Chuyên đề Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu VinaShin

ị trường Nhật Bản Nhật Bản là một quốc gia phát triển, có nền khoa học tiên tiến, luôn áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ và đời sống sản xuất. Mặc dù ngành công nghiệp tàu thuỷ chỉ đứng vị trí số hai thế giới, sau Hàn Quốc nhưng công nghệ đóng tàu của Nhật lại tiên tiến nhất thế giới. Những vật tư thiết bị đóng tàu của Nhật có chất lượng cao nhưng giá cả cũng rất cao. Công ty XNK Vinashin thường chỉ nhập khẩu từ Nhật Bản những vật tư đòi hỏi hàm lượng công nghệ cao, có những yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật Thị trường Châu Âu: Châu Âu là một thị trường rộng lớn, có rất nhiều quốc gia có nền công nghiệp tàu thuỷ phát triển như Đức, Đan Mạch, Hà Lan, Ba Lan,… Các vật tư thiết bị đóng tàu của Châu Âu có chất lượng cao nhưng đồng thời giá cả cũng rất cao. Do đó những vật tư thiết bị được nhập từ châu Âu chủ yếu là do yêu cầu của chính các chủ tàu Châu Âu khi đến đóng tàu tại Việt Nam Các hình thức nhập khẩu vật tư thiết bị của công ty Bảng 7: Hình thức nhập khẩu vật tư thiết bị Năm 2006 Năm 2007 Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Kim ngạch nhập khẩu 1.128.750.629.522 100% 2.247.680.034.484 100% Nhập khẩu uỷ thác 993.300.553.979 88% 1.950.986.269.932 86,8% Nhập khẩu trực tiếp 135.450.075.543 12% 296.693.764.552 13,2% (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của công ty XNK Vinashin) 2.4.1 Nhập khẩu thông qua hợp đồng uỷ thác Theo hợp đồng uỷ thác, đơn vị đặt hàng gọi tắt là bên uỷ thác ( bên A) giao cho Công ty XNK Vinashin gọi là bên nhận uỷ thác (bên B) tiến hành nhập khẩu một số vật tư thiết bị nhất định. Công ty XNK Vinashin phải ký kết hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của chính mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Hợp đồng nhập khẩu của công ty XNK Vinashin với nhà sản xuất và các phụ lục kèm theo là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác. Về cơ bản hợp đồng uỷ thácgồm 5 điều khoản: Đối tượng của hợp đồng, Giá cả, phương thức thanh toán và thời hạn, địa điểm giao hàng; Trách nhiệm của các bên; Bất khả kháng; Cam kết chung. Các hợp đồng uỷ thác đều nêu rõ trách nhiệm của bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác như sau: - Bên uỷ thác nhập khẩu phải: + Thanh toán đúng, đủ cho Công ty XNK Vinashin giá trị hàng hoá nhập khẩu, tiền thuế GTGT, thuế nhập khẩu (nếu có) và phí uỷ thác thông thường theo tiến độ thanh toán như sau: Thanh toán lần 1: 90% giá trị hoá đơn yêu cầu thanh toán của nhà sản xuất theo hợp đồng nhập khẩu trong phụ lục của hợp đồng uỷ thác này và các khoản thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu có) sẽ được bên A thanh toán theo tiến độ L/C sau khi bên A nhận được hàng tại cảng đến và bộ chứng từ sau: 1. Vận đơn đường biển 2. Hoá đơn thương mại 3. Chứng từ bảo hiểm mọi rủi ro có giá trị 110% giá trị hợp đồng 4. Chứng chỉ xuất xứ 5. Chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất 6. Bản kê chi tiết hàng hoá Thanh toán lần 2: Phí uỷ thác sẽ được bên A thanh toán không chậm quá số ngày quy định cho bên B sau khi bên B giao hàng cho bên A và bàn giao cho bên A bộ chứng từ gồm: 1. Biên bản bàn giao hàng 2. Hoá đơn phí uỷ thác + Bên uỷ thác phải chịu mọi chi phí phát sinh trong trường hợp không thanh toán đúng hạn cho bên B như: thanh toán trực tiếp mọi chi phí tín dụng phát sinh trên số tiền chậm trả cho Công ty tài chính CNTT (VFC) hoặc các tổ chức tín dụng khác theo thông báo thu lãi hàng tháng cho đến khi hoàn tất việc thanh toán + Bên uỷ thác tiếp nhận bộ chứng từ nhận hàng và chuẩn bị đầy đủ máy móc phương tiện tiếp nhận hàng hoá theo đúng tiến độ mà hai bên đã định tại địa điểm nhận hàng quy định trong hợp đồng + Bên uỷ thác có quyền yêu cầu giám định bởi bên thứ ba. Kết quả giám định là kết quả cuối cùng mà hai bên phải chấp nhận, chi phí giám định do bên A chịu khi chất lượng, xuất xứ hàng hoá thoả mãn đúng tiêu chuẩn đã được nêu trong hợp đồng nhập khẩu. + Bên uỷ thác phải trả chi phí lưu kho lưu bãi phát sinh do lỗi chậm trả. - Bên nhận uỷ thác nhập khẩu ( Công ty XNK Vinashin) phải: + Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp theo đúng các điều kiện được quy định trong hợp đồng + Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào từ nhà cung cấp về thời gian giao hàng, điều kiện kỹ thuật, phạm vi cung cấp, giá cả phải thông báo cho bên A để xác nhận. + Bên nhận uỷ thác nhập khẩu phải hỗ trợ bên A làm các thủ tục phê duyệt và xin các chính sách ưu đãi (nếu có) cho hợp đồng nhập khẩu tại các cơ quan hữu quan tại Việt Nam + Thông báo trước cho bên A về lịch giao hàng cụ thể để bên A kịp thời gian chuẩn bị phương tiện tiếp nhận hàng hoá. + Giao hàng cho bên A và chuyển giao bộ chứng từ nhận hàng theo đúng quy định trong hợp đồng. + Chịu mọi trách nhiệm khiếu nại tổn thất, sai khác về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá (nếu có) với nhà cung cấp và công ty bảo hiểm + Chịu trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp thực hiện các dịch vụ kỹ thuật lắp đặt, chạy thử, chuyển giao, bảo hành sản phẩm,… + Trường hợp giao hàng chậm, sai sót về kĩ thuật và trách nhiệm bảo hành theo cam kết thể hiện trong hợp đồng ngoại thì bên B có trách nhiệm hỗ trợ bên A trong việc yêu cầu nhà cung cấp thực hiện hoặc trả tiền phạt như quy định trong hợp đồng nhập khẩu, toàn bộ khoản tiền phạt chậm sẽ do bên A hưởng. 2.4.2 Nhập khẩu thông qua hợp đồng mua bán trực tiếp Công ty XNK Vinashin phải ký kết hợp đồng với nước ngoài theo đúng hợp đồng uỷ thác mà công ty đã ký với bên uỷ thác về các điều khoản: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, điều kiện kỹ thuật,…. Nếu cần thay đổi về quy cách phẩm chất,… khi ký hợp đồng với nước ngoài, công ty cần phải có sự thoả thuận của bên uỷ thác, nếu không bên uỷ thác có quyền từ chối nhận hàng và không thanh toán tiền hàng. Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ( Sales and Purchase) này còn gọi là hợp đồng ngoại, là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác. Theo hợp đồng này, Công ty XNK Vinashin sẽ thay mặt bên uỷ thác trực tiếp ký kết với nhà sản xuất nước ngoài và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Tất cả các hợp đồng ngoại của công ty với đối tác nước ngoài đều gồm những điều khoản sau đây: Lĩnh vực cung cấp Phương thức giao hàng Giá cả Điều kiện thanh toán Lắp đặt và chạy thử Bao bì Nhãn hiệu tàu chở hàng Tiêu thụ nhiên liệu (thường chỉ dành cho máy chính và những máy quan trọng) Thuế Chậm giao hàng Khiếu nại, bất khả kháng, trọng tài Các điều khoản khác như: kiểm tra hàng, trách nhiệm về những khuyết điểm của hàng hoá và điều khoản bảo hành …. Người ký hợp đồng mua bán trực tiếp là người đại diện theo pháp luật của Công ty, là Giám đốc Công ty XNK Vinashin * Phương thức giao hàng Nhìn chung các hợp đồng mua bán của Công ty XNK Vinashin với đối tác nước ngoài đều áp dụng cơ sở giao hàng theo điều kiện CIF Liner Out Cảng Việt Nam (Incoterms 2000) hoặc đôi khi theo điều kiện CFR Cảng Việt Nam (Incoterm 2000). Theo điều kiện CIF Liner Out, Công ty XNK Vinashin được miễn chi phí dỡ hàng tại cảng đến hay chi phí dỡ hàng tại cảng đến nằm trong tiền cước. Còn theo điều kiện CFR, Công ty XNK Vinashin phải trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Theo cả 2 điều kiện nêu trên thì người mua (Công ty XNK Vinashin) phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua lan can tàu ở cảng bốc hàng. Người bán sẽ giao hàng lên tàu ở cảng xếp hàng vào ngày hợc thời hạn quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên người bán cũng có quyền giao hàng sớm hơn hoặc muộn hơn 7 ngày so với ngày quy định trong hợp đồng. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày giao hàng người bán sẽ gửi cho người mua thông báo đầy đủ bằng fax rằng hàng đã được xếp lên tàu với nội dung chi tiết về: số hợp đồng, loại hàng, số lượng và tên của người chuyên chở * Giá cả: Giá của hàng nhập khẩu thường được tính theo điều kiện CIF Cảng Việt Nam (Inconterms 2000). Giá này đã bao gồm chi phí đóng gói, ký mã hiệu và tất cả các chi phí có liên quan theo quy định của từng hợp đồng cụ thể. * Phương thức thanh toán - Đồng tiền thanh toán: Các hợp đồng ngoại của công ty XNK Vinashin thường dùng đồng USD làm đồng tiền thanh toán - Thời hạn và phương thức thanh toán: thông thường việc thanh toán diễn ra theo các cách thức sau: Đặt cọc trước một khoản tiền theo phần trăm giá trị của hợp đồng. Đầu tiên ngân hàng của người bán sẽ cấp cho người mua một chứng từ bảo lãnh gọi là Khế ước bảo lãnh của Ngân hàng ( Bank Guarantee Bond) về một khoản tiền trả trước tương đương với số tiền đặt cọc ( Down Payment) được sự chấp nhận của người mua và ngân hàng người mua. Tiền đặt cọc này sẽ được thanh toán cho người bán bằng phương pháp chuyển tiền bằng điện ( Telegraphic Transfer) tới Ngân hàng của người bán sau khi người Mua nhận được Refund Guarantee (chứng từ hoàn trả tiền bảo lãnh) Phương thức tín dụng chứng từ: Người mua cam kết sẽ trả cho người bán khoản tiền theo phần trăm giá trị hợp đồng bằng tín dụng thư không huỷ ngang trả ngay (Irrevocable L/C at sight) do bên mua mở khi bên bán xuất trình đầy đủ các chứng từ gửi hàng sau: 2/3 Bộ vận đơn gốc sạch có thể chuyển nhượng được “ Đã xếp hàng lên tàu”, có đóng dấu “Cước đã trả” ,số hợp đồng và số L/C Hoá đơn thương mại gốc Giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro 110% giá trị của hợp đồng Phiếu đóng gói Chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ được phát hành bởi phòng thương mại nước xuất khẩu Giấy chứng nhận người hưởng lợi xác nhận về kỹ thuật Thông báo sẵn sàng giao hàng. Hoá đơn của DHL chỉ rằng người bán đã gửi cho người mua những chứng từ trên. Mọi chi phí phát sinh liên quan tới việc mở L/C tại Việt Nam sẽ do bên mua thanh toán, mọi chi phí về Ngân hàng ngoài Việt Nam phát sinh sẽ được bên bán thanh toán. Số tiền còn lại sẽ được bên mua trả cho bên bán bằng T/T sau ngày vận hành chạy thử máy móc, động cơ và khi người mua ký vào chứng chỉ chấp nhận động cơ ( Acceptance Certificate of the Engine) Như vậy, trong phần thanh toán của hợp đồng Công ty XNK Vinashin thường áp dụng phương thức thanh toán bằng T/T (chuyển tiền bằng điện) và L/C cùng với việc vận dụng kết hợp cả ba kiểu thanh toán: trả tiền trước, trả tiền ngay và trả tiền sau. Với những đối tác quen thuộc đã có mối quan hệ buôn bán lâu dài, Công ty XNK Vinashin thường áp dụng phương thức thanh toán 100% L/C. Còn đối với những nhà cung cấp mới thiết lập quan hệ thương mại, việc thanh toán thường được kết hợp cả ba phương thức trên. Ví dụ trong hợp đồng ngoại ký kết giữa Công ty XNK Vinashin với công ty TNHH lắp ráp động cơ Doosan, Hàn Quốc thì phương thức thanh toán được quy định như sau: Đặt cọc trước bằng T/T 5% giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực; thanh toán ngay bằng L/C 90% giá trị hợp đồng sau khi bên bán xuất trình bộ chứng từ hợp lệ, 5% giá trị hợp đồng còn lại sẽ được thanh toán nốt sau khi vận hành thử máy móc. 3.Tổ chức hoạt động nhập khẩu ở công ty 3.1 Các bộ phận nhập khẩu của công ty Bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động nhập khẩu tại công ty XNK Vinashin gồm có: phòng kế hoạch dự án và phòng kinh doanh. - Phòng kế hoạch dự án: Nhiệm vụ của phòng kế hoạch dự án là sau khi nhận được chỉ tiêu nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu của Tập đoàn giao, phòng sẽ lên kế hoạch nhập khẩu vật tư thiết bị đó. Căn cứ vào bảng báo giá của các nhà cung cấp, phòng kế hoạch dự án sẽ lựa chọn nhà cung cấp, phương thức nhập khẩu, phương thức thanh toán và phương thức vận chuyển. - Phòng kinh doanh: Bộ phận giao nhận: Phụ trách khâu giao nhận thiết bị vật tư nhập khẩu. Cán bộ phụ trách giao nhận phải chuẩn bị những chứng từ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng của vật tư thiết bị khi nhận hàng từ người vận chuyển. Bộ phận kinh doanh: có nhiệm vụ đàm phán ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác cũng như hợp đồng nhập khẩu trực tiếp:đôn đốc người bán chuẩn bị hàng, thực hiện các yêu cầu của khâu thanh toán, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, … 3.2 Nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác nhập khẩu. Nghiên cứu thị trường là khâu rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu, làm tốt khâu nghiên cứu thị trường sẽ giúp cho các doanh nghiệp tránh được những sai sót, có những phương án chủ động với những biến động phức tạp của thị trường thế giới nhưng hiện nay do điều kiện còn hạn chế, về nguồn vốn và về nhân lực nên hoạt động nghiên cứu thị trường tại Công ty XNK Vinashin chưa được chú trọng và đầu tư nhiều. Vì hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị của Công ty XNK Vinashin phụ thuộc hoàn toàn vào Tập đoàn, do Tập đoàn chỉ định nên Công ty không có khâu nghiên cứu thị trường đầu ra để tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Hoạt động nghiên cứu thị trường tại Công ty XNK Vinashin là việc tìm kiếm, lựa chọn đối tác thích hợp với những yêu cầu về thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng của vật tư thiết bị. 3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng Bước 1: Giao dịch để tiến tới kí kết hợp đồng. Đầu tiên, công ty đề nghị các nhà cung cấp báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Sau đó công ty sẽ nhận được các báo giá khác nhau từ các nhà cung cấp. Dựa trên một số tiêu chuẩn nhất định về giá, kĩ thuật, chất lượng , thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…công ty lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho mình để tiến tới kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị và vật tư tầu biển. Khi giao dịch đàm phán với các đối tác nước ngoài, Công ty XNK Vinashin thường sử dụng ba hình thức đàm phán sau: Đàm phán giao dịch qua thư tín: Thư tín không chỉ là hình thức giao dịch khi mới bắt đầu giao dịch, chào hàng, hỏi giá mà nó còn được sử dụng nhiều sau khi hợp đồng đã được ký kết. Trước đây việc sử dụng thư tín sẽ làm mất nhiều thời gian chờ đợi, dễ làm mất cơ hội nhưng ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ thì giao dịch qua email vừa giảm được chi phí, thời gian lại nhanh, cùng lúc cán bộ xuất nhập khẩu có thể giao dịch với nhiều đối tác khác nhau. Tuy nhiên, giao dịch qua email không có tính chất pháp lý, không có gì làm bằng chứng cho thoả thuận giữa hai bên nên Công ty XNK Vinashin thường sử dụng hình thức này khi cần thảo luận những chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc để xác định lại thông tin Đàm phán giao dịch qua điện thoại Công ty XNK Vinashin chỉ sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại với đối tác nước ngoài khi thực sự cần thiết, phải xử lý vấn đề cấp bách vì chi phí sử dụng điện thoại rất cao, các cuộc trao đổi bị hạn chế về mặt thời gian. Đàm phán giao dịch trực tiếp: Đây là hình thức rất quan trọng trong khâu đàm phán. Đàm phán giao dịch trực tiếp thường tốn kém về chi phí nhưng hai bên có thể trực tiếp gặp nhau trao đổi từ đó hiểu rõ yêu cầu của nhau, nắm bắt được đầy đủ thông tin hơn về đối tác nên quá trình giao dịch sẽ thuận lợi hơn và nhanh chóng đi đến kết luận Bước 2: Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Sau khi bên Bán và Mua (công ty Vinashin) đã thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng này còn gọi là hợp đồng ngoại. Việc kí kết hợp đồng phải diễn ra trên tinh thần tự nguyện của cả 2 bên. Bến bán có nghĩa vụ giao hàng và bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, công ty sẽ biết các chứng từ về ngân hàng (shipping documents) gồm những loại chứng từ gì. Bảng 8: Tình hình ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Số hợp đồng ký kết 26 41 48 Hợp đồng uỷ thác 24 37 41 Hợp đồng mua bán trực tiếp 2 4 7 (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của công ty XNK Vinashin) Từ bảng trên có thể thấy, Công ty chủ yếu nhập khẩu vật tư thiết bị theo hợp đồng uỷ thác. Nguyên nhân là do đặc thù của mặt hàng vật tư thiết bị đóng tàu có giá trị rất lớn, với nguồn vốn hạn chế của Công ty thì việc thực hiện hợp đồng trực tiếp là rất khó khăn. Tuy nhiên, Công ty đã dần khắc phục khó khăn, cố găng tăng dần việc kí kết các hợp đồng mua bán trực tiếp, năm 2007 số hợp đồng mua bán trực tiếp được ký gấp 3 lần so với năm 2005. 3.4 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu a. Quy trình nhập khẩu các thiết bị và vật tư tàu biển của công ty XNK Vinashin Sau khi đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị, việc nhập khẩu các thiết bị và vật tư tầu biển của công ty XNK Vinashin sẽ diễn ra theo quy trình sau: Bước 1: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Công ty phải tiến hành các khâu công việc sau: Xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại: phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: đơn xin giấy phép, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại. Chuẩn bị nguồn để đặt cọc, mở L/C. Đây có thể là một trong bốn ngân hàng lớn của Việt Nam là: Vietcombank, Incombank, Agribank, Techcombank hoặc có thể là các ngân hàng bên ngoài. Đối với một số Supplier khó tính, họ sẽ yêu cầu công ty mở L/C tại 1 trong 4 ngân hàng đó, còn nếu công ty không thể mở được tại các ngân hàng đó, thì công ty có thể mở L/C tại 1 ngân hàng khác nhưng phải là L/C confirm – L/C được xác nhận bởi 1 ngân hàng khác. Tuy nhiên làm thế này thì rất tốn kém, nên VNSIMEX thường tìm cách tránh phải L/C confirm. Mở L/C: Thời gian mở L/C thường được quy định rõ trong hợp đồng ngoại. Công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng ngoại để điền vào 1 mẫu gọi là: “Yêu cầu mở thư tín dụng không thể huỷ ngang”. Yêu cầu mở thư tín dụng này kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chưyển đến ngân hàng cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về viện mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Bước 2: Nhận thông báo nhận hàng. Có 2 trường hợp xảy ra : Trường hợp hàng về nhưng bộ chứng từ (shipping documents) chưa về tới ngân hàng, công ty phải mang bộ chứng từ sau đến ngân hàng để được kí hậu vào vận đơn để được nhận hàng: B/L (nếu có B/L gốc thì sẽ được ký hậu vào sau B/L, nếu không có B/L gốc thì phát hành Delivery Guarantee) Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói Yêu cầu ký hậu vận đơn Thông báo hàng đến của hãng tàu (Đây là bộ chứng từ mà khi ký hợp đồng công ty yêu cầu Supplier gửi riêng cho mình một bộ - non negotiable documents). Trưòng hợp bộ chứng từ về đến ngân hàng, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ nhận hàng gồm các chứng từ sau: Vận đơn Hoá đơn thương mại Phiếu đóng gói Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ Đơn bảo hiểm Chứng chỉ người thụ hưởng Chứng chỉ kĩ thuật Thông báo sẵn sàng giao hàng Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ trên, nếu hợp lệ sẽ ký hậu vào vận đơn để công ty đi nhận hàng. Nếu chứng từ có sai sót, ngân hàng sẽ gửi “ Thông báo kiểm tra bộ chứng từ” về công ty. Thông thường, trong trường hợp này, nếu công ty cần hàng gấp thì công ty sẽ chấp nhận những bất đồng ấy từ phía ngân hàng để được ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn và đi nhận hàng. Còn nếu không cần hàng gấp vì 1 lý do nào đó chưa cần đến hàng, hay không có storage để bảo quản thì công ty sẽ không chấp nhận những sai sót đó. Bước 3: Chuẩn bị phương tiện nhận hàng, mở tờ khai hải quan Bước 4: Nhận hàng Tuỳ theo điều kiện giao hàng quy định trong hợp đồng là CIF, CFR hay điều kiện khác mà công ty thực hiện việc nhận hàng. Ví dụ: CIF FO (CIF Free Out) : CIF mà người mua phải chịu mọi chi phí có liên quan tới việc dỡ hàng tại cảng đến CIF FIO (CIF Free in and out) CIF mà người bán không phải chịu chi phí bốc và dỡ hàng Bước 5: Khiếu nại (nếu có) về hàng hoá bị thiếu hụt hoặc tổn thất Đối tượng khiếu nại là người Cung cấp nếu hàng hoá có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng ngoại, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ,… Đối tượng giao hàng là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc bị tổn thất do lỗi của người chuyên chở gây ra Đơn khiếu nại thường kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: bản giám định, COR, ROROC, CSC, hoá đơn, vận tải đường biển,… Bước 6: Giao hàng cho bên uỷ thác, làm thủ tục thanh toán: Từ quy trình nhập khẩu các thiết bị và vật tư tàu biển công ty XNK Vinashin như trên, ta nhận thấy có những điểm giống và khác biệt so với lý thuyết đã học về quy trình nhập khẩu hàng hoá: Điểm giống: nhìn chung các bước chính trong quy trình nhập khẩu của công ty về cơ bản đều tuân theo trình tự nhập khẩu đã học: Giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu, xin giấy phép, mở L/C, nhận thông báo nhận hàng, mở tờ khai hải quan, nhận hàng, khiếu nại (nếu có) về tổn thất của hàng hoá, giao hàng cho bên uỷ thác và làm thủ tục thanh toán. Tuy nhiên, việc nhập khẩu của Công ty được tiến hàng theo hợp đồng uỷ thác cho nên cũng có nhiều điểm khác so với quy trình nhập khẩu theo hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thông thường. Về quy trình giao dịch tìm nhà cung cấp thường diễn ra nhanh vì hầu hết các nhà cung cấp của VNSIMEX đều là những đối tác có quan hệ thường xuyên và đáng tin cậy. Do đó, các điều kiện giao dịch thường chỉ đàm phán những vấn đề cơ bản như: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một vài điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác trong hợp đồng, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thoả thuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước Tuy theo từng loại hợp đồng mà bộ chứng từ quy định để nhận hàng khác nhau. Trong quá trình nhập khẩu, ta thấy đôi khi phát sinh những trường hợp đặc biệt. Trong từng trường hợp như vậy thường nảy sinh những loại chứng từ riêng. Công ty thường áp dụng điều kiện giao hàng là giá CIF nên việc mua bảo hiểm cho hàng và thuê tàu lưu cước không nằm trong quy trình nhập khẩu của công ty, do đó thuộc trách nhiệm của nhà Cung cấp b. Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu của công ty XNK Vinashin Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu gồm các bước sau: Bước 1: Đổi B/L ký hậu lấy Lệnh giao hàng ( Delivery Order). Cán bộ xuất nhập khẩu tại công ty sẽ mang các giấy tờ sau đến hãng tàu: B/L ký hậu Giấy báo hàng đến ( Arrival Note) Giấy giới thiệu của công ty Bước 2: Cầm lệnh giao hàng và các chứng từ sau tới cơ quan hải quan để làm thủ tục khai báo hải quan: Hợp đồng ngoại Hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác) L/C B/L ký hậu (bản photo đóng dấu) Packing List ( 1 bản gốc + 1 bản sao) Hoá đơn thương mại ( 1 bản gốc + 1 bản sao) Đơn xin nợ chứng từ (trường hợp không có Packing List, B/L gốc, hoá đơn gốc) Tờ khai hải quan Tờ khai giá trị Phụ lục tờ khai (nếu khai trong tờ khai hải quan không hết) Đơn xin miễn thuế nhập khẩu của Bộ công nghiệp ( nếu có) Đơn xin kiểm tra hàng trên phương tiện vận tải Bước 3: Khai báo về hàng hoá lên tờ khai hải quan. Cán bộ xuất nhập khẩu phải khai báo chính xác, trung thực theo hoá đơn thương mại Bước 4: Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra Bước 5: Nhận hàng Kết quả hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị tại Công ty XNK Vinashin Những ưu điểm trong hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị - Hoạt động nhập khẩu của Công ty XNK Vinashin đã góp phần đảm bảo cho nhu cầu vật tư thiết bị đóng tàu của Tập đoàn Công nghiệp Tàu thuỷ Việt Nam. Doanh thu của Công ty có tốc độ tăng trưởng cao qua các năm đã chứng tỏ rằng: Công ty XNK Vinashin không chỉ đảm bảo về số lượng vật tư thiết bị nhập khẩu mà còn đảm bảo về chất lượng, giá cả vật tư nhập khẩu đáp ứng những yêu cầu của chủ tàu và yêu cầu của các Công ty đóng tàu trong nước Nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị và vật tư tàu biển của công ty đã diễn ra theo một quy trình đồng bộ nhất định, các khâu tiến hành rất chặt chẽ và đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty liên tục tăng đều qua các năm từ 2004 đến năm 2006. Sự tăng lên của lợi nhuận chứng tỏ công ty luôn làm ăn có lãi, có biện pháp tăng hiệu quả kinh doanh Cùng với sự tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận, số lượng các đối tác nước ngoài, các khách hàng cũng như số lượng hợp đồng ký kết được của công ty ngày càng tăng. Với chất lượng hoạt động nhập khẩu không ngừng nâng cao, công ty đã tạo những ấn tượng tốt đẹp từ phía các khách hàng. Bên cạnh những khách hàng truyền thống, công ty không ngừng tạo mối quan hệ và thu hút những khách hàng mới. Ngoài ra, công ty còn gây dựng lên một mối quan hệ tốt với các cơ quan hải quan, cơ quan quản lý Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi rút ngắn thủ tục xin giấy phép. Đồng thời công ty giữ mối quan hệ tốt với các công ty, chi nhánh khác thuộc Tập đoàn Vinashin để huy động tối đa năng lực vận tải khi cần thiết. Mặc dù Công ty xuất nhập khẩu Vinashin mới thành lập và còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng Công ty đã không ngừng phấn đấu, hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ do Tập đoàn giao cho và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hàng năm, Công ty đều trích một phần trong tổng số lợi nhuận của Công ty làm Quỹ khen thưởng để động viên khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Nếu năm 2006 quỹ khen thưởng phúc lợi là 6.959.805 VNĐ thì đến năm 2007 quỹ khen thưởng phúc lợi đã tăng lên 9.565.263 VNĐ. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn cao, có tác phong công nghiệp đáp ứng được yêu cầu của nghiệp vụ nhập khẩu. Các chính sách nhằm thúc đẩy năng suất lao động và khả năng cống hiến của cán bộ nhân viên cho công ty luôn được chú trọng như chế độ thưởng phạt và động viên tinh thần cũng như vật chất. Công ty luôn tạo điều kiện để cán bộ nhân viên phát huy năng lực và hoàn thiện kỹ năng nhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Những hạn chế trong hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị Công ty XNK Vinashin là một công ty mới thành lập, nguồn vốn của công ty chủ yếu là nguồn vốn vay từ ngân hàng, nguồn vốn cố định còn ít. Điều này gây khó khăn rất lớn cho công ty trong quá trình huy động vốn, ảnh hưởng nhiều tới quá trình hoạt động nhập khẩu của công ty. Hoạt động nhập khẩu của công ty thực hiện trên nhiều bước phức tạp với rất nhiều chứng từ khác nhau rắc rối. Điều này xuất phát từ hạn chế trong môi trường pháp lý của Việt Nam; quy chế pháp lý về kinh doanh xuất nhập khẩu chưa rõ ràng, thủ tục hải quan còn chậm trễ, nhiều thủ tục, các văn bản liên quan đến xuất nhập khẩu còn quá nhiều và mâu thuẫn với nhau. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn thiếu, chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và công tác quản lý. Mặt này cần có sự đầu tư thích đáng từ công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước và là một đơn vị phụ thuộc nên công ty XNK Vinashin còn phụ thuộc quá nhiều vào tập đoàn, đôi khi kéo dài thủ tục không cần thiết. Ví dụ: tài chính và thanh toán phải qua Ban kinh doanh đối ngoại của Tập đoàn xét duyệt Công ty cũng đã rút ra được rất nhiều bài học từ các dự án đi trước của công ty, chẳng hạn: công ty đã bàn giao mấy chiếc tàu 53 000 tấn cho chủ tàu Anh quốc. Từ những dự án này ta thấy được một số hạn chế trong việc bàn giao chứng chỉ (issue by supplier) giữa công ty XNK Vinashin và nhà máy như: lộn xộn, thiếu ký nhận, về sau đi xin lại từ Supplier rất khó, thậm chí còn phải trả tiền cho mỗi chứng chỉ. Công ty luôn bị động trong việc tìm kiếm nguồn hàng và đối tác vì việc xuất nhập khẩu của công ty là do tập đoàn chỉ đạo Ngoài ra, qua quá trình kiến tập và tìm hiểu qua sự giúp đỡ của các nhân viên trong công ty, em đã rút ra một số điểm hạn chế khác trong hoạt động của Công ty như: Kế hoạch hoạt động của công ty thường xuyên thay đổi, không ổn định, ảnh hưởng đến việc đặt mua thiết bị. Về việc thanh toán của công ty còn có nhiều nhược điểm như: đôi khi không có nguồn để thanh toán hoặc huy động nguồn chậm Việc nộp thuế của Công ty XNK Vinashin không phải do công ty trực tiếp nộp mà là các nhà máy – bên uỷ thác chịu trách nhiệm nộp thuế. Tuy nhiên, việc nộp thuế này thường tiến hành chậm dẫn đến bị treo tờ khai, công ty không nhận được hàng và phải chịu chi phí lưu kho lưu bãi Thủ tục của Ngân hàng khi mở L/C hay khi ký hậu bảo lãnh còn rắc rối, phức tạp, mất nhiều thời gian, yêu cầu nhiều giấy tờ ( do VNSIMEX chỉ là đơn vị phụ thuộc của tập đoàn). Đôi khi công ty không mở được L/C do khai ở nhiều tờ khai của các đơn vị khác (trực thuộc Vinashin thuê) nên tờ khi bị treo (pending) Công ty XNK Vinashin là một Công ty Nhà nước nên không thể tránh khỏi có một số bộ phận trong công ty chưa làm việc hết mình, làm việc còn chậm trễ và không lo lắng cho công việc chung. CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY XNK VINASHIN Cơ sở đề xuất các biện pháp đối với hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị của Công ty Định hướng phát triển của Tập đoàn CNTT Việt Nam Chính phủ đã phê duyệt đề án nhằm xây dựng và phát triển Tập đoàn Công nghiệp Tàu thuỷ Việt Nam trở thành Tập đoàn kinh tế mạnh, hoạt động theo mô hình công ty mẹ, công ty con, đa sở hữu. Năm 2007 là năm đầu tiên hoạt động theo mô hình Tập đoàn, Vinashin đã hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh. Giá trị tổng sản lượng đạt trên 27.000 tỷ đồng bằng 156% so với năm 2006, giá trị tổng doanh thu đạt gần 23.000 tỷ đồng bằng 198% so với 2006. Tính đến tháng 12 năm 2007, tổng giá trị các hợp đồng đóng tàu xuất khẩu do Tập đoàn ký kết với các đối tác nước ngoài đã lên tới 12 tỷ USD. Tiếp tục thực hiện chiến lược phát triển ngành công nghiệp tàu thuỷ trở thành quốc gia đóng tàu đứng thứ 4 trên thế giới, Tập đoàn đặt kế hoạch năm 2008 với các chỉ tiêu như sau: * Các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh chủ yếu Giá trị tổng sản lượng đạt 41.822,200 tỷ đồng ( bằng154,34% so với năm 2007) Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 26.751,65 tỷ đồng Giá trị xây dựng đạt: 3.511,77 tỷ đồng Giá trị vận tải đạt: 5.264,45 tỷ đồng Giá trị thương mại và dịch vụ: 6.324,31 tỷ đồng Giá trị doanh thu đạt 67.837.6 tỷ đồng (bằng 162,98% so với năm 2007) Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 24.940,41 tỷ đồng Giá trị xây dựng đạt: 2.672,61 tỷ đồng Giá trị vận tải đạt: 5.425,98 tỷ đồng Giá trị thương mại và dịch vụ: 4.798,59 tỷ đồng. * Đầu tư và phát triển: Năm 2008, Tập đoàn tiếp tục đẩy mạnh tiến độ thi công các dự án đầu tư xây dựng như sau: Cơ sở đóng, sửa chữa tàu: Nhà máy sửa chữa và đóng mới tàu biển tại Nghi Sơn; Nhà máy đóng tàu Cam Ranh; Nhà máy đóng tàu đặc chủng và sản xuất trang thiết bị tàu thuỷ Nhơn Trạch - Đồng Nai; Nhà máy đóng tàu Cà Mau; Nhà máy đóng tàu Nhật Lệ; … Các dự án nâng cấp, mở rộng: Công ty mẹ - Tổng công ty CNTT Nam Triệu, Công ty mẹ - Tổng công ty CNTT Bạch Đằng; Công ty đóng tàu Phà Rừng; Công ty đóng tàu Hạ Long; Công ty CNTT Sài Gòn; Công ty CNTT Bến Kiền, ….. Trong đó tập trung vào đẩy nhanh tiến độ thi công vào các công trình phục vụ sản xuất như: Nhà máy cán nóng thép tấm Cái Lân – Vinashin, Nhà máy lắp ráp động cơ Diesel MAN B&W tại Khu công nghiệp tàu thuỷ An Hồng, Nhà máy chế tạo và lắp ráp động cơ Diesel MITSUBISHI tại Tổng Công ty CNTT Bạch Đằng,…. * Quan hệ hợp tác Quốc tế: Năm 2008, công tác quan hệ hợp tác quốc tế tập trung vào các nội dung sau: Tiếp tục mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác hợp tác kinh doanh Tiếp tục tiến hành các thủ tục Triển lãm Vietship – 2008 Tiếp tục triển khai, theo dõi và phối hợp, đôn đốc các bên để thực hiện các hợp đồng đống mới, các dự án đóng tàu Vinalines, các dự án đóng tàu với Tập đoàn dầu khí Việt Nam,… Tiếp tục đàm phán với các đối tác: Hãng FINCANTIERI để triển khai dự án đóng mới tàu chở khách 2.700 khách; Chủ tàu NaUy để đóng seri tàu Xi măng 15.000 DWT và seri tàu chở hàng bách hoá 24.000 DWT,… Tiếp tục phối hợp với các đối tác nước ngoài: Tập đoàn POSCO – Hàn Quốc để triển khai Dự án lập nghiên cứu khả thi xây dựng Nhà máy liên hợp thép tại Việt Nam; đối tác Nhật và Trung Đông tìm hiểu và xây dựng nghiên cứu khả thi cho các nhà máy sửa chữa tàu biển lớn,… Mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty trong thời gian tới Với mục tiêu của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đến năm 2010, công nghiệp tàu thủy đạt 1 tỷ USD tàu xuất khẩu, 3 triệu tấn tàu các loại cho các ngành vận tải biển, dầu khí… Đóng mới được tàu hàng tới 300.000 tấn, các loại tàu khách, tàu công trình, tàu chở container, tàu đánh bắt xa bờ, tàu chế biến hải sản, tàu cứu hộ, tàu đẩy trên sông và ven biển, tàu lash, tàu tuần tra, tàu chuyên dùng cho quốc phòng…; sửa chữa đồng bộ từ vỏ, máy, thiết bị điện, thiết bị điều khiển tự động cho các loại tàu trọng tải tới 400.000 tấn. Năm 2008 là năm bản lề của kế hoạch 5 năm 2006-2010, Tập đoàn CNTT Việt Nam đã đặt mốc phấn đấu hoàn thành kế hoạch 5 năm ngay trong năm 2008. Do đó năm 2008 cũng là năm Công ty XNK Vinashin cố gắng, quyết tâm phấn đấu thực hiện thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2008, lập thành tích chào mừng các ngày lễ lớn của đất nước, các sự kiện quan trọng của Tập đoàn và Công ty - Theo tinh thần Hội nghị triển khai kế hoạch năm 2008 của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam ngày 25/12/2007. - Căn cứ kết quả sản xuất kinh doanh đã đạt được của năm 2007 và năng lực khả năng thực hiện của công ty - Trên cơ sở dự báo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá, vật tư trang thiết bị trong nước. Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam giao kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2008 cho Công ty Xuất nhập khẩu Vinashin với các chỉ tiêu như sau: Bảng 9: Chỉ tiêu hoạt động kinh doanh năm 2008 Tổng sản lượng (triệu đồng) Doanh thu (triệu đồng) Thu nhập doanh nghiệp (triệu đồng) Dự kiến giao của Tập đoàn % so với thực hiện 2007 Dự kiến giao của Tập đoàn % so với thực hiện 2007 Dự kiến giao của Tập đoàn Tỷ suất LN/D.thu 350.000 31% 350.000 135% 4.500 1.29% ( Nguồn: Phòng kế toán – tài chính) Căn cứ vào những chỉ tiêu của Tập đoàn giao cho Công ty năm 2008, Công ty XNK Vinashin cụ thể hoá các chỉ tiêu như sau: Bảng 10: Chỉ tiêu hoạt động kinh doanh cụ thể năm 2008 Đơn vị tính: triệu đồng STT Chỉ tiêu Dự kiến năm 2007 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 350.000 2 Giá vốn hàng bán 336.000 3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 14.000 4 Doanh thu hoạt động tài chính 2.800 5 Chi phí tài chính 9.800 Trong đó: chi phí lãi vay 6 Chi phí bán hàng - 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.500 8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4.500 9 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4.500 10 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.260 11 Lợi nhuận sau thuế TNDN 3.240 ( Nguồn: Phòng kế toán – tài chính) Năm 2008 Công ty xuất nhập khẩu Vinashin sẽ phấn đấu mở rộng công ty, tăng thêm số cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như thị trường xuất nhập khẩu vật tư thiết bị tàu thuỷ. Ngoài ra, trong năm 2008 Công ty cố gắng từng bước giảm bớt sự lệ thuộc vào Tập đoàn, tự tìm đối tác cho mình vì từ trước đến nay việc xuất nhập khẩu đều do Tập đoàn chỉ đạo. Cơ hội và thách thức đối với hoạt động nhập khẩu của công ty Số lượng các tàu được sửa chữa, đóng mới của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam tăng mạnh qua các năm. Năm 2007, ngoài những sản phẩm có tải trọng từ 1.000 DWT – 5.000 DWT đóng mới cho các chủ tàu địa phương, các chủng loại tàu : 12.500 DWT, 22.500 DWT đóng mới cho Tổng công ty hàng hải Việt Nam; kho nổi chứa xuất dầu 150.000 DWT (FSO-5) cho Tập đoàn dầu khí Việt Nam; các loại tàu 6.500 DWT, tàu 6.800 DWT, tàu 12.500 DWT, tàu Lash mẹ 10.900 DWT, tàu hàng 20.000 DWT, tàu Container 1.700 TEU, tàu dầu 13.500 DWT, tàu dầu 104.000 DWT …. đóng mới cho các Công ty vận tải thuộc Tập đoàn thì các đơn vị đóng tàu còn triển khai nhiều gam tàu xuất khẩu khác sang các nước : Anh quốc; Hà Lan; Đức; Canada; Nhật Bản; Hàn Quốc,… với các loại sản phẩm : tàu chở ôtô 6.900 xe, tàu hàng 56.200 DWT, tàu hàng 53.000 DWT, tàu hàng 34.000 DWT, tàu hàng 10.500 DWT, tàu chở gỗ 8.700 DWT, tàu container 700 TEU, tàu hoá chất 6.500 DWT; các loại tàu kéo công suất 1.000 cv, 2000 cv, 5000 cv, … Năm 2007 Tập đoàn đã triển khai đóng mới tàu thuỷ lớn nhất từ trước đến nay, tàu chở dầu trọng tải 104.000 DWT tại Công ty CNTT Dung Quất. Với những thành công này, các cơ sở đóng tàu của Vinashin đã vượt qua các yêu cầu nghiêm ngặt về tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế, đủ năng lực hội nhập và cạnh tranh toàn cầu trên lĩnh vực công nghiệp đóng và sửa chữa tàu. Năm 2008 Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam có kế hoạch thi công, đấu đà và hạ thuỷ hàng loạt các tàu: Công ty đóng tàu Hạ Long: tàu hàng 53.000 DWT; tàu container 1.800 TEU số 1; tàu hàng 12.500 DWT số 15, số 16 Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu: Kho nổi chứa dầu 150.000 DWT, tàu hàng 53.000 DWT Công ty đóng tàu Phà Rừng: tàu hàng 34.000 DWT số 3, tàu dầu hoá chất 13.000 DWT số 1 Công ty Công nghiệp tàu thuỷ Dung Quất: tàu 9.200 DWT số 4, tàu hàng 54.000 DWT số 1 Ngoài ra, tại các đơn vị trong Tập đoàn: Bạch Đằng, Phà Rừng, Nam Triệu, Sông Cấm, Sông Lô, Hải Dương, Bến Thuỷ, Nam Hà, Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ, CNTT Sài Gòn, … đã và đang tiến hành đóng mới hàng loạt các loại tàu vừa và nhỏ, tàu kéo, tàu đẩy, sà lan, tàu đánh cá,… Với số lượng tàu thuỷ đang được tiến hành và triển khai như trên thì nhu cầu nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu là rất lớn. Công ty XNK Vinashin đóng vai trò quan trọng trong việc nhập khẩu các vật tư thiết bị đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian cho kịp tiến độ đóng tàu. Những con tàu xuất khẩu đầu tiên cho  cường quốc đóng tàu  Nhật Bản cũng là lời chào hàng đầy thuyết phục kéo theo đơn đặt hàng của các chủ tàu danh tiếng Đức, Đan Mạch. Tàu hàng khô 53 nghìn tấn, 75 nghìn tấn, tàu container 8000 TEU ... được các chủ hàng trong và ngoài nước đặt đóng với  tổng trị giá 1,6 tỉ  USD đến năm 2009 đã đưa VN vào vị thứ 11 trên thế giới về tích luỹ hợp đồng đóng tàu (theo thống kê của tạp chí Fairplay thuộc đăng kiểm Anh Lloyd ). Những năm đầu thế kỷ XXI, các hãng vận tải của nhiều quốc gia đã tìm đến Việt Nam để hợp đồng đóng tàu lớn về tải trọng và đa dạng về chủng loại. Chính vì vậy, Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam đã có cơ hội lựa chọn để hợp đồng những series tàu có yêu cầu kỹ thuật như mong muốn, nhằm tạo dựng thương hiệu cho Công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Mặt khác, Việt Nam đã hội nhập với nền kinh tế thế giới là tiếp cận với dòng chảy của vốn, khoa học công nghệ, nguồn nhân lực và đặc biệt là dòng chảy của thông tin thế giới. Là quốc gia đi sau, công nghiệp tàu thủy Việt Nam có điều kiện tận dụng và lựa chọn những lợi thế ấy. Để thực hiện chương trình tăng tỷ lệ nội địa hóa của công nghiệp tàu thủy lên tỷ lệ 60% vào năm 2010, Tập đoàn đã đầu tư xây dựng hệ thống các nhà máy lắp ráp động cơ máy chính tàu thuỷ, chủ động sản xuất thép chuyên dùng cho tàu thủy, chế tạo động cơ công suất lớn ở trong nước và các thiết bị khác như máy phát điện, thiết bị điện cho tàu thủy, hộp số, chân vịt, nồi hơi, sơn, que hàn, cũng như thiết bị trên boong, khởi công xây dựng nhà máy sản xuất sơn chuyên dụng tàu thuỷ. Nhưng hiện nay tỉ lệ nội địa hoá của công nghiệp tàu thuỷ vẫn rất thấp, hơn 90% vật tư thiết bị phải nhập từ thị trường nước ngoài nên các công ty đóng tàu và công ty XNK Vinashin bị phụ thuộc nhiều vào biến động của thị trường thế giới: chiến tranh, bệnh dịch, thiên tai xảy ra nhiều nơi trên thế giới sẽ làm giá cả vật tư thiết bị tăng cao và không ổn định, ảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh và kế hoạch huy động vốn của Công ty XNK Vinashin II. Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu tại Công ty XNK Vinashin Hoàn thiện hoạt động nghiên cứu thị trường vật tư thiết bị đóng tàu Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị đóng tàu nói riêng thì công tác nghiên cứu thị trường còn rất yếu và chưa được coi trọng. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam không hiểu được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường, hoặc có những doanh nghiệp nhận ra được tầm quan trọng đấy nhưng do hạn chế về nguồn lực mà không thể đầu tư cho công tác nghiên cứu thị trường. Do đó các doanh nghiệp Việt Nam khi lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh thường thiếu thông tin hoặc thu thập thông tin có độ chính xác không cao, dẫn đến tình trạng bị động trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường lại càng quan trọng, vì doanh nghiệp phải hoạt động trong thị trường thế giới phức tạp và có nhiều biến động. Hiện nay, đối với Công ty XNK Vinashin thì hoạt động nghiên cứu thị trường chính là việc tìm kiếm các nhà cung cấp, nhà sản xuất cho phù hợp với yêu cầu đã đặt ra. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp quyết định đến chất lượng vật tư được nhập khẩu từ đó có ảnh hưởng đến hoạt động đóng tàu, chất lượng của con tàu được đóng. Ngoài ra, lựa chọn nhà cung cấp chính xác còn giúp doanh nghiệp nhập về những vật tư thiết bị với giá cả cạnh tranh, mặc dù cùng thông số kĩ thuật nhưng giá cả của các nhà sản xuất có thể khác nhau. Tuy nhiên công ty XNK Vinashin vẫn còn bị động trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mới, tìm kiếm thị trường mới. Công ty XNK Vinashin cần phải chú trọng hơn nữa vào công tác nghiên cứu thị trường. Vì thị trường thế giới luôn biến động, thay đổi theo từng ngày nên công ty phải thường xuyên thu thập thông tin, tìm hiểu về các đối tác, các nhà cung cấp, ngay cả các nhà cung cấp đã có mối quan hệ lâu dài để tránh những rủi ro. Đối với thị trường trong nước, Công ty XNK Vinashin là công ty phụ thuộc vào Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, hoạt động nhập khẩu phụ thuộc vào chỉ tiêu của Tập đoàn giao cho nên ngoài việc thực hiện tốt các hợp đồng được kí kết với các công ty đóng tàu thuộc tập đoàn, Công ty XNK Vinashin phải chủ động tìm kiếm những khách hàng trong nước mới để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, Công ty nên tìm hiểu thị trường trong nước, phân tích các đối thủ cạnh tranh để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để hoàn thiện hơn hoạt động quản lý, kinh doanh của Công ty. Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu Hoàn thiện công tác đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị Trước khi bước vào một cuộc đàm phán, người tham gia đàm phán phải có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng đưa ra những phương án có thể xảy ra trong quá trình đám phán từ đó đưa ra những biện pháp để tháo gỡ những vấn đề mà hai bên còn tranh luận chưa thông nhất được. Công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán có thể quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán Điểm yếu của người tham gia đàm phán của Công ty là khi bước vào cuộc đàm phán với các nhà cung cấp nước ngoài là chưa giành được lợi thế. Nguyên nhân cơ bản là do kinh nghiệm và năng lực đàm phán của cán bộ nhân viên trong Công ty chưa thể bằng với các hãng nước ngoài. Để khắc phục điểm yếu này, Công ty XNK Vinashin cần phải đầu tư thời gian trong việc thu thập thông tin về đối tác, nắm bắt được ý đồ của đối phương và lên một kế hoạch đàm phán chi tiết để nắm bắt dần lợi thế Nội dung đàm phán giữa Công ty XNK Vinashin và các đối tác thưòng bao gồm 3 vấn đề cơ bản : kỹ thuật, thương mại và pháp lý. Nhưng do hạn chế về các nguồn lực mà trong các buổi đàm phán thường không đầy đủ các thành viên có kinh nghiệm về cả ba lĩnh vực này, Công ty không có đủ ngân sách để thuê các chuyên gia hỗ trợ cho lĩnh vực mà mình còn thiếu kinh nghiệm như các nước phát triển thường làm. Hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị là một hợp đồng lớn có nhiều chi tiết về kĩ thuật và khá phức tạp. Người trực tiếp đàm phán nhiều lúc không thể quyết định đối với những vấn đề đang đặt ra mà lúc nào cũng phải chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên khiến cho những người tham gia đàm phán thiếu tính chủ động và linh hoạt trước các tình huống. Điều đó còn làm kéo dài thời gian đàm phán, tốn thêm nhiều chi phí cho cuộc đàm phán. Để khắc phục những vấn đề còn tồn tại trên thì trước khi bắt đầu buổi đàm phán, Công ty cần phải lựa chọn kỹ lưỡng nhân sự tham gia đàm phán, chọn những người có hiểu biết, có chuyên môn trong các lĩnh vực đàm phán, có kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài, sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho từng người trong buổi đàm phán, dành một thời gian hợp lý để làm tốt khâu chuẩn bị cho buổi đàm phán. Trong quá trình đám phán, các thành viên phải có sự tương tác, nhanh nhạy nắm bắt ý đồ của các thành viên khác để tạo sự thống nhất, hỗ trợ nhau. Không nên tập trung quá vào vấn đề đang đặt ra trong bàn đàm phàn, cần xây dựng bầu không khí đàm phán mang tính hợp tác và cảm thông Hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Mở thư tín dụng (L/C): Trong các hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu, Công ty XNK Vinashin thường chọn hình thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là hình thức thanh toán được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu áp dụng vì nó đảm bảo được lợi ích và hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán. Tuy nhiên đây lại là khâu làm mất thời gian nhiều nhất trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, nguyên nhân là do từ phía các ngân hàng thương mại và cả từ phía bản thân doanh nghiệp. Nguyên nhân từ phía Công ty chủ yếu là do vấn đề về vốn. Do hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu có giá trị rất lớn nên Công ty thường xuyên thiếu vốn lưu động để thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Để tìm kiếm, huy động các nguồn vốn thì Công ty phải tạo dựng được mối quan hệ tốt với các ngân hàng, tận dụng nguồn vốn ứng trước từ phía khách hàng trong nước. Nguyên nhân từ phía Công ty còn do sự sai sót của cán bộ xuất nhập khẩu trong việc chuẩn bị bộ hồ sơ mở thư tín dụng. Để khắc phục sai sót này, Công ty cần phải nâng cao nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, kiểm tra, giám sát việc chuẩn bị bộ chứng từ mở thư tín dụng. Nguyên nhân từ phía Ngân hàng mà Công ty đề nghị mở thư tín dụng là có một số ngân hàng chưa thiết lập mối quan hệ tín dụng với ngân hàng của nhà cung cấp nên phải thông qua ngân hàng thứ ba, có khi phải thông qua tới ba, bốn ngân hàng trung gian. Do đó, khi đề nghị mở thư tín dụng, Công ty cần phải tìm hiểu và lựa chọn ngân hàng có quan hệ thương mại với ngân hàng của nhà cung cấp để không lãng phí thời gian và chi phí qua các ngân hàng trung gian Quá trình giao nhận, kiểm tra hàng hoá: Đặc điểm của vật tư thiết bị đóng tàu là các thông số kỹ thuật và sự đa dạng về chủng loại, đòi hỏi cán bộ xuất nhập khẩu phải có những hiểu biết nhất định nhưng những cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty hiện nay chưa được trang bị những kiến thức này nên trong quá trình giao nhận và kiểm tra hàng hoá, cán bộ xuất nhập khẩu không phát hiện ra những sai sót từ phía nhà cung cấp để lập biên bản ngay khi tiếp nhận từ hãng vận tải, đến khi bàn giao vật tư thiết bị cho khách hàng trong nước mới phát hiện ra thì không thể đòi bồi thường từ phía nhà cung cấp. Để tránh tình trạng này xảy ra, Công ty cần cử thêm cán bộ có hiểu biết về kỹ thuật, thiết bị vật tư đóng tàu để cùng tham gia vào quá trình giao nhận, kiểm tra hàng hoá. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Công ty XNK Vinashin có đội ngũ cán bộ trẻ, đều có trình độ đại học và trên đại học nhưng trước những đòi hòi riêng của lĩnh vực nhập khẩu vật tư thiết bị thì còn nhiều vấn đề còn tồn tại: - Một số cán bộ làm việc còn thụ động, chưa nhanh nhạy, chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp Không phải tất cả cán bộ nhân viên trong công ty đều đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và những kiến thức kĩ thuật đặc trưng của ngành đóng tàu. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: - Phối hợp với đối tác nước ngoài có kinh nghiệm về chuyên môn, nghiệp vụ để đào tạo cho các cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Tiếp tục nghiên cứu cải tiến cơ chế quản lý, cơ chế trả tiền lương, tiền thưởng gắn với năng suất chất lượng, hiệu quả của người lao động, làm cho người lao động gắn bó, yên tâm đóng góp vì sự phát triển của Công ty. Trang bị thêm cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý trong công ty và cơ sở vật chất cho từng cán bộ công nhân viên, điều này cho thấy sự quan tâm của Công ty đến công việc của từng cá nhân, từng phòng ban, tạo hưng phấn làm việc cho cán bộ công nhân viên trong công ty Đẩy mạnh hoạt động của Công đoàn, Đoàn thanh niên, phát huy vai trò của cán bộ, đoàn viên, hội viên tham gia xây dựng Công ty vững mạnh toàn diện. Tổ chức các phong trào thi đua trong CB, NV một cách thiết thực hiệu quả. Tiếp tục thực hiện nếp sống văn hoá – văn minh doanh nghiệp. Giữ vững kỷ luật, tăng cường kỷ cương; xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm nội quy kỷ luật của Công ty. Chú trọng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, thu hút và bồi dưỡng nhân tài, những người có năng lực để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong những năm tiếp theo. Đẩy mạnh hoạt động ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào sản xuất, đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kiến, sáng chế trong cán bộ, công nhân viên nhằm tăng năng suất, chất lượng lao động. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả Đối với hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị, vấn đề khó khăn nhất là vốn. Giá trị hợp đồng lớn hơn rất nhiều với tài sản, nguồn vốn của công ty. Để có nguồn vốn nhập khẩu vật tư, Công ty XNK Vinashin phải huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau: vốn của chủ tàu ứng trước, vốn vay trong nước, vốn vay ngân hàng, vốn của công ty, vốn vay nước ngoài. Tuy nhiên, với vốn vay ngân hàng thì lãi suất lại quá cao mà thời hạn cho vay lại ngắn, trong khi đó có những thiết bị phải đặt hàng ở nhà cung cấp và phải chờ thời gian khá dài mới có thể thực hiện hợp đồng. Do đó, giải pháp tốt nhất cho việc huy động vốn của công ty là tận dụng nguồn vốn ứng trước của khách hàng Với số vốn của Công ty hạn chế như vậy thì việc sử dụng vốn có hiệu quả là vấn đề rất quan trọng. Công ty NXK Vinashin cần phải tính toán kỹ lưỡng, lên kế hoạch vay vốn và sử dụng vốn. Hoàn thiện các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng để giảm thiểu những chi phí không cần thiết, rút ngắn thời gian thực hiện hiện hợp đồng để tăng tốc độ quay vòng vốn. Những biện pháp khác - Cần xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn với những chỉ tiêu rõ ràng, đồng thời phải xây dựng chiến lược phát triển công ty nhằm cụ thể hoá các bước trong quá trình thực hiện để công ty tạo được uy tín và thương hiệu của mình trên thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế. Tăng cường công tác quản lý, giám sát việc ký kết, thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, đảm bảo tiến độ và thời gian. Xây dựng những quy trình nhập khẩu chuẩn để tránh những thủ tục phức tạp gây mất thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc, đồng thời giám sát chặt chẽ từng khâu trong quá trình thực hiện để giảm bớt chi phí và nâng cao năng suất lao động. - Tiết kiệm các chi phí không cần thiết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty phải nắm rõ lịch tàu đến, lịch giao nhận hàng, xếp dỡ hàng để có những chuẩn bị chu đáo, tận dụng được những điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng ra khỏi tàu.