Chuyên đề Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế – Coalimex

nhất. Đó là những lợi thế vô cùng quý giá khi công ty chào bán sản phẩm cho người tiêu thụ. + Bên cạnh đó, sản phẩm than Anthracite là than có chất lượng cao với nhiều tính năng ưu việt như nhiệt năng cao, độ ẩm và độ tro thấp, hàm lượng lưu huỳnh và nitơ ít, không gây ô nhiễm môi trường và đã nổi tiếng trên thế giới. Hơn 30 năm qua mà đặc biệt là trong 10 năm gần đây, than Anthracite của Việt Nam đã xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới như Anh, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc... và đã chiếm một vị trí quan trọng trên thị trường quốc tế. Gần đây, tổ chức quản lý chất lượng quốc tế đã cấp giấy chứng nhận và tặng huy chương bạc cho than Anthracite của Việt Nam về chất lượng và những đóng góp của nó trong việc bảo vệ môi trường. Điều này khiến cho uy tín của than Anthracite Việt Nam càng được nâng cao, đủ sức cạnh tranh với các loại than Anthracite của các nước khác trên thế giới. + Công ty Coalimex đã có nền tảng hơn 20 năm làm công tác xuất khẩu thanra nước ngoài. Sự thông thạo thị trường, uy tín quốc tế lâu năm, quan hệ bạn hàng mật thiết và có nhiều kinh nghiệm trong giao dịch là những lợi thế hết sức căn bản cho công ty Coalimex đẩy mạnh và phát triển công tác xuất khẩu than Việt Nam ra thị trường thế giới. Nguyên nhân chủ quan : + Từ năm 1995 đến nay, công ty đã xây dựng, ban hành, thực hiện hiệu quả các quy định, quy chế như giao khoán kế hoạch doanh thu chi phí, đơn giá tiền lương cho các đơn vị kinh doanh; quy chế trả lương; quy định khen thưởng hàng năm... Đặc biệt từ năm 1998, công ty đã đề ra chủ trương và biện pháp cụ thể để đẩy mạnh xuất khẩu, xây dựng quy chế và cơ chế khen thưởng, khuyến khích xuất khẩu. Do có sự chỉ đạo sát sao của công ty nên hoạt động xuất khẩu than luôn luôn hoàn thành kế hoạch đề ra. + Công ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo và đào tạo lại cán bộ; có chương trình rõ ràng, dành chi phí hợp lý cho đào tạo; hằng năm có các khoá học về nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính cho cán bộ công nhân viên nên đội ngũ cán bộ nhân viên phòng xuất than đều có trình độ chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, năng động, chịu khó, có nhiều cố gắng trong tìm kiếm đơn đặt hàng, khách hàng và các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch xuất khẩu than của công ty giao. + Về phương thức kinh doanh: Công ty quan tâm đến việc đa dạng hoá hình thức xuất khẩu than và đa dạng hoá chủng loại than xuất khẩu. Thường xuyên chăm lo tạo vốn, bảo toàn và phát triển vốn cho đơn vị. Trong thực hiện kế hoạch chú trọng hiệu quả, đảm bảo an toàn và phát triển vốn. Từ số vốn ít ỏi trong những ngày đầu mới thành lập công ty đã có chính sách gây dựng và phát triển vốn cho hoạt động của công ty. Giữ chữ tín trong kinh doanh, sòng phẳng và chiếu cố lẫn nhau trong quan hệ buôn bán là phương châm hoạt động trên thương trường nội địa cũng như thị trường nước ngoài của công ty. Nhờ vậy mà công ty đã xây dựng được mạng lưới bạn hàng rộng khắp. Tôn trọng và chấp hành pháp luật giúp công ty tồn tại và phát triển vững vàng trong điều kiện kinh tế thị trường. + Về phương thức xuất khẩu: Hoạt động xuất khẩu chủ yếu của công ty là theo phương thức xuất khẩu uỷ thác. Công ty đứng ra đóng vai trò là trung gian, xuất khẩu làm thay cho các đơn vị sản xuất ( các mỏ than) những thủ tục cần thiết để xuất hàng và hưởng phần trăm phí uỷ thác tuỳ theo giá trị lô hàng xuất khẩu đã được quy định trong văn bản. 2, Những tồn tại và nguyên nhân a, Những tồn tại: a.1, Chuẩn bị hàng xuất khẩu Công ty cũng như các đơn vị thành viên chưa có chiến lược mặt hàng, thị trường. Xuất khẩu còn thụ động, chưa chủ động nắm bắt nhu cầu thị trường thế giới, chưa có đối sách cạnh tranh dẫn đến bỏ lỡ cơ hội xuất khẩu, tìm bạn hàng manh mún, chụp giựt. Nhìn vào các số liệu ta có thể thấy công ty Coalimex chủ yếu là ký hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Bungari. Đây là thị trường chính của công ty, tuy nhiên nó lại phản ánh một cơ chế không hợp lý. Công ty sẽ phải chịu sự phụ thuộc vào thị trường này và thật không an toàn cho công ty nếu vì một lý do nào đó mà thị trường này bị mất thì công ty sẽ gặp một trở ngại lớn gây xáo trộn trong hoạt động xuất khẩu. Năm 2000 vừa qua là một ví dụ điển hình cho vấn đề này, doanh thu xuất khẩu giảm 84,5% so với năm 1999. Xuất khẩu chưa gắn chặt với khai thác mà còn nặng về tính thương mại đơn thuần, chưa mạnh dạn đầu tư kỹ thuật hiện đại vào quá trình khai thác cho các mỏ than mà chủ yếu dựa vào lao động chân tay là chính. - Chủng loại than xuất khẩu chưa được đa dạng cho lắm, than được xuất khẩu chủ yếu dưới dạng thô còn các sản phẩm mỹ nghệ từ than thì xuất khẩu còn hạn chế. Do đó mà giá trị xuất khẩu còn thấp. - Tình hình cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu than ngày càng trở nên quyết liệt mà đóng vai trò quan trọng hơn cả trong cạnh tranh chính là giá cả sản phẩm và chi phí vận chuyển thì công ty hầu như chưa có cả hai lợi thế đó. Bảng 8:Bảng giá một số loại than xuất khẩu chính của công ty Giá ( USD/MT) Loại Kích cỡ ( mm ) Hình thức giá 36 2C 35 – 50 FOB 35 No 7 0 – 15 FOB 45 No 3C 30 – 50 FOB 45 No 3C 30 – 50 FOB 37 No 6 0 – 15 FOB 35,5 No7 0 – 15 FOB 22,5 No 9B 0 – 15 FOB 15 No 10B 25 – 100 FOB 47 Than cục 15 – 35 FOB 60 No 4 0 – 15 FOB 40 No 6 0 – 15 FOB ( Nguồn: Tài liệu của công ty Coalimex) Giá than xuất khẩu của công ty ra thị trường thế giới còn cao hơn so với các nước khác, do đó mà khả năng cạnh tranh chưa cao. Hiện nay toàn bộ số than mà công ty xuất khẩu chủ yếu theo điều kiện FOB. Theo điều kiện này công ty giao hàng cho người vận tải xong là hết trách nhiệm, công ty sẽ không bị ép về giá cả cà chất lượng đồng thời chủ động hơn trong việc giao hàng và thực hiện tốt các điều khoản trong hợp đồng. Tuy nhiên đối với mặt hàng than thì bán với giá FOB là không thực sự hợp lý vì than là mặt hàng mà chất lượng của nó khó có thể bị giảm trong quá trình vận chuyển, là loại hàng cho phép nhà xuất khẩu lựa chọn loại giá bán. Nếu công ty bán với giá CIF chắc chắn sẽ thu được hiệu qủa cao hơn từ việc thuê tàu, mua bảo hiểm nhưng vì mộ số lý do như bãi cảng, phương tiện vận tải... mà công ty không thể tiến hành được. a.2, Thuê tàu lưu cước Quá trình vận chuyển sản phẩm của công ty lại phụ thuộc chủ yếu vào các đối tác mua bán, do đó không có khả năng nâng cao sự cạnh tranh của mình thông qua chi phí vận chuyển. a.3, Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Mặc dù công ty đã đưa uy tín và chất lượng lên hàng đầu và đã có nhiều biện pháp hữu hiệu để cải thiện chất lượng than song chất lượng của những lô hàng gần đây vẫn không được bảo đảm, vẫn có một số chuyến tàu than có chất lượng kém hơn so với quy định trong hợp đồng, bị khách hàng khiếu nại làm tổn thương đến uy tín của than Việt Nam. Tình trạng này là do , một mặt các đơn vị sản xuất than không tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng yêu cầu trong quá trình sản xuất, mặt khác do trong quá trình vận chuyển than từ mở ra cảng gặp nhiều nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng than như va đập, mưa gió... a.4, Làm thủ tục hải quan Trong quá trình làm thủ tục hải quan đôi khi công ty còn chậm trễ trong việc nộp thuế khiến hàng hoá bị chậm thông quan. Ngay cả việc khai báo hải quan đôi lúc cũng không chuẩn xác và chi tiết. Đơn cử như trường hợp năm 1999, chi nhánh Quảng Ninh đã khai báo sai số lượng hàng xuất khẩu khiến cho việc triển khai thực hiện hợp đồng bị chậm mất gần 20 ngày do phải giải quyết với hải quan về những sai sót đó. Kết quả là công ty phải chịu phạt từ phía đối tác nước ngoài. a.5, Giao hàng lên tàu Chưa có kế hoạch hợp lý trong việc tổ chức giao hàng lên tàu. Vào cuối thàng 3 hằng năm là thời điểm tàu đến nhận than rất nhiều và đôi khi không có đủ than để giao khiến tàu phải nằm chờ gây tốn kém nhiều chi phí. Có những tàu có trọng tải lớn ( 6 vạn tấn) cập cảng chiếm hết chỗ neo gây tình trạng tắc nghẽn. Cũng có trường hợp thiết bị bốc hàng của cảng bị hỏng gây chậm trễ trong việc giao hàng. Công ty có nhược điểm lớn là ít quan tâm đến những gì xảy ra sau khi đã xuất khẩu được lô hàng đó ra thị trường nước ngoài. Đây là việc lãng phí rất lớn trong việc tích luỹ tài sản vô hình của công ty. Đó là việc giữ vững và nâng cao uy tín của công ty, ở đây được hiểu là sự tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng sau khi mua hàng để khách hàng lại tìm đến công ty ký kết hợp đồng làm ăn tiếp. a.6, Làm thủ tục thanh toán Trong thực tế mặc dù công ty đã lập bộ chứng từ rất hoàn chỉnh và phù hợp với L/C nhưng công ty vẫn không được trả tiền theo đúng tiến độ. Điều này xuất phát chủ yếu do công ty đã không thường xuyên liên lạc với ngân hàng để thúc giục họ khiến cho việc trả tiền bị chậm trễ. b, Nguyên nhân của những tồn tại : Do đặc điểm kinh doanh của công ty là giao khoán chỉ tiêu về kim ngạch xuất nhập khẩu cho các phòng nghiệp vụ nên trong cơ cấu tổ chức không có phòng Marketing chuyên trách đảm nhiệm công tác nghiên cứu thị trường. Sự thiếu vắng phòng Marketing trong công ty khiến công việc nghiên cứu thị trường không mang tính chuyên sâu mà chủ yếu do trưởng phó phòng xuất than đảm nhận bằng các mối quan hệ cá nhân, bằng uy tín của công ty nên không có đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt nhu cầu tiêu thụ than của khách hàng trên thế giới đồng thời không khuyếch trương được rộng rãi những ưu điểm của than Việt Nam đến tất cả các bạn hàng. Đặc biệt trong điều kiện kinh tế thế giới ngày một phát triển, sự hội nhập giữa các khu vực trên toàn thế giới ngày càng mạnh mẽ, việc thiếu một đội ngũ chuyên sâu về nghiên cứu thị trường sẽ rất khó để phân tích, phân chia từng khu vực thị trường, đưa ra một chính sách thâm nhập thị trường một cách hợp lý và có hiệu quả, nói đầy đủ hơn là một chiến lược thị trường hoàn hảo. Khả năng tài chính của công ty còn hạn chế. Nguồn tài chính hiện có không đủ để đáp ứng các yêu cầu về đầu tư lớn, đầu tư chiều sâu, khai thác thế mạnh cơ sở vật chất, đầu tư cho sản xuất và chế biến than xuất khẩu. Hơn nữa trong kinh doanh còn để xảy ra hiện tượng khách hàng chiếm dụng vốn của công ty, tuy chưa đến mức nợ khó đòi nhưng làm cho việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Do lượng than xuất khẩu nhiều nên quy trình kiểm tra và giám định sản phẩm tại trung tâm giám định chưa thực sự chính xác. Thêm nữa, còn có cán bộ của Quacontrol ít kinh nghiệm, trình độ kỹ thuật non nớt và công nghệ kiểm tra chưa hiện đại Công ty chưa có đầy đủ nhân lực, một số cán bộ của công ty thiếu kinh nghiệm nghiệp vụ, thiếu năng động trong tìm kiếm bạn hàng và thị trường mới, ổn định. Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan đó còn có những nguyên nhân khách quan tác động không nhỏ tới công ty: + Hiện nay công nghệ khai thác tại một số mỏ than lớn như Vàng Danh, Mạo Khê, Uông Bí... vẫn sử dụng lao động thủ công hết sức thô sơ. Mặt khách do chi phí vận chuyển của nước ta tương đối cao, cộng với một số tiêu cực khác trong giá thành làm cho giá thành xuất khẩu than đã cao lại càng cao. + Cơ sở hạ tầng của nước ta còn kém, nhiều cảng bốc dỡ còn chưa đủ độ sâu hay quy mô nhỏ, một số tàu nước ngoài muốn mua than của Việt Nam phải chuyển tải ra ngoài khơi gây khó khăn cho cả hai bên. Hơn nữa nước ta chưa có tàu có trọng tải lớn nên công ty khó có thể bán với giá CIF. + Thủ tục hải quan còn nhiều phiền nhiễu, riêng khâu khai báo và xuất trình hàng hoá thường xuyên gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín của công ty. + Công ty thiếu những thông tin chính xác về nhu cầu than trên thế giới cũng như nhu cầu than trên từng thị trường do hiện nay ở Việt Nam chưa có nhiều trung tâm chuyên cung cấp những thông tin chính xác về thị trường từng loại mặt hàng. + Tình hình cạnh tranh ngày càng găy gắt trên thế giới buộc công ty phải đối mặt với những khó khăn thử thách hết sức to lớn. Trên cơ sở phân tích những ưu điểm và tồn tại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty Coalimex, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau đây hy vọng công ty Coalimex tham khảo để có thể nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện những hợp đồng đó. Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty coalimex i- mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1, Dự báo tiềm năng xuất khẩu than trên thị trường thế giới Theo dự báo của Văn phòng nông nghiệp và kinh tế tài nguyên austraslia (ABARE), kinh tế thế giới trong thời gian tới sẽ tăng trưởng ổn định, giá dầu thô tăng cao càng khuyến khích nhu cầu tiêu thụ than trên thế giới, chủ yếu than để chạy điện, trong 5 năm tới sẽ tăng vững với tốc độ 1,6%/năm, đạt 5,38 tỷ tấn vào năm 2005. Nhu cầu tiêu thụ than được dự báo sẽ gia tăng ở hầu khắp các khu vực trên thế giớ, trong đó tiêu thụ than tăng mạnh ở các nước đang phát triển: tăng 3,1%, đạt 2,82 tỷ tấn vào năm 2005. Tại Châu á, nhu cầu tiêu thụ than dự báo sẽ tăng mạnh nhất ở Đông Bắc á và Nam á. Tại Tây Âu, mặc dù nhu cầu tiêu thụ than giai đoạn 2000 - 2005 không tăng đáng kể, giừ vững ở mức 511 – 515 triệu tấn/năm nhưng sản xuất than ở khu vực này sẽ giảm rõ rệt và nhập khẩu sẽ tăng nhanh. Theo Uỷ ban châu Âu ( EC ), 5 năm tới nhập khẩu than của Liên minh châu Âu (EU) sẽ tăng gần 16%, từ 225 triệu tấn (năm 2000) lên 260 triệu tấn (năm 2005), riêng tại Đức nhập khẩu than giai đoạn này sẽ tăng mạnh từ 26 triệu tấn lên 44 triệu tấn. ABARE cũng dự báo, 5 năm tới mậu dịch than thế giới sẽ tăng với tốc độ 3,8%/năm, đạt 470 triệu tấn ( than đốt lò) vào năm 2005. Trong đó buôn bán than ở châu á chiếm tới 70 – 72% tổng lượng than buôn bán hàng năm của thế giới. Giai đoạn này những nước xuất khẩu than đá (than đốt lò) lớn như australia, Trung Quốc, Nam Phi, Inđonesia, Nga, ucraina đều cố gắng gia tăng xuất khẩu. ABARE cho rằng, mặc dù australia sẽ tiếp tục duy trì vị trí hàng đầu của mình về xuất khẩu than, dự báo đạt 200 triệu tấn vào năm 2005 nhưng Trung Quốc đang nổi lên là nước có tiềm lực lớn trong việc gia tăng xuất khẩu than, dự báo năm 2005 xuất khẩu than của Trung Quốc sẽ đạt tới 80 triệu tấn. Bảng 9: Dự báo tiêu thụ than trên thị trường thế giới Đơn vị: triệu tấn STT Thị trường Dự báo năm 2005 Dự báo năm 2010 1 Toàn thế giới 5.290 5.640 2 Bắc Mỹ 1.112 1.176 3 Tây Âu 538 534 4 Liên Xô cũ 786 835 5 Châu á 1.770 1.890 (Nguồn: Tạp chí thị trường giá cả và dự báo) Mặc dù tiêu thụ than thế giới dự báo sẽ tăng nhưng tỷ trọng sử dụng than trong cán cân nguyên liệu cho sản xuất điện lại giảm từ 72% đến 65%. Ngược lại, tỷ trọng sử dụng khí thiên nhiên cho sản xuất điện của thế giới lại tăng. Đặc biệt cơ cấu sử dụng điện cho sản xuất công nghiệp ở các nước công nghiệp Tây Âu, Bắc Mỹ đã thay đổi đáng kể: tỷ trọng sử dụng than trong giai đoạn này giảm từ 28% xuống 11% trong khi sử dụng khí thiên nhiên đã tăng từ 14% lên 29%. Việc hướng tới sử dụng loại nguyên liệu rẻ hơn, sạch hơn là nguyên nhân làm cho sử dụng khí thiên nhiên cho sản xuất điện tăng nhanh. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu buộc các nước sản xuất và xuất khẩu than phải tìm mọi biện pháp, giảm chi phí để tăng khả năng cạnh tranh. 2, Triển vọng của ngành than Việt Nam Trên thị trường quốc tế, xuất khẩu than của Việt Nam chủ yếu là than Anthracite dưới tên thương phẩm là Anthracite Hòn Gai – một sản phẩm đã trở nên nổi tiếng vì chất lượng cao. Tổng sản lượng than Anthracite sản xuất hàng năm trên thế giới vào khoảng 70 triệu tấn trong đó giành cho buôn bán với nhau khoảng 10 – 12 triệu tấn. Việt Nam mỗi năm xuất khẩu được 3 – 3,5 triệu tấn, chiếm 25 – 30% thị phần thế giới. Than Việt Nam được xuất khẩu vào khoảng 30 nước, lớn nhất là thị trường Nhật Bản ( chiếm khoảng 40%), Việt Nam lại có thuận lợi về địa lý với thị trường này, do vậy việc giữ vững và tăng cường xuất khẩu vào thị trường này là rất quan trọng. Ngoài ra, thị trường Châu Âu, các nước asean, gần đây là thị trường Châu Mỹ và Nam Phi mà đặc biệt là Bungari chiếm tỷ trọng khá cao về khối lượng than xuất khẩu. Xuất khẩu hiện chiếm khoảng 30% tổng sản lượng than của Việt Nam. Bên cạnh đó giá xuất khẩu thường cao hơn giá bán buôn trong nước nên có thể thấy rằng mở rộng thị trường quốc tế là một nhân tố hết sức quan trọng của ngành than Việt Nam. Trong giai đoạn 1995 – 1999, ngành than đã đầu tư trung bình mỗi năm 502 tỷ đồng, đạt 83,66% so với mục tiêu nhà nước giao nhằm cải tạo cơ sở hạ tầng, tập trung triển khai các dự án trọng điểm, đổi mới công nghệ, cải thiện điều kiện an toàn trong sản xuất, duy trì và phát triển các ngành nghề mới, bước đầu tạo ra sự chuyển dịch cơ cấu lao động. Năng lực sản xuất than tăng dần qua các năm : năm 1999 sản xuất được 8.870 triệu tấn, năm 2000 được 11 triệu tấn... Bước vào năm 2001, công tác tiêu thụ than của Tổng công ty than Việt Nam đã có những cơ sở và điều kiện thuận lợi: Chính Phủ đã có những biện pháp cụ thể để giúp Tổng công ty giải quyết khó khăn, đặc biệt giá cho các hộ trọng điểm sẽ được Chính Phủ quy định là điều kiện rất quan trọng giúp Tổng công ty cân đối chi phí sản xuất, tạo thêm nguồn để đầu tư phát triển. Trong một vài năm tới, khi các nhà máy nhiệt điện đốt than được xây dựng và đi vào hoạt động, nhu cầu sử dụng than tăng lên thì ngành than tiếp tục đầu tư chiều sâu, có thể năng lực sản xuất lên 15 triệu tấn than thương phẩm /năm vào các năm 2003 – 2005. Từ năm 2010, Tổng công ty phải khai thác và tiêu thụ trên 20 triệu tấn than sạch hàng năm. Tổng công ty than Việt Nam đã vạch ra định hướng phát triển của ngành tới năm 2010 là “ phát triển ngành than thành một tập đoàn kinh doanh lớn trên mọi lĩnh vực kinh tế ”, đóng góp tỷ lệ lớn vào sự phát triển kinh tế xã hội trên nhiều mặt và lĩnh vực, thúc đẩy sự tham gia vào các hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế. 3, Phương hướng phát triển của công ty Coalimex trong thời gian tới Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động khá hiệu quả trong những năm qua nhưng chỉ dừng lại ở đó, công ty Coalimex vẫn đang nỗ lực để tiếp tục đạt được những thành quả cao hơn nữa. Công ty đã đề ra những định hướng cho hoạt động kinh doanh của mình bao gồm : Phấn đấu đưa kim ngạch xuất khẩu của công ty lên cao hơn nữa, xuất khẩu than đạt từ 25 – 30% tổng sản lượng than xuất khẩu hàng năm. Đi đôi với nó là chất lượng than phải tăng lên để đảm bảo yêu cầu xuất khẩu: số lượng phải đi đôi với chất lượng. Làm tốt công tác nhập khẩu cho các đơn vị trong và ngoài ngành than. Chú ý tìm các biện pháp để tăng chất lượng, dịch vụ nhằm nâng cao sức cạnh tranh với các đơn vị cùng nhập. Tăng cường công tác xuất khẩu lao động, nâng cao chất lượng đào tạo đặc biệt đối với nghề giúp việc gia đình. Tăng cường công tác quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ. Phối hợp hoạt động chặt chẽ giữa các đơn vị thành viên, tạo nên sức mạnh tổng hợp của toàn công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ. Riêng với hoạt động kinh doanh xuất khẩu là một lĩnh vực tuy hấp dẫn nhưng cũng rất phức tạp, công ty có những biện pháp cụ thể là: Tiếp tục duy trì những thị trường truyền thống. Tìm kiếm, mở rộng và phát triển các thị trường mới tiềm năng thông qua việc thiết lập một số chương trình khuyếch trương và quảng cáo . Hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thông qua việc giám sát chặt chẽ và không ngừng nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các quy trình. Điều này sẽ giúp công ty tạo lập được uy tín trên thị trường thế giới. Hoàn thiện chính sách sản phẩm thông qua việc kiểm tra và liên lạc chặt chẽ với các trung tâm kiểm tra và giám định sản phẩm, đồng thời tìm phương hướng xây dựng một hệ thống vận chuyển từ mỏ than ra cảng một cách có hiệu quả và an toàn. Cố gắng thay đổi hình thức xuất khẩu từ giá FOB sang giá CIF để nâng cao khả năng cạnh tranh về giá đồng thời tạo thế chủ động cho công ty trong quá trình giao hàng than xuất khẩu. Tuy nhiên định hướng chiến lược của công ty cũng gặp phải không ít những mối đe doạ. Đó là : + Những sức ép từ phía khách hàng truyền thống đòi giảm 5 –7% giá than xuất khẩu. + Sức ép từ các đối thủ cạnh tranh của công ty trong chính các thị trường truyền thống cũng như trong các thị trường tiềm năng mà công ty đang hướng tới. ii- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty coalimex 1, Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than với công ty Coalimex Trước hết, nâng cao hiệu quả qua trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một yêu cầu tất yếu của việc thực hiện quy luật tiết kiệm. Sau khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, công ty đáng giá lại hiệu quả của nó sẽ thấy được những mặt mạnh, mặt yếu qua đó rút kinh nghiệm trong thời gian tới. Điều này giúp cho công ty giảm bớt những chi phí không cần thiết Trong hoạt động xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu là rất quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ quy trình xuất khẩu thành công hay thất bại. Hợp đồng xuất khẩu càng đóng vai trò quan trọng hơn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt hiện nay. Công ty Coalimex đã có hơn 20 năm hoạt động kinh doanh, đã thiết lập mối quan hệ làm ăn buôn bán với 30 quốc gia trên thế giới. Do đó, nâng cao hiệu quả của hợp đồng xuất khẩu sẽ giúp công ty tăng doanh thu từ hoạt động xuất khẩu, từ đó có thêm vốn để phát triển hoạt động kinh doanh, đầu tư trang thiết bị máy móc, cải thiện và nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. Đồng thời thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu còn giúp công ty nâng cao uy tín của mình trên thương trường. Trên cơ sở những phương hướng mục tiêu phát triển của công ty Coalimex còn có thể thấy rằng nâng cao hiệu qủa của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than là một yếu tố quan trọng giúp công ty thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Chính vì lẽ đó, em xin đưa ra một số giải pháp mà nó có thể giúp công ty giải quyết được những khó khăn hiện tại cũng như phát triển lâu dài. 2, Có chiến lược Marketing thương mại quốc tế phù hợp để thúc đẩy xuất khẩu than Việc có một chiến lược Marketing phù hợp sẽ giúp cho quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu trở nên thuận lợi hơn, nhanh hơn và có hiệu qủa cao hơn. Chính vì vậy, công ty cần nghiên cứu, tìm tòi để xây dựng một chiến lược Marketing thương mại quốc tế hoàn chỉnh, đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về sản phẩm than xuất khẩu. Công ty nên áp dụng một số biện pháp sau: + Khi xây dựng chiến lược Marrketing thương mại quốc tế cần đặc biệt quan tâm đến những yếu tố không thể kiểm soát nổi có ảnh hưởng đến việc bán sản phẩm và mang lại lợi nhuận của công ty. Những yếu tố không thể kiểm soát nổi đó có thể là cạnh tranh, những gò bó về mặt luật pháp, kiểm tra của Chính Phủ, thời tiết, sự thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng... “ Uốn ” những yếu tố có thể kiểm soát được ( như những quy định về sản phẩm, giá cả, khuyếch trương và phân phối) theo những yếu tố không thể kiểm soát được. + Công ty nên áp dụng chiến lược chuẩn hoá sản phẩm cho thị trường toàn cầu để tiết kiệm được các chi phí sản xuất, bao bì, nhãn hiệu hàng hoá, quảng cáo... Đồng thời còn giúp công ty hình thành nhãn hiệu hàng hoá toàn cầu để thiết lập được hình ảnh thống nhất về công ty trên lĩnh vực toàn cầu. + Than là sản phẩm có nhiều sản phẩm thay thế, mặt khác cạnh tranh trong lĩnh vực xuất khẩu than là gay gắt, do vậy công ty nên áp dụng chiến lược giá thị trường, giảm chi phí sản xuất để có thể chào bán than ra thị trường thế giới với một mức giá tối ưu nhất. Hiện nay, chi phí sản xuất của công ty lại phụ thuộc vào quá trình sản xuất do Tổng công ty than Việt Nam quản lý nên trước mắt, công ty cần giảm các chi phí trong hoạt động giao dịch xuất khẩu của mình. + Trong công tác khuyếch trương sản phẩm , công ty nên lựa chọn chiến lược tiêu chuẩn hoá quảng cáo, nhấn mạnh về chất lượng đã nổi tiếng từ lâu đời của than Anthracite Việt Nam. Cũng nên kết hợp giảm giá, bán kèm giảm giá, tư vấn sử dụng sản phẩm...Tăng cường ngân sách cho quảng cáo và chú ý đến yếu tố văn hoá, tập quán tín ngưỡng ở mỗi quốc gia để quảng cáo có hiệu quả nhất, tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm để giới thiệu sản phẩm. + Công ty nên thay đổi cách thức phân phối sản phẩm của mình, nên hình thành các đại lý của mình ở thị trường nước ngoài. 3, Các giải pháp trong quá trình thực hiện hợp đồng a, Chuẩn bị hàng xuất khẩu + Cần chuẩn bị báo cáo đầy đủ và nhanh chóng lên Tổng công ty về lịch giao hàng hàng tháng. Các báo cáo này phải ghi đầy đủ và chính xác loại than, tên khách hàng, thời gian tàu dự kiến đến cảng xếp hàng... + Công ty có nhiệm vụ phải báo cáo đầy đủ trước mỗi chuyến giao than cụ thể, để từ đó Tổng công ty nhanh chóng ra thông báo giao than. Nếu có sự chậm trễ từ phía Tổng công ty, công ty cần sớm có những yêu cầu lên Tổng công ty để thúc giục quá trình triển khai. + Việc xuất khẩu than cho khách hàng nước ngoài thường với khối lượng lớn và nhiều, do đó việc chuẩn bị chân hàng xuất khẩu là một yếu tố vô cùng quan trọng. Sau khi ký hợp đồng mua bán với khách hàng, công ty cần cử cán bộ trực tiếp xuống các đơn vị sản xuất than để thu gom hàng, chuẩn bị chân hàng thật tốt để khi có tàu đến cập cảng ăn than công việc giao than sẽ diễn ra thuận lợi, tốc độ bốc rót được liên tục tránh tình trạng thiếu than để giao khiến tàu phải nằm chờ, ảnh hưởng đến ngày giao nhận hàng. Để chủ động cho nguồn hàng xuất khẩu, trước mắt công ty phải có biện pháp tạo mối quan hệ với các mỏ hơn nữa, thực hiện đúng hợp đồng mua bán với các mỏ để tạo chữ tín. Bên cạnh đó phải đưa người có kinh nghiệm, kỹ thuật tới các mỏ để xem xét tình hình thực tế khai thác mà đầu tư thiết bị máy móc cho phù hợp với từng vùng, từng khu vực khác nhau. + Bên cạnh đó công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến chất lượng than để tránh tình trạng hàng giao không đúng chất lượng như độ ẩm, độ tro, hàm lượng lưu huỳnh tăng bởi vì đáp ứng đúng như yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm đóng vai trò then chốt không chỉ mang tính đơn thuần là chất lượng của lô hàng xuất khẩu mà còn là uy tín của công ty đối với khách hàng nếu tính về lâu dài. Chính vì vậy công ty nên áp dụng một số biện pháp sau: Do hiện nay các bãi chứa than chưa có mái che ( do kinh phí quá cao) nên công ty cần cố gắng khắc phục bằng cách che than bằng những tấm bạt lớn và rộng, tránh độ ẩm tăng dẫn tới cỡ hạt bị ảnh hưởng. Thêm nữa, việc đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho quá trình sàng tuyển phân loại than cũng cần được công ty quan tâm đặc biệt. Hiện nay, công ty đã có 3 cụm sàng tuyển trung tâm tại Cửa Ông ( Cẩm Phả, Quảng Ninh), Nam cầu trắng ( thành phố Hạ Long, Quảng Ninh) và nhà máy sàng Vàng Danh ( Uông Bí, Quảng Ninh). Cụm sàng tuyển Cửa Ông bao gồm 2 nhà máy tuyển than: nhà máy tuyển than 1, công suất 2,7 triệu tấn/năm; nhà máy sàng tuyển than 2, công suất 3 triệu tấn/năm sử dụng công nghệ tiên tiến của australia. Nhà máy Nam cầu trắng, công suất 2 triệu tấn/năm, là nhà máy mới sử dụng công nghệ tiên tiến của australia. Các cụm sàng tuyển trung tâm và hệ thống sàng tại mỏ sẽ được quy hoạch đầu tư và phát triển để phù hợp với mức độ tăng sản lượng than khai thác và yêu cầu về chất lượng than của các nhà tiêu thụ. + Các cảng và bến rót của ta còn quá nhỏ, các tàu có trọng tải lớn thường không vào cập cảng được mà phải neo ngoài khơi làm ảnh hưởng tới tốc độ bốc rót than, tăng chi phí vận chuyển. Công ty cần kiến nghị lên Tổng công ty đầu tư xây dựng thêm cảng mới để đảm bảo khối lượng than tiêu thụ qua các cảng khoảng trên 10 triệu tấn. Cảng chính Cửa Ông có chiều dài 300 mét, độ sâu 9,5 mét, có khả năng thông qua 400.000 tấn/năm, tiếp nhận tàu có trọng tải 65.000 tấn. Cảng sử dụng máy rót Hitachi dạng liên tục, công suất 800 tấn/giờ của Nhật. Bên cạnh đó có sử dụng các thiết bị rót dạng không liên tục, công suất 250 tấn/giờ, khả năng rót than cám trong cầu cảng có thể đạt 15.000 tấn/ngày. + Trong kinh doanh ngày nay, xu hướng cạnh tranh ngày càng gay gắt, do đó làm tốt công tác dịch vụ khách hàng cũng là làm tốt nỗ lực hậu cần xuất khẩu. Những nhân tố như phân phối nhanh chóng và các nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy thường có ảnh hưởng mạnh hơn so với định giá mang tính cạnh tranh trong cuộc chiến lôi kéo khách hàng. Làm tốt công tác hậu cần cũng có nghĩa là tối thiểu hoá được tổng chi phí trong khi cung ứng một mức dịch vụ khách hàng thoả mãn nhu cầu khách hàng. Dịch vụ khách hàng cao hơn có thể đòi hỏi dự trữ cao hơn và các phương tiện vận chuyển tốt hơn. Nhận thức rõ điều này, công ty Coalimex cần luôn cố gắng gắn bó chặt chẽ với cơ sở sản xuất để luôn đảm bảo số lượng hàng giao đúng như trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng. Khi có tàu đến nhận hàng, công ty phải trực tiếp cử cán bộ xuống cảng để giám sát và kiểm tra chất lượng hàng giao. Như vậy, trong suốt quá trình kinh doanh công ty sẽ luôn tạo được uy tín với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp công ty kinh doanh ngày một tốt hơn. b, Thuê tàu lưu cước Công ty cần nghiên cứu kỹ và tìm hiểu ở các nguồn để có thông tin chính xác và đầy đủ về tình hình giá cước, giá cả. Nếu thuê tàu qua môi giới thì phải ký hợp đồng với người môi giới trong đó nêu rõ trách nhiệm của cả hai bên và điều khoản xử phạt khi người môi giới vi phạm hợp đồng. Dù thuê tàu bằng cách trực tiếp hay thông qua môi giới thì công ty cũng phải đảm bảo các vấn đề sau: + Phải thuê tàu có trọng tải phù hợp. + Tàu phải đảm bảo khả năng đi biển. + Phải mua bảo hiểm cho hàng hoá trên tàu. Hiện nay công ty xuất khẩu than theo hình thức FCA ( giao cho người chuyên chở ) và FOB ( giao qua lan can tàu). Phương thức xuất khẩu trên công ty đã làm rất tốt nhưng hình thức này chưa đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty. Nếu có điều kiện công ty nên nghiên cứu và khai thác các hình thức khác như CIF. c, Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Việc kiểm tra hàng hoá than xuất khẩu cần phải được theo dõi thường xuyên hơn. Cần có sự kiểm tra của công ty ngay từ khi thực hiện các hợp đồng nội ( hợp đồng mua than từ các mỏ), công ty nên cử cán bộ của mình theo dõi sát sao quá trình chuẩn bị hàng của các đơn vị sản xuất để phát hiện kịp thời những sai sót về chất lượng hàng xuất khẩu. Bên cạnh đó công ty cần phối hợp với các cơ quan chức năng để cùng kiểm tra mặt hàng xuất khẩu. Mục đích của việc kiểm tra này là làm sao cho chất lượng cũng như số lượng và các điều khoản khác phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Việc kiểm tra hàng xuất khẩu nên được tiến hành theo quy trình sau: Hợp đồng ngoại thương Nộp đơn xin kiểm nghiệm Cơ quan kiểm dịch căn cứ hợp đồng để kiểm tra Số lượng Chất lượng Trọng lượng Bao bì, ký mã hiệu Kiểm nghiệm Lấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch Sửa đổi lại hàng hoá cho phù hợp Chuẩn bị cho bước tiếp theo Chất lượng Sơ đồ: Quy trình kiểm tra hàng hoá Công ty phải có sự liên lạc thường xuyên đối với hệ thống kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm ( trung tâm kiểm tra và giám định sản phẩm – Quacontrol), đặc biệt là trong thời điểm lấy mẫu kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi bốc xuống tàu để tránh tình huống xấu xảy ra mà công ty không nắm bắt được. Quá trình lấy mẫu cần phải có sự có mặt của nhân viên của công ty để đảm bảo mẫu được lấy không có sự sai lệch sơ bộ, phải tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO. Việc kiểm tra chất lượng than xuất khẩu do Quacontrol thực hiện. Quacontrol sẽ lấy mẫu than về phân tích, nếu đạt tiêu chuẩn họ sẽ cấp chứng thư số lượng, chất lượng cho lô hàng. Để quá trình kiểm tra đạt kết quả tốt cũng cần lưu ý Quacontrol một số điểm sau: + Kiểm tra chất lượng theo đúng quy cách đã được quy định trong điều khoản của hợp đồng. + Cử đội ngũ cán bộ kiểm tra có đủ trình độ kỹ thuật, đảm bảo khách quan khi kiểm tra. + Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng để đội ngũ cán bộ kiểm tra được nâng cao trình độ, theo kịp với những tiến bộ khoa học kỹ thuật. + áp dụng phương pháp kiểm tra hiện đại, nhanh chóng. d, Làm thủ tục hải quan Đây là một bước quan trọng bởi khi hàng hoá không được thông quan thì cùng nghĩa với việc hàng hoá không được xuất khẩu. Mặt khác, đây còn là lúc hàng hoá sẽ được kiểm tra lần cuối. Thường thì ở khâu này, công ty bị vướng mắc do chưa rõ ràng về thủ tục hải quan. Do đó công ty cần phải theo dõi và nắm bắt thông tư luật pháp và thủ tục hành chính để cho khâu làm thủ tục được rõ ràng và nhanh chóng. Khâu làm thủ tục hải quan hiện nay công ty thường giao luôn cho hãng vận tải đảm nhiệm. Tuy nhiên như vậy thì công ty cần phải chú ý: + Khai báo trên tờ khai hải quan : người ký tên trên tờ khai hải quan phải là đại diện hợp pháp của công ty. + Hoàn tất, xuất trình và nộp bộ hồ sơ hải quan có liên quan đến lô hàng xuất khẩu, các chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp và phải được hoàn chỉnh đầy đủ, chính xác từ xác định mã số hàng hoá, thuế suất, tự xếp hồ sơ vào nơi quy định... Các loại giấy tờ phải xuất trình bao gồm : văn bản xuất khẩu, tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, vận đơn... + Xuất trình hàng hoá để hải quan kiểm tra chỉ tiến hành sau khi tờ khai đã được đăng ký. Tiến hành kiểm tra tại đại điểm quy định và do ít nhất hai nhân viên hải quan kiểm tra. Nội dung kiểm tra: mã số hàng hoá, số lượng, chất lượng, trọng lượng, chủng loại...Sau khi kiểm tra có thể giám định lại. + Tiến hành thủ tục khiếu nại, xét lại hay điều chỉnh liên quan đến hàng hoá xuất khẩu. Nếu công ty thuê dịch vụ làm hải quan nhưng vẫn phải kiểm soát, kiểm tra bởi thời gian có hạn do vậy nếu làm sai thì lại mất thời gian làm lại, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty. Do đó công ty cũng phải có nhân viên kiểm soát việc làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu. Đối với chi nhánh Coalimex Quảng Ninh, có một số góp ý với chi nhánh như sau: + Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hải quan theo yêu cầu. Khai báo đúng đối tượng, chi tiết về hàng hoá. + Nhanh chóng nộp thuế cho cơ quan nhà nước để hàng hoá được thông quan, đảm bảo đúng tiến độ thực hiện hợp đồng. + Quan hệ tốt với hải quan. e, Giao hàng lên tàu Công việc này Coalimex Quảng Ninh thực hiện. Trong quá trình thực hiện công ty cần chú ý tới một số điểm : Thông báo trước cho khách hàng để khách hàng điều tàu đến nhận hàng. Giao đúng kịp thời gian quy định, cảng quy định trong hợp đồng và phải phù hợp với tính chất của hàng hoá. Thu thập thông tin về tàu trước khi tàu đến đồng thời kiểm tra chặt chẽ tàu chuyên chở xem đảm bảo có đủ 4 điều kiện sau chưa: + Tàu đã cập bến cảng thường bốc dỡ chưa? + Tàu đã hoàn thành thủ tục hành chính và kiểm dịch chưa? + Tàu đã hoàn thành, chuẩn bị tốt về mặt kỹ thuật chưa? + Tàu đã thông tin cho người bán về việc sẵn sàng bốc hàng lên tàu chưa? f, Làm thủ tục thanh toán Khi lập bộ chứng từ thanh toán công ty cần lưu ý: + Tất cả các chứng từ phải lập theo đúng yêu cầu của L/C về số bản, mô tả hàng hoá, thời gian lập, ghi ký hiệu, người lập. + Khi lập hối phiếu đòi tiền người mua thì số tiền ghi trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hoá đơn và không vượt qua hạn ngạch L/C ( kể cả dung sai cho phép). + Nếu hàng hoá được gửi lên tàu vượt quá số lượng quy định trong L/C thì công ty phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gửi, trên cơ sở được sự chấp thuận của người mua mới gửi hàng lên tàu. + Thường xuyên liên lạc với ngân hàng để thúc giục họ trả tiền đúng tiến độ tránh gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty. + Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần lập hai bộ: Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Bộ thứ hai lập cho hàng hoá dư ra. + Để hạn chế rủi ro trong thanh toán bằng phương thức L/C, công ty cần làm các việc sau: Đ Trước khi ký kết hợp đồng phải tìm hiểu kỹ bạn hàng nhập khẩu của mình là ai, nắm bắt thiện chí và nhu cầu nhập khẩu của họ để tránh những đáng tiếc có thể xảy ra. Đ Nêu yêu cầu ngay trong hợp đồng những chi tiết quan trọng của thư tín dụng mà người nhập khẩu chỉ thị cho ngân hàng của họ mở cho mình làm sao để công ty có thể nắm chắc được nội dung của L/C mà mình thụ hưởng và những nghĩa vụ nó ràng buộc mình. Luôn cẩn thận với nội dung L/C do ngân hàng phát hành gửi đến, phân tích kỹ từng nội dung nhỏ của L/C nhận được, không nên chỉ quan tâm đến nội dung chủ yếu mà bỏ qua chi tiết phụ quan trọng. Việc xem xét các chi tiết ấy phải được tiến hành chủ động và tích cực, phải so sánh sự phù hợp giữa L/C và hợp đồng, giữa khả năng thực hiện và ý đồ của người nhập khẩu. Nếu gặp khó khăn trong thời hạn giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ và chứng từ thanh toán công ty phải kiên quyết yêu cầu đòi tu chỉnh L/C bằng được mới giao hàng, nếu không sẽ rất dễ bị lừa gạt. Để được thanh toán công ty phải cố gắng hết sức để có bộ chứng từ hoàn hảo đúng theo yêu cầu của L/C từng chi tiết nhỏ nhặt nhất và phải phù hợp với luật lệ điều tiết L/C trong thời gian cho phép của L/C. Nếu cần thiết sử dụng cố vấn của ngân hàng để đạt được chứng từ hoàn hảo nên tôn trọng những lời khuyên của ngân hàng. g, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Để tránh cho những khiếu nại sau này thì trong hợp đồng xuất khẩu công ty nên đưa ra các điều khoản rõ ràng, đầy đủ và ghi rõ nếu có tranh chấp xảy ra thì trọng tài sẽ xử là ai và ở nước nào. Thông thường nên ghi trọng tài phán xử là trọng tài của Việt Nam để đỡ tốn kém chi phí. Công ty nên thực hiện tốt và đầy đủ những điều khoản trong hợp đồng như giao hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, giao đúng thời hạn, đúng địa điểm, bao bì, ký mã hiệu hàng hoá theo đúng quy định... để tránh bị khiếu nại. Trong trường hợp công ty khiếu nại người nhập khẩu, người chuyên chở hay cơ quan bảo hiểm thì phải thu thập đầy đủ bằng chứng. 4, Các giải pháp hỗ trợ trong quá trình thực hiện hợp đồng a, Nâng cao năng lực đàm phán, ký kết hợp đồng Trong quá trình đàm phán, do người đại diện của công ty không thông thạo ngoại ngữ mà phải thông qua phiên dịch nên khi phiên dịch không diễn đạt được sắc nét ý của người đại diện đàm phán muốn nói. Chính vì thế giải pháp tốt nhất là phải đào tạo cho đội ngũ cán bộ này trình độ ngoại ngữ cần thiết, nhất là Anh văn để có thể tham gia đàm phán tốt hơn. Muốn vậy công ty nên có định kỳ kiểm tra trình độ ngoại ngữ của cán bộ công nhân viên để lọc ra những người chưa đạt yêu cầu. Với những người này, công ty có thể thuê giáo viên về giảng dạy vào sau giờ hành chính hoặc có thể yêu cầu chính một cán bộ giỏi ngoại ngữ trong công ty giảng dạy nếu không muốn tốn kém chi phí nhiều. Khi chọn người đại diện đi đàm phán, công ty phải dựa trên những tiêu thức: + Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ. + Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ. + Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được. + Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý của mình. + Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại. Trưởng đoàn đàm phán phải được lựa chọn dựa trên những tiêu thức: + Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng. + Khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập hợp. + Khí chất nền nã. + Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình. + Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình. + Có tài phân biệt thật giả. b, Đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ Đa số đội ngũ cán bộ nghiệp vụ là chuyển từ hoạt động trong môi trường của nền kinh tế tập trung sang môi trường của nền kinh tế thị trường, do đó cần đào tạo và đào tạo lại , nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho một số cán bộ để phù hợp hơn với nền kinh tế thị trường. Công ty có thể: + Tổ chức các lớp đào tạo tập trung tại công ty khoảng 1 buổi /1tuần. + Tổ chức các buổi để hướng dẫn, phổ biến, cập nhật các quy định mới của Chính phủ. Muốn có được một đội ngũ cán bộ có trình độ, công ty phải thực hiện nghiêm túc trong công tác xét tuyển lao động, kiểm tra kỹ trình độ nghiệp vụ, tuyển người trên cơ sơ năng lực làm việc, tránh những tiêu cực trong công tác này. Đối với cán bộ trẻ có năng lực, công ty nên tạo điều kiện cho đi học một thời gian ở nước ngoài để có thể tiếp thu được những tiến bộ khoa học mới bởi vì lực lượng lao động trẻ là bộ phận rất quan trọng cho sự phát triển của công ty. c, Tạo nguồn hàng ổn định + Việc tạo ra nguồn hàng ổn định phụ thuộc rất lớn vào mối quan hệ của công ty với các mỏ. Công ty cần đầu tư trang thiết bị hoặc nhập cho mỏ những công nghệ khai thác tiên tiến, phù hợp với đặc điểm riêng của từng mỏ để tạo điều kiện cho công ty dễ dàng trong thu gom hàng xuất khẩu. + Tăng cường mở rộng mối quan hệ với nhiều cơ sở, nhiều mỏ khai thác và sản xuất than. + Thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng mua bán ký kết với các mỏ để tạo uy tín cho công ty để những lần làm ăn tiếp theo các mỏ hoàn toàn tin tưởng công ty, giúp công ty thực hiện đúng tiến độ giao hàng. + Luôn có những kế hoạch để kịp thời ứng phó với trường hợp khan hiếm hàng hay hàng không bảo đảm chất lượng. d, Bảo đảm thông tin nhanh chóng, chính xác Nguồn thông tin là không thể thiếu được đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì bạn hàng là người nước ngoài, khác nhiều so với ta về địa lý, tập quán, thói quen tiêu dùng, hoàn cảnh sống... nên nếu ta không có đầy đủ các thông tin sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty mình. Cho nên công ty cần : + Trước khi xuất khẩu một lô hàng lớn sang một nước nào đó cần đưa cán bộ nhân viên sang trước để nghiên cứu, xem xét thông tin có đúng như phía bạn hàng cung cấp hay không. + Tạo lập mối quan hệ với các trung tâm cung cấp thông tin trong nước và quốc tế để có được những thông tin cần thiết. + Khai thác thông tin trên các báo, tạp chí, phương tiện phát thanh truyền hình và đặc biệt là trên mạng Internet. e, Nguồn vốn và cơ sở vật chất Công ty không nên tập trung nguồn vốn của mình vào một hợp đồng, một thị trường hay một khách hàng để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Có chính sách bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình bằng cách đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh để có thể thực hiện tốt hơn, có hiệu quả hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất khẩu của mình. Công ty cũng nên đầu tư thêm các phương tiện chuyển chở cho chi nhánh Coalimex Quảng Ninh để chi nhánh thực hiện nhanh chóng hơn công tác giao hang xuất khẩu. 5, Một số kiến nghị a, Kiến nghị với nhà nước Doanh nghiệp là một thực thể trong nền kinh tế, hoạt động trong môi trường kinh doanh nhất định bao gồm môi trường kinh tế – xã hội, môi trường chính trị, môi trường luật pháp của mỗi quốc gia. Các doanh nghiệp chịu sự chi phối và bị tác động mạnh mẽ bởi các yếu tố vĩ mô này. Đó là các nhân tố có thể thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh xuất khẩu của các doanh nghiệp nói riêng. Sau đây là một số kiến nghị với nhà nước nhằm tạo điều kiện thúc đẩy xuất khẩu mặt hàng than: Hệ thống văn bản pháp lý, quy định phải được đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán trong khuyến khích sản xuất, tạo nguồn hàng ổn định, lâu dài cho xuất khẩu, tránh tình trạng “ trống đánh xuôi, kèn thổi ngược ”, khuyến khích xuất khẩu nhưng không khuyến khích sản xuất. Hoàn thiện cơ chế quản lý xuất khẩu: trên thực tế, công tác quản lý xuất khẩu của nhà nước còn có một số vấn đề bất cập, không thích hợp với những diễn biến của hoạt động xuất khẩu, làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và đòi hỏi phải giải quyết. Về lâu dài, các quy định về xuất khẩu hiện hành phải được bổ sung và sửa đổi, tạo điều kiện cho hoạt động xuất khẩu diễn ra thuận lợi. Hiện nay ở nước ta, thủ tục xuất khẩu vẫn còn rườm rà gây phức tạp, lãng phí thời gian, công sức cho doanh nghiệp xuất khẩu khi tiến hành các thủ tục xuất khẩu. Vì thế trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, nhà nước cần đặc biệt chú trọng đến cải cách công tác quản lý các hoạt động xuất khẩu, từng bước bãi bỏ các thủ tục không cần thiết để tiết kiệm thời gian, tiền của, công sức cho các doanh nghiệp. Thiết lập một chế độ tỷ giá hối đoái thuận lợi cho xuất khẩu. Đây là chính sách có tính chất hỗ trợ, tăng khả năng của hàng xuất khẩu nói chung. Bên cạnh đó, công ty Coalimex và Tổng công ty than Việt Nam muốn kiến nghị với nhà nước về những khó khăn trên thị trường xuất khẩu và bán than cho các hộ tiêu dùng: + Trong thời gian vừa qua, công ty Vietmindo ( Indonesia) đang khai thác than ở vùng Uông Bí theo hợp đồng hợp tác kinh doanh và giấy phép của Uỷ ban hợp tác và đầu tư ( nay là Bộ kế hoạch đầu tư) đã chào bán than vào các thị trường của Tổng công ty than Việt Nam như :Vietmindo đã chào và bán than với giá thấp hơn giá than cùng loại của Tổng công ty than Việt Nam từ 2 – 4 USD/tấn tại thị trường Tây Âu, tiếp cận và tấn công vào thị trường Nhật Bản cũng như ngay cả thị trường trong nước gây ra những tâm lý xáo trộn về thị trường đối với khách hàng và những thiệt hại đáng kể đối với ngành than Việt Nam. Do đó Tổng công ty than Việt Nam đề nghị với Chính phủ xem xét về chính sách đầu tư, không khuyến khích các công ty nước ngoài tham gia trong lĩnh vực khai thác than tại Việt Nam. + Vấn đề môi giới và hoa hồng: mặc dù cho tới nay Tổng công ty than Việt Nam chưa thực hiện giải quyết vấn đề này với bất kỳ khách hàng nào song trong quá trình giao dịch xuất khẩu đã xuất hiện dấu hiệu một số công ty môi giới đã yêu cầu về phí môi giới trong việc bán than vào thị trường ấn Độ với mức phí từ 1 – 2 USD/tấn, cao hơn so với quy định hiện hành của Bộ tài chính. Do đó nếu có thời cơ để bán hàng, Tổng công ty than Việt Nam cũng kiến nghị với Chính Phủ, Bộ thương mại và Bộ tài chính xem xét về các mức phí hoa hồng, môi giới để giải quyết bán được hàng trong từng trường hợp cụ thể. + Do tình trạng cung lớn hơn cầu hiện nay, thị trường đang là thị trường của người mua. Thêm vào đó, xu hướng đòi hỏi của người mua về chất lượng than ngày càng khắt khe hơn để phù hợp với công nghệ sản xuất công nghiệp của họ. Do đó, để tồn tại và phát triển, các nhà cung cấp than buộc phải tuân thủ phương châm “bán cái mà khách hàng cần ”, có nghĩa là phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Do vậy trong nhiều trường hợp, tiêu chuẩn chất lượng than trong hợp đồng cung cấp than cho khách hàng không theo mức tiêu chuẩn chất lượng than do nhà nước quy định là một thực tế khó tránh khỏi. Trong những trường hợp này, Tổng công ty báo cáo Chính phủ để có biện pháp kịp thời tháo gỡ. + Trong thời gian vừa qua, một số khách hàng mua than của Tổng công ty than Việt Nam đã phản ánh về việc nhận được bản chào than Việt Nam từ một số tổ chức, cá nhân, một số văn phòng đại diện thương mại của Việt Nam tại nước ngoài, tạo cảm giác có quá nhiều than Việt Nam trên thị trường thế giới dẫn tới việc người mua có lý do ép than Việt Nam phải giảm giá. Để tránh sự hiểu lầm từ phía khách hàng về chính sách thị trường, chính sách bạn hàng của than Việt Nam. Tổng công ty than Việt Nam đề nghị Chính Phủ can thiệp giúp đỡ để các Bộ, các cơ quan trực thuộc Bộ cho dừng các bản chào hàng tương tự để tạo điều kiện cho Tổng công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong công tác xuất khẩu than. + Ngoài ra, Tổng công ty cũng kiến nghị với Bộ công nghiệp và nhà nước hỗ trợ trong công tác thăm dò và khai thác than, đặc biệt là dự án khai thác than thuộc đồng bằng sông Hồng để có thể đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dân cũng như nhu cầu xuất khẩu trong thời gian tới. b, Kiến nghị với Tổng công ty than Việt Nam Công ty Coalimex là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam, mọi hoạt động xuất khẩu của công ty đều do Tổng công ty than Việt Nam kiểm soát và phân công nhiệm vụ rõ ràng, giao chỉ tiêu kế hoạch xuất khẩu hàng năm. Chính vì vậy mà Tổng công ty than Việt Nam phải có sự giúp đỡ, hỗ trợ, tạo điều kiện cho công ty Coalimex trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu. Cụ thể: + Tổng công ty phân chia thị trường cụ thể cho công ty, quy định mức giá sàn hàng năm để công ty có thể chủ động trong các giao dịch chào bán than. + Không được chào bán than cho bất kỳ một công ty thương mại nào đưa than vào các thị trường mà công ty được phép giao dịch nhằm tránh sự cạnh tranh không cần thiết. + Đối với lô hàng nhỏ lẻ, cho phép công ty được trực tiếp thoả thuận phí uỷ thác. + Cho phép công ty được tiếp tục làm đầu mối trả nợ cho một số nước theo hiệp định liên chính phủ khi được triển khai thực hiện. + Tổng công ty cần đầu tư nghiên cứu, đầu tư thiết bị máy móc cho việc sản xuất chế biến than để than Việt Nam ngày càng phù hợp và đáp ứng được yêu cầu xuất khẩu. + Tiếp tục chỉ đạo và hỗ trợ công ty trong việc mở rộng thị trường trong nước và củng cố công ty nhằm phù hợp với tình hình chung của đất nước trong quá trình phát triển. + Tổng công ty cần có chính sách khuyến khích sản xuất kinh doanh, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên, nâng cao đời sống của công nhân mỏ. Trên đây là một số biện pháp và kiến nghị trên cơ sở phân tích tình hình cụ thể, những điểm mạnh, yếu của công ty. Hy vọng đây sẽ là những gợi ý khả thi có thể giúp công ty Coalimex nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty mình. Trong hoạt động xuất khẩu của bất cứ doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu nào thì hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ quá trình xuất khẩu thành công hay thất bại. Mặt khác, kinh doanh trong nền kinh tế thị trường là vô cùng phức tạp. Song kinh doanh xuất nhập khẩu còn phức tạp hơn nhiều vì hoạt động này đã vượt ra khỏi biên giới một quốc gia. Chính vì thế mà đòi hỏi người làm công tác xuất khẩu không những vững vàng về nghiệp vụ chuyên môn mà còn cần phải năng động và nhạy bén để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất khẩu. Thấy được tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu trong hoạt động mua bán ngoại thương, sau thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế – Coalimex, em đã khai thác sâu vấn đề này. Qua phân tích thực trạng việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu than, những ưu điểm cũng như tồn tại và nguyên nhân của nó trong việc thực hiện những hợp đồng này, em đã nêu lên một số giải pháp để khắc phục và nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than trong những năm tới tại Công ty Coalimex. Hoàn thành được đề tài này, em vô cùng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo - thạc sỹ Nguyễn Hải Đạt, giảng viên khoa Thương Mại- trường đại học Kinh tế quốc dân; sự giúp đỡ của cán bộ phòng Xuất nhập khẩu 4 và toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty Coalimex.