Chuyên đề Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm thông tin di động khu vực I

ại của TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán, phát hiện thiếu. Bên Có: +) Giá trị TSCĐ do Công ty cấp, do đơn vị mua sắm, nhận điều chuyển từ đơn vị khác và giá trị công trình XDCB do Công ty hoặc đơn vị thực hiện hoàn thành đưa vào sử dụng. +) Điều chỉnh tăng phải trả vốn đầu tư do số vốn được duyệt lớn hơn số đã tạm tăng. Số dư bên Có: Số phải trả về vốn đầu tư TK 33631V : Phải trả về sản xuất kinh doanh VMS. Bên Nợ: +) Kết chuyển các khoản chi hộ Công ty và CIV đã được duyệt quyết toán. +) Kết chuyển số phải trả về vốn đầu tư do mua sắm TSCĐ và XDCB hoàn thành. +) Các khoản tiền đã nộp về Công ty. Bên Có: +) Kết chuyển điều chỉnh số phải trả về vốn đầu tư số đã tạm tăng không được duyệt. Số dư bên Có: +) Số còn phải nộp Công ty. TK 33633V : Phải trả về chi đầu tư Bên Nợ: +) Kết chuyển phần giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty khi công trình nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng. Bên Có: +) Giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty để lắp đặt cho công trình XDCB. Số dư bên Có: +) Số phải trả về chi đầu tư (giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty lắp đặt công trình còn dở dang). Ngoài ra để phản ánh thu nhập và chi phí của quá trình thanh lý, nhượng bán trung tâm sử dụng các tài khoản: TK 711V- Thu nhập khác VMS (Thay cho TK721) TK 811V- Chi phí khác VMS (Thay cho TK821) 2. Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ. TSCĐ của đơn vị tăng lên do đơn vị được cấp, do điều chuyển từ đơn vị khác, do mua sắm, do công tác XDCB hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, do được biếu tặng a) TSCĐ tăng do Công ty cấp (hoặc giao), do điều chuyển từ đơn vị khác hoặc được biếu tặng. Ví dụ vào ngày 23/1/2002 trung tâm được Công ty cấp cho một Anten X-pol panel GSM900 có thời gian sử dụng trong 5 năm với nguyên giá ban đầu là 21.783.375đ và số khấu hao lũy kế là 1.815.280đ. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ Số 01 Ngày 23 tháng 01 năm 2002 Ngày Số CT Diễn giải tài khoản tiền nợ tiền có 23/01/02 Nhận Anten do Công ty cấp 211 21.783.375 33634V 19.968.095 2141 1.815.280 Cộng 21.783.375 21.783.375 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà b) TSCĐ tăng do mua sắm. Vào ngày 20/8/2002 trung tâm mua một máy điều hòa hiệu General trị giá 2.375 USD (đã bao gồm cả VAT 5%), chi phí lắp đặt hoàn chỉnh là 7.500.000, trung tâm đã trả toàn bộ bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 427 (tỷ giá quy đổi là 1USD =15.285VND). Vào ngày 20/9/2002 trung tâm nhận được quyết định số 1128 từ Công ty phê duyệt quyết toán với số tiền được phê duyệt là 41.736.429 đồng, phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị quyết toán được duyệt bắt người mua phải bồi thường. Căn cứ vào các giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Khi đưa máy vào sử dụng kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 25 Ngày 20 tháng 08 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 30/08/02 BN 427 Đưa máy điều hoà vào sử dụng (theo giá tạm tính) 211 41.716.071 133 2.085.804 112 43.801.875 Kết chuyển nguồn 33631V 41.716.071 33634V 41.716.071 Cộng 85.517.946 85.517.946 Người lập biểu kế toán trưởnG Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Khi nhận được quyết định phê duyệt giá trị quyết toán của tài sản này, kế toán tiến hành điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo giá trị được phê duyệt: Chứng từ ghi sổ Số 29 Ngày 20 tháng 09 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 20/09/02 Điều chỉnh chênh lệch nguyên giá TSCĐ 1388V 1.967.091 211 1.967.091 Kết chuyển nguồn 33634V 1.967.091 33631V 1.967.091 Cộng 3.934.182 3.934.182 Người lập biểu kế toán trưởnG Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà c) TSCĐ tăng do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Vào ngày 30/7/2002 trung tâm nhận công trình nhà để xe cho CBCNV do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là 315.627.000đ, trung tâm đã thanh toán toàn bộ cho bên B bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 323.Vào ngày 17/8 trung tâm nhận được quyết định số 1126 phê duyệt số tiền quyết toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Căn cứ vào các giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Trước khi nhận được quyết định phê duyệt quyết toán kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Số 19 Ngày 30 tháng 07 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 30/07/02 Đưa nhà để xe vào sử dụng (theo giá tạm tính) 211 315.627.000 2412 315.627.000 BN 323 Thanh toán với nhà thầu 2412 315.627.000 112 315.627.000 Kết chuyển nguồn 33631V 315.627.000 33634V 315.627.000 Cộng 946.881.000 946.881.000 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Khi nhận được quyết định phê duyệt quyết toán, do giá trị quyết toán được phê duyệt bằng giá trị quyết toán trên thực tế nên kế toán không phải điều chỉnh nữa mà về sau chỉ xoá chi tiết ‘theo giá tạm tính’ khi tiến hành vào sổ cái tài khoản 211. 3. Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ . TSCĐ của đơn vị giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, điều chuyển cho đơn vị khác, tháo dỡ một số bộ phận a) Trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ Vào ngày 03/06/2002 trung tâm đã tiến hành thanh lý một máy tính Digital nguyên giá 24.264.726đ đã khấu hao hết, số tiền thanh lý thu được bằng tiền mặt là 200.000đ, phiếu thu số 84. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 12 Ngày 04 tháng 06 năm 2002 ngày số CT Diễn giải t. khoản Tiền nợ tiền có 03/06/02 Xóa sổ TSCĐ đã thanh lý 214V 24.264.726 211V 24.264.726 PT 84 Phản ánh thu nhập từ thanh lý 111 200.000 711V 200.000 Cộng 24.464.726 24.464.726 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà b) Trường hợp kiểm kê phát hiện TSCĐ bị thiếu, mất Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ vào đầu quý 3 năm 2002, trung tâm phát hiện có một máy vi ba của đài số 3 bị mất, nguyên giá của TSCĐ này là 45.409.000đ, đã thực hiện khấu hao được 36.327.200đ, Công ty đã có quyết định xử lý bắt đài phải bồi thường phần giá trị còn lại của thiết bị này. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 17 Ngày 02 tháng 07 năm 2002 Ngày Số CT Diễn giải tài khoản tiền nợ tiền có 2/7/02 Mất máy vi ba 214 36.327.000 13888V 9.082.000 211 45.409.000 Kết chuyển nguồn 33634V 9.082.000 33631V 9.082.000 Cộng 54.091.000 54.091.000 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 211 Dưới đây là trích dẫn một phần của sổ cái tài khoản 211, năm 2002 Sổ cái Năm 2002 Tài khoản 211 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 20.368.463.000 30/01/02 01 23/01/02 Nhận Anten do Cty cấp 33634V 19.968.095 2141V 1.815.280 ... ... ... ... ... ... ... 28/09/02 12 04/06/02 Thanh lý máy tính Digital 2141V 24.264.726 28/09/02 17 02/07/02 Mất máy vi ba 2141V 36.327.000 13888V 9.082.000 28/09/02 19 30/07/02 Hoàn thành nhà để xe 2412 315.627.000 28/09/02 25 20/08/02 Đưa máy điều hoà vào dùng 133 2.085.804 112 43.801.875 29/9/02 29 20/09/02 Điều chỉnh ng. giá điều hoà 13888V 1.967.091 Cộng phát sinh lũy kế Số dư cuối năm Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc Đoàn Thu Thủy Nguyễn thị Minh Hà Cao Duy Hải Cuối cùng căn cứ vào sổ cái tài khoản 211 kế toán tổng hợp tiến hành lên bảng cân đối số phát sinh cho năm 2002 4. Hạch toán khấu hao TSCĐ. 4.1 Nguyên tắc và phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị. Như đã trình bày ở trên TSCĐ ở đơn vị bao gồm tài sản của CIV và tài sản của VMS. Đối với những tài sản của CIV thì tại đơn vị chỉ quản lý và sử dụng chứ không theo dõi nguyên giá cũng như tính khấu hao cho các tài sản đó, còn các tài sản VMS là những tài sản của Công ty thì đơn vị chỉ tính khấu hao cho những tài sản nào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình và mức trích khấu hao được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ, cuối kỳ kế toán nộp số khấu hao đã trích lên trên Công ty chứ không được sử dụng tại trung tâm. Tại đơn vị áp dụng phương pháp tính khấu hao đều theo thời gian. Mức khấu hao Nguyên giá Tỷ lệ khấu hao Nguyên giá TSCĐ phải trích = tài sản cố định ´ bình quân = ---------------------- bình quân năm bình quân năm Số năm sử dụng và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = -------------------------------------- bình quân tháng 12 Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. TSCĐ tăng, giảm, ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh trong tháng, được trích hoặc thôi trích khấu hao từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Ví dụ: Một máy UPS Online PW 5119 được trang bị cho phòng TH-HC vào ngày 23/2/02, nguyên giá là 18.153.325đ với thời gian sử dụng dự kiến là 5 năm. Theo phương pháp tính khấu hao tại trung tâm thì giá trị khấu hao của TSCĐ này mỗi năm là: 18.153.325/5 = 3.630.665đ Và giá trị khấu hao được trích mỗi tháng (bắt đầu thực hiện trích từ tháng 3 năm 2002) là: 3.630.325/12 = 302.527đ 4.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán khấu hao a)Tài khoản sử dụng Tại đơn vị để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao kế toán sử dụng tài khoản 214 “hao mòn tài sản cố định”. Với tính chất là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không sử dụng tài khoản 009 “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” để theo dõi tình hình sử dụng vốn khấu hao cơ bản của TSCĐ. Tại đơn vị sử dụng duy nhất TK 154 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh mà không thông qua các tài khoản 621, TK 622, TK 627 do đó nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì được trích khấu hao thẳng vào TK 154 b)Phương pháp hạch toán khấu hao *) Hạch toán chi tiết Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành lập “Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ”, bảng này có tác dụng theo dõi chi tiết không chỉ tình hình biến động của TSCĐ trong kỳ (tài sản hiện có, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ) mà còn theo dõi luôn giá trị còn lại, số khấu hao của TSCĐ đó. Dưới đây là trích lược một phần Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ tại trung tâm trong quý 3/2002 Bảng số 3: Bảng chi tiết khấu hao tài sản cố định. Quý 3/2002 Tên TSCĐ Mã TSCĐ TGian SD Ngày SD Nguồn vốn Bộ phận SD Chi tiết bộ phận SD Số dư đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số dư cuối kỳ NG KH GTCL NG KH NG KH NG KH GTCL Cột Antel Bờ Hồ II A1AL001 5 1994/007 TCT Đài BTS Bờ Hồ 44,697,000 44,697,000 0 44,697,000 44,697,000 0 Cột Antel Đồ Sơn A1AL002 5 1997/007 VMS Đài BTS Đồ Sơn 525,056,000 525,056,000 0 525,056,000 525,056,000 0 Cột Antel Từ Liêm A1AL003 5 1994/007 TCT Đài BTS Từ Liêm 528,795,000 528,795,000 0 528,795,000 528,795,000 0 Cột Antel Giáp Bát A1AL004 5 1994/008 TCT Đài BTS Giáp Bát 174,719,000 174,719,000 0 174,719,000 174,719,000 0 Cột Antel Phủ Lỗ A1AL005 5 1995/009 TCT Đài BTS Phủ Lỗ 342,128,351 342,128,351 0 342,128,351 342,128,351 0 Cộng 1,615,395,351 1,615,395,351 0 1,615,395,351 1,615,395,351 0 Nhà trạm BTS Mỹ Vân A1NT001 5 1999/001 TCT Đài BTS Mỹ Vân 13,297,304 10,226,435 3,070,869 511,812 13,297,304 10,738,247 2,559,057 Nhà trạm BTS Chùa Ve A1NT002 5 1999/003 VMS Đài BTS Chùa Ve 182,050,037 123,748,914 58,301,123 8,745,168 182,050,037 132,494,082 49,555,955 Nhà trạm BTS CT-in A1NT003 5 1998/002 TCT Đài BTS CT-in 68,535,860 59,695,081 8,840,779 3,788,905 68,535,860 63,483,986 5,051,874 Nhà trạm BTS Đồ Sơn A1NT004 5 1997/006 VMS Đài BTS Đồ Sơn 36,901,244 36,901,244 0 36,901,244 36,901,244 0 Nhà trạm BTS Gia Lâm A1NT005 5 1999/004 VMS Đài BTS Gia Lâm 170,012,764 109,596,852 60,415,912 8,630,844 170,012,764 118,227,696 51,785,068 Nhà trạm BTS Hà Tĩnh A1NT006 5 1998/011 TCT Đài BTS Hà Tĩnh 23,664,391 18,258,146 5,406,245 1,013,670 23,664,391 19,271,816 4,392,575 Nhà trạm BTS Hòn Gai A1NT007 5 1996/011 VMS Đài BTS Hòn gai 9,609,950 9,609,950 0 9,609,950 9,609,950 0 Nhà trạm BTS Liên Trì A1NT008 5 1998/005 TCT Đài BTS Liên Trì 73,506,742 61,342,666 12,164,076 73,506,742 64,991,890 8,514,852 Nhà trạm HNMR A1NT068 5 1995/009 VMS Đài Đài 145,871,000 145,871,000 0 145,871,000 145,871,000 0 cộng 723,449,292 575,250,288 148,199,004 723,449,292 601,589,911 121,859,381 Antenna OMNI 900Mhz B1AL001 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL002 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL003 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL004 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL005 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL006 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Cộng 98,295,690 24,573,948 73,721,742 98,295,690 29,488,728 68,806,962 *) Hạch toán tổng hợp Cách tốt nhất để hiểu quá trình hạch toán tổng hợp đối với nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ là xem xét một ví dụ cụ thể: Vào ngày 30/7/2002 trung tâm nhận công trình nhà để xe cho CBCNV do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là 315.627.000đ, trung tâm đã thanh toán toàn bộ cho bên B bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 323.Vào ngày 17/8 trung tâm nhận được quyết định số 1126 phê duyệt số tiền quyết toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Thời gian sử dụng dự kiến của nhà để xe này là 20 năm. Đầu tháng 8 trung tâm bắt đầu tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ này. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số 20 Ngày 01 tháng 08 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 1.315.112 2141V 1.315.112 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 1.315.112 33631V 1.315.112 Cộng 2.630.224 2.630.224 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái tài khoản 214. Dưới đây là trích dẫn sổ cái TK 214 trong quý 3 năm 2002 Sổ cái Quý 3/2002 Tài khoản 214 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 12.652.973.465 28/09/02 14 04/07/02 Thanh lý máy tính Digital 211 24.264.726 30/09/02 20 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 2.630.224 30/09/02 21 01/08/02 Mất máy vi ba 211 36.327.000 30/09/02 28 01/09/02 Trích khấu hao máy điều hòa 642 697.246 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh lũy kế Số dư cuối quý Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc 5. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại đơn vị. Ví dụ vào ngày 04/07 năm 2002 phát sinh nghiệp vụ bảo dưỡng các trạm thu phát BTS, chi phí bảo dưỡng phát sinh là 5.650.000đ, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 13 Ngày 04 tháng 07 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 04/07/02 PC 226 Bảo dưỡng các trạm BTS của trung tâm 154 5.650.000 111 5.650.000 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 5.650.000 154 5.650.000 Cộng 11.300.000 11.300.000 Người lập biểu kế toán trưởng Cuối kỳ, căn cứ vào sổ cái các tài khoản kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh. Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị. I. Nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị 1. Ưu điểm Về cơ bản đơn vị đảm bảo thực hiện đúng các quy định chung về phương pháp kế toán TSCĐ theo quy định của hệ thống kế toán doanh nghiệp, và các quy định về quản lý, sử dụng TSCĐ đã được ban hành. Các quy định về sắp xếp, phân loại tài sản, lựa chọn tài khoản sử dụng, trình tự kế toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến TSCĐ như tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa, nhượng bán, thanh lý TSCĐ các thông tin kế toán thể hiện trên sổ kế toán và các báo cáo kế toán (kể cả các báo cáo tài chính và quản trị) đều rõ ràng, phản ánh được tương đối chính xác thực trạng TSCĐ tại đơn vị. 1.1. Trên phương diện kế toán chi tiết. Do TSCĐ trong đơn vị rất nhiều và đa dạng về chủng loại nên để quản lý tốt tài sản trong đơn vị thì trước hết các thủ tục về tăng, giảm, sửa chữa TSCĐ trong đơn vị được thực hiện một cách chặt chẽ từ khâu phát sinh nhu cầu về tài sản đến lúc bàn giao tài sản đưa vào sử dụng, xác định nguyên giá thực tế của tài sản đó, thanh lý hoặc sửa chữa tài sản đó. Hơn thế nữa để phục vụ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát hiệu quả tình hình sử dụng tài sản tại đơn vị trung tâm đã thực hiện việc đánh số các tài sản cố định theo kiểu mã hóa. Theo cách đánh số của trung tâm thì mỗi tài sản cố định được gán một mã duy nhất, mã này gồm có 3 nhóm: - Nhóm thứ nhất phản ánh các nhóm tài sản khác nhau và được căn cứ theo quy định các nhóm tài sản theo danh mục TSCĐ của Nhà nước đã ban hành, ví dụ như nhóm A là máy móc thiết bị động lực; nhóm B là nhóm máy móc thiết bị công tác; nhóm D là phương tiện vận tải - Nhóm thứ hai là tên tài sản được viết tắt, ví dụ như NT tương đương với ‘nhà trạm’, TD là hệ thống tiếp đất - Nhóm thứ 3 là số thứ tự được đánh để phận biệt các tài sản có cùng hai nhóm trên. Ví dụ TSCĐ ‘nhà trạm HNMR’ được đánh số: A1NT0068. ‘điều hòa National 18000’ được đánh số: B1DH0045. Đối với một đơn vị có nhiều loại tài sản khác nhau và các tài sản ở mỗi loại thường có số lượng lớn thì việc đánh số tài sản theo kiểu như vậy là rất khoa học và tiện lợi cho việc quản lý. Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ, theo định kỳ trung tâm tiến hành kiểm kê và đánh giá lại một số TSCĐ tại các bộ phận trực thuộc trung tâm, điều này góp phần nâng cao ý thức quản lý và sử dụng TSCĐ tại các bộ phận . Ngoài ra cuối mỗi quý kế toán đều lập báo cáo về tình hình tăng giảm TSCĐ trong đơn vị và báo cáo về chi mua TSCĐ, xây dựng cơ bản TSCĐ để gửi lên Công ty giúp lãnh đạo nắm được tình hình TSCĐ tại đơn vị, hơn thế nữa là ra những quyết định kịp thời có tác động tích cực đến tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. 1.2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Trung tâm đã tuân thủ theo đúng các nguyên tắc hạch toán kế toán và phương pháp ghi sổ. Chương trình kế toán máy Sun đã hỗ trợ đáng kể cho trung tâm trong việc vào các sổ tổng hợp và lên các bảng biểu hay báo cáo vào cuối kỳ. Công việc của kế toán TSCĐ chỉ còn phải định khoản và từ đó vào các chứng từ ghi sổ cho đúng, phần còn lại đã có chương trình kế toán máy trợ giúp. Do các nghiệp vụ về tài sản cố định của trung tâm không đa dạng và phát sinh không thường xuyên nên kế toán TSCĐ đã không tiến hành lập bảng tổng hợp chứng từ gốc và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều này tuy có khác với chế độ nhưng nhìn chung là hợp lý và không ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu vào cuối kỳ và lên các sổ cái, ngoài ra nó còn có tác dụng làm cho bộ sổ sách kế toán bớt cồng kềnh và do đó việc quản lý sổ sách, chứng từ cũng bớt vất vả hơn. Do tính chất và đặc điểm của ngành nghề kinh doanh và được sự cho phép của Bộ Tài Chính trung tâm đã sử dụng một số tài khoản có tác dụng làm giảm nhẹ công tác hạch toán và tổng hợp số liệu vào cuối kỳ. Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ thông tin di động, các chi phí sản xuất kinh doanh không phát sinh nhiều và không có nhu cầu tính giá trị thành phẩm dở dang nên trung tâm thay việc tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh trên 3 tài khoản là 621, 622, 627 bằng việc định khoản trực tiếp ngay vào tài khoản 154, do đó nếu TSCĐ là do đơn vị trực tiếp xây dựng hoặc sửa chữa thì việc tập hợp chi phí sẽ đơn giản hơn. Cũng như vậy với việc sử dụng TK 711 ‘thu nhập khác’ và TK 811 ‘chi phí khác’ chung cho cả các hoạt động tài chính và bất thường sẽ làm cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế nói chung và nghiệp vụ về TSCĐ nói riêng trở nên đơn giản hơn. 2. Hạn chế Bên cạnh những điểm tích cực, công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị hiện tại vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: 2.1. Trên phương diện kế toán chi tiết Kế toán TSCĐ trong đơn vị mới chỉ dừng ở góc độ mở thẻ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ nhưng nội dung phản ánh trên thẻ, sổ chưa đầy đủ và chưa thực sự phát huy được tác dụng của công tác quản lý TSCĐ. Các bộ phận sử dụng không mở sổ theo dõi chi tiết TSCĐ hiện có mà chỉ lập bảng danh mục TSCĐ với các chỉ tiêu rất sơ sài (xem bảng số 1, trang 6) không theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản bộ phận mình quản lý và sử dụng. Tại trung tâm cũng không lập sổ theo dõi chi tiết tài sản cố định mà việc theo dõi chi tiết TSCĐ dựa vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ, trên bảng đó mới chỉ thể hiện được về mặt tính toán các chỉ tiêu giá trị của TSCĐ như nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao luỹ kế còn nguồn gốc phát sinh TSCĐ đó còn các chỉ tiêu về tính chất, đặc điểm TSCĐ đó hoàn toàn không được thể hiện. Mặc dù cuối kỳ kế toán có lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ nhưng báo cáo đó cũng chỉ phục vụ được cho mục đích quản trị trên Công ty về những chỉ tiêu chính của TSCĐ phát sinh trong kỳ tại trung tâm chứ không phục vụ được cho mục đích quản trị tại trung tâm. Do đó cách tốt nhất để kiểm tra chính xác một TSCĐ tại trung tâm là dựa vào số hiệu của tài sản đó, mặc dù việc đánh số hiệu TSCĐ tại trung tâm là khoa học nhưng công việc đó lại được thực hiện chưa triệt để, kế toán mới chỉ dừng lại ở việc đánh số hiệu TSCĐ trên thẻ TSCĐ có nghĩa là trên sổ sách mà không thực hiện đánh số hiệu trên chính hiện vật TSCĐ đó. Việc kiểm kê TSCĐ theo định kỳ của trung tâm trên thực tế chỉ thực hiện được ở một số bộ phận và mang tính chất chọn mẫu theo kiểu hú họa chứ không phải là tất cả các TSCĐ của toàn trung tâm do số lượng TSCĐ rất nhiều và chi phí để thực hiện công việc này rất tốn kém. Để giúp cho lãnh đạo có thể phân tích được chính xác về tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì việc tính toán các chỉ tiêu đối với TSCĐ như số giờ máy chạy, tỷ lệ hỏng hóc, hiệu suất hoạt động trong kỳ là rất cần thiết, tuy nhiên một phần do tính chất ngành nghề kinh doanh, một phần do số lượng TSCĐ tại đơn vị là rất lớn nên việc tính toán các chỉ tiêu đó tại đơn vị bị coi nhẹ ví dụ như việc tập hợp tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh vào 1 tài khoản duy nhất (TK 154) đã làm mất ý nghĩa riêng biệt của từng khoản mục chi phí và do đó lãnh đạo không thể có được sự phân tích chi tiết đối với các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp hay chi phí sản xuất chung. Như vậy trung tâm mới chỉ thực hiện được việc quản lý TSCĐ chứ chưa thực hiện được việc giám sát tình hình sử dụng TSCĐ. 2.2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Hạn chế thứ nhất mà chúng ta có thể thấy trong công tác hạch toán TSCĐ là việc xác định nguyên giá đối với những TSCĐ mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Công việc mua sắm hay xây dựng TSCĐ phải trải qua nhiều giai đoạn (thủ tục) khác nhau trong đó để tiện cho việc hạch toán TSCĐ khi đưa tài sản vào sử dụng thì kế toán tiến hành ghi nguyên giá TSCĐ theo giá tạm tính là giá quyết toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu và sau đó thanh lý luôn hợp đồng kinh tế, nhưng sau đó một thời gian Công ty thực hiện việc phê duyệt lại giá trị quyết toán TSCĐ và theo quy định của Công ty kế toán sẽ phải điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo giá trị được duyệt. Việc phê duyệt lại giá trị quyết toán sẽ dẫn tới khả năng là có sự chênh lệch giữa giá trị được phê duyệt và giá trị quyết toán hay có nghĩa là có sự chênh lệch giữa số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu và nguyên giá TSCĐ được ghi sổ. Mặt khác theo chế độ kế toán thì nguyên giá TSCĐ do mua sắm hoặc do xây dựng bàn giao chính bằng số tiền đã thanh toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu (các giá trị nói ở đây đều không bao gồm thuế GTGT) do đó việc hạch toán như ở đơn vị nguyên giá không phản ánh được giá trị thực tế của TSCĐ là những chi phí thực tế bỏ ra để có được TSCĐ. Tiếp đó đối với giá trị chênh lệch giữa giá quyết toán và giá được duyệt, kế toán sẽ tùy thuộc vào quyết định xử lý như Công ty chịu, cá nhân phải bồi thường... để hạch toán, như vậy thêm một lần nữa đơn vị lại làm sai chế độ kế toán vì việc hạch toán này là do hệ quả của việc điều chỉnh nguyên giá TSCĐ trước đó mà việc điều chỉnh đó vốn dĩ đã sai chế độ, hơn thế nữa việc quy trách nhiệm phải chịu khoản chênh lệch cho bất kỳ đối tượng nào cũng đều không hợp lý vì trên thực tế không có căn cứ để gắn kết trách nhiệm cho việc làm này vì trước khi mua sắm hay xây dựng Công ty đã phê duyệt báo cáo đầu tư và người thực hiện đã được lệnh của lãnh đạo để tiến hành mua sắm hay xây dựng và họ đã báo cáo đúng số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp còn về phía Công ty do không tham gia vào quá trình mua sắm, xây dựng nên cũng không có lý do phải chịu khoản chi phí đó. Do vậy nếu kế toán tiến hành ghi sổ phần chênh lệch sẽ làm sai lệch tính hợp lý và đúng đắn của nghiệp vụ. Thứ hai là hiện tại trung tâm sử dụng một phương pháp khấu hao duy nhất là khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ. Việc chỉ sử dụng một phương pháp khấu hao cho tất cả các tài sản cố định là không hợp lý vì các TSCĐ có công dụng khác nhau, cách thức sử dụng TSCĐ để thu được lợi ích kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng khác nhau. Mặt khác các yếu tố tác động đến tài sản trong quá trình sử dụng làm suy giảm giá trị và giá trị sử dụng của tài sản cũng khác nhau do vậy nếu chỉ áp dụng chung một phương pháp khấu hao thì trên thực tế sẽ không phản ánh được giá trị hao mòn của các TSCĐ một cách chính xác vì vậy việc áp dụng duy nhất một phương pháp tính khấu hao cho tất cả các TSCĐ sẽ khiến việc hạch toán khấu hao để xác định giá trị hao mòn của TSCĐ sẽ không sát với thực tế. Mặt khác về nguyên tắc khấu hao là sự phân bổ có hệ thống các chi phí TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng tài sản, phù hợp với cách thức sử dụng tài sản nhằm đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp, vì vậy việc chỉ áp dụng phương pháp khấu hao bình quân sẽ không đem lại hết lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp từ việc sử dụng TSCĐ. Một vấn đề nữa khiến việc trích khấu hao TSCĐ tại đơn vị không được hợp lý và sử dụng TSCĐ không đạt hiệu quả là đối với những TSCĐ của CIV thì doanh nghiệp chỉ quản lý và sử dụng chứ không thực hiện việc trích khấu hao cho các tài sản đó cũng như các TSCĐ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc trung tâm thì các đơn vị đó chỉ sử dụng và bảo quản các tài sản đó chứ không theo dõi về nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản đó. Xuất phát từ vấn đề này mà người sở hữu và người sử dụng TSCĐ không có được những thông tin chính xác nhất về TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ đó, do đó thời gian sử dụng theo dự kiến của người sở hữu thường chênh lệch rất nhiều so với thời gian sử dụng thực tế của tài sản đó (do họ không trực tiếp sử dụng và bảo quản tài sản đó), và do vậy việc trích khấu hao trên thực tế dựa vào nguyên giá TSCĐ và số năm sử dụng của TSCĐ không phản ánh chính xác giá trị thu hồi TSCĐ thông qua việc thực hiện khấu hao vì có thể tài sản đó bị hỏng trước thời gian sử dụng dự kiến rất lâu và giá trị thanh lý tài sản đó không đủ bù đắp cho giá trị còn lại của TSCĐ (trường hợp đa phần xảy ra) và rõ ràng đơn vị sẽ phải chịu một khoản thiệt hại nằm ngoài dự kiến. Ngược lại nếu số năm sử dụng thực tế của TSCĐ đó lâu hơn dự kiến do người sử dụng có ý thức trong việc quản lý và sử dụng tài sản đó thì ngoài việc thu hồi đủ giá trị của TSCĐ ban đầu đơn vị còn sử dụng được tài sản đó thêm một khoảng thời gian nữa và như vậy đơn vị sẽ thu được lợi nhuận từ việc sử dụng thêm một khoảng thời gian nữa đối với TSCĐ đã hết thời gian khấu hao và có khi cả giá trị thanh lý tài sản đó.Tuy nhiên cả hai trường hợp này đều nằm ngoài kế hoạch của đơn vị và nếu nó xảy ra thì cũng ít nhiều ảnh hưởng đến các chỉ tiêu kế hoạch mà Công ty giao cho đơn vị và như thế nhìn chung là không có lợi cho đơn vị. Thứ ba là công tác sửa chữa (kể cả sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn) và nâng cấp TSCĐ chưa nhận được sự quan tâm đúng mức tại đơn vị. Trên thực tế ở Công ty mới có văn bản hướng dẫn thủ tục và phương pháp hạch toán công việc sửa chữa thường xuyên tại đơn vị mà chưa có hướng dẫn cụ thể về sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ tại đơn vị, điều này một phần là do trung tâm mới thành lập, các tài sản còn mới chưa bị hỏng hóc do đó chưa có nhu cầu sửa chữa lớn hay nâng cấp, một phần là do đặc điểm ngành nghề kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ thông tin di động dẫn đến việc các TSCĐ tại đơn vị một là các tài sản có hàm lượng công nghệ cao trung tâm phải nhập từ nước ngoài như các đài, trạm BTS, thiết bị MS do đó không có sẵn linh kiện để thay thế hoặc nâng cấp hoặc là các máy móc, thiết bị phục vụ cho quản lý hoặc văn phòng có giá trị nhỏ và thời gian khấu hao nhanh nên trung tâm không tiến hành sửa chữa hay nâng cấp các TSCĐ này. Điều này đã dẫn đến việc đơn vị không chủ động có được kế hoạch sửa chữa lớn đối với TSCĐ của trung tâm và do đó đã không thực hiện tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Việc sửa chữa lớn TSCĐ thực ra dưới góc độ kế toán có thể hiểu là công việc sửa chữa TSCĐ mà chi phí bỏ ra là lớn, do đó có thể chỉ đơn thuần là bảo dưỡng lại các thiết bị máy móc nhưng với số lượng lớn cũng được coi là sửa chữa lớn TSCĐ. Thực tế số lượng các thiết bị đài, trạm, cột anten phục vụ trực tiếp cho dịch vụ thông tin di động của trung tâm rất nhiều và hiện đại, do đó mỗi lần tiến hành chỉ đơn giản là bảo dưỡng định kỳ chúng cũng tiêu tốn một khoản chi phí rất lớn, do đó công việc này có thể coi là việc sửa chữa lớn TSCĐ, đơn vị có thể lập được kế hoạch cho việc sửa chữa này và đồng thời có thể tiến hành trích trước chi phí cho việc sửa chữa đó. Việc nâng cấp các thiết bị viễn thông trên thực tế là hoàn toàn có thể vì trong nay mai chúng ta sẽ tiếp cận được với trình độ kỹ thuật trong lĩnh vực viễn thông và rõ ràng việc nâng cấp là cần thiết vì không những làm tăng tính năng của các thiết bị viễn thông như mở rộng được phạm vi phủ sóng của các trạm, mở rộng đường truyền số liệu, tính được chính xác cước các cuộc gọi, tăng cường các dịch vụ phục vụ khách hàng mà còn giúp đơn vị có thể tiết kiệm được nhiều chi phí do chỉ mất chi phí mua và lắp ráp một số bộ phận so với việc bỏ tiền ra mua các thiết bị mới đã được nâng cấp của nước ngoài. Do vậy việc coi nhẹ kế toán nâng cấp các máy móc thiết bị viễn thông nói riêng và công tác nâng cấp TSCĐ nói chung là một hạn chế trong công tác kế toán của đơn vị. Thứ tư là trung tâm chưa có sự quan tâm đúng mức đến các TSCĐ vô hình. Hiện nay đơn vị đang sử dụng một số phần mềm máy vi tính như chương trình kế toán máy, các chương trình tính cước phíđể phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhưng hiện nay toàn bộ chi phí bỏ ra để có được các phần mềm đó kế toán tiến hành hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh mà không phản ánh sự hình thành TSCĐ vô hình mặc dù các chi phí đó hoàn toàn thỏa mãn các tiêu chuẩn của một TSCĐ vô hình theo chuẩn mực kế toán TSCĐ vô hình hiện hành. Cũng như vậy đối với các chi phí mà trung tâm phải bỏ ra để thực hiện việc chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực thông tin di động cần được ghi nhận là một loại TSCĐ vô hình chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một loại chi phí sản xuất kinh doanh. Từ việc quan niệm không đúng đắn về TSCĐ vô hình đã làm cho việc tính toán chi phí trong kỳ bị sai lệch so với chế độ và dẫn tới các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh cũng bị ảnh hưởng và sai lệch. II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị. 1. Trên phương diện kế toán chi tiết Việc quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, đúng đắn cũng đồng nghĩa với việc đã nâng cao hiệu quả kế toán quản trị TSCĐ tại đơn vị. Để làm được điều này trước hết đơn vị cần phải có phương pháp tiến hành đánh số trực tiếp lên các TSCĐ, công việc này có thể được thực hiện theo những cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu làm theo cách gián tiếp đơn vị có thể tiến hành theo dõi song song số Seri của TSCĐ và số hiệu của TSCĐ đó do đơn vị quy định. Với việc quản lý bằng máy vi tính thì công việc này không phức tạp lắm và chỉ cần một cơ sở dữ liệu quản lý đơn giản gồm có ba trường là số thứ tự, số hiệu (mã) TSCĐ và số Seri của TSCĐ đó. Mỗi khi có các nghiệp vụ tăng TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu và số Seri để nhập số liệu vào máy tính, còn khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu của TSCĐ đó tiến hành đối chiếu với số Seri thực tế của TSCĐ được thanh lý, nhượng bán để xóa TSCĐ đó khỏi danh mục. Làm theo kiểu này sẽ giúp kế toán theo dõi được TSCĐ một cách chính xác nhất vì mỗi TSCĐ chỉ có một số Seri duy nhất do đó sẽ không thể thay thế được TSCĐ của trung tâm bằng một TSCĐ khác, tuy nhiên cách này cũng có bất lợi là một số TSCĐ không có số Seri như nhà cửa, bàn ghế do đó nếu tiến hành theo cách này thì kế toán phải tìm được một đặc điểm riêng biệt duy nhất của TSCĐ đó nhằm thay thế cho số Seri và điều này nói chung là không đơn giản và không có tính khả thi cao. Ví dụ đơn vị có thể quản lý các TSCĐ của mình dựa vào bảng sau: Bảng số 4: Minh họa về cách đánh số TSCĐ. STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số seri TSCĐ 1 PC IBM Netvista 800Mz C1PC0034 90-599XW 2 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0035 99LDLH7 3 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0036 99LDLP8 4 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0037 99LDLN3 5 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0038 99LDLK2 6 Dell Serve Power Edge C1PC0039 DHHF513 7 Ups Online PW 5119 C1UP0005 TT162A0120 8 Ups Online Powerare 3KV C1UP0006 TT054A1150 Nếu tiến hành theo cách trực tiếp, kế toán cần tiến hành đính số hiệu của mỗi TSCĐ trực tiếp lên các TSCĐ đó, có thể bằng cách in lên hoặc dán các loại tem trên đó có ghi số hiệu TSCĐ lên các tài sản đó, cách này cũng có ưu điểm là theo dõi được chặt chẽ TSCĐ và áp dụng được với cả các TSCĐ có và không có số Seri, tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là các ký hiệu đó có thể dễ dàng bị thay đổi do bàn tay con người vì chúng không có kỹ thuật cao hoặc bị mờ theo thời gian và gây khó khăn trong việc đối chiếu, xác định TSCĐ. Tiếp đó đơn vị phải tiến hành hoàn thiện thẻ và sổ theo dõi TSCĐ cả ở phòng kế toán và ở các bộ phận sử dụng TSCĐ. Theo phương hướng hoàn thiện kế toán TSCĐ với quan điểm cho phép các đơn vị được lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng TSCĐ nhằm đem lại lợi ích kinh tế, để phản ánh chính xác giá trị cũng như tình hình sử dụng và trách nhiệm trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ thì trên thẻ TSCĐ tại đơn vị cần bổ sung thêm một số chỉ tiêu như thời gian sử dụng dự kiến, phương pháp khấu hao, người chịu trách nhiệm vật chất. Điều này là rất cần thiết vì thực tế trước đây việc quy kết trách nhiệm TSCĐ được ‘ngầm định’ cho bộ phận sử dụng tài sản đó và việc xử lý chủ yếu dưới hình thức khiển trách đối với bộ phận mà xét thấy thiếu trách nhiệm hoặc biểu dương đối với bộ phận xét thấy hoàn thành tốt nhiệm vụ (tận dụng tối đa công suất máy, máy móc trông sạch sẽ) chứ chưa có văn bản cụ thể nào quy định trách nhiệm sử dụng đối với một đối tượng hoặc một bộ phận cụ thể, do đó việc quy định trách nhiệm cụ thể đối với người quản lý, sử dụng TSCĐ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Tất nhiên để làm được điều này thì Công ty cần được sự cho phép của Bộ Tài Chính, do đó trung tâm cần xúc tiến nhanh việc đề nghị với Công ty để có thể thực hiện được trong thời gian sớm nhất. Theo kiến nghị này thì thẻ TSCĐ tại đơn vị có thể được sửa đổi lại như sau: Trung tâm thông tin di động KVI 811A-đường Giải Phóng, Hà Nội Thẻ tài sản cố định Số: Ngày thángnăm Kế toán trưởng: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ sốngàythángnăm Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐSố hiệu TSCĐ Nước sản xuấtNăm sản xuất Bộ phận quản lý, sử dụngtháng, năm đưa vào sử dụng Người chịu trách nhiệm trực tiếp Công suất thiết kế Đình chỉ sử dụng ngàythángnăm Lý do đình chỉ Phương pháp tính khấu hao Cách tính khấu hao Thời gian sử dụng dự kiến Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Năm Giá trị còn lại Ghi giảm TSCĐ chứng từ sốngàythángnăm Lý do giảm Tuy nhiên có một việc không cần đến sự cho phép của Bộ Tài Chính mà trung tâm có thể tự quyết định được đó là việc sửa đổi sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng TSCĐ. Về nguyên tắc sổ theo dõi TSCĐ cho từng bộ phận nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng TSCĐ, đồng thời để cung cấp các thông tin theo yêu cầu kế toán quản trị, thông tin trên sổ theo dõi TSCĐ cần cung cấp được số liệu về các TSCĐ được sử dụng ở các bộ phận, giá trị tài sản đó và số khấu hao của TSCĐ sử dụng đã được trích vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Có như vậy sổ theo dõi mới cung cấp được các thông tin để đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng tài sản trong quá trình kinh doanh, từ đó có biện pháp khai thác, phát huy năng lực của TSCĐ hoặc có kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ khi cần thiết. Do đó tại các bộ phận thay vì việc sử dụng bảng danh mục tài sản được thiết kế theo kiểu tĩnh (thông tin thể hiện đối với các tài sản cố định là bất động) phải tiến hành mở sổ theo dõi TSCĐ mà trên đó ngoài các chỉ tiêu về tên, nguồn gốc tài sản, số hiệu còn có các chỉ tiêu kế toán như nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại và các chỉ tiêu khác như số giờ làm việc của từng tài sản trong một ngày, tình trạng sử dụng tài sản đó, còn tại phòng kế toán của trung tâm cũng phải mở sổ theo dõi cho các TSCĐ của trung tâm và sổ theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng TSCĐ tại các bộ phận trực thuộc. Bảng số 5: Minh họa sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng. Tháng N STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số seri Nguồn hình thành Bộ phận sử dụng Nguyên giá Khấu hao lũy kế Số giờ vận hành 2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Thứ nhất là về vấn đề xác định nguyên giá đối với những TSCĐ do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Việc thay đổi nguyên giá TSCĐ sau khi có quyết định của cấp trên phê duyệt giá trị quyết toán TSCĐ là không hợp lý (như đã trình bày ở phần hạn chế trong việc hạch toán kế toán TSCĐ) tuy nhiên đơn vị vẫn có thể giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa theo cách sau: Đối với những tài sản hình thành do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao thì vẫn xác định nguyên giá TSCĐ là giá trị quyết toán đã thanh toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu, tuy nhiên sau khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán thì trung tâm coi đó như là một nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ (việc này là hoàn toàn có căn cứ vì các tài sản đó đã được đưa vào sử dụng trong một khoảng thời gian) và phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị được phê duyệt sẽ coi như là phần chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ và đưa vào tài khoản 412 tại Công ty và tài khoản 33634V đối với trung tâm thay vì xử lý bằng việc quy kết trách nhiệm cho người mua sắm hoặc cho Công ty như trước đây. Cần phải nói thêm là việc giải quyết như này có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào ý thức chủ quan của người mua sắm và công tác giám sát tại Công ty vì rất có thể sau khi báo cáo đầu tư được duyệt, công việc mua sắm, xây dựng TSCĐ được sự cho phép trong quá trình tmua sắm hoặc tiến hành xây dựng công trình có sự thông đồng giữa nhà cung cấp hoặc nhà thầu với người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng nhằm trục lợi từ các nghiệp vụ đó, do đó trong các nghiệp vụ này Công ty cần cử người giám sát chặt chẽ quá trình ký kết hợp đồng và thanh toán giữa hai phía. Ví dụ như đối với nghiệp vụ mua sắm máy điều hòa (ở trang 12) kế toán có thể tiến hành định khoản như sau: Khi đưa máy điều hòa vào sử dụng: Nợ TK 211 : 41.716.071đ Nợ TK 133 : 2.085.804đ Có TK 112: 43.801.875đ Đồng thời thực hiện kết chuyển nguồn: Nợ TK 33631V : 41.716.071đ Có TK 33634V : 41.716.071đ Khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán, kế toán điều chỉnh: Nợ TK 33634V : 1.967.091đ Có TK 211 : 1.967.091đ Thứ hai là việc tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị. Hiện tại trung tâm sử dụng phương pháp khấu hao bình quân và phương pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế như đã nêu ở trên. Trung tâm có thể căn cứ vào đặc điểm của từng loại TSCĐ để lựa chọn phương pháp khấu hao thích hợp như: - Những TSCĐ như nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản vô hình... thì áp dụng phương pháp khấu hao bình quân. Mức khấu hao Phải trích Bình quân năm Nguyên giá Tài sản cố định Bình quân Giá trị thanh lý Tài sản cố định ước tính Tỷ lệ Khấu hao Bình quân năm x Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = -------------------------------------- bình quân tháng 12 - Những TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh như thiết bị dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải có thể sử dụng phương pháp khấu hao nhanh. Đặc biệt với những TSCĐ chịu tác động lớn của khoa học kỹ thuật thì chỉ nên sử dụng phương pháp khấu hao nhanh mới có thể khắc phục được yếu tố hao mòn vô hình. Cách tính khấu hao của phương pháp khấu hao nhanh: Theo phương pháp khấu hao này, số khấu hao hàng năm được tính theo công thức tính như sau: Mức khấu hao trích ở năm thứ i = Nguyên giá ´ Tỷ lệ khấu hao năm thứ i Trong đó: n là số năm sử dụng TSCĐ. i là năm sử dụng thứ i. Ví dụ: Một máy photocopy có nguyên giá 18.000.000 đ, thời gian sử dụng là 7 năm. Theo phương pháp khấu hao này, tỷ lệ khấu hao mỗi năm và mức trích khấu hao từng năm sẽ như sau: Năm thứ i Số năm SD còn lại Tỷ lệ khấu hao mỗi năm Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao mỗi năm Số khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại 1 7 7/28 18.000.000 4.499.950 4.499.950 13.500.050 2 6 6/28 18.000.000 3.857.100 8.357.050 9.642.950 3 5 5/28 18.000.000 3.214.250 11.571.300 6.428.700 4 4 4/28 18.000.000 2.571.400 14.142.700 3.857.300 5 3 3/28 18.000.000 1.928.550 16.071.250 1.928.750 6 2 2/28 18.000.000 1.285.700 17.356.950 642.150 7 1 1/28 18.000.000 642.850 18.000.000 0 Trong khi đó theo phương pháp khấu hao bình quân thì mức khấu hao mỗi năm của máy điều hòa này là: 18.000.000/7 = 2.571.428đ. Theo phương pháp này thì mỗi năm chỉ thu hồi được khoảng 14% giá trị TSCĐ. Rõ ràng là áp dụng phương pháp khấu hao nhanh thì thời gian thu hồi giá trị của TSCĐ nhanh hơn rất nhiều, như ví dụ trên thì chỉ trong vòng 4 năm đã thu hồi được 80% giá trị TSCĐ trong khi đó thời gian sử dụng mới hết 57% thời gian sử dụng dự kiến. Như vậy nếu áp dụng phương pháp khấu hao nhanh thì đơn vị đỡ bị ảnh hưởng hơn bởi sự hao mòn vô hình của TSCĐ. Thứ ba là trung tâm nên có kế hoạch tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn cho các TSCĐ hữu hình. Như đã nói ở trên, hiện tại ở trung tâm chỉ mới phát sinh các nghiệp vụ mang tính chất bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Tuy nhiên công việc này được tiến hành theo định kỳ và số lượng các máy móc thiết bị được bảo dưỡng trong mỗi lần là rất lớn, do đó chi phí bảo dưỡng cho mỗi lần là cũng rất nhiều và với chi phí nhiều như vậy thì tại trung tâm có thể coi đây là nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ và cần phải tiến hành trích trước chi phí để có thể chủ động trong việc sửa chữa. Trong thời điểm hiện tại thì máy móc, thiết bị viễn thông của đơn vị còn mới và hiện đang sử dụng tốt, tuy nhiên sau một thời gian nữa thì chúng có thể bị hư hỏng, xuống cấp và có thể cần phải được sửa chữa hay nâng cấp, do đó nếu ngay từ bây giờ trung tâm không tính đến việc xử lý tình huống đó thì khi phát sinh các nghiệp vụ trên kế toán sẽ lúng túng trong việc xử lý. Công việc cần làm trước mắt là Công ty phải có hướng dẫn cụ thể đối với các nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ hữu hình tại đơn vị, các hướng dẫn này phải phù hợp với chuẩn mực kế toán TSCĐ hữu hình đã ban hành và sau đó sẽ căn cứ vào các tình huống cụ thể để có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị. Thứ tư là đơn vị cần đặt sự quan tâm đến vấn đề TSCĐ vô hình nhiều hơn nữa. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin di động, một lĩnh vực còn tương đối mới mẻ đối với nước ta và đồng thời là lĩnh vực hoạt động với kỹ thuật công nghệ cao nên đơn vị luôn luôn cần có sự học hỏi từ các nước đi trước trong lĩnh vực này về mặt kiến thức và kinh nghiệm quản lý. Trong quá trình chuyển giao công nghệ tất yếu sẽ phát sinh các TSCĐ vô hình như bản thiết kế máy móc, công nghệ truyền tin, kinh nghiệm quản lýdo đó đòi hỏi kế toán TSCĐ tại trung tâm cần xác định một cách chính xác các loại chi phí bỏ ra để có sự tách biệt giữa chi phí hình thành nên TSCĐ vô hình và các chi phí thông thường khác. Hiện tại trong danh mục các tài khoản sử dụng tại đơn vị vẫn có các tài khoản 213 ‘TSCĐ vô hình’ và tài khoản 2143 ‘Hao mòn TSCĐ vô hình’ nhưng trên thực tế trung tâm vẫn chưa sử dụng các tài khoản này để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ vô hình. Do đó trong tương lai trung tâm cần phải dần dần áp dụng chuẩn mực TSCĐ vô hình vào trong thực tế công tác kế toán tại đơn vị trước hết là vì đơn vị thực tế có phát sinh các nghiệp vụ TSCĐ vô hình và với việc có quan điểm về TSCĐ vô hình thì công tác kế toán TSCĐ tại đơn vị sẽ phản ánh được chính xác thực trạng TSCĐ tại đơn vị. Trên đây là một số những kiến nghị của tôi nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại trung tâm thông tin di động khu vực I và tôi mong nó sẽ giúp ích được phần nào hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và kế toán TSCĐ tại đơn vị. Kết luận Cùng với sự phát triển của sản xuất và sự tiến bộ nhanh chóng của khoa kỹ thuật, TSCĐ và đặc biệt là TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp hiện nay đứng trước yêu cầu đòi hỏi không ngừng được đổi mới, hiện đại hoá và nhằm nâng cao năng suất, hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ từ đó giúp doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cùng với việc đầu tư mua sắm, đổi mới trang thiết bị là sự cải thiện một cách có hiệu quả công tác tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ mà trước hết đòi hỏi ở công tác tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ phải được thực hiện tốt, phải thường xuyên cập nhật tình hình tăng, giảm, hiện có, khấu hao sửa chữa ... cũng như tính toán một số chỉ tiêu hiệu quả sử dụng TSCĐ của các doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần năng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản mà nó còn có ý nghĩa hết sức thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Cũng như các doanh nghiệp khác, Trung tâm Thông tin di động khu vực I đã từng bước chú trọng đến việc đầu tư, đổi mới TSCĐ nhằm có thể phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình một cách tốt nhất. Song song với việc trang bị TSCĐ Trung tâm còn tổ chức công tác kế toán và công tác quản lý TSCĐ. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được thì vẫn còn những hạn chế, tồn tại mà Trung tâm cần phải khắc phục trong thời gian tới để hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ của mình. Nghiên cứu đề tài “ Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm thông tin di động khu vực I” chuyên đề đã tập trung làm rõ một số vấn đề sau: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị. Những nội dung hoàn thiện kế toán TSCĐ sẽ giúp cho đơn vị tổ chức kế toán TSCĐ một cách đúng đắn và hợp lý, giúp kế toán phản ánh đúng tình hình và thực trạng TSCĐ tại đơn vị, giúp cho những người sử dụng thông tin kế toán đưa ra được những quyết định đúng đắn trong mối quan hệ với trung tâm. Hà nội, tháng 06 năm 2003 Mụ c lục Phần I: thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm 1 I. khái quát chung về trung tâm 1 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại trung tâm 1 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại trung tâm .. 2 3. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại trung tâm 2 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm 2 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán tại trung tâm 4 3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại trung tâm 4 3.4. Hình thức sổ kế toán tại trung tâm 4 3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tại trung tâm 4 II. Hạch toán chi tiết TSCĐ tại đơn vị 5 1. Tại các bộ phận 5 2. Tại phòng kế toán 6 III. Hạch toán Tổng hợp TSCĐ tại đơn vị 10 1. Các tài khoản sử dụng. 10 2. Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ 11 3. Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ 14 4. Hạch toán khấu hao TSCĐ 16 4.1. Nguyên tắc và phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị 16 4.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán khấu hao 18 5. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại đơn vị 21 Phần II: một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị 22 I. Nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị 22 1. Ưu điểm 22 1.1 Trên phương diện kế toán chi tiết 22 1.2 Trên phương diện kế toán tổng hợp 23 2. Hạn chế 24 2.1 Trên phương diện kế toán chi tiết 24 2.2 Trên phương diện kế toán tổng hợp 26 II. một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị 30 1. Trên phương diện kế toán chi tiết 30 2. Trên phương diện kế toán tổng hợp 34 Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. TS Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính năm 2001 2. Nguyên lý kế toán Mỹ. Ronald.J.Thacker – Nhà xuất bản thống kế năm 1994 3. Kiểm toán tài chính. Gs.TS Nguyễn Quang Quynh – Nhà xuất bản tài chính năm 2001 4. Lý thuyết hạch toán kế toán PTS Nguyễn thị Đông – Nhà xuất bản tài chính năm 1999 5. Quyết định 166/1999/QĐ - BTC ngày 30/12/1999 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. 6. Quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam. 7. Thông tư số 89/2002/TT – BTC ngày 09/10/2002 hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam. 8. Các tạp chí kế toán số 18, 20, 22, 25, 26.