Chuyên đề Thực trạng kế toán Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần nhà thép Đinh Lê

dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Hệ thống biểu, mẫu chứng từ kế toán được áp dụng tại Công ty, gồm: 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu hàng tồn kho + Chỉ tiêu bán hàng + Chỉ tiêu tiền tệ + Chỉ tiêu TSCĐ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và 6 TK ngoài bảng. Đặc điểm tổ chức hệ thống báo cáo DN lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của Công ty được lập theo đúng chuẩn mực cả về nội dung và số lượng các báo cáo bắt buộc. Bao gồm 4 báo cáo bắt buộc và các báo cáo nhằm mục đích quản trị khác. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê: Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số lượng công trình nhiều, để tạo thành những công trình, sản phẩm, Công ty sử dụng nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao. Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyên vật liệu chính như thép, tôn, gạch, xi măng, cát, sỏi... Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành công trình của Công ty. 2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như: thép cán nóng, thép mạ kẽm, thép mạ nhôm – kẽm, … + Nguyên vật liệu phụ: Tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như Bulong, ốc, vít, gạch, xi măng, dây đai an toàn,… + Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt cuả nguyên vật liệu, có tác dụng tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu đặc điểm của công việc, các loại vật liệu chính, phụ và nhiên liệu đều hạch toán chung vào tài khoản 152. 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nhằm thực hiện công tác kế toán một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu nhập, xuất kho. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phương thức nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốc dỡ) do bên bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giá bán ghi trên hoá đơn. Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượng nhỏ, Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho. lúc này giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ.. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước. Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ, không thể chứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường xuyên khi hạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp. Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước. Ví dụ: Đầu tháng, lượng thép tồn kho đầu kỳ: 2,5 tấn, đơn giá 16.600 triệu đồng/tấn. Ngày 05/08, nhập kho 2 tấn thép, đơn giá 16.000 trđ/tấn. Tới ngày 17/08, xuất kho 3 tấn cho sản xuất. Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá trị VL xuất = 2,5 x 16.600 + 0.5 x 16.000 = 49.500 triệu đồng. 2.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do vật liệu trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn lại là mua ngoài và một phần từ gia công. Vì vậy, việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho, có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu. Khâu bảo quản: Công ty cũng đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có một đội ngũ nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho việc sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng mức tồn kho đối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư, đặc biệt đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn. Những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác, Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất. 2.1.4. Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sổ tổng hợp N – X - T Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư. Theo phương pháp này thì công vịêc ở kho và phòng kế toán như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị của nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau: Biểu số 1: Mẫu thẻ kho của Công ty Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Mẫu số 06 - VT Kho: Kho vật tư Ban hành theo QĐ số :1141/TT/QĐ -CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính THẺ KHO VẬT TƯ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Đơn vị tính: Tấn Tồn đầu kỳ: 2,5 Chứng từ Diễn giải Tên ĐV - K.hàng SL nhập SL xuất SL tồn Ngày C.từ 05/08 NM01 Nhập vật tư Thép Tân Thành 2 4,5 17/08 XSX05 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 3 1,5 20/08 XSX09 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 1 XSX14 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 0,5 Cộng bảng 2 4 0,5 Lập ngày ……….tháng……… năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tốn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Để xem xét kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy tính sẽ chạy ra chương trình va cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra” Ví dụ: - Sổ chi tiết của Thép cán nóng tại kho vật tư. (Biểu số 3) Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn (Biểu số 4) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lường và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời, Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Biểu số 3: Mẫu số chi tiết vật tư của Công ty SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng Mã số: VLCGONG0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000 Đơn vị tính: tấn Số lượng tồn đầu: 2,5 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày C.từ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền 05/08 NM01 Nhập vật tư 2 32.000.000 4,5 73.500.000 17/08 XSX05 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 3 49.500.000 1.5 24.000.000 20/08 XSX09 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 1 16.000.000 0.5 8.000.000 Cộng bảng 2 32.000.000 4 65.500.000 0.5 8.000.000 Biểu mẫu 4: Mẫu bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Kho vật tư Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã Vlsphh SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền Xà gồ m 8.880 150.960.000 290 4.930.000 1.895 32.215.000 7.275 123.675.000 VLCAPT0035 Tôn mạ kẽm m 2.940 18.007.200 11.960 72.716.000 11.500 70.495.000 3.400 22.229.000 VLCGON0001 Bu-lông Bộ 380 1.140.000 380 1.140.000 VLCOA005 Sơn Hộp 225 969.400 225 969.400 VLCKHO003 …. … … … … … … … … … … 3.404.243.874 946.267.086 Ngày …. tháng…… năm ……… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu 2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và chứng từ sử dụng. - Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài. - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ sự thoả thuận giữa hai bên. Sau khi nhận đựơc hàng hoá cùng với hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao cho. Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008, Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty Tân Thành. Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 5). Theo HĐ GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty Tân Thành đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn. HĐ GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu),sổ chi tiết TK 111, 112… Biểu số 5: Mẫu HĐ GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số :01/GTKT -3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AM/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 08 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số - Hà Nội Mã số: 0100101114-1 Họ tên người mua hàng: Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Địa chỉ: Mã số thuế: 0900221643 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép cán nóng Tấn 2 16.600.000 33.200.000 Cộng tiền hàng : 33.200.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 1.660.000VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 34.860.000VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm sáu mươi ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, ban kiểm nhận (thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó. Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (HĐGTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ trưởng đơn vị và bên giao hàng. Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký trong đó: - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư. - Liên 2: Giao cho người nhập hàng. - Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ. Đề nghị nhập Ban kiểm nhận Cán bộ phòng QLSX T.Phòng QLSX Thủ kho Kế tóan vật tư Người giao hàng Lập biên bản giao nhận Lập phiếu nhập Ký phiếu nhập Nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho. Biểu số 6: Mẫu biên bản giao nhận: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ BIÊN BẢN GIAO NHẬN (HĐ số 8 – 02/HĐKT/ĐHK-VA) Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2008 tại: Nhà máy sản xuất kết cấu thép Đinh Lê, chúng tôi gồm có: I . BÊN BÁN: CÔNG TY THÉP TÂN THÀNH Đại diện: Ông Nguyễn Danh Bảo Chức vụ: Giám đốc II. BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hà Chức vụ: Thủ kho Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư của hóa đơn 0047929 ngày 04 tháng 08 năm 2008 giữa Công ty thép Tân Thành và Công ty CP Nhà thép Đinh Lê, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao như sau: STT Tên SP ĐVT Số lượng Theo hóa đơn Thực nhập 1 Thép cán nóng Tấn 2 2 Tất cả hàng hóa mới 100% đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán Biểu số 7: Mẫu phiếu nhập kho CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ Mẫu số 06 - VT BM COM QV - 01 -01 Ngày BH: 01/09/2004 Lần BH: 01 Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ -BTC Ngày 20-03-2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 08 năm 2008 TK nợ: 1525 Số: NM01 TK có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Thép Tân Thành Diễn giải: Nhập mua theo hoá đơn số 0047929 Nhập tại kho: Kho vật tư. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cán nóng VLCGON0001 Tấn 2 2 16.600.000 33.200.000 Cộng tiền hàng 33.200.000 Thuế VAT 5% 1.660.000 Cộng tiền thanh toán 34.860.000 Số tiền bằng chữ: Nhập ngày 05 tháng 08 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Người lập * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn gia công chế biến: Khi vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ phòng quản lý sản xuất viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập. Phiếu nhập kho trong trường hợp này có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài nhưng ghi định khoản là: Nợ TK 152 Có TK 154 Đồng thời không ghi giá trị của lượng NVL nhập kho mà để đến cuối tháng khi tính ra được giá xuất kho bình quân của lượng NVL xuất kho để gia công chế biến. Khi đó máy tính sẽ tự động cập nhập giá trị của lượng NVL nhập kho này. * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nhập khẩu. Công ty chi nhập khẩu vật liệu chính là nhựa Composit chủ yếu là từ Trung Quốc. Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng được thực hiện tương tự như mua trong nước. Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hoá đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế… từ đó kế toán lập bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi ra tiền Việt Nam. Sau đó lập phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 28/08/2008 Công ty nhập kho 7 tấn thép mạ kẽm, T.Quốc theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 28/07/2008). Biểu số 8: Mẫu tờ khai hàng hoá Nhập khẩu TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU Tờ khai số 0036/NK/KD/KV1 Ngày đăng ký 27/01/2007 TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Xuất xứ Lượng ĐVT Đơn giá ngoại tệ USD Trị giá ngoại tệ USD 1 Thép mạ kẽm, T.Quốc 39012021 China 17 Tấn 598 10.166 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT Giá trị tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Giá trị tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế 164.923.018 0 0 164.923.018 10 16.492.301,8 Khi nhận được hàng hoá cùng các hoá đơn liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ chuyển hàng hoá về kho. Kế toán dựa vào các chứng từ đó để tính ra được NVL nhập khẩu. Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá vật tư, thủ kho lập biên bản giao nhận hàng, và nhập kho số vật tư đó tương tự như nhập kho vật tư mua ngoài trong nước. 2.2.2. Trình tự kế toán nhập vật liệu tại Công ty CP Nhà thép Đinh Lê: * Trường hợp nhập kho NVL mua từ bên ngoài. Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệm vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp Công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ:Với nghiệp vụ nhập kho NVL Thép cán nóng căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0047929 ngày 04 tháng 08 năm 2008, phiếu nhập kho số NM 01 ngày 05 tháng 08 năm 2008 kế toán chi tiết NVL sẽ nhập số liệu vào "Phiếu nhập vật tư" trong máy vi tính. Trong đó, khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp, từ đó máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đó sang sổ chi tiết vật tư (biểu số 3) cả về số lượng và giá trị (giá thực tế ghi trên hoá đơn) của lượng NVL nhập mua. Đồng thời, chương trình kế toán máy sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan, ví dụ như: Sổ chi tiết công nợ,…. Sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình công nợ đối với từng nhà cung cấp. Muốn xem sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp nào đó, kế toán chọ "Sổ chi tiết công nợ" TK 331 rồi khai báo mã nhà cung cấp và chọn thời gian cần xem, chọn lệnh "xem". Ví dụ: sổ chi tiết công nợ tháng 08 năm 2008 của Công ty điện lực Hoàn Kiếm như biểu số 9 Biểu số 9: Mẫu sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 TK 331 - Phải trả người bán Công ty thép Tân Thành Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ngày C.từ Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 150 880 000 ….. ….. …………….. ………… …….. ………. 30/08 NM 01 Nhập vật tư từ thép Tân Thành 1525 72.716.800 30/08 NM 01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 7.271.680 ….. ….. …………….. ………… …….. ………. Cộng số phát sinh 150.880.000 190.100.000 Số dư cuối kỳ 190.100.000 Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán tổng hợp vào Chứng từ ghi sổ và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Công ty lập chứng từ ghi sổ theo nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh), đồng thời đến cuối kỳ tập hợp các Chứng từ ghi sổ để vào sổ cái TK 152. Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008 Công ty nhập kho thép cán nóng theo Hoá đơn số 0047929 với hình thức thanh toán trả chậm. Khi nhận được hoá đơn kế toán tổng hợp định khoản và vào chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 1525: 33.200.000 Nợ TK 133: 1.660.000 Có TK 331: 34.860.000 Biểu số 10: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Số CTGH: 012 Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Sốtiền TK nợ (Nợ) TK có (Có) Nhập mua nguyên vật liệu 1525 33.200.000 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 1.660.000 Phải trả người bán 331 34.860.000 Cộng bảng 34.860.000 Kèm theo…. chứng từ gốc Ngày….tháng…năm Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Trường hợp nhập NVL từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến. Bên cạnh việc mua NVL từ bên ngaòi thì trong quá trĩnh có những khâu ma Công ty đi thuê ngoài gia công chế biến. Công ty luôn xuất thẳng từ sản xuất đi gia công chế biến sau khi chế biến xong thì có thể bán thẳng hoặp nhập về kho. Theo ví dụ trường hợp nhập NVL từ nguồn thuê ngoài gia công xà gồ ngày 28/08/2008. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tổng hợp định khoản và vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 1521: 32.246.960 Có TK 154: 32.246.960 Biểu số 11: Mẫu Chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Số CTGH: 054 Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Sốtiền TK nợ (Nợ) TK có (Có) Nhập 176 m xà gồ từ thuê ngoài gia công 1521 154 32.246.960 Cộng bảng 32.246.960 Kèm theo…. chứng từ gốc Ngày….tháng…năm Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 2.3.1. Thủ tục xuất vật tư và các chứng từ sử dụng. Tại Công ty các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công xong thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu xin xuất vật tư (Biểu số 12). Phiếu này được lập thành 1 liên, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Phiếu xin xuất vật tư khi được giám đốc và kế toán trưởngký duyệt có vai trò như là lệnh xuất kho vật tư. Ví dụ: Ngày 14 tháng 08 năm 2008 bộ phận sản xuất xin xuất vật tư để phục vụ việc sản xuất 2.00 mét xà gồ. Khi đó phiếu xin xuất vật tư được lập theo mẫu sau: Biểu số 12: Mẫu phiếu xin xuất vật tư. PHIẾU XIN XUẤT VẬT TƯ Ngày 14 tháng 08 năm 2008 Số: 06 Mục đích sử dụng: Sản xuất xà gồ Bộ phận sử dụng: Bộ phận sản xuất - sản xuất xà gồ TT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Thép cán nóng VLCGON0001 Tấn 3 sơn Long đen 3 Vít 3x30 ... ….. ….. …. …. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Căn cứ vào các phiếu xin xuất vật tư, cán bộ cung ứng vật tư ở phòng quản lý sản xuất lập phiếu xuất kho (Biểu số 13) - phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) theo yêu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó: - Liên 1: Lưu tại quyển. - Liên 2: Giao cho người nhận hàng. - Liên 3: Dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau: Người có nhu cầu vật tư Giám đốc, kế toán trưởng Cán bộ cung ứng Thủ kho Kế toán vật tư Lập chứng từ xin xuất Ký duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho. Biểu số 13: Mẫu phiếu xuất kho CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ Mẫu số 06 - VT BM COM QV - 01 -01 Ngày BH: 01/09/2004 Lần BH: 01 Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ -BTC Ngày 20-03-2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU XUẤTKHO Ngày 17 tháng 08 năm 2008 TK nợ: 1525 Số: NM01 TK có: 331 TK nợ: 6215 TK có: 1525 Họ và tên người nhận hàng: Xưởng Xà gồ Diễn giải: Xuất vật tư sản xuất theo phiếu xin xuất vật tư 06 Nhập tại kho: Kho vật tư. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo C.từ Thực xuất 1 Thép cán nóng VLCGON0001 Tấn 3 3 49.500.000 2 Sơn VLCGON0008 Hộp 2.00 4.00 154.000 61.600.000 3 Vít 3x30 VLCVIT0005 Bộ 4.480 4.000 5000 2.000.000 .. ….. ….. … ….. …. …. ….. Nhập ngày 17 tháng 08 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người lập Phiếu xuất kho là căn cứ để hàng ngày thủ kho ghi thẻ kho về mặt số lượng và cuối kỳ để kế toán lập bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn. 2.3.2. Trình tự kế toán xuất NVL tại Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào "Phiếu xuất vật tư" trong máy vi tính. Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhật các số liệu đó vào Sổ chi tiết vật tư, kế toán tính được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Kế toán tổng hợp tiến hành định khoản và vào Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ngày 17 tháng 08 năm 2008 về việc xuất NVL phục vụ việc sản xuất xà gồ. Kế toán tổng hợp hạch toán: Nợ TK 621 113.100.000 Có TK 152: 113.100.000 Kế toán lập chứng từ ghi sổ theo từng loại sản phẩm. Theo ví dụ trên mẫu chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 14: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Số CTGH: 067 Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền TK Nợ (Nợ) TK có (Có) Xuất vật tư phục vụ cho sản xuất xà gồ 621 152 113.100.000 Cộng bảng 113.100.000 Kèm theo….chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các Chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL trên kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số14) theo thứ tự số hiệu của các Chứng từ ghi sổ, mục đích là nhằm quản lý các Chứng từ ghi sổ của tất cả các nghiệp vụ nhập xuất NVL phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Biểu số 15: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày …. ….. …. ….. 012 31/08 Cộng số chứng từ ghi sổ 012 34.860.000 …. ….. …. ….. Cộng số chứng từ ghi sổ 054 32.246.960 …. ….. …. ….. Cộng số chứng từ ghi sổ 067 113.100.000 …. ….. …. ….. Tổng cộng 2.751.184.788 Ngày….tháng….năm 2008. Ngườighi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Từ các Chứng từ ghi sổ, chương trình máy vi tính thựchiện kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 152 (Biểu số16). Sổ cáiTK 152 này tập hợp tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL theo thứ tự của các Chứng từ ghi sổ. Mỗi nghiệp vụ được ghi trên một dòng trong đó ghi rõ ngày tháng ghi sổ, số Chứng từ ghi sổ, ngày tháng lập chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ, TK đối ứng và số phát sinh TK 152. Cuối tháng máy vi tính tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của TK 152. Những số liệu này được máy tính tổng hợp để cuối quý chuyển sang Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Biểu số16: Mẫu số cái TK 152 SỔ CÁI Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Tài khoản: 152 - Nguyên liệu, vật liệu Mẫu sổ: S02c1 - DN Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC N-T ghi sổ CTGS Diễn giải SHTK Đ.ứng Phát sinh Số dư SH N-T Nợ Có Nợ Có Sốdư đầu kỳ x x x 1.106.770.046 x 31/01 001 31/01 Nhập mua của C.ty TNHH cơ khí Việt Hà 331 103.200.000 1.106.770.046 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/01 052 31/01 Nhập mua NVLcủa C.ty Tân Thành 331 34.860.000 2.929.817.046 31/01 053 31/01 Nhập mua của C.ty TNHH Sao Việt Linh 331 3.819.500 2.963.636.546 ….. 31/01 054 31/01 Nhập từthuê ngoài gia công chế biến 154 32.246.960 2.995.883.506 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/01 097 31/01 Xuất vật tư cho SX 6215 113.100.000 1.271.420.934 Cộngbảng 3.346.940.914 3.404.243.874 946.267.086 Lập ngày….tháng….năm 2008. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.4. Hạch toán thừa thiếu sau khi kiểm kê nguyên vật liệu. Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mới thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty. Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô gian lận, do nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê NVL một năm một lần vào cuối năm. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư. Cuối năm, ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào "Biên bản kiểm kê" (Biểu số 17). Biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có). Biểu số 17: Mẫu biên bản kiểm kê. BIÊN BẢN KIỂM KÊ Đến hết ngày 31/12/2008 Hôm nay, ngày 31/12/2008 tại kho của Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Ông: Trần Quốc Huy Trưởng Đoàn Bà: Nguyễn Huyền Diệu Kế toán vật tư Công ty. Bà: Nguyễn Thị Lựu Kế toán trưởng Công ty. Ông: Trần Việt Cường Cán bộ phòng quản lý sản xuất. Bà: Nguyên Thu Hà Thủ kho của Công ty. Cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số lượng kiểm kê ngày 31/12/2008 cụ thể như sau: TT Chủng loại Đơn vị tính Ghi chú Thực nhập Thực tồn 1 Thép - Thép cuộn cán nóng SPHC - THép SPHD - -….. Tấn Tấn …. 9 7 …… 0 2.5 ….. 2 Sơn: - Sơn 1P-40A DZ47 - 60 6KA - Sơn 63A-3P -…. Hộp Hộp 8.880 150 …. 300 8 … … ….. ….. ….. …. ….. Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trưởng đoàn kiểm kê Kế toán trưởng Kế toán VT Cán bộ VT Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu sau: - Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý. - Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo. - Ghi nhận kết quả xử lý của ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Giá trị thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334… - phần được bồi thường Nợ TK 632 - phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu. Có TK 1381 - giá trị tài sản thiếu được xử lý. * Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác. - Nếu NVL thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa. Có TK 621 - Ghi giảm chi phí NVL trực tiếp. - Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa. Có TK 338 - Phải trả khác. Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách kế toán. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra. PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ 3.1. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty. Công ty CP Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp sản xuất kết cấu thép nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển được. Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL. Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVl thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản tốt, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL. Thực tế ở Công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của Công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc và có cách làm việc khoa học, tiếp cận kịp thời và vận dụng linh hoạt các văn bản chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ tài chính. Công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL. Các sổ sách và chứng từ kế toán được lập tương đối đầy đủ và đúng theo quy định. Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty (Công ty áp dụng phần mềm kế toán EFFECT) giúp quy trình hạch toán trở nên gọn nhẹ nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc… Bên cạnh đó, trong phòng kế toán viên mỗi người trang bị một máy vi tính, với điều kiện như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán ở Công ty. Tại Công ty vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản,dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ sách kế toán. Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Ngoài ra, Công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất. 3.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán NVL và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại Công ty Cổ phàn nhà thép Đinh Lê: Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện. Kết hợp với những kiến thức đã được trang bị em xin đề xuất ra một số ý kiến. Thứ nhất: Về các thủ tục nhập kho. Các NVL có khối lượng và giá trị lớp nhập kho của Công ty chỉ được lập biên bản nhận sau đó lập phiếu nhập kho chứ không được biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về chất lượng NVL nhập kho. Kiến nghị: Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho (đặc biệt là lượng NVL có khối lượng và giá trị lớn): Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trứơc khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng quy cách thực tế của NVL. Căn cứ để kiểm nghiệm là hoá đơn của nhà cung cấp. Trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa,thiếu, sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp đồng mua bán hoặc hoá đơn thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản nói rõ nguyên nhân để chờ xử lý. Nếu NVL đã qua kiểm nghiệm đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng (hoá đơn) thì phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có những vấn đề tranh chấp, kiện tụng nảy sinh. Mẫu biên bản kiểm nghiệm có thể lập như sau: Biểu số 18 : Mẫu biên bản kiểm nghiệm BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày…tháng…năm… Số:…………. - Căn cứ………….số………ngày…..tháng…..năm……. của………... - Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/bà Chức vụ Đại diện Trưởng ban + Ông/bà Chức vụ Đại diện Uỷ viên + Ông/bà Chức vụ Đại diện Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo C.từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách, phẩm chất SL Không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thứ hai: Về các chứng từ kế toán NVL. Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy trình của Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, có điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Đồng thời, Công ty vẫn còn sử dụng những biểu mẫu chứng từ theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKINH Tế ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Kiến nghị: Công ty cần phải thực hiện đúng quy trình kế toán đó là khi có các nghiệp vụ phát sinh cần phải lập chứng từ đầy đủ, chấn chỉnh lại cách làm mang tính đối phó, hình thức. Đồng thời, Công ty nên in lại mẫu Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính. Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính. Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ in theo mẫu sau: Biểu số 19: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày….đến…. Số CTGH:……. Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú TK nợ (Nợ) TK có (Có) A B C 1 D Cộng bảng x x x Kèm theo….chứng từ gốc Ngày….tháng….năm…. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 20: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm….. Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày Số tiền Số hiệu Ngày Số tiền A B 1 A B 1 - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày….tháng….năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thứ ba: Về sổ sách kế toán. Bên cạnh những ưu điểm về sổ sách kế toán đã nêu ở trên thì có một vài sai sót trong mẫu sổ. Sổ chi tiết NVL thiếu cột "TK đối ứng" điều này sẽ gây ra những khó khăn trong quá trình hạch toán và kiểm tra lại công việc kế toán. Kiến nghị: Cần phải thêm cột "TK đối ứng" trên sổ chi tiết vật tư. VD: theo ví dụ về sổ chi tiết vật tư đã đưa ra trong bài thì cần thêm cột "TK đối ứng" như biểu số 21 như sau: Biểu số 21: Mẫu sổ chi tiết vật tư cần sửa đổi của Công ty. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng Mã số: VLCGON0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000 Đơn vị tính: Tấn SL tồn đầu: 2.5 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ngày C.từ SL T.tiền SL T.tiền Sl T.tiền 05/01 NM01 Nhập vật tư 331 2 32.000.000 4.5 73.500.000 17/01 XSX05 Xuất vật tư SX 6215 3 49.500.000 1.5 24.000.000 20/01 XSX09 Xuất vật tư SX 6215 1 16.000.000 0.5 8.000.000 Cộng bảng 2 32.000.000 4 65.500.000 0.5 8.000.000 Ngày….tháng….năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thứ tư: Về lập bảng phân bổ NVL Tại Công ty không lập bảng phân bổ NVL chính vì vậy sẽ không biết được chi phí NVL cho từng sản phẩm. Việc không lập bảng phân bổ NVL cho từng sản phẩm sẽ gây rất nhiều khó khăn trong vấn đề phân đề ra kế hoạch sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kiến nghị: Công ty cần phải lập bảng phân bổ NVL để có thể theo dõi tình hình phân bổ NVL trong kỳ để phân tích đưa ra kế hoạch sản xuất cho kỳ sau được tốt hơn. Dựa theo tiêu chí của kiến nghị về cách phân loại lại NVL thì mẫu bảng phân bổ NVL có thể được lập như sau: Biểu số 22: Mẫu bảng phân bổ vật liệu mà Công ty nên áp dụng. BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng….năm….. STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 1521 TK 1522 1 TK 154 - Chi phí SXKD 2 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp - TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP khác - TK 6215 - Chi phí NVL trực tiếp - SP Công tơ - TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP Aptomat - TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP Cầu đấu Cộng bảng Thứ năm: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là những tài sản lưu động có giá trị biến đổi theo thời gian nhưng Công ty lại không lập dự phòng cho sự thay đổi này. Chính vì thế mà Công ty không thể phòng tránh những rủi ro mang lại từ sự sụt giá hàng tồn kho cũng như phản ánh đúng giá trị thực tại của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Kiến nghị: Công ty cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá NVL Công ty cần thiết phải lập dự phòng giảm giá NVL vì giá cả NVL trên thị trường luôn biến động, đặc biệt với một Công ty thường xuyên phải mua NVL từ bên ngoài như Công ty CP Nhà thép Đinh Lê thì giá mua không được ổn định. Lập dự phòng giảm giá NVL được thực hiện vào cuối năm (cùng với kỳ báo cáo kế toán). Công ty chỉ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại hàng tồn kho thuộc sở hữu của Công ty, có chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Căn cứ vào biến động thực tế về giá hàng tồn kho, Công ty xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Mức dự phòng HTK cần phải lập cho năm (N) = Số lượng HTK mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại - Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Cuối niên độ sau (N + 1), tính mức dự phòng cần lập, nếu: + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau lớn hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, được hạch toán: Nợ TK 632: Số chênh lệch tăng Có TK 159: Số chênh lệch tăng + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau nhỏ hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng và được hạch toán: Nợ TK 159: Số chênh lệch giảm Có TK 632: Số chênh lệch giảm Việc lập dự phòng như trên vừa tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng vừa góp phần ổn định hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi tính ra được mức trích lập dự phòng chonăm 2007 thì kế toán định khoản: Nợ TK 632 Có TK 159 Thứ sáu: Về theo dõi hàng mua đi đường. Tại Công ty khi mua NVL chỉ khi nhận được cả hàng hoá cùng các hoá đơn, chứng từ liên quan, thủ kho mới cho nhập kho và kế toán mới phản ánh vào sổ sách. Trong hệ thống tài khoản của Công ty có Tk 151- Hàng mua đi đường nhưng thực tế Công ty không sử dụng tài khoản này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho. Tuy nhiên trong trường hợp Công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng và đã nhận được hoá đơn, chứng từ thanh toán của bênbán, Công ty đã thanh toán hay chưa chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nhưng đến cuối tháng vì một lý do nào đó hàng chưa về kho, vì thế số NVL này không được phản ánh, theo dõi trên bất cứ một tài khoản nào. Điều này cho thấy công tác kế toán NVL còn chưa đầy đủ và chính xác. Kiến nghị: Công ty cần phải hạch toán hàng mua đi đường, cụ thể: Trong tháng, nếu đã nhận được hoá đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ "Hàng mua đang đi đường", trong tháng mà hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng đến cuối tháng mà hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 151 - phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 (1331) - thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 - hoá đơn chưa thanh toán cho nhà cung cấp Sang tháng sau, khi hàng về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị hàng mua đang đi đường. 3.3. Đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công tyCP Nhà thép Đinh Lê. Bảng phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty qua hai năm 2007 và 2008 như sau: TT Chi tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh 2008/2007 Tuyệt đối Tương đối (%) 1 Chi phí NVL 27.835.999.14 31.202.216.692 3.366.316.978 12,093 2 Tổng doanh thu/chi phí NVL 1,4103 1,4388 0,0285 2,0208 3 Lợi nhuận thực hiện/ chi phí NVL 0,020952 0,02308 0,002128 10,1558 4 Giá trị bình quân NVL tồn kho 3.623.487.516 4.071.420.934 44.793.3418 12,362 5 Hệ số quay vòng của NVL 2,8 3,15 0,3 12,5 Bảng số 2: Bảng phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Với các công thức: Giá trị bình quân NVL tồn kho = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn cuối kỳ 2 Hệ số quay vòng của NVL = Giá trị NVL sử dụng trong kỳ Giá trị bình quân NVL tồn kho trong kỳ Xét trong tháng 01 năm 2007 ta thấy: Giá trị bình quân NVL tồn kho (01/2009) = 1.003.570.046 + 946.267.086 = 974.918.566 2 Hệ số quay vòng của NVL tháng 1 năm 2009 = 3.404.243.874 = 3,49 974.918.566 Nhận xét: Năm 2007, cứ một đồng chi phí NVL sẽ tạo ra 1,4103 đồng doanh thu và 0,020952 đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến năm 2008 thì cứ một đồng chi phí NVL sẽtạo ra 1,4388 đồng doanh thu và 0,02308 đồng lợi nhuận. Như vậy, năm 2008 doanh thu được tạo ra từ một đồng chi phí NVL tăng 0,0285 đồng so với năm 2007 tương ứng với tốc độ tăng là 2,0208%. Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng chi phí NVL năm 2008 tăng 0,002128% đồng so với năm 2007 tương ứng với tốc độ tăng là khoảng 10%. Như vậy ta thấy hiệu quả sử dụng NVL của Công ty năm 2008 tăng lên so với năm 2007. Nhận thấy, NVL của Công ty là nhỏ và giá trị không lớn do vậy hệ số quay vòng củaNVL trong tháng 1 năm 2009 là hợp lý. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập nghiên cứu đề tài tại công ty, ta có thể khẳng định rằng kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuát kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh bảo quản và sử dụng vật liệu một các hợp lý và phù hợp, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Qua nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết và thực tế, em đã nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nguyên vật liệu. Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời thu mua sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lãnh đạo Công ty mới đưa ra các quyết định đúng đắn. Do đó công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện. Trước khi kết thúc đề tài, một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới Cô giáo hướng dẫn Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Thị Gái, các thầy các cô giáo trong khoa cùng các bác, các cô, các chú anh chị tại phòng kế toán, kế toán các đội sản xuất, lãnh đạo Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2009 Sinh viên Tạ Thị Quyên TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu về Công ty Cổ phần Nhà Thép Đinh Lê Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan Giáo trình hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán, NXB Tài chính Hà Nội-2005 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. MỤC LỤC Trang