Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu

kho theo chỉ tiêu số lượng. Đơn vị:CTCP Prosimex Tên kho:Kho hàng hóa THẺ KHO Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: hàng mây tre đan. Đơn vị tính: Bộ Mã số:......... STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu N-T Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 9 Dư đầu kỳ 0 19 22/9 Làn tre bộ 5C 340 Làn tre bộ 2C 680 Sàng tre bộ 2C 5.400 6980 23/9 Làn tre bộ 5C 340 Làn tre bộ 2C 680 Sàng tre bộ 2c 5.400 Tồn cuối kỳ 0 Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Năm 2006 Tháng 9 Dư đầu 0 22/9 19 Làn tre bộ 5C 340 110 37.400 Làn tre bộ 2C 680 42 28.560 Sàng tre bộ 2C 5.400 25,8 139.320 23/9 6980 Làn tre bộ 5C 340 110 37.400 Làn tre bộ 2C 680 42 28.560 Sàng tre bộ 2C 5.400 25,8 139.320 Tồn cuối 0 SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCKT- TC Số 583 - LB Tên hàng hóa: Hàng mây tre đan Đơn vị tính: Bộ, Giá mua Kho: Hàng hóa Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa ( Lập hàng tháng để báo cáo, thống kê số lượng hàng hóa đã nhập, xuất, còn tồn trong tháng) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Hàng hóa: mây tre đan Số TT Tên hàng hóa Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Năm 2006 Tháng 9 Hàng mây tre đan 0 6420 6420 0 Cộng 6420 6420 0 Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331- Minh Tân. Loại tiền: VNĐ. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 65 1/9 ứng trước tiền mua hàng 1121 45.000 19 22/9 Nhập kho mành trúc 156 205.280 1331 10.264 87 30/9 Thanh toán cho Minh Tân 1121 170.544 Cộng phát sinh 215.544 215.544 Số dư cuối kỳ 0 Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để vào nhật ký chứng từ số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào nhật ký chứng từ số 5 một dòng). NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331 - Phải trả cho người bán STT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có TK 156 TK 1331 Có TK 331 1121 Nợ TK 331 Nợ Có ..... Minh Tân 0 205.280 10.564 215.544 215.544 215.544 0 .... Cộng III. Khái quát về xuất khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại. 1. Khái quát tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng hóa. Hàng hóa xuất khẩu của Công ty gồm có: - Hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, gạo, sắn, mè, vừng, lạc thường xuất đi Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Thái Lan. - Hàng thêu, may mặc, dệt thường xuất đi Singapore, Italia, Canada. - Hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ xuất sang Nhật, Đài Loan. - Hàng gốm sứ xuất sang Đức, Italia. -Hàng phục vụ cho nông nghiệp: phân bón, hóa chất xuất sang Campuchia. - Các hàng hóa khác: cao su, dầu, cọ, quặng cromit, nhôm thỏi, chiếu cói, dép, túi, thảm len... 2. Các cách tính giá hàng hóa xuất khẩu Trong nền kinh tế thị trường, khi quan hệ mua bán ngày càng mở rộng, vượt ra khỏi phạm vi một quốc gia thì quan hệ thanh toán cũng đòi hỏi phải có những phương thức, cách tính phù hợp với những chi phí phát sinh. Đồng thời, quan hệ đó cũng phải đảm bảo lợi ích của mỗi bên khi tham gia vào quá trình giao dịch ngoại thương. Hiện nay, trong quan hệ mua bán ngoại thương có rất nhiều cách tính giá hàng xuất nhập khẩu như: FOB, CIF, CPT, CFR... Chọn cách tính giá mua nào là phụ thuộc vào quan hệ giữa người mua và người bán, khả năng thực hiện hợp đồng của mỗi bên tham gia, rủi ro của hợp đồng cao hay thấp, phương tiện vận chuyển hàng hóa. Đối với Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại, cách tính giá hàng xuất khẩu mà doanh nghiệp đang áp dụng là tính theo giá FOB (free on board) và giá CIF (cost, insurance and freight). - Giá FOB (free on board): Giao lên tàu. Theo điều kiện này. Người bán phải: + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần). + Giao hàng lên tàu. + Cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu. + Chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Người mua phải: + Ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước. + Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính trong tiền cước. + Lấy vận đơn. + Trả tiền chi phí dỡ hàng. + Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hóa kể từ khi hàng hóa đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. - Giá CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cước. Theo điều kiện này thì: Người bán phải: + Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến cảng đích; + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần) + Giao hàng lên tàu + Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10% + Cung cấp cho người mua hóa đơn, vận đơn hoàn hảo và đơn ( hoặc giấy chứng bảo hiểm) + Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu. + Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước (trường hợp tàu chở hàng là tàu chợ). Người mua phải: + Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hóa đơn, đơn (hoặc giấy chứng bảo hiểm) và vận đơn được giao cho mình. + Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. + Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hóa kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. = C+F 1-R CIF + C: Giá thực tế tại cảng bốc hàng vận chuyển đi ( Giá mua hàng, phí gửi chứng từ, lợi nhuận) + F: Cước phí vận chuyển. + R: Tỷ lệ phí bảo hiểm. VD: Ngày 23/9/2006 Công ty tiến hành xuất khẩu một lô hàng mây tre cho Công ty Jih Der Chang Co., Ltd – TaiWan R.O.C. Cảng bốc hàng: Hải Phòng. Cảng dỡ hàng: Taichung. Điều kiện giao hàng: CIF. Bao gồm: trị giá hàng bán là 14.374,6 USD. Cước phí vận chuyển: 750 USD ( tương đương 12.000.000 VNĐ). Phí bảo hiểm: 31,82 USD (tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,0022). Trị giá mua hàng: 205.000.000 VNĐ. Phí gửi chứng từ là 500.000 VNĐ. Lợi nhuận: 10.556.000 VNĐ. Tỷ giá ngoại tệ: 15.900 VNĐ/USD. Đồng tiền thanh toán: USD. Tiền được chuyển về Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Đồng thời Ngân hàng đại diện đứng ra thanh toán cho Công ty. ( 205.000.000 + 500.000 + 10.556.000) + 12.000.000 1- 0,0022 Giá CIF = = 228.556.140 VNĐ = 14.374,6 USD 3. Các phương thức xuất khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại. Hiện nay, trong quan hệ mua bán ngoại thương có rất nhiều đối tượng tham gia, song không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng trực tiếp giao dịch do hạn chế về nhiều phương diện như: Khả năng đàm phán với bạn hàng, không có giấy phép xuất khẩu hàng hóa, không tìm được bạn hàng, quan hệ bạn hàng không đủ tin cậy. Do vậy, trên thị trường cũng tồn tại những phương thức xuất khẩu hàng hóa khác nhau như: xuất khẩu trực tiếp đối với những doanh nghiệp có đủ khả năng giao dịch mua bán; xuất khẩu ủy thác đối với các doanh nghiệp không có khả năng tự mình giao dịch xuất khẩu hàng hóa và phương thức xuất khẩu hỗn hợp. Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex là một doanh nghiệp lớn có đủ khả năng tự mình tiến hành ký kết với bạn hàng để xuất khẩu hàng hóa cần thiết. Vì vậy, tại đơn vị thường xuất khẩu theo hình thức xuất khẩu trực tiếp. Ngoài ra đơn vị còn tham gia nhận xuất khẩu ủy thác cho những khách hàng không có khả năng trực tiếp xuất khẩu hàng hóa để hưởng hoa hồng, và cũng có trường hợp công ty không xuất khẩu trực tiếp được, phải ủy thác cho công ty khác xuất khẩu, hình thức này là hình thức ủy thác xuất khẩu. Hiện nay Công ty có bốn hình thức xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp; Xuất khẩu ủy thác; Ủy thác xuất khẩu; Tạm nhập tái xuất. Trình tự, thủ tục để tiến hành thực hiện các hình thức xuất khẩu. Đây là công việc của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sau khi đàm phán ký hợp đồng với khách hàng, tiến hành lập phương án trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc ký phương án, hợp đồng chuyển tới phòng kế toán để vay tiền, chuyển tiền mua hàng. Phòng kinh doanh căn cứ hợp đồng, thời hạn giao hàng, tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng có tờ khai chuyển tới phòng kế toán làm các thủ tục nhập, xuất kho, theo dõi tiền về. Đồng thời lập bộ chứng từ chuyển ngân hàng để nhờ thu tiền. Trình tự tiến hành xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác, tạm nhập tái xuất: - Ký kết hợp đồng. - Xin giấy phép xuất nhập khẩu ( nếu cần) - Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. - Kiểm tra chất lượng: Việc này được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. - Thuê tàu lưu cước - Mua bảo hiểm: hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì vậy bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. - Làm thủ tục hải quan + Khai báo hải quan: chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. + Xuất trình hàng hóa. + Thực hiện các quyết định của Hải quan. - Giao nhận hàng với tàu. - Làm thủ tục thanh toán. - Khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại. Đối với ủy thác xuất khẩu: trình tự đơn giản hơn, chỉ phải làm một số thủ tục như chuẩn bị hàng xuất khẩu, thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì xuất khẩu, kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu nếu bên nhận ủy thác xuất khẩu yêu cầu. 4. Các phương thức thanh toán. Trong giao dịch trên thị trường thế giới, người ta áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau để trả tiền hàng hóa và dịch vụ. Song phổ biến hơn cả là phương thức nhờ thu và phương pháp thanh toán bằng thư tín dụng. Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa lại, rồi mới giao hàng. Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền hàng hóa hoặc dịch vụ đó. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn. Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài. Cụ thể sau khi ký hợp đồng bán hàng (hàng mây tre trị giá 14.374,6 USD) bên mua sẽ đặt cọc cho bên bán 20% (2.874,92 USD) trị giá hợp đồng. Số tiền 80% (11.499,68 USD) còn lại bên mua sẽ thanh toán cho bên bán sau khi có bản Fax bộ chứng từ thanh toán. Sau khi nhận được 80% số tiền thanh toán còn lại bên bán phải gửi cho bên mua bộ hồ sơ đầy đủ để nhận hàng, nếu chậm trễ bên mua phải bồi thường mọi thiệt hại do mình gây ra. IV. Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại đơn vị. 1. Chứng từ kế toán sử dụng tại đơn vị. a) Hóa đơn thương mại ( Comercial Invoice). Là chứng từ cơ bản của công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi tiền người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn có những nội dung chi tiết sau: - Ngày, tháng lập hóa đơn. - Tên, địa chỉ của người bán, người mua. - Tên hàng được mua, bán. Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa. - Ngoài ra, trên hóa đơn người ta còn có thể ghi rõ số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký hiệu mã hàng, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh, số và ngày ký hợp đồng mua bán có liên quan, ngày gửi hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán. Hóa đơn có những tác dụng: - Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Trong trường hợp không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền. - Trong việc khai báo Hải quan, hóa đơn nói lên trị giá hàng hóa và là bằng chứng cho sự mua hàng, trên cơ sở đó tiến hành giám quản và tiền thuế. - Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn. - Hóa đơn cũng cung cấp những thông tin chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. - Hóa đơn còn được xuất trình cho cơ quan bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hóa. - Hóa đơn được dùng cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ. - Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo của kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng. Do vậy hóa đơn thường được lập nhiều bản. Ví dụ: Hóa đơn xuất hàng mây tre Commercial Invoice Consigner: Import Export Production and Trading Corporation (Prosimex) Address: Khuong Dinh, Thanh Xuan, Hanoi, Vietnam. Tel: (84). 04.9364.050. Fax: (84). 04.8585.009. Account No: 001 137 007 7154 at Vietcombank, 198 Tran Quang Khai Str, Hanoi, Vietnam. Consignee: Jih Der Chang Co., Ltd Address: 3F No. 336 street 29, sec 4 An Jon RD, Tai Nan, TaiWan R.O.C Tel: 86.662.538.149 Commodity: Bamboo Ware No Description of Goods Item Quantity of carton Quantity of goods Unit Price (USD) Amount (USD) 1 Bamboo Handbasket D (39,36,33,30,27)cm BH 5 set of 5pcs 85 340 8,01 2.723,40 2 Bamboo Handbasket D (30,27)cm BH 2 set of 2 pcs 85 680 2,84 1.931,20 3 Flat Basket D (55,50)cm FB 2 set of 2 pcs 270 5.400 1,80 9.720,00 Total 440 6.420 14.374,60 ( Say: US Dollars fourteen thousand three hundred and seventy four and sixty cent) THE SELLER b) Phiếu đóng gói (Packing List) và bảng kê chi tiết (Specifcation). Bảng kê chi tiết là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container). Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói do người sản xuất, người xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa, có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau. Nội dung của phiếu đóng gói gồm: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, thùng, bao hòm, số lượng hàng đựng trong kiện hàng, trọng lượng hàng hóa, thể tích của kiện hàng. Ngoài những chi tiết trên, đôi khi phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói, người kiểm tra kỹ thuật. Khi lập phiếu đóng gói, phải lập thành nhiều bản: - Hai bản để cho hải quan kiểm hàng hóa. - Một bản được gửi cho người mua cùng bộ chứng từ nhằm tạo điều kiện cho người nhận lô hàng dễ dàng kiểm tra hàng. - Một bản được tập hợp thành một bộ khác đầy đủ các phiếu đóng gói của lô hàng. Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho công ty nhập khẩu để công ty xuất trình cùng với các loại hóa đơn khác để xin cấp ngoại tệ. Nội dung của bảng kê chi tiết bao gồm những điểm sau: Tên người bán và người mua, tên hàng, số hợp đồng, số hóa đơn, ký mã hiệu, số hiệu các kiện hàng, số lượng kiện hàng, số lượng hàng trong mỗi kiện hàng, trọng lượng mỗi kiện (kể cả bao bì và tịnh), trọng lượng tổng cộng. VD: Phiếu đóng gói về mặt hàng mây tre đan PACKING LIST Consigner: Import Export Production and Trading Corporation ( Prosimex) Address: Khuong Dinh, Thanh Xuan, Ha Noi, Viet Nam. Tel: (84) 4.936.4050 Fax: (84) 4.858.5009 Consignee: Jeh Der Chang Co., Ltd Address: 3F No. 336 Street 29, sec 4 An Jon RD, Tai Nan, Taiwan R.O.C Tel: 86.662.538.149 Commodity: Bamboo ware No Description of goods Carton number Quantity of carton Quantity Goods (sets) Container Net Weight (kg) Gross Weight (kg) Cubic metre (m3) 1 Bamboo handbasket 1-85 85 340 20”DC 850 935 28,9 2 Bamboo handbasket 86-170 85 680 40”HC 680 765 18,7 3 Flet Basket 171-440 270 5.400 40”HC 5.130 5.400 43.2 Total 440 6.420 6.660 7.100 90,8 c) Giấy chứng nhận phẩm cấp (Certifycate of quality) Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với điều khoản của hợp đồng. Người cấp giấy chứng nhận hàng hóa có thể là người sản xuất, cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định, tùy theo sự thực hiện của hai bên trong hợp đồng mua bán ngoại thương. Tác dụng của giấy chứng nhận phẩm cấp khẳng định kết quả của việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó, do hai bên thỏa thuận, chứng minh sự phù hợp giữa chất lượng của hàng hóa và quy định của hợp đồng. Nội dung của hợp đồng chứng nhận phẩm cấp gồm có hai phần: Phần trên, người ta ghi rõ những đặc điểm của lô hàng như tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên hàng, số hiệu hợp đồng, ký hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng hàng hóa. Phần dưới, người ta ghi kết quả kiểm tra phẩm chất hoặc ghi chi tiết kết quả kiểm tra của từng chỉ tiêu chất lượng, hoặc chỉ ghi kết quả chung, hoặc có thể ghi tất cả kết quả kiểm tra lẫn kết luận. d) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền (do phòng Thương mại và Công nghiệp) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan tùy theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Đồng thời nói lên phẩm chất của hàng hóa - nhất là những thổ sản, bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất ở đó có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Nội dung chứng từ này bao gồm: tên, địa chỉ của người mua; tên, địa chỉ của người bán; tên hàng; số lượng; mã ký hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng; xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Có 5 loại giấy chứng nhận xuất xứ: Form A dùng để thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập; Form B là mẫu giấy thông thường; Form O và Form X dùng cho cà phê xuất khẩu và Form D (do Bộ Thương mại cấp) để thực hiện biểu thuế ưu đãi có hiệu lực chung giữa các nước ASEAN. e) Tờ khai hải quan Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Theo điều kiện hải quan Việt Nam tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu. Tờ khai hải quan phải được đính kèm với giấy xuất nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hóa, vận đơn (bản sao) đối với hàng nhập khẩu. Nội dung của mặt trước của tờ khai hàng xuất khẩu bao gồm: Tên cơ quan xuất khẩu, cửa khẩu xuất nhập, phương tiện vận tải, số hiệu, ngày đăng ký, các giấy tờ nộp kèm (bản kê chi tiết, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại), các chi tiết về hàng hóa như: ký mã hiệu, số lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá hàng bằng ngoại tệ. Nội dung của mặt sau tờ khai Hải quan bao gồm các chi tiết: tình hình và kết quả kiểm tra hàng hóa, kiểm tra thuế, lệ phí Hải quan cần phải nộp. f) Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người mua bảo hiểm. Còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Có 3 điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có tổn thất riêng (điều kiện B), và bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra cũng cos một số điều kiện, bảo hiểm phụ như: vỡ, rò, gỉ, mất trộm. Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ. - Điều khoản hợp đồng: ví dụ như khi bán theo giá CIF, chỉ mua bảo hiểm theo điều kiện C. - Tính chất hàng hóa. - Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng. - Loại tàu chuyên chở. Đơn bảo hiểm: bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm: - Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của tổ chức và người được bảo hiểm. - Các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm như: tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng… về việc tính toán phí bảo hiểm như: Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm đã được thỏa thuận. Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (hóa đơn bảo hiểm): là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm dài hạn. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm các chi phí cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận. Ví dụ: Hóa đơn bảo hiểm. TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM VIỆT NAM HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL - 01 BẢO HIỂM VIỆT NAM (Invoice for insurance fee) Sử dụng theo CV số 3498 Địa chỉ: 35 Hai Bà Trưng – HN Liên 2: Giao khách hàng (Copy 2: For Buyer) TCT/PCCS ngay 25/10/2004 của Tổng cục thuế AA/2004T Số tài khoản:.............. Mã số thuế: 0101527385 0001099 Đại diện người mua (Representation of the buyer):........... Đơn vị (Enterprise): Prosimex – Hà Nội Địa chỉ (Address) Khuong Dinh – Thanh Xuan – Ha Noi Số tài khoản (Number of account):............ Tại (In the bank)................. Mã số thuế (Code of VAT): 0100107405-1 Hình thức thanh toán (Mode of payment): TM Số thứ tự Loại hình bảo hiểm (Class of insurance) Số tiền phí bảo hiểm (Amount of premium) Giấy chứng nhận (hợp đồng, đơn) bảo hiểm Số...ngày.../.../20.. (Reference Number and date of insurance certificate) VNĐ Ngoại tệ (USD) 1055xV12005 31,82 Tỷ giá: USD/VNĐ: 15920 Đ Cộng phí bảo hiểm (Total of premium): USD 31,82 Thuế suất thuế GTGT (Rate of VAT): 10% Tiền thuế GTGT (Amount of VAT): USD 3,18 Tổng cộng tiền thanh toán (Total of payment): USD 35,0 (557.200 VNĐ) Tổng số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Ba lăm đô la Mỹ. Ngày (date) 26 tháng (month) 09 năm (year) 2006 Người nộp tiền Người thu tiền (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Customer’s signature and name Cashier’s signature and name g) Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) Là chứng từ do người chuyên chở ( chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để chở. Vận đơn đường biển có ba chức năng cơ bản: - Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở; - Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển; - Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hóa. Vận đơn có nội dung như sau: Ở mặt trước, người ta ghi rõ tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng, tình hình trả cước, xếp hàng, số bản gốc đã được lập, ngày tháng cấp vận đơn. Ở mặt sau, người ta in sẵn những điều khoản được áp dụng vào vận đơn. Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc, những bản gốc này hình thành một số vận đơn. Trên những bản gốc, người ta đóng dấu “bản gốc”. Ngoài bộ vận đơn gồm các bản gốc, thuyền trưởng còn ký phát một số bản sao, trên đó có đóng dấu “bản sao”. Bản sao không có giá trị pháp lý như bản gốc. Bản sao thường chỉ cần thiết cho những việc thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan. h) Hợp đồng ủy thác xuất khẩu: Cũng như mọi hợp đồng mua bán khác, nó được thành lập dưới hình thức văn bản trong đó ghi rõ nội dung mua bán, ủy thác, mọi điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên. Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị mua bán, giao dịch. Đây là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên. Nó xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán, bên nhận ủy thác và bên ủy thác, tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm. Ngoài ra hợp đồng còn tạo thuận lợi cho thống kê theo dõi, kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Hợp đồng thường gồm những phần sau: - Số hợp đồng; - Ngày và nơi ký hợp đồng; - Tên và địa chỉ của các bên ký kết; - Các điều khoản của hợp đồng như: + Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, bao bì, ký mã hiệu; + Giá cả, đơn giá, tổng giá; + Thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận; + Điều kiện thanh toán; + Điều kiện khiếu nại, trọng tài; + Điều kiện bất khả kháng; + Chữ ký của hai bên; Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm phụ lục là bộ phận không tách rời của hợp đồng. i) Hóa đơn giá trị gia tăng về hoa hồng ủy thác xuất khẩu: Là chứng từ thể hiện việc mua bán, trao đổi giữa hai đơn vị, là chứng từ để đòi tiền, là cơ sở để nhà nước thu thuế. Cách thức lập như hóa đơn mua bán hàng hóa. Gồm có: tên người bán hàng, địa chỉ, mã số thuế. Tên người mua hàng, địa chỉ, mã số thuế. Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, trị giá. k) Thanh lý hợp đồng: Đối với hợp đồng ủy thác phải có thanh lý hợp đồng. Đây là chứng từ cũng rất quan trọng, là khâu cuối cùng của việc thực hiện hợp đồng. Nó thể hiện phần thanh toán giữa hai bên, hợp đồng đã được chấm dứt chưa. Việc lập bản thanh lý hợp đồng là trên cơ sở dựa vào hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, tờ khai hải quan, số lượng hàng thực tế đã xuất, số tiền thực tế khách hàng nước ngoài đã chuyển về và số tiền thực tế hai bên đã thanh toán cho nhau. 3. Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ thành phẩm. Chứng từ gốc về tiêu thụ Sổ chi tiết giá vốn, bán hàng Sổ chi tiết TK 131 Bảng kê số 11 Nhật ký chứng từ số 8 Báo cáo kế toán Sổ cái TK 131, 511, 642, 4. Kế toán xuất khẩu hàng hóa. 4.1.Hạch toán chi tiết: Tại kho: Khi nhận được lệnh xuất hàng, dưới kho căn cứ vào số lượng và đơn giá ghi trên lệnh xuất hàng để lập phiếu xuất kho. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 9 năm 2006 Số:.... Họ tên người nhận hàng:........................Địa chỉ (bộ phận)................ Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho hàng hóa STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Làn tre bộ 5C Bộ 340 110.000 37.400.000 Làn tre bộ 2C Bộ 680 42.000 28.560.000 Sàng tre bộ 2c Bộ 5.400 25.800 139.320.000 Cộng 205.280.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho. Mỗi phiếu xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, thủ kho tính ra số lượng tồn trên thẻ kho, đối chiếu với sổ chi tiết vật tư. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán lập sổ tổng hợp nhập xuất tồn. Tại phòng kế toán: Kế toán sau khi nhận được lệnh xuất hàng, kế toán lập hóa đơn bán hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào sổ chi tiết TK 632. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán. VD: Mua hàng mây tre đan xuất khẩu sang Jih Der Chang Co., Ltd các nghiệp vụ phát sinh như sau: 1. Sổ phụ ngân hàng số 18 ngày 1/8/2006 Công ty Jih Der Chang chuyển tiền đặt cọc mua hàng mây tre về tài khoản công ty tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam số tiền là 2.874,9 USD. Tỷ giá là 15.854 Nợ TK 1122: 45.578.665 Có TK 131- Jih Der: 45.578.665 2.Hóa đơn số 0006980 ngày 23/9/2006 xuất khẩu cho Công ty Jih Der Chang hàng mây tre (mành trúc, sàng tre) số lượng 6.420 bộ trị giá 14.374,6 USD tỷ giá 15.850 tương đương 227.837.410 VNĐ. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 205.280.000 Có TK 156: 205.280.000 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 227.837.410 Có TK 511: 227.837.410 3.Sổ phụ Ngân hàng Ngoại thương số 23 ngày 30/9/2006 Công ty Jih Der Chang chuyển nốt số tiền còn lại mua hàng mây tre số tiền là : 11.499,7 USD. Trong đó Ngân hàng thu phí là 9,7 USD. Tỷ giá 15.854 Nợ TK 1122: 182.162.460 Nợ TK 641: 153.783 Có TK 131: 182.316.243 SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN TK 632 Tên hàng hóa: Hàng mây tre đan STT Chứng từ Nội dung Ghi nợ TK 632, có các TK Ghi có TK 632, nợ các TK SH NT 156 ........ 6980 23/9 Xuất bán hàng mây tre đan 205.280.000 Cộng 205.280.000 Căn cứ vào hóa đơn bán hàng đã được lập, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết bán hàng. Cuối tháng từ sổ chi tiết bán hàng kế toán chuyển vào sổ chi tiết TK 911. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG TK 511 Tên hàng hóa: Hàng mây tre đan Năm:2006 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế Khác 6980 23/9 Xuất khẩu hàng mây tre đan 131 227.837.410 .... Cộng SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG TK 131-JIH DER Loại ngoại tệ: USD NT ghi sổ chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có USD VND USD VND USD VND USD VND Số dư đầu kỳ 1/9 18 Thu tiền đặt cọc 1122 15,854 2.874,9 45.578,665 23/9 6980 Xuất khẩu hàng 511 15,850 14.374,6 227.837,410 30/9 23 Nhận tiền hàng 1122 15,854 11.4990 182.162,460 641 15854 9,7 153,783 Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá 413 57,498 0 0 Cộng phát sinh trong kỳ 14.374,6 227.894,908 14.374,6 227.894.908 số dư cuối kỳ 4.2 Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng, từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết doanh thu ( hàng mây tre đan...) kế toán tổng hợp lên nhật ký chứng từ số 8, lên sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng. Đồng thời từ các sổ chi tiết công nợ phải thu, kế toán tổng hợp vào bảng kê số 11 (Phải thu khách hàng) sau đó từ Bảng kê số 11, vào sổ cái TK 131. BẢNG KÊ SỐ 11 Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Tháng 9 năm 2006 STT Tên người mua Số dư nợ đầu tháng Ghi nợ TK 131, có các TK Ghi có TK 131, Nợ các TK Dư nợ cuối tháng ..... Nợ Có 511 413 1122 641 Nợ Có Jih Der 0 227.837,410 57,498 227.741,125 153,783 0 .... Cộng V. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại. 1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông hàng hóa. Tại Công ty, chi phí bán hàng gồm: Chi phí bán hàng trong nước và chi phí bán hàng ngoài nước. - Chi phí bán hàng trong nước: là những khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng hóa ở trong nước và các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho việc xuất khẩu hàng hóa và các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa những phát sinh ở trong nước. + Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hóa và các khoản trích theo lương. + Chi phí vật liệu, bao bì: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản hàng hóa. + Chi phí khấu hao tài sản cố định để phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ. + Các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bán hàng: như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm. + Chi phí các dịch vụ mua ngoài khác phục vụ cho bán hàng. VD: Sổ phụ Ngân hàng Ngoại thương số 23 ngày 30/9/2006 Công ty Jih Der Chang chuyển nốt số tiền còn lại mua hàng mây tre số tiền là : 11.499,7 USD. Trong đó ngân hàng thu phí là 9,7 USD. Nợ TK 641: 153.783 Có TK 131- Jih Der: 153.783 - Chi phí bán hàng ngoài nước là những khoản chi phí phục vụ cho việc xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ngoài địa phận nước ta. Chi phí bán hàng ngoài nước bao gồm: + Chi phí vận chuyển: Là những chi phí phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa bán ở nước ngoài. + Chi phí bảo hiểm: Là chi phí về mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. VD: Mua hàng mây tre đan xuất khẩu sang Jih Der Chang Co., Ltd các nghiệp vụ phát sinh như sau: 1. Phiếu chi số 310 ngày 30/9/2006 trả tiền mặt cho anh Hùng trả tiền vận tải, bảo hiểm, phí gửi chứng từ cho lô hàng mây tre số tiền là: 13.107.200 VNĐ, trong đó: - Bảo hiểm: 557.200 VNĐ (VAT 50.654 VNĐ) (tương đương 31,82 USD chưa có thuế) - Dịch vụ chuyển phát nhanh chứng từ: 550.000 VNĐ (trong đó VAT 50.000VNĐ). - Cước tàu: 12.000.000 VNĐ (không VAT) Nợ TK 641: 13.006.546 Nợ TK 1331: 100.654 Có TK 1111: 13.107.200 Chi phí quản lý doanh nghiệp: là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Chi phí bán hàng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có ...... 30/9 23 Chi phí dịch vụ ngân hàng 131 153.783 30/9 310 Chi phí bảo hiểm, vận tải, phí gửi chứng từ 1111 13.006.546 ...... 2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu: TK 632 TK 511,512 TK 911 kết chuyển DT thuần kết chuyển GVHB TK 635 TK 515 kết chuyển DTTC kết chuyển CPTC kết chuyển CPBH & CPQL TK 641, 642 TK 421 TK 421 kết chuyển lỗ kết chuyển lãi VD trên, kết chuyển chi phí sang tài khoản TK 911 - Kết chuyển giá vốn và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 218.440.357 Có TK 632: 205.280.000 Có TK 641: 13.160.329 - Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 511: 227.837.410 Có TK 911: 227.837.410 - Kết chuyển doanh thu tài chính từ chênh lệch tỷ giá của lô hàng Nợ TK 515: 57.498 Có TK 911: 57.498 - Lãi của lô hàng: Nợ TK 911: 9.454.551 Có TK 421: 9.454.551 CHƯƠNG II: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU PROSIMEX - BỘ THƯƠNG MẠI. 1. Đánh giá khái quát tình hình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu tại Công ty. 1.1.Ưu điểm - Xét toàn công ty, do đặc điểm công ty sản xuất kinh doanh nhiều ngành nghề, có nhiều chi nhánh nên công ty đã tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Mỗi đơn vị sẽ hạch toán độc lập, có những phần hành kế toán riêng đảm nhiệm trong công việc. Cuối kỳ, các chi nhánh sẽ tiến hành gửi các báo cáo, những tài liệu liên quan về trụ sở công ty để phòng kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp kế toán của toàn công ty. Đối với phòng kế toán tại trụ sở chính sẽ tiến hành hạch toán kế toán nhập khẩu của công ty và cũng bố trí phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng phần hành kế toán, thực sự có hiệu quả công việc, đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác các thông tin cần thiết cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý kinh tế. Với bộ máy kế toán gọn nhẹ, gồm một kế toán trưởng và sáu kế toán phần hành, phù hợp với cơ cấu tổ chức bộ máy và đáp ứng được yêu cầu hạch toán, cung cấp thông tin kế toán tương đối nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó công ty còn có một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, có bề dày kinh nghiệm, có năng lực và nhiệt tình trong công việc. Điều này đã đóng góp tích cực, có hiệu quả vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ “ Nhật ký chứng từ”, đây là hình thức kết hợp giữa trình tự ghi sổ theo thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh ở Doanh nghiệp (chứng từ), phản ánh một cách chính xác và toàn diện các mặt chi phí và doanh thu phát sinh trong kỳ, phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy hạn chế được đáng kể khối lượng công việc ghi chép trùng lặp, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu cũng như cho việc lập các báo cáo tài chính. Việc hạch toán kế toán của công ty thực hiện đúng theo chế độ kế toán quy định và luôn có sự thay đổi về chế độ kế toán của bộ tài chính. Công tác tổ chức luân chuyển và xử lý chứng từ của công ty được tiến hành tương đối tốt, hệ thống sổ sách được lưu trữ ngăn nắp, đảm bảo tính đầy đư và cung cấp kịp thời số liệu kế toán khi cần thiết. Việc ghi chép vào hệ thống sổ sách chứng từ đảm bảo sạch sẽ, rõ ràng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có tính hệ thống khoa học. Mặt khác hệ thống sổ sách kế toán của công ty cũng tương đối hoàn chỉnh, cơ bản phù hợp với biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành, đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin hữu dụng đối với tong yêu cầu quản lý của công ty và các bộ phận chức năng có liên quan. Công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá phù hợp với đặc điểm của công ty. Công ty là đơn vị có khả năng nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, đối tượng tập hợp theo dõi là những hàng hoá nhập khẩu cụ thể, tách biệt, hợp lý, rõ ràng các chi phí liên quan trực tiếp đến mua bán ngoại thương cụ thể . Điều này giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm rõ hơn tình hình thực hiện kinh doanh của công ty; đồng thời cũng cho phép đánh giá hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng; từ đó có phương hướng chỉ đạo, rút kinh nghiệm học tập, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh nhập khẩu, nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong quá trình hạch toán hàng nhập khẩu, các tài khoản sử dụng ổn định và thường xuyên, phản ánh đầy đủ các yếu tố chi phí và doanh thu của từng mặt hàng. Quá trình phản ánh vào sổ sách kế toán như Nhật ký chứng từ; sổ cái cũng được tiến hành nhanh chóng, thuận tiện để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2. Những mặt hạn chế . - Hiện nay Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex đang áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chứng từ” và các công việc ghi sổ sách, lập báo cáo đều do nhân viên kế toán làm, Công ty chưa sử dụng phần mền kế toán để giảm nhẹ công việc cho nhân viên kế toán.Công ty chỉ sử dụng máy tính để hỗ trợ trong việc lập báo cáo, sổ sách. Do vậy, nhân viên kế toán phải đảm nhiệm khối lượng công việc còn khá lớn. Nó phần nào làm hạn chế cho quá trình cung cấp thông tin, số liệu cho các nhà quản lý Công ty. - Về hệ thống sổ sách, Công ty áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chứng từ” nhưng không mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi từng mặt hàng cụ thể, công ty chỉ theo dõi từng nhóm mặt hàng và kết hợp ghi tại sổ cái các tài khoản để theo dõi cả phát sinh nợ và phát sinh có của các tài khoản trong tháng. Do đó làm hạn chế quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Trong quá trình hạch toán, ghi chép số liệu kế toán của mình, Công ty đã sử dụng TK 632 phản ánh trực tiếp một số nghiệp vụ thuộc về chi phí bán hàng TK 641, để làm giảm quá trình tập hợp chi phí, như vậy quá trình hạch toán đã không đúng chế độ kế toán hiện hành. - Mặc dù công ty xuất khẩu hàng hóa với số lượng lớn, nhưng chiết khấu thương mại cho khách hàng cũng chỉ qua thỏa thuận, công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng trực tiếp thông qua giá bán, không phản ánh qua tài khoản 521. - Hàng hóa của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại và chất lượng tuy nhiên có một số mặt hàng giá cả trên thị trường diễn biến phức tạp như mặt hàng nông sản (chè, cà phê..), mặt hàng phục vụ cho nông nghiệp ( phân bón,..) tuy nhiên công ty không trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Bạn hàng của Công ty là những bạn hàng lâu năm và có uy tín trên thị trường, tuy nhiên trong một số trường hợp nhất định, rủi ro về thanh toán vẫn có thể xảy ra. Mặc dù vậy, công ty vẫn không trích dự phòng phải thu khó đòi, làm cho lợi nhuận của công ty trên thực tế và sổ sách nhiều khi không khớp nhau do có nhiều khoản phải thu nhưng thực tế khách hàng không còn khả năng thanh toán. - Khi xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF ( giá bao gồm cả chi phí vận chuyển) thì hàng xuất khẩu chưa coi là tiêu thụ. Tuy nhiên, tại công ty khi xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF thì đã được coi là tiêu thụ, kế toán không phản ánh qua tài khoản 157. - Về tổ chức công tác hạch toán kế toán, Công ty đã phân công cụ thể từng phần hành kế toán cho các nhân viên kế toán. Song một số nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc, với khối lượng lớn công việc, phần nào làm giảm khả năng cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác và hiệu quả cho các nhà quản lý doanh nghiệp. 2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện.công tác kế toán tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex- Bộ Thương Mại. 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex đang và sẽ đối mặt với những cơ hội cũng như thách thức để tồn tại và phát triển, tìm kiếm chỗ đứng vững chắc trên thị trường. - Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong việc quản lý, theo dõi tài sản, nguồn vốn và sự vận động của các thành phần nhằm cung cấp thông tin giá trị, chất lượng cao cho nhà quản trị công ty ra quyết định kinh doanh. Đồng thời giúp công ty thực hiện những mục tiêu kinh tế - chính trị có hiệu quả như: tăng cường và củng cố vị thế của công ty trên thị trường, tăng thu nhập, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân. - Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: Với mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng khắp, công tác kế toán của công ty hoàn thiện sẽ phát huy được tính độc lập tự chủ của các đơn vị trực thuộc, nhưng vẫn không làm mất đi quyền lãnh đạo, kiểm soát của công ty với những đơn vị trực thuộc này. - Các quyết định về quản lý kinh tế - chính trị của Nhà nước Việt Nam thay đổi theo xu hướng ngày càng phù hợp hơn với các quy định của quốc tế, giúp Việt Nam nhanh chóng hội nhập với kinh tế thế giới. Theo đó, công ty cần có những thay đổi phù hợp với các quyết định của Nhà nước sao cho phù hợp với công tác quản lý của bản thân công ty. - Sự cạnh tranh trên thị trường là tất yếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Để đáp ứng được nhu cầu thị trường thì công ty luôn luôn phải tìm kiếm thị trường, tìm kiếm các loại hàng hóa phù hợp. Do vậy, công tác kế toán càng ngày càng phức tạp hơn, khối lượng công việc nhiều hơn. - Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, sự ra đời của máy móc hiện đại hỗ trợ cho công việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, công việc kế toán, giúp giảm thiểu khối lượng công việc kế toán, tăng độ chính xác và kịp thời. Tóm lại những yếu tố trên đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng và công tác kế toán nói chung tại đơn vị nhằm đáp ứng được yêu cầu và thách thức đặt ra trước mắt. 2.2. Nguyên tắc hoàn thiện Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán là phải hoàn thiện về mọi mặt: Về cơ cấu, về tổ chức bộ máy kế toán cũng như hoàn thiện các chế độ kế toán. - Hoàn thiện phải đảm bảo nâng cao hiệu quả luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp. Dựa vào yêu cầu của quản lý, bộ máy kế toán phải cung cấp các báo cáo quản trị kịp thời, đáng tin cậy. - Hoàn thiện phải đảm bảo nắm vững chức năng, nhiệm vụ trên cơ sở chế độ luật, chuẩn mực hiện hành. - Hoàn thiện phải khắc phục những hạn chế, những điểm không phù hợp. - Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu hội nhập. - Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi. 2.3. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện - Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu tiêu dùng hàng hoá ngày càng đa dạng, phức tạp và sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp ngày càng khắc nghiệt. Điều đó cũng đòi hỏi công tác quản lý kinh doanh cũng phải đáp ứng được yêu cầu thực tiễn. Góp chung vào quá trình hoàn thiện quản lý kinh tế của toàn công ty, bộ phận phòng kế toán cần phải nâng cao khả năng cung cấp thông tin hữu ích, nhanh chóng, kịp thời và chính xác. - Cần áp dụng đầy đủ và chính xác hệ thống các chế độ kế toán hiện hành do Bộ tài chính ban hành, quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế.Công ty cần sử dụng đúng nội dung TK 632 và TK 641 để làm rõ từng khoản mục chi phí, doanh thu trong quá trình hạch toán. Theo em, công ty nên hạch toán theo đúng trình tự, chế độ kế toán hiện hành, các khoản chi phí phát sinh liên quan tới bán hàng nên theo dõi qua tài khoản 641 sau đó kết chuyển giảm doanh thu. - Đối với các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho:vào cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán Công ty so sánh giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thị trường. Nếu giá thị trường nhỏ hơn giá ghi trên sổ kế toán thì lập dự phòng giảm giá theo số chênh lệch. Chỉ được lập dự phòng cho những hàng tồn kho có thực, thuộc quyền sở hữu của Công ty, có chứng từ hợp lệ. + Cuối niên độ kế toán đầu tiên kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 632 Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán sau, tính mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, so sánh với số năm trước đã lập. Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn năm trước, kế toán lập thêm dự phòng. Nợ TK 632 Có TK 159 Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn số dự phòng năm trước, kế toán hoàn nhập dự phòng. Nợ TK 159 Có TK 632 - Đối với dự phòng phải thu khó đòi: Cuối niên độ kế toán, kế toán Công ty kiểm kê các khoản nợ của khách hàng, phân loại khách hàng để lập dự phòng cho những khách hàng đã quá hạn thanh toán. Chỉ được lập dự phòng cho những khách hàng có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ hợp lệ, sau đó lập bảng kê dự phòng phải thu khó đòi. Số % có khả năng mất Nợ phải thu khó đòi Mức dự phòng phải thu khó đòi Tính mức dự phòng phải thu khó đòi theo số % có khả năng mất. x = + Cuối niên độ kế toán đầu tiên, tính mức dự phòng phải thu khó đòi. Nợ TK 642 Có TK 139. - Đối với hàng hóa xuất khẩu trực tiếp theo giá CIF thì hàng xuất khẩu chưa được coi là tiêu thụ. Kế toán phải hạch toán như sau: + Khi xuất khẩu hàng hóa. Nợ TK 157: 205.280.000 Có TK 156: 205.280.000 + Thuế xuất khẩu phải nộp hạch toán vào hàng gửi bán nhưng không tính vào giá vốn hàng bán. Nợ TK 157 Có TK 3333 + Khi khách hàng thanh toán: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 227.837.410 Có TK 511: 227.837.410 Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 205.280.000 Có TK 157: 205.280.000 - Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán vì phần mềm kế toán có những ưu điểm sau: + Khi làm kế toán bằng phần mềm, người sử dụng có thể làm giảm thiểu công việc của mình do đó tăng năng suất của công tác kế toán, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. + Tạo ra sự thông suốt về công tác tài chính kế toán trong doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra được các quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. + Tạo ra khả năng nhiều người sử dụng đồng thời trên mạng trong cùng một hệ thống kế toán mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cao cho công việc của mỗi người. + Các dữ liệu nhập vào được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng. Khi làm kế toán trên máy thì từ chứng từ, hóa đơn đầu vào, kế toán nhập vào chương trình, chương trình sẽ tự động tính toán lên tất cả các sổ sách, báo cáo có liên quan đến thông tin đầu vào này. Cuối kỳ chương trình cũng sẽ tự động thực hiện các thao tác kết chuyển theo yêu cầu của người sử dụng, tự động tính toán lên các báo cáo cuối kỳ và báo cáo tài chính. Công ty có thể sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting hoặc phần mềm kế toán Effect. - Trong các phần hành kế toán, Doanh nghiệp cần sắp xếp nhân viên làm việc hợp lý, không chồng chéo để đản bảo tính minh bạch của số liệu kế toán, phù hợp với chế độ và quy định của bộ tài chính. 3. Điều kiện thực hiện giải pháp. - Cán bộ của công ty phải xác định rõ ràng vai trò, chức năng, nhiệm vụ cũng như những thách thức của công tác kế toán hiện nay. - Có kế hoạch thường xuyên hoặc định kỳ hướng dẫn, bồi dưỡng, cập nhật chính sách cũng như các văn bản pháp luật có liên quan để giúp cho công tác kế toán tại công ty được tiến hành đúng với chế độ hiện hành. - Công ty cần đầu tư hơn nữa về mặt tài chính để xây dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, mua sắm mới các thiết bị máy tính và hệ thống phần mềm kế toán, giúp cho công việc kế toán được tiến hành nhanh chóng. - Đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo máy vi tính cũng như phần mềm kế toán. Kết luận Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex- Bộ Thương Mại đã đứng vững trong kinh doanh với bao khó khăn và thử thách. Để tồn tại và đứng vững đã khó, hoạt động hiệu quả lại càng khó hơn, đặc biệt hoạt động kinh doanh trong môi trường cạnh tranh như hiện nay với sự ra đời của nhiều công ty xuất nhập khẩu với nhiều mặt hàng đa dạng, phong phú, việc đi vào hoạt động ổn định, kinh doanh có hiệu quả có thể nói đây là một cố gắng rất lớn của lãnh đạo và công nhân viên trong Công ty. Hiện nay công ty đang kinh doanh hợp tác với rất nhiều nước trên thế giới, với các mặt hàng truyền thống, hàng thủ công mỹ nghệ có lợi thế so sánh. Tuy nhiên, để phù hợp với tình hình kinh tế như ngày nay đòi hỏi bộ phận kế toán của Công ty phải có sự cải cách phù hợp, đáp ứng tốt hơn nữa vai trò của kế toán đối với công tác quản lý, nhằm cung cấp thông tin kịp thời hơn cho bộ máy quản lý. Sau quá trình thực tập tại công ty đã giúp em có thêm kinh nghiệm thực tế và nắm vững hơn công tác kế toán tại các công ty xuất nhập khẩu. Một lần nữa em xin cảm ơn PGS. TS – Nguyễn Thị Lời và các cán bộ công nhân viên trong phòng kế toán của Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex- Bộ Thương Mại đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Tài liệu tham khảo. 1. Sổ truyền thống – Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex-Bộ Thương Mại. 2. Báo cáo tài chính năm 2006, 2005. 3. Hệ thống chứng từ, hệ thống báo cáo và sổ kế toán áp dụng tại Công ty. 4. Giáo trình “Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp” (PGS.TS Đặng Thị Loan) 5. Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán (ban hành theo quyết định 15) Nhà xuất bản Tài chính. Mục lục Trang