Chuyên đề Thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định hữu hình ở công ty giao nhận kho vận ngoại thương

chi tiết Nhật biên Báo cáo tài chính Sổ chữ T Sổ cái tài khoản Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số PS : Ghi hàng ngày :Quan hệ đối chiếu : Ghi định kỳ 2.2. tổ chức kế toán TSCĐHH tại công ty gNKV ngoại thương. 2.2.1.Đặc điểm, phân loại và tổ chức quản lý TSCĐHH. 2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại TSCĐHH. TSCĐHH là một bộ phận quan trọng của vốn cố định, là yếu tố đầu tiên cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, đối với Vietrans là một đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ vận tải và giao nhận với mạng lưới chi nhánh và các đơn vị cơ sở rộng khắp nên hơn bao giờ hết TSCĐHH là yếu tố sống còn đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. TSCĐHH của công ty đa dạng về chủng loại với tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu sử dụng của từng bộ phận. - TSCĐHH dùng cho bộ phận văn phòng bao gồm: Máy vi tính, máy in, máy Fax, máy điều hoà… - TSCĐHH dùng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bao gồm: Kho bãi, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ… Những TSCĐHH này được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau.Vì vậy, để tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán, kế toán phân chia TSCĐHH theo các đặc thù dựa vào một số tiêu thức cụ thể sau: * Phân loại theo nguồn hình thành: Căn cứ vào nguồn hình thành TSCĐHH của công ty được chia thành 2 loại: - TSCĐHH thuộc nguồn ngân sách chiếm 12% trên tổng tài sản. - TSCĐHH thuộc nguồn vốn bổ sung của doanh nghiệp chiếm 88% trên tổng tài sản. Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành từ đó có kế hoạch bù đắp, bảo toàn nguồn vốn bằng các phương pháp thích hợp, đồng thời là căn cứ để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp là vững chắc hay phụ thuộc vào các đơn vị khác. Giúp công ty cân nhắc tính toán khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo có nguồn trang trải vốn vay đồng thời thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. * Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: theo cách phân loại này TSCĐHH được chia thành những loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc: chiếm 68% trên tổng tài sản. - Phương tiện vận tải: Chiếm 19% trên tổng tài sản. - Dụng cụ quản lý: Chiếm 13% trên tổng tài sản. Cách phân loại theo tiêu thức này giúp cho việc quản lý, hạch toán chi tiết, cụ thể theo từng loại, từng nhóm TSCĐHH và có phương pháp khấu hao thích hợp với từng loại. 2.2.1.2. Tổ chức quản lý TSCĐHH tại Công ty GNKV ngoại thương. Là công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ về giao nhận vận tải nên quy mô TSCĐHH rất lớn cả về số lượng và chủng loại. Do đó, việc tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐHH một cách khoa học là yêu cầu thiết yếu để Công ty nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH. TSCĐHH ở Vietrans được tổ chức theo từng đối tượng ghi TSCĐHH ở bộ phận kế toán và ở các đơn vị, bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐHH theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Từng TSCĐHH trước khi điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Người được phân công quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản, đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời. Điều này giúp cho người quản lý có trách nhiệm với TSCĐ mà mình được giao và có chế độ bảo quản trong quá trình sử dụng. Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc, bộ phận sử dụng phải thông báo với lãnh đạo xin ý kiến để có kế hoạch sửa chữa kịp thời. Định kỳ tiến hành sửa chữa, nâng cấp và cân đối dự trù các loại vật tư chủ yếu để thay thế, tránh tình trạng để tài sản xuống cấp, lỗi thời dẫn đến việc khai thác TSCĐHH kém hiệu quả và không phù hợp với yêu cầu sử dụng. Tại công ty, định kỳ tiến hành kiểm kê TSCĐHH để hàng năm thực hiện tổng kiểm kê tài sản, đánh giá chất lượng và giá trị còn lại của từng TSCĐHH, để có quyết định xử lý. Kế toán phản ánh kịp thời biến động TSCĐHH của Công ty, từ đó phân bổ và điểu chỉnh mức khấu hao phù hợp, tránh thất thoát tài sản cũng như đảm bảo nguồn vốn khấu hao nhằm tái đầu tư TSCĐHH. 2.2.1.3.Thực trạng tổ chức quản lý TSCĐHH tại công ty. Thông qua kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định, nhà quản lý có được căn cứ xác đáng để đưa ra các quyết định về mặt tài chính như: điều chỉnh quy mô và cơ cấu vốn đầu tư, đầu tư mới hay hiện đại hoá TSCĐHH , về các biện pháp khai thác năng lực sản xuất của TSCĐHH hiện có. Để kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định và TSCĐHH ta sử dụng các chi tiêu phân tích sau: - Hiệu suất sử dụng TSCĐH: phản ánh một đồng TSCĐHH trong kỳ tạo ra được bao nhiêu, được bao nhiêu đồng doanh thu thuần. Hiệu suất lớn chứng tỏ hiệu suất sử dụng TSCĐHH càng cao. Doanh thu thuần trong kỳ Hiệu suất sử dụng TSCĐHH = NG TSCĐHH bình quân trong kỳ - Hệ số hao mòn: phản ánh hệ số hao mòn của TSCĐHH, nếu hệ số hao mòn TSCĐHH cao thì năng lực sản xuất của TSCĐHH thấp: = Hệ số hao mòn Số tiền KH luỹ kế đến thời điểm đánh giá TSCĐHH NG TSCĐHH tại thời điểm đánh giá Việc phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại Công ty được thể hiện qua bảng sau: Qua bảng phân tích trên ta thấy : nguyên giá TSCĐHH năm 2006 so với năm 2005 tăng 3,874,508,012đ, chứng tỏ công ty chú trọng đầu tư đổi mới TSCĐHH. Hiệu suất sử dụng năm sau cao hơn năm trước 0.044 lần, công ty đã nâng cao hiệu quả sử dụng khai thác triệt để năng lực sản xuất của TSCĐHH và có những quyết định đúng đắn trong việc xử lý các tài sản sử dụng hiệu quả không cao, sửa chữa kịp thời nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐHH. Điều này được thể hiện qua hệ số hao mòn năm 2006 giảm 0.002 lần so với năm 2005. Qua đó chứng tỏ việc sử dụng TSCĐHH trong công ty là rất có hiệu quả, công suất của TSCĐHH phù hợp với cơ cấu đầu tư của công ty. 2.2.2.Kế toán TSCĐHH tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quy định hiện hành để hạch toán, tuy nhiên có sự thay đổi chút ít về phần đuôi của tài khoản để phù hợp với cách gọi và quy định riêng của công ty.Công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 21111 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21112 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21131 – Phương tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21132 – Phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2114 – Dụng cụ quản lý tự bổ sung. - Tài khoản 21411 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21431 – Hao mòn phương tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21432 – Hao mòn phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2144 – Hao mòn dụng cụ quản lý tự bổ sung. 2.2.2.1.Kế toán tăng giảm TSCĐHH. Do TSCĐ vô hình công ty đưa vào năm 2006 với giá trị 20 triệu đồng, chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng giá trị tài sản, nên trong khuôn khổ chuyên đề này em chỉ đề cập đến việc hạch toán TSCĐHH. 2.2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐHH. TSCĐHH của công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trường hợp tăng do phát hiện thừa. Mọi trường hợp tăng TSCĐHH, công ty đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐHH đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như: Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, quyết định của giám đốc công ty, hợp đồng mua, biên bản giao nhận… Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả các thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng tổng hợp làm báo cáo gửi lên giám đốc. Sau đó chờ quyết định phê duyệt và vào các sổ sách liên quan. Có thể tóm tắt phương pháp hạch toán TSCĐ ở Vietrans theo sơ đồ sau: 711 111, 112 211 811 (3) (1) (4) 133 214 154, 642 333 241 (5) (2) 136 (6) Trong đó: (1) Mua TSCĐHH (2) Nhận bàn giao TSCĐHH từ XDCB (3) Thu thanh lý TSCĐHH (4) Chi thanh lý TSCĐHH (5) Định kỳ tính và phân bổ khấu hao TSCĐHH (6) Chuyển TSCĐHH cho chi nhánh * Nghiệp vụ tăng TSCĐHH: - Chứng từ sử dụng: kiến nghị tăng TSCĐ, quyết định tăng TSCĐ, hoá đơn TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ. -Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Bộ phận SD Giám đốc Phòng kế hoạch (3) (2) (1) Quyết định tăng TSCĐ Kiến nghị tăng TSCĐ Mua TSCĐ KT TH KT TSCĐ Giám đốc,KTT HĐ giao nhận (4) (5) (6) (7) Xác định nguồn và ghi sổ Ghi sổ Ký BBGN Lập BBGN Trình tự công việc cụ thể như sau: (1) Bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập biên bản kiến nghị mua TSCĐ trình lên giám đốc. (2) Giám đốc xem xét kiến nghị nếu thấy cần thiết thì ra quyết định mua TSCĐ. (3) Phòng kế hoạch phụ trách công việc mua TSCĐ. (4) Hội đồng giao nhận TSCĐ và lập biên bản giao nhận, ghi nhận việc bàn giao TSCĐ. (5) giám đốc, KTT ký biên bản giao nhận. (6) Kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau: + Lập thẻ TSCĐ + Ghi sổ chi tiết TSCĐ + Lập bảng tính khấu hao Sau đó các chứng từ được gửi sang cho phòng kế toán tổng hợp. (7) Kế toán tổng hợp làm các công việc sau: + Xác định nguồn vốn hình thành TSCĐ + Định khoản nghiệp vụ kết chuyển nguồn và lập phiếu kế toán, ghi nhận nghiệp vụ đã định khoản. + Dùng phiếu kế toán và các chứng từ liên quan để ghi sổ. Chứng từ được bảo quản trong năm kế toán và lưu trữ sau niên độ kế toán. Sau đây là một ví dụ phản ánh nghiệp vụ tăng TSCĐHH do mua sắm ở công ty năm 2006: C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đội xe Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2006. Giấy đề nghị mua xe Kính gửi: Ông Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Được sự quan tâm và đồng ý của công ty về việc đổi mới tài sản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng yêu cầu vận chuyển ngày càng tăng, Đội xe đã tiến hành khảo sát giá cả như báo giá kèm theo. Đội xe đề nghị công ty mua xe IFA (với tổng giá trị sau mua là 541,921,876đ). Trong đó: -Giá mua: 516,116,072đ (-Thuế trước bạ 25,805,804đ) Căn cứ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC và tình hình sản xuất kinh doanh của Đội xe, kính đề nghị công ty trích khấu hao thời gian 10 năm kể từ ngày 1/10/2006 với mức khấu hao bình quân năm 54,192,188đ. Vậy Đội xe đề nghị công ty xem xét và quyết định. Giám đốc Trưởng Đội xe (Duyệt) (Ký tên) Biểu số 1: Đề nghị tăng TSCĐHH Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 592/2006/GN-KTTH Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2006. Quyết định “V/v tăng TSCĐHH” Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Quyết định Sau khi xem xét đề nghị duyệt tăng TSCĐ ngày 26/10/2006 của Đội xe, công ty có ý kiến như sau: 1.Đồng ý để Đội xe được tăng TSCĐ xe IFA. -Nguyên giá: 541,921,876đ. -Nguồn kinh phí quỹ phát triển sản xuất. 2.Đưa tài sản trên vào sử dụng, đơn vị hạch toán tăng TSCĐ, trích khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và quản lý theo chế độ hiện hành của Nhà nước. 3.Đội xe, Phòng Kế toán tài vụ và các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Giám đốc Nơi nhận: -Văn phòng công ty tại Hà Nội -Lưu KTTH Biểu số 2.Quyết định tăng TSCĐHH Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 65/2006/BBGN-KTTH Hà Nội, ngày 27 tháng 10 năm 2006. Biên bản giao nhận TSCĐ Căn cứ vào Quyết định 181/2004/GN của công ty Giao nhận kho vận ngoại thương về việc bàn giao TSCĐ. Hôm nay, ngày 27/10/2006, hai bên gồm có: -Bên nhận: Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương (bên A) Địa chỉ: 13 Lý Nam Đế – Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Tài khoản: 001000013157 tại Ngân hàng Công thương Hà Nội. Đại diện: Ông Thái Duy Long. Chức vụ: Giám đốc -Bên giao: XN TOYOTA Bến Thành. Địa chỉ: 113 Nguyễn Thái Bình – Quận 1 – TP Hồ Chí Minh. Tài khoản: 00100002389. Địa điểm giao nhận: Tại công ty bên giao. Xác nhận việc giao nhận như sau: Đơn vị tính: đồng TT Tên, ký mã hiệu quy cách (cấp hạng) Số hiệu TSCĐ Nước sx Năm sx Năm đưa vào SD Tính nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ hao mòn % Giá mua (Giá thành sx) Lệ phí trước bạ Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Xe IFA Liên doanh Việt Nhật 2005 2006 516,116,072 25,805,804 541,921,876 2 ... Cộng 516,116,072 25,805,804 541,921,876 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 3. Biên bản giao nhận TSCĐ C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Thẻ tài sản cố định Số: 39 Ngày 27 tháng 10 năm 2006. Kế toán trưởng. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 65 ngày 27/10/2006. Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : xe IFA. Nước sản xuất: Liên doanh Việt Nhật Năm sản xuất: 2005 Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội xe Đưa vào sử dụng năm 2006 Công suất thiết kế: ... Đình chỉ sử dụng: Ngày ..... tháng ..... năm ..... Lý do đình chỉ: ... Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 27/10/2006 Mua xe IFA 541,921,876 TT Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 1 Xe IFA Chiếc 01 541,921,876 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số .............. ngày .... tháng .... năm ... Lý do giảm: ................................................................................ Biểu số 4: Thẻ TSCĐ Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu kế toán Số: 169 Ngày 29/10/2006 Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có TK Nợ: TK 21132: Phương tiện vận tải TBS TK 133: TK Có: TK 3388 516,116,072 25,805,804 541,921,876 Cộng 541,921,876 541,921,876 Diễn giải: Mua xe IFA, phương tiện vận tải, nguồn vốn tự bổ sung quý 4/2006. Chứng từ đính kèm: Biên bản giao nhận TSCĐ Kế toán trưởng Người lập phiếu Biểu số 5: Phiếu kế toán về tăng TSCĐ Từ các chứng từ kế toán sẽ ghi vào sổ kế toán chi tiết và nhật biên TK 211. Cuối quý, từ nhật biên TK 211, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp (Sổ chữ T) và lên các báo cáo kế toán. Mẫu nhật biên TK 211, sổ kế toán chi tiết, sổ chữ T sẽ được trình bày ở phần sau. 2.2.2.1.2.Nghiệp vụ giảm TSCĐHH: TSCĐHH của công ty giảm chủ yếu do nguyên nhân thanh lý, nhượng bán, chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ. Xuất phát từ nhu cầu của bộ phận trực tiếp sử dụng và căn cứ vào thực trạng của TSCĐ để ra quyết định. Mọi trường hợp đều phải có quyết định của giám đốc, căn cứ vào quyết định đó để lập các giấy tờ có liên quan tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Trong mọi trường hợp thanh lý TSCĐ hữu hình, công ty đề có quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý gồm lãnh đạo công ty và đại diện các phòng ban, tổ đội có liên quan. Ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức thực hiện thanh lý và lập biên bản thanh lý. KT TSCĐ Giám đốc,KTT Cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Bộ phận SD Giám đốc HĐ thanh lý (5) (4) (3) (2) (1) Ghi sổ (thẻ) TSCĐ Ký BB T.lý Lập BB th.lý Quyết định giảm TSCĐ Kiến nghị giảm TSCĐ Trình tự công việc cụ thể như sau: (1)Bộ phận đang sử dụng TSCĐ kiến nghị thanh lý TSCĐ. (2)Giám đốc xem xét bản kiến nghị thanh lý và ra quyết định. (3)Lập Hội đồng thanh lý, mở thầu, quyết định thanh lý TSCĐ. (4)Giám đốc, kế toán trưởng ký biên bản thanh lý TSCĐ. (5)Kế toán thực hiện các công việc sau: -Định khoản trên biên bản thanh lý TSCĐ. -Ghi thẻ TSCĐ thanh lý. -Ghi sổ nghiệp vụ thanh lý. Sau đây là 1 ví dụ giảm TSCĐHH: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Trình Giám đốc “V/v thanh lý xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870” Xe ôtô thuộc Đội xe quản lý mua năm 1992 thuộc Đội xe quản lý. Tình trạng của xe bị hư hỏng nhiều: vỏ mọt, ắc quy hỏng, máy già, gầm xe dơ, rão...do đó phục vụ kém hiệu quả. Đội xe đề nghị giám đốc xem xét cho bán thanh lý chiếc xe trên. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2006 Đội trưởng Biểu số 6: Đề nghị thanh lý TSCĐ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản mở thầu bán thanh lý Hôm nay ngày 25 tháng 10 năm 2006. Tại văn phòng công ty Giao nhận kho vận ngoại thương 13 Lý Nam Đế Hà Nội. Hội đồng thanh lý công ty mở thầu bán xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870 gồm có: 1.Đồng chí Thái Duy Long – Giám đốc Trưởng ban 2.Đồng chí Nguyễn Văn Mão – Trưởng phòng hành chính Phó ban 3.Đồng chí Bùi Thị Mỹ Quỳnh – Trưởng phòng kế toán TV Uỷ viên 4.Đồng chí Lê Văn Thành – Trưởng Đội xe Uỷ viên Giá chào bán: 35,000,000 đ Có 4 phong bì đăng kí mua. Khách hàng đặt cọc: 5,000,000 x 4 = 20,000,000đ 1.Ông Phạm Anh Phương – Kim Sơn – Ninh Bình Trả giá xe: 32,000,000đ 2.Công ty Thương Mại Hoà An – 72 Tô Hiến Thành Trả giá xe: 35,000,000đ 3.Ông Hoàng Minh Tuấn – 102 Minh Khai Trả giá xe: 40,000,000đ 4.Bà Nguyễn Thị Mai – 100 Hàng Bông Trả giá xe: 38,000,000đ Hội đồng nhất trí bán cho ông Hoàng Minh Tuấn với giá 40,000,000đ Biểu số 7: Biên bản thanh lý TSCĐ Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 39/GN-KTTV Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2006. Giám đốc công ty giao nhận kho vận ngoại thương Căn cứ vào Quyết định số 337/TM-TCCB ngày 31/03/1993 của Bộ Thương mại về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương. Căn cứ vào đề nghị thanh lý tài sản của Đội xe. Quyết định Điều 1: Bán thanh lý xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870 cho ông Hoàng Minh Tuấn, địa chỉ 102 Minh Khai, Quận Hoàng Mai – Hà Nội. Điều 2: Giá bán 40,000,000 VNĐ (Bốn mươi triệu đồng) bao gồm cả thuế GTGT. Tài sản trên thuộc nguồn vốn tự bổ sung của doanh nghiệp. Nguyên giá: 200,000,000đ Giá trị còn lại: 8,719,800đ Điều 3: Các đồng chí phụ trách phòng Kế toán TV, Đội xe, bên giao nhận làm thủ tục thanh toán chuyển giao và tổ chức hạch toán kế toán tài sản theo chế độ quản lý tài sản Nhà nước hiện hành. Giám đốc Nơi gửi: -Đội xe -Lưu KTTV, KTTH -Bên mua xe. Biểu số 8: Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản Hoá đơn (GTGT) Mẫu số:01 GTKT – 3LL Liên 3 (Dùng để thanh toán) EC/02-B Ngày 26 tháng 10 năm 2006 No: 054159 Đơn vị bán hàng: Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Địa chỉ: 13 Lý Nam đế – Hà Nội Số TK: 001000013157 Điện thoại: 04.8457801 Mã số: 0100107317 Họ và tên người mua hàng: ông Hoàng Minh Tuấn Đơn vị: Địa chỉ: 102 Minh Khai – Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870 Chiếc 01 38.095.000 38.095.000 Cộng tiền hàng 38.095.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 1.905.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 40.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi triệu đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu số 9: Hoá đơn thuế GTGT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản thanh lý TSCĐ Căn cứ vào quyết định 39/GN-KTTV ngày 26-10-2006 của công ty Giao nhận kho vận ngoại thương về việc thanh lý TSCĐ I.Ban thanh lý tài sản gồm: Ông Thái Duy Long: Giám đốc công ty – Trưởng ban Ông Nguyễn Văn Mão: trưởng phòng hành chính – Phó ban Bà Bùi Thị Mỹ Quỳnh: Phó phòng kế toán Tài vụ – Uỷ viên Ông Lê Văn Thành: Trưởng đội xe – Uỷ viên II.Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870 cũ Nước sản xuất: Liên doanh Việt Nhật Năm sản xuất: 1992 Năm đưa vào sử dụng: 1992 Nguyên giá: 200,000,000đ Giá trị hao mòn đến thời điểm thanh lý: 191,280,200đ Giá trị còn lại: 8,719,800đ III.Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: Do tình trạng xe quá cũ, hư hỏng nhiều, phục vụ kém hiệu quả nên ban thanh lý đồng ý cho thanh lý xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870. Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) Biểu số 10: Biên bản thanh lý TSCĐ Sau khi lập biên bản thanh lý TSCĐ, các chứng từ có liên quan kèm theo, kế toán TSCĐ tiến hành ghi giảm nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý theo đúng quy định. Khoản thu nhập trong quá trình thanh lý được hạch toán vào thu nhập khác, những chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý được hạch toán vào chi phí khác. Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu kế toán Số: 119 Ngày 26/10/2006 Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có TK Nợ: TK 21432: Hao mòn PTVT TBS TK 811: TK Có: TK 21132 191,280,200 8,719,800 200,000,000 Cộng 200,000,000 200,000,000 Diễn giải: Hạch toán thanh lý xe ôtô vận tải KAMA 29K-8870 theo quyết định 39/GN-KTTV ngày 26-10-2006. Kế toán trưởng Người lập phiếu Biểu số 11: Phiếu kế toán về hạch toán giảm TSCĐ Sau khi ghi vào nhật biên tài khoản, đúng kỳ kế toán tiến hành ghi sổ chữ T và ghi sổ các nghiệp vụ được trình bày ở phần sau. Tuy nhiên, ở nhật biên và sổ chữ T đều không có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ, khi muốn lấy các số liệu thì kế toán phải xem ở sổ chi tiết TSCĐ. Sau đây là các sổ chi tiết tài khoản TSCĐHH quý 4 năm 2006. Sổ chi tiết TK 21131 – Phương tiện vận tải nguồn Ngân sách không có biến động, số đầu quý = số cuối quý = 116,337,400 Sổ chi tiết TK 21132-Phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có GC PKT119 NBNH 15/10 PKT169 Dư cuối quý3/ 2006 Thanh lý xe KAMA 29K-8870 Mua thang máy nâng hàng Mua xe IFA 29K - 3004 3,227,325,196 80,000,000 541,921,876 200,000,000 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 621,921,876 3,609,247,072 200,000,000 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 12: Sổ chi tiết TK 211 Sổ chi tiết TK 21111- Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn Ngân sách không có biến động, số đầu quý = số cuối quý: 524,994,941đ Sổ chi tiết TK 21112- Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú PC125 PC150 Dư cuối quý 3/ 2006 Tăng tài sản kho 3 Pháp Vân Tăng tài sản kho 2 tầng Yên Viên 14,997,574,460 210,787,500 1,943,706,850 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 2,154,494,350 17,152,068,810 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 13: Sổ chi tiết TK 211 Sổ chi tiết TK 2114- Dụng cụ quản lý nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ PS Có Ghi chú PC130 PC148 PC152 PC155 Dư cuối quý 3/ 2006 Một bộ máy vi tính phòng triển lãm Một bộ máy vi tính phòng KTTH Một máy điều hoà phòng tổng hợp Một máy Fotocopy văn phòng 1,000,662,733 18,513,800 15,919,254 10,134,000 32,544,720 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 77,111,774 1,077,774,507 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 14: Sổ chi tiết TK 211 Có thể khái quát tình hình tăng giảm TSCĐHH ở công ty quý 4/2006 như sau: Đơn vị tính: đồng Nhóm TSCĐ Chỉ tiêu Nhà cửa vật kiến trúc Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Tổng cộng I.Nguyêngiá TSCĐHH 1.Số dư đầu kỳ 2.Số tăng trong kỳ 3.Số giảm trong kỳ 4.Số cuối kỳ II.Giá trị hao mòn 1.Số dư đầu kỳ 2.Số tăng trong kỳ 3.Số giảm trong kỳ 4.Số cuối kỳ III.Giá trị còn lại cuối kỳ 15,522,569,401 2,154,494,350 - 17,677,063,751 3,292,834,083 155,099,473 - 3,447,933,556 14,229,130,195 3,343,662,596 621,921,876 200,000,000 3,765,584,472 1,465,931,515 271,519,980 191,280,200 1,546,171,295 2,219,413,177 1,000,662,733 77,111,774 - 1,077,774,507 521,486,583 37,730,053 - 559,216,636 518,557,871 19,866,894,730 2,853,528,000 200,000,000 22,520,422,730 5,280,252,181 464,349,506 191,280,200 5,553,321,487 16,967,101,243 Biểu số 15: Khái quát Trích “sổ chữ T” quý 4 năm 2006: Số tiền Nợ Tài khoản Số tiền Có ... ... ... 2,853,528,000 211 200,000,000 191,280,200 214 464,349,506 … … … … Cộng … Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 16: Trích sổ chữ T 2.2.3.Kế toán khấu hao TSCĐHH tại công ty GNKV ngoại thương Các tài khoản sử dụng để kế toán khấu hao TSCĐHH trong công ty: -TK 21411: Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc Ngân sách -TK 21412: Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc tự bổ sung -TK 21431: Hao mòn phương tiện vận tải Ngân sách -TK 21432: Hao mòn phương tiện vận tải tự bổ sung -TK 2144: Hao mòn dụng cụ quản lý tự bổ sung Việc tính khấu hao TSCĐHH tại Vietrans hiện nay căn cứ vào chế độ quản lý khấu hao TSCĐHH của Bộ Tài chính ban hành kèm theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC. Việc trích hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện theo nguyên tắc làm tròn tháng, được trích hoặc thôi không trích khấu hao TSCĐHH từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Những TSCĐHH đã khấu hao hết nhưng vẫn đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được tính và trích khấu hao. Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng (khấu hao bình quân). Việc tính và trích khấu hao được thực hiện theo từng quý, công thức như sau: Nguyên giá TSCĐHH Mức khấu hao năm = Thời gian sử dụng Mức khấu hao năm Mức khấu hao tháng = 12 Mức khấu hao quý = mức khấu hao tháng x 3 Bảng phân bổ KHTSCĐHH quý4 /2006 TT Tên tài sản Năm Nguyên giá Giá trị cònlại hết Q3/2006 Ng.giá TSCĐtăng Q4/2006 Th gian Mức khấu hao năm Khấu hao Q4/2006 TK I 21111.Nhà cửa nguồn NS 524,994,941 63,389,794 34,999,663 8,749,916 Kho 102C Nguyễn Văn Cừ 524,994,941 63,389,794 15 34,999,663 8,749,916 1545 II 21112.Nhà cửa NVTBS 14,997,574,460 12,346,345,534 2,154,494,350 585,398,212 146,349,557 1 Nhà 3 tầng Lý Nam Đế 1994 157,582,972 18,347,679 30 5,252,766 1,313,192 6424 2 Kho 3 Pháp Vân 1998 1,123,646,695 1,095,555,527 210,787,500 20 130,634,303 32,658,576 1545 3 1 phòng t2& 2phòng t3 LNĐế 1993 174,265,781 77,817,203 30 5,808,859 1,452,215 6424 4 Phòng XNXDT2 LNĐế 1992 45,079,582 21,630,181 30 1,502,653 375,663 6424 5 Kho 2 tầng yên Viên 1998 256,386,390 153,831,830 1,943,706,850 20 209,753,868 52,438,467 1543 6 Kho tầng 3 Lý Nam Đế 2001 40,625,500 26,000,298 10 4,062,550 1,015,638 6424 7 Kho Yên Viên 1000m2 1990 411,029,993 77,970,740 20 20,551,500 5,137,875 1543 8 Sân bãi đội xe 1999 26,030,000 13,177,688 10 2,603,000 650,750 1544 9 Bãi Contvà rãnh nc Yên Viên 1991 143,205,297 26,250,071 10 14,320,530 3,580,133 1543 10 Cống thoát nước Yên Viên 1994 71,375,596 29,737,563 10 7,137,560 1,784,390 1543 … III 21131.Ph.tiện v.tải NVNS 116,337,400 13,572,692 11,633,740 2,908,435 1 Xe SUZUKI 750Kg 29K18.03 1996 116,337,400 13,572,692 10 11,633,740 2,908,435 1544 IV 21132.Ph.tiện v.tải NVTBS 3,227,325,196 1,864,158,389 621,921,876 310,139,662 77,331,345 1 Xe Meccedes Benz 29U1819 2004 869,638,850 673,970,110 10 86,963,885 21,740,971 6424 2 Xe nâng hàng 4.5 tấn Đội xe 1994 402,856,192 21,581,577 10 40,285,619 10,071,405 1544 3 Xe nâng hàng 1.5 tấn Đội xe 1994 170,024,010 9,208,722 10 17,002,401 4,250,600 1544 4 Xe Ford 5 chỗ 29T-53.55 2003 541,921,876 359,023,240 10 54,192,188 13,548,047 6424 5 Xe IFA 29K-3004 2006 541,921,876 10 54,192,188 13,548,047 1544 6 Thang máy nâng hàng 2006 80,000,000 10 8,000,000 2,000,000 1543 … V 2114.Dụng cụ quản lý TBS 1,000,662,733 479,176,150 77,111,774 158,063,053 37,730,053 1 Bộ Salon phòng Giám đốc 2002 19,800,000 12,870,000 10 1,980,000 495,000 6424 … 25 Máy photo văn phòng 2006 32,544,720 5 6,508,944 1,627,236 1542 26 Máy điều hoà phòng TH 2006 10,134,000 5 2,026,800 506,700 1546 27 Máy vi tính phòng KTTH 2006 15,919,254 4 3,979,813 994,953 1545 28 Máy vi tính phòng triển lãm 2006 18,513,800 3 6,171,267 1,542,816 1548 Cộng 19,886,894,730 14,782,642,559 2,853,528,000 1,104,234,512 274,069,306 Biểu số 17: Trích bảng phân bổ khấu hao Qua bảng trên ta thấy giá trị khấu hao tập trung ở tài khoản 21112 – Nhà cửa nguồn vốn tự bổ sung, tài khoản 21132- Phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung, tài khoản 2114- Dụng cụ quản lý tự bổ sung cho thấy công ty đã quan tâm đầu tư xây dựng và đổi mới TSCĐ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để thấy rõ hơn tình hình tính và trích khấu hao của công ty, ta xem xét các sổ chi tiết hao mòn quý 4 năm 2006 sau: Sổ chi tiết TK 21411- Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn vốn Ngân sách Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú PKT152 Dư cuối Q3/ 2006 Hao mòn kho 102C 461,605,147 8,749,916 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 8,749,916 470,355,063 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 21412- Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung PS Nợ Phát sinh Có Ghi chú PKT PKT160 PKT165 Dư cuối Q3/ 2006 Trích KH như Q3 Tăng hao mòn kho 3 PV Tăng hao mòn kho 2 tầng Yên Viên 2,651,228,936 92,484,949 5,271,937 48,592,671 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 146,349,557 2,797,578,493 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 21431- Hao mòn phương tiện vận tải nguồn Ngân sách Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú PKT21 Dư cuối Q3/ 2006 Khấu hao xe 29K1803 102,764,708 2,908,435 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 2,908,435 105,673,143 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 21432- Hao mòn phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú PKT… PKT… PKT… PKT… Dư cuối Q3/2006 Thanh lý xe KAMA Tăng hao mòn xe IFA Tăng hao mòn thang máy nâng hàng Hao mòn PTVT TBS 191,280,200 1,363,166,807 13,548,047 2,000,000 253,063,498 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 191,280,200 268,611,545 1,440,498,152 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 2144- Hao mòn dụng cụ quản lý nguồn tự bổ sung Đơn vị tính: đồng NT Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú PKT… PKT… PKT… PKT… PKT… Dư cuối Q3/2006 Tăng hao mòn máy Foto Tăng hao mòn điềuhoà TH Tăng hao mòn MVT P.KT Tăng hao mòn MVT P.TL Hao mòn dụng cụ QL TBS 521,486,583 1,627,236 506,700 994,953 1,542,816 33,058,348 Cộng phát sinh Dư 31/12/2006 37,730,053 559,216,636 Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 18: Sổ chi tiết TK214 2.2.4. Kế toán sửa chữa TSCĐHH TSCĐHH được sử dụng lâu dài và được cấu tạo bởi nhiều bộ phận, chi tiết khác nhau. Khi tham gia vào các quá trình kinh doanh, các bộ phận chi tiết cấu thành TSCĐHH bị hao mòn, hư hỏng. Do vậy, để khôi phục khả năng hoạt động bình thường của TSCĐHH, công ty cần phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận của TSCĐHH bị hao mòn, hư hỏng ảnh hưởng đến hoạt động của TSCĐHH. Tại công ty Giao nhận kho vận ngoại thương, TSCĐHH là một bộ phận chủ yếu , tham gia trực tiếp và mang tính quyết định đến hoạt động kinh doanh của công ty. Do vậy, vấn đề sửa chữa TSCĐHH luôn được lãnh đạo công ty quan tâm, có kế hoạch sửa chữa, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của TSCĐHH. 2.2.4.1.Sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng: Do sửa chữa nhỏ TSCĐHH mang tính bảo dưỡng nên chi phí sửa chữa phát sinh thường không lớn và được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Ví dụ tháng 11 năm 2006, phòng tổng hợp sửa chữa máy vi tính hết 500,000đ (bao gồm thuế GTGT 10%) đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1541: 450,000đ Nợ TK 13311: 50,000đ Có TK 1111: 500,000đ 2.2.4.2.Sửa chữa lớn mang tính phục hồi và nâng cấp Sửa chữa lớn TSCĐHH nhằm mục đích phục hồi năng lực hoạt động và kéo dài tuổi thọ. Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn kế toán hạch toán vào TK 241, sau đó kết chuyển sang TK211 đồng thời kết chuyển nguồn dùng để nâng cấp TSCĐHH. Ví dụ: ngày 8 tháng 10 năm 2006 công ty sửa chữa kho số 3 Pháp Vân. Công ty thuê ngoài với tổng trị giá 210,787,500đ (bao gồm thuế GTGT 5%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 241: 200,750,000đ Nợ TK 13311: 10,037,500đ Có TK 1111: 210,787,500đ Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu chi Ngày 8 tháng 10 năm 2006 số 125 Nợ TK 241,13311 Có TK 11111 Họ và tên người nhận : Vũ Ba Huy Địa chỉ: Kho số 3 Pháp Vân Lý do chi: chi phí sửa chữa thuê ngoài tại kho số 3 Pháp Vân Số tiền 210,787,500đồng Bằng chữ: Hai trăm mười triệu bảy trăm tám mươi bảy nghìn năm trăm đồng Kem theo chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền. Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người lập phiếu Người lĩnh Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 19: Phiếu chi Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu kế toán Số: 150 Ngày8 /10/2006 Đơn vị tính:đồng Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có TK Nợ: TK 21112 TK Có: TK 241 210,787,500 210,787,500 Cộng 210,787,500 210,787,500 Diễn giải: Kết chuyển chi phí sửa chữa nâng cấp kho số 3 Pháp Vân. Kế toán trưởng Người lập phiếu Biểu số 20: Phiếu kế toán về sửa chữa lớn TSCĐHH Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu kế toán Số: 151 Ngày 8/10/2006 Đơn vị tính:đồng Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có TK Nợ: TK 414 TK Có: TK 411 210,787,500 210,787,500 Cộng 210,787,500 210,787,500 Diễn giải: Kết chuyển nguồn chi phí sửa chữa nâng cấp kho số 3 Pháp Vân. Kế toán trưởng Người lập phiếu Biểu số 21: Phiếu kế toán về sửa chữa lớn TSCĐHH CHƯƠNG 3: Vận dụng chuẩn mực 03 HOàN THIệN Tổ CHứC Kế TOáN TSCĐHH TạI CÔNG TY GIAO NHậN KHO VậN NGOạI THƯƠNG 3.1.NHậN XéT CHUNG Về TìNH HìNH HạCH TOáN, QUảN Lý Và Sử DụNG TSCĐHH TạI CÔNG TY GIAO NHậN KHO VậN NGOạI THƯƠNG. Có thể nói cho đến nay công ty đã khẳng định được chỗ đứng và vai trò quan trọng trong ngành Giao thông vận tải. Mặc dù, Vietrans vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong thị trường Giao thông vận tải, là sự cạnh tranh giữa công ty giao nhận vận tải nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân trong nước có cơ chế tài chính linh hoạt hơn doanh nghiệp Nhà nước. Nhưng nhờ sự linh hoạt, sáng tao, công ty đã có những bước đúng đắn, mạnh dạn đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, kho tàng vận tải, tìm mọi cơ hội để mở rộng thị trường ra nước ngoài. Công ty đã không ngừng tăng cường công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH như: bảo dưỡng TSCĐHH, cố gắng đảm bảo hiệu quả sử dụng TSCĐHH ở mức cao nhất. Công ty đã đưa ứng dụng tin học phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, nhờ đó hiệu quả công việc nâng lên rõ rệt và giảm bớt nhân lực. Sự phân công bố trí nhân lực ở các phòng ban cũng như phòng kế toán khá phù hợp với trình độ quản lý và trình độ kế toán của công ty. Riêng phòng kế toán với 8 nhân viên nhưng làm việc có hiệu quả, phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản, tính toán tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh cũng như quản lý các nguồn vốn của công ty. Trong đó, công tác kế toán đã phục vụ đắc lực cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả TSCĐHH của công ty. Với số lượng TSCĐHH rất lớn của công ty, kế toán TSCĐHH đã phản ánh tương đối đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động tăng, giảm TSCĐHH. 3.1.1.Những đặc điểm nổi bật trong công tác kế toán TSCĐHH tại doanh nghiệp. Công ty đã tạo ra tính chủ động trong quản lý và sử dụng TSCĐHH của các bộ phận, nâng cao tinh thần trách nhiệm của một bộ phận sử dụng (thể hiện ở chỗ các bộ phận tự quản lý, sử dụng và bảo dưỡng máy móc thiết bị) cũng như thông qua chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐHH cho thấy việc quản lý, sử dụng TSCĐHH của công ty trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định. Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty vừa tập trung vừa phân tán là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty và với tình hình phân cấp quản lý tài chính nội bộ công ty. Đây là cách tổ chức khoa học và hợp lý, vừa tập trung được thông tin kinh tế phục vụ kịp thời lãnh đạo và quản lý ở đơn vị chính, đồng thời tăng cường việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động kinh tế phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc, đảm bảo việc hạch toán chính xác chặt chẽ và thống nhất từ trên công ty xuống các chi nhánh. Kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình biến động tăng giảm TSCĐHH trong năm lên hệ thống sổ sách của công ty. Đồng thời kế toán cũng nắm chắc TSCĐHH hiện có của công ty cũng như nơi sử dụng và bộ phận quản lý. ở bộ phận sử dụng TSCĐHH luôn theo dõi và quản lý chặt chẽ số lượng hiện đang có ở bộ phận mình thông qua sổ chi tiết riêng. Kế toán tiếp thu nắm vững và vận dụng những thông tư, quyết định của Bộ Tài chính trong công tác hạch toán TSCĐHH đặc biệt là chuẩn mực kế toán số 03 và thông tư 89/2002/TT-BTC để có những thay đổi cho phù hợp. Trong công tác lập và ghi thẻ TSCĐHH, công ty đã tuân thủ đầy đủ đúng theo một mẫu quy định của Bộ Tài chính. Việc tổ chức sổ kế toán chi tiết và việc ghi chép được kế toán viên phản ánh chính xác, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về sự vận động của TSCĐHH tại công ty. Về cơ bản kế toán TSCĐHH đã theo dõi được tình hình tăng giảm, khấu hao TSCĐHH theo đúng quy định và phù hợp yêu cầu thực tiễn của công ty. Công ty đã có một hệ thống chứng từ sổ sách đầy đủ và đúng chế độ, phản ánh một cách chính xác giá trị hao mòn TSCĐHH và phân bổ đúng đối tượng. Tỷ lệ khấu hao được tiến hành theo đúng phương pháp công ty đã lựa chọn là tính theo phương pháp đường thẳng, rất thuận tiện trong quá trình tính toán và kiểm tra chi phí. Định kỳ kế toán tiến hành kiểm kê, đánh giá toàn bộ TSCĐHH của Công ty nhằm phát hiện những TSCĐHH cũ kỹ, lạc hậu để đề xuất lên ban lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác kết quả kiểm kê, đánh giá sẽ giúp cho ban lãnh đạo có quyết định đầu tư đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Kế toán tiến hành phân loại và đánh giá TSCĐHH theo đúng chế độ của Bộ Tài chính. Cách phân loại theo đặc trưng kỹ thuật và nguồn hình thành của TSCĐHH sẽ giúp cho việc quản lý và sử dụng TSCĐHH có hiệu quả cao. Nhìn chung công tác kế toán TSCĐ là có hiệu quả và hợp lý nhưng không phải là không còn những vướng mắc, tồn tại cần giải quyết. 3.1.2.Những tồn tại chủ yếu. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trong công tác kế toán TSCĐHH của công ty còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác kế toán TSCĐHH. Một là,kế toán tiến hành phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành và đặc trưng kỹ thuật nhưng không phân loại theo mục đích sử dụng. Việc không phân loại theo mục đích sử dụng sẽ gặp rất nhiều khó khăn để xác định chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Muốn đánh giá, phân tích hiệu quả sử dụng cũng như tỷ trọng đầu tư TSCĐHH vào hoạt động kinh doanh thì phải xem trên sổ chi tiết và cộng từng bộ phận. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian và cũng không chính xác vì TSCĐHH có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Hai là, trong công tác tổ chức lập và luân chuyển chứng từ, Vietrans đã sử dụng các loại chứng từ theo quy định trong hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, công ty chưa áp dụng các mẫu sổ theo đúng chế độ kế toán ban hành, đồng thời lại có sự cải tiến đôi chút sang hình thức Nhật ký chung, điều này gây ra một số khó khăn trở ngại nhất định đối với những cơ quan chức năng có liên quan, cụ thể là: + Loại sổ sử dụng - Sổ kế toán chi tiết - Sổ Nhật biên - Sổ chữ T -Sổ cái các tài khoản Việc sử dụng các loại sổ không theo quy định gây ra sự khó hiểu cho những người sử dụng các thông tin trên sổ kế toán. + Kết cấu: Ghi chép của một số loại sổ chưa đầy đủ thông tin, chưa hợp lý. Cụ thể là : Công ty sử dụng sổ chữ T theo thiết kế riêng của mình là không phù hợp với sổ kế toán, nó không phản ánh được số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản. Do đó, khi muốn lấy số dư này kế toán lại phải lấy từ sổ kế toán chi tiết ra hoặc sổ cái các tài khoản. Như vậy sẽ mất thời gian và không thuận tiện cho công việc. + Quy trình hạch toán: Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán lập các phiếu kế toán, sổ kế toán chi tiết và các Nhật biên, đối chiếu với sổ chi tiết rồi vào sổ chữ T. Số liệu trên sổ chữ T được dùng để đưa lên sổ cái. Sau kho so sánh số liệu trên sổ cái với sổ chi tiết, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Với quy trình như vậy thì khối lượng công việc sẽ dồn vào cuối tháng và dễ bị ghi trùng nghiệp vụ. +Kế toán không sử dụng bảng tổng hợp chi tiết để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết mà đưa ngay lên bảng cân đối kế toán, làm như vậy vừa không khoa học vừa thiếu chính xác, không đúng quy trình hạch toán của hính thức chứng từ ghi sổ. Ba là, đối với hạch toán khấu hao TSCĐHH: Phương pháp tính khấu hao đường thẳng là chưa thích hợp với đặc điểm TSCĐHH của công ty. Theo phương pháp này, tỷ lệ khấu hao và mức trích khấu hao không thay đổi theo các năm sử dụng, trong khi đó khả năng kinh doanh của TSCĐHH ở mỗi thời điểm khác nhau là khác nhau. Lúc TSCĐHH còn mới, năng lực sản xuất tốt, lúc TSCĐHH trở nên cũ nát lạc hậu, năng lực sản xuất thấp, nếu áp dụng phương pháp khấu hao như hiện nay hạn chế ở chỗ không phản ánh chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Bốn là, công ty chưa trích trước chi phí sữa chữa TSCĐHH: thông thường, đối với trường hợp sửa chữa mang tính phục hồi được tiến hành theo kế hoạch thì định kỳ kế toán thường trích trước chi phí sửa chữa, phân bổ vào chi phí kinh doanh trong nhiều kỳ như sau. - Nợ TK 627 Có TK 335 Đến khi tiến hành sửa chữa TSCĐHH kế toán định khoản: Nợ TK 335 Có TK 2413 Tuy nhiên tại công ty Giao nhận kho vận ngoại thương, khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa TSCĐHH, công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Điều này làm cho chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của công ty tăng lên đột ngột, vì thế thông tin do công tác kế toán cung cấp sẽ không mang tính chính xác cao cho người sử dụng. Năm là, công ty chưa áp dụng triệt để tin học vào kế toán. Hiện nay, công tác kế toán tại công ty được thực hiện gần như thủ công nên rất bất lợi khi khối lượng công việc nhiều, giá trị tài sản lớn. ở công ty, mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành cụ thể, nên việc vào sổ và tính toán số liệu liên quan đến mỗi phần hành đều do kế toán đó phụ trách. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nhân viên kế toán lại vào sổ kế toán và định kỳ tiến hành cộng sổ, lập báo cáo. Tuy nhiên, chỉ đến khâu lập báo cáo kế toán mới sử dụng đến máy vi tính. Như vậy với đặc điểm và tổ chức kinh doanh rất lớn, các giao dịch với khách hàng diễn ra thường xuyên nên hàng ngày phòng kế toán phải xử lý rất nhiều chứng từ, trong đó lượng chứng từ liên quan đến TSCĐ cũng chiếm một phần đáng kể. Ngoài ra , do hệ thống sổ sách kế toán đồ sộ cùng nhiều nghiệp vụ phức tạp cần phải hạch toán tỉ mỉ chính xác đến từng con số nên rất khó khăn cho kế toán TSCĐ. 3.2. Vận dụng Chuẩn mực 03 hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Từ những tồn tại và khó khăn hiện nay, công ty cần phải khắc phục dần những mặt hạn chế mà trước hết phải hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán TSCĐHH và quản lý TSCĐHH. Sau đây là một số kiến nghị: - Về phân loại TSCĐHH ở công ty: kế toán nên tiến hành phân loại TSCĐHH theo mục đích sử dụng tức là phân thành 4 loại: + TSCĐHH dùng chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản: là những TSCĐHH sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty. + TSCĐHH dùng ngoài sản xuất kinh doanh cơ bản: là những tài sản sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trợ, TSCĐHH chờ thanh lý . + TSCĐHH chưa dùng hoặc không cần dùng: là những TSCĐHH dùng để dự trữ hoặc không phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty. Phân loại theo tiêu thức này giúp cho nhà quản lý nắm được một cách tổng quát tình hình cơ cấu TSCĐHH hiện có. Trên cơ sở đó giúp cho công tác quản lý TSCĐHH trong và ngoài kinh doanh, giúp cho việc đánh giá, phân tích tình hình sử dụng TSCĐHH mang lại lợi ích cao nhất, đồng thời có kế hoạch thanh lý để kịp thời thu hồi vốn, tái đầu tư TSCĐHH. - Công ty cần hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán: để đảm bảo tuân thủ theo đúng hình thức Chứng từ ghi sổ mà công ty đăng ký áp dụng. Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết theo như quy định của Bộ Tài chính. Mẫu sổ cụ thể như sau: Ví dụ: đội xe mua xe IFA, chưa thanh toán. Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua xe IFA 21132 1331 3388 3388 516,116,072 25,805,804 Cộng 541,921,876 Kèm theo chứng từ gốc: Người ghi sổ KTT Thủ trưởng đơn vị Việc bỏ qua khâu lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có ảnh hưởng nhiều đến quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý chứng từ của công ty. Do đó, công ty nên đưa thêm sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu của Bộ Tài chính vào hệ thống sổ của công ty theo mẫu sau: Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng … … … … … … 169 29/10/2006 541,921,876 … … … … … … … … … Cộng Cộng tháng … Luỹ kế từ đầu quý … Ngoài ra công ty nên lập bảng tổng hợp chi tiết trước khi đưa số liệu ở các sổ chi tiết lên báo cáo Tài chính. - Về phương pháp tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐHH. Phương pháp tính khấu hao đường thẳng là chưa hợp lý: Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng, mặc dù phương pháp này có nhiều ưu điểm đáng lưu ý nhưng cũng có những hạn chế nhất định đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần đối với những TSCĐHH mà công nghệ kỹ thuật luôn thay đổi như đồ điện tử, máy vi tính, máy in. Theo phương pháp này số khấu hao hàng năm giảm dần trong thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Ta có thể thấy trong những năm đầu tiên mức khấu hao kết tinh vào chi phí sản xuất kinh doanh lớn, công ty sẽ thu hồi được vốn nhanh để có thể đầu tư TSCĐHH mới, hiện đại hơn. Còn đối với nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Như vậy nếu được phép của Bộ Tài chính, công ty nên thay đổi phương pháp tính khấu hao tuỳ theo từng TSCĐHH theo đường thẳng hay phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. -Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐHH đối với nghiệp vụ sửa chữa TSCĐHH nhằm làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không bị tăng lên đột ngột và thông tin kế toán mang lại sẽ chính xác đối với người sử dụng thông tin. Khi có kế hoạch sửa chữa TSCĐHH, công ty cần phân bổ khoản chi phí sửa chữa trong khoảng thời gian kể từ khi có kế hoạch sửa chữa đến khi tiến hành sửa chữa tuỳ theo số tiền trích trước nhiều hay ít và tuỳ theo quy mô kinh doanh của công ty. Sau đây là ví dụ về trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH: Đầu năm 2006 doanh nghiệp thực hiện trích trước, số tiền là 200,000,000đ kế toán định khoản: Nợ TK 627,641,642: 200,000,000 Có Tk 335: 200,000,000 Ngày 20/09/2006 Công ty tiến hành nâng cấp kho số 3 Pháp Vân tổng giá trị là, khi giao nhận công trình kế toán định khoản: Nợ Tk 335 – ( giá thực tế của việc sửa chữa TSCĐHH): 200,750,000đ Có TK 2413 – (Giá thành công trình): 200,750,000đ + Vì chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế lớn hơn số chi phí kế hoạch nên kế toán phải trích thêm: Nợ TK 627,641,642 – (phần chênh lệch): 750,000đ Có TK 335 – (phần trích thêm): 750,000đ Trường hợp nếu chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế nhỏ hơn số chi phí kế hoạch thì kế toán phải trích thêm thì phải tiến hành ghi hoàn lại: Nợ TK 335 Có TK 627,641,642. - Công ty cần áp dụng triệt để tin học vào công tác kế toán: Công ty nên áp dụng hệ thống kế toán máy vào đơn vị sẽ làm giảm bớt công việc tính toán, ghi chép hàng ngày đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức của kế toán viên khi tiến hành lập các báo cáo kế toán vào cuối quý. Việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán cũng đơn giản và thuận tiện hơn nhiều. Thêm vào đó, công ty cần nâng cao trình độ tin học cho nhân viên kế toán bằng cách tổ chức lớp học tại công ty hoặc bố trí thời gian cho nhân viên kế toán học ở bên ngoài. Do hàng ngày, khối lượng chứng từ phát sinh rất lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết, cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty nên thay đổi hình thức kế toán đang áp dụng từ hình thức sổ “ Chứng từ – Ghi sổ” sang hình thức sổ “ Nhật ký chứng từ”. Mặt khác, hình thức Nhật ký chứng từ còn khắc phục được nhược điểm của hình thức sổ “ Chứng từ- Ghi sổ” là ghi trùng lắp, công việc kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp thông tin và báo cáo kế toán thường bị chậm. Trong điều kiện áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ thì công ty không thể hoàn toàn áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán mà phải sử dụng kết hợp kế toán máy với kế toán thủ công. Điều này hoàn toàn phù hợp với bộ máy kế toán của Công ty bởi số lượng cán bộ kế toán không thay đổi, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Việc kết hợp này vừa thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu. Bên cạnh đó, để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH công ty phải lựa chọn đúng đắn phương pháp đầu tư xây dựng và mua sắm TSCĐHH . Công ty cần tăng cường hơn nữa công tác tìm kiếm nguồn vốn đầu tư như: tín dụng thương mại, thuê TSCĐHH - đây là hình thức có nhiều ưu điểm nhưng hiện nay Công ty chưa áp dụng. Công ty cũng cần phải tổ chức phân tích hoạt động kinh tế. Hiện nay, công ty mới đưa TSCĐVH vào với giá trị nhỏ(phần mềm máy vi tính: 20 triệu đồng). Để có sự phát triển mạnh hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình, thi không chỉ vững mạnh về “chuyên môn” mà còn phải nâng cao uy tín thương hiệu của mình. Trong phạm vi đề tài chỉ nghiên cứu TSCĐHH nên không có điều kiện để phân tích kỹ hơn các vấn đề liên quan đến TSCĐVH.