Chuyên đề Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp kinh doanh

Lời nói đầu Kế toán nguyên vật liệu (NVL) là một phần của công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh. Nó xử lý và cung cấp thông tin về tình hình mua sắm các yếu tố đầu vào là các nguyên vật liệu của quá trình sản xuất, cũng như tình hình kho sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua kế toán NVL doanh nghiệp có được những tài liệu cần thiết để xác định chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ là chỉ tiêu quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, hiệu quả sử dụng vốn đồng thời giúp quản lý tốt hơn chi phí cho các yếu tố đầu vào này. ở Việt Nam từ khi áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 1/1/99 thay đổi cách tính thuế, thu thuế của Nhà nước từ đó làm ảnh hưởng đến việc tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL sao cho phù hợp với điều kiện mới, phù hợp với chính sách mới của Nhà nước, của bộ Tài chính cũng như phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp là điều cần thiết. Xuất phát từ đó, chuyên đề này được viết nhằm mục đích góp phần làm hiểu thêm công tác kế toán NVL cũng như thực trạng của công tác này tại các doanh nghiệp để từ đó thấy được những mặt còn tồn tại, đề xuất những ý kiến với hy vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL. Với phương pháp nghiên cứu chuyên đề tìm ra những tồn tại và đề xuất ý kiến thì: Bản chuyên đề này ngoài lời nói đầu và phần kết luận gồm có 2 phần chính. Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL. Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp kinh doanh. Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện: Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Để sản xuất ra nhiều của cải vật chất, các nhà doanh nghiệp phải quan sát hành vi kinh tế (mua bán, thu chi). ghi chép lại, hệ thống, tổng hợp, phân tích và đưa ra những thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả cao. Công việc đó gọi là hạch toán kế toán. Xã hội càng phát triển, nền kinh tế càng đi lên thì vai trò của kế toán càng trở nên quan trọng nó trở thành công cụ đắc lực trong việc quản lý kinh tế. Như vậy việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho phù hợp với sự phát triển và đổi mới của nền kinh tế là điều tất yếu. Đặc biệt trong điều kiện nước ta hiện nay khi chuyển đổi nền kinh tế từ tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường với những đổi mới thực sự trong cơ chế quản lý kinh tế - tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng với cơ chế mới luôn luôn được đặt ra và cần thiết. Kế toán nghiệp vụ xuất nhập - là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung, do vậy việc hoàn thiện công tác này cũng là điều tất yếu, nhất là từ khi luật thuế GTGT mới được áp dụng từ 01/10/99 thì hoàn thiện công tác này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tính đúng, tình đủ giá nhập - xuất NVL từ đó làm cơ sở cho việc tính đúng giá thành sản phẩm - một trong những chỉ tiêu quan trọng của mỗi giá trị sản xuất kinh doanh trong kinh tế thị trường. II. Một số vấn đề cơ bản về nguyên - vật liệu. 1. Khái niệm NVL và nhiệm vụ hạch toán NVL. * Khái niệm NVL là đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, trị giá NVL chueyẻn 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Nhiệm vụ hạch toán NVL. - Kế toán phải theo dõi chi tiết vật liệu nhập, xuất, tồn kho bằng thước đo hiệu vật và tiền. - Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp. - Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các đối tượng sử dụng. - Tham gia vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. - Thường xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, đối chiếu với định mức dự trữ để kịp thời xuất hiện vật liệu thừa thiếu so với định mức từ đó đề xuất với doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời kế hoạch cung cấp đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và liên tục. 2. Phân loại NVL: Theo vị trí tác dụng của NVL đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, có thể chia thành các loại như sau: - NVL chính: là những NVL khi tham gia vào qúa trình sản xuất nó kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoai của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hay có thể làm quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lơị. - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu - Phụ tùng thay thế: là những bộ phận phụ tùng, chi tiết máy doanh nghiệp muavào để thay thế khi sửa chữa TSCĐ. - Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu là những vật liệu không còn tình năng tác dụng đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác: là những vật liệt mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp, ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng góp, vật liệu sử dụng luân chuyển. Theo nguồn nhập nguyên liệu có thể chia thành: - NVL mua vào. - NVL được cấp. - NVL tự sản xuất gia công. - NVL nhận vốn góp liên doanh. NVL được viên trợ, biếu tặng. - NVL phát hiện thừa trong kiểm kê. 3. Xác đinh giá NVL nhập - xuất kho. a. Giá NVL nhập kho: Giá thực tế NVL nhập = giá mua + chi phí mua trực tiếp ghi hoá đơn có 2 trường hợp: + Nếu doanh nghiệp phải áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL nhập kho. Chi phí mua trực tiếp: là chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế kho bãi, chi phí hao hụt trong định mức và trên định mức. - Với NVL tự sản xuất gia công: Giá thực tế của NVL = giá thành thực tế của NVL đã sản xuất gia công - Với NVL được cấp: Giá thực tế của NVL = giá ghi trên trên hoá đơn của bên cấp - Với NVL nhận vốn góp liên doanh. Giá thực tế của NVL = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị - Với NVL được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của NVL = giá mua trên thị trường của NVL cùng loại b. Giá NVL xuất kho: + = + Tuỳ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp về số lượng danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất, điều kiện kho bãi . để doanh nghiệp lựa chọn 1 phương pháp tính giá xuất thích hợp. Các phương pháp tính giá xuất thường dùng: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FiFo) theo phương pháp này mặt hàng nào nhập trước sẽ xuất trước theo giá thực tế của lần nhập đó, khi hết mới tính đến mặt hàng tiếp theo. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LiFo): Theo phương pháp này mặt hàng nào nhập sau cùng sẽ được xuất trước, khi hết mới tính đến mặt hàng nhập trước nó tiếp theo. Phương pháp bình quân theo một lần nhập: Theo phương pháp này cứ sau 1 lần nhập kế toán phải tính giá bình quân để làm căn cứ xuất kho. Phương pháp bình quana cả kỳ: Theo phương pháp này cứ sau 1 kỳ kế toán tính giá bình quân để làm căn cứ tính giá xuất của các nghiệp vu trong kỳ. phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này hàng nhập kho và xuất kho cứ tính theo 1 giá tuỳ ý (gọi là giá hạch toán). Tới cuối kỳ khi xác định được giá thực tế, kế toán điều chỉnh giá thực tế theo giá hạch toán thông qua hệ số giá. Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này giá xuất của mặt hàng nào thì được tính ngay giá nhập của mặt hàng đó gắn với từng mặt hàng va từng lần cụ thể. III. Kế toán NVL theo phương pháp KKTX: Phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền, điều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. Theo phương pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo từng lần phát sinh trên tài khoản 152. Ưu điểm của phương pháp này là ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến động va số hiện có của NVL, tăng cường công tác quản lý NVL, đảm bảo an toàn cho NVl trong quá trình bảo quản, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp. Tuy nhiên nhược điểm của nó là ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất lao động của kế toán và đòi hỏi điều kiện bảo quản nguyên kiệu phải thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. 1. Kế toán nhập kho NVL. Khi nhập kho NVL, kế toán ghi vào bên nợ tài khoản 152, tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan. - Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối thượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ 152: giá mua NL chưa có thuế GTGT Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừ Có 111,112,141,331: số tiền theo giá thanh toán - Mua NVL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ 152: giá thanh toán gồm cả thuế GTGT. Có 111, 112, 141, 311 - Trường hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho 2 hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc 2 đối tượng chịu thuế khác nhau (theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp hay không chịu thuế GTGT) doanh nghiệp được phép hạch toán NVL theo giá mua chưa có thuế và toàn bộ thuế GTGT đầu vào được ghi vào tài khoản 133, cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để khấu trừ thuế và phân bổ cho sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi vào giá vốn hàng bán. Ví dụ cho trường hợp này như: Mua nho về dùng bán nước giải khát và nấu rượu. - Mua NVL nhập kho phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi sổ nhập kho theo số thực nhập và căn cứ vào biên bản kiểm nhận, kế toán ghi trị giá NL thiếu tổn thất vào TK 1381: Nợ 152: giá mua NVL thực nhận. Nợ 1381: giá mua NVL thiếu Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn. Có 331: tổng số tiền phải trả người bán. Khi xác định được nguyên nhân thiếu, tổn thất, tùy theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản liên quan: + Nếu do bên bán xuất nhầm, bên bán chờ đền bù: Nợ 152: trị giá NVL nhập kho Có 1381 + Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có nguyên liệu để bù, doanh nghiệp được giảm trừ phần số tiền phải trả: Nợ 311: tổng số tiền theo giá thanh toán Có 1381: giá mua chưa có thuế GTGT. Có 133: thuế GTGT. + Nếu được quy trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường: Nợ 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào Có 1381: giá mua chưa có thuế GTGT Có 133: thuế GTGT đầu vào + Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức, hội đồng quyết định ghi vào chi phímua NL: Nợ 152: trị giá NL thiếu tổn thất trong định mức. Có 1381 + Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan, ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm (bất khả kháng) kế toán ghi vào chi phí bất thường. Nợ 821: trị giá NL thiếu tổn thất. Có 1381 - Mua NVL nhập kho phát hiện thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả NL thừa: Nợ 152: giá mua NL thực phẩm Nợ 133: thuế GTGT theo hoá đơn Có 331: số tiền phải trả người bán theo hoá đơn Có 3381: giá mua của Nl thừa Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả Nl thừa, bên bán đồng ý: Nợ 3381: giá mua chưa có GTGT Nợ 133: thuế GTGT đầu vào Có 331: tổng số tiền phải trả thêm người bán + Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán Nợ 3381 Có 152: trị giá Nl trả lại bên bán + Nếu do dôi thừa tự nhiên, bên mua được hưởng kế toán ghi vào thu nhập bất thường: Nợ 3381: Trị giá Nl dôi thừa tự nhiên Có 721 Tuy nhiên trường hợp nhập kho Nl mua vào, phát sinh thiếu (thừa) xác định ngay nguyên nhân thì tuỳ theo từng nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào tài khoản liên quan, không cần ghi qua tài khoản 1381 và 3381. - Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc NL sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào tài khoản 002: Nợ TK 002: Trị giá Nl bảo quản hộ Khi xuất kho trả lại bên bán: Có 002: Trị giá Nl trả lại bên bán - Nhập kho NL tự sản xuất gia công: Nợ 152 Có 154: Giá thành thực tế của Nl - Nhập kho NVL được cấp, biếu tặng, viện trợ và nhận vốn góp liên doanh: Nợ 152: Trị giá thực tế của NVL nhập kho Có 411 - Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất : Nợ 152 Có 621: Chi phí NVL cho sản xuất - Trường hợp NVL được mua từ tháng trước, nhập kho doanh nghiệp tháng này. Khi nhận được phiếu nhập vật tư phản ánh số NVL này kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho NVL và giá mua ghi: Nợ 152 Có 157 - Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất : Nợ 152 Có 621, 154, 142, 721 - Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Nợ 152 Có 222 - Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế GTGT được khấu trừ: + Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ: Nợ 3331: thuế GTGt phải nộp Có 133: thuế GTGT được khấu trừ + Số thuế GTGT không được khấu trừ trong kỳ: * Nếu được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ 632: giá vốn hàng bán. Có 133: thuế GTGT được khấu trừ * Nếu được tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán sau: Nợ 142: Chi phí trả trước Có 133: thuế GTGT được khấu trừ, đến kỳ kế toán sau kế toán ghi: Nợ 632: giá vốn hàng bán Có 142: Chi phí trả trước 2. Kế toán xuất kho NVL. Khi xuất kho NVL, căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu xuất kho (tính theo phương pháp thích hợp), kế toán ghi có TK 152 và tuỳ từng trường hợp xuất mà ghi nợ các TK liên quan. - Xuất kho vật liệu để gia công chế biến: Nợ TK 621: vật liệu xuất để chế biến sản xuất sản phẩm. Nợ TK 627: vật liệu xuất dùng chung ở phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641: vật liệu xuất dùng chung trong toàn doanh nghiệp. Nợ TK 241: để sửa chữa lớn TSCĐ và xây dựng cơ bản. Nợ TK 821, 811 Có TK 152 - Xuất kho NVL góp vốn liên doanh: + Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn giá thực tế của NVL: Nợ 128, 222: Trị giá vốn góp Có 152: giá thực tế của NVL xuất kho Có 412: chênh lệch giá + Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn giá mua của vật liệu: Nợ 128, 222 Trị giá vốn góp Nợ 412: Chênh lệch giá Có 152: giá thực tế NVL xuất kho - Trường hợp xuất kho NVl cho vay, mượn: Nợ 128: trị giá NVL cho vay Có 152 - Trường hợp góp vốn liên doanh hoặc trả lại vốn cho Nhà nước bằng vật liệu: Nợ 441: Trị giá vốn góp Có 152: giá thực tế NVL xuất kho Nợ (có )412: chênh lệch giá - Trường hợp kiểm kê kho NVL thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân: Nợ 1381: Trị giá NL thiếu chưa rõ nguyên nhâ Có 152 Khi xác định được nguyên nhân, tùy theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vao các tài khoản liên quan: + Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức, hội đồng quản trị quyết định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ 642: Trị giá NL thiếu tổn thất Có 1381 + Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm: Nợ TK 821 Có 1381: Trị giá Nl thiếu tổn thất + Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường: Nợ 1388: giá thanh toán của Nl lúc mua vào Có 1381: giá mua Nl chưa có GTGT Có 133: thuế GTGT - Xuất NVL để gia công. chế biến thêm: Nợ 154 Có 152 IV. Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, điều kiện bảo quản và theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày không có lợi. Theo phương pháp này NVL nhập vào ghi chép hàng ngày còn xuất ra hàng ngày không ghi. Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định trị giá NL còn lại cuối kỳ, kế toán tính và ghi giá trị NL xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán, làm đơn giản công tác kế toán nhưng mức độ chính xác không cao. Trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho thích hợp, áp dụng phương pháp nào doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan tài chính và ghi vào trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, khi cần có sự thay đổi phải chờ liên độ sau. Các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc các lĩnh vực khác nhau như vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại hoặc dịch vụ thì không được áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản sử dụng: TK 611 - mua hàng Bên nợ: - giá thực tế hàng hoá, vật tư, NVL, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá thực tế hàng hoá, vật tư, nguyên vât liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ. Bên có: - giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ tồn cuối kỳ (thoe kết quả kiểm kê). - Chiết khấu hao mua hàng được hưởng. - Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ theo phương pháp này quá trình hạch toán tiến hành như sau: * Đầu kỳ: kết chuyển giá NVL còn lại đầu kỳ: Nợ TK 611: Trị giá NVL còn lại đầu kỳ Có TK 151, 152 * Trong kỳ: - Mua Nl sản xuất sản phẩm chịu thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ: Nợ 611: giá mua chưa có thuế GTGt Nợ 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 141, 331: giá thanh toán gồm cả thuế GTGT - MuaNL sản xuất sản phẩm không thuộc diện chịu thuế GTGThoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 611: Trị giá mua NL gồm cả thuế GTGT Có 111, 112, 141, 331 * Cuối kỳ: + Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá NL còn lại cuối kỳ: Nợ 151, 152: Trị giá Nl còn lại cuối kỳ Có 611 + Tính và kết chuyển trị giá NL xuất dùng cho sản xuất trong kỳ: = + - Sau đó ghi: Nợ TK 621: Trị giá NVL xuất dụng trong kỳ. có TK 611 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 111, 112, 331, 151 NVL 621, 627, 641, 642 NVL mua ngoài nhập kho (Giá có cả thuế GTGT ) Mua NVL ** 133 (*) 111, 112, 331 3333 Chi phí vận chuyển NVL nhập kho Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập khẩu 154 NVL thuê ngoài gia công NVL tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho 411 Nhận vốn góp liên doanh vốn cổ phần bằng NVL 222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL 338 NVL thừa phát hiện trong kiểm kê xuất kho NVL dùng cho SX, kinh doanh và XD cơ bản 331 Chiết khấu mua hàng được hưởng, giảm giá hàng mua 154 Trả lại NVL cho người bán Xuất NVL thuê ngoài gia công 821 NVL nhượng bán 338 NVL góp vốn liên doanh 128, 222 Xuất NVL trả nợ vay đơn vị khác 138, 338, 344 NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 151, 152 611 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho đầu kỳ 111, 112, 331 Mua NVL nhập kho 133 (**) (*) 333 Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho cuối kỳ 331 Chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, trả lại hàng 621 Giá trị NVL xuất kho trong kỳ Ghi chú: (*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Phần II Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp kinh doanh và một số ý kiến đề xuất I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp kinh doanh. Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thức có vai trò, công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như đối với từng dây chuyền công nghệ sản xuất từng loại sản phẩm. Vì vậy công việc phân loại vật liệu có tốt thì mới tổ chức việc quản lý bảo quản và hạch toán VL. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại sử dụng như vật liệu phụ. Trong trường hợp này việc phân loại vật liệu lại được căn cứ vào vai trò và tác dụng chính của nó. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp thường xây dựng "sổ doanh điểm" xác định thống nhất tên gọi của thứ vật liệu, mã ký hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của VL. Bên cạnh việc quản lý tốt NVL, tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL ở các doanh nghiệp. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp vật liệu được tính thoe giá thực tế - là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu. Việc xác định giá thực tế của NVL nhập kho dựa trên hoá đơn chứng từ và chi phí khi mua. Còn để xác định giá thực tế của 1/10 - NVL xuất kho có nhiều phương pháp như đã trình bày ở phần xác địnhk giá NVL nhập - xuất kho. Trong thực tế những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập, xuất ít có thể áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO, những doanh nghiệp có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô vật tư tồn kho, vật tư có yêu cầu khắt khe về thời hạn bảo quản: Ví dụ doanh nghiệp chế biến thực phẩm xí, nghiệp dược thường áp dụng phương pháp tính trực tiếp. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư, số lần nhập - xuất nhiều thì lại áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá thực tế NVL xuất kho. Trong điều kiện hiện nay, mặc dù mới áp dụng luật thuế GTGT nhưng công tác hoạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như khấu trừ đã dần được thực hiện theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn tồn tại một số khó khăn tại các doanh nghiệp liên quan đến các hoá đơn chứng từ. Thuế GTGt trong việc mua sắm NVL. Như ta đã biết các hoá đơn chứng từ này là cơ sở pháp lý để chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh và là cơ sở để kế toán hoạch toán quá trình mua sắm NVL nhưng từ khi áp dụng luật thuế mới thực hiện những quy định về hoá đơn chưa đồng bộ đã gây trở ngại cho các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Các doanh nghiệp này phải chọn doanh nghiệp cung ứng vật tư cho mình cũng là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để có được hoá đơn đầu vào để được khấu trừ thuế GTGT. Như vậy phạm vi lựa chọn người cung ứng NVL bị hạn chế làm cho doanh nghiệp gặp những khó khăn nhất định. Bên cạnh đó việc xuất hiện các hoá đơn khống, giả cũng gây khó khăn cho các kế toán mua NVL. Về phương pháp hoạch toán chi tiếp NVL trong thực tế công tác hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp đó là: 1. Phương pháp thẻ song song ( hay đối chiếu song song ) Phương pháp hoạch toán chi tiết vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm trước 1970. Theo phương pháp thẻ song song, để hoạch toán nghiệp vụ nhập - xuất là tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị cụ thể. * ở kho: Thủ kho ghi chép lượng nhập - xuất của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho tương ứng. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm vật liệu trong từng kho theo mẫu: Thẻ kho: Danh điểm vật tư: Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn kho đầu kỳ * Kế toán vật liệu: Mở thẻ kế toán chi tiết vật tư tương ứng với từng thẻ kho, nhưng có thêm cột giá trị để tính giá vật liệu: Thẻ kế toán chi tiết: Danh điểm vật tư: Đơn vị tính: Đơn giá: Chứng từ Diễn giải Nhâp Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn kho đầu kỳ Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, kiểm tra đối chiếu dễ dàng đến từng chứng từ. Tuy nhiên khối lượng công việc kế toán rất nhiều như doanh nghiệp nào có nhiều danh điểm vật tư. Vì vậy phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm vật tư ít. 2. Phương pháp sổ đổi chiếu luân chuyển (hay đối chiếu tổng mức luân chuyển). Theo phương pháp này trong tháng, khi kế toán nhận được các chứng từ nhập - xuất sẽ tiến hành phân loại theo kho danh điểm, theo loại nhập - xuất. Đến cuối tháng sẽ xác định lượng nhập, lượng xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật từ và ghi một lần vào một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ luân chuển vật liệu: Kho: Danh điểm Đ.vị tính Đơn giá Tồn kho đầu năm Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 2 Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Trong thực tế phương pháp này được áp dụng trong những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng chứng từ nhập - xuất ít. 3. Phương pháp sổ dư (hay đối chiếu số dư) Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hoạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này có đặc điểm nổi bật là kết hợp chặt chẽ việc hoạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hoạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hoạch toán về giá trị của NVL, xoá bỏ được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác và kịp thời theo phương pháp này. * ở kho: Cuối mỗi tháng khi nhận được sổ số dư do phòng kế toán gửi đến, thủ kho căn cứ của từng danh điểm trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ này được mở theo từng kho và dùng cho cả năm: Sổ số dư: Danh điểm Đơn vị tính Tồn kho đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 * Kế toán vật liệu: Định kỳ theo quy định thống nhất của doanh nghiệp kế toán vật liệu số kho để nhận chứng từ, kiểm tra công việc ghi chép của thủ kho cùng với thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ (Nhập riêng, xuất riêng). Phiếu giao nhận chứng từ: Kho: Danh điểm Số liệu chứng từ Số tiền Người nhận Người giao - Kế toán tổng hợp số lượng nhập (xuất) của từng danh điểm trên các chứng từ và căn cứ vào đơn giá hoạch toán để tính thành tiền và ghi vào phiếu giao nhận. - Dựa vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính tiền, kế toán ghi vào bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn. Bảng kê luỹ nhập - xuất - tồn kho vật liệu Danh điểm VL Đ.vị tính Đơn giá Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Từ 1-10 Từ 10-20 Từ 20-30 Tổng Từ 1-10 Từ 10-20 Từ 20-30 Tổng Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng kê luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều doanh nghiệp vật liệu và số lượng hoá đơn nhập - xuất nhiều. II. Một số ý kiến đề xuất. Từ thực trạng công tác kế toán NVL tại các doanh nghiệp nhận thấy một số tồn tại sau: * Về phía các doanh nghiệp: Công tác quản lý cũng như hạch toán NVL chưa thật hiệu quả cụ thể có lúc NVL dự trữ quá thừa trong khi đó có lúc lại không đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra trong bình thường và liên tục. Bên cạnh đó việc hạch toán NVL nhập kho - xuất kho khi có thuế GTGT khấu trừ về mặt sử dụng tài khoản 152 cho từng loại NVL rất dài dòng và phức tạp và về mặt hạch toán tổn thất và dôi thừa, kiểm kê thừa thiếu không thống nhất với nhau. Để tổ chức công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng, theo em cần phải có những điều kiện sau: - Về công tác kho các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản NVL: Kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết. + Bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. + Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản và thuận tiện cho việc nhập - xuất cũng như theo dõi, kiểm tra. - Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ xác định có giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. - Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ cần xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm. - Không ngừng nâng cao và tổ chức lớp bồi dưỡng trình độ kế toán viên. - Xác định và lựa chọn phương pháp tính giá và hạch toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp. - Đảm bảo đầy đủ các chứng từ hoá đơn hợp lệ liên quan đến công tác hạch toán. - Có thể mở 1 kho bảo quản NVL sản xuất ngay trong phân xưởng sản xuất sẽ rất tiện lợi khi đem NVL ra kho bảo quản NVL, sau đó sử dụng cho chi phí sản xuất kinh doanh, khi sản xuất xong sổ kiểm ra luôn dư thừa , như vậy sẽ tính luôn được khối lượng NVL thực đã sản xuất kinh doanh. - Về hệ thống tài khoản, mỗi khi doanh nghiệp sử dụng 1 loại NVL để sản xuất thường lại phải mở riêng một tài khoản 152 nó nên có thể nhầm lẫn giữa các vật liệu, thiết nghĩ rằng nên mở riêng từng loại NL cho tài khoản 152 để dễ bề sử dụng. - Trong hạch toán, doi thừa tự nhiên kế toán ghi vào thu nhập bất thường là hợp lý nhưng tổn thất định mức kế toán lại đưa vào chi phí mua hàng, thiết nghĩ nên chăng ta đưa tổn thất định mức vào chi phí bất thường sẽ tốt hơn. kết luận Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm tỷ 1 tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất va giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu doanh lợi, lợi nhuận và giá thành Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của NVL và bên cạnh đó để phù hợp với điều kiện mới cũng như những thay đổi trong cơ chế tài chính, hoàn thiện công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được để quản lý vật liệu tốt hơn thúc đẩy việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trữ, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Chuyên đề này được viết nhằm đong góp 1 phần ý kiến và việc hoàn thiện công tác kế toán NVL. Mặc dù rất cố gắng song không thể thiếu tránh được những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và viết. Vì vậy mong có sự thông cảm và góp ý để chuyên đề này thực sự mang lại hiệu quả cao hơn. Lời nói đầu 1 Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL 2 I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện: 2 II. Một số vấn đề cơ bản về nguyên - vật liệu. 2 1. Khái niệm NVL và nhiệm vụ hạch toán NVL. 2 2. Phân loại NVL: 3 3. Xác đinh giá NVL nhập - xuất kho. 4 III. Kế toán NVL theo phương pháp KKTX: 5 1. Kế toán nhập kho NVL. 6 2. Kế toán xuất kho NVL. 10 IV. Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 11 Phần II 16 Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp kinh doanh và một số ý kiến đề xuất 16 I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp kinh doanh. 16 1. Phương pháp thẻ song song ( hay đối chiếu song song ) 17 2. Phương pháp sổ đổi chiếu luân chuyển (hay đối chiếu tổng mức luân chuyển). 19 3. Phương pháp sổ dư (hay đối chiếu số dư) 19 II. Một số ý kiến đề xuất. 21