÕt tríc Ýt nhÊt 05 ngµy 3.3 So¹n th«ng tin (t liÖu/ ¶nh) cung cÊp cho c¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n (®Ô lµm Th«ng c¸o b¸o chÝ) Tríc 07 ngµy 3.4 DuyÖt ph¬ng ¸n thiÕt kÕ vµ chän ngµy ®¨ng Qu¶ng c¸o vÒ doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 15 ngµy 4 Chän lùa Kªnh truyÒn h×nh vµ ph¬ng ¸n ghi h×nh ph¸t sãng Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 15 ngµy 4.1 Chän hoÆc ®Æt hµng s¶n xuÊt Trailer giíi thiÖu vÒ Doanh nghiÖp VTV + DN tríc Ýt nhÊt 15 ngµy ph¸t Trailer Qu¶ng c¸o tríc ch¬ng tr×nh ph¸t sãng 5 §Æt chç hoÆc x¸c ®Þnh ®Þa ®iÓm chÝnh thøc ®Ó nhµ cung cÊp ®Æt chç Doanh nghiÖp hoÆc Cty tæ chøc sù kiÖn Tríc Ýt nhÊt 20 ngµy *** u tiªn thùc hiÖn. Tham kh¶o thªm phô lôc 03 6 X©y dùng ch¬ng tr×nh chi tiÕt Doanh nghiÖp Tríc Ýt nhÊt 7 ngµy tham kh¶o thªm phô lôc 01 7 So¹n th¶o tµi liÖu göi Kh¸ch tham dù héi nghÞ Doanh nghiÖp Tríc Ýt nhÊt 5 ngµy B C«ng t¸c thùc hiÖn 8 Yªu cÇu thiÕt kÕ / DuyÖt thiÕt kÕ vµ tiÕn hµnh ®Æt hµng s¶n xuÊt 8.1 GiÊy mêi (thiÕt kÕ vµ in) Cty tæ chøc sù kiÖn Trong vßng 20 ngµy Bé Ên phÈm qu¶ng c¸o (B×a Folder/ Catalog/Tói ®ùng quµ tÆng/ Card/ Phong b×) Cty tæ chøc sù kiÖn Trong vßng 20 - 30 ngµy 8.2 Quµ tÆng lu niÖm Cty tæ chøc sù kiÖn hoÆc DN ®Æt hµng nhµ cung cÊp Trong vßng 20 -30 ngµy VD: Lä hoa Pha lª/ BiÓu tîng DN b»ng ®ång g¾n næi (thêi gian thùc hiÖn kho¶ng 1 th¸ng)/ Bé Sæ tay n¨m míi… 8.3 ThiÕt kÕ tæng thÓ t¹i Buæi LÔ Cty tæ chøc sù kiÖn 8.3.1 B¨ng r«n/ Banner chÝnh T¹i bôc Ph¸t biÓu 8.3.2 Cæng chµo 8.3.3 Banner th¶ däc 8.3.4 Banner ngang hoÆc Stand 8.4 Hoa t¹i buæi lÔ Kh¸ch s¹n 8.4.1 Hoa cµI ngùc ®¹i biÓu Kh¸ch s¹n 8.4.2 Hoa trong vµ ngoµI s¶nh Kh¸ch s¹n 9 §éi ngò lÔ t©n ®ãn kh¸ch Doanh nghiÖp hoÆc Cty tæ chøc sù kiÖn tríc Ýt nhÊt 7ngµy §ång phôc (b¨ng chÐo) cña LÔ t©n/ LÔ t©n ®ãn kh¸ch thuª §éi ngêi mÉu 10 MC giíi thiÖu ch¬ng tr×nh Doanh nghiÖp hoÆc Cty tæ chøc sù kiÖn tríc Ýt nhÊt 7ngµy 11 Göi giÊy mêi vµ x¸c nhËn l¹i lîng kh¸ch Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 5-7ngµy 12 Xem xÐt thùc ®¬n vµ ký ®Æt hµng víi ®Þa ®iÓm tæ chøc Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 5-7ngµy 13 Tæng duyÖt, nhËn c¸c s¶n phÈm ®Æt hµng Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 3 ngµy 14 Trang trÝ t¹i héi th¶o Cty tæ chøc sù kiÖn Trong ngµy 15 Tæng duyÖt kÞch b¶n/ chèt l¹i tÊt c¶ c¸c th«ng tin víi c¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n. Doanh nghiÖp tríc Ýt nhÊt 2 ngµy Lu ý chuÈn bÞ Th«ng c¸o b¸o chÝ vµ phong b× cho phãng viªn ®îc mêi, göi tríc khi khai m¹c buæi lÔ Phô lôc 03 ®Þa ®iÓm tæ chøc héi th¶o dù kiÕn tt Kh¸ch s¹n ChÊt lîng KS ®Þa chØ sè lîng kh¸ch tèi ®a §¬n gi¸ C¸c dÞch vô, s¶n phÈm ®i kÌm Líp häc Ch÷ U Nhµ h¸t Phßng häp M¸y chiÕu OHP hoÆc Slide Mµn h×nh M¸y chiÕu LCD Micro ®øng Micro Kh«ng d©y Bôc ph¸t biÓu GiÊy bót cho Kh¸ch B¸nh ngät, trµ B¶ng chØ dÉn Hoa trang trÝ ¡n tra Buffet §å uèng 1 Melia ***** 44 Lý Thêng KiÖt, HN 150 180 200 X X X 80$++/ buæi X X X X X X X X 8-10$++ 2 Sofitel ***** Sè 1 ®êng Thanh Niªn, HN X X X X X X X X X 3 Nikko ***** Lª DuÈn - HN 110 120 130 X X X X X X X X X X X 5 Hilton Hanoi ***** 1 Lª Th¸nh T«ng, HN 180 250 300 X X X X X X X X X X X Ghi CHó Gi¸ cha bao gåm 5% PhÝ dÞch vô 10% thuÕ VAT 3% phÝ Qu¶ng c¸o Phô lôc 01 lÞch c«ng viÖc TT Ngµy th¸ng Th¸ng 12 th¸ng 1 - 2008 th¸ng 2 LÞch c«ng viÖc 13 14 cn 16 17 18 19 20 21 cn 23 24 25 26 27 28 cn 30 31 1 2 3 4 cn 6 7 8 9 10 11 cn 13 14 15 16 17 18 cn 20 21 22 23 24 25 cn 27 28 29 30 1 10 20 28 A C«ng t¸c tæ chøc vµ triÓn khai 1 X¸c ®Þnh sè lîng Kh¸ch mêi vµ danh s¸ch kh¸ch mêi 2 Ký hîp ®ång víi nhµ cung cÊp ®ång bé (nÕu yªu cÇu) 3 Chän lùa C¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n 3.1 Chän Danh s¸ch ®Çu b¸o ®¨ng tin vÒ LÔ ra m¾t 3.2 Chän ®Çu b¸o viÕt bµi vÒ Doanh nghiÖp 3.3 So¹n th«ng tin (t liÖu/ ¶nh) cung cÊp cho c¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n (®Ô lµm Th«ng c¸o b¸o chÝ) 3.4 DuyÖt ph¬ng ¸n thiÕt kÕ vµ chän ngµy ®¨ng Qu¶ng c¸o vÒ doanh nghiÖp 4 Chän lùa Kªnh truyÒn h×nh vµ ph¬ng ¸n ghi h×nh ph¸t sãng 4.1 Chän hoÆc ®Æt hµng s¶n xuÊt Trailer giíi thiÖu vÒ Doanh nghiÖp 5 §Æt chç hoÆc x¸c ®Þnh ®Þa ®iÓm chÝnh thøc ®Ó nhµ cung cÊp ®Æt chç 6 X©y dùng ch¬ng tr×nh chi tiÕt 7 So¹n th¶o tµi liÖu göi Kh¸ch tham dù héi nghÞ B C«ng t¸c thùc hiÖn 8 Yªu cÇu thiÕt kÕ / DuyÖt thiÕt kÕ vµ tiÕn hµnh ®Æt hµng s¶n xuÊt 8.1 GiÊy mêi (thiÕt kÕ vµ in) Bé Ên phÈm qu¶ng c¸o (B×a Folder/ Catalog/Tói ®ùng quµ tÆng/ Card/ Phong b×) 8.2 Quµ tÆng lu niÖm 8.3 ThiÕt kÕ tæng thÓ t¹i Buæi LÔ 8.3.1 B¨ng r«n/ Banner chÝnh 8.3.2 Cæng chµo 8.3.3 Banner th¶ däc 8.3.4 Banner ngang hoÆc Stand 8.4 Hoa t¹i buæi lÔ 8.4.1 Hoa cµI ngùc ®¹i biÓu 8.4.2 Hoa trong vµ ngoµI s¶nh 9 §éi ngò lÔ t©n ®ãn kh¸ch 10 MC giíi thiÖu ch¬ng tr×nh 11 Göi giÊy mêi vµ x¸c nhËn l¹i lîng kh¸ch 12 Xem xÐt thùc ®¬n vµ ký ®Æt hµng víi ®Þa ®iÓm tæ chøc 13 Tæng duyÖt, nhËn c¸c s¶n phÈm ®Æt hµng 14 Trang trÝ t¹i héi th¶o 15 Tæng duyÖt kÞch b¶n/ chèt l¹i tÊt c¶ c¸c th«ng tin víi c¬ quan b¸o chÝ ph¸t ng«n. 16 Thanh lý, tæng kÕt vµ thanh quyÕt to¸n Date line - Ngµy dù kiÕn thùc hiÖn Ngµy chñ nhËt - thêi gian ®îc tÝnh lµ sè ngµy lµm viÖc (trõ ngµy LÔ - CN Ngµy 1 TÕt d¬ng lÞch Ngµy thùc hiÖn ch¬ng tr×nh C¸c ngµy Highlight cuèi cïng lµ Date line. C¸c ngµy Highlight ®Çu tiªn lµ ngµy khëi ®éng ch¬ng tr×nh C¸c ngµy Highlight lµ thêi gian thùc hiÖn ch¬ng tr×nh