Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội

ội. Xí nghiệp là nột doanh nghiệp nhà nước trực thuộc trụ sở Giao thông công chính Hà nội. Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là doanh nghiệp hạch táon độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tàI khoản tại ngan hàng Công thương Thanh Xuân để hoạt động. Trụ sở chính của công ty tại: 90 Đường Nguyễn Tuân – Quận Thanh Xuân – Hà Nôi. Từ khi chuyển đổi sang cơ chế thị trường, bên cạnh những thuận lợi Xí nghiệp đã gặp không ít khó khăn mà cơ chế mang lại: sự cạnh tranh gay gắt của các công ty vận tải khác, thị trường nhập khẩu ô tô mở rộng nhiều loai xe và chủng loại xe khách đươc các doanh nghiệp nhập khẩu đưa vào hoạt động , nhu cầu ngày càng cao của khách hàng với nhu cầu đI lại và yêu cầu dịch vu. Chức năng kinh doanh của xí nghiệp là đóng mới và sửa chữa tất cả các loại xe ô tô và cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách phục vụ nhu cầu đI lại. Trong nghành công nghiệp ô tô của nước ta còn rất non trẻ và mới mẻ so với các nước tiên tiến trên thế giơI. Nhận biêt được những thuận lợi khó khăn do đặc điểm chung của nghành ,Xí nghiệp đã có những chiến lươc kinh doanh cũng như phương pháp quản lý doanh nghiệp mới để phù hợp với tình hình thị trường trong nước và thế gới. 2.2 Một số đặc điểm kinh tế kĩ thuật của Công ty 2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Xí nghiệp là doanh nghiệp đóng mới sửa chữa tất cả các loại xe ô tô và cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách phục vụ nhu cầu đI lại của nhân dân. Nhiệm vụ .chức năng của xí nghiệp: +Kinh doanh vận tảI hành khách công cộng và liên tỉnh +Thiết kế và đóng mới, lắp ráp, sửa chữa loại xe, phương tiện vận tải. +Sản xuất, gia công các phương tiện cơ khí, mây tre, cửa nhôm và các loại điện dân dụng khác. 2.2.2 Đặc điểm về vốn Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh,là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng,mua sắm máy móc thiết bị,nguyên vật liệu đầu vào,chi trả lương trang trải các chi phí trong quá trình sản xuất. Theo thống kê tính đén cuối năm 2007 tổng số vốn góp của Công ty là 50 tỷ đồng trong đố vốn cố định 17,6 tỷ đồng(chiếm 35,3%),vố lưu động 32,35tỷ đồng(chiếm 64,7%). Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty vân tải Hà Nội và là một công ty lớn vậy 50 tỷ đồng chưa hẳn đủ để công ty sản xuất kinh doanh nên Công ty phải luôn tự bổ sung từ các nguồn vốn khác nhau như vay ngắn hạn, huy động vốn của cán bộ công nhân viên, thanh lý hàng tồn kho… để tăng quy mô sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực hiện tốt nên không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc luôn được cung cấp vốn đầy đủ. Vốn cố định luôn được bảo toàn, vốn lưu động không ngừng được bổ sung đảm bảo cho hoạt động của công ty. Công ty luôn đảm bảo nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước. Tuy nhiên Công ty còn phải nâng cao hơn nữa công tác bảo toàn và phát triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn. Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kết cấu tài sản cố định,quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu,quá trình tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều. 2.2.3 Đặc điểm về lao động, tiền lương Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có một đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn kĩ thuật vững vàng. Phần lớn trong số họ đã tốt nghiệp đại học như: Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế quốc dân, Quốc gia Đại học Công nghệp… Các nhân viên khi mới tuyển dụng vào Công ty phải trải qua đợt thử việc tại Công ty trong một thời gian ngắn. Sau khi nhân viên được nhận vào làm chính thức được Công ty bố trí sắp xếp công việc theo hợp đồng đã thoả thuận. Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc, rất nhiều người chưa có gia đình nên họ có thể tập chung vào công việc và khả năng đi công tác xa dài ngay. Các nhân viên ngoài tỉnh chiếm trên 50% đều đã tốt nghiệp ít nhất 2 năm và từng tham gia làm việc ở một số công ty khác trước khi vào làm tại Công ty. Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ công nhân viên Xí nghiệp. Bảng 2.1 Cơ cấu –trình độ lao động Phân loại Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động -Lao động gián tiếp -Lao động trực tiếp Người Người Người 167 67100 100 40 60 200 84 116 100 40,6 59,4 2. Trình độ -Trên đại học -Đại học -Cao đẳng -Trung học Người Người Người Người 4 60 5 98 2,4 36 3 58,6 5 75 9 112 2,5 37,5 4,5 56 Dựa vào bảng trên ta thấy : +Về lao động gián tiếp có xu hướng tăng dần:Năm 2006 số lao động gián tiếp này là 67 người chiếm 40%tổng số lao động trong toàn Công ty.Đến năm 2005 số lao động này tăng thêm 17 người chiếm 40,6%tổng số lao động toàn công ty. +Về lao động trục tiếp:lượng lao động cũng có xu hướng tăng .Cụ thể năm 2006đến năm 2007 tăng 16 người .Tỷ trọng năm 2006 chiếm 60%trong khi năm 2007 chiếm 59,4%tổng số lao động toàn công ty. Nhận thức được trình độ lao động đóng vai trò quan trọng trong tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh,công ty đã đề ra chiến lược phát triển,nâng cao trình độ lao động,chú trọng công tác đào tạo chuyên môn nghiệpvụ,nâng cao ý thức trong sản xuất. Trong những năm gần đây Công ty thường xuyên cử người đi học nâng cao hàm thụ,tại chức,tập huấn nghiệp vụ,nâng cao tay nghề cho công nhân trực tiếp sản xuất.Đối việc tuyển nhân viên,công ty luôn ưu tiên nhân viên có trình độ chuyên môn ,có bằng cấp cho dù là nhân viên quản lý hay công nhân. Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy số lượng lao động có trình độ trên đại học năm 2006 là 2,4%,năm 2007 đã tăng lên:2,5%.Số lao động có trình độ đại học cũng có xu hướng tăng:năm 2006 có 60 người đến năm 2007tăng thêm 15 người.Cùng với sự tăng lên của lao động có trình độ đại học là sự tăng lên của lao động có trình độ trung cấp và giảm về số lượng lao động có trình độ cao đẳng .Lao đông có trình độ cao đẳng năm 2006 là 5 người chiếm 3% đến năm 2007 là 9 người chiếm 4,5%tổng số lao động. 2.2.4 Đặc điểm về sản phẩm Với mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm phục vụ nhu cầu thị trường ,Công ty đã tung ra thị trường rất nhiều sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau.Các sản phẩm nằm chủ yếu trong 3 ngành hàng chính: -Ngành Đóng mới các loại ô tô: Công ty đóng mới khung xe và thân xe các loại ô tô nhưng chủ yếu là xe chở khách, các loại xe từ 8 đến 24 ghế ngồi. +Ngành sửa chữa, bảo dưõng, bảo trì ô tô: Xí nghiệp nhận sủa chữa, làm mới vỏ xe ô tô. Bảo dưỡng xe theo định kì của hợp đồng. +Ngành dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng và hợp đồng: Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc của công ty vận tải hành khách Hà Nội. Với nhu cầu đi lại trong nội thành ( Hà Nội ) của dân cư và sinh viên bằng Xe Bus đây là lĩnh vực ngày càng có nhiều triển vọng phát triển. Xí nghiệp xác định lĩnh vực vận tải hành khách sẽ là ngành kinh doanh chủ lực trong tương lai Cơ cấu sản phẩm của Xí nghiệp thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.2 Cơ cấu sản phẩm của Công ty Stt Tên ngành hàng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) 1 Đóng mới ô tô 40 40 44 42 48 43,3 2 Ngành sửa chữa ô tô bảo dưõng 10 10 8,4 8 7,7 7 3 Ngành dịch vụ vận chuyển hành khách 50 50 52,4 50 55,1 49,7 4 Tổng 100 104,8 110,8 Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất ,hệ thống quản lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được áp dụng nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Khẩu hiệu của Công ty là: sản phẩm+dịch vụ hoàn hảo +thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng. 2.2.5 Đặc điểm nguyên vật liệu Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội gồm 3 ngành hàng chính và có nhiều sản phẩm khác nhau vì thế các sản phẩm được tạo lên bởi những nguyên liệu khác nhau: +Nguyên liệu chính:Thép tấm, thép ống,sơn và phụ gia sơn,hoá chất,que hàn. +Năng lượng :điện, xăng dầu. +Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạo phụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. 2.2.6 Đặc điểm nhà xưởng ,máy móc thiết bị Ngoài hệ thống nhà văn phòng ,các xưởng đóng mới ,sửa chữa ,bảo trì ô tô. Phòng sơn điện ly vỏ và khung ô tô, phong thử nghiệm phục vụ cho hoạt động kiểm tra sau lắp ráp.,đặc biệt phải kể đến dây truyền công nghệ tiên tiến ( mà dây truyền sản xuất ,thiết bị và công nghệ chính mà hiện nay nhà máy này đang sử dụng chủ yếu nhập từ Mỹ, Đức, Hàn quốc đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế . Bên cạnh hệ thống văn phòng ,xưởng cơ khí , lắp ráp vỏ vá thân xe ô tô,Xí nghiệp còn có một hệ thống các phương tiện vận tải với đầy đủ các chủng loại xe nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 5 năm gần đây Bảng 2.3 kết quả sản xuất kinh doanh trong 5 năm gần đây Chỉ tiêu Đơn vị tính 2003 2004 2005 2006 2007 1.Tổng doanh thu Tỷ đồng 86 92 100 104,8 110,8 3. Nộp ngân sách nhà nước Tỷ đồng 5,04 5,6 20 7 25 7,84 8,4 4.Lợi nhuận Tỷ đồng 8,1 9,5 10.2 11,8 13.4 5.Thunhập bq người/tháng Ngàn đồng 1200 1389 1510 1620 1800 Nhìn vào bảng 2.3 ta thấy kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 5 năm qua ,sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được rất nhiều thành công .Doanh số không ngừng tăng lên từ 86 tỷ đồng năm 2003 đến năm 2007 đạt 110,8 tỷ đồng.Tốc độ tăng trưởng trong 4 năm gần đây là tương đối cao.Các năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch do Tổng công ty giao cho .Điều đó chứng minh công ty đa đánh giá đúng yếu tố thị trường khách hàng và chính sách đối với người lao động bán hàng..Công ty luôn luôn thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, nộp ngân sách không ngừng tăng lên năm 2003 là 5,04 tỷ đồng đến năm 2007là 8,4 tỷ đồng .Lợi nhuận tăng cao theo từng năm điều đó kéo theo lương của cán bộ công nhân viên cũng được tăng lên đến 1800 ngàn đồng/người/tháng. 2.4 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội 2.4.1 Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Giám đốc công ty Phó giám đốc KD Đại diện lãnh đạo Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng kỹ thuật Phòng đảm bảo nguyên vật liệu va Phòng đảm bảo chất lượng Phòng KD đóng mới ô tô Phòng KD vận tải hành khách Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng sửa chữa bảo dưỡng : Mô hình hệ thống quản lý hành chính Qua sơ đồ công ty ta thấy tổ chức của xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến chức năng.Theo mô hình này gồm : +Ban giám đốc:1 giám đốc và 2 phó giám đốc. +Có 8 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ kĩ thuật. 2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty 4.2.1Ban lãnh đạo a) Tổng giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi hoạt động sản xuất trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật. +Chức năng: Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Nhiệm vụ: -Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của công ty theo phương án được công ty phê duyệt. - Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng và sử dụng các quỹ của Công ty. - Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lưới kinh doanh. -Phê duyệt các nội dung, các quy trình , quá trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. -Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn. -Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại. -Lựa chọn các nhà thầu,nhà cung cấp máy móc thiết bị…. -Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm. -Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty. -Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nước. Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc,được giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác như tham mưu cho giám đốc chủ trương về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp… b) Phó giám đốc Kỹ thuật +Chức năng: Giúp giảm đốc quản lý và điều hành các lĩnh vực như: kĩ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, quản lý hành chính…. +Quyền hạn: -Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của giám đốc. -Yêu cầu các trưởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách. -Kiểm tra việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra -Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách. +Trách nhiệm: -Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị, máy móc thiết bị, phương tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc. -Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nước phục vụ cho công việc của Công ty. -Là người thay mặt cho giám đốc điều hành công tác chất lượng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. -Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trường làm việc. -Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc. c) Phó giám đốc KD +Quyền hạn: -Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc. -Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng. +Trách nhiệm: -Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm. -Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng,quý,năm đối với các loại sản phẩm. -Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước. -Duy trì và phát triển thị phần thị trường, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trường. -Xây dựng chính sách đối với khách hàng. -Đánh giá phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cường hợp tác với các khách hàng có quan hệ thương mại với Công ty. -Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng. -Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc. d) Đại diện lãnh đạo Giúp giám đốc điều hành hệ thống quản lý chất lượng và kiểm tra chất lượng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất . 2.4.2.2 Phòng tổ chức hành chính +Chức năng: tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính. +Nhiệm vụ: -Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. -Công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối với người lao động. -Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự -Thực hiện công tác quản trị hành chính. -Công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chương trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phương tiên thông tin đại chúng như:đài,báo…được lãnh đạo phân công. +Quyền hạn: -Được đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được kiến nghị , tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. -Được quyền tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác. -Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 6 cán bộ trong đó có : 1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể. 4 nhân viên nghiệp vụ Bảng 2.4 :Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 3 1 4 5 Tổng 6 4 1 4 2 Nhận xét: Phòng gồm 6người trong số đó số người có trình độ đại học (chiếm 50%), số nhân viên còn lại có trình độ cao đẳng. Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 2 người có độ tuổi 40-50(chiếm 33,3%), 4 người ở độ tuổi <40(chiếm 66,6%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đầy sáng tạo. +Mối quan hệ của phòng với các phòng khác: -Phòng tổ chức hành chính do công ty trực viếp quản lý do vậy trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan. Sơ đồ 2.1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác Phòng TCHC Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Kế hoạch tiền lương,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt ,sử dụng cán bộ 3 phòng kinh doanh Phòng TCKT Các xưởng,nhà máy sản xất Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xưởng nhà máy khác.Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao dộng. 2.4.2.3Phòng tài chính kế toán +Chức năng: Phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật. +Nhiệm vụ: -Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán. -Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty. -Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn. -Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu ,số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý. +Quyền hạn: -Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ ,các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng. -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định. -Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng: 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính. 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trưởng phòng tiến hành công việc chung. 1 kế toàn tiền lương cho cán bộ công nhân viên. 1 kế toán thanh toán với người mua theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho và tiến độ thu tiền. 1 kế toán tiền mặt,chịu trách nhiệm trước các khoản tiền mặt. 1 kế toán tiền gửi ngân hàng,theo dõi các tài khoản ở ngân hàng 1 kế toán nguyên vật liệu. 2 kế toán giá thành. Bảng 2.5 Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 5 2 3 5 4 Tổng 7 7 5 1 1 Phòng tài chính kế toán có 4 người đều có trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình.Số người 50. +Mối liên hệ của phòng với các phòng khác: Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thay đổi của phòng cho giám đốc. Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác Phòng Tài chính kế toán Các phòng KD Phòng TCHC Vốn cho kinh doanh Kế hoạch SXKD Kế hoạch lương,đào tạo,mua tbị,BHLĐ Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính,phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lương, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh. 2.4.2.4Phòng đảm bảo chất lượng +Chức năng: Là phòng có nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc về quá trình kiểm tra chất lượng các sản phẩm, công tác dịch vụ kĩ thuật, và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, đồng thời theo dõi hao hụt nguyên vật liệu. +Nhiệm vụ: -Quản lý phòng thử nghiệm, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.. -Quản trị các quá trình sản xuất để đảm bảo chất lượng. -Nghiên cứu, phối hợp phất triển các sản phẩm mới của Công ty, đào tạo về chất lượng sản phẩm. -Tổ chức và tiến hành các hoạt động dịch vụ kĩ thuất khi bán hàng, đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác kinh doanh của Công ty. -Tham gia giải quyết khiếu nại khách hàng về chất lượng sản phẩm. -Theo dõi hao hụt ,nhiên liệu, hàng hoá trong khâu nhập khẩu, tồn chứa, bảo quản vận chuyển và sản xuất. -Phối hợp các phòng nghiệp vụ có liên quan tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của công ty của ngành -Công tác tổ chức bộ máy phòng đảm bảo chất lượng Bảng 2.6 Trình độ ,kết cấu phòng đảm bảo chất lượng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 2 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 13 13 1 6 5 4 Tổng 16 3 13 2 7 6 +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng các sản phẩm. 2 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ riêng và giúp trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. 6 người chuyên kiểm tra chất lượng trong quá trính sản xuất,quá trình nhập,xuất hàng hoá. 7 người trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Qua bảng trên ta thấy trong phòng cán bộ có tuổi đời khá cao:7 người ở độ tuổi 40-50 (chiếm 43,75%)trong số cán bộ của phòng,6 người ở độ tuổi trên 50 và 2 người ở độ tuổi <40.Một điều kiện thuận lợi là phòng có thể tận dụng kinh nghiệm làm việc của những nhân viên này. Bên cạnh đó phòng phải có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới chuẩn bị cho những cán bộ sắp về hưu. Phòng có trình độ khá cao, trình độ đại học chiếm 18,75%, cao đẳng chiếm 81,25%, không ai có trính độ chung cấp và sơ cấp. Điều đó chứng tỏ những nhân viên này có đầy đủ trình độ và kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao. -Mối quan hệ với các phòng khác: Sơ đồ 2.3 Mối quan hệ giữa phòng đảm bảo chất lượng với các phòng khác Phòng thử nghiệm Phòng ĐBCL Các nhà máy,xí nghiệp Phòng đảm bảo chất lượng quản lý phòng thử nghiệm và trao đổi thông tin với các nhà máy, xí nghiệp. 2.4.2.5 Phòng kinh doanh đóng mới ô tô +Chức năng: - Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của nghành đóng mới ô tô trên toàn công ty bao gồm công tác nhập nguyên liệu: thép để sản xuât vỏ và khung ô tô xuất khẩu - Trực tiếp tổ chức các hoạt động sản xuất khung vỏ phía Bắc và các theo sự phân công +Nhiệm vụ và quyền hạn: -Xây dựng các danh mục các sản phẩm kinh doanh và công tác kế hoạch kinh doanh. - Xây dựng và tổ chức, trình duyệt thực hiện cơ chế kinh doanh nghành hàng thân vỏ xe trên toàn Công ty. - Xây dựng, trình duyệt công tác nhập khẩu, mua nội, công tác xuất khẩu tạm nhập , tái xuất, công tác sản xuất. - Tổ chức hệ thống thông tin, báo cáo, tổ chức công tác kiểm tra trên toàn Công ty. - Tổ chức xây dựng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn của ngành. - Trực tiếp tổ chức bộ máy, lao động nghành hàng nhựa đường cũng như tổ chức các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ được phận công. - Giao dịch và nghiên cứu thị trường, giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và trong tương lai. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng 1 trưởng phòng phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng ,thường xuyên báo cáo lên cấp trên. 1 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ và có trách nhiệm giúp trưởng phòng trong mọi công việc. 5 nhân viên bán hàng. Bảng 2.7 Trình độ ,kết cấu của phòng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 5 1 2 2 5 4 Tổng 7 5 5 1 1 Trong phòng có 42,8% cán bộ có trình độ đại học, với trình độ như vậy có thể đảm bảo việc kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và có hiệu quả. Do tính chất phức tạp của công việc đòi hỏi trình độ kiến thức về nhiều mặt ,phòng đựơc bố trí tương đối hợp lý. Mặt khác tuổi trung bình của các cán bộ trong phòng là tương đối trẻ. Tính chất công việc này là đòi hỏi những người năng động,sáng tạo mà đặc tính này lại có ở lớp trẻ. Do vậy đây là 1 nguồn nhân lực dồi dào cho Công ty sau này. +Mối quan hệ với các phòng khác: Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ phòng kinh doanh đóng mới ô tô với các phòng khác Khách hàng Phòng kinh doanh đóng mới ô tô Phòng TCKT Qua sơ đồ ta thấy mối quan hệ của phòng là rất phức tạp bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài Công ty. Như vậy phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong cả đầu ra lẫn đầu vào trong công ty. 2.4.2.6 Phòng kĩ thuật +Chức năng: tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau: -Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn,kế hoạch hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty. -Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá, pháp lệnh đo lường chất lượng trong toàn Công ty. +Nhiệm vụ: -Quản lý khai thác , sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty, hệ thống kho bể, hệ thống trang thiết bị, máy móc công nghệ, tự động hoá sản xuất, hệ thống nhà xưởng, vật kiến trúc, phương tiện kĩ thuật và các trang thiết bị vận tải. -Quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá và công tác thực hiện pháp lệnh đo lường chất lượng toàn Công ty. -Tham gia quản lý các dự án, tham gia đầu tư góp vốn liên doanh,liên kết, đề xuất các yêu cầu kĩ thuật của các dự án đầu tư. -Tham gia thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kĩ thuật cũng như xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn.Đồng thời kiểm tra hoạt động của các cở sở vật chật kĩ thuật trong toàn công ty. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng Trong phòng có 1 trưởng phòng: là người có trách nhiệm cao nhất của phòng. 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được trưởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể. 4 nhân viên kĩ thuật giúp việc cho trưởng, phó phòng. Bảng 2.8 Trình độ,kết cấu của phòng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 4 4 1 3 4 Tổng 6 6 1 2 3 Phòng kĩ thuật là rất quan trọng bởi các vấn đề về chất lượng đều phụ thuộc vào phòng kĩ thuật. Chất lượng sản phẩm có tốt thì khách hàng mới chọn sản phẩm của Công ty. Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược bán hàng và lực đối tác tin cậy nhất. Nhân viên trong phòng có 2 cán bộ lãnh đạo và 4 nhân viên dưới quyền, tất cả đều đã tốt nghiệp đại học.Đây là cơ sở tin cậy cho chất lượng sản phẩm của Công ty vì vậy Công ty cần có chính sách đãi ngộ phù hợp để kích thích sự làm việc của họ. +Mối liên hệ với các phòng khác Sơ đồ 2.5: Mối quan hệ phòng kĩ thuật với các phòng khác 3 phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Các xưởng,nhà máy,xí nghiệp Qua sơ đồ trên ta thấy phòng kĩ thuật có mối quan hệ khá phức tạp với các phòng ban, phân xưởng, nhà máy xí nghiệp khác. Có thể nói phòng kĩ thuật là cây cầu nối giữa khâu đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.4.2.7 Phòng sửa chữa và bảo dưỡng ô tô +Chức năng: -Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo điều hành công tác sửa chữa bảo trì bảo dưỡng ô tô của khách hàng theo hợp đồng trên toàn Công ty. +Nhiệm vụ: -Tổ chức công tác đại tu bảo dưỡng khắc phuc hỏng hóc thân và vỏ xe. -Tham mưu thiết lập tổ chức bộ máy lao động và quá trình các hoạt động đảm bảo chất lượng. +Quyền hạn: -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc và các phòng ban nghiệp vụ cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin để phục vụ công tác chuyên môn. -Được trang trí và khai thác có hiệu quả các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng: 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động trong phòng 1 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ và giúp trưởng phòng hoàn thành công việc của phòng 2 nhân viên nghiệp vụ Bảng 2.8 Trình độ và kết cấu của phòng sửa chữa và bảo dưỡng ô tô Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 2 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 16 3 7 5 13 2 1 4 Tổng 19 6 7 5 13 4 2 Trong phòng có tới 31,5% cán bộ có trình độ đại học,7 người trình độ cao đẳng và có 5 người có trình độ trung cấp. +Mối liên hệ giữa phòng sửa chữa và bảo dưỡng ô tô với các phòng khác. Sơ đồ 2.6 :Mối liên hệ giữa phòng sửa chữa và bảo dưỡng ô tô với các phòng khác Phòng kĩ thuật Phòng đảm bảo nguyên vật liệu Phòng sửa chữa và bảo dương ô tô 2.4.2.8 Phòng đảm bảo nguyên vật liệu +Chức năng: - Cung cấp nguyên vật liệu cho phòng đóng mới và sửa chữa bảo dưỡng ô tô +Nhiệm vụ: -Nhập các nguyên vật liêu như: sắt thép, hoá chất … đê cung cấp cho xí nghiệp. +Quyền hạn; -Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ các đơn vị trực thuộc công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc và các phòng ban nghiệp vụ công ty cung cấp đầy NVL kịp thời cho hoat động sản xuất. -Được giao tiếp với các đon vị có liên quan để thục hiện chức năng nhiệm vụ của phòng. -Phòng được bố trí đủ cán bộ lao động và các điều kiện làm việc. +Tình hình bố trí cán bộ trong phòng: 1 trưởng phòng có trách nhiệm cao nhất trong phòng 1 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể và giúp trưởng phòng điều hành mọi công việc trong phòng. 5 nhân viên, công nhân. Bảng 2.9 Trình độ và kết cấu trong phòng đảm bảo nguyên vật liệu Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên ,công nhân 5 5 5 4 Tổng 7 2 5 1 1 Phòng có quan hệ mật thiết với phòng kinh doanh và đóng mới ô tô va phòng sửa chũa và bảo dưỡng ô tô. Sơ đồ 2.7: Mối liên hệ của phòng với các phòng khác Phòng kinh doanh và đóng mới ô tô Phòng đảm bảo NVL Phòng sửa chữa và bảo dưỡng ô tô 2.4.2.9 Phòng kinh vận tải hành khách +chức năng : Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh ở trong lĩnh vực vận tải hành khách. + Nhiệm vụ : - Xây dựng ,trình duyệt và tổ chức thực hiện kinh doanh ngành vận tải hành khách công cộng và theo các hợp đồng khác trong công ty. - Công tác điêù động lập kế hoạch, lịch trình của các dịch vụ vận tải. - Tổ chức hệ thống thông tin, báo cáo trên toàn công ty . - Xây dựng duy trì, cải tiến theo hệ thống quản lý. - Công tác tổ chức bộ máy, lao động vận tai hành khách trong công ty. - Thực hiện tổ chức hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ được phân công. + Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng 1 trưởng phòng: chịu trách nhiệm chung và có trách nhiệm báo cáo lên. Phó giám đốc trực tiếp quản lý. 1 phó phòng: được trưởng phòng giao nhiệm vụ và giúp trưỏng phòng các công việc. 5 nhân viên Bảng 2.10: Trình độ kết cấu phòng kinh doanh vận tải hành khách. Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kinh doanh 5 5 4 1 4 Tổng 7 7 4 2 1 Phòng kinh doanh vận tải hành khách được bố trí 7 thành viên có đủ trình độ sức khỏe, thâm niên công tác. Phòng có 100% trình độ cán bộ nhân viên có trình độ đại học và có tuổi đời tương đối trẻ. Phòng được thành lập ngay từ khi công ty ra đời, phòng đã được nhiều hợp đồng có giá trị. Công việc kinh doanh đòi hỏi các nhân viên có trình độ cao và rất nhiều kinh nghiệm thực tế. Phòng có quan hệ rất rộng với các tổ chức hay doanh nghiệp khác. Vì vậy công ty cần có kế hoạch đào tạo và nâng cao nghiệp vụ để công việc kinh doanh của phòng ngày càng có hiệu quả hơn. -Mối liên hệ với các phòng khác Phòng kinh doanh vận tải hành khách dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc, mọi hoạt trong phòng được thường xuyên báo cáo lên cấp trên. Phòng kinh vận tải hành khách Phòng sửa chữa bảo dưỡng ô tô Phòng tài chính kế toán 2.4.3 Đánh giá chung Một bộ máy dù tối ưu đến mấy thì cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mặt mạnh ,mặt yếu luôn cùng nhau tốn tại, điều này cũng dễ hiểu bởi sự thay đổi phương thức kinh doanh của Công ty một cách nhanh chóng ,các mặt hàng cũng như các khách hàng luôn thay đổi tất yếu phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Song việc điều chỉnh lại diễn ra hết sức chậm bởi việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên chưa chắc đã có lợi cho Công ty. Qua thời gian nghiên cứu tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội tôi nhận thấy bộ máy quản lý có những mặt ưu và nhược điểm cần khắc phục sau. 2.4.3.1 Ưu điểm Tổ chức bộ máy của Công ty tuy gọn nhẹ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng và hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý tại Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng - một mô hình đang được sử dụng phổ biến hiện nay và thực sự phát huy hiệu quả tại Công ty. Việc thực hiện chế độ một thủ trưởng phân bổ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban cũng rất rõ ràng đã phát huy được tính quyền uy và hiệu lực. Các phòng ban chức năng đã phát huy được tối đa khả năng của mình để giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định đúng đắn và đem lại hiệu quả cho Công ty. Công ty rất trú trọng tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong các năm gần đây các phòng ban được sắp xểp rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh tạo sự nhịp nhàng trong công việc. Tất cả các trưởng phòng và ban lãnh đạo đều có trình độ đại học và trên đại học, đặc biệt họ còn rất trẻ đây là một lợi thế mà ở các doanh nghiệp khác không có. áp dụng các hình thức phân công hợp tác lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty. Mỗi bộ phận, các nhân viên được phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn nên họ có tinh thần trách nhiệm cao đối với phần việc của mình. Điều kiện làm việc của quản lý được quan tâm trên tất cả các khía cạnh tạo bầu không khí đoàn kết cởi mở giữa các phòng ban và giữa các nhân viên. Với bộ máy quản lý như vậy cùng với sự nỗ lực của toàn thể nhân viên tạo cho việc kinh doanh của công ty phát triển đều đặn, chiếm lĩnh hầu hết thị trường và ngày càng đươc mở rộng. 2.4.3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đã đạt được, công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau: +Cán bộ quản lý trong công ty tuy có kinh nghiệm quản lý nhưng mới chỉ được đào tạo tin học và ngoại ngữ ở một mức độ nhất định nên vẫn chưa đáp ứng được hầu hết yêu cầu công việc. +Vẫn còn xảy ra hiện tượng nhàn rỗi ở các phòng ban, chưa có biện pháp hữu ích tạo động lực thu hút cán bộ nhân viên phát huy hết khả năng của mình. +Việc phối hợp giũa các phòng ban còn chưa thực sự chặt chẽ chưa đáp ứng được các yêu cầu mà lãnh đạo đã phân công. + Máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất trong công ty còn kem chất lượng so với chung cho toàn nghành công nghiệp ô tô . Từ các vấn đề trên ta nhận thấy Công ty cần phải cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phi và phù hợp với công việc kinh doanh hiên nay. 2.4.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại +Cơ sở vật chất kĩ thuật, kinh phí dành cho việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ còn ít nên nhiều việc muốn làm mà chưa thể làm ngay. +Tuy trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đã được phân định nhưng tâm lí hợp tác còn thấp do bởi đặc điểm các phòng gần như độc lập về mặt nghiệp vụ, các nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhưng lại chỉ phục vụ cho công việc trong phòng, không thạo và hiểu biết về công việc của các phòng ban khác nên khả năng hợp tác và phối hợp bị hạn chế . Những tồn tại của bộ máy tổ chức quản lý xí nghiệp là một tất yếu vì trong điều kiện cơ chế kinh tề thay đổi, các lĩnh vực kinh doanh đồng loạt ra đời kéo theo các phương thức mới và các khả năng xảy ra yếu tố rủi ro mà công ty không thể lường hết được. Chương III Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí NGHIệP XE KHáCH NAM Hà NộI Mô hình quản lý hiện tại của Công ty hiện đã gọn nhẹ và tương đối hiệu quả. Song do yêu cầu phát triển ngày càng tăng của Công ty thì nó sẽ dần mất đi tính phù hợp. Ra đời được hơn 10 năm việc thay đổi bộ máy tổ chức quản lý nhằm cơ cấu lại các phòng ban chức năng sắp xếp lại vị trí các cán bộ và thiết lập các phương thức quản trị thông tin mới là việc không dễ. Muốn làm được điều đó đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức và tiền của nhưng như vậy không có nghĩa là sẽ duy trì mãi vậy. Từ thực tế nghiên cứu tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: 3.1 Xác định mục tiêu, phương hướng đổi mới bộ máy quản lý trong thời gian tới *Mục tiêu: Nhằm nâng cao hơn nữn hiệu quả kinh doanh và phải giải quyết tốt nhất các vấn đề xã hội tại Công ty cho nhân viên. *Phương hướng: +Tạo việc làm ổn định cho người lao động và thực hiện các chính sách xã hội cho họ. +Sắp xếp đội ngũ cán bộ nhân viên các phòng ban theo hướng chuyên môn hoá và gọn nhẹ + áp dụng hệ thống máy tính hiện đại và các máy văn phòng hiện đại phục vụ quản lý và kinh doanh. +Tổ chức thường xuyên các lớp đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý. Để thực hiện các mục tiêu và phương hướng trên Công ty cần phải xem xét hàng loạt các vấn đề như: cán bộ, đầu tư, trang thiết bị phương tiện quản lý…Tuy nhiên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa vào tình hình thực tế của Công ty. 3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng nhằm tiết kiệm hơn nữa cho khách hàng. Trong Công ty dù lớn hay nhỏ thì các chức năng về tổ chức luôn luôn liên quan chặt chẽ với nhau. Mặc dù sự hoạt động của các phòng ban chức năng theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhưng nó lại là mắt xích có quan hệ hữu cơ và gắn kết với nhau, hoạt động chung sức cùng bộ máy lãnh đạo và quản lý, ổ chức phối hợp khoa học đúng khả năng sẽ phát huy được hiệu quả tối đa. Khoa học quản lý đã chỉ rõ trên cơ sở phân công lao động theo hướng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Quan hệ giữa các phòng, bộ phận đem đến yếu tố quyết định cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ.Trong tất cả các khâu đều đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng. Trong Công ty hiện nay sự phối hợp giữa các phòng ban còn thiếu đồng bộ. Do vậy mà việc hoàn thiện để nâng cao hiệu quả phối hợp hành động của các phòng ban là rất cần thiết. Theo đó việc phối hợp giữa các phòng ban cần diễn ra như sau: +Các phòng kinh doanh:sau khi kí kết hợp đồng cần thông báo cho phòng kĩ thuật để họ lập các bản vẽ thiết kế, lựa chọn và các kích cỡ của các máy móc thiết bị văn phòng, thành lập giải pháp thi công, phối hợp với phòng kế toán tài chính tính toán các chi phí và chuẩn bị vốn cho dự án đầu tư và phối hợp với phòng tổ chức để chuẩn bị nhân sự và triển khai công việc. +Phòng kế toán: có trách nhiệm báo cáo định kì hay đột xuất khi giám đốc yêu cầu về nguồn vốn và tài sản của Công ty. Thực hiện thanh toán cho việc hoàn thành hay số hàng được chuyển được chuyển vào kho sau khi có hoá đơn của người bán hàng. Lập kế hoạch về tiền mặt như: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản mua sắm khác…nhận kết quả hàng tháng để hạch toán lỗ lãi, thu tiền mặt, lập kế hoạch cho tiền gửi ngân hàng và tiền mặt phục vụ công tác nghiên cứu mở rộng thị trường. +Phòng kĩ thuật sau khi nhận được kế hoạch từ các phòng kinh doanh, phòng lập và thiết kế bản vẽ phối hợp với phòng đảm bảo chất lượng vẽ quy trình công nghệ định mức lao động và trình lên giám đốc các bản vẽ và các phương án giải pháp kĩ thuật để giám đốc thực hiện kiểm duyệt. Xây dựng định mức vốn thanh toán khi dự án và các hợp đồng kinh doanh hết hạn, phối hợp với các phòng kinh doanh để tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng với các điều kiện để đảm bảo nếu có trục trặc xảy ra thì Công ty phải có trách nhiệm, hay đền bù theo hợp đồng đã kí kết. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xây dựng các chương trình đào tạo và nâng cao nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng. +Phòng tổ chức hành chính: phải có trách nhiệm thực hiện, điều động và kế hoạch nhân sự (đào tạo,tuyển dụng) cho các phòng ban. Lưu trữ tài liệu và giao cho các phòng ban tham khảo khi cần thiết. Khi thực hiện chặt chẽ các yêu cầu trên cùng với sự nhiệt tình của các thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao như giảm chi phí, tiết kiệm được thời gian và chớp nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 3.3 Xác định rõ kế hoạch, mục tiêu đào tạo và tuyển dụng cán bộ quản lý và nhân viên, xâydựng tiêu chuẩn cán bộ quản lý Để quản lý hoạt động kinh doanh, sử dụng tốt tiềm năng về lao động vật tư tiền vốn của Công ty một cách có hiệu quả đòi hỏi các cán bộ quản lý phải là những người có năng lực, kiến thức rộng am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ của Công ty và đặc biệt phải nắm vững luật đầu tư,luật DN và các ngành luật khác ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp tới Công ty. Có như vậy mới đưa ra được các quyết định có cơ sở khoa học và thu được kết quả khi hoạt động. Do vậy đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch, bối dưỡng tập huấn và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên một cách thường xuyên để đáp ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Các hình thức đào tạo có thể là ngắn hay dài hạn các khoá học cấp tốc để cập nhật thông tin về phương pháp quản lý mới theo yêu cầu của sự phát triển dựa vào kế hoạch đào tạo do các phòng báo cáo lên phòng tổ chức về số lượng và chất lượng và chất lượng nhân sự cần cho công việc. Song song với việc đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên cần xác định rõ kế hoạch mục tiêu tuyển dụng nhân viên trong điều kiện mở rộng và phát triển của Công ty. Trước khi tuyển dụng cần xem xét các khía cạnh như: +Tình hình nhân viên taị các phòng ban thừa hay thiếu, xem có giải quyết bằng cách điều động giữa các chỗ thừa thiếu trong phòng. +Xem xét mở rộng các phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho phù hợp. +Thực hiện tuyển dụng nhân viên theo đúng các bước do công ty đặt ra khi xem xét hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và nhận vào làm chính thức. +Xuất phát từ vai trò rất quan trọng của lao động quản lý đối với sự tồn tại phát triển của Công ty nên việc xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ cán bộ và cấp lãnh đạo là hết sức cần thiết. Cán bộ quản lý của Công ty phải có trình độ, năng lực, chuyên môn, năng động, sáng tạo, quyết đoán, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và rất coi trọng đạo đức kinh doanh. Người lãnh đạo phải am hiểu các kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hoá…Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý là nhắm nâng cao hơn nữa việc sử dụng, phân bổ trách nhiệm quản lý. Mặt khác khi xác lập việc tiêu chuẩn hoá là việc lựa chọn và đánh giá khả năng của cán bộ. Suy đến cùng một DN muốn thắng trong cạnh tranh thì phải có đội ngũ nhân lực giỏi, hiểu biết rộng. Có thể tóm tắt các phẩm chất, năng lực của nhà quản lý ở các điểm sau: *Đối với lãnh đạo +Phẩm chất chính trị: trung thành với chủ trương đường nối của Đảng và nhà nước, tìm tòi sáng tạo đưa Công ty tiến bước. Và các cán bộ nhà nước cần có một trình độ lý luận chính trị nhất định. +Trình độ năng lực tổ chức lãnh đạo và quản lý: am hiểu sâu rộng về lĩnh vực do mình quản lý. Có năng lực làm việc, lãnh đạo chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, khả năng tập hợp và đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt phân minh, phân công đúng người đúng việc và biết nắm bắt cơ hội kinh doanh. +Trình độ học vấn: phải tốt nghiệp đại học hay trên đại học về các chuyên nghành cụ thể, có kiến thức ngoại ngữ, tin học, có trình độ ngoại giao, giao tiếp xã hội và lý luận chính trị. +Về đạo đức: ban lãnh đạo là bộ mặt của Công ty vì vậy phải là tấm gương cho mọi cán bộ nhân viên. Sống công bằng có thiện chí với mọi người, trung thực và tôn trọng chữ tín. *Đối với cán bộ phòng ban chức năng - Phẩm chất chính trị: trung thành với các đường lối chính sách kinh tế của Đảng và của Công ty đã hoạch định, nắm bắt được phương hướng vận động và phát triển của đường lối đó. - Trình độ quản lý: phải tốt nghiệp đại học hay cao đẳng có trình độ tin học và ngoại ngữ. -Về tư cách đạo đức:Tôn trọng chữ tín và yêu nghề và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Với việc tiêu chuẩn hoá kế hoạchvà phương hướng đào tạo cán bộ quản lý của Công ty như trên sẽ cho phép quỹ tiết kiệm tiền lương cho Công ty. Đảm bảo mức lương cao đủ thu hút cán bộ lãnh đạo, tạo sự gắn bó của nhân viên với DN. 3.4 Cơ cấu thêm phòng Marketing Xét về ý nghĩa thì việc mở thêm phòng Marketing có thể nói đây là một chiến lược. Đối với Công ty thì phần lớn giám đốc là chịu là người chịu trách nhiệm chính trong việc tìm nguồn đầu ra cho Công ty nhưng như vậy sẽ rất vất vả, công việc sẽ được dồn cho lãnh đạo hiệu quả không cao. Phòng Marketting khi được thành lập sẽ có trách nhiệm phối hợp với giám đốc cùng tìm thị trường đầu ra cho các sản phẩm của Công ty. Về lâu dài đây là một là một lợi thế trong cạnh tranh. Chiến lược Marketing sẽ giúp cho sản phẩm của Công ty được tiếp cận gần khách hàng hơn và tất yếu sẽ tạo đựơc thương hiệu vơi ngươi dân. 3.5 Đổi mới trang thiết bị, máy móc của doanh nghiệp Do hạn chế một phân của doanh nghiệp là trang thiết bị và may móc đã cũ kĩ và lạc hậu, năng xuất lao động thấp do vậy đổi mới công nghệ là biện pháp quan trọng và cấp bách. Ngành sản xuất ô tô là ngành mới ở nước ta và phát triển mạnh trong 2 năm gần đây. 3.6 Một số biện pháp khác +Kiểm tra các vị trí lao động trong bộ máy quản lý của Công ty phát hiện các vị trí chưa hợp lý hay còn trùng lặp để phân công hay sắp xếp lại. +Quán triệt chặt chẽ lề lối, nội dung quy chế làm việc cho cán bộ trong bộ máy quản lý, phát hiện và thực hiện các mức kỉ luật. +Chưng cầu ý kiến của cán bộ, nhân viên trong Công ty về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. +Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của cán bộ nhân viên trong việc hoàn thiện các nhiệm vụ của mình. +Thực hiện việc tăng thưởng cho các cán bộ hay cá nhân có ý kiến hay đóng góp và công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty. Các biện pháp trên cần thực hiện đồng bộ hay dần dần từng bước. Có như vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới thích ứng và hoạt động mới có hiệu quả. Có thể nói không một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo mà nó chỉ có tính chất tương đối. Một cơ cấu tổ chức tối ưu là cơ cấu phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu kinh doanh trong các Công ty nhất định vì thế không nên kết luận ngay sự phù hợp hay chưa phù hợp mà cần phải đưa vào kiểm nghiệm để phát hiện yếu tố bất hợp lý và thực hiện điều chỉnh, có vậy cơ cấu bộ máy quản lý mới dần tối ưu và đem lại hiệu quản quản lý cao. Kết luận Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay là một vẫn đề đáng được quan tâm. Hoàn thiện bộ máy theo hướng tinh giảm gọn nhẹ là mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp. Toàn bộ nội dung của bài chia làm 3 phần đi từ lý luận đến thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội.Từ đó đề xuất các biện pháp chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty trong thời gian tới. Hi vọng rằng những đề xuất này sẽ được Công ty tham khảo và thực hiện để không ngừng khắc phục những yếu điểm, đẩy mạnh phát triển những mặt tích cựu tạo sự thu hút, sự tin tưởng trong nội bộ hàng ngũ lãnh đạo của Công ty, tạo điều kiện hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ. Với thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ bản thân còn nhiều hạn chế trong lý luận và khảo sát tình hình thực tế nên chắc bài viết này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý liến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo-Thạc sĩ Bùi Thị Hồng Việt và các cô chú, anh chị ở phòng Tổ chức hành chính Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Duy Tài liệu tham khảo Giáo trình Khoa hoc quản lý tập I- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2004 ) Giáo trình Khoa hoc quản lý tập II- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2002) Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh- PGS. TS Mai Văn Bưu_ TS Phan Kim Chiến. Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS.TS Lê Văn Tâm-NXBGD-1998. Quản lý nhà nước về kinh tế GS.TS Đỗ Hoàng Toàn PGS.TS Mai Văn Bưu NXB Lao Động Xã Hội 2005 Quản trị nhân lưc PGS.TSNguyễn Ngọc Quân TH.S Nguyễn Vân Điềm NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 2007 Marketing căn bản GS.TS Trần Minh Đạo NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 2006 Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội năm 2007 Điều lệ Công ty, quy định chung về quyền hạn và trách nhiệm của tất cả các lao động trong Công ty năm 2007.